Xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý và hoạt động tác nghiệp tại hiệu sách Nguyễn Văn Cừ

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Trong quá trình tin học hóa hiện nay đang diễn ra hết sức mạnh mẽ, việc áp dụng tin học vào quá trình tác nghiệp, quản lý không còn là điều gì xa lạ đối với tất cả các doanh nghiệp Việt Nam từ nhỏ đến lớn. Với các doanh nghiệp thương mại, mà cụ thể hơn là các doanh nghiệp kinh doanh sách, cũng không nằm ngoài xu hướng tất yếu đó. Tại Việt Nam, một số doanh nghiệp sách đã bắt đầu tiến hành tin học hóa toàn bộ, đây là công việc cần làm đầu tiên trước khi doanh nghiệp mở rộng quy mô sản xuất hay tiến hành xây dựng hệ thống thương mại điện tử. Tuy rằng số lượng các doanh nghiệp như trên là chưa nhiều và chủ yếu mới được áp dụng bởi các doanh nghiệp lớn, nhưng các doanh nghiệp nhỏ và vừa cũng không thể không làm ngơ trước xu thế này. Với mong muốn áp dụng các kiến thức đã học trong nhà trường vào thực tế, và mong muốn tạo ra một sản phẩm phần mềm dù nhỏ nhưng có thể sử dụng để hỗ trợ tác nghiệp và quản lý tại các hiệu sách vừa ở Việt Nam, em chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý và hoạt động tác nghiệp tại hiệu sách Nguyễn Văn Cừ” làm đề tài luận văn tốt nghiệp. Luận văn này có cấu trúc gồm 3 chương như sau: Chương 1: Tổng quan về công ty cổ phần phần mềm FPT và hiệu sách Nguyễn Văn Cừ Chương này trình bày những cái nhìn khái quát nhất về công ty cổ phần phần mềm FPT (F-Soft) nơi tác giả thực tập và hiệu sách Nguyễn Văn Cừ (là địa điểm cụ thể để tác giả có thể tìm hiểu nhằm đưa ra bài toán cần giải quyết). Đồng thời, trong chương 1, tác giả cũng trình bày mục đích, ý nghĩa của đề tào và phương pháp sử dụng nghiên cứu. Chương 2: Phương pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý Chương này gồm tất cả các phương pháp được sử dụng để nghiên cứu một hệ thống thông tin quản lý, đó chính là cơ sở cho việc thực hiện phân tích, thiết kế cũng như phát triển hệ thống ở chương 3. Các ví dụ cụ thể cũng sẽ được lấy từ thực tế xây dựng hệ thống. Chương 3: Phân tích thiết Hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý và hoạt động tác nghiệp tại hiệu sách Nguyễn Văn Cừ. Trong chương này, tác giả sẽ trình bày chi tiết quá trình phát triển hệ thống thông tin đã chọn. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy giáo - TS. Trương Văn Tú vì sự hướng dẫn tận tình để em có thể hoàn thành đề tài này! Hà Nội, ngày 1 tháng 6 năm 2006 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM FPT VÀ HIỆU SÁCH NGUYỄN VĂN CỪ Tổng quan về công ty cổ phần phần mềm FPT (F-Soft) và hiệu sách Nguyễn Văn Cừ Sơ lược về công ty cổ phần phát triển và đầu tư công nghệ FPT Những thông tin chung FPT (tên đầy đủ là Công ty Cổ phần Phát triển đầu tư công nghệ FPT) thành lập ngày 13/09/1988, trụ sở chính tại 89 Láng Hạ - Đống Đa - Hà Nội. FPT là một trong những công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ hàng đầu tại Việt Nam, với các lĩnh vực chính như: sản xuất các sản phẩm phần mềm (đáp ứng nhu cầu nội địa và trong nước); phân phối các sản phẩm công nghệ thông tin; lắp ráp máy vi tính; phân phối điện thoại di động,đào tạo lập trình viên; truyền hình… Khách hàng của FPT bao gồm các văn phòng lớn tại Việt Nam (văn phòng chính phủ, bộ công an, bộ tài chính, bộ quốc phòng,…); các ngân hàng quốc doanh, ngân hàng thương mại, ngân hàng liên doanh trong và ngoài nước (Vietcombank, Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn, Eximbank, ACB, Public Bank (chi nhánh ở Lào và Campuchia), Bank of Tokyo, Sumitomo Bank,…); Các công ty sản xuất và dịch vụ (VietsoPetro, Vietnam Airlines, VDC...); Các công ty liên doanh nước ngoài (Metropol Sofitel Hotel, BP, Coca-Cola…). Đối tác của FPT là các công ty tin học và viễn thông uy tín trên thế giới (IBM, HP, Microsoft, Toshiba, Cisco, Oracle, Motorola, Samsung…). Về nhân sự, FPT là công ty tập trung được đông đảo cán bộ làm tin học nhất Việt Nam với gần 3200 nhân viên (tính đến hết năm 2004), trong đó hơn 74% nhân viên tốt nghiệp ĐH. FPT luôn phấn đấu trở thành công ty Công nghệ thông tin số một Việt Nam với định hướng phát triển chủ đạo là cung cấp dịch vụ Hội tụ số. Sơ đồ tổ chức: Dưới đây là sơ đồ tổ chức của FPT Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức của công ty cổ phần phát triển và đầu tư công nghệ FPT (Nguồn: Công ty bao gồm các trung tâm và các công ty chi nhánh ở cả ba miền, tại Hà Nội, Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh. Tổng quan về F-Soft Như đã trình bày ở trên (xem hình 1.1), Công ty Phần mềm FPT (F-Soft) là một trong 6 công ty chi nhánh của FPT, được thành lập năm 1999 (đến năm 2004 mới chính thức là Công ty Cổ phần phần mềm FPT). Để có một cái nhìn khái quát về F-Soft, tác giả xin trình bày một số vấn đề về chức năng kinh doanh, cơ cấu tổ chức, quá trình phát triển và quy trình sản xuất phần mềm của công ty. Chức năng kinh doanh Duy trì và phát triển các ứng dụng Gia công phần mềm Xây dựng các trung tâm phát triển phần mềm từ xa (OSDC) Cơ cấu tổ chức Hình 1.2 cho thấy cơ cấu tổ chức của F-Soft. F-Soft được chia thành các chi nhánh khác nhau theo vùng địa lý (Hà Nội – Headquarter, Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh, Nhật Bản) và theo chức năng của từng bộ phận (Bộ phận kế toán, Bộ phận nhân lực, bộ phận phát triển kinh doanh, bộ phận hỗ trợ khách hàng…). Trong từng chi nhánh cũng có đầy đủ các bộ phận chuyên môn như cơ quan quản lý chúng. Cách xây dựng một cấu trúc như vậy sẽ giúp phát huy tối đa tiềm lực của công ty vì từng bộ phận cấp cơ sở sẽ thuộc quyền quản lý của các bộ phận cấp trên. Nhân viên F-Soft hoạt động trong sự quản lý của một nhóm (Group). Hình 1.3 dưới đây cho thấy cơ cấu tổ chức của một nhóm (trung tâm kinh doanh) trong F-Soft mà cụ thể là G5. Mỗi trung tâm kinh doanh (mà ví dụ ở đây là trung tâm kinh doanh G5) được lãnh đạo bởi một giám đốc (Bùi Thiện Cảnh). Giám đốc sẽ chỉ đạo các đơn vị nhỏ hơn: Các phòng sản xuất (D1 phụ trách thị trường Nhật Bản, D5 phụ trách thị trường Pháp) Phòng phụ trách tiếng Nhật JTC Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức của F-Soft (Nguồn: F-Soft Profile) Các đơn vị đặc biệt: Đơn vị phụ trách Đoàn thanh niên Youth Union Hình 1.3: Cơ cấu tổ chức một trung tâm kinh doanh (trung tâm kinh doanh G5) Quá trình phát triển và những thành tựu đạt được của F-Soft F-Soft trải qua một quá trình phát triển bền vững và lớn mạnh kể từ khi thành lập năm 1988 (khi còn là một bộ phận trong tổng công ty mẹ). Dưới đây là một vài điểm chính, khái quát về quá trình phát triển của F-Soft. Năm Sự kiện 1988 Hoạt động như là một bộ phận phần mềm của Công ty cổ phần phần mềm FPT 1999 Bắt đầu nhận gia công phần mềm lần đầu tiên 2000 Thành lập Trung tâm phát triển phần mềm từ xa (Offshore Software Development Center-OSDC) với Harvey Nash Hoa Kỳ; Bắt đầu làm việc với khách hàng Nhật Bản đầu tiên, công ty NTT-IT 2001 Nhận chứng chỉ ISO 9001:2000 Được IBM lựa chọn là nhà cung cấp phần mềm độc lập 2002 Đạt được CMM mức 4 Bắt đầu làm việc với đối tác công ty IBM Nhật Bản 2003 Bắt đầu làm việc với đối tác công ty IBM Hoa Kỳ, Hitachi Software, Nisson, TIS 2004 Thành lập công ty cổ phần phần mềm FPT (F-Soft) Mở trung tâm phát triển phần mềm tại thành phố Hồ Chí Minh Mở văn phòng tại Tokyo Đạt được CMM mức 5 Bắt đầu làm việc với IBM Mỹ, MHTS, Hitachi Ltd. 2005 Mở trung tâm phát triển phần mềm tại thành phố Đà Nẵng Thành lập OSDC cho công ty phần mềm Hitachi Bắt đầu làm việc với Nomura Reasearch Institute, Toshiba Joho, HP Nhật Bản