Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại TRATECHCOM

LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, khi khoa học phát triển mạnh mẽ, công nghệ thông tin đã len lỏi khắp ngõ ngách của đời sống xã hội. Người ta không thể phủ nhận vai trò của nó trong việc nâng cao chất lượng cuộc sống. Đặc biệt là trong doanh nghiệp, việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin được xem là con đường ngắn nhất dẫn đến thành công. Nhận thấy tầm quan trọng của công nghệ thông tin, các doanh nghiệp đã áp dụng triệt để công nghệ thông tin trong tất cả các hoạt động của mình, trong đó lĩnh vực quản lý được quan tâm hơn cả. Tin học được ứng dụng để quản lý mọi hoạt động của doanh nghiệp như: quản lý bán hàng, quản lý nhân sự… trong đó, quản lý hợp đồng là một trong những ứng dụng được các nhà quản lý quan tâm. Hiện nay, khi chúng ta đang trong giai đoạn hội nhập kinh tế thế giới, đây vừa là thời cơ vừa là thách thức với các doanh nghiệp. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp cần có những bước đi đúng đắn để có thể tồn tại và phát triển. Doanh nghiệp cũng luôn phải đổi mới làm sao cho phù hợp với tình hình kinh tế trong nước và toàn thế giới. Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng là một công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng với định hướng phát triển không ngừng, do đó xây dựng một phần mềm quản lý hợp đồng là việc làm cần thiết đối với công ty. Sau một thời gian thực tập tại công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng, em quyết định chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại TRATECHCOM” làm đề tài báo cáo thực tập và phát triển lên làm luận văn tốt nghiệp. Hệ thống thông tin quản lý hợp đồng giúp cho việc xử lý các hợp đồng từ khách hàng một cách hiệu quả, giảm sai sót và cung cấp thông tin cho các cấp lãnh đạo một cách kịp thời. Kết cấu của luận văn gồm 3 phần chính như sau: Chương I: Giới thiệu tổng quan về Công ty cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng (TRATECHCOM) Chương này nêu những nét khái quát về Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng (TRATECHCOM) Chương II: Cơ sở phương pháp luận trong xây dựng hệ thống thông tin quản lý Khái quát về hệ thống thông tin, các cơ sở phương pháp luận trong quá trình phân tích, thiết kế để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý hoàn thiện. Chương III: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại TRATECHCOM Phần này đưa ra những thiết kế về cơ sở dữ liệu, thuật toán, giao diện của chương trình nhằm xây dựng một hệ thống thông tin quản lý hợp đồng hoàn thiện. Em xin chân thành cảm ơn cô Trần Thị Song Minh đã nhiệt tình giúp đỡ để em có thể hoàn thành luận văn tốt nghiệp này. Nhưng do kiến thức còn hạn chế nên đề tài không tránh khỏi nhiều sai sót, em rất mong được sự đóng góp ý kiến của cô để luận văn tốt nghiệp của em được hoàn thiện tốt hơn. CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI CÔNG NGHỆ VÀ XÂY DỰNG TRATECHCOM Giới thiệu về Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng Tổng quan về Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng Khái quát về công ty Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI CÔNG NGHỆ VÀ XÂY DỰNG Tên giao dịch: TRATECHCOM Địa chỉ: Số 35 Nguyễn Ngọc Vũ – Trung Hoà - Cầu Giấy – Hà Nội Giấy Phép đăng ký kinh doanh số: 1251000254736 tại Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam – Chi nhánh Đông Đô Điện thoại: 04.35572999 Fax: 04.35586616 Email: info@tratechcom.com Web: www.tratechcom.com Năng lực của công ty Công ty TRATECHCIOM từ ngày thành lập đã không ngừng phát triển trở thành một công ty lớn mạnh. Cho đến nay công ty đã có một số lượng cán bộ hùng mạnh với tài năng và kinh nghiệm cùng trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công ty có một vị thế trên thị trường xây dựng. Năng lực về cán bộ STT Trình độ chuyên môn Tổng cộng (người) Kinh nghiệm (năm) <3 <5 <10 >10 1 Tiến sỹ 1 1 - - - 2 Thạc sỹ 2 1 1 - - 3 Kỹ sư thuỷ lợi 15 2 5 3 5 4 Kỹ sư giao thông 12 2 2 3 5 5 Kỹ sư điện 3 - 2 1 - 6 Kỹ sư cấp thoát nước 4 1 2 1 - 7 Kỹ sư trắc địa 3 1 1 1 - 8 Kỹ sư kinh tế xây dựng 4 1 2 1 - 9 Kiến trúc sư 8 1 2 3 2 10 Cử nhân kinh tế 8 3 2 2 1 11 Cử nhân luật 3 1 1 1 - 12 Cao đẳng trung cấp 6 3 3 - - 13 Kỹ sư xây dựng 12 3 5 2 2 Tổng cộng 80 21 31 18 15 Với hơn 80 cán bộ công nhân viên chuyên trách về đủ các lĩnh vực: kinh tế, thuỷ lợi, giao thông, điện, cấp thoát nước, kiến trúc….ở đủ các trình độ và kinh nghiệm sẽ giúp cho công ty hoạt động với đủ các lĩnh vực xây dựng. Hơn nữa, bên cạnh những nhân viên chính thức. Tuỳ thuộc vào tính chất, quy mô và yêu cầu của từng dự án, công ty có ký kết Hợp đồng lao động với một số cộng tác viên có kinh nghiệm và trình độ cao để đáp ứng tốt nhất cho công việc. Năng lực về phương tiện thiết bị STT Loại thiết bị Giá trị còn lại (%) Nguồn gốc thiết bị (nước SX) Nguồn gốc sở hữu I Thiết bị 1 Máy toàn đạc điện tử SET510 92% Nhật Bản Công ty 2 Máy thuỷ chuẩn NIO 30 95% Đức Công ty 3 Máy kinh vĩ SOKIA,NIKONNE20S 95% Nhật Bản Công ty 4 Máy trắc đạc THEO 020A ĐENTA 20A 80% Nhật Bản Công ty 5 Máy NICON AX – 15 100% Việt Nam Công ty 6 Thước dây INVA 100% Việt Nam Công ty II Thiết bị thiết kế 1 Phần mềm dự toán + kế toán 80% CT Hài Hoà Công ty 2 Máy in A3 + A4 80% Nhật Bản Công ty 3 Máy vi tính các loại 80% Hàn Quốc Công ty 4 Phần mềm thiết kế + địa chính CT Hài Hoà Công ty 5 Máy photocoppy 85% Nhật Bản Công ty 6 Máy ảnh 90% Nhật Bản Công ty 7 Bộ máy chiếu 95% Nhật Bản Công ty 8 Nhiều máy móc thiết bị khác Công ty Với năng lực về cán bộ và phương tiện thiết bị đa dạng của mình công ty TRATECHCOM có thể hoạt động trên nhiều lĩnh vực giao thông, thuỷ lợi, xây dựng… Hơn nữa công ty có thể đi cùng khách hàng trong hầu hết quá trình thực hiện dự án. Từ tư vấn đầu tư, giới thiệu địa điểm, tư vấn giai đoạn chuẩn bị đầu tư (Thiết kế quy hoạch, tư vấn dự án,…); tư vấn giai đoạn thực hiện đầu tư (thiết kế kiến trúc, thiết kế kỹ thuật, thiết kế nội ngoại thất,…) và đến tư vấn nghiệm thu và đưa công trình đi vào sử dụng. Điều này đã tạo nên nét khác biệt với các công ty xây dựng khác và đã giúp công ty khẳng định vị trí của mình trên thị trường. