Xây dựng ứng dụng Kế toán quản lý vật tư tại Xí nghiệp Chiến Thắng - Công ty May 19/5 - Bộ Công an (Lập trình Access)

cộng với tình hình nước ta đang phát triển công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước thì mọi doanh nghiệp, công ty thuộc sáu loại hình doanh nghiệp của nước ta hiện nay ứng dụng tin học rất phổ biến trong công tác kế toán quản lý nhằm đưa ra tối ưu lợi nhuận trong kinh doanh, thoả mãn nhu cầu của thị trường và đạt được mục tiêu kinh tế. Trước kia, và ngay cả hiện nay đối với các cơ sở chưa áp dụng máy tính cho kế toán, các nhân viên kế toán phải làm việc rất căng thẳng, mất nhiều thời gian và hiệu quả không cao, không thể nhanh chóng đưa ra được những thông tin cần thiết. Việc áp dụng tin học trong công tác kế toán có thể cho những lời giải nhanh chóng theo những phương án vận dụng các tiêu chuẩn kế toán khác nhau, tạo ra căn cứ để kế toán viên, các nhà quản lý thể hiện sự nhìn xa trông rộng của mình đáp ứng được đòi hỏi về thông tin và yêu cầu quản lý doanh nghiệp theo diễn biến của thị trường. Với sự xuất hiện của nền kinh tế nhiều thành phần, với việc ra đời ngày càng nhiều các công ty cổ phần, các công ty trách nhiệm hữu hạn, các tập đoàn kinh tế, việc hoà nhập của nền kinh tế Việt Nam với nền kinh tế thế giới là điều cần thiết, cùng với nó thì hệ thống kế toán cũng phải có những thay đổi cho phù hợp với nền kinh tế. Bằng những kiến thức được học trong trường trong khoá học 2000-2003 cộng với thời gian đi thực tế tại Xí nghiệp Chiến Thắng_ Công ty May 19/5 Bộ công an. Em đã chọn đề tài "Xây dựng ứng dụng kế toán quản lý vật tư tại Xí nghiệp Chiến Thắng_ Công ty May 19/5 Bộ công an" làm Chuyên đề báo cáo tốt nghiệp. Trong thời gian thực tập vừa qua được sự hướng dẫn trực tiếp, tận tình của giảng viên: Nguyễn Thu Hương_ giảng viên trường cao đẳng Quản trị kinh doanh và cô Đoàn Thi Triều_ kế toán trưởng xí nghiệp Chiến Thắng cùng toàn thể các cô, các chị_ nhân viên kế toán của phòng kế toán đã giúp em hoàn thành được đề tài báo cáo thực tập của mình. Xong vì thời gian có hạn cùng với kiến thức bị hạn chế nên kết quả đề tài này cũng bị hạn chế em rất mong được sự góp ý của các thầy cô giáo. Em xin chân thành cảm ơn. Sinh viên: Đỗ Thị Lương Phần I: Tổng quan về nơi thực tập (Bộ máy tổ chức Xí nghiệp Chiến Thắng_ công ty May 19/5_ Bộ công an) 1/ Quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp Chiến Thắng. 1.1. Giới thiệu về công ty May 19/5 Tên doanh nghiệp: Công ty May 19/5. Tên giao dịch:Germent Company No 19-5. Trụ sở chính: Phường Thanh Xuân Bắc_ Quận Thanh Xuân_Hà Nội. Giám đốc công ty: Ông Đỗ Xuân Vân. Vào cuối những năm 1980 và đầu những năm 1990, khi nền kinh tế chuyển từ cơ chế tập trung bao cấp sang cơ chế thị trường có sự điều tiết của nhà nước, lực lượng công an nhân dân vốn được nhà nước bao cấp hoàn toàn bằng hiện vật cũng được cơ cấu lại theo hướng giảm dần về hiện vật, tăng tỉ lệ tiền tệ hoá để các đơn vị tự mua sắm trang thiết bị. Mặt khác, do yêu cầu về xắp xếp lại tổ chức, công tác giảm biên chế tạo sức ép giải quyết việc làm cho số cán bộ dư dôi trong toàn lực lượng và con em cán bộ chiến sĩ không có việc làm, đòi hỏi trang bị ngày càng chính quy, hiện đại. Bộ công an đã nghiên cứu, đề xuất và được chính phủ chấp nhận cho ra đời một số đơn vị, một số loại hình kinh doanh mang tính đặc thù, trước hết là để đảm bảo các nhu cầu trong công tác nội bộ ngành và nếu năng lực dư thừa thì được tham gia sản xuất kinh doanh phục vụ nền kinh tế đất nước và tự trang trải một phần kinh phí. Công ty may đã ra đời trong hoàn cảnh đó và trải qua các giai đoạn sau: Xí nghiệp Chiến Thắng thuộc công ty May 19/5_ bộ công an, mà tiền thân của nó là Xí nghiệp May 19/5 và xí nghiệp sản xuất trang phục được hình thành năm 1998. Xí nghiệp được hình