Thành lập công ty phần mềm FPT Nhật Bản tại Tokyo Ứng dụng tiêu chuẩn 7799 của Anh cho hệ thống quản lý bảo mật thông tin Bảng 1.1: Những điểm mốc quan trọng trong quá trình phát triển của F-Soft Khái quát quy trình sản xuất phần mềm F-Soft tuân theo quy trình sản xuất phần mềm hiện đại, gồm các bước: phân tích yêu cầu, thiết kế, lập trình, kiểm thử, triển khai phần mềm. Đặc biệt, quá trình này được sự hỗ trợ của các hệ thống tin học như DashBoard, Fsoft Insight, Date/TimeSheet và DMS. Dưới đây là chi tiết từng giai đoạn trong quá trình sản xuất phần mềm. Giai đoạn phân tích yêu cầu: xác định rõ ràng yêu cầu của người sử dụng để từ đó đưa ra được các vấn đề cần giải quyết, những mục tiêu cần đạt được, những rủi ro có thể gặp phải, hay những giới hạn về công nghệ không thể vượt qua. Cán bộ xác định yêu cầu là những người có năng lực cao về chuyên môn, kỹ thuật cũng như kiến thức về kinh tế nhằm đánh giá được quy mô của phần mềm. Giai đoạn thiết kế: Được thực hiện ngay sau khi quá trình xác định yêu cầu kết thúc. Tài liệu từ quá trình trên được sử dụng ở giai đoạn này, mục đích của giai đoạn thiết kế là xây dựng được đặc tả của các yêu cầu đối với phần mềm, xây dựng kiến trúc hệ thống, thiết kế kỹ thuật, thiết kế chi tiết (thiết kế dữ liệu, thiết kế giao diện, thiết kế chương trình, module hóa chương trình và thiết kế các công cụ cài đặt chương trình). Giai đoạn lập trình: Giai đoạn này chuyển đổi các đặc tả thiết kế vật lý của giai đoạn thiết kế thành các module chương trình do các lập trình viên đảm nhận. Quá trình này phải tuân thủ nghiêm ngặt theo tài liệu thiết kế đã được tạo ra từ giai đoạn trước. Giai đoạn kiểm thử: Ngay từ giai đoạn lập trình, các lập trình viên cũng đã thực hiện test các module xử lý gọi là unit test. Giai đoạn test tích hợp các module nhằm mục đích chạy và kiểm thử cả chương trình, nó là một đánh giá cuối cùng về các đặc tả, thiết kế và mã hóa. Mục đích của giai đoạn này là nhằm đảm bảo rằng tất cả các thành phần của chương trình đều được thiết kế và triển khai đúng với các yêu cầu đã đề ra. Giai đoạn triển khai phần mềm: Mục đích của giai đoạn này là giao lại sản phẩm phần mềm cho khách hàng bao gồm những việc sau: thực hiện cài đặt phần mềm, đào tạo về kỹ thuật cho người sử dụng. Tổng quan về hiệu sách Nguyễn Văn Cừ Sơ lược về doanh nghiệp sách Thành Nghĩa Thông tin chung Tên đơn vị: Doanh nghiệp tư nhân sách Thành Nghĩa TP.HCM Ngày thành lập: 20 tháng 8 năm 1993. Địa chỉ trụ sở chính: 288B An Dương Vương - P4 - Q.5 - TP.HCM. Điện thoại: 084.8392516 Fax: 084.8392516 Website: www.nhasachthanhnghia.com Chức năng kinh doanh: Phát hành sách báo - văn hoá phẩm, in bao bì, mua bán quà lưu niệm, hàng may mặc. Chế biến thực phẩm (không chế biến thực phẩm tươi sống). Mua bán kim khí điện máy, đồ gia dụng, văn phòng phẩm, mỹ phẩm, băng đĩa trắng, băng đĩa có âm thanh, đĩa có hình (có nội dung đựơc phép lưu hành) Quy mô hoạt động, doanh số và sự phát triển Quy mô hoạt động: Đến nay, doanh nghiệp sách Thành Nghĩa có 14 chi nhánh trên cả nước, với tổng số nhân viên lên tới gần 1600 nhân viên. Các chi nhánh trực thuộc doanh nghiệp sách Thành Nghĩa bao gồm: 1. Nhà sách Thành Nghĩa 288B An Dương Vương - P4 - Q.5 - TP.HCM 2. Nhà sách Nguyễn Văn Cừ 1  235C Nguyễn Văn Cừ, Q.1, TP. HCM 3. Nhà sách Nguyễn Văn Cừ 2  601- 603 CMT8, Q.10, TP. HCM 4. Nhà sách Nguyễn Văn Cừ 3  551Xô Viết Nghệ Tĩnh, P26, Q. Bình Thạnh. 5. Nhà sách Nguyễn Văn Cừ 4  181-187 Hùng Vương, P9, Q6, TP. HCM 6. Nhà sách Nguyễn Văn Cừ 5  42 Nguyễn Huệ, P2, Cao Lãnh, Đồng Tháp. 7. Nhà sách Nguyễn Văn Cừ 6  1/6 Huỳnh Tấn Phát, Q. 7, TP. HCM 8. Nhà sách Nguyễn Văn Cừ 7 36 Xuân Thủy – Cầu Giấy – Hà Nội 9. Nhà sách Phan Đăng Lưu  126 Phan Đăng Lưu, Q. Phú Nhuận, TP. HCM 10. Nhà sách Nhà sách Thanh Niên  189 Cống Quỳnh, Q.1, TP. HCM 11. Nhà sách Trí Đức  09 Đồng Nai, P15, Q.10, TP. HCM 12. Nhà sách Nguyễn Tất Thành  09 Nguyễn Tất Thành, P12, Q.4, TP. HCM 13. Nhà sách Kỳ Đồng - Trần Quốc Thảo 161-163 Trần Quốc Thảo, Q.3, TP. HCM 14. Nhà sách Miền Đông Bảng 1.2: Các chi nhánh của doanh nghiệp sách Thành Nghĩa (Nguồn: Số lượng đầu sách phục vụ khách hàng (tính đến năm 2003) được mô tả trong bảng sau STT TÊN NHÀ SÁCH ĐẦU TƯ (Tỷ đồng) NĂM ĐƯỢC KHAI THÁC TỔNG ĐẦU SÁCH PHỤC VỤ KHÁCH HÀNG 1 Thành Nghĩa 7,5 1993 10.000 2 Trí Đức 1,7 1996 15.000 3 Nguyễn Văn Cừ 1 6,0 1998 40.000 4 Thanh Niên 2,0 1998 30.000 5 Miền Đông 1.5 1999 30.000 6 Nguyễn Văn Cừ 4 4,5 2000 37.000 7 Phan Đăng Lưu 5,5 2000 37.000 8 Kỳ Đồng 1,2 2001 25.000 9 Nguyễn Tất Thành 1,8 2001 27.000 10 Nguyễn Văn Cừ 2 8,0 2002 37.000 11 Nguyễn Văn Cừ 3 7,0 2003 37.000 12 Nguyễn Văn Cừ 5 3,0 2003 35.000 Bảng 1.3: Số lượng đầu sách phục vụ của Thành Nghĩa từ 1993 đến 2003 (Nguồn: Bảng trên mới chỉ mô tả số lượng đầu sách mà hiệu sách đã cung cấp mà chưa tính đến một số lượng lớn các loại mặt hàng khác doanh nghiệp bắt đầu cung cấp từ năm 1999 như: hàng thực phẩm khô, đồ điện tử, văn phòng phẩm… Quy mô của doanh nghiệp có thể được mô tả cụ thể hơn trong bảng sau: STT NĂM S. LƯỢNG C. HÀNG CBNV (Người) D TÍCH KINH DOANH (m2) DOANH THU (Tỷ đồng) NỘP NGÂN SÁCH(Triệu đồng) 1 1993 1 5 20 O,6 30 2 1994 1 11 24 1,0 50 3 1995 1 17 60 2,0 100 4 1996 1 20 70 3,8 180 5 1997 2 52 470 8,0 400 6 1998 4 182 3.970 20,0 1.100 7 1999 5 225 4.570 50,0 2.500 8 2000 7 560 5.360 58,0 2.800 9 2001 9 720 7.180 70,0 3.500 10 2002 10 880 8.160 80 4.000 11 2003 12 1250 13.160 115,0 4.030 Bảng 1.4: Doanh thu và thuế nộp ngân sách nhà nước của Thành Nghĩa (Nguồn: Từ năm 1993 với 01 cửa hàng duy nhất, cán bộ nhân viên là 5 người, diện tích kinh doanh cũng như doanh thu còn nhỏ, đến năm 2003, doanh nghiệp đã có 12 cửa hàng (hiện nay là 16) với số lượng nhân viên là 1250 người (năm 2003), doanh số tăng gấp nhiều lần. Với uy tín ngày càng tăng, trong tương lai, doanh nghiệp sẽ mở thêm nhiều chi nhánh tại khắp các tỉnh thành trong cả nước. Tổng quan về Hiệu sách Nguyễn Văn Cừ Những thông tin chung Tên đơn vị: Hiệu sách Nguyễn Văn Cừ Ngày thành lập: 19/08/2004 Địa chỉ: 36 Xuân Thủy – Cầu Giấy – Hà Nội Điện thoại: 047549098 – 047549099 Chức năng kinh doanh: Là một trong những chi nhánh của doanh nghiệp sách Thành Nghĩa, hiệu sách Nguyễn Văn Cừ ngòai việc cung cấp các ấn phẩm sách báo, văn phòng phẩm… còn kinh doanh các loại sản phẩm khác như thực phẩm khô, hàng dệt may, hàng điện tử,… Quy mô của hiệu sách Qua gần 2 năm chính thức đi vào hoạt động, hiệu sách Nguyễn Văn Cừ đã ngày càng phát triển cả về số lượng nhân viên, số lượng các đầu sách cung cấp cũng như số lượng các sản phẩm khác. Tuy là một hiệu sách nhưng với diện tích sử dụng lên tới gần 1000m2 và số lượng nhân viên hơn 70 người (kể cả nhân viên làm theo ca), hiệu sách Nguyễn Văn Cừ có thể coi là một siêu thị thu nhỏ với mặt hàng cung cấp chủ yếu là sách, số lượng đầu sách cung cấp mỗi năm khoảng 65.000 loại. Bảng 1.5 sau đây cho thấy số lượng các quầy hàng, số lượng mặt hàng cung cấp từng của từng quầy hàng và số lượng nhân viên từng quầy. STT Tên quầy hàng Số lượng mặt hàng Số lượng nhân viên (người) 1 Quầy sách  4500 10  2 Quầy văn phòng phẩm  190  3 3 Quầy mỹ phẩm và trang sức  108  2 4 Quầy điện tử  124  2 5 Quầy băng đĩa  98  2 6 Quầy trang sức  87  2 7 Quầy nhu yếu phẩm 205   4 8 Quầy thực phẩm khô  260  3 9 Quầy hàng dệt may 108  2 10 Quầy hàng lưu niệm  213  2 Bảng 1.5: Số lượng mặt hàng và nhân viên từng quầy hàng tại hiệu sách Nguyễn Văn Cừ Cơ cấu tổ chức của hiệu sách và chức năng của từng bộ phận Hình 1.4 minh họa cơ cấu tổ chức của hiệu sách Nguyễn Văn Cừ. Giám đốc là người có vị trí