Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự - Tiền lương tại Công ty Hồng Quảng

g đó lĩnh vực quản lý được quan tâm hơn cả. Tin học được ứng dụng để quản lý mọi hoạt động của doanh nghiệp như: quản lý bán hàng, quản lý vật tư,…quản lý nhân sự - tiền lương là một trong những ứng dụng quan trọng được các nhà quản lý quan tâm. Hiện nay khi chúng ta trong giai đoạn hội nhập kinh tế thế giới, đây vừa là thời cơ vừa là thách thức với các doanh nghiệp. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp cần có những bước đi đúng đắn để có thể tồn tại và phát triển. Doanh nghiệp cũng luôn phải đổi mới làm sao cho phù hợp với tình hình kinh tế trong nước và toàn thế giới. Cùng với sự lớn mạnh của doanh nghiệp là sự tăng lên của số lượng cán bộ công nhân viên và sự đa dạng của ngành nghề hoạt động. Việc tính lương và quản lý hồ sơ nhân sự không phải chỉ cho 5 hay 10 người với 1 mức lương cơ bản mà có thể lên tới hàng chục hàng trằm người với hàng chục mức lương khác nhau. Khi đó quản lý nhân sự - tiền lương không còn là việc đơn giản có thể tính toán thủ công. Vậy, xây dựng một phần mềm quản lý nhân sự - tiền lương là việc làm cần thiết đối với doanh nghiệp. Công ty Hồng Quảng là một công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng với định hướng phát triển không ngừng, hiện nay công ty đã có tới gần 100 nhân viên việc tính lương của công ty thực sự có nhiều khó khăn. Sau một thời gian thực tập tại công ty Hồng Quảng em quyết định chọn đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự - tiền lương”. Em xin chân thành cảm ơn thầy Trịnh Hoài Sơn cùng toàn thể nhân viên trong công ty Hồng Quảng đã giúp đỡ để em có thể hoàn thành báo cáo thực tập này. Nhưng do kiến thức còn hạn hẹp nên đề án không tránh khỏi nhiều sai sót, em rất mong được sự đóng góp ý kiến của thầy để đề án của em được hoàn thiện tốt hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày tháng năm 2009 Sinh viên Nguyễn Thị Tuyết 1. Tổng quan về công ty Hồng Quảng 1.1 Khái quát về công ty Hồng Quảng + Tên công ty : CÔNG TY HỒNG QUẢNG + Tên giao dịch : HONG QUANG CO., LTD + Địa chỉ : Đường Lê Thái Tổ - Phường Võ Cường – TP Bắc Ninh - Tỉnh Bắc Ninh + Giấy phép kinh doanh số : 21.02.00428 do Sở Kế Hoạch và Đầu tư tỉnh Bắc Ninh cấp ngày 18/06/2003 + Tài khoản : 421101.000242 tại Ngân hàng NN&PTNT Bắc Ninh + Điện thoại : 0241.811.606/ 0241.211.663/ 0241.211.773 + Fax : 0241.811.121 + E-mail : congtyhongquang@vnn.vn + Website : hongquangbn.vn + Đại diện công ty : Giám đốc NGUYỄN BẢO KIÊN. Công ty Hồng Quảng là doanh nghiệp được thành lập theo Giấy phép kinh doanh số 21.02.000428 do Sở Kế Hoạch và Đầu tư tỉnh Bắc Ninh cấp ngày 18/06/2003. Lĩnh vực hoạt động chính của Công ty bao gồm: Tư vấn thiết kế, giám sát các dự án xây dựng dân dụng và công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, hạ tầng,…Công ty đã thực hiện nhiều công trình và dự án ở mọi quy mô đạt tiêu chuẩn chất lượng cao khẳng định uy tín và vị thế của mình trên thương trường, được khách hàng tín nhiệm và đánh giá cao về năng lực. 1.1.1 Lĩnh vực hoạt động Hoạt động kinh doanh của công ty Hồng Quảng là cung cấp dịch vụ trọn gói hoặc từng phần dịch vụ trong lĩnh vực xây dựng. Bao gồm các loại hình sau đây: Khảo sát xây dựng Tư vấn lập dự án đầu tư. Thiết kế quy hoạch chi tiết các khu đô thị và khu công nghiệp. Tổng thầu tư vấn thiết kế và lập dự toán các công trình xây dựng. Thẩm tra thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán và quyết toán các công trình xây dựng. Quản lý dự án, giám sát kỹ thuật xây dựng và lắp đặt thiết bị công trình. Lập hồ sơ, tổ chức đấu thầu và phân tích đánh giá hồ sơ dự thầu. Thiết kế trang trí nội ngoại thất. Các đối tượng dịch vụ chủ yếu: Trụ sở văn phòng làm việc, trung tâm thương mại. Hạ tầng