Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng tại Công ty TNHH Xuân Cầu

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC HÌNH VẼ LỜI MỞ ĐẦU Danh mục tài liệu nghiên cứu…………………………………………….104DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Diên giải 1 CSDL Cơ sở dữ liệu 2 HQTCSDL Hệ quản trị cơ sở dữ liệu 3 TNHH Trách nhiệm hữu hạn 4 TKCK Số lượng hàng tồn cuối kỳ. 5 XUATTK Số lượng xuất trong kỳ 6 TKDK Số lượng hàng tồn đầu kỳ. 7 NHAPTK Số lượng nhập trong kỳ DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH Xuân Cầu…………………………11 Hình 1.2 Biểu đồ doanh số bán hàng tại công ty TNHH Xuân Cầu 16 Hình 2.1 Các ký pháp sử dụng trong sơ đồ luồng thông tin 27 Hình 2.2 Các ký pháp sử dụng trong sơ đồ luồng dữ liệu 28 Hình2.3: Ví dụ về sơ đồ luồng dữ liệu 30 Hình 2.4 Ví dụ về sơ đồ cấu trúc hình cây. 35 Hình 2.5 Ví dụ về phương pháp thiết kế từ trên xuống 36 Hình 2.6 Ví dụ về phương pháp thiết kế từ dưới lên. 39 Hinhd 2.7 Các ký pháp sử dụng để vẽ sơ đồ khối. 41 Hình 2.7 Thiết kế giải thuật đăng nhập. 42 Hình 3.1 Sơ đồ ngữ cảnh 50 Hình 3.2 Sơ đồ chức năng kinh doanh 51 Hình 3.3 Sơ đồ luồng thông tin nghiệp vụ nhập hàng………………………...52 Hình 3.4 Sơ đồ luồng thông tin bán hàng 53 Hình 3.5 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 54 Hình 3.6 Sơ đồ phân rã mức 1 chức năng quản lý hàng 55 Hình 3.7 Sơ đồ phân rã mức 1 chức năng báo cáo 56 Hình 3.8 Bảng hàng hóa 57 Hình 3.9 Bảng nhân viên 57 Hình 3.10 Bảng kho hàng2.4.4 Bảng khách hàng (Khachhang) 57 Hình 3.11 Bảng khách hàng 58 Hình 3.12 Bảng hóa đơn nhập 58 Hình 3.13 Bảng chi tiết hóa đơn nhập 58 Hình 3.14 Bảng hóa đơn bán 59 Hình 3.15 Bảng chi tiết hóa đơn bán …………………………………………..59 Hình 3.16 Bảng người dùng 59 Hình 3.17 Mô hình quan hệ thực thể 60 Hình 3.18 Giải thuật đăng nhập hệ thống 61 Hình 3.19 Giải thuật tìm kiếm hàng hóa 62 Hình 3.20 Giải thuật xóa bản ghi 63 Hình 3.21 Form hệ thống 64 Hình 3.22 Form đăng nhập 64 Hình 3.23 Form danh mục xe 65 Hình 3.24 Form quản lý hàng bán 67 Hình 3.25 Form tìm kiếm hóa đơn bán hàng 68 Hình 3.26 Form báo cáo bán hàng 69  LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, với sự phát triển vượt bậc của ngành công nghệ thông tin không một quốc gia nào lại không chú trọng đến nó trong sự phát triển nền kinh tế của đất nước mình. Có thể nói những năm gần đây, công nghệ thông tin đã phát triển ngày càng lớn mạnh trong đời sống và trong xã hội. Từ các tổ chức, tập đoàn lớn cho tới các hộ gia đình kinh doanh nhỏ lẻ trong xã hội. Ở nước ta, trong những năm gần đây hoà theo xu thế công nghiệp hoá, hiện đại hoá công nghệ thông tin đã và đang phát triển mạnh mẽ và thâm nhập vào hầu hết các lĩnh vực của đời sống xã hội. Chính phủ cũng đã coi ngành công nghệ thông tin là một ngành mũi nhọn quan trọng trong sự phát triển nền kinh tế. Hiện nay, việc tin học hóa trong quản lý là một trong những vấn đề quan trọng trong quản lý kinh doanh, đặc biệt là quản lý bán hàng. Trong quản lý bán hàng, bên cạnh nghiệp vụ cơ bản là giao dịch giữa khách hàng và doanh nghiệp, còn các nghiệp vụ kèm theo như lưu trữ thông tin hàng hóa, thông tin về khách hàng, thông tin các giao dịch, các dịch vụ sau bán hàng… xây dựng các báo cáo liên quan như báo cáo bán hàng theo thời gian, báo cáo nhập hàng, báo cáo tồn kho… Khi việc sản xuất kinh doanh ngày càng phát triển thì tất yếu các doanh nghiệp cần phải có sự thay đổi cái nhìn về tầm quan trọng của tin học trong sự phát triển của doanh nghiệp: một doanh nghiệp muốn phát triển, nâng cao khả năng đáp ứng với khách hàng một cách hiệu quả thì không thể thiếu một hệ thống thông tin hỗ trợ. Sau một thời gian nghiên cứu và khảo sát hoạt động kinh doanh tại công ty trách nhiệm hữu hạn Xuân Cầu, em nhận thấy hệ thống quản lý bán hàng tại công ty chưa có một phần mềm chuyên biệt phục vụ cho quá trình quản lý bán hàng tại đây. Hệ thống thông tin hiện tại chưa đáp ứng được những đòi hỏi của nhà