Xây dựng phần mềm quản lý khách hàng tại Công ty cổ phần phần mềm quản trị Doanh nghiệp CyberSoft

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay,công nghệ thông tin đang được ứng dụng vào mọi lĩnh vực trong đời sống xã hội, cũng như trong kinh tế, nhằm nâng cao năng suất lao động của con người. Trong lĩnh vực quản lý, các nhà quản lý luôn coi công nghệ thông tin là công cụ để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức mình. Đứng trước những thách thức, những cạnh tranh gay gắt đó các nhà quản lý cần phải khai thác một cách triệt để những ưu thế của việc ứng dụng tin học trong quản lý mới có thể tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay. Trong một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thì việc quan hệ, giao dịch với khách hàng là tất yếu và vô cùng cần thiết. Quy mô của công ty càng lớn thì các lượng giao dịch càng nhiều. Vì vậy, các vấn đề đặt ra là phải làm thế nào để theo dõi và quản lý tốt các thông tin về khách hàng của công ty. Nếu việc quản lý này được tiến hành thủ công thì mỗi lần cần đưa thông về một khách hàng nào đó, cán bộ quản lý hồ sơ lại phải lục tìm trong đống hồ sơ. Việc này rất mất thời gian và tình hình sẽ càng khó khăn hơn khi đống hồ sơ ngày càng dầy lên. Ngoài ra, các quan hệ, giao dịch với khách hàng sẽ có nhiều vấn đề khác nảy sinh, đòi hỏi cán bộ quản lý phải cập nhật những phát sinh mới vào hồ sơ để theo dõi và giải quyết. Nếu làm thủ công thì việc giao dịch cùng một lúc với nhiều khách hàng sẽ khiến công việc của cán bộ quản lý không hiệu quả, không kịp thời đáp ứng nhu cầu nguyện vọng của khách hàng, cũng như thông tin về khách hàng tới ban lãnh đạo. Đó là những bất lợi đối với bất kì doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào, đặc biệt là trong thời kì kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt hiện nay. Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp CyberSoft là công ty có định hướng chuyên sâu trong lĩnh vực cung cấp giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp, và hiện nay đã có vị trí nhất định trong ngành công nghiệp phần mềm của Việt Nam với hàng trăm khách hàng trong cả nước. Với lượng khách hàng lớn như vậy và đang ngày càng tăng lên, việc giải quyết bài toán quản lý thông tin khách hàng tại công ty là vô cùng cần thiết. Được thực tập tại công ty, qua một thời gian tìm hiểu và được sự hướng dẫn của thầy giáo Th.S Trần Công Uẩn , em quyết đinh chọn đề tài: “Xây dựng phần mềm quản lý khách hàng tại công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp CyberSoft” để giải quyết bài toán nói trên. Em chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Th.S Trần Công Uẩn cùng sự giúp đỡ của các cán bộ tại công ty CyberSoft đã giúp em hoàn thành đề tài này. CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VỂ CÔNG TY CYBERSOFT A. Giới thiệu về công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft Cybersoft được thành lập bởi các kỹ sư đã từng tham gia xây dựng các dự án công nghệ thông tin tại Việt Nam. Với một đội ngũ cán bộ đã tham gia vào lĩnh vực lập trình phần mềm ứng dụng trong công tác quản lý từ tháng 11/1999, Cybersoft kết hợp giữa khả năng về công nghệ với sự hiểu biết về các nghiệp vụ kinh tế cũng như kinh nghiệm triển khai ứng dụng, nhằm mục tiêu cung cấp một giải pháp thoả mãn tối đa các nhu cầu của khách hàng. Công ty Cổ phần Phần mềm quản trị doanh nghiệp là công ty tin học trẻ nhưng có nhiều kinh nghiệm trong việc triển khai về phần mềm kế toán và quản trị sản xuất kinh doanh tại Việt Nam. Cybersoft được thành lập bởi các kỹ sư đã từng tham gia xây dựng các dự án công nghệ thông tin hàng đầu