Xây dựng ứng dụng quản lý bán hàng cho Công ty TNHH C&T

tin của khách hàng. Tuy nhiên để cho ra đời một sản phẩm phần mềm thực sự phù hợp với từng cơ sở thì người thiết kế phải hiểu được thực tế về công ty, doanh nghiệp mà mình thiết kế mô hình cơ sở dữ liệu để quản lý. Các chương trình ứng dụng phải có tính chính xác cao, việc lưu trữ dữ liệu phải thuận tiện cho việc tra cứu và kiểm tra. Phần mềm hoạt động phải đáp ứng tốt các nhu cầu mới phát sinh và cho hiệu quả kinh tế cao , đồng thời phải phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp Trong xu thế hội nhập vào nền kinh tế thế giới, để phát triển nền kinh tế theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa ngành CNTT đã trở thành cầu nối xuyên quốc gia trong mọi hoạt động và tổ chức kinh tế, thương mại. Với việc áp dụng các thành tựu khoa học tiên tiến, hiện đại vào lĩnh vực tin học chứng ta đã dần thay thế các phương pháp thủ công bằng các chương trình phần mềm quản lý trên máy tính, giảm bớt đi thời gian, nhân lực, tăng độ chính xác và bảo mật cao. Những phần mềm quản lý sẽ là công cụ không thể thiếu cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Với những ưu điểm và tính năng vượt trội đó, em đã chọn đề tài “Xây dựng ứng dụng quản lý bán hàng cho công ty TNHH C&T” để thực hiện. Với đề tài này em mong muốn các công ty , doanh nghiệp vừa và nhỏ, các trung tâm, tổ chức kinh tế, xã hội và những nhà quản lý sẽ thấy được tầm quan trọng của CNTT đặc biệt là các phần mềm ứng dụng trong công tác quản lý của mình. Trong suốt quá trình thực hiện đề tài, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo – thạc sỹ LƯU MINH TUẤN đã tận tình chỉ bảo và nhà trường đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Nhưng do thời gian ngắn và kiến thức có phần hạn chế nên quá trình phân tích và thiết kế đề tài không tránh khỏi những thiếu xót ,em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp và chỉ bảo của các thầy cô để em có được kinh nghiệm quý báu phục vụ hiệu cho công việc trong tương lai. Em xin chân thành cảm ơn ! CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI * I.1 PHÁT BIỂU ĐỀ TÀI I.1.1 . Lý do lựa chọn đề tài Hệ thống thông tin được đề cập đến trong đề tài này là hệ thống theo dõi nhập xuất và thu chi hàng ngày tại Công Ty TNHH TIN HỌC C&T. Đối với công việc theo dõi bán hàng và lập các phiếu nhập hàng, phiếu xuất hàng làm thủ công thì rất mất công, rất khó khăn khi muốn thống kê nhanh lượng hàng tồn kho, các báo cáo doanh thu. Thực hiện bằng thủ công có nhược điểm lớn là độ chính xác không cao và thời gian xử lý công việc rất lâu. Để giải quyết các khó khăn của công việc trên một cách nhanh chóng và thuận lợi thì tin học đã cung cấp cho chúng ta các phương pháp và các công cụ để xây dựng các chương trình ứng dụng đó và việc có được một chương trình gần như tự động hoá được các công việc trên cho nhân viên. Điều này có thể giúp cho các cơ sở sử dụng phần mềm có thể đảm bảo được các hoạt động kinh doanh, tăng hiệu quả lao động của nhân viên, giảm đi thời gian trong hoạt động quản lý kinh doanh. I.1.2 . Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài Mục tiêu tạo ra và đưa vào sử dụng có hiệu quả “Ứng Dụng Quản Lý Bán Hàng” trong hoạt động kinh doanh buôn bán của doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phần mềm sẽ hỗ trợ người sử dụng trong hoạt động liên quan đến nghiệp vụ bán hàng như lập hoá đơn , phiếu thu, thiết lập báo cáo kinh doanh, quản lý công nợ và quản lý tồn kho. Đối tượng sử dụng chương trình: Đây là phần mềm giúp quản lý bán hàng và tình hình công nợ của: Doanh nghiệp thương mại có quy mô nhỏ  Các cơ sở kinh doanh làm đại lý bán hàng  Các cơ sở kinh doanh làm Nhà phân phối hàng hóa. Yêu cầu đối với người sử dụng chương trình: Chương trình không đòi