Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự cho Kho bạc Nhà nước Hải Dương

.. 2.1.2 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin....... 2.2 Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống thông tin……………………… 2.2.1 Sự cần thiết của việc đánh giá yêu cầu………………...……….. 2.2.2 Các công đoạn của giai đoạn đánh giá yêu cầu……………..…. 2.3 Phân tích chi tiết hệ thống thông tin…………………………………. 2.3.1 Mục tiêu của giai đoạn phân tích chi tiết……………………….. 2.3.2 Các phương pháp thu thập thông tin…………………...………. 2.3.3 Mã hoá dữ liệu………………………………………………….. 2.3.4 Các công đoạn của giai đoạn phân tích chi tiết…………...……. 2.3.5 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại…………..… 2.4 Thiết kế Logic cho hệ thống thông tin mới………………………….. 2.4.1 Mục đích………………………………..……………………… 2.4.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu và tính nhu cầu bộ nhớ……………….... 2.4.3 Thiết kế Logic xử lý………………………………………….... 2.5 Thiết kế vật lý ngoài…………………………………………………. 2.5.1 Mục đích…………………………..…………………………… 2.5.2 Lập kế hoạch và một số nguyên tắc thực hiện…………………. 2.6 Triển khai hệ thống thông tin………………………………………... 2.6.1 Mục đích……………………………..………………………… 2.6.2 Thiết kế vật lý trong……………………………...…………….. 2.7 Cài đặt, bảo trì và khai thác hệ thống………………………………... 2.7.1 Các phương pháp cài đặt hệ thống…………………………...… 2.7.2 Chuyển đổi các tệp và cơ sở dữ liệu………………………….... 2.7.3 Đào tạo và hỗ trợ người sử dụng………………………………. 2.7.4 Bảo trì hệ thống thông tin……………………………………… Chương 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho Kho bạc Nhà nước Hải Dương……………………………………. 3.1 Phân tích hệ thống…………………………………………………… 3.2 Sơ đồ phân tích………………………………………………………. 3.2.1 Sơ đồ luồng thông tin (IFD)…...……………………………….. 3.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)………..…………………………… 3.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu………………………………………………... 3.4 Một số giao diện chính của chương trình…………………………… KẾT LUẬN…………………………………………...………………… TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………..………………………. PHỤ LỤC……………………………………………………………….. 3 5 5 17 20 20 20 21 22 22 23 27 27 28 30 33 34 35 35 36 38 39 39 39 40 40 41 43 43 46 46 47 48 48 49 49 52 57 66 77 78 79 LỜI MỞ ĐẦU Cùng với sự phát triển của con người, công nghệ thông tin cũng không ngừng phát triển, công nghệ thông tin đóng vai trò rất quan trọng trong sự phát triển kinh tế - xã hội của nhiều quốc gia trên thế giới, là một phần không thể thiếu trong công cuộc hiện đại hoá đất nước của mỗi quốc gia. Công nghệ thông tin đã có những bước phát triển mạnh mẽ về cả chiều rộng lẫn chiều sâu, máy tính đã trở lên phổ biến đối với mọi người và đồng thời máy tính đã trở thành công cụ giải trí thông dụng của con người ở tại công sở hay tại gia đình. Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, công nghệ thông tin đã trở thành một ngành khoa học kỹ thuật không thể thiếu trong việc ứng dụng vào các hoạt động của đời sống xã hội như quản lý, kinh tế, thông tin… Chính điều đó đã khiến cho các công ty tin học hàng đầu trên thế giới không ngừng đưa ra các giải pháp và các sản phẩm, hệ thống quản lý có chất lượng cao, thông qua các giải pháp và sản phẩm đó, chúng ta có thể nhận thấy tầm quan trọng và tính tất yếu của công nghệ thông tin trong quản lý. Ở nước ta hiện nay, việc áp dụng tin học hoá trong quản lý tại các cơ quan, doanh nghiệp đang rất phổ biến và ngày càng trở nên cấp thiết. Trong các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp thì nguồn nhân lực giữ vai trò chủ đạo trong mọi hoạt động, tuy nhiên việc quản lý cán bộ, nhân viên không phải là việc đơn giản, với mong muốn việc quản lý cán bộ nhân viên trong cơ quan nơi em thực tập trở nên đơn giản và hiệu quả hơn, em đã chọn đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự cho Kho bạc Nhà nước Hải Dương”. Nội dung chính của chuyên đề được chia thành 3 chương bao gồm: Chương 1: Tổng quan về Kho bạc Nhà nước Hải Dương và tính cấp thiết của đề tài. Chương 2: Một số lý luận chung về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin. Chương 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho Kho bạc Nhà nước Hải Dương. Chương 1 cho ta cái nhìn tổng quan về cơ sở thực tập, sự cần thiết của tin học hoá trong công tác quản lý cũng như các vấn đề cần phải đổi mới trong công tác quản lý để Kho bạc có thể quản lý công việc, nguồn nhân lực một cách tốt nhất mà vẫn đảm bảo được tính hiệu quả của nó. Chương 2 giới thiệu tổng quát về việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, cho ta cái nhìn toàn diện về một hệ thống thông tin từ lúc bắt đầu xây dựng đến khi đưa vào hoạt động. Chương 3 trình bày những vấn đề cơ bản nhất, kết quả thu được từ việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin, cho ta biết các cơ sở dữ liệu đầu vào cũng như đầu ra của chương trình phần mềm cần xây dựng. Mặc dù đã rất cố gắng xong thời gian có hạn và kinh nghiệm kiến thức vẫn còn hạn chế nên việc phân tích thiết kế vẫn còn có nhiều thiếu xót cần được bổ xung, vì vậy em rất mong nhận được các ý kiến đóng góp của các thầy, các cô và các bạn để đề tài ngày càng hoàn thiện hơn. Chương 1: TỔNG QUAN VỀ KHO BẠC NHÀ NƯỚC HẢI DƯƠNG VÀ TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI 1.1 TỔNG QUAN VỀ KHO BẠC NHÀ NƯỚC HẢI DƯƠNG. Kho bạc Nhà nước Hải Dương thuộc hệ thống Kho bạc Nhà nước, được thành lập theo quyết định số 07/HĐBT ngày 4/01/1990 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) và đi vào hoạt động từ ngày 01/04/1990 với chức năng chính là quản lý nhà nước về quỹ ngân sách nhà nước, các quỹ tài chính và các quỹ khác của nhà nước, huy động vốn cho ngân sách nhà nước và cho đầu tư phát triển theo luật định. Với chức năng chính đó, cơ cấu tổ chức bộ máy của Kho bạc Nhà nước Hải Dương gồm 11 đơn vị Kho bạc Nhà nước huyện và 8 phòng tại Kho bạc Nhà nước tỉnh, với tổng số 218 công chức, viên chức, bao gồm: - Phòng Kế hoạch tổng hợp. - Phòng Kế toán. - Phòng Thanh toán vốn đầu tư. - Phòng Kho quỹ. - Phòng Kiểm tra, kiểm soát. - Phòng Tin học. - Phòng Tổ chức cán bộ. - Phòng Hành chính - Tài vụ - Quản trị. Các phòng là bộ máy giúp việc Giám đốc Kho Bạc, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn sau: - Phòng Kế hoạch tổng hợp: + Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Kho bạc Nhà nước tỉnh. + Hướng dẫn, kiểm tra Kho bạc Nhà nước các huyện, quận thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh (gọi chung là Kho bạc Nhà nước huyện) trực thuộc về việc thực hiện công tác cấp phát vốn chương trình mục tiêu quốc gia, dịch vụ tín dụng Nhà nước. + Tham gia ý kiến về chế độ cấp phát vốn chương trình mục tiêu quốc gia, dịch vụ tín dụng nhà nước, công tác thống kê Kho bạc Nhà nước. + Trực tiếp thực hiện công tác cấp phát, quyết toán vốn chương trình mục tiêu quốc gia và thực hiện dịch vụ tín dụng nhà nước tại Kho bạc Nhà nước tỉnh. + Xây dựng định mức tồn ngân và tổ chức quản lý và điều hoà tồn ngân theo qui định. + Tổ chức công tác phát hành, thanh toán công trái, trái phiếu chính phủ, lập kế hoạch, thông tin tuyên truyền tổng hợp và báo cáo Kho bạc Nhà nước về tình hình phát hành thanh toán công trái, trái phiếu chính phủ. Phối hợp với các cơ quan chức năng giúp uỷ ban nhân dân tỉnh xây dựng đề án phát hành các loại trái phiếu khác. + Tổ chức thực hiện công tác thống kê Kho bạc Nhà nước, tổng hợp, phân tích các chỉ tiêu về tình hình hoạt động nghiệp vụ của Kho bạc Nhà nước tỉnh, thực hiện chế độ thông tin báo cáo theo quy định. Tham gia