Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần lắp máy & Xây dựng điện

MôC LôC tRANG LỜI MỞ ĐẦU Trong hai thập niên cuối của thế kỷ 20, cả thế giới đã được chứng kiến một hiện tượng ngoạn mục và có ý nghĩa to lớn. Đó là sự bùng nổ của khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin cùng với sự phát triển nhanh đến chóng mặt của tin học. Ngày nay, công nghệ thông tin ngày càng thể hiện rõ vai trò của mình, tham gia đóng góp một cách hiệu quả trong tất cả các lĩnh vực khoa học, kỹ thuật, kinh tế, xã hội và từng bước khẳng định vị trí của mình trong quá trình phát triển của mỗi quốc gia, mỗi khu vực. Việt Nam đang bước vào thiên niên kỷ mới-kỷ nguyên khoa học và công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin. Và chúng ta đang trên con đường thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước từng bước hội nhập với các nước trong khu vực và trên thế giới. Đảng và Nhà nước rất chú trọng, ưu tiên cho sự nghiệp phát triển công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, khai thác và ứng dụng tin học trong công cuộc đổi mới. Trong bất kỳ lĩnh vực nào, việc nắm bắt thông tin, xử lý thông tin ngày càng đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý và điều hành. Những năm gần đây, ngành công nghệ thông tin nước ta đang từng bước phát triển trên mọi lĩnh vực trong cuộc sống nói chung cũng như trên lĩnh vực quản lý nói riêng. Đặc biệt, trong thời đại công nghiệp và nền kinh tế thị trường, việc ứng dựng công nghệ thông tin trong các doanh nghiệp đóng vai trò vô cùng to lớn. Nó là một rong những công cụ hữu hiệu mang lại cho doanh nghiệp một khoản thu lớn trong thời gian ngắn mà tốn ít công sức nhất. Thực chất, quản lý thông tin, xử lý thông tin một cách khoa học là nhằm đảm bảo an toàn thông tin, tránh thông tin bị mất mát, sai sót, đồng thời tiết kiệm thời gian, tiền bạc và những chi phí không đáng có. Thông tin chính xác kịp thời, phù hợp là yếu tố then chốt đối với sự thành công của các doanh nghiệp. Một trong những thông tin không thể thiếu trong các doanh nghiệp và thông tin nhân sự vì thông tin nhân sự là cơ sở cho việc tuyển chọn được những người – hợp người – hợp việc. Chất lượng của những thông tin này phụ thuộc vào chất lượng của hệ thống thông tin tạo ra nó. Đó là hệ thống thông tin nguồn nhân lực, trung tâm của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp. Đó cũng chính là lý do việc ứng dụng tin học hóa hệ thống thông tin nhân sự ngày càng trở thành nhu cầu thiết yếu đối với tất cả các doanh nghiệp và cơ quan nhà nước. Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần lắp máy & Xây dựng điện em được biết rằng hiện tại Công ty có đội ngũ nhân viên tương đối lớn nhưng trong quá trình quản lý nhân sự công ty vẫn áp dụng các phương pháp thủ công và lưu trữ thông tin trên giấy tờ là chủ yếu. Được sự hướng dẫn và giúp đỡ tận tình của cô: Trần Thu Hà và các cán bộ, nhân viên trong công ty, em đã lựa chọn đề tài: “ Xây dựng hệ thống thông tin Quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần lắp máy & Xây dựng điện” và phát triển thành luận văn tốt nghiệp của mình. Nhằm áp dụng tin học hóa vào quá trình quản lý nhân sự của công ty, giúp tiết kiệm thời gian và giảm đáng kể số lượng cán bộ làm công tác quản lý nhân sự, giảm thiểu sai sót, đảm bảo yêu cầu thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời. Với điều kiện thời gian có hạn, khả năng và kinh nghiệm bản thân còn hạn chế, lĩnh vực đề tài lại rộng và khó nên không thể tránh được những thiếu xót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo và toàn thể các bạn. Hà Nội, ngày 25 tháng 3 năm 2009 Sinh viên Bùi Xuân Thắng CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN LẮP MÁY VÀ XÂY DỰNG ĐIỆN I: Giới thiệu về công ty: Tiền than là xí nghiệp cơ khí điện – Công ty xây lắp điện I được thành lập theo quyết định số 1326-NL/TCCB-LĐ ngày 14/11/1989 của bộ năng lượng. Theo quyết định số 566NL/TCCB-LĐ ngày 30/06/1993 của năng lượng đổi tên thành Xí nghiệp cơ khí và xây dựng điện thuộc Công ty xây lắp điện I - Tổng công ty Điện lực Việt Nam. Năm 1999 trên cơ sở sắp xếp lại cơ cấu ngành nghề của chính phủ, Bộ Công nghiệp đã ra quyết định số 24/1999 ngày 11/05/1999 thành lập Công ty lắp máy (INCO) và Tổng công ty Xây dựng Việt Nam có quyết định số 33/QĐ-HĐQT ngày 09/08/1999 chuyển Xí nghiệp cơ khí và xây dựng điện – Công ty Xây lắp điện I sang Công ty lắp máy (INCO) và được đổi tên thành Xí nghiệp lắp máy và xây dựng điện. Xí nghiệp lắp máy và Xây dựng điện được xếp hạng doanh nghiệp hạng 2 theo quyết định số 2485/QĐ-TCCB ngày 01/09/2000 của Bộ Công nghọêp. Năm 2004 Xí nghiệp Lắp máy và Xây dựng điện thực hiện việc chuyển đổi DNNN thành công ty cổ phần theo Nghị định 64/2002 NĐ_CP ngày 19/06/2002 của Chính phủ. Xí nghiệp Lắp máy và xây dựng điện đơn vị thành viên của Công ty Lắp máy được tổ cổ phần hoá theo quyết định số 2191/QĐ_TCCB ngày 23/08/2004 của Bộ Công nghiệp. II: Thực trạng về hoạt động của công ty: Quyết định số 145/2004/QĐ-BCN ngày 23/11/2004 của Bộ trưởng bộ Công nghiệp về việc chuyển Xí nghiệp lắp máy và Xây dựng điện thuộc Công ty Lắp máy thành Công ty Cổ phần lắp máy và xây dựng Điện. Công ty Cổ phần lắp máy và Xây dựng điện là đơn vị chuyên ngành xây lắp các công trình đường dây và trạm biến áp có cấp điện áp đến 500Kv. Gia công chế tạo, sản xuất các sản phẩm gia công cơ khí như cột thép, xà thép và giàn TBA phục vụ cho các công trình điện đến cấp điện áp 220Kv. Công ty hoạt động trên toàn quốc và nước ngoài theo luật pháp của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Trong những năm qua Công ty chủ yếu khai thác thị trường và kinh doanh trên các tỉnh phía Bắc như: Hà Giang, Tuyên Quang, Sơn La, Cao Bằng, Thái Nguyên, Bắc Cạn…. Công ty Cổ phần Lắp máy và xây dựng Điện với đội ngũ cán bộ công nhân viên bao gồm: Kỹ sư, cử nhân kinh tế, kỹ thuật viên, công nhân kỹ thuật có tay nghề cao chuyên đảm nhận xây lắp các công trình. Trong những năm qua công ty đã tham gia nhiều công trình trọng điểm của Nhà nước như: Đường dây tải điện siêu cao áp 500Kv mạch 1 và 2; các trạm biến áp có điện áp đến 220Kv; Thuỷ điện vừa và nhỏ; các công trình đường dây 110Kv, 220Kv. Tổng số cán bộ trong công ty là 264 người. Trong đó: CBCNV có trình độ kỹ sư và Cử nhân: 54 người. Công nhân kỹ thuật: 210 người Công ty cổ phần lắp máy và xây dựng điện hiện đang sở hữu nhiều loại máy móc và thiết bị thi công chuyên ngành có tính năng, công nghệ tiên tiến phục vụ cho công tác xây lắp các công trình điện và xây dựng dân dụng. * Hệ thống quản trị cũ Hiện nay, công tác quản lý của công ty vẫn còn làm thủ công. Vì vậy nơi làm việc của phòng quản lý nhân sự đòi hỏi môt diện tích lớn, biên chế nhân lực nhiều nhưng vẫn chưa hiệu quả và chưa thể đáp ứng được hầu hết các yêu cầu đòi hỏi của công tác quản lý nhân sự với khối lượng thông tin lớn dẫn đến mất nhiều thời gian và công sức cho việc cập nhật, sao chép, sửa, xoá, tìm kiếm. Do đó không đảm bảo được tốt yêu cầu về thời gian và độ chính xác của báo cáo. Để khắc phục nhược điểm thì cần phải có hệ thống mới trang bị tin học hoá tham gia vào công tác quản lý, giúp công việc được nhanh