Xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý và hoạt động tác nghiệp tại hiệu sách Nguyễn Văn Cừ

ng quy mô sản xuất hay tiến hành xây dựng hệ thống thương mại điện tử. Tuy rằng số lượng các doanh nghiệp như trên là chưa nhiều và chủ yếu mới được áp dụng bởi các doanh nghiệp lớn, nhưng các doanh nghiệp nhỏ và vừa cũng không thể không làm ngơ trước xu thế này. Với mong muốn áp dụng các kiến thức đã học trong nhà trường vào thực tế, và mong muốn tạo ra một sản phẩm phần mềm dù nhỏ nhưng có thể sử dụng để hỗ trợ tác nghiệp và quản lý tại các hiệu sách vừa ở Việt Nam, em chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý và hoạt động tác nghiệp tại hiệu sách Nguyễn Văn Cừ” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp này có cấu trúc gồm 3 chương như sau: Chương 1: Tổng quan về công ty cổ phần phần mềm FPT và hiệu sách Nguyễn Văn Cừ Chương này trình bày những cái nhìn khái quát nhất về công ty cổ phần phần mềm FPT (F-Soft) nơi tác giả thực tập và hiệu sách Nguyễn Văn Cừ (là địa điểm cụ thể để tác giả có thể tìm hiểu nhằm đưa ra bài toán cần giải quyết). Đồng thời, trong chương 1, tác giả cũng trình bày mục đích, ý nghĩa của đề tào và phương pháp sử dụng nghiên cứu. Chương 2: Phương pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý Chương này gồm tất cả các phương pháp được sử dụng để nghiên cứu một hệ thống thông tin quản lý, đó chính là cơ sở cho việc thực hiện phân tích, thiết kế cũng như phát triển hệ thống ở chương 3. Các ví dụ cụ thể cũng sẽ được lấy từ thực tế xây dựng hệ thống. Chương 3: Phân tích thiết Hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý và hoạt động tác nghiệp tại hiệu sách Nguyễn Văn Cừ. Trong chương này, tác giả sẽ trình bày chi tiết quá trình phát triển hệ thống thông tin đã chọn. Hà Nội, ngày 12 tháng 4 năm 2006 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM FPT VÀ HIỆU SÁCH NGUYỄN VĂN CỪ Tổng quan về công ty cổ phần phần mềm FPT (F-Soft) và hiệu sách Nguyễn Văn Cừ Sơ lược về công ty cổ phần phát triển và đầu tư công nghệ FPT Những thông tin chung FPT (tên đầy đủ là Công ty Cổ phần Phát triển đầu tư công nghệ FPT) thành lập ngày 13/09/1988, trụ sở chính tại 89 Láng Hạ - Đống Đa - Hà Nội. FPT là một trong những công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ hàng đầu tại Việt Nam, với các lĩnh vực chính như: sản xuất các sản phẩm phần mềm (đáp ứng nhu cầu nội địa và trong nước); phân phối các sản phẩm công nghệ thông tin; lắp ráp máy vi tính; phân phối điện thoại di động,đào tạo lập trình viên; truyền hình… Khách hàng của FPT bao gồm các văn phòng lớn tại Việt Nam (văn phòng chính phủ, bộ công an, bộ tài chính, bộ quốc phòng,…); các ngân hàng quốc doanh, ngân hàng thương mại, ngân hàng liên doanh trong và ngoài nước (Vietcombank, Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn, Eximbank, ACB, Public Bank (chi nhánh ở Lào và Campuchia), Bank of Tokyo, Sumitomo Bank,…); Các công ty sản xuất và dịch vụ (VietsoPetro, Vietnam Airlines, VDC...); Các công ty liên doanh nước ngoài (Metropol Sofitel Hotel, BP, Coca-Cola…). Đối tác của FPT là các công ty tin học và viễn thông uy tín trên thế giới (IBM, HP, Microsoft, Toshiba, Cisco, Oracle, Motorola, Samsung…). Về nhân sự, FPT là công ty tập trung được đông đảo cán bộ làm tin học nhất Việt Nam với gần 3200 nhân viên (tính đến hết năm 2004), trong đó hơn 74% nhân viên tốt nghiệp ĐH. FPT luôn phấn đấu trở thành công ty Công nghệ thông tin số một Việt Nam với định hướng phát triển chủ đạo là cung cấp dịch vụ Hội tụ số. Sơ đồ tổ chức: Dưới đây là sơ đồ tổ chức của FPT Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức của công ty cổ phần phát triển và đầu tư công nghệ FPT (Nguồn: Công ty bao gồm các trung tâm và các công ty chi nhánh ở cả ba miền, tại Hà Nội, Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh. Tổng quan về F-Soft Như đã trình bày ở trên (xem hình 1.1), Công ty Phần mềm FPT (F-Soft) là một trong 6 công ty chi nhánh của FPT, được thành lập năm 1999 (đến năm 2004 mới chính