thành theo quyết định của Bộ trưởng Bộ Nội Vụ (nay là bộ công an) do tổng cục hậu cần hay công an nhân dân trực tiếp quản lý. Nhiệm vụ của Xí nghiệp May 19/5 là sản xuất: Quần áo, chăn màn… còn xí nghiệp sản xuất trang phục có nhiệm vụ sản xuất: giầy da các loại, mũ Kêpi, mũ vải, dây lưng… các sản phẩm được sản xuất từ da. Sau một thời gian dài nghiên cứu, vấn đề đặt ra là phải sắp xếp và tổ chức lại bộ máy hoạt động của công ty trở thành một vấn đề tất yếu cần phải thực hiện. Vấn đề này cũng được thực hiện theo yêu cầu của công tác sắp xếp lại tổ chức, hợp lý hoá các doanh nghiệp nhà nước nói chung và trong nội bộ ngành công an nói riêng. Song song với việc thực hiện nghị định 388/HĐBT của hội đồng bộ trưởng( nay là Chính phủ) Xí nghiệp May 19/5 và xí nghiệp sản xuất trang phục được thành lập lại theo các quyết định số 302/QĐ_BNV, 310/QĐ_BNV và chuyển thành hai doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập. Ngày 26/10/1996, Bộ trưởng bộ nội vụ(nay là bộ công an) đã kí quyết định số 727/QĐ_BNV thành lập công ty May 19/5 trên cơ sở hợp nhất hai xí nghiệp ( Xí nghiệp May 19/5 và xí nghiệp sản xuất trang phục). Từ quyết định công ty có hai Xí nghiệp thành viên mà ngành may mặc của Bộ công an hiện giờ đã có một doanh nghiệp thống nhất, đảm bảo về cả quy mô, về chất lượng sản phẩm. Mà điều quan trọng là công ty đã có vị trí tương đối vững chắc trên thị trường. Tuy nhiên do cơ sở vật chất còn hạn chế nên công ty chưa đáp ứng được toàn bộ nhu cầu trang phục cho toàn ngành. Bộ công an thấy cần thiết phải nâng cấp toàn bộ công ty May 19/5 lên quy mô lớn hơn về mọi mặt. Sau khi được thủ tướng Chính phủ phê duyệt, ngày 23/11/1999 Bộ trưởng Bộ công an đã ký quyết định 736/QĐ/BCA về việc chuyển đổi doanh nghiệp nhà nước sang doanh nghiệp nhà nước hoạt động công ích trên cơ sở giữ nguyên pháp nhân doanh nghiệp nhà nước. Công ty May 19/5 và tổ chức công ty có 4 thành viên: Xí nghiệp I: ( Xí nghiệp Chiến Thắng) tại quận Thanh Xuân_ Hà Nội. Xí nghiệp II: Tại quận Đống Đa_ Hà Nội. Xí nghiệp III: Tại quận Thủ Đức _ TP Hồ Chí Minh. Xí nghiệp IV: Tại TP Đà Nẵng. Như vậy Xí nghiệp Chiến Thắng đã hình thành, phát triển qua bao biến động của thị trường và đang đứng vững, phát triển, khẳng định mình trong những vận mệnh mới. Địa chỉ: Xí nghiệp Chiến Thắng_ Đường Chiến Thắng_ Thanh Xuân Bắc_ Quận Thanh Xuân_ Hà Nội. Điện thoại: 04 8545403 Fax: 048541368 Hiện nay, người chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp là Giám đốc Bùi Thiện Dũng. Và trên cơ sở nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Xí nghiệp đã xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý bộ máy: 1.2. Sơ đồ bộ máy xí nghiệp Chiến Thắng. Giám đốc Xí nghiệp Phó Giám đốc sản xuất Phó giám đốc kinh doanh PX cắt PX I PX II Tổ hoàn thiện P. kế toán P. kế hoạch vật tư P. KCS Kho P. kỹ thuật Ông Bùi Thiện Dũng chịu trách nhiệm trước pháp luật, cơ quan cấp trên và tập thể lao động về mọi hoạt động của Xí nghiệp cũng như toàn bộ tài sản vốn được giao. Giám đốc có quyền quyết định mọi hoạt động của xí nghiệp theo đúng kế hoạch, chính sách nhà nước và nghị quyết đại hội công nhân viên. Phòng tài chính kế toán *> Chức năng: Phòng tài chính kế toán quản lý toàn bộ các hoạt động tài chính kinh tế trong xí nghiệp. Phân phối điều tiết chính trong phạm vi xí nghiệp. Tham mưu cho Giám đốc trong lĩnh vực kinh tế nói chung và hoạt động tài chính kinh tế nói riêng. *> Nhiệm vụ: Ghi chép chính xác, đầy đủ, kịp thời, liên tục, có hệ thống về số liệu tình hình biến động lao động, vật tư, tiền vốn, tình hình thanh toán chi phí sản xuất trong tổng sản phẩm, kết quả lỗ, lãi và các khoản thanh toán với cấp trên theo đúng chế độ kế toán. Đồng thời đảm baỏa thông tin kinh tế của nhà nước và yêu cầu quản lý kinh tế_ tài chính của