Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty TNHH Đức Ngoan

g việc quản lý được dễ dàng hơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, tiết kiệm được thời gian công sức. Với công nghệ thông tin, thông tin được thu thập, xử lý, phổ biến, một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả. Đã đi qua thời tính toán, lưu trữ dữ liệu bằng các phương pháp thủ công truyền thống mang nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời. Công nghệ thông tin đã đi vào các ngành với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ,sáng tạo và nhanh chóng mà không mất đi sự chính xác. Đặc biệt, nó đã đánh dấu một bước ngoặt trong việc áp dụng tin học vào trong hệ thống quản lý. Sự thay đổi nhanh chóng đó của công nghệ thông tin đã có những tác động không nhỏ đến quyết định của các tổ chức. Việc ứng dụng tin học vào hoạt động chung của các tổ chức hay hoạt động quản lý của tổ chức đã đem lại nhiều lợi ích khác nhau. Có rất nhiều nguyên nhân bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin. Những nguyên nhân đầu tiên có thể do sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin, do những vấn đề về quản lý và xảy ra thâm hụt ngân sách. Nhưng ngoài ra, còn có một số những nguyên nhân khác như yêu cầu của nhà quản lý, hay sự thay đổi chính sách chính trị. Mục tiêu cuối cùng của việc phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên trong tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Qua thời gian thực tập, em nhận thấy công tác quản lý bán hàng ở các công ty kinh doanh,dịch vụ là bước quan trọng trong quá trình kinh doanh của mình. Với công tác quản lý bán hàng của công ty mà ta có những thông tin, báo cáo về lượng hàng hóa đã bán ra, lượng hàng tồn cũng như nắm bắt đựơc tình hình thu chi của công ty trong quá trình kinh doanh. Đây cũng là một trong những mối quan tâm của rất nhiều công ty sản xuất kinh doanh trong giai đoạn hiện nay. Chính vì vậy mà em đã chọn đề tài: “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty TNHH Đức Ngoan ”.  CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM TRỰC TUYẾN VÀ THƯƠNG MẠI ĐIỆNTỬ I . CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM TRỰC TUYẾN VÀ THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ: 1.1 Thông tin chung về công ty: Công ty cổ phần phần mềm trực tuyến và thương mại điện tử (tên giao dịch là OneNet) được thành lập 07/2007. Công ty được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 0103018013 do sở kế hoạch đầu tư Hà Nội cấp ngày 03 tháng 07 năm 2007 và cục thuế quận Hoàng Mai – TP.Hà Nội cấp mã số đăng ký thuế 0102310265 ngày 09 tháng 07 năm 2007. Với phương châm “Thông tin là của mọi người” công ty hoạt động và lấy môi trường Internet để phát triển các dịch vụ về thương mại điện tử, phần mềm trực tuyến tại Việt Nam. Công ty OneNet có một đội ngũ cán bộ, nhân viên có trình độ về quản lý và nghiệp vụ, đã từng tham gia nhiều dự án lớn trong lĩnh vực công nghệ thông tin, thương mại điện tử của nhiều cơ quan doanh nghiệp trên cả nước từ năm 1995. Với kinh nghiệm, sức trẻ, năng động và sáng tạo kết hợp phong cách làm việc chuyên nghiệp, công ty sẽ làm thoả mãn tốt nhất các nhu cầu của khách hàng. Tuy thời gian thành lập chưa lâu, song do được xây dựng trên nền tảng là các chuyên gia có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin, thương mại điện tử, bất động sản với mục tiêu kết hợp sự hiểu biết về chuyên môn,công nghệ, phương thức hỗ trợ khách hàng và những kinh nghiệm thực tế để tạo ra những sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao cho thị trường. Cho đến nay OneNet đã và đang từng bước liên doanh và liên kết với nhiều các đối tác trong và ngoài nước nhằm tạo ra sức mạnh tổng hợp để cung cấp cho thị trường những sản