Xây dựng phần mềm quản lý Bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thuỷ Linh

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Sự ra đời và phát triển của công nghệ thông tin là một trong những thành tựu vĩ đại nhất của con người. Nhịp độ phát triển công nghệ thông tin đang là một vấn đề rất được các nghành khoa học, giáo dục, kinh tế,… quan tâm. Nó hiện hữu với một tầm vóc hết sức mạnh mẽ, to lớn và ngày càng lớn mạnh thêm. Tin học giữ vai trò đặc biệt trong hoạt động của con người, trong đời sống xã hội, trong khoa học kỹ thuật, trong sản xuất kinh doanh, trong quản lý khách hàng, trong các hoạt động mua bán hàng hoá…. Ứng dụng tin học trong việc quản lý dường như không còn xa lạ với các doanh nghiệp, công ty hiện nay. Lợi ích mà các chương trình quản lý mang lại khiến người ta không thể phủ nhận tính hiệu quả của nó. Trong nền sản xuất kinh doanh như hiện nay việc tin học hoá các hoạt động quản lý là rất cần thiết. Quản lý bán hàng trong các doanh nghiệp là một công việc quan trọng, đòi hỏi bộ phận quản lý phải thực hiện nhiều nghiệp vụ phức tạp. Một doanh nghiệp muốn phát triển khả năng sản xuất, thông tin… và khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách hiệu quả nhất thì không thể thiếu một hệ thống thông tin hỗ trợ. Tuy nhiên để có một phần mềm phù hợp với công tác quản lý, phù hợp với hoạt động của mỗi doanh nghiệp lại không phải là một vấn đề dễ dàng. Sau một thời gian nghiên cứu, khảo sát hoạt động kinh doanh tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thuỷ Linh, em nhận thấy hệ thống quản lý bán hàng tại công ti có khối lượng công việc nhiều đòi hỏi cần có một phần mềm chuyên biệt có khả năng quản lý chính xác, thống nhất, cung cấp báo cáo, thông tin một cách kịp thời cho những người sử dụng và quản trị hệ thống. Qua thực tế tìm hiểu tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thuỷ Linh em quyết định chọn đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý Bán hàng tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thuỷ Linh ” làm đề tài cho chuyên đề thực tập của mình Cấu trúc chuyên đề gồm: Chương 1: Giới thiệu về các cơ sở thực tập và tổng quan đề tài tốt nghiệp Chương 2: Phương pháp luận về xây dựng phần mềm quản lí bán hàng cho công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thuỷ Linh Chương 3: Xây dựng phần mềm quản lý kho cho công ty quản lí bán hàng cho công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thuỷ Linh Qua đây em xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ: Trịnh Hoài Sơn- Giảng viên Khoa Tin học kinh tế và anh Lê Văn Thuỷ giám đốc công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thuỷ Linh đã quan tâm giúp đỡ tận tình trong suốt thời gian em làm chuyên đề. Với sự nỗ lực của bản thân với những kiến thức đã học cùng sự nghiên cứu tài liệu em đã cố gắng hoàn thành chuyên đề một cách tốt nhất. Nhưng do thời gian và kiến thức còn nhiều hạn chế nên không thể tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy em rất mong được sự quan tâm, góp ý của các thầy cô, các bạn để chuyên đề được hoàn thiện một cách tốt nhất Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Nguyễn Như Bình 1.Giới thiệu về cơ sở thực tập 1.1. Giới thiệu về Công ty TNHH Thương mại và DV Thuỷ Linh 1.1.1.Giới thiệu chung về công ty Tên công ty: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thủy Linh Tên giao dịch bằng tiếng Việt: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thủy Linh Tên giao dịch bằng tiếng Anh: THUY LINH TRADING AND SERVICES COMPANY LIMITED Tên viết tắt : TLT CO.,LTD Công ty được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 0104004622 do Sở Kế hoạch đầu tư Hà Nội cấp ngày 27 tháng 11 năm 2008 và cục thuế quận Đống Đa – TP.Hà Nội cấp mã số đăng ký thuế 0103032927 tháng 12 năm 2008. Trụ sở chính của công