Xây dựng hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu

lý Kinh tế em còn được trang bị kiến thức chuyên sâu về tin học và công nghệ phần mềm, đó là một điều thuận lợi rất lớn giúp em có khả năng đáp ứng được những đòi hỏi của công việc sau này. Sau 7 học kỳ học tập tại giảng đường gồm 43 môn học, học kỳ cuối cùng dành cho đợt thực tập tốt nghiệp trong thời gian 15 tuần giúp cho sinh viên cọ xát với thực tế, ứng dụng kiến thức được học vào thực tế. Với đặc trưng của khoa Tin học kinh tế thì sinh viên có thể thực tập tại một cơ sở chuyên nghiệp về tin học hoặc tại một cơ sở sản xuất kinh doanh... Trong đợt thực tập tốt nghiệp của mình em lựa chọn thực tập tại một doanh nghiệp nhà nước đó là Công ty kinh doanh và xuất nhập khẩu thuộc Tổng công ty thuỷ tinh và gốm xây dựng, để có thể tìm hiểu về tình hình ứng dụng công nghệ thông tin hiện nay ở cơ sở thực tế và những yêu cầu đối với một hệ thống thông tin quản lý trong kinh tế. Hiện nay phòng xuất nhập khẩu đang trong quá trình mở rộng và phát triển, khối lượng dữ liệu cần lưu trữ và xử lý ngày càng nhiều do vậy yêu cầu về phần mềm hỗ trợ hoạt động xuất nhập khẩu là hết sức cần thiết. Sau một thời gian nghiên cứu tìm hiểu em nhận thấy đây là một đề tài phù hợp với chuyên môn được đào tạo và phù hợp với khả năng của bản thân cũng như đáp ứng được nhu cầu của cơ quan thực tập nên em đã chọn đề tài: "Xây dựng hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu" Chương trình này sẽ hỗ trợ công tác xuất nhập khẩu như cập nhật thông tin cần lưu trữ, tìm kiếm nhanh các thông tin cần thiết và tạo ra các báo cáo phục vụ cho công tác quản trị. Trong chuyên đề thực tập này em sẽ trình bày cụ thể về cách thiết kế thực hiện chương trình từ đầu cho đến khi hoàn thành sản phẩm phần mềm. Nội dung của chuyên đề thực tập tốt nghiệp gồm những phần sau: Lời nói đầu Chương I: Tổng quan về Công ty kinh doanh và xuất nhập khẩu và các đặc trưng của hoạt động xuất nhập khẩu. Chương II: Phương pháp luận phát triển hệ thống thông tin trong tổ chức. Chương III: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuất nhập khẩu Kết luận Mục lục Danh sách tài liệu tham khảo Phụ lục Chương trình được thực hiện trong thời gian 15 tuần thực tập. Tuy nhiên do còn thiếu kinh nghiệm và khả năng lập trình còn hạn chế nên chương trình còn nhiều thiếu sót. Hy vọng trong thời gian tới bằng việc nâng cao năng lực bản thân cộng với kiến thức thực tế sẽ giúp em hoàn thiện hơn nữa chương trình này. Trong quá trình thực tập cũng như thực hiện đề tài này em xin chân thành cảm ơn thầy giáo ThS. Trần Công Uẩn cùng các thầy cô giáo trong khoa Tin Học Kinh Tế đã tận tình chỉ bảo và hướng dẫn em thực hiện đề tài này. Đồng thời em xin chân thành cảm ơn các anh chị trong phòng xuất nhập khẩu đã tạo điều kiện thuận lợi cho em trong quá trình thực tập. Chương I: Tổng quan về Công ty kinh doanh và xuất nhập khẩu và các đặc trưng của hoạt động xuất nhập khẩu. I- Giới thiệu chung về công ty: Công ty Kinh doanh và Xuất nhập khẩu được thành lập ngày 7/5/1998, theo Quyết định của Bộ trưởng Bộ Xây Dựng, Công văn số 401/TCT-HĐQT được ký và có hiệu lực từ ngày 27/4/1998. Công ty Kinh doanh và Xuất nhập khẩu (đơn vị thành viên của Tổng công ty Thuỷ tinh và gốm xây dựng - VIGLACERA) mới thành lập được 5 năm, nhưng là một doanh nghiệp hoạt động kinh doanh có hiệu quả. Các chỉ tiêu về doanh thu, nộp ngân sách và lợi nhuận hàng năm luôn vượt mức kế hoạch được giao và ngày càng khẳng định được vị thế của mình trên thị trường Việt nam và quốc tế. Sơ đồ tổ chức của công ty: giám đốc pgđ kinh doanh pgđ xuất nhập khẩu Phòng tổ chức hành chính phòng kinh doanh phòng xuất nhập khẩu phòng xuất khẩu lao động Phòng tài chính kế toán Giám đốc Công ty là đại diện pháp nhân của tổng công ty, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc Tổng công ty và trước pháp luật về mọi hoạt động của Công ty. Giám đốc có quyền điều hành cao nhất trong Công ty. Các phó giám đốc Công ty là những người giúp giám đốc Công ty điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động theo sự phân công của Giám đốc Công ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và Pháp luật về nhiệm vụ được giao. Phó giám đốc phụ trách xuất nhập khẩu là người giúp Giám đốc Công ty thực hiện mọi công tác xuất nhập khẩu của Công ty theo đúng uỷ quyền của Tổng công ty, chịu trách nhiêm trước Giám đốc công ty về mọi hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty. Thay mặt giám đốc công ty giải quyết các công việc khi được uỷ quyền. Phó giám đốc phụ trách kinh doanh là người giúp Giám đốc công ty thực hiện mọi công tác kinh doanh các sản phẩm Viglacera của Công ty theo đúng uỷ quyền của Tổng công ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty về mọi hoạt động kinh doanh của Công ty tại khu vực các tỉnh phía Bắc. Thay mặt Giám đốc công ty giải quyết các công việc khi được uỷ quyền. Công ty Kinh doanh và Xuất nhập khẩu có các hoạt động sau: 1. Hoạch định quá trình cung cấp dịch vụ: Công ty KD-XNK lập kế hoạch và triển khai các quá trình cần thiết để thực hiện hoạt động kinh doanh và xuất nhập khẩu đáp ứng yêu cầu khách hàng và các bên liên quan. Việc hoạch định quá trình cung cấp dịch vụ đảm bảo tính nhất quán với các yêu cầu của các quá trình khác của hệ thống quản lý chất lượng. Trong quá trình hoạch định Công ty xác định các vấn đề sau: - Các mục tiêu chất lượng và các yêu cầu đối với sản phẩm, dịch vụ được thể hiện rõ trong kế hoạch thực hiện và các yêu cầu cụ thể về từng loại dịch vụ với từng đối tượng khách hàng. - Các quá trình, văn bản tài liệu, chỉ dẫn cần thiết cho quá trình cung cấp dịch vụ. - Xác định và cung cấp các nguồn lực cần thiết cho việc cung cấp dịch vụ. - Các hoạt động kiểm tra, xác nhận, theo dõi cần thiết đối với sản phẩm. - Lưu trữ các hồ sơ cần thiết để cung cấp bằng chứng về việc thực hiện và kết quả sản phẩm đáp ứng yêu cầu. 2. Xem xét yêu cầu khách hàng: Tất cả các yêu cầu của khách hàng và các bên liên quan đều được Công ty xem xét trước khi ký kết, thực hiện. Mục đích của việc xem xét nhằm đảm bảo: - Yêu cầu khách hàng và các bên liên quan đưa ra được Công ty hiểu đúng và ghi nhận đầy đủ. - Công ty có đủ năng lực và điều kiện để thực hiện các yêu cầu đó. 3. Quản lý các quá trình mua sản phẩm và dịch vụ: Công ty sử dụng các sản phẩm và dịch vụ mua ngoài như: mua hàng hoá trong và ngoài nước, thuê dịch vụ vận tải chuyển hàng hoá, giám định hàng hoá xuất nhập khẩu... phục vụ hoạt động kinh doanh và xuất nhập khẩu. - Công ty KD-XNK đảm bảo chỉ mua hàng hoá và dịch vụ của các bên cung ứng đã được đánh giá năng lực, lựa chọn và phê duyệt. - Các bên cung ứng được Công ty KD-XNK phê duyệt dựa trên một trong các tiêu chí sau đây: Năng lực của nhà cung cấp; Chất lượng của sản phẩm và dịch vụ; Tư cách pháp nhân; Uy tín; Thái độ và tinh thần phục vụ; Quá trình làm việc với Công ty. - Công ty KD-XNK có tiến hành đánh giá việc thực hiện của các nhà cung ứng để đảm bảo chất lượng của hàng hoá và dịch vụ mua vào. - Công ty xem xét định kỳ những nhà cung ứng không đáp ứng được yêu cầu để loại bỏ. - Trong các tài liệu mua hàng