Xây dựng quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần thiết bị máy tính Thiên An

t, các lĩnh vực cuộc sống đã trở nên một nhu cầu cấp bách , tối cần thiết , đặc biệt là các ứng dụng tin học trong lĩnh vực quản lý. Vai trò của thông tin trong đời sống, trong khoa học kỹ thuật, trong sản xuất kinh doanh là rất quan trọng .Thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp cho các nhà quản lý đưa ra được những quyết định đúng đắn mang tính khả thi cao. Để làm được điều đó thì cần phải có sự trợ giúp của công nghệ thông tin và sử dụng hệ thống máy tính để lưu trữ, xử lý thông tin một cách khoa học và nhanh nhạy với khối lượng thông tin phức tạp, đồ sộ để đưa ra những thông tin cần thiết, chính xác theo yêu cầu của quản lý. Ở mọi thời đại, trong một xã hội mỗi công việc đều có những đặc điểm riêng mang tính đặc thù của nó. Bởi vậy mà khi làm bất kỳ một việc gì mà người ta đều xem xét công việc đó thuộc phạm trù nào của xã hội, những nghiên cứu, đào tạo nguồn nhân lực về từng lĩnh vực khác nhau dựa trên khả năng bẩm sinh sẵn có và sở thích đề có điều kiện đi sâu nghiên cứu cũng như thực hiện công việc một cách có hiệu quả, sâu sắc và cũng để tiếp cận với nhiều vấn đề mới trong các lĩnh vực khác nhau. Khả năng chuyên môn nghiệp vụ là một đòi hỏi rất cần thiết cho những người tham gia vào những công việc có liên quan mà không phải bất cứ người nào khi được đào tạo đầy đủ cũng nắm vững công việc chuyên môn: Trước đây khi khoa học công nghệ chưa phát triển người ta cũng đã nghiên cứu, tìm cách tiếp cận dễ dàng hơn với công việc. Ngày nay khi khoa học công nghệ đang phát triển tiên tiến chúng ta càng có điều kiện thuận lợi hơn trong việc xử lý công việc. Ta xét riêng việc quản lý bán hàng của công ty Cổ phần thiết bị máy tính Thiên An. Khi tin học chưa ra đời thì việc bán hàng và những công việc khác được thực hiện một cách rất khó khăn đòi hỏi phải nắm vững chuyên môn nghiệp vụ , tốn nhân lực thời gian, chi phí cho việc thực hiện. Ngày nay tin học phát triển, nhu cầu tin học hóa những công việc chuyên môn lặp đi lặp lại là yêu cầu cấp thiết. Tin học hóa sẽ mang lại lợi ích to lớn về mọi mặt : nhân công, chi phí tài chính và thậm chí cả trình độ chuyên môn của người thực hiện nó ( không đòi hỏi có chuyên môn nghiệp vụ cao) bởi vì nó chỉ là những thao tác trên máy đơn giản. Tin học hóa bắt buộc phải có trong thời đại ngày nay đối với từng công ty, những cửa hàng lớn hay thậm chí chỉ là những cửa hàng vừa và nhỏ . Tuy nhiên đầu tư để xây dựng hệ thống phục vụ công việc tính trong khoảng thời gian ngắn là tốn kém nhưng xét về lâu dài thì lợi ích mang lại là rất to lớn ảnh hưởng đến cả vận mệnh của một công ty. Xét về phía người xây dựng hệ thống thì đây là vấn đề không thể giải quyết một cách trọn vẹn bằng một chương trình cho mọi hình thức, nó phục vụ vào chuyên môn nghiệp vụ, yêu cầu thực tế đặt ra, và vì vậy rất khó nếu không muốn nói là không thể thực hiện được một cách tổng quát vấn đề này. Tùy thuộc vào những yêu cầu đặt ra đối với từng hoàn cảnh ta có cách giải quyết khác nhau tạm thời trong khoảng thời gian nhất định đáp ứng được yêu cầu đề ra của hệ thống. Xuất phát từ nhu cầu thực tế đó cùng với sự hướng dẫn của giáo viên hướng dẫn em đã chọn đề tài có tên là: “Quản lý bán hàng ” làm báo cáo thực tập. Với thời gian thực tập còn hạn chế và sự hiểu biết thực tế còn nhiều bỡ ngỡ cộng với vốn kiến thức còn phải học hỏi nhiều lại chưa có kinh nghiệm về phân tích và thiết kế cũng như lập trình, nên chương trình của em không tránh khỏi những thiếu sót. Bởi vậy em kính mong các thầy, cô giáo xem xét , chỉ bảo và đóng góp ý kiến cho báo cáo thực tập của em được hoàn chỉnh để có thể áp dụng được trong thực tế. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Trương Văn Tú và các thầy cô trong khoa đã tận tình giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập để em hoàn thành báo cáo thực tập này. Hà nội, ngày 02 tháng 06 năm 2008 CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ MÁY TÍNH THIÊN AN 1.1 Giới thiệu về công ty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An1.1.1 Giới thiệu chung về sự hình thành và phát triển của công ty. Công ty Cổ phần thiết bị máy tính Thiên An được thành lập ngày 17 tháng 04 năm 2003 theo giấy phép số 3485GP/TLDN của UBND Thành phố Hà Nội. Tên chính giao dịch trong nước “Công ty Cổ phần thiết bị máy tính Thiên An” và tên giao dịch quốc tế “Thien An Company”. Trên con đuờng phát triển, công ty Thiên An đã dần lớn mạnh về tài chính, nhân lực, năng lực quản lý...Khởi đầu với 7 nhân viên từ khi thành lập, cho tới nay Công ty Thiên An đã xây dựng được hệ thống làm việc chuyên nghiệp với trên 30 nhân viên nhiệt tình, có năng lực, có tinh thần trách nhiệm cao đáp ứng được yêu cầu phát triển mạnh mẽ cùng với sự phát triển của Viêt nam trong quá trình hội nhập. Công ty Thiên An có nhiều thuận lợi về cơ cấu tổ chức, tài chính để đáp ứng được các mục tiêu quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mình trong thời gian tới. Với tiêu chí: " Chuyên nghiệp- Chất lượng- Cạnh tranh" công ty Thiên An hy vọng sẽ đem lại lợi ích cho Khách hàng và các đối tác khi tham gia hợp tác cùng với Thiên An. 1.1.2 Công tác quản lý và tổ chức kinh doanh ở Công ty TNHH Thiên An Theo điều lệ quyết định thành lập doanh nghiệp, công ty có chức năng sau: Căn cứ vào giấy phép KD, chức năng hoạt động của công ty được cụ thể hoá như sau: Buôn bán tư liệu tiêu dùng, tư liệu sản xuất trong lĩnh vực tin học. Đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá. Dịch vụ KH kỹ thuật, tư vấn và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực tin học. Sản xuất phần mềm tin học Lắp ráp, sửa chữa, bảo hành máy vi tính 1.1.3 Sơ đồ và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty Bộ máy quản lý của công ty bao gồm nhiều bộ phận, phòng ban có quan hệ chặt chẽ với nhau và được phân thành các cấp quản lý với những chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm thực hiện các mục tiêu của công ty đề ra. Ngoài ra bộ máy quản lý còn giúp ban giám đốc của công ty nắm bắt được tình hình kinh doanh một cách kịp thời tạo điều kiện giúp giám đốc công ty nắm rõ được thực trạng hoạt động kinh doanh của công ty. Ban giám đốc Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Kinh doanh phân phối Kho Kinh doanh bán lẻ Bảo hành Kỹ thuật Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty Nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban như sau: * Giám đốc: là người đại diện cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Quản lý và điều hành mọi hoạt động chung của công ty, ngoài ra giám đốc còn điều hành trực tiếp đối với phòng kinh doanh tiếp thị, phòng nghiên cứu, phòng kế toán. * Phòng kinh doanh: có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch nhập hàng đối với hàng hoá trong nước và hàng hoá nhập khẩu. Tìm kiếm nguồn hàng và khách hàng, thăm dò nghiên cứu thị trường, xác định sự biến động của thị trường về nhu cầu, giá cả, các chính sách thương mại của Nhà nước… Từ đó, có các chính sách và chiến lược trong việc thực hiện tiêu thụ sản phẩm. * Phòng kỹ thuật: Phòng kỹ thuật phân ra làm hai bộ phận chuyên trách bao gồm bộ phận sửa chữa (sửa chữa cây và loa phục vụ cho bán buôn) và bộ phận dịch vụ khách hàng ( lắp đặt, sửa chữa, bảo hành bảo trì phục vụ cho bản lẻ). 