Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008 đối với lĩnh vực giáo dục đào tạo

chất lượng ISO 9001: 2008 trong các trường đại học, cao đẳng. Từ khóa: giáo dục; tiêu chuẩn; ISO; quản lý chất lượng 1. Giới thiệu chung về ISO [1] 1.1. ISO: Là Tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hóa. 1.2. Lịch sử về ISO - ISO được thành lập năm 1947 - Trụ sở tại Geneva - Được áp dụng hơn 150 nước - Việt Nam là thành viên chính thức từ năm 1977 và hiện nay đã được bầu vào ban chấp hành ISO 1.3. ISO 9000 là gì ? ISO 9000 là: - Bộ tiêu chuẩn về quản lý chất lượng - Đưa ra các nguyên tắc về quản lý - Tập trung vào việc phòng ngừa và cải tiến - Chỉ đưa ra các yêu cầu cần đáp ứng - Áp dụng cho tất cả các loại hình tổ chức không phân biệt quy mô hay loại hình sản xuất hoặc dịch vụ Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm: - ISO 9000: 2005 Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở và từ vựng - ISO 9001: 2008 Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu - ISO 9004: 2000 Hệ thống quản lý chất lượng - Hướng dẫn cải tiến hiệu quả - ISO 19011: 2002 Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng và môi trường Trong đó ISO 9001: 2008 (Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu), là phiên bản thứ 4 của tiêu chuẩn. Trong đó phiên bản đầu tiên được ban hành vào năm 1987 và đã trở thành chuẩn mực toàn cầu đảm bảo khả năng thỏa mãn các yêu cầu về chất lượng và nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng trong các mối quan hệ nhà cung cấp - khách hàng. 1.4. Các Tổ chức chứng nhận ISO ở Việt Nam [2] Tổng cục Tiêu chuẩn, Đo lường và Chất lượng (STAMEQ) là cơ quan quản lý Nhà nước về các vấn đề tiêu chuẩn, chất lượng. Liên quan đến công nhận và chứng nhận, Tổng cục có 3 tổ chức được coi là độc lập với nhau. Đó là: Văn phòng công nhận, Ban xây dựng tiêu chuẩn và Trung tâm chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn (QUACERT). Ngoài ra có khá nhiều các tổ chức chứng nhận quốc tế đang hoạt động ở Việt Nam. Ví dụ như: SGS (Thụy Sỹ), ITS (Mỹ), BVQI (Anh), DAS (Anh), DNV (Na Uy), TUV Rheinland (Đức), TUV Nord (Đức), Apa (Pháp), QMS (Úc), 2. Sự cần thiết áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008 đối với lĩnh vực đào tạo nói chung, các trường Đại học nói riêng Năm 2005, Trường ĐH Hàng Hải (Hải Phòng) là trường Đại học đầu tiên được Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng Việt Nam cấp Giấy chứng nhận tiêu chuẩn ISO. Hiện nay ở Việt Nam đã có rất nhiều Thông báo Khoa học và Công nghệ* Số 2-2012 30 trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp và Phổ thông trung học được cấp Giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn ISO. Đây là hướng đi của hầu hết các Trường học muốn khẳng định chất lượng đào tạo và quảng bá thương hiệu của mình. Các tiêu chuẩn của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008 là sự quy tụ kinh nghiệm của quốc tế trong lĩnh vực quản lý và đảm bảo chất lượng. Đây là mô hình quản lý chất lượng theo quá trình, hướng tới các đối tượng khách hàng là người học, phụ huynh và các doanh nghiệp; coi các hoạt động của Nhà trường là một loại hình dịch vụ; đồng thời là một phương tiện, công cụ hiệu quả giúp các nhà quản lý xây dựng và duy trì hệ thống đảm bảo chất lượng. Tại nhiều trường Đại học cùng với việc thực hiện kiểm định chất lượng Nhà trường và chương trình đào tạo đã mang lại nhiều lợi ích thiết thực nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng trong đó đã thực hiện các công khai: về chuẩn đầu ra, đảm bảo chất lượng và tài chính... Theo tôi việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 nhằm nâng cao một bước nữa về trình độ quản lý, là một công cụ quan trọng hỗ trợ cho hoạt động quản trị Nhà trường theo phương pháp hiện đại nhằm nâng cao chất lượng giảng dạy và nghiên cứu khoa học. Đồng thời nâng cao chất lượng công việc của từng cá nhân để đảm bảo chất lượng “sản phẩm” tốt nhất, xây dựng Nhà Trường ngày càng ổn định và phát