Xây dựng phần mềm quản lý nguồn vốn

i đồng quản lý Bộ máy điều hành Ban kiểm soát Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của Ngân hàng Phát triển Các đơn vị trong hội sở chính: - Ban Kế hoạch tổng hợp; - Ban Thẩm định; - Ban Tín dụng trung ương; - Ban Tín dụng địa phương; - Ban Tín dụng xuất khẩu; - Ban Hỗ trợ sau đầu tư và quản lý vốn ủy thác; - Ban Quản lý vốn nước ngoài và quan hệ quốc tế; - Ban Kiểm tra nội bộ; - Ban Pháp chế; - Ban Tài chính – Kế toán – Kho quỹ; - Ban Quản lý tài sản và xây dựng cơ bản nội ngành; - Ban Tổ chức cán bộ; - Trung tâm Xử lý nợ; - Trung tâm Công nghệ thông tin; - Trung tâm Đào tạo và nghiên cứu khoa học; - Tạp chí Hỗ trợ phát triển; - Văn phòng Đại diện tại TP. Hồ Chí Minh; - Sở Giao dịch 1. 1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Ngân hàng Phát triển Việt nam Ngày 19/05/2006, Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 108/QĐ-TTg thành lập Ngân hàng Phát triển Việt nam trên cơ sở tổ chức lại hệ thống Quỹ Hỗ trợ phát triển để thực hiện chính sách tín dụng đầu tư phát triển và tín dụng xuất khẩu của Nhà nước. Theo đó Ngân hàng Phát triển Việt Nam có chức năng, nhiệm vụ như sau: - Huy động, tiếp nhận vốn của các tổ chức trong và ngoài nước để thực hiện tín dụng đầu tư phát triển và tín dụng xuất khẩu của Nhà nước theo quy định của Chính phủ. - Thực hiện chính sách tín dụng đầu tư phát triển, cho vay đầu tư phát triển, hỗ trợ sau đầu tư, bảo lãnh tín dụng đầu tư. - Thực hiện chính sách tín dụng xuất khẩu, cho vay xuất khẩu, bảo lãnh tín dụng xuất khẩu, bảo lãnh dự thầu và bảo lãnh thực hiện hợp đồng xuất khẩu. - Nhận ủy thác quản lý nguồn vốn ODA được chính phủ cho vay lại, nhận ủy thác, cấp phát cho vay đầu tư và thu hồi nợ của khách hàng từ các tổ chức trong và ngoài nước thông qua hợp đồng nhận ủy thác giữa ngân hàng phát triển với các tổ chức ủy thác. - Ủy thác cho các tổ chức tài chính, tín dụng thực hiện nghiệp vụ tín dụng của Ngân hàng Phát triển. - Cung cấp các dịch vụ thanh toán cho khách hàng và tham gia hệ thống thanh toán trong nước và quốc tế phục vụ các hoạt động của Ngân hàng Phát triển theo quy định của Pháp luật. - Thực hiện nhiệm vụ hợp tác quốc tế trong lĩnh vực tín dụng đầu tư phát triển và tín dụng xuất khẩu. - Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Thủ tướng Chính phủ giao. 1.3. Trách nhiệm và quyền hạn của Ngân hàng Phát triển - Quản lý, sử dụng vốn và tài sản của Chính phủ giao cho Ngân hàng Phát triển theo quy định của Pháp luật và Điều lệ. - Huy động vốn dưới hình thức trái phiếu, kỳ phiếu, chứng chỉ tiền gửi; vay vốn của các tổ chức tài chính, tín dụng, kinh tế xã hội theo quy định của Pháp luật. - Được mở tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Kho bạc Nhà nước và các ngân hàng thương mại khác trong nước và nước ngoài theo quy định của pháp luật, mở tài khoản cho khách hàng trong nước và nước ngoài theo quy định của pháp luật. - Bảo toàn vốn và được áp dụng các biện pháp bảo toàn vốn, chịu trách nhiệm về thất thoát vốn của Ngân hàng Phát triển theo quy định của pháp luật. - Thực hiện nhiệm vụ tín dụng đầu tư phát triển và tín dụng xuất khẩu theo quy định tại điều lệ và các quy định pháp luật có liên quan. Ngân hàng Phát triển được quyền: a) Yêu cầu khách hàng cung cấp tài liệu chứng minh dự án đầu tư, phương án kinh doanh khả thi, khả năng tài chính của khách hàng trước khi quyết định cho vay, bảo lãnh; b) Thẩm định và chịu trách nhiệm vê việc thẩm định phương án tài chính, phương án kinh doanh, phương án trả nợ của khách hàng; c) Từ chối cho vay, hỗ trợ sau đầu tư, bảo lãnh tín dụng đầu tư và tín dụng xuất khẩu các dự án, các khoản vay không đảm bảo điều kiện theo quy định; d) Kiểm tra, giám sát việc sử dụng vốn vay và trả nợ của khách hàng; đ) Chấm dứt việc cho