Xí nghiệp in Thái Bình (KT)

g tại Ngân hàng. Xí nghiệp đã được trọng tài kinh tế Tỉnh Thái Bình cấp giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh số 104.809 ngày 03/11/1992, Bộ Văn hoá thông tin cấp Giấy phép hoạt động nghành in số 11/GPIN ngày 08/04/1993. Theo đó, ngành nghề kinh doanh chủ yếu của Xí nghiệp là in các loại sách, báo, sách giáo khoa, sổ sách quản lý kinh tế - xã hội. Xí nghiệp vừa có nhiệm vụ phục vụ nhiệm vụ chính trị của Ngành VH-TT, của địa phương, vừa sản xuất kinh doanh các mặt hàng ngành in. Năm 1960, từ sự hợp nhất các tổ chức công tư hợp doanh của ngành in trên địa bàn, Xí nghịêp in Thái Bình đã được thành lập, khi đó trang thiết bị , máy móc của xí nghiệp hoàn toàn là thủ công, thô sơ. Từ khi ra đời cho tới năm 1986, trang bị kỹ thuật của Xí nghiệp còn thô sơ, sản xuất chủ yếu là thủ công và bán tự động, sản phẩm đơn điệu, không phong phú, thực hiện nhiệm vụ sản xuất theo kế hạch Nhà nước là chính. Năm 1990, lần đầu tiên, Xí nghiệp mạnh dạn đầu tư một dây chuyền công nghệ in OFSET hiện đại, có giá trị lớn để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. đồng thời Xí nghiệp cũng chú trọng việc đổi mới dây chuyền công nghệ sản xuất, với những máy móc hiện đại hơn, phù hợp hơn. Đã có tới 90% là máy móc tự động được đưa vào sản xuất, lao động thủ công chỉ còn chiếm 10%. Chính vì thế năng lực sản xuất của Xí nghiệp đã có bước nhảy vọt. Từ 1976 - 1990, sản lượng bình quân của Xí nghiệp đạt 200 triệu trang in mỗi năm, tới những năm 1990 trở đi, sản lượng bình quân lên tới 1 tỷ 200 triệu trang in mỗi năm với chất lượng ngày một tốt hơn, đẹp hơn. Hiện nay, Xí nghiệp đã mở rộng quy mô sản xuất trên diện tích 5.225 m2, mở rộng 8 nhà xưởng từ 2700 m2 lên 3200 m2, trang bị máy móc thiết bị hiện đại, đồng bộ, làm cho sản phẩm của Xí nghiệp ngày càng đa dạng, đáp ứng tốt yêu cầu ngày càng cao về chất lượng, kiểu dáng, mầu sắc, chủng loại sản phẩm của khách hàng ở mọi thành phần kinh tế, tạo được niềm tin và chỗ đứng vững vàng trên thị trường trong vào ngoài tỉnh. Mạng lưới khách hàng của Xí nghiệp hiện nay ngày càng mở rộng. Vào thời điểm thành lập (năm 1992) Tổng mức vốn kinh doanh của Xí nghiệp là 1.178 triệu đồng, trong đó vốn cố định là 595 triệu đồng, vốn lưu động 583 triệu đồng. Tới năm 1999, tổng mức vốn kinh doanh 2.853 triệu đồng, trong đó vốn ngân sách cấp là 1.072 triệu đồng, vốn tự bổ sung là 1.781 triệu đồng, chia theo loại vốn thì vốn cố định là 2.403 triệu đồng, vốn lưu động là 450 triệu đồng. 1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh cua Xí nghiệp in Thái Bình. Tính đến thời điểm tháng 6/2007, tổng số cán bộ, công nhân viên toàn Xí nghiệp là 135 người, trong đó có 69 nữ, 15 cán bộ tốt nghiệp đại học, 20 cán bộ tốt nghiệp cao đẳng, 45 cán bộ tốt nghiệp trung cấp. Số cán bộ, công nhân trực tiếp sản xuất là 117 người, số làm việc gián tiếp là 18 người. Đội ngũ công nhân, thợ kĩ thuật của Xí nghiệp đều qua đào tạo nghề cơ bản, trong đó thợ bậc 6 có 2 người, thợ bậc 5 có 42 người, thợ bậc 4 có 52 người, thợ bậc 3 có 21 người.. Trong các doanh nghiệp sản xuất, công nghệ sản xuất là nhân tố ảnh hưởng lớn tới việc tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất. Vì vậy, trước khi xem xét về tình hình tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất của Xí nghiệp, cần phải tìm hiểu đôi nét về quy trình kĩ thuật sản xuất của công nghệ in. - Quy trình sản xuất của ngành in nói chung : Quy trình sản xuất của ngành in nói chung bao gồm khâu chuẩn bị khuôn in và giấy, mực, khâu in và gia công ấn phẩm. Quá trình in phụ thuộc vào đặc điểm riêng và tính chất của sản phẩm (là sách, báo, tranh, ảnh ...), phụ thuộc vào đặc tính của sản phẩm như kích cỡ, màu sắc, gồm toàn chữ hay cả chữ, cả ảnh ... Ngoài ra nó còn phụ thuộc vào trang bị kĩ thuật, phương pháp