và dịch vụ (dưới hình thức kinh tế hoặc hợp đồng thoả thuận), mọi yêu cầu của Công ty KD-XNK đều được nêu rõ và qua xét duyệt trước khi thực hiện. - Việc xác nhận hàng hoá, dịch vụ mua được tiến hành khi nhận bởi các cán bộ có liên quan của Công ty KD-XNK hoặc khách hàng tuỳ theo yêu cầu. - Khách hàng của Công ty có thể tiến hành kiểm tra xác nhận dịch vụ mà Công ty mua ngay tại cơ sở nhà cung cấp. Điều này cũng phải được ghi thành văn bản trong hợp đồng với khách hàng. 4. Quá trình kinh doanh và xuất nhập khẩu hàng hoá: Công ty KD-XNK xây dựng và duy trì cơ chế cần thiết để tiến hành kinh doanh và xuất nhập khẩu hàng hoá, bao gồm: - Xác định đầy đủ các yêu cầu và thông tin liên quan đến việc thực hiện hợp đồng. - Luôn sẵn có các tài liệu cần thiết để thực hiện công việc. - Xây dựng, hướng dẫn và thực hiện các quy trình tác nghiệp: Cung cấp các sản phẩm do các công ty của Tổng công ty sản xuất cho các chi nhánh TPHCM và các đại lý. Nhập khẩu các loại hàng hoá theo uỷ quyền của Tổng công ty. Xuất khẩu các loại hàng hoá theo uỷ quyền của Tổng công ty. Xuất khẩu lao động theo uỷ quyền của Tổng công ty. 5. Kiểm soát các tài sản do khách hàng cung cấp: Trong quá trình thực hiện dịch vụ của mình đối với khách hàng, Công ty KD-XNK có thể phải xử lý các sản phẩm do khách hàng cung cấp như: các tài liệu, các hồ sơ, các thông tin của khách hàng,... Công ty tiến hành quản lý các tài sản này của khách hàng một cách chặt chẽ theo các nội dung sau: - Kiểm tra, xác nhận để đảm bảo sự đầy đủ, chính xác khi tiếp nhận. - Lập các dấu hiệu nhận biết thích hợp. - Bảo mật các tài liệu, dữ liệu của khách hàng. - Lưu trữ và bảo quản thích hợp trong quá trình sử dụng và thông báo khách hàng mỗi khi có sự cố. 6. Nhận biết và truy tìm nguồn gốc sản phẩm, trạng thái kiểm tra: Việc nhận biết các sản phẩm và dịch vụ được tiến hành thông qua các ký hiệu, tên gọi của các khách hàng, sản phẩm, dịch vụ đó. Quá trình tạo ra sản phẩm hay dịch vụ được ghi nhận thông qua các hồ sơ. Các hồ sơ này đều được lưu thành các file dữ liệu và có tên và mã ký hiệu để nhận biết. 7. Lưu kho bao gói, bảo quản, xếp dỡ hàng hoá. II- Quy trình hoạt động xuất nhập khẩu của phòng Xuất Nhập khẩu: 1. Bộ phận nhập khẩu: 1.1 Sơ đồ tổng quát: Trách nhiệm thực hiện Sơ đồ quy trình Tài liệu liên quan BGĐ & Trưởng phòng xuất nhập khẩu xác định nhu cầu đàm phán & soạn thảo HĐ phê duyệt Ký kết hợp đồng triển khai thực hiện HĐ Kiểm tra & tiếp nhận hàng hoá bàn giao hàng hoá bàn giao chứng từ Đánh giá & lưu hồ sơ Kế hoạch nhập khẩu năm Trưởng/ Phó phòng XNK và cán bộ XNK Hợp đồng ngoại thương. Hợp đồng uỷ thác. Hợp đồng kinh tế. BGĐ theo thẩm quyền BGD Mẫu hợp đồng CB nhập khẩu Lãnh đạo phòng Sổ theo dõi thực hiện hợp đồng CB nhập khẩu Các chứng từ liên quan CB nhập khẩu & khách hàng Biên bản bàn giao CB nhập khẩu & kế toán Các chứng từ thanh toán CB nhập khẩu & phòng kế toán Danh mục hồ sơ nhập khẩu 1.2. Cụ thể như sau: 1.2.1. Xác định nhu cầu nhập khẩu hàng hoá: - Hàng năm Ban giám đốc, Trưởng phòng xuất nhập khẩu căn cứ vào: chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh do Tổng công ty giao, kế hoạch sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên và các bạn hàng, kết quả nghiên cứu thị trường để xác định nhu cầu nhập khẩu hàng hoá trong năm của công ty. - Trong quá trình thực hiện nếu phát sinh các nhu cầu nhập khẩu hàng hoá, Trưởng phòng XNK có trách nhiệm trình phương án hiệu quả kinh doanh lên Ban giám đốc và báo cáo Tổng công ty phê duyệt. 