Xây dựng & hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, phân xưởng, tổ sản xuất ở Công ty In công đoàn

h thức, khó khăn ngày càng nhiều của nền kinh tế hiện nay. Để từ đó đưa doanh nghiệp vượt qua những khó khăn và không chỉ tồn tại mà còn làm ăn có hiệu quả góp phần chung vào quá trình phát triển của nền kinh tế xã hội. Nhưng bên cạnh đó cũng còn rất nhiều doanh nghiệp không thích nghi được với điều kiện và thách thức mới từ đó làm ăn thua lỗ và kém hiệu quả. Vì vậy để đảm bảo cho sự ổn định và phát triển của doanh nghiệp được lâu dài đòi hỏi doanh nghiệp phải luôn xây dựng và hoàn thiện bộ máy tổ chức của mình. Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn đó và qua thời gian thực tập tại công ty in công đoàn việt nam, tôi đã có dịp tìm hiểu sâu hơn về cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty. Nhận được sự giúp đỡ của các thầy cô giáo, đặc biệt là thầy: Hoàng Văn Liêu cũng như của các cô chú cán bộ công nhân viên trong ban giám đốc và phòng tổ chức của công ty tôi đã quyết định chọn đề tài: “ xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, phân xưởng, tổ sản xuất của công ty in công đoàn việt nam ” làm nội dung nghiên cứu. Đề tài này được chia làm ba phần: Phần I : xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là động lực thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp Phần II : phân tích thực trạng cơ cấu bộ máy quản lý ở công ty in công đoàn việt nam Phần III : Một số ý kiến nhằm góp phần xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty in công đoàn việt nam. Để hoàn thiện chuyên đề này tôi xin chân thành cảm ơn tới: - Thầy giáo Hoàng Văn Liêu – Trưởng khoa QTKD người đã trực tiếp hường dẫn và giúp đỡ trong quá trình nghiên cứu và hoàn thiện chuyên đề. - Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của ban giám đốc, phòng tổ chức - hành chính, và một số phòng ban khác cùng cán bộ công nhân viên trong công ty đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành chuyên đề này Phần I Xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là động lực thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. I- Quan niệm về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp, phân xưởng, tổ sản xuất: Nhìn chung doanh nghiệp là các chủ thể kinh doanh có mức vốn không thấp hơn mức vốn pháp định, là nơi tổng hợp các yếu tố của sản xuất, là nơi thực thi việc sản xuất để để tạo ra sản phẩm, dịch vụ đem bán trên thị trường và nơi tìm kiếm lợi nhuận, phân chia lợi nhuận. Bộ máy doanh nghiệp là một nhóm người có tổ chức, có cấp bậc được phận chia theo từng chức năng nhiệm vụ khác nhau, phối hợp với nhau để hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả. Quản lý là sự tác động liên tục có tổ chức, có hường đích của chủ thể lên đồi tượng để quản lý nhằm duy trì tính trồi của hệ thống sử dụng một cách tốt nhất, có hiệu quả nhất các tiềm năng, các cơ hội của hệ thống để đưa hệ thống đạt đến mục tiêu đã định trong điều kiện môi trường luôn biến động. Tổ chức bộ máy quản lý là một trong những điều kiện cơ bản cho sự sống còn của doanh nghiệp, nhằm giúp cho mọi người, mọi thành viên của bộ máy phồi hợp làm việc với nhau một cách có hiệu quả nhất trong việc hoàn thành các mục tiêu đề ra. Bởi vậy cần phải xây dựng và không ngừng hoàn thiện một cơ cấu nhất định về vai trò, nhiệm vụ cũng như vị trí công tác cho phép mỗi bộ phận gắn bó và tham gia có hiệu quả vào những mục đích, kế hoach đã đặt ra của doanh nghiệp. Nói cách khác để mỗi bộ phận phối hợp, hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau trong hoạt động một cách có hiệu quả nhất thì chúng ta cần phải được bố trí sắp xếp một cách trật tự hướng đích. Cơ cấu tổ chức tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm quyền hạn nhất định, được bố trí theo những khâu khác nhau, nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản trị. Chức năng quản trị ở đây là hình thức phận công lao động trong lĩnh vực quản trị, có tác động đến quá trình hoạt động của hệ thống quản trị. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác nó tác động tích cực trở lại việc phát triển sản xuất. Chung quy lại là phục vụ mục đích, kế hoạch chung đã được xác định của doanh nghiệp. II- Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải bảo đảm những yêu cầu sau: Mỗi công việc, mỗi một vấn đề dù lớn hay nhỏ, dù phức tạp hay đơn giản đi chăng nữa đều phải đòi hỏi những vấn đề đặt ra, có như thế mới đạt hiệu quả cao. Đặc biệt ở đây việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một vấn đề vô cùng phức tạp, nó đòi hỏi rất lớn về nhiều mặt, những mặt đó, những yêu cầu đó bắt buộc phải được trong cơ chế thị trường hiện nay. Nói rõ hơn là việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị hợp lý, phù hợp với thời đại thì doanh nghiệp mới tồn tại và phát triển được, còn nếu sơ cứng, không phù hợp với doanh nghiệp thì doanh nghiệp không thể đừng vững được trên cơ chế thị trường luôn luôn biến động như hiện nay, vì thế bắt buộc phải đạt được những yêu cầu tối thiểu sau: - Tính tối ưu: Giữa các khâu và các cấp quản trị (khâu quản trị phản ánh cách phân chia chức năng quản trị theo chiều ngang, còn cấp quản trị thể hiện sự phân chia chức năng quản trị theo chiều dọc) đều được thiết lập những mối quan hệ hợp lý với số lượng cấp quản trị ít nhất, đòi hỏi không thừa, không thiếu, không chồng chéo trong doanh nghiệp, cho nên cơ cấu tổ chức quản trị mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ sản xuất. - Tính linh hoạt: Thị trường là chiến trường, cơ chế thị trường luôn luôn biến động vì thế đòi hỏi doanh nghiệp phải hết sức tình táo, linh hoạt thay đổi để thích ứng với những biến động thị trường. Điều đó đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản trị phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huôngs nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng như ngoài môi trường. - Tính tin cậy: Hiện nay thời đại bùng nổ thông tin, lượng thông tin phát ra và thu về rất đa dạng, phong phú cho nên cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị phải đảm bảo tính chính xác của tất cả thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp, có như thế mới bảo đảm được sự phối hợp các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp. - Tính kinh tế: Không còn thời là thời kỳ bao cấp nữa, các doanh nghiệp hiện đều phải tự hạch toán kinh doanh độc lập, do đó đòi hỏi làm ăn kinh doanh phải có lãi. Muốn làm được như vậy thì phải sử dụng chi phí như thế nào đó để đạt hiệu quả cao nhất. Hay nói rõ hơn là: cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị phải sử dụng chi phí đạt hiệu quả cao nhất. Tiêu chuẩn để xem xét yêu cầu này là mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả sẽ thu về. Đảm bảo thực hiện chế độ một thủ trưởng. III- Các nhân tố ảnh huởng đến việc xây dựng và hoàn thiện bộ máy cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, phân xưởng, tổ sản xuất: Khi xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp, phân xưởng, tổ sản xuất không phải chỉ dừng lại ở những yêu cầu xuất phát đã xét ở trên mà còn một vấn đề quan trọng và khó khăn nhất là quán triệt những yêu cầu đó vào những điều kiện, hoàn cảnh, tình huống cụ thể nhất định. Nói rõ hơn là cần tính đến những nhân tố ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp của việc hình thành, phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. Có thể quy định thành 2 nhóm nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu bộ máy quản trị doanh nghiệp đó là: - Nhóm nhân tố thuộc cơ chế quản lý vĩ mô của nhà nước: Nhóm này chỉ ảnh hưởng gián tiếp nhưng lại có ảnh hưởng rất lớn đến việc hình thành, phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. Nhà nước quản