hỏi người sử dụng phải biết các khái niệm chuyên sâu của nghiệp vụ Kế toán. Cấu trúc của chương trình : Giao diện chương bằng tiếng Việt: xuất phát từ thực tế hiện nay hầu hết các chương trình trên máy vi tính đều bằng tiếng nước ngoài gây khó khăn cho người sử dụng thông thường, nên chương trình Quản lý bán hàng đã được thiết kế hoàn toàn bằng tiếng Việt, làm cho chương trình rất dễ sử dụng, không đòi hỏi người sử dụng phải mất nhiều thời gian học sử dụng chương trình. Chương trình được thiết kế theo định hướng: các công việc ghi sổ sách, chứng từ và theo dõi, tổng hợp số liệu bằng tay và trí nhớ nay thay bằng máy tính, người sử dụng chỉ cần nhập vào các chi tiết chứng từ phát sinh và yêu cầu thông tin cần nhận, chương trình sẽ tự động cập nhật, tính tóan và đưa ra báo cáo kết quả, không đòi hỏi người sử dụng phải khai báo từng tài khoản hạch toán cho mỗi chứng từ phát sinh. I.1.3 . Ý Nghĩa của đề tài nghiên cứu Với Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, một trong nỗi bận tâm hàng đầu của chủ doanh nghiệp là làm sao quản lý sát sao tình hình kinh doanh với các số liệu về kho hàng (nhập, xuất, tồn kho) và tình hình công nợ của từng khách hàng. Nếu thực hiện việc quản lý trên bằng ghi sổ sách thủ công, sẽ làm mất rất nhiều thời gian và công sức, đôi khi còn bị thất thoát về mặt tài chính. Với xu thế tiến bộ của khoa học & công nghệ hiện nay, những phần mềm máy vi tính có thể giúp chúng ta giải quyết công việc một cách nhẹ nhàng, nhanh chóng và chính xác, tiết kiệm tối đa chi phí quản lý. “Ứng dụng quản lý bán hàng “ cũng nằm trong số đó, chương trình lấy ý tưởng từ việc muốn tự động hoá quy trình bán hàng của doanh nghiệp. Khi thực hiện được điều này thì cơ sở sử dụng sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời gian cùng chi phí phát sinh, thúc đẩy hoạt động kinh doanh và nâng cao thêm hiệu suất công việc. I.2 . KHẢO SÁT VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP I.2.1 . Cơ sở thực tập GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH TIN HỌC C&T Công ty TNHH Tin học C&T thành lập ngày 12 tháng 1 năm 2005 theo quyết định số 0302001070 do sở kế hoạch đầu tư tỉnh Hà Tây cấp, với số vốn điều lệ 2.000.000.000 đồng. Giám đốc : CHU ANH DŨNG Mã số thuế: 0500464401 Trụ sở: 14A Vị Thuỷ - Thanh Mỹ - Tp. Sơn Tây - Hà Tây. Đt: 0433.3839101 Văn phòng giao dịch: 17 Puzơlan - Sơn Lộc – Tp. Sơn Tây - Hà Tây. Đt/Fax: 0433.3834194 (Đối diện cổng trường Học viện Biên Phòng). Số tài khoản: 45110000022560 Tại ngân hàng đầu tư và phát triển Sơn Tây Email: ctsontay@yahoo.com Website:  http:// www.sontaycomputer.com Sơ đồ tổ chức của công ty : Hình I.1 : sơ đồ tổ chức của công ty TNHH C&T I.2.2 Các hoạt động kinh doanh chính của cơ sở thực tập Các lĩnh vực hoạt động chính của Công ty TNHH C&T bao gồm : * Cung cấp máy vi tính nguyên chiếc và các thiết bị máy vi tính, thiết bị mạng. * Cung cấp các dịch vụ lắp đặt và bảo trì hệ thống mạng máy tính. * Cung cấp các phần mềm tin học - giải pháp mạng. * Dạy nghề ngắn hạn: tin học. * Kinh doanh, sửa chữa các thiết bị điện, điện tử, điện lạnh. * Quảng cáo, thiết kế biển hiệu quảng cáo. Qua thời gian hoạt động, Công ty đã tạo được uy tín và sự tin cậy của nhiều khách hàng tại TP. Sơn Tây. Điều này đã giúp cho Công ty ngày càng lớn mạnh hơn trong các lĩnh vực hoạt động. C&T có một đội ngũ nhân viên hùng hậu và có trình độ chuyên môn rất cao, đủ khả năng để có thể đáp ứng mọi yêu cầu dù là khắt khe nhất của quí khách hàng. Không những thế, đội ngũ nhân viên của C&T còn là những người đầy lòng nhiệt tình và có thái độ rất niềm nở trong cung cách phục vụ khách hàng. Mục tiêu trong tương lai Trở thành một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực phát triển công nghệ thông tin tại Thành phố Sơn Tây và xa hơn nữa