Xây dựng phân hệ thông tin tính giá thành sản phẩm tại Công ty TNHH Mỹ Hưng

nghiệp vừa và nhỏ chiếm 90% trong toàn bộ 1600 các doanh nghiệp đang hoạt động của nước ta hiện nay, tình trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý ở các doanh nghiệp này còn gặp nhiều khó khăn trong nhận thức, nhân lực và khả năng cung ứng các dịch vụ và sản phẩm công nghệ thông tin tốt cho các doanh nghiệp này. Công ty Trách nhiệm hữu hạn Mỹ Hưng cũng là một doanh nghiệp sản xuất thuộc khối doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa ứng dụng nhiều công nghệ thông tin vào các quá trình quản lý. Với đặc điểm của hệ thống sản phẩm và khách hàng của công ty rất đa dạng phong phú, phụ thuộc vào yêu cầu của từng khách hàng cho nên cần phải tính toán được giá thành của từng sản phẩm phù hợp với từng yêu cầu của khách hàng đồng thời phải quản lý được hệ thống giá thành sản phẩm đó. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc này góp phần giúp bộ phận kinh doanh có thể nhanh chóng, chủ động đáp ứng được các yêu cầu có liên quan tới giá thành của các sản phẩm mà công ty cung cấp. Xuất phát từ nhu cầu thực tế tại công ty TNHH Mỹ Hưng, em chọn đề tài "Xây dựng phân hệ thông tin tính giá thành sản phẩm tại công ty Trách nhiệm hữu hạn Mỹ Hưng" cho luận văn tốt nghiệp. Ngoài phần lời nói đầu và kết luận, luận văn tốt nghiệp được bố cục thành ba chương : Chương I: Giới thiệu về công ty trách nhiệm hữu hạn Fujitsu Việt Nam và tổng quan chung về luận văn tốt nghiệp Nội dung chính của chương I là giới thiệu về cơ sở thực tập - công ty TNHH Fujitsu Việt Nam, doanh nghiệp áp dụng - công ty TNHH Mỹ Hưng và lý do lựa chọn đề tài cho luận văn tốt nghiệp. Chương II: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Chương này trình bày phương pháp luận cơ bản về các quá trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin làm cơ sở cho việc phát triển đề tài của luận văn tốt nghiệp. Chương III: Phân tích và thiết kế phân hệ thông tin tính giá thành sản phẩm Toàn bộ chương III trình bày chi tiết các giai đoạn phân tích chi tiết và thiết kế phân hệ thông tin tính giá thành sản phẩm tại công ty TNHH Mỹ Hưng. Ngoài ra, luận văn tốt nghiệp còn bao gồm các phần tài liệu tham khảo và phụ lục chương trình. Em xin đặc biệt bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới TS Trần Thị Song Minh đã trực tiếp hướng dẫn em thực hiện chuyên đề thực tập tốt nghiệp trong suốt thời gian thực tập tốt nghiệp và hoàn thành luận văn tốt nghiệp này. Và em cũng xin chân thành cảm ơn công ty TNHH Fujitsu Việt Nam và công ty TNHH Mỹ Hưng đã tạo điều kiện và hướng dẫn cho em trong suốt quá trình thực tập tốt nghiệp. Sinh viên thực hiện Nguyễn Thùy Ninh Mục lục Chương I: Giới thiệu về công ty Trách nhiệm hữu hạn Fujitsu Việt Nam và tổng quan chung về luận văn tốt nghiệp Giới thiệu về công ty TNHH Fujitsu Việt Nam Quá trình thành lập và phát triển Ngày 20/6/1935, công ty Fuji Tsushinki Manufacturing Corporation- sau này trở thành công ty TNHH Fujitsu (Fujitsu Limited) đuợc thành lập tại Nhật Bản với số vốn ban đầu là 3 triệu yên. Sau 70 năm hoạt động hiện nay công ty TNHH Fujitsu trở thành một trong những công ty đứng đầu thế giới trong lĩnh vực công nghệ thông tin và viễn thông với tổng doanh thu toàn cầu trong năm 2004 là 44,971 tỷ USD (tương đương với 4766,888 tỷ Yên). Năm 1993, công ty TNHH Fujitsu toàn cầu chính thức bắt đầu hoạt động tại Việt Nam. Và từ đó cho đến nay, Việt Nam luôn là một trong những địa điểm quan trọng trong chiến lược đầu tư phát triển của tập đoàn Fujitsu toàn cầu. Hiện nay, tập đoàn Fujitsu Việt Nam bao gồm 3 thành viên là: Công ty TNHH Fujitsu Việt Nam (Fujitsu Vietnam Limited- FVL); Công ty các sản phẩm máy tính Fujitsu Việt Nam (Fujitsu Computer products of Vietnam- FCV) và Công ty các hệ thống viễn thông VNPT- Fujitsu (VNPT- Fujitsu telecomunication systems limited- VFT). Công ty các sản phẩm máy tính Fujitsu Việt Nam (FCV) bắt đầu hoạt động từ năm 1996 chuyên sản xuất bản mạch in điện tử thô và lắp ráp cho nghành công nghiệp máy tính với tổng số vốn đầu tư là 198.8 triệu USD. Được thành lập vào ngày 5/4/1997, Công ty các hệ thống viễn thông VNPT- Fujitsu (VFT) là kết quả của việc liên doanh giữa Tổng công ty bưu chính viễn thông Việt Nam (VNPT) và công ty Fujitsu. Công ty tiến hành cung cấp các dịch vụ thiết kế, sản xuất, lắp đặt và bảo hành những hệ thống truyền dẫn quang và vô tuyến SDH với hai dòng sản phẩm chính là FLX và FRX. Công ty TNHH Fujitsu Việt Nam – thành lập vào ngày 6/2/1999 là thành viên mới nhất trong tập đoàn Fujitsu tại Việt Nam. Cho đến nay, sau hơn 5 năm năm hoạt động, công ty FVL là một trong những nhà tiên phong trong lĩnh vực công nghệ thông tin và viễn thông tại Việt Nam. Tên tiếng việt: Công ty trách nhiệm hữu hạn Fujitsu Việt nam Tên tiếng anh: Fujitsu Vietnam Limited - FVL Năm thành lập: 06/02/1999 Vốn đầu tư: 1.000.000 USD Trụ sở chính: Phòng 802, tầng 8, tòa nhà Fortuna 6B, Láng hạ, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: (84.4) 8812 474 / 951 5163 Fax: (84.4) 8812 475 Văn phòng chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh : Tầng 5, tòa nhà Sở công nghiệp 163, Hai Bà Trưng, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh Điện thoại: (84.8) 823 6300 Fax: (84.8) 823 6303 Website: www.vn.fujitsu.com Năm 1994, Công ty Fujitsu Nhật Bản khai trương văn phòng đại diện tại Hà Nội và một văn phòng đại diện thứ hai ở thành phố Hồ Chí Minh vào năm 1997. Hai văn phòng đại diện hoạt động song song trong hai năm, sau đó công ty Trách nhiệm hữu hạn Fujitsu Việt Nam chính thức được thành lập với số vốn đầu tư ban đầu là 1.000.000 USD. Trụ sở chính của công ty đặt tại Hà Nội và một chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh cùng với hai văn phòng hỗ trợ tại Khu công nghiệp Thăng Long và Khu công nghiệp Biên Hoà, Đồng Nai. Sau 5 năm hoạt động, công ty TNHH Fujitsu Việt Nam đã Phát triển đội ngũ nhân viên lên đến 57 người tại Văn phòng Hà Nội và 28 người tại Văn phòng chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh. Hiện nay, công ty có nhiều khách hàng lớn trong đó chủ yếu là các công ty Nhật Bản tại Việt Nam như : Nissan Techno Vietnam, Canon Vietnam, Toyota Vietnam, Sumimoto Bakelite Vietnam, Five Star Solution… với doanh thu năm 2004 là 4.73 triệu USD tương đương với 68 tỷ Việt Nam đồng và dự kiến doanh thu cho năm 2006 là 136 tỷ Việt Nam đồng- gấp đôi năm 2004. Sản phẩm và dịch vụ của công ty TNHH Fujitsu Việt Nam Sản phẩm - Các sản phẩm máy tính : dòng sản phẩm PCBA, dòng sản phẩm PWB, máy chủ, máy quét, máy tính xách tay, máy tính để bàn, thiết bị lưu trữ ngoài, thiết bị lưu trữ quang từ. - Sản phẩm phần mềm: ERP Glovia; bộ phần mềm EZ- Series bao gồm EZ- Manage, EZ- Accounting, EZ- Procure, EZ- Process. - Viễn thông: dây chuyền sản xuất, dòng sản phẩm FRX, dòng sản phẩm FLX. - Thiết kế website. Dịch vụ Dịch vụ quản lý cơ sở hạ tầng CNTT InfraCare Dịch vụ tích hợp hệ thống Dịch vụ đa phương tiện Các giải pháp tài chính và ngân hàng Dịch vụ đào tạo Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH Fujitsu Việt Nam Ban Giám Đốc Bộ phận Telecom & ODA Bộ phận Hệ thống Bộ phận Bán hàng, Marketing Bộ phận Tài chính và Quản trị Thư ký IT Nhóm Glovia Local & ODA & Other Sales Business JOC Sales Business Phòng dự án Phòng phát triển sản phẩm Phòng xuất khẩu phần mềm Phòng tích hợp hệ thống Phòng Local Business Phòng Marketing & ODA Phòng sản phẩm EZ Manage Nhóm Bán hàng Nhóm hỗ trợ bán hàng Phòng Tài chính kế toán Các nhóm hỗ trợ khách hàng Cơ cấu tổ chức của Fujitsu được chia thành 4 bộ phận là: bộ phận hệ thống, bộ phận bán hàng và marketing, bộ phận tài chính và quản trị và bộ phận Telecom và ODA dưới sự quản lý trực tiếp của ban giám đốc. Hình 1.1- Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH Fujitsu Việt Nam Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận Bộ phận hệ thống - Khảo sát, phân tích nghiệp vụ, phân tích thiết kế, xây dựng các chuẩn lập trình, các module, thử nghiệm hệ thống - Nghiên cứu công nghệ, đăng ký bản quyền phần mềm - Xây dựng, ký kết và triển khai hợp đồng với khách hàng - Quản lý, đào tạo khách hàng. Bộ phận bán hàng và Marketing - Thu thập, phân tích nghiên cứu những thông tin về sản phẩm, khách hàng và thị trường - Lập kế hoạch, chiến lược kinh doanh marketing, phát triển thị trường - Thiết lập quan hệ với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, thiết lập các đại lý, cơ sở đại diện, phòng trưng bày sản phẩm - Phân phối sản phẩm của công ty tới khách hàng - Quản lý hệ thống khách hàng, tiến hành hỗ trợ và hướng dẫn khách hàng. Bộ phận tài chính và quản trị - Thực hiện chức năng Kế toán, lập và theo dõi sổ sách Kế toán, hỗ trợ các phòng ban về thủ tục hành chính - Quản lý công văn, tài liệu và hồ sơ của công ty - Giúp đỡ Ban Giám Đốc lập và thực hiện lịch làm việc, tổ chức các cuộc họp, hội thảo - Quản lý dấu, chữ ký và các giao dịch của công ty - Tổ chức tuyển chọn và quản lý nhân sự - Thực hiện chức năng ngôn luận của công ty: báo chí, truyền thanh, truyền hình, website. Bộ phận Telecom và ODA - Thu thập và nghiên cứu những thông tin về thị trường: các thông tin về sản phẩm, khách hàng, đối thủ cạnh tranh và xu hướng phát triển của thị trường - Theo dõi, diều hành, hướng dẫn hoạt động giao dich, kinh doanh thương mại xuất nhập khẩu của công ty - Quản lý các thông tin về nguồn vốn ODA. Giới thiệu về công ty TNHH Mỹ Hưng Giới thiệu chung Công ty TNHH Mỹ Hưng được thành lập vào ngày 10 tháng 10 năm 2000 trên cơ sở mua lại toàn bộ cơ sở sản xuất của Tổ sản xuất khăn bông Vạn Phúc và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 1 tháng 1 năm 2001. - Tên đơn vị : Công ty TNHH Mỹ Hưng - Trụ sở giao dịch: 10A- Khu Dệt- Ao Sen- Thị xã Hà Đông – Hà Tây - Điện thoại: 04.8540154 Email: myhunghatay@hn.vnn.vn - Giấy phép kinh doanh : số 030200052- do Uỷ ban nhân dân tỉnh Hà Tây cấp ngày 5 tháng 10 năm 2000. - Mã số thuế: 0500384040 - Ngành nghề đăng ký kinh doanh: sản xuất các sản phẩm dệt thương mại, kinh doanh thương mại. - Vốn đăng ký kinh doanh: 600 triệu đồng - Địa điểm sản xuất: Hợp tác xã Vạn Phúc, Hà Đông, tỉnh Hà Tây. - Sản phẩm chính: Khăn bông cao cấp dùng cho các khách sạn, doanh nghiệp và xuất khẩu. Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Mỹ Hưng Với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Mỹ Hưng là quy mô sản xuất nhỏ, công ty tập trung đầu tư sản xuất các mặt hàng dệt đặc biệt có hàm lượng công nghệ, kĩ thuật, chất lượng cao, số lượng vừa và nhỏ, các mặt hàng đặc trưng riêng cho từng khách hàng, phục vụ chủ yếu cho nghành du lịch, hàng không trong nước và xuất khẩu. Hiện nay, công ty đang là nhà cung cấp các loại khăn bông như khăn tay, khăn tắm, thảm chân cho nhiều doanh nghiệp kinh doanh, khách sạn lớn như hệ thống khách sạn của Công ty Saigontourist, khách sạn Daewoo, bệnh viện Việt- Pháp, công ty cổ phần sân Golf Ngôi sao Chí Linh. Đối với thị trường xuất khẩu, hiện nay sản phẩm của công ty đã được bán với thị trường Nhật Bản và Cộng hoà liên bang Đức. Với lợi thế về lao động và kĩ thuật truyền thống, các sản phẩm khăn bông đặc trưng cho các khách sạn du lịch sẽ luôn là thị trường xuất khẩu rộng lớn. Sau 5 năm đi vào sản xuất, công suất hiện nay của doanh nghiệp là 80 tấn sản phẩm một năm với tổng doanh thu năm 2005 là 5 tỷ đồng. Số lượng lao động chính thức hiện có của công ty là 27 người và 12 lao động thời vụ với mức lương bình quân hiện nay là 1.500.000 đồng/ tháng. Năm Số lao động (người) Tổng doanh thu (triệu VNĐ) Nộp ngân sách (triệu VNĐ) Lương bình quân (VNĐ) 2001 19 2700 25 500 000 2002 20 3200 32 600 000 2003 21 3700 35 820 000 2004 21 4200 36 1 200 000 2005 27 5000 55 1 700 000 Hình 1.2- Tóm tắt tình hình sản xuất trong 5 năm Hệ thống sản phẩm và khách hàng của công ty TNHH Mỹ Hưng Hiện nay, mặt hàng chủ lực của công ty là khăn bông với các sản phẩm như khăn tay, khăn tắm, thảm chân. Tuy nhiên do đặc trưng, yêu cầu của mỗi khách hàng về hình ảnh, logo hay màu sắc trên các sản phẩm khác nhau nên hệ thống sản phẩm của công ty rất phong phú. Công ty hiện nay đã có thị trường tiêu thụ ổn định và ngày càng tăng, các khách hàng của công ty đều trở thành những khách hàng thường xuyên. Công ty TNHH Mỹ Hưng có rất nhiều khách hàng là những khách sạn, công ty lớn như Công ty XNK Saigontourist, Khách sạn Melia Hà Nội, Khách sạn Daewoo, Khách sạn Hà Nội, khách sạn Sunway, Công ty cổ phần Eden (khách sạn Eden), Công ty TNHH phát triển Hồ Tây (Someset Westlake Hanoi), Tháp Hà Nội (Hanoi Tower), khách sạn Fortuna, khách sạn Quang Minh Hải Phòng, công ty Liên doanh biệt thự vàng, Công ty Du lịch khách sạn Thắng Lợi... STT Khách hàng Địa chỉ Sản phẩm 1 Công ty XNK Saigontourist 72 Lê Lợi, Q1, Tp HCM KS Palace: (có logo) Khăn bông tay (0.4mx0.7m, 154g) Khăn bông tắm (0.75x1.5m, 650g) KS Sài Gòn- Phú Quốc: (có lôgô) Khăn bông tắm (0.75mx1.6m, 500g) Aó choàng tắm (1200g,màu kem) Khăn bông tay (0.4mx0.8m, 60g) Thảm chân (0.4mx0.6m, 220g) 2 Công ty TNHH Thái Nam 68 Phạm Ngọc Thạch, Q3, Tp HCM Anna Mardara Resort (trơn) Khăn mặt (32cmx32cm, 50g) Khăn tắm ( 100cmx70cm, 870g) Thảm (50cmx80cm, 360g) 3 Khách sạn Hà Nội Horizon 40 Cát Linh, HN Khăn tắm (80cmx160cm, 600g) Khăn mặt (40cmx80cm, 175g) Thảm chân (40cmx60cm, 230g) 4 Bệnh viện Việt- Pháp Phương Mai, Hà Nội Ga (120cmx270cm) Ga (185cmx 280cm) Khăn mặt (33cmx33cm, 55g) Khăn tắm ( 50cmx100cm, 200g) 5 Công ty Du lịch- Khách sạn Thắng Lợi Yên Phụ, Hà Nội Khăn tắm ( 70cmx 140cm, 450g) Khăn tay (50cmx90cm, 200g) Thảm chân (40cmx60cm, 235g) Hình 1.3- Một số khách hàng và sản phẩm của công ty TNHH Mỹ Hưng Kế hoạch phát triển của công ty TNHH Mỹ Hưng Thực hiện chính sách của Đảng và chính phủ về việc phát triển ngành du lịch, trong những năm gần đây lượng du khách trong và ngoài nước ngày một tăng, công suất sử dụng phòng của các khách sạn tăng, dẫn dến nhu cầu sử dụng các sản phẩm dệt nhất là các loại khăn cho phòng nghỉ cũng tăng theo. Dự kiến theo đà tăng trưởng kinh tế trong những năm tới, ngành du lịch sẽ phát triển mạnh và cơ hội cung cấp các sản phẩm dệt trong đó có khăn bông chắc chắn sẽ càng phát triển. Trên cơ sở đó công ty đang tiến hành một dự án đầu tư phát triển sản xuất kinh doanh. Theo dự án đầu tư, công ty sẽ tiến hành xây dựng một xưởng sản xuất tại khu công nghiệp Lương Yên của tỉnh Hà Tây nâng sản lượng của công ty lên 120 tấn sản phẩm một năm, trong đó cơ sơ sản xuất tại chỗ đạt 100 tấn và các cơ sở vệ tinh là 20 tấn. Diện tích mặt bằng dự kiến là 4500m2 trong đó 2000m2 để xây dựng nhà xưởng sản xuất hiện tại và 1500m2 dành cho dự kiến mở rộng sản xuất với số lượng lao động dự kiến khoảng 70 người. Tổng vốn đầu tư dự kiến là 3,5 tỷ đồng. Thực trạng ứng dụng tin học trong việc tính giá thành sản phẩm và quản lý hệ thống giá thành sản phẩm tại công ty TNHH Mỹ Hưng Hiện nay ở công ty TNHH Mỹ Hưng công việc tính giá thành sản phẩm, để từ đó đưa ra giá bán tới khách hàng là hoàn toàn dựa trên kinh nghiệm, tình hình thị trường của bộ phận kinh doanh và giám đốc. Công ty hiện nay chưa áp dụng biện pháp tin học nào trong việc tính giá thành sản phẩm và việc quản lý hệ thống giá thành chưa được quan tâm. Do việc tính giá thành hoàn toàn dựa trên kinh nghiệm, thủ công nên rất khó để có thể thống kê, ghi lại nhằm quản lý hệ thống giá thành này. Tuy mới chỉ là công ty có quy mô nhỏ nhưng đã có hệ thống sản phẩm rất phong phú và trong thời gian tới khi thực hiện dự án mở rộng đầu tư, chắc chắn tình hình kinh doanh còn phát triển hơn thì nhu cầu về một hệ thống tính và quản lý giá thành chính thức càng rõ rệt hơn. Tổng quan chung về luận văn tốt nghiệp Giới thiệu về đề tài Xây dựng phân hệ thông tin tính giá thành sản phẩm tại công ty Trách nhiệm hữu hạn Mỹ Hưng. Lý do lựa chọn đề tài Đối với các doanh nghiệp sản xuất đặc biệt là những doanh nghiệp có hệ thống sản phẩm phong phú và phụ thuộc nhiều vào yêu cầu của khách hàng, mỗi khi đưa một sản phẩm mới hoặc khi khách hàng đặt hàng một sản phẩm thì việc định giá sản phẩm đó là rất quan trọng. Trên cơ sở những kết quả của một hệ thống tính giá thành sản phẩm độc lập doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định mà không cần phải tác động đến các hệ thống thông tin khác của doanh nghiệp. Với những lí do trên, em quyết định thực hiện đề tài: “Xây dựng phân hệ thông tin tính giá thành sản phẩm tại công ty Trách nhiệm hữu hạn Mỹ Hưng”. Chức năng chính của hệ thống là tính toán giá thành của sản phẩm với các yếu tố đầu vào như chi phí nguyên vật liệu, nhân công, máy móc, chi phí thiết kế, chi phí bán hàng và tiếp thị sản phẩm, chi phí vận chuyển. Ngoài ra, hệ thống còn quản lý giá thành của các sản phẩm, đồng thời đưa ra các báo cáo quản trị theo yêu cầu của người sử dụng. Hệ thống này giúp công ty TNHH Mỹ Hưng có thể đưa ra quyết định trong việc sản xuất một sản phẩm mới cũng như giúp cho khách hàng có thông tin về giá của sản phẩm mà họ yêu cầu một cách nhanh chóng. Chương II: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin và các bộ phận cấu thành Một hệ thống thông tin hoạt động tốt không chỉ được áp dụng bởi những sản phẩm và công nghệ tiên tiến mà quan trọng hơn là phải được thiết kế và xây dựng một cách tổng thể có hệ thống. Hệ thống thông tin là một tập hợp gồm con người với các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu nhằm mục đích thực hiện các hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc. Đầu vào (Input) của hệ thống thông tin lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi một hệ thống có sử dụng các thông tin đầu vào này cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả của quá trình xử lý (Ouputs) được chuyển đến các đích (Destinations) hoặc cập nhật vào các kho lưu trữ dữ liệu (Storages). Để thực hiện được quá trình trên, một hệ thống thông tin phải có bốn bộ phận là: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và một bộ phận đưa dữ liệu ra. Nguồn Đích Thu thập Phân phát Xử lý và lưu giữ Kho dữ liệu Hình 2.1- Mô hình hệ thống thông tin Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin Một hệ thống thông tin có thể được mô tả theo nhiều mô hình khác nhau. Mối một mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau. Để mô tả một hệ thống thông tin có thể sử dụng ba mô hình là mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Mô hình logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn sử dụng và mô hình vật lý trong là góc nhìn của kỹ thuật. Mô hình logic (Góc nhìn quản lý) Mô hình vật lý ngoài (Góc nhìn sử dụng) Mô hình vật lý trong (Góc nhìn kỹ thuật) Mô hình ổn định nhất Mô hình hay thay đổi nhất Cái gì? Để làm gì? Cái gì? ở đâu? Khi nào? Như thế nào? Hình 2.2- Ba mô hình của một hệ thống thông tin Mô hình logic được dùng để mô tả một hệ thống thông tin làm gì thông qua các yếu tố như dữ liệu mà hệ thống thu thập được, các xử lý mà hệ thống phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc các dữ liệu cho các xử lý và những thông tin kết quả mà hệ thống tạo ra. Mô hính này chỉ trả lời cho câu hỏi Cái gì ? và Để làm gì? chứ không quan tâm tới phương tiện, địa điểm cũng như thời gian tiến hành xử lý dữ liệu. Mô hình logic là kết quả trực tiếp của sự lựa chọn quản lý và thông thường mô hình này rất ổn định. Khác vơi mô hình logic, mô hình vật lý ngoài đề cập đến các khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống thông tin dưới quan điểm của người sử dụng hệ thống như các vật mang dữ liệu, vật mang kết quả, hình thức của đầu vào và đầu ra, các phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và nhiệm vụ trong hoạt động xử lý, các thủ tục cũng như các yếu tố về thời gian. địa điểm tiến hành xử lý. Mô hình này chú ý tới khía cạnh thời gian của hệ thống, đó là những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Mô hình vật lý ngoài giúp trả lời câu hỏi Cái gì? Ai? Ơ đâu? và Khi nào? Với một mô hình logic cho hệ thống thông tin được đưa ra thì thường tồn tại nhiều phương án có thể của mô hình vật lý ngoài tương ứng. Mô hình vật lý trong cũng liên quan tới các khía cạnh vật lý của hệ thống, tuy nhiên loại mô hình này được mô tả, nhìn nhận dưới quan điểm của các nhân viên kỹ thuật. Mô hình vật lý trong quan tâm tới loại trang thiết bị dùng cho hệ thống, tốc độ xử lý của các thiết bị , dung lượng kho lưu trữ và tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ sử dụng. Loại mô hình này giải đáp câu hỏi Như thế nào? Với một mô hình vật lý ngoài, tồn tại nhiều khả năng có thể của mô hình vật lý trong Các phương pháp phát triển một hệ thống thông tin quản lý Nguyên nhân của việc phát triển một hệ thống thông tin Hệ thống thông tin có vai trò rất quan trọng trong các tổ chức, việc phát triển thành công một hệ thống thông tin mang lại cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt hơn. Tuy nhiên, trước khi phát triển một hệ thống thông tin mới cần phải trả lời được câu hỏi đầu tiên là Cái gì bắt buộc tổ chức đó phải tiến hành phát triển một hệ thống thông tin mới? Thông thường, có một số nguyên nhân dẫn tới việc phát triển hệ thống thông tin như: - Những vấn đề quản lý - Những yêu cầu mới của nhà lãnh đạo - Sự thay đổi của công nghệ - Những thay đổi về sách lược chính trị Những vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý, những yêu cầu mới của nhà quản lý có thể là một nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin mới. Những sửa đổi, bỗ xung trong hệ thống luật pháp của chính phủ, các hoạt động phát triển các sản phẩm hoặc dịch vụ mới của doanh nghiệp cũng như các chiến lược mới của đối thủ cạnh tranh … đều có tác động vào doanh nghiệp và buộc doanh nghiệp phải có hành động kịp thời. Ngày nay, sự phát triển chóng mặt của công nghệ và kết quả là các công nghệ mới liên tục xuất hiện cũng buộc tổ chức phải xem xét lại những thiết bị trong hệ thống thông tin của mình. Cuối cùng, các thách thức về chính trị cũng là một trong những nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin. Các nguyên tắc của phương pháp phát triển hệ thống thông tin Bản thân hệ thống thông tin và môi trường nơi nó hoạt động rất phức tạp, cho nên để phát triển một hệ thống thông tin cần phải có một phương pháp cụ thể. Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin dựa trên ba nguyên tắc cơ sở chung sau: Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình Mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong thường dùng để mô tả một hệ thống thông tin từ những góc độ khác nhau, thể hiện những bản chất khác nhau. Do đó khi phát triển hệ thống thông tin phải luôn luôn phân định rõ ràng ba loại mô hình trên. Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng Nguyên tắc chuyển từ cái chung sang cái riêng chính là một nguyên tắc của sự đơn giản hóa. Thực tế cho thấy để tìm hiểu một hệ thống thông tin thì thông thường phải tìm hiểu những cái chung, tổng thể trước khi đi vào các chi tiết. Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. Nguyên tắc này giúp cho việc phát triển hệ thống thông tin trở nên đơn giản hơn bằng cách sử dụng và biến đổi giữa các mô hình qua các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin. Các phương pháp phát triển hệ thống thông tin Có nhiều phương pháp có thể được dùng để phát triển một hệ thống thông tin, tuỳ thuộc vào đặc điểm của mỗi loại thông tin cần giải quyết mà lựa chọn phương pháp phù hợp, sau đây là hai trong số các phương pháp đó: Phương pháp 1: Phương pháp bản mẫu (protyping) Phương pháp này sử dụng những mẫu đã có sẵn và áp dụng vào phát triển hệ thống thông tin mới . Người sử dung sẽ đánh giá mức độ phù hợp và mức độ hiệu chỉnh mẫu cho phù hợp với hệ thống mới. S Đ BĐ Mẫu ý kiến NSD Hiệu chỉnh mẫu KT Hình 2.3- Phương pháp phát triển hệ thống thông tin nguyên mẫu Phương pháp 2: Phương pháp chu kỳ phát triển (system development life cycle) Quá trình phát triển hệ thống thông tin được chia thành nhiều giai đoạn, các giai đoạn trước có tác động tổng hòa đến các giai đoạn sau. Xác định và làm rõ yêu cầu Phân tích Thiết kế lôgíc Xây dựng một số phương án Thiết kế vật lý Thực hiện kỹ thuật Cài đặt Hình 2.4- Phương pháp phát triển hệ thống thông tin theo chu kỳ phát triển Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin quản lý Từ khi có yêu cầu cho đến khi hoàn thành một hệ thống thông tin mới thì phải trải qua nhiều giai đoạn theo một trình tự nhất định. Giai đoạn đánh giá yêu cầu Không phải ngay sau khi có yêu cầu phát triển một hệ thống thông tin mới là dự án phát triển được thực hiện ngay. Đầu tư để phát triển một hệ thống thông tin đòi hỏi rất nhiều nguồn lực cả về vốn, thòi gian và nhân lực, cho nên một dự án phát triển hệ thống thông tin cần phải được phân tích, đánh giá kỹ lưỡng trước khi thực hiện. Mục đích của giai đoạn này là cung cấp cho lãnh đạo của tổ chức những thông tin trên cơ sở đó đưa ra các quyết định vè thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của dự án phát triển hệ thống thông tin. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn: Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu, làm rõ yêu cầu, đánh giá khả năng thực thi, chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu. Giai đoạn phân tích chi tiết Sau giai đoạn đánh giá yêu cầu, nếu dự án được tiếp tục sẽ tiến hành giai đoạn phân tích chi tiết. Sau giai đoạn này, phân tích viên phải hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định được nguyên nhân của các vấn đề đó, xác định được những đòi hỏi và những ràng buộc đối với hệ thống và những mục tiêu mà hệ thống mới xây dựng cần phải đạt được. Giai đoạn này có vai trò đặc biệt quan trọng trong toàn bộ quá trình phát triển một hệ thống thông tin. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn: lập kế hoạch phân tích chi tiết, nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại, nghiên cứu hệ thống thực tại, đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp, đánh giá lại tính khả thi, thay đổi đề xuất của dự án, chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết. Giai đoạn thiết kế logic Mục đích của giai đoạn này là xác định được tất cả các thành phần logic của hệ thống thông tin sẽ xây dựng, giải quyết được các vấn đề của hệ thống hiện tại và đạt được những mục tiêu của giai đoạn trước. Sản phẩm của giai đoạn thiết kế logic là mô hình hệ thống mới bằng các sơ đồ luồng dữ liệu, sơ đồ chức năng, sơ đồ cấu trúc dữ liệu, các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích logic của từ điển hệ thống. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn: thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế xử lý, thiết kế các luồng dữ liệu vào, chỉnh sửa tài liệu cho mức logic, hợp thức hóa mô hình logic. Giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp Sau khi xây dựng được mô hình logic cho hệ thống, các phân tích viên tiếp tục xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hóa mô hình trên. Mỗi một phương án là một phác họa của mô hình vật lý ngoài, đánh giá chi phí lợi ích của mỗi phác họa, đánh giá khả năng thực hiện các mục tiêu đề ra đồng thời đưa ra các kiến nghị, giải pháp tốt nhất để lựa chọn. Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp bao gồm: xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức, xây dựng các phương án của giải pháp, đánh giá các phương án của giải pháp, chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp. Giai đoạn thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn thiết kế vật lý ngoài mô tả những chi tiết nhìn thấy được của hệ thống thông tin đối với người sử dụng về phương án của giải pháp đã được lựa chọn ở giai đoạn trước. Kết quả của giai đoạn này bao gồm tài liệu mô tả đặc trưng của hệ thống cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tài liệu dành cho người sử dụng. Công đoạn của giai đoạn thiết kế vật lý bao gồm: lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài, thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra, thiết kế phương thức giao tác với phần tin học hóa, thiết kế các thủ tục thủ công, chuẩn bị và trình bày báo cáo thiết kế vật lý ngoài. Giai đoạn triển khai kỹ thuật hệ thống Giai đoạn triển khai kỹ thuật hệ thống thông tin quyết định việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tở chức vật lý của cơ sở dữ liệu, cách thức truy nhập tới các bản ghi. Toàn bộ các công việc viết các chương trình máy tính, modun, hệ thống cũng nằm trong giai đoạn này. Những công đoạn chính của giai đoạn triển khai bao gồm: lập kế hoạch triển khai, thiết kế vật lý trong, lập trình, thử nghiệm, hoàn thiện các hệ thống tài liệu và đào tạo người sử dụng. Giai đoạn cài đặt và khai thác Cài đặt hệ thống là giai đoạn chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới, việc chuyển đổi này phải được thực hiện với những va chạm ít nhất và phải được lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này bao gồm hai khối công việc: chuyển đổi về mặt kỹ thuật và chuyển đổi về mặt con người. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn: lập kế hoạch cài đặt, chuyển đổi, khai thác và bảo trì, đánh giá. Phân tích chi tiết hệ thống thông tin Giai đoạn phân tích chi tiết hệ thống thông tin được tiến hành sau khi thông qua giai đoạn dánh giá yêu cầu và có vai trò rất quan trọng trong toàn bộ quá trình phát triển hệ thống thông tin mới. Các phương pháp thu thập thông tin Thông thường hiện nay các phân tích viên hệ thống sử dụng bốn phương pháp thu thập thông tin cơ bản sau: Phỏng vấn: Phỏng vấn là một trong hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất hiện nay cho các phân tích viên. Thông qua phỏng vấn trực tiếp những người chịu trách nhiệm trên thực tế cho phép thu được những xử lý được mô tả theo một cách khác với các mô tả trong tài liệu. Nghiên cứu tài liệu Phương pháp nghiên cứu tài liệu cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ nhiều khía cạnh của tổ chức như quá trình hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, vai trò nhiệm vụ của các thành viên, hình dạng của các thông tin vào ra. Sử dụng phiếu điều tra Phương pháp này được sử dụng khi cần lấy thông tin từ một khối lượng lớn các đối tượng và trên phạm vi địa lý rộng lớn. Thông thường phiếu điều tra được thiết kế trên giấy, tuy nhiên cũng có thể dùng qua điện thoại, đĩa từ, màn hình nối mạng, trang web động… Quan sát Có nhiều thông tin mà phân tích viên muốn thu thập nhưng lại không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn, khi đó sẽ dùng phương pháp quan sát. Quan sát có khi sẽ gặp khó khăn