xí nghiệp. Thu thập, tập hợp số liệu về sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, phục vụ cho việc lập kế hoạch, kiểm tra kế hoạch phục vụ cho việc hoạch toán kinh tế. Kiểm tra chế độ hoạch toán, chế độ quản lý tài chình_kinh tế của nhà nước trong phạm vi xí nghiệp nhằm phát hiện ngăn chặn những hiện tượng tiêu cực xâm phạm tài sản xã hội chủ nghĩa, giám đốc việc sử dụng lao động, vật tư, tiền vốn đảm bảo tiết kiệm và đúng định mức, đạt hiệu quả cao. Phát hiện động viên mọi tiềm năng của xí nghiệp nhằm đưa vào sử dụng có hiệu quả những tiềm năng đó. Cụ thể: Phòng có 4 cán bộ công nhân viên (1 kế toán trưởng và 3 nhân viên). Kế toán trưởng chỉ đạo đôn đốc toàn bộ hoạt động tài chính của xí nghiệp và kiểm tra toàn bộ công việc hoạch toán của nhân viên trong phòng, là tham mưu đắc lực cho giám đốc trong việc sử dụng tiền vốn có hiệu quả trong công tác sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Các nhân viên trong phòng thực hiện các nghiệp vụ của mình và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng. Sơ đồ phòng tài chính kế toán: Nhân viên 1: Với chức năng là Kế toán Thanh toán kiêm thủ quỹ Nhân viên 2: Kế toán công nợ và kế toán tiền lương. Nhân viên 3: kế toán vật tư (Kiêm kế toán tổng hợp). Kế toán trưởng Nhân viên 1 Nhân viên 2 Nhân viên 3 2. Lý do đặt ra và lựa chọn đề tài. 2.1. Lý do đặt ra đề tài. Ngày nay với xu hướng phát triển của thị trường, kéo theo là sự thay thế của công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Từ đó các ngành sản xuất kinh doanh không ngừng phát triển. Với yêu cầu thực tế đặt ra như vậy đòi hỏi sự ứng dụng nhanh tin học vào sản xuất kinh doanh thay thế những tính toán thủ công bằng máy móc hiện đại. *> Đối với sản xuất kinh doanh thì cụ thể là quản lý vật tư là yếu tố quan trọng quyết định tới sự thành công hay thất bại của mỗi doanh nghiệp. Chính vì vậy mà yếu tố này cần phải được quản lý một cách chặt chẽ, cụ thể và chính xác. Do đó việc ứng dụng tin học thay thế quản lý thủ công là rất hợp lý, phù hợp với thị trường hiện nay. *> Đối với tin học (cụ thể là Microsoft Access): Ngày nay các nhà kinh tế, các nhà quản lý đã dần thay thế máy móc thiết bị để quản lý thay cho con người. Với xu hướng phát triển như vậy cùng với các ứng dụng tin học ngày nay rất phát triển, các phần mềm được sử dụng trong quản lý ngày một nhiều: Visual Basic, Visual Foxbro, Excel…Nhưng do kiến thức môn học trình độ tiếp cận phần mềm với Microsoft Access là hơn cả nên em đã chọn Access là phần mềm để thực hiện đề tài của mình. 2.2. Lý do lựa chọn đề tài. Sau khi đi thực tế tìm hiểu về tình hình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp Chiến Thắng_Công ty May 19/5_ Bộ công an em thấy đây là một công ty chuyên sản xuất, tạo ra các sản phẩm là trang phục, phục vụ cho các cán bộ chiến sĩ trong ngành Công an, nên vật tư là yếu tố quan trọng và luôn được đề cập tới để theo dõi và lắm bắt được tình hình sản xuất. Cộng với trình độ (kiến thức) phù hợp với đề tàI nên em đã chọn quản lý vật tư là công việc mình làm và “Xây dựng ứng dụng kế toán quản lý vật tư tại Xí nghiệp Chiến Thắng_Công ty May 19/5_ Bộ công an ” là đề tài của mình và chọn phần mềm Microsoft Access làm công cụ. Phần II: Cơ sở lý luận áp dụng cho phân tích và thiết kế hệ thống 1. Phương pháp luận và công cụ. Các phương pháp luận đưa ra “cách làm” về mặt kĩ thuật để xây dựng phần mềm. Các phương pháp này bao gồm một diện rộng các nhiệm vụ, bao gồm: Lập kế hoạch và ước lượng dự án, phân tích yêu cầu hệ thống và phần mềm, thiết kế cấu trúc dữ liệu, kiến trúc chương trình và thủ tục thuật toán, mã hoá, thử nghiệm và bảo trì. Đề án này dùng phân tích hệ thống có cấu trúc làm phương pháp luận. . Tại sao lại chọn phân tích hệ thống có cấu trúc ? 