gia công. Do vậy, các ấn phẩm khác nhau thì quá trình in ấn khác nhau. Sản phẩm chính của Xí nghiệp in là các ấn phẩm, chúng có thể được thực hiện trên quy trình in OFSET hoặc in TyPo. Nguyên tắc in của những phương pháp này cơ bản là giống nhau, song mỗi phương pháp in có thể bao gồm những bước hay nhưng giai đoạn công nghệ khác nhau . * Hệ in OFSET : Thành phẩm của phương pháp này phải qua các bước sau : - Chuẩn bị các yếu tố cần thiết cho in ấn: chuẩn bị giấy, mực... - Chế bản, bình bản và sửa bản in : Đây là khâu quan trong nhất trong quá trình in ấn. Nó tạo ra những bản in mẫu, trong đó thông tin cần in ra được sắp xếp theo một trật tự nhất định để phục vụ cho quá trình in tiếp theo. ở Xí nghiệp in Thái Bình, bộ phận này được trang bị toàn bằng máy vi tính (gọi là chế bản điện tử ). - Tiến hành in OFSET : đây là khâu trọng tâm, nó thực hiện kết hợp bản in, giấy và mực để tạo ra những trang in theo yêu cầu kĩ thuật. - Hoàn chỉnh sản phẩm: Khâu này được thực hiện ở bộ phận sách, tại đây, các trang in của bộ phận in được chuyển tới để hoàn chỉnh sản phẩm bằng các công việc như cắt, xén, khâu, đóng gói. * Hệ in TYPO : Quy trình này cơ bản giống in OFSET nhưng có điểm khác biệt chủ yếu về kĩ thuật in ấn, đó là khi in TYPO phải tạo ra khuôn mẫu nổi, thông qua việc sắp chữ nổi sẽ tạo ra những bản in mẫu nổi có nội dung như tài liệu cần in. So với in OFSET, in TYPO là in lồi, các phần tử lồi trên khuôn in để bắt mực từ lô mực và in ra giấy. Còn in OFSET thì có đặc điểm là dùng hoá chất ăn mòn trên bản kẽm để tạo ra bản in. Sơ đồ 1.1 : Khái quát qui trình công nghệ in Tài liệu cần in Phòng kế hoạch sản xuất Kho nguyên vật liệu Kho thành phẩm Bộ phận chữ In TY PO In OFSET Bộ phận chế bản Từ đặc điểm của ngành in cho thấy quy trình công nghệ in là một quá trình sản xuất liên tục, bao gồm nhiều giai đoạn công nghệ, các giai đoạn ấy (sắp chữ, chế bản, in) có thể tiến hành độc lập với nhau, chu kỳ sản xuất tương đối dài. Xí nghiệp in Thái Bình thuộc loại hình sản xuất theo đơn đặt hàng hàng loạt, quy mô sản xuất thuộc loại vừa. Các sản phẩm của Xí nghiệp có thể được tạo ra trên cùng một quy trình sản xuất, theo cùng một phương pháp công nghệ, song giữa cácloại sản phẩm có những đặc tính khác nhau về thiết kế, kích cỡ, yêu cầu kỹ thuật, thẩm mỹ, và cả về mặt kinh tế. Những đặc điểm đó có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp. - Kết quả SXKD của Xí nghiệp in Thái Bình những năm vừa qua được thể hiện ở bảng dưới đây. (Đơn vị tính : 1000đ) Chỉ tiêu Năm Doanh thu Nộp ngân sách Lợi nhuận 2005 8.600.000 142.000 42.000 2006 9.250.000 147.000 50.000 2007 10.200.000 155.000 59.000 Qua số liệu trong bảng ta thấy năm 2005 Xí nghiệp đạt được lợi nhuận trong năm là 42 triệu đồng, đến năm 2006 lợi nhuận của Xí nghiệp đã tăng lên là 50 triệu đồng và đến năm 2007 lợi nhuận của Xí nghiệp đã tăng lên đáng kể là 59 triệu đồng. Doanh thu năm 2006 tăng so với năm 2005 là 7,56%, doanh thu năm 2007 tăng 10,3% so với năm 2006. Lợi nhuận/ doanh thu = 0,5% năm 2005, lợi nhuận/doanh thu =0,54% năm 2006, lợi nhuận/ doanh thu = 0,58% năm 2007. Lợi nhuận so với doanh thu tăng từ 0,5% năm 2005 lên tới 0,54% năm 2006, và tăng tới 0,58% năm 2007. Cùng với kế hoạch tăng doanh thu, Xí nghiệp cũng dự kiến tăng số tiền nộp ngân sách nhà nước từ 50 triệu đồng năm 2006 lên 59 triệu đồng năm 2007. Tuy rằng con số này vẫn chưa cho thấy sự phát triển mạnh của Xí nghiệp nhưng để có thêm 9 triệu đồng nộp ngân sách nhà nước Xí nghiệp sẽ phải cố gắng rất nhiều nhất là trong tình hình hiện nay. Mặc dù có những biến động lớn trong các chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận của Xí nghiệp giữa các năm nhưng Xí nghiệp vẫn quyết giữ mưc lương bình quân của cán bộ CNV là 1triệu đồng/ tháng. Đây là mưc lương thuộc loại cao, có thể đảm bảo