Xây dựng hệ thống thông tin quản lý thuốc tại hiệu thuốc Long Tâm

việc quản lý được dễ dàng hơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, tiết kiệm được thời gian công sức. Với công nghệ thông tin, thông tin được thu thập, xử lý, phổ biến, một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả. Đã đi qua thời tính toán, lưu trữ dữ liệu bằng các phương pháp thủ công truyền thống mang nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời. Công nghệ thông tin đã đi vào các ngành với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ,sáng tạo và nhanh chóng mà không mất đi sự chính xác. Đặc biệt, nó đã đánh dấu một bước ngoặt trong việc áp dụng tin học vào trong hệ thống quản lý. Qua thời gian thực tập, em nhận thấy công tác quản lý thuốc ở các hiệu thuốc là bước quan trọng trong công tác phân phối thuốc. Với công tác quản lý thuốc của hiệu thuốc mà ta có những thông tin, báo cáo về lượng hàng nhập, hàng xuất, hàng tồn của hiệu thuốc . Đây cũng là một trong những mối quan tâm của rất nhiều hiệu thuốc trong giai đoạn hiện nay. Chính vì vậy mà em đã chọn đề tài: “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý thuốc tại hiệu thuốc Long Tâm“. Mục lục CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP CYBERSOFT 1.1. Thông tin chung về công ty: Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp (tên giao dịch là Cybersoft) được thành lập 11/2003. Công ty được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 0103018013 do sở kế hoạch đầu tư Hà Nội cấp ngày 04 tháng 11 năm 2003 và cục thuế quận Cầu Giấy-Hà Nội cấp mã số đăng ký thuế 0102310265 ngày 04 tháng 11 năm 2003. . Công ty Cybersoft có một đội ngũ cán bộ, nhân viên có trình độ về quản lý và nghiệp vụ, đã từng tham gia nhiều dự án lớn trong lĩnh vực công nghệ thông tin của nhiều cơ quan doanh nghiệp trên cả nước từ năm 2004. Với kinh nghiệm, sức trẻ, năng động và sáng tạo kết hợp phong cách làm việc chuyên nghiệp, công ty sẽ làm thoả mãn tốt nhất các nhu cầu của khách hàng. Tuy thời gian thành lập chưa lâu, song do được xây dựng trên nền tảng là các chuyên gia có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin, thương mại điện tử, bất động sản với mục tiêu kết hợp sự hiểu biết về chuyên môn,công nghệ, phương thức hỗ trợ khách hàng và những kinh nghiệm thực tế để tạo ra những sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao cho thị trường. Cho đến nay Cybersoft đã và đang từng bước liên doanh và liên kết với nhiều các đối tác trong và ngoài nước nhằm tạo ra sức mạnh tổng hợp để cung cấp cho thị trường những sản phẩm phần mềm và dịch vụ tốt nhất , với chi phí thấp nhất và hệ thống hỗ trợ hoàn hảo nhất. Trụ sở công ty : Tầng 12A-Toà nhà Sông Đà-18/165 Cầu Giấy-Hà Nội Nơi làm việc : Tầng 12A-Toà nhà Sông Đà-18/165 Cầu Giấy-Hà Nội Điện Thoại : 04.7673226 / 04.7673228 Trang web của công ty : www.cybersoft.com.vn 1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty 1.2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty 1.2.2. Mô tả chức năng của các phòng ban STT Phòng Ban Nhiệm vụ chính 1 Hội Đồng Quản Trị Có chức năng quản lý các thông tin về nhân sự của công ty. Cũng như quản lý thông tin, triển khai các dự án của công ty. 2 Giám Đốc Điều Hành Tiến hành xây dựng, lập kế hoạch, điều hành các chiến lược, mục tiêu phát triển