1.1.4 Các hoạt động chính của công ty:   1.1.4.1 Kinh doanh Phân phối: Là nhà phân phối chính thức các sản phẩm: microlab và Huntkey...và là đại lý cho một số hãng lớn như: Intel, Gigabyte, Asus, Samsung..., Thiên An đã xây dựng được trên 100 đại lý rộng trải rộng khắp các tỉnh - thành trên lãnh thổ Việt Nam.    1.1.4.2 Kinh doanh Bán lẻ: Cung cấp máy tính thương hiệu Việt nam: phục vụ cho tổ chức-doanh nghiệp Cung cấp máy tính- linh kiện, các thiết bị văn phòng... Cung cấp các giải pháp, dịch vụ kỹ thuật, bảo hành bảo trì,... 1.1.4.3 Kinh doanh Dự án: Tìm hiểu nghiên cứu thị trường, tham gia các dự án trên thị trường trong và ngoài nước, thiết kế và triển khai các dự án, nghiên cứu công nghệ mới đưa vào kinh doanh, đào tạo nâng cao trình độ kỹ thuật cho toàn bộ đội ngũ nhân viên trong công ty.  1.1.5 Mục tiêu đến năm 2010 Trở thành công ty phân phối hàng đầu trên lĩnh vực công nghệ thông tin Phát triển thành công thương hiệu máy tính và đạt chứng chỉ ISO vào năm 2008  Đạt mức tăng trưởng hàng năm trên 30%, phấn đấu năm 2010 đạt doanh số trên 100 tỷ. Thu nhập người lao động tăng bình quân 20%/năm, đến năm 2010 đạt mức bình quân 3 triệu/người/tháng.  1.1.6 Định hướng phát triển  Phát huy hết sức những mặt mạnh vốn có của công ty và công nghệ dịch vụ, đồng thời tổ chức chặt chẽ và chi tiết bộ máy hoạt động, nâng cao khả năng của công ty nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.  Giữ vững và tăng tốc độ phát triển trên mọi lĩnh vực.  Quan hệ, hợp tác với các hãng sản xuất trong và ngoài khu vực nhằm mở rộng hơn nữa những mặt hàng cũng như hợp tác nghiên cứu và phát triển.  Đẩy mạnh xây dựng các văn phòng và đại lý trên toàn quốc, đảm bảo có mặt và phục vụ khách hàng tại hầu hết các tỉnh thành của Việt Nam.   1.2 Khảo sát sơ bộ hiện trạng hệ thống quản lý của công ty. Hiện nay ở công ty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An cũng đã và đang sử dụng phần mềm để quản lý nhưng phần mềm chỉ đơn giản là hỗ trợ kế toán trong việc quản lý và theo dõi công nợ còn với công tác bán hàng thì vẫn đang làm theo cách thủ công, phiếu xuất và phiếu nhập kho được in theo mẫu trình bày sẵn trên file exel rồi sử dụng chúng để ghi đơn hàng cho khách hàng. Sau công tác bán hàng của nhân viên kinh doanh thì thêm vào đó là công việc của thủ kho và kế toán.Thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu xuất hàng từ bộ phận kinh doanh để xuất hàng ra khỏi kho và cuối ngày thì phải nhập từng đơn hàng vào thẻ kho để quản lý số lượng hàng hóa trong kho. Kế toán cũng sẽ lấy số liệu từ những phiếu xuất hàng đó để tổng hợp lại doanh số bán hàng và quản lý số lượng tồn kho cũng như công nợ khách hàng. Công việc tưởng chừng như đơn giản nhưng lại kéo theo cả một dãy những mắt xích những công việc của các bộ phận khác nhau phụ trách nhưng công việc khác nhau và nó làm tốn kém thời gian và sức lao động của con người. 1.3 Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng. 1.3.1. Tên đề tài: Xây dựng phần mềm Quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An. 1.3.2. Mục đích: Xây dụng một phần mềm quản lý bán hàng giúp người quản lý có thể bao quát được tổng thể hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty. Phần mềm đó sẽ hỗ trợ cho một số bộ phận có liên quan. Ví dụ như nhân viên bán hàng sẽ chỉ việc sử dụng phần mềm để đánh đơn hàng theo yêu cầu của khách hàng mà không cần phải sử dụng đến những phương pháp thủ công như trước nữa vì trong phần mềm này đã có sẵn tên các mặt hàng cũng như giá cả và cả những con số được tính toán một cách chính xác. Sau khi hoàn thành xong đơn hàng chỉ cần lưu lại và mọi thông tin sẽ tồn tại trong phần mềm. Qua đó với những form thông tin về tổng hợp doanh số bán hàng, nhập hàng và danh sách các mặt hàng tồn kho, bộ phận kế toán và thủ kho cũng có thể theo dõi và đối chiếu được những số liệu phục vụ cho công việc của mình. Người quản lý muốn