cơ sở khu đô thị, khu công nghiệp. Các công trình công nghiệp. Cấp, thoát nước đô thị, nông thôn. Bệnh viện, trường học, khách sạn, khu vui chơi giải trí, nhà ở, biệt thự. Sân vận động, trung tâm thi đấu thể thao. Đường giao thông, cầu BTCT, cảng biển. Kênh, mương, đê, trạm bơm. Đường điện sinh hoạt trong khu dân cư, trạm biến áp đến 35KV. Và một số đối tượng dịch vụ khác. 1.1.2 Năng lực của công ty Công ty Hồng Quảng từ ngày thành lập đã không ngừng phát triển trở thành một công ty lớn mạnh. Cho đến nay công ty đã có một số lượng cán bộ hùng mạnh với tài năng và kinh nghiệm cùng trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công ty có một vị thế trên thị trường xây dựng. Năng lực về cán bộ STT Trình độ chuyên môn Tổng cộng (người) Kinh nghiệm (năm) <3 <5 <10 >10 1 Tiến sỹ 1 1 - - - 2 Thạc sỹ 2 1 1 - - 3 Kỹ sư thuỷ lợi 15 2 5 3 5 4 Kỹ sư giao thông 12 2 2 3 5 5 Kỹ sư điện 3 - 2 1 - 6 Kỹ sư cấp thoát nước 4 1 2 1 - 7 Kỹ sư trắc địa 3 1 1 1 - 8 Kỹ sư kinh tế xây dựng 4 1 2 1 - 9 Kiến trúc sư 8 1 2 3 2 10 Cử nhân kinh tế 8 3 2 2 1 11 Cử nhân luật 3 1 1 1 - 12 Cao đẳng trung cấp 6 3 3 - - 13 Kỹ sư xây dựng 12 3 5 2 2 Tổng cộng 80 21 31 18 15 Với 80 cán bộ công nhân viên chuyên trách về đủ các lĩnh vực: kinh tế, thuỷ lợi, giao thông, điện, cấp thoát nước, kiến trúc….ở đủ các trình độ và kinh nghiệm sẽ giúp cho công ty hoạt động với đủ các lĩnh vực xây dựng. Hơn nữa, bên cạnh những nhân viên chính thức. Tuỳ thuộc vào tính chất, quy mô và yêu cầu của từng dự án, công ty có ký kết Hợp động lao động với một số cộng tác viên có kinh nghiêm và trình độ cao để đáp ứng tốt nhất cho công việc. Phương tiện thiết bị STT Loại thiết bị Giá trị còn lại (%) Nguồn gốc thiết bị (nước SX) Nguồn gốc sở hữu I Thiết bị 1 Máy toàn đạc điện tử SET510 92% Nhật Bản Công ty 2 Máy thuỷ chuẩn NIO 30 95% Đức Công ty 3 Máy kinh vĩ SOKIA,NIKONNE20S 95% Nhật Bản Công ty 4 Máy trắc đạc THEO 020A ĐENTA 20A 80% Nhật Bản Công ty 5 Máy NICON AX – 15 100% Việt Nam Công ty 6 Thước dây INVA 100% Việt Nam Công ty II Thiết bị thiết kế 1 Phần mềm dự toán + kế toán 80% CT Hài Hoà Công ty 2 Máy in A3 + A4 80% Nhật Bản Công ty 3 Máy vi tính các loại 80% Hàn Quốc Công ty 4 Phần mềm thiết kế + địa chính CT Hài Hoà Công ty 5 Máy photocoppy 85% Nhật Bản Công ty 6 Máy ảnh 90% Nhật Bản Công ty 7 Bộ máy chiếu 95% Nhật Bản Công ty 8 Nhiều máy móc thiết bị khác Công ty Với năng lực về cán bộ và phương tiện thiết bị đa dạng của mình công ty Hồng Quảng có thể hoạt động trên nhiều lĩnh vực giao thông, thuỷ lợi, xây dựng,…Hơn nữa công ty có thể đi cùng khách hàng trong hầu hết quá trình thực hiện dự án. Từ tư vấn đầu tư, giới thiệu địa điểm, tư vấn giai đoạn chuẩn bị đầu tư (Thiết kế quy hoạch, tư vấn dự án,…); tư vấn giai đoạn thực hiện đầu tư (thiết kế kiến trúc, thiết kế kỹ thuật, thiết kế nội ngoại thất,…) và đến tư vấn nghiệm thu và đưa công trình đi vào sử dụng. Điều này đã tạo nên nét khác biệt với các công ty xây dựng khác và đã giúp công ty khẳng định vị trí của mình trên thị trường. 1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty Hồng Quảng Đi cùng với chức năng và lĩnh vực hoạt động của mình, công ty Hồng Quảng có bộ máy tổ chức với nhiều phòng ban chuyên biệt chiụ trách nhiệm với từng lĩnh vực cụ thể liên quan. Các phong chính của công ty Hồng Quảng: hành chính - tổng hợp, xây dựng dân dụng và công nghiệp, chi nhánh Bắc Giang, chi nhánh Hà Nội, Nông nghiệp và phát triển nông thôn, Giao thông - hạ tầng, kỹ thuật, kinh tế - kế hoạch, tài chính - kế toán, công ty cổ phần thương mại Công nghệ và Xây dựng. Cũng như các doanh nghiệp khác, công ty Hồng Quảng có một Giám đốc (Th.s Nguyễn Bảo Kiên) và 2 Phó Giám đốc gồm Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật - chất lượng (Ks.Lê Hùng Sơn) và Phó Giám đốc phụ trách nội chính (CN.Nguyễn TIến Lập). Giám đốc điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của Công ty. Giám đốc giao việc cho các phòng ban thực hiện các Hợp đồng thông qua phòng kế hoạch – tài chính bằng các phiếu giao việc hoặc có thể uỷ quyền cho phó giám đốc. Phó giám đốc trực tiếp trợ giúp cho Giám đốc về các công việc liên quan về kỹ thuật hoặc nội chính. Các phòng ban tuỳ vào chức năng hoạt động mà được giám sát bởi Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật - chất lượng hoặc Phó Giám đốc phụ trách nội chính. 