lý vĩ mô cụ thể là đề ra các chủ chương, đường lối, chính sách mà các doanh nghiệp không theo là không được, các doanh nghiệp chỉ được thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh theo những đường lối, chính sách mà Đảng và Nhà nước đã đề ra trong một khuôn khổ luật pháp cho phép. Doanh nghiệp làm những gì mà pháp luật không cấm và làm theo đường lối, chủ trương nhà nước đề ra. - Nhóm nhân tố thuộc đối tượng quản trị: Tình trạng và trình độ phát triển khoa học kỹ thuật công nghệ sản xuất của doanh nghiệp. Tính chất và đặc điểm sản xuất của doanh nghiệp cũng như chủng loại sản phẩm, quy mô sản xuất, loại hình sản xuất. Các nhân tố trên đều ảnh hưởng đến thành phần và nội dụng của các chức năng quản lý và thông qua chúng mà ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị . Các nhân tố trên đều ảnh hưởng đến thành phần và nội dụng của các chức năng quản lý và thông qua chúng mà ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. - Nhóm những nhân tố thuộc lĩnh vực quản trị: Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp. Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các chức năng, nhiệm vụ cũng nhu nội dung hoạt động quản trị. Trình độ cơ giới hoá và tự động hoá các nội dung hoạt động quản trị. Trình độ kiến thức học vấn cũng như tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu xuất lao động của họ. Quan hệ phụ thuộc giữa số lượng người bị lãnh đạo, khả năng kiểm tra, quản lý của người lãnh đạo đối với hoạt động của những đầu mối và số người bị quản lý. Chế độ chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp với đội ngũ cán bộ quản trị. Kế hoạch, chủ trương, đường lối cung như mục đích mà doanh nghiệp đã đề ra và phấn đấu đạt được. IV- Vai trò của việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, phân xưởng, tổ sản xuất: Trong bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn hoạt động đồng bộ thông suốt, thống nhất và đạt hiệu quả sản xuất kinh doanh cao thì vấn đề cần đề cập đầu tiên đó là cơ cấu bộ máy doanh nghiệp, bởi chính bộ máy quản trị doanh nghiệp đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bộ máy doanh nghiệp là sự quyết định sống còn của doanh nghiệp. ở đây đòi hỏi phải có một hệ thống, một chỉnh thể thống nhất mà người đứng đầu là Giám đốc. Trong đó giám đốc là trung tâm, là khâu nối doanh nghiệp thành một hệ thống và gắn bó với môi trường. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp được tạo thành bởi con người, mỗi người thực hiện nhiệm vụ đã được chuyên môn hoá của mình trong mối quan hệ hợp tác hoá với nhau để hình thành nên chủ trương, đường lối cũng như chính sách tối ưu nhất để dìu dắt các doanh nghiệp hoàn thành các mục tiêu kế hoạch của chính bộ máy đề ra. “ Một thầy thuốc quyết định sai chết người, một vị tướng quyết định sai chết trăm ngườ, còn một chủ trương đường lối chính sách sai làm tác hại đến hàng thế hệ người”. Vậy cơ cấu bộ máy quản lý doanh nghiệp mà hợp lý, đảm bảo thích nghi với môi trường thì doanh nghiệp sẽ tồn tại và thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, ngược lại nếu cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp mà sơ cứng không phù hợp, không thích ứng với yêu cầu công việc thì rõ ràng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh rất kém, doanh nghiệp không thể hoạt động được và có thể dẫn đến phá sản. Một điều ngầm hiểu rằng: Cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp không phải bỏ ra chi phí ra để mua nhưng chính nó làm ra một khoản tiền rất lớn cho doanh nghiệp. Tuy vậy, điều đó không phải cơ cấu tổ chức bộ máy nào cũng làm được, mà chỉ làm được với những bộ máy có cơ cấu tổ chức bộ máy hợp lý, thích ứng với môi trường. 