Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia

LỜI MỞ ĐẦU Các công ty của nước ngoài thường đầu tư khoảng 10% chi phí cho ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong các hoạt động sản xuất kinh doanh. Họ luôn chú ý xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu (CSDL) đầy đủ để quản lý nhân sự và mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp. Để theo kịp sự phát triển của các công ty nước ngoài, các công ty của Việt Nam không thể không chú ý đến xu hướng ất yếu đó. Trong thời gian học tập, chuẩn bị tài liệu để thực hiện đề án tốt nghiệp, em đã khảo sát hoạt động của Công ty TNHH Dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia và chọn đề tài: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia để vận dụng các kiến thức đã học, phát triển một ứng dụng công nghệ thông tin cụ thể. Do thời gian và trình độ còn hạn chế, nên việc thực hiện cũng như kết quả của đề tài này còn nhiều thiếu sót, như một số chức năng còn chưa đầy đủ (chưa thực hiện được hoặc chưa hoàn chỉnh). Em rất mong các thầy cô và các bạn đóng góp ý kiến cho đề tài của em có thể hoàn thiện hơn nữa, thực sự tạo ra một sản phẩm có chất lượng và có ý nghĩa thực tiễn. Đề tài này là một thành công đầu tiên của em trong việc tổng hợp các kiến thức đã được các thầy cô truyền đạt với kiến thức tham khảo trên sách báo. Qua đây em xin chân thành cảm ơn thầy giáo PGS.TS Hàn Viết Thuận, người đã tận tình hướng dẫn em, cùng các thầy cô giáo trong khoa đã truyền thụ cho em những kiến thức quý báu để em có thể hoàn thành đồ án tốt nghiệp này và cũng là hành trang cho em bước vào đời. Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI TRẦN VŨ GIA Giới thiệu chức năng hoạt động của Công ty Công ty TNHH Dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia được thành lập theo quyết định số 0102026082 ngày 24/04/2006 do Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội cấp. - Tên viết tắt: TVG Co., Ltd - Trụ sở của Công ty: Số 17 ngõ 72/2 Phúc Xá, Ba Đình, Hà Nội - Điện thoại: 190058582 - Hotline: 0989241169 – 0904139487 - Email: tranvugia@fpt.vn – 1900raovat@fpt.vn Với một mục tiêu kết nối cung cầu Công ty THHH Dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia đã thiết lập hệ thống điện thoại 1900-5858-82 và website: www.1900raovat.com để phục vụ khách hàng đa chiều. Quý khách có thể tự đăng ký thông tin mua bán qua hệ thống điện thoại và tìm kiếm thông tin thương mại và sẽ đáp ứng các thông tin về 18 lĩnh vực như trên website: www.1900raovat.com Thông tin của khách hàng gọi điện đến 1900-5858-82 sẽ được lưu trong hệ thống điện thoại và trên trang www.1900raovat.com và mọi thông tin trên trang này sẽ được cập nhật hàng ngày hàng giờ. Với sự kết hợp hệ thống điện thoại và website phong phú này Công ty chắc chắn mang đến những thông tin bổ ích và cập nhật cho quý khách. Bất kỳ khi nào, công ty luôn luôn đón nhận ý kiến phản hồi của người sử dụng dịch vụ. Các ý kiến phản hồi. Các thông tin góp ý của khách hàng sẽ trực tiếp phản ánh với phòng Chăm sóc khách hàng tại số máy: 1900-5858-82. Thay cho những click chuột và lướt phím thông thường, cũng chẳng cần đến hàng giờ lang thang trên web, giờ đây chỉ mất 1 giây để nhấc điện thoại và thực hiện cuộc gọi tới tổng đài 1900 58 58 82, bạn sẽ có những thông tin đầy đủ và cập nhật nhất về thương trường “nóng bỏng”. Và thông điệp  “Kết nối cung cầu” thương hiệu gắn liền với tổng đài 1900.58.58.82 được Công Ty TNHH Dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia triển khai không nằm ngoài mục đích này. Với các dịch vụ tiện ích cho các doanh nghiệp có nhu cầu khuyếch trương sản phẩm, và các cá nhân có nhu cầu mua và bán. 1900.58.58.82  như 1 số lựa chọn không thể thiếu của các doanh nhân và các cá nhân muốn bước vào thị trường kinh doanh hiện nay. “Thời gian là vàng” và “Thời gian của doanh nhân” không phải là vàng” mà được tính bằng kim cương. Không mất nhiều thời gian ngồi đọc báo hay tìm kiếm thông tin trên mạng, chỉ cần nhấc máy điện thoại gọi điện tới tổng đài 1900.58.58.82 là khách hàng sẽ được cung cấp đầy đủ thông tin về các lĩnh vực: Ø       Bất động sản Ø       Thông tin việc làm: các nhà tuyển dụng, hồ sơ xin việc. Ø       Ôtô, xe máy Ø       Điện tử, máy tính Ø       Thực phẩm, nông sản… Với mục tiêu giảm chi phí tối đa và thời gian cho khách hàng, Công ty TNHH Dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia đã kết hợp tổng đài 1900.58.58.82 và trang thương mại điện tử www.1900raovat.com để phát huy tối đã khả năng khuyếch trương sản phẩm, dịch vụ của các doanh nghiệp và thông tin mua bán của các cá nhân.  “Những gì họ nhận được là quá nhiều cho 1 cuộc điện thoại trị giá 1,364đồng/phút từ cố định và 1,69đồng/phút từ di động”. Lý do để khách hàng lựa chọn 1900 58 58 82 trong series những đầu số bắt đầu bằng 1900XXXX là vì họ đã tìm thấy được những thông tin thực sự hữu ích, không mang giá trị giải trí thông thường. Nhiều doanh nhân đã tìm thấy những chiến lược kinh doanh hoàn hảo từ đầu số này. Trong thời gian ra mắt phiên bản mới của www.1900raovat.com, Trần Vũ Gia đang có chương trình khuyến mại đặc biệt dành cho các doanh nghiệp có cơ hội đặt banner miễn phí tại trang chủ của trang thương mại điện tử. Hãy đến để khám phá sức mạnh của Thời đại số và có cơ hội chứng tỏ Đẳng cấp Doanh nhân của bạn. Khảo sát hệ thống: Công Ty TNHH Dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia có nhu cầu quản lý nhân sự, hồ sơ, trình độ văn hoá, chuyên môn, chuyên ngành đào tạo, kinh nghiệm…của nhân sự công ty. Khâu quản lý nhân sự hết sức phức tạp và phải trải qua nhiều bước như sau: - Khi một nhân viên mới vào công ty, thì cần cập nhật hồ sơ của nhân viên đó. Sau đó, từ kho dữ liệu ta có thể lấy ra để xem xét các thông tin nhân sự, nếu sai sót hay có thay đổi, thì đưa ra sửa chữa. - Trong quá trình công tác nếu có sự biến động thông tin của nhân viên như chuyển phòng ban, thêm dữ liệu…thì phải cập nhật kịp thời, chính xác. - Thông tin nhân viên nghỉ hưu, chuyển đổi công tác khác hay bị sa thải phải được theo dõi trong kho lưu hồ sơ. - Định kỳ (tháng, quý, năm) phải báo cáo phục vụ cho công tác của ban điều hành, lãnh đạo công ty. - In ấn báo cáo dữ liệu tại bất kỳ thời điểm nào, về bất ký nhân viên nào theo yêu cầu của lãnh đạo. Phân tích hiện trạng hệ thống Bộ máy quản lý kinh doanh dịch vụ của Công ty Công tác tổ chức nhân sự của Công ty được thể hiện trong sơ đồ sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty: GIÁM ĐỐC Phòng Hành chính Phòng Nhân sự Phòng Kinh doanh Phòng Maketing Phòng Chăm Sóc KH Phòng Kế toán Hình 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty Công ty TNHH Dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia với mục tiêu kết nối cung cầu, kinh doanh mua bán trên các lĩnh vực Bất động sản; Thông tin việc làm: các nhà tuyển dụng, hồ sơ xin việc; Ôtô, xe máy; Điện tử, máy tính; Thực phẩm, nông sản...Công ty có 7 phòng ban chính: Ban Giám đốc Phòng Hành chính tổng hợp Phòng Nhân sự Phòng Kinh doanh Phòng Maketing Phòng Chăm sóc khách hàng Phòng Kế toán Giám đốc công ty: Chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty. Giám đốc là đại diện của công ty trước pháp luật, chịu trách nhiệm trước toàn thể cán bộ công nhân viên và kết quả kinh doanh của Công ty. Chịu trách nhiệm về tổ chức hoạt động đúng pháp luật và thực hiện đầy đủ các chính sách đã quy định của Nhà nước. Giám đốc có quyền quyết định các phương án kinh doanh của Công ty cũng như