Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng phần mềm tại Công ty cổ phần dịch cung ứng nhân lực phần mềm toàn cầu

hát triển công nghệ thông tin cho đất nước. Công ty cổ phần dich vụ cung ứng nhân lực phần mềm toàn cầu là một trong những tổ chức ấy. Là một công ty hoạt động chính trong lĩnh vực phần mềm và cung ứng nhân lực phần mềm toàn cầu nên hiện nay cùng với xu hướng tin học hóa trong các khâu của quá trình phát triển nền kinh tế mà số lượng khách hàng cùng với những hợp đồng, dự án được kí kết ngày càng nhiều. Việc quản lý các thông tin liên quan đến những hợp đồng đã được kí kết như thông tin về khách hàng, về tiến độ thực hiện, các báo cáo… có một ý nghĩa lớn trong phương hướng phát triển của công ty trong tương lai. Nhận thức được điều này trong thời gian thực tập tại công ty em quyết định lựa chọn đề tài: “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng phần mềm tại Công ty cổ phần dịch cung ứng nhân lực phần mềm toàn cầu” để hoàn thành chuyên đề thực tập của mình. Với đề tài này, em xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới KS. Hồ Bích Hà giảng viên khoa Tin học kinh tế trường đại học Kinh tế quốc dân - Hà Nội, giám đốc Nguyễn Đức Thành, Phó giám đốc Lê Xuân Hòa chịu trách nhiệm bộ phận kinh doanh và phát triển phần mềm của công ty đã tận tình giúp đỡ cho em trong quá trình hoàn thành chuyên đề này. Phần nội dung chính của đề tài bao gồm: Chương I: Tổng quan về cơ quan thực tập và đề tài nghiên cứu. Chương II: Cơ sở phương pháp luận trong phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý. Chương III: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý hợp đồng phần mềm. Ngoài ra còn có phần kết luận, danh mục các tài liệu tham khảo và phần phụ lục. Chương I Tổng quan về cơ quan thực tập và đề tài nghiên cứu Tổng quan về công ty cổ phần dịch vụ cung ứng nhân lực phần mềm toàn cầu. Giới thiệu về công ty: Công ty cổ phần dịch vụ cung ứng nhân lực phần mềm toàn cầu (OFFSHORE OUTSOURCED SERVICES-OSS) là một Công ty cổ phần mới thành lập được gần ba năm có nguồn vốn đầu tư 100% của Mỹ, có địa chỉ tại A2007/A2404-M3M4 Nguyễn Chí Thanh, hoạt động trong lĩnh vực phần mềm và cung ứng nhân lực phần mềm, cung cấp dịch vụ tư vấn, thiết kế và phát triển phần mềm ứng dụng có chất luợng cao cho cả khách hàng trong và ngoài nước. OSS đang cố gắng xây dựng tiếng tăm cho mình trong lĩnh vực cung cấp các dịch vụ phần mềm cho các công ty, tổ chức hàng đầu trong nước cũng như trên thế giới. Với phương châm dịch vụ “khách hàng hoàn toàn hài lòng” OSS đang được khách hàng trong và ngoài nước tín nhiệm trong việc cung cấp và phát triển các giải pháp kỹ thuật phần mềm chất lượng cao, chi phí thấp, ít rủi ro… Phương hướng hoạt động chính của công ty hiện tại vẫn là xây dựng, cung cấp giải pháp, tư vấn dịch vụ các phần mềm ứng dụng cho các công ty trên toàn cầu. Trong đó đặt trọng tâm vào việc xây dựng, phát triển các sản phẩm phần mềm chất lượng cao và thu hút thêm nhiều khách hàng. Ngoài ra, OSS còn tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp nhằm hỗ trợ các nhân viên có thể phát triển và phát huy hết năng lực vốn có của mình. Với phương hướng phát triển đúng đắn và kinh nghiệm rộng rãi trên nhiều lĩnh vực công ty đưa ra mục tiêu sẽ có những sản phẩm đạt chất lượng chất lượng cao, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Với mục tiêu đó, trong tương lai OSS sẽ có những đổi mới bằng việc sử dụng nhiều công nghệ hiện đại để có thể đưa ra thị trường những sản phẩm tốt hơn các công ty cạnh tranh khác và cung cấp các dịch vụ hỗ trợ khách hàng ngày càng có hiệu quả cao. Công ty sẽ đầu tư tổ chức những khoá huấn luyện nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ và phát huy hết những năng lực vốn có của các nhân viên, huấn luyện các nhân viên của mình trở thành những cá nhân có năng lực làm việc trong một môi trường độc lập hay theo từng nhóm, được trang bị tốt về kiến thức và kinh nghiệm để có thể làm việc hiệu quả trên phạm vi rộng thuộc nhiều lĩnh vực. Ngoài ra, công ty cũng sẽ chú trọng nguồn nhân lực bên ngoài bằng việc sẽ có những chính sách hợp lý để thu hút những nguời thật sự giỏi, đáp ứng nhu cầu phát triển, mở rộng của công ty. Là một công ty phần mềm nên khách hàng của công ty rất đa dạng bao gồm cả trong và ngoài nước. Trong nước hiện nay có một số khách hàng lớn là Vinaphone, Bảo hiểm bưu điện,… ngoài ra là các công ty tư nhân, công ty tài chính và một số doanh nghiệp. Đối tác nước ngoài chủ yếu của công ty là của Mỹ và Anh, như: Daybreak Direct (USA), PromoSoft (USA), Seeplain (Anh)… Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty hiện nay như sau: Phòng kinh doanh và phát triển sản phẩm Phòng phân tích thiết kế Phòng lập trình Phòng viết tài liệu hướng dẫn sử dụng. Nâng cấp và bảo trì Phòng nhân sự và tài chính Phó giám đốc Phó giám đốc Giám đốc Theo sơ đồ cơ cấu tổ chức trên thì hiện nay tại công ty có sự phân chia thành các phòng ban rõ ràng. Giám đốc của công ty là: Nguyễn Đức Thành, hai Phó giám đốc là: Trần Công Chính và Lê Xuân Hoà. Tất cả các bộ phận mà cụ thể là các phòng đều có một người đứng đầu dưới sự quản lý, giám sát trực tiếp của hai phó giám đốc và giám đốc. Mỗi một phòng ban sẽ tương ứng với những nhiệm vụ nhất định. Cụ thể như sau: Phòng kinh doanh và phát triển phần mềm: Nghiên cứu thị trường: Bao gồm cả trong và ngoài nước, tìm hiểu về khách hàng, phát triển kinh doanh. Phát triển ứng dụng: Có nhiệm vụ hỗ trợ một cách đầy đủ cho toàn bộ chu trình phát triển phần mềm: từ công việc thu thập yêu cầu, làm rõ các yêu cầu và sau đó đưa ra những giải pháp thích hợp cho khách hàng. Quản trị chất lượng sản phẩm: Nhiệm vụ chính là cung cấp cho khách hàng những phần mềm đã hoàn thiện, đảm bảo chất lượng theo đúng yêu cầu và chịu trách nhiệm về những phần mềm đó. Quan trọng nhất của bộ phận này là gặp gỡ, tìm hiểu được yêu cầu của khách hàng. Sau khi đưa ra các giải pháp và hai bên thỏa thuận được các điều kiện thì công đoạn cuối là tiến đến ký kết hợp đồng. Yêu cầu lớn của nhân viên của bộ phận này là khả năng giao tiếp bằng Tiếng anh tốt, thành thạo vi tính, Internet, có trình độ chuyên môn, nhanh, nhạy và những kiến thức tổng hợp về nhiều lĩnh vực trong hoạt động kinh tế - xã hội. Phòng nhân sự và tài chính: Có nhiệm vụ quản lý các thông tin, các hoạt động của các nhân viên, bao gồm: thông tin cá nhân, tiền lương, tiền trợ cấp, huấn luyện nghiệp vụ và phát triển năng lực. Ngoài ra còn có nhiệm vụ quản lý nguồn tài chính của công ty, các khoản tiền thu được từ khách hàng và các khoản chi phí sử dụng trong các hoạt động của công ty. Phòng viết tài liệu hướng dẫn sử dụng. Nâng cấp và bảo trì có nhiệm vụ chủ yếu là: Dịch vụ tư vấn: cung cấp dịch vụ, viết tài liệu huấn luyện sử dụng và tư vấn cho các khách hàng tuỳ theo nhu cầu. Nâng cấp ứng dụng: Có nhiệm vụ hỗ trợ phát triển chuyển đổi một ứng dụng đã hoàn chỉnh từ nền hệ thống cũ sang nền hệ thống mới và sử dụng công nghệ. Bảo trì ứng dụng: mục tiêu là cung cấp cho khách hàng công việc bảo trì từng các chức năng của sản phẩm hoặc toàn bộ sản phẩm. Phòng phân tích thiết kế: Bộ phận này sẽ xem xét phân tích, thiết kế hệ thống dựa trên những điều kiện đã được thống nhất trong hợp đồng. Bao gồm xây dựng đặc tả yêu cầu phần mềm, thiết kế kiến trúc hệ thống (mà bản chất là chuyển bài toán từ P -> S, tức