vay, thu hồi nợ trước thời hạn khi phát hiện khách hàng cung cấp thông tin sai sự thật, vi phạm hợp đồng, vi phạm pháp luật; e) Khởi kiện khách hàng hoặc người bảo lãnh vi phạm hợp đồng theo quy định của Pháp luật; f) Được xử lý rủi ro theo quy định tại điều lệ và quy định của Pháp luật có liên quan; g) Khi đến hạn trả nợ, nếu các bên không có thỏa thuận khác mà khách hàng không trả được nợ thì Ngân hàng Phát triển được quyền phát mại tài sản bảo đảm tiền vay để thu hồi nợ theo quy định của Pháp luật. - Kiểm toán báo cáo tài chính hàng năm bởi tổ chức kiểm toán độc lập; thực hiện công khai, minh bạch về hoạt động và tài chính của Ngân hàng Phát triển và chấp hành chế độ báo cáo thống kê với các cơ quan có thẩm quyền theo quy định. - Ủy thác, nhận ủy thác trong hoạt động ngân hàng và các lĩnh vực liên quan đến hoạt động ngân hàng; cung ứng các dịch vụ tài chính, ngân hàng cho khách hàng theo quy định của Pháp luật, các hoạt động khác theo quy định của Thủ tướng Chính phủ. Vốn điều lệ của Ngân hàng Phát triển là 5.000 tỷ đồng (Ngày 30 tháng 03 năm 2007 được điều chỉnh lên 10.000 tỷ đồng) từ nguồn vốn điều lệ hiện có của Quỹ Hỗ trợ phát triển. Việc điều chỉnh, bổ sung vốn điều lệ tùy thuộc yêu cầu và nhiệm vụ cụ thể, bảo đảm tỷ lệ an toàn vốn của Ngân hàng Phát triển và do Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định. 1.4. Sự khác biệt của Ngân hàng Phát triển so với các Ngân hàng Thương mại và Ngân hàng Chính sách xã hội Hoạt động của Ngân hàng Phát triển Việt Nam không vì mục đich lợi nhuận như các Ngân hàng Thương mại (không đặt mục tiêu lợi nhuận lên hàng đầu). Hoạt động của Ngân hàng Phát triển có mối liên hệ chặt chẽ với các Bộ, Ngành và cơ quan Chính phủ nhằm góp phần thực hiện các mục tiêu chiến lược về phát triển kinh tế xã hội, còn các Ngân hàng Thương mại không quá chú trọng vấn đề này. Quy mô các khoản cho vay của Ngân hàng Phát triển Việt nam lớn hơn với thời hạn dài hơn so với các Ngân hàng Thương mại và Ngân hàng Chính sách xã hội. Một khoản vay dành cho dự án trọng điểm có thể kể đến ở đây đó là khoản vay dành cho nhà máy lọc dầu Dung Quất với tổng mức đầu tư 2,5 tỷ USD, trong đó vốn vay tín dụng ưu đãi của Nhà nước chiếm tỷ trọng 40% tương đương 1 tỷ USD. Mặt khác, Ngân hàng phát triển còn được Chính phủ bảo đảm khả năng thanh toán trong khi các Ngân hàng Thương mại không có yếu tố này. Đối tượng cho vay giới hạn trong một số ngành, lĩnh vực, trong đó chủ yếu là lĩnh vực công nghiệp – xây dựng, trong khi các Ngân hàng Thương mại không bị giới hạn đối tượng, lĩnh vực hoạt động tín dụng, còn Ngân hàng Chính sách xã hội tập trung chủ yếu vào các hộ gia đình vùng nông thôn, vùng sâu vùng xa nhằm xóa đói, giảm nghèo; quy mô tín dụng nhỏ, mục đích chủ yếu là giải quyết các vấn đề xã hội thông qua các hoạt động cho vay hộ gia đình, sinh viên, người nghèo,… Dịch vụ của các Ngân hàng Thương mại đa dạng hơn dịch vụ của Ngân hàng Phát triển Việt Nam. 1.5. Nguyên tắc quản lý tài chính của Ngân hàng Phát triển Ngân hàng Phát triển hoạt động dựa trên các nguyên tắc quản lý tài chính sau: - Ngân hàng Phát triển hạch toán tập trung toàn hệ thống; tự chủ về tài chính; thực hiện bảo toàn và phát triển vốn; bù đắp chi phí và rủi ro hoạt động tín dụng. - Hoạt động của Ngân hàng Phát triển không vì mục đích lợi nhuận, tỷ lệ dự trữ bắt buộc bằng 0%, không phải tham gia bảo hiểm tiền gửi. - Ngân hàng Phát triển được Chính phủ đảm bảo khả năng thanh toán; được miễn nộp thuế và các khoản nộp ngân sách Nhà nước đối với hoạt động tín dụng đầu tư phát triển, tín dụng xuất khẩu của Nhà nước; các hoạt động khác phải nộp thuế theo quy định của Pháp luật. - Việc huy động các nguồn vốn với lãi suất thị trường để cho vay phải đảm bảo nguyên tắc chỉ huy động khi đã sử dụng tối đa các nguồn vốn không