chóng chính xác hơn. * Hệ thống quản trị mới Yêu cầu đặt ra là phải thiết kế một hệ thống quản lý nhân sự mới cho công ty ứng dụng tiến bộ của công nghệ thông tin. Hệ thống mới phải khắc phục được những nhược điểm kể trên của hệ thống cũ làm việc bằng thủ công. Đáp ứng được kịp thời, nhanh chóng, chính xác yêu cầu đa dạng của công tác quản lý nguồn nhân lực trong công ty, cải thiện điều kiện làm việc cho các thành viên nâng cao hiệu quả quản lý của công ty. Chương trình phải ứng dụng được trong thực tế và tin học một cách khả thi, đáp ứng được yêu cầu đặt ra trong thời đại của khoa học và công nghệ, phải thuận tiện an toàn, chính xác v à đạt hiệu quả cao. * Yêu cầu của đồ án: - Cập nhât thông tin hồ sơ của từng nhân viên - Xem, sửa, xoá thông tin một cách nhanh chóng - Xử lý tìm kiếm tổng hợp về CBCNV khi lãnh đạo yêu cầu, ngoài ra còn có thể tìm kiếm thông tin về CBCNV theo từng tiêu thức cụ thể. - Đưa ra những báo cáo nhanh chóng - Chương trình sử dụng đơn giản, người sử dụng không cần có trình độ đào tạo sâu về máy tính cũng sử dụng được. III: Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty: Sơ đồ hệ thống tổ chức và quản lý nhân sự Giám đốc Phó Giám đốc Phó Giám đốc Phòng tổ chức cán bộ Phòng kế hoạch Phòng biên tập Phòng kỹ thuật máy tính Phòng kế toán tài chính Phòng thanh tra bảo vệ 1. Nhiệm vụ của các phòng ban: * Nhiệm vụ chung: Văn phòng cơ quan Công ty cơ quan giúp Giám đốc phối hợp các mặt hoạt động của Công ty, quản lý lĩnh vực hành chính và thi đua khen thưởng, tổ chức thực hiện công tác lưu trữ, quản trị của cơ quan Công ty, đảm bảo các điều kiện làm việc để bộ máy cơ quan Công ty hoạt động có hiệu quả phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh. * Văn phòng Công ty có nhiệm vụ cụ thể: - Tổng hợp và chuẩn bị nội dung về công tác tổ chức các hội nghị sơ kết, tổng kết quí, 6 tháng, năm về kế hoạch sản xuất kinh doanh toàn Công ty và các khu vực. - Thực hiện chức năng thư ký tổng hợp của Giám đốc và Phó Giám đốc. - Xử lý các loại công văn đến, đi theo đúng qui định, đảm bảo thủ tục hành chính, thời gian tiếp nhận và thời gian chuyển giao; - Giúp Giám đốc chuẩn bị các loại văn bản, chỉ thị và thông báo kết luận của các cuộc họp do Giám đốc và Phó Giám đốc chủ trì. - Theo dõi, đôn đốc và được yêu cầu các phòng ban cơ quan chức năng, các đơn vị thành viên trực thuộc trong việc thực hiện các quyết định, chỉ thị của Giám đốc Công ty, của Tổng công ty, Bộ chủ quản và các văn bản của Nhà nước có liên quan đến hoạt động của Công ty. - Chắp mối chương trình công tác hàng tuần của Giám đốc và các Phó Giám đốc. - Hướng dẫn các phòng ban, đơn vị thành viên về kỹ thuật soạn thảo văn bản, đảm bảo đúng thủ tục hành chính theo qui định của Nhà nước. - Tổ chức lưu trữ hồ sơ, tài liệu và phục cụ cho việc tra cứu tài liệu khi cần thiết. - Thông báo và đôn đốc các thành phần dự họp theo lịch làm việc hoặc giấy mời của Giám đốc, các Phó Giám đốc và các Hội đồng. - Tổ chức việc thăm hỏi hiếu hỷ theo qui định của Giám đốc Công ty và Thủ trưởng cơ quan. - Quản lý toàn bộ cơ sở vật chất của cơ quan Công ty như Hội trường, nhà làm việc, nhà ở, điện nước, quĩ đất…Lập kế hoạch sữa chữa, bảo dưỡng, nâng cấp kịp thời nhà cửa và các trang thiết bị phục vụ hoạt động của cơ quan Công ty. - Tổ chức quản lý xe ôtô và điều hành các phương tiện để phục vụ tốt kịp thời công tác của cơ quan. - Tổ chức phục vụ đón tiếp khách trong và ngoài nước đến làm việc - Đảm bảo mối quan hệ thường xuyên với các cơ quan thông tin đại chúng để khi cần báo cáo Giám đốc và phản ánh kịp thời tình hình