1.1.1. Nhược điểm của phương pháp truyền thống : Phương pháp truyền thống được chia thành các pha sau đây: Khảo sát, phân tích, thiết kế, xây dựng và cài đặt mỗi pha được chia thành các đơn vị nhỏ hơn và mỗi pha được kết thúc trước khi pha khác bắt đầu, không có công cụ kiểm tra chéo giữa các pha . Hệ thống được hoàn thiện theo kiểu từ dưới lên. Do thiết kế phải rất chính xác mới bắt đầu lập trình nên chưa thể tiến hành chừng nào chưa xác định khảo sát tỉ mỉ những yêu cầu ràng buộc . 1.1.2. Phân tích có cấu trúc : Phân tích có cấu trúc là cách tiếp cận hiện đại tới các giai đoạn phân tích, thiết kế của chu trình phát triển hệ thống. Phương pháp này có đặc điểm sau : Hệ thống được hoàn thiện theo kiểu trên xuống ( top- down ) Quá trình phân tích và thiết kế sử dụng một nhóm công cụ và kỹ thuật , mô hình để ghi nhận , phân tích hệ thống hiện tại cũng như những yêu cầu mới của người sử dụng đồng thời xác định khuôn dạng của hệ thống tương lai, các công cụ đó là : Mô hình thực thể liên kết Mô hình quan hệ Sơ đồ dòng dữ liệu Sơ đồ phân cấp chức năng Từ điển dữ liệu . Ngôn ngữ có cấu trúc . Phân tích có cấu trúc có những khuôn khổ chung chỉ ra những công cụ sẽ được dùng ở từng giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống và quan hệ giữa chúng. Mỗi khuôn khổ gồm một loạt các bước và giai đoạn được hỗ trợ bởi các khuôn mẫu và bảng kiểm tra sẽ áp dụng cách tiếp cận chuẩn hoá cho tiến trình phát triển. Giữa các bước có sự phụ thuộc lẫn nhau. Sản phẩm của bước này là đầu vào của bước sau. Phân tích hệ thống có cấu trúc cũng được chia thành các giai đoạn nhưng có thể tiến hành các giai đoạn gần như song song với nhau. Mỗi giai đoạn có thể cung cấp những sửa đổi, phù hợp cho một hoặc nhiều giai đoạn trước đó . Phân tích hệ thống có cấu trúc được kết hợp với "làm bản mẫu” (prototying ) tiến hoá để cho người dùng và nhà phân tích sớm hình dung được hệ thống mới cũng như tận dụng được ưu điểm của cả hai phương pháp này. *>Ưu điểm của phương pháp này Các công cụ và các mô hình hỗ trợ và kiểm tra chéo nhau làm cho hệ thống đáng tin cậy hơn. ĐIều đó còn có nghĩa là ta có thể dễ dàng đánh giá được các bước của quá trình phát triển thông qua các sản phẩm và do đó kiểm soát được sự phát triển.NgoàI ra phương pháp này còn có tính dễ hiểu, mang tính thống nhất. + Theo phương pháp này sẽ đem lại sự tách bạch chính thức cái nhìn “vật lý” và “lôgic” của hệ thống. + Phân tích hệ thống có cấu trúc ghi nhận vai trò chủ chốt của người sử dụng trong phát triển hệ thống. Trong một số trường hợp đặc biệt, nhà phân tích có thể chọn một trong các mô hình . Vòng đời cổ điển (Mô hình thác đổ) : là nền tảng cho phần lớn các phương pháp phân tích có cấu trúc từ những năm 70. Nó bao gồm một số giai đoạn được tiến hành một cách tuần tự hết giai đoạn này đến giai đoạn khác, bắt đầu ở mức hệ thống và tiến dần xuống phân tích, thiết kế, mã hoá, kiểm thử và bảo trì. Kĩ nghệ hệ thống Phân tích Thiết kế Mã hoá Kiểm thử Bảo trì Hình : Vòng đời cổ điển Vòng đời cổ điển là khuôn cảnh cũ nhất và được sử dụng rộng rãi nhất cho công nghệ phần mềm. Trong thực tế nó đã gặp phải một số khó khăn sau: + Các dự án hiếm khi tuân theo dòng chảy tuần tự mà mô hình đề nghị. Bao giờ việc lặp lại cũng xuất hiện và tạo ra các vấn đề khi áp dụng khuôn cảnh này. + Khách hàng thường khó phát biểu mọi yêu cầu một cách tường minh. Vòng đời cổ điển đòi hỏi điều này và thường khó thích hợp với sự bất trắc tự nhiên tồn tại vào lúc đầu của nhiều dự án. + Khách hàng phải kiên nhẫn. Bản làm việc được của chương trình chỉ có được vào lúc cuối của thời gian dự án. Một sai lầm ngớ ngẩn, nếu đến khi có chương trình làm việc mới phát hiện ra, có thể sẽ là một thảm hoạ. Làm bản mẫu: Làm bản mẫu là một tiến trình làm cho người phát triển có khả năng tạo ra một mô hình cho phần