quản lý như việc tìm kiếm thông tin, kết xuất các báo cáo kịp thời, hỗ trợ nhân viên đưa ra các thông tin về hàng hóa nhanh khi khách hàng có yêu cầu về thông tin hàng hóa. Về sự phát triển lâu dài, thông tin cần lưu trữ nhiều hơn, nhà quản lý cần có những báo cáo nhanh chóng, kịp thời hơn để đưa ra các quyết định trong quản trị một cách chính xác, thì việc cải tiến hệ thống thông tin đang tồn tại là điều cần thiết. Chính vì những lý do trên mà em chọn đề tài “ Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng tại công ty TNHH Xuân Cầu” là đề tài chuyên đề tốt nghiệp. Cấu trúc của đề tài: Chương 1. Giới thiệu chung về đơn vị thực tập – Công ty TNHH Xuân Cầu. Chương 2. Một số phương pháp luận về phân tích, thiết kế phần mềm. Chương 3. Phân tích thiết kế phần mềm “ quản lý bán hàng tại công ty TNHH Xuân Cầu”. Mục tiêu của đề tài là giải quyết các vấn đề về lưu trữ, xử lý thông tin liên quan đến các nghiệp vụ bán hàng như thông tin hàng hóa, thông tin khách hàng, thông tin về các nghiệp vụ nhập hàng và bán hàng; các báo cáo bán hàng định kỳ, thống kê hàng nhập theo thời gian và báo cáo hàng tồn kho. CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH XUÂN CẦU 1. KHẢO SÁT VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP 1. 1 Tổng quan chung Công ty TNHH Xuân Cầu được thành lập theo quyết định số 0102000439 do Sở Kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội cấp, đăng ký lần đầu ngày 28/04/2000, đăng ký bổ sung lần thứ 06 ngày 05/02/2008. Công ty TNHH Xuân Cầu là nhà phân phối chính thức của Piaggio tại Việt Nam kể từ khi Piaggio chính thức trở lại Việt Nam. Cùng với những cam kết của Piaggio tại Việt Nam, công ty TNHH Xuân Cầu đã thiết lập hệ thống phân phối lớn nhất gồm các trung tâm Piaggio tại Hà Nội, TP.Hồ Chí Minh, Đà Nẵng và một số tỉnh thành khác, bên cạnh đó là hệ thống trung tâm bảo hành và dịch vụ sau bán hàng được đặt tại ba khu vực: Miền Bắc, miền Trung và miền Nam. Điều đó đã góp phần nâng cao hình ảnh thương hiệu Piaggio đến với người tiêu dùng Việt Nam và là một thành công lớn trong việc đưa thương hiệu xe Piaggio vào Việt Nam, chiếm lĩnh thị trường xe gắn máy tay ga ngày càng phát triển. Trụ sở chính của công ty TNHH Xuân Câu đặt tại 444 Bạch Đằng, Phường Chương Dương, Quận Hoàn kiếm, Hà Nội, Việt Nam. Văn phòng giao dịch: Số 91 Đại Cồ Việt, phường Lê Đại Hành, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội, Việt Nam. Vốn điều lệ : 50 tỷ. Người đại diện theo pháp luật của công ty: Ông Tô Dũng - Giám đốc 1.2 Các chức năng chính Thực hiện tổ chức các kế hoạch, dự án kinh doanh trong phạm vi quyền hạn. Quản lý con người, phương tiện máy móc thiết bị trong phạm vi công ty. Bảo đảm môi trường làm việc phù hợp. Tập trung phát triển nguồn nhân lực... Nghiên cứu nâng cao năng suất, cải tiến chất lượng sản phẩm. Tham gia xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống quản lý môi trường và trách nhiệm xã hội. 1.3 Các nhiệm vụ chính Chủ động xây dựng kế hoạch kinh doanh các mặt hàng, các lĩnh vực kinh doanh mà nhà nước không cấm. Chủ động trong việc cung ứng vật tư, phụ tùng phục vụ cho sản xuất kinh doanh đạt chất lượng và hiệu quả cao. Chủ động nghiên cứu phương án mở rộng mạng lưới cung cấp xe, đáp ứng được nhu cầu xe tay ga cho thị trường và mọi hoạt động phù hợp với quy định của pháp luật. Liên doanh, liên kết với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước theo các ngành nghề đăng ký kinh doanh. Thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước. Thực hiện chế độ thanh toán tiền lương hàng tháng trên cơ sở quỹ tiền lương và đơn giá tiền lương đã đăng ký. Thực hiện khen thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc góp phần vào hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. Thực hiện chính sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, luôn cải thiện điều kiện làm việc, trang bị đầu tư bảo hộ lao động, vệ sinh