Xây dựng quản lý bán hàng tại công ty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An

t, các lĩnh vực cuộc sống đã trở nên một nhu cầu cấp bách , tối cần thiết , đặc biệt là các ứng dụng tin học trong lĩnh vực quản lý. Vai trò của thông tin trong đời sống, trong khoa học kỹ thuật, trong sản xuất kinh doanh là rất quan trọng .Thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp cho các nhà quản lý đưa ra được những quyết định đúng đắn mang tính khả thi cao. Để làm được điều đó thì cần phải có sự trợ giúp của công nghệ thông tin và sử dụng hệ thống máy tính để lưu trữ, xử lý thông tin một cách khoa học và nhanh nhạy với khối lượng thông tin phức tạp, đồ sộ để đưa ra những thông tin cần thiết, chính xác theo yêu cầu của quản lý. Ở mọi thời đại, trong một xã hội mỗi công việc đều có những đặc điểm riêng mang tính đặc thù của nó. Bởi vậy mà khi làm bất kỳ một việc gì mà người ta đều xem xét công việc đó thuộc phạm trù nào của xã hội, những nghiên cứu, đào tạo nguồn nhân lực về từng lĩnh vực khác nhau dựa trên khả năng bẩm sinh sẵn có và sở thích đề có điều kiện đi sâu nghiên cứu cũng như thực hiện công việc một cách có hiệu quả, sâu sắc và cũng để tiếp cận với nhiều vấn đề mới trong các lĩnh vực khác nhau. Khả năng chuyên môn nghiệp vụ là một đòi hỏi rất cần thiết cho những người tham gia vào những công việc có liên quan mà không phải bất cứ người nào khi được đào tạo đầy đủ cũng nắm vững công việc chuyên môn: Trước đây khi khoa học công nghệ chưa phát triển người ta cũng đã nghiên cứu, tìm cách tiếp cận dễ dàng hơn với công việc. Ngày nay khi khoa học công nghệ đang phát triển tiên tiến chúng ta càng có điều kiện thuận lợi hơn trong việc xử lý công việc. Xét riêng việc quản lý bán hàng của công ty Cổ phần thiết bị máy tính Thiên An. Khi tin học chưa ra đời thì việc bán hàng và những công việc khác được thực hiện một cách rất khó khăn đòi hỏi phải nắm vững chuyên môn nghiệp vụ , tốn nhân lực thời gian, chi phí cho việc thực hiện. Ngày nay tin học phát triển, nhu cầu tin học hóa những công việc chuyên môn lặp đi lặp lại là yêu cầu cấp thiết. Tin học hóa sẽ mang lại lợi ích to lớn về mọi mặt : nhân công, chi phí tài chính và thậm chí cả trình độ chuyên môn của người thực hiện nó (không đòi hỏi có chuyên môn nghiệp vụ cao) bởi vì nó chỉ là những thao tác trên máy đơn giản. Tin học hóa bắt buộc phải có trong thời đại ngày nay đối với từng công ty, những cửa hàng lớn hay thậm chí chỉ là những cửa hàng vừa và nhỏ . Tuy nhiên đầu tư để xây dựng hệ thống phục vụ công việc tính trong khoảng thời gian ngắn là tốn kém nhưng xét về lâu dài thì lợi ích mang lại là rất to lớn ảnh hưởng đến cả vận mệnh của một công ty. Xét về phía người xây dựng hệ thống thì đây là vấn đề không thể giải quyết một cách trọn vẹn bằng một chương trình cho mọi hình thức, nó phục vụ vào chuyên môn nghiệp vụ, yêu cầu thực tế đặt ra, và vì vậy rất khó nếu không muốn nói là không thể thực hiện được một cách tổng quát vấn đề này. Tùy thuộc vào những yêu cầu đặt ra đối với từng hoàn cảnh ta có cách giải quyết khác nhau tạm thời trong khoảng thời gian nhất định đáp ứng được yêu cầu đề ra của hệ thống. Xuất phát từ nhu cầu thực tế đó cùng với sự hướng dẫn của giáo viên hướng dẫn em đã chọn đề tài có tên là: “Xây dựng Quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An” làm báo cáo thực tập. Với thời gian thực tập còn hạn chế và sự hiểu biết thực tế còn nhiều bỡ ngỡ cộng với vốn kiến thức còn phải học hỏi nhiều lại chưa có kinh nghiệm về phân tích và thiết kế cũng như lập trình, nên chương trình của em không tránh khỏi những thiếu sót. Bởi vậy em kính mong các thầy, cô giáo xem xét , chỉ bảo và đóng góp ý kiến cho báo cáo thực tập của em được hoàn chỉnh để có thể áp dụng được trong thực tế. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Trương Văn Tú và các thầy cô trong khoa đã tận tình giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập để em hoàn thành báo cáo thực tập này. Hà nội, ngày 05 tháng 06 năm 2008 CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ MÁY TÍNH THIÊN AN 1.1 Giới thiệu về công ty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An1.1.1 Giới thiệu chung về sự hình thành và phát triển của công ty. Công ty Cổ phần thiết bị máy tính Thiên An được thành lập ngày 17 tháng 04 năm 2003 theo giấy phép số 3485GP/TLDN của UBND Thành phố Hà Nội. Tên chính giao dịch trong nước “Công ty Cổ phần thiết bị máy tính Thiên An” và tên giao dịch quốc tế “Thien An Company”. Trên con đuờng phát triển, công ty Thiên An đã dần lớn mạnh về tài chính, nhân lực, năng lực quản lý...Khởi đầu với 7 nhân viên từ khi thành lập, cho tới nay Công ty Thiên An đã xây dựng được hệ thống làm việc chuyên nghiệp với trên 30 nhân viên nhiệt tình, có năng lực, có tinh thần trách nhiệm cao đáp ứng được yêu cầu phát triển mạnh mẽ cùng với sự phát triển của Viêt nam trong quá trình hội nhập. Công ty Thiên An có nhiều thuận lợi về cơ cấu tổ chức, tài chính để đáp ứng được các mục tiêu quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mình trong thời gian tới. Với tiêu chí: " Chuyên nghiệp- Chất lượng- Cạnh tranh" công ty Thiên An hy vọng sẽ đem lại lợi ích cho Khách hàng và các đối tác khi tham gia hợp tác cùng với Thiên An. 1.1.2 Công tác quản lý và tổ chức kinh doanh ở Công ty TNHH Thiên An Theo điều lệ quyết định thành lập doanh nghiệp, công ty có chức năng sau: Căn cứ vào giấy phép KD, chức năng hoạt động của công ty được cụ thể hoá như sau: Buôn bán tư liệu tiêu dùng, tư liệu sản xuất trong lĩnh vực tin học. Đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá. Dịch vụ KH kỹ thuật, tư vấn và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực tin học. Sản xuất phần mềm tin học Lắp ráp, sửa chữa, bảo hành máy vi tính 1.1.3 Sơ đồ và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty Bộ máy quản lý của công ty bao gồm nhiều bộ phận, phòng ban có quan hệ chặt chẽ với nhau và được phân thành các cấp quản lý với những chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm thực hiện các mục tiêu của công ty đề ra. Ngoài ra bộ máy quản lý còn giúp ban giám đốc của công ty nắm bắt được tình hình kinh doanh một cách kịp thời tạo điều kiện giúp giám đốc công ty nắm rõ được thực trạng hoạt động kinh doanh của công ty. Ban giám đốc Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Kinh doanh phân phối Kho Kinh doanh bán lẻ Bảo hành Kỹ thuật Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty Nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban như sau: * Giám đốc: là người đại diện cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Quản lý và điều hành mọi hoạt động chung của công ty, ngoài ra giám đốc còn điều hành trực tiếp đối với phòng kinh doanh tiếp thị, phòng nghiên cứu, phòng kế toán. * Phòng kinh doanh: có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch nhập hàng đối với hàng hoá trong nước và hàng hoá nhập khẩu. Tìm kiếm nguồn hàng và khách hàng, thăm dò nghiên cứu thị trường, xác định sự biến động của thị trường về nhu cầu, giá cả, các chính sách thương mại của Nhà nước… Từ đó, có các chính sách và chiến lược trong việc thực hiện tiêu thụ sản phẩm. * Phòng kỹ thuật: Phòng kỹ thuật phân ra làm hai bộ phận chuyên trách bao gồm bộ phận sửa chữa (sửa chữa cây và loa phục vụ cho bán buôn) và bộ phận dịch vụ khách hàng ( lắp đặt, sửa chữa, bảo hành bảo trì phục vụ cho bản lẻ). 