tại Việt Nam. Với một đội ngũ cán bộ chủ chốt đã tham gia vào lĩnh vực lập trình phần mềm ứng dụng trong công tác quản lý từ năm 1999, Cybersoft luôn kết hợp giữa khả năng về công nghệ với sự hiểu biết sâu sắc về các nghiệp vụ kinh tế cũng như kinh nghiệm triển khai ứng dụng nhằm cung cấp một giải pháp thoả mãn tối đa các nhu cầu của khách hàng. Mục tiêu chiến lược của công ty là xây dựng nhóm các khách hàng thường xuyên, lâu dài trên cơ sở niềm tin của khách hàng vào sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao. Hiện nay, công ty hiện nay có hơn 30 thành viên có trình độ đại học các chuyên ngành toán, tin, kế toán, kinh tế và ngoại ngữ . Trong thời gian tới công ty dự định tuyển thêm một số lượng lớn nhân viên để có thể đáp ứng tốt nhất nhu cầu phát triển lớn, mạnh của công ty và nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn . Tên công ty: Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft Tên tiếng Anh: CYBERSOFT Software solution provider Tên giao dịch: Cybersoft Trụ sở chính của công ty: 413 Nguyễn Khang – Cầu Giấy – Hà Nội Điện thoại: 784-7223 Fax: 784-7224 Website: http:\\ www.cybersoft.com.vn Email: Cyber-Soft@hn.vnn.vn I. Lĩnh vực hoạt động của công ty Cybersoft là công ty cổ phần phần mềm hoạt động trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp. Từ khi thành lập đến nay sản phẩm của công ty rất được khách hàng tin dùng. P Các dịch vụ của công ty: Dịch vụ tư vấn: Thực hiện khảo sát thực trạng và yêu cầu về xây dựng hệ thống thông tin tài chính kế toán và quản trị kinh doanh. Từ đó đưa ra các phương án khác nhau về xây dựng hệ thống thông tin của doanh nghiệp. Dịch vụ hỗ trợ và bảo trì: Tuỳ theo yêu cầu của khách hàng, công ty ký kết và thực hiện các hợp đồng dịch vụ về hỗ trợ và bảo trì hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp. Dịch vụ đào tạo: Thực hiện đào tạo mới, đào tạo lại cho các đơn vị khách hàng, tham gia đào tạo kế toán trên máy cho các trường đại học và trung học chuyên nghiệp, các trung tâm đào tạo về kế toán và quản lý. Dịch vụ phát triển phần mềm "may đo": Thực hiện khảo sát và xây dựng các phần mềm “may đo” theo đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý của các đơn vị khách hàng. P Các sản phẩm của công ty: ? Cyber Accounting 2005: với các phân hệ sau: + Phân hệ hệ thống + Phân hệ kế toán tổng hợp + Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu + Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả + Phân hệ kế toán vốn bằng tiền + Phân hệ kế toán hàng tồn kho + Phân hệ kế toán tài sản cố định + Phân hệ kế toán chi phí giá thành + Hệ thống báo cáo tài chính + Hệ thống báo cáo thuế + Hệ thống báo cáo quản trị ? CyberSoft Corporate 2005: thực hiện tổng hợp các báo cáo từ đơn vị cấp dưới thành báo cáo hợp nhất của toàn công ty, toàn tổng công ty hoặc toàn ngành. ? Cyber Business 9.0: với các modul đa phân hệ: quản lý tài chính - kế toán, quản lý vật tư, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, quản lý kinh doanh và phân phối sản phẩm, quản lý dự án, quản lý dịch vụ, các công cụ dự báo và lập kế hoạch, báo cáo,… II. Mục tiêu và nhiệm vụ của công ty Mục tiêu: - Cybersoft đặt ra mục tiêu là nhà cung cấp hàng đầu tại thị trường Việt nam về giải pháp tổng thể cho doanh nghiệp trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý sản xuất và kinh doanh. - Với khẩu hiệu “Thành công của khách hàng là mục tiêu của chúng tôi!”, Cybersoft mong muốn tạo ra các sản phẩm đáp ứng ngày càng đầy đủ hơn về yêu cầu thông tin quản lý trong nền kinh tế thị trường. Nhiệm vụ: - Cung cấp các công cụ hiện đại trong quản lý tài chính kế toán và sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp. - Cybersoft cung cấp các sản phẩm và dịch vụ của mình dựa trên cơ sở kết hợp hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ, khả năng công nghệ, phương thức hỗ trợ khách và kinh nghiệm thực tế nhằm thoả mãn tối đa các yêu cầu của khách hàng. III. Cơ cấu tổ chức của công ty SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY Chức năng hoạt động của các phòng ban: Ban giám đốc của công ty: Lê Cảnh Toàn: Giám đốc công ty Phạm Văn Minh: Phó giám đốc công ty Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm: có nhiệm vụ nghiên cứu và phát triển các sản phẩm mới trên nền công nghệ tiên tiến, mở rộng thêm các chức năng nghiệp vụ cũng như nâng cao khả năng phân tích quản trị của chương trình. Phòng cung cấp giải phát cho các doanh nghiệp: có nhiệm vụ tư vấn và xây dựng hệ thông tin tài chính kế toán và quản trị doanh nghiệp; cài đặt chương trình, hướng dẫn sử dụng và bảo hành các hệ thống đã được cài đặt, nâng cấp theo yêu cầu phát triển của khách hàng,… Phòng cung cấp giải pháp cho doanh nghiệp còn có nhiệm vụ thiết kế các sản phẩm “may đo” theo yêu cầu của khách hàng. Phòng tư vấn và hỗ trợ khách hàng: có nhiệm vụ giải đáp các thắc mắc, hướng dẫn chi tiết cách khắc phục các vấn đề khó khăn qua điện thoại, fax, thư điện tử và tại trụ sở của khách hàng. Phòng dự án: có nhiệm vụ triển khai và lập trình phần mềm ứng dụng dựa trên cơ sở tiếp thu nhu cầu và đặc thù của khách hàng để phát triển một phần mềm may đo thích hợp thông minh hệ thống các phần mềm ứng dụng đa phân hệ. Hiện nay, Cybersoft đang thực hiện hàng loạt đề tài về kế cho rất nhiều doanh nghiệp trong nước cũng như ngoài nước Nội dung Diễn giải Tên nhà cung cấp Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp. Tên giao dịch quốc tế Cyber software for business management joint stock company. Tên giao dịch CYBERSOFT Đội ngũ nhân viên 30 Sản phẩm chính CYBER ACCOUNTING CYBER-ERP CYBER SALES MANAGEMENT CYBER PURCHASING MANAGEMENT CYBER INVENTORY MANAGEMENT CYBER FINANCIAL MANAAGEMENT CYBER HUMAN Mục tiêu Nhà cung cấp hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực phần mềm kế toán và giải pháp ERP cho doanh nghiệp. Địa chỉ Tầng 12A Toà Nhà Sông Đà - Cầu Giấy, 18/165 Đường Cầu Giấy, Hà Nội ĐT 04-7 67 3228/9, Fax 04-7673227 E-mail Cyber-soft@hn.vnn.vn Website www.cybersoft.com.vn Người đại diện Ông: Lê Cảnh Toàn Chức vụ: Giám đốc Vốn pháp định 1 tỷ VNĐ Lượng khách hàng đang sử dụng sản phẩm 1000 Với khẩu hiệu “Thành công của khách hàng là mục tiêu của công ty !”. Cybersoft luôn luôn sẵn sàng cung cấp phần mềm và dịch vụ tốt nhất, thoả mãn tối đa nhu cầu của khách hàng. Trên cơ sở ấy Cybersoft luôn luôn không ngừng phát triển để tạo ra các sản phẩm đáp ứng ngày càng đầy đủ hơn về yêu cầu thông tin quản lý trong nền kinh tế thị trường. IV.Các vấn đề chuyên môn của công ty Là một công ty sản xuất phần mềm chuyên sâu về lĩnh vực kinh tế .Sản phẩm chính của công ty bao gồm : Hiện nay CYBERSOFT cung cấp các sản phẩm và giải pháp sau cho các doanh nghiệp :     - Phần mềm kế toán Cyber Accounting 2006     - Phần mềm kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Cyber Start Accounting 2006     - Giải pháp ERP với sản phẩm Cyber ERP     - Phần mềm quản lý nhân sự - tính lương - chấm công Cyber HRM 2006     - Phần mềm tổng hợp số liệu toán công ty Cyber Corporate 2006 Trên đây là những phần mềm chính của công ty . Ngoài ra công ty đang định hướng cũng như nâng cấp các phần mềm để ứng dụng trên Web sử dụng internet trong phần mềm của doanh nghiệp với những ngôn ngữ lập trình như Visual.Net ,JavaScript ,C#... CHƯƠNG II PHƯƠNG PHÁP LUẬN CƠ BẢN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ 2.1 Vai trò của thông tin và hệ thống thông tin trong quá trình xây dựng phần mềm quản lý 2.1.1 Thông tin 2.1.1.1 Khái niệm thông tin Thông tin: được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo hay tin nhận được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng. Thông tin tồn tại dưới hình thức: - Bằng ngôn ngữ. - Hình ảnh. - Mã hiệu hay xung điện... Thông tin là một yếu tố cơ bản của quá trình thành lập, lựa chọn và phát ra quyết định để điều khiển một hệ thống thông tin nào đó. Hệ thống này có thể là trong tự nhiên, xã hội hay tư duy. Quá trình thu thập thông tin - truyền tin - nhận tin - xử lí tin - lựa chọn quyết định - rồi lại tiếp tục nhận tin... là một chu trình vận động liên tục khép kín trong một hệ thống nhất định. Các tính chất của thông tin - Tính tương đối của thông tin. - Tính định hướng của thông tin. - Tính thời điểm của thông tin. - Tính cục bộ của thông tin . 2.1.1.2 Thông tin trong quản lý Khái niệm: Quản lí được hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông tin thành hành động, một việc tương đương với quá trình ra quyết định. Trong một mô hình quản lí được phân thành hai cấp: chủ thể quản lí và đối tượng quản lí, mối quan hệ giữa chúng và dòng thông tin lưu chuyển được mô tả trong mô hình sau: - Thông tin vào - Thông tin ra - Thông tin quản lý - Thông tin phản hồi Hệ thống quản lý Đối tượng quản lý Thông tin từ môi trường Thông tin ra môi trường Thông tin tác nghiệp Thông tin quyết định Hình 2. 1 Mô hình thông tin trong quản lý 2.1.2 Hệ thống thông tin 2.1.2.1 Định nghĩa hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu... thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường. Hệ thống thông tin bao gồm: đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc đựơc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage). Xử lý và lưu trữ Nguồn Đích Thu thập Phân phát Kho dữ liệu Hình 2. 2 Mô hình hệ thống thông tin Như hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu, bộ phận đưa dữ liệu ra. 2.1.2.2 Xử lý thông tin trong một tổ chức Nhiệm vụ của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là xử lý các thông tin kinh doanh, tức là thông tin dùng cho mục đích kinh doanh trong doanh nghiệp. Xử lý thông tin là tập hợp những thao tác áp dụng lên các thông tin nhằm chuyển chúng về một dạng trực tiếp sử dụng được: làm cho chúng trở thành hiểu được, tổng hợp hơn, truyền đạt được, hoặc có dạng đồ hoạ,... Hệ thống thông tin bao gồm 2 thành phần cơ bản: - Các dữ liệu: Đó là các thông tin được lưu trữ và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp. - Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thông tin. Theo quan điểm hệ thống thì hệ thống quản lý trong một tổ chức kinh doanh bao gồm các hệ sau: - Hệ quyết định. - Hệ thông tin. - Hệ tác nghiệp. Thông tin vào Thông tin ra Nguyên vật liệu Sản phẩm/dịch vụ Hệ thông tin Hệ quyết định Doanh nghiệp Môi trường Báo cáo sản xuất Chỉ đạo sản xuất Hình 2. 3 Các phân hệ của hệ thống kinh doanh trong tổ chức 2.1.3 Phân loại hệ thống thông tin 2.1.3.1 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra - Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System) Hệ thống xử lý giao dịch xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó. - Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Infomation System) Là những hệ thống quản lý các hoạt động của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. - Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System) Được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo thành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra qụyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra. - Hệ thống chuyên gia ES (Expert System) Là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. - Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Infomation System for Competitive Advantage) Được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Khi nghiên cứu một hệ thống thông tin mà không tính đến những lý do dẫn đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tính đến môi trường trong đó nó được phát triển, ta nghĩ rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia. 2.1.3.2 Phân loại theo lĩnh vực và mức ra quyết định Các thông tin trong một tổ chức được chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Có thể xem bảng phân loại các hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sản xuất để hiểu cách phân chia này. Tài chính chiến lược Marketing chiến lược Nhân lực chiến lược Kinh doanh và sản xuất chiến lược Hệ thống thông tin văn phòng Tài chính chiến thuật Marketing chiến thuật Nhân lực chiến thuật Kinh doanh và sản xuất chiến thuật Tài chính tác nghiệp Marketing tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp 2.1.4 Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin. a) Phương pháp tổng hợp. Phương pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận nhưng phải đảm bảo lôgic toán học trong hệ thống để sau này có thể xây dựng được các mảng cơ bản trên từng nhiệm vụ đó. Ưu điểm : Phương pháp này cho phép đưa dần hệ thống vào làm việc theo từng giai đoạn và nhanh chóng thu được kết quả. Nhược điểm : Các thông tin dễ bị trùng lặp dẫn đến các thao tác không cần thiết. b) Phương pháp phân tích Phương pháp này có nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng bảo đảm hệ thống hoàn chỉnh sau đó xây dựng các chương trình làm việc và thiết lập các mảng làm việc cho chương trình đó. Ưu điểm : Phương pháp này cho phép tránh được việc thiết lập các mảng làm việc một cách thủ công. Nhược điểm : Hệ thống chỉ hoạt động khi đưa vào đồng thời toàn bộ các mảng này vào sử dụng. c) Phương pháp tổng hợp và phân tích. Đây là phương pháp kết hợp đồng thời cả hai phương pháp trên. Tiến hành đồng thời việc xây dựngcác mảng cơ bản và các thao tác cũng như các nhiệm vụ cần thiết. Phương pháp yêu cầ phải tổ chức chặt chẽ đảm bảo tính nhất quán của thông tin trong hệ thống. 2.2 Các phương pháp xây dựng phần mềm quản lý 2.2.1 Nguyên nhân dẫn tới việc xây dựng phần mềm quản lý Việc xây dựng một phần mềm quản lý mới là kết quả của việc phát triển một hệ thống thông tin. Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúngđể đưa ra được chuẩn đoán và tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng mô hình lô gíc và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học hay nói cách khác đó là xây dựng phần mềm quản lý cho hệ thống mới. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức trong đó có việc lắp đặt phần cứng cũng như cài đặt phần mềm. Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển một hệ thống thông tin? Như chúng ta đã biết, sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin, những vấn đề về quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ là những nguyên nhân đầu tiên thúc đẩy một yêu cầu phát triển hệ thống. Nhưng cũng còn một số nguyên nhân khác nữa như yêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đổi và sự thay đối sách lược chính trị. 2.2.2 Các phương pháp xây dựng phần mềm 2.2.2.1 Khái niệm module hóa Module là một khái niệm cơ bản của phương pháp lập trình cấu trúc. Mỗi module có thể coi như một đơn thể chương trình độc lập có thể lắp ghép với nhau. Tư tưởng chính của module hóa là phân chia bài