1.2.2. Lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán soạn thảo hợp đồng: - Đối với các hợp đồng uỷ thác thì việc lựa chọn nhà cung cấp do các đơn vị có nhu cầu nhập khẩu trực tiếp đánh giá & lựa chọn. Công ty thực hiện đàm phán về nội dung thương mại của hợp đồng. - Đối với các Hợp đồng kinh tế thì việc đánh giá & lựa chọn nhà cung cấp do phòng XNK và BGĐ thực hiện đối với từng hợp đồng. 1.2.3. Triển khai thực hiện hợp đồng: - Ngay sau khi ký hợp đồng, cán bộ nhập khẩu có trách nhiệm mở sổ theo dõi hợp đồng và bàn giao cho kế toán 01 bộ hợp đồng để theo dõi và cùng thực hiện. - Hàng tuần, bộ phận nhập khẩu có trách nhiệm báo cáo tình hình thực hiện trong tuần và kế hoạch tuần sau gửi trưởng phòng xem xét. 1.2.4. Kiểm tra hồ sơ nhập khẩu và tiếp nhận hàng hoá: - Cán bộ nhập khẩu có trách nhiệm kiểm tra chứng từ hồ sơ nhập khẩu ngay sau khi nhận được bộ chứng từ giao hàng bằng bản Fax, hoặc 1/3 bộ chứng từ do bên bán gửi tới. Bộ chứng từ kiểm tra phải đảm bảo tính chính xác các thông tin như hợp đồng ngoại đã ký kết và L/C đã mở qua ngân hàng. Đồng thời tiến hành kiểm tra và liên hệ với đại lý hãng tàu để theo dõi ngày hàng về cảng. - Cán bộ nhập khẩu chuẩn bị bộ hồ sơ nhập khẩu để làm thủ tục khai báo hải quan, kiểm tra việc tính thuế và áp mã số thuế, chuẩn bị các chứng từ của bộ hồ sơ nhập khẩu theo qui định của hải quan và giao cho các đơn vị vận tải (dùng giấy uỷ quyền). Đồng thời báo cho hãng bảo hiểm đối với những hàng hoá mua bảo hiểm trong nước dễ bị tổn thất. - Cán bộ nhập khẩu có trách nhiệm thường xuyên theo dõi tiến độ nhận hàng để giải quyết các phát sinh trong quá trình nhận hàng và thông báo kịp thời cho các bạn hàng kế hoạch giao hàng tại các đơn vị. Cán bộ nhập khẩu ghi nội dung phát sinh, phương pháp xử lý và kết quả vào sổ theo dõi thực hiện hợp đồng. 1.2.5. Bàn giao hàng hoá: Sau khi làm thủ tục thông quan hàng hoá cán bộ nhập khẩu có trách nhiệm tổ chức bàn giao hàng hoá cho các bạn hàng và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình giao hàng, ký biên bản giao nhận với các bạn hàng. 1.2.6. Bàn giao chứng từ: Sau khi hoàn tất việc bàn giao hàng hoá và ký biên bản giao hàng, cán bộ nhập khẩu phải tập hợp hồ sơ chứng từ để bàn giao cho bộ phận kế toán của công ty để hạch toán viết hoá đơn thu hồi công nợ kịp thời. Thời gian bàn giao trong vòng 7 ngày (bản copy) và 15 ngày bản gốc kể từ ngày hoàn tất thủ tục giao hàng. Các chứng từ bàn giao gồm: - Biên bản bàn giao chứng từ. - Hợp đồng nhập khẩu, hợp đồng uỷ thác, hợp đồng kinh tế: 1 bản sao. - Tờ khai hải quan gốc. - Thông báo thuế gốc. - Hoá đơn thương mại( Invoice) gốc. - Phiếu đóng gói( Packing List ) gốc. - Biên bản giao nhận hàng. - Hoá đơn chứng từ vận tải giao nhận, bảo hiểm, giám định, các khoản chi hộ của bên giao nhận, lưu kho bãi và các chứng từ thanh toán khác liên quan đến việc thực hiện lô hàng nhập khẩu. - Cán bộ nhập khẩu có tráh nhiệm phối hợp cùng phòng kế toán bàn giao hoá đơn đầu ra cho các khách hàng và giải thích các chi phí chi hộ, hoặc phát sinh khác trong quá trình nhập hàng. 1.2.7. Đánh giá và lưu hồ sơ: - Ngày 25 hàng tháng, cán bộ nhập khẩu có trách nhiệm lập báo cáo đánh giá kết quả thực hiện hợp đồng trong tháng do mình theo dõi gửi trưởng phòng xem xét để có các điều chỉnh kịp thời. - Trong vòng 15 ngày kể từ khi lô hàng nhập khẩu được hoàn tất, cán bộ nhập khẩu phải kiểm tra rà soát lại toàn bộ hồ sơ nhập khẩu để lưu trữ. - Hồ sơ chứng từ lưu trữ theo từng mặt hàng nhập khẩu, đơn vị nhập khẩu. Bao gồm: Hồ sơ nhập khẩu hàng hoá . Kế hoạch nhập khẩu hàng hoá. Sổ theo dõi thực hiện hợp đồng. Biên bản bàn