1.1.4 Các hoạt động chính của công ty:   1.1.4.1 Kinh doanh Phân phối: Là nhà phân phối chính thức các sản phẩm: microlab và Huntkey...và là đại lý cho một số hãng lớn như: Intel, Gigabyte, Asus, Samsung..., Thiên An đã xây dựng được trên 100 đại lý rộng trải rộng khắp các tỉnh - thành trên lãnh thổ Việt Nam.    1.1.4.2 Kinh doanh Bán lẻ: Cung cấp máy tính thương hiệu Việt nam: phục vụ cho tổ chức-doanh nghiệp Cung cấp máy tính- linh kiện, các thiết bị văn phòng... Cung cấp các giải pháp, dịch vụ kỹ thuật, bảo hành bảo trì,... 1.1.4.3 Kinh doanh Dự án: Tìm hiểu nghiên cứu thị trường, tham gia các dự án trên thị trường trong và ngoài nước, thiết kế và triển khai các dự án, nghiên cứu công nghệ mới đưa vào kinh doanh, đào tạo nâng cao trình độ kỹ thuật cho toàn bộ đội ngũ nhân viên trong công ty.  1.1.5 Mục tiêu đến năm 2010 Trở thành công ty phân phối hàng đầu trên lĩnh vực công nghệ thông tin Phát triển thành công thương hiệu máy tính và đạt chứng chỉ ISO vào năm 2008  Đạt mức tăng trưởng hàng năm trên 30%, phấn đấu năm 2010 đạt doanh số trên 100 tỷ. Thu nhập người lao động tăng bình quân 20%/năm, đến năm 2010 đạt mức bình quân 3 triệu/người/tháng.  1.1.6 Định hướng phát triển  Phát huy hết sức những mặt mạnh vốn có của công ty và công nghệ dịch vụ, đồng thời tổ chức chặt chẽ và chi tiết bộ máy hoạt động, nâng cao khả năng của công ty nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.  Giữ vững và tăng tốc độ phát triển trên mọi lĩnh vực.  Quan hệ, hợp tác với các hãng sản xuất trong và ngoài khu vực nhằm mở rộng hơn nữa những mặt hàng cũng như hợp tác nghiên cứu và phát triển.  Đẩy mạnh xây dựng các văn phòng và đại lý trên toàn quốc, đảm bảo có mặt và phục vụ khách hàng tại hầu hết các tỉnh thành của Việt Nam.   1.2 Khảo sát sơ bộ hiện trạng hệ thống quản lý của công ty. Hiện nay ở công ty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An cũng đã và đang sử dụng phần mềm để quản lý nhưng phần mềm chỉ đơn giản là hỗ trợ kế toán trong việc quản lý và theo dõi công nợ còn với công tác bán hàng thì vẫn đang làm theo cách thủ công, phiếu xuất và phiếu nhập kho được in theo mẫu trình bày sẵn trên file exel rồi sử dụng chúng để ghi đơn hàng cho khách hàng. Sau công tác bán hàng của nhân viên kinh doanh thì thêm vào đó là công việc của thủ kho và kế toán.Thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu xuất hàng từ bộ phận kinh doanh để xuất hàng ra khỏi kho và cuối ngày thì phải nhập từng đơn hàng vào thẻ kho để quản lý số lượng hàng hóa trong kho. Kế toán cũng sẽ lấy số liệu từ những phiếu xuất hàng đó để tổng hợp lại doanh số bán hàng và quản lý số lượng tồn kho cũng như công nợ khách hàng. Công việc tưởng chừng như đơn giản nhưng lại kéo theo cả một dãy những mắt xích những công việc của các bộ phận khác nhau phụ trách nhưng công việc khác nhau và nó làm tốn kém thời gian và sức lao động của con người. 1.3 Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng. 1.3.1. Tên đề tài: Xây dựng phần mềm Quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An. 1.3.2. Mục đích: Xây dụng một phần mềm quản lý bán hàng giúp người quản lý có thể bao quát được tổng thể hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty. Phần mềm đó sẽ hỗ trợ cho một số bộ phận có liên quan. Ví dụ như nhân viên bán hàng sẽ chỉ việc sử dụng phần mềm để đánh đơn hàng theo yêu cầu của khách hàng mà không cần phải sử dụng đến những phương pháp thủ công như trước nữa vì trong phần mềm này đã có sẵn tên các mặt hàng cũng như giá cả và cả những con số được tính toán một cách chính xác. Sau khi hoàn thành xong đơn hàng chỉ cần lưu lại và mọi thông tin sẽ tồn tại trong phần mềm. Qua đó với những form thông tin về tổng hợp doanh số bán hàng, nhập hàng và danh sách các mặt hàng tồn kho, bộ phận kế toán và thủ kho cũng có thể theo dõi và đối chiếu được những số liệu phục vụ cho công việc của mình. Người quản lý muốn theo dõi được doanh số bán hàng trong ngày hay trong tháng thì chỉ việc kích chuột đến phần cần theo dõi là đã có thể có được thông tin mong muốn. 1.3.3. Những mục tiêu của hệ thống mới. Quản lý hàng hoá Quản lý thông tin khách hàng Quản lý nhà cung cấp Quản lý phiếu nhập, phiếu xuất Xử lý các báo cáo hàng tháng 1.3.4. Đặc tả yêu cầu hệ thống mới Hệ thống mới có khả năng thay thế hệ thệ thống hiện tại và giúp bộ phận bán hàng của công ty làm việc hiệu quả hơn trong kinh doanh và giảm được chi phí và thời gian. Có khả năng tự động hiển thị thông tin của tất cả các loại hàng hoá, khả năng hiển thị loại hàng, đơn giá và những chương trình khuyến mãi kèm theo. Khách hàng có thể lựa chọn cách thanh toán như trả bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc công nợ trả sau. Vì vậy hệ thống mới phải cập nhật một cách tự động tất cả những thông tin khách hàng, thông tin hàng, số tiền thanh toán sau khi khách hàng mua hàng. Hệ thống có khả năng xuất báo cáo về tổng doanh thu, danh sách khách mua hàng trong tháng, báo cáo hàng tồn. 1.3.5. Yêu cầu chức năng hệ thống mới 1.3.5.1 Nhập: Thông tin khách hàng Thông tin hàng hoá Thông tin nhà cung cấp Thông tin về công ty Thông tin người quản trị, thông tin người dùng 1.3.5.2 Xuất: Hoá đơn bán hàng Báo cáo hàng nhập Báo cáo hàng xuất Báo cáo hàng tồn Báo cáo tổng thu. Báo cáo danh mục hàng hoá 1.3.5.3 Xử lý: Tự động tính tổng số tiền, các khoản thuế, các phí các dịch vụ … 1.3.5.4 Thi hành: Hệ thống có khả năng hoạt động Độ bảo mật cao, tất cả cơ sở dữ liệu được đặt mật khẩu, mật khẩu trong cơ sở dữ liệu phải được mã hóa. Hệ thống có giao diện thân thiện và dễ sủ dụng không quá phức tạp, giảm bớt các thao tác nhập phím. Hệ thống có thể phân quyền người sủ dụng ( Người quản trị và Nhân viên ). Khách hàng sẽ được phục vụ nhanh hơn. Hóa đơn có thể được tính 1 cách chính xác. Dễ dàng quản lý thông tin khách hàng. Dễ tìm kiếm thông tin khách hàng. 1.4 Những yêu cầu phần cứng cho hệ thống mới 1.4.1 Phần cứng: CPU (chip) 3.06 MHz. 512 MB DDRAM.  HDD 80 GB(500 MB không gian đĩa cứng) Màn hình màu độ phân giải 800x600 pixel hoặc tốt hơn1024x768 pixel Chuột , Bàn Phím. Thiết bị lưu dự phòng. Máy In Lasze 1.4.2 Phần mềm : Hệ điều hành Windows 2000 trở lên . Microsoft Access 2003 Visual Basic 6.0 CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÂN TÍCH VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG 2.1 Giới thiệu chung về hệ thống quản lý Trước tiên muốn thực hiện phân tích một dự án tin học là phải khảo sát hệ thống. Người ta định nghĩa hệ thống phải là một tập hợp các phần tử có các ràng buộc lẫn nhau với môi trường bên ngoài. Hệ thống quản lý là một hệ thống tích hợp giữa người và máy tạo ra các thông tin giúp con người trong sản xuất quản lý và ra quyết định. Do đó, cần xem xét phân tích các yếu tố đặc thù, những nét khái quát cũng như các mục tiêu và nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý được tin học hoá mang lại lợi ích và kết quả tốt. Hệ thống thông tin quản lý nhằm trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức. Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử. Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch. Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường… là các hệ thống thông tin quản lý. 2.2 Những đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý 2.2.1 Phân cấp quản lý. Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức từ trên xuống dưới có chức năng tổng hợp, thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn hệ thống. Hệ thống quản lý được phân tích thành nhiều cấp bậc gồm cấp trung ương, cấp đơn vị trực thuộc, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý từ trên xuống dưới. Thông tin được tổng hợp từ dưới lên và truyền từ trên xuống. 