theo dõi được doanh số bán hàng trong ngày hay trong tháng thì chỉ việc kích chuột đến phần cần theo dõi là đã có thể có được thông tin mong muốn. 1.3.3. Những mục tiêu của hệ thống mới. Quản lý hàng hoá Quản lý thông tin khách hàng Quản lý nhà cung cấp Quản lý phiếu nhập, phiếu xuất Xử lý các báo cáo hàng tháng 1.3.4. Đặc tả yêu cầu hệ thống mới Hệ thống mới có khả năng thay thế hệ thệ thống hiện tại và giúp bộ phận bán hàng của công ty làm việc hiệu quả hơn trong kinh doanh và giảm được chi phí và thời gian. Có khả năng tự động hiển thị thông tin của tất cả các loại hàng hoá, khả năng hiển thị loại hàng, đơn giá và những chương trình khuyến mãi kèm theo. Khách hàng có thể lựa chọn cách thanh toán như trả bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc công nợ trả sau. Vì vậy hệ thống mới phải cập nhật một cách tự động tất cả những thông tin khách hàng, thông tin hàng, số tiền thanh toán sau khi khách hàng mua hàng. Hệ thống có khả năng xuất báo cáo về tổng doanh thu, danh sách khách mua hàng trong tháng, báo cáo hàng tồn. 1.3.5. Yêu cầu chức năng hệ thống mới 1.3.5.1 Nhập: Thông tin khách hàng Thông tin hàng hoá Thông tin nhà cung cấp Thông tin về công ty Thông tin người quản trị, thông tin người dùng 1.3.5.2 Xuất: Hoá đơn bán hàng Báo cáo hàng nhập Báo cáo hàng xuất Báo cáo hàng tồn Báo cáo tổng thu. Báo cáo danh mục hàng hoá 1.3.5.3 Xử lý: Tự động tính tổng số tiền, các khoản thuế, các phí các dịch vụ … 1.3.5.4 Thi hành: Hệ thống có khả năng hoạt động Độ bảo mật cao, tất cả cơ sở dữ liệu được đặt mật khẩu, mật khẩu trong cơ sở dữ liệu phải được mã hóa. Hệ thống có giao diện thân thiện và dễ sủ dụng không quá phức tạp, giảm bớt các thao tác nhập phím. Hệ thống có thể phân quyền người sủ dụng ( Người quản trị và Nhân viên ). Khách hàng sẽ được phục vụ nhanh hơn. Hóa đơn có thể được tính 1 cách chính xác. Dễ dàng quản lý thông tin khách hàng. Dễ tìm kiếm thông tin khách hàng. 1.4 Những yêu cầu phần cứng cho hệ thống mới 1.4.1 Phần cứng: CPU (chip) 3.06 MHz. 512 MB DDRAM.  HDD 80 GB(500 MB không gian đĩa cứng) Màn hình màu độ phân giải 800x600 pixel hoặc tốt hơn1024x768 pixel Chuột , Bàn Phím. Thiết bị lưu dự phòng. Máy In Lasze 1.4.2 Phần mềm : Hệ điều hành Windows 2000 trở lên . Microsoft Access 2003 Visual Basic 6.0 Crystal Reports 9 ComponentOne Studio CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÂN TÍCH VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG 2.1 Giới thiệu chung về hệ thống quản lý Trước tiên muốn thực hiện phân tích một dự án tin học là phải khảo sát hệ thống. Người ta định nghĩa hệ thống phải là một tập hợp các phần tử có các ràng buộc lẫn nhau với môi trường bên ngoài. Hệ thống quản lý là một hệ thống tích hợp giữa người và máy tạo ra các thông tin giúp con người trong sản xuất quản lý và ra quyết định. Do đó, cần xem xét phân tích các yếu tố đặc thù, những nét khái quát cũng như các mục tiêu và nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý được tin học hoá mang lại lợi ích và kết quả tốt. Hệ thống thông tin quản lý nhằm trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức. Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử. Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch. Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường… là các hệ thống thông tin quản lý. 2.2 Những đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý 2.2.1 Phân cấp quản lý. Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức từ trên xuống dưới có chức năng tổng hợp, thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn hệ thống. Hệ thống quản lý được phân tích thành nhiều cấp bậc gồm cấp trung ương, cấp đơn vị trực thuộc, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý từ trên xuống dưới. Thông tin được tổng hợp từ dưới lên và truyền từ trên xuống. 