Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng tại Công ty MDF Gia Lai chi nhánh Hà Nội

hoạt động mua bán hàng hóa . . . Ứng dụng tin học trong việc quản lý dường như không còn xa lạ với các doanh nghiệp, công ty hiện nay. Lợi ích mà các chương trình phần mềm quản lý đem lại khiến ta không thể phủ nhận tính hiệu quả của nó. Ngày nay những thành tựu, những đổi mới trong công nghệ, trong quản lý kinh doanh, trong lĩnh vực giáo dục, . . . đều có sự góp phần quan trọng của tin học. Vai trò của tin học rất to lớn, đa dạng, vô tận, . . . bởi vậy khi loài người đang bước vào thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa, tin học đã thực sự trở thành một ngành khoa học công nghệ mũi nhọn. Trong nền sản xuất hiện đại cùng với các công nghệ khoa học khác, tin học đã trở thành lực lượng sản xuất trực tiếp, công cụ khám phá, khai thác và phục vụ rất hiệu quả trong các lĩnh vực sản xuất, đời sống xã hội, . . . Trong hoạt động sản xuất kinh doanh như hiện nay, việc tin học hóa các hoạt động mua bán hàng hóa là rất cần thiết. Một doanh nghiệp muốn phát triển khả năng tiếp cận thông tin, thị trường, . . . và khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng cũng như của đối tác một cách hiệu quả nhất thì không thể thiếu một hệ thống thông tin hỗ trợ. Việc ứng dụng vào các lĩnh vực làm sao để đạt được một cách có hiệu quả, sự lựa chọn và vận dụng những phần mềm sao cho phù hợp và đạt được kết quả tốt là câu hỏi luôn đặt ra đối với các nhà quản lý. Để lựa chọn một phần mềm phù hợp bao giờ cũng quan trọng đối với các doanh nghiệp. Ngày nay các phần mềm cơ bản đó được ứng dụng và phát triển rộng rãi trong hầu hết mọi doanh nghiệp. Thế nhưng yêu cầu của người sử dụng phần mềm ngày càng đa dạng và nhiều tính năng hơn. Do đó yêu cầu người làm phần mềm phải đáp ứng được yêu cầu trên. Cũng nhằm mục đích nói trên mà đề tài “Xây dựng phần mềm Quản lý bán hàng tại công ty MDF Gia Lai chi nhánh Hà Nội” được ra đời. Đề tài gồm những nội dung chính sau: Chương I: Giới thiệu về công ty MDF Gia Lai và tính cấp thiết của đề tài Chương này sẽ tập trung giới thiệu về công ty MDF Gia Lai và lý do lựa chọn đề tài. Chương II: Tổng quan phương pháp luận xây dựng phần mềm Chương này trình bày về các cơ sở phương pháp luận xây dựng phần mềm. Chương III: Xây dựng phần mềm Quản lý bán hàng tại Công ty MDF Gia Lai chi nhánh Hà Nội Chương này trình bày những kết quả phân tích, thiết kế cụ thể của bài toán quản lý bán hàng tại công ty MDF Gia Lai chi nhánh Hà Nội. Qua đây em xin chân thành cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ tận tình của thầy giáo Th.S Trần Quang Yên, người đã trực tiếp hướng dẫn em, và chị Trần Thị Thu Trang cùng các anh, chị phòng kinh doanh công ty MDF Gia Lai chi nhánh Hà Nội đã hướng dẫn, tạo mọi điều kiện tốt nhất giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Với sự nỗ lực cao nhất của bản thân, trong thời gian thực tập em đã vận dụng những kiến thức đã được học trong nhà trường kết hợp với những kinh nghiệm tích lũy từ thực tế để hoàn thành chuyên đề thực tập này một cách tốt nhất. Nhưng do thời gian và kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế, lập trình còn nhiều hạn chế nên không thể tránh khỏi những thiếu suốt. Vì vậy em rất mong được sự quan tâm, góp ý của các thầy cô giáo,các bạn và các anh chị trong công ty MDF Gia Lai chi nhánh Hà Nội để đề tài được hoàn thiện một cách tốt nhất. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2010 Sinh viên Nguyễn Quang Dương CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY MDF GIA LAI VÀ TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI 1.1.GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY MDF GIA LAI 1.1.1.Giới thiệu chung   Công ty MDF Gia Lai là doanh nghiệp nhà nước hạch toán kinh tế độc lập,đơn vị thành viên của Tổng công ty Lâm nghiệp Việt Nam (VINAFOR) được thành lập theo quyết định số 3642/QĐ-BNN/TCCB ngày 15 tháng 09 năm 1999 và quyết định số 4058/QĐ/BNN-TCCB ngày 02 tháng 10 năm 2002 của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn. Công ty MDF Gia Lai được thành lập vào năm 2002, có trụ sở chính đặt tại Km 74 – Quốc lộ 19 – thị xã An Khê – tỉnh Gia Lai. Ngành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty là sản xuất và kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng ván nhân tạo, đồ mộc, hàng nông sản, lâm sản, phân bón, sản phẩm cao su, kinh doanh xuất nhập khẩu các loại vật tư, nguyên vật liệu, hóa chất. Công ty được Nhà Nước đầu tư xây dựng một dây chuyền thiết bị hiện đại của Cộng hòa liên bang Đức để sản xuất ván sợi có tỷ trọng trung bình (MDF), với công suất 54.000 m3/năm. Sản phẩm ván MDF của công ty được quản lý theo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 – 2000 nên đã thỏa mãn các yêu cầu thiết kế kỹ thuật, mỹ thuật cao của những công trình nội thất cao cấp trong nước và đồ mộc xuất khẩu. Các sản phẩm ván MDF của công ty hiện nay đang được tiêu thụ rộng rãi trên toàn quốc và ngày càng có uy tín cao trên thị trường. + Tên giao dịch Tiếng Anh: Gia Lai Medium Density Fiber Board company (Gia Lai MDF company). + Giấy đăng ký kinh doanh số: 110531 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Gia Lai cấp ngày 10/10/2002. Trụ sở chính văn phòng công ty: Km 74, Quốc lộ 19, Xã Song An, Thị xã An Khê, Tỉnh Gia Lai, Việt Nam.     Điện thoại: 059 3537069 Fax: 059 3537069 Email: mdfvn@dng.vnn.vn  Website: Các đơn vị trực thuộc: Các đội trồng và quản lý bảo vệ rừng : Chuyên trồng rừng và cung ứng nguyên liệu cho Nhà máy MDF Gia Lai hoạt động. Đội Trồng & QLBV Rừng An Khê. Đội Trồng & QLBV Rừng Mang Yang. Đội Trồng & QLBV Rừng Kông Chro. Đội Trồng & QLBVR Krông Pa. Chi nhánh công ty MDF Gia Lai tại Thành phố Hồ Chí Minh. Địa chỉ: 273 Đinh Bộ Lĩnh, Phường 26, Quận Bình Thạnh, TP.HCM. Điện thoại : 08 35172482 Fax: 08 35172482 Chi nhánh công ty MDF Gia Lai tại Hà Nội. Địa chỉ : 32 Đại Từ, Đại Kim, Hoàng Mai, TP Hà Nội. Điện thoại/fax: 04 35400802 Chi nhánh Công ty MDF Gia Lai tại Đà Nẵng. Địa chỉ: 118 Cách Mạng tháng 8, Q. Cẩm Lệ, TP. Đà Nẵng. Điện thoại/fax: 0511.39867213 Cửa hàng giới thiệu sản phẩm Quy Nhơn. Địa chỉ: 200 Hoàng Văn Thụ, TP. Quy Nhơn, Bình Định. Điện thoại/fax: 056.3812638 Cửa hàng giới thiệu sản phẩm Gia lai. Địa chỉ: 178 Phan Đình Phùng, TP. Pleiku, Gia Lai. Điện thoại/fax: 059.3830181 Cửa hàng giới thiệu sản phẩm Song An. Địa chỉ: Song An, An Khê, Gia Lai. Điện thoại/fax: 059.3537111 Danh sách các đại lý, cửa hàng giới thiệu sản phẩm. TT KHÁCH HÀNG ĐỊA CHỈ SỐ ĐIỆN THOẠI KHU VỰC I: 1 CN Công ty MDF Gia Lai   tại Hà Nội 32 Đại Từ, Đại Kim, Hoàng Mai, TP.Hà Nội 04.35400802 2 Đại lý: Công ty Cổ phần Tạp phẩm & BHLĐ 11A Cát Linh, TP.Hà Nội 04.38462092 3 Đại lý: Công ty TNHH TM Minh Trung 42A Tổ 34, Xã Bắc Hồng, Đông Anh, TP.Hà Nội 04.39584479 KHU VỰC II: 1 CN Công ty MDF Gia Lai tại Đà Nẵng 118 Cách Mạng Tháng Tám,  Q.Cẩm Lệ , TP.Đà Nẵng 0511.3986721 2 Đại lý: DNTN Chí Thạnh Khu quy hoạch Bắc Hương Sơ, TP. Huế 054.3580149 3 Đại lý: DNTN Minh Trân 101 A Triệu Nữ Vương, Quận Hải Châu, TP.Đà Nẵng 0511.3839459 4 Cửa Hàng GTSP Gia Lai 178 Phan Đình Phùng, TP.Pleiku, Gia Lai 059.3830181 5 Cửa Hàng GTSP Song An Song An, An Khê, Gia Lai 059.3537111 6 Cửa Hàng GTSP Quy Nhơn 200 Hoàng Văn Thụ, TP. Quy Nhơn, Bình Định 056.3812638 KHU VỰC III: 1 CN Công ty MDF Gia Lai tại TP. HCM 273 Đinh Bộ Lĩnh, Phường 26, Quận Bình Thạnh,TP.HCM 08.35172482 2 Đại lý: Công ty TNHH TM Hứa Nguyên 52-54 Ng.T.M.Khai, Phường Đa Kao, Quận 1, TP. HCM 08.38293898 3 Đại lý: Công ty TNHH Tân Quang Thành 82A Lạc Long Quân, Phường 8, Quận Tân Bình,TP.HCM 08.39717771 1.1.2.Ngành nghề sản xuất kinh doanh