cuộc sống người lao động đầy đủ cả về vật chất và tinh thần. chỉ tiêu này cũng thể hiện sự quan tâm chăm sóc của Xí nghiệp đối với nhân viên trong Xí nghiệp là rất tốt, rất tích cực. Đây là mức lương thuộc loại cao, có thể đảm bảo cuộc sống của người lao động đầy đủ cả về vật chất và tinh thần. Chỉ tiêu này cũng thể hiện sự quan tâm chăm sóc của Xí nghiệp đối với nhân viên trong doanh nghiệp là rất tốt, rất tích cực. 1.3. Tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp in Thái Bình. Ngày 24/6/2003 Xí nghiệp in Thái Bình Lãnh đạo Xí nghiệp bầu ra. Hội đồng quản trị gồm có: Chủ tịch HĐQT kiêm giám đốc điều hành. Phó chủ tịch HĐQT kiêm phó giám đốc phụ trách sản xuất. Uỷ viên HĐQT kiêm Kế toán trởng. Chủ tịch HĐQT kiêm giám đốc điều hành: Là người đại diện cho pháp nhân điều hành toàn Xí nghiệp, đồng thời là người điều hành và chịu trách nhiệm mọi hoạt động của Xí nghiệp theo pháp luật, điều lệ Xí nghiệp và nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông, nghị quyết của HĐQT. Phó chủ tịch HĐQT kiêm phó giám đốc phụ trách sản xuất: Là người trực tiếp điều hành sản xuất, chịu trách nhiệm trước HĐQT về kết quả những việc được phân công quản lý, điều hành. Uỷ viên HĐQT kiêm Kế toán trưởng. Bộ máy quản lý của Xí nghiệp in Thái Bình được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng, được tổ chức, sắp xếp thành 3 phòng ban nghiệp vụ: Phòng tổ chức hành chính: tham mưu cho giám đốc về việc sắp xếp điều động cán bộ, công nhân viên trong toàn Xí nghiệp, về chế độ khen thưởng, xử phạt, về công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, xây dựng lịch trình làm việc, tiếp khách, và bảo đảm an toàn cho Xí nghiệp trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Phòng kế hoạch sản xuất - vật tư: có chức năng điều hành, giám sát việc tổ chức sản xuất và kinh doanh ở các phân xưởng và trong toàn Xí nghiệp, xây dựng các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật cho các loại sản phẩm, xây dựng các kế hoạch sản xuất theo hợp đồng, tổ chức quản lý, phân bổ nguyên vật liệu và thành phẩm trong quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Phòng kế toán tài vụ: có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh số liệu hiện có và tình hình luân chuyển, sử dụng tài sản vật tư, tiền vốn, hạch toán quá trình SXKD, phản ánh tình hình SXKD và kết quả SXKD trong từng kỳ hạch toán. Kiểm tra giám sát chặt chẽ tình hình thực hiện kế hoạch SXKD, kế hoạch thu, chi tài chính, kiếm tra việc xuất nhập và sử dụng các loại vật tư, tài sản, tiền vốn, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những hành vi tham ô, lãng phí, vi phạm chế độ chính sách quản lý kinh tế và kỷ luật tài chính của Nhà nước. Thường xuyên phản ảnh và cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho giám đốc Xí nghiệp để có những quyết định chuẩn xác, kịp thời cho hoạt động SXKD của Xí nghiệp, đem lại hiệu quả kinh tế thiết thực, đồng thời giúp cho Giám đốc nắm được thực trạng tài chính của Xí nghiệp. 1.4. Tổ chức sản xuất ở Xí nghiệp in Thái Bình. Mô hình tổ chức sản xuất ở Xí nghiệp in Thái Bình được căn cứ vào đặc điểm của quy trình công nghệ in. Xí nghiệp có 3 phân xưởng sản xuất là phân xưởng in OFSET, phân xưởng tổng hợp và phân xưởng sách. Hai kho nguyên vật liệu và thành phẩm được phòng kế hạch sản xuất - vật tư trực tiếp quản lý. Trong từng phân xưởng, việc sản xuất được bố trí theo dây chuyền. Các phân xưởng có mối quan hệ mật thiết với nhau tạo thành một dây chuyền sản xuất khép kín để sản xuất hàng loạt các sản phẩm, hoặc sản xuất theo đơn đặt hàng, đáp ứng nhu cầu của thị trường. * Phân xưởng in OFSET: phân xưởng này có nhiệm vụ in ấn các loại ấn phẩm màu, có hình thức đẹp và hoàn chỉnh. Phân xưởng có 4 tổ được bố trí theo dây chuyền sản xuất: tổ chế bản in điện tử và 3 tổ in OFSET 1, 2, 3. Đây chính là phân xưởng hiện đại nhất của Xí nghiệp, chiếm phần lớn năng lực sản xuất của đơn vị trong nhiều năm qua. * Phân xưởng tổng hợp: gồm tổ cơ điện và tổ in TYPO, làm nhiệm vụ sửa chữa máy móc, thiết bị, in ấn các tài liệu ngắn đơn giản theo các hợp đồng nhỏ. * Phân xưởng sách: gồm có 3 tổ sách 1, 2 và 3 có nhiệm vụ hoàn thành sản phẩm. ở đây thực hiện công đoạn cuối của quy trình sản xuất: cắt, khâu và đóng gói sản phẩm trước khi nhập kho thành phẩm. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất ở Xí nghiệp in Thái Bình như ở sơ đồ sau đây: Sơ đồ 1.2 : tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất ở Xí nghiệp in tháI bình. Chủ tịch HĐQT Giám đốc điều hành Phó chủ tịch HĐQT Phó giám đốc phụ trách sản xuất phân xưởng in OFSET Tổ chế bản Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán tài vụ Tổ OFSET 1 Tổ OFSET 2 Tổ OFSET 3 Phân xưởng tổng hợp Tổ cơ điện Tổ in TYPO Phân xưởng sách Tổ sách 1 Tổ sách 2 Tổ sách 3 Phòng KH sản xuất -vật tư Kho nguyên vật liệu Kho thành phẩm Điều hành trực tuyến Điều hành chức năng Quản lý và chỉ đạo trực tiếp Phần thứ hai: đặc điểm tổ chức kế toán tại xí nghiệp in tháI bình. 2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán ở Xí nghiệp Căn cứ vào quy mô và đặc điểm của công tác tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như yêu cầu của công tác quản lý kinh tế, tài chính của đơn vị, bộ máy kế toán của Xí nghiệp được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung và bố trí phòng kế toán tài vụ, chịu sự quản lý và chỉ đạo trực tiếp của giám đốc Xí nghiệp. Với hình thức tổ chức của phòng kế toán tài vụ như vậy, biên chế gọn, tập trung số liệu nhanh, dễ phân công công tác. Bộ máy kế toán của Xí nghiệp bao gồm 4 người. *Một kế toán trưởng : Là người chịu trách nhiệm trước giám đốc Xí nghiệp và cơ quan tài chính cấp trên về các vấn đề liên quan đến tình hình tài chính của Xí nghiệp. Kế toán trưởng là người tham mưu cho giám đốc Xí nghiệp chỉ đạo việc thực hiện toàn bộ công tác tổ chức kế toán, thống kê, thông tin kinh tế, hạch toán kinh tế theo cơ chế quản lý kinh tế. Kế toán trưởng là người tổ chức thực hiện đầy đủ những nhiệm vụ, quyền hạn theo chức năng, phân công nhiệm vụ cho các bộ phận trong phòng kế toán, điều hành mọi mặt công tác của phòng kế toán. *Một kế toán tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành, theo dõi tiền lương, bảo hiểm và theo dõi tài sản cố định, tổng hợp: có nhiệm vụ tập hợp các chi phí sản xuất theo yếu tố để tính giá thành sản phẩm hoàn thành nhập kho, theo dõi thành phẩm và việc tiêu thụ thành phẩm, tình hình biến động của TSCĐ và khấu hao TSCĐ, tổ chức tổng hợp số liệu của các bộ phận kế toán để lập báo cáo kế toán cuối kỳ, theo dõi tình hình biến động về cán bộ, công nhân viên, làm căn cứ và kết hợp với bảng chấm công của các bộ phận để tính lương và các khoản bảo hiểm theo đúng các chế độ quy định của Nhà nước. * Một kế toán nguyên vật liệu, công cụ và dụng cụ, vốn bằng tiền, giao dịch với ngân hàng và thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi chi tiết và tổng hợp việc nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, theo dõi chặt chẽ việc mua sắm và xuất dùng dụng cụ và công cụ lao động nhỏ, theo dõi chặt chẽ tình hình tăng, giảm, số hiện có của từng loại vốn bằng tiền, vốn vay, vốn trong thanh toán, giám sát tình hình thanh toán, thu chi tiền phục vụ SXKD của Xí nghiệp một cách kịp thời, theo dõi tình hình trích nộp các khoản phải nộp ngân sách, theo dõi chặt chẽ biến động của số dư TK tại ngân hàng (cả TK tiền gửi, tiền vay và ngoại tệ). * Một thủ quỹ: là người duy nhất có nhiệm vụ bảo quản và thực hiện các công việc thu chi tiền mặt và những chứng từ có giá trị như tiền, theo dõi chặt chẽ dòng tiền mặt thu chi trong Xí nhiệp, lập báo cáo quỹ đầy đủ theo quy định của nhà nước. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp in Thái Bình được thể hiện ở sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1 : tổ chức bộ máy kế toán Xí nghiệp Kế toán trưởng Kế toán Nguyên vật liệu,côngcụ, dụng cụ,vốn bằngtiền, ngân hàngvà thanh toán Kế toán Tập hợp chi phí sản xuất, giá thành, tiền lương BH,TSCĐ, và tổng hợp Thủ quĩ 2.2 Tổ chức vận dụng kế toán tại xí nghiệp. Xí nghiệp in Thái Bình hiện đang áp dụng chế độ kế toán, hệ thống TK kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ tài chính, Xí nghiệp áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Đặc điểm chủ yếu của Phương pháp này là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại để lập chứng từ ghi sổ trước khi ghi vào sổ kế toán tổng hợp, việc ghi sổ kế toán theo thứ tự thời gian tách rời với việc ghi sổ kế toán theo hệ thống trên hai loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản. Sổ sách kế toán trong hình thức này bao gồm: + Sổ cái: là sổ phân loại (ghi theo hệ thống) dùng để hạch toán tổng hợp. + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: là sổ ghi theo thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng. Mọi chứng từ ghi sổ sau khi lập xong đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số hiệu và ngày tháng. Số hiệu của chứng từ ghi sổ được đánh liên tục từ đầu tháng đến cuối tháng. Ngày tháng trên chứng từ ghi sổ tính theo ngày ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. + Bảng cân đối TK: dùng để phản ánh tình hình đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và tình hình cuối kỳ của các loại tài sản và nguồn vốn. + Các sổ và thẻ hạch toán chi tiết: dùng để phản ánh các đối tuợng cần hạch toán chi tiết (vật liệu, dụng cụ, TSCĐ, chi phí SX ...). + Chứng từ ghi sổ: thực chất là sổ định khoản theo kiểu tờ rời để tập hợp các chứng từ gốc cùng loại, sau khi vào sổ đăng ký, chứng từ ghi sổ mới được dùng làm căn cứ vào sổ cái. Trình tự ghi sổ kế toán ở hình thức chứng từ ghi sổ như sau : - Hàng ngày (hay định kỳ) căn cứ chứng từ gốc đã kiểm tra hợp lệ để phân loại rồi lập chứng từ ghi sổ. Các chứng từ gốc cần ghi sổ chi tiết đồng thời ghi vào sổ kế toán chi tiết. - Các chứng từ thu, chi tiền mặt hàng ngày thủ quỹ ghi vào sổ quỹ, cuối ngày chuyển cho kế toán. - Căn cứ chứng từ ghi sổ đã lập để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó ghi vào sổ cái các TK. - Cuối tháng, căn cứ các sổ (thẻ) kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết, căn cứ vào sổ cái các TK để lập các bảng cân đối số phát sinh các TK. - Cuối tháng kiểm tra đối chiếu giữa sổ cái với bảng tổng hợp số liệu chi tiết, giữa bảng cân đối số phát sinh các TK và bảng tổng hợp số liệu chi tiết để lập báo cáo tài chính. Quan hệ cân đối của phương pháp này là : Tổng số tiền Tổng số phát sinh bên nợ (hoặc bên có) Trên sổ đăng ký = của tất cả các TK trong sổ cái Chứng từ ghi sổ (hay bảng cân đối TK) Có thể khái quát trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức này ở sơ đồ dưới đây: Sơ đồ 2.2 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Sổ quĩ Chứng từ gốc (bảng tổng hợp CT gốc) Sổ thẻ hạch toán chi tiết Sổ đăng ký CT ghi sổ chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối TK Báo cáo kế toán Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu (1) (1) (2) (3) (5) (4) (6) (8) (7) (9) (9) Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ mà Xí nghiệp áp dụng là dễ ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu, thuận tiện cho việc phân công công tác và áp dụng vi tính trong công tác kế toán. Việc mở sổ, ghi sổ kế toán ở Xí nghiệp được thực hiện nghiêm chỉnh theo quy định, phù hợp với hình thức kế toán mà Xí nghiệp áp dụng, đáp ứng được những nhu cầu của Bộ máy quản lý Xí nghiệp đặt ra trong công tác hạch toán kế