Xây dựng Website hệ thống thôn tin quản lý khách sạn Công Đoàn

làng quê, thôn xóm. Đối tượng sử dụng Internet cũng vô cùng đa dạng từ trẻ em, thanh niên đến người già không phân biệt giới tính. Với một mức đầu tư rẻ lại mang đến hiệu quả lâu dài hơn so với quảng cáo trên các phương tiện truyền thông thì Internet là điều kiện hết sức thuận lợi cho việc xây dựng Website nhằm mục đích bán hàng, kinh doanh, quảng bá thương hiệu. Phạm vi nghiên cứu Mặc dù rất mong muốn xây dựng một hệ thống thông tin quản lý khách sạn một cách đầy đủ mang đến cho khách sạn và khách hàng sự tiện lợi, dễ sử dụng với một giao diện Web thân thiện, nhưng trong một khoảng thời gian, nguồn kinh phí có hạn, nên không thể bao quát, xử lý hết tất cả những vấn đề mà em đã đề ra trước khi xây dựng đề tài.Ví dụ như : HTTT quản lý khách sạn chưa có khả năng thanh toán bằng các loại thẻ như thẻ tín dụng, master card, credit card, chuyển khoản cho các khách hàng có nhu cầu thanh toán online vì vấn đề bảo mật cho các hình thức thanh toán này là rất phức tạp. Một vấn đề nữa là do mới chỉ thử nghiệm trên môi trường Windows XP và một số công cụ khác, HTTT chưa được thử nghiệm trên Internet nên sẽ xuất hiện những lỗi mà em chưa thể lường hết. - Nội dung của các phần trong Website cũng chưa được đầy đủ như mong muốn. Kết cấu đề tài Đề tài được chia làm 4 chương : Chương I : Tổng quan về khách sạn Công Đoàn và đề tài tốt nghiệp Chương II : Cơ sở phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin Chương III : Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách sạn. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Hồ Bích Hà giúp đỡ, chỉ bảo tận tình để em hoàn thành đề tài này. Em cũng xin cảm ơn anh Nguyễn Anh Tuấn, chú Trần Văn Hiền, trưởng phòng thông tin và chú Chu Ngọc Thành phó Giám Đốc nơi em đã thực tập đã giúp đỡ em rất nhiều trong quá trình thực tập tại khách sạn. MỤC LỤC CHƯƠNG I TỔNG QUAN KHÁCH SẠN CÔNG ĐOÀN VÀ ĐỀ TÀI THỰC TẬP TỐT NGHIỆP I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ KHÁCH SẠN CÔNG ĐOÀN VN 1. Giới thiệu chung Công ty Du lịch công đoàn Việt Nam là doanh nghiệp trực thuộc Tổng liên đoàn Lao động Việt Nam, thành lập ngày 07/11/1989. Công ty là thành viên của hiệp hội Du lịch Châu Á – Thái Bình Dương (PATA). Từ một doanh nghiệp trẻ, sau hơn 10 năm phấn đấu và trưởng thành, nay Công ty đã có trong tay một “tài sản” đáng kể : 300 CBCNV trẻ, được đào tạo cơ bản, có nghiệp vụ cao, một khách sạn đạt tiêu chuẩn 3 sao với 130 phòng nghỉ tại 14 Trần Bình Trọng – Hà Nội, ba chi nhánh ở hai thành phố lớn là TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng và Vĩnh Phúc. Công ty đã từng bước khẳng định vị trí và vai trò của một doanh nghiệp đoàn thể trên mặt trận kinh tế, tiếng nói của doanh nghiệp ngày càng có niềm tin, được ghi nhận trên diễn đàn các doanh nghiệp du lịch trong và ngoài nước. Với công suất sử dụng phòng, buồng ở khách sạn thường xuyên đạt 80%, điều đó đã nói lên ưu thế và sự tín nhiệm của khách hàng đối với Công ty du lịch công đoàn Việt Nam. Để phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn, Công ty đang từng bước hoàn thiện “sản phẩm du lịch” của mình, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Công ty du lịch công đoàn Việt Nam luôn là nhịp cầu để các doanh nghiệp bạn bè, cũng như lữ khách xa gần về với Thủ đô ngàn năm văn hiến, đến với những địa danh lịch sử, văn hóa trên mọi miền của Tổ quốc. Công ty Du lịch công đoàn Việt Nam có các dịch vụ chính sau : Khách sạn Nhà hàng Du lịch lữ hành Tư vấn đầu tư quốc tế Tổ chức hội nghị, đám cưới. Trong đó kinh doanh khách sạn, du lịch lữ hành và tổ chức hội nghị đám cưới là ba loại hình hoạt động chính của công ty. 2. Địa chỉ liên lạc Trụ sở chính: 1B Yết Kiêu, Hoàn Kiếm, Hà Nội Tel: (84-4) 8223680 – 9424112 – 8223844 Email: vtut@hn.vnn.vn Giám đốc: Ông Hoàng Minh Chính Phó giám đốc: Ông Chu Ngọc Thành II. GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1. Lí