từ vấn đề thực tế đến giải pháp phần mềm), thiết kế kỹ thuật (gồm thiết kế kỹ thuật, thiết kế chương trình, giao diện). Hiện nay bộ phận này chỉ có một phòng duy nhất. Sử dụng hầu hết các phần mềm đồ họa và thiết kế Web hiện nay: Photoshop, CorelDraw, Flash, Dreamweaver… Phòng lập trình: Đây là bộ phận quan trọng của công ty, các lập trình viên ở đây đều có khả năng lập trình rất cao. Tại công ty thường được lập trình theo các bản vẽ thiết kế đã có dựa trên lập trình thư viện và những Modul chương trình. Sau đó là tiến hành tích hợp phần mềm. Ngôn ngữ lập trình chính mà công ty hiện sử dụng phần lớn đều hỗ trợ cho lập trình hướng đối tượng, lập trình thư viện, theo modul là DOS.NET: C#, Delphi, Visual C++ (là ngôn ngữ được dùng chủ yếu), C#.NET, SQL Server, ASP.NET nên hiện nay bộ phận lập trình có ba phòng lập trình riêng biệt. Một phòng là của C#, C#.NET và SQL Server, hai phòng kia lần lượt là Visual C++ và ASP.NET, Delphi. Tuỳ theo từng sản phẩm phần mềm mà ngôn ngữ nào sẽ được sử dụng chủ yếu, tuy nhiên chúng đều được sử dụng ít nhiều trong hều hết các phần mềm. Tuy từng bộ phận có những chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhau như vậy nhưng luôn có sự trao đổi thông tin qua lại giữa toàn bộ nhân viên trong công ty nhờ những công nghệ rất hiện đại ngày nay bao gồm: Sử dụng đường truyền tốc độ cao: Sử dụng đường truyền ADSL có tốc độ truyền tải dữ liệu cao. Có thể liên kết mạng lưới khách hàng từ xa. Hệ thống thông tin viễn thông tốc đọ cao, thuận tiện liên hệ với khách hàng quốc tế. Sử dụng Internet và giao dịch với khách hàng trên toàn cầu trực tuyến. Sử dụng kết nối an toàn: Sử dụng hệ thống mạng riêng ảo được mã hóa kết nối với cơ sở chính ở Mỹ. Sử dụng hệ thống tường lửa và các công cụ quản trị mạng để phát hiện và ngăn chặn sự xâm nhập trái phép. Các công cụ thời gian thực: Voice - Over – IP, Skybet. Nghiệp vụ quản lý hợp đồng phần mềm tại công ty: Hàng ngày, bộ phận kinh doanh và phát triển phần mềm trực tiếp nhận các đơn đặt làm sản phẩm của khách hàng qua điện thoại hoặc trực tiếp đến tại công ty. Nguồn khách hàng này cũng có thể do công ty tự tìm hiểu. Sau khi gặp gỡ khách hàng, tìm hiểu yêu cầu của họ và những vấn đề có liên quan đến tài chính, thời gian… thì một bộ phận nhân viên của phòng sẽ thực hiện xử lý đơn đặt sản phẩm và trả lời khách hàng sau khi đã xử lý xong đơn đặt hàng trong khoảng thời gian ngắn nhất. Nếu đơn đặt hàng được chấp nhận toàn bộ thông tin về khách cũng như yêu cầu về sản phẩm sẽ được chuyển cho bộ phận phân tích thiết kế và phòng lập trình. Tại hai phòng này sẽ triển khai ban đầu và chuyển cho khách hàng một bản demo thử. Sau khi đưa cho khách hàng bản demo thử này, bộ phận kinh doanh và phát triển phần mềm nhận được các yêu cầu chỉnh sửa chương trình từ khách hàng nếu có. Từ những thông tin nhận được, chương trình (sản phẩm) sẽ được đi vào xây dựng chính thức và đồng thời với nó là một hợp đồng phần mềm sẽ được ký kết giữa khách hàng và bộ phận kinh doanh và phát triển phần mềm của công ty. Sau khi sản phẩm (chương trình) đã hoàn chỉnh, sản phẩm được đưa tới khách hàng cùng với những tài liệu hướng dẫn sử dụng. Quá trình sẽ được chuyển qua giai đoạn nâng cấp bảo trì. Những thông tin về khách hàng và sản phẩm tiếp tục được chuyển đến cho bộ phận này. Sau một thời gian chạy thử nếu không có vấn đề phát sinh như trong hợp đồng đã ký kết thì hai bên sẽ tiến hành thanh toán, thanh lý hợp đồng. Hợp đồng phần mềm có hai bản, một bản cho khách hàng, một bản cho người quản lý bộ phận kinh doanh và phát triển phần mềm giữ. Sau khi các hợp đồng đã được ký kết thì tất cả các hoạt động tiếp theo đều được theo dõi và luôn