Xây dựng và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kiểm soát vào ra tại Công ty may PWD Soft (Visual Basic)

càng được cải thiện và cạnh tranh gay gắt. Do những phần mềm quản lý đang dần trở nên một nhân tố không thể thiếu được của nền kinh tế nên các doanh nghiệp đã bắt đầu khởi động việc ứng dụng CNTT vào doanh nghiệp mình. Chính vì điều đó nhiều quốc gia trên thế giới coi Công nghệ thông tin là ngành kinh tế mũi nhọn để phát triển, thực hiện công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước, đưa đất nước thoát khỏi tình trạng nghèo nàn, lạc hậu. Không những các cơ quan tổ chức sử dụng máy tính mà hiện nay việc sử dụng máy tính của mỗi cá nhân cũng rất cao, nó đã trở nên quen thuộc với con người. Công ty PWD Soft với ứng dụng tin học mạnh mẽ ngoài nhiệm vụ giúp ban lãnh đạo trong việc chỉ đạo, quản lý thống nhất tình hình phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành, xử lý các số liệu thống kê theo kế hoạch. Hiện tại Công ty PWD Soft đang dự định xây dựng phần mềm kiểm soát vào ra của nhân viên, đây là vấn đề cần được giải quyết sớm, vì Công ty PWD Soft đang thực hiện việc nâng cấp việc quản lý vào ra của nhân viên, nhưng hiện tại lại chưa có một phần mềm nào đặc thù riêng biệt để quản lý vào ra của nhân viên của Cty, vì vậy hiện nay, quản lý vào ra hoàn toàn thực hiện bằng giấy tờ. Đây chính là nguyên nhân không quản lý nhân viên chặt chẽ về thời gian làm việc. Phần mềm kiểm soát vào ra được sử dụng để theo dõi thời gian bắt đầu vào cơ quan, thời gian ra về, số lần vào ra cơ quan trong một ngày, số ngày vắng mặt của mỗi nhân viên trong công ty để đưa ra những báo cáo hàng ngày, hàng tháng gửi tới lãnh đạo cấp trên nhằm mục đích phê bình những nhân viên thường xuyên đi làm muộn, hoặc trong giờ làm việc ra ngoài quá nhiều. Ngoài ra, khi biết được họ tên hoặc số thẻ của nhân viên thì chương trình phải tra cứu được nhân viên đó có đi làm muộn không? Có về sớm không? Và trong một đơn vị có tổng số bao nhiêu người đi làm muộn trong ngày? Dưới sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo TS. Trương Văn Tú cùng với sự giúp đỡ tận tình của các thành viên trong công ty, em đã chọn đề tài: “Xây dựng và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vào ra”. Chuyên đề thực tập gồm: Chương I: Tổng quan về cơ quan thực tập. Chương II: Những vấn đề chung về phương pháp luận cơ bản và ngôn ngữ sử dụng Chương III: phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vào ra. Em xin chân thành cảm ơn khoa Tin học kinh tế - Trường Đại học kinh tế quốc dân, TS. Trương Văn Tú, công ty phần mềm PWD Soft đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Tuy đã hoàn thành, song về nội dung không thể tránh những thiếu sót vì vậy em rất mong sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo, các bạn đọc để đề tài sau em hoàn thành tốt hơn. Sinh viên: Nguyễn Tiến Linh CHƯƠNG I. TỔNG QUAN VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY PWD SOFT 1. Lịch sử thành lập và phát triển. Điểm khác biệt ở PWD Soft với các công ty phần mềm khác là những chiếc xe lăn và những chiếc nạng dựng bên các bàn làm việc... PWD Soft là một gương mặt mới và rất đặc biệt trong "làng" CNTT Việt Nam. Tất cả thành viên của PWD Soft - từ giám đốc đến nhân viên - là những người không may mắn trong cuộc sống nhưng tự tin cho một quyết tâm lớn: tham gia thị trường Mỹ. "PWD là viết tắt của chữ People With Disabilities (công ty TNHH CNTT của người khuyết tật). Tôi mong muốn đây sẽ là nơi những người khuyết tật (NKT) tìm lại