ty: Số 199 phố Tây Sơn, phường Ngã Tư Sở, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội. Điện thoại: 04.62934323 Vốn điều lệ: - Bằng số: 800.000.000 đồng - Bằng chữ: Tám trăm triệu đồng Việt Nam; - Vốn bằng tiền mặt: 100% - Vốn bằng tài sản: 0% - Vốn khác: 0% 1.1.2. Ngành, nghề kinh doanh - Mua bán vật tư thiết bị viễn thông và phần mềm viễn thông; - Đại lý dịch vụ viễn thông; - Dịch vụ kỹ thuật trong lĩnh vực điện tử; - Lắp ráp máy tính và thiết bị tin học; - Mua bán thiết bị văn phòng, thiết bị ngoại vi, máy tính, máy in, máy photocopy, vật tư ngành in, linh kiện điện, điện tử, viễn thông, tin học, điều khiển - Mua bán máy móc, thiết bị, dụng cụ, vật tư dùng cho các ngành công nghiệp, giáo dục đào tạo, y tế, văn hóa, thông tin; - Đại lý kinh doanh dịch vụ Internet; - Mua bán vật tư thiết bị khoa học kỹ thuật và công nghệ; - Mua bán các thiết bị, vật tư công nghệ thông tin, truyền thông, đo lường - tự động hóa, điện tử dân dụng và chuyên dùng; - Kinh doanh hàng điện tử, điện lạnh, điện dân dụng; - Xuất nhập khẩu hàng hoá công ty kinh doanh Với phương châm “ Thông tin là của mọi người ” công ty hoạt động và lấy môi trường Internet để phát triển các dịch vụ về Viễn thông và thương mại điện tử. Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thuỷ Linh có một đội ngũ cán bộ, nhân viên có trình độ về quản lý và nghiệp vụ, đã từng tham gia lâu năm trên các diễn đàn lớn về mua bán và rao vặt hàng đầu của Việt Nam từ những năm 2004. Với kinh nghiệm, sức trẻ, năng động và sáng tạo kết hợp phong cách làm việc chuyên nghiệp, công ty sẽ làm thoả mãn tốt nhất các nhu cầu của khách hàng. Tuy thời gian thành lập chưa lâu, song do được xây dựng trên nền tảng là các nhân viên có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin, thương mại điện tử và những kinh nghiệm thực tế đã đáp ứng được phần lớn nhu cầu của khách hàng về thị trường sim số và các dịch vụ Viễn thông. Cho đến nay Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thuỷ Linh đã và đang từng bước liên kết với nhiều các đối tác trong cả nước nhằm tạo ra sức mạnh tổng hợp để đáp ứng cho nhu cầu của thị trường với chi phí thấp nhất và mặt hàng đa dạng nhất! 1.1.3.Chức năng và nhiệm vụ Chức năng chính của công ty là chuyên sâu trong việc phát triển các dịch vụ về Viễn thông và thương mại điện tử. Từ những kinh nghiệm thực tế giúp công ty hiểu một cách sâu sắc những yêu cầu quản lý của của đơn vị và yêu cầu dịch vụ của khách hàng. Đây cũng là nền tảng để công ty phát triển với những đặc điểm và chức năng đáp ứng những nhu cầu ngày càng cao về thị trường viễn thông và Thương mại điện tử. 1.1.4.Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự của công ty 1.1.4.1. Cơ cấu tổ chức Giám đốc công ty: Anh Lê Văn Thủy Sinh ngày: 06/11/1984 Dân tộc : Kinh Điện thoại: 04.62934323 1.1.4.2.Tình hình nhân sự Công ty có đội ngũ cán bộ quản lý hầu hết là những người hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin và viễn thông nên có sự am hiểu sâu sắc về công nghệ cũng như các xu hướng về công nghệ trong tương lai. Được hình thành và phát triển từ các thành viên ban đầu đến nay, đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty là 9 người ( 1 Thạc sỹ công nghệ thông tin, 7 cử nhân). Đội ngũ nhân viên của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thuỷ Linh được đào tạo chính quy, tốt nghiệp từ các trường đại học lớn của Việt Nam như đại hoc Bách Khoa, đại học Kinh Tế Quốc Dân, Học viện kỹ thuật Quân sự … Nhân viên có kiến thức chuyên sâu về công nghệ thông tin, đặc biệt có khả năng tư duy và đạo đức tốt. Các nhân viên của công ty luôn được khuyến khích phát huy hết khả năng của bản thân đối với công việc, kết quả tốt luôn được đền đáp một cách xứng đáng. Bên cạnh đó sự năng động của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thuỷ Linh được