giao hàng hoá. Biên bản bàn giao chứng từ. Danh mục hồ sơ nhập khẩu. Báo cáo thực hiện hợp đồng tháng. Báo cáo tuần. 2. Bộ phận xuất khẩu: 2.1 Sơ đồ tổng quát: Trách nhiệm thực hiện Sơ đồ quy trình Phó phòng xuất khẩu Phó phòng xuất khẩu & nhân viên xuất khẩu Phó phòng xuất khẩu & nhân viên xuất khẩu Giám đốc/ Phó giám đốc Phó phòng xuất khẩu & nhân viên xuất khẩu Nhân viên xuất khẩu Nhân viên xuất khẩu Phó phòng xuất khẩu & nhân viên xuất khẩu Nhân viên xuất khẩu Xác định nhu cầu xuất khẩu tìm kiếm đối tác đàm phán và thoả thuận HĐNT phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp theo dõi quá trình thực hiện Kiểm tra tiếp nhận hàng hoá giao hàng Hoàn tất thủ tục thanh quyết toán Xử lý hàng không phù hợp kiểm tra  2.2 Cụ thể như sau: 2.2.1. Xác định nhu cầu xuất khẩu: Hàng năm phó phòng Xuất khẩu căn cứ vào các điều kiện sau đây để xác định nhu cầu xuất khẩu hàng hoá: - Chức năng ngành nghề của Công ty kinh doanh và xuất nhập khẩu. - Định hướng xuất khẩu hàng hoá của Tổng công ty và Công ty KD & xuất nhập khẩu. - Năng lực sản xuất và nhu cầu xuất khẩu của các đơn vị sản xuất, các đối tác trong và ngoài Tổng công ty. - Thực tế điều tra thị trường quốc tế về nhu cầu nhập khẩu các chủng loại hàng hoá liên quan. 2.2.2. Tìm kiếm đối tác nhập khẩu: - Tìm kiếm đối tác. - Kiểm tra năng lực đối tác. 2.2.3. Đàm phán và thoả thuận hợp đồng ngoại thương: Nội dung chính của Hợp đồng ngoại thương (bằng tiếng anh) bao gồm các điều khoản chính như sau: Mô tả đối tượng của hợp đồng: gồm tên hàng, chủng loại hàng, quy cách cơ bản, số lượng (trọng lượng), đơn giá, trị giá, đồng tiền thanh toán, điều kiện cơ sở giao hàng. Quy cách chất lượng hàng hoá: trong đó có nêu rõ những thông số kỹ thuật hoặc những tiêu chuẩn chất lượng áp dụng dối với hàng hoá. Thời gian giao hàng: nêu rõ số lần giao hàng & thời hạn cuối cho phép. Điều kiện thanh toán: phương thức thanh toán & thời hạn thanh toán cho phép. Điều kiện đóng gói hàng: cách đóng gói và vật liệu dùng trong đóng gói bao bì cũng như phương tiện xếp hàng. Điều kiện phạt thực hiện hợp đồng: nêu rõ một số khung phạt đối với hai bên trong quá trình thực hiện hợp đồng như: phạt giao hàng chậm, phạt giao hàng kém chất lượng, phạt thanh toán muộn... Điều kiện trọng tài: trong trường hợp có tranh chấp và hai bên không thể đi đến thoả thuận thì cơ quan trọng tài nước nào sẽ dứng ra giải quyết theo điều luật nào... 2.2.4. Phê duyệt: Do lãnh đạo công ty thực hiện. 2.2.5. Lựa chọn nhà cung cấp. 2.2.6. Theo dõi thực hiện hợp đồng: Vào thứ sáu hàng tuần, Cán bộ xuất khẩu lập báo cáo công việc trong tuần và kế hoạch tuần tới nộp trưởng phòng xem xét. 2.2.7. Kiểm tra tiếp nhận hàng hoá. 2.2.8. Giao hàng. 2.2.9. Hoàn tất thủ tục thanh quyết toán: Sau đó cán bộ xuất khẩu lập danh mục hồ sơ lưu, gồm có: Hồ sơ chứng từ xuất khẩu. Báo cáo kất quả giao dịch xuất khẩu. Sổ theo dõi hợp đồng xuất khẩu. Biên bản kiểm tra hàng hoá và giao hàng. Phiếu bàn giao chứng từ xuất khẩu. Phiếu bàn giao chứng từ thanh quyết toán. Báo cáo tuần. III- Vấn đề ứng dụng tin học hiện nay ở phòng xuất nhập khẩu và định hướng đề tài nghiên cứu: Hiện nay, Phòng xuất nhập khẩu có sử dụng 6 máy tính chủ yếu để phục vụ truy cập mạng. Việc lưu trữ các hồ sơ, chứng từ chủ yếu là thủ công hoặc có chỉ ở một số file riêng lẻ. Việc lên các báo cáo tuần, tháng chỉ mới dừng lại ở việc sử dụng các phần mềm Word, Excel nên việc đưa dữ liệu vào các báo cáo là hoàn toàn thủ công. Hơn nữa, việc tìm kiếm các thông tin cần thiết phục vụ cho các hoạt động nghiệp vụ, cho công tác quản