2.2.2 Luồng thông tin vào. Trong hệ thống thông tin quản lý có những thông tin đầu vào khác nhau gồm: Những thông tin đầu vào là cố định và ít thay đổi thông tin này mang tính chất thay đổi lâu dài. Những thông tin mang tính chất thay đổi thường xuyên phải luôn cập nhật Những thông tin mang tính chất thay đổi tổng hợp, được tổng hợp từ các thông tin cấp dưới phải xử lý định kỳ theo thời gian. 2.2.3 Luồng thông tin ra. Thông tin đầu ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể. Bảng biểu và báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng được phục vụ cho nhu cầu quản lý của hệ thống, nó phản ánh trực tiếp mục đích quản lý của hệ thống các bảng biểu báo cáo phải đảm bảo chính xác và kịp thời. 2.2.4 Quy trình quản lý. Trong quy trình quản lý thủ công, các thông tin thường xuyên được đưa vào sổ sách. Từ sổ sách đó các thông tin được kết xuất để nhập các bảng biểu, báo cáo cần thiết.Việc quản lý kiểu thủ công có nhiều công đoạn chồng chéo nhau. Do đó sai sót có thể xảy ra ở nhiều công đoạn do việc dư thừa thông tin. Trong quá trình quản lý do khối lượng công việc lớn nên nhiều khi chỉ chú trọng vào một số khác và đối tượng quan trọng, vì thế có nhiều thông tin không được tổng hợp đầy đủ . 2.3 Mô hình một hệ thống thông tin quản lý 2.3.1 Mô hình luân chuyển dữ liệu. Mô hình luân chuyển trong hệ thống thông tin quản lý có thẻ mô tả qua các modul sau : + Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lưu trữ. + Cập nhật thông tin có tính chất thay đổi thường xuyên. + Lập sổ sách báo cáo. 2.3.2 Cập nhật thông tin động. Modul loại này có chức năng xử lý các thông tin luân chuyển chi tiết và tổng hợp. Lưu ý loại thông tin chi tiết đặc biệt lớn về số lượng cần xử lý thường được cập nhật đòi hỏi tốc độ nhanh và độ tin cậy cao. 2.3.3 Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu. Thông tin loại này cần cập nhật nhưng không thường xuyên yêu cầu chủ yếu của loại thông tin này là phải tổ chức hợp lý để tra cứu các thông tin cần thiết. 2.3.4 Lập sổ sách báo cáo. Để thiết kế phần này cần nắm vững nhu cầu quản lý, nghiên cứu kỹ các bảng biểu mẫu. Thông tin được sử dụng trong việc này thuận lợi là đã được xử lý từ các phần trước nên việc kiểm tra sự đúng đắn của số liệu trong phần này được giảm nhẹ. 2.4 Các nguyên tắc đảm bảo Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh là một việc hết sức khó khăn, chiếm nhiều thời gian và công sức, việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý thường dựa trên một số nguyên tắc cơ bản sau. 2.4.1 Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất. ý nghĩa của nguyên tắc này thể hiện ở chỗ thông tin được tích luỹ và thường xuyên cập nhật. Đó là các thông tin cần thiết phục vụ cho việc giải quyết nhiều bài toán quản lý vì vậy thông tin trùng lặp cần được loại bỏ. Do vậy, người ta tổ chức thành các mảng thông tin cơ bản mà trong đó các trường hợp trùng lặp hoặc không nhất quán về thông tin đã được loại trừ. Chính mảng thông tin cơ bản này sẽ tạo thành mô hình thông tin của đối tượng điều khiển. 2.4.2 Nguyên tắc linh hoạt của thông tin. Thực chất của nguyên tắc này là ngoài các mảng thông tin cơ bản cần phải có công cụ đặc biệt tạo ra các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời dựa trên cơ sở các mảng thông tin cơ bản đã có và chỉ trích từ mảng cơ bản các thông tin cần thiết tạo ra mảng làm việc để sử dụng trực tiếp trong các bài toán cụ thể. Việc tuân theo nguyên tắc thống nhất và linh hoạt đối với cơ sở thông tin sẽ làm giảm nhiều cho nhiệm vụ hoàn thiện và phát triển sau này. 2.4.3 Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra. Nguyên tắc còn được vận dụng cả khi đưa thông tin mới vào hệ thống việc này không những giảm nhẹ công sức cho việc vào số liệu mà còn tăng độ tin cậy thông tin đầu vào. 2.5 Các bước xây dựng hệ thống quản lý Một cách tổng quát việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý tự động hoá thường qua các giai đoạn sau. 2.5.1 Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án. Ở bước này người ta tiến hành tìm hiểu và khảo sát hệ thống, phát hiện nhược điểm còn tồn tại, từ đó đề xuất các giải pháp khắc phục, cần cân nhắc tính khả thi của dự án từ đó định hướng cho các giai đoạn tiếp theo. 2.5.2 Phân tích hệ thống. Tiến hành phân tích một cách chi tiết hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồ khái niệm. Trên cơ sở đó tiến hành xây dựng lược đồ cho hệ thống mới. Phân tích hệ thống thông tin là để hiểu rõ hệ thống cũ, trừu tượng hóa nó, tìm cho được các giải pháp hệ thống thông tin mới đảm bảo yêu cầu thông tin mới cho quản lý. Phân tích hệ thống thông tin bao gồm các hạng mục công việc sau: 2.5.2.1 Lập kế hoạc phân tích Phân tích hệ thống thông tin là một công việc rất quan trọng chiếm tối thiểu 25% thời gian dành cho phát triển một hệ thống thông tin. Đây là giai đoạn phức tạp vì vậy phải lập kế hoạch rất cẩn thận, nhất là các kế hoạch chính yếu: Kế hoạch công việc Kế hoạch thời gian Kế hoạch nhân lực Kế hoạch tài chính Lựa chọn và trang bị công cụ, phương tiện Danh mục các sản phẩm cần thu được 2.5.2.2 Nghiên cứu môi trường hệ thống thông tin hiện có Để tìm hiểu hệ thống thông tin hiện có, cán bộ phát triển hệ thống thông tin phải bắt đầu từ môi trường. Gồm có 2 môi trường cần xem xét: + Môi trường ngoài của tổ chức như: Kinh tế xã hội, Tự nhiên, Pháp lý. Xu thế của ngành. Khách hàng, Nhà cung cấp, Các đối thủ cạnh tranh… + Môi trường bên trong tổ chức: Mục tiêu tổ chức, cơ cấu tổ chức, năng lực tài chính, cách thức quản lý, văn hoá công ty, thiên hướng lãnh đạo, địa bàn,… Nghiên cứu hệ thống thông tin hiện có đòi hỏi phải có chuyên môn cao và tỉ mỉ. Nội dụng tìm hiểu bao gồm: Chức năng chung của hệ thống: Hệ thống làm gì và để làm gì? Phục vụ những mục tiêu nào? Các thông tin đầu vào: Tên, khối lượng, vật mang, chi phí, nguồn, tần suất. Các thông tin đầu ra: Tên, khối lượng, vật mang, chi phí tần suất, đích đến. Xử lý: Phương tiện xử lý, logic xử lý, yêu cầu dữ liệu vào, yêu cầu kết quả ra, thời lượng cho xử lý, cho phí cho xử lý. Kho dữ liệu: Tên dữ liệu lưu trữ, cấu trúc dữ liệu lưu trữ, thời gian lưu trữ, vật mang, các xử lý truy nhập, tần xuất truy nhập, khối lượng dữ liệu. Vấn đề cụ thể: Khó khăn, sai sót hoặc ước muốn cải tiến của người thực hiện chức năng. Tiến hành tổng hợp các kết quả nghiên cứu. Mô hình hoá hệ thống thông tin. Xây dựng hệ thống các phích vấn đề (Vấn đề, nguồn cung cấp, nguyên nhân và cách giải quyết). 2.5.2.3 Tìm nguyên nhân, đặt mục tiêu và đưa ra giải pháp Từ sự hiểu biết sâu sắc và chi tiết về hệ thống thông tin hiện có kết hợp với yêu cầu đặt ra cho hệ thống thông tin mới, đội ngũ phát triển hệ thống thông tin cần phải xác định rõ nguyên nhân chính của vấn đề hay ước muốn chưa đạt được. Xây dựng các mục tiêu cho hệ thống thông tin mới. Mục tiêu phải đo được và mức độ đạt được hợp lý. Sau đó tìm giải pháp cho từng vấn đề và kết hợp lại thành giải pháp cho toàn bộ hệ thống thông tin. 2.5.2.4 Đánh giá lại tính khả thi Đánh giá lại tính khả thi của các giải pháp đề xuất. Khả thi tài chính, thời gian, tổ chức, kỹ thuật và cả đạo đức kinh doanh. 