thể hiện đặc biệt thông qua các kỹ năng làm việc theo nhóm, quy trình làm việc theo nhóm, quy trình làm việc chuyên nghiệp, đây là một trong những yếu tố quan trọng tạo nên dịch vụ thỏa mãn hơn cả sự mong muốn cho khách hàng của mình và đây cũng chính là một trong những yếu tố tạo nên sự phát triển của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thuỷ Linh luôn luôn đặt vấn đề con người làm cốt lõi cho sự phát triển và phồn vinh của công ty. Cơ cấu tổ chức của Công ty Thủy Linh TT Bộ phận Số lượng Chức năng, nhiệm vụ 1 Giám đốc 01 Tiến hành xây dựng, lập kế hoạch, điều hành các chiến lược, mục tiêu phát triển của công ty, điều hành phát triển kinh doanh, xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung cho sự phát triển của công ty. 2 Bộ phận kinh doanh 04 người Phát triển thị trường trên tất cả các trang web Mua bán và rao vặt và trên địa bàn Hà Nội. Bên cạnh đó còn có chức năng marketing, bán các sản phẩm của công ty. 3 Bộ phận bán hàng 03 người Phụ trách việc nhập và xuất hàng, kiểm tra hàng ngày đơn đặt hàng và thực hiện việc giao dịch với khách hàng 3 Bộ phận kế toán 01 người Phụ trách thống kê kế toán tài chính của công ti. Tính toán và chi trả lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty Hình 1.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty 1.1.5. Các sản phẩm chính và dịch vụ của công ty - Sản phẩm: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thuỷ Linh chuyên cung cấp số lượng lớn Sim số đẹp và Số năm sinh trên toàn quốc. Hiện nay công ty có gần 3000 bộ sim thẻ với giá thấp nhất là một trăm nghìn đồng đến hàng triệu đồng để khách hàng lựa chọn. Sim số đẹp: Có gần 1000 sim với giá giao động từ 100.000 đồng đến hàng triệu đồng. Sim năm sinh: Có gần 2000 sim với giá giao động từ 200.000 đồng đến 1.000.000 đồng Ngoài ra công ty còn liên kết với các công ty khác và các nhà cung cấp dịch vụ như Viettel, Mobifone, Vinafone… để đáp ứng nhu cầu mua hàng của khách. - Dịch vụ: Ngoài việc buôn bán sim số, công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thuỷ Linh còn đáp ứng nhu cầu lắp đặt ADSL, điện thoại cố định có dây và điện thoại cố định không dây ( Home Phone ) của Viettel. Bên cạnh đó công ty còn là đại lý ủy quyền của Viettel Mobile – Đại lý đa dịch vụ đảm nhiệm việc thu cước, hòa mạng cho toàn khu vực. 1.1.6. Đối tác của công ty: Với mong muốn đưa được sản phẩm tới số đông công chúng, phục vụ tốt nhất cho cộng đồng. Công ty Thương mại và Dịch vụ Thuỷ Linh luôn chú trọng tới việc thiết lập các quan hệ đối tác với các cá nhân, tổ chức trong lĩnh vực sim số, viễn thông và thương mại điện tử ...v.v.. Công ty luôn hướng các sản phẩm của mình tới cộng đồng nói chung và cộng đồng sử dụng Internet nói riêng. Công ty luôn mong muốn có chiến lược lâu dài trong việc hợp tác và phát triển cùng các đối tác. Các đối tác sẽ tìm thấy được ở Công ty Thủy Linh chổ dựa tin cậy và nhiều lợi ích thông qua sự phát triển và hợp tác. Một số các đối tác chính của công ty : Tổng công ty Viễn thông quân đội – Viettel Telecom. Địa chỉ :Số 1 Giang Văn Minh – Ba Đình – Hà Nội Đại lý ủy quyền Viettel Mobile Thành Nam Địa chỉ : Số 93 Giải Phóng – Đống Đa – Hà Nội Công ty Thương Mại và Dịch vụ Sao Việt Địa chỉ 328 Trần Khát Chân – Hai Bà Trưng - Hà Nội Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Logich Địa chỉ: 51A – Trần Duy Hưng – Cầu Giấy – Hà Nội. Công ty cổ phần Viễn thông Việt Địa chỉ: 286 Nguyễn Trãi – Thanh Xuân - Hà Nội 1.1.7.Chiến lược hoạt động kinh doanh của công ty Mục tiêu phát triển của công ty là trở thành nhà cung cấp sim số và dịch vụ Viễn thông hàng đầu Việt Nam. Hiện nay công ty có 8 nhân viên, đây đều là những nhân viên chuyên nghiệp, năng động sáng tạo, đã được đào tạo và hiểu sâu về môi trường Viễn thông và thương mại điện tử. Trong quá trình hoạt động công ty luôn ý thức