hoạt động của Công ty lên đài, báo… - Làm nhiệm vụ thường trực hội đồng thi đua khen thưởng Công ty, theo dõi tổng hợp báo cáo với Giám đốc, hội đồng thi đua, đề nghị cấp trên xét khen thưởng định kỳ và đột xuất đối với những tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc. - Giúp Giám đốc công ty theo dõi và làm thủ tục đăng ký kinh doanh kể cả bổ sung ngành nghề kinh doanh của Công ty và các đơn vị thành viên trực thuộc. - Thực hiện công tác thanh tra, bảo vệ, tự vệ toàn Công ty. 2. Chức năng: * Chức năng: là phòng nghiệp vụ giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo thực hiện công tác tổ chức bộ máy, công tác cán bộ, công tác quản lý lao động tiền lương, công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ công nhân viên, công tác thanh tra, bảo vệ và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động. Chịu sự quản lý chỉ đạo trực tiếp của cấp trên là Tổng công ty xây dựng Công nghiệp Việt Nam và các cơ quan ngành độc lập của Nhà nước. * Nhiệm vụ cụ thể. - Công tác tổ chức và cán bộ: Tham mưu giúp Giám đốc Công ty kiện toàn, sáp nhập, giải thể, thành lập tổ chức mới theo yêu cầu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh: Nhận xét, đánh giá cán bộ, qui hoạch đào tạo, bồi dưỡng, bố trí sử dụng cán bộ; Quản lý cán bộ, thực hiện chính sách cán bộ, lập hồ sơ thống kê… - Công tác lao động tiền lương - Xây dựng kế hoạch và biên chế lao động, xác định tăng, giảm lao động hàng năm và từng thời kỳ theo phương án sản xuất kinh doanh. Xây dựng qui chế tuyển dụng và tổ chức quản lý lao động hàng năm theo yêu cầu. Ký kết hợp đồng lao động và đăng ký hợp đồng theo qui định. Xây dựng chương trình, kế hoạch bồi dưỡng nâng cao trình độ tay nghề cho người lao động. Thực hiện các chế độ cho người lao động… - Tham mưu giúp Giám đốc Công ty tổ chức xây dựng đơn giá tiền lương trên cơ sở định mức lao động, xác định quĩ tiền lương thực hiện hàng năm theo qui định của Nhà nước. Xây dựng và thực hiện qui chế trả lương , trả thưởng. Xem xét đề nghị xếp hạng doanh nghiệp cho Công ty và các đơn vị thành viên . Tổng hợp tình hình thực hiện công tác tiền lương. Kiểm tra thanh tra về tình hình thực hiện các chế độ về lao động tiền lương ở các đơn vị thành viên theo định kỳ, xét nâng bậc lương cho cán bộ công nhân viên(CBCNV)… - Thực hiện và chỉ đạo các đơn vị thực hiện công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, công tác chăm sóc sức khỏe ban đầu cho CBCNV. - Công tác đào tạo: + Theo dõi thống kê trình độ hiện có của CBCNV trong toàn công ty. +Tổ chức hoặc tham gia với các đơn vị tổ chức các lớp đào tạo mới và đào tao lại, thi nâng bậc công nhân trực tiếp, tiến tới thi nâng bậc CBCNV gián tiếp theo qui định của Nhà nước. + Hướng dẫn các đơn vị kiểm tra tay nghề trước khi tiếp nhận lao động mới. + Liên hệ với các trường làm thủ tục gửi CBCNV đi hoc khoa học kỹ thuật, quản lý đến lý luận theo yêu cầu sản xuất kinh doanh trên cơ sở qui hoạch cán bộ của Công ty và kế hoạch đào tạo hàng năm để nâng cao trình độ của CBCNV. +Đề xuất công tác đào tạo năm sau và yêu cầu về quĩ đào tạo cần có, từ đó dự trù kinh phí đào tạo. + Tổ chức tham quan các mô hình quản lý tiên tiến cho các đối tượng cần thiết. 