tham gia vào sắp xếp tuyển chọn nhân lực theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty. - Có thể sử dụng chương trình để xem danh sách nhân viên theo từng phòng ban. - Xem báo cáo thống kê lương theo từng phòng ban và của toàn công ty. - Xem báo cáo về quản lý nhân sự, những thay đổi về nhân sự. Các báo cáo về thuế thu nhập, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Phòng Hành chính tổng hợp: Có nhiệm vụ làm công tác tổ chức hành chính lao dộng, công tác lao động, thư ký Giám đốc, Y tế, vệ sinh, an ninh quân sự tại nơi công ty đặt địa điểm hoạt động. Phòng nhân sự: Có nhiệm vụ quản lý hồ sơ nhân viên, theo dõi về tuyển dụng nhân viên khi công ty có nhu cầu, thuyên chuyển công tác của nhân viên. - Có thể sử dụng chương trình để tiến hành cập nhật hồ sơ nhân viên mới. - Xem danh sách các nhân viên theo từng phòng ban, thông tin chi tiết của từng nhân viên. - Thêm, cập nhật khi có tuyển dụng thêm nhân viên mới. - Xoá các nhân viên đã thôi việc trong công ty. - Lưu hồ sơ, lý lịch của từng nhân viên. - Tìm kiếm nhân viên theo các tiêu chuẩn. - Báo cáo hồ sơ nhân viên theo từng phòng ban. Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ tìm kiếm, theo dõi chăm sóc khách hành của Công ty. Chuyên về các hoạt động kinh doanh trên mạng cũng như cung cấp các yêu cầu của công ty liên quan đến máy tính. Quản lý và phân tích, tìm ra những phương án tối ưu để công việc thêm hiệu quả. Phòng Marketing: Chuyên nghiên cứu thị trường để tìm thị trường mới cho công ty mình. Phòng Chăm sóc khách hàng: Có nhiệm vụ giúp khách hàng tra cứu các thông tin trên các thị trường kinh doanh dịch vụ của Công ty, giải thích những thắc mắc của khách hàng. Phòng kế toán tài chính: - Kế toán trưởng: Làm công tác tổng hợp các số liệu, các chi phí các khoản nộp ngân sách, các quỹ, các báo cáo hàng năm, hàng quý của Công ty. - Kế toán thanh toán: Theo dõi các khoản thanh toán thu chi tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền vay, công nợ và khách mua bán hàng, thường xuyên thanh quyết toán với kế toán bán nhằm đối chiếu kiểm tra và thanh toán kịp thời tránh tình trạng khách hàng chiếm dụng vốn kinh doanh. - Kế toán mua bán: Phản ánh tình hình mua bán trên các thị trường kinh doanh của Công ty theo hoá đơn, chứng từ, đối tượng mua bán. Cùng với kế toán thanh toán, chi nhánh theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán công nợ đồng thời phát hiện những lãng phí nhằm đề xuất các phương án giúp cho Công ty hoạt động có hiệu quả hơn. - Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ thu chi tiền mặt theo phiếu thu chi đã ký duyệt, nhận tiền khách trả, nhận tiền ở ngân hàng, làm báo cáo thống kê hàng tháng đối với cấp trên. Cơ cấu lao động trong công ty - Theo cơ cấu lao động trực tiếp, lao động gián tiếp: Hiện tại doanh nghiệp có 90% là lao động trực tiếp và 10% là lao động gián tiếp. Tức là trong tổng số 60 lao động có 54 lao động trực tiếp, 4 lao động gián tiếp. - Theo giới tính( nam, nữ ): Trong tổng số 20 lao động của công ty có 10 người là nữ chiếm 50%, 10 người là nam chiếm 50%. - Theo trình độ: Hiện nay trong tổng số 20 cán bộ, nhân viên của Công ty sau một thời gian phát triển thì hiện tại công ty có 90% tốt nghiệp đại học. Ý nghĩa của việc lựa chọn đề tài Dựa vào những tìm hiểu và phân tích trên đây, ta có thể thấy Công ty TNHH Dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia có mô hình hoạt động khá rộng và các thủ tục tuyển dụng nhân viên, quản lý hồ sơ nhân viên phức tạp, công ty Trần Vũ Gia cần phải xây dựng một hệ thống Tin học hỗ trợ việc Quản lý nhân viên, giúp giải quyết phần lớn việc quản lý hồ sơ nhân viên, tra cứu hồ sơ nhân viên... giảm bớt khối lượng công việc bằng tay, giảm thời gian, chi phí. Ngoài ra Hệ thống tin học mới sẽ giúp nhân viên nghiệp vụ quản lý hồ sơ nhân viên chặt chẽ, chính xác, dễ dàng tiến hành cập nhật số liệu nhân sự hàng ngày, xử lý và truy vấn thông tin nhanh. Lưu trữ hồ sơ đầy đủ, phục vụ cho công tác báo cáo tổng hợp danh sách nhân viên theo phòng ban đầy đủ, rõ ràng. Quản lý nhân viên trong Công ty TVG là công việc quan trọng, đòi hỏi bộ phận quản lý phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp. Việc xây dựng một Dự án quản lý nhân sự sẽ giúp cho nhân viên quản lý của Công ty TVG cũng làm khối lượng công việc đó nhưng với thời gian ngắn hơn và cho hiệu quả tốt nhất. Quá trình tuyển dụng nhân viên, quản lý hồ sơ nhân viên sẽ được cập nhật liên tục và rất nhanh chóng từ nhân viên Phòng Nhân sự bởi ứng dụng của phần mềm này. Bên cạnh đó nhân viên có thể tra cứu tìm kiếm hồ sơ nhân viên, in các báo cáo về nhân viên các phòng ban hay một cá nhân bất kỳ cho lãnh đạo và các bộ phận khác trong công ty. Việc ứng dụng CNTT đã mang lại bước đột phá mới cho công tác quản lý nhân sự, giúp Công ty nắm bắt thông tin về nhân sự trong công ty ... một cách cụ thể và chi tiết. Vì vậy, với đề tài “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia” là một vấn đề đang được Công ty nói chung và cán bộ nhân viên tại phòng nhân sự nói riêng rất quan tâm. CHƯƠNG II PHƯƠNG PHÁP TIẾP CẬN HỆ THỐNG Hệ thống thông tin phục vụ quản lý Quan điểm nhìn nhận sự vật trong sự thống nhất tương tác của các yếu tố cấu thành sự vật, hiện tượng là một luận điểm khoa học. Quan điểm này có vai trò hết sức quan trọng khi bộ môn toán học điều khiển và kỹ thuật tin học ra đời. Khi nghiên cứu các chiến lược kinh tế xã hội cho đến việc giải quyết một bài toán kinh tế cụ thể và chính quan điểm nhìn nhận sự vật hiện tượng có hệ thống giúp ta nhận biết, hiểu và đi đến giải quyết từng vấn đề một cách có hiệu quả. Chương trình tin học hoá công tác quản lý hoạt động của các đơn vị kinh tế hành chính sự nghiệp đang được đặt ra như một nhu cầu tất yếu và phải đầu tư xây dựng từng bước. Cho nên đối tượng chính của tin học quản lý không phải là gì khác mà chính là các đơn vị hành chính sự nghiệp. Khái niệm thông tin Khái niệm thông tin xét trong quá trình trao đổi giữa hai đối tượng vật chất có thể được hiểu là nội dung những trao đổi giữa hệ thống và môi trường được sử dụng nhằm mục đích điều khiển hoạt động của hệ thống đó. Định nghĩa trên nhấn mạnh các khía cạnh quan trọng sau của thông tin: - Khái niệm thông tin chỉ có ý nghĩa khi gắn liền với khái niệm điều khiển. Các quá trình thông tin chỉ tồn tại trong các hệ thống khi thực hiện chức năng điều khiển có hướng vì tính bất định của hệ thống sẽ giảm đi sự tích luỹ thông tin về nó tăng lên. Thông tin được sử dụng để duy trì, cải tiến cơ cấu của hệ thống làm cho nó thích nghi với môi trường. - Thông tin liên quan chặt chẽ tới những vật mang tin và chỉ tồn tại trong sự tác động qua lại giữa hai hệ thống là nguồn phát và nguồn thu thông tin. Nếu mất đi sự tác động qua lại này thì bản thân khái niệm thông tin cũng mất ý nghĩa. Trong quản lý kinh tế người ta đưa ra một khái niệm thông tin như sau: “ Thông tin phục vụ quản lý là thông tin có ít nhất một cán bộ quản lý cần tới hoặc có ý nghĩa sử dụng để thực hiện chức năng quản lý của mình”. Định nghĩa trên có hai khẳng định rất có ý nghĩa thực tiễn là: - Không bao giờ có hai đối tượng có cùng một nhu cầu thông tin. Thậm chí hai cán bộ quản lý làm cùng một công việc cũng chắc chắn rằng họ không muốn nhận tập hợp các thông tin giống hệt nhau. Do vậy, hệ thống thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp luôn có tính riêng đối với mỗi doanh nghiệp. - Hệ thống thông tin quản lý phải lấy mục tiêu phục vụ nhà quản lý làm nguyên