do lựa chọn đề tài Nghành công nghệ thông tin của Việt Nam nói chung và thế giới nói riêng đang có sự phát triển như vũ bão, nếu nắm bắt cơ hội này để áp dụng công nghệ thông tin cho hoạt động doanh nghiệp của mình là bước đi hoàn toàn đúng đắn, mang lại lợi ích to lớn cho các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực khách sạn và cho toàn thể xã hội. Để có thêm nhiều khách du lịch đến với khách sạn thì cần phải có sự quản lý hoạt động kinh doanh của khách sạn, các dịch vụ chăm sóc khách hàng cũng cần phải chu đáo. Ngoài ra cần phải xây dựng một hệ thống thông tin ứng dụng các thành tựu phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin để thông tin luôn luôn luân chuyển giữa các bộ phận trong công ty một cách nhanh chóng, chính xác. Làm việc này có nghĩa là phải xây dựng cơ sở hạ tầng cho công nghệ thông tin ngoài ra cần phải có những phần mềm chuyên biệt về việc quản lý kinh doanh cho khách sạn. Điều này sẽ thu hút khách đến với các khách sạn nhiều hơn. Chính vì lý do đó mà em quyết định xây dựng phần mềm Quản Lý Khách Sạn trong giai đoạn thực tập của mình tại Khách Sạn Công Đoàn Việt Nam. 2. Mục đích nghiên cứu Nền kinh tế phát triển cũng đồng nghĩa với các nhu cầu đời sống xã hội ngày càng cao. Chính vì thế ngày càng nhiều các khách sạn ra đời với nhiều kiến trúc hạ tầng khác nhau. Nhưng các khách sạn ra đời vẫn chỉ phần nào đáp ứng được các nhu cầu của những khách nghỉ mà chúng ta có thể gọi họ là những khách nghỉ “vãng lai”, vì họ không chủ động được trong việc thuê phòng. Phần đa số khách nghỉ đi du lịch đến nơi mới thuê phòng ở cho mình, chính vì thế đôi khi họ có thể gặp phải trường hợp hết phòng hoặc không tìm được loại phòng vưà ý cho mình do chưa biết trước các thông tin về khách sạn họ cần nghỉ. Hầu hết các khách sạn ở nước ta hiện nay chỉ áp dụng mạng nội bộ trong quản lý khách sạn chứ không sử dụng rộng rãi mạng toàn cầu để quảng bá các thông tin, tên tuổi, cách quản lý khách sạn và ưu điểm của khách sạn, nên chưa thu hút được đông đảo các khách nghỉ ở xa đến nghỉ ở khách sạn nên ưu điểm của khách sạn chưa phát huy hết. Ngoài ra việc quản lý phòng và khách chưa được thuận tiện, ví dụ như khi khách đến nghỉ còn dùng phương pháp thủ công bộ phận lễ tân phải thông qua bộ phận nhà phòng để biết phòng đủ hay trống, như vậy rất bất tiện và mất thời gian Chính vì vậy cần có một hệ thống quản lý mới phù hợp hơn để thuận tiện trong việc quản lý khách sạn nâng cao hiệu quả kinh doanh, cũng đồng nghĩa với việc đáp ứng được nhu cầu thị hiếu của khách nghỉ. Từ thực trạng trên em đã đưa ra giải pháp tối ưu nhất, nhằm giúp cho khách du lịch hiểu rõ hơn về thực trạng của khách sạn khi cần thuê phòng và dễ dàng lựa chọn đư ợc nhu cầu thuê phòng của mình. Bằng cách, thiết lập một trang website của khách sạn đưa lên mạng, nhằm giới thiệu về các thông tin, các dịch vụ của khách sạn để khách có thể truy cập đựoc đến trang web của khách sạn ở bất cứ nơi nào, lựa chọn được đúng các yêu cầu của mình về chuyến đi, và có thể đăng ký phòng nghỉ theo yêu cầu của mình mà không cần phải mất thời gian đến khách sạn. Hơn nữa việc đưa trang web của khách sạn lên mạng cũng góp phần làm cho bộ máy quản lý của khách sạn được dễ dàng và thuận tiện hơn. Khách sạn sẽ thu hút thêm nhiều khách, giới thiệu rộng rãi tới khách du lịch trong và ngoài nước, và nâng cao hơn nữa chất lượng phục vụ cho khách du lịch. 3. Những công cụ để thực hiện đề tài Lựa chọn ngôn ngữ lập trình đóng một vai trò quan trọng đối với thành công của chương trình. Lựa chọn đúng ngôn ngữ lập trình giúp bạn viết chương trình dễ dàng hơn nhờ sự hỗ trợ của ngôn ngữ đấy. Dựa trên những yếu tố như khả năng lập trình, môi trường phát triển phần mềm sau này, thói quen người sử dụng, khả năng tương thích phần cứng, phần mềm. Để thực hiện đề tài này em đã có dùng đến các phần mềm sau : - Windows 2000 Server hoặc cao hơn. - IIS (Internet Information