phẩm phần mềm và dịch vụ tốt nhất , với chi phí thấp nhất và hộ thống hỗ trợ hoàn hảo nhất. Trụ sở công ty : Số 5 - hẻm 14/28/127 Nam Dư – Lĩnh Nam - Hoàng Mai – Hà Nội. Nơi làm việc : Số 14 – Ngõ 83 Đường Nguyễn Khang – Hà Nội . Điện Thoại : 04.2181.623 Trang web của công ty : www.OneNet.vn 1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty 1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty 1.2.2 Mô tả chức năng của các phòng ban STT Phòng Ban Nhiệm vụ chính 1 Ban Giám Đốc Tiến hành xây dựng, lập kế hoạch, điều hành các chiến lược, mục tiêu phát triển của công ty, điều hành phát triển kinh doanh, xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung cho sự phát triển của công ty. 2 Phòng Quản Trị Có chức năng quản lý các thông tin về nhân sự của công ty. Cũng như quản lý thông tin, triển khai các dự án của công ty. 3 Phòng Công Nghệ Phòng có chức năng xây dựng và viết các chương trình cho các dự án của công ty và quản lý các thông tin về công nghệ của công ty. Hỗ trợ sau triển khai, bảo hành các sản phẩm phần mềm cho khách hàng. 4 Phòng Kinh Doanh Có nhiệm vụ và chức năng tìm kiếm khách hàng, xây dựng các mối quan hệ với khách hàng. Bên cạnh đó phòng còn có chức năng marketing, bán các sản phẩm của công ty. 5 Phòng Tài Chính, Kế Toán Tổng kết các tình hình tài chính của công ty. Tính toán và chi trả lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty. 1.2.3 Trình độ của nhân viên trong công ty Công ty có đội ngũ cán bộ quản lý hầu hết là những người hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin và viễn thông nên có sự am hiểu sâu sắc về công nghệ cũng như các xu hướng về công nghệ trong tương lai. Được hình thành và phát triển từ các thành viên ban đầu đến nay, đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty là 18 người ( 1 Thạc sỹ công nghệ thông tin, 17 cử nhân). Đội ngũ nhân viên của OneNet được đào tạo chính quy, tốt nghiệp từ các trường đại học lớn của Việt Nam như đại hoc Bách Khoa, đại học Kinh Tế Quốc Dân, đại học Quốc Gia … Nhân viên có kiến thức chuyên sâu về công nghệ thông tin, đặc biệt có khả năng tư duy và đạo đức tốt. Các nhân viên của công ty luôn được khuyến khích phát huy hết khả năng của bản thân đối với công việc, kết quả tốt luôn được đền đáp một cách xứng đáng. Bên cạnh đó sự năng động của OneNet được thể hiện đặc biệt thông qua các kỹ năng làm việc theo nhóm, quy trình làm việc theo nhóm, quy trình làm việc chuyên nghiệp, đây là một trong những yếu tố quan trọng tạo nên sản phẩm và dịch vụ thỏa mãn hơn cả sự mong muốn cho khách hàng của mình và đây cũng chính là một trong những yếu tố tạo nên sự phát triển của OneNet. OneNet luôn luôn đặt vấn đề con người làm cốt lõi cho sự phát triển và phồn vinh của công ty. 1.2.4 Tình trạng thiết bị tin học trong công ty : Công ty có 20 máy tính để bàn, các máy có cấu hình tương đối cao, được nối mạng LAN và được nối với mạng Internet. Phần cứng Máy tính IBM Pentium 3 processor, ram 1GB, màn hình LCD. Có 1 máy in Canon,1 Máy Server để quản trị mạng. Phần Mềm Sử dụng hệ điều hành Windows XP và Server 2000. Bên cạnh đó công ty còn có 4 máy tính xách tay nhằm phục vụ cho các cán bộ công nhân viên đi công tác xa. 1.3 Sản phẩm và dịch vụ của công ty 1.3.1 Sản phẩm Các ứng dụng hiện nay không còn mang tính cục bộ nữa mà cần được chia sẻ, tương tác với trọng tâm là người dùng. Công ty OneNet thiết kế phần mềm trực tuyến dựa trên các ứng dụng trên Internet nhằm giúp các doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, nâng cao hiệu quả kinh doanh và tiết kiệm giá thành. Những sản phẩm phần mềm mà OneNet thiết kế được ứng dụng trong các lĩnh vực bất động sản, thông tin địa lý bản đồ, giáo dục, tra cứu thông tin di động, du lịch, khách sạn... phù hợp và cần thiết cho nhiều