5- Các kiểu cơ cấu tổ chức quản lý cơ bản: - Cơ cấu trực tuyến: Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo tuyến 2 1 2 n b a ? Với cơ cấu này một người lãnh đạo thực hiện tất cả chức năng quản lý và chịu trách nhiệm về hệ thống do chính mình phụ trách, mọi vấn đề thực hiện theo kênh đường thẳng. + Ưu điểm: Mệnh lệnh được thi hành nhanh, dễ thực hiện chế độ một thủ trưởng, mỗi cấp dưới chỉ chịu thực hiện mệnh lệnh của cấp trên trực tiếp. + Nhược điểm: Người lãnh đạo một lúc phải thực hiện 5 chức năng (định hướng, tổ chức, phối hợp, kiểm tra và hoàn chỉnh) do đó đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện và số đơn vị trực thuộc không lớn. Vì thế cơ cấu này chưa thực hiện được chức năng đóng góp của những người dưới quyền. Chỉ nên áp dụng cơ cấu này cho một tổ sản xuất hoặc một phân xưởng nhỏ. Cơ cấu trực tuyến tham mưu: Thực chất đây là cơ cấu trực tuyến mở rộng Lãnh đạo doanh nghiệp Tham mưu Lãnh đạo tuyến 1 Tham mưu Lãnh đạo tuyến 2 Tham mưu 1 2 n a b ? Cơ cấu này vẫn là cơ cấu trực truyến nhưng lãnh đạo đã có thêm một bộ phận tham mưu giúp việc. Cơ quan tham mưu có thể là đơn vị hoặc một nhóm các chuyên gia hay là một cán bộ trợ lý. Tham mưu được quyền đưa ra ý kiến đòng góp các dự thảo, các quyết định. + Ưu điểm: Vẫn dễ dàng thực hiện chế độ một thủ trưởng, bước đầu đã biết khai thác các chuyên gia. + Nhược điểm: Người lãnh đạo mất nhiều thời giạn làm việc với tham mưu nên còn ít thời gian làm việc với đối tượng quản lý, tốc độ ra quyết định còn chậm vì trong bộ phận tham mưu phải có sự phận công tỷ mỷ thường là có sự không thống nhất trong bộ phận trong bộ tham mưu. Cơ cấu này thường áp dụng cho phạm vi phân xưởng. - Cơ cấu chức năng: Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo chức năng A Lãnh đạo chức năng B n 2 1 Đặc điểm của cơ cấu này là nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các đơn vị riêng biệt để cùng tham gia quản lý, mỗi đơn vị được chuyên môn hoá thực hiên một chức năng, hình thành những người lãnh đạo chức năng và họ có quyền ra lệnh. + Ưu điểm: Chuyên môn hoá quản lý theo chức năng một cách sâu sắc, tận dụng được tài năng của cơ quan chức năng giảm bớt gánh nặng cho người lãnh đạo chung. + Nhược điểm: Một cấp dưới phải chịu sự lãnh đạo của quá nhiều người cấp trên. Giữa người lãnh đạo chung và người lãnh đạo chức năng thường có tranh luận căng thẳng. - Cơ cấu trực tuyến - chức năng: Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo chức năng 1 Lãnh đạo chức năng 2 Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo tuyến 2 1 n ? a Cơ cấu này thường dùng cho doanh nghiệp mà nhiệm vụ quản lý được phận cônh thành các chức năng chuyên môn, các bộ phận này làm việc tư vấn, giúp việc, tham mưu cho Giám đốc và theo dõi về chuyên môn hẹp đối với bộ phận sản xuất chung nhưng không được ra lệnh trực tiếp. Các bộ phận chức năng dự thảo quyết định đưa xuống các đơn vị chỉ nhận mệnh lệnh từ một người. Các bộ phận chức năng cũng có thể ra lệnh cho cấp dưới theo sự phận cấp. + Ưu điểm: Người lãnh đạo được sự giúp đỡ của người lãnh đạo chức năng, giữa lãnh đạo tuyến với lãnh đạo tuyến còn có nhiều ý kiến khác nhau nên hay sinh ra họp bàn. Nhìn chung thì cơ cấu này hiện nay vẫn phổ biến ở các doanh nghiệp. - Cơ cầu phi hình thức: Là kiều cơ cấu kết hợp 2 hình thức, cả các bộ phận và cá nhân nằm ngoài doanh nghiệp đưa vào bộ máy. Đây là cơ cấu phi hình thức tìm kiếm được thông tin nhiều chiều, giải quyết các mối quan hệ, thu hút được chất xám. Hiện nay có một bộ phận quan trọng của cơ cấu doanh nghiệp đó là phóng Maketing, mà nộ dung công việc của nó là ngiêm cứu thị trường, tìm ra cái thị trường cần, phát hiện đầy đủ các đồi thủ cạnh tranhcùng các tiềm năng và thủ đoạn cạnh tranh của doanh nghiệp mình, nghiêm cứu cách phục vụ bán hàng cho khách, tuyên truyền quảng cáo, chuẩn bị sản phẩm mới. Sau đây là một số mô hình của cơ cấu phi hình thức: + Mô hình hoá bộ máy quản trị doanh nghiệp quy mô nhỏ + Mô hình quản trị doanh nghiệp quy mô vừa + Mô hình bộ máy doanh nghiệp nông thôn nhà nước: - Giám đốc - Phó giám đốc - Kế toán trưởng, tổ tài vụ - Các trợ lý (kế hoạch, kỹ thuật, tổ chức) Mô hình bộ máy quản trị doanh nghiệp quy mô nhỏ Giám đốc Phó giám đốc P. Điều hành sản xuất P. Kinh doanh P. Tài vụ P. Nội chính Mô hình bộ máy quản trị doanh nghiệp quy mô vừa Giám đốc Phòng tài vụ Phòng nội chính Phòng tổng hợp Phòng hành chính Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Phòng điều hành SX Phòng giám đốc kinh doanh Phòng giám đốc sản xuất 6 Một số phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp phân xưởng, tổ sản xuất: a Phương pháp tương tự: Là phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức mới dựa vào việc thừa kế những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của các cơ cấu tổ chức bộ máy có sẵn. Những cơ cấu tổ chức bộ máy có trước, nay có những yếu tố tương tự với cơ cấu bộ máy quản lý sắp hình thành. Cơ sở phương pháp tranh luận để xác định sự tương tự với cơ cấu bộ máy quản lý sắp hình thành. Cơ sở phương pháp để xác định sự tương tự là sự phận loại các đối tượng quản trị căn cứ vào những dấu hiệu nhất định chẳng hạn như: tính đồng nhất về kết quả cuối cùng của hoạt động quản trị (sản phẩm, quy trình công nghệ…) tính đồng nhất về các chức năng quản trị được tính gần nhau về lãnh thổ. Ưu điểm mổi bật của phương pháp này là quá trình hình thành cơ cấu nhanh, chi phí bỏ ra ít, thiếu phân tích những điều kiện thực tế của cơ cấu tổ chức bộ máy sắp hoạt động là khuynh hướng cần ngăn ngừa. Nhìn chung đây là phương pháp đã được áp dụng phổ biến rộng rãi ở nhiều nơi. b Phương pháp phân tích theo yếu tố: Đây là phương pháp khoa học được phổ biến rộng rãi cho mọi cấp, mọi đối tượng quản lý. Phương pháp này có thể chia ra làm 3 giai đoạn: - Giai đoạn 1 là xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy tổng quát, xác định những kết quả những tình chất nguyên tắc của cơ cấu. - Giai đoạn 2 là xác định các thành phần cho các phòng ban, bộ phận của cơ cấu tổ chức bộ máy. Xác lập mối quan hệ giữa các phòng ban bộ phận. - Giai đoạn 3 là xác định các đặc trưng của mỗi phòng ban bộ phận trong cơ cấu tổ chức bộ máy như chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. Quy định hoạt động của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ( Điều lệ, nôi quy, quy chế) Loại giai đoạn này thường xảy ra 2 trường hợp sau: + Trường hợp 1: Đối với việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý đang hoạt động. Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị hiện hành được bắt đầu bằng cách nghiêm cứu kỹ lưỡng cơ cấu tổ chức hiện tại và đánh giá hoạt động của nó theo những căn cứ nhất định. Để làm được điều đó người ta biểu thị cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị hiện hành và các phòng ban bộ phận của nó dưới dạng sơ đồ. Từ đó chỉ rõ quan hệ phụ thuộc của từng phòng ban, bộ phận và các chức năng, nhiệm vụ quyền hạn mà nó thực hiện. + Trường hợp 2: Là trường hợp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý mới. Trong trường hợp này sẽ diễn ra các bước trình tự như sau: Bước 1: Dựa vào những tài liệu ban đầu, những văn kiện hướng dẫn của cơ quan quản lý, những quy định có tình chất pháp luật để xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy này. Kết quả thực hiện bước một là xây dựng mục tiêu cơ cấu tổ chức, phận cấp nhiệm vụ quyền hạn cho từng cấp quản lý, xác lập quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận với các cơ quan cấp trên, các đơn vị hợp tác bên ngoài xác định các nhu cầu bảo đảm các bộ và thông tin. Như vậy bước một là nhằm giải quyết những vấn đề có tình chất định tính đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị. Bước 2: Xác định các thành phần các phòng ban, các bộ phận của cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị và lập các mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận ấy. Nội dung cơ bản của bước này đuợc