phải trả lãi hoặc lãi suất thấp. Ngân hàng Phát triển không được huy động tiền gửi bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ của các cá nhân. - Ngân hàng Phát triển được ngân sách Nhà nước cấp bù chênh lệch lãi suất và phí quản lý đối với hoạt động tín dụng đầu tư phát triển và tín dụng xuất khẩu của Nhà nước. - Ngân hàng Phát triển phải thực hiện công khai tài chính theo quy định của Pháp luật. 1.6. Các quy định trong quản lý nguồn vốn tại Ngân hàng Phát triển Việt Nam 1.6.1. Các nguồn vốn của Ngân hàng Phát triển Việt Nam Nguồn vốn của Ngân hàng Phát triển khá đa dạng, các nguồn vốn này bao gồm: - Vốn chủ sở hữu: Vốn điều lệ của Ngân hàng Phát triển; Chênh lệch do đánh giá lại tài sản, chênh lệch tỷ giá; Các quỹ dự trữ bổ sung vốn điều lệ, quỹ đầu tư phát triển. - Vốn huy động: Phát hành trái phiếu Chính phủ, trái phiếu được Chính phủ bảo lãnh, trái phiếu của Ngân hàng Phát triển và kỳ phiếu, chừng chỉ tiền gửi theo quy định của Pháp luật; Vay của công ty dịch vụ tiết kiệm bưu điện, Bảo hiểm Xã hội Việt nam và các tổ chức tài chính, tín dụng trong nước; Vay các tổ chức tài chính, tín dụng nước ngoài. - Các khoản vốn khác gồm: Vốn ngân sách Nhà nước cấp hỗ trợ sau đầu tư; Vốn ODA được Bộ Tài chính ủy quyền thực hiện cho vay lại; Nhận tiền gửi ủy thác của các tổ chức trong và ngoài nước; Vốn nhận ủy thác giải ngân cho các dự án và thu hồi nợ của khách hàng từ các tổ chức trong và ngoài nước thông qua Hợp đồng nhận ủy thác giữa Ngân hàng Phát triển với các tổ chức ủy thác; Vốn đóng góp tự nguyện không hoàn trả của các cá nhân, các tổ chức kinh tế, tổ chức tài chính, tín dụng và các tổ chức chính trị - xã hội, các hiệp hội, các hội, các tổ chức phi chính phủ trong và ngoài nước; Vốn do ngân sách Nhà nước cấp để thực hiện nhiệm vụ tín dụng đầu tư, tín dụng xuất khẩu và các mục tiêu, chương trình của Chính phủ; Các nguồn vốn khác theo quy định của Pháp luật. 1.6.2. Một số nguyên tắc về quản lý nguồn vốn huy động Công tác huy động vốn tại các chi nhánh đảm bảo nguyên tắc an toàn, hiệu quả, tiết kiệm chi phí, tuân thủ các quy định của Nhà nước. Nguồn vốn các chi nhánh được phép huy động là vốn tạm thời nhàn rỗi, tiền gửi, vốn khấu hao cơ bản, vốn đầu tư phát triển sản xuất và các nguồn vốn hợp pháp khác của các đơn vị, tổ chức kinh tế, tổ chức tài chính – tín dụng, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội trên địa bàn và một số nguồn vốn khác. Đồng tiền huy động là đồng Việt Nam và các ngoại tệ tự do chuyển đổi hoặc ngoại tệ do bên ủy thác yêu cầu. Các Chi nhánh huy động vốn thông qua hình thức mở tài khoản tiền gửi, ký kết hợp đồng tiền gửi hoặc ký kết hợp đồng vay vốn. Lãi suất huy động vốn là lãi suất được quy định tại thông báo lãi suất của Ngân hàng Phát triển Việt nam. Đối với từng khoản vốn huy động theo kỳ hạn cụ thể, lãi suất huy động vốn được giữ cố định trong suốt kỳ hạn, trừ trường hợp khách hàng rút vốn trước hạn hoặc đến hạn khách hàng không rút vốn. Kỳ hạn huy động vốn được xác định theo thông báo của Ngân hàng Phát triển trong từng thời kỳ. 1.7. Một số kết quả hoạt động của Ngân hàng Phát triển Tính đến năm 30/04/2007, Ngân hàng Phát triển đã cho vay đầu tư bằng vốn trong nước hơn 5.900 dự án với tổng số vốn theo hợp động tín dụng đã ký hơn 191.000 tỷ đồng, trong đó trên 90 dự án nhóm A với tổng số vốn cam kết là 97.000 tỷ đồng. Tổng dư nợ vốn trong nước của Ngân hàng đạt hơn 46.000 tỷ đồng. Bằng nguồn vốn tín dụng đầu tư, các dự án đặc biệt quan trọng của đất nước đang được tích cực triển khai như: Thủy điện Sơn La, Nhà máy lọc dầu Dung Quất, các nhà máy thủy điện, nhiệt điện, các nhà máy đóng tàu biển,...