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng kể từ khi thành lập doanh nghiệp đến nay đã và đang ngày càng phát triển về cơ sở vật chất, trình độ chuyên môn của cán bộ nhân viên và khoa kỹ thuật tiên tiến. Đến nay, những sản phẩm và dịch vụ do Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng cung cấp đều tạo sự tin tưởng đối với khách hàng. Mặc dù thời gian thành lập doanh nghiệp chưa phải là dài nhưng với một số ngành nghề chính của Công ty có thể coi là đã tạo được uy tín trên thị trường. Với những mối quan hệ hợp tác sẵn có ở trong và ngoài nước, trình độ và kinh nghiệm của các cán bộ của công ty, đội ngũ lãnh đạo năng động; Công ty Cổ phần Thương mại Công nghê và Xây dựng đảm bảo có thể cung cấp cho đối tác những yêu cầu được coi là khó khăn trên thị trường hiện nay. Với phương châm “ Đa dạng về ngành nghề, tiên tiến về công nghệ, năng động trong kinh doanh”, công ty đang tích cực đổi mới một cách sâu sắc, toàn diện hơn nữa, tiếp tục mở rộng thị trường và đa dạng hóa ngành nghề, trong đó lấy việc đầu tư và xây lắp các công trình dân dụng, giao thông, thủy lợi, điện lạnh và điện tử làm trọng tâm. Công ty có đội ngũ cán bộ công nhân viên lành nghề, có trình độ được tiếp cận với nhiều công nghệ thi công tiên tiến, có kinh nghiệm nhiều năm công tác về thi công các dự án lớn trong nước và quốc tế. Công ty đặc biệt coi trọng việc đào tạo cán bộ khoa học kỹ thuật, kinh tế tài chính, cán bộ quản lý và đào tạo đội ngũ công nhân có kỹ năng tốt, tay nghề giỏi. Luôn trang bị cho cán bộ công nhân viên đầy đủ cơ sở vật chất, các trang thiết bị hiện đại để có thể đáp ứng kịp thời mọi lĩnh vực trong hoạt động sản xuất, kinh doanh. Công ty liên tục đầu tư, đổi mới trang thiết bị phù hợp với công nghệ tiên tiến góp phần làm cho các công trình mà công ty đã và đang thi công đạt chất lượng và hiệu quả, hạ giá thành sản phẩm. Công ty có một hệ thống tài chính lành mạnh, ổn định luôn đảm bảo khả năng thanh toán cao. Cơ cấu vốn và tài sản được phân bổ hợp lý, phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh. Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng với mục tiêu phấn đấu trở thành doanh nghiệp vững mạnh, đảm nhận hoàn toàn xây lắp nhiều công trình lớn, quan trọng đảm bảo tiến độ và chất lượng. Đặc biệt công ty đã tạo lập được một hệ thống quản lý điều hành, thiết bị, tài chính rất hiệu quả, đóng góp tích cực trong việc mở rộng hoạt động kinh doanh giúp cho công ty có nền tài chính ổn định và lành mạnh. Cơ cấu tổ chức của công ty Sơ đồ cơ cấu tổ chức Sơ đồ tổ chức của công ty Cổ phần thương mại công nghệ và xây dựng TRATECHCOM như sau: Hình 1. 1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Hội đồng quản trị Giám đốc điều hành Phó giám đốc hành chính Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật Phòng thiết kế Phòng marketing Phòng thương mại & dịch vụ Phòng tài chính kế toán Phòng hành chính tổ chức Phòng thiết kế số 1 Phòng thiết kế số 2 Đội khảo sát Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty + Giám đốc điều hành lên kế hoạch và chiến lược kinh doanh của công ty. Giám đốc trực tiếp giao cho các phòng nghiệp vụ thực hiện triển khai các Hợp đồng bằng các Phiếu giao việc. Giám đốc có thể uỷ quyền cho Phó Giám đốc phụ trách về kỹ thuật ký Phiếu giao việc. + Phó giám đốc phụ trách về kỹ thuật là người giúp việc cho Giám đốc về các vấn đề kỹ thuật, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công việc liên quan. + Phó Giám đốc hành chính giúp Giám đốc về vấn đề hành chính trong công ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công việc liên quan. + Phòng thiết kế: Gồm 3 phòng là: Phòng thiết kế số 1, Phòng thiết kế số 2 và đội khảo sát. Phòng thiết kế có nhiệm vụ thiết kế các công trình mà công ty nhận được theo đúng yêu cầu của khách hàng. Đội khảo sát có nhiệm vụ khảo sát thực tế, chụp ảnh các công trình để thiết kế. Các phòng này chịu sự giám sát trực tiếp của Phó Giám đốc kỹ thuật. + Phòng marketing: Cung cấp các thông tin của công ty tới khách hàng, nâng cao nhận thức của khách hàng về công ty, góp phần làm tăng thị phần của công ty trên thị trường. + Phòng thương mại và dịch vụ: cung cấp các dịch vụ cho khách hàng, thương thuyết với khách hàng để khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty. + Phòng tài chính kế toán: chuyên trách về các vấn đề về kế toán, trả lương cho công nhân viên, …. + Phòng hành chính tổ chức: phụ trách các vấn đề về tổ chức, hành chính, lương, thưởng, các chế độ cho cán bộ công nhân viên…. Thực tế, công ty cổ phần thương mại công nghệ và xây dựng mới thành lập hơn 3 năm nên các phòng ban hoạt động còn chưa rõ ràng về mặt chức năng nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ các chức năng cần thiết để công ty hoạt động tốt. Và thực tế đã chứng minh, sau hơn 3 năm hoạt động, công ty đã có được chỗ đứng trên thị trường Hà Nội. Các ngành nghề kinh doanh chính của Công ty Công ty hoạt động rất đa dạng về các ngành nghề trong xây dựng như: Xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, san lấp mặt bằng và cơ sở hạ tầng. Xây dựng, lắp đặt hệ thống cấp thoát nước. Xây dựng và lắp đặt thiết bị điện chiếu sáng, đường dây và trạm biến áp đến 35KV. Kinh doanh địa ốc, bất động sản. Kinh doanh nhà và cho thuê nhà ở. Chế biến, mua bán, khai thác và thực hiện các hoạt động và thực hiện các hoạt động hỗ trợ khai thác khoáng sản. Kinh doanh lắp đặt, lắp ráp máy móc thiết bị thi công công trình, thiết bị điện, điện tử, điện lạnh, tin học, văn phòng. Kinh doanh lắp đặt các dụng cụ thiết bị y tế. Quy hoạch, thiết kế kiến trúc công trình. Thiết kế tổng thể mặt bằng, kiến trúc nội - ngoại thất đối với công trình dân dụng, công nghiệp. Thiết kế hệ thống cung cấp điện cho các công trình: dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi và hạ tầng kỹ thuật. Thiết kế san nền, đường bộ và hệ thống thoát nước khu đô thị. Thiết kế hệ thống thông gió cấp nhiệt, điều hoà, không khí. Thiết kế tổng mặt bằng, biện pháp kỹ thuất và tổ chức thi công các công trình cầu đường, thiết kế các công trình cầu đường đến loại III. Thiết kế các công trình giao thông, thoát nước, đề kè cấp III, hồ chứa và đập cấp IV. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và xây dựng là một công ty mới hoạt động hơn 3 năm. Hiện nay, công ty đang sử dụng 20 máy tính với 1 máy chủ cài Window Server 2003, các máy trạm cài Window XP. Máy chủ để quản lý hoạt động của các máy trạm. Phần lớn các máy trạm được sử dụng với mục đích chuyên môn của công ty đó là thiết kế các công trình xây dựng dùng cho các phòng thiết kế số 1 và thiết kế số 2. Các máy đã được nối mạng Internet, và hệ thống mạng nội bộ của công ty được bảo trì bởi công ty ngoài. Các máy trạm cài một số phần mềm ứng dụng như: Office 2003, Vietkey, phần mềm tra từ điển, Autocad,…. Với phòng tài chính kế toán, thương mại và dịch vụ, marketing, hành chính tổ chức thì chỉ sử dụng các phần mềm ứng dụng, và phần lớn là xử lý dữ liệu trên Word và Excel. Hiện nay công ty chưa sử dụng một phần mềm quản lý nào, tất cả các báo cáo được xử lý trên Excel. Vì vậy có nhiều công việc phức tạp như quản lý tiền lương, quản lý khách hàng, quản lý hợp đồng… còn gặp khó khăn. Tổng quan về đề tài luận văn tốt nghiệp Lý do chọn đề tài Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng là một công ty về xây dựng, hoạt động trên nhiều lĩnh vực như: xây dựng dân dụng, cầu cống, nhà máy,…Đó là những sản phẩm có lượng vốn đầu tư lớn, có giá trị cao. Với giá trị mỗi hợp đồng mà công ty ký kết tương đối là lớn (thường là vài trăm triệu đồng), số lượng hợp đồng tuy không quá nhiều nhưng thời gian thực hiện các hợp đồng đó là tương đối dài. Vì vậy, việc quản lý hợp đồng thực sự là vấn đề khó khăn. Hiện nay, công ty cổ phần thương mại công nghệ và xây dựng chưa sử dụng một phần mềm quản lý hợp đồng nào, việc quản lý hợp đồng