được rằng con người là yếu tố quan trọng nhất để đi đến thành công. Chính vì vậy Công ty luôn tạo điều kiện để các nhân viên được học các khoá đào tạo cho nhân viên về nghiệp vụ, công nghệ, kỹ năng làm việc. Ý thức được tầm quan trọng của chất lượng dịch vụ nhất là trong lĩnh viễn thông và thương mại điện tử, do vậy công ty đã và đang triển khai một số chương trình bám sát yêu cầu của khách hàng để đáp ứng một cách hiệu quả và nhanh chóng nhất mang lại niềm vui, sự hài lòng cho khách hàng. 1.1.8. Kế hoạch phát triển thị trường : Kế hoạch phát triển thị trường của công ty là liên tục liên hệ với đối tác để tìm kiếm, nhập thêm sản phẩm để ngày càng thỏa mãn tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Việc bổ sung sản phẩm được tiến hành với các hướng chính là đáp ứng thị hiếu của khách, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng. Bên cạnh đó vì là môi trường kinh doanh đặc biệt, sản phẩm của công ty là “ vô hình ” tức là tùy theo quan niệm riêng của mỗi người nên công ty luôn chú trọng đến tính độc đáo của sản phẩm “ Sim số” tạo thương hiệu cho riêng mình. Bên cạnh đó công ty còn: Triển khai ứng dụng phần mềm tin học để có cách quản lý hiệu quả. Luôn luôn cập nhật kịp thời và chính xác số lượng sản phẩm và giá bán trên website. Cập nhật kịp thời thông tin mua hàng cũng như đặt hàng của khách để liên hệ kịp thời. Tổ chức, bố trí liên hệ với khách hàng một cách khoa học, chính xác và hợp lý nhất. 1.2.Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin ở công ty và giải pháp tin học hoá 1.2.1.Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công ty Tuy mới thành lập nhưng công ty đã có những bước phát triển rất vững chắc trên lĩnh vực viễn thông và thương mại điện tử. Có được những thành tích đó không phải dễ dàng nhất là trong thời đại công nghệ thông tin đang phát triển như vũ bão hiện nay vì vậy để khẳng định thương hiệu của mình trên thị trường công ty hiểu được rằng cần phải chú trọng đến việc xây dựng chiến lược phát triển thương hiệu của mình. Hiện nay công ty cũng đang trong bước đầu thay đổi theo hướng chuyên nghiệp hóa công tác quản lý để đáp ứng nhu cầu của khách hàng cũng như tiện cho việc quản lý công việc trong công ty. Công ty có 4 máy tính để bàn, các máy có cấu hình cao, được nối mạng Internet. Phần cứng : 4 máy tính Pentium 4 processor, ram 1GB, màn hình LCD. Có 1 máy in Canon Bên cạnh đó công ty còn có 4 máy tính xách tay nhằm phục vụ cho các cán bộ công nhân viên đi công tác xa. Máy tính của công ty sử dụng hệ điều hành Windows XP. Phần mềm chủ yếu là Microsoft Exel và Word , chưa có phần mềm quản lý kho chuyên dụng. Máy in cũng được trang bị để in các báo cáo nhập xuất tồn, thẻ kho... để phê duyệt. Các máy tính của công ty chưa được nối với nhau thành mạng thống nhất mà nằm riêng lẻ giữa các phòng, máy tính ở mỗi phòng cũng chưa được kết nối với nhau thành mạng cục bộ nên việc chia sẻ thông tin và quản lý các nguồn lực của công ty hoàn toàn bị hạn chế và khó khăn hơn. Công ty chưa được trang bị phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp. Bộ phận nào cần thông tin của các bộ phận khác không thể tìm kiếm ngay trên máy tính của bộ phận mình mà phải trực tiếp qua máy tính của bộ phận khác để lấy thông tin. Điều đó dẫn đến việc chậm chễ trong việc đáp ứng thông tin gây khó khăn cho công tác lập kế hoạch, chiến lược và ra quyết định của các cấp lãnh đạo. 1.2.2. Vấn đề đang tồn tại và định hướng lựa chọn đề tài Việc quản lý sim thẻ trong kho cũng gặp nhiều khó khăn, nhân viên trong công ty không thể biết chính xác được hàng của mình còn hay đã bán. Tất cả dữ liệu chỉ được lưu thành một bản Exel tại máy tính của bộ phận kinh doanh. Đôi lúc nhân viên công ty không để ý nên không cập nhật thêm hàng đã bán hay mới nhập về nên rất khó khăn trong việc quản lý. Việc quản lý doanh thu của