Đồng thời, tỷ trọng cho vay trong ngành công nghiệp và xây dựng đã tăng từ 43% năm 2001 lên 81% năm 2006. Số dự án ODA cho vay lại Ngân hàng Phát triển Việt Nam hiện đang quản lý trên 320 dự án với tổng số vay theo hợp đồng tín dụng đã ký tương đương hơn 6.600 triệu USD, dư nợ đến nay gần 45.000 tỷ đồng. Nhiều công trình đầu tư bằng nguồn vốn này đã hoàn thành, đưa vào sử dụng góp phần tăng trưởng kinh tế, cải thiện đời sống nhân dân. Bên cạnh tín dụng đầu tư, hoạt động tín dụng xuất khẩu cũng được đẩy mạnh với tổng số vốn hỗ trợ cho hơn 2.400 doanh nghiệp để thực hiện các hợp đồng xuất khẩu gần 40.000 tỷ đồng. Cùng với vị thế là nhà tài trợ vốn dài hạn lớn trong hệ thống các tổ chức tài chính – ngân hàng trong nước với tổng số vốn đầu tư bình quân giai đoạn 2000 – 2005 chiếm khoảng 6,5% tổng số vốn đầu tư toàn nền kinh tế, Ngân hàng Phát triển cũng là tổ chức phát hành trái phiếu Chính phủ lớn thứ hai sau Kho bạc Nhà nước với mục đích cụ thể là tập trung nguồn vốn cho đầu tư phát triển của thị trường tài chính nói chung và thị trường vốn nói riêng. Ngoài việc hỗ trợ trực tiếp cho các dự án, nguồn vốn tín dụng của Ngân hàng Phát triển Việt Nam còn được sử dụng với vai trò như lượng “vốn mồi” kích thích hoạt động của hệ thống ngân hàng thương mại và các tổ chức tài chính – tín dụng khác, kích thích đầu tư phát triển sản xuất của các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế. 1.8. Định hướng phát triển của Ngân hàng Phát triển Việt Nam Với định hướng chiến lược đến năm 2020 là “An toàn hiệu quả - Hội nhập quốc tế - Phát triển bền vững”, hướng tới mục tiêu trở thành Ngân hàng chuyên nghiệp, góp phần đưa đất nước trở thành một nước công nghiệp, Ngân hàng Phát triển tập trung vào một số định hướng cơ bản sau: - Tiếp tục hỗ trợ các chương trình, dự án, sản phẩm trọng điểm nhằm chuyển đổi mạnh cơ cấu kinh tế theo hướng phát huy được lợi thế từng ngành, vùng, sản phẩm; tập trung vào một số ngành và sản phẩm công nghiệp có lợi thế cạnh tranh, cơ sở hạ tầng kinh tế - xã hội, các vùng miền khó khăn mà Ngân sách Nhà nước không đủ khả năng hỗ trợ, các tổ chức tín dụng và các nhà đầu tư không muốn tài trợ vì vốn đầu tư lớn, thời gian hoàn vốn dài, tính rủi ro cao,... - Tiếp tục hoàn thiện có hiệu quả nhiệm vụ quản lý cho vay lại các dự án vay vốn ODA cho vay lại theo ủy quyền Chính phủ; mở rộng hình thức ủy quyền cho Ngân hàng Phát triển theo nguyên tắc nâng cao trách nhiệm trong việc tự chịu trách nhiệm thẩm định, quyết định cho vay, hoàn trả vốn vay, tự chiu rủi ro tín dụng,... - Huy động tối đa các nguồn vốn trong và ngoài nước đáp ứng nhu cầu đầu tư phát triển, đặc biệt chú trọng các nguồn vốn trung và dài hạn; cân đối sử dụng nguồn vốn một cách có hiệu quả. Đẩy mạnh huy động vốn thông qua hình thức phát hành trái phiếu, góp phần hoàn thiện và phát triển thị trường tài chính Việt Nam. - Hoàn chỉnh cơ chế quản lý theo hướng từng bước tự chủ và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về tổ chức hoạt động và kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao. Song song với việc hoàn chỉnh cơ chế, Ngân hàng Phát triển cần cơ cấu lại tổ chức và hoạt động, cơ cấu lại tài chính với mục tiêu tăng cường tính minh bạch nhằm phù hợp với yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế, xây dựng hệ thống quản lý rủi ro tín dụng phù hợp với các chuẩn mực quốc tế. - Xây dựng hạ tầng công nghệ ngân hàng hiện đại, ứng dụng công nghê thông tin phù hợp với các tiêu chuẩn, thông lệ quốc tế, tập trung xây dựng và phát triển nguồn nhân lực, thu hút và đào tạo đội ngũ cán bộ có đủ năng lực, phẩm chất đáp ứng được yêu cầu của một ngân hàng chuyên nghiệp và hiện đại. 2. Thông tin chung về đề tài 2.1. Tên đề tài Đề tài được thực hiện có tên đầy đủ là: “Tin học hóa quản lý nguồn vốn tín dụng tại Ngân hàng Phát triển Việt Nam” 2.2. Mục đích và sự cần thiết của đề tài Tuy là Ngân hàng có vốn điều lệ lớn song hiện nay việc quản lý