1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức GIÁM ĐỐC Th.s Nguyễn Bảo Kiên PHÓ GIÁM ĐỐC (Phụ trách kỹ thuật - chất lượng) PHÓ GIÁM ĐỐC (Phụ trách nội chính) Phòng Tài chính kế toán Phòng Kinh tế kế hoạch Phòng Hành chính tổng hợp Công ty cổ phần công nghệ và xây dựng Chi nhánh Bắc Giang Chi nhánh Hà Nội Phòng Giao thông hạ tầng Phòng NN$ PTNT Phòng XDDD Công nghiệp Phòng kỹ thuật Bộ phận KCS Bộ phận khảo sát Tổ khảo sát 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban trong công ty Chi nhánh Bắc Giang: + Chức năng: Là đơn vị trực thuộc quản lý của Công ty, chịu trách nhiệm khai thác các công trình tại thì trường Bắc Giang, Hải Dương và một số tỉnh khác. + Nhiệm vụ: Hoàn thành các nhiệm vụ do Giám đốc giao. Hàng tháng (chậm nhất là mùng 5 đầu tháng) báo cáo về thu – chi, sản lượng thực hiện, kế hoạch của tháng tới. Giữ gìn, phát huy uy tín, thương hiệu tại địa bàn phụ trách. Chi nhánh Hà Nội: + Chức năng: Là đơn vị trực thuộc quản lý của Công ty, chịu trách nhiệm khai thác các công trình tại thị trường Hà Nội, Vĩnh Phúc, Thái Nguyên, Phú Thọ và một số tỉnh khác. + Nhiệm vụ: Hoàn thành các nhiệm vụ do Giám đốc giao. Hàng tháng (chậm nhất là mùng 5 đầu tháng) báo cáo về thu – chi, sản lượng thực hiện, kế hoạch của tháng tới. Giữ gìn, phát huy uy tín, thương hiệu tại địa bàn phụ trách. Phòng xây dựng dân dụng và công nghiệp: + Chức năng: Là phòng chuyên trách về các lĩnh vực liên quan đến các công trình dân dụng và công nghiệp. + Nhiệm vụ: Thực hiện các công trình đúng tiến độ và đạt chất lượng theo yêu cầu của chủ đầu tư và công ty. Nâng cao năng lực chuyên môn để đáp ứng được nhu cầu phát triển của công ty và thị trường. Giữ gìn và phát huy uy tín, thương hiệu của công ty với chủ đầu tư. Phòng Nông nghiệp – Phát triển nông thôn: + Chức năng: Chuyên trách về các lĩnh vực về nông nghiệp và thuỷ lợi. + Nhiệm vụ: Thực hiện các công trình đúng tiến độ và đạt chất lượng theo yêu cầu của chủ đầu tư và công ty. Nâng cao năng lực chuyên môn để đáp ứng được nhu cầu phát triển của công ty và thị trường. Giữ gìn và phát huy uy tín, thương hiệu của công ty với chủ đầu tư. Phòng Giao thông - hạ tầng: + Chức năng: chuyên trách về các lĩnh vực giao thông, hạ tầng. + Nhiệm vụ: Thực hiện các công trình đúng tiến độ và đạt chất lượng theo yêu cầu của chủ đầu tư và công ty. Nâng cao năng lực chuyên môn để đáp ứng được nhu cầu phát triển của công ty và thị trường. Giữ gìn và phát huy uy tín, thương hiệu của công ty với chủ đầu tư. Phòng kỹ thuật: + Chức năng: gồm 3 bộ phận: bộ phận KCS, bộ phận khảo sát và tổ giám sát. bộ phận KCS và bộ phận khảo sát đang được thành lập. Tổ giám sát là tổ phụ trách về các hợp đồng giám sát thi công do công ty ký kết. + Nhiệm vụ: Thực hiện các công trình theo đúng trách nhiệm của tư vấn giám sát. Nâng cao năng lực chuyên môn để đáp ứng được nhu cầu phát triển của công ty và thị trường. Giữ gìn và phát huy uy tín, thương hiệu của công ty với chủ đầu tư. Phòng hành chính - tổng hợp: + Chức năng: Chuyên trách các vấn đề tổ chức, hành chính, tiền lương, chế độ chính sách cho người lao động, quản lý tài sản công,… + Nhiệm vụ: Thực hiện nghiêm chỉnh các nhiệm vụ do Giám đốc giao. Phụ trách về đầu tư và quản lý tài sản công của công