2.2.2 Luồng thông tin vào. Trong hệ thống thông tin quản lý có những thông tin đầu vào khác nhau gồm: Những thông tin đầu vào là cố định và ít thay đổi thông tin này mang tính chất thay đổi lâu dài. Những thông tin mang tính chất thay đổi thường xuyên phải luôn cập nhật Những thông tin mang tính chất thay đổi tổng hợp, được tổng hợp từ các thông tin cấp dưới phải xử lý định kỳ theo thời gian. 2.2.3 Luồng thông tin ra. Thông tin đầu ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể. Bảng biểu và báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng được phục vụ cho nhu cầu quản lý của hệ thống, nó phản ánh trực tiếp mục đích quản lý của hệ thống các bảng biểu báo cáo phải đảm bảo chính xác và kịp thời. 2.2.4 Quy trình quản lý. Trong quy trình quản lý thủ công, các thông tin thường xuyên được đưa vào sổ sách. Từ sổ sách đó các thông tin được kết xuất để nhập các bảng biểu, báo cáo cần thiết.Việc quản lý kiểu thủ công có nhiều công đoạn chồng chéo nhau. Do đó sai sót có thể xảy ra ở nhiều công đoạn do việc dư thừa thông tin. Trong quá trình quản lý do khối lượng công việc lớn nên nhiều khi chỉ chú trọng vào một số khác và đối tượng quan trọng, vì thế có nhiều thông tin không được tổng hợp đầy đủ . 2.3 Mô hình một hệ thống thông tin quản lý 2.3.1 Mô hình luân chuyển dữ liệu. Mô hình luân chuyển trong hệ thống thông tin quản lý có thẻ mô tả qua các modul sau : + Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lưu trữ. + Cập nhật thông tin có tính chất thay đổi thường xuyên. + Lập sổ sách báo cáo. 2.3.2 Cập nhật thông tin động. Modul loại này có chức năng xử lý các thông tin luân chuyển chi tiết và tổng hợp. Lưu ý loại thông tin chi tiết đặc biệt lớn về số lượng cần xử lý thường được cập nhật đòi hỏi tốc độ nhanh và độ tin cậy cao. 2.3.3 Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu. Thông tin loại này cần cập nhật nhưng không thường xuyên yêu cầu chủ yếu của loại thông tin này là phải tổ chức hợp lý để tra cứu các thông tin cần thiết. 2.3.4 Lập sổ sách báo cáo. Để thiết kế phần này cần nắm vững nhu cầu quản lý, nghiên cứu kỹ các bảng biểu mẫu. Thông tin được sử dụng trong việc này thuận lợi là đã được xử lý từ các phần trước nên việc kiểm tra sự đúng đắn của số liệu trong phần này được giảm nhẹ. 2.4 Các nguyên tắc đảm bảo Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh là một việc hết sức khó khăn, chiếm nhiều thời gian và công sức, việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý thường dựa trên một số nguyên tắc cơ bản sau. 2.4.1 Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất. ý nghĩa của nguyên tắc này thể hiện ở chỗ thông tin được tích luỹ và thường xuyên cập nhật. Đó là các thông tin cần thiết phục vụ cho việc giải quyết nhiều bài toán quản lý vì vậy thông tin trùng lặp cần được loại bỏ. Do vậy, người ta tổ chức thành các mảng thông tin cơ bản mà trong đó các trường hợp trùng lặp hoặc không nhất quán về thông tin đã được loại trừ. Chính mảng thông tin cơ bản này sẽ tạo thành mô hình thông tin của đối tượng điều khiển. 2.4.2 Nguyên tắc linh hoạt của thông tin. Thực chất của nguyên tắc này là ngoài các mảng thông tin cơ bản cần phải có công cụ đặc biệt tạo ra các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời dựa trên cơ sở các mảng thông tin cơ bản đã có và chỉ trích từ mảng cơ bản các thông tin cần thiết tạo ra mảng làm việc để sử dụng trực tiếp trong các bài toán cụ thể. Việc tuân theo nguyên tắc thống nhất và linh hoạt đối với cơ sở thông tin sẽ làm giảm nhiều cho nhiệm vụ hoàn thiện và phát triển sau này. 2.4.3 Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra. Nguyên tắc còn được vận dụng cả khi đưa thông tin mới vào hệ thống việc này không những giảm nhẹ công sức cho việc vào số liệu mà còn tăng độ tin cậy thông tin đầu vào. 2.5 Các bước xây dựng hệ thống quản lý Một cách tổng quát việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý tự động hoá thường qua các giai đoạn sau. 2.5.1 Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án. Ở bước này người ta tiến hành tìm hiểu và khảo sát hệ thống, phát hiện nhược điểm còn tồn tại, từ đó đề xuất các giải pháp khắc phục, cần cân nhắc tính khả thi của dự án từ đó định hướng cho các giai đoạn tiếp theo. 2.5.2 Phân tích hệ thống. Tiến hành phân tích một cách chi tiết hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồ khái niệm. Trên cơ sở đó tiến hành xây dựng lược đồ cho hệ thống mới. Phân tích hệ thống thông tin là để hiểu rõ hệ thống cũ, trừu tượng hóa nó, tìm cho được các giải pháp hệ thống thông tin mới đảm bảo yêu cầu thông tin mới cho quản lý. Phân tích hệ thống thông tin bao gồm các hạng mục công việc sau: 2.5.2.1 Lập kế hoạc phân tích Phân tích hệ thống thông tin là một công việc rất quan trọng chiếm tối thiểu 25% thời gian dành cho phát triển một hệ thống thông tin. Đây là giai đoạn phức tạp vì vậy phải lập kế hoạch rất cẩn thận, nhất là các kế hoạch chính yếu: Kế hoạch công việc Kế hoạch thời gian Kế hoạch nhân lực Kế hoạch tài chính Lựa chọn và trang bị công cụ, phương tiện Danh mục các sản phẩm cần thu được 2.5.2.2 Nghiên cứu môi trường hệ thống thông tin hiện có Để tìm hiểu hệ thống thông tin hiện có, cán bộ phát triển hệ thống thông tin phải bắt đầu từ môi trường. Gồm có 2 môi trường cần xem xét: + Môi trường ngoài của tổ chức như: Kinh tế xã hội, Tự nhiên, Pháp lý. Xu thế của ngành. Khách hàng, Nhà cung cấp, Các đối thủ cạnh tranh… + Môi trường bên trong tổ chức: Mục tiêu tổ chức, cơ cấu tổ chức, năng lực tài chính, cách thức quản lý, văn hoá công ty, thiên hướng lãnh đạo, địa bàn,… Nghiên cứu hệ thống thông tin hiện có đòi hỏi phải có chuyên môn cao và tỉ mỉ. Nội dụng tìm hiểu bao gồm: Chức năng chung của hệ thống: Hệ thống làm gì và để làm gì? Phục vụ những mục tiêu nào? Các thông tin đầu vào: Tên, khối lượng, vật mang, chi phí, nguồn, tần suất. Các thông tin đầu ra: Tên, khối lượng, vật mang, chi phí tần suất, đích đến. Xử lý: Phương tiện xử lý, logic xử lý, yêu cầu dữ liệu vào, yêu cầu kết quả ra, thời lượng cho xử lý, cho phí cho xử lý. Kho dữ liệu: Tên dữ liệu lưu trữ, cấu trúc dữ liệu lưu trữ, thời gian lưu trữ, vật mang, các xử lý truy nhập, tần xuất truy nhập, khối lượng dữ liệu. Vấn đề cụ thể: Khó khăn, sai sót hoặc ước muốn cải tiến của người thực hiện chức năng. Tiến hành tổng hợp các kết quả nghiên cứu. Mô hình hoá hệ thống thông tin. Xây dựng hệ thống các phích vấn đề (Vấn đề, nguồn cung cấp, nguyên nhân và cách giải quyết). 2.5.2.3 Tìm nguyên nhân, đặt mục tiêu và đưa ra giải pháp Từ sự hiểu biết sâu sắc và chi tiết về hệ thống thông tin hiện có kết hợp với yêu cầu đặt ra cho hệ thống thông tin mới, đội ngũ phát triển hệ thống thông tin cần phải xác định rõ nguyên nhân chính của vấn đề hay ước muốn chưa đạt được. Xây dựng các mục tiêu cho hệ thống thông tin mới. Mục tiêu phải đo được và mức độ đạt được hợp lý. Sau đó tìm giải pháp cho từng vấn đề và kết hợp lại thành giải pháp cho toàn bộ hệ thống thông tin. 2.5.2.4 Đánh giá lại tính khả thi Đánh giá lại tính khả thi của các giải pháp đề xuất. Khả thi tài chính, thời gian, tổ chức, kỹ thuật và cả đạo đức kinh doanh. 