nhân viên trong công ty cũng làm bằng tay và Exel nên chắc chắn sẽ có nhiều sai sót. Việc đáp ứng nhu cầu mua hàng của khách hàng cũng khá khó khăn, có những thời điểm nhiều khách hàng gọi điện đến công ty cùng một lúc để đặt mua hàng. Nhưng việc lưu thông tin chủ yếu làm bằng tay nên rất dễ nhầm lẫn và thiếu sót. Chính vì vậy việc tin học hóa trong công ty là rất cần thiết. Cần phải có một phần mềm chuyên dụng đáp ứng nhu cầu quản lý sim số và quản lý khách hàng cho công ty. Nhận thấy những vấn đề tồn tại trên, em quyết định lựa chọn đề tài: “Xây dựng phần mềm quản lý Bán hàng tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thuỷ Linh ” để giúp việc quản lý bán hàng ở công ty được dễ dàng và hiệu quả hơn 2. Khái quát về đề tài nghiên cứu 2.1. Sự cần thiết của đề tài Đứng trên giác độ kinh tế - xã hội nói chung Theo nghiên cứu của các nhà kinh tế, nguyên nhân dẫn đến tình trạng hoạt động kém hiệu quả của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay là do trình độ quản lý còn yếu kém. Mà thông tin lại là một trong những yếu tố đầu vào hết sức quan trọng phục vụ cho quá trình quản lý. Không có thông tin một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời thì việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng và của công việc quản lý sẽ kém hiệu quả. Vì vậy theo em việc xây dựng phần mềm quản lý bán hàng cho các công ty vừa và nhỏ là rất cần thiết. Đứng trên giác độ của Công ty nói riêng Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thủy Linh là công ty kinh doanh sim số lớn. Với số lượng sản phẩm nhiều có giá trị kinh tế cao lại rất gọn nhẹ dễ nhầm lẫn. Nếu để thất thoát sẽ dẫn đến việc gián đoạn trong việc quản lý thông tin tổn hại đến doanh thu của Công ty cũng như uy tín của công ty đối với khách hàng. Vì vậy vấn đề này phải được quản lý một cách chặt chẽ, chính xác, hiệu quả. Cho nên theo em hệ thống quản lý bán hàng cần phải được tin học hoá, cần phải xây dựng một phần mềm nhằm đáp ứng yêu cầu đang đặt ra rất cần thiết này. 2.2. Mục đích, chức năng 2.2.1. Mục đích Xây dựng phần mềm có chức năng quản lý bán hàng cho công ty, phục vụ đắc lực cho công việc của cán bộ, nhân viên trong công ty. Giúp việc xử lý thông tin trong công ty một cách chính xác.Cải thiện năng lực thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin về nguồn nhân lực, góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp cho công ty. Được người sử dụng chấp nhận. Giải quyết được các vấn đề khó khăn của công ty trong công tác thực hiện quản lý Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng, phục vụ tốt quá trình cập nhật thông tin. Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con người nhằm nâng cao hiệu quả công việc Giúp doanh nghiệp nâng cao doanh thu, tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí do thất thoát, lãng phí, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý. 2.2.2. Chức năng Phần mềm khi hoàn thiện có một số chức năng sau đây: Quản lý hệ thống: Quản lý các tham số hệ thống, quản lý người dùng, bảo trì cơ sở dữ liệu. Quản lý nhân sự: Quản lý hồ sơ các nhân viên, phòng ban, chức vụ, tìm kiếm nhân viên, quản lý doanh thu của từng nhân viên Quản lý sim số: Quản lý sim số đẹp, sim năm sinh, cập nhật sim mới nhập, sim đã bán, tìm kiếm theo sở thích, theo giá tiền, quản lý giá đầu vào, đầu ra Lập báo cáo: Báo cáo doanh thu nhân viên, báo cáo hàng mới nhập, hàng đã bán, báo cáo số lượng sim đang còn Trợ giúp: Hướng dẫn sử dụng, giới thiệu phần mềm, liên hệ trực tuyến, hỗ trợ online. 