cao nhất, cũng là người chịu trách nhiệm cao nhất tại hiệu sách, va phải trực tiếp báo cáo với cấp trên (công ty mẹ doanh nghiệp sách Thành Nghĩa). Bên dưới giám đốc có bộ phận giám sát, giúp việc. Hiệu sách có 4 bộ phận chính trực tiếp tham gia vào hoạt động tác nghiệp hàng ngày tại hiệu sách. Dưới đây là cụ thể trách nhiệm của từng bộ phận. Giám đốc: Là người chịu trách nhiệm cao nhất tại hiệu sách. Giám đốc sẽ phải báo cáo lại tình hình hoạt động hàng tháng hoặc tại thời điểm bất kì (nếu cần thiết) cho công ty mẹ có trụ sở tại thành phố Hồ Chí Minh. Giám đốc cũng là người quyết định về nhân lực cũng như bất kì thay đổi lớn nào trong hiệu sách. Bộ phận giám sát, giúp việc: Là bộ phận hỗ trợ giám đốc trong việc quản lý hiệu sách. Có trách nhiệm báo cáo với giám đốc hoạt động bán hàng của từng quầy hàng cũng như từng bộ phận tác nghiệp. Bộ phận giám sát cũng tham gia chấm công nhân viên và lập bảng lương hàng tháng. Ngoài ra, bộ phận này cũng đảm nhiệm các công việc có tính chất hành chính. Hình 1.4: Cơ cấu tổ chức của hiệu sách Nguyễn Văn Cừ Bộ phận bán hàng: Là bộ phận có số lượng nhân viên đông đảo, tham gia chủ yếu vào các hoạt động tác nghiệp tại hiệu sách. Bộ phận này bao gồm các nhân viên phụ trách quầy, các nhân viên đứng quầy, và nhân viên thanh toán. Nhân viên phụ trách quầy: Là người đưa ra các yêu cầu nhập hàng của quầy mình phụ trách, đồng thời chịu trách nhiệm về quầy hàng của mình. Nhân viên đứng quầy: Là nhân viên trực tiếp đứng quầy hàng ngày, giúp đỡ khách hàng mua hàng, kiểm kê lại số hàng hóa trong quầy sau mỗi ngày và giúp nhân viên phụ trách quầy trong việc yêu cầu nhập các loại hàng hóa. Nhân viên thanh toán: Thanh toán khi khách hàng có yêu cầu. Bộ phận kế toán: Là bộ phận chịu trách nhiệm mọi công việc liên quan đến sổ sách kế toán, việc tính toán doanh thu, chi phí; lên báo cáo thuế, báo cáo giám đốc hàng tháng. Bộ phận nhập, đặt hàng: Là bộ phận nhận yêu cầu của nhân viên phụ trách quầy hàng và trực tiếp liên hệ với nhà cung cấp để đặt hàng và nhập hàng. Bộ phận bảo vệ, trông xe Những vấn đề tồn tại và những ưu điểm của một hệ thống thông tin mới trong nhà sách Nguyễn Văn Cừ Trước hết, có thể sơ lược tình hình ứng dụng tin học trong doanh nghiệp sách Thành Nghĩa. Doanh nghiệp đã xây dựng một website riêng, nhưng chức năng của nó chỉ để giới thiệu và quảng bá (chưa có thương mại trực tuyến). Trang web này không được cập nhật thường xuyên và đầy đủ. Ngoài ra, giữa các chi nhánh chưa có hệ thống liên lạc chặt chẽ với nhau qua việc khai thác những tiện ích của Internet. Về mặt sử dụng tin học trong hoạt động tác nghiệp tại các chi nhánh của hiệu sách chưa toàn bộ và hiệu quả. Cụ thể sẽ được trình bày dưới đây tình hình ứng dụng tin học trong hiệu sách Nguyễn Văn Cừ. Hiệu sách Nguyễn Văn Cừ đã áp dụng tin học vào hoạt động tác nghiệp và quản lý hiệu sách. Phần mềm chủ yếu sử dụng hỗ trợ là Office, tuy có ưu điểm là dễ tiến hành các bảng tính nhưng không tối ưu trong việc tự động hóa và không thực sự trợ giúp người dùng một cách hiệu quả trong công việc tại hiệu sách. Dưới đây là một số nhận xét về việc áp dụng tin học và những điểm yếu của nó tại hiệu sách Nguyễn Văn Cừ. Thứ nhất, chưa xây dựng hệ thống quản lý hàng hóa theo mã. Điều này gây bất lợi trong quá trình quản lý sản phẩm. Việc mã hóa sản phẩm là cần thiết vì nó giúp quản lý từng loại hàng hóa một cách hiệu quả hơn. Ví dụ ta có thể biết được loại hàng nào bán chạy nhất để có thể nhập thêm hàng, loại hàng nào không có nhiều người mua để giảm số lượng nhập. Việc mã hóa sản phẩm một cách thống nhất trong toàn doanh nghiệp sách Thành Nghĩa (tức là ở tất cả các chi nhánh) cũng giúp ích rất nhiều cho sự mở rộng hoạt động kinh doanh của công ty sau này (đó chính là thương mại điện tử - đây là xu hướng tất yếu). Việc quản lý theo mã cũng sẽ giúp ích rất nhiều trong quá trình thanh toán. Hình 1.5: So sánh hai phiếu thanh toán Thứ hai, hoạt động thanh toán được thực hiện bởi ba quầy thanh toán, tuy nhiên, việc thanh toán tỏ ra không chuyên nghiệp khi trong hóa đơn không lưu lại cụ thể từng loại hàng hóa khách hàng mua. Hình 1.5 sau đây là mô tả 2 phiếu thanh toán: Phiếu thứ nhất là phiếu của hiệu sách, phiếu thứ hai là phiếu đáng lẽ ra nên có. Như hình 1.5 chỉ rõ, hai phiếu trên là rất khác nhau. Do không thực hiện mã hóa, nhân viên thanh toán chỉ ấn vào các phím trên đó có ghi loại các hàng hóa (ví dụ như văn phòng phẩm – VPP, sách – sach, bánh – banh,…). Điều này dẫn đến hóa đơn thanh toán không rõ ràng, ví dụ như món hàng thứ nhất, do nhân viên thanh toán gõ sai vào mục “VPP” nên “Xà phòng” đáng lẽ thuộc loại hóa mỹ phẩm lại nằm trong nhóm VPP. Điều này lại cho thấy những lợi ích rất lớn của việc mã hóa hệ thống hàng hóa trong nhà sách. Thứ ba, quá trình hạch toán kế toán. Khi thanh toán, một hóa đơn đã được lưu lại trên máy. Những hóa đơn này sẽ giúp cho việc hạch toán doanh thu. Tuy nhiên, quá trình này không được tiến hành một cách tự động tại hiệu sách mà hoàn toàn thủ công khi nhập các số liệu. Do việc thanh toán không được tiến hành một cách hiệu quả, cho nên việc kết toán thu chi cũng như báo cáo tồn kho phải tốn rất nhiều nhân lực. Nếu được tin học hóa một cách toàn bộ thì công việc của kế toán viên sẽ được giảm đi rất nhiều. Thứ tư, quá trình đặt hàng. Nếu được tin học hóa toàn bộ, tức là xử lý thông tin hoàn toàn trên máy, quá trình thanh toán, nhập hàng có sự liên kết với nhau thì việc đặt hàng sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Thứ năm, việc sử dụng các báo cáo giám đốc. Do chưa được tin học hóa toàn bộ, nên giám đốc khi cần một báo cáo bất thường phải yêu cầu bộ phận kế toán, bộ phận kế toán cũng không thể ngay lập tức đưa ra những báo cáo đó mà phải mất thời gian để nhập số liệu và tính toán (những phép tính toán đó dù là không khó và gần như tương tự nhau thì công việc này vẫn cần một khoảng thời gian nhất định nào đó). Điều này cản trở tới yêu cầu sử dụng thông tin và không tốt cho quá trình quản lý. Ngược lại, nếu một hệ thống thông tin phù hợp được xây dựng, người quản lý có thể tự tạo ra các báo cáo một cách chính xác và kịp thời. Thứ sáu, với bộ phận giám sát, hỗ trợ quản lý. Một trong những nhiệm vụ của bộ phận này là chấm công cho nhân viên. Quá trình này đã luôn diễn ra một cách hết sức thủ công và nhiều khi không chính xác. Vì thế, một phiếu chấm công điện tử là điều rất cần thiết. Tất cả những nhược điểm trên của hệ thống hỗ trợ quản lý và tác nghiệp trong hiệu sách chứng tỏ một yêu cầu phải xây dựng hệ thống tin học để một mặt có thể giảm thiểu công việc của nhân viên, đảm bảo các thông tin một cách chính xác, mặt khác, có thể hỗ trợ hiệu quả hơn cho quá trình ra quyết định của những người quản lý. Sơ lược về giải pháp xây dựng hệ thống thông tin mới trong nhà sách Nguyễn Văn Cừ Giải pháp xây dựng hệ thống thông tin mới Để xây dựng hệ thống thông tin mới cho hiệu sách và đảm bảo tính hiệu quả của sản phẩm sau khi hoàn thành, tác giả tuân theo đúng các quy trình trong quá trình thu thập thông tin và phân tích thiết kế. Việc xây dựng hệ thống thông tin mới bắt đầu bằng xác định yêu cầu. Trong giai đoạn này phải đảm bảo mọi đầu ra cũng như xử lý của hệ thống mới phù hợp với thực tiễn. Sau đó là phân tích thiết kế. Trong giai đoạn này thì phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu hợp lý là rất quan trọng. Phải đảm bảo xây dựng một bộ mã hóa đơn giản, khoa học, thuận tiễn với người sử dụng. Quá trình thực hiện xây dựng một hệ thống thông tin mới sẽ được trình bày rõ hơn trong chương 2 và chương 3. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp được sử dụng để nghiên cứu trong đề tài này là phương pháp phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu và quan sát. Để có thể hiểu những yêu cầu của một hệ thống mới, phương pháp phỏng vấn được tác giả sử dụng nhiều. Việc phỏng vấn không mang tính chính thức, dù chỉ là những cuộc đối thoại ngắn với người quản lý hiệu sách, nhân viên kế toán, nhân viên đứng quầy,… đem lại rất nhiều thông tin cho việc xây dựng hệ thống mới, vì họ là những người sẽ trực tiếp tham gia vào việc khai thác hệ thống sau này. Phương pháp quan sát cũng được sử dụng khi cần biết thêm những thông tin về việc bán hàng của nhân viên hỗ trợ khách hàng. Phương pháp nghiên cứu tài liệu được sử dụng nhiều nhất. Tài liệu nghiên cứu không chỉ là các sản phẩm đầu ra của hệ thống cũ, những biểu mẫu được sử dụng trong hiệu sách mà còn là các giáo trình về phân tích thiết kế hệ thống thông tin và các giáo trình khác. Tài liệu cũng có thể là các phần mềm có tính năng tương tự (Tuy nhiên, vì những lý do khách quan không phù hợp với cơ sở đang nghiên cứu). Phương pháp nghiên cứu tài liệu được sử dụng thường xuyên trong toàn bộ quá trình phân tích, thiết kế, triển khai hệ thống. CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN Tổ chức và thông tin trong tổ chức Khái niệm tổ chức và khái niệm thông tin quản lý Tổ chức là một tập hợp các cá thể có chung mục đích, cùng làm việc với nhau để đạt được mục đích đó bằng sự hợp tác và phân công lao động. Thông tin có thể được hiểu là dữ liệu đã được qua xử lý. Tuy nhiên, một định nghĩa đầy đủ hơn cho rằng thông tin là sản phẩm đầu ra nhưng cũng là nguyen liệu của hệ thống quản lý. Các khái niệm liên quan đến thông tin: chủ thể phản ánh (đối tượng truyền tin) và đối tượng nhận sự phản ánh (đối tượng nhận tin). Vỏ vật chất chuyên chở thông tin là vật mang tin. Các vật mang tin thông dụng là ngôn ngữ, chữ số, các ký hiệu…Khối lượng tri thức mà một thông tin mang lại gọi là nội dung của thông tin đó. Hình 2.1: Sơ đồ truyền tin Vai trò của thông tin trong tổ chức Chủ thể quản lý thu nhận thông tin từ môi trường và từ chính đối tượng quản lý của mình mà xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch, bố trí cán bộ, chỉ huy, kiểm tra và kiểm soát sự hoạt động của tổ chức. Vì những nhiệm vụ trên của nhà quản lý, thông tin là rất cần thiết cho các quá trình ra quyết định, nó là nhân tố quan trọng ảnh hưởng tới sự đúng đắn, hợp lý cho quyết định của người quản lý. Lao động quản lý của nhà quản lý được chia ra làm hai phần, lao động ra quyết định và lao động thông tin. Lao động ra quyết định chiếm khoảng 10% thời gian lao động của nhà quản lý, ít mang tính quy trình và có nhiều yếu tố chủ quan. Lao động thông tin là toàn bộ phần lao động dành cho việc thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phát thông tin, mang tính khoa học, có quy trình và khách quan. Việc phân chia lao động này khẳng định tầm quan trọng của thông tin. Số lao động sử dụng và làm việc với thông tin ngày càng tăng. Thông tin tác động đến hệ thống như sau: Hình 2.2: Sơ đồ luồng thông tin giữa các cấp Lao động của nhà quản lý quyết định đến sự sống còn, sự phát triển của một công ty. Mà thông tin chiếm một vai trò quan trọng trong quyết định của nhà quản lý. Vì vây, thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời là một yếu tố không thể thiếu được với mỗi doanh nghiệp. Hệ thống thông quản lý Khái niệm hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… Tập hợp này được tổ chức nhằm mục đích thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin. Quá trình trên được mô tả trong hình 2.3 Hình 2.3: Quy trình hoạt động của hệ thống thông tin Như vậy, hệ thống thông tin nào cũng gồm có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào (inputs), bộ phận xử lý, kho dữ liệu (storage) và bộ phận đưa dữ liệu ra (outputs). Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin Cùng một hệ thống thông tin có thể có những cách mô tả khác nhau tùy theo quan điểm, cách nhìn, vài trò của từng người đối với hệ thống đó. Ví dụ, một người chỉ đơn thuần sử dụng hệ thống, họ sẽ chỉ thấy được sản phẩm đầu ra là gì từ một đầu vào cụ thể. Nhưng một người trực tiếp tham gia vào hệ thống có thể hiểu cặn kẽ hơn hệ thống, những khả năng, những giới hạn của hệ thống. Và một lập trình viên thì lại nhìn hệ thống đó bằng con mắt khác, con mắt của người phát triển phần mềm, và hệ thống lúc này trở thành tập hợp những hàm, những thủ tục,… Cùng với ví dụ trên là sự phân chia ba mô hình biểu diễn hệ thống thông tin khác nhau. Việc phân chia các mô hình này là rất quan trọng vì nó tạo ra một trong những nền tàng của phương pháp phân tích thiết kế. Đó là mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Sơ đồ dưới đây mô tả mối tương quan giữa ba mô hình này. Hình 2.4: Ba mô hình của hệ thống thông tin Mô hình logic: Mô tả hệ thống làm gì, dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phai thực hiện, các kho chứa dữ liệu và kết quả lấy ra cho những thử lý và những thông tin mà hệ thông sản sinh ra. Mô hình này chỉ quan tâm đế việc trả lời câu hỏi “cái gì?”, “để làm gì?” mà không quan tâm đến cách thức xử lý dữ liệu như thế nào. Mô hình vật lý ngoài: Chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như các vật mang dữ liệu, vật mang kết quả, những phương tiện để thao tác với hệ thống, các thủ tục thủ công cũng như yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, các phương tiện đầu cuối. Mô hình này cũng chú ý đến thời gian của hệ thống. Mô hinh vật lý trong: Quan tâm đến khía cạnh bên trong của hệ thống, nó trả lời câu hỏi “làm như thế nào?”, đó là cái nhìn của một nhân viên kỹ thuật. Nó quan tâm đến những thông tin liên quan tới công cụ dùng thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ, tốc độ xử lý của các thiết bị,…Nguyên nhân và phương pháp phát triển một hệ thống thông tin. Nguyên nhân cần phát triển một hệ thống thông tin Mục tiêu cuối cùng của việc phát triển hệ thống thông tin trong bất cứ trường hợp nào là nhằm đem lại cho người sử dụng nó một công cụ hỗ trợ hiệu quả trong công việc ra quyết định hàng ngày. Tuy nhiên, còn một số yêu cầu khác buộc doanh nghiệp phải ra quyết định xây dựng một hệ thống thông tin. Dưới đây là một số nguyên nhân khách quan đó. Những vấn đề về quản lý. Những vấn đề về quản lý là những vấn đề phát sinh trong một hoàn cảnh, khi sự phát triển của doanh nghiệp bị quyết định bởi tính hiện đại của hệ thống thông tin, hay cụ thể hơn, khi hệ thống thông tin là tất yếu để phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp. Lúc này, các hoạt động của doanh nghiệp cạnh tranh có tác động lớn tới công ty. Những yêu cầu mới của nhà quản lý. Nhà quản lý nhận ra sự cần thiết phải phát triển một hệ thống thông tin. Sự thay đổi của công nghệ. Sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ cũng là một trong những nguyên nhân chính. Công ty, doanh nghiệp nào ứng dụng những công nghệ mới, hiện đại nhất sẽ là những công ty, doanh nghiệp được hỗ trợ quản lý đắc lực hơn, và vì thế, có lợi thế hơn trong cạnh tranh. Mặt khác, công nghệ lạc hậu không thể được duy trì vì đến một lúc nào đó, nếu nó đi ngược lại thời đại, điều này có thể cản trở đến sự phát triển của doanh nghiệp. Thay đổi sách lược chính trị. Phương pháp phát triển hệ thống Mục đích của một dự án phát triển hệ thống thông tin là xây dựng được một sản phẩm đúng như yêu cầu của người sử dụng mong muốn, đem lại hiệu quả cao trong công việc. Vì vậy, có rất nhiều phương pháp để phát triển một hệ thống. Một phương pháp phát triển hệ thống thông tin có thể được coi là một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý. Các phương pháp hiện đại dựa vào ba nguyên tắc sau đâu để phát triển hệ thống thông tin: Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình. Mô hình như đã nó ở trên đó là ba mô hình logic, vật lý ngoài và vật lý trong. Ba mô hình trên hỗ trợ đắc lực cho việc phân tích, thiết kế, nó luôn được sử dụng trong mọi trường hợp. Nguyên tắc 2: Đi từ chung đến riêng. Là một nguyên tắc của sự đơn giản hóa. Để có thể phát triển một hệ thống, ._.phải xem xét tổng quan mục đích của nó rồi chia ra từng module nhỏ hơn. Cứ như vậy đến khi tiếp cận tới hệ thống một cách chi tiết. Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. Việc phân tích chủ yếu bắt đầu từ những quan sát người sử dụng, những yêu cầu của chính những người tham gia vào hệ thống, vì thế, giai đoạn này chủ yếu cung cấp về các mô tả vật lý ngoài. Phương pháp phát triển một hệ thống được trình bày dưới đây là phương pháp thác nước, gồm 7 giai đoạn. Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin Đánh giá yêu cầu Đây là giai đoạn nhằm mục đích cung cấp cho những người lãnh đạo tổ chức những dữ liệu thực tế để có thể ra quyết định về tính khả thi, hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Bao gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu Làm rõ yêu cầu Đánh giá khả năng thực thi Chuẩn bị và trình bày báo cáo Phân tích thiết kế Được tiến hành sau giai đoạn trên. Mục đích chính là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định nguyên nhân thực sự của những vấn đề đó, những đòi hỏi và ràng buộc của hệ thống, những mục tiêu mà hệ thống phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích thiết kế sẽ quyết định dự án có được tiếp tục không. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch phân tích thiết kế Nghiên cứu môi trường hệ thống Nghiên cứu hệ thống thực tại Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp Đánh giá lại tính khả thi Thay đổi đề xuất của dự án Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết Thiết kế logic Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã thiết lập từ giai đoạn trước. Mô hình của hệ thống mới gồm thông tin mà hệ thống đó sản sinh (outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý, các dữ liệu vào. Các công đoạn trong giai đoạn này bao gồm: Thiết kế cơ sở dữ liệu Thiết kế xử lý Thiết kế các luồng dữ liệu vào Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic Hợp thức hóa mô hình logic Đề xuất các phương án của giải pháp Đây là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hóa mô hình logic. Mỗi phương án là một phác họa của mô hình vật lý ngoài nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết. Các công đoạn trong quá trình này là: Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức Xây dựng các phương án của giải pháp Đánh giá các phương án của giải pháp Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp Thiết kế vật lý ngoài Được tiến hành ngay sau khi một phương án của giải pháp được lựa chọn. Kết quả của giai đoạn này là một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới và tài liệu dành cho người sử dụng . Những công đoạn chính của quá trình này là Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài Thiết kế chi tiết các giao diện Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa Thiết kế các thủ tục thủ công Chuẩn bị trình bày báo cáo Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả là phần tin học hóa của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Ngoài ra còn phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sưe dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Các hoạt động chính: Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật Thiết kế vật lý trong Lập trình Thử nghiệm hệ thống Chuẩn bị tài liệu Cài đặt và khai thác Chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Các công việc cần thực hiện trong giai đoạn này như sau: Lập kế hoạch cài đặt Chuyển đổi Khai thác và bảo trì Đánh giá Phân tích hệ thống thông tin Phương pháp thu thập thông tin cho quá trình phân tích Để có một sự thấu hiểu về hệ thống cần phân tích, cán bộ phân tích phải tiến hành thu thập thông tin. Sau đây là các phương pháp phục vụ cho công việc này, bao gồm: phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, sử dụng phiếu điều tra, và quan sát. Phỏng vấn Việc gặp gỡ những người lãnh đạo, những người quản lý cấp dưới và những người trực tiếp tham gia vào quá trình sử dụng hệ thống thông tin sau này là rất quan trọng. Phân tích viên sử dụng phương pháp này để có thể nắm bắt những yêu cầu của một hệ thống mới đề ra. Để việc phỏng vấn đạt được hiệu quả cao, các quy trình sau đây nên được tuân thủ. Chuẩn bị phỏng vấn Lập danh sách những người sẽ được phỏng vấn và lịch phỏng vấn Cần một số thông tin về người được phỏng vấn (thái độ, trách nhiệm,…) Lập đề cương nội dung chi tiết cho phỏng vấn Xác định cách thức phỏng vấn (phi cấu trúc hay có cấu trúc) Gửi trước những vấn đề yêu cầu Đặt lịch làm việc Phương tiện ghi chép là các ký pháp trên giấy khổ lớn Tiến hành phỏng vấn Nhóm phỏng vấn gồm 2 người (cán bộ phỏng vấn chính và người dẫn dắt phỏng vấn, lược ghi) Thái độ lịch sự, đúng giờ, khách quan, không tạo ra cảm giác “thanh tra” Nhẫn nại, chăm chú lắng nghe. Mềm dẻo và cởi mở. Có thể dùng máy ghi âm nhưng phải được sự cho phép của người được phỏng vấn. Tổng hợp kết quả phỏng vấn Lập bảng tổng hợp tài liệu gồm 3 cột: Số hiệu tài liệu, mô tả về tài liệu và các nhiệm vụ xử lý chúng. Lập bảng tổng hợp nhiệm vụ xử lý gồm 5 cột: số hiệu nhiệm vụ xử lý, mô tả về nhiệm vụ xử lý, vị trí công tác thực hiện, tần suất và khối lượng xử lý, tài liệu sử dụng, tài liệu ra. Tổng hợp các thông tin thu thập được, kết hợp với các thông tin khác để thấy được vấn đề. Nghiên cứu tài liệu Phương pháp này cho phép cán bộ xác định yêu cầu có thêm thông tin về tổ chức như lịch sử hình thành, phát triển, tình trạng tài chính, tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc,… những thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại, và thậm chí cả tương lai của tổ chức. Vì vậy, cần nghiên cứ các văn bản sau: Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoạt nhóm công tác Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức Các báo cáo, bảng biểu do hẹ thống thông tin hiện tại sinh ra. Sử dụng phiếu điều tra Khi cần lấy thông tin trên một diện rộng các đối tượng thì sử dụng phương pháp này. Yêu cầu câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng, phiếu ghi có cách thức dễ tổng hợp. Có thể chọn gửi phiếu điều tra đến những đối tượng sau: Những đối tượng có thiện chí Nhóm ngẫu nhiên Chọn nhóm có mục đích Phân thành các nhóm (lãnh đạo, quản lý, người dùng,…) Phiếu thường được thiết kế trên giấy, tuy nhiên có thể dùng qua điện thoại, fax, email,… Quan sát Khi phân tích viên muốn hiểu thêm về hệ thống thông tin mới, có thể sử dụng phương pháp này kết hợp với các phương pháp trên. Tuy nhiên, phương pháp này sẽ gặp khó khăn nếu người bị quan sát không làm việc như thường ngày. Phương pháp mã hóa dữ liệu Định nghĩa mã hóa dữ liệu Mã hiệu được xem như một biểu diễn theo quy ước, thông thường là ngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể. Bên cạnh những thuộc tính định danh theo ngôn ngữ tự nhiên, người ta thường tạo ra những thuộc tính nhận diện mới gồm một dãy ký hiệu, chủ yếu là những chữ cái và chữ số, được gán cho một ý nghĩa nhất định. Mã hóa là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn. Đây là một công việc của thiết kế hệ thống thông tin. Tác dụng của việc mã hóa Việc mã hóa mang lại những lợi ích sau: Nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng. Do gán cho mỗi đối tượng một thuộc tính định danh mang tính duy nhất nên không thể có sự nhầm lẫn giữa đối tượng này với đối tượng khác. Mô tả nhanh chóng các đối tượng. Tên của một đối tượng thường dài và khó nhớ, tuy nhiên, nếu nó được gán cho một mã hiệu và mã hiệu này nằm trong bảng mã thì việc truy cập để tìm tên công ty là dễ dàng. Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn. Nếu việc mã hóa đã được phân nhóm từ trước thì việc ta có thông tin về từng nhóm đối tượng sẽ trở nên nhanh chóng và dễ dàng rất nhiều. Các phương pháp mã hóa cơ bản Có các phương pháp mã hóa sau: Mã hóa phân cấp. Mã hóa từ trên xuống dưới, từ trái qua phải. Dãy số được kéo dài về phía phải thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn. Phương pháp này đơn giản và dễ hiểu. Mã hóa liên tiếp. Mã của đối tượng sau bằng mã của đối tượng trước nó cộng 1 đơn vị. Phương pháp này tạo lập dễ dàng nhưng không có tính gợi nhớ và không thể chèn thêm. Mã tổng hợp. Kết hợp hai phương pháp trên Mã hóa theo series. Sử dụng một tập hợp dãy gọi là xeri. Mã hóa gợi nhớ. Căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng. Phương pháp này có tính gợi nhớ cao, nhưng không thuận lợi cho tổng hợp và phân tích. Mã hóa ghép nối. Chia mã làm nhiều trường, mỗi trường gắn với một đặc tính của đối tượng được mã hóa. Dù dùng phương pháp nào thì bộ mã cũng phải đảm bảo ba yêu cầu sau: bảo đảm tỷ lệ kén chọn và tỷ lệ sâu sắc bằng 1; có tính uyển chuyển, lâu bền; tiện lợi khi sử dụng. Công cụ mô hình hóa Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) Hình 2.6: Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ DFD Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ gồm các luồng dữ liệu, xử lý, lưu trữ, nguồn, đích nhưng không quan tâm đến đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ này chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Các mức của DFD. Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Phân rã sơ đồ: Chi tiết hóa, cụ thể hóa từng chức năng trong sơ đồ ngữ cảnh. Có các mức 0, mức 1,… Sơ đồ luồng thông tin (IFD) Hình 2.5: Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ IFD Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lưu trữ trong thể giới vật lý bằng các sơ đồ. Dòng thông tin ra vào với kho dữ liệu không cần phải có mũi tên chỉ hướng. Có thể dùng thêm một số ký tự khác như màn hình, đĩa từ. Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) Hình 2.7: Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ BFD Mục đích của sơ đồ là nêu lên chính xác và cụ thể các chức năng chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ chức năng của hệ thống chỉ ra cho chúng ta biết hệ thống cần phải làm gì chứ không phải chỉ ra là phải làm như thế nào. Sơ đồ BFD được biểu diễn dưới dạng hình cây. Ở mỗi mức, các chức năng cùng mức sắp xếp trên cùng một hàng, cùng một dạng. Mỗi chức năng có một tên duy nhất, tên chức năng phải là một mệnh đề động từ gồm một đồng từ và một bổ ngữ. Tên chức năng cần phản ánh được nội dung công việc thực tế mà tổ chức thực hiện và người sử dụng quen dùng nó. Thiết kế logic của hệ thống thông tin quản lý Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra Các bước để tiến hành thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin đầu ra: Bước 1: Xác định các đầu ra Liệt kê toàn bộ đầu ra Nội dung, khối lượng, tần xuất và nơi nhận chúng Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra. Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra. Trên mỗi thông tin đầu vào bao gồm các phần tử thông tin gọi là thuộc tính. Phân tích việc liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách. Đánh dấu các thuộc tính lặp, thuộc tính thứ sinh, gạch chân các thuộc tính khóa cho thông tin đầu ra, loại bỏ cá thuộc tính thứ sinh. Thực hiện việc chuẩn hóa mức 1 (1.NF). Trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách chúng ra làm các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý. Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc. Thực hiện chuẩn hóa mức 2 (2.NF). Trong một danh sách, mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khóa. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khóa thành một danh sách mới. Lấy toàn bộ khóa đó làm khóa cho danh sách mơi. Đặt cho danh sách này một tên riêng phù hợp với nội dung các thuộc tính trong danh sách. Thực hiện chuẩn hóa mức 3 (3.NF). Trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng làm 2 danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X. Mô tả các tệp. Sau chuẩn hóa mức 3 mỗi danh sách sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu. Tên tệp viết chữ hoa, nằm phía trên, thuộc tính nằm trong các ô, thuộc tính khóa có gạch chân. Bước 3: Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một CSDL. Những danh sách nào cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, nghĩa là tạo thành một danh sách chung bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của danh sách đó. Bước 4: Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ. Xác định số lượng các bản ghi từng tệp, độ dài cho một thuộc tính, độ dài cho bản ghi. Bước 5: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập lại sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều, nếu có quan hệ một-nhiều thì vẽ hai mũi tên về hướng nhiều. Thiết kế cơ sở dữ liêu bằng phương pháp mô hình hóa Khái niệm cơ bản Thực thể: được dùng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng. Liên kết: Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác mà có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể với nhau. Mức độ liên kết Ngoài việc biết thực thể này liên kết với thực thể khác ra sao còn cần phải biết có bao nhiêu lần xuất thực thể A tương tác với mõi lần xuất thực thể B và ngược lại. Liên kết một – một (1@1) là mỗi lần xuất thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất thực thể B và ngược lại. Liên kết một – nhiều (1@N) là mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A. Liên kết nhiều – nhiều (N@M) là mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A. Thiết kế vật lý ngoài Thiết kế vật lý đầu ra Thiết kế vật lý đầu ra có hai nhiệm vụ: lựa chọn vật mang tin và bố trí thông tin trên vật mang. Lựa chọn vật mang tin. Để truyền tải thông tin cần phải có vật mang tin, đây là yếu tố phải được lựa chọn đầu tiên vì nó quyết định dạng thức của đầu ra. Có 4 loại vật mang tin chính: giấy, màn hình, tiếng nói, vật mang tin từ tính hoặc quang tính. Bố trí thông tin đầu ra trên vật mang. Sau khi xác định được vật mang, thiết kế viên phải lựa chọn cách thức bố trí sao cho nó thể hiện tốt nhất nội dung của thông tin. Có hai vật mang tin được dùng chủ yếu là giấy và màn hình. Thiết kế trang in. Gồm có các thông tin cố định, không thay đổi như tên tài liệu, tên công ty,…. Nếu thông tin cần được phân nhóm thì phải thể hiện tất cả những yếu tố tên tài liệu, tên trang, tên nhóm, thân tài liệu, cuối nhóm, cuối trang, cuối tài liệu. Thông tin có thể được trình bày theo cột, theo cột trong từng nhóm, theo dòng. Thiết kế ra trên màn hình. Sử dụng màn hình sẽ có nhiều lợi thế hơn giấy. Thiết kế sao cho người sử dụng có thể dùng các phím lùi, tiến,… để xem thông tin. Nếu có thể thì nên sử dụng cách tiếp cận Danh sách – Chi tiết. Thiết kế vật lý đầu vào Lựa chọn phương tiện nhập. Nhập từ một tài liệu nguồn qua một