ty, định kỳ hàng năm phải có báo cáo Giám đốc công ty về tình hình tài sản của công ty. Báo cáo hàng tháng (chậm nhất vào mùng 5 đầu tháng kế tiếp) đối với những công việc phải báo cáo tháng. Quản lý và chịu trách nhiệm về con dấu của công ty. Phụ trách quản lý về người lao động, BHXH – BHYT, chăm lo đến đời sống sinh hoạt của người lao động. Theo dõi và báo cáo giám đốc về giờ giấc làm việc, nghỉ ngơi, chấm công người lao động. Phòng kinh tế - kế hoạch: + Chức năng: chuyên trách khai thác, ký kết hợp đồng kinh tế, giao dịch với chủ đầu tư, lập và thực hiện kế hoạch. + Nhiệm vụ: Thay mặt công ty thực hiện khai thác, ký kết các hợp đồng kinh tế. Giao dịch với chủ đầu tư, nâng cao uy tín và thương hiệu của công ty với chủ đầu tư. Là đầu mối nhận và giao việc cho các đơn vị, phòng, ban chuyên môn thực hiện. Kết hợp với các phòng chuyên môn để thực hiện công trình đúng tiến độ và chất lượng. Báo cáo kế hoạch đúng hạn: Báo cáo tháng, quý, năm chậm nhất là vào mùng 5 của tháng kế tiếp. Lưu trữ hồ sơ các công trình của công ty. Thu hồi công nợ. Kết hợp với phòng tài chính - kế toán trong việc thanh toán lương sản phẩm cho người lao động. Là đầu mối tiếp nhận báo cáo tháng, quý, năm của các chi nhánh để báo cáo Giám đốc. Phòng tài chính - kế toán + Chức năng: Là phòng chuyên trách về hạch toán kế toán, thu chi, quyết toán, báo cáo tài chính, giao dịch ngân hàng, theo dõi công nợ và thanh quyết toán lương sản phẩm. + Nhiệm vụ: Tuyệt đối thực hiện nhiệm vụ chính xác và trung thực. Thực hiện chế độ kế toán theo quy định của Nhà nước và công ty. Báo cáo tháng chậm nhất vào mùng 5 của tháng kế tiếp. Báo cáo quý chậm nhất vào ngày 5 tháng thứ nhất quý kế tiếp. Theo dõi và báo cáo Giám đốc về tình hình thu hồi công nợ. Thanh quyết toán lương sản phẩm cho người lao động. Thực hiện các hoạt động thu, chi của công ty. Công ty cổ phần thương mại công nghệ và xây dựng Là đơn vị do công ty Hồng Quảng chiếm cổ phần chi phối. Có chức năng nhiệm vụ độc của công ty cổ phần. Thực hiện nghiêm túc và chặt chẽ việc kết hợp với phòng, ban của công ty Hồng Quảng để đảm bảo sự phát triển của hệ thống công ty. 1.3 Sự hình thành, phát triển và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh 1.3.1 Sự hình thành và phát triển Công ty Hồng Quảng được thành lập ngày 18/06/2003 theo giấy phép kinh doanh số 21.02.000428. Kể từ khi thành lập doanh nghiệp đến nay đã và đang ngày càng phát triển về cơ sở vật chất, trình độ chuyên môn của cán bộ nhân viên và khoa học kỹ thuật tiên tiến. Đến nay, những sản phẩm và dịch vụ do công ty Hồng Quảng cung cấp đều tạo sự tin tưởng với khách hàng. Mặc dù thời gian thành lập doanh nghiệp chưa phải dài (hơn 5 năm) nhưng công ty đã tạo được uy tính trên thị trường. Với những mối quan hệ hợp tác sẵn có ở trong và ngoài nước, trình độ và kinh nghiệm của các cán bộ của công ty, đội ngũ lãnh đạo năng động, Công ty Hồng Quảng đảm bảo có thể cung cấp cho đối tác những yêu cầu khó khăn trên thì trường. Chất lượng dịch vụ do công ty cung cấp không chỉ đảm bảo bởi năng lực, uy tín và kinh nghiệm của môt công ty tư vấn thiết kế mà trên hết là phương châm sản xuất kinh doanh: “Sự hài lòng của khách hàng chính là sự phát triển bền vững của công ty”. Công ty đã và đang xây dựng một phong cách kinh doanh mang bản sắc riêng mà ở đó tinh thần phục vụ và trách nhiệm đối với công trình của khách hàng được đặt lên hàng đầu. Với phương châm đa dạng về ngành nghề, tiên tiến về công nghệ, năng động trong kinh doanh, công ty đang tích cực đổi mới một cách sâu sắc, toàn diện hơn nữa, tiếp tục mở rộng thị trường và đa dạng ngành nghề, trong đó lấy việc đầu tư và xây lắp các công trình dân dụng, giao thông, thuỷ lợi, điện lạnh và điện tử làm trọng tâm. Với đội ngũ cán bộ công nghân viên lành nghề, có trình độ được