nguồn vốn của Ngân hàng Phát triển mới dừng lại ở việc bước đầu tin học hóa. Số liệu lưu trữ chủ yếu trên giấy tờ dẫn đến thiếu đồng bộ, kém cập nhật, khả năng tìm kiếm thấp. Đề tài “Tin học hóa quản lý nguồn vốn tín dụng tại Ngân hàng Phát triển Việt Nam” được thực hiện nhằm mục đích tin học hóa công tác quản lý nguồn vốn tại Ngân hàng Phát triển Việt Nam. Đề tài có thể được ứng dụng tại Ban nguồn vốn của Ngân hàng nhằm đem lại hiệu quả quản lý cao hơn đối với Ban nguồn vốn nói riêng cũng như Ngân hàng Phát triển Việt Nam nói chung. Mục đích trên thể hiện cụ thể ở những chức năng mà chương trình thực hiện. Đề tài được xây dựng nhằm tin học hóa công tác quản lý nguồn vốn tín dụng tại Ngân hàng Phát triển Việt Nam, đưa công việc này trở nên đồng bộ, thống nhất và khoa học. Với định hướng như vậy, đề tài được xây dựng nhằm thực hiện chức năng cụ thể như sau: - Quản lý việc huy động vốn: thông tin lãi suất huy động, thông tin khách hàng, huy động vốn bằng VND. - Theo dõi quá trình điều chuyển vốn. Những chức năng trên sẽ được cụ thể và chi tiết hóa hơn nữa trong ứng dụng phần mềm với hy vọng rằng phần mềm có thể được sử dụng và đem lại lợi ích thực sự cho công tác quản lý nguồn vốn tại Ngân hàng Phát triển Việt Nam. CHƯƠNG II- MỘT SỐ VẤN ĐỀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN TRONG NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1. Tổng quan về hệ thống thông tin trong một tổ chức 1.1. Định nghĩa hệ thống thông tin Hệ thống thông tin được định nghĩa thông qua các bộ phận cấu thành và chức năng của chúng. Đó là một tập hợp bao gồm con người, thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu,… Song những bộ phận này không tách rời mà hợp chung với nhau trong một môi trường để cùng thực hiện các nhiệm vụ: - Thu thập thông tin - Lưu trữ thông tin - Xử lý thông tin - Phân phối thông tin Kho dữ liệu Xử lý, lưu trữ Thu thập Phân phát Nguồn Đích Hệ thống thông tin Hình 2.1: Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin Hệ thống thông tin thu thập thông tin dữ liệu từ các nguồn, trải qua quá trình xử lý, lưu trữ sẽ đưa ra (phân phát) các thông tin hữu ích cho nhà quản lý cũng như người sử dụng. Đó cũng là lúc hệ thống tỏ rõ vai trò và tầm quan trọng của nó. 1.2. Phân loại hệ thống thông tin Việc tiến hành phân loại hệ thống thông tin được thực hiện trên nhiều tiêu thức khác nhau: 1.2.1. Phân loại theo cách thức phục vụ ra quyết định: Theo cách phân loại này, có các hệ thống thông tin như sau: - Hệ thống thông tin xử lý giao dịch với các chức năng cơ bản là ghi nhập thông tin, tìm sửa, cập nhật, sắp xếp, lọc, ra các báo cáo tổng hợp. - Hệ thống thông tin phục vụ quản lý với các chức năng phân tích, mô phỏng, dự đoán, dự báo,… - Hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định làm công việc tính toán các bài toán tối ưu sao cho nhà quản trị có thể đưa ra quyết định đúng lúc và mang lại kết quả cao nhất. - Hệ thống chuyên gia đưa ra những ý kiến, khuyến nghị mang tính chuyên môn. Hệ thống nâng cao lợi thế cạnh tranh giúp mang lại những lợi thế so sánh so với đối thủ. Một số lợi thế cạnh tranh có thể kế đến là giá thành hạ, chất lượng cao, hậu mãi tốt hay thái độ phục vụ khách hàng,… 1.2.2. Phân loại theo chức năng nghiệp vụ Trong một tổ chức có nhiều chức năng khác nhau cùng cần được thực hiện. Do vậy cũng có những hệ thống thông tin tương ứng để giải quyết các công việc này. Đó là: - Hệ thống thông tin tài chính, kế toán - Hệ thống thông tin Marketing - Hệ thống thông tin nhân lực - Hệ thống thông tin quản lý sản xuất - Hệ thống thông tin văn phòng - Hệ thống thông tin mở rộng biên giới, không gian Mỗi loại hệ thống trên còn có thể được phân ra các cấp khác nhau từ thấp đến cao, từ tác nghiệp đến chiến thuật, chiến lược. Ngoài hai cách phân loại như trên