ý kiến về các chủ trương phát triển kinh tế - xã hội và các giải pháp tài chính của địa phương. + Phối hợp với phòng kế toán trong việc xác nhận số thực chi ngân sách Nhà nước qua Kho bạc Nhà nước phần kinh phí do phòng Kế hoạch tổng hợp trực tiếp quản lý, cấp phát. + Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh giao. - Phòng Kế toán: + Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác kế toán ngân sách Nhà nước và hoạt động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước theo quy định đối với Kho bạc Nhà nước huyện trực thuộc. + Tham gia ý kiến xây dựng chế độ kế toán ngân sách Nhà nước và hoạt động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước. + Tổ chức thực hiện công tác kế toán ngân sách Nhà nước và hoạt động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước tại Kho bạc Nhà nước tỉnh. + Tập trung và hạch toán các khoản thu ngân sách Nhà nước tại Kho bạc Nhà nước tỉnh cho các cấp ngân sách theo quy định. + Thực hiện kiểm soát các khoản chi thường xuyên của ngân sách Nhà nước theo quy định của Luật ngân sách Nhà nước. + Kiểm tra, đối chiếu, xác nhận số liệu về thu chi ngân sách Nhà nước qua Kho bạc Nhà nước. + Thực hiện công tác thông tin, điện báo, cung cấp số liệu về thu chi ngân sách Nhà nước phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành ngân sách Nhà nước của cấp có thẩm quyền. Tổng hợp báo cáo kế toán và báo cáo thống kê thuộc lĩnh vực kế toán theo chế độ quy định. + Thực hiện công tác thanh toán trong Kho bạc Nhà nước tỉnh và thanh toán qua Ngân hàng, mở và quản lý tài khoản tiền gửi của Kho bạc Nhà nước tại Ngân hàng theo chế độ quy định. Kiểm soát, đối chiếu, tổng hợp và quyết toán thanh toán liên Kho bạc theo chế độ quy định. + Thực hiện phát hành và thanh toán công trái, trái phiếu Chính phủ. + Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu định kỳ số dư tài khoản của các đơn vị giao dịch mở tại Kho bạc Nhà nước, tài khoản tiền gửi của Kho bạc Nhà nước mở tại Ngân hàng. + Thực hiện quyết toán các hoạt động nghiệp vụ của Kho bạc Nhà nước tỉnh, tổng hợp quyết toán các hoạt động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước trên địa bàn theo quy định. + Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh giao. - Phòng Thanh toán vốn đầu tư: + Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác kiểm soát thanh toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản, vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư và xây dựng thuộc nguồn vốn ngân sách Nhà nước các cấp đối với Kho bạc Nhà nước huyện trực thuộc. + Tham gia ý kiến về chế độ kiểm soát thanh toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản, vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư và xây dựng thuộc nguồn vốn ngân sách Nhà nước các cấp trong hệ thống Kho bạc Nhà nước. Tham gia ý kiến với các cơ quan chức năng của địa phương trong việc hoạch định chính sách đầu tư, các chương trình, dự án trên địa bàn. + Trực tiếp thực hiện công tác kiểm soát thanh toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản, vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư và xây dựng thuộc nguồn vốn ngân sách Nhà nước các cấp tại cơ quan Kho bạc Nhà nước tỉnh. + Lập kế hoạch nhu cầu thanh toán vốn đầu tư gửi sở Tài chính và Kho bạc Nhà nước. Thông báo kế hoạch thanh toán vốn đầu tư cho Kho bạc Nhà nước các huyện trực thuộc. + Chuyển vốn đầu tư cho Kho bạc Nhà nước huyện trực thuộc. + Tổng hợp báo cáo định kì, đột xuất về tình hình thanh toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản, vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư và xây dựng thuộc nguồn vốn ngân sách Nhà nước các cấp. + Thực hiện quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản, vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư và xây dựng thuộc nguồn vốn ngân sách Nhà nước các cấp với Kho bạc Nhà nước và cơ quan tài chính địa phương. + Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh giao. - Phòng Tin học: + Hướng dẫn và kiểm tra công tác ứng dụng công nghệ thông tin đối với Kho bạc Nhà nước huyện trực thuộc. + Phối hợp với các phòng chức năng triển khai các chương trình ứng dụng áp dụng thống nhất trong hệ thống theo chỉ đạo và hướng dẫn của Kho bạc Nhà nước. Nghiên cứu, xây dựng và triển khai thực hiện các chương trình ứng dụng tin học có tính chất đặc thù của Kho bạc Nhà nước tỉnh theo quy định của Kho bạc Nhà nước. + Quản lý, thực hiện bảo dưỡng, bảo trì hệ thống trang thiết bị tin học tại Kho bạc Nhà nước tỉnh và Kho bạc Nhà nước huyện trực thuộc, phối hợp với Kho bạc Nhà nước trong việc bảo hành, bảo trì, thanh lý các thiết bị tin học theo chế độ quy định. + Phối hợp với phòng Hành chính - Tài vụ - Quản trị lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc mua, phân phối vật tư, phụ tùng thay thế và các trang thiết bị tin học cho Kho bạc Nhà nước tỉnh và Kho bạc Nhà nước huyện trực thuộc theo chế độ quy định. + Quản trị hệ thống mạng truyền thông Kho bạc Nhà nước trên địa bàn, đảm bảo an toàn hệ thống và dữ liệu. + Quản trị mạng và duy trì hoạt động thường xuyên của trung tâm tỉnh trong hoạt động của mạng truyền thông Bộ Tài chính, quản trị cơ sở dữ liệu và các ứng dụng hợp nhất của Bộ Tài chính đặt tại Kho bạc Nhà nước. + Quản lý cơ sở dữ liệu, lưu trữ và bảo quản các thông tin nghiệp vụ của Kho bạc Nhà nước tỉnh. Thực hiện đúng các quy trình kỹ thuật, chế độ quản lý, bảo quản thiết bị tin học, chế độ bảo mật của hệ thống. + Thực hiện chế độ báo cáo tin học. + Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh giao. - Phòng Kho quỹ: + Hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ quản lý tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý và quản lý an toàn kho quỹ đối với Kho bạc Nhà nước huyện trực thuộc theo chế độ quy định. + Trực tiếp giao dịch thu, chi tiền mặt tại Kho bạc Nhà nước tỉnh. + Tổ chức thực hiện việc vận chuyển tiền mặt, các giấy tờ có giá và tài sản quý theo lệnh của cấp có thẩm quyền. + Bảo quản an toàn tiền mặt, giấy tờ có giá và tài sản quý, các tài sản tạm thu, tạm giữ, tạm gửi và tịch thu theo quyết định của cấp có thẩm quyền. + Phối hợp với cơ quan chức năng thực hiện chi trả các tài sản tạm thu, tạm giữ, tạm gửi do Kho bạc Nhà nước tỉnh quản lý theo quyết định của cấp có thẩm quyền. + Thống kê, tổng hợp và báo cáo các mặt hoạt động nghiệp vụ kho, quỹ theo chế độ quy định. + Phối hợp với các phòng liên quan kịp thời làm rõ nguyên nhân các vụ thừa, thiếu, mất tiền, giấy tờ có giá, giấy tờ quý trong kho, quỹ tại Kho bạc Nhà nước tỉnh và Kho bạc Nhà nước các huyện trực thuộc; đề xuất, kiến nghị các biện pháp xử lý. + Phối hợp với cơ quan công an tỉnh trong công tác bảo vệ an ninh và an toàn tài sản tại Kho bạc Nhà nước tỉnh và Kho bạc Nhà nước các huyện trực thuộc. + Nghiên cứu đề xuất với Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh việc trang cấp các thiết bị vật tư kỹ thuật chuyên dùng cho kho tiền và việc kiểm nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, giấy tờ có giá và tài sản quý đối với Kho bạc Nhà nước tỉnh và các đơn vị trực thuộc. Thực hiện các biện pháp đảm bảo an toàn kho quỹ tại Kho bạc Nhà nước tỉnh. - Phòng Kiểm tra, kiểm soát: + Xây dựng kế hoạch và nội dung kiểm tra, kiểm soát định kỳ, đột xuất đối với Kho bạc Nhà nước huyện trực thuộc và tại Kho bạc Nhà nước tỉnh theo hướng dẫn của Kho bạc Nhà nước. Hướng dẫn Kho bạc Nhà nước các huyện trực thuộc thực hiện tự kiểm tra. + Thực hiện kiểm tra, kiểm soát thường xuyên và đột