tiếp nhận với công nghệ thi công tiên tiến, có kinh nghiệm nhiều năm công tác về thi công các dự án lớn trong nước và quốc tế. Và đặc biệt coi trọng việc đào tạo cán bộ khoa học kỹ thuật, kinh tế tài chính, cán bộ quản lý và đào tạo đội ngũ công nhân có kỹ năng tốt, tay nghề giỏi. Luôn trang bị cho cán bộ công nhân viên đầy đử cơ sở vất chất, các trang thiết bị hiện đại để có thể đáp ứng kịp thời mọi lĩnh vực trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty liên tục đầu tư, đổi mới trang thiết bị phù hợp với công nghệ tiên tiến góp phần làm cho các công trình mà công ty đã và đang thi công đạt chất lượng và hiệu quả, hạ giá thành sản phẩm. Cùng với một hệ thống tài chính lành mạnh, ổ định luôn đảm bảo khả năng thanh toán cao. Cơ cấu vốn và tài sản được phân bổ hợp lý, phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh. Công ty Hồng Quảng với mục tiêu phấn đấu trở thành doanh nghiệp vững mạnh, đảm nhận hoàn toàn xây lắp nhiều công trinh lớn, quan trọng đảm bảo tiến độ và chất lượng. Đặc biệt công ty đã tạo lập được một hệ thống quản lý điều hành, thiết bị, tài chính rất hiệu quả, đóng góp tích cực trong việc mở rộng hoạt động kinh doanh giúp cho công ty có nền tài chính ổn định và lành mạnh. 1.3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh Từ những cố gắng của toàn bộ cán bộ công nhân viên cùng ban giám đốc sau hơn 5 năm hoạt động công ty đã đạt được một số kết quả đáng kể. Nó cũng được thể hiện qua giá trị các hợp đồng. Cho đến nay công ty ngày càng nhận được nhiều hợp đồng lớn được thể hiện trong bảng bên dưới. Ta nhận thấy, giá trị các hợp đồng tăng dần từ năm 2004 giá trị hợp đồng chỉ có 3.456.000.000 nhưng đến năm 2007 đã tăng lên 10.536.000.000. Qua đây cũng thể hiện một phần hiệu quả hoạt động của công ty và sự tăng trưởng của công ty. Bảng dữ liệu về giá trị hợp đồng STT NĂM SỐ LIỆU GIÁ TRỊ HỢP ĐỒNG 1 2004 3.456.000.000 2 2005 4.746.000.000 3 2006 6.675.000.000 4 2007 10.536.000.000 Kết quả hoạt động kinh doanh còn được thể hiện qua các dự án mà doanh nghiệp đã xây dựng. Ta nhận thấy các dự án mà công ty xây dựng thuộc đủ các lĩnh vực: cầu đường, cấp thoát nước,… nó đã thể hiện được sự đa dạng trong lĩnh vực hoạt động của công ty. Song phần lớn các dự án vẫn tập trung ở địa bàn tỉnh Bắc Ninh và Hải Dương. Ta có thể tham khảo số liệu ở bảng bên dưới: MỘT SỐ DỰ ÁN NÔNG NGHIỆP - THUỶ LỢI - CẤP THOÁT NƯỚC ĐÃ THỰC HIỆN STT Tên dự án Chủ đầu tư Năm 1 Hồ Côn Sơn + đường dạo quanh hồ Chí Linh - Hải Dương UBND tỉnh Hải Dương 2005 2 Hồ Phượng Hoàng + đường dạo quanh hồ Chí Linh - Hải Dương UBND tỉnh Hải Dương 2005 3 Thiết kế kỹ thuật hệ thống các kho lạnh các xã thuộc Dự án hỗ trợ phát triển nông nghiệp của tỉnh Bắc Ninh UBND các xã, huyện thuộc tỉnh Bắc Ninh 2006 4 Xây dựng hệ thống cấp nước sạch thôn Tam Sơn xã Tân Lãng - huyện Tiên Du TT nước sạch và vệ sinh môi trường tỉnh Bắc Ninh 2007 5 Xây dựng hệ thống cấp nước sạch thôn Hương Vân xã Lạc Vệ - huyện Tiên Du UBND xã Lạc Vệ 2007 6 Lập Dự án cải tạo Kênh trạm bơm Lương Tân Công ty KTCT – TL Bắc Đuống 2007 7 Lập Dự án nâng cấp cải tạo và xây mới hệ thống tiêu trạm bơm Cống Bún Công ty KTCT – TL Nam Yên Dũng Bắc Giang 2008 8 Lập dự án điều chỉnh thiết kế, bổ sung hạng mục thiết kế thuộc dự án đầu tư xây hệ thống kè hai bờ song Sặt – thành phố Hải Dương Ban quản lý dự án công trình NN&PTNT Hải Dương 2008 Đây chỉ là một số ít các dự án mà công ty thực hiện. Còn rất nhiều các dự án khác ở các lĩnh vực xây dựng trên rất nhiều tỉnh, thành khác như: Hà Nội, Vĩnh Phúc, Phú Thọ, Thái Nguyên,… Kết quả kinh doanh được thể hiện rõ nhất qua doanh thu mà công ty đạt được trong những năm vừa qua. BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH (Giai đoạn tài chính từ 12/05/2005 kết thúc ngày 30/06/2007) Đơn vị tính: VNĐ STT