mềm cần phải xây dựng. Mô hình có thể lấy một trong ba dạng: Bản mẫu trên giấy hay mô hình dựa trên máy PC mô tả giao diện người - máy dưới dạng làm cho người dùng hiểu được cách tương tác xuất hiện. Bản mẫu làm việc cài đặt một tập con các chức năng của phần mềm mong muốn hay. Tập hợp các y/c và làm mịn Thiết kế nhanh Xây dựng bản mẫu Đánh giá của KH Làm mịn bản mẫu Sản phẩm Bắt đầu Kết thúc Tập trung vào việc biểu diễn các khía cạnh của phần mềm thấy được đối với người dùng ( đưa vào, đưa ra) Một chương trình đã có thực hiện một phần hay tất cả các chức năng mong muốn nhưng cần cải tiến thêm các tính năng khác tuỳ theo nỗ lực phát triển mới. Hình : Làm bản mẫu Một cách lý tưởng bản mẫu phục vụ như một cơ chế để xác định các yêu cầu phần mềm. Nếu một bản mẫu làm việc được xây dựng thì người phát triển có thể dùng được các đoạn chương trình đã có hay áp dụng các công cụ( Bộ sinh báo cáo, quản lý của sổ ...) để nhanh chóng sinh ra chương trình làm việc. Mô hình xoắn ốc : Do Barry Boehm đề xướng đang trở nên thông dụng và là nền tảng cho phát triển hệ thống lặp tiến hoá, nó bao gồm các tính năng tốt nhất của cả vòng đời cổ điển lẫn bản là mẫu, trong khi đồng thời vẫn bổ xung thêm các yếu tố mới - phân tích rủi ro - cái bị thiếu trong những khuôn cảnh này. Mô hình này được biểu thị theo hình xoắn ốc như hình vẽ, cách tiếp cận này cũng bao gồm các giai đoạn nối tiếp nhau giống như thác đồ . Tuy nhiên quá trình phát triển hệ thống được chia nhỏ thành nhiều bước và được lặp hoàn chỉnh dần cứ mỗi lần lặp hệ thống lại được hoàn chỉnh thêm một bước . Với cách tiếp cận này, ta có thể nhanh chóng cung cấp ứng dụng cho người dùng mà không phải đợi đến cuối giai đoạn phát triển hệ thống như vậy luôn giữ được mối liên hệ với người dùng để đảm bảo hệ thống cuối cùng sẽ đáp ứng chính xác các yêu cầu của họ . Lập kế hoạch: Xác định mục tiêu, giải pháp và ràng buộc. Phân tích rủi ro: Phân tích các phương án và xác định giải quyết rủi ro. Kĩ nghệ: Phát triển sản phẩm “ mức tiếp”. Đánh giá của khách hàng: Khẳng định kết quả của kĩ nghệ. Kế hoạch dựa trên ý kiến của khách hàng Tập hợp y/c ban đầu và kế hoạch dự án Kế hoạch Phân tích rủi ro Phân tích rủi ro dựa trên y/c ban đầu Phân tích rủi ro dựa trên p/ư của khách hàng Quyết định tiếp hay không? Bản mẫu Đánh giá của khách hàng Phân tích rủi ro chỉ ra rằng có sự không chắc chắn trong các yêu cầu thì việc làm bản mẫu có thể được sử dụng trong góc phần tư kĩ nghệ để trợ giúp cả người phát triển và khách hàng. Các mô phỏng cũng có thể được dùng. Mọi mạch đi xung quanh xoắn ốc đều đòi hỏi kĩ nghệ có thể thực hiện bằng cách dùng hoặc tiếp cận vòng đời cổ điển hoặc cách tiếp cận làm bản mẫu. Kỹ thuật thế hệ thứ tư: Thuật ngữ “ kỹ thuật thế hệ thứ tư ”(4GT) bao gồm một phạm vi rộng các công cụ phần mềm có một đặc điểm chung: mỗi công cụ đều cho phép người phát triển phần mềm xác định một số đặc trưng của phần mềm ở mức cao. Rồi công cụ đó tự động sinh ra mã chương chình gốc theo nhu cầu của người phát triển. Hiện tại, môi trường phát triển phần mềm hỗ trợ cho khuôn cảnh 4GT bao gồm một số hay tất cả bốn công cụ sau: Ngôn ngữ phi thủ tục để hỏi CSDL, bộ sinh báo cáo, bộ thao tác dữ liệu, bộ tương tác và xác định màn hình, bộ sinh chương trình, khả năng đồ hoạ ở mức cao, khả năng làm trang tính. Khuôn cảnh 4GT được thể hiện như hình vẽ: Tập hợp yêu cầu Chiến lược thiết kế Cài đặt sử dụng 4GT Kiểm thử Hình : Các kĩ thuật thế hệ thứ tư. Một số trạng thái của cách tiếp cận 4GT như sau. + Với rất ít ngoại lệ, lĩnh vực ứng dụng hiện tại cho 4GT mới chỉ giới hạn vào các ứng dụng hệ thông tin nghiệp vụ, đặc biệt việc phân tích thông tin và làm báo cáo là nhân tố chủ chốt cho các cơ sở dữ liệu lớn. Tuy nhiên các công cụ CASE mới bây giờ hỗ trợ cho việc dùng 4GT để tự động