2.5.2.5 Sửa chữa dự án đề xuất ban đầu. Sửa đổi cho phù hợp và chi tiết hoá dự án được phê duyệt trong giai đoạn 1- Xác định yêu cầu. 2.5.2.6 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về giai đoạn phân tích Nhóm phát triển dự án phải chuẩn bị báo cáo về giai đoạn phân tích chi tiết và trình bày nó trước lãnh đạo tổ chức chủ quản hệ thống thông tin. Kết quả sau báo cáo phải là các ý kiến đánh giá, nghiệm thu và giải quyết tiếp tục giai đoạn sau của quy trình phát triển hệ thống thông tin. 2.5.3 Phân tích chức năng 2.5.3.1 Khái quát về phân tích chức năng - Mục đích: Xác định rõ các chức năng của hệ thống từ đó hiễu rõ những chức năng kinh doanh hệ thống thông tin trợ giúp. Phân tích chức năng phải dựa vào kết quả thu thập thông tin qua cán bộ quản lý tổ chức cũng như các chuyên viên của tổ chức. - Mô tả chức năng hệ thống bằng các mô hình: Mỗi chức năng gồm: + Tên chức năng + Mô tả về chức năng + Thông tin đầu vào + Thông tin đầu ra + Sơ đồ liên kết chức năng 2.5.3.2 Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD Mô tả bằng sơ đồ các chức năng của tổ chức. Trừu tượng hoá các yếu tố vật lý như Nơi thực hiện, Thời điểm thực hiện, phương tiện thực hiện. Ký hiệu sơ đồ BFD: + Chức năng: Hình chữ nhật có tên chức năng (Thường là bắt đầu bằng một động từ). + Trình tự thực hiện chức năng: Thể hiện bằng mũi tên có hướng. 2.5.3.3 Phân cấp sơ đồ chức năng kinh doanh BFD Đối với những tổ chức lớn cần phải phân cấp sơ đồ chức năng. Sơ đồ khởi đầu, sau đó phân rã chức năng lớn thành các chức năng chi tiết hơn. Cấp cuối cùng là cấp người đọc có thể hiểu rõ nội dung các việc cụ thể cần phải làm trong chức năng đó. 2.5.3.4 Sơ đồ luồng dữ liệu Sơ đồ luống dữ liệu – công cụ mô tả hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin vô cùng phức tạp được gắn liền vào cả hệ thống quản lý cũng như hệ thống tác nghiệp. Để hiểu rõ chúng, cần phải sử dụng nhiều công cụ biểu diễn bằng mô hình và ngôn ngữ diễn giải bằng lời. Phần trên đã xét công cụ sơ đồ BFD, dưới đây sẽ trình bày công cụ hữu dụng – Sơ đồ luống dữ liệu. Đây là công cụ rất hữu ích trong việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. Sơ đồ luồng dữ liệu là sự biểu diễn bằng sơ đồ với các ký pháp đơn giản, dễ hiểu thể hiện các luồng dữ liệu, các nguồn, các đích, các xử lý và các kho dữ liệu dưới góc độ trừu tượng các yếu tố vật lý của hệ thống thông tin. Ký pháp của DFD: Các ký pháp dùng mô tả DFD rất đơn giản và quy chuẩn trên toàn thế giới. Chúng bao gồm: Đầu mối thông tin: Hình chữ nhật có tên đầu nguồn bên trong. Khách hàng Đích thông tin: Hình chữ nhật có tên đích bên trong Giám đốc Xử lý: Hình tròn hoặc theo có tên xử lý bên trong Lập báo cáo tài chình Báo cáo Kho dữ liệu: Hình 2 cạnh song song có ghi tên dữ liệu bên trong Hồ sơ khách hàng Luồng dữ liệu: Hình mũi tên có ghi tên dữ liệu bên cạnh Hoá đơn bán hàng Phân rã DFD: Hệ thống thông tin phức tạp không thể biểu diễn chỉ bằng một DFD, khi đó cần phải phân rã thành từng cấp. Cấp ngữ cảnh: Là cấp cao nhất, vẽ trên một trang sao cho khái quát được toàn bộ hệ thống, sơ đồ này cho phép lược bỏ các kho dữ liệu. Cấp 1: Được phân rã từ xử lý cấp ngữ cảnh Cấp 2: Được phân rã từ xử lý cấp 1 Các cấp khác cứ tiếp tục như vậy 2.5.4 Thiết kế tổng thể. Nhằm xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới. Phân định rõ phần việc nào sẽ được xử lý bằng máy tính, việc nào xử lý thủ công. Thiết kế hệ thống thông tin là mô tả chi tiết các yếu tố của hệ thống mới với yêu cầu tối thiểu chi phí đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu đã đề ra của hệ thống thông tin mới. Thiết kế hệ thống thông tin bao gồm các công việc thiết kế sau đây: + Thiết kế logic + Thiết kế vật lý ngoài + Thiết kế vật lý trong * Thiết kế logic: là mô tả hệ thống thông tin trừu tượng trả lời rõ câu hỏi hệ thống thông tin làm gì và để làm gì? Thiết kế logic bao gồm thiết kế sau: + Thiết kế cơ sở dữ liệu: Thiết kế các tệp, cấu trúc từng tệp và mối quan hệ giữa các tệp đảm bảo tối ưu lưu giữ và đủ cung cấp yêu cầu thông tin của hệ thống thông tin. + Thiết