là chiếm lĩnh ra thị trường bên ngoài. Xây dựng C&T trở thành sự lựa chọn số 1 đối với người tiêu dùng nhờ vào khả năng cung cấp hàng hoá và khả năng chăm sóc khách hàng. Tạo điều kiện cho cán bộ và nhân viên trong Công ty có thu nhập ổn định đáp ứng được nhu cầu của cuộc sống và ngày càng được nâng cao. Định hướng phát triển Đẩy mạnh quảng bá hình ảnh của công ty và sản phẩm đến với người tiêu dùng bằng sự nỗ lực không mệt mỏi của tập thể thể ban lãnh đạo và nhân viên. Tạo ưu thế cạnh tranh bằng các giải pháp tổng thể, cung cấp đa dạng các thiết bị tin học và phần mềm ứng dụng có chất lượng và độ tin cậy cao. Không ngừng học hỏi và đào tạo liên tục về chuyên môn, nghiệp vụ cho tất cả nhân viên để mạng lại cho khách hàng sự tin tưởng, tính chuyên nghiệp, sự chu đáo với các dịch vụ hậu mãi sau bán hàng một cách tốt nhất.Phát huy tối đa những mặt mạnh sẵn có của Công ty về Công nghệ và dịch vụ, nâng cao tính sáng tạo và khả năng phục vụ khách hàng chu đáo của Công ty nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường cũng như của khách hàng. CHƯƠNG II : KHẢO SÁT HỆ THỐNG * II.1 KHẢO SÁT QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ Hiện tại trong quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH C&T có sử dụng một website , nhưng được thiết kế khá đơn giản. Website chỉ mang tính quảng bá hình ảnh của công ty và giới thiệu sản phẩm chứ không có chức năng giao dịch. Do quy mô nhỏ nên công ty sử dụng nhân viên bán hàng và kế toán để thực hiện hầu hết các công đoạn mang tính thủ công ( thực hiện tính toán bằng tay với các hoá đơn bán hàng – phiếu nhập xuất kho, báo cáo tồn kho …) Với số lượng vật tư thiết bị nhiều, chủng loại phong phú , nếu như không quản lý tốt, chặt chẽ thì rất dễ dẫn đến nhầm lẫn khi xuất, nhập vật tư thiết bị. Mỗi lần xuất hay nhập vật tư sẽ có một hoá đơn lưu trữ , như vậy chỉ tính trong một lần báo cáo về tình hình xuất, nhập vật tư thì số lượng hoá đơn sẽ rất nhiều. Nếu kế toán hay người phụ trách giấy tờ sổ sách không cẩn thận thì có thể dẫn đến việc thất thoát hoá đơn, từ đó làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của cửa hàng. Bên cạnh đó khi muốn tìm kiếm một hoá đơn nào đó sẽ mất nhiều thời gian và tổng hợp các hoá đơn thì lại càng khó khăn hơn. Điều này dẫn đến nhiều nhược điểm có thể nhận ra của hệ thống cũ như tốn khá nhiều thời gian trong các quy trình, lãng phí và phát sinh thêm chi phí về lưu trữ tài liệu, khả năng bảo mật hệ thống thông tin không cao, dễ gây mất mát và hư hỏng … Nhận thấy những lợi ích và ưu điểm của việc đưa ứng dụng phần mềm vào quy trình quản lý mua, bán thiết bị máy tính làm giảm bớt khó khăn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Em đã đề xuất xây dựng một ứng dụng quản lý nhằm từng bước tự động hoá các công việc thực hiện bằng tay, giúp tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả làm việc cho bộ phận kinh doanh của công ty. Sơ đồ hoạt động nghiệp vụ bán hàng: Hình II.1 : sơ đồ hoạt động nghiệp vụ bán hàng của công ty TNHH C&T II.2 MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ VÀ MỐT SỐ MẪU BIỂU, HOÁ ĐƠN, BÁO CÁO THỰC HIỆN II.2.1 . Mô tả hoạt động nghiệp vụ Quy trình nhập hàng: Phòng kế hoạch sau quá trình nghiên cứu tìm hiểu thị trường và xác định được danh mục các mặt hàng cần nhập thì tiến hành lập đơn hàng gửi lên ban lãnh đạo công ty để nhập lô hàng mới ( hàng có thể được nhập từ nhiều nhà cung cấp khác nhau ). Nhà cung cấp sẽ đáp ứng nhu cầu nhập hàng của khách hàng bằng việc giao hàng cho cửa hàng theo đơn đặt hang,và có kèm theo hoá đơn thanh toán.Cửa hang nhập thiết bị thông qua biên lai thanh toán tiền và phiếu nhập .Sau đó sẽ ghi vào sổ nhập kho. Hàng sau khi nhập về thì được bộ phận thủ kho kiểm tra hàng xem có phù hợp với đơn hàng không, nếu phù