vì người bị quan sát nhiều khi sẽ không thực hiện giống như ngày thường. Các phương pháp mã hoá dữ liệu Mã hoá là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa ._.bằng cách liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn. Mã hoá giúp nhận diện đối tượng một cách nhanh chóng, không nhầm lẫn, tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian xử lý đồng thời thực hiện những phép kiểm tra logic hình thức hoặc thể hiện đặc tính của đối tượng được mã hoá. Các phương pháp mã hoá cơ bản: Phương pháp mã hoá phân cấp: Nguyên tắc của phương pháp này là phân cấp đối tượng từ trên xuống và mã số được xây dựng từ trái sang phải kết hợp với các chữ số được kéo dài về bên phải thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn. Phương pháp mã hoá liên tiếp: Các mã hiệu theo phương pháp này được tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định với ưu điểm không nhầm lẫn và dễ dàng tạo lập nhưng lại không mang đặc trưng của đối tượng mã hoá và không chèn thêm được vào giữa hai mã cũ. Phương pháp mã hoá theo xeri: Phương pháp này sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là xeri. Xeri được coi như một giấy phép theo mã quy định. Phương pháp mã hoá gợi nhớ: Phương pháp này dựa trên đặc tính của đối tượng cần mã hoá để xây dựng các mã hiệu. Ưu điểm của phương pháp này là gợi nhớ cao tuy nhiên nó lại không thuận lợi cho phân tích, tổng hợp và thường dài. Phương pháp mã hoá ghép nối: phương pháp này chia mã thành nhiều trường, mỗi trường tương ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể có giữa những tập hợp con khác nhau với đối tượng được gán mã. Các công cụ mô hình hoá hệ thống thông tin Sơ đồ luồng thông tin (IDF- Information Flow Diagram) Sơ đồ luồng thông tin mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động, trong đó mô tả sự di chuyển của dữ liệu, quá trình xử lý, lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin: - Xử lý Thủ công Giao tác người máy Tin học hoá hoàn toàn Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hóa Dòng thông tin - Điều khiển Tài liệu Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD- Data Flow Diagram) Sơ đồ luồng dữ liệu cũng dùng để mô tả hệ thống thông tin dưới dạng sơ đồ như sơ đồ luồng dữ liệu nhưng trên một góc độ khác. Sơ đồ luồng dữ liệu không đề cập đến nơi, thời gian và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý như sơ đồ luồng thông tin mà chỉ trả lời câu hỏi hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Sơ đồ luồng dữ liệu bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích. Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu: Tệp dữ liệu Tên dòng dữ liệu Tên người/bộ phận phát/nhận tin Tên tiến trình xử lý Nguồn hoặc đích Dòng dữ liệu Tiến trình xử lý Kho dữ liệu Nguồn hoặc đích là các cá nhân hay bộ phận có sự tiếp xúc, trao đổi thông tin với hệ thống. Dòng dữ liệu là dòng chuyển dời thông tin vào hay ra của một tiến trình xử lý. Mỗi dòng dữ liệu phải có tên trừ dòng giữa xử lý và kho dữ liệu. Tiến trình xử lý chính là các quá trình biến đổi các thông tin đầu vào bằng các thao tác như tổ chức lại thông tin, bổ xung thông tin, tính toán ra các thông tin mới thành các thông tin đầu ra chuyển đến các đích hoặc lưu vào các kho dữ liệu. Kho dữ liệu là nơi lưu giữ thông tin của hệ thống thông tin, có thể là các tập tài liệu, thông tin trên đĩa... Các mức của sơ đồ luồng dữ liệu: Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) chỉ thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Trong khi biểu diễn có thể bỏ qua các kho dữ liệu và các xử lý cập nhật. Phân rã sơ đồ được dùng để mô tả chi tiết hơn về hệ thống thông tin bằng kĩ thuật phân rã sơ đồ (Explosion), bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh phân rã thành sơ đồ mức 0, rồi đến mức 1. Thiết kế cơ sở dữ liệu Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin ra là phương pháp thiết kế cơ bản trong việc thiết kế cơ sở dữ liệu. Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin ra bao gồm 5 bước: Bước 1: Xác định các đầu ra Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận của các thông tin đầu ra Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra Liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách, đánh đấu các thuộc tính lặp- là thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu. Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh- là thuộc tính được tính toán hay sinh ra từ các thuộc tính khác Gạch chân các thuộc tính khoá cho các thông tin đầu ra Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh ra khỏi danh sách và những thuộc tính không có ý nghĩa trong việc quản lý tổ chức. Thực hiện việc chuẩn hoá mức 1(1.NF) Nếu có thuộc tính lặp trong danh sách thì phải tách các thuộc tính đó thành các danh sách con. Gắn cho các danh sách con trên một tên và tìm một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc. Thực hiện việc chuẩn hoá mức 2(2.NF) Chuẩn hoá mức 2 quy định: trong một danh sách mỗi thuộc tính phảI phụ thuộc hàm toàn bộ và khoá chứ không chỉ phụ thuộc một phần. Nếu có sự phụ thuộc một phần thì phải tách những thuộc tính đó thành một danh sách con mới. Lấy bộ phận khoá đó làm khoá và đặt tên cho danh sách mới. Thực hiện việc chuẩn hóa mức 3 (3.NF) - Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng: trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu có thì phải tách chúng vào hai danh sách riêng rồi xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới. Mô tả các tệp Mỗi danh sách sau chuẩn hóa mức 3 sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu. Tiến hành biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ của cơ sở dữ liệu về tệp Bước 3: Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một cơ sở dữ liệu Sau bước 2 sẽ có nhiều các danh sách được tạo ra, mỗi danh sách có liên quan đến một đối tượng quản lý nhất định. Những danh sách cùng mô tả về một thực thể cần phải được tích hợp lại, tạo thành một danh sách chung bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của các danh sách đó. Bước 4: Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ Xác định số lượng bản ghi cho từng tệp Xác định độ dài cho một thuộc tính, cho bản ghi. Bước 5: Xác định liên hệ lôgíc giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu Xác định và biểu diễn mỗi liên hệ giữa các tệp bằng mũi tên hai chiều, nếu có quan hệ một-nhiều thì vẽ hai mũi tên về hướng đó. Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá Các khái niệm cơ bản: Thực thể (Entity) trong mô hình logic dữ liệu được dùng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực khi muốn lưu trữ thông tin về chúng. Thực thể được biểu diễn bằng một hình chữ nhật có ghi tên thực thể bên trong. Khách hàng Ví dụ: Liên kết (Association) hay quan hệ biểu hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể. Số mức độ của liên kết là số lần xuất của một thực thể tương tác với mỗi lần xuất của thực thể khác và ngược lại. 1@1 Liên kết loại Một- Một: mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất của thực thể B và ngược lại. Ví dụ: Sản phẩm Giá Có 1 1 1@N Liên kết loại Một- Nhiều: mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A. Ví dụ: Sản phẩm Công đoạn Có 1 N N@N Liên kết loại Nhiều- Nhiều: mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và ngược lại. Công đoạn Nguyên vật liệu Có N N Chiều của một liên kết: chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào liên kết đó. Các quan hệ được chia làm ba loại: quan hệ một chiều- trong đó một lần xuất của 1 thực thể quan hệ với một lần xuất của chính thực thể đó, quan hệ hai chiều và quan hệ nhiều chiều. Thuộc tính: dùng để mô tả đặc trưng của một thực thể hoặc một quan hệ. Có ba loại thuộc tính là: thuộc tính mô tả- mô tả về thực thể, thuộc tính định danh - xác định một cách duy nhất mỗi lần xuất của thực thể và thuộc tính quan hệ - dùng để chỉ một lần xuất nào đó trong thực thể có quan hệ. Triển khai hệ thống thông tin Giai đoạn triển khai hệ thống thông tin nhằm mục đích xây dựng một hệ thống thông tin hoạt động tốt. Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin học hoá của hệ thống thông tin hay chính là phần mềm. Giai đoạn này bao gồm năm công đoạn chính: 2.4.1. Lập kế hoạch thực hiện Nhiệm vụ của công đoạn này là lựa chọn các công cụ, ngôn ngữ lập trình phù hợp tùy thuộc vào tình hình thực tế của hệ thống. Tiếp đó tiến hành phân công nhiệm vụ cho các thành viên, đề ra tiến trình thực hiện và các yêu cầu cần đạt được. 2.4.2. Thiết kế vật lý trong Quá trình thiết kế nhằm đảm bảo độ chính xác của thông tin và làm hệ thống mềm dẻo, ít chi phí. Quá trình thiết kế bao gồm: Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong: đảm bảo cơ sở dữ liệu chứa tất cả những dữ liệu cần thiết, đảm bảo tiếp cận dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả. Thiết kế vật lý trong các xử lý: từ các sự kiện tiến hành thiết kế các công việc, nhiệm vụ, các môđun xử lý, các pha và tiến trình xử lý. Sử dụng sơ đồ phân cấp để thể hiện mối liên kết giữa các môđun đã được tạo ra. Sau đó tiến hành tổ chức hội thoại giữa người và máy trong các pha đối thoại thông qua thiết kế các nhiệm vụ người-máy. 2.4.3. Lập trình Lập trình nhằm chuyển đổi các đặc tả thiết kế vật lý thành phần mềm máy tính. Quá trình này do các lập trình viên đảm nhận thông qua việc viết các môđun chương trình. Các môđun khi viết xong có thể được thử nghiệm riêng rẽ hoặc thử nghiệm chung toàn hệ thống. 2.4.4. Thử nghiệm phần mềm Thử nghiệm phần mềm là quá trình tìm lỗi của phần mềm, là sự đánh giá cuối cùng về các đặc tả, thiết kế và mã hóa nhằm đảm bảo hệ thống đạt được những yêu cầu đã đề ra. Một số kỹ thuật thử nghiệm chương trình thường được áp dụng là: rà soát lỗi đặc trưng, kỹ thuật kiểm tra lôgíc, kỹ thuật thử nghiệm thủ công, kỹ thuật kiểm tra cú pháp bằng máy tính, kỹ thuật thử nghiệm môđun, kỹ thuật tích hợp. 2.4.5. Hoàn thiện tài liệu hệ thống Tài liệu hệ thống là một phần rất quan trọng của một hệ thống thông tin, được thiết kế để phục vụ cho quản trị viên và những người sử dụng hệ thống. Không có tài liệu thì rất khó thực hiện những thay đổi về hệ thống, người sử dụng sẽ không hiểu hết các chức năng từ đó sẽ giảm hiệu quả của hệ thống. Giới thiệu hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access và ngôn ngữ lập trình Visual Basic Cơ sở dữ liệu và một số khái niệm cơ bản Hệ thống thông tin là một tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ dữ liệu, truyền đạt và phân phát thông tin để hỗ trợ việc ra quyết định trong tổ chức. Qua đó cho thấy hệ thống thông tin được gắn liền với hệ cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu (Database) là một nhóm hay nhiều bảng có liên quan với nhau. Một tập hợp các cơ sở dữ liệu có liên quan với nhau được gọi là một hệ cơ sở dữ liệu ( Database system) hay còn gọi là ngân hàng dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management Syste) là một hệ thống chương trình máy tính giúp tạo lập, duy trì và sử dụng các hệ cơ sơ dữ liệu. Một số khái niệm cơ bản : Thực thể (Entity) : là một nhóm người, đồ vật, sự kiện, hiện tượng hay khái niệm với các đặc trưng và tính chất mà cần được lưu trữ, là các đối tượng cùng loại. Thuộc tính (Atribute) : là những đặc điểm và tính chất một thực thể. Mỗi thuộc tính thường là một yếu tố dữ liệu tách biệt và thường là những dữ liệu về thực thể cần được lưu trữ. Bảng (Table): ghi lại dữ liệu về một nhóm các thực thể. Bản ghi (Record) : mỗi dòng trong bảng được gọi là một bảng ghi, ghi chép dữ liệu về một cá thể. Trường (Field) : mỗi cột trong bảng gọi là một trường, ghi chép một thuộc tính của các cá thể. Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access Hiện nay, nghành công nghệ thông tin đang rất phát triển, theo đó là sự phát triển trong cả lĩnh vực phần cứng và phần mềm. Đặc biệt hiện nay trên thế giới đã phát triển rất nhiều loại ngôn ngữ lập trình được dùng dể xây dựng các chương trình phần mềm ứng dụng trong mọi lĩnh vực của đời sống. Do vậy, việc lựa chọn ngôn ngữ để viết chương trình cũng rất quan trọng, mỗi một ngôn ngữ có những điểm mạnh và điểm yếu riêng. Tuỳ thuộc vào mục đích của chương trình và khả năng của lập trình viên mà lựa chọn một ngôn ngữ lập trình phù hợp để phát triển. Để thực hiện chương trình này, em quyết định sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access và ngôn ngữ lập trình Visual Basic. Microsoft Access là một trong những bộ chương trình quan trọng nhất trong tổ hợp chương trình Microsoft Office Professional do hãng phần mềm Microsoft Cooperation sản xuất. Phiên bản đầu tiên của Microsoft Access ra đời vào năm 1989 và không ngừng được hoàn thiện, đến nay đã phát triển qua năm phiên bản đến Microsoft Access 2000. Microsoft Access 2000 cung cấp hệ thống chương trình ứng dụng rất mạnh, giúp người dùng mau chóng và dễ dàng tạo lập các chương trình ứng dụng thông qua các query, form kết hợp với các lệnh của Visual Basic. Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Basic Ngôn ngữ lập trình Visual Basic là một trong những ngôn ngữ lập trình khá mạnh và phổ biến hiện nay, có thể dùng cho Microsoft Access . Visual Basic được dùng để liên kết các đối tượng trong một ứng dụng thành mọt hệ thống thống nhất. Với Visual Basic lập trình viên có thể tạo các hàm riêng, tạo và điều khiển các đối tượng, xử lý từng bản ghi, tiến hành các hành động ở mức hệ thống, cơ sở dữ liệu thì dễ bảo trì hơn. Tóm lại, việc kết hợp hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access và ngôn ngữ lập trình Visual Basic để thực hiện chương trình này là phù hợp với mục đích của bài toán đặt ra tại công ty TNHH Mỹ Hưng. Chương III: Phân tích và thiết kế phân hệ thông tin tính giá thành sản phẩm Khảo sát phân hệ thông tin tính giá thành sản phẩm 3.1.1. Phương pháp tính giá thành sản phẩm Bài toán đặt ra tại công ty TNHH Mỹ Hưng là tính được giá thành của sản phẩm, trên cơ sở các thông tin đầu vào do khách hàng cung cấp, thông tin về các yếu tố chi phí của sản xuất áp dụng tại bộ phận kinh doanh. Từ đó, kết hợp với tình hình thị trường, bộ phận kinh doanh có thể đưa ra một mức giá xác đáng nhất mỗi khi có yêu cầu của khách hàng về mức giá của một sản phẩm cụ thể. Sản phẩm chính của công ty TNHH Mỹ Hưng là các loại khăn bông, như khăn tắm, khăn mặt, khăn tay, áo tắm, áo choàng tắm.. Về cơ bản hiện nay, mỗi một sản phẩm dệt may của công ty TNHH Mỹ Hưng được đặc trưng bởi 5 yếu tố sau đây: - Kích thước - Trọng lượng - Logo - Màu sắc - Mác sản phẩm Sợi 34/2 Nm Sợi 34/2 Nm Dệt Suốt Mắc May- Kiểm tra Tẩy – Nhuộm Quy trình sản xuất một sản phẩm ở công ty TNHH Mỹ Hưng như sau: Hình 3.1- Quy trình sản xuất sản phẩm tại công ty TNHH Mỹ Hưng Phương pháp tính giá thành sản phẩm áp dụng trong chương trình này là phương pháp tổng cộng chi phí, cộng chi phí sản xuất cho các giai đoạn của sản phẩm kết hợp với những chi phí sản xuất chung cho toàn bộ các giai đoạn đó cấu thành nên giá thành của sản phẩm. Phương pháp này thích hợp cho các sản phẩm dệt may vì nó phải trải qua nhiều giai đoạn công nghệ, nhiều bộ phận sản xuất. Các yếu tố chi phí được phân ra thành 4 loại chính là: chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí máy móc và các chi phí khác được cho