xuất việc thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị Kho bạc Nhà nước trong tỉnh theo hướng dẫn của Kho bạc Nhà nước. + Tham gia với các cơ quan thanh tra, Ban kiểm tra, kiểm soát thuộc Kho bạc Nhà nước và các dơn vị chức năng kiểm tra các Kho bạc Nhà nước và và các đơn vị, cơ quan khác có liên quan theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền. + Tổ chức thực hiện công tác tiếp công dân tại Kho bạc Nhà nước tỉnh là đầu mối giúp Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo theo quy định. + Tổng hợp kết quả kiểm tra, kiểm soát định kỳ và đột xuất, tình hình giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo trên địa bàn theo quy định. + Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh giao. - Phòng Tổ chức cán bộ: + Xây dựng đề án kiện toàn tổ chức bộ máy của Kho bạc Nhà nước tỉnh, xây dựng kế hoạch và chuẩn bị các thủ tục cần thiết để sắp xếp cơ cấu tổ chức, thành lập, giải thể, sát nhập, chia tách các tổ chức thuộc và trực thuộc Kho bạc Nhà nước tỉnh. + Thực hiện công tác quản lý cán bộ: quy hoạch, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, kỷ luật, điều động, luân chuyển, nghỉ hưu, thôi việc hoặc giải quyết chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức lao động hợp đồng thuộc diện Kho bạc Nhà nước tỉnh quản lý. Phối hợp với các phòng liên quan và Giám đốc Kho bạc Nhà nước huyện trực thuộc nghiên cứu, đề xuất việc bố trí, sắp xếp cán bộ, công chức, lao động hợp đồng phù hợp với năng lực, sở trường và chuyên môn. + Quản lý chỉ tiêu biên chế, lao động và quỹ tiền lương; thực hiện công tác tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch, chuyển ngạch, nâng lương, quản lý thẻ công chức Kho bạc Nhà nước theo phân cấp. + Lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ dài hạn và hàng năm của Kho bạc Nhà nước tỉnh trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; cử cán bộ thuộc diện cán bộ quản lý đi đào tạo, bồi dưỡng, học tập, nghiên cứu ở trong nước và ngoài nước. + Là thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng Kho bạc Nhà nước tỉnh; giúp Hội đồng thi đua khen thưởng Kho bạc Nhà nước tỉnh xây dựng và tổ chức thực hiện các phong trào thi đua; tổng hợp và xét duyệt kết quả thi đua của các đơn vị thuộc và trực thuộc Kho bạc Nhà nước tỉnh. + Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ Kho bạc Nhà nước tỉnh. + Quản lý hồ sơ công chức, viên chức và lao động hợp đồng theo quy định. + Tổng hợp các báo cáo thống kê định kỳ và đột xuất về công tác tổ chức cán bộ, đào tạo bồi dưỡng và thi đua khen thưởng theo quy định. + Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh giao. - Phòng Hành chính - Tài vụ - Quản trị: + Tổ chức thực hiện và hướng dẫn, kiểm tra công tác văn thư lưu trữ, quản lý con dấu tại Kho bạc Nhà nước tỉnh và Kho bạc Nhà nước huyện trực thuộc theo chế độ quy định. + Thực hiện quản lý tài chính và hạch toán kế toán nội bộ, thực hiện chế độ thông tin, báo cáo, quyết toán tình hình sử dụng các khoản kinh phí do Kho bạc Nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác theo chế độ quy định. + Hướng dẫn Kho bạc Nhà nước huyện trực thuộc lập dự toán thu, chi hàng năm theo quy định; xây dựng và tổng hợp dự toán thu, chi hàng năm của Kho bạc Nhà nước toàn tỉnh. Thông báo dự toán và phân bổ nguồn kinh phí cho các đơn vị sau khi được phê duyệt. + Lập kế hoạch xây dựng cơ bản nội bộ dài hạn, hàng năm của Kho bạc Nhà nước tỉnh trình Kho bạc Nhà nước phê duyệt. + Thực hiện thẩm tra hồ sơ dự án, thiết kế, dự toán, kế hoạch và kết quả đấu thầu; thanh toán, quyết toán các dự án hoàn thành theo quy định trình cấp có thẩm quyền. + Thực hiện công tác thống kê, tổng hợp, báo cáo định kì và đột xuất về đầu tư xây dựng cơ bản nội bộ tại Kho bạc Nhà nước tỉnh. + Hướng dẫn các đơn vị Kho bạc Nhà nước huyện trực thuộc lập kế hoạch mua mới, thay thế, sửa chữa, thanh lý tài sản (bao gồm: máy móc, thiết bị, phương tiện, công cụ…); xây dựng và tổng hợp kế hoạch cho toàn tỉnh trình Kho bạc Nhà nước phê duyệt. + Tổ chức thực hiện việc mua mới, thay thế, sửa chữa và thanh lý tài sản phục vụ hoạt động của Kho bạc Nhà nước tỉnh và Kho bạc Nhà nước huyện trực thuộc theo quy định về phân cấp của Bộ Tài chính và Kho bạc Nhà nước. + Thực hiện công tác hành chính, quản trị tại Kho bạc Nhà nước tỉnh, xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy cơ quan, nội quy phòng cháy chữa cháy; tổ chức thực hiện công tác bảo vệ; mua sắm, sửa chữa, quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc; quản lý và điều hành đội xe ô tô và các công tác hành chính quản trị khác. + Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh giao. Các phòng thuộc Kho bạc Nhà nước tỉnh làm việc theo chế độ chuyên viên, điều hành các phòng là Trưởng phòng, giúp việc Trưởng phòng có các Phó Trưởng phòng. Các phòng được quyền yêu cầu các đơn vị, cá nhân cung cấp văn bản, hồ sơ tài liệu có liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định của pháp luật. Thừa lệnh Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh kí các văn bản hướng dẫn, trả lời các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị và các văn bản được Giám đốc uỷ quyền. Qua 16 năm hoạt động, Kho bạc Nhà nước Hải Dương đã vượt qua nhiều khó khăn, từng bước ổn định và phát triển. Có thể khẳng định đã đóng góp tích cực vào công cuộc đổi mới đất nước và của tỉnh thông qua những kết quả cụ thể trong việc tập trung nhanh, đầy đủ, hạch toán chính xác các nguồn thu cho ngân sách Nhà nước, kiểm soát và đáp ứng kịp thời nhu cầu chi tiêu của các cấp, ngành trên địa bàn, huy động một lượng vốn lớn cho đầu tư phát triển, từng bước nâng cao hiệu quả sử dụng vốn ngân sách, nâng cao chất lượng quản lý… Cùng với những chức năng trên, Kho bạc Nhà nước Hải Dương còn có các nhiệm vụ và quyền hạn sau: - Chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra các Kho bạc Nhà nước huyện thuộc tỉnh thực hiện các hoạt động nghiệp vụ theo chế độ quy định và hướng dẫn của Kho bạc Nhà nước. - Tập trung các khoản thu ngân sách Nhà nước trên địa bàn, hạch toán các khoản thu cho các cấp ngân sách (trích tài khoản tiền gửi của tổ chức, cá nhân để nộp ngân sách Nhà nước hoặc áp dụng các biện pháp hành chính khác để thu cho ngân sách Nhà nước theo quy định của pháp luật). - Tổ chức thực hiện chi ngân sách Nhà nước, kiểm soát thanh toán, chi trả các khoản chi ngân sách Nhà nước trên địa bàn theo quy định của pháp luật. - Thực hiện một số dịch vụ tín dụng Nhà nước theo hướng dẫn của Kho bạc Nhà nước. - Tổ chức thực hiện nhiệm vụ huy động vốn theo quyết định của Bộ trưởng Bộ Tài chính và hướng dẫn của Kho bạc Nhà nước. - Quản lý, điều hoà tồn ngân Kho bạc Nhà nước theo hướng dẫn của Kho bạc Nhà nước, thực hiện tạm ứng tồn ngân Kho bạc Nhà nước cho ngân sách địa phương theo quy định của Bộ Tài chính. - Quản lý quỹ ngân sách tỉnh, quỹ dự trữ tài chính và các quỹ khác được giao quản lý, quản lý các khoản tạm thu, tạm giữ, tịch thu, ký quỹ, thế chấp theo quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. - Quản lý các tài sản quốc gia quý hiếm theo quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, quản lý tiền, tài sản, các loại chứng chỉ có giá của Nhà nước và của các đơn vị, cá nhân gửi tại Kho bạc. Hướng dẫn tổ chức thực hiện các biện pháp đảm bảo an toàn kho, quỹ tại Kho bạc Nhà nước tỉnh và các Kho bạc Nhà nước huyện trực thuộc. - Mở tài khoản, kiểm soát tài khoản tiền gửi và thực hiện thanh toán bằng tiền mặt, bằng chuyển khoản đối với các