hợp thì kí nhận vào phiếu giao hàng và lập phiếu nhập hàng. Phiếu nhập hàng này đồng thời là hóa đơn thanh toán. Khi trả tiền nhà cung cấp, lập phiếu chi (việc thanh toán có thể bằng tiền mặt hay hình thức chuyển khoản thông qua ngân hàng). Tiếp theo nhân viên kế toán vào sổ quỹ số tiền đã chi cho nhà cung cấp. Quy trình xuất hàng: Khi có khách đến mua hàng, bộ phận kinh doanh đảm nhận việc giới thiệu thông tin hàng và đưa báo giá của công ty cho khách. Sau quá trình xem xét, nếu khách hàng có nhu cầu mua hàng thì bộ phần kinh doanh gửi phiếu yêu cầu mua hàng của khách cho bộ phận thủ kho để lập phiếu xuất hàng và xuất hàng. Phiếu xuất hàng kiêm phiếu bảo hành đồng thời là hóa đơn thanh toán. Khi thu tiền của khách thủ quỹ phải lập phiếu thu. Sau đó nhân viên kế toán vào sổ quỹ số tiền đã thu và vào sổ nợ khách hàng số tiền khách còn nợ lại. Theo định kỳ kế toán phải thực hiện kiểm tra các khoản nợ của khách hàng để viết giấy thông báo nợ và yêu cầu thanh toán. Khi hàng đã được xuất khỏi kho giao cho khách, do một lý do nào đó mà khách đổi lấy hàng khác thì hàng được trả sẽ được nhập lại kho. Nhân viên kho ghi hàng nhập lại kho vào một phiếu theo từng ngày. Quy trình bảo hành sản phẩm : Đặc biệt là công ty có chế độ bảo hành hành cho khách. Hàng chỉ được bảo hành khi có phiếu bảo hành, trong thời gian bảo hành và đủ điều kiện để bảo hành. Khách khi mang hàng đến bảo hành sẽ đến gặp phòng kỹ thuật để được bảo hành. Nếu bảo hành hết hạn hoặc hỏng hóc do cháy chập điện mà khách có yêu cầu sửa chữa thì nhân viên bảo hành lập phiếu sửa chữa và chuyển bộ phận kế toán để lập hóa đơn thanh toán với khách. Khi nhận bảo hành thiết bị của khách thì nhân viên bảo hành phải ghi giấy biên nhận cho khách về tình trạng hiện tại của thiết bị. Thiết lập các báo cáo : Sau mỗi ngày ban lãnh đạo công ty yêu cầu báo cáo chi tiết về tình hình hoạt động nhập xuất hàng, tình hình thu chi của công ty, thì kế toán tổng kết đưa ra các báo cáo: nhập hàng, xuất hàng, hàng tồn kho, thu chi, công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp. II.2.2 . Một số mẫu biểu và hóa đơn Mẫu phiếu xuất kho : Đơn vị : ....................... Bộ phận : ..................... PHIẾU XUẤT KHO Ngày ... tháng ... năm ... Nợ : ... Số : ............................... Có  : ... Họ và tên người nhận hàng : ........................... địa chỉ (bộ phận) ................... Lý do xuất kho : .............................................................................................. Xuất kho tại : .................................................. Địa điểm ................................ TT Tên , nhãn hiệu, phẩm chất vật tư, sản phẩm ,hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 Cộng Tổng số tiền (bằng chữ) : ................................................................................................... Số chứng từ gốc kèm theo : ................................................................................................ Ngày ... tháng ... năm Người lập phiếu Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (ký , họ tên) (ký , họ tên) (ký , họ tên) (ký , họ tên) (ký , họ tên) Hình II.2 : mẫu phiếu xuất kho Mẫu phiếu nhập kho : Đơn vị .... Bộ phận ... PHIẾU NHẬP KHO Ngày ... tháng ... năm ... Nợ : ... Số : ............................... Có  : ... Họ và tên người giao hàng : ........................... ......................... Theo số : .......... ngày .......... tháng ...... năm ......... của ........... Nhập tại kho : ........................................................................... TT Tên , nhãn hiệu, phẩm chất vật tư, sản phẩm ,hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 .......................... .......................... Cộng Tổng số tiền (bằng