Trồng rừng nguyên liệu phục vụ sản xuất Ván sợi ép. Sản xuất ván sợi ép (MDF) từ nguyên liệu rừng trồng. Kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp. Tổng vốn đầu tư: 515,4 tỷ đồng. Trong đó: Trồng rừng nguyên liệu: 180 tỷ đồng. 1.1.3.Chính sách và mục tiêu chất lượng của MDF Gia Lai ISO 9001:2000 Ván sợi ép (MDF Gia lai) là sản phẩm đầu tiên được sản xuất tại Việt Nam bằng thiết bị và công nghệ hiện đại nhất của Thụy điển đạt tiêu chuẩn chất lượng của hiệp hội ván MDF Châu Âu .Với năng lực của máy móc thiết bị – công nghệ và đội ngũ kỹ sư, công nhân được đào tạo căn bản, giàu kinh nghiệm trong quản lý sản xuất – Kinh doanh. MDF Gia Lai xin được công bố chính sách và mục tiêu chất lượng cụ thể như sau: Chính sách chất lượng của MDF Gia Lai: Với phương châm: “ MDF Gia Lai luôn làm hài lòng quý khách hàng  về các sản phẩm và dịch vụ của mình với giá cả, số lượng, chủng loại, đặc tính kỹ thuật phù hợp, an toàn trong sử dụng và giao hàng nhanh chóng, phương thức thanh toán phù hợp.” Trong mọi hoạt động của mình, MDF Gia Lai luôn lấy Chất lượng, chữ Tín làm trọng, coi đó là yếu tố cơ bản để phát triển.       “MDF Gia Lai là nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của mọi sản phẩm đồ Gỗ trong hiện tại và tương lai”. “MDF Gia lai mong muốn là nhà cung cấp nguyên liệu tốt nhất, có hiệu quả và cùng có lợi cho tất cả quý khách hàng trong và ngoài nước”.         Để đạt được các yêu cầu trên, chúng tôi cam kết rằng: 1 - Tuân thủ  hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 -2000.      2 - Mục tiêu chất lượng phải được coi là hàng đầu, quyết định sự tồn tại của công ty. 3 - Đảm bảo tất cả cán bộ, nhân viên của Công ty thấu hiểu chính sách chất lượng, nhận thức được mối liên quan và tầm quan trọng của các hoạt động của họ trong việc đạt được chính sách và các mục tiêu chất lượng dựa vào năng lực thực tế trên cơ sở được đào tạo, giáo dục có kỹ năng và kinh ngiệm trong tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mục tiêu chất lượng của MDF Gia Lai: Trên cơ sở  chất lượng được đề ra, MDF Gia Lai đề ra các mục tiêu chất lượng cụ thể như sau:          1 - 100% sản phẩm bán ra đúng yêu cầu kỹ thuật và đáp ứng mục đích sử dụng của khách hàng.          2 - 99% giao hàng đúng hẹn, đúng số lượng, chủng loại theo đơn đặt hàng của khách hàng.          3 - Đảm bảo giá bán phù hợp, cân bằng với cung cầu, rẻ hơn giá bán sản phẩm cùng loại của các đối thủ cạnh tranh là 3%.          4 - Tỷ lệ sản phẩm hư hỏng phát sinh trong quá trìnhvận chuyển giao hàng là 0,5%. 5 - 100% nhân viên bán hàng được đào tạo phù hợp với yêu cầu công việc. 6 - Tối đa chỉ cho phép không quá 02 khiếu nại của khách hàng về các yêu cầu liên quan đến sản phẩm bao gồm các yêu cầu về hoạt động giao hàng và sau giao hàng (Trừ yêu cầu kỹ thuật và mục đích sử dụng). 7 - Không có khiếu nại của khách hàng về thái độ phục vụ của nhân viên bán hàng.          8 - Đạt khối lượng tiêu thụ  54.000 m3 /năm. 1.2.GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY MDF GIA LAI CHI NHÁNH HÀ NỘI Để phục vụ cho công tác tiêu thụ sản phẩm, ngày 18/10/2002 công ty MDF Gia Lai ra quyết định thành lập một chi nhánh tại Hà Nội với tên giao dịch là: "Chi nhánh Hà Nội – Công ty MDF Gia Lai", gọi tắt là chi nhánh Hà Nội. Thời gian đầu Chi nhánh có trụ sở đặt tại số nhà 127 Lò Đúc – Hai Bà Trưng – Hà Nội. Sau đó chuyển đến 315 Phố Vọng – Hai Bà Trưng – Hà Nội. Đến tháng 3 năm 2009 cho đến nay, trụ sở của Chi nhánh được đặt tại số 32 – Đại Từ – Đại Kim - Hoàng Mai – Hà Nội. Nhiệm vụ chính của Chi nhánh là đảm nhiệm công tác tiêu thụ sản phẩm ván MDF của công ty trên địa bàn các tỉnh miền Bắc (từ Quảng Trị trở ra). 