triển. Hơn thế nữa khi hệ thống quản lý chất lượng của Nhà trường được đánh giá phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 và được cấp dấu thừa nhận quốc tế chẳng hạn như: JAS- ANZ (the Joint Accreditation System of Australia and New Zealand) sẽ góp phần khẳng định chất lượng và quảng bá hơn nữa “thương hiệu” của Nhà trường đã có trong suốt bao nhiêu năm trong hoạt động trong lĩnh vực đào tạo. 3. Xây dựng và thực hiện theo các yêu cầu cần kiểm soát của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 [3] 3.1. Kiểm soát tài liệu và kiểm soát hồ sơ Kiểm soát hệ thống tài liệu nội bộ, tài liệu bên ngoài và dữ liệu của Tổ chức. Trong đó phải lập một thủ tục văn bản để xác định việc cần kiểm soát nhằm: + Phê duyệt tài liệu về sự thỏa đáng trước khi ban hành + Xem xét, cập nhật khi cần và phê duyệt lại tài liệu + Đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng và dễ nhận biết + Đảm bảo các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài được nhận biết và việc phân phối chúng được kiểm soát và ngăn ngừa sử dụng các tài liệu lỗi thời + Kiểm soát cần thiết đối với việc nhận biết, bảo quản, bảo vệ, sử dụng, thời gian lưu trữ và hủy bỏ hồ sơ. 3.2. Trách nhiệm của lãnh đạo đứng đầu Tổ chức - Cam kết của lãnh đạo. Lãnh đạo cao nhất phải cung cấp bằng chứng về sự cam kết của mình đối với việc xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng và cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống đó. - Định hướng bởi khách hàng. Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo rằng các yêu cầu của khách hàng được xác định và đáp ứng nhằm nâng cao thỏa mãn của khách hàng. - Thiết lập chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng cho các phòng ban. Trong đó lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo chính sách chất lượng phù hợp với mục đích của tổ chức, việc cam kết đáp ứng yêu cầu và cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống. - Xác định trách nhiệm quyền hạn cho từng chức danh. Thông báo Khoa học và Công nghệ* Số 2-2012 31 - Thiết lập hệ thống trao đổi thông tin nội bộ. - Tiến hành xem xét của lãnh đạo. Lãnh đạo phải định kỳ xem xét hệ thống quản lý chất lượng, để đảm bảo nó luôn thích hợp, thỏa đáng và có hiệu lực. 3.3. Quản lý nguồn lực - Cung cấp nguồn lực. Tổ chức phải xác định và cung cấp các nguồn lực cần thiết để thực hiện và duy trì hệ thống quản lý chất lượng. - Nguồn nhân lực. Những người thực hiện các công việc ảnh hưởng đến các yêu cầu của sản phẩm phải có năng lực trên cơ sở đào tạo, có kỹ năng, kinh nghiệm thích hợp. - Năng lực, đào tạo và nhận thức. Tổ chức phải xác định năng lực cần thiết của những người làm việc, có thể tiến hành đào tạo hay những hành động khác để đạt được năng lực cần thiết. - Cơ sở hạ tầng. Tổ chức phải xác định, cung cấp và duy trì cơ sở hạ tầng cần thiết để đạt được yêu cầu của sản phẩm. - Môi trường làm việc. 3.4. Tạo sản phẩm - Hoạch định sản phẩm. Tổ chức phải lập kế hoạch và triển khai các quy trình cần thiết đối với việc tạo sản phẩm. - Xác định các yêu cầu liên quan đến khách hàng. Tổ chức phải xác định các yêu cầu, xem xét các yêu cầu có liên quan đến sản phẩm và trao đổi thông tin với khách hàng. - Kiểm soát thiết kế và phát triển. - Kiểm soát mua hàng. - Kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ. - Kiểm soát thiết bị đo lường. 3.5. Đo lường phân tích và cải tiến - Đo lường sự thoả mãn của khách hàng. Tổ chức phải theo dõi các thông tin liên quan đến sự chấp nhận của khách hàng. Coi đó như một thước đo mức độ thực hiện của hệ thống quản lý chất lượng. - Đánh giá nội bộ. Tổ chức phải tiến hành đánh giá nội bộ định kỳ theo kế hoạch. - Theo dõi và đo lường các quá trình. Tổ chức phải áp dụng các biện pháp thích hợp cho việc theo dõi và đo lường các quá trình của hệ thống. - Theo dõi và đo lường sản phẩm. - Kiểm soát sản phẩm không phù hợp - Phân tích dữ liệu. Tổ chức phải xác định, thu thập và phân tích các dữ liệu thích hợp để chứng tỏ sự phù hợp và tính hiệu lực của hệ thống. - Cải tiến. Tổ chức phải luôn cải tiến liên tục, có hành động khắc phục và phòng ngừa. 4. Các bước chính triển khai xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008 [4] 4.1. Giai đoạn chuẩn bị - Xác định mục đích, phạm vi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng. - Lập ban chỉ đạo dự án ISO hoặc phân công nhóm thực hiện dự án. - Bổ nhiệm, phân công đại diện lãnh đạo về chất lượng và thư ký. - Tổ chức đào tạo nhận thức chung về ISO và phương pháp xây dựng hệ thống văn bản. - Đánh giá thực trạng. - Lập kế hoạch thực hiện. 4.2. Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng - Thiết lập các quy trình để chuẩn hóa cách thức thực hiện, kiểm soát các quá trình trong hệ thống - Xây dựng hệ thống văn bản bao gồm: + Chính sách, mục tiêu chất lượng + Sổ tay chất lượng + Các quy trình kèm theo các mẫu, biểu mẫu và hướng dẫn khi cần thiết 4.3. Triển khai áp dụng - Phổ biến, hướng dẫn áp dụng các quy trình, tài liệu; Triển khai, giám sát việc áp dụng tại các đơn vị, bộ phận - Xem xét và cải tiến các quy trình, tài liệu nhằm đảm bảo kiểm soát công việc một cách thuận tiện, hiệu quả Thông báo Khoa học và Công nghệ* Số 2-2012 32 4.4. Kiểm tra, đánh giá nội bộ - Tổ chức đào tạo đánh giá viên nội bộ. - Lập kế hoạch và tiến hành đánh giá nội bộ. - Khắc phục, cải tiến hệ thống sau đánh giá. - Xem xét của lãnh đạo về chất lượng. 4.5. Đăng ký chứng nhận - Lựa chọn tổ chức chứng nhận. - Đánh giá thử trước chứng nhận (nếu có nhu cầu và khi cần thiết). - Chuẩn bị đánh giá chứng nhận. - Đánh giá chứng nhận và khắc phục sau đánh giá. - Tiếp nhận chứng chỉ ISO. 5. Đề xuất một số phương hướng thực hiện xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008 Với quan điểm cá nhân tôi, mục tiêu đầu tiên của việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO là để từng bước cải tiến cách quản lý nhằm chuẩn hoá các quy trình tạo tiền đề để hội nhập với khu vực và thế giới; là công cụ hữu ích với những quy trình chuẩn phục vụ cho công tác đảm bảo chất lượng giáo dục, giúp cho việc thu thập minh chứng trong kiểm định được nhanh chóng, thuận tiện và tiết kiệm thời gian. Đồng thời Nhà trường sẽ ban hành và phổ biến chính sách chất lượng đến từng cán bộ, giảng viên để mọi người thấu hiểu và quán triệt công tác đảm bảo chất lượng. Vì vậy theo tôi, các Trường học có ý định xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008 trước hết là tổ chức tham quan, tham khảo kinh nghiệm của các Trường đã áp dụng thành công và được cấp Giấy chứng nhận để đánh giá lại sự cần thiết của việc áp dụng ISO (Trình bày mục 2), xem xét các lợi ích đạt được và những khó khăn trong quá trình triển khai áp dụng. Chú trọng đáp ứng các yêu cầu cần kiểm soát của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 (Trình bày mục 3), Công việc này có thể thuê các công ty tư vấn. Sau đó mới xem xét quyết định các bước tiếp theo, sau cùng có đăng ký chứng nhận hay không? (Trình bày mục 4). Kết luận: Việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO đã mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho các Trường học đã áp dụng (Điều này đã được các Trường công bố trên các Website của mình). Do vậy để phát triển bền vững trong thời kỳ hội nhập với sự cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường. Một xu thế tất yếu là các Trường phải sớm xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008. Nhưng việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng này không phải dễ dàng, đây là một hệ thống quản lý hết sức mới mẻ nhất là trong lĩnh vực quản lý giáo dục đào tạo. Cụ thể xây dựng hệ thống quản lý chất lượng tức là "viết những gì cần làm"[5], đây là việc làm không dễ dàng chút nào. Song vận hành nó tức là "làm những gì đã viết"[5] và "viết những gì đã làm"[5] lại càng khó hơn. TÀI LIỆU THAM KHẢO [1]. [2]. [3]. TCVN ISO 9001: 2008 (Từ trang 16 đến 38) [4]. [5]. TS. Trần Đức Thung, Bài giảng Quản lý chất lượng sản phẩm, Trường ĐH Giao Thông Vận Tải. 2010.