chữ) : ................................................................................................... Ngày ... tháng ... năm Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (ký , họ tên) (ký , họ tên) (ký , họ tên) (ký , họ tên) (ký , họ tên) Hình II.3 mẫu phiếu nhập kho Mẫu báo giá máy tính : LOGO Công ty Công ty TNHH Tin học C&T *** Trụ sở: 14A Vị Thuỷ - Thanh Mỹ - Tp. Sơn Tây Đt: 0433.3839101 TK: 45110000022560 - NHĐT Sơn Tây BÁO GIÁ MÁY TÍNH Kính gửi : quý khách hàng Công ty Tin học C&T trân trọng gửi đến khách hàng, báo giá chi tiết cho 1 máy tính như sau : MS THIẾT BỊ CHI TIẾT GIÁ (VNĐ) Máy tính CPU Main Ram FDD Monitor CASE Keyboard Mouse CD Rom ………………………………….. …………….................................. ………………………………….. …………………… Tổng …………………… (Bằng chữ ) : ……………………………………………………………………… * Giá trên đã bao gồm thuế VAT Người báo giá Hình II.4 mẫu phiếu báo giá máy tính Mẫu phiếu bảo hành : LOGO Công ty Công ty TNHH Tin học C&T Trụ sở: 14A Vị Thuỷ - Thanh Mỹ - Tp. Sơn Tây Đt: 0433.3839101 Email: ctsontay@yahoo.com Website: http:// www.sontaycomputer.com Sơn Tây , ngày ……. tháng ……. năm …… PHIẾU XUẤT KHO KIÊM BẢO HÀNH Họ tên khách hàng : ………………………………………… Số Phiếu : …………. Địa chỉ : ……………………………………………………………………………… Hình thức thanh toán : ……………………………………………ĐVT…………… STT Thiết bị Đơn giá SL Thành tiền BH 1 2 Tổng tiền : ........................................ VAT : ............................................... Tổng USD : ...................................... Tỷ giá USD : .................................... Thành tiền VNĐ : ............................ Viết bằng chữ : ....................................................................................... Điều kiện bảo hành (Quý khách vui lòng xem kỹ trước khi nhận hàng). * Các trường hợp được bảo hành : ............... ...................................................................... Khách hàng Kế toán Kinh doanh Thủ kho Người giao hàng Hình II.5 mẫu phiếu bàn giao thiết bị kiêm bảo hành II.3 LỰA CHỌN MÔI TRƯỜNG CÀI ĐẶT II.3.1. Lựa chọn ngôn ngữ Do tính chất của cơ sở dữ liệu của bài toán chương trình này sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 trong việc tạo giao diện và chương trình chính, kết hợp với Microsoft Access 2003 tạo cơ sở dữ liệu. Visual Basic là ngôn ngữ lập trình thông dụng trên Windows. Visual Basic 6.0 hỗ trợ quản lý Cơ sở dữ liệu và Internet, đặc biệt là quản lý cơ sở dữ liệu. Visual Basic có nhiều tính năng mới. Các điều khiển mới cho phép ta viết các chương trình ứng dụng kết hợp các giao diện, cách xử lý và tính năng của Office 2003 và trình duyệt Web Internet Explorer. Mặt khác, khi dùng Visual Basic sẽ tiết kiệm thời gian và công sức so với các ngôn ngữ lập trình khác khi xây dựng cùng một ứng dụng. Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan (Visual), nghĩa là khi thiết kế chương trình ta nhìn thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện. Đây là thuận lợi lớn so với các ngôn ngữ lập trình khác, Visual Basic cho phép ta chỉnh sửa đơn giản, nhanh chóng về màu sắc, kích thước và hình dáng của các đối tượng có mặt trong ứng dụng. Bên cạnh đó, Visual Basic còn hỗ trợ tính năng kết nối môi trương dữ liệu Access, SQL,...Việc liên kết dữ liệu có thể thực hiện bằng nhiều cách. Trong đó thiết kế DataEnvironment là một điểm mới trong VB 6.0. Nó dùng để quản lý một cách trực quan việc kết nối một cơ sở dữ liệu. Nghĩa là khi ta có một thiết kế DataEnvironment trong ứng dụng thì ta có thể quản lý tất cả các thông tin gắn liền với kết nối ở một nơi, chứ không phải như những kỹ thuật cổ điển nhúng thông tin kết nối trong CSDL trong chương trình. Chương trình "Quản lý bán hàng" là chương trình quản lý cơ sở dữ liệu (lưu trữ, tra cứu...) tại cơ sở kinh doanh. Do đó việc dùng ngôn ngữ VB 6.0 là thích hợp. II.3.2 Giới