2.5.2.5 Sửa chữa dự án đề xuất ban đầu. Sửa đổi cho phù hợp và chi tiết hoá dự án được phê duyệt trong giai đoạn 1- Xác định yêu cầu. 2.5.2.6 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về giai đoạn phân tích Nhóm phát triển dự án phải chuẩn bị báo cáo về giai đoạn phân tích chi tiết và trình bày nó trước lãnh đạo tổ chức chủ quản hệ thống thông tin. Kết quả sau báo cáo phải là các ý kiến đánh giá, nghiệm thu và giải quyết tiếp tục giai đoạn sau của quy trình phát triển hệ thống thông tin. 2.5.3 Phân tích chức năng 2.5.3.1 Khái quát về phân tích chức năng - Mục đích: Xác định rõ các chức năng của hệ thống từ đó hiễu rõ những chức năng kinh doanh hệ thống thông tin trợ giúp. Phân tích chức năng phải dựa vào kết quả thu thập thông tin qua cán bộ quản lý tổ chức cũng như các chuyên viên của tổ chức. - Mô tả chức năng hệ thống bằng các mô hình: Mỗi chức năng gồm: + Tên chức năng + Mô tả về chức năng + Thông tin đầu vào + Thông tin đầu ra + Sơ đồ liên kết chức năng 2.5.3.2 Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD Mô tả bằng sơ đồ các chức năng của tổ chức. Trừu tượng hoá các yếu tố vật lý như Nơi thực hiện, Thời điểm thực hiện, phương tiện thực hiện. Ký hiệu sơ đồ BFD: + Chức năng: Hình chữ nhật có tên chức năng (Thường là bắt đầu bằng một động từ). + Trình tự thực hiện chức năng: Thể hiện bằng mũi tên có hướng. 2.5.3.3 Phân cấp sơ đồ chức năng kinh doanh BFD Đối với những tổ chức lớn cần phải phân cấp sơ đồ chức năng. Sơ đồ khởi đầu, sau đó phân rã chức năng lớn thành các chức năng chi tiết hơn. Cấp cuối cùng là cấp người đọc có thể hiểu rõ nội dung các việc cụ thể cần phải làm trong chức năng đó. 2.5.3.4 Sơ đồ luồng dữ liệu Sơ đồ luống dữ liệu – công cụ mô tả hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin vô cùng phức tạp được gắn liền vào cả hệ thống quản lý cũng như hệ thống tác nghiệp. Để hiểu rõ chúng, cần phải sử dụng nhiều công cụ biểu diễn bằng mô hình và ngôn ngữ diễn giải bằng lời. Phần trên đã xét công cụ sơ đồ BFD, dưới đây sẽ trình bày công cụ hữu dụng – Sơ đồ luống dữ liệu. Đây là công cụ rất hữu ích trong việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. Sơ đồ luồng dữ liệu là sự biểu diễn bằng sơ đồ với các ký pháp đơn giản, dễ hiểu thể hiện các luồng dữ liệu, các nguồn, các đích, các xử lý và các kho dữ liệu dưới góc độ trừu tượng các yếu tố vật lý của hệ thống thông tin. Ký pháp của DFD: Các ký pháp dùng mô tả DFD rất đơn giản và quy chuẩn trên toàn thế giới. Chúng bao gồm: Đầu mối thông tin: Hình chữ nhật có tên đầu nguồn bên trong. Khách hàng Đích thông tin: Hình chữ nhật có tên đích bên trong Giám đốc Xử lý: Hình tròn hoặc theo có tên xử lý bên trong Lập báo cáo tài chình Báo cáo Kho dữ liệu: Hình 2 cạnh song song có ghi tên dữ liệu bên trong Hồ sơ khách hàng Luồng dữ liệu: Hình mũi tên có ghi tên dữ liệu bên cạnh Hoá đơn bán hàng Phân rã DFD: Hệ thống thông tin phức tạp không thể biểu diễn chỉ bằng một DFD, khi đó cần phải phân rã thành từng cấp. Cấp ngữ cảnh: Là cấp cao nhất, vẽ trên một trang sao cho khái quát được toàn bộ hệ thống, sơ đồ này cho phép lược bỏ các kho dữ liệu. Cấp 1: Được phân rã từ xử lý cấp ngữ cảnh Cấp 2: Được phân rã từ xử lý cấp 1 Các cấp khác cứ tiếp tục như vậy 2.5.4 Thiết kế tổng thể. Nhằm xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới. Phân định rõ phần việc nào sẽ được xử lý bằng máy tính, việc nào xử lý thủ công. Thiết kế hệ thống thông tin là mô tả chi tiết các yếu tố của hệ thống mới với yêu cầu tối thiểu chi phí đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu đã đề ra của hệ thống thông tin mới. Thiết kế hệ thống thông tin bao gồm các công việc thiết kế sau đây: + Thiết kế logic + Thiết kế vật lý ngoài + Thiết kế vật lý trong * Thiết kế logic: là mô tả hệ thống thông tin trừu tượng trả lời rõ câu hỏi hệ thống thông tin làm gì và để làm gì? Thiết kế logic bao gồm thiết kế sau: + Thiết kế cơ sở dữ liệu: Thiết kế các tệp, cấu trúc từng tệp và mối quan hệ giữa các tệp đảm bảo tối ưu lưu giữ và đủ cung cấp yêu cầu thông tin của hệ thống thông tin. + Thiết kế xử lý logic: Chủ yếu là thiết kế các xử lý tra cứu thông tin từ kho dữ liệu, mô tả logic xử lý và xác định danh sách các tệp và trình tự truy nhập các tệp để có được các thông tin đầu ra của hệ thống thông tin. + Thiết kế cập nhật: Thiết kế cập nhật ứng với mỗi sự kiện khởi sinh cập nhật, đảm bảo mỗi dữ liệu được cập nhật và có quy trình cập nhật. * Thiết kế vật lý ngoài: Là thiết kế các yếu tố nhìn thấy được của hệ thống thông tin mới bảo đảm tính tối ưu. Thiết kế vật lý ngoài bao gồm các thiết kế sau: + Thiết kế hệ thống phần cứng: Mạng, máy tính và các thiết bị ngoại vi, sơ đồ lắp đặt chi tiết. + Thiết kế vào: Thiết kế các giao diện cập nhật và phương thức cập nhật, phương thức hệ thống thông tin nhận dữ liệu từ ngoài. + Thiết kế ra: Chủ yếu là thiết kế chi tiết các thông tin đưa ra từ hệ thống thông tin, bao gồm khuôn dạng, thiết bị và vật mang tin ra. + Thiết kế giao diện người - máy: Thiết kế các giao diện để người sử dụng hệ thống thông tin có thể giao tác một cách dễ dàng với hệ thống. * Thiết kế vật lý trong: Là thiết kế các yếu tố bên trong không nhìn thấy được của hệ thống thông tin mới bảo đảm tính tối ưu và hiệu quả. Thiết kế vật lý trong gồm các thiết kế sau: + Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong: Các tệp chỉ dẫn, các tệp trung gian, các trường dữ liệu phục vụ quản lý hệ thống thông tin + Thiết kế phần mềm: Thiết kế các phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng. + Thiết kế sơ đồ liên kết các môdul chương trình và lập trình chương trình. + Thử nghiệm phần mềm và thử nghiệm hệ thống. 2.5.5 Thiết kế chi tiết. + Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thông tin trước khi đưa vào máy tính. + Thiết kế các phương pháp cập nhật và xử lý thông tin cho máy tính. + Thiết kế chương trình, các giao diện người sử dụng, các tệp dữ liệu. + Chạy thử chương trình. + Dịch sang đuôi .exe và đóng gói chương trình. 2.5.5.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin. Thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin là một trong những thiết kế quan trọng nhất của thiết kế hệ thống thông tin. Thiết kế cơ sở dữ liệu có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, nhưng có 4 phương pháp cơ bản thường dùng sau: + Từ yêu cầu thông tin của các nhà quản lý và những người sử dụng. Khi biết các yêu cầu thì sẽ xây dựng được kho dữ liệu đủ đáp ứng các yêu cầu đó. + Phương pháp nguyên mẫu: sử dụng những cơ sở dữ liệu đã có, cải tiến cho phù hợp với hệ thống thông tin đang thiết kế. + Phương pháp suy diễn từ các thông tin đầu ra: Giống như việc phân tích sản phẩm để biết được các nguyên liệu đầu vào để rồi xây dựng kho nguyên vật liệu cho nhà máy. + Phương pháp sử dụng mô hình quan hệ thực thể: Dựa vào chính chức năng và cấu trúc của tổ chức để thiết kế ra sơ đồ cấu trúc dữ liệu phù hợp với hệ thống thông tin mới của tổ chức. * Mã hoá dữ liệu Thiết kế cơ sở dữ liệu nhất thiết phải biết cách mã hóa dữ liệu. Mã hoá được xem là việc xây dựng một tập hợp những mã hiệu- một biểu diễn theo quy ước, thông thường là ngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể. Mã hoá là một công việc của người thiết kế cơ sở dữ liệu. Có thể coi đây là việc thay thế thông tin ở dạng “tự nhiên” thành một dãy ký hiệu thích ứng với mục thiêu của người sử dụng. Lợi ích lớn của việc mã hoá là: Nhận diện nhanh chóng, không nhầm lẫn, tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian xử lý, thực hiện những phép kiểm tra logic hình thức hoặc thể hiện vài đặc tính của đối tượng. Một số phương pháp mã hoá cơ bản: + Phương pháp mã hoá phân cấp: Nguyên tắc tạo lập bộ mã hoá này rất đơn giản. Người ta phân cấp đối tượng từ trên xuống và mã số được xây dựng từ trái qua phải các chữ số được k._.