2.3. Hiệu quả kinh tế mà đề tài có thể mang lại Nâng cao năng suất và hiệu quả công việc Phần mềm trong tương lai sẽ thay thế toàn bộ các nghiệp vụ thủ công trong việc quản lý bán hàng trong công ty. Bao gồm việc quản lý sim số , thống kê, tìm kiếm các danh mục các loại sim, các danh mục chứng từ, sổ sách liên quan. Phần mềm ra đời sẽ tăng tốc độ xử lý nghiệp vụ, hỗ trợ cho Giám đốc, nhân viên và khách hàng thu thập thông tin nhanh chóng, chính xác về sản phẩm của công ty. Tất cả điều này sẽ nâng cao năng suất và hiệu quả công việc cũng như nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý. Hiệu quả trong việc sử dụng thông tin để ra quyết định lãnh đạo Phần mềm sẽ cung cấp cho lãnh đạo thông tin tức thời về tình hình nhập - xuất – số lượng sim thẻ đang tồn ở trong kho, các báo cáo cụ thể về tình hình bán hàng của công ty, của từng nhân viên cũng như số lượng sim số còn lại theo chủng loại từ đó phục vụ việc ra quyết định chỉ đạo nhập và xuất hàng một cách đúng đắn. Nâng cao trình độ đội ngũ, tạo môi trường phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin Phần mềm xử lý phần lớn các nghiệp vụ bằng máy tính, điều này sẽ góp phần nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty, đồng thời tạo ra một môi trường phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin trong tương lai. 2.4. Thông tin đầu vào, đầu ra 2.4.1. Thông tin đầu vào Để phục vụ quản lý : quyết định nhập hàng, xuất hàng, số lượng còn trong kho, số lượng theo chủng loại, thông tin đặt hàng… Để phục vụ công tác tính lương: bảng chấm công, tổng thành phẩm nhập kho, đơn giá sản phẩm, lương cơ bản… 2.4.2. Thông tin đầu ra Báo cáo doanh thu, số lượng hàng bán Báo cáo khen thưởng, kỷ luật Bảng theo dõi thị hiếu khách hàng. 2.5. Phạm vi nghiên cứu Đề tài được nghiên cứu thực tế tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thủy Linh, phục vụ cho cán bộ và nhân viên trong toàn công ty. Trọng tâm nghiên cứu là phần quản lý bán hàng và quản lý sim số của công ty. 2.6. Phương pháp luận sử dụng nghiên cứu đề tài 2.6.1. Phương pháp thu thập thông tin a. Phương pháp nghiên cứu tài liệu Sau một thời gian nghiên cứu tài liệu tại công ty TNHH thương mại và Dịch vụ Thủy Linh, em đã thu thập được những thông tin có ích phục vụ cho việc xây dựng phần mềm và viết báo cáo như: Tài liệu chung về công ty: ngày thành lập, cơ sở pháp lý, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh Tài liệu về số lượng sản phẩm và cách phân loại sản phẩm trong công ty Tài liệu nghiệp vụ bán hàng và phương thức bán hàng của công ty b. Phương pháp quan sát Qua một thời gian thực tập tại em đã phần nào hiểu được chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, công việc hàng ngày mà các nhân viên phải đảm nhiệm. Thực tế cho thấy việc quản lý trong công ty vẫn được thực hiện bằng phương pháp thủ công, gây khó khăn trong việc cập nhật, lưu trữ dữ liệu ; khó khăn trong việc tìm kiếm dữ liệu, sửa đổi thông tin về sản phẩm, việc tra cứu thông tin diễn ra chậm chạp …Tất cả các công đoạn quản lý đều làm bằng Excel. c. Phương pháp phỏng vấn Ngoài phương pháp nghiên cứu tài liệu, em đã gặp trực tiếp gặp giám đốc, gặp cán bộ nhân viên trong từng bộ phận đồng thời xem xét hồ sơ lưu trên Excel. Thực tế của công ty em thấy, dữ liệu về nhân sự còn ở dạng sơ sài, chưa hệ thống và khoa học, dễ dàng bị thay đổi dữ liệu vì không có tính bảo mật. Việc quản lý được thực hiện trên Excel nên rất vất vả . 2.6.2. Phương pháp nghiên cứu hoạt động hệ thống a. Phương pháp mô hình hoá Là phương pháp nghiên cứu hệ thống trong trường hợp biết rõ ba yếu tố: đầu vào, đầu ra và cơ cấu hệ thống. Đặc trưng là sự mô tả hệ thống nhờ kinh nghiệm và nhận thức của người nghiên cứu. Quy trình sử dụng phương pháp này: - Xây dựng mô hình hệ thống phải nghiên cứu: xác định cụ thể ý đồ, mục tiêu nghiên cứu, quan sát các hoạt động của hệ thống. - Thiết lập ràng buộc giữa mục tiêu, ý đồ và đặc trưng thông qua kết quả quan sát và các mô hình được xây dựng nên - Phân tích, nghiên cứu trên mô hình lý thuyết đã thu được ở bước trên. - Đối chiếu kết luận rút ra từ mô hình lý thuyết cho phù hợp sau đó đem