chính mình" - ông Đỗ Văn Du, một Việt kiều Mỹ giải thích rất ngắn gọn về công ty của mình. Hiện nay, PWD có 20 nhân viên. "Tôi không muốn nguồn nhân lực này bị bỏ qua một cách lãng phí. Họ đều là những người có trình độ và khả năng làm việc không thua kém bất kỳ người bình thường nào. Nhiều người khi đến đây đã được đào tạo khá tốt. Đáng tiếc là cơ hội việc làm cho họ hiện không nhiều", ông Du nói. Năm 1971, ông Du được nhận một suất học bổng về chuyên ngành kiến trúc tại Mỹ. Sau đó, số phận đã đưa ông đến với trung tâm đào tạo CNTT cho NKT. "Từ nơi đây, tôi nhận ra CNTT là nghề bình đẳng nhất. Với CNTT, mọi người dù bình thường hay khuyết tật đều có cơ hội như nhau về việc làm, lương bổng. CNTT được xem như công cụ hữu hiệu rút ngắn khoảng cách giữa NKT với các thành phần lao động khác". Say mê học hỏi, từ một cậu bé khuyết tật (bị tai nạn và mất đi một phần cơ thể), ông Du đã thành công trong sự nghiệp mà không phải người bình thường nào cũng làm được: trở thành chuyên gia tư vấn CNTT cho nhiều tập đoàn hàng đầu thế giới về công nghệ như EDS, Bluecross... "Cuộc đời đã mang lại cho tôi nhiều may mắn", ông Du tâm sự. Như một cách tri ân, ông đã từ bỏ cuộc sống và công việc đang ổn định tại Mỹ để về VN lập công ty phần mềm, mở rộng cánh cửa nghề nghiệp cho những NKT khác. "Tôi muốn chia sẻ với những người cùng cảnh ngộ. Bản thân là NKT nên tôi hiểu họ, biết cách thắp sáng ước mơ có công việc và được cống hiến đang cháy bỏng trong họ. Họ là nguồn nhân lực mà nhiều doanh nghiệp đang không biết cách khai thác. Người làm CNTT rất cần kỹ năng phân tích. Những nhân viên ở đây đều biết phân tích hoàn cảnh để chiến thắng và vươn lên. Kỹ năng phân tích đó chính là chất xám và tôi tin họ sẽ làm việc tốt".    Ông Du không giấu tham vọng chinh phục thị trường Mỹ – một thị trường lớn và rất khó tính. Ông tự tin nói: "Nhiều DNPMVN cũng đang nỗ lực xâm nhập vào thị trường này nhưng còn rất khó khăn. Tuy nhiên, không vì là một doanh nghiệp mới mà PWD ngại xông pha. Mấy chục năm làm việc tại Mỹ đã giúp tôi có mối quan hệ với các đối tác, quan trọng hơn, tôi hiểu làm ăn với người Mỹ là như thế nào, cần phải đáp ứng yêu cầu gì... Các DNPM VN hiện chưa có hợp đồng lớn, chưa có kinh nghiệm làm việc trong một số chương trình, thiếu tính chuyên nghiệp: hạn chế về ngoại ngữ, kỹ năng giao tiếp, chất lượng tiêu chuẩn quốc tế chưa có, dịch vụ khách hàng yếu... Tất cả những điều này là rào cản của DNPM VN khi tiếp cận với thị trường Mỹ". Để sẵn sàng tiếp cận những khách hàng khó tính bậc nhất này, PWD hợp tác với một đối tác của Mỹ là tập đoàn Evizi nhằm đảm bảo về hợp đồng gia công phần mềm; hợp tác với tập đoàn DTT của VN về nguồn nhân lực và kinh nghiệm làm việc cho những hợp đồng lớn. Đặc biệt, PWD đưa ra chương trình đào tạo nhân viên mới theo cách rất đặc biệt. Khi được tiếp nhận vào PWD Soft, nhân viên phải làm quen ngay với môi trường chuyên nghiệp. Buổi sáng, giảng viên đến dạy họ về tin học và ngoại ngữ. Buổi chiều, họ tự chia nhóm để làm việc và hỗ trợ nhau. Đây cũng là cách giúp mọi người làm quen với phương thức làm việc nhóm. "Thời gian đầu, một số người không tránh khỏi sự bỡ ngỡ do chưa quen với tác phong làm việc của công ty. Tuy nhiên, tôi muốn họ phải làm việc thực sự như những người bình thường, hơn nữa, còn phải chuyên nghiệp để đáp ứng yêu cầu của đối tác. Có như vậy, khi nhận lương ngang bằng với người bình thường, NKT mới cảm thấy xứng với sức lao động của mình. Tôi là người tham gia nhiều hoạt động từ thiện (ông Du là người đã đứng ra quyên góp