toán lớn thành các bài toán nhỏ hơn, ngày càng cụ thể và chi tiết hơn theo sơ đồ cấu trúc hình cây sau đây: M M1 M2 M12 M13 M11 M132 M131 M133 M21 M22 Trong sơ đồ trên module chính M được phân chia thành hai module M1 và M2. Đến lượt module M1 lại được chia thành ba module nhỏ hơn là M11, M12, M13, module M2 được chia thành M21, M22. Module con M13 lại được phân chia ra ba module M131, M132, M133. Mỗi module giải quyết một vấn đề nhỏ riêng rẽ, độc lập với các module khác và do một lập trình viên đảm nhận. 2.2.2.2 Phương pháp thiết kế từ trên xuống (Top down design) Phương pháp này dựa trên tư tưởng module hóa, nội dung của phương pháp này như sau: Trước hết người ta sẽ xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải quyết bài toán yêu cầu, bao quát được toàn bộ bài toán. Sau đó phân chia nhiệm vụ được giải quyết thành các nhiệm vụ cụ thể hơn, tức là chuyển dần từ các module chính đến các module con từ trên xuống, do đó phương pháp này có tên gọi là thiết kế “từ đỉnh xuống” (Top down design). Để minh họa cho phương pháp này, chúng ta xét bài toán thiết kế hệ tin học quản lý khách hàng cho công ty CYBERSOFT. Mục đích của bài toán là thiết kế một hệ thống các chương trình quản lý cơ sở dữ liệu hợp đồng. Phân tích bài toán: Số liệu ban đầu: Tệp hợp đồng có các trường: Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mô tả MaHD Character 10 Mã hợp đồng MaKH Character 10 Mã khách hàng NgayKy Date 8 Ngày ký HanBH Date 8 Ngày chứng từ MaLoaiHD Character 10 Loại hợp đồng MaPhienBan Character 10 Phiên bản MaNV Character 10 Mã nhân viên GiaTriHD Number 12 Tiền thanh toán Các phép toán xử lý Vào số liệu cho tệp hợp đồng Tìm kiếm, hiển thị, hủy, sửa một hợp đồng Lập báo cáo kết quả kinh doanh theo nhân viên Lập báo cáo kết quả kinh doanh theo loại hợp đồng Module chính được chia làm 3 module nhỏ - Module quản lý danh mục - Module cập nhật hợp đồng - Module lập báo cáo Ta có phác thảo tổng quan: Trong module quản lý danh mục các công việc chính là:Phần mềm quản lý khách hàng Quản lý danh mục Cập nhật hợp đồng Lập báo cáo - Cập nhật danh mục nhân viên - Cập nhật danh mục khách hàng - Cập nhật danh mục nhân viên - Cập nhật danh mục phiên bản - Cập nhật danh mục nhóm nhân viên - Cập nhật danh mục nhóm khách hàng - … Trong module cập nhật hợp đồng các công việc chính là: - Cập nhật hợp đồng - Cập nhật thông tin khách hàng - Cập nhật thông tin bảo hành - Cập nhật thông tin ý kiến khách hàng Trong module lập báo cáo các công việc chính là: - Lập báo cáo kết quả kinh doanh theo nhân viên - Lập báo cáo kết quả kinh doanh theo loại hợp đồng - Lập bảng kê ý kiến khách hàng - Lập danh sách khách hàng bảo hành trong tháng -Lập danh sách yêu cầu bảo hành theo nhân viên -… Nếu coi mỗi công việc là một module ta sẽ có phác thảo sau: Phần mềm quản lý khách hàng Quản lý danh mục Cập nhập số liệu Lập báo cáo Cập nhật DM nhân viên Cập nhật DM khách hàng Nhập mới Hiệu chỉnh Tìm kiếm BC KQKD theo nhân viên BC KQKD theo loại HĐ 2.2.2.3 Phương pháp thiết kế từ dưới lên (Bottom up design) Phương pháp này ngược với phương pháp thiết kế từ trên xuống, nội dung của phương pháp này như sau: Đầu tiên người ta tiến hành giải quyết các vấn đề cụ thể, sau đó trên cơ sở đánh giá mức độ tương tự về chức năng của các vấn đề này trong việc giải quyết bài toán người ta gộp chúng lại thành từng nhóm có cùng chức năng từ dưới lên trên cho đến module chính. Sau đó sẽ thiết kế thêm một số chương trình làm phong phú hơn, đầy đủ hơn chức năng của các phân hệ và cuối cùng là thiết kế một chương trình làm nhiệm vụ tập hợp các module thành một hệ chương trình thống nhất. Phương pháp này thường áp