sinh ra “ khung chương trình” cho các ứng dụng kĩ nghệ và thời gian thực. + Dữ liệu sơ bộ được thu thập từ các công ty có dung 4GT dường như chỉ ra rằng thời gian cần cho việc tạo ra phần mềm được giảm đáng kể đối với các ứng dụng vừa và nhỏ và rằng khối lượng thiết kế và phân tích cho các ứng dụng nhỏ cũng được rút bớt. + Tuy nhiên, việc dùng 4GT cho các nỗ lực phát triển phần mềm lớn tập trung nhiều cho phân tích, thiết kế, kiểm thử để đạt tới việc tiết kiệm thời gian hơn là có thể đạt được thông qua việc loại bỏ chương trình. Tóm lại, các kĩ thuật thế hệ thứ tư đã trở thành một phần quan trọng trong việc phát triển phần mềm trong lĩnh vực ứng dụng hệ thông tin và rất có thể sẽ được sử dụng rộng rãi trong các ứng dụng kĩ nghệ và thời gian thực trong nửa cuối những năm 1990. 2. Các giai đoạn của phương pháp phân tích hệ thống có cấu trúc. Gồm 6 giai đoạn: Khảo sát hệ thống Phân tích. Thiết kế Xây dựng. Cài đặt Bảo trì và phát triển. Trong 6 giai đoạn trên ta thấy đối với bất kỳ một chương trình nào thì việc đầu tiên cũng là khảo sát. Công việc này hết sức quan trọng đòi hỏi sự suy xét kĩ lưỡng một cách toàn diện trong việc quyết đinh chính xác cần dùng những kĩ thuật nào, mức độ áp dụng ra sao, để từ đó ta đi tới các giai đoạn tiếp theo mà được trình bày dưới đây. 3. Giai đoạn phân tích và thiết kế. Đây là giai đoạn quan trọng dẫn tới sự thành công nhiều của việc. Chính vì vậy cần phải làm rõ từng phần chi tiết của giai đoạn này. 3.1.Phân tích chức năng nghiệp vụ. Cần phải phân tích chức năng nhiệm vụ khi triển khai một ứng dụng tin học vì: Chức năng nghiệp vụ mô tả đIũu cần thực hiện để nghiệp vụ được thực hiện chứ không phải là nghiệp vụ được thực hiện ở đâu, như thế nào hoặc do ai làm. Quan điểm chức năng này chỉ là một trong nhiều quan điểm xem xét hệ thống trong giai đoạn phân tích nhưng nó là một quan điểm đặc bệt có ích vào lúc tiến trình phát triển. Nó biểu thị cho cách mà người chủ nhìn nhận hệ thống và là thân thiện với người sử dụng nhất trong tất cả các mô hình, chứa đựng một trong những kĩ thuật lập mô hình đơn giản nhất được sử dụng trong bất kì phương pháp luận nạo. 3.1.1. Sơ đồ chức năng nhiệm vụ_BFD (Business Function Diagram) a. Định nghĩa: Sơ đồ chức năng nhiệm vụ_BFD (Business Function Diagram) là việc phân rã có thứ bậc đơn giản các chức năng của hệ thống trong miền khảo cứu. Mỗi chức năng được ghi trong một khung và nếu cần thì sẽ được bẻ ra thành các chức năng con, số mức bẻ ra này phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống. b. Mục đích của biểu đồ chức năng nghiệp vụ Để giúp xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích. Để giúp tăng cường cách tiếp cận logic tới việc phân tích hệ thống. Các chức năng ở đây sẽ được sử dụng trong nhiều biểu đồ sau này như những tiến trình tiềm năng và các tiến trình ngày càng thuần tuý chức năng thì chúng lại càng mềm dẻo sẵn sàng cho giai đoạn thiết kế. Chỉ ra vị trí của miền khảo cứu hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức 3.1.2 Sơ đồ dòng dữ liệu_DFD ( Data Flow Diagram). a. Định nghĩa: Sơ đồ dòng dữ liệu là một công cụ dùng để trợ giúp cho 4 hoạt động chính của nhà phân tích : Phân tích DFD, Thiết kế, liên lạc, tài liệu. b. Mục đích: Sơ đồ dòng dữ liệu nêu ra một mô hình hệ thống có quan điểm cân xứng cho cả dữ liệu lẫn tiến trình. Nó chỉ ra cách thông tin chuyển vận từ một tiến trình hoặc từ chức năng này trong hệ thống sang một tiến trình hoặc một chức năng khác. ĐIũu quan trọng là nó chỉ ra những thông tin nào cần phải có sẵn trước khi thực hiện một hành động hay tiến trình. ĐIũu này nhấn mạnh vào việc định danh các yêu cầu dữ liệu và sắp xếp DFD vào một tiến trình phân tích chứ không phải của tiến trình đIũu tra, và phân biệt rõ rệt với “ lưu đồ khối ” có tính truyền thống