môi trường, thực hiện đúng chế độ nghỉ ngơi, bồi dưỡng độc hại đảm bảo sức khỏe cho người lao động. Thường xuyên tổ chức đào tạo, bồi dưỡng kỹ thuật, nghiệp vụ, tay nghề cho cán bộ công nhân viên. Phối hợp với tổ chức quần chúng: Đảng, đoàn thể, công đoàn, đoàn thanh niên trong công ty thực hiện tốt quy chế dân chủ ở cơ sở, phát huy quyền làm chủ của người lao động, chăm lo đời sống vật chất văn hóa và tinh thần của cán bộ công nhân viên. Xây dựng và huấn luyện lực lượng bảo vệ, dân quân tự vệ, phòng chống cháy nổ, phối hợp với chính quyền sở tại giữ gìn an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội, đảm bảo an toàn tuyệt đối về người và tài sản của công ty. Làm tròn nghĩa vụ an ninh quốc phòng toàn dân. 1.4 Lĩnh vực kinh doanh Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng (chủ yếu là máy móc thiết bị công nghiệp, vật tư, phụ tùng, nguyên liệu, vật tư). Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa. Dịch vụ cho thuê máy móc xây dựng, buôn bán nguyên vật liệu xây dựng. Vận chuyển hàng hóa, vận chuyển khách du lịch. Buôn bán xe máy, xe ô tô, phụ tùng xe máy xe ô tô, bảo dưỡng, sửa chữa xe gắn máy. Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi. Trang trí nội, ngoại thất. Kinh doanh bất động sản. Dạy nghề lái ô tô, ngoại ngữ, tin học, sửa chữa điện tử viễn thông, cơ khí, sửa chữa ô tô, xe máy. Trên đây là những lĩnh vực kinh doanh mà công ty TNHH Xuân Cầu đã đăng ký kinh doanh. Song trên thực tế công ty chưa khai thác được hết tất cả các ngành nghề đăng ký kinh doanh, hoặc một số lĩnh vực chỉ mới bắt đầu đi vào hoạt động. Như ngành kinh doanh bất động sản vẫn chưa được công ty triển khai. Ngành thăm dò, khai thác và chế biến khoáng sản, xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi mới đi vào hoạt động, hiện đang trong giai đoạn đầu tư, chưa đem lại doanh thu cho công ty. Còn các ngành, lĩnh vực kinh doanh khác đã được công ty đưa vào hoạt động ngay từ những ngày đầu thành lập, nhưng các ngành này chỉ chiếm một tỷ trọng nhỏ trong tổng doanh thu và lợi nhuận của công ty. Hiện nay ngành đang được công ty khai thác tốt và đạt doanh thu, lợi nhuận cao, chiếm phần lớn tỷ trọng là ở lĩnh vực buôn bán xe máy, phụ tùng xe máy, cụ thể và ở lĩnh vực nhập khẩu và phân phối xe máy Piaggo. Công ty TNHH Xuân Cầu là một trong năm nhà phân phối chính thức của Piaggio tại Việt Nam, có thị phần tương đối cao, chiếm khoảng trên 30% thị phần xe Piaggio tại Việt Nam. Phòng Kinh Doanh Nhân viên kinh doanh Giám sát bán hàng Kế toán Thủ quỹ Giám sát bán hàng Phòng Tài Chính Phòng Hành Chính Nhân viên kinh doanh Nhân viên XN khẩu Nhân viên lễ tân Văn Phòng Chi Nhánh Phía Nam Nhân viên tài chính Giám Đốc Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức của công ty. 1.6 Chức năng các phòng ban a.Phòng kinh doanh: Lập kế hoạch nhập hàng về thời gian, số lượng, chủng loại, màu sắc. Lập báo cáo bán hàng định kỳ, hàng tồn tại các cửa hàng. Kế hoạch điều tiết phân phối xe cho các chi nhánh, cửa hàng. Điều tiết giá, luân chuyển xe giữa các cửa hàng. Giám sát hoạt động kinh doanh của các cửa hàng, bố trí sắp xếp xe trong các cửa hàng và đôn đốc việc lau chùi vệ sinh xe thường xuyên. Cùng với bộ phận kho quản lý giám sát nguồn hàng trong kho và trong mỗi cửa hàng. Đào tạo bồi dưỡng nhân viên bán hàng. Tham mưu cho ban giám đốc để có kế hoạch hàng cũng như dự báo các nhu cầu thị trường. Lập kế hoạch và đánh giá các kế hoạch kinh doanh. Phối hợp với các phòng ban trong công ty, đề xuất các kế hoạch kinh doanh cũng như đưa ra các kế hoạch cụ thể để cùng với bộ phận xuất nhập khẩu làm tốt công tác đầu vào. Quản lý điều hành hoạt động của các xưởng sửa chữa, kết hợp với các xưởng lên kế hoạch nhập khẩu dầu nhớt, linh kiện phụ tùng, đảm bảo phục vụ khách hàng một cách tốt nhất và chuyên nghiệp nhất. b.Phòng tài chính: Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong lĩnh vực quản lý các hoạt động tài chính - kế toán, trong đánh giá sử dụng tài sản, tiền vốn. Định kỳ tập hợp phản ánh cung cấp các thông tin cho cho lãnh đạo công ty về tình hình biến động của các nguồn vốn, hiệu quả sử dụng tài sản vật tư. Tham mưu đề xuất việc khai thác, huy động các nguồn vốn phục vụ kịp thời cho hoạt động kinh doanh đúng theo các quy định của nhà nước. Lên các kế hoạch để tạo nguồn như huy động vốn tự có cũng như vốn vay nhằm đảm bảo nguồn vốn khi nhập hàng, nộp thuế nhập khẩu cũng như các nghĩa vụ khác với nhà nước. Phối hợp các phòng ban chức năng trong công ty nhằm phục vụ tốt công tác kinh doanh của công ty. Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong lĩnh vực quản lý các hoạt động tài chính - kế toán, trong đánh giá sử dụng tài sản, tiền vốn theo đúng chế độ quản lý tài chính của nhà nước. Trên cơ sở các kế hoạch tài chính và kế hoạch sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên xây dựng kế hoạch tài chính của toàn công ty. Tổ chức theo dõi và đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch tài chính được giao. Tổ chức quản lý kế toán (bao gồm đề xuất tổ chức bộ máy kế toán và hướng dẫn hạch toán kế toán). Kiểm tra việc hạch toán kế toán đúng theo chế độ kế toán nhà nước ban hành đối với kế toán các đơn vị thành viên nhất là các đơn vị hạch toán phụ thuộc. Định kỳ tập hợp phản ánh cung cấp các thông tin cho cho lãnh đạo công ty về tình hình biến động của các nguồn vốn, vốn, hiệu quả sử dụng tài sản vật tư, tiền vốn của các đơn vị thành viên cũng như toàn công ty. Tham mưu đề xuất việc khai thác. Huy động các nguồn vốn phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh đúng theo các quy định của nhà nước. Kiểm tra hoạt động kế toán tài chính của các đơn vị trong công ty (tự kiểm tra hoặc phối hợp tham gia với các cơ quan hữu quan kiểm tra). Tổ chức hạch toán kế toán trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh của văn phòng công ty. Tiếp nhận và phân phối các nguồn tài chính (trợ cước, trợ giá, hỗ trợ lãi suất dự trữ lưu thông, cấp bổ sung vốn lưu động hoặc các nguồn hỗ trợ khác của nhà nước...), đồng thời thanh toán, quyết toán với nhà nước, các cấp, các ngành về sử dụng các nguồn hỗ trợ trên. Phối hợp các phòng ban chức năng trong công ty nhằm phục vụ tốt công tác sản xuất kinh doanh của văn phòng cũng như công tác chỉ đạo quản lý của lãnh đạo công ty. c. Phòng hành chính Thực hiện các công việc về lễ tân và đối ngoại. Quản lý công tác văn thư, lưu trữ, con dấu, công văn đi đến của công ty. Soạn thảo các văn bản hành chính giao dịch trong và ngoài công ty. Thực hiện các nội dung công việc về thi đua khen thưởng. Thực hiện chức năng chuyên chở, vận chuyển, kế hoạch điều chuyển xe cũng như bố trí xe tải cho bộ phận kho. Bộ phận xuất nhập khẩu Tìm hiểu thị trường trong và ngoài nước để xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện phương án kinh doanh xuất - nhập khẩu, dịch vụ uỷ thác và các kế hoạch khác có liên quan của công ty. Tham mưu cho ban giám đốc trong quan hệ đối ngoại, chính sách xuất - nhập khẩu, pháp luật của Việt Nam và quốc tế về hoạt động kinh doanh này. Giúp giám đốc chuẩn bị các thủ tục hợp đồng, thanh toán quốc tế và các hoạt động ngoại thương khác. Thực hiện các hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu và khi được uỷ quyền thì được phép ký kết các hợp đồng thuộc lĩnh vực này. Nghiên cứu khảo sát đánh giá khả năng tiềm lực của đối tác nước ngoài khi liên kết kinh doanh với công ty cũng như khả năng và thời gian cung ứng hàng hoá. Giúp ban giám đốc các cuộc tiếp khách, đàm phán, giao dịch, ký kết hợp đồng với khách hàng nước ngoài. Thực hiện các hợp đồng nhập khẩu hàng hoá, thiết bị phụ tùng phục vụ cho các cửa hàng, các xưởng sửa chữa. d, Văn phòng chi nhánh phía Nam. Phân công nhiệm vụ, đề xuất cơ cấu tổ chức chi nhánh, giám sát, đánh giá kết quả công tác thực hiện nội qui, qui chế của từng bộ phận, từng nhân viên trong chi nhánh. Kiểm tra việc thực hiện công tác kế toán, thống kê, hạch toán kế toán. Kiểm tra kiểm soát thực hiện chế độ chỉ tiêu và quả lý tài sản chi nhánh. Quản lý và thúc đẩy các hoạt động liên quan đến bán hàng và dịch vụ sau bán hàng. Đề xuất và phối hợp thực hiện các chương trình, kế hoạch marketing. Thu thập, phân tích thông tin và gửi định kì hàng tuần báo cáo thị trường. 