3. Phòng kế toán: * Chức năng: Là phòng nghiệp vụ Giám đốc Công ty quản lý bộ máy kế toán của công ty và đơn vị thành viên để chỉ đạo ttổ chức hoạch toán kế toán quản lý tài sản, tiền vốn biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh để phản ánh đầy đủ kịp thời, chính xác kết quả đạt được theo định kỳ … * Nhiệm vụ Phổ biến kịp thời những văn bản hướng dẫn của Nhà nước về công tác quản lý tài chính, tổ chức hoạch toán, chính sách chế độ mới có liên quan đến tài chính doanh nghiệp. Xây dựng qui chế quản lý tài chính toàn công ty và hướng dẫn, kiểm tra qui chế tài chính của các đơn vị thành viên trên cơ sở nguyên tắc tài chính của công ty. Tập trung xây dựng và chỉ đạo các qui chế về huy động các nguồn vốn để phục vụ sản xuất kinh doanh của đơn vị và công ty. 4. Chức năng, nhiệm vụ của phòng quản lý dự án * Chức năng : - Là phòng nghiệp vụ Giám đốc Công ty quản lý điều hành các dự án của Công ty như sau: - Khai thác, mở rộng thị trường, tiến hành đấu thầu, thương thảo, triển khai thực hiện các hợp đồng thi công xây lắp - Quản lý điều hành các dự án do Giám đốc Công ty ký hợp đồng, lập phương án tổ chức thi công, phương án kinh tế. - Kiểm tra giám sát việc thực hiện qui chế xây lắp trong toàn Công ty và các hợp đồng thi công xây lắp do Công ty ủy quyền hoặc giao thầu cho các đơn vị thành viên. - Thực hiện các nhiệm vụ cụ thể khác khi Giám đốc công ty phân công. * Nhiệm vụ: - Điều tra và khai thác thị trường xây dựng trên cơ sở năng lực của Công ty. - Lập phương án thi công, giao thầu, kinh tế - Thành lập ban chỉ hy công trường, quản lý điều hành dự án. - Quản lý kiểm soát các hợp đồng kinh tế. - Kiểm tra, giám sát việc thực hiện qui chế xây lắp trong toàn công ty … 5. Chức năng, nhiệm vụ của phòng thị trường công ty - Là cơ quan tham mưu giúp việc cho Giám đốc Công ty về công tác kinh doanh, thị trường, trực tiếp tìm kiếm và quản lý các dự án mang lại hiệu quả kinh tế cho Công ty. - Quản lý các hoạt động kinh doanh của các đơn vị trong công ty. - Tổ chức các hoạt động dịch vụ kinh doanh vật tư, vận tải hàng hóa, tiêu thụ các sản phẩm vật liệu xây dựng, các loại kết cấu thép, kết cấu bê tông do công ty tự sản xuất cho các đơn vị sản xuất trong và ngoài công ty. - Cung ứng các loại vật tư thiết bị, tư liệu sản xuất để xây dựng kế hoạch kinh doanh và phục vụ cho công tác đấu thầu. - Nắm bắt thông tin giá cả thị trường trình Giám đốc kịp thời chỉ đạo các đơn vị có đủ thông tin để đấu thầu. 6. Chức năng nhiệm vụ của phòng kế hoạch đầu tư - Giúp Giám độc Công ty xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn, dài hạn trong toàn Công ty . - Xây dựng phương hướng đầu tư từng giai đoạn trước mắt và lâu dài trong toàn Công ty trình Giám đốc phê duyệt - Tổng hợp báo cáo toàn diện kết quả sản xuất kinh doanh của toàn Công ty theo đúng qui định về chế độ báo cáo thống kê của Nhà nước và Tổng công ty. -Theo dõi, kiểm tra, quyết toán về kế hoạch sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên Công ty theo định kỳ. 7. Chức năng, nhiệm vụ của phòng cơ điện - Là phòng chức năng tham mưu giúp việc giám đốc Công ty về công tác quản lý kỹ thuật cơ điện trong toàn Công ty. - Theo dỗi quản lý hệ thống máy móc thiết bị cơ điện phục vụ sản xuất của các đơn vị thành viên Công ty. - Định kỳ tổng hợp, báo cáo Giám đốc công ty về hoạt đông của hệ thống máy mọc thiết bị cơ điện trong toàn Công ty… 8. Chức năng, nhiệm vụ của ban kỹ thuật – chất lượng – an toàn công ty Chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra về kỹ thuật, chất lượng, an toàn lao động, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ các công trình xây lắp dân dụng và công nghiệp, xây lắp điện, sản xuất các sản phẩm công nghiệp mà công ty hoặc đơn vị thành viên tham gia. IV- LÝ DO LỰA CHỌN ĐỀ TÀI Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào thì vấn đề quản lý nhân sự luôn là vấn đề quan trọng hàng đầu, vì con người là yếu tố quyết định đến sự tồn tại