Chỉ tiêu 30/06/2007 Năm 2006 Năm 2005 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 23.356.994.465 35.663.584.000 15.468.775.000 Các khoản giảm trừ 1 Doanh thu thuần về BH và c/c DV 23.356.994.465 35.663.584.000 15.468.775.000 2 Giá vốn hàng bán 21.254.864.963 32.453.861.440 13.426.896.700 3 Lợi nhuận gộp về BH và c/c DV 2.102.129.502 3.209.722.560 2.041.878.224 4 Thu nhập hoạt động tài chính 340.665 1.988.776 1.635.224 5 Chi phí tài chính 165.665.748 128.226.187 15.863.337 Trong đó: Lãi tiền vay 162.000.000 120.000.000 15.000.000 6 Chi phí bán hàng - - - 7 Chi phí quản lý doanh nghiệp 1.798.488.574 2.853.086.720 1.856.253.000 8 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 138.315.845 230.398.429 171.397.187 9 Thu nhập khác - - - 10 Chi phí khác - - - 11 Tổng lợi nhuận trước thuế 138.315.845 230.398.429 171.397.187 12 Chi phí thuế TNDN hiện hành 38.728.437 64.511.560 47.991.212 13 Chi phí thuế TNDN hoãn lại - - - 14 Lợi nhuận sau thuế 99.587.408 165.886.869 123.405.975 Nhìn vào bảng ta thấy doanh thu của công ty qua các năm là khá lớn. Năm 2005 đạt 15.468.775.000 VNĐ, năm 2006 đạt 35.663.584.000 VNĐ và năm 2007 đạt 23.356.994.465 VNĐ. Các kết quả kinh doanh mà công ty đạt được thực sự đã chứng minh công ty đã hoạt động hiệu quả và tương lai còn đạt được hiệu quả cao hơn. 2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty cổ phần thương mại công nghệ và xây dựng Công ty cổ phần thương mại công nghệ và xây dựng là nơi mà tôi thực tập. Công ty có tên viết tắt là Tratechcom. Đây là một công ty cổ phần nhưng do công ty Hồng Quảng chiếm cổ phần chi phối. Vì vậy, các quy chế, quy trình của công ty cổ phần thương mại công nghệ và xây dựng cơ bản thực hiện theo các quy chế, quy trình của công ty Hồng Quảng. 1.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty cổ phần thương mại công nghệ và xây dựng Công ty cổ phần thương mại công nghệ và xây dựng là một công ty cổ phần được thành lập 12/05/2005 theo giấy phép kinh doanh số 0103007661 do sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp. Là một công ty cổ phần bị chi phối chủ yếu bởi cổ đông lớn nhất là công ty Hồng Quảng nên công ty cổ phần thương mại công nghệ và xây dựng vừa có chức năng và nhiệm vụ độc lập của công ty cổ phần vừa phải thực hiện nghiêm túc và chặt chẽ việc kết hợp với các phòng ban của công ty Hồng Quảng để đảm bảo việc phát triển của hệ thống công ty. Các quy chế làm việc của công ty cổ phần thương mại công nghệ và xây dựng được thực hiện theo công ty Hồng Quảng tuy nhiên một số trường hợp có thể thay đổi phù hợp. Là một công ty cổ phần nên công ty cổ phần thương mại công nghệ và xây dựng hoạt động khá độc lập. Công ty cũng có bộ máy cơ cấu tổ chức riêng, song phần lớn có nhiều đặc điểm giống công ty Hồng Quảng. Thể hiện qua sơ đồ cơ cấu tổ chức sau: Hội đồng quản trị Giám đốc điều hành Phó giám đốc hành chính Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật Phòng thiết kế Phòng marketinh Phòng thương mại & dịch vụ Phòng tài chính kế toán Phòng hành chính tổ chức Phòng thiết kế số 1 Phòng thiết kế số 2 Đội khảo sát Trong đó: + Giám đốc điều hành lên kế hoạch và chiến lược kinh doanh của công ty. Giám đốc trực tiếp giao cho các phòng nghiệp vụ thực hiện triển khai các Hợp đồng bằng các Phiếu giao việc. Giám đốc có thể uỷ quyền cho Phó Giám đốc phụ trách về kỹ thuật - chất lượng ký Phiếu giao việc. + Phó giám đốc phụ trách về kỹ thuật là người giúp việc cho Giám đốc về các vấn đề kỹ thuật, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công việc liên quan. + Phó Giám đốc hành chính giúp Giám đốc về vấn đề hành chính trong công ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công việc liên quan. + Phòng thiết kế: Gồm 3 phòng là: Phòng thiết kế số 1, phòng thiết kế số 2 và đội