thiệu ngôn ngữ lập trình Visual Basic Visual Basic là một ngôn ngữ thảo chương hoàn thiện và hoạt động theo kiểu điều khiển bởi sự kiện ( Event – Driven programming language ) nhưng lại giống ngôn ngữ thảo chương có cấu trúc ( Structured programming language ) Visual Basic đã từng nhanh hơn, mạnh hơn và thậm chí dễ dùng hơn Visual Basic 1.0. Visual Basic 3 bổ sung các cách thức đơn giản để điều khiển các cơ sở dữ liệu mạnh nhất sẵn có. Visual Basic 4 lại bổ sung thêm phần hỗ trợ phát triển 32 bit và bắt đầu tiến trình chuyển Visual Basic thành một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng đầy đủ. Visual Basic 5 đã bổ sung khả năng tạo các tập tin thi hành thực sự, thậm chí có khẳ năng sáng tạo các điều khiển riêng. Và bây giờ, Visual Basic 6.0 bổ sung một số tính năng ngôn ngữ đã được mong đợi từ lâu, tăng cường năng lực Internet, và cả các tính năng cơ sở dữ liệu mạnh hơn. Quả thật, Visual Basic đã trở thành mạnh nhất và trôi chảy nhất chưa từng thấy. Mặt khác, lợi điểm khi dùng Visual Basic chính là ở chỗ tiết kiệm thời gian và công chức so với ngôn ngữ lập trình khác khi xây dựng cùng một ứng dụng. Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan ( Visual ), nghĩa là khi thiết kế một chương trình, ta nhìn thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện. Đây là thuận lợi lớn so với các ngôn ngữ lập trình khác, Visual Basic cho phép ta chỉnh sửa đơn giản, nhanh chóng màu sắc, kích thước, hình dáng của các đốI tượng trong ứng dụng. Một khả năng khác của Visual Basic chính là khả năng kết hợp các thư viện liên kết động DLL ( Dynamic Link Library ). DLL chính là phầm mở rộng cho Visual Basic tức là khi xây dựng một ứng dụng nào đó đã có một số yêu cầu mà Visual Basic chưa đáp ứng đủ, ta viết thêm DLL phụ trợ. Khi viết chương trình bằng Visual Basic, chúng ta phải qua hai bước: Thiết kế giao diện ( Visual Programming ) Viết lệnh ( Cade Programming ) Nó cùng hỗ trợ các cấu trúc: * Cấu trúc IF… THEN …ELSE * Các cấu trúc lặp (Loops). * Cấu trúc rẽ nhánh ( Select Case ) Hàm ( Function ) và chương trình con ( Subroutines ) Visual Basic có sẵn các công cụ như: Các hộp văn bản, các nút lệnh, các nút tuỳ chọn, các hộp kiểm tra, các hộp liệt kê, các thanh cuộn, các hộp thư mục và tập tin… có thể dùng các khung kẻ ô để quản lý dữ liệu theo dạng bảng, liên lạc vớI các ứng dụng Windows khác, truy nhập các cơ sở dữ liệu gọI chung là điều khiển thông qua công nghệ OLE của Microsoft Hệ trợ giúp trực tuyến đầy đủ giúp tham khảo nhanh chóng khi phát triển một ứng dụng. Tuy nhiên việc này trên VB 6.0 đòi hỏi phải có CD ROM. Visual Basic còn hỗ trợ việc lập trình bằng cách hiện tất cả tính chất của đối tượng mỗi khi ta định dùng đến nó. Đây là điểm mạnh của ngôn ngữ lập trình hiện đại. Các bước thiết kế một ứng dụng Visual Basic: Xây dựng các cửa sở mà người dùng sẽ thấy Quyết định những sự kiện mà các điều khiển trên cửa sổ sẽ nhận ra. Thiết kế giao diện Do Visual Basic là ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng nên việc thiết kế giao diện rất đơn giản bằng cách đưa các đối tượng vào Form và tiến hành thay đổi một số thuộc tính của các đốI tượng đó. Form Form là biểu mẫu của mỗi ứng dụng trong Visual Basic. Ta dùng Form (như là một biểu mẫu ) nhằm định vị và sắp xếp các bộ phận trên nó khi thiết kế các phần giao tiếp vớI ngườI dùng. Ta có thể xem Form như là bộ phận mà nó có thể chứa các bộ phận khác. Form chính của chúng tạo nên giao tiếp cho ứng dụng. Form chính là giao diện chính của ứng dụng, các Form khác có thể chứa các hộp thoạI, hiện thị cho nhập dữ liệu và hơn thế nữa. Trong nhiều ứng dụng Visual Basic, kích cỡ và vị trí của biểu mẫu vào lúc hoàn tất thiết kế ( thường mệnh danh là thờI gian thiết kế, hoặc lúc thiết kế ) là kích cỡ và hình dáng mà