cơ quan, đơn vị, cá nhân có quan hệ giao dịch với Kho bạc. - Tổ chức thực hiện kế toán ngân sách Nhà nước và hoạt động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước, thống kê, báo cáo, quyết toán các nghiệp vụ phát sinh tại Kho bạc Nhà nước tỉnh. - Tổ chức quản lý và ứng dụng công nghệ thông tin tại Kho bạc. - Tổ chức thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động Kho bạc Nhà nước trên địa bàn, thực hiện công tác tiếp công dân và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo theo quy định. - Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, lao động hợp đồng và công tác đào tạo, bồi dưỡng của Kho bạc Nhà nước tỉnh theo phân cấp của Bộ Tài chính và Kho bạc Nhà nước. - Tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng theo quy định. - Quản lý và tổ chức thực hiện công tác hành chính, quản trị, tài vụ, xây dựng cơ bản nội bộ Kho bạc Nhà nước tỉnh theo quy định. - Tổ chức và quản lý các điểm giao dịch theo quy định của Kho bạc Nhà nước. - Tổ chức thực hiện chương trình hiện đại hoá hoạt động Kho bạc Nhà nước, thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính theo mục tiêu nâng cao chất lượng hoạt động, công khai các thủ tục, cải tiến quy trình nghiệp vụ và cung cấp thông tin để tạo thuận lợi phục vụ khách hàng. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng Giám đốc Kho bạc Nhà nước giao. 1.2 CÔNG TÁC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ TIN HỌC VÀ TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI. Nhận thức rõ tầm quan trọng của công nghệ thông tin đối với hoạt động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước trước mắt cũng như lâu dài, việc ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ hoạt động nghiệp vụ tại Kho bạc Nhà nước Hải Dương đã được quan tâm một cách tích cực, toàn diện trên tất cả các khâu của quá trình tin học hoá, từ trang thiết bị, đào tạo cán bộ, tổ chức triển khai, vận hành khai thác có hiệu quả các chương trình ứng dụng để việc khai thác, sử dụng ngày càng hiệu quả hơn, đem lại lợi ích thiết thực hơn. Ngay từ đầu mới thành lập, công tác tuyển chọn, đào tạo cán bộ tin học đã được lãnh đạo Kho bạc Nhà nước Hải Dương hết sức quan tâm và chú trọng. Ngoài ra, đơn vị còn thực hiện đa dạng các hình thức đào tạo (cử cán bộ có trình độ đi học chuyên sâu, nâng cao do Kho bạc Nhà nước Trung ương mở, đào tạo cơ bản tại chỗ…) cho phù hợp với từng đối tượng cụ thể nhằm nâng cao trình độ tin học cho mọi cán bộ công chức. Cán bộ lãnh đạo chủ chốt từ Phó Trưởng phòng, Phó Giám đốc Kho bạc Nhà nước Huyện trở lên đều đã được bồi dưỡng những kiến thức cơ bản về tin học quản lý, các chương trình ứng dụng của Kho bạc và đều có thể khai thác thông tin trên máy để phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo và điều hành. Có thể nói hiện nay, hầu hết các cán bộ nghiệp vụ của Kho bạc Nhà nước Hải Dương đều được đào tạo theo hướng cơ bản hoá, chuẩn hoá và ngày càng được nâng cao để sử dụng thành thạo máy tính nhằm khai thác các chương trình ứng dụng phục vụ cho công tác chuyên môn của mình. Kho bạc Nhà nước Hải Dương chỉ sau khi thành lập và đi vào hoạt động một thời gian ngắn đã được Kho bạc Nhà nước trang bị máy tính. Trải qua quá trình phấn đấu, phát triển không ngừng, đến nay Kho bạc Nhà nước Hải Dương đã có một nền tảng thiết bị kỹ thuật công nghệ thông tin khá đồng bộ. Về hệ thống truyền thông và hệ thống mạng bao gồm 12 mạng Lan của văn phòng Kho bạc Tỉnh và 11 Kho bạc Nhà nước Huyện kết nối thành 1 mạng Wan, từ văn phòng Kho bạc Nhà nước Hải Dương có đường Leasline kết nối với Kho bạc Nhà nước, Bộ Tài chính, Cục thuế Tỉnh, Sở Tài chính, chi cục Hải quan để cung cấp và trao đổi dữ liệu nhằm phục vụ cho công tác chuyên môn, công tác chỉ đạo điều hành của từng đơn vị, về thiết bị hiện có 28 máy chủ, trên 160 máy PC và hàng trăm thiết bị tin học khác như máy in, UPS, Modem, Router, Switch… Tuy nhiên nếu có được những trang thiết bị tốt, có con người được đào tạo nhưng không có chương trình ứng dụng thì rất lãng phí trong việc khai thác tài nguyên và nguồn nhân lực, chính vì thế mà hiện nay Kho bạc Nhà nước Hải Dương đã sử dụng các chương trình ứng dụng tin học phục vụ cho công tác nghiệp vụ như chương trình kế toán Kho bạc, chương trình quản lý và thanh toán trái phiếu, chương trình thanh toán điện tử, chương trình quản lý kho quỹ… Mặc dù đã áp dụng một số chương trình ứng dụng nhưng việc quản lý cán bộ, viên chức ở Kho bạc vẫn phải cần đến sổ sách, tốn nhiều thời gian và phải lưu trữ một khối lượng rất lớn, như ta đã biết trong các cơ quan, tổ chức thì nguồn nhân lực luôn giữ vai trò chủ đạo trong mọi hoạt động, tuy nhiên việc quản lý cán bộ nhân viên không phải là việc đơn giản, dễ dàng, với mong muốn việc quản lý cán bộ trở lên thuận tiện và đơn giản nhưng vẫn đảm bảo được hiệu quả của công việc cho cơ quan nơi em thực tập, em đã chọn đề tài “xây dựng phần mềm quản lý nhân sự cho Kho bạc Nhà nước Hải Dương”. Khi phần mềm được đưa vào sử dụng, nó sẽ giúp cho việc cập nhật các danh mục một cách dễ dàng, tiết kiệm được thời gian, có khả năng lưu trữ thông tin về cán bộ nhân viên trong suốt quá trình hoạt động của công ty, tránh được sự trùng lặp số liệu, hạn chế tối đa sự sai lệch thông tin, việc đưa ra các báo cáo cũng nhanh và thuận lợi hơn rất nhiều so với việc lưu trữ trên sổ sách, nói chung việc quản lý nhân sự ở cơ quan sẽ trở nên thuận lợi hơn, đồng thời vẫn đảm bảo được tính hiệu quả của công việc. Chương 2: MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN 2.1 KHÁI QUÁT VỀ VIỆC PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN. 2.1.1 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage). Nguồn Đích Thu thập Xử lý và lưu giữ Phân phát Kho dữ liệu Hình 2.1: Mô hình hệ thống thông tin Như hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: Bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra. 2.1.2 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin. Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chuẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình lôgic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức. Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin đó là những vấn đề về quản lý, những yêu cầu mới của nhà quản lý, sự thay đổi của công nghệ và thay đổi sách lược chính trị. Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một hệ thống thông tin mới. Những luật mới của Chính phủ mới ban hành (luật về Thuế chẳng hạn), việc kí kết một hiệp tác mới, đa dạng hoá các hoạt động của doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới. Các hành động mới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh vào động cơ buộc doanh nghiệp phải có những hành động đáp ứng. Ví dụ một Ngân hàng cạnh tranh lắp đặt những quầy giao dịch tự động, thực tế sẽ bắt các Ngân hàng khác phải cùng vượt lên phía trước trong việc tự động hoá. Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình. Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ thống thông tin của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này. Cuối cùng vai trò của những thách thức chính trị cũng không nên bỏ qua, nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin. Chẳng hạn, không phải là không có những hệ thông tin được phát triển chỉ vì người quản lý muốn mở rộng quyền lực của mình và khi ông ta biết rằng thông tin là một phương tiện thực hiện điều đó. Việc người ta nhận ra yêu cầu phát triển hệ thông tin rõ ràng là chưa đủ để bắt đầu sự phát triển này. Trong phần lớn các tổ chức, có các cơ chế, ít nhiều chính thức đang tồn tại, để xác đ._.