thể hiện ở việc phân hệ chực tuyến, chức năng và chưong trình mục tiêu, cơ sở để xác định thành các phần phòng ban , bộ phận của cơ cấu tổ chức và sự cần thiết về chuyên môn hoá hoạt động quản trị, sự phan cấp và phân chia hợp lý cac schức năng nghiệp vụ cũng như quyền hạn cho các phòng ban, bộ phận ấy. Điều quan trọng nhất là tập hợp và phân tích các dấu hiệu ảnh hưỏng đén cơ cấu tổ chức bộ máy. Bước 3: Phân phối và cụ thể hoá các chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, quyết đinh số cán bộ công nhân viên và đòi hỏi trình độ kiến thức cho từng phòng ban, bộ pjận trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị, từ đó xây dựng điều lệ, qui tắc lề lối làm việc nhằm đảm bảo cho cơ cấu bộ máy quản trị hoạt động có hiệu quả cao. Trên đây là hai phưong pháp cơ bản nhất trong rất nhiều phương pháp và nhiều cách để hình thành nên cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, phân xưỏng, tổ sản xuất.Nhưng trên thực tế không áp dụng một cách máy móc phương pháp đó mà phải còn tuỳ thuộc vào thực tế của từng doanh nghiệp cụ thể để chọn ra những cách, những phương pháp phù hợp nhất. 7-Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp, phân xưởng, tổ sản xuất trong giai đoạn hiện nay: Chúng ta có thể nói một câu rằng:”Cơ cấu tổ chức bộ máykhông mất tiền nhưng nó lại làm ra tiền “.Với trọng trách như vậy cho nân nó đòi hỏi rất lớn không phải là vì chi phí và nó đòi hỏi về tính hoàn mỹ và hợp lý cao, luôn bắt buộc phải thay đổi để phù hợp với xu thế của xã hội và thời đại không ngừng biến động và phát triển đi lên. Đất nước Việt Nam chúng ta từ khi chuyển đổi cơ chế bao cấp sang tự hạch toán kinh doanh đã làm cho rất nhiều doanh nghiệp phải thay đổi cơ chế quản lý liên tục và đã có không ít các doanh nghiệp bị phá sản.Đó chính là sự đào thải của cơ chế thị trường mà lý do chủ yếu cũng chỉ gói gọn trong ba chữ “không hợp lý”. Thời gian qua mới chỉ là bước đầu của sự đào thải, cơ chế thị trường này sẽ còn tiếp tục đào thải nếu không thích ứng, không phù hợp. Mà thực tế các doanh nghiệp hiện nay hầu hết bộ máy quản lý cồng kềnh, tỷ lệ cán bộ quản lý trên tổng số công nhân viên là cao từ 20% đến 25%, trình độ cán bộ quản lý còn hạn chế. Với tình hình này các doanh nghiệp, để có thể tồn tại đựơc trong cơ chế mới như hiện nay thì đòi hỏi nhất thiết các doanh nghiệp phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, phân xưỏng, tổ sản xuất của mình sao cho gọn nhẹ về số lượng và giảm tỷ lệ cán bộ quản lý trên tổng số cán bộ công nhân viên xuống còn 10% là hợp lý, và đồng thời nâng cao trình độ cán bộ quản lý.Các doanh nghiệp phải xác định rằng việc hoang thiện cơ cấu tổ chức bộ máy không bao giờ được nghĩ là xong mà phải ngày càng hoàn thiện nó cho nó hoàn mỹ phù hợp với sự phát triển của xã hội và thời đại.Muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả thì việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ maý doanh nghiệp, phân xưởng, tổ sản xuất là một vấn đề rất quan trọng xuyên suốt quá trình tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. PHần II Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở công ty in công đoàn I. Lịch sử hình thành và một số đặc điểm kinh tế kỹ thuật chủ yếu của công ty đến việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: 1 Sự ra đời và phát triển của Công ty in Công Đoàn: Công ty in công đoàn trực thuộc Tổng liên đoàn lao động Việt Nam, nguyên là nhà máy in lao động. Thành lập ngày 22/8/1946 tại chiến khu Việt Bắc để in Báo Lao Động và các tài liệu sách báo, văn kiện cho tổng liên đoàn. Năm 1966 công ty đã được Tổng liên đoàn cho phép đầu tư hai máy in cuốn để in baó bằng nguồn viện trợ của Tổng Cảng Hội Trung Quốc, nhưng đến năm 1972 do Đế Quốc Mĩ mở rộng chiến tranh phá hoại miền Bắc, thực hiện ném bom B.52 vào Hà Nội, Hải Phòng và một số khu vực công nghiệp. Trước tình hình