của doanh nghiệp. Hiện tại Công ty cổ phân Lắp máy và Xây dựng điện chưa áp dụng tin học hoá vào quá trình quản lý. Việc quản lý nhân sự do nhân viên của phòng tổ chức lao động đảm nhiệm. Do cách làm thủ công hiện nay, hồ sơ cán bộ phải lưu trữ trên giấy tờ, sổ sách khi cần bổ sung nhân viên phòng tổ chức lao động phải sửa đổi, thêm, bớt, gạch xoá dẫn đến sự sai lệch về thông tin, dễ nhầm lẫn. Đối với khối lượng hồ sơ ngày càng nhiều các công việc lưu trữ, bảo quản, bổ sung, cập nhật, tra cứu thông tin đòi hỏi phải tiêu tốn nhiều thời gian, của cải và con người. Qua thời gian thực tập tại công ty em đã thấy được những nhươc điểm của hệ thống quản lý nhân sự thủ công nên em đã quyết định chọn đề tài: “ Xây dựng HTTT quản lý nhân sự tại công ty cổ phần lắp máy và xây dựng điện” với mục đích xây dựng HHTT quản lý nhân sự phù hợp với sự phát triển của Công ty và yêu cầu ngày càng cao về quản lý nhân sự, phục vụ tốt cho công tác lãnh đạo và xây dựng công ty trong giai đoạn mới. Giúp tiết kiệm sức người, sức của giảm được đáng kể số lượng cán bộ quản lý nhân sự, đáp ứng cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời. CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN I. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1. Các khái niệm: Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin: - Hệ thống là tập hợp các phần tử có quan hệ với nhau và cùng hoạt động nhằm đạt được một số mục tiêu chung, trong đó có hoạt động trao đổi với môi trường bên ngoài. - Một hệ thống là một tập hợp các phần tử có mối quan hệ với nhau tác động chi phối với nhau theo một quy luật nào đó để trở thành một chỉnh thể. - Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu.. thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu, thiết bị tin học và không tin học. Đầu vào( input) của hệ thống thông tin được láy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xứ lý (Outputs) được chuyển đến các đích ( Destination) hoặc cập nhật vào kho dữ liệu ( Storage) Thông tin ra là đích đến của thông tin, nội dung và cách tính toán các giá trị nội dung, tần suất sản sinh thông tin, khối lượng, mô tả thiết bị sản sinh thông tin, khuôn dạng và đánh giá khuôn dạng .. Nguồn Đích Thu thập Phân phát Xử lý và lưu giữ Kho dữ liệu Mô hình hệ thống thông tin Một hệ thống thông tin bao gồm bốn bộ phận: Bộ phận đưa dữ liệu vào Bộ phận xử lý, Kho dữ liệu Bộ phận đưa dữ liệu ra 2. Phân loại hệ thống thông tin 2.1 Theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Hệ thống thông tin được chia thành 5 loại : Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS Hệ thống thông tin quản lý MIS Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS Hệ thống chuyên gia ES Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA Trong các hệ thống thông tin kể trên thì hệ thống thông tin quản lý là hệ thống quan trọng và phổ biến nhất. Hệ thống thông tin quản lý là các hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều kiện tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập điều khiển chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn ngoài tổ chức. Hệ thống thông tin quản lý tạo ra báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt hoạt động nào đó của tổ chức. Các báo cào này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và dữ liệu lịch sử. Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch. Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu … là các hệ thông thông tin quản lý. 2.2 Theo tính tự động hoá Hệ thống thông tin tự động hoá là hệ thống thông tin có sự tham gia của máy tính. Tự động hoá một phần: Phân chia công việc xử lý thông tin giữa con người và máy tính. Đây là hình thức phổ biến do thực hiện đơn giản. Tuy nhiên do thực hiện tự động hoá một phần nên dẫn đến sự tập trung kém, kết nối từng phần tử nhỏ có mâu thuẫn. Tự động hoá toàn bộ: Hệ thống thông tin được xử lý hoàn toàn bằng máy tính, con người chỉ đóng vai trò phụ. Ưu điểm: xử lý thông tin một cách tổng thể, tập trung, điều khiển tập trung nằm tại một khối nên rất có hiệu quả. Dữ liệu được tập trung ở một nới nên giảm chi phí và chống sai lêch. Nhược điểm: Khó xây dựng về cả con người và tài chính, khó thực hiện diễn tả và xử lý. 3. Phương pháp xây dựng một hệ thống thông tin 3.1 Nguyên nhân cần xây dựng một hệ thống thông tin Xây dựng một hệ thống thông tin là nhằm cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống tin đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình lôgíc và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan đến xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức. Một hệ thống thông tin cần được phát triển vì nhiều lý do: Những vấn đề về quản lý Những yêu cầu mới của nhà quản lý Sự thay đổi của công nghệ Thay đổi sách lược chính trị 3.2. Phương pháp xây dựng hệ thống thông tin 3.2.1 Nguyên tắc xây dựng một hệ thống thông tin Phương pháp xây dựng một hệ thống thông tin phải dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại, có cấu trúc để xây dựng một hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó là: * Sử dụng mô hình Nguyên tắc này đảm bảo khi phát triển một hệ thống thông tin quản lý cần sử dụng tốt các công cụ mô hình hoá. Các loại mô hình thường gặp là: Mô hình lôgíc: Mô hình lôgíc mô tả hệ thống làm gì, dữ liệu mà nó thu thập, các xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa dữ liệu, kết quả lấy ra từ các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời cho câu hỏi : “cái gì ?” và “để làm gì ?”. Nó không quan tâm tới phương tiện sử dụng hay địa điểm cũng như thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình vật lý ngoài: Mô hình này chú ý tới các khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như: vật mang dữ liệu, vật mang kết quả, hình thức của đầu ra, đầu vào, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý... Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về các thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Mô hình vật lý ngoài trả lời cho câu hỏi: Cái gì? Ai ? ở đâu ? và khi nào ?. Mô hình vật lý trong Mô hình này liên quan đến khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình lôgíc là góc nhìn của nhà quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn của người sử dụng, mô hình vật lý trong là góc nhìn của nhân viên kỹ thuật. Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau. Mô hình lôgíc là ổn định nhất còn mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất. * Chuyển từ cái chung sang cái riêng. Đây là một nguyên tắc của sự đơn giản hoá. Thực tế khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Nguyên tắc này là thực sự cần thiết tuy nhiên những công cụ đầu tiên được sử dụng để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hoá hệ thống bằng các thông tin chi tiết hơn. * Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lôgíc khi phân tích và từ mô hình lôgíc sang mô hình vật lý khi thiết kế. Khi áp dụng nguyên tắc này thì nhiệm vụ phát triển một hệ thống thông tin cũng sẽ đơn giản hơn. Phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu từ hệ thống thông tin đang tồn tại và khung cảnh của nó. Nguồn dữ liệu chính là