của công ty, điều hành phát triển kinh doanh, xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung cho sự phát triển của công ty. 3 Phòng kinh doanh và phát triển thị trường Thực hiện các hoạt động kinh doanh một cách hiệu quản; khảo sát đánh giá tiềm năng và tìm hiểu nhu cầu phát sinh của khách hàng; mở rộng thị trường sử dụng dịch vụ của Công ty; Tạo lập và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng, chăm sóc khách hàng định kỳ nâng cao uy tín chất lượng của công ty. Tuyên truyền quảng bá sản phẩm, dịch vụ của công ty; phân tích và thực hiện kế hoạch chăm sóc khách hàng một cách tốt nhất. 4 Phòng nghiệp vụ Kh ảo sát các quy trình nghiệp vụ của kh ách hàng, tư vấn nghiệp vụ, tư vấn quy tr ình quản lý cho khách hàng, tư vấn v à triển khai các giải pháp ERP 5 Phòng quản trị hành chính Tổ chức thực hiện công tác văn phòng, các thủ tục hành chính, lưu trữ hồ sơ; Sắp xếp, tổ chức các hoạt động trong công ty;Giám sát việc thực hiện quy chế nhân viên và thực hiện công tác BHXH, BHYT 6 Phòng giải pháp doanh nghiệp Tư vấn triển khai các hệ thống thông tin quản lý tài chính và quản tri doanh nghiệp, cài đặt đào tạo hướng dẫn sử dụng hệ thống, thiết kế và phát triển sản phẩm theo yêu cầu đặc thù của khách hang 7 Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới dựa trên nền công nghệ tiên tiến nhất  với các chức năng phân hệ luôn mở rộng cũng như nâng cao tính nghiệp và khả năng phân tích quản trị của chương trình. Phân tích đánh giá sản phẩm, dịch vụ hiện tại của Công ty nhằm điều chỉnh phù hợp với nhu cầu của khách hàng. 8 Phòng tư vấn và hỗ trợ khách hàng Tư vấn cho khách hàng qua điện thoại, E-mail, web và tại trụ sở khách hàng khi có nhu cầu tư vấn. Vì sự thành công của khách hàng chúng tôi không dừng lại ở khâu bán hàng mà mong muốn Cyber Accounting đem lại ý nghĩa đích thực cho khách hàng. 1.2.3. Trình độ của nhân viên trong công ty Công ty có đội ngũ cán bộ quản lý hầu hết là những người hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin và viễn thông nên có sự am hiểu sâu sắc về công nghệ cũng như các xu hướng về công nghệ trong tương lai. Được hình thành và phát triển từ các thành viên ban đầu đến nay, đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty là trên 40 người. Đội ngũ nhân viên của Cybersoft được đào tạo chính quy, tốt nghiệp từ các trường đại học lớn của Việt Nam như đại học Kinh Tế Quốc Dân, đại học Quốc Gia … Nhân viên có kiến thức chuyên sâu về công nghệ thông tin, đặc biệt có khả năng tư duy và đạo đức tốt. Các nhân viên của công ty luôn được khuyến khích phát huy hết khả năng của bản thân đối với công việc, kết quả tốt luôn được đền đáp một cách xứng đáng. Bên cạnh đó sự năng động của Cybersoft được thể hiện đặc biệt thông qua các kỹ năng làm việc theo nhóm, quy trình làm việc theo nhóm, quy trình làm việc chuyên nghiệp, đây là một trong những yếu tố quan trọng tạo nên sản phẩm và dịch vụ thỏa mãn hơn cả sự mong muốn cho khách hàng của mình và đây cũng chính là một trong những yếu tố tạo nên sự phát triển của Cybersoft. Cybersoft luôn luôn đặt vấn đề con người làm cốt lõi cho sự phát triển và phồn vinh của công ty. 1.3. Sản phẩm và dịch vụ của công ty 1.3.1. Sản phẩm của công ty Các ứng dụng hiện nay không còn mang tính cục bộ nữa mà cần được chia sẻ, tương tác với trọng tâm