đó công ty được sơ tán tạm thời về Lập Thạch, tỉnh Vĩnh Phúc. Thời kỳ này công ty gặp nhiều khó khăn về mọi mặt máy móc, kỹ thuật, trang thiết bị và phương tiện vận tải. Vì vậy chất lương in không cao, số lượng trang in, sản phẩm làm ra bằng ký thuật đơn giản, màu sắc chưa phong phú. Năm 1994 Tổng liên đoàn Lao Động Việt Nam có quyết định số 466/ TLĐ ngày 14/5/1996 phê duyệt luận chững kinh tế, kỹ thuật đầu tư mở rộng công ty và theo quyết định 3988/ QĐ - UB của uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội ngày 10/9/1997 về việc đổi tên xí nghiệp in Công Đoàn thành công ty in Công Đoàn, được giao toàn quyền tự chủ sản xuất kinh doanh có trụ sở chính của công ty là 191 Tây Sơn - Đống Đa - Hà nội. Đầu tiên chỉ là đơn vị sản xuất in ấn, kinh doanh thì phụ thuộc vào cơ chế bao cấp. Nay chuyển sang cơ chế mới tuy vẫn thuộc Tổng liên đoàn Lao Động nhưng công ty phải tự hạch toán kinh doanh. Và cạnh tranh để có sự tín nhiệm với khách hàng và đứng vững trên thị trường. Vì trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ công nhân viên còn hạn chế và trang thiết bị còn lạc hậu nên công ty đã mạnh dạn vay vốn của nhà nước để đàu tư đổi mới trang thiết bị áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật cho các công nhân viên, cán bộ. Với sự phấn đấu không ngừng công ty đã có đủ khả năng in ra những sản phẩm đạt được chất lượng cao, đa dạng và phong phú về thể loại và chất lượng. Năm 1993 Công ty có hơn 70 người thì đến nay có 176 người người thuộc các phòng ban và công nhân trực tiếp sản xuất. Số đầu sách tăng bình quân là 18,8%/ năm. Doanh thu thu năm 1993 là 2.415.070.000 VNĐ thì đến năm 2000 doanh thu của công ty là 13.809.900.361 VNĐ. Từ thực tế đó cho thấy công ty in Công Đoàn đã có hướng đi đúng đắn, tạo cho mình một vị trí quan trọng trong môi trường kinh tế thị trường hiện nay, phục vụ tốt cho nhu cầu thị trườngtạo được công ăn việc làm ổn định và thu nhập cho cán bộ công ty. Đồng thời còn thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị xã hội của tổng công đoàn liên đoàn và nhà nước. 2 Một số đặc điểm kinh tế kỹ thuật của công ty: Công ty in Công Đoàn là một doanh nghiệp nhà nước cho Tổng Liên Đoàn Lao Động đầu tư và quản lý với tư cách là chủ sở hữu. Mục tiêu chủ yếu của công ty là gia công in ấn các loại văn hoá phẩm phục vụ cho công tác tư tưởng văn hoá xã hội. Công ty hoạt động theo nguyên tắc hạch toán kinh doanh, giải quyết mọi quan hệ lợi ích của công ty, người lao động và xã hội. Nhiệm vụ cơ bản của công ty là xây dựng và hoàn thiện kế hoạch sản xuất kinh doanh theo các mặt hàng đã được đăng ký nhằm đạt hiệu quả cao. Sau đây là một số đặc điểm về kinh tế, kỹ thuật, lao động của công ty in Công Đoàn Việt Nam. 2.1 Đặc điểm về Lao Động – Trình độ kỹ thuật. Nhân tố con người luôn được công ty coi trọng đặti ưu tiên hàng đầu vì con người vừa là nguồn lực, vừa là mục tiêu phát triển công ty. Đảm bảo số lượng, chất lượng lao động trong công tác sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao được công ty xác định là nhiệm vụ hàng đầu Với tổng số lao động là 176 người trong đó nam là 106 người chiếm 60% và nữ là 70 người chiếm 40%. Trong đó có 18 người trình độ đại học chiếm 10,3%, trung cấp 70 người chiếm 40% và còn lại là tốt nghiệp phổ thông trung học. Số lao động gián tiếp là 43 người chiếm 24% tổng số lao động công ty. Bậc thợ trung bình của công nhân trong công ty là 4/7 Biểu1: Sự phận bổ lao đông trong công ty Năm Tổng số Trình độ Bậc thợ Đại học CĐ - TC Nam Nữ SL % SL % 2 3 4 5 6 7 2000 105 70 18 10,3 70 40 15 20 20 20 8 4 2.2 Đặc điểm cơ sở vật chất: Quy trình công nghệ Chế bản In offset, Tipo Đóng sách Quy trinh công nghệ của công ty qua nhiều công đoạn phức tạp, chính vì vậy việc nâng cao chất lượng sản phẩm phải chú ý đi vào từng khâu của quá trình sản xuất làm như vậy mới đáp ứng được nhu cầu của khách hàng bằng