thiết bị cuối, dữ liệu vào là đầu ra của quá trình xử lý trước đó. Quy tắc thiết kế màn hình nhập liệu. Khuôn dạng màn hình nên giống với tài liệu gốc; Nên nhóm các trường trên màn hình theo một trật tự có ý nghĩa; Không nhập các thông tin mà hệ thống có thể lấy từ kết quả tính toán; Đặt tên trường ở trên hoặc trước trường nhập; Đặt các giá trị ngầm định cho phù hợp; Sử dụng phím Tab để chuyển trường nhập. Thiết kế giao tác với phần tin học hóa Giao tác bằng tập hợp lệnh. Cách này có những bất lợi: khó thiết kế và lập trình; Người sử dụng phải nhớ các câu lệnh để sử dụng. Cách này sử dụng cho người có trình độ tin học cao. Giao tác bằng các phím trên bàn phím. Dùng một vài phím nóng. Cách này làm tăng tốc độ đưa lện vào cho hệ thống và dễ dàng hơn với người sử dụng. Cách này phù hợp cho những người sử dụng thường xuyên. Giao tác qua thực đơn (menu). Là cách được dùng phổ biến nhất hiện nay. Thiết kế vật lý trong Một số khái niệm. Sự kiện là một việc thực khi đến nó làm khởi sinh sự việc thực hiện của một hoặc nhiều xử lý. Công việc là một dãy các xử lý có chung một sự kiện khởi sinh. Tiến trình là một dãy các công việc mà các xử lý bên trong nó nằm cùng một lĩnh vực nghiệp vụ. Nếu tiến trình quá lớn thì nên chia cắt thành các lĩnh vực nhỏ hơn. Nhiệm vụ là một xử lý được xác định thêm các yếu tố về tổ chức: ai, ở đâu, khi nào,… Pha xử lý là tập hợp các nhiệm vụ có tính đến các yếu tố tổ chức và sự thực hiện của chúng, không phụ thuộc vào sự kiện nào khác mà chỉ phụ thuộc vào sự kiện khởi sinh ban đầu. Mô đun xử lý là một xử lý cập nhập hoặc tra cứu bên trong của một pha và thao tác với số lượng tương đối ít dữ liệu. Thể hiện sự liên kết giữa các mô đun. Sử dụng sơ đồ phân cấp để thể hiện mối liên hệ giữa các mô đun đã được tạo ra. Xây dựng các mô đun nhỏ để dễ kiểm tra. Mô đun nhỏ có thể sử dụng trong nhiều pha. Tính đến khả năng trợ giúp của các phần mềm phát triển. Tích hợp các đặc trưng vật lý của máy tính để phân chia mô đun. Xếp theo các nhóm mô đun có sự liên thông hết cái này đến cái kia. Thiết kế các nhiệm vụ người – máy. Các nhiệm vụ người – máy có mục đích chính nhằm tổ chức hội thoại giữa người và máy trong các pha đối thoại. Mỗi nhiệm vụ cần phải lập ra một sơ đồ gồm 3 phần: Nhiệm vụ - Người; Nhiệm vụ - Máy; Thông tin hiện ra. Giới thiệu hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access và ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access HiÖn nay, nghµnh c«ng nghÖ th«ng tin ®ang rÊt ph¸t triÓn, theo ®ã lµ sù ph¸t triÓn trong c¶ lÜnh vùc phÇn cøng vµ phÇn mÒm. §Æc biÖt hiÖn nay trªn thÕ giíi ®· ph¸t triÓn rÊt nhiÒu lo¹i ng«n ng÷ lËp tr×nh ®­îc dïng dÓ x©y dùng c¸c ch­¬ng tr×nh phÇn mÒm øng dông trong mäi lÜnh vùc cña ®êi sèng. Do vËy, viÖc lùa chän ng«n ng÷ ®Ó viÕt ch­¬ng tr×nh còng rÊt quan träng, mçi mét ng«n ng÷ cã nh÷ng ®iÓm m¹nh vµ ®iÓm yÕu riªng. Tuú thuéc vµo môc ®Ých cña ch­¬ng tr×nh vµ kh¶ n¨ng cña lËp tr×nh viªn mµ lùa chän mét ng«n ng÷ lËp tr×nh phï hîp ®Ó ph¸t triÓn. §Ó thùc hiÖn ch­¬ng tr×nh nµy, em quyÕt ®Þnh sö dông hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu Microsoft Access vµ ng«n ng÷ lËp tr×nh Visual Basic. Microsoft Access lµ mét trong nh÷ng bé ch­¬ng tr×nh quan träng nhÊt trong tæ hîp ch­¬ng tr×nh Microsoft Office Professional do h·ng phÇn mÒm Microsoft Cooperation s¶n xuÊt. Phiªn b¶n ®Çu tiªn cña Microsoft Access ra ®êi vµo n¨m 1989 vµ kh«ng ngõng ®­îc hoµn thiÖn, ®Õn nay ®· ph¸t triÓn qua n¨m phiªn b¶n ®Õn Microsoft Access 2000. Microsoft Access 2000 cung cÊp hÖ thèng ch­¬ng tr×nh øng dông rÊt m¹nh, gióp ng­êi dïng mau chãng vµ dÔ dµng t¹o lËp c¸c ch­¬ng tr×nh øng dông th«ng qua c¸c query, form kÕt hîp víi c¸c lÖnh cña Visual Basic. Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 Ng«n ng÷ lËp tr×nh Visual Basic lµ mét trong nh÷ng ng«n ng÷ lËp tr×nh kh¸ m¹nh vµ phæ biÕn hiÖn nay, cã thÓ dïng cho Microsoft Access. Visual Basic ®­îc dïng ®Ó liªn kÕt c¸c ®èi t­îng trong mét øng dông thµnh mät hÖ thèng thèng nhÊt. Víi Visual Basic lËp tr×nh viªn cã thÓ t¹o c¸c hµm riªng, t¹o vµ ®iÒu khiÓn c¸c ®èi t­îng, xö lý tõng b¶n ghi, tiÕn hµnh c¸c hµnh ®éng ë møc hÖ thèng, c¬ së d÷ liÖu th× dÔ b¶o tr× h¬n. Tãm l¹i, viÖc kÕt hîp hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu Microsoft Access vµ ng«n ng÷ lËp tr×nh Visual Basic ®Ó thùc hiÖn ch­¬ng tr×nh nµy lµ phï hîp víi môc ®Ých cña bµi to¸n ®Æt ra t¹i nhµ s¸ch NguyÔn V¨n Cõ. PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ QUẢN LÝ VÀ HOẠT ĐỘNG TÁC NGHIỆP TẠI HIỆU SÁCH Khảo sát hệ thống Phương pháp thu thập thông tin Phương pháp thu thập thông tin chủ yếu trong đề tài này, như đã trình ở phần trên, chủ yếu là phỏng vấn, quan sát và thu thập tài liệu. Phỏng vấn: Việc phỏng vấn được tiến hành với nhưng người sẽ tham gia trực tiếp vào hệ thống trong tương lai. Đó là người quản lý hiệu sách, những nhân viên giúp việc người quản lý (nhân viên giám sát, giúp việc), các nhân viên kế toán, các trưởng quầy hàng, các nhân viên đứng quầy, các nhân viên thanh toán và nhân viên gọi nhập, đặt hàng. Người quản lý hiệu sách mong muốn có thể có những báo cáo quản lý như doanh thu (theo từng quầy hàng, từng thời điểm lựa chọn), báo cáo chi phí, và các báo cáo lợi nhuận một cách nhanh chóng nhất. Với phương pháp thủ công hiện nay, việc kết toán thu chi không thể đảm bảo yêu cầu trên. Công việc của những người giám sát nhân viên (không chỉ là giám sát nhân viên bán hàng mà còn là chấm công nhân viên theo ca) không phức tạp dù thực hiện thủ công. Tuy nhiên, họ vẫn mong muốn có một hệ thống lưu trữ đầy đủ những thông tin về nhân viên cũng như tần suất đi làm của họ một cách tự động hoặc tự động một phần nào đó. Điều này giúp họ rất nhiều vì hiện nay, vào cuối tháng những nhân viên giám sát này phải tự tổng kết các buổi nghỉ, buổi đi làm của từng nhân viên để người quản lý lên bảng lương., trong khí đó, điều này hoàn toàn có thể thực hiện được tự động nhờ máy tính. Các nhân viên kế toán mong muốn công việc có thể được giảm bớt nhờ một hệ thống kết chuyển tự động các hóa đơn bán, hóa đơn mua hàng vào cuối mỗi tháng. Việc này thuận lợi cho họ trong việc lên các báo cáo tài chính. Với nhân viên đứng quầy, nhất là ở các quầy sách. Tuy các quầy sách đều đã được chia nhỏ thành từng lĩnh vực, nhưng hệ thống thông tin có thể trợ giúp khách hàng trong việc tìm kiếm sách thì sẽ tiết kiệm không chỉ thời gian cho họ, mà còn cho những người mua sách. Một hệ thống như vậy ngoài những hỗ trợ cho nhân viên, nó còn những tác dụng nhất định trong việc thu hút khách hàng. Và nó đặc biệt có ích nếu hiệu sách mở rộng thêm quy mô với nhiều đầu sách mới. Ngoài ra, các nhân viên đứng quầy còn phải thống kê số lượng hàng hóa (sách và các loại hàng khác) vào cuối mỗi tuần để xác định xem mặt hàng nào cần nhập về, với số lượng bao nhiêu, việc thống kê này là rất thủ công và mất nhiều thời gian. Với nhân viên thanh toán, việc thanh toán hiện nay tuy đã áp dụng 03 máy tính tiền nhưng có những bất cập (như đã phân tích ở trên) khi in ra phiếu thanh toán không cụ thể rõ ràng. Tuy nhiên, sự không cụ thể rõ ràng đó mới chỉ là một điểm yếu nhỏ của hệ thống cũ. Do không có quản lý theo mã hàng hóa nên việc kết chuyển hàng bán, tính toán lượng hàng hóa tồn kho là rất khó khăn. Nhưng điểm yếu của hệ thống thanh toán và việc thống kê hàng tồn cũng gây khó khăn cho những người làm nhiệm vụ gọi đặt hàng mới. Vì vậy, hệ thống thông tin mới phải khắc phục tất cả những nhược điểm trên của hệ thống cũ. Quan sát: Những quan sát trong hiệu sách cho thấy rằng, hệ thống cũ là không hiệu