lý là rất khó khăn và mất thời gian. Để soạn thảo một hợp đồng xuất khẩu cần rất nhiều thông tin từ các bộ hợp đồng trước đó, hay việc hoàn tất một giao dịch xuất khẩu cũng dẫn đến thay đổi các số liệu về hàng hoá cũng như công nợ... Như vậy rất cần có một hệ thống quản lý dữ liệu để truy vấn khi cần thiết và ghi chép những biến động do các nghiệp vụ đó gây ra. Ngoài ra, hệ thống đó còn mang lại những thông tin phục vụ đắc lực cho Trưởng phòng và các cán bộ trong phòng lập kế hoạch xuất nhập khẩu cho tương lai. Cuối cùng là hỗ trợ cho việc tổng hợp các báo cáo đánh giá tiến độ cũng như kết quả thực hiện được trong từng tuần từng tháng. Việc lên báo cáo là hết sức đơn giản và chính xác khi đã có một cơ sơ dữ liệu chuẩn. Vì những lý do kể trên và do yêu cầu ngày càng phát triển của hoạt động xuất nhập khẩu tại phòng xuất nhập khẩu nên em quyết định xây dựng một hệ thống thông tin hỗ trợ cho công tác xuất nhập khẩu. Đề tài của em có tên là: "Hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu". Mục đích của chương trình là: - Chuyên nghiệp hoá hoạt động thương mại. - Đơn giản hoá công tác chứng từ. + Chứng từ được hoàn thành theo mẫu( Form) thống nhất. + Công việc cập nhật chứng từ đơn giản và ít tốn thời gian. - Tiết kiệm thời gian và chi phí. Tập trung thời gian vào phát triển thị trường và quản lý quan hệ với đối tác. - Tối ưu hoá hoạt động quản lý: Quản lý giá thành, giá cả chào cho các đối tác. Theo dõi thống nhất, chính xác giá cả đã chào cho các đối tác. Quản lý kho hàng hoá nhằm điều phối một cách có hiệu quả hoạt động tiếp thị bán hàng cũng như đặt hàng tiếp theo để cung cấp cho các công ty bạn hàng. Quản lý hiệu quả của hợp đồng: Doanh thu, lợi nhuận, chi phí từ đó đưa ra những phân tích phát huy điểm mạnh và loại bỏ điểm yếu trên cơ sở: đối tác, thị trường, nhà cung cấp... Quản lý quan hệ với khách hàng. Cập nhật số liệu một cách chính xác và nhanh chóng về hàng hoá để cung cấp thông tin cho khách hàng và cho nhân viên khi cần thiết. * Các công cụ để thực hiện đề tài: Công cụ thiết kế: Sử dụng các phương pháp thiết kế hệ thống thông tin như các sơ đồ mô hình hoá hệ thống, các phương pháp thiết kế CSDL cho chương trình như thiết kế từ thông tin đầu ra sau đó thực hiện chuẩn hoá tạo ra một CSDL hoàn chỉnh. Phần mềm Visual Foxpro 6.0: một môi trường hướng đối tượng mạnh mẽ cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu và phát triển các ứng dụng. Visual Foxpro cung cấp các công cụ tổ chức Table chứa thông tin, tạo một hệ thống cơ sở dữ liệu liên quan thống nhất hay lập trình một ứng dụng theo ý người sử dụng. Chương II: Phương pháp luận phát triển hệ thống thông tin trong tổ chức. 1. Tổ chức và thông tin: 1.1 Khái niệm: Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể để làm dễ dàng việc đạt mục tiêu bằng hợp tác và phân công lao động. Thông tin là sự phản ánh mà kèm theo quá trình biến tri thức mới từ đối tượng được phản ánh lên chủ thể nhận phản ánh. Đặc trưng của thông tin là nội dung, tính có hướng, tính thời điểm, tính cục bộ và tính tương đối. Có thể nói thông tin vừa là đầu vào, vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lý. Không có thông tin thì không thể có hoạt động quản lý đích thực. Sơ đồ quản lý của một tổ chức được biểu diễn như trong hình sau: Hệ thống quản lý Đối tượng quản lý Thông tin từ môi trường Thông tin ra môi trường Thông tin tác nghiệp Thông tin quyết định Sơ đồ quản lý trong một tổ chức Lao động quản lý của nhà quản lý có thể được chia thành: lao động ra quyết định và lao động thông tin. Lao động ra