thiết bị y tế để các bệnh viện trong nước có thể phẫu thuật miễn phí cho 300 trẻ em bị bệnh não úng thủy trong nước - PV), nhưng tôi không mang tinh thần từ thiện vào công việc. Tôi chỉ mang đến cho họ cơ hội làm việc như những người bình thường khác. CNTT có khả năng mang đến cho NKT một tương lai tốt", ông Du chia sẻ. Tháng 12 năm 2007 công ty PWD Soft được thành lập dưới sự sáng lập của ông Đỗ Văn Du và chính ông trực tiếp làm giám đốc. 2. Tổng quan về công ty PWD Soft 2.1. Giới thiệu chung Tên công ty : Công ty PWDSoft. Trụ sở: Số 101, Láng Hạ, Cầu Giấy, Hà Nội. Số điện thoại: 04 5624763 PWD là viết tắt của chữ People With Disabilities (công ty TNHH CNTT của người khuyết tật). PWD Soft là một gương mặt mới và rất đặc biệt trong "làng" CNTT Việt Nam. Tất cả thành viên của PWD Soft - từ giám đốc đến nhân viên - là những người không may mắn trong cuộc sống nhưng tự tin cho một quyết tâm lớn: tham gia thị trường Mỹ. Công ty PWDSoft thành lập nhằm thu hút những người khuyết tật có khả năng và đam mê ngành CNTT đặc biệt là công nghệ phần mềm vào đào tạo để trở thành những lập trình viên chuyên nghiệp. Sau khi được đào tạo thì họ sẽ được tạo công ăn việc làm đầy đủ. Nội dung hoạt động: + Đào tạo lập trình viên. + Nhận các hợp đồng sản xuất và gia công phần mềm. Địa bàn hoạt động của công ty: phạm vi cả nước và nước ngoài. Hiện nay công ty có 20 người, có cả những lập trình viên và các học viên. Các học viên sẽ được đào tạo từ 6 tháng đến 1 năm tùy theo năng lực của mỗi người. 2.2. Sơ đồ tổ chức của công ty PWD Soft Giám Đốc Nhóm 1 Nhóm 2 Quản trị hệ thống 2.3. Chức năng , nhiệm vụ của các phòng ban: Giám đốc: là người điều hành mọi hoạt động của công ty. Nhóm 1, nhóm 2: mỗi nhóm có 1 trưởng nhóm và 9 nhân viên khác, thực hiện những nhiệm vụ mà giám đốc giao cho. Quản trị hệ thống: là người phụ trách về máy tính và mạng máy tính của công ty. 2.4. Quan hệ của PWD Soft với các tổ chức, công ty khác PWD Soft có nhiều bạn hàng là các tổ chức, tập đoàn lớn ở trên thế giới như tập đoàn EVIZI, hãng máy bay BOING của Mỹ và nhiều công ty gia công phần mềm khác ở Mỹ và Đan Mạch. Ngoài ra ở Việt Nam thì PWD Soft có quan hệ thân thiết với các công ty DTT, HanoiCTT là những công ty gia công phần mềm nổi tiếng đạt tiêu chuẩn quốc tế. CHƯƠNG II. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN CƠ BẢN VÀ NGÔN NGỮ SỬ DỤNG. I. TỔNG QUAN VỀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN CƠ BẢN. 1. Tổ chức và thông tin trong tổ chức. Trong những năm 80 đã chứng kiến sự gia tăng tầm quan trọng của thông tin trong các tổ chức, tốc độ và sự phức tạp của xử lý ngày một tăng. Hàng triệu máy tính được lắp đặt trên thế giới và nhiều triệu km cáp quang, dây dẫn và sóng điện từ kết nối con người, máy tính cũng như các phương tiện xử lý thông tin lại với nhau. Thông tin trong các cơ quan, tổ chức có tầm quan trọng vô cùng to lớn. Thông tin được dùng để lập kế hoạch nhằm tạo ra sự biến chuyển trong tổ chức đồng thời thông tin cũng là một phương tiện để biến chuyển. Nhờ có thông tin, các nhà quản lý có thể lập kế hoạch, đặt ra những mục tiêu cho công ty hay tổ chức của mình một cách sát với thực tế. Các nhà quản lý, lãnh đạo nhờ có thông tin có thể đưa ra các quyết định nhanh chóng đối với hoạt động của tổ chức, giúp tổ chức đạt được những mục tiêu của mình. Sự phát triển của công nghệ thông tin đã đóng vai trò của một lực trợ giúp và một chất xúc tác trong việc nâng cao tầm quan trọng của thông tin. Tầm quan trọng của thông tin trong tổ chức ngày càng tăng, nhờ có nguồn