tắc tồn tại. Hai thành phần cơ bản của hệ thống thông tin Nếu không con người và thiết bị, thì hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp có hai thành phần cơ bản: Các dữ liệu ghi nhận thực trạng của doanh nghiệp và các xử lý cho phép biến đổi các dữ liệu. - Các dữ liệu: Đó là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp. Có thể tách dữ liệu thành hai phần: Các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ của cơ quan, như dữ liệu về nhân sự, nhà xưởng,...Cấu trúc cơ quan không phải là cố định, mà có thể biến động khi có một sự kiện tiến hoá xảy ra. Sự kiện tiến hoá thường xảy ra bất chợt, ngoài ý muốn của con người. Sự điều chỉnh lại các dữ liệu cho thích hợp với sự kiện tiến hoá gọi là sự cập nhật. Các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh/ dịch vụ của công ty, như là dữ liệu về sản xuất, giao dịch,...hoạt động kinh doanh/ dịch vụ nhằm biến đổi luồng vào/ ra của doanh nghiệp có thể xem là sự tiếp nối của hàng loạt các sự kiện sơ đẳng, gọi là các sự kiện hoạt động. Khi một sự kiện hoạt động xảy ra thì phải ghi nhận nó, và như vậy làm thay đổi các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh/ dịch vụ của doanh nghiệp. - Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thông tin, nhằm vào hai mục đích chính: Sản sinh các thông tin theo thể thức quy định, như: các báo cáo, các chứng từ giao dịch... Trợ giúp cho các quyết định, thông thường là cung cấp những thông tin cần thiết co việc lựa chọn một quyết định của lãnh đạo, nhưng cũng có thể là thực hiện một sự lựa chọn quyết định. Mỗi xử lý thông tin là sự áp dụng một quy tắc quản lý định sẵn và diễn ra theo một trật tự định sẵn ( gọi là thủ tục ). Các quy tắc quản lý các thủ tục có thể được ấn định bởi hệ thống quyết định của doanh nghiệp và như vậy chúng có thể bị điều chỉnh theo ý muốn, nhưng chúng có thể được ấn định từ bên ngoài doanh nghiệp và như vậy doanh nghiệp không được tự tiện thay đổi. Đầu vào của xử lý có thể là các thông tin phản ánh cấu trúc doanh nghiệp và/ hoặc các thông tin phản ánh hoạt động của doanh nghiệp. Đầu ra có thể là: Các kết quả trực tiếp cho các cá nhân hay tổ chức ngoài doanh nghiệp. Gọi kết quả ngoài; Các kết quả lưu giữ trở lại vào trong hệ thống, để sau này dùng làm đầu vào cho các xử lý khác. Gọi là các kết quả trong. Tính chất của hệ thống thông tin - Tính định hướng của thông tin: Thông tin luôn phản ánh mối quan hệ giữa nguồn tin và nơi nhận tin. Trong điều khiển không có người sử dụng thì khái niệm thông tin mất ý nghĩa, thông tin tức là đưa cho người sử dụng tin tức, một cái gì đó chưa được biết . - Tính tương đối của thông tin: Mỗi thông tin nhận được phần lớn đều phản ánh không đầy đủ về sự vật hiện tượng được thông báo, nhất là thông tin kinh tế xã hội. Nguyên nhân là do sự sai lệch từ nơi phát đến nơi nhận. - Thông tin có tính thời điểm: Khi một người nhận được thông tin từ nơi phát, nghĩa là có một khoảng thời gian thì trong thời gian đó hiện tượng hay sự vật được thông báo tới đã vận động biến đổi khác trước, những biến đổi đó phụ thuộc vào thưòi gian từ nơi nhận đến nơi phát tin, phụ thuộc vào cụ thể sự vật hay hiện tượng được xem xét. Hoạt động quản lý là điều hành một hệ thống, đưa hệ thống đạt đến một mục tiêu nhất định. Trước đây, người cán bộ quản lý chỉ dựa vào kinh nghiệm, nghệ thuật và trực giác để giải quyết các nhiệm vụ quản lý. Hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ của thông tin cùng với yêu cầu đa dạng của quản lý làm cho khối lượng thông tin ngày càng lớn và phức tạp đòi hỏi người quản lý phải có công cụ để nắm bắt, xỷ lý nhanh chóng các nguồn thông tin nhằm phục vụ ra quyết định kịp thời và chính xác để đạt được hiệu quả cao nhất, tránh được những rủi ro trong khi ra quyết định. Hệ thống thông tin phục vụ quản lý Hệ thống thông tin dưới giác độ điều khiển học Dưới giác độ điều khiển học thì hệ thống thông tin phục vụ quản lý được chia thành hai phân hệ: Chủ thể quản lý và đối tượng quản lý. Luồng thông tin qua lại giữa hai cấp đó là luồng thông tin quản lý và luồng thông tin phản hồi. - Thông tin vào là thông tin của môi trường tác động lên hệ thống giúp cho người quản lý theo dõi được sự biến đổi của bên ngoài, thay đổi mục tiêu và đổi hệ thống cho phù hợp. Những thông tin bên ngoài có thể là những thông tin thiếu chính xác và làm cho hệ thống quản lý bị dao động. Nếu người quản lý không giỏi thì dẫn đến đổ vỡ hệ thống do không biết lọc bỏ và loại trừ những thông tin thiếu chính xác. - Thông tin ra là những công văn, giấy tờ trình lên cấp trên hoặc là những doanh thu, số lượng và thông tin bên ngoài của các hệ thống khác. Nó là kết quả của thông tin vào và là sự tương tác giữa thông tin quản lý và thông tin phản hồi. - Thông tin quản lý là những quyết định của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đưa hệ thống đạt đến mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý, nó là thông tin cơ bản tác động mạnh nhất lên hệ thống, nó là yếu tố tiên quyết nói lên hệ thống có thể tồn tại hay không. - Thông tin phản hồi là những luồng thông tin phản ứng của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý trước khi ra quyết định quản lý. Nó giúp cho chủ thể quản lý điều chỉnh lại quyết định của mình. Thông tin dưới giác độ quản lý Dưới giác độ quản lý thì thông tin được chia thành 3 cấp (1)- Hệ thống thông tin tác nghiệp: Là nơi biến yếu tố đầu vào thành các yếu tố đầu ra của quá trình sản xuất kinh doanh. (2)- Hệ thống thông tin quản lý: Là bộ phận đầu não của hệ thống. Nơi ban hành các quyết định quản lý và thực hiện các công việc quản lý khác. (3)- Hệ thông tin phục vụ quản lý ( hệ thống bảo đảm mối liên hệ giữa hai hệ trên ): Là hệ thống liên kết giữa hệ thống quản lý với hệ thống tác nghiệp. Nó cung cấp thông tin sau khi đã phân tích và xử lý cho lãnh đạo về tình hình hoạt động của hệ thống tác nghiệp và nó truyền cho các chỉ thị của người quản lý tới hệ thống tác nghiệp sau khi đã diễn dịch chỉ thị đó. Người quản lý và điều hành một tổ chức phải nắm bắt chính xác các thông tin và xử lý chúng khi ra quyết định. Thông tin không chính xác sẽ dân đến những quyết định sai lầm, gây hậu quả lớn. Vì vậy công tác quản lý không chỉ dựa trên kinh nghiệm, mà còn phải dựa vào công cụ, phương tiện công nghệ thông tin để nắm bắt, xử lý nhanh, chính xác các luồng thông tin để phục vụ ra quyết định. Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm dữ liệu…thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục dữ liệu và thiết bị tin học, đầu vào (Input) của hệ thống thông tin được lấy ra từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Output) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage). Sơ đồ hệ thống thông tin Nguồn Thu nhập Kho dữ liệu Xử lý và lưu trữ Phân phát Đích Hình 2: Mô hình hệ thống thông tin Như hình trên minh họa, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra. Từ mô hình hệ thống thông tin tổng quát ta có mô hình hệ thống thông tin phục vụ quản lý chung. Hệ thống thông tin phục vụ quản lý Đầu vào Hệ thống thông tin phục vụ quản lý Đầu ra Đầu vào Đầu ra Hệ thống thừa hành Thông tin ngoài vào Thông tin đã được xử lý Thông tin ra Thu thập thông tin Hệ thống lãnh đạo Hình 2.1: Sơ đồ quản lý hệ thống - Hệ thống lãnh đạo là nơi ban hành các quyết định quản lý. - Hệ thống thừa hành là kết quả thực hiện các quyết định quản lý, biến các yếu tố đầu vào của hệ thống thành các yếu tố đầu ra. - Hệ thống thông tin là trung gian của hai hệ thống trên có chức năng thu thập, lưu trữ và truyền thông tin trong hệ thống, đưa thông tin vào quá trình xử lý và truyền đạt thông tin ra một cách kịp thời. Hệ thống thông tin gồm tập hợp các thông tin hữu ích, có cấu trúc, luân chuyển trong hệ thống kinh tế và các quy tắc quản lý, các phương tiện xử lý thông tin. Các thành viên trong hệ thống kinh tế có quan hệ với nhau thông qua các phương tiện xử lý thông tin. Hoạt động của tổ chức được đánh giá là tốt hay xấu tuỳ thuộc vào chất lượng của việc xử lý, sự phù hợp của thông tin. Sơ đồ hệ thống thông tin quản lý nhân sự Phân hệ quản lý nhân sự Hệ thống thông tin quản lý nhân sự Bộ phận quản lý nhân sự Văn bản quyết định QLNS Thông báo của phòng nhân sự Dữ liệu quản lý Thông tin xử lý dạng báo cáo Hồ sơ nhân viên Kiểm tra hồ sơ nhận Hồ sơ được chấp nhận Báo cáo tổng hợp nhân viên Hồ sơ nhân viên Thông tin nhân sự Lương của nhân viên Tra cứu nhân sự Hình 2.2: Sơ đồ hệ thống thông tin quản lý nhân sự Đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin phục vụ quản lý được tổ chức theo lối phân cấp từ trên xuống dưới. Thông tin được tập hợp từ dưới lên trên và quyết định đưa từ trên xuống dưới qua cấp trung gian. Luồng thông tin đầu vào Luồng thông tin này bao gồm cả thông tin định hướng của hệ thống cấp trên và các thông tin liên hệ trao đổi môi trường. Mỗi bô phận có lượng thông tin lớn và đa dạng cần phải xử lý. Các thông tin cần phải xử lý gồm hai loại sau: Các thông tin luân chuyển: Là thông tin chi tiết về các hoạt động hàng ngày của hệ thống. Những thông tin này lớn đòi hỏi xử lý nhanh và kịp thời, thông tin này mang tính nội tại sự biến đổi của hệ thống. Nó phản ánh những thông tin quyết định quản lý và thông tin phản hồi của đối tượng quản lý và magn tính thời sự cao. Các thông tin tổng hợp định kỳ: Là các thông tin báo cáo của cấp dưới lên cấp trên, những thông tin này được ghi chép trực tiếp từ các bộ phận tác nghiệp. Các thông tin dùng để tra cứu: Là cắc thông tindùng chung trong hệ thống, các thông tin này tồn tại trong thời gian dài và ít thay đổi, được dùng để tra cứu trong việc xử lý các thông tin luân chuyển và tổng hợp. Luồng thông tin đầu ra Luồng thông tin này được tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào từng yêu cầu quản lý cụ thể. Đầu ra của quá trình quản lý thường là các thông tin kết quả và các thông tin mang tính chất định kỳ theo thời gian. - Các thông tin cần phải xử lý được chia thành hai loại Thông tin đã xử lý: Là thông tin đã được xử lý nhằm cô đọng, chọn lọc, tổng hợp, làm giàu thông tin cung cấp giúp cán bộ lãnh đạo ra quyết định quản lý. Thông tin ra quyết định: Là các thông tin do hệ thống quản lý ban hành, chuyển qua hệ thống thông tin nhân bản, cụ thể hoá thông tin thành các nhiệm vụ chuyển xuống cho hệ thống thừa hành. - Nguyên tắc của việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo Đối với cán bộ quản lý cấp cao - người xây dựng mục tiêu của hệ thống, đặt ra hướng đi cho cả hệ thống thì thông tin ngoài là quan trọng nhất vì lãnh đạo chỉ cần quan tâm tới những thông tin mang tính chất khái quát đề cập tới những vấn đề có tính chất vĩ mô, có ảnh hưởng lứon đến hệ thống. Đối với cán bộ quản lý cấp trung gian ( có nhiệm vụ cụ thể hoá mục tiêu của hệ thống quản lý cấp cao thành nhiệm vụ cụ thể, liên kết các bộ phận trong tổ chức ) thì thông tin bên trong quan trọng hơn, thông tinmang tích chất chi tiết định hướng cao. Đối với cán bộ cơ sở ( trực tiếp thực hiện nhiệm vụ cụ thể ) thì cần cung cấp cho họ đầy đủ các thông tin bên rong của hệ thống và càng chi tiết càng tốt. Mô hình thông tin phục vụ quản lý Để tổ chức các thông tin phục vụ quản lý ta cần xây dựng các module dữ liệu bao gồm: Các module cập nhật, xử lý, tổng hợp và thông tin luân chuyển Vì lượng thông tin này lớn đòi hỏi tốc độ xử lý nhanh khi xây dựng cần quan tâm tới các yêu cầu sau: - Tổ chức màn hình hợp lý làm giảm thao tác cho người dùng - Nắm vững các thông tin quan trọng từ thông tin cần cập nhật - Tự động nạp các giá trị đã biết và các giá trị lặp lại - Kiểm tra và phát hiện nhanh các sai sót khi cập nhập dữ liệu và có các thông báo cho người sử dụng biết. Các module cập nhật thông tin tra cứu Các thông tin tra cứu được dùng trong một thời gian dài. Nó được cập nhật thường xuyên do đó việc tổ chức các module này cần đảm bảo để dễ tra cứu nhất. Các module bảng biểu, báo cáo Các module này được thiết kế dựa trên sự tìm hiểu các bảng biểu báo cáo theo quy định của hệ thống. Yêu cầu của thông tin trong hệ thống quản lý - Thông tin trong hệ thống thường được dùng để giải quyết nhiều khau của quá trình quản lý. Điều đó đòi hỏi các thông tin trong hệ thống không được trùng lặp. Thông tin cần được tổ chức hợp lý đảm bảo tính nhất quán cao trong hệ thống, Vì vậy, thông tin thường được tổ chức thành các mảng cơ bản - Giảm nhỏ nhất lượng thông tin sai lệch nhằm tăng năng suất và hiệu quả sử dụng máy. Điều cần thiết là phải thay thế các công việc luân chuyển và xử lý thủ công sang tự động trong toàn hệ thống. Công việc này sẽ đảm bảo truy xuất nhanh, chính xác thông tin. - Đảm bảo vấn đề logic toán học cho hệ thống. - Một quyết định không dựa trên tất cả thông tin trong hệ thống mà nó chỉ dựa vào một nhóm các thông tin bộ phận. Do đó, phải hết sức tiết kiệm các thao tác xử lý, biến đổi hợp nhất thông tin bằng cách phân loại hoặc sử dụng các mảng cơ bản. Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý Phương pháp tổng hợp Phương pháp này đòi hỏi phải xây dựng nghiệp vụ cho từng bộ phận. Nhưng phải bảo đảm mô hình toán học cho hệ thống để sau này có thể xây dựng được các mảng cơ bản trên cơ sở nghiệp vụ đó. - Ưu điểm: Phương pháp này cho phép đưa dần hệ thống vào làm việc theo từng giai đoạn và nhah chóng thu kết quả. - Nhược điểm: Các thông tin dễ bị trùng lặp sinh ra các thao tác không cần thiết. Phương pháp phân tích Trong phương pháp này nhiệm vụ đầu tiên là cần phải xây dựng bảo đảm toán học cho hệ thống. Sau đó xây dựng các chương trình làm việc cho chương trình đó. - Ưu điểm: Phương pháp này tránh được việc thiết lập các mảng làm việc một cách thủ công. - Nhược điểm: Hệ thống chỉ hoạt động khi đưa vào đồng thời các mảng làm việc. Phương pháp tổng hợp phân tích Đây là phương pháp kết hợp đồng thời cả hai phương pháp trên. Tiến hành đồng thời xây dựng các mảng cơ bản và một thao tác cũng như nhiệm vụ cần thiết. Nhưng yêu cầu là phải tổ chức chặt chẽ đảm bảo tính nhất quán của thông tin trong hệ thống. Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin quản lý Một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường cũng rất phức tạp. Do đó phân tích viên cần phải có một cách tiến hành nghiêm túc. Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó là: - Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình. Trong phần trên đã định nghĩa ba mô hình của hệ thống thông tin, đó là mô hình logic, mô hình vật lý ngài và mô hình vật lý trong. Bằng cách cùng mô tả về một đối tượng chúng ta thấy ba mô hình này được quan tâm từ những góc độ khác nhau. Phương pháp phát triển hệ thống được thể hiện cũng dùng tới khái niệm của những mô hình này và do đó cần luôn luôn phân định rõ ràng ba mức. - Nguyên tắc thứ 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng. - Nguyên tắc thứ 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. Các giai đoạn phát triển của hệ thống Phương pháp được đưa ra ở đây có 7 giai đoạn, mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các công đoạn. Phát triển hệ thống là một quá trình lặp. Tùy theo kết quả của một giai đoạn có thể và đôi khi là cần thiết phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót. Bao gồm các giai đoạn sau. Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu. Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết. Giai đoạn 3: Thiết kế logic. Giai đoạn 4: Đề xuất các phưong án của giải pháp. Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài. Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống. Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác. +) Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu. Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính._. khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các công đoạn sau: - Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu. - Làm rõ yêu cầu. - Đánh giá khả năng thực thi. - Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu. +) Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết. Phân tích chi tiết được thực hiện sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Mục đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau: - Lập kế hoạch phân tích chi tiết. - Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại. - Nghiên cứu hệ thống thực tại. - Đưa ra chuẩn đoán chính xác và xác định các yếu tố giải pháp. - Đánh giá lại tính khả thi. - Thay đổi đề xuất của dự án. - Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết. Trong báo cáo phải đưa ra sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống hiện tại. Một số khái niệm: - Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. - Sơ đồ luồng dữ liêu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống làm gì và để làm gì. - Ký pháp dùng trong sơ đồ luồng dữ liêu: Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liêu sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu. Tên người/bộ phận phát/nhận tin Nguồn hoặc đích Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu Tên tiến trình xử lý Tiến trình xử lý Tệp dữ liệu Kho dữ liệu +) Giai đoạn 3: Thiết kế logic Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Thiết kế logic bao gồm các công đoạn sau: - Thiết kế cơ sở dữ liệu. - Thiết kế xử lý. - Thiết kế các luồng dữ liệu vào. - Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic. - Hợp thức hóa mô hình logic. Có hai phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu: - Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ thông tin ra. - Thiết kế cơ sở dữ liệu logic bằng phương pháp mô hình hóa. Trong đề tài này lựa chọn thiết kế bằng phương pháp mô hình hóa. +) Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp. Sau khi mô hình logic được người sử dụng lựa chọn thì cần xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Những người sử dụng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức. Giai đoạn này gồm các công đoạn: - Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức. - Xây dựng các phương án của giải pháp. - Đánh giá các phương án của giải pháp. - Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các giải pháp. +) Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài. Sau khi một phương án của giải pháp được lựa chọn sẽ tiến hành thiết kế vật lý ngoài. Những công đoạn chính của giai đoạn này là: Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài. Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra). Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá. Thiết kế các thủ tục thủ công. Chuẩn bị và trình bày bào cáo về thiết kế vật lý ngoài. Ứng dụng tin học trong quản lý Hiện nay, thông tin ngày càng phon g phú và đa dạng, việc áp dụng các phương pháp quản lý thủ công đơn điệu một cách máy móc không thể được áp dụng với nhu cầu thực tế. Thông tin không được xử lý kịp thời sẽ dẫn đến những quyết định sai lầm làm ảnh hưởng tới hoạt động của hệ thống. Việc áp dụng tin học trong công tác quản lý sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống lên rất nhiều. Phương pháp tin học hoá đồng bộ Đó là tin học hóa đồng bộ tất cả các chức năng quản lý thiết lập một cấu trúc hoàn toàn tự động thay đổi cho cấu trúc cũ. - Ưu điểm: Các chức năng quản lý được tin học hoá một cách triệt để nhất, đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ hệ thống, tránh được sự dư thừa thông tin. - Nhược điểm: Phương pháp này triển khai lâu và khó khăn, đầu tư về trang thiết bị lớn, hệ thống không có tính mềm dẻo. Mặt khác, khi thay đổi hệ thống cũ sẽ vấp phải thói quen của những người làm việc trong hệ thống, đây là yếu tố khó vượt qua. Phương pháp tin học hoá từng phần Đây là phương pháp tin học hoá từng chức năng theo một trình tự nhất định theo yêu cầu của từng bộ phận trong hệ thống. Việc thiết kế các phân hệ quản lý của hệ thống được thực hiện một cách độc lập với những giải pháp riêng so với những phân hệ khác. Các phân hệ này thường được cài đặt ứng dụng trong hoạt động của hệ thống phân tán. - Ưu điểm: Tính đơn giản khi thực hiện vì công việc được phát triển tương đối độc lập với nhau. Đầu tư ban đầu không lớn. Một trong những ưu điểm được đánh giá cao của phương pháp này là không kéo theo những thay đổi cơ bản và sâu sắc cấu trúc của hệ thống nên dễ được chấp nhận. Mặt khác, sự phát triển và thay đổi về sau của phân hệ này sẽ không ảnh hưởng đến hoạt động của phân hệ khác nên tăng được tính mềm dẻo. Nhờ có tin học hoá từng phần, con người có thể can thiệp vào từng giai đoạn xử lý tự động của hệ thống, làm mất đi tính làm việc một cách máy móc, không năng động với từng trường hợp và hoàn cảnh cụ thể. - Nhược điểm: Tính nhất quản không cao trong hệ thống, do đó không tránh được sự trùng lặp, dư thừa thông tin. Trong thực tế, người ta áp dụng cả hai phương pháp trên nhằm giảm tối đa những nhược điểm của từng phương pháp. Nhưng trong quản lý kinh tế chỉ áp dụng phương pháp này hay phương pháp kia thì đều phải tính đến sự phù hợp của phương pháp đó so với trình độ quản lý, quy mô hoạt động, tiềm năng tài chính của hệ thống đó. Phân tích và thiết kế hệ thống Khảo sát hệ thống Việc khảo sát hệ thống thường được tiến hành qua hai giai đoạn sau: - Khảo sát sơ bộ: Nhằm xác định tính khả thi của đề tài. - Khảo sát chi tiết: Nhằm xác định tính chính xác của những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo. Trong giai đoạn này chúng ta cần xác định rõ ràng về những giới hạn của công việc ( những gì làm được, chưa làm được và những gì vượt ra ngoài phạm vi của vấn đề). Điều này được thể hiện ở khai khía cạnh: Thứ nhất là chức năng công việc; Thứ hai là các đơn vị tổ chức điều hành các chức năng đó hoặc sử dụng những thông tin được cung cấp bởi chức năng đó. Phân tích hệ thống Một khái niệm được sử dụng rất rộng rãi trong xử lý dữ liệu là quá trình phát thông tin các hệ thống mới có sử dụng máy tính được xem như bao gồm một số giai đoạn phân biệt. Tất cả những giai đoạn này tạo thành một quá trình phát triển hệ thống. Phân tích là trung tâm của quá trình phát triển hệ thống và là giai đoạn nhà thiết kế hệ thống phải làm việc hai mức khái niệm khác nhau liên quan đến việc xem xét tình huống vấn đề và giải pháp có thể cả mức độ là cái gì và mức độ như thế nào. Nhà phân tích thiết kế hệ thống bao giờ cũng phải đi qua tất cả những giai đoạn của việc xây dựng một hệ thống thông tin, nhưng muốn thu được kết quản thì cách thức tiến hành phải theo một phương pháp nào đó sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Trong phân tích thiết kế hệ thống người ta thường sử dụng phương