trong bảng sau đây: Loại chi phí Yếu tố chi phí STT Chi phí theo từng Nguyên vật liệu 1 giai đoạn sản xuất Máy móc 2 Nhân công 3 Chi phí sản xuất Chi phí thiết kế sản phẩm và logo 4 chung Chi phí quản lý chung 5 Chi phí bán và tiếp thị sản phẩm 6 Chi phí vận chuyển 7 Tổng chi phí Hình 3.2- Bảng các yếu tố chi phí cấu thành giá sản phẩm Riêng đối với các loại chi phí nguyên vật liệu, nhân công, máy móc sẽ được tính theo từng giai đoạn sản xuất sản phẩm. Các loại chi phí khác sẽ là chi phí chung cho tất cả các giai đoạn sản xuất, cấu thành giá của sản phẩm. 3.1.2. Các yêu cầu chức năng về hệ thống thông tin Hệ thống thông tin sẽ xây dựng cần phải đáp ứng một số chức năng cơ bản như: - Tiến hành ghi nhận các thông tin về yêu cầu giá sản phẩm từ phía khách hàng, giám đốc công ty hay chính bộ phận kinh doanh. - Xử lý các thông tin cần thiết, thu thập được, trên cơ sở đó đưa ra được giá thành sản phẩm theo đúng yêu cầu đề ra - Đưa ra được các báo cáo quản trị có liên quan tới giá thành của sản phẩm khi có yêu cầu của cấp trên. 3.2. Phân tích chi tiết phân hệ thông tin tính giá thành sản phẩm 3.2.1. Sơ đồ chức năng của hệ thống Phân hệ thông tin tính giá thành sản phẩm Nhận và xử lý yêu cầu về giá sản phẩm Tính giá thành sản phẩm Báo cáo Chọn thông tin cần báo cáo Đưa ra báo cáo Tính toán các chỉ tiêu Đưa ra báo cáo Nhập dữ liệu tính giá thành Thực hiện tính giá thành Nhận thông tin đặc tả về sản phẩm Xử lý yêu cầu tính giá thành Báo cáo giá cho khách hàng Sau quá trình khảo sát phân hệ thông tin tính giá thành sản phẩm, ta có sơ đồ chức năng của quy trình tính giá thành sản phẩm như sau: Hình 3.3- Sơ đồ chức năng nghiệp vụ của phân hệ thông tin tính giá thành sản phẩm của công ty TNHH Mỹ Hưng 3.2.2. Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống Hệ thống tính giá thành sản phẩm Bộ phận kinh doanh Khách hàng Giám đốc công ty Đặc tả về sản phẩm Giá sản phẩm Báo cáo quản trị về giá sản phẩm Thông tin chi phí sản xuất Hình 3.4- Sơ đồ ngữ cảnh của phân hệ thông tin tính giá thành sản phẩm của công ty TNHH Mỹ Hưng 3.2.3. Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống Từ sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống, sử dụng kỹ thuật phân rã sơ đồ thành các sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 và mức 1 mô tả chi tiết hơn về hệ thống. 1.0- Nhận và xử lý yêu cầu về giá sản phẩm 2.0- Tính giá thành sản phẩm 3.0- Báo cáo Khách hàng Bộ phận kinh doanh Khách hàng Giám đốc công ty D2: Giá thành sản phẩm Đặc tả về sản phẩm Giá sản phẩm Thông tin chi phí sản xuất Báo cáo quản trị về giá sản phẩm D1: Đặc tả sản phẩm D1: Đặc tả sản phẩm Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0: Hình 3.5- Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 của phân hệ thông tin tính giá thành sản phẩm của công ty TNHH Mỹ Hưng Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình 2.0- tính giá thành sản phẩm: 2.1- Nhập dữ liệu tính giá thành sản phẩm 2.2- Thực hiện tính giá thành Bộ phận kinh doanh Khách hàng D2: Giá thành sản phẩm Giá sản phẩm D1: Đặc tả sản phẩm Thông tin chi phí sản xuất Hình 3.6- Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến tình tính giá thành sản phẩm Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình 3.0- báo cáo: 3.1- Trích rút dữ liệu 3.2- Tính toán các chỉ tiêu 3.3- Đưa ra báo cáo Giám đốc công ty D2: Giá thành sản phẩm Yêu cầu báo cáo Giám đốc công ty Báo cáo quản trị về giá sản phẩm D1: Đặc tả sản phẩm Hình 3.7- Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình báo cáo 3.3. Thiết kế logic phân hệ thông tin tính giá thành sản phẩm 3.3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.3.1.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin đầu ra Xác định đầu ra: Sản phẩm Xác định các tệp cần thiết cung cấp dữ liệu cho đầu ra: Liệt kê các phần tử thông tin cho đầu ra: - Mã sản phẩm - Tên sản phẩm - Mô tả - Ngày tính giá - Giá thành sản phẩm (S) - Mã khách hàng - Tên khách hàng - Địa chỉ - Số điện thoại - Mã công đoạn (R) - Tên công đoạn (R) - Tổng chi phí (S) - Thuế - Chi phí vận chuyển - Chi phí thiết kế - Chi phí tiếp thị và bán sản phẩm - Tỷ suất chi phí/ giá thành - Chi phí nguyên vật liệu (S) - Mã nguyên vật liệu (R) - Tên nguyên vật liệu (R) - Đơn vị tính (R) - Đơn giá (R) - Khối lượng (R) - Chi phí nhân công (S) - Mã nhân công (R) - Tên nhân công (R) - Bộ phận (R) - Tiền lương theo giờ (R) - Thời gian làm việc (R) - Chi phí máy móc (S) - Mã máy móc (R) - Tên máy móc (R) - Bộ phận quản lý (R) - Chi phí vận hành theo giờ (R) - Thời gian sử dụng (R) Chú thích: - (R): ký hiệu thuộc tính lặp - (S): ký hiệu thuộc tính thứ sinh - Thuộc tính gạch chân là thuộc tính khóa Chuẩn hóa dữ liệu: Thực hiện quá trình chuẩn hóa dữ liệu theo các mức chuẩn hóa 1.NF, 2.NF, 3.NF. Danh sách thuộc tính Chuẩn hóa 1.NF Chuẩn hóa 2.NF Chuẩn hóa 3.NF Mã sản phẩm Tên sản phẩm Mô tả Ngày tính giá Mã khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ Số điện thoại Mã công đoạn Tên công đoạn Chi phí vận chuyển Chi phí thiết kế Chi phí tiếp thị và bán sản phẩm Chi phí quản lý Mã nguyên vật liệu Tên nguyên vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Khối lượng Mã nhân công Tên nhân công Bộ phận Tiền lương theo giờ Thời gian làm việc Mã máy móc Tên máy móc Bộ phận quản lý Chi phí vận hành theo giờ Thời gian sử dụng Sản phẩm Mã sản phẩm Tên sản phẩm Mô tả Ngày tính giá Mã khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ Số điện thoại Chi phí vận chuyển Chi phí thiết kế Chi phí tiếp thị và bán sản phẩm Chi phí quản lý Công đoạn cho sản phẩm ID công đoạn Mã sản phẩm Mã công đoạn Tên công đoạn Nguyên vật liệu cho công đoạn Mã nguyên vật liệu ID công đoạn Tên nguyên vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Khối lượng Nhân công cho công đoạn Mã nhân công ID công đoạn Tên nhân công Bộ phận Tiền lương theo giờ Thời gian làm việc Máy móc cho công đoạn Mã máy móc ID công đoạn Tên máy móc Bộ phận quản lý Chi phí vận hành theo giờ Thời gian sử dụng Sản phẩm Mã sản phẩm Tên sản phẩm Mô tả Ngày tính giá Mã khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ Số điện thoại Chi phí vận chuyển Chi phí thiết kế Chi phí tiếp thị và bán sản phẩm Chi phí quản lý Danh mục công đoạn Mã công đoạn Tên công đoạn Công đoạn cho sản phẩm ID công đoạn Mã sản phẩm Mã công đoạn Nguyên vật liệu cho công đoạn Mã nguyên vật liệu ID công đoạn Tên nguyên vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Khối lượng Nhân công cho công đoạn Mã nhân công ID công đoạn Tên nhân công Bộ phận Tiền lương theo giờ Thời gian làm việc Máy móc cho công đoạn Mã máy móc ID công đoạn Tên máy móc Bộ phận quản lý Chi phí vận hành theo giờ Thời gian sử dụng Sản phẩm Mã sản phẩm Tên sản phẩm Mô tả Ngày tính giá Mã khách hàng Chi phí vận chuyển Chi phí thiết kế Chi phí tiếp thị và bán sản phẩm Chi phí quản lý Danh mục khách hàng Mã khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ Số điện thoại Danh mục công đoạn Mã công đoạn Tên công đoạn Công đoạn cho sản phẩm ID công đoạn Mã sản phẩm Mã công đoạn Danh mục nguyên vật liệu Mã nguyên vật liệu Tên nguyên vật liệu Đơn giá Đơn vị tính Nguyên vật liệu cho công đoạn Mã nguyên vật liệu ID công đoạn Khối lượng Danh mục nhân công Mã nhân công Tên nhân công Bộ phận Tiền lương theo giờ Nhân công cho công đoạn Mã nhân công ID công đoạn Thời gian làm việc Danh mục máy móc Mã máy móc Tên máy móc Bộ phận quản lý Chi phí vận hành theo giờ Máy móc cho công đoạn Mã máy móc ID công đoạn Tên máy móc Bộ phận quản lý Chi phí vận hành theo giờ Thời gian sử dụng 3.3.1.2. Các bảng và mối quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu Cấu trúc của các bảng trong cơ sở dữ liệu: Danh mục khách hàng Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả Makh Text 10 Mã khách hàng Tenkh Text 50 Tên khách hàng Diachi Text 50 Địa chỉ Sodienthoai Text 10 Số điện thoại Bảng “Danh mục khách hàng” dùng để quản lý các thông tin cơ bản như tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại của tất cả các khách hàng của công ty. Số lượng bản ghi của bảng này dự kiến là khá lớn, hiện nay công ty có khoảng 100 khách hàng. Danh mục nguyên vật liệu Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả MaNVL Text 10 Mã nguyên vật liệu TenNVL Text 50 Tên nguyên vật liệu Donvitinh Text 20 Đơn vị tính Đongia Number Decimal Đơn giá Bảng này dùng để quản lý tất cả các loại nguyên vật liệu dùng cho các quá trình của sản xuất sản phẩm. Số lượng bản ghi của bảng này được dự đoán là khá ổn định do ít khi có sự thay đổi về nguyên vật liệu tại công ty. Danh mục công đoạn Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả Macd Text 10 Mã công đoạn Tencd Text 50 Tên công đoạn Bảng “Danh mục công đoạn” quản lý tất cả các công đoạn sản xuất sản phẩm tại công ty TNHH Mỹ Hưng. Số lượng bản ghi nhỏ và dữ liệu sẽ ít phải thay đổi. Danh mục nhân công Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả Manc Text 10 Mã nhân công Tennc Text 50 Tên nhân công Bophan Text 50 Bộ phận Tienluongtheogio Number Decimal Tiền lương theo giờ Bảng “Danh mục nhân công” quản lý các thông tin về nhân công phục vụ cho các quá trình sản xuất và tương tự với bảng Danh mục nguyên vật liệu, số lượng bản ghi sẽ ít thay đổi. Danh mục máy móc Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả Mamm Text 10 Mã máy Tenmm Text 50 Tên máy Bophanquanly Text 50 Bộ phận quản lý Chiphitheogio Number Decimal Chi phí theo giờ Bảng này quản lý các thông tin về máy móc dành cho sản xuất của công ty TNHH Mỹ Hưng. Số lượng các máy móc hoặc các thông tin liên quan cũng ít khi thay đổi nên số lượng các bản ghi cũng như nội dung cũng ít khi thay đổi. Sản phẩm Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả MaSP Text 10 Mã sản phẩm TenSP Text 50 Tên sản phẩm Mota Text 100 Mô tả sản phẩm Ngaytinhgia Date/Time Ngày tính giá Makh Text 10 Mã khách hàng Chiphithietke Number Decimal Chi phí thiết kế ChiphibanSP Number Decimal Chi phí bán sản phẩm Chiphivanchuyen Number Decimal Chi phí vận chuyển Chiphiquanly Number Decimal Chí phí quản lý Bảng “Sản phẩm” là bảng chính trong cơ sở dữ liệu, quản lý các thông tin chung về sản phẩm có trong hệ thống. Do hệ thống sản phẩm của công ty rất phong phú nên dự đoán số lượng bản ghi sẽ lớn. Công đoạn cho sản phẩm Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả ID Text 10 ID công đoạn Macd Text 10 Mã công đoạn MaSP Text 10 Mã sản phẩm Bảng “Công đoạn cho sản phẩm” lưu trữ tất cả các thông tin về các giai đoạn của tất cả các sản phẩm, trung bình mỗi sản phẩm phải trải qua năm giai đoạn và với số lượng sản phẩm khá lớn nên chắc chắn số lượng bản ghi của bảng này sẽ lớn. Nguyên vật liệu cho công đoạn Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả ID Text 10 ID công đoạn MaNVL Text 10 Mã nguyên vật liệu Khoiluong Number Decimal Khối lượng NVL sử dụng “Nguyên vật liệu cho công đoạn” quản lý thông tin về nguyên vật liệu được sử dụng cho từng công đoạn của từng sản phẩm. Số lượng bản ghi của bản được dự đoán là rất lớn. Nhân công cho công đoạn Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả ID Text 10 ID công đoạn Manc Text 10 Mã nhân công Thoigianlamviec Number Decimal Thời gian làm việc Bảng “Nhân công cho công đoạn ” quản lý các thông tin liên quân đến nhân công của từng sản phẩm trong từng giai đoạn. Tương tự với bảng “Nguyên vật liệu cho công đoạn”, bảng “Nhân công cho công đoạn” cũng có số lượng bản ghi lớn. Máy móc cho công đoạn Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả ID Text 10 ID công đoạn Mamm Text 10 Mã máy Thoigiansudung Number Decimal Thời gian sử dụng máy Tương tự với hai bảng “Nguyên vật liệu cho công đoạn” và “Nhân công cho công đoạn”, bảng “Máy móc cho công đoạn” quản lý thông tin sử dụng máy móc cho từng công đoạn của từng sản phẩm trong hệ thống và có số lượng bản ghi lớn. Mối quan hệ giữa các bảng Hình 3.8- Mối quan hệ giữa các bảng 3.3.2. Thiết kế giải thuật Sai Đúng Nhập tên đăng nhập, mật khẩu Tên, mật khẩu đúng Hiện màn hình làm việc chính của chương trình Bắt đầu Kết thúc Thuật toán đăng nhập chương trình Hình 3.9- Giải thuật đăng nhập chương trình Sai Đúng Dữ liệu đúng? Tiến hành tính giá của sản phẩm Thông báo dữ liệu sai Mở form tính giá sản phẩm Nhập thông tin tính giá Đóng các tệp, form, quay lại màn hình chính Bắt đầu Kết thúc Đưa ra kêt quả tính giá sản phẩm Lưu dữ liệu vào các tệp CSDL Thuật toán tính giá thành sản phẩm Hình 3.10- Giải thuật tính giá thành sản phẩm Thuật toán thêm mới cho các danh mục từ điển Sai Đúng Mã trống? Thông báo mã trống Mở form danh mục Nhập thông tin Mã đã tồn tại? Sai Đóng các tệp, form Kết thúc Thông báo mã đã tồn tại Bắt đầu Lưu thông tin vào CSDL Đúng Hình 3.11.- Giải thuật thêm mới cho các danh mục từ điển Đúng Sai Đúng Dữ liệu tìm thấy? Hiển thị dữ liệu tìm thấy Mở form tìm kiếm Nhập khoá tìm kiếm Có sửa thông tin? Sai Đóng các tệp, form Sửa đổi dữ liệu Dữ liệu sửa đúng? Lưu dữ liệu đã sửa Bắt đầu Kết thúc Thông báo không có DL Đúng Sai Hình 3.12- Thuật toán tìm kiếm và sửa thông tin Sai Đúng In báo cáo Chọn loại báo cáo Nhập thông tin cho báo cáo Đóng các tệp, form Đưa ra báo cáo Tìm và xử lý dữ liệu In báo cáo Kết thúc Bắt đầu Thuật toán lập báo cáo Hình 3.13- Giải thuật lập báo cáo 3.3.3. Thiết kế giao diện Một phần công việc của giai đoạn thiết kế vật lý ngoài là thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra là thiết kế các khôn dạng trình bày của các đầu ra và thể thức nhập tin cho người sử dụng. Khuôn dạng vào/ ra không những đẹp, hợp lý mà còn phải giúp người sử dụng thực hiện tốt hơn, dễ dàng hơn công việc của họ. Trong chương trình tính giá thành sản phẩm chỉ sử dụng màn hình để nhập liệu và khuôn dạng ra có thể là màn hình hoặc là giấy. 3.3.3.1. Thiết kế vào trên màn hình nhập liệu Một số quy tắc giúp cho việc thiết kế màn hình nhập liệu hiệu quả hơn: Khi nhập dữ liệu từ một tài liệu gốc, khuông dạng màn hình phải giống tài liệu gốc. Nhóm các trường trên màn hình theo một trật tự có ý nghĩa. Không nhập các thông tin mà hệ thống thông tin có thể truy xuất được hoặc tính toán được. Đặt tên trường ở trước hoặc trên trường nhập. Đặt các giá trị ngầm định cho phù hợp. Sử dụng phím Tab để chuyển trường nhập. Kết hợp các quy tắc trên với những yêu cầu và điều kiện thực tế để thiết kế các màn hình nhập liệu cho chương trình tính giá thành sản phẩm tại công ty TNHH Mỹ Hưng. 3.3.3.2. Thiết kế ra trên màn hình và trang in ra Thiết kế trang in ra: Thiết kế trang in ra chính là tìm cách tốt nhất sắp xếp các thông tin cần đưa ra trên trang giấy. Tất cả các trang in ra đều có những thông tin cơ sở, cố định, không thay đổi và những thông tin thay đổi từ trang này sang trang khác. Thông thường thông tin được trình bày trên giấy theo 3 khuông dạng là theo cột, theo cột trong từng nhóm, theo dòng cho các phần tử thông tin. Thiết kế ra trên màn hình: Thiết kế ra trên màn hình nên tuân theo một số quy tắc sau: - Đặt mọi thông tin về một nhiệm vụ trên cùng một màn hình - Chỉ dẫn rõ ràng cách thoát khỏi màn hình - Đặt giữa các tiêu đề và xếp thông tin theo trục chính. - Đánh số thứ tự các trang màn hình - Đặt tên đầu cột cho mỗi cột - Tổ chức các phần tử theo trật tự quen thuộc trong quản lý - Cân trái các cột văn bản và cân phải các cột ._.