còn có thể phân hệ thống thông tin ra hai loại chính thức và phi chính thức. 1.3. Các yếu tố kỹ thuật trong hệ thống thông tin Trong mô hình về hệ thống thông tin, các yếu tố kỹ thuật đóng vai trò quan trọng quyết định một phần không nhỏ đến hiệu quả hoạt động của hệ thống, đồng thời giúp người sử dụng đánh giá được đó có phải là một hệ thống thông tin hiện đại hay không. Các yếu tố kỹ thuật này bao gồm: - Phần cứng tin học - Phần mềm tin học - Mạng truyền thông dữ liệu và mạng máy tính - Cơ sở dữ liệu 1.3.1. Phần cứng tin học Phần cứng tin học là những thiết bị tin học thực hiện các nhiệm vụ nhập dữ liệu, xử lý dữ liệu, đưa dữ liệu ra, lưu trữ thông tin và kiểm soát, điều khiển các hoạt động đó. Có rất nhiều thiết bị phần cứng nhưng chúng đều nằm trong số ba loại phần cứng chính là: Máy tính điện tử, các thiết bị ngoại vi vào, các thiết bị ngoại vi đưa thông tin ra. Với các thiết bị phần cứng tin học, khi trang bị hay mua sắm, người có trách nhiệm cần chú ý tới vấn đề chuẩn phần cứng để nó phù hợp với những gì đã có. Theo đó, phần cứng cần đảm bảo ba yêu cầu sau: - Đảm bảo sự tương thích tức là các thiết bị mua mới và có sẵn phải làm việc được cùng nhau. - Đảm bảo khả năng mở rộng và nâng cấp: Nhu cầu của tổ chức trong tiến trình phát triển là liên tục thay đổi và tăng thêm. Do đó, những thiết bị phần cứng cũng cần đáp ứng được yêu cầu này. - Đảm bảo độ tin cậy: Phần cứng được mua sắm và trang bị nhất là những đợt mua sắm lớn nên có dự kiểm nghiệm kỹ lưỡng trên lý thuyết cũng như trên thực tế. 1.3.2. Phần mềm tin học Sau quá trình mua sắm, trang bị phần cứng một vấn đề cấp thiết đặt ra là vấn đề về phần mềm tin học. Bởi lẽ, thiếu phần mềm, phần cứng không thể hoạt động. Phần mềm giúp cho máy tính ứng dụng được vào giải quyết các bài toán thực tế. Phần mềm tin học là các chương trình, các cấu trúc dữ liệu làm cho chương trình xử lý được những thông tin thích hợp và các tài liệu mô tả phương thức sử dụng các chương trình ấy. Phần mềm luôn được bổ sung, sửa đổi và phát triển. Phần mềm được phân ra thành nhiều loại nhưng có hai loại chung như sau: - Phần mềm hệ thống gồm hệ điều hành, các chương trình tiện ích, các chương trình điều khiển thiết bị, các chương trình dịch,… - Phần mềm ứng dụng bao gồm phần mềm năng suất, phần mềm kinh doanh, phần mềm giải trí, phần mềm giáo dục, tham khảo,… 1.3.3. Truyền thông dữ liệu và mạng máy tính Truyền thông dữ liệu trong trường hợp đơn giản nhất là giữa hai thiết bị nối trực tiếp với nhau theo các hình mạng truyền thông điểm – điểm. Tuy nhiên điều đó thường ít xảy ra bởi: - Các thiết bị tham gia truyền thông ở cách xa nhau - Có rất nhiều thiết bị tham gia vào hệ thống nên việc kết nối điểm – điểm giữa từng cặp thiết bị là không thực hiện được. Do đó, giải pháp là xây dựng mạng truyền thông dữ liệu. Mô hình đơn giản của mạng truyền thông như sau: Nguồn Thiết bị truyền Hệ thống truyền Thiết bị nhận Đích Hệ thống nguồn Hệ thống đích Hình 2.2: Mô hình mạng truyền thông Có hai loại mạng truyền thông đơn giản được phân loại theo truyền thống là: Mạng diện rộng (WAN – Wide Area Network) và mạng cục bộ (LAN – Local Area Network) với những đặc điểm khác nhau cho từng loại mạng. 1.3.4. Cơ sở dữ liệu Trong hệ thống thông tin, người ta lưu trữ, quản lý dữ liệu trong các kho dữ liệu. Các kho này còn được gọi là ngân hàng dữ liệu, trong đó dữ liệu được lưu trữ, sắp xếp một cách có trật tự, thuận tiện cho việc tìm kiếm, xử lý và khi đó chúng được gọi là cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin. Cơ sở dữ liệu thường bao gồm một số khái niệm cơ sở như: Thực thể, bản ghi, bảng, trường dữ liệu,… Một cơ sở dữ liệu tốt là một cơ sở dữ liệu có những thuộc tính tối thiểu sau: - Chia sẻ được: do trong một tổ chức có nhiều người cùng có yêu cầu tìm kiếm những