ngườI ngườI dùng sẽ gặp vào thờI gian thực hiện, hoặc lúc chạy. Điều này có nghĩa là Visual Basic cho phép ta thay đổI kích cỡ và di chuyển vị trí của Form cho đến bất kỳ nơi nào trên màn hình khi chạy một đề án, bằng cách thay đổI các thuộc tính của nó trong cửa sổ thuộc tính đối tượng ( Properties Windows ). Thực tế, một trong những tính năng thiết yếu của Visual Basic đó là khả năng tiến hành các thay đổi để đáp ứng các sự kiện của người dùng. Tools Box ( Hộp công cụ ) Bản thân hộp công cụ này chỉ chứa các biểu tượng biểu thị cho các điều khiển mà ta có thể bổ sung vào biểu mẫu là bảng chứa các đốI tượng được định nghĩa sẵn của Visual Basic. Các đốI tượng này được sử dụng trong Form để tạo thành giao diện cho các chương trình ứng dụng của Visual Basic. Các đốI tượng trong thanh công cụ sau đây là công dụng nhất: Properties Windows (Cửa sổ thuộc tính) Properties Windows là nơi chứa danh sách các thuộc tính của đốI tượng cụ thể. Các thuộc tính này có thể thay đổI được để phù hợp vớI yêu cầu về giao diện của các chương trình ứng dụng. Project Explorer Do các ứng dụng của Visual Basic thường dùng chung mã hoặc Form đã tuỳ biến trước đó, nên Visual Basic tổ chức các ứng dụng thành các Project. MỗI Project có thể có nhiều Form sẽ được lưu trữ chung vớI Form đó trong các tập tin riêng biệt. Mã lập trình chung mà tất cả các Form trong ứng dụng chia sẻ có thể được phân thành các Module khác nhau và cũng được lưu trữ tách biệt, gọI là các Module mã Project Explorer nếu tất cả các biểu mẫu tuỳ biến được và các Module chung, tạo nên ứng dụng của ta. II.3.3 Giới thiệu hệ quản trị CSDL Microsoft Access Access là gì? Access là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu ( CSDL ). Cũng giống như các hệ CSDL khác, Access lưu trữ và tìm kiếm dữ liệu, biểu diễn thông tin và tự động làm nhiều nhiệm vụ khác. Việc sử dụng Access, chúng ta có thể phát triển cho các ứng dụng một cách nhanh chóng. Access cũng là một ứng dụng mạnh trong môi trường Windows. Ngày từ đầu Access cũng là một sản phẩm của CSDL trong Microsoft Windows. Bởi vì cả Window và Access đều xuất phát từ Microsoft nên cả hai sản phẩm này làm việc rất tốt cùng nhau, Access chạy trên nền Windows cũng thể hiện được trong Access. Bạn có thể cắt, dán dữ liệu từ bất cứ ứng dụng nào trong môi trường Windows nào cho Access và ngược lại. Bạn có thể liên kết các đốI tượng nào đó ví dụ như: OLE trong Excel, Paintbrush và Word for Windows vào môi trường Access. Dù sao Access là một hệ quản trị dữ liệu rất tốt trong cơ sở dữ liệu, đồng thời nó có thể giúp chúng ta truy nhập tới tất cả các dạng dữ liệu. Nó có thể làm việc vớI nhiều hơn một mảng (Table) tại cùng một thời điểm để giảm bớt sự rắc rối của dữ liệu và làm cho công việc dễ dàng thực hiện hơn. Chúng có thể liên kết một bảng trong Paradox và một bảng trong dbase, có thể lấy kết quả của việc liên kết đó và kết nốI dữ liệu này vớI những bảng làm việc trong Excel một cách nhanh chóng và dễ dàng. Access cung cấp những công cụ gì? Access cung cấp những thông tin quản lý CSDL quan hệ thực sự, hoàn thiện vớI những định nghĩa khoá (Primary key) và khoá ngoại (Foreign key), các loại luật quan hệ (một - một, một-nhiều), các mức kiểm tra mức toàn vẹn của dữ liệu cũng như định dạng và những định nghĩa mặc định cho môi trường (Filed) trong một bảng. Bằng việc thực hiện sự toàn vẹn dữ liệu ở mức database engine, Access ngăn chặn được sự cập nhật và xoá thông tin không phù hợp. Access cung cấp tất cả các kiểu dữ liệu cần thiết cho trường, bao gồm văn bản (text), kiểu số (number), kiểu tiền tệ (currency), kiểu ngày/tháng (data/time), kiểu meno, kiểu có/không (yes/no) và các đốI tượng OLE.Nó cũng hỗ trợ cho các giá trị rỗng ( Null) khi các giá trị này bị bỏ qua. Việc xử lý quan hệ trong Access đáp ứng