quả và dẫn đến việc tăng chi phí cho nhân lực. Số lượng nhân viên trong từng quầy hàng là lớn (để có thể đảm bảo hoạt động của một quầy). Nhân viên đứng quầy không tập trung vào công việc hầu hết thời gian làm và chỉ làm việc nhiều khi đến cuối mỗi ca (là thời gian để họ kiểm kê hàng hóa). Sự hỗ trợ của nhân viên với khách hàng là không lớn (nhất là tại các quầy sách). Như vậy, có thể thấy hệ thống thông tin hiện thời làm tăng chi phí của doanh nghiệp trong việc thuê nhân công. Nếu hệ thống thông tin mới thành công, số lượng nhân viên sẽ được giảm thiểu. Thu thập, nghiên cứu tài liệu: Tài liệu thu thập được là phiếu thanh toán, các hóa đơn nhập hàng, các hóa đơn chi khác, bảng chấm công,… Yêu cầu của hệ thống thông tin mới Hệ thống thông tin mới phải đảm bảo những yêu quan trọng nhất về mặt chức năng và giao diện sau đây. Yêu cầu chung về hệ thống: Hệ thống phải đáp ứng tất cả các nhu cầu của những người sẽ tham gia trong tương lai. Đồng thời phải có sự phân quyền rõ ràng. Yêu cầu về chức năng: Với những thông tin thu thập được trong quá trình trên, một hệ thống thông tin mới phải đảm bảo có các chức năng sau đây. Thứ nhất, quản lý các mặt hàng theo mã hàng hóa; Thứ hai, quản lý quá trình bán hàng (gồm có việc thanh toán, lên các báo cáo về hàng hóa,…); Thứ ba, quản lý quá trình nhập và quản lý hàng tồn kho; Thứ tư, trợ giúp cho việc lên bảng lương và quản lý thông tin nhân viên; Thứ năm, có thể thực hiện tìm kiếm nhằm trợ giúp khách hàng đối với mặt hàng là sách; Thứ sáu, lên các báo cáo tài chính hỗ trợ cho việc quản lý của người quản lý hiệu sách. Yêu cầu về giao diện: Giao diện hệ thống phải thân thiện với người sử dụng và phù hợp với trình độ văn hóa của nhân viên. Các mẫu cập nhật phải được bố trí một cách khoa học và không quá khác biệt với các mẫu đã từng được sử dụng trước đây. Phân tích hệ thống Sơ đồ luồng thông tin (IFD) Bộ phận bán hàng Bộ phận nhập, đặt hàng và quản lý hàng tồn kho Bộ phận chấm công Bộ phận kế toán Sơ đồ chức năng (BFD) Hình 3.1: Sơ đồ chức năng nghiệp vụ của hệ thống. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) Sơ đồ ngữ cảnh Hình 3.2: Sơ đồ ngữ cảnh Sơ đồ mức 0 Hình 3.3: Sơ đồ luồng thông tin mức 0 Sơ đồ mức 1 Sơ đồ mức 1 chức năng Quản lý bán – nhập hàng Hình 3.4: Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý bán- nhập hàng Sơ đồ mức 1 chức năng Quản lý nhân viên Hình 3.5: Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý nhân viên Sơ đồ mức 1 chức năng Báo cáo quản lý Hình 3.6: Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Báo cáo quản lý Sơ đồ mức 1 chức năng Tìm kiếm Hình 3.7: Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Tìm kiếm Thiết kế logic Thiết kế cơ sở dữ liệu từ thông tin đầu ra Việc thiết kế cơ sở dữ liệu sau đây dựa vào cách phân tích hướng trọng tâm vào các đối tượng liên quan đến các hoạt động chính của nhà sách và dựa vào các thông tin đầu ra (là các bảng biểu) Với đối tượng là Hàng hóa: Tệp HANGHOA (HÀNG HÓA), MALOAI (Mà LOẠI): MaHang đặt kiểu number, độ rộng là 5 (vì hiệu sách hiện giờ có khoảng dưới 99.999 mặt hàng). Do đặc trưng của nhà sách Nguyễn Văn Cừ là nó vừa là một nhà sách, vừa là một siêu thị thu nhỏ với rất nhiều các sản phẩm khác được bán tại. Tuy nhiên, hệ thống này có một chức năng lớn đó là tìm kiếm (riêng cho các sản phẩm sách báo). Do đó, trong tệp này ngoài các thông tin chung về hàng hóa như Mã loại, tên hàng, nhà cung cấp,… thì còn có một phần thông tin riêng dành cho sách (Nội dung tóm tắt, tác giả, số trang,…). MaLoai (Mã loại trong tệp MALOAI) kiểu Charater, độ dài 3 là trường để chỉ loại hàng hóa. Riêng với sản phẩm sách thì có nhiều loại nhỏ hơn. Ví dụ như Sách thiếu nhi – STN, tiểu thuyết – TTH,… hay hàng thực phẩm khô – TPK, hóa mỹ phẩm – HMP,… Trong tệp này cũng có một trường là trường Sach (Sách), kiểu Logical, độ dài 1. Trường này cho phép xác định hàng hóa có phải là Sách hay không (để phục vụ cho việc tìm kiếm), đồng thời cũng thuận tiện hơn khi cập nhật hàng hóa. Tệp QUAYHANG, NHACUNGCAP Trường MaQuay (trong tệp QUAYHANG) kiểu Text, độ rộng 2 dùng để chỉ các quầy hàng. Ví như quầy thực phẩm (TP), quầy sách (SA), Quầy mỹ phẩm (MP),… Trường MaNCC (trong tệp NHACUNGCAP) kiểu Text với độ rộng 5 chỉ các nhà cung cấp. Ví dụ: Nhà xuất bản Thanh Niên (NXBTN), Công ty FPT (CTFPT),… Trong tệp NHACUNGCAP có một số trường tương tự với các trường trong các bảng khác như SoDT (Số điện thoại) – trường này có kiểu Number, độ rộng 11 để chỉ số điện thoại bao gồm cả mã quốc tế cho điện thoại cố định. Ví dụ: 84048123123, MaST (Mã số thuế) kiểu Number độ rộng 10 để chỉ mã số thuế. Ví dụ như mã số thuế của công ty FPT: 0101248141. Với đối tượng là Nhân viên Tệp NHANVIEN. Trong tệp này, MaNV (Mã nhân viên) với kiểu Number, độ rộng 3 là khóa chính. Chọn độ rộng 3 là vì số lượng nhân viên của hiệu sách có thể tăng lên qua con số 999 nhân viên (trong tương lai.) Tệp BOPHAN. Chứa các thông tin về từng bộ phận trong nhà sách. MaBP (Mã bộ phận) là khóa chính, kiểu Text, độ dài 2. Ví dụ như bộ phận kế toán (KT), Bộ phận bán hàng (BH), Bộ phận giám sát (GS),… Tệp CALV. Chứa các thông tin về từng ca làm việc. Khóa chính là MaCaLV (Mã ca làm việc) kiểu dữ liệu Text, độ dài 1. Ví dụ ca sáng (S), chiều (C), tối (T). Và đồng thời chứa thời gian bắt đầu, kết thúc một ca. Tệp này cũng chứa mức lương trả cho nhân viên từng ca. Trường này giúp tính lương cuối tháng của nhân viên. Tệp BANGCC. Là tệp chứa thông tin về các phiếu chấm công. Trong đó, MaBCC là khóa chính. Khóa chính này có giá trị là kiểu text, độ dài 7, được đặt theo cách mã hóa gợi nhớ ngày, tháng và ca. Ví dụ: Bảng chấm công buổi sáng ngày 06 tháng 6 năm 2006 có mã như sau: S060606. Bảng chấm công được nhân viên giám sát sử dụng ở từng ca làm việc và theo dõi tần suất đi làm của nhân viên, phục vụ cho việc lên bảng lương. Tệp BANGTHUONG dùng để chứa thông tin thưởng cho nhân viên vào cuối tháng. Với đối tượng là các giao dịch mua và bán Tệp GIAODICHBAN, GIAODICHMUA. Hai tệp này là hoàn toàn tương đương nhau. Đây là hai trong ba tệp quan trọng nhất của cơ sở dữ liệu, chứa thông tin về các giao dịch mua và bán. Tệp này có thể được hiểu như là các tệp chứa thông tin về các hóa đơn và phiếu nhập kho. Trong đó, MaGDB – Mã giao dịch bán (tương tự là MaGDM – mã giao dịch mua) có kiểu Text, độ rộng 9, được mã hóa theo quy tắc mã hóa gợi nhớ, ví dụ B03030601 có nghĩa là phiếu Bán hàng thứ nhất vào ngày 03/03/2006. Trong mỗi giao dịch có thể thực hiện trao đổi nhiều hàng hóa. Và 2 tệp này có quan hệ nhiều – nhiều với tệp HANGHOA. Tệp PHIEUTHUKHAC và PHIEUCHIKHAC dùng để chứa thông tin của các phiếu thu, phiếu chi khác (không phải cho việc bán – nhập hàng). Tệp này dùng để tính lợi nhuận sau thuế và là các tệp tự do. Ngoài ra còn một số tệp chi tiết khác (dùng là tệp trung gian giữa hai tệp có mối quan hệ nhiều – nhiều). Phần dưới đây sẽ mô tả chi tiết các tệp cơ sở dữ liệu. Các tệp cơ sở sở dữ liệu LOAIHANG (LOẠI HÀNG) Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải MaLoai Text  3 Mã loại TenLoai Text  15 Tên loại GiaiThich Text 60 Giải thích QUAYHANG (QUẦY HÀNG) Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải MaQuay Text  2 Mã quầy TenQuay Text  15 Tên quầy Trưởng quầy Text 30 Trưởng quầy NHACUNGCAP (NHÀ CUNG CẤP) Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải MaNCC Text  5 Mã nhà cung cấp TenNCC Text  30 Tên nhà cung cấp DiaChi Text 30 Địa chỉ SoDT Number 11 Số điện thoại MaST Number 10 Mã số thuế HANGHOA (HÀNG HÓA) Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải ._.