mới chỉ dừng lại ở việc quản lý thủ công. Do đó, có nhiều khó khăn như: tốc độ xử lý giảm, việc tìm kiếm hợp đồng mất thời gian khi số lượng hợp đồng tăng, việc quản lý khách hàng gặp nhiều khó khăn, phân công công việc cho nhân viên trong mỗi hợp đồng còn mang nhiều tính chất thủ công dẫn đến hiệu quả công việc chưa cao… Vì vậy, công ty cần có một phần mềm quản lý hợp đồng riêng để đáp ứng nhu cầu của công ty. Trước tình hình đó của công ty, em quyết định chọn đề tài: “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại TRATECHCOM” làm đề tài thực tập và phát triển lên làm luận văn tốt nghiệp. Em hy vọng đề tài này sẽ góp phần trợ giúp công ty trong công tác quản lý hợp đồng của Công ty cổ phần thương mại công nghệ và xây dựng TRATECHCOM. Hiệu quả kinh tế của đề tài Đối với toàn bộ công ty: Phần mềm quản lý hợp đồng giúp việc quản lý hợp đồng được đơn giản, dễ dàng hơn. Quản lý chặt chẽ quá trình làm việc của nhân viên trong công ty cùng các kết quả mà họ làm được. Từ đó mà công ty có thể theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng một cách cụ thể, rõ ràng, quản lý tốt tiến độ thực hiện của nhân viên trong mỗi hợp đồng, tình hình tài chính được hiển thị rõ ràng qua từng giai đoạn khi thực hiện hợp đồng. Làm giảm nhẹ công tác quản lý hợp đồng, giúp việc quản lý nhanh chóng, chính xác và không nhàm chán. Đối với nhà quản lý: Quản lý hợp đồng cung cấp cho nhà quản lý nhiều công cụ hỗ trợ đắc lực, giúp nhà quản lý nhanh chóng thống kê, phân tích, đánh giá tình hình và năng lực của từng nhân viên của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai, đồng thời có cái nhìn toàn diện đối với mỗi hợp đồng, mỗi khách hàng để rút ra những lợi thế cũng như hạn chế của công ty mình đối với mỗi loại hình kinh doanh. Phần mềm cũng giúp nhà quản lý có thể quản lý tốt hơn tiến độ thực hiện công trình của khách hàng theo hợp đồng. Nhà quản lý có thể tìm kiếm nhanh hơn, chính xác hơn các thông tin về khách hàng để có kế hoạch, chiến lược đấu thầu với các công trình tiếp theo, góp phần làm tăng thị phần cho công ty. Việc quản lý hợp đồng đã gián tiếp góp phần vào việc quản lý nhân viên trong công ty, đem lại lợi ích lớn cho công ty và góp phần vào việc tính lương, thưởng, phạt cho mỗi thành viên trong công ty. Đối với nhân viên: Quản lý hợp đồng cho phép nhân viên quản lý một cách hiệu quả thời gian và công việc của mình. Đồng thời, biết được năng lực của mình so với đồng nghiệp để có những kế hoạch phấn đấu trong tương lai. Yêu cầu chức năng Phần mềm quản lý hợp đồng nhằm đạt được các yêu cầu sau: Có khả năng phân quyền và theo dõi từng hợp đồng khác nhau. Tìm kiếm và cập nhật hợp đồng trong quá trình thực hiện hợp đồng và lấy các thông tin liên quan tới hợp đồng. Hệ thống báo cáo đa dạng, đầy đủ đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty. Có khả năng thêm và xóa người sử dụng trong hệ thống. Quản lý được lưu lượng khách hàng. Hỗ trợ việc tính nhân công, lợi nhuận, tổng giá trị hợp đồng. Hỗ trợ lập sơ đồ mạng công việc, thông báo tiến độ thực hiện. Thống kê các hợp đồng cùng tổng giá trị theo từng khách hàng. Hỗ trợ quản lý nhân viên. Yêu cầu phi chức năng Ngoài các chức năng cần thiết đối với một hệ thống quản lý hợp đồng như trên, hệ thống còn cần một số yêu cầu phi chức năng khác như: Giao diện đẹp, chuyên nghiệp, thân thiện người dùng: giao diện của hệ thống là nơi nhân viên tiếp xúc trực tiếp hàng ngày, một giao diện đẹp, dễ dùng giúp cho người sử dụng hứng thú với công việc hơn và tiếp cận sử dụng phần mềm dễ dàng hơn. Phần mềm sử dụng tiếng Việt nên không đòi hỏi nhân viên cần phải có trình độ ngoại ngữ mới có thể dùng được. Dữ liệu được tự động sao lưu dự phòng nhằm đề phòng tình huống xấu nhất, tránh trường hợp bị mất dữ liệu gây tổn hại về công sức, tiền của cho công ty. Tính bảo mật: mỗi người dùng sẽ được cấp mật mã riêng, thuận tiện cho việc quản lý và bảo mật của từng người. Các hợp đồng sẽ được lưu trữ an toàn cho kể cả khi hợp đồng đã hủy giúp cho nhân viên trong công ty cũng như lãnh đạo có thể xem xét, theo dõi hợp đồng và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. CHƯƠNG II: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý Trước hết ta cần tìm hiểu một cách tổng quan về hệ thống thông tin quản lý là gì và hệ thống thông tin quản lý hợp đồng thuộc loại hệ thống thông quản lý gì? Khái niệm hệ thống thông tin quản lý trong tổ chức Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu..thực hiện hoạt động thu nhập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Hệ thống thông tin của mỗi tổ chức là khác nhau nhưng đều tuân thủ theo quy tắc sau: nó được thể hiện bởi con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu dã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý(Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho dữ liệu (Storage). Hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại công ty Cổ phần Thương mại và Công nghệ xây dựng có những đặc thù riêng nhưng vẫn tuân theo một quy tắc nhất định. Mô hình hóa hệ thống thông tin quản lý hợp đồng này được thể hiện qua sơ đồ sau: Hình 1. 2 Mô hình hệ thống thông tin Hình 2. 1 Mô hình hệ thống thông tin Thông tin về khách hàng - Dữ liệu khách hàng - Hợp đồng Khách hàng Thu thập thông tin về khách hàng và công trình thực hiện Bộ phận khác Thông tin về công trình thực hiện - Đội khảo sát Xử lý và lưu trữ thông tin Kho Dữ liệu Phân phát thông tin Lãnh đạo Bộ phận khác Tự động Thủ công Các báo cáo Các báo cáo - Các phân hệ quản lý có liên quan Hình 2.1 Mô hình hệ thống thông tin Phân loại hệ thống thông tin Phân loại HTTT theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra thì hệ thống thông tin được chia làm 5 loại: Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System) Hệ thống xử lý giao dịch xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó. Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó. Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động mức tác nghiệp. Có thể kể ra các hệ thống thuộc loại này như: hệ thống trả lương, lập đơn hàng, làm hóa đơn, theo dõi khách hàng…. Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System) Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Nói chung, chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một các định kỳ hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử. Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch. Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường… là các hệ thống thông tin quản lý. Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System) Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ta quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra. Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hóa để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình. Hệ thống chuyên gia ES (Expert System) Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia như là mở rộng của những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như là một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ. Tuy nhiên đặc trưng riêng của nó nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các sự kiện và các quy tắc được chuyên gia sử dụng. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage) Hệ thống thông tin này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Nó được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp…(trong khi ở bốn loại hệ thống trên người sử dụng chủ yếu là cán bộ trong tổ chức). Như vậy, nếu phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra thì hệ thống thông tin quản lý hợp đồng thuộc hệ thống thông tin quản lý MIS. Hệ thống thông tin quản lý hợp đồng trợ giúp hoạt động quản lý hợp đồng, đồng thời trợ giúp việc lên báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kì về việc thực hiện hợp đồng của công ty cũng như lên báo cáo doanh thu… Phân loại HTTT theo lĩnh vực nghiệp vụ mà nó phục vụ Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Ta có sơ đồ phân loại như sau: Hình 2. 2 Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực nghiệp vụ HTTT Tài chính HTTT nhân lực HTTT Marketing HTTT sản xuất và kinh doanh Các HTTT khác Chiến lược Chiến thuật Tác nghiệp HTTT kế toán Hình 2.2 Phân loại HTTT theo lĩnh vực nghiệp vụ Với cách phân chia theo chức năng quản lý, hệ thống thông tin quản lý hợp đồng TRATECHCOM là hệ thống thông tin sản xuất và kinh doanh, hoạt động chủ yếu là cung cấp thông tin mang tính chất tác nghiệp. Ở đây ta hiểu theo nghĩa kinh doanh tức là kinh doanh các bản thiết kế các công trình xây dựng. Hệ thống đầu vào là các hợp đồng với khách hàng, thông qua quá trình xử lý nó cung cấp thông tin đầu ra là các báo cáo về tình hình thực hiện hợp đồng, thanh toán hợp đồng và lên báo cáo doanh thu, từ đó giúp cán bộ công ty có những quyết định chính xác đáp ứng nhu cầu và tình hình của khách hàng. Các phương pháp phát triển hệ thống thông tin Để phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, ta cần tìm hiểu về nguyên nhân phát triển hệ thống thông tin và các phương pháp để phát triển nó. Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin? Để trả lời cho các thông tin đó ta nghiên cứu một số nguyên nhân như sau: 1. Những vấn đề về quản lý. 2 . Những yêu cầu mới của nhà quản lý. 3. Sự thay đổi của công nghệ. 4. Thay đổi sách lược chính trị. Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một hệ thống thông tin mới. Những luật mới của chính phủ mới ban hành (luật về thuế chẳng hạn), việc ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hoá các hoạt động của doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới. Các hành động mới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh vào động cơ buộc doanh nghiệp phải có những hành động đáp ứng. Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình. Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ thống thông tin của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này. Cuối cùng, vai trò của những thách thức chính trị cũng không nên bỏ qua. Nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin. Như vậy, việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại TRATECHCOM xuất phát từ nhu cầu của nhà quản lý muốn quản lý hợp đồng nhanh hơn, chính xác hơn, quản lý công việc của nhân viên đơn giản, dễ dàng hơn để tiết kiệm thời gian, cạnh tranh trên thị trường. Một số phương pháp phát triển một hệ thống thông tin Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Ở đây ta đề cập đến 2 phương pháp cơ bản hay dùng là phương pháp phát triển nguyên mẫu và phương pháp phát triển SDLC. Phương pháp phát triển nguyên mẫu: Theo phương pháp này việc phát triển hệ thống thông tin là việc sử dụng phương pháp thử sai để xác định xem hệ thống đang tồn tại hoạt động như thế nào? Có những yếu điểm gì cần phải khắc phục? Những biện pháp dùng cho hệ thống thông tin mới có đảm bảo được cho hệ thống thông tin mới hoạt động tốt không? Thực chất khi nhân viên phát triển hệ thống có những điều chỉnh cho hệ thống mới, họ phải trao đổi với người sử dụng và đối chiếu với hệ thống đang tồn tại. Nếu người sử dụng chấp nhận hệ thống thông tin mới thì công việc phát triển hệ thống thông tin hoàn thành. Nếu không nhân viên phát triển hệ thống phải tiếp tục điều chỉnh hệ thống cũ và phải trao đổi với người dùng đến khi họ chấp nhận hệ thống mới. Nhân viên phát triển hệ thống phải thường xuyên làm việc với người sử dụng cuối cùng trong quá trình thử sai để xem người sử dụng có chấp nhận hệ thống thông tin mới không? Hay việc phát triển hệ thống thông tin này có phù hợp với yêu cầu của người sử dụng không? - Phương pháp vòng đời phát triển hệ thống SDLC (System Development Life Cycle): Đây là mô hình vòng đời phát triển phần mềm phổ biến và kinh điển nhất. Mô hình này mô tả quá trình phát triển phần theo dạng luồng tuần tự tuyến tính. Nó rất là đơn giản và dễ sử dụng. Trong mô hình này mỗi giai đoạn phải được thực hiện hoàn thiện đầy đủ trước khi giai đoạn tiếp theo có thể bắt đầu. Tại mỗi giai đoạn, cần phải rà soát lại để xác định xem dự án có đi đúng hướng hay không để tiếp tục hoặc hủy dự án. Mô hình SDLC định nghĩa ra quá trình phát triển phần mềm trong 5 giai đoạn. Đó là: Khảo sát hệ thống (Systems Investigation): Bao gồm việc xác địn sự tồn tại của vấn đề hay cơ hội, thực hiện nghiên cứu khả thi để xem liệu hệ thống thông tin mới có phải là giải pháp khả khi hay không? Phân tích hệ thống (Systems Analysis): Bao gồm việc thực hiện nghiên cứu chi tiết các yêu cầu của khách hàng và bắt gặp tại hệ thống được đề xuất cần được xây dựng. Thiết kế hệ thống (Systems Design): Bao gồm việc xây dựng các đặc tả cho phần cứng, phần mềm, nhân lực, nguồn dữ liệu và sản phẩm thông tin sao cho chúng thoả mãn các yêu cầu chức năng của hệ thống đề xuất. Cài đặt hệ thống (Systems Implemetation): : Bao gồm đưa hệ thống mới đi vào hoạt động. Việc này bao gồm việc cài đặt hệ thống phần mềm và đào tạo nhân viên vận hành trước khi hệ thống mới đi vào hoạt động. Bảo trì hệ thống (Systems Maintenance): Sử dụng quy trình xem lại sau cài đặt để giám sát, đánh giá và sửa đổi hệ thống cho nó hoạt động đúng với yêu cầu. - Mô hình phát triển nhanh (RAD - Rapid Application Development): chính là mô hình tăng dần với chu kỳ phát triển cực ngắn. Để đạt được mục tiêu này, RAD dựa trên phương pháp phát triển trên cơ sở thành phần hóa hệ thống cùng với việc tái sử dụng các thành phần thích hợp. RAD thích hợp cho những hệ thống quản lý thông tin. Qui trình phát triển hệ thống thông tin Do tính chất và quy mô của bài toán quản lý hợp đồng tại TRATECHCOM mà ta có thể chia làm bốn giai đoạn phát triển hệ thống thông tin như sau: Giai đoạn 1 : Đánh giá yêu cầu Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các công đoạn sau: 1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu. 1.2 Làm rõ yêu cầu. 1.3 Đánh giá khả năng thực thi. 1.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu. Giai._. đoạn 2 : Phân tích chi tiết Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới. Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau đây: 2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết. 2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại. 2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại. 2.4 Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp. 2.5 Đánh giá lại tính khả thi. 2.6 Thay đổi đề xuất của dự án. 2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết. Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống Giai đoạn này nhằm cụ thể hóa các yêu cầu của hệ thống, tạo ra sản phẩm thỏa mãn các yêu cầu đó. Trên cơ sở báo cáo phân tích chi tiết, giai đoạn thiết kế hệ thống sẽ đưa ra các bản thiết kế chi tiết về hệ thống mới. Giai đoạn này rất quan trọng vì các thiết kế ở đây có ảnh hưởng và tác động trực tiếp tới công việc thường ngày của những người sử dụng, đồng thời có ảnh hưởng tới kết quả hoạt động khi hệ thống đi vào hoạt động. Thiết kế hệ thống bao gồm các hoạt động chính sau: 3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu - Thiết kế cơ sở dữ liệu - Thiết kế xử lý - Thiết kế cập nhật 3.2 Thiết kế vật lý ngoài - Thiết kế phần cứng - Thiết kế giao diện - Thiết kế thủ tục thủ công 3.3 Thiết kế vật lý trong - Thiết kế cơ sở dữ liệu trong - Thiết kế phần mềm 3.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về đặc tả hệ thống Giai đoạn 4: Cài đặt và bảo trì hệ thống Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn: 4.1 Lập kế hoạch cài đặt 4.2 Chuyển đổi về mặt kỹ thuật và về mặt tổ chức 4.3 Khai thác và bảo trì 4.4 Đánh giá Các công cụ mô hình hóa hệ thống thông tin Sơ đồ luồng thông tin IFD Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin (ví dụ) Hình 2.3 Các ký pháp sơ đồ luồng thông tin Thủ công T Lập hợp đồng Lên báo cáo Giao tác người - máy T Xử lý T ví dụ T Tin học hoá hoàn toàn T Kho lưu trữ dữ liệu T CSDL Tin học hóa Thủ công T Dòng thông tin T Tài liệu Hợp đồng - Điều khiển T ví dụ T Hình 2. 3 Các kí pháp sơ đồ luồng thông tin Sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD Mục đích của sơ đồ là nêu lên chính xác và cụ thể các chức năng chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ chức năng của hệ thống chỉ ra cho chúng ta biết hệ thống cần phải làm gì chứ không phải chỉ ra là phải làm như thế nào. Việc phân cấp sơ đồ chức năng cho phép phân tích viên hệ thống có thể đi từ tổng thể đến cụ thể, từ tổng quát đến chi tiết theo cấu trúc hình cây. Sơ đồ BFD được biểu diễn dưới dạng hình cây, tại mỗi nút là một hình chữ nhật thể hiện chức năng hoặc một nhóm chức năng cụ thể và không nên phân rã biểu đồ quá sáu mức. Ở mỗi mức, các chức năng cùng mức sắp xếp trên cùng một hàng, cùng một dạng. Mỗi chức năng có một tên duy nhất, tên chức năng cần phản ánh được nội dung công việc thực tế mà tổ chức thực hiện và người sử dụng quen dùng nó. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm Các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Các ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu Tệp dữ liệu Tên người/ bộ phận nhận/ phát tin Tên tiến trình xử lý Tên dòng dữ liệu Tiến trình xử lý Dòng dữ liệu Kho dữ liệu Tác nhân Lập hợp đồng Hợp đồng CSDL Khách hàng Hình 2. 4 Các kí pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu Các mức của DFD Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ nhìn một lần là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Phân rã sơ đồ Để mô tả chi tiết người ta sử dụng kỹ thuật phân rã sơ đồ. Bắt đầu từ sơ sồ ngữ cảnh, sơ đồ phân rã thành sơ đồ mức 0, mức 1... Thiết kế cơ sở dữ liệu Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá giúp ta tiếp cận hệ thống theo hướng dữ liệu, hay nói cách khác là nó giúp ta xác định cấu trúc logic tổng của dữ liệu một cách trực quan. Các khái niệm liên quan: Thực thể (Entity): Thực thể có thể là một vật thể hữu hình (hợp đồng, khách hàng...), một sự kiện (lập hợp đồng, ghi hoá đơn thu tiền hợp đồng...) hay đơn giản chỉ là một khái niệm về thứ mà chúng ta muốn lưu trữ thông tin. Hay nói cách khác thực thể được dùng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng. Ví dụ như thực thể Khách hàng Thuộc tính (attribute): Thuộc tính là các đặc điểm, đặc tính của thực thể. Một số loại thuộc tính cần lưu ý: Thuộc tính đơn trị (single-valued attribute): là thuộc tính chỉ có một giá trị. Ví dụ: tên khách hàng, mã hợp đồng ... Thuộc tính đa trị (multivalued attribute): là thuộc tính chứa nhiều giá trị. Ví dụ: loại khách hàng... Thuộc tính khóa (key attribute): là thuộc tính dùng để xác định duy nhất một kiểu thực thể. Ví dụ thực thể hợp đồng có thể dùng mã hợp đồng làm thuộc tính khóa, dùng để xác định duy nhất một khách hàng. Thuộc tính thứ sinh (derived attribute): là thuộc tính có thể tính toán được, hoặc suy ra được từ các thuộc tính khác. Ví dụ như còn nợ của khách hàng = giá trị hợp đồng - số tiền thanh toán mỗi lần. Liên kết: Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác. Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể với nhau. Cũng có thể gọi là có quan hệ qua lại với nhau. Khái niệm liên kết hay quan hệ được dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể. Số mức độ liên kết Ngoài việc biết thực thể này liên kết với thực thể khác ra sao còn cần phải biết có bao nhiêu lần xuất thực thể A tương tác với mooix lần xuất thực thể B và ngược lại. Hay nói cách khác số mức độ liên kết thể hiện số lượng kiểu thực thể tham gia vào liên kết. Có ba mức độ liên kết: Liên kết một - một (1@1) là mỗi lần xuất thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất thực thể B và ngược lại. Ví dụ: Hợp đồng Giá trị HĐ Có 1 1 Liên kết một – nhiều (1@N) là mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A. Ví dụ: Khách hàng Ký Hợp đồng 1 N Liên kết nhiều – nhiều (N@N) là mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và ngược lại. Ví dụ: Có Hợp đồng Công việc N N Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin đầu ra Phương pháp này gồm các bước như sau: Bước 1: Xác định các đầu ra - Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra - Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận của chúng Bước 2: Xác định các tệp cần thiết sẽ cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra. Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra Đánh dấu các thuộc tính lặp – là thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu. Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – những thuộc tính được tính toán hoặc suy ra từ các thuộc tính khác. Gạch chân các thuộc tính khóa cho thông tin đầu ra. Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh ra khỏi danh sách chỉ để lại thuộc tính cơ sở. Xem xét loại bỏ những thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý. Các quy tắc chuẩn hóa: Chuẩn hóa mức 1(1NF) Trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính đó thành các danh sách con. Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc. Chuẩn hóa mức 2 (2NF) Trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không chỉ phục thuộc vào một phần của khóa. Nếu có thì phải tách những thuộc tính phục thuộc hàm vào bộ phận của khóa thành một danh sách con mới. Lấy bộ phận khóa đó làm cho danh sách mới. Đặt cho danh sách này một tên riêng cho phù hợp với nội dung các thuộc tính trong danh sách. Chuẩn hóa mức 3 (3NF) Trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu có phải tách riêng chúng. Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới. Mô tả các tệp Mỗi danh sách xác định được sau bước chuẩn hóa 3NF sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu. Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ của cơ sở dữ liệu về tệp. Tên tệp viết chữ in hoa, nằm phía trên. Các thuộc tính nằm trong các ô, thuộc tính khóa có gạch chân. Bước 3: Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một cơ sở dữ liệu. Từ mỗi đầu ra theo cách thực hiện của bước 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh sách và mỗi danh sách là liên quan tới một đối tượng quản lý, có sự tồn tại tương đối độc lập. Những danh sách nào cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, nghĩa là tạo thành một danh sách chung, bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó. Bước 4: Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ - Xác định số lượng bản ghi cho từng tệp. - Xác định độ dài cho một thuộc tính. Tính độ dài cho bản ghi. Bước5: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều, nếu có quan hệ một – nhiều thì vẽ hai mũi tên và về hướng đó. Công cụ xây dựng hệ thống thông tin Để thực hiện đề tài này, em sử dụng công cụ là hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS Access với ngôn ngữ lập trình là Visual Basic. Microsoft Access Microsoft Access là phần mềm do hãng Microsoft phát hành nằm trong bộ Microsoft Office. Microsoft Access là một phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu kiểu quan hệ, nó cho phép phối hợp các công cụ của Windows, các ứng dụng khác, đặc biệt là có giao diện thân thiện với người dùng. Microsoft được tổ chức trên file *.mdb hay *.mde. Trên file dữ liệu thông qua câu lệnh truy vấn SQL. Sử dụng câu lệnh truy vấn ta có thể lấy dữ liệu từ một hoặc nhiều trường trong một hay nhiều bảng, ngoài ra Microsoft Access còn cho phép người dùng có thể liên kết cơ sở dữ liệu với các đối tượng OLE trong Excel, Painbush và Word for Windows. Ngôn ngữ lập trình Visual Basic Lựa chọn ngôn ngữ lập trình đóng vai trò quan trọng quyết định đến thành công của chương trình. Các ngôn ngữ được đánh giá bởi các tiêu thức như: mức độ hỗ trợ người lập trình, khả năng trong việc thiết kế giao diện, sự đáp ứng yêu cầu trong quản lý cơ sở dữ liệu, yêu cầu về phần cứng, tốc độ chương trình, tính thông dụng. Visual Basic có những tính năng ưu việt thể hiện: + Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan với giao diện người dùng bằng đồ hoạ (GUI), tức là khi thiết kế chương trình người dùng được nhìn thấy ngay kết quả qua thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện. + Visual Basic có khả năng kết hợp các thư viện liên kết động DDL. Nó có thể sử dụng các chức năng sẵn có của Windows mà không mất công thiết kế lại như sử dụng các hộp thoại chung với Windows. + Visual Basic có thể liên lạc với các công cụ khác chạy trong Windows thông qua công nghệ OLE của Microsoft. + Phương pháp lập trình các sự kiện người dùng của Visual Basic làm cho việc xây dựng chương trình đơn giản đi rất nhiều. + Các chương trình được tạo bởi Visual Basic có thể đứng một cách độc lập như một phần mềm thực sự chạy trong môi trường Windows. + Có thể dễ dàng truy xuất và điều khiển cơ sở dữ liệu của các hệ quản trị cơ sở dữ liệu như: Access, Foxpro, Database, và đặc biệt hơn là các chương trình xử lý mẹ giống như Access. + Visual Basic dễ bảo trì hơn, cho phép dễ dàng xây dựng các dự án và các ứng dụng vào Internet. Vì vậy, em quyết định chọn ngôn ngữ lập trình Visual Basic để lập trình và Microsoft Access để tổ chức cơ sở dữ liệu cho chương trình “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại TRATECHCOM ”.  CHƯƠNG III: XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG TẠI TRATECHCOM Đánh giá yêu cầu Phân tích yêu cầu bài toán Hoạt động của công ty bắt đầu từ phòng Marketing, các nhân viên giới thiệu công ty và đồng thời tìm kiếm khách hàng. Sau đó sẽ thực hiện đấu thầu để ký kết các hợp đồng nhận dự án từ khách hàng. Sau khi trúng thầu, giám đốc điều hành sẽ có kế hoạch cụ thể tới các phòng ban để thực hiện hợp đồng. Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật sẽ ký các phiếu giao việc cho nhân viên mà mình phụ trách bao gồm các công việc thực hiện tuần tự, các công việc thực hiện đồng thời…, nội dung công việc cho từng nhân viên, kèm theo thời gian thực hiện và yêu cầu chất lượng đối với mỗi nhân viên. Đội khảo sát sẽ có trách nhiệm tới công trình thu thập thông tin dưới dạng một bảng biểu với các con số kỹ thuật. Sau đó sẽ được chuyển tới phòng thiết kế cho các nhân viên thiết kế thực hiện hợp đồng thiết kế theo đúng yêu cầu của khách hàng và đảm bảo các yêu cầu về kỹ thuật của mỗi công trình, mỗi dự án. Sản phẩm là bản thiết kế với các tính toán đảm bảo yếu tố kỹ thuật sẽ được chuyển giao cho khách hàng theo đúng thời hạn đã định. Đồng thời, trong quá trình thực hiện dự án của khách hàng, bản thiết kế của công ty sẽ được lưu trữ và đảm bảo dự án phải được xây dựng theo đúng thiết kế của công ty. Trong thời gian thực hiện hợp đồng, khách hàng thực hiện thanh toán định kì cho phòng tài chính kế toán theo đúng thỏa thuận của bản hợp đồng. Hợp đồng sẽ được thanh lý sau khi công trình được hoàn tất và đảm bảo thực hiện theo đúng bản thiết kế của công ty. Đến đây việc quản lý hợp đồng chấm dứt, các bản hợp đồng sẽ được lưu lại để lên báo cáo tài chính và tìm kiếm các thông tin mỗi khi có yêu cầu tìm kiếm. Sơ đồ luồng thông tin(IFD) của hệ thống Sơ đồ luồng kí kết, lập và thực hiện hợp đồng: Khách hàng có nhu cầu muốn kí kết hợp đồng với công ty để thực hiện một công trình xây dựng sẽ gửi các bản yêu cầu tới công ty. Phòng thương mại và dịch vụ sẽ xem xét và phân tích các yêu cầu này, đồng thời sẽ lập ra bản hợp đồng với các điều khoản yêu cầu hai bên phải tuân theo. Hợp đồng sẽ được kí kết với sự đồng ý của hai bên. Dựa vào bản hợp đồng này mà phòng thiết kế sẽ giao việc cho các nhân viên dưới sự phê duyệt của phó giám đốc phụ trách kỹ thuật. Các cán bộ nhân viên trong công ty thực hiện công việc, sản phẩm sẽ là các bản thiết kế theo đúng hạn giao cho khách hàng. Cuối kì phòng thiết kế sẽ lên báo cáo gửi cho ban giám đốc và phòng hành chính, kế toán lên kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Hình 3. 1 Sơ đồ luồng ký kết, lập và thực hiện hợp đồng Sơ đồ luồng ký kết, lập và thực hiện hợp đồng Thời điểm Khách hàng Phòng thương mại và dịch vụ Ban giám đốc Hàng ngày Yêu cầu của khách hàng Xem xét yêu cầu Phân tích yêu cầu Hợp đồng Lập KH thực hiện Thực hiện Chuyển giao sản phẩm CSDL Lập các báo cáo Báo cáo Ký kết hợp đồng Cuối kỳ Phòng thiết kế Bản thiết kế Sơ đồ luồng thông tin của quá trình thanh toán, thanh lý hợp đồng Yêu cầu thanh toán Cập nhật thanh toán CSDL Lên báo cáo Thời điểm Khách hàng Phòng hành chính, kế toán Ban giám đốc Hạn thanh toán theo điều khoản hợp đồng Phiếu thu Báo cáo Cuối kì Hình 3. 