sử dụng kết quả trong thực tế. b. Phương pháp hộp đen Là phương pháp nghiên cứu khi đã biết đầu ra, đầu vào của hệ thống nhưng chưa nắm chắc được cơ cấu của nó. Vậy nghiên cứu là nhằm xác định rõ mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra đó. Quy trình thực hiện phương pháp này: Quan sát đầu vào, đầu ra cụ thể và chính xác. Sử dụng các phương pháp phân tích định tính và định lượng để tìm ra quy luật hình thành cơ cấu của hệ thống Kiểm tra quy luật hình thành cơ cấu đã thiết lập so với thực tế. Hiệu chỉnh lại kết quả và đưa vào sử dụng. c. Phương pháp tiếp cận hệ thống Phương pháp này được sử dụng khi rất khó đoán nhận cơ cấu đầu vào, đầu ra của hệ thống. Cách giải quyết là phân tích hệ thống ban đầu theo phương pháp module hoá( nghĩa là chia thành các phân hệ nhỏ hơn có mối liên hệ với nhau dù nhỏ nhưng không thể bỏ qua) Việc phân tích phải tuân theo các yêu cầu sau: - Nghiên cứu từng phân hệ, từng phần tử không được tách rời nhau một cách tuyệt đối khỏi hệ thống, đồng thời phải nghiên cứu sự tác động trở lại của phân hệ đó đối với hệ thống - Hệ thống là một chỉnh thể có tính trồi, tính chất này là do cách tổ chức của các phân hệ và cá phần tử tạo nên hệ thống, mà ở chúng chưa có hoặc còn rất yếu. - Hệ thống chỉ phát triển khi là hệ thống mở, khi xem xét phải đặt nó trong hệ thống khác lớn hơn. - Các hệ thống thường rất phức tạp, do đó phải biết cách kết hợp các cơ cấu khác nhau để tìm ra nét đặc trưng điển hình của hệ thống Phương pháp này phù hợp với những người có tính sáng tạo, năng động trong nghiên cứu, nó thường được kết hợp cùng hai phương pháp trên. 2.7. Đối tượng hưởng lợi Đối với giám đốc của công ty: có thể nắm được tình hình kinh doanh của công ty thông qua các báo cáo của phần mềm, từ đó có thể đưa ra được những quyết định chính xác cho việc kinh doanh của công ty. Đối với các bộ phận : có thể bố trí, tính toán công việc một cách hợp lý, nhanh chóng và chính xác. Nắm bắt được tình hình về lượng hàng đã được bán ra, lượng hàng tồn và lượng hàng mà công ty cần nhập vào,cũng như tình hình về doanh thu của công ty thu được qua các báo cáo của phần mềm để có những thông tin chính xác ra quyết định và báo cáo với giám đốc. Đối với nhân viên: có thể thực hiện công việc của mình một cách chính xác hiệu quả. Không phải mất nhiều thời gian nhiều trong viêc kiểm kê, nắm bắt thông tin. Đối với khách hàng: Được cập nhật thông tin về sản phẩm của công ty: Hàng còn hay đã bán, giá cả chính xác gần như một cách tuyệt đối. 3. Công cụ thực hiện đề tài 3.1. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2003 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access là một trong những hệ quản trị cơ sở dữ liệu đang được sử dụng rộng rãi ở nước ta và trên thế giới. Access là một bộ chương trình quan trọng trong tổ hợp chương trình Microsoft Office Profesional do hãng Microsoft Coperation sản xuất. Phiên bản đầu tiên của Access đîc ra đời vào năm 1989 và đến nay không ngừng được cải tiến và hoàn thiện. Ứng dụng Access cũng được tạo nên từ các đối tượng như một CSDL, tức là gồm các bảng, query, form, report, macro….Các đối tượng thuộc giao diện như thực đơn, dải công cụ, và hộp thoại đều rất tương tự như các ứng dụng khác của Office mà phần lớn các cán bộ văn phòng đã quen dùng. Việc trao đổi dữ liệu giữa Access và các ứng dụng khác trong môi trường Windows như Excel, Word, Visual Foxpro, SQL Server…. Cũng rất thuận tiện Một cơ sở dữ liệu của Access được tạo lập bởi các thành phần: Các bảng cơ sở dữ liệu Các bảng truy vấn( Query) Các biểu mẫu ( Form) Các tập lệnh ( Macro) Các đơn thể viết bằng ngôn ngữ Visual Basic 3.2 . Ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 Visual Basic là ngôn ngữ lập trình được tích hợp trong Microsoft Access, VB giúp cho việc xử lý dữ liệu trong Access được linh hoạt hơn VB có thể giúp cho CSDL dễ bảo trì hơn : nếu di chuyển một form hay một report từ CSDL này sang CSDL khác thì các thủ tục gắn vào form hay report đó cũng sẽ di chuyển theo Tạo hàm theo ý mình: VB có thể tạo hàm theo ý mình để tính những giá trị theo những công thức hay qui trình phức tạp Báo lỗi hay xử lý lỗi theo ý mình: VB có thể giúp phát hiện lỗi của người dùng, hiện những lỗi thông báo dễ hiểu và đôi khi có thể tự động sửa lỗi Tạo và điều khiển các đối tượng : VB cho phép điều khiển tất cả các đối tượng trong CSDL và cả bản thân CSDL nữa Xử lý bản ghi : có thể dùng VB để lần lượt xử lý từng bản ghi trong một tập hợp nào đó Truyền tham số đến các thủ tục: VB cho phép truyền tham số tới các thủ tục trong lúc đang thực hiện và có thể dùng các biến làm tham số. CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÂN TÍCH VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG 2.1 Giới thiệu chung về hệ thống quản lý Trước tiên muốn thực hiện phân tích một dự án tin học là phải khảo sát hệ thống. Người ta định nghĩa hệ thống phải là một tập hợp các phần tử có các ràng buộc lẫn nhau với môi trường bên ngoài. Hệ thống quản lý là một hệ thống tích hợp giữa người và máy tạo ra các thông tin giúp con người trong sản xuất quản lý và ra quyết định. Do đó, cần xem xét phân tích các yếu tố đặc thù, những nét khái quát cũng như các mục tiêu và nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý được tin học hoá mang lại lợi ích và kết quả tốt. Hệ thống thông tin quản lý nhằm trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức. Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử. Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch. Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường… là các hệ thống thông tin quản lý. 2.2 Những đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý 2.2.1 Phân cấp quản lý. Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức từ trên xuống dưới có chức năng tổng hợp, thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn hệ thống. Hệ thống quản lý được phân tích thành nhiều cấp bậc gồm cấp trung ương, cấp đơn vị trực thuộc, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý từ trên xuống dưới. Thông tin được tổng hợp từ dưới lên và truyền từ trên xuống. 2.2.2 Luồng thông tin vào. Trong hệ thống thông tin quản lý có những thông tin đầu vào khác nhau gồm: Những thông tin đầu vào là cố định và ít thay đổi thông tin này mang tính chất thay đổi lâu dài. Những thông tin mang tính chất thay đổi thường xuyên phải luôn cập nhật Những thông tin mang tính chất thay đổi tổng hợp, được tổng hợp từ các thông tin cấp dưới phải xử lý định kỳ theo thời gian. 2.2.3 Luồng thông tin ra. Thông tin đầu ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể. Bảng biểu và báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng được phục vụ cho nhu cầu quản lý của hệ thống, nó phản ánh trực tiếp mục đích quản lý của hệ thống các bảng biểu báo cáo phải đảm bảo chính xác và kịp thời. 2.2.4 Quy trình quản lý. Trong quy trình quản lý thủ công, các thông tin thường xuyên được đưa vào sổ sách. Từ sổ sách đó các thông tin được kết xuất để nhập các bảng biểu, báo cáo cần thiết.Việc quản lý kiểu thủ công có nhiều công đoạn chồng chéo nhau. Do đó sai sót có thể xảy ra ở nhiều công đoạn do việc dư thừa thông tin. Trong quá trình quản lý do khối lượng công việc lớn nên nhiều khi chỉ chú trọng vào một số khác và đối tượng quan trọng, vì thế có nhiều thông tin không được tổng hợp đầy đủ . 2.3 Mô hình một hệ thống thông tin quản lý 2.3.1 Mô hình luân chuyển dữ liệu. Mô hình luân chuyển trong hệ thống thông tin quản lý có thẻ mô tả qua các modul sau : + Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lưu trữ. + Cập nhật thông tin có tính chất thay đổi thường xuyên. + Lập sổ sách báo cáo. 2.3.2 Cập nhật thông tin động. Modul._.