hơn, vốn chỉ nêu được các thủ tục dãy của tiến trình. c. Một số khái niệm dùng trong DFD c.1 Tiến trình ( Xử lý hay chức năng): Ký pháp: Tiến trình được thể hiện dưới dạng hình tròn hay hình Ovan, trong đó có ghi tên tiến trình( xử lý) được gọi là nhãn. Nhãn được thể hiện dưới dạng: Động từ + Bổ ngữ . VD: Giám sát kho Cung cấp HH Đây là kí pháp dùng để mô tả chức năng c.2.Dòng dữ liệu. Khái niệm: Dòng dữ liệu là dòng thông tin vào hoặc ra khỏi tiến trình. Nó được chỉ ra trên sơ đồ bằng mũi tên có hướng, mũi tên chỉ ra hướng của dòng thông tin. Mỗi dòng đều phải có tên gắn với nó. Tên được biểu diễn dưới dạng la một cụm danh từ. Nhập vật tư VD: Phiếu giao vật tư Phiếu TT vật tư Nhập vật tư c.3. Kho dữ liệu Kho là nơi dùng để chứa các thông tin cần được dữ lại trong một khoảng thời gian để sau đó một hay một vài chức năng xử lý hoặc tác nhân trong sử dụng. NVT Hoá đơn mua Kí pháp được dùng để biểu diễn cho kho dữ liệu là cặp đường thẳng song song, chứa tên của thông tin cất giữ . Khi kho dữ liệu được thâm nhập thì có các dòng sự kiện để chỉ ra các sự kiện ấy. VD: Kho bao giờ cũng phải có thông tin đi vào và thông tin đi ra. Các kho thì không bao giờ trực tiếp dẫn tới với tác nhân ngoài. c.4.Tác nhân c.4.1.Tác nhân ngoài: là một người, một nhóm hay một tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống nhung có một số hình thức tiếp xúc, trao đổi thông tin với hệ thống. Kí pháp: Nhà cung cấp Tác nhân ngoài biểu diễn dưới dạng là một hình chữ nhật, có tên ghi bên trong và tên được quy định là một danh từ, cụm danh từ. c.4.2. Tác nhân trong: Là một chức năng hay một hệ thống con của hệ thống được mô tả ở trong sơ đồ. Kí pháp: Là một hình hộp chữ thiếu một cạnh chiều rộng và bên trong cũng có tên của tác nhân như tác nhân ngoài. VD: biểu diễn Kế toán d. Phương pháp tạo ra sơ đồ dòng dữ liệu d.1. Dùng sơ đồ chức năng nghiệp vụ Sơ đồ chức năng được sử dụng để nêu ra chức năng và tiến trình trong sơ đồ dòng dữ liệu. Việc phân rã chức năng được được thực hiện tron BFD. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ cũng được dùng để chỉ ra mức độ mà từng tiến trình con phải được xuất hiện trong sơ đồ dòng dữ liệu. Quản lý vật tư Chuẩn bị vật tư Nhập vật tư về công ty Xuất vật tư xuống PXSX Tạo các báo cáo VD: d.2. Sơ đồ ngữ cảnh Khái niệm: Sơ đồ ngữ cảnh là một dạng sơ đồ dùng cho việc khởi đầu tiến trình xây dựng một DFD. Nó bao gồm một vòng tròn quá trình trung tâm( biểu thị cho toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu ), được bao quanh bởi và nối với các tác nhân ngoài của hệ thống. Các mối nối được chỉ ra thông tin được truyền vào và ra khỏi hệ thống. Tác nhân ngoài Tác nhân ngoài Hệ Thống Mục đích: Sơ đồ ngữ cảnh được xây dựng ở giai đoạn đầu của tiến trình phân tích và được dùng để vạch ra biên giới hệ thống cũng như buộc nhà phân tích phải xem xét mọi tham trỏ bên ngoài của hệ thống. 3.2.Phân tích các yêu cầu thông tin nghiệp vụ. 3.2.1.Mô hình dữ liệu kiểu quan hệ. *. Khái niệm: Mô hình dữ liệu (MHDL) kiểu quan hệ của một cơ sở dữ liệu là một bản phác hoạ chỉ ra các thực thể và những mối quan hệ giữa chúng. MHDL giúp ta hiểu được cấu trúc quan hệ và ý nghĩa của dữ liệu chính vì vậy khi bắt tay vào tạo lập một cơ sở dữ liệu thì cần phải tạo lập một MHDL. Có 3 kiểu mô hình dữ liệu: + MHDL kiểu phân cấp. + MHDL kiểu mạng lưới. + MHDL kiểu quan hệ. 3.2.2. Một số khái niệm liên quan đến mô hình dữ liệu kiểu quan hệ. ăTable(Bảng): Mỗi bảng như bảng thống kê, kế toán, bảng niêm yết giá hàng, bảng danh sách vật tư…ghi chép dữ liệu về một nhóm phần tử nào đó được gọi là thực thể ( Enlity). VD: Họ và tên Ngày sinh Quê quán Đỗ Thị Lương 20/10/1982 Tuyên Quang … … … ă Thực thể là một nhóm người, đồ vật, sự kiện, hiện tượng hay khái niệm bất kì với các đặc điểm và tính chất cần được ghi chép lại. Có hai loại thực thể Thực thể cụ thể: Vật tư, máy móc…. Thực thể trìu tượng: tài khoản, khái niệm ă Thuộc tính: Mỗi thực thể đều có những đặc điểm và tính chất gọi là thuộc tính VD: Thực thể hoá đơn được đặc trưng bởi các thông tin: Mã HĐ, ngày HĐ, Tên hàng, số lượng, ĐVT…..