thông tin chính xác, tin cậy mà các nhà quản lý có thể đưa ra những quyết định đúng đắn, kịp thời, những quyết định có chất lượng cao góp phần vào sự thành công của cơ quan hay tổ chức. Hình dưới đây là sự thể hiện một tổ chức do R.N Anthony đưa ra. Anthony trình bày tổ chức như là một thực thể cấu thành từ ba mức quản lý có tên là: lập kế hoạch chiến lược, kiểm soát quản lý chiến thuật và điều hành tác nghiệp. Cấp chiến lược Quyết định Thông tin Cấp chiến thuật Quyết định Thông tin Cấp tác nghiệp Quyết định Thông tin Xử lý giao dịch Dữ liệu Dữ liệu Dữ liệu Tháp quản lý Các quyết định của một tổ chức được chia thành 3 loại: quyết định chiến lược, quyết định chiến thuật và quyết định tác nghiệp. Quyết định chiến lược: là những quyết định xác định mục tiêu và những quyết định xây dựng nguồn lực cho tổ chức. Quyết định chiến thuật: là những quyết định cụ thể hoá mục tiêu thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực. Quyết định tác nghiệp: là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ. 2. Khái quát về Hệ thống thông tin 2.1. Định nghĩa về HTTT Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng và phần mềm… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tấp các ràng buộc được gọi l à môi trường. Mô hình Hệ thống thông tin Thu thập Nguồn Đích Phân phát Xử lý và lưu trữ CSDL 2.2. Vòng đời phát triển của một HTTT HTTT được xây dựng là sản phẩm của hàng loạt các hoạt động được gọi là phát triển hệ thống. Quá trình phát triển một HTTT kể từ khi nó sinh ra cho đến khi lụi tàn gọi là vòng đời phát triển hệ thống. Để xem xét một cách trực quan một vòng đời của một HTTT chúng ta xem xét mô hình được xắp xếp theo hình bậc thang (hay còn gọi là mô hình thác nước) Khởi tạo và lập KH Phân tích Thiết kế Triển khai Vậnhành bảo trì Thời gian Mô hình thác nước của vòng đời hệ thống 2.2.1. Khởi tạo và lập kế hoạch dự án Trong giai đoạn này cần chú ý đến hai khía cạnh đó là khởi tạo và lập kế hoạch. đó là những bước đầu cơ bản vạch ra cho hướng phát triển tiếp theo. Qua đây chúng ta có thể biết được dự án có thể xây dựng trong bao lâu và các nguồn lực cần cho phát triển hệ thống. Trong đó chúng ta phải xác định rõ mục tiêu nhiệm vụ cũng như vai trò và tầm quan trọng của HTTT. Cần phải xem xét về tính khả thi về mặt kinh tế, kỹ thuật, thời gian, tính pháp lý và nguồn lực con ngừời. 2.2.2. Phân tích hệ thống Phần này nhằm xác định yêu cầu của hệ thống một cách chi tiết hơn. Nó phải đảm bảo cung cấp các dữ liệu cơ sở cho HTTT sau này. Phân tích phải đảm bảo xác định được các yêu cầu, nghiên cứu yêu cầu và cấu trúc của nó và tìm giải pháp cho thiết kế ban đầu. 2.2.3. Thiết kế hệ thống Từ các khía cạnh đã được xem xét và phân tích chúng ta tiến hành thiết kế bao gồm: thiết kế logic và thiết kế vật lý. 2.2.4. Triển khai hệ thống Bao gồm hai công việc lớn và cụ thể là: Tạo lập các chương trình và cài đặt và chuyển đổi hệ thống. 2.2.5. Vận hành và bảo trì Bắt đầu vận hành và bước đầu khai thác hệ thống. Lúc này chuyên viên chỉ đóng vai trò người hướng dẫn. việc sử dụng hệ thống hoàn toàn do người sử dụng tiến hành. Trong quá trình vận hành hệ thống luôn được bảo trì theo kế hoạch định trước và khi có nhu cầu. 3. Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin 3.1. Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin Thời đại ngày nay là thời đại của khoa học công nghệ, thông tin. Hệ thống thông tin ngày càng có vai trò quan trọng, to lớn trong cuộc sống, ảnh hưởng đến việc ra quyết định và chất lượng của quyết định. Một hệ thống thông tin hoạt động tốt là một hệ thống mà nhờ nó các nhà quản lý có thể ra các quyết định có chất lượng cao. Nhờ có các quyết định này mà các cơ quan hay tổ chức có thể sản xuất, phân phối những sản phẩm và dịch vụ với độ tin cậy lớn, đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng, góp phần vào sự thành công của cơ quan hay tổ chức. Có thể nói, phát triển một hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Một hệ thống thông tin hoạt động tốt là bộ phận không thể thiếu của cơ quan, tổ chức hiện đại nào, giống như một con người phải có trí nhớ tốt mới có thể thành công. Có thể tóm lược các nguyên nhân đó như sau: Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin: Những vấn đề về quản lý. Những yêu cầu mới của nhà quản lý. Sự thay đổi của công nghệ. Thay đổi sách lược chính trị. Nhiệm vụ quan trọng của công tác quản lý là phải ra được các quyết định, chỉ thị có chất lượng cao. Nhờ có các quyết định đúng đắn, kịp thời của nhà quản lý mà tổ chức có thể đạt được các mục tiêu của mình. Để các quyết định có chất lượng cao cần có một hệt hống thông tin hoạt động có hiệu quả trong tổ chức. Nhờ có hệ thống thông tin hoạt động tốt mà tổ chức có thể giảm được những chi phí không cần thiết, tăng chất lượng của sản phẩm và dịch vụ, tạo ra những thành công mới của tổ chức. Đối với bất kỳ một tổ chức nào thì có một hệt hống thông tin hoạt động tốt là điều vô cùng quan trọng. Việc thực hiện công việc một cách thủ công sẽ dẫn đến những sai sót, nhầm lẫn.. Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một hệ thống thông tin mới. Những luật mới của chính phủ ban hành, việc ký kết một hợp tác mới, sự đa dạng hoá các hoạt động cảu doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới. Các hành động mới của các công ty cạnh tranh cũng có một tác động mạnh vào động cơ buộc các công ty đó có những cải thiện mới trong việc quản lý nhân viên nhằm nâng cao hiệu quả và hiệu suất cho công ty của mình. Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình. Các công ty phần mềm là các đơn vị ứng dụng công nghệ thông tin sớm nhất vì vậy khi có một công nghệ mới xuất hiện thi các công ty đó luôn đi tiên phong trong việc ứng dụng các công nghệ mới này. Việc ứng dụng các công nghệ mới này nâng cao hiệu quả quản lý nhân viên của công ty, góp phần vào sự thành công của các công ty. Cuối cùng vai trò của những thách thức chính trị cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin mới. Một hệ thống thông tin có thể là phương tiện để nhà quản lý thực hiện những mục tiêu chính trị của mình. Vì vậy sự thay đổi của các sách lược chính trị cũng là một nguyên nhân dẫn đến sự phát triển của hệ thống thông tin trong tổ chức. 3.2. Ba nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hoà hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp duy nhất để phát triển một hệ thống thông tin, tuy nhiên không có phương pháp thì ta có nguy cơ không đạt được những mục tiêu định trước. Bởi vì một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường cũng rất phức tạp. Để làm chủ được sự phức tạp đó phân tích viên phải có một cách tiến hành nghiêm túc, hay nói cách khác, họ phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin một cách có phương pháp khoa học. Phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương pháp được đề cập ở đây dựa trên ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tác đó là. Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình. Là việc mô sử dụng các thực thể đã được mô hình hoá một cách trực quan hơn do đó có thể nắm bắt được tinh thần của hệ thống một cách tốt hơn và dễ hiểu hơn rất nhiều. Mặt khác trên thực tế thì có những việc chúng ta không thể tác động trực tiếp trên đối tượng mà phải thông qua mô hình. Phương pháp sử dụng các mô hình cũng những ưu điểm nổi bật của nó. Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng. Tinh thần của phương pháp này là đi từ cái tổng thể đến cái bộ phận. Như chúng ta đã biết muốn tìm hiểu một tổ chức hoặc một doanh nghiệp chúng ta cần phải hiểu biết được những hoạt động chung nhất cuả tổ chức sau đó chúng ta mới đi vào từng bộ phận từng chi tiết. Nói theo ngôn ngữ của triết học thì nếu không thấy được rừng thì không thể đến đó mà xem xét từng cây được. Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. Như chúng ta đã biết thì khi phân tích chúng ta phải vận dụng những kiến thức và hiểu biết về đối tượng cần xác định để biến một loạt các sự kiện các công việc rời rạc phi lôgic thành những sự kiện những công việc có cấu trúc lôgic hợp lý và chặt chẽ. Sẽ là dễ dàng hơn cho phân tích nếu như chúng ta đi từ mô hình vật lý sang mô hình lôgic. Ngược lại khi thiết kế chúng ta lại cần cụ thể hoá các mô hình lôgic đã được xây dựng. Khi đó thì việc thực thi mô hình lôgic sẽ diễn ra đơn giản hơn rất nhiều. Ba mô hình của một hệ thống thông tin, đó là mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Bằng cách mô tả về một đối tượng, ba mô hình này được quan tâm từ những góc độ khác nhau. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin được thể hiện cũng dùng tới khái niệm của những mô hình này. Nguyên tắc đi từ chung đến riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hoá. Thực tế, người ta khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét đến chi tiết. Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên. Tuy nhiên, những công cụ mô hình hoá được sử dụng để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hàh mô hình hoá một hệ thống bằng các khía cạnh chi tiết hơn, nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn. Nhiệm vụ phát triển hệ thống thông tin cũng sẽ trở nên đơn giản hơn bằng cách ứng dụng nguyên tắc 3, có nghĩa là đi từ vật lý sang logic khi phân tích và đi từ logic sang vật lý khi thiết kế. Như đã nói ở trên, việc phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về hệ thống thông tin đang tồn tại và về khung cảnh của nó. Nguồn dữ liệu chính là những người sử dụng, các tài liệu và quan sát. Cả ba nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống, việc phiên dịch là nhiệm vụ của phân tích viên. 4. Tiến trình phân tích và thiết kế hệ thống 4.1. Vai trò của phân tích và thiết kế hệ thống Như chúng ta đã biết để xây dựng được một phần mềm hoàn chỉnh thì vai trò của phân tích và thiết kế là một yếu tố hết sức quan trọng. Nếu một phần mềm được xây dựng mà không có công đoạn phân tích thiết kế hệ thống thì rất có nhiều nguy cơ bị sụp đổ hoặc chi phí cho việc bảo trì phần mềm đó hết sức tốn kém thậm chí có thể tốn kém hơn rất nhiều so với chi phí xây dựng nên nó. Vì vậy những nhà quản trị dự án phần mềm luôn luôn coi trọng khâu thiết kế và phân tích hệ thống. Đồng thời nó cũng là cẩm nang cho các nhà lập trình khi một xây dựng một hệ thống mới. Cán bộ phân tích phải hiểu rõ công việc mà người sử dụng phải làm, những vấn đề và những khó khăn họ gặp. Để làm điều đó việc hiểu biết các phương pháp thu thập thông tin và phương pháp trình bày hệ thống là cần thiết. Phân tích viên phải biết chuyển đổi các yếu tố logic sang thành các phương án cụ thể và đánh giá chi phí và lợi ích của các phương án về mặt tài chính cũng như xã hội. Những hiểu biết về lập trình, thử nghiệm hệ thống và những phương pháp cài đặt cũng cần thiết hữu ích. 4.2. Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin Để xây dựng một hệ thống thông tin phải trải qua 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các công đoạn được liệt kê kèm theo. Cuối mỗi giai đoạn phải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển hệ thống. Quyết định này được trợ giúp dựa vào nội dung báo cáo mà phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên trình bày cho các nhà sử dụng. Phát triển hệ thống là một quá trình lặp. Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thết, phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót. Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình; đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án. Và sau đây là mô tả sơ lược các giai đoạn của việc triển khai một hệ thống thông tin: 4.2.1. Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Đánh giá yêu cầu giúp cho việc cung cấp cho lãnh đạo tổ chức những dữ liệu đích thực đề ra những quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Giai đoạn đánh giá yêu cầu bao gồm các công đoạn sau: - Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu. - Làm rõ yêu cầu. - Đánh giá khả năng thực thi. - Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu. 4.2.2. Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là làm rõ các vấn đề về hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, làm rõ những ràng buộc và những áp dụng đối với hệ thống đồng thời xác định rõ mục tiêu của hệ thống mới đặt ra. Thông qua nội dung của báo cáo chi tiết sẽ quyết định việc tiếp tục tiến hành hay ngừng phát triển một hệ thống mới. Giai đoạn phân tích chi tiết gồm những công việc cụ thể sau: - Lập kế hoạch phân tích chi tiết. - Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại. - Nghiên cứu hệ thống thực tại. - Chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp. - Đánh giá lại tính khả thi. - Thay đổi đề xuất của dự án. - Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết. 4.2.3. Giai đoạn 3: Thiết kế logic Giai đoạn thiết kế logic được thực hiện nhằm xác định tất cả các thành phần logic của hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ đợc các vấn đề của hệ thống thực tế và được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao gồm các thông tin mà hệ thống mới sản sinh, nội dung của các tệp cơ sở dữ liệu, các xử lý sẽ phải thực hiện và các dữ liệu được nhập vào. Mô hình logic sẽ phải được nưgời dùng xem xét và chuẩn y. Giai đoạn thiết kế logic bao gồm các công đoạn sau: - Thiết kế cơ sở dữ liệu. - Thiết kế xử lý. - Thiết kế các luồng dữ liệu vào. - Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic. - Hợp thức hoá mô hình logic. 4.2.4. Giai đoạn 4: Đề xuất phương án và giải pháp Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm. Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì các phân tích viên phải nghiêng về phương tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Mỗi một phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng phải là một mô tả chi tiết. Tất nhiên là người sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn mô hình vật lý ngoài được xây dựng chi tiết nhưng chi phí tạo ra chúng là rất lớn. Vì vậy, để cho người sử dụng lựa chọn các mục tiêu đã định trước phân tích viên phải đánh giá các phương án: những lợi ích và chi phí của từng phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể. Những ngời sử dụng sẽ lựa chọn phơng án tối ưu. Các công đoạn của của giai đoạn đề xuất phương án và giải pháp: - Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức. - Xây dựng các phương án của giải pháp. - Đánh giá các phương án của giải pháp. - Chuẩn bị và trình bầy các báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp. 4.2.5. Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Sau khi đã lựa chọn được phương án giải pháp giai đoạn tiếp theo là thiết kế vật lý ngoài. Giai đoạn này gồm 2 tài liệu cần có: Một tài liệu bao gồm tất cả đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tiếp đó là tài liệu cần cho ngời sử dụng nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá. Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài gồm: - Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài. - Thiết kế chi tiết các giao diện. - Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá. - Thiết kế các thủ tục thủ công. - Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài. 4.2.6 Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết thúc giai đoạn này kết quả đạt đợc là phần tin học hoá của hệ thống thông tin đó chính là phần mềm được xây dựng. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp tài liệu mô tả về hệ thống. Các giai đoạn của quá trình triển khai kĩ thuật là như sau: - Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật. - Thiết kế vật lý trong. - Lập trình. - Thử nghiệm hệ thống. - Chuẩn bị tài liệu. 4.2.7 Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Đây là giai đoạn cuối cùng của một dự án phát triển một hệ thống thông tin mới. Cài đặt hệ thống có nghĩa là phải chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Để việc chuyển đổi này thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau đây: - Lập kế hoạch cài đặt. - Chuyển đổi. - Khai thác và bảo trì. - Đánh giá. II. MÔ HÌNH BIỂU DIỄN HỆ THỐNG THÔNG TIN Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của người mô tả. Mỗi một người liên quan đến hệ thống sẽ mô tả hệ thống thông tin theo một mô hình khác nhau. Khái niệm mô hình này là rất quan trọng, nó tạo ra một trong những nền tảng của phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin. Có ba mô hình đã được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. 2. Mô hình logic Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời câu hỏi “cái gì?” và “để làm gì?”. Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. 3. Mô hình vật lý ngoài Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím sử dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? ở đâu? và Khi nào? 4. Mô hình vật lý trong Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống, tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Chẳng hạn, đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình giải đáp câu hỏi:Như thế nào? Mô hình logic (góc nhìn quản lý) Mô hình ổn định nhất Cái gì? ở đâu? khi nào? Mô hình vật lý ngoài (góc nhìn sử dụng) Như thế nào? Mô hình hay thay đổi nhất Mô hình vật lý trong Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là kết quả của góc nhìn sử dụng và mô hình vật lý trong là kết quả của góc nhìn kỹ thuật. Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất. II. CÔNG CỤ MÔ HÌNH HÓA Để mô hình hoá và xây dựng tài liệu hệ thống người ta sử dụng một số công cụ tương đối chuẩn sau: sơ đồ luồng thông tin IFD, sơ đồ luồng dữ liệu DFD. 1. Sơ đồ luồng thông tin (IFD – Information Flow Diagram) được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả._.