2 Sơ đồ luồng thông tin quá trình thanh toán, thanh lý hợp đồng Theo các điều khoản hợp đồng, khách hàng sẽ thanh toán cho phòng hành chính, kế toán một số tiền nhất định. Số tiền này sẽ được chia ra thanh toán một lần hoặc nhiều lần, tuỳ theo sự thoả thuận của hai bên. Cuối kì sẽ lên báo cáo gửi cho ban giám đốc và các phòng có liên quan. Phân tích chi tiết Sơ đồ chức năng (BFD) Hình 3. 3 Sơ đồ chức năng BFD Quản lý hợp đồng Lập hợp đồng Thực hiện hợp đồng Thanh toán, thanh lý HĐ Lập báo cáo Xác định yêu cầu Phân tích yêu cầu Dự toán chi phí Kí kết hợp đồng Phân tích công việc Giao việc Thực hiện công việc Kiểm tra hợp đồng Xử lý hợp đồng Truy xuất dữ liệu Tổng hợp dữ liệu Lên báo cáo Hình 3. 4 Sơ đồ chức năng BFD  Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) Sơ đồ ngữ cảnh CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG Khách hàng Phòng thiết kế Ban giám đốc Yêu cầu của khách hàng Bản thiết kế Các báo cáo Tiêu thức báo cáo Báo cáo tình hình thi công Phiếu giao việc Tiền Hình 3.4 Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống thông tin quản lý hợp đồngSơ đồ luồng dữ liệu mức 0 Hình 3. 5 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 của hệ thống thông tin quản lý hợp đồng 1.0 Lập hợp đồng Khách hàng Yêu cầu Cơ sở dữ liệu 2.0 Thực hiện hợp đồng Hợp đồng Bản thiết kế 3.0 Thanh toán, thanh lý HĐ Tiền 4.0 Lập báo cáo Tiêu thức báo cáo Phòng thiết kế Phiếu giao việc Ban giám đốc Các báo cáo Chương trình quản lý hợp đồng có 4 chức năng chính là: Lập hợp đồng; thực hiện hợp đồng; thanh toán, thanh lý hợp đồng và lập báo cáo. Khách hàng đưa ra yêu cầu đề lập hợp đồng, sau đó công ty thực hiện hợp đồng này, sau khi thực hiện xong hợp đồng, khách hàng có trách nhiệm thanh toán hợp đồng với công ty theo các điều khoản đã định. Đồng thời, cuối kì công ty sẽ lên báo cáo gửi cho ban giám đốc và các phòng ban có liên quan. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình 1.0: Lập hợp đồng Hình 3. 6 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình 1.0: Lập hợp đồng 1.1 Xác định yêu cầu Khách hàng Yêu cầu 1.4 Ký kết hợp đồng Yêu cầu đã phân tích 1.2 Phân tích yêu cầu 1.3 Dự toán chi phí Cơ sở dữ liệu Yêu cầu đã được chấp nhận Hợp đồng Yêu cầu Cán bộ nhân viên Hợp đồng Khách hàng đưa yêu cầu, phòng thương mại và dịch vụ sẽ xét duyệt yêu cầu đó, đồng thời dựa vào các thông tin thu thập được từ yêu cầu khách hàng sẽ phân tích yêu cầu đó, dự toán chi phí cần thực hiện hợp đồng này. Cuối cùng là đi đến việc kí kết hợp đồng giữa khách hàng và công ty. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình 2.0: Thực hiện hợp đồng Hình 3. 7 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình 2.0: Thực hiện hợp đồng Cơ sở dữ liệu Cán bộ công nhân viên 3.1 Phân tích công việc Bản mô tả công việc 3.2 Giao việc 3.3 Thực hiện công việc Phòng thiết kế 1, 2 công việc Chi tiết công việc Hợp đồng Dựa vào bản hợp đồng, phòng thiết kế sẽ phân tích công việc, đưa ra các công việc cần thực hiện mà tới phòng thiết kế 1 và 2. Các phòng thiết kế này lại có bản mô tả công việc chi tiết cần thực hiện tới các nhân viên trong phòng mình để thực hiện công việc một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình 3.0: Thanh toán, thanh lý hợp đồng Hình 3. 8 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình 3.0: Thanh toán, thanh lý hợp đồng 3.1 Kiểm tra hợp đồng Cơ sở dữ liệu Yêu cầu thanh toán, thanh lý Phòng kế toán 3.2 Xử lý hợp đồng Khách hàng Tiền Báo cáo Yêu cầu thanh toán Phòng kế toán có yêu cầu thanh toán, thanh lý hợp đồng, hệ thống sẽ kiểm tra hợp đồng đã đến hạn thanh toán chưa và gửi yêu cầu thanh toán tới khách hàng. Khách hàng có trách nhiệm thanh toán tiền hợp đồng khi đến hạn. Cuối kì, hệ thống lên báo cáo cho phòng kế toán, hỗ trợ việc lên báo cáo kinh doanh. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình 4.0: Lập báo cáo Hình 3. 9 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình 4.0: Lập báo cáo 4.1 Truy xuất DL Cơ sở dữ liệu Ban giám đốc Báo cáo 4.2 Tổng hợp dữ liệu 4.3 Lên báo cáo Tiêu thứcbáo cáo Dữ liệu đã truy xuất Dữ liệu đã tổng hợp Ban giám đốc đưa ra yêu cầu báo cáo, hệ thống sẽ truy xuất dữ liệu và tổng hợp nó đưa ra bản báo cáo mà ban giám đốc cần.  Thiết kế hệ thống thông tin quản lý hợp đồng Thiết kế cơ sở dữ liệu quản lý hợp đồng Mô hình ERD Hình 3. 10 Mô hình ERD của hệ thống thông tin quản lý hợp đồng Hợp đồng Ký Khách hàng Có Điều khoản Công việc Ký Nhân viên Có Phòng ban Thực hiện Thu 1 N N 1 N 1 1 N 1 N Hoá đơn thanh toán 1 Có 1 N N Từ mô hình ERD ta có mô hình DSD như sau: Khách hàng Hợp đồng Nhân viên Phòng ban Công việc Hoá đơn thanh toán Điều khoản Mã KH Tên KH Địa chỉ Điện thoại … Mã HĐ Mã KH Mã NV Giá trị HĐ … Mã NV Chức vụ Mã PB Tên nhân viên … Mã PB Tên PB Điện thoại … Mã công việc Tên công việc Mã NV Mô tả … Mã HĐ Mã hoá đơn Mã NV Số tiền … Mã ĐK Mã HĐ Tên điều khoản … Hình 3. 11 Mô hình DSD của hệ thống thông tin quản lý hợp đồng  Sau khi xây dựng mô hình quan hệ thực thể của hệ thống, ta tiến hành chuẩn hoá cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra. Từ mẫu hợp đồng, ta xác định được các thông tin đầu ra như sau: mã hợp đồng, tên hợp đồng, ngày kí, ngày hiệu lực, ngày đáo hạn, giá trị hợp đồng, tên khách hàng, địa chỉ khách hàng, số điện thoại, tài khoản khách hàng, hình thức thanh toán, điều khoản, tên nhân viên, địa chỉ nhân viên, chức vụ, phòng ban. Từ phiếu giao việc cho mỗi hợp đồng, ta có các thông tin như sau: mã phiếu, tên nhân viên, nội dung, chức vụ, phòng ban, ngày bắt đầu, ngày kết thúc. Từ mẫu hoá đơn thu tiền, ta xác định các thông tin đầu ra sau: mã hợp đồng, ngày thu, hình thức thu, số tiền, nhân viên thu tiền. Tiến hành chuẩn hoá cơ sở dữ liệu theo ba bước, ta thu được kết quả của mỗi lần như sau: 1NF 2NF 3NF Bảng hợp đồng: Mã hợp đồng Tên hợp đồng Ngày kí Ngày hiệu lực Ngày đáo hạn Giá trị hợp đồng Điều khoản Tên khách hàng Địa chỉ khách hàng Điện thoại Tài khoản khách hàng Tên nhân viên Địa chỉ nhân viên Chức vụ Phòng ban Hình thức TT Bảng công việc: Mã phiếu Tên nhân viên Nội dung Chức vụ Phòng ban Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Bảng hoá đơn TT Mã hoá đơn Mã hợp đồng Mã nhân viên Ngày thu Hình thức thu Số tiền Bảng hợp đồng Mã hợp đồng Mã khách hàng Tên hợp đồng Ngày kí Ngày hiệu lực Ngày đáo hạn Giá trị hợp đồng Tên nhân viên Địa chỉ nhân viên Chức vụ Phòng ban Tên khách hàng Địa chỉ khách hàng Điện thoại Tài khoản khách hàng Hình thức TT Bảng điều khoản: Mã điều khoản Tên điều khoản Mô tả Bảng công việc: Mã phiếu Tên nhân viên Nội dung Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Bảng hoá đơn TT Mã hoá đơn Mã hợp đồng Mã nhân viên Ngày thu Hình thức thu Số tiền Bảng hợp đồng Mã hợp đồng Mã nhân viên Mã khách hàng Tên hợp đồng Ngày kí Ngày hiệu lực Ngày đáo hạn Giá trị hợp đồng Hình thức TT Bảng nhân viên Mã nhân viên Tên nhân viên Chức vụ Ngày sinh Giới tính Địa