Services) - Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2000. - Microsoft ProntPage 2003. - Macromedia DreamWeaver MX. - Photoshop CS ver 8.0 Ngoài ra để có thể đưa Website này lên mạng thì yêu cầu phải có Host, Domain và một máy chủ đủ mạnh kết nối Internet để tải chương trình lên mạng phục vụ cho các du khách trong và ngoài nước khi tìm kiếm thông tin về khách sạn trên mạng. CHƯƠNG II CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN I. THÔNG TIN 1. Khái niệm thông tin Thông tin là dữ liệu đã được xử lý thành dàng dể hiểu, tiện dùng, có nghĩa và có giá trị đối với đối tượng nhận tin trong việc ra quyết định. Thông tin của quá trình xử lý có thể trở thành dữ liệu của quá trình xử lý khác. Đối tượng được phản ánh Chủ thể nhận phản ánh Phản ánh Tri thức hóa Thông tin kinh tế là một tập hợp các dữ liệu kinh tế có ý nghĩa đối với một đối tượng nhận tin nhất định, có quan hệ với một đối tượng trong một khuôn khổ, một nhiệm vụ cụ thể. Thông tin kinh tế đóng một vai trò hết sức quan trọng nhằm giúp cho người lãnh đạo đưa ra được những quyết đinh đúng đắn, kịp thời trong quá trình quản lý. Bởi vì chỉ có trên cơ sở các thông tin chính xác, kịp thời các cấp lãnh đạo mới có khả năng đưa ra những quyết đinh phù hợp với các yêu cầu của các lĩnh vực và đối tượng quản lý trong một pham vi không gian và thời gian. 2. Ðặc trưng của thông tin Ðể quản lý và sử dụng thông tin một cách có hiệu quả, ta cần phải tìm hiểu các đặc trưng cơ bản của thông tin như sau: - Kiểm tra khả năng giảm độ bất định về đối tượng của thông tin. Thông tin về hệ thống ngày càng nhiều, càng đầy đủ thì độ bất định về hệ thống ngày càng giảm. - Thông tin phải được định hướng rõ ràng. - Thông tin phải có tính thời điểm. Ðiều này có nghĩa là thông tin chỉ có ích tại một thời điểm nào đó mà không có tính thời kỳ dài. - Tính cục bộ của thông tin thể hiện là thông tin chỉ có ý nghĩa trong một hệ thống nhất định có sự điều khiển và sử dụng nó. - Thông tin thể hiện tính tổ chức vì thông tin tạo nên sự liên hệ và trao đổi giữa các bộ phận này với bộ phận khác, nó đóng vai trò liên kết các bộ phận trong cùng một hệ thống. - Thông tin mang tính tương đối. Thông tin được tạo ra và truyền đi và do đó khó tránh khỏi những sai lệch do các nhiễu thông tin gây ra. Các nhiễu ở đây xuất phát từ nhiều mặt vật lý, ngữ nghĩa, lợi ích giữa các bên đã làm cho thông tin chỉ phản ánh được một cách tương đối về đối tương đối được phản ánh. 3. Vai trò của thông tin trong quản lý Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay các nhà quản lý phải hoạt động với năng suất và hiệu suất cao nhằm đạt được các mục tiêu quản lý đã đề ra. Những nguồn tài nguyên, vật lực mà họ có để sử dụng là :con người, tiền bạc, tài nguyên, năng lượng và thông tin.Mổi nguồn tài lực này, trừ thông tin, đều có thể đếm hay đo được theo một cách nào đó, bởi vậy dễ quản lý. Thông tin thì khác: nó là vô hình nên khó có thể đo được chính xác. Mặc dù vậy, nhiều cơ quan hiên nay đang ngày càng nhận thấy rằng thông tin là một trong những nguồn tài nguyên quan trọng nhất của họ, cần thiết có biện pháp quản lý chặt chẽ và sử dụng một cách có hiệu lực. Hầu như trong lĩnh vực nào thông tin cũng đựơc đánh giá cao. Trong chiến tranh, ai nắm được thông tin thì đã chắc thắng một nữa. Nhưng không chỉ trong chiến tranh thông tin mới quan trọng. Ngay trong hoà bình , thông tin về các xu hướng kinh tế, về thị trường, về công nghệ mới, về kỹ năng và tiềm năng của lực lượng lao động và về sở thích của khách hàng cũng đóng một vai trò quyết định trong thành công hay thất bại của công ty. Bởi vì thông tin là cơ sở cho những quyết đinh đúng đắn, tránh được những sai lầm do bệnh thiếu thông tin gây ra, chúng làm tăng khả năng trả lời nhanh các câu hỏi của khách hàng, tăng tốc độ phục vụ khách hàng. Giá trị của thông tin thường được bàn đến trong bối cảnh của một quyết định. Về lý thuyết, giá trị của thông tin là giá trị