quyết định là lao động của nhà quản lý sau khi có thông tin cho đến khi ký quyết định. Lao động thông tin của nhà quản lý là toàn bộ phần lao động dành cho việc thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phát thông tin. Có thể nói rằng thông tin và lao động thông tin đang chiếm tỉ trọng lớn và có tầm quan trọng to lớn. Vì vậy, mục tiêu giảm lãng phí, tăng hiệu quả trong lĩnh vực thông tin là đối tượng nghiên cứu của nhiều nghành khoa học. 1.2. Tính chất của thông tin theo cấp quyết định: Cán bộ quản lý trong các cấp quản lý khác nhau thì cần những thông tin cho quản lý khác nhau. Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình. Ví dụ: cán bộ phòng xuất nhập khẩu là những người ở cấp tác nghiệp, xử lý giao dịch do đó họ cần thông tin rất chính xác, chi tiết với tần xuất đều đặn. 2. Hệ thống thông tin 2.1 Khái niệm Hệ thống thông tin (HTTT) HTTT là một tập hợp những con người, thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Hệ thống này được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và các thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage). Đích Nguồn Phân phát Kho dữ liệu Thu thập Xử lý và lưu trữ Mô hình hệ thống thông tin 2.2. Phân loại HTTT Phân loại theo chính thức và không chính thức: Hệ thống thông tin chính thức: bao hàm một tập hợp các qui tắc và phương pháp làm việc có văn bản rõ ràng hoặc ít ra thì cũng được thiết lập theo một cách truyền thống. Hệ thống thông tin phi chính thức: là một hệ thống thông tin không hàm chứa trong nó các qui tắc, phương pháp và các văn bản rõ ràng. Phân loại theo mục đích sử dụng thông tin ra: HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System): Hệ thống này xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện với khách hàng, với nhà cung cấp, người cho vay hoặc nhân viên của nó. Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó. Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức. HTTT quản lý MIS (Management Information System): Là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Hệ thống này tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý theo định kỳ hoặc theo yêu cầu. Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System): Hệ thống này phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà việc ra quyết định cần đến. Thêm vào đó, nó còn có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. Hệ thống chuyên gia ES (Expert System): Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Đặc tính riêng của nó là nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các sự kiện và các quy tắc được chuyên gia sử dụng. HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage): Hệ thống này được thiết kế cho người sử dụng là người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác cùng ngành công nghiệp. Phân loại theo cấp quản lý trong doanh nghiệp: Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Theo cách phân chia này, có ba loại HTTT là: HTTT ở mức chiến lược, HTTT mức chiến thuật và HTTT mức tác nghiệp. "Hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuất nhập khẩu"là hệ thống thông tin tác nghiệp hỗ trợ quản lý và là hệ thống được sử dụng một cách chính thức. 2.3. Các mô hình biểu diễn HTTT: Cùng một HTTT có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của người mô tả. Chẳng hạn một khách hàng nhìn một cửa hàng giao dịch tự động của một ngân hàng như một thực thể cấu thành từ một đầu cuối với những câu hỏi được hiện ra trên màn hình và một tập hợp các thủ tục cần được thực hiện. Đối với giám đốc dịch vụ khách hàng ở ngân