có sự trao đổi thông tin giữa các bộ phận. Trong mỗi hợp đồng bao gồm các thông tin như: ngày ký kết, ngày kết thúc, thời gian bảo hành, phương thức thanh toán, yêu cầu đối với sản phẩm, đại diện của hai bên, ngoài ra còn có thêm một số thông tin về khách hàng và công ty…. Như vậy sau khi một hợp đồng (dự án) được ký kết thì tất cả các bộ phận của công ty đều có nhiệm vụ thực hiện nó và bộ phận kinh doanh sẽ theo dõi tiến độ thực hiện trong suốt quá trình hợp đồng tồn tại. Sự cần thiết của đề tài. Bối cảnh hiện tại: Vào thời gian gần đây, sự cạnh tranh giữa các công ty phát triển phần mềm ngày càng lớn, công ty OSS nhận thấy cần phải có kế hoạch chiến lược. Với mục tiêu tận dụng những công nghệ hiện đại để có thể tiếp tục phát triển sản xuất và thu hút thêm khách hàng trong và ngoài nước, vừa qua ban giám đốc công ty đã thông qua một kế hoạch chiến lược với mục tiêu hiện đại hóa công ty. Kế hoạch này bao gồm một số giai đoạn, trong đó có việc tái sử dụng và cải tiến các hệ thống hiện có liên quan đến nhân sự: thông tin cá nhân, thời gian, lương bổng, năng lực…và đặc biệt là xây dựng và phát triển công cụ hệ thống quản trị dự án. Đó là một hệ thống lưu trữ, quản lý thông tin về khách hàng, về hợp đồng phần mềm, nhân sự, rồi kế hoạch của công ty, làm cơ sở cho việc tự động tích hợp dữ liệu, giải pháp hệ thống tập trung dữ liệu cho toàn bộ các bộ phận trong công ty. Như vậy, hệ thống thông tin quản lý hợp đồng phần mềm chỉ là một phần nhỏ trong chiến luợc phát triển của công ty. Xuất phát từ thực tế của nghiệp vụ quản lý hợp đồng phần mềm đã nói ở trên thì hiện tại vẫn còn những bất cập sau: Hầu hết dữ liệu còn được lưu trữ trên giấy tờ, và xử lý phần lớn bằng sức người. Thói quen hiện tại này còn đang tồn tại trên phạm vi rộng. Các nhân viên làm công việc lưu trữ thường phải lưu các thông tin bằng tay trên giấy hay bằng trí nhớ, do đó các thông tin này có thể bị sai lệch. Trong việc thực hiện các báo cáo thì mất thời gian vì có nhiều khó khăn trong việc thu thập các thông tin cần thiết. Ví dụ như khi giám đốc yêu cầu một báo cáo danh sách các khách hàng hiện tại thì người thư ký phải đến phòng kinh doanh lấy thông tin, sau đó đánh máy thành văn bản trình lên. Như vậy rất mất thời gian để có một báo cáo. Hiện tại ở công ty chỉ có phần mềm nhỏ quản lý về nhân sự, chưa có phần mềm quản lý về hợp đồng phần mềm. Nếu tiếp tục quản lý một cách thủ công thì sẽ tốn chi phí và không mang lại hiệu quả như mong muốn. Để khắc phục những hạn chế trên em quyết định lựa chọn đề tài: “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng phần mềm tại công ty” với ý tưởng xây dựng một chương trình với quy mô nhỏ chuyên quản lý hợp đồng phần mềm thuần tuý. Mục đích của đề tài: Là xây dựng một chương trình cho phép thực hiện và quản lý một chu trình khép kín từ khi ký kết đến kết thúc một hợp đồng phần mềm, các thông tin khách hàng, số nhân viên tham gia; theo dõi, kiểm tra quá trình thực hiện, và lên các báo cáo chi tiết và tổng hợp. Đầu vào của bài toán : Đó là tất cả các dữ liệu liên quan đến sản phẩm và các thông tin về khách hàng. Đầu ra của bài toán : Sau khi đã xử lý các đầu vào nói trên sẽ cho phép người dùng cập nhật thông tin bất cứ lúc nào muốn, ngoài ra cần in được một số báo cáo như : báo cáo tiến độ thực hiện, báo cáo về số nhân viên tham gia xây dựng sản phẩm, báo cáo doanh thu theo các hợp đồng và các báo cáo tổng hợp khác phục vụ cho nhu cầu quản lý. Để thực hiện được việc trợ giúp bộ phận quản lý hợp đồng thì phần mềm phải có được một số chức năng cơ bản sau: Chức năng quản lý người dùng Chức năng lưu giữ thông tin Chức năng quản lý hợp đồng Chức năng tìm kiếm Chức năng