ịnh liệu một nghiên cứu phát triển về hệ thống thông tin có nên được thực hiện hay không. Vấn đề có thể là một yêu cầu đơn giản gửi tới từ một bộ phận hoặc một phòng ban đến lãnh đạo các bộ phận tin học của tổ chức, những người này chịu trách nhiệm quyết định liệu yêu cầu có thể chấp nhận được không. Bởi vì tình trạng như vậy có thể thường được xem như là để ngỏ cửa, nhiều tổ chức đặt ra một hội đồng tin học chịu trách nhiệm về những quyết định loại đó. Trong đại đa số trường hợp hội đồng tin học được cấu thành từ người chịu trách nhiệm về tin học cùng với những người chịu trách nhiệm về các chức năng chính của tổ chức. Cách thức này đảm bảo rằng mọi khía cạnh đều được xem xét khi một quyết định được đưa ra. 2.2 ĐÁNH GIÁ YÊU CẦU PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN. 2.2.1 Sự cần thiết của việc đánh giá yêu cầu. Sau khi nhận thức được sự cần thiết phải tiến hành thay đổi hay hiệu chỉnh một hệ thông tin người quản lý chịu trách nhiệm về vấn đề đó phát biểu yêu cầu phát triển hệ thống. Yêu cầu này sẽ được gửi tới lãnh đạo bộ phận tin học nếu một bộ phận như vậy tồn tại hoặc đến một hãng chuyên môn trong trường hợp ngược lại. Tuỳ theo hoàn cảnh cụ thể mà yêu cầu ít hay nhiều tính chính thức. Trong một số tổ chức người sử dụng phải trình bày yêu cầu của họ theo chuẩn mẫu đã được xây dựng trước và phải chỉ rõ vấn đề mà họ thấy, nguyên nhân của chúng giải pháp họ mong muốn và lợi ích ước tính. Một dự án phát triển hệ thống không tự động tiến hành ngay sau khi có bản yêu cầu vì loại dự án này đòi hỏi đầu tư không chỉ tiền bạc, thời gian mà cả nguồn nhân lực, do đó quyết định về vấn đề này phải được thực hiện sau một cuộc phân tích cho phép xác định cơ hội và khả năng thực thi. Sự phân tích này được gọi là đánh giá hay thẩm định yêu cầu, đôi khi nó được đặt tên là nghiên cứu khả thi và cơ hội. Đánh giá đúng yêu cầu là quan trọng cho việc thành công của một dự án. Một sai lầm phạm phải trong giai đoạn này sẽ rất có thể làm lùi bước trên toàn bộ dự án, kéo theo những chi phí lớn cho tổ chức. Đánh giá một yêu cầu gồm việc nêu vấn đề, ước đoán độ lớn của dự án và những thay đổi có thể, đánh giá tác động của những thay đổi đó, đánh giá tính khả thi của dự án và đưa ra những gợi ý cho những người chịu trách nhiệm ra quyết định. Giai đoạn này phải được tiến hành trong thời gian tương đối ngắn để không kéo theo nhiều chi phí và thời giờ. 2.2.2 Các công đoạn của giai đoạn đánh giá yêu cầu. Đánh giá yêu cầu có bốn công đoạn: Lập kế hoạch, làm rõ yêu cầu, đánh giá khả năng thực thi, chuẩn bị và trình bày báo cáo. - Lập kế hoạch: Mỗi giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống cần phải được lập kế hoạch cẩn thận. Mức độ hình thức hoá của kế hoạch này sẽ thay đổi theo quy mô của dự án và theo giai đoạn phân tích. Về cơ bản thì lập kế hoạch của giai đoạn thẩm định dự án là làm quen với hệ thống đang xem xét, xác định thông tin phải thu thập cũng như nguồn và phương pháp thu thập cần dùng. Số lượng và sự đa dạng của nguồn thông tin phụ thuộc vào kích thước và độ phức tạp của hệ thống nghiên cứu. Chẳng hạn, thẩm định yêu cầu phát triển hệ thống lập hoá đơn bán hàng cho một doanh nghiệp nhỏ sẽ yêu cầu tư vấn với số lượng nguồn thông tin ít hơn so với hệ quản lý nhân sự của một doanh nghiệp lớn mà nhân viên được tổ chức thành nhiều công đoàn. Trong một dự án với quy mô lớn có nhiều người tham gia vào thẩm định yêu cầu thì cần phải xác định nhiệm vụ cho từng thành viên và xác định phương tiện kết hợp giữa các nhiệm vụ. - Làm rõ yêu cầu: Làm rõ yêu cầu có mục đích là làm cho phân tích viên hiểu đúng yêu cầu của người yêu cầu. Xác định chính xác đối tượng yêu cầu, thu thập những yếu tố cơ bản của môi trường hệ thống và xác định khung cảnh nghiên cứu. Yêu cầu phát triển hệ thống nhiều khi được thông báo một cách rất chung chung, có thể dẫn đến sự nhầm lẫn. Chẳng hạn như một nhà quản lý yêu cầu “làm lại hệ thống quản lý đơn đặt hàng” nhưng thực ra ông ta muốn sửa hệ thống thu nhận đơn đặt mua hàng và việc sử dụng nó chưa có hiệu quả. Về phần mình phân tích viên có thể hiểu thông báo trên có nghĩa là nhà quản lý muốn làm lại toàn bộ hệ thống từ việc thu nhận đơn, chuyển chúng về bộ phận sản xuất, chuẩn bị phân phối hàng, làm hoá đơn thanh toán và gửi chúng tới tài khoản khách hàng. Làm sáng tỏ yêu cầu được thực hiện chủ yếu qua những cuộc gặp gỡ với những người yêu cầu sau đó là với những người quản lý chính mà bộ phận của họ bị tác động hoặc bị hệ thống nghiên cứu ảnh hưởng tới. Thêm vào đó để nhằm tới nguyên nhân dẫn đến yêu cầu và xác định hệ thống có liên quan những cuộc gặp này phục vụ việc xây dựng lên bản phác hoạ đầu tiên về khung cảnh của hệ thống nghiên cứu. Khung cảnh hệ thống được xem như là các nguồn và các đích của thông tin, cũng như các bộ phận, các chức năng và các cá nhân tham gia vào xử lý dữ liệu. Định nghĩa này về khung cảnh sẽ có một ảnh hưởng tới việc xác định tầm vóc của dự án trong tương lai. Xác định khung cảnh hệ thống không phải là một công việc dễ dàng. Nếu phân tích viên xác định nó quá hẹp thì sẽ có nguy cơ là một số thành phần quan trọng của hệ thống sẽ bị bỏ qua không tính đến. Hệ thống kết quả của dự án có thể không đáp ứng tí gì với nhu cầu của tổ chức. Nó có thể có tác động tới hoặc bị ảnh hưởng bởi một số cá nhân, một số bộ phận hoặc hệ thống mà người ta sẽ không tính đến trong quá trình phát triển hệ thống. Ví dụ trường hợp khi nghiên cứu một hệ thống lập hoá đơn mà lại không xem xét tới các hoạt động thu nhận đơn đặt hàng và gửi trả hàng cũng như chính sách tín dụng của doanh nghiệp. Ngược lại xác định quá rộng khung cảnh cũng sẽ có những hậu quả tiêu cực mặc dù nó đảm bảo cho nhà phân tích tính hết tới các yếu tố quan trọng của môi trường hệ thống những cái ảnh hưởng tới nó và những cái bị nó ảnh hưởng tới, nhưng một xác định rộng như vậy sẽ làm tăng thời gian và chi phí của dự án tương lai. Phân tích viên phải tận dụng những cuộc gặp gỡ cũng như tham vấn từ các tài liệu khác nhau có trong tổ chức để thu thập thông tin về hệ thống và môi trường xác thực của nó. Những thông tin có liên quan tới các mặt kĩ thuật, tổ chức và tài chính rất cần cho việc tiến hành đánh giá khả năng thực thi của dự án. - Đánh giá khả thi: Theo cách nói chung thì đánh giá khả năng thực thi của một dự án là tìm xem có yếu tố nào ngăn cản nhà phân tích thực hiện, cài đặt một cách thành công giải pháp đã đề xuất hay không? Tất nhiên trong quá trình phát triển hệ thống luôn luôn phải tiến hành việc đánh giá lại. Những vấn đề chính về khả năng thực thi là khả thi về tổ chức, khả thi về tài chính, khả thi về thời hạn và khả thi kỹ thuật. Khả thi về tổ chức: Đánh giá tính khả thi về mặt tổ chức đòi hỏi phải có sự hoà hợp giữa giải pháp dự kiến với môi trường tổ chức. Dự án có tôn trọng chính sách quản lý nhân sự của doanh nghiệp không? Nó ảnh hưởng như thế nào tới không khí làm việc và quan hệ với khách hàng? Ảnh hưởng gì sẽ xảy ra với những hệ thông tin bên cạnh và tới sự quản lý các hoạt động có sự trợ giúp của hệ thống. Liệu có những dự án mở rộng không? Khả thi kỹ thuật: Tính khả thi kỹ thuật được đánh giá bằng cách so sánh công nghệ hiện có hoặc có thể mua sắm được với yêu cầu kỹ thuật của hệ thống đề xuất. Ví dụ sau khi nghiên cứu nhà phân tích thấy cần một giải pháp duy nhất là hệ thống nhận biết tiếng nói có thể thông dịch được hàng chục thứ ngôn ngữ thì đương nhiên là phải khẳng định, chí ít là cho tới thời điểm hiện tại, là dự án không thể thực thi được về mặt kỹ thuật. Cũng có khi một kỹ thuật có thể có trên thị trường nhưng dự án không thể thực thi về mặt kỹ thuật, chẳng hạn chúng hoàn toàn không tương thích với công nghệ đã có trong tổ chức. Khả thi về tài chính: Khả thi tài chính là xác định xem lợi ích hữu hình chờ đợi có lớn hơn tổng các chi phí bỏ ra không? Chi phí: + Chi phí khai thác. + Chi phí phát triển. + Chi phí cài đặt. + Chi phí mua thiết bị. Thời gian: + Khả năng tổ chức. + Khả năng người sử dụng. + Lập trình viên. + Kỹ thuật viên. xem có khả năng hoàn thành đúng hạn không. - Chuẩn bị và trình bày báo cáo về đánh giá yêu cầu: Báo cáo cho phép các nhà quyết định cho phép dự án tiếp tục hay ngừng lại. Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sáng sủa và đầy đủ về tình hình và khuyến nghị những hành động tiếp theo. Báo cáo thường được trình bày để các nhà quyết định có thể yêu cầu làm rõ thêm các vấn đề. Sau đó là quyết định tiếp tục hay loại bỏ dự án. 2.3 PHÂN TÍCH CHI TIẾT HỆ THỐNG THÔNG TIN. 2.3.1 Mục tiêu của giai đoạn phân tích chi tiết. Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là đưa ra được chuẩn đoán về hệ thống đang tồn tại, nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như các nguyên nhân chính của chúng, xác định được mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới và đề xuất ra được các yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu trên. Để làm điều đó phân tích viên phải có một hiểu biết sâu sắc về môi trường trong đó hệ thống phát triển và hiểu thấu đáo hoạt động của chính hệ thống. 2.3.2 Các phương pháp thu thập thông tin. - Phỏng vấn: Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển hệ thống thông tin. Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp được những người chịu trách nhiệm trên thực tế, số người này có thể không được ghi trên văn bản tổ chức, thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều, đặc biệt là mục tiêu của tổ chức. Phỏng vấn thường được thực hiện theo các bước sau: Chuẩn bị phỏng vấn: + Lập danh sách và lịch phỏng vấn. Lựa chọn số lượng và loại cán bộ để phỏng vấn theo cách thức từ trên xuống. + Cần biết một số thông tin về người được phỏng vấn (trách nhiệm, thái độ, tuổi đời…). + Xác đinh cách thức phỏng vấn (phi cấu trúc hay có cấu trúc). + Gửi trước những vấn đề yêu cầu (thông tin vào/ra, lưu trữu, mẫu biểu, xử lý…). + Phương tiện ghi chép là các ký pháp trên giấy khổ lớn theo mẫu. Tiến hành phỏng vấn: + Nhóm phỏng vấn gồm 2 người. Cán bộ phỏng vấn chính dẫn dắt phỏng vấn, lược ghi trên giấy mẫu. Cán bộ phỏng vấn phụ thu thập mẫu vật mang tin, bổ xung hoặc làm rõ ý. + Thái độ lịch sự, đúng giờ, tinh thần khách quan, không được tạo ra cảm giác “thanh tra”. + Nhẫn nại, chăm chú nghe, mềm dẻo và cởi mở. Có thể dùng máy ghi âm nhưng phải được phép của người được phỏng vấn. + Tổng hợp kết quả phỏng vấn: đây là khâu quan rất quan trọng của phỏng vấn. Nó thường được thực hiện ngay sau buổi phỏng vấn, trong 48 giờ. + Tổng hợp các thông tin thu được, kết hợp với thông tin từ các cuộc phỏng vấn khác để phát hiện những điều bất hợp lý, cần làm rõ… Nghiên cứu tài liệu: Cho phép nghiên cứu kĩ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào ra. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức. Cần nghiên cứu kỹ các văn bản sau: + Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoặc một nhóm công tác. + Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức. + Các loại báo cáo, bảng biểu do hệ thống thông tin hiện có sinh ra. - Sử dụng phiếu điều tra: Khi cần phải lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điều tra. Yêu cầu các câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau, phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp. Có thể chọn đối tượng gửi phiếu điều tra theo một số cách thức cơ bản sau: + Chọn những đối tượng có thiện chí, tích cực trả lời. + Chọn nhóm ngẫu nhiên trên danh sách. + Chọn mẫu có mục đích. Chẳng hạn chỉ chọn những đối tượng thoả mãn một điều kiện nào đó, ví dụ đối tượng phải có từ 2 năm công tác trở lên… + Phân thành các nhóm (lãnh đạo, quản lý, người sử dụng, phục vụ…) rồi chọn ngẫu nhiên từ các nhóm đó. - Quan sát: Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai, bỏ ngăn kéo, có sắp xếp hoặc không sắp xếp, lưu trữ có khoá hoặc không khoá… Quan sát có khi gặp khó khăn vì người bị quan sát không thực hiện giống như ngày thường. Ngoài việc lựa chọn công cụ, phân tích viên phải xác định các nguồn thông tin, những nguồn dùng trong giai đoạn đánh giá yêu cầu đương nhiên vẫn được xem xét ở đây. Tuy nhiên cần phải đi sâu hơn, phải phỏng vấn nhân viên chịu trách nhiệm về các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau và gặp những người quản lý họ. Khi phỏng vấn các câu hỏi cần phải chính xác hơn và phân tích viên phải hiểu chi tiết, cần lưu ý đến vai trò quan trọng của người sử dụng và lợi thế khi có họ tham gia vào trong đội ngũ phân tích. 2.3.3 Mã hoá dữ liệu. Mã hiệu được xem như là một biểu diễn theo quy ước, thông thường là ngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể. Bên cạnh những thuộc tính định danh theo ngôn ngữ tự nhiên người ta thường tạo ra những thuộc tính nhận diện mới gồm một dãy kí hiệu, chủ yếu là những chữ cái chữ số, được gán cho một ý nghĩa mang tính ước lệ. Mã hoá được xem là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn. Mã hoá là một công việc của thiết kế viên hệ thống thông tin. Có thể coi đây là việc thay thế thông tin ở dạng “tự nhiên” thành một dãy kí hiệu thích ứng với mục tiêu của người sử dụng, mục tiêu đó có thể là nhận diện nhanh chóng, không nhầm lẫn, tiết kiệm không gian lưu trữu và thời gian xử lý, thực hiện những phép kiểm tra logic hình thức hoặc thể hiện và đặc tính của đối tượng. Các phương pháp mã hoá cơ bản. - Phương pháp mã hoá phân cấp: Nguyên tắc tạo lập bộ mã này rất đơn giản, người ta phân cấp đối tượng từ trên xuống và mã số được xây dựng từ trái qua phải các chữ số được kéo dài về phía bên phải để thể hiện sự phân cấp sâu hơn. - Phương pháp mã liên tiếp: Mã kiểu này được tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định, chẳng hạn nếu người được tuyển dụng vào làm việc trước có mã số 999 thì người tiếp theo mang mã số 1000. Ưu điểm: Không nhầm lẫn và tạo lập dễ dàng. Nhược điểm: Không gợi nhớ và không cho phép chèn thêm mã vào giữa hai mã cũ. Khi kết hợp việc mã hoá phân cấp với mã hoá liên tiếp thì ta có phương pháp mã hoá tổng hợp. - Phương pháp mã hoá theo xeri: Phương pháp chính này là sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là xeri. Xeri được coi như một giấy phép theo mã quy định. - Phương pháp mã hoá gợi nhớ: Phương pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng, chẳng hạn dùng việc viết tắt các chữ cái đầu làm mã như mã tiền tệ quốc tế: VND, USD… Ưu điểm: Gợi nhớ cao, có thể nới rộng dễ dàng. Nhược điểm: Ít thuận lợi cho tổng hợp và phân tích, dài hơn mã phân cấp. - Phương pháp mã hoá ghép nối: Phương pháp này chia mã ra thành nhiều trường, mỗi trường tương ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể có giữa những tập hợp con khác nhau với đối tượng được gán mã. Ví dụ: Nhân viên có mã số A00172 050 06 01 08 thể hiện các thuộc tính của nhân viên đó như sau: A00172 050 06 01 08 Mã hồ sơ Nghề nghiệp Chức vụ Giới tính Đơn vị công tác Ưu điểm: Nhận diện không nhầm lẫn, có khả năng phân tích cao, có nhiều khả năng kiểm tra thuộc tính. Nhược điểm: Khá cồng kềnh vì phải cần nhiều kí tự, phải chọn những đặc tính ổn định nếu không bộ mã mất ý nghĩa. Yêu cầu đối với bộ mã: - Bảo đảm tỷ lệ kén chọn và tỷ lệ sâu sắc bằng 1. Tỷ lệ kén chọn = Số lượng đối tượng thoả mãn được lọc ra/Tổng số đối tượng được lọc ra. Tỷ lệ sâu sắc = Số lượng đối tượng thoả mãn lọc ra/Tổng số đối tượng thoả mãn có trong tập tin. - Có tính uyển chuyển và lâu bền. - Tiện lợi khi sử dụng. Cách thức tiến hành mã hoá: 1. Xác định tập hợp các đối tượng cần mã hoá. Xác định các xử lý cần thực hiện. Lựa chọn giải pháp mã hoá. - Xác định trật tự đẳng cấp các tiêu chuẩn lựa chọn. - Kiểm tra lại những bộ mã hiện hành. - Tham khảo ý kiến của người sử dụng. - Kiểm tra độ ổn định của các thuộc tính. - Kiểm tra khả năng thay đổi của đối tượng. 