hàng mô tả hệ thống đó như một thực thể cho phép thực hiện việc gửi và rút tiền với giá trị lớn nhất là 500 USD, chuyển tiền từ tài khoản này sang tài khoản khác sau khi đã kiểm tra tư cách khách hàng. Còn cán bộ kỹ thuật tin học của ngân hàng thì mô tả hệ thống tự động đó như một thực thể cấu thành từ 122 chương trình và thủ tục khác nhau, được viết trong ngôn ngữ lập trình có cấu trúc với loại máy tính cụ thể và chúng sử dụng một số đĩa từ với dung lượng cụ thể nào đó. Mỗi một người trong số họ mô tả HTTT theo một mô hình khác nhau. Khái niệm mô hình này là rất quan trọng, đó là nền tảng của phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt HTTT cho hầu hết các chương trình phần mềm ứng dụng. Có ba mô hình được đề cập tới để mô tả cùng một HTTT: mô hình logíc, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong. Mô hình logíc mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu gì mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời cho câu hỏi “Cái gì ?” và “ Để làm gì ?”. Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình logíc này. Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như: các vật mang dữ liệu, các vật mang kết quả, hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như các yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được xử dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xẩy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? ở đâu? và Khi nào? Một khách hàng nhìn HTTT tự động ở quầy giao dịch rút tiền ngân hàng theo mô hình này. Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống, tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình này giải đáp câu hỏi: Như thế nào? Giám đốc khai thác tin học mô tả hệ thống tự động hoá ở quầy giao dịch theo mô hình vật lý trong này. Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logíc là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của góc nhìn sử dụng, và mô hình vật lý trong là góc nhìn kỹ thuật. Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình logíc là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất. Mô hình ổn định nhất Cái gì? Để làm gì? Mô hình logíc ( Góc nhìn quản lý) Mô hình vật lý ngoài (Góc nhìn sử dụng) Cái gì? ở đâu? Khi nào? Mô hình hay thay đổi nhất Như thế nào? Mô hình vật lý trong (Góc nhìn kỹ thuật) Ba mô hình của một hệ thống thông tin 2.4. Tầm quan trọng của HTTT hoạt động tốt Như chúng ta đã biết, việc quản lý hiệu quả một tổ chức phần lớn dựa vào chất lượng thông tin do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra. Do đó, một HTTT hoạt động kém sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả nghiêm trọng. Một HTTT hoạt động tốt hay kém được đánh giá thông qua chất lượng thông tin mà nó cung cấp. Những tiêu chuẩn đánh giá chất lượng của thông tin bao gồm: Độ tin cậy: Thông tin do HTTT cung cấp phải tin cậy được. Độ tin cậy của thông tin thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thông tin ít độ tin cậy sẽ gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ. Tính đầy đủ: Hệ thống phải cung cấp được thông tin ở nhiều góc độ khác nhau, bao quát được những vấn đề nhà quản lý quan tâm, yêu cầu để nhà quản lý xem xét vấn đề và đưa ra quyết định. Tính thích hợp và dễ hiểu: Thông tin phải được gửi tới cho những người sử dụng thích hợp, không chứa nhiều thông tin không thích ứng với người sử dụng, trình bày sáng sủa, viết rõ ràng, không có từ đa nghĩa và các phần tử thông tin phải được bố trí hợp lý. Tính được bảo vệ: Thông tin là nguồn lực quí báu của tổ chức, vì vậy nó phải đư._.