loại hình doanh nghiệp. Phần mềm quản trị GIS (Geographic Information System ) : Phần mềm cho phép tìm kiếm vị trí các con đường, điểm du lịch, cơ sở lưu trú, nơi ăn uống giải trí, nơi mua sắm, trung tâm lữ hành, cơ sở giáo dục và y tế, cơ quan hành chính, ngân hàng, ... trên các lớp bản đồ đã được số hóa. Đặc biệt, lớp không ảnh được tích hợp vào phần mềm đã làm cho bản đồ số hết sức trực quan, sinh động. Phần mềm trực tuyến : OneNet cung cấp các sản phẩm phần mềm trực tuyến cho các doanh nghiệp trên một số lĩnh vực du lịch, khách sạn, giáo dục…Qua phần mềm trực tuyến các doanh nghiệp có thể cung cấp những thông tin cơ bản về sản phẩm và dịch vụ của mình cho khách hàng 24/7. Khách hàng sẽ có được thông tin cần thiết vào thời điểm họ cần nhất. Thiết kế và chạy ứng dụng các trang Web trực tuyến : NhaDatViet.vn dự trên cơ sở ứng dụng tích hợp bản đồ số.Ngoài ra công ty còn thiết kế các trang Web để phục vụ cho việc kinh doanh theo đơn dặt hàng của khách hàng ( Web site của KhiCongNghiep.vn cho công ty khí công nghiệp đông anh, Web site cho của hàng kinh doanh vàng bạc Phú Cường ). Chương trình quản lý Sinh viên tại Trung tâm ITP thuộc trường đại học Bách khoa: Với chương trình này các cán bộ quản lý tại ITP ,có thể quản lý sinh viên một cách rễ ràng hơn, thông tin cập nhật một cách chính xác, cũng như quản lý tốt công tác lịch giảng dạy của các giảng viên tại trung tâm. 1.3.2 Dịch vụ : Công ty OneNet hiểu rằng cung cấp cho các doanh nghiệp, cơ quan tổ chức phần mềm tốt là chưa đủ, bên cạnh đó công ty còn có đội ngũ các nhân viên có chuyên môn, kiến thức chuyên sâu, nhiệt tình, năng động, sáng tạo, sẵn sàng tư vấn cho khách hàng để việc áp dụng phần mềm có hiệu quả nhất . Đào tạo tư vấn triển khai: Công việc hướng dẫn khách hàng sử dụng các sản phẩm của công ty là một trong những vấn đề mà công ty rất quan tâm. Với đội ngũ nhân viên kiểm thử và triển khai giàu kinh nghiệm.... Quảng cáo trực tuyến : Công ty OneNet nhận thực hiện các dịch vụ quảng cáo, thiết kế, xây dựng các chương trình quảng cáo, quảng bá sản phẩm trên Internet bằng hình ảnh hoặc video Triển khai : Sau khi triển khai hợp đồng phần mềm, khách hàng sẽ được nhân viên công ty triển khai và cài đặt phần mềm. Quá trình triển khai sẽ thực hiện trực tiếp tại địa điểm của khách hàng, chương trình đào tạo sẽ được tiến hành theo các nội dung sau: hướng dẫn sơ bộ cách sử dụng phần mềm, hướng dẫn sao lưu và bảo mật dữ liệu, quá trình đào tạo được chi tiết theo cuốn quy trình triển khai. Hỗ trợ sau triển khai: Sau quá trình cài đặt và đào tạo, công ty OneNet còn tiếp tục cung cấp dịch vụ hỗ trợ và sử dụng cho khách hàng. Công việc bao gồm có hướng dẫn, hỗ trợ, tư vấn cho khách hàng các lỗi có thể xảy ra trong quá trình sử dụng và giải đáp các thắc mắc khi đang sử dụng chương trình. Bảo hành: Công ty OneNet nhận bảo hành cho khách hàng cài đặt phần mềm của công ty. Trong thời gian này khách hàng sẽ được trợ giúp kỹ thuật để vận hành phần mềm 1 cách có hiệu quả nhất, đồng thời các thay đổi về cơ chế chính sách của nhà nước liên quan đến hệ thống phần mềm thì công ty sẽ sửa đổi và bổ sung miễn phí. Sau khi kết thúc hợp đồng mà khách hàng có nhu cầu thì việc hỗ trợ sẽ được tiếp tục thực hiện thông qua hình thức hợp đồng bảo trì phần mềm được thỏa thuận giữa 2 bên. Khách hàng chính là người đánh giá trung thực nhất về sản phẩm của công ty do vậy để thỏa mãn một cách tốt nhất các nhu cầu về phần mềm để phục vụ cho việc sản xuất để phục vụ kinh doanh của họ là tiêu thức đặt ra hàng đầu của công ty, coi lợi ích khách hàng là lợi ích của công ty và tất cả là một : “We Are One”. Tư vấn triển khai ERP cho doanh nghiệp : Đây là một trong những định hướng chiến lược của công ty trong thời gian tới nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển của thị trường, những thẩm định khắt khe về công nghệ thông tin của khách hàng. Đối tác của công ty Với mong muốn đưa được sản phẩm tới số đông công chúng, phục vụ tốt nhất cho cộng đồng. Công ty OneNet luôn chú trọng tới việc thiết lập các quan hệ đối tác với các cá nhân, tổ chức trong lĩnh vực CNTT, TMĐT, BĐS ...v.v.. Thương mại điện tử và việc phát triển dữ liệu số hoá phục vụ cộng đồng ở Việt Nam hiện nay muốn phát triển đúng với tiềm năng của nó cần có sự hợp tác toàn diện. OneNet luôn hướng các sản phẩm của mình tới cộng đồng nói chung và cộng đồng sử dụng Internet nói riêng. OneNet mong muốn có chiến lược lâu dài trong việc hợp tác và phát triển cùng các đối tác. Các đối tác sẽ tìm thấy được ở OneNet chổ dựa tin cậy và nhiều lợi ích thông qua sự phát triển và hợp tác. Định hướng của OneNet là phát triển phần mềm dựa trên công nghệ mới và được ứng dụng trong các lĩnh vực bất động sản, thông tin địa lý bản đồ, giáo dục, tra cứu thông tin di động, du lịch. Một số các đối tác tiêu biểu của công ty : Trung tâm ITP ( International Training Programme) Thuộc trường đại học Bách Khoa Công ty Lê Hoàng Nam ( Chuyên kinh doanh sản phẩm cửa nhựa Ant Windows) Công ty TNHH khí công nghiệp Đông Anh. Công ty TMCP Phú cường. 1.4 Chiếc lược kinh doanh của công ty và kế hoạch phát triển sản phẩm 1.4.1 Chiến lược sản xuất, kinh doanh của công ty OneNet là công ty chuyên sâu trong lĩnh vực hoạt động sản xuất, triển khai ứng dụng phần mềm trực tuyến, phần mềm ứng dụng trong lĩnh vực giáo dục, bất động sản bên cạnh đó công ty còn viết phần mềm theo yêu cầu của khách hàng nên mỗi thành viên trong công ty phải đứng về phía người sử dụng, luôn coi lợi ích của khách hàng là lợi ích của công ty, luôn cung cấp cho khách hàng những phần mềm và dịch vụ có chất lượng cao. OneNet luôn luôn xây dựng và cải tiến chất lượng song song với việc áp dụng công nghệ mới vào phần mềm. OneNet luôn luôn hướng tới là một tập thể đoàn kết, mỗi thành viên trong công ty luôn ý thức được vai trò nhiệm vụ của mình đồng thời cũng luôn tạo điều kiện hổ trợ nhau trong mọi công việc cũng như trong cuộc sống. Các sản phẩm của OneNet được sản xuất ra dựa trên một quy trình chặt chẽ từ khâu lập kế hoạch, khảo sát, phân tích, thiết kế, sản xuất đến test kiểm tra phần mềm. 1.4.2 Kế hoạch phát triển sản phẩm : Kế hoạch phát triển sản phẩm của công ty là liên tục cải tiến đặc tính của sản phẩm để ngày càng thỏa mãn tốt hơn nhu cầu của khách hàng và xã hội. Việc cải tiến sản phẩm được tiến hành với các hướng chính là nghiệp vụ và công nghệ, song song với việc nâng cao các dịch vụ phần mềm như triển khai, hướng dẫn sử dụng. hỗ trợ bảo hành phần mềm. Bên cạnh đó công ty còn: Triển khai ứng dụng phần mềm của công ty cách có hiệu quả cho khách hàng của công ty có trình độ khác nhau về công nghệ cũng như về tin học. Triển khai và ứng dụng phần mềm trực tuyến dựa trên nền tảng của ứng dụng Web, Flash và bản đồ số. Thiết kế và phát triển các sản phẩm phần mềm quản trị doanh nghiệp như: phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm quản lý nhân sự và tiền lương, phần mềm quản lý kho, quản lý công văn,các phần mềm trực tuyến, quảng cáo qua mạng….. Thiết kế và phát triển các phần mềm cho các loại hình tổ chức, doanh nghiệp khác nhau như sản xuất, dịch vụ, giáo dục, xây dựng. II. CÔNG TY TNHH ĐỨC NGOAN : 2.1 Giới thiệu chung Hiện nay ở Việt Nam nhu cầu ứng dụng Công Nghệ Thông Tin vào công tác quản lý của doanh nghiệp ngày càng được phát triển .Doanh nghiệp nào cũng mong muốn công ty mình ngày càng phát triển. Ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin đã giúp cho các doanh nghiệp đã có những bước đi tắt đón đầu và đã thu được những kết quả mong muốn. Đã có rất nhiều công ty phần mềm ra đời chuyên cung cấp các sản phẩm không chỉ là phần cứng mà còn cả phần mềm đáp ứng yêu cầu của khách hàng. OneNet là một trong những công ty phần mềm hiện nay ở Việt Nam đã và đang có những sự phát triển về triển khai ứng dụng phần mềm trực tuyến ,thương mại điện tử,quản trị doanh nghiệp…cho các tổ chức,doanh nghiệp .Số lượng khách hàng của công ty đang có sự phát triển về số lượng. Công ty TNHH Đức Ngoan là một trong những khách hàng mà OneNet muốn xây dựng một phần mềm phục vụ cho công tác quản lý bán hàng. Công ty TNHH Đức ngoan là một công ty chuyên kinh doanh các loại sơn dầu, sơn nước các nhãn hiệu như sau: ICI- EXPO- JOTUN- SEAMASTER - NERO- MASTER, bột trét tường với các nhãn hiệu: ICI-JOTON- JOTUN- APOLO- LIPO… phục vụ cho sản xuất kinh doanh,nhu cầu người tiêu dùng trong cả nước. Với phương châm mang lại sản phẩm và dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, công ty đã và đang từng ngày chiếm được lòng tin của khách hàng. Thị trường của công ty dần được mở rộng phân phối khắp cả nước. 2.2 Cơ cấu tổ chức của công ty : 2.3 Thực trạng ứng dụng Công Nghệ Thông Tin trong công tác quản lý hàng tồn kho của công ty TNHH Đức Ngoan Công ty TNHH Đức Ngoan là một công ty chuyên kinh doanh các loại sơn dầu, sơn nước các nhãn hiệu như sau: ICI- EXPO- JOTUN- SEAMASTER - NERO- MASTER, bột trét tường với các nhãn hiệu: ICI-JOTON- JOTUN- APOLO- LIPO,TOA,NIPPON ... Hạ tầng phần cứng Công nghệ thông tin của công ty Mạng LAN. Mạng Internet kết nối qua ADSL. Ngoài các ứng dụng văn phòng như MS word, Ms Excel, sử dụng các phần mềm sau phục vụ cho công tác quản lý: Phần mềm Kế toán. 2.4 Định hướng đề tài thực tập tốt nghiệp 2.4.1 Mô tả đề tài Qua quá trình tìm hiểu và dựa trên những bất cập hiện nay em xin đưa ra đề tài: “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty TNHH Đức Ngoan.” Đề tài này nhằm mô tả về quá trình kinh doanh tại công ty TNHH Đức Ngoan và đặc biệt là quá trình bán hàng của công ty và đưa ra đề xuất tổng quan tin học hóa các công tác quản lý và báo cáo. Qua đề tài này cung cấp cho cấp lãnh đạo của công ty cách nhìn tổng quan nhất về các vấn đề và công việc liên quan tới tin học hóa tác nghiệp. 2.4.2 Phạm vi ứng dụng của đề tài Đề tài được ứng dụng trong nội bộ của công ty triển khai dự án cụ thể ở đây là công ty TNHH Đức Ngoan. Bên cạnh đó đề tài có thể được ứng dụng và triển khai tại các công ty chuyên kinh doanh Sơn và các hàng hóa,dịch vụ khác nhằm tạo ra hiệu quả cao nhất cho quá trình tiến hành kinh doanh của công ty. 2.4.3 Đối tượng hưởng lợi Đối với ban lãnh đạo và giám đốc của công ty: có thể nắm được tình hình kinh doanh của công ty thông qua các báo cáo của phần mềm, từ đó có thể đưa ra được những quyết định chính xác cho việc kinh doanh của công ty. Đối với các trưởng phòng ban, tổ kinh doanh : có thể bố trí, tính toán công việc một cách hợp lý, nhanh chóng và chính xác. Nắm bắt được tình hình về lượng hàng đã được bán ra, lượng hàng tồn và lượng hàng mà công ty cần nhập vào,cũng như tình hình về doanh thu của công ty thu được qua các báo cáo của phần mềm để có những thông tin chính xác ra quyết định và báo cáo với giám đốc. Đối với nhân viên: có thể thực hiện công việc của mình một cách chính xác hiệu quả. Không phải mất nhiều thời gian nhiều trong viêc kiểm kê, nắm bắt thông tin. Phương pháp nghiên cứu đề tài Phương pháp hệ thống, phương pháp tư duy: trên cơ sở thống kê những số liệu, thông tin về các tổ chức, doanh nghiệp, tôi xây dựng nên những luận điểm cơ bản của nội dung đề tài. Phương pháp phân tích, tổng hợp: mục đích để chứng minh từng luận điểm của đề tài có tính thuyết phục hơn. Phương pháp tin học hóa bằng công cụ lập trình để giải quyết vấn đề đã được phân tích và xây dựng giải pháp. Bên cạnh đó, các phương pháp