éo dài về phía bên phải để thực hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn. + Phương pháp mã hoá liên tiếp: Mã hoá kiểu này được tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định. Mã kiểu này có ít gây nhầm lẫn và tạo lập dễ dàng, không những gợi nhớ và không cho phép chèn thêm mã vào giữa hai mã cũ. + Phương pháp mã hoá tổng hợp: Khi kết hợp việc mã hoá phân cấp với mã hoá liên tiếp thì ta có phương pháp mã hóa tổng hợp. + Phương pháp mã hoá theo xeri: Phương pháp chính này là sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là xeri. Xeri được coi như một giấy phép theo mã quy định. + Phương pháp mã hoá gợi nhớ: Phương pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng. * Thiết kế cơ sở dữ liệu Thiết kế cơ sở dữ liệu là xây dựng các tệp dữ liệu trong cơ sở dữ liệu sao cho từ các tệp đó tạo ra được tất cả các thông tin đầu ra của yêu cầu. Việc đầu tiên phải biết được yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống thông tin mới. Công việc này đôi khi là rất phức tạp. Không thể chỉ hỏi những người sử dụng xem người ta cần những dữ liệu gì?, thông tin gì? Là được. Vì người sử dụng sẽ không thể trả lời một cách chắc chắn và chính xác những câu hỏi chung chung như vậy hoặc họ sẽ cung cấp một danh sách rất dài những thông tin cơ sở mà trong đó có nhiều cái chỉ mang tính bề ngoài, hời hợt. Những người đã thực thi và nghiên cứu về hệ thống thông tin thống nhất với nhau rằng việc xác định nhu cầu thông tin là một việc rất khó thực hiện và không tồn tại một phương pháp nào thích hợp cho mọi hoàn cảnh. Mức độ khó khăn này phụ thuộc vào quy mô và sự phức tạp của hệ thống thông tin. * Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin ra: Xác định các tệp cơ sở dữ liệu trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế cơ sở dữ liệu. Các bước chi tiết khi thiết kế cơ sở dữ liệu dữ liệu đi từ các thông tin ra: Bước 1: Liệt kê toàn bộ các thông đầu ra. Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra. Bước này có thể chia làm các bước nhỏ hơn sau: + Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra: Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin như số hoá đơn, tên hàng, đơn vị tính,… được gọi là các thuộc tính. Cần liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách. Đánh dấu các thuộc tính lặp – là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu. Chẳng hạn như mục tên hàng trên một hoá đơn bán hàng có thể ghi nhiều tên hàng là một thuộc tính lặp. - Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính được tính toán ra hoặc suy ra từ các thuộc tính khác. Những thuộc tính không phải là thứ sinh thì được gọi là các thuộc tính cơ sở. - Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra. - Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở, xem xét loại bỏ những thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý. + Chuẩn hoá mức 1: Chuẩn hoá bước một nhằm đảm bảo rằng trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con có một ý nghĩa theo quan điểm quản lý, gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc. + Chuẩn hoá mức 2: Chuẩn hoá bước 2 đảm bảo rằng trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới. Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới. Đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách. + Chuẩn hoá mức 3: Chuẩn hoá bước 3 bảo đảm rằng trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc Z phụ hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào 2 danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X. Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới. + Mô tả các tệp: Mỗi danh sách xác định được sau bước chuẩn hoá 3 sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu, cần phải dựa vào thực tế quản lý, kinh nghiệm thực tế để xác định đầy đủ cấu trúc của nó như tên các thuộc tính, loại các thuộc tính, chiều dài của mỗi thuộc tính, miền giá trị cho mỗi thuộc tính. Bước 3: Tích hợp các tệp nói về cùng một thực thể thì cần phải tích hợp lại để tạo ra chỉ một tệp duy nhất cho thực thể đó. Khi thực hiện bước 2 như trên cho tất cả mỗi đầu ra trên thực thể sẽ tạo ra rất nhiều tệp vì một đầu ra thường liên quan rất nhiều thực thể. Những tệp nào cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại nghĩa là tạo thành một tệp chung gồm tất cả các trường chung và riêng của những tệp có liên quan đó. Bước 4: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Xác định mối liên hệ giữa các tệp. Biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều, nếu có quan hệ một - nhiều thì vẽ hai mũi tên về hướng đó. * Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu từ mô hình quan hệ thực thể. Nếu thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu chỉ đơn thuần từ các đầu ra như trên sẽ có thể dẫn tới tình trạng cơ sở dữ liệu chỉ phục vụ những đầu ra đã được xác định. Khi có những yêu cầu mới về thông tin quản lý thì hệ thống thông tin mới có thể không có đủ dữ liệu để tạo những đầu ra mới. Để giải quyết vấn đề này khi cần phải xem xét hệ thống thông tin với khía cạnh là hệ thống phục vụ quản lý do đó xem xét sự hoạt động quản lý của tổ chức mà xác định cơ sở dữ liệu cho nó. Cách thức thiết kế này bao gồm các bước như sau: Bước 1: Xác định tên, các thuộc tính, loại thuộc tính, … của tất cả các thực thể có trong tổ chức. Từ mô tả về cách thức hoạt động của tổ chức xác định tên, các thuộc tính,… được các nhà quản lý nói tới. Đó có thể là thực thể nhân sự như Cán bộ, nhân viên… Cũng có thể là vật thể như Máy móc thiết bị, kho hàng… hoặc là phi vật chất như Hợp đồng, nhận xét… Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các thực thể Tiếp đến xác định mối quan hệ giữa các thực thể. Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác. Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau. Có thế xác định bằng cách đánh dấu các động từ sử dụng trang mô tả hoạt động của tổ chức. Các động từ sẽ kết nối các thực thể với nhau. Bước 3: Xác định mức độ quan hệ giữa các thực thể. Để thiết kế tốt cơ sở dữ liệu nếu chỉ đơn thuần biết được thực thể này quan hệ với thực thể khác thì chưa đủ. Cần phải biết có bao nhiêu lần xuất của thực thể A tương tác với mỗi lần xuất của thực thể B và ngược lại. Bước 4: Xác định chiều của một quan hệ. Chiều của một quan hệ chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào quan hệ đó. Người ta chỉ chia làm 3 loại: Một chiều, hai chiều và nhiều chiều. Quan hệ một chiều là một quan hệ mà một lần của một thực thể được quan hệ với những lần xuất của chính thực thể đó.Quan hệ hai chiều là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết với nhau. Quan hệ nhiều chiều là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia. Bước 5: Vẽ sơ đồ khái niệm mô tả các thực thể và các quan hệ đã xác định được qua các bước trên. - Mỗi thực thể biểu diễn bằng một hình chữ nhật có ghi tên thực thể bên trong và danh sách các thuộc tính của nó ở bên cạnh. - Mỗi quan hệ được biểu diễn bằng một hình thoi có ghi động từ thể hiện quan hệ bên trong và các thuộc tính của nó nếu có. Nối hình thoi này với các hình chữ nhật thực thể thuộc quan hệ đó. - Ghi số mức độ quan hệ sát với đường nối. Bước 6: Chuyển đổi từ sơ đồ quan hệ thực thể thành các tệp cơ sở dữ liệu. Sau khi có được sơ đồ khái niệm dữ liệu mô tả các hoạt động của doanh nghiệp, thì sẽ tiến hành chuyển nó thành tập hợp các tệp và vẽ sơ đồ cấu trúc dữ liệu. 2.5.5.2 Thiết kế vật lý ngoài cho hệ thống thông tin. Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết các yếu tố nhìn thấy được của giải pháp. Đây là công việc rất quan trọng vì nó tác động trực tiếp tới người sử dụng hệ thống cũng như những người sử dụng thông tin của hệ thống. Thiết kế vật lý ngoài bao gồm các khâu: Lập kế hoạch, Thiết kế vào, Thiết kế ra, thiết kế giao diện người máy, thiết kế các thủ tục thủ công và chuẩn bị trình bày báo cáo. Thiết kế vật lý ngoài cần phải được thực hiện kết hợp chặt chẽ với người sử dụng. Kết quả của thiết kế vật lý ngoài là các mẫu nhập liệu, các mẫu báo cáo, mẫu thông tin, các giao diện và quy trình thủ công. Thiết kế vào bao gồm các thiết kế các form nhập liệu và các phượng thức nhập liệu. Thiết kế ra bao gồm thiết kế tất cả các khuôn mẫu thông tin ra, các mẫu báo cáo, phương thức đưa ra và vật mang tin cho các thông tin ra. Thiết kế giao diện người – máy: là thiết kế giao diện cho phép người sử dụng vận hành hệ thống một cách dễ dàng và hiệu quả. Thiết kế giao diện bao gồm việc lựa chọn phương thức giao tác: lệnh, phím đặc biệt, thực đơn, biểu tượng, điền mẫu, hỏi đáp,.. 2.5.5.3 Thiết kế vật lý trong cho hệ thống thông tin. Thiết kế vật lý trong nhằm đảm bảo tính chính xác thông tin, yêu cầu về mặt thời gian cho các hoạt động của hệ thống. Thiết kế vật lý trong bao gồm thiết kế cơ sở dữ liệu trong, lập trình và thử nghiệm hệ thống. Thiết kế cơ sở dữ liệu trong nhằm tăng tốc và hiệu quả xử lý. Đồng thời khâu này kiểm duyệt thêm dư các trường dữ liệu phục vụ cho các hoạt động phục hồi, kiểm soát hệ thống. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong chủ yếu là xem xét thêm các tệp chỉ dẫn, các trường trung gian,… Thiết kế phần mềm: Tạo ra các phần mềm cho hệ thống thông tin sao cho chúng thực hiện tốt nhất các xử lý đã được thiết kế. Các bước thiết kế phần mềm: + Xác định mục tiêu phần mềm + Xây dựng giải thuật + Lựa chọn ngôn ngữ phù hợp + Viết chương trình + Thử nghiệm chương trình + Biên soạn tài liệu phần mềm Tiến hành phân tích một cách chi tiết hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồ khái niệm. Trên cơ sở đó tiến hành xây dựng lược đồ cho hệ thống mới. 2.5.5.4 Phương pháp thiết kế phần mềm * Thiết kế phần mềm theo phương pháp cấu trúc TOP – DOWN: Đây là phương pháp truyền thống, môdul hoá vấn đề. Xác định yêu cầu chức năng khái quát, sau đó phân chia ra các chức năng nhỏ hơn, từng cấp một cho đến mức có thể bắt tay viết chương trình bằng một ngôn ngữ lập trình cụ thể nào đó. Phương pháp này đã được tập đoàn IBM cụ thể hoá thành phương pháp với các mức phân cấp như sau: Cấp 1: Công việc là các xử lý có cùng một sự kiện khởi sinh ngoài. Cấp 2: Tiến trình là các xử lý thuộc cùng một công việc và thuộc cùng một chức năng nghiệp vụ. Cấp 3: Pha là các xử lý thuộc cùng một tiến trình và thuộc cùng một yếu tố tổ chức vật lý như nơi xử lý, thời điểm xử lý, cách thức xử lý,… Cấp 4: Modul xử lý là các xử lý thuộc cùng một pha xử lý nhưng được nhóm vào chức năng xử lý cập nhật hoặc chức năng tra cứu hoặc chức năng thao tác với dữ liệu. Cấp 5: Modul lập trình là xử lý thuộc cùng một modul xử lý có cùng một yếu tố kỹ thuật như sử dụng với một ngôn ngữ phát triển cụ thể, với một loại phần cứng cụ thể, đủ nhỏ để dùng trong nhiều modul xử khác,… Sau khi phân rã xong thiết kế viên cần phải vẽ sơ đồ liên kết modul xử lý để xem toàn cảnh cũng như vai trò, vị trí của mỗi chức năng trong toàn bộ hệ thống phần mềm. * Thiết kế phần mềm theo phương pháp cấu trúc BOTOM – UP: Trong thực tế nhiều khi thiết kế phần mềm đi theo con đường ngược lại từ dưới lên trên, tức là thiết kế các phần mềm nhỏ cho các chức năng xử lý nhỏ rồi tích hợp dần thành hệ thống bao quát toàn bộ các hoạt động của tổ chức. Phương pháp này phù hợp với những công ty lớn, đã tin học hoá từng phần mà lại không có kinh phí đủ để phát triển một lần. 2.5.5.5 Thử nghiệm phần mềm Thử nghiệm phần mềm nhằm bảo đảm cho chương trình được viết thực hiện đúng những mục tiêu đặt ra. Việc thử nghiệm chương trình phải được tiến hành thận trọng, có quy trình và phương pháp. Sai sót trong phần mềm cũng có thể làm cho tổ chức phá sản. Nội dung cần thử nghiệm: + Tính chính xác của kết quả + Đảm bảo yêu cầu về mặt thời gian + Thực hiện tốt với khối lượng dữ liệu ở mức độ tối đa theo thiết kế + Đảm bảo phục hồi sau khi có sự cố + Dễ dàng sử dụng + Có đầy đủ tài liệu liên quan tới phần mềm. 2.5.6 Cài đặt chương trình. Chương trình sau khi đóng gói sẽ được đưa vào cài đặt và sử dụng. Cài đặt hệ thống thông tin là đưa hệ thống thông tin mới vào hoạt động thay thế cho hệ thống thông tin cũ. Đây là công việc rất khó thực hiện về mặt tổ chức vì nó động chạm tới vấn đề con người trong tổ chức. Cần phải có giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn chuyển đổi và giai đoạn tía ổn định hoạt động của tổ chức. * Các phương pháp cài đặt hệ thống Có bốn kiểu cài đặt cơ bản: Trực tiếp, song song, cục bộ từng bộ phận và phân giai đoạn. Việc lựa chọn phương pháp cài đặt tuỳ thuộc vào quy mô và độ phức tạp của những thay đổi liên quan tới hệ thống mới. + Cài đặt trực tiếp: Theo phương pháp này, người ta dừng hoạt động của hệ thống cũ và đưa ngay hệ thống mới vào sử dụng. Với phương pháp này bất cứ lỗi nào do hệ thống mới gây ra đều ảnh hưởng trực tiếp tới những người sử dụng. Nói cách khác nếu hệ thống mới trục trặc sẽ cần thời gian đáng kể có thể phục hồi lại hệ thống cũ hoạt động trở lại và cập nhật lại các giao dịch nghiệp vụ, nhằm đảm bảo tính cập nhật của cơ sở dữ liệu. Phương pháp này tương đối mạo hiểm và đòi hỏi cài đặt đồng bộ toàn bộ hệ thống. Đối với những hệ thống lớn, cần một thời gian tương đối dài để có thể cài đặt xong hệ thống mới. Nhưng phương pháp này cũng có những ưu thế của nó: ít tốn kém. Trong một số trường hợp, phương pháp cài đặt trực tiếp lại là lựa chọn duy nhất, vì lý do không chấp nhận sự tồn tại song song cả hai hệ thống mới và cũ. + Cài đặt song song: Với phương pháp cài đặt song song, cả hai hệ thống mới và cũ đều cùng hoạt động, cho tới khi có thể quyết định dừng hệ thống cũ lại, tức là khi người sử dụng và bộ phận quản lý nhận thấy hệ thống mới đã đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ. Kết quả của hai hệ thống được so sánh với nhau nhằm giúp để xác định xem hệ thống mới có hoạt động tốt như hệ thống cũ hay không. Lỗi của hệ thống mới nếu có sẽ không ảnh hưởng tới tổ chức, vì chúng sẽ được khoanh vùng và hoạt động nghiệp vụ sẽ được hỗ trợ bởi hệ thống cũ. Nhưng phương pháp này sẽ tốn kém vì phải duy trì một lúc các nguồn lực cho hai hệ thống mới và cũ. Ngoài ra nó cũng gây ra sự phân tán đối với người sử dụng vì cùng một lúc phải sử dụng cả hai hệ thống. Mặt khác, theo phương pháp này thì cần một thời gian đáng kể để có thể cài đặt hệ thống được hoàn chỉnh. + Cài đặt thí điểm cục bộ: Đây là phương pháp dung hoà giữa cài đặt trực tiếp và cài đặt song song. Cài đặt cục bộ chỉ thực hiện chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới cục bộ tại một hoặc một vài bộ phận. Phương pháp chuyển đổi tại bộ phận thí điểm lại có thể là một trong các phương pháp cài đặt quen biết: trực tiếp, song song hay theo giai đoạn. Lợi thế của cài đặt thí điểm cục bộ là hạn chế tối đa chi phí và các sự cố khác vì chỉ giới hạn ảnh hưởng trong một hoặc một vài bộ phận mà thôi, thêm vào đó là bộ phận quản lý hệ thống thông tin có thể ưu tiên tập trung nỗ lực của mình vì sự thành công tại bộ phận chuyển đổi thử nghiệm. Khi bộ phận quản lý nhận thấy quá trình chuyển đổi đã thành công ở một bộ phận có thể tiến hành triển khai