là người dùng. Công ty Cybersoft thiết kế phần mềm kế toán nhằm giúp các doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, nâng cao hiệu quả kinh doanh và tiết kiệm giá thành. Những sản phẩm phần mềm mà Cybersoft thiết kế được ứng dụng trong các lĩnh vực bất động sản, xây dựng, vận tải, khoáng sản, chứng khoán, truyền thông ... phù hợp và cần thiết cho nhiều loại hình doanh nghiệp. Phần mềm kế toán Cyber Accounting Được đánh giá là sản phẩm có đầy đủ nhất các nghiệp vụ kế toán với các phân hệ sau (Kế toán tổng hợp, kế toán vốn bằng tiền, kế toán bán hàng và công nợ phải thu, kế toán mua hàng và công nợ phải trả, kế toán hàng tồn kho, kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm, kế toán công cụ dụng cụ, kế toán tài sản cố định, hệ thống báo cáo thuế, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, báo cáo cổ phần hoá Phần mềm Cyber Corporate Cyber Corporate Accounting thực hiện lấy số liệu từ các cybersoft Accounting của các đơn vị thành viên lên. Cyber Corporate sẽ cho phép in số liệu từ sổ chi tiết đến báo cáo tổng hợp báo cáo thuế của từng đơn vị thành viên hoặc toàn bộ tổng công ty, tập đoàn. Ngoài ra Cyber Corporate còn cho tự đồng khủ trùng doanh thu, khử trùng nguồn vốn hình thành, công nợ khi lên bảng Cân đối kế toán, báo cáo KQSXKD Phần mềm Cyber Business Net Cyber Business Net là một hệ thống phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp tự động hoá hầu hết các quy trình hoạt động chính trong doanh nghiệp: từ mua, bán, quản lý vật tư hàng hoá đến phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý tài chính kế toán. Phần mềm Cyber CRM.Net Phần mềm quản trị quan hệ khách hàng Cyber CRM được phát triển trên nền công nghệ .Net và hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL SERVER 2000 của Microsoft với các tính năng ưu việt trong quản lý quan hệ khách hàng. Cyber CRM không chỉ cung cấp các giải pháp kịp thời hỗ trợ lãnh đạo doanh nghiệp trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh mà còn là công cụ đắc lực hàng ngày của nhân viên Marketing, nhân viên bán hàng, bảo hành, tư vấn ... Phần mềm HRM.Net Với mục đích cung cấp một giải pháp tốt nhất phục vụ hiệu qủa trong qúa trình quản lý nguồn nhân lực và tính lương cho nhân viên phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp. 1.3.2. Dịch vụ của công ty Công ty Cybersoft hiểu rằng cung cấp cho các doanh nghiệp, cơ quan tổ chức phần mềm tốt là chưa đủ, bên cạnh đó công ty còn có đội ngũ các nhân viên có chuyên môn, kiến thức chuyên sâu, nhiệt tình, năng động, sáng tạo, sẵn sàng tư vấn cho khách hàng để việc áp dụng phần mềm có hiệu quả nhất . Đào tạo tư vấn triển khai: Công việc hướng dẫn khách hàng sử dụng các sản phẩm của công ty là một trong những vấn đề mà công ty rất quan tâm. Với đội ngũ nhân viên kiểm thử và triển khai giàu kinh nghiệm.... Triển khai : Sau khi triển khai hợp đồng phần mềm, khách hàng sẽ được nhân viên công ty triển khai và cài đặt phần mềm. Quá trình triển khai sẽ thực hiện trực tiếp tại địa điểm của khách hàng, chương trình đào tạo sẽ được tiến hành theo các nội dung sau: hướng dẫn sơ bộ cách sử dụng phần mềm, hướng dẫn sao lưu và bảo mật dữ liệu, quá trình đào tạo được chi tiết theo cuốn quy trình triển khai Hỗ trợ sau triển khai: Sau quá trình cài đặt và đào tạo, công ty