nghiên cứu khác như so sánh – đối chiếu: Tôi tiến hành so sánh, đối chiếu các thông tin về các doanh nghiệp, các phương thức hoạt động kinh doanh với nhau cũng được sử dụng để rút ra những kết luận xác đáng trong nội dung nghiên cứu. Đề tài được xây dựng và nghiên cứu còn dựa trên một số nguyên tắc sau : Khảo sát, phân tích, đánh giá các yêu cầu đầu ra, tổng hợp các yêu cầu về dữ liệu đầu ra để làm cơ sở để phân tích, thiết kế phần mềm. Tiến hành khảo sát các mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong từ đó rút ra những kết luận về ưu nhược điểm của mô hình làm cơ sở để đưa ra các giải pháp thiết kế phần mềm. Nguyên tắc thiết kế đi từ trên xuống, đi từ những cái chung đến cái riêng (Top Down Design ). Chuyển đổi từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi tiến hành phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. Tiến hành thu thập dữ liệu về hệ thống thông tin đang tồn tại. Với nguồn dữ liệu chính là những người đang sử dụng, các tài liệu và quan sát. Nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống. CHƯƠNG 2 MỘT SỐ VẤN ĐỀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔNG QUAN VỀ CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM Khái niệm phần mềm : Theo Roger Pressman thì phần mềm là tổng thể của ba yếu tố: các cấu trú dữ liệu có liên quan, các chương trình máy tính, tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm.Tiến trình phát triển của phần mềm bao gồm bốn giai đoạn chủ yếu, bắt đầu từ năm 1950 cho tới nay. Qua các giai đoạn phát triển của phần mềm mà ta có thể thấy được xu thế chung đó là tính năng của các phần mềm ngày càng đa dạng nhưng quy mô các công cụ thiết bị ngày càng giảm dần. Công nghệ phần mềm : Công nghệ phần mềm gồm ba yếu tố chủ chốt : phương pháp, công cụ, thủ tục, chúng giúp cho quản trị viên dụ án theo sát quá trình phát triển của phần mềm và cung cấp cho kỹ sư phần mềm một nền tảng để xây dựng một phần mềm có chất lượng cao. Khi một phần mềm nào đó đưa vào ứng dụng trong một tổ chức, nó sẽ trở thành một hệ thống thông tin, do vậy ta cũng cần có được những cái nhìn đầy đủ về phương pháp xây dựng một hệ thống thông tin. Mỗi quy trình phần mềm không phụ thuộc vào lĩnh ục ứng dụng, độ phức tạp hay quy trình công nghệ .Mà nó đều bao gồm ba giai đoạn chủ yếu sau: Giai đoạn 1: Xác định. Giai đoạn 2 : Phát triển. Giai đoạn 3 : Bảo trì. Chu kì sống của phần mềm : Chu kỳ sống của phần mềm là cấu trúc các hoạt động trong quá trình phát triển của hệ thống phần mềm bao gồm: Đặc tả yêu cầu, thiết kế, đánh giá và nâng cấp. Có thể phân chia quá trình thiết kế làm một số mô hình khác nhau như: Mô hình tuần tự (thác nước), Mô hình tương tác và mô hình xoáy ốc. Hai mô hình tương tác và mô hình xoáy ốc thường áp dụng cho các dự án phần mềm tương đối phức tạp, có nhiều rủi ro trong quá trình thực hiện. Nhưng với các phần mềm quản lý nhân sự và tính lương số các nghiệp vụ xử lý không nhiểu, quy trình tương đối đơn giản, ta có thể ứng dụng mô hình thác nước như được biểu diễn trong hình dưới đây: Các giai đoạn của mô hình trên được gọi là mô hình thác nước vì đầu ra của một giai đoạn lại là đầu vào của giai đoạn tiếp theo. Điểm quan trọng của mô hình này là gặp phải khó khăn trong quá trình điều chỉnh để phù hợp với sự thay đổi yêu cầu của khách hàng khi đang trong quá trình thực hiện. Một giai đoạn phải được hoàn thiện trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Do vậy mô hình này chỉ phù hợp khi yêu cầu của phần mềm và hệ thống được xác định rõ ràng và đầy đủ ngay trong quá trình thiết kế. các giai đoạn của mô hình thác nước bao gồm: Xác định và phân tích yêu cầu: Nhu cầu về ứng dụng, sự cần thiết và mục tiêu của hệ thống được tập hợp thông qua trao đổi với những người dùng hệ thống. những thông