Được gọi là thuộc tính. ă Bản ghi ( Record): Trong mỗi bảng( thực thể ) có các dòng, mỗi dòng là một bản ghi. VD: Trong thực thể sinh viên có các bản ghi: SST Họ và tên ngày sinh QQ lớp Khoa …. ……. …….. …. …. …. 50 Đỗ Thị Lương 20/10/1982 Tuyên Quang K33B Tin KT ă Trường: Mỗi cột của một bảng được gọi là một trường. ă Cơ sở dữ liệu( Database): Một cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu về một xí nghiệp được lưu giữ trên máy tính, được người sử dụng, có cách quản lí bằng dữ liệu có cấu trúc. ă Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database management Systems): Là tập hợp có thứ tự các phần mền cho phép mô tả lưu giữ thao tác các dữ liệu trên một CSDL, đảm bảo tính an toàn, bí mật trong môi trường có nhiều người sử dụng. ă Ngân hàng dữ liệu: Tất cả các CSDL cùng thuộc về một cơ quan( hay một bộ phận của cơ quan) được coi là ngân hàng dữ liệu của cơ quan ấy. ă Mối quan hệ của các thực thể. Có 3 kiểu quan hệ giữa hai thực thể: Quan hệ 1-1(một- môt): là kiểu liên kết giữa hai thực thể mà ứng với mỗi thực thể ở kiểu thực thể này chỉ tồn tại một thực thể duy nhất ở thực thể kia. Đặc tả sản phẩm Hàng tồn kho Quan hệ 1-n( một– nhiều): Là kiểu liên kết mà ứng với mỗi thực thể trong kiểu thực thể nàythì tồn tại nhiều thực thể ở kiêủ thực thể kia và ngược lại. SINH VIÊN Mã sv Tên sv . ĐIÊM THI Mã sv Điểm thi Quan hệ n-n( nhiều-nhiều): Là quan hệ mà ứng với mỗi dòng ở quan hệ này tồn tại nhiều dòng ở quan hệ kia và ngược lại. Nhà cung cấp Khoản mục kho 3.2.3.Các bước tạo một mô hình dữ liệu. â Xác định các thuộc tính của thực thể. VD: Hoá đơn: SốHĐ, Ngày, Tên hàng…. Phiếu xuất kho vật tư: Mã VT, Tên vật tư… âLựa chọn các thuộc tính trong mỗi thực thể có trong quản lý dựa vào nguyên tắc lựa chọn: + Tránh trùng lặp + Tránh dư thừa + Tránh dị thường + Đầy đủ thông tin +Tính độc lập + Dữ liệu nguyên tố â Xác định những mối quan hệ giữa các thực thể Bước này giúp ta sau này có thể trích rút, kết hợp dữ liệu từ các bảng khác nhau nhằm đáp ứng một cách nhanh chóng và đầy đủ nhu cầu của người dùng. Trong các giai đoạn trong quá trình xây dựng mô hình dữ liệu thì giai đoạn chuẩn hoá là quan trọng, bước này là tiêu chuẩn để đánh giá một cơ sở dữ liệu Chuẩn hoá dữ liệu là một quá trình biến đổi một kiểu thực thể thành các kiểu thực thể khác nhau sao cho mỗi kiểu thực thể thì dữ liệu đảm bảo: + Không dư thừa +Không mát thông tin +Không dị thường( Nhất quán) Có 3 dạng chuẩn cơ bản: Dạng chuẩn 1 NF Quan hệ chưa ở dạng chuẩn 1NF là quan hệ còn chứa các nhóm lặp lại. Ta đưa về dạng 1NF bằng cách như sau: + bỏ nhóm lặp lại ra khỏi quan hệ, chuyển nhóm đó thành một quan hệ mới + cộng thêm vào khoá của nó khoá của quan hệ ban đầu để tạo ra khoá phức hợp VD: xét quan hệ : R (Số hoá đơn, Ngày bán, Số khách hàng, Tên khách hàng, Số sản phẩm, Tên sản phẩm, Lượng yêu cầu) Nhóm (Số sản phẩm, Tên sản phẩm, Lượng yêu cầu ) là nhóm lặp lại, ta có thể tách R thành R1 và R2 như sau : + R1 (Số hoá đơn, Ngày bán, Số khách hàng, Tên khách hàng, Số sản phẩm) + R2 (Số hoá đơn, Số sản phẩm, Tên sản phẩm, Lương yêu cầu) Dạng chuẩn 2NF Quan hệ đã ở dạng 1NF nhưng chưa ở dạng 2NF là có tồn tại phụ thuộc hàm có nguồn là tập con của khoá. Ta đưa về dạng 2NF bằng cách như sau: + nhóm vào một quan hệ các thuộc tính phụ thuộc hoàn toàn vào khoá và giữ lại khoá của quan hệ đó + nhóm vào một quan hệ khác các thuộc tính phụ thuộc vào một phần của khoá, lấy phần đó làm khoá chính cho quan hệ . VD : trong quan hệ R2 (._.