1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của chi nhánh 1.2.1.1.Chức năng của chi nhánh Chi nhánh Hà Nội cùng với Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh và Chi nhánh Đà Nẵng được công ty thành lập để thực hiện các chức năng sau: - Chi nhánh Hà Nội là đơn vị thành viên thực hiện chế độ hoạch toán phụ thuộc đối với công ty MDF Gia Lai. Chi nhánh có con dấu riêng và được mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của Nhà Nước. - Chi nhánh Hà Nội là bộ phận trực thuộc Công ty MDF Gia Lai, chịu sự quản lý và chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty MDF Gia Lai. - Là đơn vị được công ty MDF Gia Lai giao vốn, tài sản, lao động để thực hiện nhiệm vụ phát triển thị trường, trực tiếp bán sản phẩm cho công ty trên địa bàn các tỉnh phía Bắc (từ Quảng Trị trở ra). 1.2.1.2.Nhiệm vụ của chi nhánh Nhiệm vụ cụ thể của Chi nhánh bao gồm: - Là đại diện cho Công ty ở khu vực phía Bắc, tổ chức tiêu thụ hàng hóa, tư vấn cho lãnh đạo Công ty MDF Gia Lai về phát triển kinh doanh trên địa bàn miền Bắc và duy trì mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng, các đối tác kinh doanh trên địa bàn. - Tổ chức các hoạt động kinh doanh được phân công và được giám đốc Công ty MDF Gia Lai ủy quyền. - Quản lý vật tư, tài sản, nhân lực do giám đốc Công ty MDF Gia Lai giao. - Tổ chức thực hiện chế độ kế toán, thống kê theo quy định của pháp luật. 1.2.1.3.Quyền hạn Chi nhánh Hà Nội có các quyền sau: - Được quyền sử dụng các loại vật tư, tài sản, tiền vốn và nhân lực do công ty MDF Gia Lai giao. - Được quyền tự tổ chức quản lý các hoạt động tiêu thụ sản phẩm của công ty trên địa bàn các tỉnh miền Bắc. - Được sử dụng chiết khấu tiêu thụ do công ty quy định để tổ chức các hoạt động của chi nhánh. 1.2.2.Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Công ty MDF Gia Lai chi nhánh Hà Nội 1.2.2.1.Cơ cấu tổ chức Giám đốc BP Kinh doanh BP Kế toán BP HC nhân sự BP Kho Nhân viên Thư ký KD NV kế toán Thủ quỹ Thu hồi nợ NV HC NV kho Trong đó: Giám đốc điều hành và quản lý, giám sát toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, chức năng và nhiệm vụ được quy định trong điều lệ của công ty. BP kinh doanh làm nhiệm vụ tìm kiếm các đơn đặt hàng, các khách hàng, nghiên cứu phát triển thị trường, xây dựng và tổ chức toàn bộ hoạt động mua bán hàng hóa của công ty, tham mưu cho giám đốc trong việc lập kế hoạch mua bán hàng hóa. BP kế toán chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hạch toán kinh doanh của toàn công ty, giao dịch với cơ quan thuế, ngân hàng và các tổ chức khác, trợ giúp cho bộ phận kinh doanh trong quá trình thanh toán nợ của khách hàng. BP hành chính nhân sự theo dõi thái độ làm việc của cán bộ công nhân viên trong công ty, tiếp nhận và chuyển giao các công văn giấy tờ, lập kế hoạch tuần tới cho Giám đốc, tuyển dụng, lưu trữ hồ sơ và làm công việc văn phòng khác. BP kho làm nhiệm vụ quản lý kho hàng, vận chuyển hàng hóa đến tay khách hàng. 1.2.2.2.Cơ cấu nhân sự Toàn bộ chi nhánh có 13 cán bộ trong biên chế và một số lao động hợp đồng ngắn hạn (nhân viên bốc dỡ, vận chuyển hàng hóa). Giám đốc: Có trình độ đại học. Phó giám đốc: Có trình độ đại học. Phòng kinh doanh: Có 4 nhân viên, cả 4 người đều có trình độ đại học. Phòng kế toán: Gồm 3 nhân viên, trong đó có 2 nhân viên kế toán và 1 nhân viên thủ quỹ (kiêm văn thư). Cả 3 người đều có trình độ đại học. Phòng hành chính : Có 4 nhân viên. Biên chế nhân sự của bộ máy quản lý của chi nhánh có trình độ đại học đạt 100%, nhân viên ở đây tương đối trẻ năng động, nhiệt tình và sáng tạo. Điều này rất có lợi trong việc tổ chức hoạt động tiêu thụ của chi nhánh. 