tin này được xác định rõ dựa trên ý kiến của cả những người dùng và các nhân viên phát triển. Thiết kế phần mềm và hệ thống: quá trình thiết kế hệ thống có thể được phân thành thiết kế phần cứng và thiết kế phần mềm. Thiết kế phần mềm là cách thể hiện chức năng của phần mềm để có thể dịch thành ngôn ngữ máy tính và máy tính có thể đọc được. Trển khai và kiểm thử hệ thống: Trong suốt giai đoạn này, các thiết kế phần mềm được mã hóa thành một hoặc nhiều chương trình máy tính. Kiểm thử từng phần đảm bảo từng phân hệ đáp ứng các chức năng cần có. Tích hợp và kiểm thử hệ thống: Các phân hệ chương trình được tích hợp và thực hiện kiểm thử toàn bộ hệ thống để đánh giá các yêu cầu phân tích có được thỏa mãn hay không. Sau quá trình kiểm thử, hệ thống phần mềm sẽ được bàn giao cho khách hàng. Vận hành và bảo trì: Tuy không nhất thiết nhưng đây là giai đoạn dài nhất trong vòng đời phát triển của phần mềm. Hệ thống bảo trì sẽ sửa lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng chưa được phát hiện trong các giai đoạn trước, nâng cấp hệ thống để đáp ứng yêu cầu mới phát sinh. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 2.1 Định nghĩa hệ thống thông tin : Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin lấy ra từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destinations) hoặc cập nhật vào kho dữ liệu (Storage). Môi trường kinh tế Tài nguyên về phần cứng Tài nguyên về nhân lực Đích Nguồn Kho dữ liệu Tài nguyên về số liệu Phân phát Thu thập Xử lý và lưu trữ Tài nguyên về phần mềm Môi trường kinh tế Đầu vào của hệ thống đó là các chứng từ :phiếu xuất, phiếu nhập, hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng. Nguồn của hệ thống : bên trong là bộ phận kinh doanh,bán hàng, bên ngoài là khách hàng và nhà cung cấp. Kết quả xử lý của hệ thống là các báo cáo bán hàng, nhập hàng, hàng tồn được gửi đến đích là các bộ phận có yêu cầu hoặc được cập nhật vào kho dữ liệu. Đích của hệ thống là các bộ phận có yêu cầu ở đây chính là bộ phận kế toán, phòng kinh doanh,khách hàng. Kho là nơi lưu trữ dữ liệu. + Hệ thống thông tin quản lý : là hệ thống thông tin trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Hệ thống thông tin quản lý chủ yếu dựa trên các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các dữ liệu được tạo bởi các hệ xử lý giao dịch và từ ngoài tổ chức. Theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của nhà quản lý, các báo cáo sẽ được tạo ra nhằm tóm lược tình hình về một mặt nào đó của tổ chức. Các báo cáo phải có tính so sánh, làm sự tương phản giữa tình hình thực tế với tình hình được dự báo từ trước hay tình hình hiện tại với quá khứ, và khi đủ dữ liệu thì hệ thống phải làm cả công tác dự báo tương lai. Và như vậy rõ ràng là chất lượng thông tin mà một hệ thống sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào cách thức mà nó vận hành, phải có cách thức đúng thì dữ liệu mới chính xác.Chẳng hạn một kho hàng hóa thì cần phải có các báo cáo chính xác về lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn trong thời gian đã qua, có như vậy doanh nghiệp mới biết mình cần nhập những loại hàng gì, lượng nhập bao nhiêu,khi nào thì nhập. 2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức : Có hai cách phân loại hệ thống thông tin trong các tổ chức hay được dung. Một cách là lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và một là cách lấy nghiệp vụ mà nó phục vụ làm cơ sở để phân loại . Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp : Cấp chiến lược : Lập ra các kế hoạch chiến lược, xác định mục đích, mục tiêu của tổ chức, từ đó vạch ra các chính sách chung và đường lối cho hoạt động của tổ chức, xây dựng nguồn lưc cho tổ chức.