Cybersoft còn tiếp tục cung cấp dịch vụ hỗ trợ và sử dụng cho khách hàng. Công việc bao gồm có hướng dẫn, hỗ trợ, tư vấn cho khách hàng các lỗi có thể xảy ra trong quá trình sử dụng và giải đáp các thắc mắc khi đang sử dụng chương trình. Bảo hành: Công ty Cybersoft nhận bảo hành cho khách hàng cài đặt phần mềm của công ty. Trong thời gian này khách hàng sẽ được trợ giúp kỹ thuật để vận hành phần mềm 1 cách có hiệu quả nhất, đồng thời các thay đổi về cơ chế chính sách của nhà nước liên quan đến hệ thống phần mềm thì công ty sẽ sửa đổi và bổ sung miễn phí. Sau khi kết thúc hợp đồng mà khách hàng có nhu cầu thì việc hỗ trợ sẽ được tiếp tục thực hiện thông qua hình thức hợp đồng bảo trì phần mềm được thỏa thuận giữa 2 bên. Khách hàng chính là người đánh giá trung thực nhất về sản phẩm của công ty do vậy để thỏa mãn một cách tốt nhất các nhu cầu về phần mềm để phục vụ cho việc sản xuất để phục vụ kinh doanh của họ là tiêu thức đặt ra hàng đầu của công ty, coi lợi ích khách hàng là lợi ích của công ty và tất cả là một Tư vấn triển khai ERP cho doanh nghiệp : Đây là một trong những định hướng chiến lược của công ty trong thời gian tới nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển của thị trường, những thẩm định khắt khe về công nghệ thông tin của khách hàng. Đối tác của công ty Với mong muốn đưa được sản phẩm tới số đông công chúng, phục vụ tốt nhất cho cộng đồng. Công ty Cybersoft luôn chú trọng tới việc thiết lập các quan hệ đối tác với các cá nhân, tổ chức trong lĩnh vực CNTT, Chứng khoán, Xây dựng ...v.v. Cybersoft mong muốn có chiến lược lâu dài trong việc hợp tác và phát triển cùng các đối tác. Các đối tác sẽ tìm thấy được ở Cybersoft chổ dựa tin cậy và nhiều lợi ích thông qua sự phát triển và hợp tác. Định hướng của Cybersoft là phát triển phần mềm dựa trên công nghệ mới và được ứng dụng trong các lĩnh vực xây dựng, khoáng sản, y tế, chứng khoán, kế toán, t ài chính Một số các đối tác tiêu biểu của công ty : Khách hàng là tổng công ty - Tập đoàn kinh tế Tổng công ty vận tải Hà Nội (Transerco) Tổng công ty chè Việt Nam (Vinatea) Tổng công ty khoáng sản Việt Nam - KTV Tổng công ty đóng tàu Nam Triệu (Nasico) Các công ty chứng khoán, tài chính. Công ty cổ phần chứng khoán thủ đô (VP Hà Nội, Chi nhánh Sài Gòn) Công ty cổ phần chứng khoán ngân hàng thương mại cổ phần Đông Nam Á (SeaBank) Công ty cổ phần chứng khoán gia Anh Các công ty dược phẩm tiêu biểu Công ty cổ phần dược phẩm Hà Nội Công ty văcxin và sinh phẩm số 1 Công ty dược phẩm châu Hoàng Công ty dược phẩm Thành Vinh 1.4. Chiếc lược kinh doanh của công ty và kế hoạch phát triển sản phẩm: 1.4.1. Chiến lược sản xuất, kinh doanh của công ty Cybersoft là công ty chuyên sâu trong lĩnh vực hoạt động sản xuất, triển khai ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp, kế toán khách hàng nên mỗi thành viên trong công ty phải đứng về phía người sử dụng, luôn coi lợi ích của khách hàng là lợi ích của công ty, luôn cung cấp cho khách hàng những phần mềm và dịch vụ có chất lượng cao. Cybersoft luôn luôn xây dựng và cải tiến chất lượng song song với việc áp dụng công nghệ mới vào phần mềm. Cybersoft luôn luôn hướng tới là một tập thể đoàn kết, mỗi thành viên trong công ty luôn ý thức được vai trò nhiệm vụ của mình đồng thời cũng luôn tạo điều kiện hổ trợ nhau trong mọi