được những đòi hỏi với kiến trúc mềm dẻo của nó. Nó có thể sử dụng như một hệ quản lý CSDL độc lập, hoặc theo mô hình Client/ Server. Thông qua ODBC (Open Database Connectivity), chúng ta có thể kết nối với nhiều dạng dữ liệu bên ngoài, ví dụ như: Oracle, Sybase, thậm chí với cả những CSDL trên máy tính lớn như DB/2. Với Access chúng ta cũng có thể phân quyền cho ngườI sử dụng và cho các nhóm trong việc xem và thay đổi rất nhiều các kiểu đốI tượng dữ liệu. Tóm lại: Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu tương tác vớI ngườI sử dụng chạy trên môi trường Windows, nó tăng thêm sức mạnh trong công tác tổ chức, tìm kiếm và tổ chức thông tin. Các quy tắc kiểm tra dữ liệu, giá trị mặc định, khuôn nhập dữ liệu … của Microsoft Access hoàn toàn đáp ứng yêu cầu. Khả năng kết nối và công cụ truy vấn mạnh của nó giúp ta tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng. Nó cho phép ta thiết kế được các biểu mẫu và báo cáo phức tạp đáp ứng các yêu cầu đề ra. Đối với những yêu cầu quản lý dữ liệu ở mức độ chuyên môn cao. II.3.4 Giới thiệu công cụ lập báo cáo Crystal Reports Crystal Reports là một trong những phần mềm hàng đầu để tạo ra các report tương tác, nó được tích hợp rộng rãi vào ứng dụng Windows và Web. Với hơn 4 triệu licenses được bán, nó dẫn đầu trong các cách tạo ra Report cho Windows. Crystal Report đã được sử dụng trong VS từ 1993 nhưng với sự ra mắt của VS. Net 2002 thì phiên bản mới Crystal Reports .NET ra đời và được tích hợp vào VS. Net.Từ VS.Net 2003 trở đi thì Crystal Report đã được tích hợp vào trong VS. Net và là Crystal Report Net tuy nhiên phần tích hợp có 1 số tính năng bị cắt giảm nhưng không ảnh hưởng nhiều lắm đến những nhu cầu bình thường.Một số khái niệm nền tảng về Crystal Report. Report SectionMột Crystal Report thì bao gồm nhiều section khác nhau. Mỗi section là tập hợp các thuộc tính được thể hiện như các hành vi. Ví dụ: page header sẽ xuất hiện ở trên đầu của mỗi trang.Để xem thuộc tính của một section ta chọn Report--> Section Expert. Bạn có thể chọn Suppress nếu ko muốn một section nào đó xuất hiện. Các section chuẩn Report Header : Xuất hiện trên cùng của trang đầu tiên của report và thường được bị ẩn đi. Nó có thể được dùng để chỉ ra điểm bắt đầu của 1 report mới hay dùng để bao bọc.Report Footer : Xuất hiện ở cuối của trang cuối cùng của report, mặc định được hiển thị, có thể dùng để tóm tắt cho report (Số record, ngày...)Page Header : Xuất hiện trên cùng của mỗi trang và dùng để hiển thị column header, tựa của report, và đếm số trang, giữa những item khác.Page Footer : Xuất hiện ở cuối mỗi trang và dùng để hiển thị số trang, ngày in, thời gian ...Group Header : Xuất hiện ở đầu mỗi nhóm và dùng để hiển thị tên nhóm.Group Footer : Xuất hiện ở cuối của 1 nhóm record và dùng để hiển thị tên nhóm, subtotal và tóm tắtDetails Section : Có một cho mỗi record trong report của bạn. Chúng thường được dùng để hiển thị thông tin về column và có thể mở rộng để bao đóng một số section của field để tạo form. Field Objects: Chứa đựng đa số nội dung của report. Từ những field hiển thị reocord, đến text object mô tả mỗi column hay summary field cung cấp tổng số, bất kỳ report nào đều là một tập hợp của Field objectCó 8 kiểu khác nhau của field objects được add vào report.Database FieldsDatabase field có thể được chèn vào từ bất kỳ bảng nào và nó sẽ xuất hiện trong report. Field này chính là nơi mà dữ liệu sẽ hiển thịText ObjectsĐược sử dụng để nhập text như column heading và comments. Khi bạn đã nhập xong thì bạn click vào bất kỳ nơi nào bên ngoài để thoát khỏi edit mode.Special FieldsLà những field được xác định trước với những chức năng xác định. Print Date Ngày tháng mà report được inPrint Time Thời gian mà report được inModification Date : Ngày thán._.