pháp phân tích hệ thống có cấu trúc. Đây là một cách tiếp cận hiện đại tới các giai đoạn phân tích và thiết kế của chu trình phát triển hệ thống được chấp nhận để khắc phục những ưu điểm của cách tiếp cận truyền thống. Nó bao gồm việc dùng một nhóm các công cụ kỹ thuật, chúng được tích hợp với nhau qua cấu trúc hoặc khuôn khổ và các bước, các giai đoạn để xây dựng các mô hình ở dạng đồ hoạ của cả hai hệ thống: Hiện tại và Hệ thống cần xây dựng. Các mô hình này được sử dụng để liên lạc với nhiều người tham gia vào quá trình phân tích hệ thống đó là: Người sử dụng, Nhà thiết kế, Phân tích viên và Người cài đặt. - Các công cụ và mô hình được dùng trong phân tích hệ thống có cấu trúc gồm: Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (Business Function Diagrams - BFD) Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagrams - DFD) Mô hình dữ liệu Mô hình quan hệ Ngôn ngữ cấu trúc Từ điển dữ liệu - Khuôn khổ chung của phương pháp luận phân tích hệ thống có cấu trúc: Tổ hợp và giao tiếp các sản phẩm của những mô hình khác nhau trong đó mỗi mô hình là một cách nhìn khác nhau về hệ thống hiện tại hoặc hệ thống cần xây dựng và cần phải phối hợp các quan điểm khác nhau này theo một cách nào đó để nêu ra được đặc tả yêu cầu của hệ thống. Các mô hình và kỹ thuật phải kiểm tra chéo lẫn nhau giữa các mô hình để tạo độ tin cậy cho hệ thống. Phân tích sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD) Mục đích của phân tích chức năng là nắm được những ràng buộc do người sử dụng áp đặt lên hệ thống. Điều này nói lên rằng khi phân tích những chức năng phải xác định rõ ràng những gì mà hệ thống sẽ phải thực hiện mà không bận tâm tới phương pháp thực hiện. Như vậy, việc phân tích phải đề cập đến những mô tả cơ sở. Trong phần việc này chúng ta sẽ phải xây dựng một sơ đồ chức năng nghiệp vụ. Một chức năng đầy đủ gồm có các phần sau: Tên chức năng Mô tả có tính chất tường thuật Đầu ra của chức năng Các sự kiện gây ra sự thay đổi Phân tích chức năng sẽ đưa ra được những chi tiết quan trọng mà chi tiết đó sẽ được dùng trong các giai đoạn sau của phân tích. Sau khi lập được sơ đồ BFD chúng ta sẽ hiểu nhiều hơn về nhu cầu của hệ thống. Sơ đồ BFD chỉ cho ta biết cần phải làm gì chứ không chỉ ra là phải làm thế nào, ở đây chúng ta không cần phân biệt chức năng hành chính với chức năng quản lý. Tất cả chức năng đó đều quan trọng và cần được xử lý như nhau như một phần của cùng một cấu trúc. Phân tích sơ đồ dòng dữ liệu (BFD) Sơ đồ dòng dữ liệu nêu ra một mô hình về hệ thống có quan điểm cân xứng cho cả dữ liệu và quá trình. Nó chỉ ra thông tin vận chuyển từ một quá trình hoặc từ một chức năng này trong hệ thống sang một chức năng khác. Điều quan trọng là nó chỉ ra thông tin nào cần phải có trước khi cho thực hiện một hàm hoặc một quá trình. Sơ đồ dòng dữ liệu là một trong những công cụ quan trọng nhất trong việc phân tích hệ thống có cấu trúc. Nó đưa ra phương pháp thiết lập mối quan hệ giữa các chức năng hoặc quá trình của hệ thống với thông tin mà chúng sử dụng. Đó là phần đặc tả yêu cầu của hệ thống vì nó xác định thông tin nào phải có mặt trước khi quá trình có thể được tiến hành. Một DFD có thể là vật lý: Biểu thị cho điều thực tế xảy ra ( hoặc dự định xảy ra) hoặc là logic: Biểu thị cho chức năng cần tiến hành ( nhưng chưa nói đến cách thực hiện). DFD được xây dựng bằng cách dùng các chức năng đã được xác định trong việc mô hình hóa cho sơ đồ BFD. Phân tích mô hình dữ liệu Là một phương pháp xác định các đơn vị thông tin cơ sở có ích cho hệ thống ( các thực thể), và xác định rõ mối quan hệ bên trong hoặc tham trỏ chéo nhau giữa chúng. Điều này có ý nghĩa là mọi phần dữ liệu sẽ chỉ được lưu trữ một lần trong toàn bộ hệ thống của tổ chức và có thể truy cập từ bất kỳ chương trình nào bởi nhiều người sử dụng khác nhau. - Các yếu tố cơ sở trong phân tích dữ liệu: + Thuộc tính: Là một phần thông tin được dùng để mô tả các đối tượng cần quản lý. Mỗi thuộc tính bao giờ cũng được đặt một tên sao cho ngữ nghĩa mô tả được nội dung của thành phần thông tin mà nó cần biểu diễn. Phân loại các thuộc tính: Thuộc tính khoá: Là một hay một tổ hợp của một số thuộc tính sao cho các thuộc tính còn lại trong thực thể phụ thuộc vào nó. Thuộc tính không khoá ( hay mô tả): Được dùng trong các thực thể để mô tả các thành phần dữ liệu không phải là khóa. Chúng làm tăng thêm sự hiểu biết của chúng ta về bản thân thực thể. Thuộc tính kết nối: Là một tổ hợp các thuộc tính được dùng để chỉ mối quan hệ giữa hai thực thể. + Khái niệm thực thể: Thực thể là một bảng dữ liệu bao gồm các thuộc tính dùng để mô tả đối tượng hay nhiệm vụ giao dịch. Có hai loại nhóm thực thể: Nhóm thực thể tài nguyên: Chỉ đơn thuần mô tả dữ liệu mà không đề cập đến giao dịch. Nhóm thực thể giao dịch: Đề cập đến các giao dịch giữa các thực thể. + Quan hệ giữa các kiểu thực thể: Quan hệ một - một: Là quan hệ giữa hai kiểu thực thể A và B sao cho ứng với một trường hợp hay thực thể tương ứng ở kiểu thực thể B và ngược lại. Có Nhân viên Tài khoản 1 1 Một nhân viên chỉ có một tài khoản và một tài khoản chỉ thuộc về một nhân viên. Quan hệ một - nhiều: Là kiểu kết hợp giữa hai kiểu thực thể A và B sao cho ứng với mỗi trường hợp của A có thể có nhiều trường hợp trong B và ngược lại ứng với một trường hợp trong B chỉ có một và duy nhất một trường hợp trong A. Thuộc Bậc lương Nhân viên n 1 Quan hệ nhiều - nhiều: Là kiểu kết hợp giữa hai kiểu thưc thể A và B sao cho ứng với một thực thể trong A có thể có nhiều trường hợp trong B và ngược lại. Người ta thường dùng các thực thể trung gian để tách quan hệ nhiều - nhiều thành các quan hệ một - nhiều. Có Nhân viên Chứng chỉ n n - Khả năng tuỳ chọn của quan hệ Có Nhân viên Bằng cấp n 1 Trong thực tế có những lần xuất hiện của thực thể A không tham gia vào liên kết đang tồn tại giữa thực thể A và thực thể B. Trong trường hợp như vậy ta gọi là quan hệ tuỳ chọn. - Chiều của một quan hệ Chiều của một quan hệ chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào quan hệ đó. Người ta chia các quan hệ làm 3 loại: một chiều, hai chiều, ba chiều. + Quan hệ một chiều là quan hệ mà một lần xuất hiện của một thực thể được quan hệ với một lần xuất của thực thể đó. Ví dụ: Quan hệ “là bạn” trong thực thể học sinh Học sinh Là bạn n 1 + Mối quan hệ hai chiều là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết với nhau. Ví dụ: Quan hệ “làm việc tại” Làm việc tại Nhân viên Phòng ban n n + Quan hệ nhiều chiều là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia. Ví dụ: Định khoản cho một chứng từ Nhân viên Bảo hiểm Ngoại ngữ Có n n n Các máy tính hiện nay không biểu diễn được mối quan hệ ba chiều (nhiều chiều) nên chúng ta phải phân rã quan hệ này thành các quan hệ hai chiều. - Thuộc tính Thuộc tính dùng để mô tả các đặc trưng của một thực thể hoặc mối quan hệ. Có ba loại thuộc tính: thuộc tính mô tả, thuộc tính định danh và thuộc tính quan hệ. + Thuộc tính định danh (Identifier) là thuộc tính dùng để xác định một cách duy nhất mỗi lần xuất hiện của thực thể. Giá trị của thuộc tính đó là duy nhất đối với mọi lần xuất của thực thể. Ví dụ: “Mã nhân viên” là duy nhất cho mỗi nhân viên. + Thuộc tính mô tả (Description) dùng để mô tả về thực thể. Ví dụ: Tên phòng ban, chức vụ… + Thuộc tính quan hệ dùng để chỉ một lần xuất hiện nào đó trong thực thể quan hệ. Ví dụ: Thuộc tính “Mã nhân viên” là để trỏ tới thực thể “Nhân viên”. Một quan hệ được định danh bằng việc ghép định danh của các thực thể tham gia