1.3.TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI 1.3.1.Sự cần thiết phải xây dựng chương trình quản lý bán hàng. Hiện nay, công ty MDF Gia Lai chi nhánh tại Hà Nội chưa sử dụng một phần mềm quản lý bán hàng nào cả. Nghiệp vụ quản lý bán hàng ở đây hoàn toàn được thực hiện trên Excel và sổ sách. Phương pháp quản lý này hiện còn gặp nhiều khó khăn cần được khắc phục, ví dụ như : Chưa in được hóa đơn xuất, nhập kho bằng phần mềm. Công ty hiện nay vẫn đang sử dụng mẫu phiếu xuất, nhập kho của bộ tài chính nhưng là mẫu viết tay. Chưa cập nhật được thông tin nhập xuất thường xuyên. Thông thường thì cứ cuối ngày mới tổng kết lại lượng hàng nhập, xuất và nhập vào máy tính. Vì vậy nếu cần biết thông tin về hàng hóa trong kho vào một thời điểm nào đó thì số liệu là chưa được cập nhật chính xác. Việc quản lý xuất nhập tồn còn gặp khó khăn: Khi cần báo cáo xuất nhập tồn, nhân viên buộc phải mở tất các sheet excel ra và làm bản tổng hợp. Khi cần biết thông tin về một lại ván nào đó trong kho, nhân viên buộc phải mở excel ra và tìm, công việc này rất mất thời gian, dễ nhầm lẫn … Vì vậy, công ty rất cần có một phần mềm quản lý bán hàng để đáp ứng được việc cung cấp các thông tin về hàng hóa và hoạt động giao dịch một cách chính xác, kịp thời, . . . Phần mềm sẽ hạn chế được các khó khăn kể trên, giúp nhân viên kinh doanh thực hiện công việc của mình dễ dàng và chính xác hơn. Do đó, em quyết định chọn đề tài: “ Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng tại Công ty MDF Gia Lai chi nhánh Hà Nội ”. 1.3.2.Mô tả về đề tài 1.3.2.1.Mục đích của đề tài Đề tài này nhằm cập nhật được hàng hóa có trong kho một cách nhanh chóng, chính xác về số lượng, chủng loại. Mỗi đơn đặt hàng đến đều phải được đối chiếu với số lượng hàng hóa trong kho để có phương án giải quyết. Khi đơn đặt hàng đã được kiểm tra thì hàng hóa sẽ được xuất đi và trừ ngay vào số lượng hàng hóa có trong kho. Chương trình này cũng giúp cho nhân viên kinh doanh có thể dễ dàng kiểm tra được doanh số bán của mình qua từng ngày, từng tháng, từng quý, từng năm, … để có thể tự đánh giá được năng lực thực hiện công việc của mình. Chương trình này cũng giúp tìm kiếm nhanh chóng các thông tin theo yêu cầu của nhà quản lý. Ngoài ra trên cơ sở tổng kết tình hình bán hàng qua từng ngày có thể phân tích được doanh số bán hàng của công ty để từ đó có kế hoạch đặt hàng hợp lý phục vụ cho việc bán hàng. 1.3.2.2.Phạm vi ứng dụng Chương trình xây dựng nhằm mục đích phục vụ công việc quản lý bán hàng tại Công ty MDF Gia Lai chi nhánh tại Hà Nội, bao gồm những nghiệp vụ chính sau : Quản lý đặt hàng. Quản lý việc nhập hàng theo đơn đặt hàng. Quản lý xuất hàng. Quản lý những khoản thanh toán giữa cửa hàng với các khách hàng và nhà cung cấp. Quản lý tồn kho hàng hóa. Quản lý doanh thu bán hàng, cho biết kết quả kinh doanh hàng tháng. 1.3.2.3.Thông tin đầu vào Thông tin đầu vào để xây dựng phần mềm bao gồm hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hóa đơn giá trị gia tăng, … 1.3.2.4.Thông tin đầu ra Thông tin đầu ra là các báo cáo về tình hình xuất nhập tồn, báo cáo tình hình bán hàng của từng nhân viên, báo cáo tình hình thu hồi công nợ khách hàng, . . . 1.3.3.Phương pháp luận sử dụng để nghiên cứu đề tài Trong đề tài này em sử dụng phương pháp thu thập thông tin chủ yếu là nghiên cứu tài liệu và quan sát, phỏng vấn. Phương pháp nghiên cứu tài liệu giúp em nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như : lịch sử hình thành và phát triển của công ty, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên trong công ty. Ngoài ra phải tiến hành quan sát trực tiếp để trực tiếp phát hiện ra quy trình hoạt động của công ty một cách thực tế và xác minh lại sự quan sát của mình bằng cách phỏng vấn nhân viên trong Công ty. 1.3.4.Công cụ lập trình Công cụ sử dụng để lập trình là hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2003, ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 và công cụ lập báo cáo Crystal Report 8.5 CHƯƠNG II TỔNG QUAN CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN XÂY DỰNG PHẦN MỀM 2.1.CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ PHẦN MỀM 