dữ liệu như nhau vào cùng một lúc - Vận chuyển được: Cơ sở dữ liệu cần dễ dàng chuyển đến cho người ra quyết định. - Bảo mật: Có khả năng ngăn ngừa sự phá hoại và không cho người không có thẩm quyền sử dụng. - Chính xác: Có nội dung đúng sự thực, đáng tin cậy. - Kịp thời: Cơ sở dữ liệu có nội dung phản ánh thực tế hiện tại, luôn luôn được cập nhật sớm nhất có thể. - Phù hợp: Nội dung của cơ sở dữ liệu là thích hợp, cần thiết cho các quyết định được đưa ra. Những hoạt động chính của cơ sở dữ liệu là: Cập nhật, truy vấn, lập báo cáo, cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu. Một số vấn đề liên quan đến thiết kế cơ sở dữ liệu: Thiết kế cơ sử dữ liệu là công việc xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống thông tin mới. Qua quá trình gặp gỡ, tìm hiểu phân tích viên có thể phán đoán và tìm ra những gì là cần thiết cho cơ sở dữ liệu của hệ thống mới. Có bốn cách thức cơ bản xác định yêu cầu thông tin là hỏi người sử dụng cần thông tin gì, phương pháp đi từ hệ thống đang tồn tại, tổng hợp từ đặc trưng của nhiệm vụ mà hệ thống thông tin trợ giúp và phương pháp thực nghiệm. Các phương pháp thiết kế: - Phương pháp 1: Thiết kế các cơ sở dữ liệu đi từ các thông tin đầu ra: Đây là phương pháp cơ bản và cổ điển, được áp dụng trong nhiều trường hợp từ đơn giản đến phức tạp Bước 1: Xác định các đầu ra Liệt kê thông tin đầy đủ các thông tin đầu ra. Nội dung, tần suất, khối lượng và nơi nhận chúng. Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệucho việc tạo ra từng đầu ra Liệt kê các phần tử thông tin đầu ra - Mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin được gọi là các thuộc tính. Trong đó, có những thuộc tính thứ sinh – là thuộc tính được tính toán hay suy ra từ thuộc tính khác và thuộc tính cơ sở là những thuộc tính còn lại. - Đánh dấu các thuộc tính lặp (Repeatble) là các thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị. - Gạch chân các thuộc tính khóa cho thông tin đầu ra. - Loại bỏ những thuộc tính không quan trọng đối với nhà quản lý. - Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh, chỉ để lại những thuộc tính cơ sở. Thực hiện chuẩn hóa mức 1 (1NF): Trong 1 danh sách thiết kế cơ sở dữ liệu không cho phép chứa các thuộc tính lặp. Do đó dùng phương pháp sau: - Tách danh sách con theo một thực thể nào đó có ý nghĩa về mặt quản lý. - Gán cho danh sách con vừa được tách ra một tên và tìm một thuộc tính định danh, thêm thuộc tính định danh này vào danh sách gốc. Thực hiện chuẩn hóa mức 2 (2NF): Trong một danh sách thì mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa của nó chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khóa chính. Muốn vậy, cần làm như sau: - Do vậy phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận khóa thành các danh sách con mới. - Lấy chính bộ phận khóa đó làm khóa chính cho danh sách mới này. Đồng thời đặt cho danh sách mới này một tên riêng phù hợp với nội dung của cá thuộc tính trong danh sách. Thực hiện chuẩn hóa mức 3 (3NF): Trong một danh sách không có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. - Nếu thuộc tính A phụ thuộc vào hàm thuộc tính B và B phụ thuộc vào hàm C thì ta nên tách chúng vào hai danh sách chứa quan hệ A, B và danh sách chứa quan hệ B, C. - Xác định khóa và tên cho mỗi danh sach mới Bước 3: Tích hợp các tệpchỉ tạo ra một cơ sở dữ liệu Kết quả của bước 2 mang lại là rất nhiều danh sách với mỗi danh sách liên quan tới một đối tượng quản lý, tồn tại riêng tương đối độc lập. Do vậy, công việc chính của bước 3 này là tích hợp các danh sách cùng mô tả về một thực thể, nghĩa là tạo ra một danh sách chung bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riên của những danh sách đó. Bước 4: Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ Bước 4 được thực hiện với