khảo sát. Phòng thiết kế có nhiệm vụ thiết kế các công trình mà công ty nhận được theo đúng yêu cầu của khách hàng. Đội khảo sát có nhiệm vụ khảo sát thực tế, chụp ảnh các công trình để thiết kế. Các phòng này chịu sự giám sát trực tiếp của Phó Giám đốc kỹ thuật. + Phòng marketing: Cung cấp các thông tin của công ty tới khách hàng, nâng cao nhận thức của khách hàng về công ty, góp phần làm tăng thị phần của công ty trên thị trường. + Phòng thương mại và dịch vụ: cung cấp các dịch vụ cho khách hàng, thương thuyết với khách hàng để khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty. + Phòng tài chính kế toán: chuyên trách về các vấn đề về kế toán, trả lương cho công nhân viên, …. + Phòng hành chính tổ chức: phụ trách các vấn đề về tổ chức, hành chính, lương, thưởng, các chế độ cho cán bộ công nhân viên…. Thực tế, công ty cổ phân thương mại công nghệ và xây dựng mới thành lập hơn 3 năm nên các phòng ban hoạt động còn chưa rõ ràng về mặt chức năng nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ các chức năng cần thiết để công ty hoạt động tốt. Và thực tế đã chứng minh, sau hơn 3 năm hoạt động, công ty đã có được chỗ đứng trên thị trường Hà Nội. 2.2 Tình hình tin học hoá của công ty cổ phần thương mại công nghệ và xây dựng Công ty cổ phần thương mại công nghệ và xây dựng là một công ty mới hoạt động hơn 3 năm. Hiện nay, công ty đang sử dụng 20 máy tính với 1 máy chủ cài window server 2003, các máy trạm cài window xp. Máy chủ để quản lý hoạt động của các máy trạm. Phần lớn các máy trạm được sử dụng với mục đích chuyên môn của công ty đó là thiết kế các công trình xây dựng dùng cho các phòng thiết kế số 1 và thiết kế số 2. Các máy đã được nối mạng Internet, và hệ thống mạng nội bộ của công ty được bảo trì bởi công ty ngoài. Các máy trạm cài một số phần mềm ứng dụng như: office 2003, vietkey, phần mềm tra từ điển, autocad,…. Với phòng tài chính kế toán, thương mại và dịch vụ, marketing, hành chính tổ chức thì chỉ sử dụng các phần mềm ứng dụng, và phần lớn là xử lý dữ liệu trên word và excel. Hiện nay công ty chưa sử dụng một phần mềm quản lý nào, tất cả các báo cáo được xử lý trên excel. Vì vậy có nhiều công việc phức tạp như quản lý tiền lương, quản lý khách hàng… còn gặp khó khăn. 3.3 Vấn đề đang tồn tại và định hướng lựa chọn đề tài Công ty cổ phần thương mại và xây dựng là một công ty về xây dựng, hoạt động trên nhiều lĩnh vực như: xây dựng dân dụng, cầu cống, nhà máy,…Đó là những sản phẩm có lượng vốn đầu tư lớn, có giá trị cao. Với đội ngũ cán bộ công nhân viên lên tới 80 người với nhiều trình độ, mức lương và phương thức trả lương.Vì vậy, việc quản lý nhân sự - tiền lương thực sự là vấn đề khó khăn. Hiện nay, công ty cổ phần thương mại công nghệ và xây dựng chưa sử dụng một phần mềm quản lý nhân sự nào, việc quản lý nhân sự mới sử dụng Microsoft Excel. Tuy việc sử dụng Excel có nhiều tiện lợi như: không tốn kém, dễ sử dụng và bảo quản, …nhưng có nhiều khó khăn như: không đáp ứng được mô hình các bài toán có tổ chức dữ liệu lớn, tốc độ xử lý giảm khi có nhiều người sử dụng và kích thước dữ liệu lớn,… Vì vậy, công ty cần có một phần mềm quản lý nhân sự - tiền lương riêng để đáp ứng nhu cầu của công ty. Hơn nữa việc trả lương cho nhân viên của công ty hiện nay dưới nhiều phương : theo thời gian, theo sản phẩm… với các quy trình phức tạp cho từng đối tượng, từng phòng ban. Trước tình hình của công ty, trong thời gian thực tập này em quyết định chọn đề tài: “ Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự - tiền lương tại công ty Hồng Quảng” Em hi vọng đề tài này sẽ góp phần trợ giúp công ty trong công tác quản lý nhân sự - tiền lương của công ty Hồng Quảng hay công ty cổ phần thương mại công nghệ và xây dựng. 3. Tổng quan về công tác quản lý nhân sự - tiền lương Hiện nay, các