1.7 Kết quả hoạt động kinh doanh DOANH SỐ XE TIÊU THỤ CỦA CÔNG TY TNHH XUÂN CẦU Nguồn: Báo cáo doanh số bán hàng năm 2004, 2005, 2006. 2007, 2008 Hình 1.2 Biểu đồ doanh số bán hàng tại công ty TNHH Xuân Cầu Nhìn chung, tình hình kinh doanh của công ty các năm 2005, 2006 và 2007 rất tốt. Doanh thu và lợi nhuận ròng của công ty năm 2006 tăng trưởng vượt bậc so với năm 2005 (doanh thu tăng gấp 1,4 lần và lợi nhuận ròng tăng gấp 2,9 lần). Tỉ suất lợi nhuận ròng trên vốn điều lệ là 51.27%. Năm 2007 tiếp tục đà tăng của năm 2006, năm 2007 là một trong những năm kinh doanh đạt hiệu quả rất cao cả về số lượng cũng như chất lượng. Năm 2008 đánh dấu mức độ bão hoà của thị trường dòng xe máy tay ga giá trị cao, với doanh số rất cao cũng như lợi nhuận. 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIN HỌC TẠI CÔNG TY TNHH XUÂN CẦU 2.1 Thực trạng ứng dụng tin học tại công ty Nhận thức được tầm quan trọng và lợi ích từ việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý và điều hành công ty. Năm 2000, công ty đã triển khai kế hoạch phát triển các ứng dụng tin học vào trong quản lý. Doanh nghiệp sử dụng các phần mềm để quản lý như MS Words, MS Excel… đây là những phần mềm thông dụng mà hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đang áp dụng. Trong năm 2000, công ty TNHH Xuân Cầu cũng xây dựng website riêng của công ty (www.xuancau.com.vn) nhằm quảng bá hình ảnh công ty với khách hàng, và giới thiệu các sản phẩm của công ty. Các phần mềm nói trên mặc mặc dù tiện ích, phổ biến và dễ áp dụng nhưng nhân viên cũng gặp phải nhiều khó khăn riêng khi sử dụng như việc đưa ra các báo cáo, tìm kiếm thông tin… 2.2 Nhu cầu tin học hóa của hệ thống Qua quá trình khảo sát hệ thống đã nắm bắt được những thông tin và những yêu cầu của hệ thống quản lý bán hàng. Quy trình nghiệp vụ quản lý bán hàng phải tổng hợp thông tin mặt hàng từ kho hàng, thông tin của hệ thống đòi hỏi sự chính xác về thông tin tuyệt đối. Đối với công ty thì thông tin về hàng hoá là rất lớn và đa dạng. Để đáp ứng nhu cầu tổng hợp thông tin, kết xuất thông tin, tìm kiếm, xem, sửa… độ an toàn, nhanh nhạy, chính xác thì không thể làm theo phương pháp thủ công được mà phải bắt buộc tin học hoá gần như hoàn toàn quy trình trong hệ thống. Chỉ có việc lập đơn hàng, việc đưa ra điều kiện kết xuất, lọc, điều kiện tổng hợp… là thực hiện bán tự động. Điều này cũng là điều tối cần thiết của hệ thống thông tin mà thông tin này bắt buộc phải được cung cấp từ bên ngoài. Ngoài ra yêu cầu an toàn về dữ liệu là điều cần thiết với các công việc nói chung và rất cần thiết đối với công việc kinh doanh. Dữ liệu phải được bảo vệ sao cho chỉ có những người có nhiệm vụ mới được quyền xem xét và sửa dữ liệu. Hiện nay có rất nhiều phần mềm ứng dụng trong quản lý doanh nghiệp ví dụ cơ sở dữ liệu Foxpro, Access…Trước đây những chương trình này được ứng dụng giúp ích được nhiều cho các nhà quản lý doanh nghiệp nhưng giờ đây với yêu cầu công việc đòi hỏi tính tiện dụng cao, thân thiện với người dùng, dễ sử dụng mang lại hiệu quả cao trong công việc…Chính vì Visual Basic, Visual Basic.net…để xây dựng phần mềm quản lý theo yêu cầu công việc, giúp cho các nhà doanh nghiệp không mất nhiều thời gian tổng hợp báo cáo và nắm bắt được thông tin mới nhất để có được các quyết định đúng cho công việc của mình. Dựa vào tiềm năng của máy tính thực thi của hệ thống để xử lý nghiệp vụ bán hàng nhằm giảm thiểu mọi khó khăn, chi phí đảm bảo thông tin công ty luôn chính xác. Hệ thống được xây dựng mang tính khách quan sát thực, thân