4. Triển khai mã hoá. 2.3.4 Các công đoạn của giai đoạn phân tích chi tiết. Có 7 công đoạn: Lập kế hoạch, nghiên cứu môi trường, nghiên cứu hệ thống, đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp, đánh giá lại tính khả thi, thay đổi đề xuất dự án, chuẩn bị và trình bày báo cáo. Đây cũng là trình tự thực hiện của chúng: Sau khi lập kế hoạch, thu thập một khối lượng lớn thông tin về hệ thống đang tồn tại và về môi trường của nó. Khi có một lượng lớn thông tin, phân tích viên đưa ra chuẩn đoán tức là xác định vấn đề và nguyên nhân, đánh giá lại tính khả thi. Rất có thể một số yếu tố mới không được nêu ra trong khi đánh giá yêu cầu sẽ xuất hiện và làm thay đổi mức khả thi của dự án. Những yếu tố này cũng có thể khẳng định lại việc đánh giá tính khả thi của giai đoạn đi trước. Do có những yếu tố mới này mà đề xuất của dự án trong báo cáo về đánh giá yêu cầu sẽ phải thay đổi, dữ liệu chính xác hơn về mục tiêu cần đạt được, về thời hạn, về chi phí và lợi ích phải được đưa nhập vào đề xuất, cuối cùng thì báo cáo về nghiên cứu chi tiết phải được chuẩn bị và được trình bày cho những người có trách nhiệm quyết định. Quá trình được mô tả ở đây có tính lặp, trong thực tế rất có thể trong lúc tiến hành đưa ra chuẩn đoán, đánh giá lại tính khả thi hoặc thay đổi đề xuất phân tích viên thấy thiếu một số thông tin nào đó hoặc là về hệ thống hoặc là về môi trường, phân tích viên phải thu thập thêm thông tin, cũng có thể ngay trong khi trình bày báo cáo một số yếu tố mới nảy sinh và như vậy một số công đoạn phải làm lại. 2.3.5 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại. Một hệ thông tin bị ảnh hưởng bởi rất nhiều nhân tố bên ngoài và ngược lại nó có ảnh hưởng tới các nhân tố đó. Tập hợp các nhân tố đó được gọi là các ràng buộc của hệ thống. Như chúng ta đã biết giá trị của một hệ thống thông tin phụ thuộc vào năng lực tôn trọng các ràng buộc này, khi đưa ra chuẩn đoán về hệ thống hiện thời, phân tích viên phải cố gắng để có được sự hiểu biết sâu sắc về môi trường hệ thống nghiên cứu để đánh giá mức độ phù hợp giữa các đặc trưng hệ thống với các ràng buộc của môi trường. Sự hiểu biết này cũng rất quý cho giai đoạn thiết kế hệ thống mới sau này. Trong giai đoạn đánh giá yêu cầu, một số thông tin về môi trường đã được thu thập nhưng nói chung thì những thông tin đó vẫn chưa đủ và việc tìm kiếm thông tin thêm vẫn phải tiếp tục. Thông tin về môi trường được chia làm ba lĩnh vực: tổ chức, kỹ thuật và tài chính. Khi việc nghiên cứu hệ thống đang tồn tại kết thúc, đội ngũ phân tích phải có sự hiểu biết đầy đủ về hệ thông tin nghiên cứu, có nghĩa là hiểu lý do tồn tại của nó, các mối liên hệ của nó với các hệ thống khác trong tổ chức, những người sử dụng, các bộ phận cấu thành, các phương thức xử lý, thông tin mà nó sản sinh ra, những dữ liệu mà nó thu nhận, khối lượng dữ liệu mà nó xử lý, giá cả gắn liền với thu nhập, xử lý và phân phát thông tin, hiệu quả xử lý dữ liệu và hàng loạt những cái như vậy. Thêm vào đó cần phải xác định những vấn đề có liên quan với hệ thống và nguyên nhân của chúng, khối lượng thông tin thu thập và phân tích lớn hơn nhiều so với các hoạt động trước đây. Trong công đoạn này bao gồm ba nhiệm vụ chính: thu thập thông tin, xây dựng mô hình vật lý ngoài và xây dựng mô hình logic. 2.4 THIẾT KẾ LOGIC CHO HỆ THỐNG THÔNG TIN MỚI. 2.4.1 Mục đích. Mục đích của giai đoạn này là xác định một cách chi tiết và chính xác những cái gì mà hệ thống mới phải làm để đạt được những mục tiêu đã được thiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết mà vẫn luôn tuân thủ các ràng buộc của môi trường. Sản phẩm đưa ra của giai đoạn thiết kế logic là mô hình hệ thống mới bằng các sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram), các sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD (Data Structure Diagram), các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích logic của từ điển hệ thống. Mô hình này phải được những người sử dụng xem xét và thông qua đảm bảo rằng chúng đáp ứng tốt các yêu cầu của họ. Xây dựng mô hình logic cho hệ thống thông tin mới là một quá trình tương đối phức tạp, cần phải có một sự hiểu biết sâu sắc hệ thống thông tin đang nghiên cứu, cần phải biết làm chủ các công cụ tạo ra và hoàn chỉnh các tài liệu hệ thống mức lô gíc và cần phải am hiểu tinh tế những khái niệm cơ bản của cơ sở dữ liệu, cần phải có một phương pháp thực hiện các công việc thiết kế logic một cách có cấu trúc. Việc thiết kế logic nên bắt đầu từ việc thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin mới. Cách tiếp cận như vậy đảm bảo tất cả các dữ liệu cần thiết, chỉ những dữ liệu đó sẽ được nhập vào và lưu trữ trong hệ thống và chỉ những xử lý yêu cầu sẽ được thực hiện, như vậy công việc phát triển hệ thống thông tin sẽ được xác định rõ ràng. 2.4.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu và tính nhu cầu bộ nhớ. Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống thông tin mới. Công việc này đôi khi là rất phức tạp, đó không chỉ là việc phân tích viên gặp gỡ những người sử dụng và hỏi họ danh sách dữ liệu mà họ cần để hoàn thành có hiệu quả công việc đang làm. Việc xác định nhu cầu thông tin là một công việc rất khó thực hiện và không tồn tại một phương pháp nào thích hợp cho mọi hoàn cảnh, những nguyên nhân để giải thích cho sự khó khăn này được nhóm thành 4 loại sau: - Đặc trưng của nhiệm vụ mà hệ thống thông tin phải trợ giúp: + Mức độ cấu trúc của nhiệm vụ. + Mức độ phức tạp và biến động của nhiệm vụ. - Đặc trưng của hệ thống thông tin: + Kích cỡ của hệ thống thông tin (chi phí về tiền và thời gian dự kiến để phát triển). + Sự phức tạp của công nghệ được sử dụng. + Mức phân tán địa lý của người sử dụng và nguồn dữ liệu. + Số lượng người sử dụng. - Đặc trưng của người sử dụng: + Thiên hướng đối với sự thay đổi. + Kinh nghiệm trong nhiệm vụ mà hệ thống thông tin cần trợ giúp. + Kinh nghiệm tham gia vào việc phát triển hệ thống thông tin. - Đặc trưng của những người phát triển hệ thống: + Sự lành nghề trong việc phát triển hệ thống thông tin. + Kinh nghiệm với những hệ thống thông tin tương tự. + Sự hiểu biết về nhiệm vụ phải trợ giúp. Bốn cách thức cơ bản để xác định yêu cầu thông tin: Hỏi người sử dụng cần thông tin gì? Phương pháp đi từ hệ thống thông tin đang tồn tại. Tổng hợp từ đặc trưng của nhiệm vụ mà hệ thống thông tin trợ giúp. Phương pháp thực nghiệm. * Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra: Bước 1: Xác định các đầu ra. Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra. Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận của chúng. Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra. Bước 3: Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một cơ sở dữ liệu. Bước 4: Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ. Bước 5: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu. 2.4.3 Thiết kế logic xử lý. Các sơ đồ logic của xử lý chỉ làm rõ những quan hệ có tính chất ngữ nghĩa của các dữ liệu và không quan tâm tới những yếu tố mang tính tổ chức như ai thực hiện xử lý, ở đâu, khi nào và như thế nào? Để biểu diễn những hoạt động như vậy chúng ta phải dùng những khái niệm sự kiện, công việc và kết quả. Sự kiện: việc thực khi đến nó làm khởi sinh sự thực hiện của một hoặc nhiều việc khác. Công việc: là một tập hợp các xử lý có thể thực hiện có chung các sự kiện khởi sinh. Kết quả: Sản phẩm của việc thực hiện một công việc, kết quả có chung một bản chất như sự kiện, nó có thể là cái phát sinh việc thực hiện một công việc khác. Về mặt logic thì một hệ thống thông tin bao gồm các xử lý liên quan tới ba loại hoạt động: Thực hiện các tra cứu thông tin, cập nhật dữ liệu vào các tệp và hợp lệ hoá dữ liệu. Phân tích tra cứu là tìm hiểu xem, bằng cách nào để có được những thông tin đầu ra từ các tệp đã được thiết kế trong phần thiết kế cơ sở dữ liệu. Phân tích tra cứu một mặt giúp cho việc xem xét lại khâu thiết kế cơ sở dữ liệu đã hoàn tất chưa, nghĩa là cơ sở dữ liệu đã đủ để sản sinh các đầu ra hay không, mặt khác nó phát triển logic xử lý để tạo các thông tin ra, đối với mỗi đầu ra người ta tìm cách xác định các tệp cần thiết, thứ tự mà chúng được đọc và các xử lý được thực hiện trên các dữ liệu đã đọc, kết quả của việc phân tích này sẽ được thể hiện thành sơ đồ phân tích tra cứu và đưa vào các phích xử lý trong từ điển hệ thống. 2.5 THIẾT KẾ VẬT LÝ NGOÀI. 2.5.1 Mục đích. Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết phương án của giải pháp đã được chọn ở giai đoạn trước đây. Đây là một giai đoạn rất quan trọng vì những mô tả chính xác ở đây có ảnh hưởng và tác động trực tiếp tới công việc thường ngày của những người sử dụng. Các nhiệm vụ chính của thiết kế vật lý bao gồm: Lập kế hoạch, thiết kế chi tiết các giao diện vào ra, thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá, thiết kế các thủ tục thủ công, chuẩn bị và trình bày báo cáo. Thiết kế các giao diện là xác định hệ thống thông tin trình bày thông tin như thế nào cho người sử dụng khi nhập dữ liệu vào hệ thống hoặc đưa kết quả ra. Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá là xác định cách thức mà người sử dụng hội thoại với hệ thống thông tin và thiết kế các thủ tục thủ công cần phải đặc trưng hoá mọi tiến trình thủ công quanh việc sử dụng hệ thống thông tin tin học hoá. 2.5.2 Lập kế hoạch và một số nguyên tắc thực hiện. Ở đây phân tích viên phải lựa chọn phương tiện, khuôn dạng của các dòng vào/ra, xác định cách thức hội thoại với phần tin học hoá của hệ thống và cách thức thực hiện các thủ tục thủ công, phân bố thời gian và lập danh mục các sản phẩm. Đó chính là việc lập kế hoạch cho giai đoạn này. Theo Joseph Dusmas thì thiết kế vật lý ngoài một hệ thống thông tin phải dựa vào 7 nguyên tắc chung sau đây: - Đảm bảo rằng người sử dụng luôn đang kiểm soát hệ thống, có nghĩa là anh ta luôn luôn có thể thông báo cho hệ thống những việc phải thực hiện. - Thiết kế hệ thống theo thói quen và kinh nghiệm của người sử dụng. - Gắn chặt chẽ với các thuật ngữ, dạng thức và các thủ tục đã được dùng. - Che khuất những bộ phận bên trong của các phần mềm và phần cứng tạo thành hệ thống. - Cung cấp thông tin tư liệu trên màn hình. - Giảm tới mức tối thiểu lượng thông tin mà người sử dụng phải nhớ trong khi sử dụng hệ thống. -Dựa vào những quy tắc đã được chấp nhận về đồ hoạ, ký hoạ khi thể hiện thông tin trên màn hình hoặc trên giấy. Thiết kế vật lý ngoài yêu cầu phân tích viên phải có khả năng đặt mình vào vị trí người sử dụng, không bao giờ được quên rằng hệ thống thông tin sẽ được sử dụng bởi những người có hiểu biết ít nhiều về tin học và sẽ thực hiện một công việc nào đó trong một môi trường riêng. Phân tích viên phải luôn luôn tiếp tục tính đến khía cạnh chi phí, lợi ích vì mỗi một đề xuất khi thiết kế luôn đi liền với những chi phí và lợi ích khác nhau. Phân tích viên phải luôn luôn có quan điểm của mình khi chọn giải pháp vật lý tốt nhất. Đối với mỗi một giải pháp được xem xét, phân tích viên phải đánh giá lợi ích hữu hình và lợi ích vô hình, phải so sánh chúng với chi phí phải bỏ ra, nhất là khi các chi phí của giải pháp quá cao. 2.6 TRIỂN KHAI HỆ THỐNG THÔNG TIN. 2.6.1 Mục đích. Giai đoạn triển khai hệ thống thông tin có nhiệm vụ đưa ra các quyết định có liên quan tới việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức vật lý của cơ sở dữ liệu, cách thức truy nhập tới các bản ghi của của các tệp và những chương trình máy tính khác nhau cấu thành nên hệ thống thông tin. Việc viết các chương trình máy tính, thử nghiệm các chương trình, các môđun và toàn bộ hệ thống cũng được thực hiện trong giai đoạn này. Mục tiêu chính của giai đoạn triển khai hệ thống là xây dựng một hệ thống hoạt động tốt, kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin học hoá của hệ thống thông tin - đó chính là phần mềm. Việc hoàn thiện mọi tài liệu hệ thống và tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng, cho thao tác viên cũng là trách nhiệm của những nhà thiết kế hệ thống. Những công đoạn chính của giai đoạn triển khai bao gồm: - Lập kế hoạch triển khai. - Thiết kế vật lý trong. - Lập trình. - Thử nghiệm. - Hoàn thiện hệ thống các tài liệu. - Đào tạo người sử dụng. Lập kế hoạch thực hiện: Nhiệm vụ quan trọng nhất của lập kế hoạch triển khai là lựa chọn các công cụ. Sự lựa chọn này sẽ quy định tới những hoạt động thiết kế vật lý trong (thiết kế vật lý cơ sở dữ liệu, thiết kế các chương trình) cũng như những hoạt động lập trình sau này. 2.6.2 Thiết kế vật lý trong. - Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong: Trong giai đoạn thiết kế logic, thiết kế viên bảo đảm cho cơ sở dữ liệu chứa tất cả những dữ liệu chính nhưng không có dữ liệu dư thừa để tạo ra những thông tin đầu ra của hệ thống. Thiết kế vật lý trong nhằm mục đích tìm cách tiếp cận tới dữ liệu nhanh và hiệu quả. Có hai phương thức quan trọng để đạt mục đích trên là chỉ số hoá các tệp và thêm các dữ liệu hỗ trợ cho các tệp. Một số khái niệm cơ sở: Sự kiện là một việc thực khi đến nó làm khởi sinh việc thực hiện của một hoặc nhiều xử lý nào đó. Có những sự kiện nằm ngay trong cơ chế của tổ chức. Ví dụ sau khi tính lương xong thì kết quả của việc tính lương này sẽ là sự kiện khởi sinh cho xử lý in bảng lương sau đó. Công việc là một dãy xử lý có chung một sự kiện khởi sinh. Tiến trình là một dãy các công việc mà các xử lý bên trong của nó nằm trong cùng một lĩnh vực nghiệp vụ. Nếu tiến trình quá lớn thì lên chia cắt thành những lĩnh vực nhỏ hơn. Nhiệm vụ là một xử lý được xác định thêm các yếu tố về tổ chức. Pha xử lý là tập hợp các nhiệm vụ có tính đến các yếu tố tổ chức và sự thực hiện của chúng, không phụ thuộc vào sự kiện nào khác mà chỉ phụ thuộc vào sự khởi sinh ban đầu. Mô đun xử lý là một xử lý cập nhật hoặc tra cứu bên trong của một pha và thao tác với số lượng tương đối ít dữ liệu. Đây là cách chia nhỏ các xử lý, yêu cầu xử lý với ít dữ liệu là một khái niệm tương đối, tuỳ thuộc vào một số các tiêu chuẩn khác và nhiều khi mang tính chủ quan của nhà thiết kế. Một số lưu ý khi thiết kế các mô đun lập trình: - Xây dựng các mô đun nhỏ để dễ kiểm tra. - Mô đun đủ nhỏ để có thể sử dụng trong nhiều pha. - Tính đến khả năng trợ giúp của các phần mềm phát triển. - Tích hợ._.