2.1.1.Công nghệ phần mềm 2.1.1.1.Khái niệm công nghệ phần mềm Mặc dù sự ra đời của máy tính đã được gần nửa thế kỉ nhưng khái niệm công nghệ phần mềm mới xuất hiện trong khoảng thời gian gần đây. Mặc dù việc phát triển phần mềm đã có từ lâu và trải qua những bước tiến quan trọng trong lịch sử, song chỉ với những bước tiến nhảy vọt ở thập niên cuối cùng thế kỉ XX, và thập niên đầu thế kỉ XXI cùng với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin, điện tử viễn thông thì phần mềm mới trở thành một ngành công nghiệp có vị trí đáng kể trong nền kinh tế quốc dân. Với quy mô sản xuất công nghiệp, phần mềm từ chỗ là các công cụ phân tích và xử lý thông tin đã trở thành một ngành công nghiệp mũi nhọn. Nó góp phần quan trọng đưa loài người tiến vào kỉ nguyên của kinh tế tri thức. Khái niệm công nghệ phần mềm được hiểu như sau: Công nghệ phần mềm là một tổ hợp các công cụ, phương pháp và thủ tục làm cho người quản trị viên dự án nắm được xu thế tổng quát phát triển của phần mềm và giúp cho kỹ sư lập trình có một nền tảng để triển khai các định hướng của phần mềm. 2.1.1.2.Mô hình công nghệ phần mềm Theo quan điểm của nhiều nhà nghiên cứu, ta có thể biểu diễn khái niệm công nghệ phần mềm một cách trực quan theo mô hình sau nhằm tới mục tiêu chất lượng, chi phí, thời hạn phát triển phần mềm : CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM Thành phần Chức năng Thủ tục Công cụ Phương pháp Quản trị viên dự án Kỹ sư phần mềm Ba thành phần của công nghệ phần mềm gồm : Thủ tục: liên quan đến vấn đề quản trị phát triển phần mềm như lập kế hoạch, quản trị chất lượng, chi phí, mua bán sản phẩm phụ, cấu hình phần mềm, quản trị sự thay đổi, quản trị nhân sự (Trong môi trường làm việc nhóm), việc chuyển giao,đào tạo, tài liệu. Phương pháp: hay cách thức, phương pháp công nghệ, kỹ thuật để làm phần mềm: liên quan đến tất cả các công đoạn phát triển hệ thống như nghiên cứu yêu cầu, thiết kế, lập trình, kiểm thử và bảo trì. Phương pháp dựa trên những nguyên lý cơ bản nhất cho tất cả các lĩnh vực công nghệ kể cả các hoạt động mô hình hóa và kỹ thuật mô tả. Công cụ: thành phần này liên quan trực tiếp đến việc cung cấp các phương tiện hỗ trợ tự động hay bán tự động cho thành phần thủ tục hoặc phương pháp. Về mặt chức năng có hai thành phần: Quản trị viên dự án: là một người có kinh nghiệm trong quản lý dự án phần mềm, có trách nhiệm quản lý dự án, trực tiếp tham gia các công việc then chốt của dự án, kiểm soát tiến trình của dự án, phân công các chức danh trong quá trình thực hiện dự án, lập báo cáo và tổng kết dự án. Kỹ sư phần mềm: là một người biết cách áp dụng rộng rãi những kiến thức về cách phát triển ứng dụng vào việc tổ chức phát triển một cách có hệ thống các ứng dụng. Công việc của người kỹ sư phần mềm là: đánh giá, lựa chọn, sử dụng những cách tiếp cận có tính hệ thống, chuyên biệt, rõ ràng trong việc phát triển, đưa vào ứng dụng, bảo trì và thay thế phần mềm. Như vậy ta thấy ở đây công nghệ phần mềm là một khái niệm đề cập không chỉ tới các cồng nghệ và công cụ phần mềm mà còn tới cả cách thức phối hợp công nghệ, phương pháp và công cụ theo các quy trình nghiêm ngặt để làm ra sản phẩm có chất lượng. 2.1.2.Phần mềm 2.1.2.1.Khái niệm phần mềm Trong công nghệ phần mềm người ta sử dụng định nghĩa sau đây của một nhà tin học người Mỹ Roger Pressman: Phần mềm trong công nghệ phần mềm được hiểu là tổng hợp gồm ba yếu tố: Các chương trình máy tính. Các cấu trúc dữ liệu. Tài liệu hệ thống hướng dẫn sử dụng. Định nghĩa này xác định được thành phần của phần mềm trong công nghệ phần mềm. Phần mềm là sản phẩm của một nền công nghiệp mới, phần mềm gồm có hai tính chất sau: + Phần mềm là hệ thống logic chứ không phải kỹ thuật. Do đó nó không được lắp ráp theo nghĩa thông thường như sản phẩm công nghiệp khác. Một phần mềm cần có sự đầu tư nhiều