báo cáo Chức năng in ấn Chức năng trợ giúp Ngoài ra còn có thêm một số yêu cầu là: Tính ổn định của phần mềm: Phần mềm luôn hoạt động được khi khởi động máy. Nhưng chỉ cần làm việc được khi người dùng đăng nhập thành công. Tính dễ sử dụng: Giao diện thân thiện, các thao tác dơn giản. Hiệu suất sử dụng: Có khả năng lưu trữ, xử lý số lượng tương đối các thông tin nhưng trong thời gian ngắn nhất. Tính bảo trì dễ dàng: Tất cả các qui trình làm phần mềm phải có tính mở, tạo điều kiện thuận lợi cho viẹc bảo trì và có thể mở rộng sau này. Tính trợ giúp: Tạo cho việc sử dụng phần mềm dễ dàng hơn. Tài liệu hướng dẫn sử dụng roc ràng, cả cách cài đặt. Đánh giá về mặt khả thi : Với hệ thống này các nhân viên của công ty có thể truy xuất hay trích dẫn các dữ liệu một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn. Thêm vào đó, việc dữ liệu tập trung sẽ làm gia tăng sự trao đổi sữ liệu giữa các bộ phận kinh doanh và các bộ phận khác. Nó sẽ cung cấp các tài liệu liên quan về hợp đồng dùng vào việc hướng dẫn, phân tích thiết kế,…cần thiết cho việc hoàn tất dự án. 4. Giải pháp phần mềm: Hiện nay có rất nhiều ngôn ngữ được sử dụng làm công cụ thiết kế, xây dựng các chương trình phần mềm phục vụ cho công tác quản lý cũng như một số lĩnh vực khác. Do vậy việc lựa chọn ngôn ngữ viết chương trình nhằm giải quyết bài toàn đặt ra là quan trọng. Mỗi bài toán đặt ra điều có những cách giải quyết khác nhau tuỳ vào mục đích của bài toán và sự lựa chọn của người thực hiện bài toán đó. Mỗi ngôn ngữ đều có những điểm mạnh và điểm yếu của nó, nên việc lựa chọn một ngôn ngữ phải dựa trên các yêu cầu của bài toán đề ra. Dựa trên các yêu cầu của bài toán và quá trình phân tích thiết kế chương trình thì phải tìm ra được một giải pháp phần mềm tối ưu. Tức là phải thông tin chính xác, dễ sử dụng vào công tác quản lý, giao diện đẹp, thân thiện với người sử dụng. Trên cơ sở phân tích bài toán, tìm hiểu các ngôn ngữ và quá trình học tập tại trường, em quyết định lựa chọn ngôn ngữ Microsoft Foxpro 7.0 để xây dựng chương trình. Microsoft Visual Foxpro 7.0 là hệ thống cơ sở dữ liệu quan hệ nổi tiếng với khả năng đơn giản hoá thủ tục thiết kế trình quản lý dữ liệu. Microsoft ViSual Foxpro 7.0 giúp dễ dàng tổ chức dữ liệu, định nghĩa các nguyên tắc áp dụng cho cơ sở dữ liệu và xây dựng chương trình ứng dụng, nó cho phép nhanh chóng kiến tạo các biểu mẫu, vắn tin, báo biểu dựa vào bộ công cụ thiết kế giao diện đồ hoạ. Ngoài ra Microsoft ViSual Foxpro 7.0 còn cho phép thiết kế thích hợp, cung cấp các công cụ lập trình hướng đối tượng cực kỳ mạnh mẽ, khả năng máy khách/ máy chủ, hỗ trợ OLE và Active X. Nói tóm lại Microsoft ViSual Foxpro 7.0 là công cụ quản lý dữ liệu tương tác cực kỳ mạnh mẽ và đang được sử dụng rộng rãi như là một công cụ mạnh của các nhà lập trình ứng dụng chuyên nghiệp nhằm tạo ra các phần mềm quản lý doanh nghiệp, các chương trình kế toán ... ChươngII Cơ sở phương pháp luận trong phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý. Phân tích hệ thống thông tin quản lý : Để xây dựng một hệ thống phần mềm thì phải giải quyết ba vấn đề chính sau: Dữ liệu, lớp các đối tượng và cấu trúc của chúng. Những hành vi thể hiện các chức năng cục bộ, những quá trình trong hệ thống. Điều khiển hành vi tổng thể của hệ thống. Trong thực tế, cấu trúc dữ liệu và yêu cầu về hành vi của hệ thống thường xuyên thay đổi. Do vậy phải phân tích kỹ bài toán, lựa chọn phương pháp phát triển hệ thống thích hợp để cho hệ thống có tính chất mở, dễ thích nghi giúp cho công việc bảo trì hệ thống đỡ tốn kém. Nhiệm vụ của phân tích hệ thống là phải trả lời cho câu hỏi “ Hệ thống làm cái gì?” và “Tại sao?”