chiến lược sản phẩm. Phấn đấu hạ giá thành trên cơ sở đạt đến hiệu quả và độ uy tín cao của công ty. Bởi quá trình sản xuất phải qua hiều công đoạn phức tạp nên công ty phải xắp xếp có một mặt bằng sản xuất hợp lý với tổng diện tích 2500 m2 trong đó. - Một dãy nhà 3 tầng đặt 6 máy in. Tầng 2 đặt văn phòng, tầng 3 dùng làm kho dự trữ. - Kho nguyên vật liệu. - Phân xưởng in - Một hệ thống điện với biến áp 250 Kw riêng - Một ô tô phục vụ cho công tác, hai ô tô chở báo - Hệ thống xử lý rác. Như vậy ta thấy rằng cơ sở vật chất tương đối đầy đủ đảm bảo không gian lao động, bảo hộ lao động và vệ sinh môi trường khá tốt. Tuy nhiên máy móc thiết bị trên dây chuyền vẫn chưa được đồng bộ đã cũ lạc hậu (hầu hết đều đã khấu hao hết hoặc nửa giá trị). Các máy móc được nhập chủ yếu từ cộng hoà liên bang Đức, Nhật Bản, Trung Quốc được sản xuất từ những năm 1980 và đã được qua sử dụng khi mua về. Bảng kê khai thác máy móc của công ty in Công Đoàn TT Tên thiết bị Số mẫu SL Khuôn khổ Năm SX Nước SX Ghi chú I 1 2 3 4 Máy in -Máy in cuốn Toshiba -Máy in rời Speedmaster -Máy in 8 trang -Máy in 4 trang 4 5 1 1 1 1 3 3 91 x 34,8 72 x 102 42 x 64 39 x 27 1982 1982 1980 1982 Nhật Đức Nhật Nhật Cũ Cũ Cũ Cũ II 1 2 3 Chế bản -Máy phơi -Máy sấy -Máy vi tính 2 1 1 72 x 100 1983 1983 Nhật + Đức Việt Nam Cũ Mới III 1 2 3 4 5 6 Đóng sách -Máy sén giấy -Máy gấp stalth -Máy đóng thép -Máy khâu chỉ -Máy sén 3 mặt -Máy vào bìa nhiệt 3 1 4 1 1 1 1.500 mm 64 x 84 36 x 26 1992 1994 1994 1996 Đức + TQ TQ TQ TQ TQ TQ Cũ Cũ Mới Mới Mới Mới Qua danh mục thiết bị máy móc trên của công ty cho thấy tất cả đều đã cũ , vậy mà tất cả các sản phẩm Báo Lao Động, sách khác vẫn đạt chất lượng cao và chính xác về thời gian đó là những cố găéng của công ty. Trong các loại sách báo tạp chí,.. Sản lượng trang in vẫn đạt trên 3 tỷ trang 1 năm. Mặt khác , công việc in đòi hỏi chính xác về thời gian mà công ty có trang thiết bị đã cũ sản xuất từ nhiều năm nay do đó tình trạng hỏng hóc đã khó tránh khỏi. Cho nên việc đảm bảo chắc chắn cho vấn đề sản xuất là chưa đạt yêu cầu. 3 - Phương thức tổ chức sản xuất của công ty in công đoàn . Trước đây trong cơ chế cũ công ty chủ yếu thực hiên jnhiệm vụ in sách báo, tạp chí,... phục vụ cho nhu cầu của tổng liên đoàn lao động Việt Nam. Các chỉ tiêu in ấn đều do cấp trên giao cho, công ty không phải đi tìm nguồn công việc và bạn hàng. Nhưng kể từ khi chuyển đổi nền kinh tế công ty chuyển sang là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, công ty phải đi tìm nguồn hàng các mối quan hệ giữa ban hầng cũ không đơn thuần chỉ là mối quan hệ giữa các đơn vị trực thuộc tổng liên đoàn mà giừ đây là giữa các đơn vị tổ chức hạch toàn độc lập với nhau nên yêu cầu kết quả, hiệu quả kinh doanh đặt lên hàng đầu. Mặt khác trong một số năm trở lại đây, sự cạnh tranh trong nghành in cũng diễn ra gay gắt từ những đòi hỏi trên công ty đã có chủ trương đổi mới trang thiết bị hiện đại hơn, tổ chức sản xuất hợp lý hơn ít tốn kém, thất thoát không có sự chồng chéo luôn hoạt động theo một dây chuyền ngắn gọn, giảm chi phí trong sản xuất và vận chuyển.Công ty có 3 phân xưởng chính và một kho thành phẩm để phục vụ sản xuất. 3.1 Phân xưởng chế bản: Phân xưởng này có tầm quan trọng rất lớn, đây là khâu đầu tiên của quá trình in, công việc của phân xưởng đòi hỏi đọ chính xác cao và tỷ mỉ. Mộu mã sản phẩm cuối cùng phụ thuộc chủ yếu vào công việc chế bản, phân xưởng này quản lý hai phòng nhỏ đó là: + Phòng vi tính : Có nhiệm vụ chế bản in trên máy tính, dà soát, kiểm tra, sắp xếp theo đúng kích cỡ, rồi cho vào máy laze. + Phòng bình bản : Sắp xếp lại mẫu mã sau khi sửa chữa và rời bình lên tờ giấy can theo đúng khuôn khổ, sản phẩm của giai đoạn này được phơi trên bản kẽm. 3.2 Phân xưởng in : Sau khi có được bản mẫu từ phân xưởng chế bản đưa sang, phân xưởng n cá nhiệm vụ in ấn ra hàng loạt sản phẩm thông qua._.