thiện với người sử dụng đưa ra những hỗ trợ sử dụng và cả về nghiệp vụ giúp công tác bán hàng và kinh doanh của công ty luôn mang lại hiệu quả cao. 3. KHÁI QUÁT VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 3.1 Lý do chọn đề tài Công ty TNHH Xuân Cầu là một doanh nghiệp lớn, thị trường xe gắn máy tay ga chiếm 30% thị phần trong cả nước. Với dòng sản phẩm xe cao cấp, giá trị lớn, được khách hàng ưa chuộng. Quy mô doanh nghiệp có xu hướng ngày càng mở rộng, hàng năm lượng xe nhập vào và bán ra tăng rõ rệt, năm 2008 doanh số bán hàng đạt 4700 chiếc, chính vì vậy việc quản lý bán hàng lại càng được coi trọng. Với lượng xe lớn như vậy cùng hệ thống phân phối rộng khắp cả nước thì việc đảm bảo chính xác các con số bán hàng, các thông tin liên quan là cần thiết. Bên cạnh đó, công ty cần lưu trữ thông tin về khách hàng, các thông tin liên quan đến hàng bán ra, hoá đơn bán hàng, các thông tin về việc nhập hàng về các showroom, nhắc nhở khách hàng về thời hạn bảo hành, hỗ trợ các nghiệp khác như bảo hành, bảo dưỡng định kỳ cho sản phẩm, làm thủ tục hành chính khác như làm giấy tờ xe cho khách hàng…chính vì vậy mà việc xây dụng một phần mềm quản lý bán hàng tại công ty TNHH Xuân Cầu là cần thiết. Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Xuân Cầu, tôi đã được tìm hiểu về cơ cấu tổ chức cũng như hoạt động của công ty và đặc biệt là được tiếp xúc với hệ thống tin học ở đây. Cụ thể là tại phòng kinh doanh của công ty, tôi đã xem xét các nghiệp vụ bán hàng, nghiệp vụ nhận hàng, các thông tin liên quan đến khách hàng, sản phẩm…và việc ứng dụng tin học trong quản lý bán hàng. Hệ thống quản lý bán hàng liên quan đến hệ thống báo cáo thống kê, hệ thống lưu trữ thông tin khách hàng, lưu trữ hàng hoá…mặc dù hệ thống này đang trực tiếp mang lại hiệu quả đáng kể cho quá trình quản lý hoạt động bán hàng của công ty nhưng nó cũng bộc lộ những yếu kém như việc hỗ trợ liên hệ khách hàng, hỗ trợ tìm kiếm, sửa đổi thông tin đã lưu trước đó, hỗ trợ việc quản lý người dùng, tính bảo mật của hệ thống, và việc đưa ra các báo cáo quản trị…chính vì vậy cần đưa vào trong hệ thống này một phần mềm có tính chuyên nghiệp, chuyên dụng hơn, để có thể khai thác tối đa tiềm năng của hệ thống. Chính từ những lý do trên mà em lựa chọn đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng tại công ty TNHH Xuân Cầu”. 3.2 Hướng phát triển đề tài Để xây dựng được hệ thống quản lý bán hàng với độ chính xác và tính thực tế cao thì yêu cầu cần phải khảo sát thông tin của hệ thống phải chi tiết và chính xác đến việc phân tích dữ liệu đầu vào, ra được chính xác. Mô phỏng quy trình bán hàng lưu trữ thông tin liên quan, thu thập các mẫu biểu quan trọng. Trên cơ sở những thông tin đã thu thập được tiến hành xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp vụ. Thiết kế giao diện của hệ thống thân thiện, dễ sử dụng. Lập dự kiến xây dựng cơ sở dữ liệu cho hệ thống phân tích đánh giá được phạm vi lưu trữ, độ an toàn của dữ liệu khi vận hành, điều này ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống kinh doanh của công ty. Kết quả cuối cùng hệ thống phải có tính ưu việt: khả năng xử lý được lượng thông tin lớn, chính xác, lưu trữ khoa học thuận tiện và an toàn hơn hệ thống cũ. Hệ thống tạo ra phải hỗ trợ tới mức tối đa trong công việc quản lý hàng của công ty. Để có một hệ thống toàn diện mang tính thống nhất về cả dữ liệu và giao diện của hệ thống thì phải xét đến hệ thống quản lý của công ty. Có nghĩa là tồn tại ba mảng lớn trong hệ thống quản lý: 1. Nhập hàng hoá và nghiệp vụ có liên quan . 