toán hoạt động SXKD. Cũng như bất kỳ một đơn vị sản xuất nào, Xí nghiệp in Thái Bình sử dụng kế toán như là một công cụ đắc lực để quản lý và phát triển tài sản của mình trong quá trình sản xuất và kinh doanh. Mặc dù sản phẩm của Xí nghiệp chủ yếu là để đáp ứng nhu cầu văn hoá, chính trị, xã hội, nhưng trong môi trường SXKD ở cơ chế thị trường đòi hỏi việc sản xuất phải có hiệu quả. Vì vậy, đối với Xí nghiệp việc quản lý chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm là vấn đề quan trọng. Chính vì thế, kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở Xí nghiệp là khâu trọng yếu của công tác kế toán. - . Hệ thống chứng từ kế toán - sổ kế toán. Xí nghiệp in Thái Bình hiện đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, trình tự luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán ở Xí nghiệp được miêu tả như sau: Từ các chứng từ gốc, kế toán phân loại và ghi vào sổ, thẻ hạch toán chi tiết các khoản mục theo từng đối tượng tập hợp chi phí (phân xưởng, sản phẩm), lập chứng từ ghi sổ, vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, mở sổ chi phí sản xuất chi tiết cho từng phân xưởng, từng sản phẩm theo các khoản mục tính giá. Số liệu ghi vào sổ chi phí sản xuất là số liệu ở các chứng từ ghi sổ đã được lập. Tiếp đó ghi sổ cái các TK 621, TK 622, TK 627 và TK 154 vào cuối kỳ (kỳ hạch toán của Xí nghiệp là một tháng). Đồng thời tiến hành tổng hợp số liệu đã theo dõi ở sổ chi phí sản xuất theo từng khoản mục cho mỗi loại sản phẩm ở từng phân xưởng . Số liệu tổng hợp đó là căn cứ để tính giá thành sản phẩm sau này. Như vậy, việc tập hợp chi phí sản xuất được thực hiện trên sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất theo từng phân xưởng cho từng loại sản phẩm và sổ cái TK154 - chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, cùng các TK621, 622, 627. Cơ sở để ghi vào sổ chi tiết chi phí sản xuất theo từng phân xưởng là các chứng từ gốc, các bảng phân bổ chi phí và các chứng từ ghi sổ có liên quan, còn để tổng hợp chi phí sản xuất toàn Xí nghiệp thì dựa vào các chứng từ ghi sổ. - . Phương pháp kế toán. Nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào sản xuất ở Xí nghiệp có nhiều loại, bao gồm các chủng loại sau: + Nguyên vật liệu chính: giấy các loại, mực các loại. + Nguyên vật liệu phụ: keo dán các loại, chỉ khâu các loại, bản in các loại, gôm các loại.. + Nhiên liệu: dầu hoả, dầu nhờn... Tùy theo từng loại sản phẩm mà tỷ trọng nguyên vật liệu chính trong sản phẩm có sự thay đổi nhưng nhìn chung chi phí nguyên vật liệu chính chiếm khoảng 80% tổng chi phí sản xuất sản phẩm của Xí nghiệp. Phần lớn nguyên vật liệu của Xí nghiệp là mua ngoài. Giá trị nguyên vật liệu mua về nhập kho được xác định theo giá thực tế. Giá thực tế nguyên vật liệu mua ngoài = Giá mua ghi trên hoá đơn + Các chi phí mua thực tế (phí vận chuyển, bốc xếp...) Khi xuất dùng nguyên vật liệu cho sản xuất, kế toán tính giá trị theo giá thực tế bình quân gia quyền. Phương pháp này phù hợp với Xí nghiệp vì có tần suất nhập xuất nguyên vật liệu lớn. Theo đó, kế toán căn cứ theo giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ để xác định giá bình quân 1 đơn vị vật liệu (đơn giá bình quân). Đơn giá bình quân = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Sau đó căn cứ vào lượng vật liệu xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế của vật liệu xuất trong kỳ. Giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ = Số lượng vật liệu xuất kho x Đơn giá bình quân Kế toán Xí nghiệp sử dụng TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, để tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất. Khi xuất nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất, kế toán ghi trực tiếp cho từng phân xưởng, từng sản phẩm . Trình tự tập hợp nguyên vật liệu trực tiếp như