. Để xác định được bài toán và trả lời được những câu hỏi nêu trên thì người phân tích cần phải phát hiện, tìm hiểu kỹ những hệ thống đã có hoặc đang hoạt động trong thực tế. Có thể đó chưa phải là hệ thống tin học hóa. Đồng thời người phân tích hệ thống cũng phải có kiến thức bao quát, có kinh nghiệm trong quá trình phân tích nhiều hệ thống ứng dụng khác nhau, đồng thời phải có khả năng giao tiếp, trao đổi và hiểu được những người đầu tư, thiết kế và những người sử dụng hệ thống. Trên cơ sở những nghiên cứu những hệ thống cũ, xác định rõ yêu cầu của người sử dụng để quyết định xem hệ thống cần xây dựng sẽ làm cái gì và hoạt động như thế nào. Quá trình đó được môt tả như hình sau: Tìm hiểu hệ thống cũ Quyết định hệ thống mới làm cái gì? Xác địmh rõ hệ thống cần phát triển Phát hiện những hệ thống cũ Yêu cầu của người sử dụng Các bước cần thực hiện trong phân tích hệ thống bao gồm: Tìm hiểu kỹ bài toán: Nhiệm vụ đầu tiên của quá trình phân tích là phải tìm hiểu kỹ bài toán ứng dụng. Điều này đòi hỏi phải có gặp gỡ trao đổi giữa người phân tích với những người sử dụng để hiểu rõ về chức năng, nhiệm vụ của hệ thống cần phát triển. Dựa vào những kinh nghiệm, kết quả phân tích những hệ thống cũ, công việc hàng ngày mà phải xác định chính xác bài toán. Trên cơ sở đó làm rõ hơn những yêu cầu bài toán và định nghĩa lại theo quan điểm của các kỹ sư phần mềm. Các khẳng định về bài toán phải rõ ràng, mạch lạc về văn phạm. Điều này giúp các kỹ sư phần mềm có điều kiện tập trung nhiều hơn vào việc xây dựng lời giải cho bài toán. Dựa trên những khẳng định của bài toán để đánh giá các yêu cầu. Đánh giá yêu cầu: Một dự án phát triển hệ thống thông tin không tự động tiến hành ngay sau khi có bản yêu cầu. Vì một dự án đòi hỏi đầu tư không chỉ về tiền bạc, thời gian và cả nguồn nhân lực, do đó quyết định vấn đề này phải được thực hiện sau một cuộc phân tích cho phép xác định cơ hội và khả năng thực thi. Sự phân tích này được gọi là đánh giá hay thẩm định yêu cầu, đôi khi còn được đặt tên là nghiên cứu khả thi và cơ hội. Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh, không đòi hỏi chi phí lớn, nó cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả một dự án phát triển hệ thống. Các công đoạn chủ yếu của giai đoạn này bao gồm: Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu. Làm rõ yêu cầu. Đánh giá khả năng thực thi. Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu. Phân tích chi tiết: Mục đích: Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới. Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch phân tích chi tiết. Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại. Nghiên cứu hệ thống thông tin thống thực tại. Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu giải pháp. Đánh giá lại tính khả thi. Thay đổi đề xuất của dự án. Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết. Thu thập thông tin: Là công việc mà phân tích viên thực hiện nhằm có được các thông tin về hệ thống nhằm phục vụ cho quá trình phân tích thiết kế và đánh giá hệ thống. Thông thường người ta sử dụng bốn phương pháp sau để thu thập thông tin: + Phỏng vấn + Nghiên cứu tài liệu + Sử dụng phiếu điều tra + Quan sát Trong đó hai phương pháp hay sử dụng là phỏng vấn và nghiên cứu rài liệu. Mã hóa thông tin: Khi xây dựng hệ thống thì việc mã hóa dữ liệu là rất cần thiết, nó giúp cho việc nhận diện các đối tượng không bị nhầm lẫn, mô tả nhanh chóng các đối tượng, nhận diện các nhóm đối tượng nhanh hơn. Các phương pháp mã hóa thông tin bao gồm: phương pháp mã hóa phân cấp, phương pháp mã hóa gợi nhớ, phương pháp liên tiếp, phương pháp ghép nối, phương pháp theo xeri. Mô hình hóa hệ thống thông