chỉ thường trú Ngày vào làm Số điện thoại nhà Di động Chỗ ở hiện tại Bảng phòng ban: Mã phòng ban Tên phòng ban Điện thoại Bảng điều khoản: Mã điều khoản Mã hợp đồng Tên điều khoản Nội dung Bảng công việc: Mã công việc Tên công việc Mô tả Bảng hoá đơn TT Mã hoá đơn Mã hợp đồng Mã nhân viên Ngày thu Hình thức thu Số tiền Bảng khách hàng: Mã khách hàng Tên khách hàng Tên cán bộ đại diện Chức vụ Địa chỉ khách hàng Điện thoại Fax Mã số thuế Tài khoản khách hàng Từ điển dữ liệu Bảng Nhân viên Bảng nhân viên lưu lại các thông tin về nhân viên như tên, tuổi, chức vụ, điện thoại. Bảng này gồm có một khoá chính là mã nhân viên, ngoài ra bảng còn các trường khác: STT Field Name Data Type Field Size Giải thích 1 MaNhanVien Text 10 Mã nhân viên 2 TenNhanVien Text 50 Tên nhân viên 3 ChucVu Text 20 Chức vụ 4 NgaySinh Date/Time Ngày sinh 5 GioiTinh Text 5 Giới tính 6 DiaChiThuongTru Text 50 Địa chỉ thường trú 7 NgayVaoLam Date/Time Ngày vào làm 8 NhaRieng Number Integer ĐT nhà riêng 9 DiDong Number Integer Di động 10 ChoOHienTai Text 50 Chỗ ở hiện tại 11 MaPB Text 10 Mã phòng ban Bảng Công việc Bảng công việc để lưu thông tin về công việc phải thực hiện trong các hợp đồng. Bảng này có khoá chính là mã công việc, cấu trúc của bảng này được mô tả như sau: STT Field Name Data Type Field Size Giải thích 1 MaCV Text 8 Mã công việc 2 TenCV Text 20 Tên công việc 3 MaNhanVien Text 10 Mã nhân viên 4 MoTa Text 100 Mô tả công việc Bảng Điều Khoản Bảng điều khoản lưu thông tin về các điều khoản của một hợp đồng… Bảng có một khoá chính là mã điều khoản và một khoá ngoại lai là mã hợp đồng. Ngoài ra bảng còn có các trường khác như sau: STT Field Name Data Type Field Size Giải thích 1 MaDieuKhoan Text 10 Mã điều khoản 2 MaHopDong Text 10 Mã hợp đồng 3 TenDieuKhoan Text 20 Tên điều khoản 4 NoiDung Text 50 Nội dung Bảng Hợp đồng Bảng hợp đồng lưu thông tin về hợp đồng, ngày kí, giá trị hợp đồng… Mã hợp đồng là khoá chính. Bảng có cấu trúc như sau: STT Field Name Data Type Field Size Giải thích 1 MaHopDong Text 10 Mã hợp đồng 2 MaKhachHang Text 10 Mã khách hàng 3 MaNhanVien Text 10 Mã nhân viên 4 GiaTri Number Long integer Giá trị hợp đồng 5 NgayKy Date/Time Ngày kí hợp đồng 6 HinhThucThanhToan Text 15 Hình thức thanh toán 7 TenHopDong Text 50 Tên hợp đồng 8 NgayHieuLuc Date/Time Ngày hiệu lực 9 NgayDaoHan Date/Time Ngày đáo hạn Bảng Khách Hàng Bảng này lưu tất cả các thông tin về khách hàng như địa chỉ, số điện thoại, người đại diện, số tài khoản, số thuế… Mã khách hàng làm khoá chính bảng này, ta có thông tin chi tiết về các trường như sau: STT Field Name Data Type Field Size Giải thích 1 MaKhachHang Text 10 Mã khách hàng 2 TenKhachHang Text 50 Tên khách hàng 3 TenCBDaiDien Text 50 Tên cán bộ đại diện 4 ChucVu Text 25 Chức vụ 5 DiaChi Text 50 Địa chỉ 6 DienThoai Number Integer Điện thoại 7 Fax Text 25 Fax 8 MaSoThue Text 15 Mã số thuế 9 TaiKhoan Text 20 Tài khoản Bảng phòng ban Bảng phòng ban lưu trữ thông tin về các phòng ban trong công ty, số điện thoại của mỗi phòng ban đó. Bảng này có khoá chính là mã phòng ban. Cấu trúc của bảng này như sau: STT Field Name Data Type Field Size Giải thích 1 MaPB Text 10 Mã phòng ban 2 TenPB Text 10 Tên phòng ban 3 DienThoai Number Integer Điện thoại Bảng Hóa đơn thanh toán Bảng hóa đơn thanh toán có Mã hóa đơn là khóa chính. Bảng này cập nhật các thông tin về thanh toán hợp đồng theo đúng điều khoản hơp đồng đã kí với khách hàng. Bảng này lưu trữ các thông tin lien quan tới hóa đơn thanh toán của khách hàng như mã hợp đồng, nhân viên thu tiền… Cấu trúc của bảng này như sau STT Field Name Data Type Field Size Giải thích 1 MaHoaDon Text 10 Mã hóa đơn 2 MaHD Text 10 Mã hợp đồng 3 MaNhanVien Text 10 Mã nhân viên 4 SoTien Number Long integer Số tiền 5 NgayTT Date/time Ngày thanh toán Bảng User Bảng user dùng để quản lý tài khoản nhân viên sử dụng phần mềm. Bảng này dùng UsernameID làm khoá chính và mã nhân viên làm khoá ngoại lai. Các thông số về các trường của bảng này như sau: STT Field Name Data Type Field Size Giải thích 1 UsernameID Text 20 Tên đăng nhập 2 MaNhanVien Text 10 Mã nhân viên 3 Password Text 20 Mật khẩu Mối quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu Giữa các bảng có mối quan hệ như hình vẽ: Hình 3. 12 Mối quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu Thiết kế thuật toán Giải thuật đăng nhập Hình 3. 13 Giải thuật đăng nhập hệ thống B Vào form đăng nhập Nhập thông tin SLN=1 Truy suất vào CSDL Thông báo đăng nhập quá 3 lần SLN=SLN+1 Vào giao diện chính Tài khoản có tồn tại không? K SLN<=3 Đ S Đ S Giải thuật cập nhật hợp đồng Hình 3. 14 Giải thuật cập nhật hợp đồng S Vào form cập nhật Nhập dữ liệu theo từng trường Thông báo dữ liệu không thỏa mãn Cập nhật hợp đồng Dữ liệu thỏa mãn điều kiện ràng buộc không? Truy suất vào CSDL Đ B K Giải thuật tìm kiếm Hình 3. 15 Giải thuật tìm kiếm dữ liệu Đ Vào form tìm kiếm Nhập tiêu thức tìm kiếm Thông báo không tìm thấy dữ liệu phù hợp Tồn tại dữ liệu thoản mãn điều kiện không? Hiển thị dữ liệu tìm được S B K Truy xuất vào CSDL Giải thuật thanh toán công nợ Hình 3. 16 Giải thuật thanh toán công nợ S Vào form thu nợ Nhập dữ liệu theo từng trường Thông báo dữ liệu không thỏa mãn điều kiện Cập nhật lại công nợ khách hàng Dữ liệu thỏa mãn điều kiện ràng buộc không? Truy suất vào CSDL Đ B K Giải thuật tạo báo cáo Có tồn tại dữ liệu trong khoảng thời gian này không? Thông báo không tồn tại dữ liệu Hiển thị báo cáo B Vào form báo cáo Truy suất vào CSDL Tạo báo cáo K S S Đ Chọn tiêu thức báo cáo Hình 3. 17 Giải thuật tạo báo cáo  Thiết kế giao diện và báo cáo Giao diện của chương trình Hình 3. 18 Giao diện chính của chương trình Đặc điểm Mô tả Tên giao diện Giao diện chính Đối tượng sử dụng Mọi người dùng Tần xuất sử dụng Được sử dụng thường xuyên bất cứ khi nào có người sử dụng hệ thống Kết cấu giao diện Giao diện gồm thanh menu gồm các chức năng chính: Hệ thống, Cập nhật, Hợp đồng, Khen thưởng, Báo cáo Form Đăng nhập chương trình Hình 3. 19 Form Đăng nhập chương trình Đặc điểm Mô tả Tên giao diện Giao diện đăng nhập Đối tượng sử dụng Người dùng muốn đăng nhập vào hệ thống Tần xuất sử dụng Được sử dụng mỗi khi người dùng muốn đăng nhập sử dụng hệ thống Ý nghĩa các nút lệnh Nút Đăng nhập: sau khi đã nhập đầy đủ thông tin đăng nhập, ấn nút này để vào giao diện chính của phần mềm. Nút Thoát: hủy bỏ các thao tác, thoát ra khỏi hệ thống. Các bảng có liên quan Sử dụng bảng Người dùng để kiểm tra tên đăng nhập và mật khẩu. Form Đổi mật khẩu Hình 3. 20 Form Đổi mật khẩu Đặc điểm Mô tả Tên giao diện Giao diện Đổi mật khẩu Tần xuất sử dụng Được sử dụng mỗi khi người dùng muốn đổi lại mật khẩu của mình. Kết cấu giao diện Giao diện gồm 3 trường: nhập lại mật khẩu cũ để đảm bảo tính bảo mật, đồng thời nhập mới mật khẩu cần đổi. Các bảng có liên quan Sử dụng bảng người dùng để lưu trữ thông tin người dùng. Form Cập nhật cán bộ nhân viên Hình 3. 21 Form Cập nhật cán bộ công nhân viên Đặc điểm Mô tả Tên giao diện Giao diện Danh sách cán bộ công nhân viên Tần xuất sử du._.