sau: Sau khi ký hợp đồng với khách hàng về sản phẩm, phòng kế hoạch sản xuất vật tư tiến hành lên định mức vật liệu xuất cho phân xưởng sản xuất sản phẩm. Căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư ghi vật liệu được xuât cho loại sản phẩm nào, phân xưởng nào sản xuất, kế toán căn cứ vào phiếu đó để phân bổ cho loại sản phẩm tương ứng. 2.3 Tổ chức kế toán một số phần hành chủ yếu của xí nghiêp. Về kế toán tập hợp chi phí NVL trực tiếp cho SX Trong công tác kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất, Xí nghiệp coi tất cả nguyên vật liệu chính, phụ và một số công cụ, dụng cụ nhỏ dùng vào sản xuất đều là nguyên vật liệu và đều được hạch toán từ TK152 - Nguyên vật liệu vào TK621 - Chi phí NVL trực tiếp. Điều này không đúng với quy định. Trong danh mục nguyên vật liệu của Xí nghiệp, một số loại sau đây nên được coi là công cụ, dụng cụ và cần được thể hiện ở TK153 - công cụ, dụng cụ: - Danh mục số 52 : Bóng đèn phơi. - Danh mục số 65 : Kim khâu - Danh mục số 64 : Lưỡi dao - Danh mục số 66 : Kim móc ...... Các danh mục này được theo dõi trên TK153 thì khi tập hợp chi phí sản xuất - khoản mục nguyên vật liệu trực tiếp - TK621 sẽ không có, như thế mới đúng và chính xác. Khi xuất dùng các công cụ, dụng cụ đó cho sản xuất, chúng vẫn cấu thành trong giá thành sản phẩm nhưng không phải là ở TK621 mà là ở TK 627.3- Chi phí dụng cụ, điều đó đảm bảo cho việc tập hợp chi phí sản xuất đúng khoản mục cấu thành trong giá thành sản phẩm. + Vấn đề hạch toán chi phí sản xuất chung. Chi phí sản xuất chung ở Xí nghiệp chỉ bao gồm 3 loại là : chi phí nhân viên phân xưởng (TK 627.1), Chi phí khấu hao TSCĐ (TK 627.4), chi phí dịch vụ mua ngoài (TK 627.7), song do không phân biệt công cụ lao động trong danh mục nguyên vật liệu mà Xí nghiệp đã bỏ qua chi phí nguyên vật liệu dùng cho quản lý phân xưởng ( TK 627.2) và chi phí dụng cụ sản xuất ở phân xưởng (TK627.3). Như vậy, việc tập hợp chi phí sản xuất chung (TK 627) không đầy đủ và không đúng đối tượng, dẫn tới cơ cấu chi phí sản xuất trong giá thành sản phẩm thiếu chính xác, thông tin kinh tế từ đó chưa được đầy đủ và xác thực. Chính từ sự tập hợp chi phí sản xuất chung không đầy đủ, thiếu khoản mục như vậy nên khi phân bổ chi phí sản xuất chung trong Xí nghiệp không được chính xác làm ảnh hưởng tới sự chính xác của giá thành sản phẩm. + Về TSCĐ và trích khấu hao TSCĐ TSCĐ của Xí nghiệp chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số tài sản của Xí nghiệp, chủ yếu là máy móc sản xuất hiện đại, có giá trị lớn. Vấn đề đặt ra là phấn đấu sử dụng TSCĐ có hiệu quả để tăng năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm, thu hồi vốn đầu tư nhanh. Nguồn hình thành TSCĐ là máy móc thiết bị, chủ yếu là từ nguồn vốn vay Ngân hàng, Xí nghiệp phải chịu một khoản trả lãi tiền vay không nhỏ. Riêng quý I năm 2007 số dư vay dài hạn và ngắn hạn đầu tư cho thiết bị máy móc đã là 7.644.500.45đ. Do vậy, việc sử dụng TSCĐ làm sao có hiệu quả luôn là mối quan tâm hàng đầu của Xí nghiệp khi mà chi phí khấu hao TSCĐ của bộ phận sản xuất luôn chiếm tỷ trọng cao trong chi phí sản xuất và trong giá thành sản phẩm. Theo báo cáo quyết toán quý 2 năm 2007, tỷ trọng khấu hao TSCĐ trong giá thành 1 đơn vị sản phẩm (quy chuẩn) là 2%. ở Xí nghiệp TSCĐ là thiết bị máy móc sản xuất có giá trị lớn (trị giá hơn 6 tỷ đồng), hàng tháng mức trích khấu hao của 1 số thiết bị này lên tới 78 triệu đồng, chiếm khoảng 12% trong giá thành sản xuất của Xí nghiệp. Theo em, để giải quyết vấn đề trên, khi vay vốn Ngân hàng để mua sắm mới TSCĐ Xí nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng, xem xét hiệu quả của việc đầu tư, mua sắm TSCĐ đó có lợi cho sản xuất kinh doanh hay không. Hơn nữa quá trình sử dụng và quản lý TSCĐ (nhất là máy móc thiết bị sản xuất) đòi hỏi phải phát huy hết công