tin: Để có một cái nhìn trực quan về hệ thống thông tin đang tồn tại cũng như hệ thống thông tin trong tương lai người ta tiến hành mô hình hóa hệ thống thông tin. Hiện nay có một số công cụ tương đối chuẩn cho việc mô tả hệ thống thông tin: Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Diagram): dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin: Các xử lý : Thủ công Giao tác người - máy Tin học hoá hoàn toàn - Kho dữ liệu : Thủ công Tin học hoá - Dòng thông tin : Tài liệu - Điều khiển : Sơ đồ phân rã chức năng (BFD): Sơ đồ này được dựa trên kết quả của việc tổng hợp và phân tích nghiệp vụ hoạt động cần quản lý. Có thể hiểu nó là những chứuc năng cần có của chương trình. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram): Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ luồng dữ liệu gồm: Các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không thể quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Một mô hình phân tích cho một hệ thống thông tin thực sự được tạo từ nhiều sơ đồ luồng dữ liệu (DFD). Với một hệ thống lớn, DFD được xây dựng từ nhiều cấu trúc hình cây. Trong cùng một mức DFD, số tiến trình thường từ 5 đến 7. Trong một DFD, nếu số tiến trình chỉ từ 5 đến 7 thì sẽ dễ hiểu hơn, còn nếu quá con số này thì sự dễ hiểu sẽ giảm xuống, đồng thời số lỗi tăng lên đáng kể. Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu (DFD): Có 4 ký pháp cơ bản : Thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu. Dòng dữ liệu Nguồn hoặc đích Tên người/ bộ phận phát/ nhận tin Tên dòng dữ liệu Tên tiến trình xử lý Tiến trình xử lý Kho dữ liệu Tệp dữ liệu Trong đó: - Dòng dữ liệu (Data flow): Đó là một chỉ dẫn luồng thông tin trong hệ thống được biểu diễn bằng một hình mũi tên. Một tên định danh sẽ được cho vào để thể hiện nội dung của thông tin. Dòng dữ liệu mô tả luồng dữ liệu giữa hai tiến trình xử lý, kho dữ liệu và nguồn hoặc đích đến của thông tin. Trong sơ đồ, luồng dữ liệu đi vào tiến trình và dòng ra sẽ đi tới một đối tượng của tiến trình. - Tiến trình (Process) chỉ ra tiến trình xử lý hoặc chuyển đổi dữ liệu. Dữ liệu ra có được từ dữ liệu vào thông qua một vài tiến trình xử lý hoặc chuyển đổi. Nhìn chung, các tiến trình xử lý đòi hỏi được diễn đạt bằng các động từ. Thuật ngữ "chức năng" hoặc "tiến trình" thường được sử dụng nhiều. Một mô hình chung là: một tiến trình lấy dữ liệu, tiến hành một vài xử lý và cung cấp dữ liệu ra. Do đó, một tiến trình cần ít nhất một dòng dữ liệu vào và có ít nhất một dòng dữ liệu ra. - Kho dữ liệu (Data Stores): Biểu thị nơi mà dữ liệu chỉ được chứa đựng một cách tạm thời. Tất cả các dữ liệu đòi hỏi phải có nơi chứa, ví dụ trong tệp văn bản hoặc hồ sơ (Document, files ...) để biểu thị chúng. Tại đó, dữ liệu cần được truy cập hoặc kiểm tra. Khi một xử lý không có dữ liệu vào hoặc dữ liệu ra, hoặc dữ liệu vào ra bị lỗi thì hệ thống cần phải kiểm tra lại. - Nguồn hoặc đích (Externals): chỉ ra nguồn hoặc đích đến của dữ liệu và được sử dụng bởi người đứng đầu, một tổ chức ... ngoài các phân tích viên. Thường sử dụng các danh từ để chỉ định nguồn hoặc đích đó. Nguồn hoặc đích thường chỉ rõ điểm gặp nhau trong hệ thống. Nguồn dữ liệu chỉ rõ dữ liệu vào hay ra từ đâu. Khi cung cấp bất kỳ một mô hình nào, hệ thống dữ liệu phải được biểu thị trong một DFD có một nguồn hoặc đích. Các mức DFD: Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram): còn được gọi là sơ đồ mức 0 thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung của chính hệ thống. Phân rã sơ đồ. Để mô tả chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau là mức 1…. Nhờ việc phân rã sơ đồ mà phân tích viên có thể chi tiết hóa các