của mối lợi chu được nhờ sự thay đổi hành vi quyết định gây ra bởi thông tin trừ đi chi phí để nhân được thông tin đó. Ngoài bối cảnh của một quyết định, thông tin còn có tác dụng động viên, khích lệ, tăng kiến thức và kinh nghiệm của người nhận tin. Qua những khảo sát trên, càng ngày người ta cành nhận rõ giá trị của thông tin. Một nhà tài chính đã nhân xét rằng ngày nay thông tin về tiền bạc quan trọng không kém gì tiền bạc. Thông tin là một nguồn tài nguyên quý báu, phải trả giá bằng tiền cho nên phải được giữ gìn, quản lý và sử dụng một cách có hiệu quả. II. HỆ THỐNG THÔNG TIN 1. Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin Phần cứng Con người Phần mềm Viễn thông Dữ liệu Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu,… thực hiện hoạt động thu thập lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Nguồn (Source) Lưu trữ (Storage) Thu thập (Input) Xử lý (Processing) Phân phát (Output) Đích (Destination) Mô hình thu thập, phân phối và xử lý thông tin. Hệ thống thông tin thường có hai loại : hệ thống thông tin chính thức và hệ thống thông tin không chính thức. - Hệ thống thông tin chính thức thường bao hàm một tập hợp các qui tắc và các phương pháp làm việc có văn bản rõ ràng hoặc là ít ra thì cũng được thiết lập theo truyền thống. - Hệ thống thông tin phi chính thức của một tổ chức bao gồm các qui tắc và các phương pháp làm việc không có văn bản rõ ràng và các hệ thống thông tin phi chính thức ít được quan tâm hơn so với các hệ thống thông tin chính thức. 2. Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức Có hai cách phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức hay được dùng. Một cách lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và một cách lấy nghiệp vụ mà có phục vụ làm cơ sở để phân loại. 2.1. Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Các hệ thống thông tin khác nhau có các phương pháp tiếp cận vấn đề khác nhau và có những mục đích khác nhau. Theo cách phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra thì ta có thể phân thành 5 hệ thống thông tin sau: Hệ thống thông tin xữ lý giao dịch,Hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định, hệ chuyên gia và hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh. - Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System). Như chính tên của chúng đã nói rõ các hệ thống xử lý giao dịch đã xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện với khách hàng, nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó. Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dich đó. Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp. Có thể kể ra các hệ thống thuộc loại này như: Hệ thống trả lương, lập đơn hàng, làm hoá đơn, theo dỏi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng ký môn theo học của sinh viên, cho mượn sách và tài liệu cho một thư viện, cập nhật tài khoản ngân hàng và thuế phải trả của người nộp thuế. - Hệ thống thông tin quản lý MS (Management Infomatin System). Là những hệ thống trợ giúp những hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như các nguồn liệu ngoài tổ chức. Nói chung, chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức. Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ kiện hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các số liệu lịch sử. Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch. Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dỏi chi tiêu, theo dỏi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường là các hệ thống thông tin quản lý. - Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Dicision Support System). Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rỏ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo thành từ 3 giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Về nguyên tắc một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rỏ tình hình mà một quyết định cần phải ra. Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diển và đánh giá tình hình. - Hệ thống chuyên gia ES (Expert System). Ðó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diển bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia được hình thành từ một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. Có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia như là mở rộng của hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ. Tuy nhiên đặc trưng của nó nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao gồm các sự kiện và các quy tắc được chuyên gia sử dụng. - Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh TSCA (Information System for Competitive Advantage). Hệ thống thông tin loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Khi nghiên cứu một hệ thống thông tin mà không tính đến những lý do dẩn đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tín đến môi trường trong đó nó được phát triển, ta nghĩ rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp (trong khi ở 4 loại hệ thống trên người sủ dụng chủ yếu là cán bộ trong tổ chức). Nếu như những hệ thống được xác định trước đây có mục đích trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức thì hệ thống tăng cường sức cạnh tranh là những công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược (vì vậy có thể gọi là hệ thống thông tin chiến lược). Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng canh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng một ngành công nghiệp. 2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp. Các thông tin trong một tổ chức được chia theo cấp quản lý và trong mổi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng được phục vụ. Có thể xem bảng phân loại các hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sản xuất để hiểu cách phân chia này : Tài chính chiến lược Marketing chiến lược Nhân lực chiến lược Kinh doanh và sản xuất chiến lược Hệ thống thông tin văn phòng Tài chính chiến thuật Marketinh chiến thuật Nhân lực chiến thuật Kinh doanh và sản xuất chiến thuật Tài chính tác nghiệp Marketing tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp 3. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin Mô hình để biểu diễn hệ thống thông tin là rất khác nhau với mỗi người và nó rất quan trọng và là nền tảng của phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin. Có 3 mô hình để mô tả cùng một hệ thống thông tin, ba mô hình đó là : Mô hình lôgic, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong. Mô hình logíc Nhà Quản lý (Manager) Phân tích viên Mô hình vật lý ngoài Người sử dụng (User) Mô hình vật lý trong Nhà tin học (IT professional) Mô hình lôgic mô tả hệ thống làm gì : dữ liệu mà nó thu thập, xử lý các kho để chứa kết quả hoặc dữ liệu lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời câu hỏi "Cái gì" và "Để làm gì". Nó không quan tâm tới phương diện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhình thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình loại bàn phím sử dụng. Mô hình này cũng chú ý đến mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà nó hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Nó trả lời câu hỏi: "Cái gì, ai, ở đâu, và khi nào" Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kĩ thuật. Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của kho chứa dữ liệu, cấu trúc của chương trình và ngôn ngữ thực hiện. Mô hình giải đáp câu hỏi : "Như thế nào " III. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Ngày nay, với sự phát triển của đời sống xã hội ngày càng cao, đồng nghĩa với nó là công tác quản lý cũng cần phải chính xác và cụ thể hơn. Chính vì thế để tạo ra được một phần mềm đáp ứng được những yêu cầu đặt ra thì một cá nhân hay một nhóm người thì khó mà hoàn thành được. Vì vậy để nâng cao hiệu quả lao động của mổi cá nhân cũng như của toàn tập thể thì việc phân công lao động chặt chẽ là rất cần thiết. Xuất phát từ yêu cầu đó một hệ thống thông tin cũng được phân chia thành các giai đoạn khác nhau cụ thể như sau: 1. Ðánh giá yêu cầu Khi có yêu cầu cần thiết phải tiến hành thay đổi hay hiệu chỉnh một hệ thống thông tin, người quản lý chịu trách nhiệm về vấn đề đó phát biểu yêu cầu phát triển hệ thống. Yêu cầu này sẽ được gửi tới lãnh đạo bộ phận tin học nếu bộ phận như thế tồn tại, hoặc đến một hãng chuyên môn trong trường hợp ngược lại.Tuỳ theo hoàn cảnh cụ thể mà yêu cầu ít hay nhiều tính chính thức. Trong một số tổ chức người sử dụng phải trình bày yêu cầu của họ theo chuẩn mẫu đã được xây dựng trước ; và phải chỉ rỏ vấn đề mà họ thấy, nguyên nhân của chúng giải pháp họ mong muốn và lợi ích ước tính. Giai đoạn này phải được tiến hành trong thời gian tươngđối ngắn để không kéo theo nhiều chi phí và thời gian. Một số chuyên gia ước tính rằng trong một số trường hợp quy mô lớn thời gian đánh giá dự án chiếm 4 5% tổng thời gian dành cho dự án. Ðó là một nhiệm vụ phức tạp vì nó đòi hỏi người phân tích phải nhìn nhận nhanh và với sự nhạy bén cao, từ đó xác định các nguyên nhân có thể nhất và đề xuất các giải pháp mới, đánh giá được tầm quan trọng của những biến đổi, Dự báo được nhữnh ảnh hưởng của chúng. - Ðánh giá yêu cầu gồm có các công đoạn sau: + Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu. Tức là làm quen với hệ thống đáng xét, xác định thông tin phải thu thập cũng như nguồn và phương pháp thu thập cần dùng. + Làm rõ yêu cầu. Làm rõ yêu cầu có mục đích là làm cho phân tích viên hiểu đúng yêu cầu của người yêu cầu. Xác định chính xác đối tượng yêu cầu, thu thập những yếu tố cơ bản của môi trường hệ thống và xác định khung cảnh nghiên cứu. + Ðánh giá khả năng thực thi. Theo cách nói chung thì đánh giá khả năng thực thi của một dự án là tìm xem có yếu tố nào ngăn cản nhà phân tích thực hiện, cài đặt một cách thành công giải pháp đã đề xuất hay không Tuy nhiên trong quá trình phát triển hệ thống luôn luôn phải tiến hành đánh giá lại. Những vấn đề chính về khả năng thực thi là: khả thi về tổ chức, khả thi về tài chính, khả thi về thời gian và khả thi về kỹ thuật. + Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh gía yêu cầu. Báo cáo cho phép các nhà quyết đinh cho phép dự án tiếp tục hay dừng lại. Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sáng sủa và đầy đủ về tình hình và khuyến nghị những hành động tiếp theo. Báo cáo thường được trình bày để các nhà quyết định có thể yêu cầu làm rõ thêm các vấn đề. Sau đó là quyết định tiếp tục hay loại bỏ dự án 2. Phân tích chi tiết 2.1 Mục đích của giai đoạn phân tích chi tiết Sau khi nghiên cứu báo cáo đánh giá yêu cầu và tham dự buổi thuyết trình về giai đoạn đánh gía yêu cầu do phân tích viên trình bày một quyết định sẽ được ban hành là tiếp tục hay huỷ bỏ dự án. Trong trường hợp thuận lợi thì giai đoạn phân tích chi tiết sẽ được tiến hành. - Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là đưa ra được chẩn đoán về hệ thống đàng tồn tại nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như các nguyên nhân chính của chúng, xác định được mục tiêu cần đạt đuợc của hệ thống mới và đề xuất ra được các yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu về môi trường trong đó hệ thống phát triển và hiêu thấu đáo hoạt động của chính hệ thống. 2.2 Các phương pháp thu thập thông tin - Phỏng vấn Phỏng vấn là một trong những công cụ đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển hệ thống thông tin. Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu. Gặp được những người chịu trách nhiệm trong thực tế, số người này có thể không được ghi trên văn bản tổ chức; thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều.Ðặc biệt là mục tiêu của tổ chức. - Nghiên cứu tài liệu Quá trình nghiên cứu tài liệu giúp ta có được những thông tin cụ thể về nhiều khía cạnh của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dụng và hình dạng của các thông tin vào ra.Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức. - Sử dụng phiếu điều tra Khi cần lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điều tra. Yêu cầu các câu hỏi trên phiếu phải rỏ ràng, cùng hiểu như nhau. Phiếu ghi theo cách thức dể tổng hợp. Thường thì phiếu điều tra được thiết kế trên giấy, tuy nhiên cũng có thể dùng qua điện thoại, đĩa từ, màn hình nối mạng, trang WEB độngphiếu điều tra cần phải phát thử sau đó hiệu chỉnh lại nội dung và hình thức câu hỏi.Trên phiếu điều tra nên chứa chủ yếu là câu hỏi đóng và một số câu hỏi mở. - Quan sát Có rất nhiều điều mà không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai, có sắp xếp hoặc không sắp xếp, lưu trử có khoá hoặc không khoá. Quan sát có thể bị khó khăn vì người bị quan sát không thực hiện giống như thường ngày. Ngoài việc lựa chọn công cụ, phân tích viên phải xác định các nguồn thông tin. Những nguồn dùng trong giai đoạn đánh giá yêu cầu đương nhiên vẫn được xem xét ở đây.Tuy nhiên cần phải đi sâu hơn. Phải phỏng vấn nhân viên chịu trách nhiệm về các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau và gặp những người quản lý họ. Khi phỏng vấn các câu hỏi cần phải chính xác hơn vì phân tích viên phải hiểu chi tiết. Cần lưu ý đến vai trò quan trọng của người sử dụng và lợi thế khi có họ tham gia vào trong đôi ngũ phân tích. 2.3 Mã hoá dữ liệu - Mã hoá dữ liệu là một biểu diển theo ngôn ngữ quy ước, thông thường là ngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể. - Mục đích chính của việc mã hoá là giúp cho việc nhân diện nhanh chóng, không nhầm lẫn, tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian xử lý, thực hiện những phép kiểm tra lôgic hình thức hoặc thể hiện vài đặc tính của đối tượng. 2.3.1 Các phương pháp mã hoá cơ bản + Phương pháp mã hoá phân cấp : Nguyên tắc tạo lập bộ mã này rất đơn giản. Người ta phân cấp đối tượng từ trên xuống.Và mã số được xây dựng từ trái sang phải các chữ số được kéo dài về phía bên phải để thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn. + Phương pháp mã liên tiếp Mã kiểu này được tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định. Chẳng hạn nếu người được tuyển dụng vào làm việc trước có mã số là 999 thì người tiệp theo mang mã số là 1000. + Phương pháp mã tổng hợp Khi kết hợp việc mã hoá phân cấp với mã hoá liên tiếp thì ta có mã hoá tổng hợp. + Phương pháp mã hoá theo Xeri Phương pháp này là sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là xeri. Xeri được coi như một giấy phép theo mã quy định. + Phượng pháp mã hoá gợi nhớ Phương pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng. Chẳng hạn dùng việc viết tắt các chữ cái làm mã. + Phương pháp mã hoá ghép nối Phương pháp này chia mã ra thành nhiều trường tương ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể có giữa những tập hợp con khác nhau với đối tượng được gán mã. 2.3.2 Các công cụ mô hình hoá Tồn tại một số công cụ tương đối chuẩn cho việc mô hình hoá và xây dựng tài liệu cho hệ thống. Ðó là sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống.  Sơ đồ luồng thông tin - Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.   - Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng được biểu diễn trên sơ đồ. Rất nhiều các thông tin không thể thể hiện trên sơ đồ như hình dạng ( format ) của các thông tin vào/ ra, thủ tục xử lý, phương tiện thực hiện xử lý sẽ được ghi trên các phích vật lý này. Có 3 loại phích: phích luồng thông tin, phích kho chứa dữ liệu, phích xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu - Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm Các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. - Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu.   Các mức của DFD. - Sơ đồ ngữ cảnh ( Context Diagram ) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là ra nội dung chính của hệ thống. Ðể cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ ._.