Ở công ty TNHH Đức Ngoan thì những trách nhiệm mang tính chiến lược đó là định hướng cho doanh nhiệp trở thành một nhà chuyên cung cấp Sơn cho các cơ sở sản xuất kinh doanh trên toàn quốc. Cấp chiến thuật : Đó là sự cụ thể hóa những quyết định cấp chiến lược để đạt được những mục tiêu ban đầu. Công ty TNHH Đức Ngoan đã trở thành doanh nghiệp chuyên kinh doanh sơn, bột bả bằng cách ngoài việc nhập Sơn công nghiệp của các nước có ngành sản xuất sơn tân tiến như Mỹ, Pháp về bán tại Việt nam và bên cạnh đó bán các loại sơn được sản xuất ở Việt nam,qua đó trở thành một công ty hàng đầu tại Hà Nội trong lĩnh vực buôn bán sơn, bột bả đa chủng loại với giá cả hợp lý. Cấp tác Nghiệp : đó là các quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ. Cấp giao dịch (xử lý tác nhiệp ) : Đó là các hoạt động bình thường của tổ chức, hoạt động quản lý bán hàng là một hoạt động như vậy,các hoạt động nhập, bán hay kiểm kê tiến hành hàng ngày nhằm đảm bảo cho cả công ty sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả nhất. Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra : Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System) : Là một hệ thống thông tin nghiệp vụ, nó phục vụ cho hoạt động của tổ chức ở mức vận hành. Nó thực hiện việc ghi nhận các giao dịch hàng ngày cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ của tổ chức. Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System): Là hệ thống thông tin trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện,tổng hợp và làm các báo cáo, làm các quyết định quản lý trên cơ sở các quy trình thủ tục cho trước. Hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System ) : Hệ thống trợ giúp ra quyết định là hệ máy tính được sử dụng ở mức quản lý của tổ chức. Nó có nhiệm vụ tổng hợp các dữ liệu và tiến hành các phân tích bằng các mô hình để trợ giúp cho các nhà quản lý ra những quyết định có quy trình (bán cấu trúc) hay hoàn toàn không có quy trình biết trước ( không có cấu trúc ). Hệ thống thông tin chuyên gia ES (Expert System ): Là một hệ thống trợ giúp quyết định ở mức chuyên sâu. Ngoài những kiến thức, kinh nghiệm của các chuyên gia và các luật suy diễn nó còn có thể trang bị các thiết bị cảm nhận để thu được thông tin từ các nguồn khác nhau. Hệ có thể xử lý và dựa vào các luật suy diễn để đưa ra những quyết định rất hữu ích và thiết thực. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng canh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage ): Đây là hệ thống thông tin được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết kế cho những người sử dụng là người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và có thể là một tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp..(trong khi ở bốn loại hệ thống trên người sử dụng chủ yếu là cán bộ trong tổ chức). Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh là những công cụ thực hiệh các ý đồ chiến lựợc (vì vậy có thể gọi là hệ thống thông tin chiến lược ). 2.3 Vai trò của một hệ thống thông tin trong tổ chức : Tổ chức là hệ thống được tạo ra từ các cá thể để đạt mục tiêu bằng sự quản lý, phân công lao động và hợp tác một cách dễ dàng. Chủ thể quản lý tiếp nhận thông tin từ bên ngoài và từ đối tượng quản lý để xây dựng những mục tiêu, kế hoạch, định hướng, phân công lao động, kiểm tra, giám sát những hoạt động đang diễn ra trong toàn bộ tổ chức. Kết quả đó là những quyết định tác động lên các đối tượng trong tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu, phù hợp với quan điểm của tổ chức đã đề ra. Thông tin có thể được ví như nguồn năng lượng cần thiết cung cấp cho việc hoạt động hệ thống, điều hành tổ chức. Vì vậy mà người ta có thể nói thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống thông tin quản lý : Hệ thống quản lý Thông tin từ môi trường Thông tin ra môi trường Th._.