vào quan hệ. Thuộc tính được đặt ở bên cạnh thực thể và quan hệ, gạch chân các thuộc tính định danh trong các biểu diễn và thực thể quan hệ. Nhân viên Có Chức vụ Bậc lương 1 n - Chuyển đổi sơ đồ khái niệm dữ liệu thì cần chuyển nó thành tập hợp các tập các tệp và vẽ sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Sau đây là một số quy tắc chuyển đổi từ mô hình quan hệ thực thể sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu. + Quan hệ hai chiều( 1 –1) Đối với quan hệ này cần phải tạo ra hai tệp ứng với hai thực thể, thuộc tính định danh của một trong hai thực thể sẽ là thuộc tính phía khoá của thực thể kia. Trong trường hợp sự tham gia của một thực thể vào quan hệ tuỳ chọn thì tốt nhất là đặt khoá vào tệp ứng với thực thể bắt buộc trong quan hệ để tránh thuộc tính nhận giá trị rỗng. + Quan hệ hai chiều loại ( 1- n) Trong trường hợp này ta tạo ra hai tệp, mỗi tệp ứng với một thực thể. Khoá của tệp ứng với thực thể có số mức quan hệ 1 được dùng như khoá quan hệ trong tệp ứng với thực thể có số mức quan hệ có thể nhận mỗi giá trị rỗng nếu thực thể có số mức n là tuỳ chọn trong quan hệ. + Quan hệ nhiều chiều loại (n – n) Trong trường hợp này ta phải tạo ra ba tệp mô tả hai thực thể và một tệp mô tả quan hệ. Khoá của tệp mô tả quan hệ được tạo thành bởi việc ghép khoá của các thực thể tham gia vào quan hệ. Quá trình chuẩn hoá mô hình dữ liệu: Trong quá trình này người ta áp dụng các quy tắc chuẩn hoá để xác định các bảng dữ liệu ( hay các thực thể và mối quan hệ giữa chúng) sao cho giảm thiểu sự dư thừa thông tin, đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu, đảm bảo khả năng truy xuất dữ liệu nhanh chóng, có hiệu quả cho người sử dụng thông qua các chương trình ứng dụng. + Khái niệm chuẩn hoá: Chuẩn hoá là việc chuyển đổi tập hợp của người sử dụng và dữ liệu được lưu trữ sang cấu trúc dữ liệu nhỏ hơn, đơn giản và ổn định hơn. Cấu trúc dữ liệu được chuẩn hoá cũng thuận lợi trong việc bảo quản. + Phân loại quy tắc chuẩn hoá: Quy tắc chuẩn hoá mức 1 ( 1.NF) Chuẩn hóa mức 1 quy định rằng trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý. Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc. Quy tắc chuẩn hoá mức 2 ( 2.NF) Chuẩn hoá mức 2 quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới. Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới. Đặt cho danh sách mới này một tên riêng phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách. Chuẩn hoá mức 3 (3.NF) Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào 2 danh sách chứa quan hệ Y với X. Xác định tên cho mỗi danh sách mới. Thiết kế hệ thống Xác định hệ thống máy tính Đây là tiến trình đầu tiên của công việc thiết kế hệ thống, nó sử dụng sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ đầu vào chính. Mục đích của giai đoạn này là xác định bộ phận nào của hệ thống cần có sẽ được xử lý bằng máy tính, phần nào do người dùng xử lý. Phương pháp được sử dụng là dùng DFD nghiệp vụ từ đặc tả yêu cầu và làm việc toàn bộ tiến trình, xem xét vai trò của máy tính phải thế nào trong tiến trình này... Thiết lập giao diện người - máy: Đây là giai đoạn quan trọng bởi thiết lập giao diện người - máy phải làm sao phù hợp với nhiệm vụ được giao và phù hợp với người sử dụng - người sẽ tham gia vào đối thoại với máy. Chỉ tiêu quan trọng cần có để đánh giá khi thiết kế giao diện người - máy là: Dễ sử dụng: Giao diện phải dễ sử dụng ngay cả với người sử dụng thiếu kinh nghiệm. Dễ học: Các chức năng, thao tác của giao diện phải đảm bảo dễ học. Tộc độ thao tác: Giao diện phải có hiệu quả trong hạn định các bước thao tác, nhấn phím và thời gian trả lời. Kiểm soát: Người sử dụng phải kiểm soát được giao diện. Dễ phát triển: Phải đảm bảo cho ứng dụng có khả năng phát triển. Một số dạng cơ bản của giao diện người - máy: Hỏi và đáp Thứ tự các câu hỏi ( hoặc các dấu nhắc trên màn hình máy tính) lần lượt được người sử dụng trả lời. Những câu trả lời của con người thường bị giới hạn bởi một số ít những câu trả lời đúng vì vậy độ tinh vi của đối thoại cũng bị giới hạn. Việc hỏi đáp sẽ dễ dàng tiếp thu cho người sử dụng hơn nếu có thêm những lời chú thích hợp cho người mới sử dụng và ít kinh nghiệm thông qua hội thoại đơn giản. Đơn Đơn là một kiểu đối thoại đơn giản cho những người sử dụng ít kinh nghiệm. Tất cả các tuỳ chọn sẽ được thể hiện trên màn hình như những lời gợi ý. Đơn được giới hạn bởi số các tuỳ chọn mà nó thể hiện lên màn hình. Đơn được thiết kế đơn giản cho lập trình và dễ sửa đổi. Đơn là một phương sách tốt nếu màn hình thể hiện đầy đủ được hơn. Điền mẫu Là một dạng đối thoại được dùng phổ biến nhất đối với dữ liệu và nó cũng được sử dụng trong việc khôi phục dữ liệu. Mẫu được thể hiện trên màn hình như bản báo cáo mẫu. Trên màn hình có tên mẫu chú thích cho các trường hợp và các thông báo hướng dẫn sử dụng. Kiểu giao diện này phù hợp với tất cả người sử dụng. Thiết kế cơ sở dữ liệu Trong việc triển khai một ứng dụng, thiết kế tốt một cơ sở dữ liệu ngay từ đầu là một điều quan trọng, làm thế nào để hệ thống không bị cứng nhắc mà có thể thay đổi một cách dễ dàng, uyển chuyển. Đồng thời phải làm thế nào để duy trì bảo dưỡng chương trình không gây tốn kém và phiền hà cho người sử dụng. Các bước thiết kế cơ sở dữ liệu - Bước 1: Phân tích toàn bộ những yêu cầu Đây là bước đầu tiên, ở bước này khó khăn nhất là việc phân tích trọn vẹn những yêu cầu trong việc hình thành cơ sở dữ liệu cho một đơn vị. Trong giai đoạn này người thiết kế phải tìm hiểu kỹ xem việc xử lý dữ liệu ở đơn vị ra sao để từ đó có cái nhìn tổng quát trước khi chính thức bắt tay vào thiết kế cơ sở dữ liệu. - Bước 2: Nhận diện những thực thể Sau khi đã tìm hiểu kỹ tién trình xử lý, nhà thiết kế phải nhận diện được nhưngdx thực thể sẽ làm việc. Mỗi thực thể được xem như là một đối tượng xử lý rõ ràng, riêng biệt. Những thực thể này có thể được biển diễn bởi những bảng dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. Khi cần thiết có thể thêm vào những bảng dữ liệu hoặc tách rời thực thể ra làm nhiều bảng dữ liệu khác nhau. - Bước 3: Nhận diện các mối tương quan giữa các thực thể Sau khi nhận diện xong các thực thể, công việc tiếp theo là phải nhận diện tiếp các thực thể đó quan hệ với nhau như thế nào? Giữa các thực thể có thể có các quan hệ: một - một, một - nhiều hoặc nhiều - nhiều. - Bước 4: Xác định mục khoá chính Trên mỗi bảng dữ liệu cần phải nhận diện một trường hợp cho phép phân biệt không nhập nhằng các bản ghi. Vì nguyên tắc cơ bản trong thiết kế là không cho phép các bản ghi trùng nhau, nghĩa là phải đam rboả tính duy nất của các bản ghi trong bảng dữ liệu. Trong trường hợp nếu có nhiều chọn lựa khoá chính. Ngoài ra, có thể phối hợp nhiều trường khác nhau để hình thành mục khóa chính gọi là khoá kép. - Bước 5: Nhận diện mục khoá ngoại lai Khoá ngoại lai là một trường trên bảng dữ liệu 1 mà trị của nó bắt buộc phải khớp với giá trị của mục khoá chính của bảng dữ liệu 2 để nhằm kết nối 2 bảng dữ liệu có quan hệ với nhau. - Bước 6: Thêm các trường không phải là mục khoá vào bảng dữ liệu Sau khi đã khai báo, định nghĩa các thực thể, các mục khóa chính và mục khoá ngoại lai, công việc tiếp theo là phải xác định được các trường hợp còn lại trên bảng dữ liệu thuộc cơ sở dữ liệu. Đây là bước khá quan trọng trong việc hình thành cấu trúc dữ liệu. Trong bước này phải quyết định việc đặt tên các trường sao cho thuận tiện khi xử lý các dữ liệu trên bảng. Tiếp theo là việc chuẩn hoá các bảng dữ liệu. Công việc này