kế xử lý logic: Chủ yếu là thiết kế các xử lý tra cứu thông tin từ kho dữ liệu, mô tả logic xử lý và xác định danh sách các tệp và trình tự truy nhập các tệp để có được các thông tin đầu ra của hệ thống thông tin. + Thiết kế cập nhật: Thiết kế cập nhật ứng với mỗi sự kiện khởi sinh cập nhật, đảm bảo mỗi dữ liệu được cập nhật và có quy trình cập nhật. * Thiết kế vật lý ngoài: Là thiết kế các yếu tố nhìn thấy được của hệ thống thông tin mới bảo đảm tính tối ưu. Thiết kế vật lý ngoài bao gồm các thiết kế sau: + Thiết kế hệ thống phần cứng: Mạng, máy tính và các thiết bị ngoại vi, sơ đồ lắp đặt chi tiết. + Thiết kế vào: Thiết kế các giao diện cập nhật và phương thức cập nhật, phương thức hệ thống thông tin nhận dữ liệu từ ngoài. + Thiết kế ra: Chủ yếu là thiết kế chi tiết các thông tin đưa ra từ hệ thống thông tin, bao gồm khuôn dạng, thiết bị và vật mang tin ra. + Thiết kế giao diện người - máy: Thiết kế các giao diện để người sử dụng hệ thống thông tin có thể giao tác một cách dễ dàng với hệ thống. * Thiết kế vật lý trong: Là thiết kế các yếu tố bên trong không nhìn thấy được của hệ thống thông tin mới bảo đảm tính tối ưu và hiệu quả. Thiết kế vật lý trong gồm các thiết kế sau: + Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong: Các tệp chỉ dẫn, các tệp trung gian, các trường dữ liệu phục vụ quản lý hệ thống thông tin + Thiết kế phần mềm: Thiết kế các phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng. + Thiết kế sơ đồ liên kết các môdul chương trình và lập trình chương trình. + Thử nghiệm phần mềm và thử nghiệm hệ thống. 2.5.5 Thiết kế chi tiết. + Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thông tin trước khi đưa vào máy tính. + Thiết kế các phương pháp cập nhật và xử lý thông tin cho máy tính. + Thiết kế chương trình, các giao diện người sử dụng, các tệp dữ liệu. + Chạy thử chương trình. + Dịch sang đuôi .exe và đóng gói chương trình. 2.5.5.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin. Thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin là một trong những thiết kế quan trọng nhất của thiết kế hệ thống thông tin. Thiết kế cơ sở dữ liệu có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, nhưng có 4 phương pháp cơ bản thường dùng sau: + Từ yêu cầu thông tin của các nhà quản lý và những người sử dụng. Khi biết các yêu cầu thì sẽ xây dựng được kho dữ liệu đủ đáp ứng các yêu cầu đó. + Phương pháp nguyên mẫu: sử dụng những cơ sở dữ liệu đã có, cải tiến cho phù hợp với hệ thống thông tin đang thiết kế. + Phương pháp suy diễn từ các thông tin đầu ra: Giống như việc phân tích sản phẩm để biết được các nguyên liệu đầu vào để rồi xây dựng kho nguyên vật liệu cho nhà máy. + Phương pháp sử dụng mô hình quan hệ thực thể: Dựa vào chính chức năng và cấu trúc của tổ chức để thiết kế ra sơ đồ cấu trúc dữ liệu phù hợp với hệ thống thông tin mới của tổ chức. * Mã hoá dữ liệu Thiết kế cơ sở dữ liệu nhất thiết phải biết cách mã hóa dữ liệu. Mã hoá được xem là việc xây dựng một tập hợp những mã hiệu- một biểu diễn theo quy ước, thông thường là ngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể. Mã hoá là một công việc của người thiết kế cơ sở dữ liệu. Có thể coi đây là việc thay thế thông tin ở dạng “tự nhiên” thành một dãy ký hiệu thích ứng với mục thiêu của người sử dụng. Lợi ích lớn của việc mã hoá là: Nhận diện nhanh chóng, không nhầm lẫn, tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian xử lý, thực hiện những phép kiểm tra logic hình thức hoặc thể hiện vài đặc tính của đối tượng. Một số phương pháp mã hoá cơ bản: + Phương pháp mã hoá phân cấp: Nguyên tắc tạo lập bộ mã hoá này rất đơn giản. Người ta phân cấp đối tượng từ trên xuống và mã số được xây dựng từ trái qua phải các chữ số được kéo dài về p._.