cho phần còn lại của tổ chức. Các vấn đề vấp phải trong khi chuyển đổi cục bộ sẽ được giải quyết trước khi triển khai đối với các bộ phận khác. Phương pháp cài đặt thí điểm cục bộ tỏ ra đơn giản đối với người sử dụng vì họ chỉ làm việc với một hệ thống, nhưng vẫn là gánh nặng đối với bộ phận quản lý hệ thống thông tin khi phải quản trị hai hệ thống một lúc. Cũng cần lưu ý rằng, nếu các bộ phận khác nhau có nhu cầu chia sẻ dữ liệu thì cần thiết phải viết thêm những chương trình để đảm bảo tính đồng bộ giữa hệ thống cũ và hệ thống mới khi áp dụng cài đặt cục bộ. + Chuyển đổi theo giai đoạn: Đây là phương pháp chuyển đổi từ hệ thống thông tin cũ sang hệ thống thông tin mới một cách dần dần, bắt đầu bằng một hay một vài mô đun và sau đó là mở rộng dần việc chuyển đổi sang toàn bộ hệ thống mới. Những phần khác nhau của các hệ thống cũ và mới được sử dụng phối hợp với nhau cho tới khi toàn bộ hệ thống mới được cài đặt xong. Cũng giống như phương pháp thí điểm cục bộ, chuyển đổi theo giai đoạn cũng nhằm hạn chế thấp nhất rủi ro có thể xảy ra, vì nếu có thì chúng cũng phân tán đều theo thời gian và không gian. Mặt khác phương pháp này cho phép tận dụng một số lợi thế của hệ thống mới, trước khi hệ thống được cài đặt hoàn chỉnh. Cũng trong phương pháp này, hệ thống mới và hệ thống cần thay thế phải có khả năng cùng tồn tại chia sẻ dữ liệu nên cần phải viết những chương trình cầu nối giữa các cơ sở dữ liệu và các chương trình của hệ thống cũ và hệ thống mới. Đôi khi phương pháp này không thực thi được nếu hệ thống cũ và mới không tương thích đến mức độ một số phần của hệ thống cũ không thể thay thế dần được. Phương pháp chuyển đổi theo giai đoạn sẽ đưa đến hàng loạt các phiên bản khác nhau của hệ thống và vấn đề là cần kiểm soát tốt các phiên bản đó, quá trình chuyển đổi được lặp lại ở từng giai đoạn và cần một thời gian chuyển đổi tương đối dài. * Nội dung cài đặt hệ thống thông tin bao gồm: + Lập kế hoạch: Cần phải xây dựng kế hoạch chuyển đổi một cách chi tiết vì nó phải kết hợp với những hoạt động đang tiến hành của tổ chức. + Chuyển đổi kỹ thuật: Phần cứng, phần mềm, dữ liệu. + Chuyển đổi về mặt tổ chức: đào tạo, sửa đổi quy chế. 2.6 Giới thiệu về công nghệ phần mềm Mỗi dự án phần mềm không phụ thuộc vào quy mô, do phức tạp hoặc lĩnh vực ứng dụng đều có thể chia thành 3 giai đoạn được biểu diễn trong hình vẽ sau đây. Xác định Giai đoạn 1 Phân tích yêu cầu Lập kế hoạch Phát triển Giai đoạn 2 Thiết kế Lập trình Kiểm thủ Bảo trì Giai đoạn 3 Bảo trì sửa đổi Bảo trì thích nghi Bảo trì hoàn thiện Giai đoạn 1: Trả lời cho câu hỏi cái gì? về bản chất chính là xác định 1 cách cụ thể và chính xác bài toán đặt ra. Người ta thường gọi một cách vắn tắt là xác định P trên cơ sở xác định chính xác p người ta đưa ra giải pháp phần mềm S (Salution). Vì thế việc định danh bài toán đầu tư tức là xác định P càng chính xác bao nhiêu thì việc xác định các giải pháp P càng hiệu quả bấy nhiêu Giai đoạn 2: Trả lời cho câu hỏi thể nào? Về bản chất đây chính là công đoạn xây dựng và thiết kế PM. Giai đoạn 3: Trả lời cho câu hỏi thay đổi ra sao? Mà nội dung chủ yếu của nó liên quan đến sản phẩm sau khi đã thương mại hoá trên thị trường. 2.6.1 Vòng đời phát triển của phần mềm Trong công nghệ phần mềm người ta đưa ra khái niệm vòng đời phát triển của phần mềm nhằm mục đích phân đoạn toàn bộ quá trình từ khi ra đời đến khi phát triển 1 phần mềm để có những biện pháp thích ứng vào từng giai đoạn với mục đích phần mềm ngày càng phát triển. C.Nghệ H.Thống Phân tích Thiết kế Mã hóa Kiểm thử Bảo trì Người ta thường dùng 1 mô hình gọi mô hình thác nước để biểu diễn vòng đời phát triển của phần mềm và được biểu diễn trong hình vẽ sau đây: Ý nghĩa của mô hình này: là các bậc ở phía bên trên sẽ tác động bao trùm đến tất cả các thứ bậc ở phía dưới và càng ở những thứ bậc cuối thác nước ngày càng phải chịu những thứ bậc ở bên trên. Chúng ta lần lượt xem xét những nội dung chính của các công đoạn. - Công nghệ hệ thống: Đây là phương pháp luận tổng quát phân tích và sản xuất 1 phần mềm với yêu cầu và đánh giá một cách toàn diện tất cả các tác động và ảnh hưởng của phần mềm và công nghệ hệ thống hiện diện ở mọi công đoạn tiếp sau. - Phân tích: Mục đích của công đoạn phân tích là xác định rõ mục tiêu của phần mềm những ràng buộc về thiết kế và công nghệ và định rõ miền áp dụng của phần mềm. - Thiết kế: Đây là công đoạn có vai trò đặc biệt quan trong công nghệ phần mềm vì mục đích của nó là đưa ra một hồ sơ thiết kế phần mềm hoàn chỉnh làm cơ sở để lập trình. - Mã hóa: Khái niệm mã hóa trong công nghệ phần mềm khác với khái niệm mã hóa thông thường. Mã hóa trong công nghệ phần mềm được hiểu là quá trình dịch từ bản vẽ thiết kế thành ngôn ngữ lập trình cụ thể. Cũng như trong xây dựng quy trình thiết kế tương ứng với quá trình thiết kế 1 công trình xây dựng còn lập trình chính là quá trình thi công. – Kiểm thử: Đây là công đoạn tiến hàng kiểm tra toàn bộ phần mềm (test) trong đó tiến hành kiểm tra hệ thống, kiểm tra các thủ tục của phần mềm. – Bảo trì: Đây là công đoạn thực hiện sau khi phần mềm đã được đưa vào sử dụng và được tiến hành theo 3 hình thức: - Bảo trì sửa đổi. - Bảo trì thích nghi - Bảo trì hoàn thiện 2.6.2 Các qui trình trong công nghệ phần mềm Các qui trình trong công nghệ phần mềm có mối liên quan mật thiết với nhau và đều theo một nguyên tắc công đoạn đứng sau sẽ tiếp nhận sản phẩm của công đoạn đứng ngay trước nó như các dữ liệu đầu vào. Vì vậy chất lượng phần mềm phụ thuộc đồng thời vào tất cả các công đoạn chứ không chỉ phụ thuộc vào công đoạn trực tiếp mà nó đang thực hiện. Qui trình 1: Xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm. Để đảm bảo tính thống nhất cho các qui trình chúng ta xem xét tài liệu thiết kế của FPT tương đối bao quát đối với các công ty phần mềm hiện nay. Mỗi qui trình đều được đưa ra dưới dạng chuẩn ngắn gọn gồm 5 vấn đề chính. Mục đích của qui trình Dấu hiệu của qui trình Các tham số của qui trình Lưu đồ của qui trình Phân đoạn các hoạt động của qui trình. * Mục đích Mục đích của qui trình xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm là tiến trình gặp gỡ khách hàng, khởi thảo hợp đồng phần mềm rồi tiến tới ký kết và thực hiện hợp đồng phần mềm. Đây là công đoạn đầu tiên của toàn bộ quá trình sản xuất một phần mềm công nghiệp do đó người thực hiện chức danh cán bộ kinh doanh phần mềm không chỉ đòi hỏi am hiểu về tin học mà phải có kiến thức về hợp đồng kinh tế và khả năng giao tiếp với khách hàng. * Dấu hiệu Qui trình xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau đây Soạn thảo và ký kết hợp đồng phần mềm. Theo dõi thực hiện hợp đồng phần mềm. Thanh toán, thanh lý hợp đồng phần mềm. MĐ KT Đề xuẩt HĐPM Lập g.pháp PM S.thảo HĐPM Theo dõi t.hiện TT,T.lý HĐPM HSơ q.trình thứ 1 K.Tra k.chấp nhận chấp nhận * Lưu đồ (sơ đồ khối) Qui trình 2: Qui trình xác định yêu cầu * Mục đích Qui trình xác định yêu cầu trong nghệ phần mềm có mục đích chính là định hướng một cách cụ thể các yêu cầu của khách hàng về phần mềm tương lai. Ở giai đoạn ký kết hợp đồng phần mềm cơ bản khách hàng mới phác họa ra các mong muốn còn kỹ sư phần mềm cũng chưa thể mô hình hóa toàn bộ các chức năng phần mềm sẽ được thiết kế. Do đó công đoạn xác định yêu cầu có vị trí đặc biệt quan trọng vì tính chất này mới là công đoạn có liên quan đến chất lượng của phần mềm sau này: * Các dấu hiệu Quá trình xác định yêu cầu trong công nghệ phần mềm được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau đây: Phân tích nghiệp vụ chuyên sâu Lập mô hình hoạt động của hệ thống Đây là 2 vấn đề đặc biệt quan trọng vạch rõ sự khác biệt giữa phần mềm này và phần mềm khác, bản chất của phân tích nghiệp vụ chuyên sâu là người cán bộ xác định yêu cầu phải nêu được những đặc trưng chuyên biệt cơ bản nhất của phần mềm đó so với phần mềm khác. Còn lập mô hình hoạt động của hệ thống BFD, IFD, DFD * Lưu đồ MĐ KT Lập KH xđyc Phân tích n.vụ Lập BFD Lập IFD Lập DFD HSơ q.trình thứ2 KT KH k.chấp nhận chấp nhận Qui trình 3: Qui trình thiết kế trong công nghệ phần mềm * Mục đích: Sau khi đã có hợp đồng phần mềm và xác định hồ sơ yêu cầu của phần mềm của khách hàng người ta chuyển qua qui trình thứ 3 là qui trình thiết kế. Đây là qui trình có vai trò đặc biệt quan trọng vì hồ sơ thiết kế chính là nền tảng để dựa vào đó xây dựng nên phần mềm. Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay khi đã có các công cụ lập trình tự động thì người ta yêu cầu các chuyên gia lập trình phải biết đọc bản vẽ thiết kế để nắm được cấu trúc tổng quát của phần mềm còn lập trình có thể giao cho máy thực hiện. * Các dấu hiệu Qui trình thiết kế trong hợp đồng phần mềm được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau đây: Thiết kế kiến trúc Thiết kế kỹ thuật Trong đó phần thiết kế kỹ thuật được chia thành 4 công đoạn nhỏ Thiết kế dữ liệu Thiết kế chương trình Thiết kế giao diện MĐ KT Thiết kế kiến trúc TK dữ liệu TK chương trình TK giao diện TK các cc c.đặt Hồ sơ thiết kế Duyệt TKKT Lập KH thiết kế Thiết kế công cụ cài đặt * Lưu đồ k.duyệt duyệt Qui trình 4: Qui trình lập trình trong công nghệ phần mềm * Mục đích Trên cơ sở của hồ sơ thiết kế người ta lựa chọn một ngôn ngữ lập trình nào đó để chuyển đổi bản vẽ thiết kế thành một phần mềm. Công đoạn này thường được gọi dưới cái tên là thi công phần mềm. * Các dấu hiệu Qui trình lập trình trong công nghệ phần mềm được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau đây. Lập trình thư viện chung Lập trình các modul Tích hợp các hệ thống MĐ KT LT thư viện chung LT các modul Tích hợp HS q.trình 4 Duyệt TKKT Lập KH lập trình * Lưu đồ k.duyệt duyệt Qui trình thứ 5: Qui trình test trong công nghệ phần mềm * Mục đích Sau công đoạn lập trình chúng ta đã có một phần mềm được các kỹ sư phần mềm thực hiện qui trình Test chương trình. Nhưng trước khi đưa ra thị trường phần mềm phải trải qua một qui trình Test rất nghiêm ngặt bao gồm Test hệ thống, test theo các tiêu chuẩn nhiệm thu và test theo yêu cầu của khách hàng. Trong lĩnh vực công nghệ phần mềm test chương trình là một nghề nghiệp đặc biệt không chỉ đòi hỏi về chuyên môn mà phải có kiến thức sâu rộng về rất nhiều lĩnh vực * Các dấu hiệu Qui trình test trong công nghệ phần mềm được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau đây Lập các kịch bản test (scenanio) Test hệ thống Test nhiệm thu Test theo yêu cầu của khách hàng Trong qui trình test vấn đề lập kịch bản có vai trò đặc biệt quan trọng vì đây chính là nền tảng là chìa khóa để xác định được bản chất của phần mềm. Để có một kịch bản hiệu quả người cán bộ test phải có những am hiểu chuyên sâu về lĩnh vực mà phần mềm đã sử dụng. * Lưu đồ MĐ KT Kịch bản test Test HT Test nhịêm thu Test theo t/c KH Duyệt TKKT Lập KH test Lập HS test k.duyệt duyệt Qui trình 6: Qui trình triển khai trong công nghệ phần mềm * Mục đích Qui trình triển khai là qui trình cuối cùng trong công đoạn sản xuất một phần mềm công nghiệp. Mục đích của công đoạn này là cài đặt phần mềm cho khách hàng, đào tạo sử dụng và bàn giao cho khách hàng. * Các dấu hiệu Qui trình triển khai trong công nghệ phần mềm được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau đây. Cài đặt máy chủ Cài đặt máy trạm Đào tạo sử dụng Lập biên bản bàn giao cho khách hàng * Lưu đồ MĐ KT Lập giải pháp t.khai Cài đặt server Cài đặt m.trạm Đào tạo s.dụng Kiểm tra giải pháp Lập KH t.khai Biên bản k.thông qua thông qua CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ BÁN HÀNG 3.1 Các chức năng xử lý hệ thống thông tin"Quản lý bán hàng " của công ty Cổ phần thiết bị máy tính Thiên An 3.1.1 Chức năng quản lý hệ thống: Chức năng này có nhiệm vụ đăng nhập vào hệ thống, quản trị người dùng và hướng dẫn chung cho người sử dụng. 3.1.2 Chức năng quản lý hàng nhập: Dựa vào số liệu kiểm kê kho, số liệu yêu cầu cần mua của bộ phận bán hàng các phiếu chào hàng của các hãng cung cấp, đồng thời kết hợp với thông tin của thị trường, bộ phận mua hàng lập bảng dự trù thông qua sự kiểm duyệt của ban giám đốc sau đó liên hệ với nhà cung cấp để thoả thuận hợp đồng mua hàng cập nhật thông tin mua hàng. 3.1.3 Chức năng quản lý hàng xuất (bán): Khi có khách hàng có nhu cầu cần mua hàng, chức năng này sẽ có nhiệm vụ điền tất cả các thông tin liên quan đến khách hàng mà đã được lưu trữ. Nếu là khách hàng mới phải thêm vào danh mục khách hàng. Nếu là khách đã tồn tại phải kiểm tra lại thông tin xem có chính xác không? Sau đó bộ phận bán hàng lần lượt duyệt các mặt hàng khách yêu cầu, kiểm tra số lượng mặt hàng mà công ty có thể bán. Có thể xảy ra các trường hợp sau: Mặt hàng này công ty không có hoặc hệ thống thông tin chào hàng không có trong công ty. Trường hợp này phải từ chối bán hàng. Công ty có đủ số lượng, quy cách cũng như yêu cầu:Trường hợp này tiếp tục thoả thuận về giá cả. Công ty không có các mặt hàng này nhưng hệ thống thông tin chào hàng có các thông tin liên quan đến mặt hàng này, qua đó bộ phận tiếp thị có thể trao đổi với khách hàng. Nếu khách hàng chấp nhận thì bộ phận bán hàng sẽ đề nghị với bộ phận nhập hàng liên hệ với nhà cung cấp để khẳng định lại việc đặt hàng. Sở dĩ như vậy là để tăng độ tin cậy của phiếu chào hàng của các nhà cung cấp. Công ty có đầy đủ số lượng và quy cách mặt hàng theo yêu cầu của khách nhưng trong kho không còn đủ số lượng và quy cách do bán hết hoặc còn thiếu thì có thể thảo luận với khách hàng về việc cung cấp tiếp các mặt hàng còn lại. Khi đã thống nhất được với khách hàng về sản phẩm mua, giá cả và tính sãn sàng của hàng hóa,chức năng sẽ có nhiệm vụ liệt kê thông tin hàng cần mua và tính giá tiền. Đơn giá so với đơn giá chính người bán hàng có thể thay đổi theo quy định của phòng quản lý bán hàng, cuối tháng sẽ tính lãi xuất kinh doanh. 3.1.4 Chức năng tìm kiếm: Khi nhà quản lý có nhu cầu kiểm tra lại thông tin hóa đơn, chức năng này sẽ có nhiệm vụ cung cấp các hóa đơn đã nhập, các hóa đơn đã bán, các phiếu xuất… 3.1.5 Chức năng báo cáo và in ấn: Khi thực hiện làm các hoá đơn xuất nhập tồn kho xong thì người dùng cần phải in ra báo cáo xuất nhập tồn kho một cách chi tiết nhất… 3.2. Một số ký hiệu dùng trong sơ đồ: 3.2.1 Chức năng: Trong sơ đồ dòng dữ liệu, chức năng hay tiến trình là một quá trình biến đổi thông tin. Từ thông tin đầu vào nó biến đổi, tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới, tổ chức thành thông tin đầu ra, phục vụ cho các hoạt động của hệ thống như lưu vào kho dữ liệu hoặc gửi cho các tiến trình hay đối tượng khác. Tên chức năng 3.2.2 Dòng dữ liệu Tên dòng dữ liệu Là việc cung cấp thông tin vào, ra khỏi một tiến trình. Mỗi dòng dữ liệu phải có tên gắn kèm với nó. 3.2.3 Kho dữ liệu: Là nơi biểu diễn thông tin cần cất giữ để một hoặc nhiều chức năng sử dụng dưới dạng vật lý, các dữ liệu trong kho có thể là các tệp tài liệu cất trong văn phòng hay các tệp lưu trong nó nhưng ở đây ta chỉ quan tâm đến thông tin chứa trong nó. Tên kho dữ liệu 3.3 Mô tả hoạt động hệ thống 3.3.1 Sơ đồ BFD : QUẢN LÝ BÁN HÀNG Khách hàng Thủ tục thanh toán Marketin._.