sẽ loại bỏ những dữ kiện trùng lặp và giữ cho các dữ kiện có liên hệ dính chặt với nhau nhằm đảm bảo không bị mất thông tin. - Bước 7: Xây dựng mạng dữ liệu Công việc của giai đoạn này là vẽ ra những gì khai báo, định nghĩa để có thể nhình nhận cơ sở dữ liệu một cách tổng quát hơn. Từ đó dễ dàng tìm ra các sai sót để kịp thời sửa chữa. - Bước 8: Khai báo phạm vi của mỗi trường Đây là bước cuối cùng của quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu, trong các bước này phải xác định kiểu dữ liệu thích hợp cho mỗi trường ( kiểu số, kiểu ký tự, kiểu logic...) và phạm vi giao động của các trị nhằm xác định độ rộng của mỗi trường. Hoàn thiện chương trình Đây là khâu cuối cùng của phương pháp luận. Công việc phải làm trong giai đoạn này là thiết kế các module chương trình nhằm giải quyết những vấn đề của bài toán. Giai đoạn này sẽ dùng đến một ngôn ngữ lập trình cụ thể để thể hiện thuật toán. Tùy theo yêu cầu của bài toán và khả năng của lập trình viên mà lựa chọn ngôn ngữ lập trình cho thích hợp. Chương trình sau khi viết xong phải được kiểm tra các sai sót nhất là các sai sót về mặt thuật toán ( chương trình vẫn chạy nhưng cho kết quả sai). Tổng quan về ngôn ngữ lập trình Giới thiệu về Access Cơ sở dữ liệu và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu là một tập hợp các dữ liệu và các chương trình quản lý dữ liệu. Dữ liệu được lưu trong cơ sở dữ liệu dưới dạng bảng, bao gồm các dòng và các cột, giống như trên bảng tính. Nhưng sự khác biệt của hệ quản trị cơ sở dữ liệu là có thể tính toán phức tạp, sắp xếp dữ liệu và các công việc khác mà không thể thực hiện trên bảng tính. Ngoài ra, hầu hết các hệ quản trị cơ sở dữ liệu còn cung cấp một cơ chế bảo mật. Việc xác nhận tính hợp lệ cũng có thể được thực hiện trng hệ quản trị cơ sở dữ liệu, để bảo đảm rằng dữ liệu nhập vào hệ thong là hợp lệ. Bảng tính thường được sử dụng trong các công ty nhỏ hoạt động giới hạn trong lượng dữ liệu nhỏ, các nhân viên kế toán cũng thường sử dụng dạng này. Nhưng khi làm việc trên khối lượng dữ liệu lớn, cần thực hiện các phép toán kết nốI dữ liệu cơ bản, nhất thiết phải dùng các hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Ngoài việc hỗ trợ lưu trữ khối lượng dữ liệu lớn, các hệ cơ sở dữ liệu còn có ưu điểm xử lý dữ liệu nhanh hơn. Quá trình phát triển cơ sở dữ liệu Trước khi có máy tính, dữ liệu được ghi chép vào sổ sách để có thể xem lại. Từ khi máy tính được sang chế và chứng tỏ khả năng lưu dữ liệu, các khái niệm về cơ sở dữ liệu cũng như cấu trúc dữ liệu đã trải qua nhiều thay đổi. Trên máy tính, cơ sở dữ liệu tồn tại rất sớm nhưng dưới dạng các tập. Có nghĩa là dữ liệu được lưu dưới dạng bảng, các dòng trong bảng được gọi là các bản ghi và các cột thì đựợc gọi là các trường. Ở đây tất cả dữ liệu đều được đặt vào một bảng và thuật ngữ “Cơ sở dữ liệu” được sử dụng đồng nghĩa với “Bảng”. Cơ sở dữ liệu được lưu theo dạng “Flat – File”. Hệ thống flat – file không thật hiệu quả, chẳng hạn khi cần tìm kiếm một bản ghi bạn phải duyệt qua tất cả cho tới khi đến được bản ghi cần tìm. Vấn đề trên được giải quyết bằng sự trợ giúp của hệ thống tập tin chỉ mục “Indexed – file”. Hệ thống này duyệt trong tập tin chỉ mục, trong đó lưu một sơ đồ các bản ghi vào vị trí của nó. Có thể so sánh sự tương tự của hệ thống với chỉ mục của các cuốn sách được lưu trong thư viện. Các chỉ mục này được sử dụng để xác định nhanh chóng vị trí của một cuốn sách trong kho sách của thư viện. Tương tự, các tập tin chỉ mục trong một hệ thống tập tin chỉ mục “Indexed – file oriented system” giúp tăng tốc độ tìm kiếm các bản ghi. Mặc dù việc dung tập tin chỉ mục mang lại nhiều lợi ích, một số vấn đề vẫn còn tồn tại như sau: + Data Redundancy (sự dư thừ dữ liệu)- một số dữ liệu được lưu lặp lại ở nhiều nơi. + Data Inconsistency (sự không nhất quán trong dữ liệu) - điều này có nghĩa là việc lưu các dữ liệu giống nhau trên nhiều tập tin khác nhau sẽ khiến cho chúng không nhất quán. + Sercurity (bảo mật) - dữ liệu được lưu trong hệ thống có thể bị nhiều người truy cập dễ dàng. Một cơ sở dữ liệu có thể được định nghĩa như là một quan hệ liên kết giữa các bản ghi, Một hệ quản trị cơ sở dữ liệu có thể nói ngắn gọn là một cơ chế liên kết các bản ghi. Chi tiết hơn, chúng ta có thể miêu tả hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một hệ thống bao gồm: Dữ liệu Phần mềm để lưu dữ liệu và cung cấp các phương pháp tiêu chuẩn trong việc trích lấy và cập nhật dữ liệu Người sử dụng khai thác thông tin từ dữ liệu Các loại mô hình cơ sở dữ liệu Trong quá trình phát triển, cơ sở dữ liệu được thiết kế thành nhiều loại cơ sở dữ liệu khác nhau, mỗi loại càng về sau càng có thêm tính năng mới. Một mô hình dữ liệu gồm có phần mô tả và một phương pháp để lưu và lấy dữ liệu. Thông thường nó được xây dựng bằng các thuật toán và các khái niệm. Phân tích và thiết kế mô hình dữ liệu là điều quan trọng trong việc phát triển cơ sở dữ liệu. Trước những thập niên 1980, hai mô hình cơ sở dữ liệu được sử dụng thông thường nhất là hệ thống phân cấp và hệ thống mạng. Trong những năm 80 mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ bắt đầu được sử dụng và ngày càng phổ biến. Mô hình này được phát triển bởi Dr E.F Codd tại công ty IBM từ những năm 1960. Là một nhà toán học, ông đã ứng dụng những hiểu biết về các khái nioêm toán học của mình vào cơ sở dữ liệu và xây dựng nên khái niệm về cơ sở dữ liệu quan hệ. Ông ta đưa ra 12 quy tắc, sau này được gọi là các quy tắc của Codd. Trong các hệ thống flat – file, mỗi cơ sở dữ liệu chỉ gồm một bảng, điều này có nghĩa là tất cả các dữ liệu phải được lưu trong cùng một bảng,. Trong hệ thống này “Table” được xem như là “Database” vì thế thuật ngữ “Table” và “Database” có thể sử dụng hoán đỏi và thay thế cho nhau. Trong một cơ sở dữ liệu quan hệ, có nhiều bảng quan hệ với nhau. Quan hệ trong cơ sở dữ liệu quan hệ: Trong một hệ cơ sở dữ liệu quan hệ, một cơ sở dữ liệu được xem là tập hợp các dữ liệu quan hệ và chương trình. Dữ liệu trong cơ sở dữ liệu phải được liên kết với nhau. Một hệ cơ sở dữ liệu là một phần mềm chuyên về việc thao tác trên cơ sở dữ liệu. Nó tạo ra giao diện giữa cơ sở dữ liệu và người sử dụng. Như đã trình bày, mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ rất thông dụng trong lĩnh vực thương mại bởi vì nó có cấu trúc đơn giản, cơ sở dữ liệu được thiết kế theo phương pháp như trên được gọi là cơ sở dữ liệu quan hệ, và phần mềm hỗ trợ cho cơ sở dữ liệu này gọi là hệ thong quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ. Quan hệ, bộ và thuộc tính: Trong mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ, dữ liệu trong được tổ chức thành các quan hệ. Một quan hệ có cùng nghĩa với một bảng. Một bảng bao gồm các cột và các dòng, còn được gọi là các trường và các bản ghi, hay các thuộc tính và các bộ trong cơ sở dữ liệu quan hệ. Bảng: Dữ liệu trong một cơ sở dữ liệu được lưu dưới dạng bảng. Dữ liệu này không chỉ bao gồm các dữ liệu của người sử dụng mà nó còn có các dữ liệu của hệ thông như cấu trúc của bảng, kiểu dữ liệuc của các trưòng. Những dữ liệu này được gọi là: “meta – data” lưu trong các bảng riêng biệt trong cơ sở dữ liệu. Meta – data được xem như là “Dữ liệu về dữ liệu”. Việc tạo ra các bảng chứa meta – data do hệ quản trị cơ sở dữ liệu đảm nhiệm. Để lưu dữ liệu vào cơ sở dữ liệu, người sử dụng phải tạo các bảng. Việc tạo bảng bao gồm các bước sau: + Khai báo kiểu dữ liệu của các trường + Khai báo kích thước tốI đa của ._.