những công việc sau: - Xác định số lượng các bản ghi cho từng tệp. - Xác định độ dài cho một thuộc tính và cho cả bản ghi. Bước 5 : Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết kế sơ đồ cấu trúc dữ liệu - Xác định mối liên hệ giữa các tệp. - Biểu diễn mối liên hệ này dưới dạng các mũi tên hai chiều. Quan hệ 1-1 Quan hệ Một – Nhiều Hình 2.3: Liên hệ logic giữa các tệp - Phương pháp 2: Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa Các khái niệm cơ bản: - Thực thể là khái niệm dùng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà thông tin về chúng cần được lưu giữ. - Liên kết: là khái niệm dùng để trình bày những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể. Mức độ của liên kết: 1 1 Liên kết loại Một – Một N 1 Liên kết loại Một – Nhiều N N Liên kết loại Nhiều – Nhiều  Trong đó: Biểu diễn một thực thể nào đó Biểu diễn liên kết Hình 2.4: Các mức độ liên kết Chiều của một liên kết - Liên kết một chiều là quan hệ mà một lần xuất của thực thể được quan hệ với một lần xuất của chính thực thể đó. - Liên kết hai chiều là quan hệ trong đó có 2 thực thể liên kết với nhau. - Liên kết nhiều chiều là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia. Thuộc tính: - Thuộc tính định danh (Identifier): là thuộc tính dùng để xác định duy nhất mỗi lần xuất của thực thể. - Thuộc tính mô tả (Description): là thuộc tính dung để mô tả về thực thể. - Thuộc tính quan hệ (Relation): là thuộc tính dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong thực thể quan hệ. Thiết kế sơ đồ cấu trúc dữ liệu bằng cách chuyển đổi các quan hệ Chuyển đổi quan hệ một chiều: - Chuyển đổi các quan hệ 1 – 1: Chỉ tạo ra một tệp chung duy nhất để biểu diễn thực thể đó. Khóa của tệp lúc này trở thành định danh của thực thể. - Chuyển đổi quan hệ 1 – nhiều: Trong trường hợp này tệp được tạo ra thể hiện kiểu thực thể. Khóa của bảng là thuộc tính định danh của thực thể. Khóa được nhắc lại như là một thuộc tính phi khóa để thể hiện quan hệ. - Chuyển đổi quan hệ nhiều – nhiều: Quan hệ này được chuyển thành hai tệp. Một tệp biểu hiện thực thể, tệp còn lại thể hiện quan hệ. Chuyển đổi quan hệ hai chiều: - Quan hệ 1 – 1: Tạo ra hai tệp ứng với hai thực thể. - Quan hệ 1 – nhiều: Tạo ra hai tệp, mỗi tệp ứng với một thực thể. Khóa của tệp có mức quan hệ 1 được dùng làm khóa quan hệ trong tệp biễu diễn thực thể ứng với quan hệ nhiều - Quan hệ nhiều – nhiều: Cần tạo ra ba tệp, hai tệp biểu diễn hai thực thể và tệp thứ ba biểu diễn quan hệ bao gồm khóa của các thực thể tham gia. Một số vấn đề về mã hóa dữ liệu: Định nghĩa: Mã hõa dữ liệu là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn. Cấc phương pháp mã hóa cơ bản: Mã hóa phân cấp: - Phân cấp các đối tượng từ trên xuống dưới - Xây dựng mã số từ trái qua phải với các chữ số được kéo dài từ trái qua phải để thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu sắc hơn. Mã hóa liên tiếp: Mã kiểu này được tạo ra theo một quy tắc thứ tự liên tiếp nhau. Mã hóa theo xeri: Phương pháp này sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là xeri. Mã hóa gợi nhớ: Căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng mã sao cho mã có tính gợi nhớ cao đến đối tượng. Mã hóa ghép nối: Chia mã thành nhiều trường, mỗi trường tương ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể có giữa những tập hợp con khác nhau với đối tượng được gán mã. Mã hóa tổng hợp: Kết hợp các phương pháp mã hóa trên với nhau trong cùng một bộ mã. 2. Những nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin mới Trên đây là những vấn đề mang tính tổng quát nhất về hệ thống thông tin. Vậy vì sao chúng ta cần phải xây dựng một hệ thống thông tin mới cho tổ chức. Câu hỏi ấy luôn được đặt ra với những nhà quản lý, những người làm công việc phân tích, thiết kế hệ thống._.