dụng cho các doanh nghiệp mà việc ứng dụng tin học đã được triển khai ở các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Để minh họa cho phương pháp thiết kế bottom up design chúng ta xem xét bài toán sau đây: Giả sử trong một doanh nghiệp, công việc ứng dụng tin học đã được triển khai ở các bộ phận khác nhau và trong từng thời điểm khác nhau. Kết quả là người ta đã thiết kế và đưa vào sử dụng một số chương trình quản lý trong các phòng ban (Phòng hành chính, phòng kinh doanh, phòng triển khai hợp đồng, phòng hỗ trợ và chăm sóc khách hàng…). Danh sách các chương trình: CT 1: Vào số liệu cho tệp hồ sơ nhân viên CT 2: Vào số liệu cho tệp khách hàng CT 3: Vào số liệu cho tệp khách hàng tiềm năng CT 4: Sửa chữa, bổ xung, cập nhật hồ sơ nhân viên CT 5: Tính lương cho nhân viên CT 6: Vào số liệu cho tệp hợp đồng CT 7: Quản lý việc thực hiện hợp đồng CT 8: Quản lý việc thực hiện bảo hành CT 9: Sửa chữa, bổ xung, cập nhật thông tin về khách hàng Các chương trình này đã được ứng dụng trong thực tế ở từng bộ phận của doanh nghiệp. Bây giờ, trên cơ sở các chương trình cự thể này lãnh đạo nhà máy có nhu cầu thiết kế một hệ chương trình thống nhất để phục vụ tốt hơn cho việc quản lý doanh nghiệp. Trong trường hợp này ta coi mỗi chương trình là một module, ta vận dụng phương pháp thiết kế “từ đáy lên” theo các phác thảo sau: Phác thảo thứ nhất Gộp các module 1, 4, 5 thành phân hệ quản lý nhân sự CT 1: Vào số liệu cho tệp hồ sơ nhân viên CT 4: Sửa chữa, bổ xung, cập nhật hồ sơ nhân viên CT 5: Tính lương cho nhân viên Quản lý nhân sự CT 1: Vào số liệu cho tệp hồ sơ NV CT 4: Sửa chữa, bổ xung, cập nhật hồ sơ NV CT 5: Tính lương cho nhân viên Phác thảo thứ hai Gộp các module 2, 3, 9 thành phân hệ quản lý khách hàng và khách hàng tiềm năng. CT 2: Vào số liệu cho tệp khách hàng CT 3: Vào số liệu cho tệp khách hàng tiềm năng CT 9: Sửa chữa, bổ xung, cập nhật thông tin về khách hàng Có thể thiết kế thêm chương trình CT 10: Lập báo cáo về khách hàng/khách hàng tiềm năng cho phân hệ quản lý khách hàng và khách hàng tiềQuản lý khách hàng và khách hàng tiềm năng CT 2: Vào số liệu cho tệp khách hàng CT 3: Vào số liệu cho tệp khách hàng tiềm năng CT 9: Sửa chữa, bổ xung, cập nhật thông tin về KH CT 10: Lập báo cáo về KH/KH tiềm năng m năng. Phác thảo thứ ba: Gộp các module 6, 7 thành phân hệ quản lý khách hàng . CT 6: Vào số liệu cho tệp hợp đồng CT 7: Quản lý việc thực hiện hợp đồng Thiết kế thêm chương trình CT 11: Báo cáo kết quả kinh doanh theo loại hợp đồng cho phân hệ quản lý khách hàng . Quản lý hợp đồng CT 6: Vào số liệu cho tệp hợp đồng CT 7: Quản lý việc thực hiện hợp đồng CT 11: Báo cáo KQKD doanh theo loại HĐ Phác thảo thứ tư: Thiết kế thêm chương trình CT 12: Báo cáo khách hàng bảo hành và gộp với CT 8: Quản lý việc thực hiện bảo hành, lập thành phân hệ quản lý bảo hành. Quản lý bảo hành CT 8: Quản lý việc thực hiện bảo hành CT 12: Báo cáo khách hàng bảo hành Sau đó ta sẽ gộp bốn phân hệ vừa thiết kế thành một hệ tin học thống nhất của quản lý doanh nghiệp dưới mô hình sau đây: Quản lý doanh nghiệp Quản lý nhân sự CT 1 Quản lý KH và KH tiềm năng Quản lý hợp đồng Quản lý bảo hành CT 4 CT 5 CT 6 CT 7 CT 11 CT 2 CT 3 CT 9 CT 8 CT 12 CT 10 2.3 Quy trình xây dựng phần mềm quản lý Quá trình xây dựng một phần mềm quản lý gồm 6 quy trình chính được liệt kê dưới đây: - Quy trình 1: Xác định yêu cầu của khách hàng - Quy trình 2: Xây dựng và quản lý khách hàng phần mềm - Quy trình 3: Quy trình thiết kế - Quy trình 4: Quy trình lập trình - Quy trình 5: Quy trình test chương trình - Quy trình 6: Quy trình triển khai 2.3.1 Quy trình 1: Xác định yêu cầu của khách hàng a) Mục đích: Quy trình xác định yêu cầu khách hàng có mục đích khảo sát hệ thống, xác định một cách chính xác yêu cầu của khách hàng. b) Các dấu hiệu đặc trưng của quy trình 1: - Khảo sát hệ thống. - Phân tích nghiệp vụ. - Phân tích yêu cầu của khách hàng. Các công cụ được sử dụng trong quy trình 1 để tiến hành phân tích hệ thống: sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD), sơ đồ luồng thông tin (IFD), sơ đồ luồng dữ liệu ( DFD ). Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD) Mục đích của BFD: Tăng cường cách tiếp cận lô gic tới việc phân tích hệ thống và chỉ ra miền khảo cứu hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức. Giúp xác định phạm vi hệ thống cần phân tích. Một BFD đầy đủ gồm : - Tên chức năng. - Mô tả có tính chất tường thuật. - Đầu vào của chức năng. - Đầu ra của chức năng. - Các sự kiện gây ra sự thay đổi. Sơ đồ BFD chỉ cho ta biết cần phải làm gì chứ không chỉ ra là phải làm thế nào, ở đây chúng ta không cần phân biệt chức năng hành chính với chức năng quản lý. Tất cả các chức năng đó đều quan trọng và cần được xử lý như nhau như một phần của cùng một cấu trúc. Sơ đồ luồng thông tin (IFD) Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng thông tin: - Xử lý Thủ công Giao tác người – máy Tin học hóa hoàn toàn - Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hóa - Dòng thông tin - Điều khiển Tài liệu Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) Mục đích của DFD là trợ giúp cho 4 hoạt động chính của nhà phân tích. - Liên lạc: DFD mang tính đơn giản, dễ hiểu đối với người phân tích và người dùng. - Tài liệu: Đặc tả yêu cầu hình thức và yêu cầu thiết kế hệ thống là nhân tố làm đơn giản việc tạo và chấp nhận tài liệu. - Phân tích DFD: Để xác định yêu cầu của người sử dụng. - Thiết kế: Phục vụ cho việc lập kế hoạch và minh họa các phương án cho nhà phân tích và người dùng xem xét khi thiết kế hệ thống mới. Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu: Ký pháp Tên Diễn giải Tên người/ bộ phận phát/ nhận tin Nguồn hoặc đích Là nơi xuất phát (nguồn) hay nơi đến (đích) của luồng dữ liệu. Ký pháp được biểu hiện bằng một hình chữ nhật, bên trong ghi tên của nguồn hoặc đích. Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu Là các dữ liệu di chuyển từ một vị trí này đến một vị trí khác trong hệ thống. Dòng dữ liệu được ký hiệu bằng một mũi tên có chiều để chỉ hướng dữ liệu di chuyển và tên của dữ liệu được ghi trên đó. Tên tiến trình xử lý Tiến trình xử lý Là một công việc hay một hành động tác động lên dữ liệu làm cho chúng được di chuyển, lưu trữ hay thay đổi. Tiến trình được mô tả bằng một hình tròn, bên trong ghi tên tiến trình. Tệp dữ liệu Kho dữ liệu Là các dữ liệu được lưu trữ ở một chỗ. Nó được mô tả bằng một hình chữ nhật khuyết hai cạnh bên trái và bên phải, bên trong có ghi tên cơ sở dữ liệu. c) Lưu đồ của quy trình 1 Mở đầu Kết thúc Lập kế hoạch xác định yêu cầu Khảo sát hệ thống Phân tích nghiệp vụ Phân tích yêu cầu khách hàng Mô tả hoạt động hệ thống Báo cáo xác định yêu cầu Hình 2. 4 Lưu đồ quy trình 1: Xác định yêu cầu khách hàng 2.3.2 Quy trình 2: Xây dựng và quản lý khách hàng phần mềm a) Mục đích Quy trình xây dựng và quản lý khách hàng phần mềm có các mục đích : - Xác định giải pháp kỹ thuật. - Soạn thảo hợp đồng. - Tổ chức việc quản lý và thanh toán thanh lý hợp đồng. b) Các dấu hiệu đặc trưng - Đưa ra các giải pháp kỹ thuật. - Lập và quản lý khách hàng phần mềm. - Thanh toán, thanh lý hợp đồng phần mềm. c) Lưu đồ của quy trình 2 Mở đầu Kết thúc Đề xuất xây dựng hợp đồng phần mềm Đề ra các giải pháp kỹ thuật Xây dựng và ký kết hợp đồng phần mềm Theo dõi thực hiện hợp đồng p._.