trí tuệ của những người chế tác phần mềm. + Sản phẩm của các nền công nghiệp truyền thống sẽ bị hao mòn trong quá trình sử dụng. Giá trị của phần mềm càng tăng lên khi nó được người sử dụng càng hiểu sâu về nó. 2.1.2.2.Các giai đoạn phát triển của phần mềm Từ khi ra đời cho đến nay tiến trình phát triển của phần mềm bao gồm các giai đoạn được biểu diễn trong hình vẽ dưới đây: Giai đoạn 1 1950 - 1960 Giai đoạn 2 1960 - 1970 Giai đoạn 3 1970 – 1990 Giai đoạn 4 1990 trở đi Xử lý theo lô Đơn chiếc theo đơn đặt hàng Nhiều người sử dụng Thời gian thực Bắt đầu có phần mềm thương mại Hệ phân tán Hiệu quả thương mại hoá Hệ thống để bàn Hệ thống thông minh Quy mô công nghiệp 2.1.3.Cấu hình phần mềm Trong công nghệ phần mềm người ta đưa ra khái niệm cấu hình phần mềm tương thích với khái niệm cấu hình phần cứng. Cấu hình phần mềm chính là quá trình phát triển một phần mềm. Cấu hình phần mềm gồm các thành phần được biểu diễn theo hình vẽ sau: Kế hoạch Đặc tả yêu cầu Thiết kế Văn bản chương trình Kiểm thử Chươngtrình làm việc 2.2.NỀN TẢNG THIẾT KẾ PHẦN MỀM 2.2.1.Vai trò của thiết kế trong công nghệ phần mềm Thiết kế phần mềm là khâu trung tâm trong quy trình sản xuất ra một phần mềm công nghiệp và được dùng để chỉ chung cho ba quy trình thiết kế, lập trình và kiểm thử. Trong sản xuất quy mô công nghiệp, vấn đề thiết kế có vai trò đặc biệt quan trọng: Thiết là nền tảng để phát triển một phần mềm đảm bảo tính ổn định và bền vững. Nhờ có thiết kế chúng ta có thể đảm bảo không có sự đổ vỡ một phần mềm khi có sự biến động xảy ra hoặc thay đổi trong phần mềm. Quy trình thiết kế chiếm đến 75% các chi phí cần thiết để sản xuất một phần mềm công nghiệp và chịu trách nhiệm đến 80% đối với sự thành công của một sản phẩm. Quy trình này được biểu diễn một cách nhất quán trong sơ đồ dưới đây thể hiện vị trí trong công nghệ phần mềm: Thiết kế Lập trình Kiểm thử Mô hình chức năng Mô hình thông tin Các yêu cầu khác Mô hình hành vi Thiết kế kiến trúc Thiết kế kỹ thuật Phần mềm đã tích hợp Đối với 1 phần mềm không có thiết kế đầy đủ chỉ cần thay đổi nhỏ trong cấu trúc dữ liệu hay chức năng chương trình cũng có thể dẫn đến sự phá hủy phần mềm hay hỏng hóc chức năng ban đầu của nó. Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay khi xuất hiện khái niệm lập trình tự động, lập trình bằng máy tính. Hiệp hội công nghệ phần mềm thế giới vẫn tuyên bố 1 tài liệu trong đó xác định nhu cầu của thế giới hiện nay và trong tương lai không phải người lập trình biết nộ dung câu lệnh để chế tác phần mềm mà trước hết là những người biết đọc bản vẽ thiết kế. 2.2.2.Các phương pháp thiết kế trong công nghệ phần mềm 2.2.2.1.Phương pháp thiết kế từ đỉnh xuống Ý tưởng của phương pháp thiết kế giải thuật từ đỉnh xuống dựa trên ý niệm module hoá( Phân rã 1 vấn đề cần giải quyết thành các vấn đề nhỏ hơn, chi tiết hơn theo sở đồ hình cây cho để khi nhận được các module độc lập không phân chia nhỏ hơn được nữa). tức là khi thiết kế 1 phần mềm ứng dụng, người ta đi từ tổng quát đến chi tiết, để tạo thành 1 hệ thống thống nhất. Trên cơ sở của hệ thống này, người ta phân chia công việc cho các nhóm mà vẫn đảm bảo tính mục tiêu của chương trình. Để nắm được ý tưởng của phương pháp này, chúng ta xem xét bài toán tin học hoá 1 trung tâm thương mại: Trên cơ sở thực tế, chúng ta lần lượt đưa ra các mô hình của bài toán dưới dạng phác thảo: Phác thảo 1: Quản lý trung tâm thương mại Quản lý bán hàng Quản lý nhân lực Quản lý kho hàng Trên cơ sở phác thảo nền thứ nhất, chúng ta tiếp tục phân rã thành các khối chi tiết hơn: Phác thảo 2: Quản lý bán hàng Quản lý theo quầy Quản lý theo mặt hàng Lập bảng tổng hợp Phác thảo 3: Quản lý nhân lực Quản lý đào tạo Quản lý tuyển dụng Quản lý đề bạt khen thưởng kỷ luật Phác thảo 4: Quản lý kho hàng Quản lý xuất kho Quản lý nhập kho Quản lý lưu kho Trên