doanh nghiệp đang đứng trước các thách thức của nền kinh tế hội nhập quốc tế phải tăng cường tối đa hiệu quả cung cấp các sản phẩm dịch vụ của mình. Điều này đòi hỏi phải có sự quan tâm tới chất lượng sản phẩm và dịch vụ, tới các phương thức Marketing , bán hàng tốt cũng như các quy trình nội bộ hiệu quả. Các doanh nghiệp hàng đầu thường cố gắng tạo ra sự cân bằng giữa tính nhất quán và sự sáng tạo. Để đạt được mục tiêu này, họ dựa vào tài sản lớn nhất của mình đó là nguồn nhân lực. Cùng với việc sản xuất kinh doanh ngày càng phát triển thì số lượng nhân viên ngày càng tăng, vì vậy việc quản lý nguồn nhân lực làm sao cho hiệu quả là một việc hết sức cần thiết. Hơn nữa, lợi ích mà nó mang lại khiến các nhà quản lý phải quan tâm. Một số lợi ích của quản lý nhân sự - tiền lương: Tự động hóa các thao tác về quản lý giám sát nhân sự, giảm sự phức tạp cho những nhà quản lý nhân sự.  Tổ chức nhân sự chuyên nghiệp, hiện đại tạo một nền tảng vững chắc cho hoạt động của Công ty. Hệ thống thông tin kịp thời giúp các nhà quản lý chủ động ra các quyết định điều hành Công ty. Hỗ trợ các công cụ giám sát và đánh giá nhân sự hiệu quả. Hỗ trợ công tác tổ chức và phân công công việc hợp lí, tránh chồng chéo hay thiếu xót và có cơ sở để đánh giá chính xác tình hình nguồn nhân lực và năng lực của từng cá nhân. Đáp ứng mọi nhu cầu phức tạp nhất trong việc tính toán lương. Xử lý số liệu chính xác, tức thời. Cung cấp đầy đủ các báo cáo theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp cũng như các loại báo cáo tiêu chuẩn theo quy định của Nhà nước một cách hiệu quả, nhanh chóng và chính xác. Tiết kiệm chi phí, cải thiện nghiệp vụ và nâng cao năng suất làm việc. 3.1 Mục đích của công tác quản lý nhân sự - tiền lương Quản lý nhân sự - tiền lương giúp doanh nghiệp không những chỉ quản lý thông tin cá nhân đơn thuần của nhân viên, mà còn quản lý được các quá trình tuyển dụng và đào tạo; xây dựng quy trình chấm công, tính lương, xét chế độ khen thưởng, kỷ luật một cách chuyên nghiệp và hiệu quả nhất. Hệ thống được thiết kế dựa trên một kiến trúc hiện đại theo định hướng mở, có khả năng tùy biến cao và không bị ảnh hưởng bởi những thay đổi về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Quản lý nhân sự tiền lương nhằm đạt được các mục đích sau: Quản lý các khoản tạm ứng lương giữa kỳ Tổng hợp giờ công nhân viên theo giờ làm việc, theo ngày, theo tháng, theo quý, theo năm. Quản lý chi tiết số ngày, giờ công làm việc trong tháng của từng nhân viên. Quản lý đối với những công nhân làm việc theo ca, và việc đổi ca của nhân viên. Cập nhật thông tin về ngày được nghỉ trong năm nhưng vẫn hưởng lương. Tính BHXY, BHYT, kinh phí công đoàn, thuế thu nhập cá nhân. Tính lương ngoài giờ, tổng hợp giờ làm thêm. Thanh toán tiền lương có thể bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng. 3.2 Chức năng của công tác quản lý nhân sự - tiền lương Ngày nay, máy tính cá nhân và các phần mềm ứng dụng là công cụ không thể thiếu trong các tổ chức, doanh nghiệp. Với xu hướng áp dụng tin học cùng sự trợ giúp của các phần mềm làm nâng cao năng suất công việc cũng như cạnh tranh trên thị trường công ty Hông Quảng đã chú trọng đưa công nghệ thông tin vào công tác quản lý của công ty, trong đó có công tác quản lý nhân sự - tiền lương. Các chức năng chính của công tác quản lý nhân sự - tiền lương: 3.2 1 Quản lý nhân sự: Quản lý toàn bộ thông chi tiết nhân viên của đơn vị, từ khi phát sinh hợp đồng cho đến khi kết thúc hợp động hoặc luân chuyển công tác, về hưu,… 3.2.1.1 Thông tin nhân viên - Lý lịch cá nhân: Các thông tin, hình ảnh liên quan đến sơ yếu lý lịch của nhân viên được cập nhật đầy đủ. - Đặc điểm cá nhân: Sở thích, tính tình, diện mạo, tình trạng sức khỏe, chiều cao, cân nặng, nhóm máu, năng khiếu đặc biệt… ._.