người sử dụng và các tài liệu quan sát. Cả ba nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống. 3.2.2 Các công đoạn của phát triển hệ thống Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện nhanh và không tốn chi phí. Nó bao gồm các công đoạn: Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu Làm rõ yêu cầu Đánh giá khả năng thực thi Chuẩn bị và trình bầy báo cáo đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là: hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của các vấn đề đó, xác định các đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung của báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay dừng phát triển một hệ thống mới. Để làm các việc đó, giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau đây: Lập kế hoạch phân tích chi tiết Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại Nghiên cứu hệ thống thực tại Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp Đánh giá lại tính khả thi Thay đổi đề xuất của dự án Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết Giai đoạn 3: Thiết kế logíc Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được các mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và các hợp thức hoá sẽ phải thực hiện, và các dữ liệu sẽ được nhập vào. Mô hình logíc sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y. Thết kế lôgíc bao gồm những công đoạn sau: Thiết kế sơ sở dữ liệu - Thiết kế xử lý - Thiết kế các luồng dữ liệu vào - Chỉnh sửa tài liệu cho mức lôgíc - Hợp thức hoá mô hình lôgíc Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Mô hình lôgíc của hệ thống mới sẽ mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm. Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thi phân tích viên và nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình lôgíc. Mỗi một phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết. Để giúp người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt nhất các mục tiêu đã được định trước, nhóm phân tích viên phải đánh giá chi phí và lợi ích của mỗi phương án. Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp: Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc về tổ chức Xây dựng các phương án của giải pháp Đánh giá các phương án của giải pháp Chuẩn bị và trình bầy báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: tài liệu chứa các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuậ; tài liệu dành cho người sử dụng trong đó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá. Các công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là: - Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài - Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra) - Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá - Thiết kế các thủ tục thủ công - Chuẩn bị và trình bầy báo cáo về thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm.Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như tài liệu mô tả hệ thống. Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống là: - Lập kế hoạch thực hiện ký thuật - Thiết kế vật lý trong - Lập trình - Thử nghiệm chương trình - Chuẩn bị tài liệu Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Để việc chuyển đổi này được thực hiện với ít sai sót nhất, cần phải lập kế hoạch cẩn thận. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn: - Lập kế hoạch chuyển đổi - Chuyển đổi - Khai thác và bảo trì - Đánh giá Kết quả của quá trình phân tích thiết kế bao gồm hai phần lớn: hệ thống thông tin và tài liệu về hệ thống. II. ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ. Ngày nay._.