công việc cũng như trong cuộc sống. Các sản phẩm của Cybersoft được sản xuất ra dựa trên một quy trình chặt chẽ từ khâu lập kế hoạch, khảo sát, phân tích, thiết kế, sản xuất đến test kiểm tra phần mềm. 1.4.2. Kế hoạch phát triển sản phẩm Kế hoạch phát triển sản phẩm của công ty là liên tục cải tiến đặc tính của sản phẩm để ngày càng thỏa mãn tốt hơn nhu cầu của khách hàng và xã hội. Việc cải tiến sản phẩm được tiến hành với các hướng chính là nghiệp vụ và công nghệ, song song với việc nâng cao các dịch vụ phần mềm như triển khai, hướng dẫn sử dụng. hỗ trợ bảo hành phần mềm. Bên cạnh đó công ty còn: Triển khai ứng dụng phần mềm của công ty cách có hiệu quả cho khách hàng của công ty có trình độ khác nhau về công nghệ cũng như về tin học. Thiết kế và phát triển các sản phẩm phần mềm quản trị doanh nghiệp như: phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm quản lý nhân sự và tiền lương, phần mềm quản lý kho, quản lý công văn. Thiết kế và phát triển các phần mềm cho các loại hình tổ chức, doanh nghiệp khác nhau như sản xuất, dịch vụ, chứng khoán, xây dựng. 1.5. Định hướng đề tài thực tập tốt nghiệp 1.5.1. Lý do chọn đề tài Với công nghệ thông tin, thông tin được thu thập, xử lý, phổ biến, một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả. Đã đi qua thời tính toán, lưu trữ dữ liệu bằng các phương pháp thủ công truyền thống mang nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời. Công nghệ thông tin đã đi vào các ngành với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ,sáng tạo và nhanh chóng mà không mất đi sự chính xác. Đặc biệt, nó đã đánh dấu một bước ngoặt trong việc áp dụng tin học vào trong hệ thống quản lý. Qua thời gian thực tập, em nhận thấy công tác quản lý thuốc ở các hiệu thuốc là bước quan trọng trong công tác phân phối thuốc. Với công tác quản lý thuốc của hiệu thuốc mà ta có những thông tin, báo cáo về lượng hàng nhập, hàng xuất, hàng tồn của hiệu thuốc. Đây cũng là một trong những mối quan tâm của rất nhiều hiệu thuốc trong giai đoạn hiện nay. Chính vì vậy mà em đã chọn đề tài: “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý thuốc tại hiệu thuốc Long Tâm “. 1.5.2. Phạm vi ứng dụng của đề tài Đề tài được ứng dụng trong nội bộ của hiệu thuốc triển khai dự án cụ thể ở đây là hiệu thuốc Long Tâm-Hà Nội. Bên cạnh đó đề tài có thể được ứng dụng và triển khai tại các hiệu thuốc khác nhằm tạo ra hiệu quả cao nhất cho quá trình tiến hành kinh doanh của các hiệu thuốc. 1.5.3. Chức năng chủ yếu của chương trình Chức năng bán thuốc: bao gồm các công việc nhận xử lý đơn thuốc, kiểm tra thuốc, cập nhật hàng xuất và quản lý hàng bị trả lại. Chức năng mua thuốc: bao gồm các hoạt động cập nhật danh mục thuốc, kiểm tra thuốc theo danh mục và cập nhật hàng nhập. Chức năng xử lý kho thuốc: gồm các hoạt động kiểm tra hàng xuất, nhập, tổng hợp kho hàng và đưa ra cảnh báo với những thuốc sắp hết trong kho, cần phải nhập thêm. Chức năng quản lý thuốc tới hạn: đưa ra danh sách thuốc sắp hết hạn, số lượng còn lại,… và đưa ra biện pháp xử lý đối với những thuốc đó. Chức năng lập thống kê báo cáo: bao gồm các hoạt động truy xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu của phần mềm, tính toán tổng hợp và đưa ra các báo cáo hợp lý như báo cáo doanh thu, báo cáo xuất nhập, báo cáo tồn kho,…. ._.