2. Lưu trữ và nghiệp vụ liên quan. 3. Bán hàng. Với phạm vi bài tập môn học và với kiến thức hiện có của người lập trình cố gắng xây dựng hệ thống quản lý bán hàng đạt hiệu quả cao nhất. Sẽ đi sâu vào việc thu thập dữ liệu, tìm hiểu chuyên môn nghiệp vụ, thu thập, phân tích dữ liệu đi đến giải quyết các khâu trong nghiệp vụ bán hàng đạt kết quả cao. Ngoài ra mở rộng công tác tìm kiếm kết xuất thông tin hay loại bỏ, hỗ trợ việc bán hàng một cách chính xác và nhanh chóng, thuận tiện, như việc tìm kiếm đơn đặt hàng, hoá đơn bán hàng, bảng giá, thống kê tình hình bán sản phẩm. CHƯƠNG 2. MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP LUẬN CƠ BẢN VỀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM 1.TỔNG QUAN CHUNG VỀ CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM Khái niệm phần mềm Phần mềm của máy tính là các chương trình, các cấu trúc dữ liệu làm cho chương trình xử lý được những thông tin thích hợp và các tài liệu mô tả phương thức sử dụng các chương trình ấy. 1.2 Phân loại phần mềm Có nhiều cách phân loại phần mềm. Theo một cách được nhiều người thừa nhận thì phần mềm được chia làm hai loại chính: Phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng. 1.2.1 Phần mềm hệ thống Phần mềm hệ thống là các chương trình hướng dẫn những hoạt động cơ bản của một máy tính như hiện thông tin trên màn hình, lưu trữ dữ liệu trên đĩa từ, in kết quả, liên lạc với các thiết bị ngoại vi, phân tích và thực hiện các lệnh của người dùng. Các chương trình thuộc phần mềm hệ thống giúp cho phần cứng của máy tính hoạt động một cách có hiệu quả. Các chương trình thuộc phần mềm hệ thống được chia làm bốn loại sau đây: Hệ điều hành: Hệ điều hành là hệ thống các chương trình chạy trên máy tính để quản lý, điều hành các thiết bị phần cứng và các tài nguyên phần mềm trên máy tính. Hệ điều hành đóng vai trò trung gian trong việc giao tiếp giữa người sử dụng và phần cứng của máy tính. Nó cung cấp một môi trường cho phép người sử dụng phát triển và thực hiện các ứng dụng của họ một cách dễ dàng. Các chương trình tiện ích: Các chương trình tiện ích là một bộ phận của phần mềm hệ thống nhằm bổ sung thêm các dịch vụ cần cho nhiều người mà hệ điều hành chưa đáp ứng được. Câc chương trình hệ thống thực hiện các nhiệm vụ như soạn thảo các đĩa từ để lưu trữ dữ liệu, cung cấp thông tin về các tệp trên đĩa, sao chép dữ liệu từ đĩa này sang đĩa khác. Norton Utilities do công ty Symantec xuất bản là một bộ sưu tập các chương trình tiện ích được dùng rất phổ biến. Bộ chương trình này có thể sửa chữa những dữ liệu trên các đĩa từ bị hỏng, bảo mật dữ liệu một cách chắc chắn hơn bằng cách dấu kín các tệp hay giúp người dùng giải quyết các vấn đề trục trặc của ổ đĩa. Các chương trình dịch Các chương trình dịch là các chương trình giúp dịch các chương trình viết bằng ngôn ngữ thuật toán ra ngôn ngữ máy hợp thành một bộ phận của phần mềm hệ thống. Các chương trình điều khiển thiết bị Các chương trình điều khiển thiết bị là những chương trình giúp máy tính điều khiển thiết bị nào đó, có thể là thiết bị ra vào chuẩn hay thiết bị ngoại vi. 1.2.2 Phần mềm ứng dụng Phần mềm ứng dụng là các chương trình điều khiển máy tính trong việc thực hiện những nhiệm vụ cụ thể về xử lý thông tin. Phần mềm ứng dụng được chia thành 4 loại: phần mềm năng suất, phần mềm kinh doanh, phần mềm giáo dục – tham khảo, phần mềm giải trí. Phần mềm năng suất là các chương trình giúp người dùng làm việc có hiệu quả và hiệu suất cao hơn, một số phần mềm loại này như: Hệ soạn thảo, các bộ chương trình lập bảng tính giúp tính toán ra các con số để dễ dàng lập ra các bảng biểu như MS Exel; hệ quản trị cơ sở dữ liệu; phần mềm gửi nhận thư điện tử; phẩn mềm đồ họa… Phần mềm kinh doanh là các chương trình xử lý thông tin có tính chất lặp lại theo chu kỳ. Phần mềm giải trí là các chương trình được thiết kế với mục đích giải trí, tiêu khiển. Phần mềm giáo dục và tham khảo là các chương trình được thiết kế với mục đích cung cấp kiến thức hiểu biết, khai thác tính năng của phần cứng và phần mềm. 1.3 Khái niệm công nghệ phần mềm 1.3.1 Khái niệm công nghệ phần mềm Công nghệ phần mềm là tổ hơp các công cụ, phương pháp và thủ tục làm cho người quản trị viên dự án nắm được xu thế tổng quát phát triển của phần mềm và giúp