công đoạn của hệ thống. Các phích lô gíc: Trong thiết kế DFD, cần có một công cụ hỗ trợ, đó là các phích logic. Phích logic hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống. Có 5 loại phích logic. Chúng được dùng mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, và phần tử thông tin. - Mẫu phích xử lý logic. - Mẫu phích luồng dữ liệu. - Mẫu phích phần tử thông tin. - Mẫu phích kho dữ liệu. - Mẫu phích tệp dữ liệu. Sơ đồ quan hệ thực thể (ERD): Là một sơ đồ mô tả quan hệ giữa các thực thể tồn tại trong hệ thống thông tin. Mô tả kiểu quan hệ thực thể bao gồm các thực thể và mối quan hệ giữa chúng. Điều này là hợp là hợp với quy luật: không có một thực thể nào trong thế giới thực tại mà tồn tại độc lập. Chính vì vậy, sơ đồ quan hệ thực thể lưu trữ các thực thể và quan hệ giữa các tực thể đó nữa. Thiết kế hệ thống thông tin quản lý: Sau khi trình bày báo cáo phân tích chi tiết và có quyết định phát triển dự án thì đội ngũ phân tích chuyển sang giai đoạn thiết kế cho hệ thống mới. Thiết kế cho hệ thống mới bao gồm: Thiết kế lô gíc và thiết kế vật lý ngoài. Sau bước thiết kế lô gíc cho hệ thống cần phải đề xuất các phương án giải pháp, nếu phương án tốt nhất được chấp nhận thì mới buớc sang thiết kế vật lý ngoài. Mục đích của giai đoạn này là xác định một cách chi tiết và chính xác những cái gì mà hệ thống thông tin mới phải làm để đạt được những mục tiêu đã được thiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết mà vẫn tuân thủ những ràng buộc của môi trường. Thiết kế lô gíc: Mô hình lô gíc của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Inputs). Mô hình lô gíc phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế lô gíc bao gồm những công đoạn sau: Thiết kế cơ sơ dữ liệu (CSDL): là xây dựng các tệp dữ liệu trong cơ sở dữ liệu sao cho từ các tệp đó tạo ra được tất cả các thông tin đầu ra được yêu cầu. Thiết kế cơ sở dữ liệu xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống mới. Có hai phương pháp hay sử dụng trong thiết kế cơ sở dữ liệu: Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra: là phương pháp xác định các tệp cơ sở dữ liệu trên các đầu ra của hệ thống. Với các bước cơ bản sau: Xác định các đầu ra: liệt kê tất cả các thông tin đầu ra của hệ thống, nội dung, tần xuất,… Ví dụ: Để quản lý hợp đồng phần mềm, có thể có các thông tin đầu ra như: thông tin hợp đồng, thông tin khách hàng,… Xác định các tệp cần thiết cung cấp dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra của hệ thống: liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra, thực hiện việc chuyển hóa mức 1(1NF), thực hiện việc chuyển hóa mức 2 (2NF), rồi mức 3 (3NF), mô tả các tệp cơ sở dữ liệu. Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một CSDL. Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ. Xác định liên hệ lô gíc giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc giữa các tệp. Thiết kế CSDL bằng phương pháp mô hình hóa: Để sử dụng phương pháp này người ta đưa ra các khái niệm: Thực thể: dùng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ. Liên kết: một thực thể trong thực tế không độc lập với các thực thể khác. Có sự liên quan qua lại giữa các thực thể khác nhau. Số mức độ của liên kết: để thiết kế tốt các sự trợ giúp quản lý của hệ thống thông tin, ngoài việc biết thực thể này liên kết với các thực thể khác ra sao, cũng phải biết có bao nhiêu xuất của thực thể A tương ứng với mỗi lần xuất hiện của thực thể B và ngược lại. Có các loại liên kết sau: + 1@1 Liên kết Một – Một: Giữa hai thực thể hay hai bảng A, B với một lần xuất của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất của thực thể B và ngược lại. + 1@._.