suất máy móc, thiết bị, qua đó tiết kiệm được chi phí đầu vào, đây là yếu tố tích cực để hạ giá thành sản phẩm. Cách tính và phân bổ khấu hao TSCĐ dùng cho sản xuất ở Xí nghiệp hiện nay là tính gộp khấu hao phải trích cho tổng số TSCĐ của các phân xưởng, sau đó phân bổ đều cho từng phân xưởng theo tỷ lệ tiền lương của công nhân sản xuất. Theo em, cách tính này không đảm bảo chính xác và chưa hợp lý. Xí nghiệp nên tính khấu hao phải trích trực tiếp cho từng phân xưởng sản xuất. Phân xưởng nào dùng loại thiết bị gì thì tính mức khấu hao cho phân xưởng đó theo trang thiết bị được sử dụng. Có như thế khi hạch toán giá thành sản xuất ra sản phẩm ở từng phân xưởng mới đảm bảo chính xác, công bằng, tạo điều kiện để tăng cường công tác quản lý thiết bị máy móc dùng cho sản xuất cả về số lượng, chất lượng cũng như giá trị thiết bị. + Về chi phí nhân viên phân xưởng : Nên tính trực tiếp cho từng phân xưởng, không nên tập hợp rồi phân bổ như cách làm hiện nay của Xí nghiệp. Khi tính trực tiếp chi phí nhân viên phân xưởng cho từng phân xưởng sản xuất, Xí nghiệp sẽ tính chính xác và có thông tin chính xác về vấn đề sử dụng lao động gián tiếp và hiệu quả quản lý cụ thể của đội ngũ này ở từng phân xưởng. Trên cơ sở đó có những biện pháp tổ chức sản xuất cụ thể, hợp lý cho từng phân xưởng đảm bảo hạ thấp chi phí quản lý sản xuất trong giá thành sản phẩm ở ngay từ nơi phát sinh ra chi phí đó. Nếu làm như vậy, chi phí sản xuất chung cần phân bổ cho từng phân xưởng lúc này chỉ còn lại khoản mục dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền mà thôi. Khi đó việc phân bổ chi phí này trở thành đơn giản, nhanh chóng, thông tin về giá thành sẽ đến sớm hơn đối với các nhà quản trị doanh nghiệp nhưng mức độ chính xác thì cao hơn cách làm hiện nay của Xí nghiệp, giá thành đối với từng lại sản phẩm chắc chắn sẽ có sự thay đổi, chính xác hơn. Phần thứ ba: đánh giá bộ máy quản lý tổ chức tại xí nghiệp. 1. Về tổ chức bộ máy quản lý. Để giảm bớt chi phí quản lý, Xí nghiệp đã tinh giảm bộ máy đến mức thấp nhất số lao động ở các phòng ban. Bộ máy kế toán của Xí nghiệp tất cả chỉ có 4 người, trong đó đã có 1 kế toán trưởng và 1 thủ quỹ. Toàn bộ các phần hành kế toán, nhất là kế toán quá trình sản xuất cũng chỉ do 2 người tiến hành. Mặt khác toàn bộ công tác kế toán chỉ tập trung ở phòng kế toán Xí nghiệp mà không có các nhân viên hạch toán ở các phân xưởng sản xuất hỗ trợ. Điều này chỉ phù hợp khi Xí nghiệp hoạt động bình thường. Vào những thời điểm “nóng” trong năm kế toán (thường là quý 3 và quý 4 hàng năm), khối lượng khách hàng nhiều, hoạt động sản xuất sôi động thì với bộ máy kế toán mỏng như vậy, các cán bộ kế toán sẽ rất vất vả và khó có thể đảm bảo là không mắc những thiếu sót trong quá trình hạch toán, theo dõi, tổ chức và quản lý các phần hành kế toán. Xí nghiệp cần nghiên cứu để có biện pháp hỗ trợ cho phòng kế toán làm tốt chức năng của mình. Theo em có 2 cách: - Hoặc là Xí nghiệp biên chế thêm từ 1 đến 2 cán bộ kế toán cho phòng kế toán. Giải pháp này sẽ làm giảm cường độ vất vả cho các cán bộ kế toán, các phần hành kế toán được phân công cho nhiều người hơn sẽ làm cho công tác theo dõi, quản lý và hạch toán nói chung có hiệu quả hơn, sâu sắc hơn. Tuy nhiên, như thế, trong chi phí quản lý sẽ tăng thêm làm ảnh hưởng tới kết quả sản xuất kinh doanh trong Xí nghiệp, nhưng hiệu quả quản lý kinh tế như thế sẽ tốt hơn. Hoặc là Xí nghiệp bồi dưỡng nghiệp vụ thống kê kinh tế cho đội ngũ nhân viên phân xưởng để họ thu thập các số liệu, chứng từ ban đầu của công tác kế toán gửi về phòng kế toán để sử lý và tổng hợp - làm như vậy, công tác quản lý kinh tế sẽ cụ thể hơn, toàn diện hơn và sâu sắc hơn. Các thông tin kinh tế được phản ánh từ chính nơi phát sinh chi phí sản xuất sẽ đầy đủ hơn, kịp thời hơn và hơn cả là công tác kế toán._.