cho kỹ sư lập trình có một nền tảng để triển khai các định hướng của phần mềm. 1.3.2 Khái quát vòng đời phát triển phần mềm. Vòng đời phát triển phần mềm là các bước phát triển một sản phẩm phần mềm cụ thể. Một vòng đời phát triển phần mềm thường có các pha cơ bản sau: Pha xác định yêu cầu: khám phá các khái niệm liên quan đến việc phát triển phần mềm, xác định chính xác yêu cầu và các ràng buộc của khách hàng với sản phẩm phần mềm đó. Pha phân tích: mô tả các chức năng cơ bản của phần mềm, phân tích dữ liệu được đưa vào và các thông tin đầu ra mà phần mềm cần đáp ứng. Khám phá các khái niệm liên quan đến sản phẩm phần mềm và bước đầu đưa ra giải pháp xây dụng phần mềm. Pha thiết kế: xác định cụ thể phần mềm sẽ được xây dựng như thế nào. Pha thiết kế bao gồm: thiết kế kiến trúc phần mềm, thiết kế dữ liệu, thiết kế giải thuật, thiết kế giao diện. Đây là giai đoạn quan trọng quyết định tới chất lượng sản phẩm phẩn mềm. Pha kiểm thử: giai đoạn kiểm thử là giai đoạn tập trung vào phần logic bên trong của phần mềm, đảm bảo rằng tất cả các câu lệnh đều được kiểm tra phát hiện lỗi và kết quả phù hợp với dữ liệu vào - ra. Pha vận hành và bảo trì: sau khi bàn giao phần mềm cho khách hàng, để hoàn toàn tương thích với các điều kiện quản lý của cơ sở thực tế cần phải có giai đoạn bảo trì phần mềm nhằm sửa chữa hoặc nâng cấp theo yêu cầu người sử dụng. 1.4 Các yêu cầu trong quá trình xây dựng phần mềm. 1.4.1 Xác định và phân tích rõ yêu cầu phần mềm. Mục đích: xác định được phần mềm đáp ứng được các yêu cầu và mong muốn gì từ phía khách hàng – người sử dụng. Nội dung của quá trình xác định yêu cầu phần mềm: Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, các tệp cùng các phương thức xử lý thông tin. Thu thập và mô tả các nguyên tắc quản lý, tức là các quy định, các công thức do nhà nước hoặc các cơ quan đưa ra nhằm làm căn cứ cho quá trình xử lý thông tin. Thu thập các chứng từ giao dịch và mô tả các chu trình lưu chuyển và xử lý các thông tin và tài liệu giao dịch. Mô tả quy trình nghiệp vụ có liên quan. Thu thập các đòi hỏi về thông tin, yêu cầu khách hàng, nguyện vọng và kế hoạch trong tương lai. Đánh giá và đề xuất hướng giải quyết Các yêu cầu đối với quá trình thực hiện xác định yêu cầu: Trung thực, khách quan, phản ánh đúng thực trạng hiện tại. Không bỏ sót thông tin. Các thông tin thu thập phải được đo đếm (số lượng, tần suất, độ chính xác, thời gian sống…) Các nguồn điều tra: có nhiều nguồn thông tin trong hệ thống được khai thác cho mục đích điều tra, bao gồm: Người dùng hệ thống, các sổ sách, tài liệu, các chương trình máy tính, các tài liệu mô tả quy trình, chức trách, các chứng từ liên quan. Hai phương pháp điều tra thường được áp dụng: Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Đây là phương pháp điều tra gián tiếp, thông qua việc nghiên cứu các loại chứng từ giao dịch như hóa đơn, phiếu thanh toán, phiếu nhập hàng, phiếu xuất kho… hoặc các loại sổ sách, các tệp tài liệu tổng hợp như kế hoạch, thống kê, biên bản, nghị quyết… Phương pháp phỏng vấn: Trực tiếp gặp gỡ những người có liên quan đến hệ thống. Người điều tra đưa ra các câu hỏi và chắt lọc các thông tin cần thiết từ những câu trả lời. Phương pháp phiếu điều tra: Khi cần lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng thì dùng phiếu điều tra. Yêu cầu các câu hỏi trên phiếu điều tra cần rõ ràng, dễ hiểu. Bên cạnh ba phương pháp trên còn có phương pháp quan sát. Tuy nhiên việc thực hiện phương pháp này cũng gặp khó khăn vì đối tượng bị quan sát sẽ có phán ứng hoặc thực hiện các công việc không tự nhiên hoặc khác với thông thường. Như vậy,cần lựa chọn các phương pháp điều tra, tùy thuộc vào môi trường và nhu cầu thông tin cần có. Phân tích viên cần tiến hành xác định các yêu cầu người sử dụng bởi bản thân người sử dụng cung mơ hồ về các chức năng của phần mềm mà họ cần, các yêu cầu của họ có thể thay đổi và tất nhiên nó ảnh hưởng t._.