cơ sở của 4 phác thảo trên đây, người ta tích hợp lại thành hệ quản lý trung tâm thương mại, với giả sử rằng quá trình không được phân rã tiếp. Trên thực tế các quá trình phải được cụ thể hơn nữa. Phác thảo 5: Quản lý trung tâm thương mại Quản lý bán hàng Quản lý nhân lực Quản lý kho hàng Quản lý theo quầy Quản lý theo mặt hàng Lập bảng tổng hợp Quản lý tuyển dụng Quản lý đào tạo Quản lý đề bạt KT-KL Quản lý xuất kho Quản lý nhập kho Quản lý lưu kho 2.2.2.2.Phương pháp thiết kế từ đáy lên Trong phương pháp này, chúng ta xuất phát từ cụ thể chi tiết đến tổng hợp. Truớc hết tiến hành giải quyết các vấn đề cụ thể sau đó trên cơ sở đáng giá mức độ tương tự về chức năng của các vấn đề này trong việc giải quyết bài toán chúng ta gộp lại thành từng nhóm cùng chức năng từ dưới lên trên cho đến module chính. Sau đó sẽ thiết kế thêm một số chương trình làm phong phú hơn, đầy đủ hơn chức năng của các phân hệ và cuối cùng thiết kế chương trình tập hợp các module thành một thể thống nhất, hoàn chỉnh.Lĩnh vực nghiên cứu của phương pháp này là những cơ sở đã được tin học hoá từng phần. Phương pháp này cho phép vừa sử dụng được những chương trình đã có và phát huy hiệu quả mà không phải xoá đi để làm lại từ đầu mà vẫn đảm bảo chỉnh thể của một hệ thống. Để nắm được ý tưởng của phương pháp này, ta xét một bài toán cụ thể: quản lý một khoa trong trường đại học. Vấn đề quản lý đã được tin học hoá từng phần bằng cách sử dụng một số chương trình. Prog 1: in ra danh sách sinh viên theo lớp Prog 2: in ra hồ sơ sinh viên Prog 3: in ra chương trình đào tạo hệ chính quy Prog 4: in ra hồ sơ cán bộ Prog 5: in ra bảng điểm của sinh viên Prog 6: in ra chương trình đào tạo cao học Các chương trình này đã được đưa vào ứng dụng thực tế và phát huy hiệu quả tích cực. Bây giờ lãnh đạo khoa muốn phát triển thành một hệ thống tin học đồng bộ hơn. Phương pháp giải quyết bài toán trong trường hợp này là không nên xoá đi tất cả để làm lại từ đầu mà nên dựa vào chương trình đã có và hoàn thiện thêm. Để áp dụng phương pháp thứ hai, chúng ta dựa vào các phần mềm đã có và thực hiện lần lượt các bước sau đây: Bước 1: Căn cứ vào chức năng của từng phần mềm, ghép chúng lại thành một nhóm. Trên cơ sở này, gộp Prog 1, Prog 2 và Prog 5 thành phân hệ quản lý sinh viên. Quản lý sinh viên PROG 1 PROG 2 PROG 5 Bước 2: Gộp Prog 3 và Prog 6 thành phần hệ quản lý chương trình đào tạo Quản lý chương trình đào tạo Chương trình đào tạo chính quy Chương trình đào tạo cao học Bước 3: Chương trình Prog 4 là 1 nhóm độc lập liên quan đến quản lý cán bộ Quản lý cán bộ công nhân viên In hồ sơ Bước tiếp theo, trên cơ sở 3 nhóm này chúng ta phát triển thêm phần mềm cho mỗi nhóm: + Quản lý sinh viên: Prog 7: In bảng điểm tốt nghiệp Prog 8: In bằng tốt nghiệp + Quản lý CTĐT: Prog 9: In ra chương trình đạo tạo tiến sĩ Prog10: In ra chương trình hoàn chỉnh kiến thức + Quản lý cán bộ: Prog 11: In danh sách CBCNV trong khoa Prog 12: In học vị học hàm tiến sĩ trở lên Bước 4: Như vậy từ 6 chương trình ban đầu, nhờ phương pháp thiết kế từ đáy lên chúng ra đã thiết kế thành 12 chương trình. Nhưng luôn luôn có định hướng, tức là các chương trình luôn nằm trong các phân hệ. Bây giờ, chúng ta tích hợp chúng lại. QUẢN LÝ KHOA Quản lý sinh viên Quản lý chương trình đào tạo Quản lý cán bộ công nhân viên PROG 1 PROG 2 PROG 5 PROG 6 PROG 3 PROG 9 PROG 4 PROG 11 PROG 7 PROG 8 PROG 10 PROG 12 2.2.3.Tiến trình thiết kế trong công nghệ phần mềm Khi sản xuất một phần mềm công nghiệp theo quan điểm quản lý dự án việc thiết kế phần mềm được tiến hành theo hai bước là: Thiết kế sơ bộ Thiết kế chi tiết Xét từ góc độ quản lý thì thiết kế sơ bộ đưa ra một cái nhìn tổng quát về phần mềm tương lai còn thiết kế chi tiết đi sâu vào các lĩnh vực thiết kế cụ thể : thiết kế dữ liệu, thiết kế thủ tục, thiết kế chương trình. Nế._.