thức là Công ty Cổ phần phần mềm FPT). Để có một cái nhìn khái quát về F-Soft, tác giả xin trình bày một số vấn đề về chức năng kinh doanh, cơ cấu tổ chức, quá trình phát triển và quy trình sản xuất phần mềm của công ty. Chức năng kinh doanh Duy trì và phát triển các ứng dụng Gia công phần mềm Xây dựng các trung tâm phát triển phần mềm từ xa (OSDC) Cơ cấu tổ chức Hình 1.2 cho thấy cơ cấu tổ chức của F-Soft. F-Soft được chia thành các chi nhánh khác nhau theo vùng địa lý (Hà Nội – Headquarter, Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh, Nhật Bản) và theo chức năng của từng bộ phận (Bộ phận kế toán, Bộ phận nhân lực, bộ phận phát triển kinh doanh, bộ phận hỗ trợ khách hàng…). Trong từng chi nhánh cũng có đầy đủ các bộ phận chuyên môn như cơ quan quản lý chúng. Cách xây dựng một cấu trúc như vậy sẽ giúp phát huy tối đa tiềm lực của công ty vì từng bộ phận cấp cơ sở sẽ thuộc quyền quản lý của các bộ phận cấp trên. Nhân viên F-Soft hoạt động trong sự quản lý của một nhóm (Group). Hình 1.3 dưới đây cho thấy cơ cấu tổ chức của một nhóm (trung tâm kinh doanh) trong F-Soft mà cụ thể là G5. Mỗi trung tâm kinh doanh (mà ví dụ ở đây là trung tâm kinh doanh G5) được lãnh đạo bởi một giám đốc (Bùi Thiện Cảnh). Giám đốc sẽ chỉ đạo các đơn vị nhỏ hơn: Các phòng sản xuất (D1 phụ trách thị trường Nhật Bản, D5 phụ trách thị trường Pháp) Phòng phụ trách tiếng Nhật JTC Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức của F-Soft (Nguồn: F-Soft Profile) Các đơn vị đặc biệt: Đơn vị phụ trách Đoàn thanh niên Youth Union Hình 1.3: Cơ cấu tổ chức một trung tâm kinh doanh (trung tâm kinh doanh G5) Quá trình phát triển và những thành tựu đạt được của F-Soft F-Soft trải qua một quá trình phát triển bền vững và lớn mạnh kể từ khi thành lập năm 1988 (khi còn là một bộ phận trong tổng công ty mẹ). Dưới đây là một vài điểm chính, khái quát về quá trình phát triển của F-Soft. Năm Sự kiện 1988 Hoạt động như là một bộ phận phần mềm của Công ty cổ phần phần mềm FPT 1999 Bắt đầu nhận gia công phần mềm lần đầu tiên 2000 Thành lập Trung tâm phát triển phần mềm từ xa (Offshore Software Development Center-OSDC) với Harvey Nash Hoa Kỳ; Bắt đầu làm việc với khách hàng Nhật Bản đầu tiên, công ty NTT-IT 2001 Nhận chứng chỉ ISO 9001:2000 Được IBM lựa chọn là nhà cung cấp phần mềm độc lập 2002 Đạt được CMM mức 4 Bắt đầu làm việc với đối tác công ty IBM Nhật Bản 2003 Bắt đầu làm việc với đối tác công ty IBM Hoa Kỳ, Hitachi Software, Nisson, TIS 2004 Thành lập công ty cổ phần phần mềm FPT (F-Soft) Mở trung tâm phát triển phần mềm tại thành phố Hồ Chí Minh Mở văn phòng tại Tokyo Đạt được CMM mức 5 Bắt đầu làm việc với IBM Mỹ, MHTS, Hitachi Ltd. 2005 Mở trung tâm phát triển phần mềm tại thành phố Đà Nẵng Thành lập OSDC cho công ty phần mềm Hitachi Bắt đầu làm việc với Nomura Reasearch Institute, Toshiba Joho, HP Nhật Bản Thành lập công ty phần mềm FPT Nhật Bản tại Tokyo Ứng dụng tiêu chuẩn 7799 của Anh cho hệ thống quản lý bảo mật thông tin Bảng 1.1: Những điểm mốc quan trọng trong quá trình phát triển của F-Soft Khái quát quy trình sản xuất phần mềm F-Soft tuân theo quy trình sản xuất phần mềm hiện đại, gồm các bước: phân tích yêu cầu, thiết kế, lập trình, kiểm thử, triển khai phần mềm. Đặc biệt, quá trình này được sự hỗ trợ của các hệ thống tin học như DashBoard, Fsoft Insight, DatetimeSheet và DMS. Dưới đây là chi tiết từng giai đoạn trong quá trình sản xuất phần mềm. Giai đoạn phân tích yêu cầu: xác định rõ ràng yêu cầu của người sử dụng để từ đó đưa ra được các vấn đề cần giải quyết, những mục tiêu cần đạt được, những rủi ro có thể gặp phải, hay những giới hạn về công nghệ không thể vượt qua. Cán bộ xác định yêu cầu là những người có năng lực cao về chuyên môn, kỹ thuật cũng như kiến thức về kinh tế nhằm đánh giá được quy mô của phần mềm. Giai đoạn thiết kế: Được thực hiện ngay sau khi quá trình xác định yêu cầu kết thúc. Tài liệu từ quá trình trên được sử dụng ở giai đoạn này, mục đích của giai đoạn thiết kế là xây dựng được đặc tả của các yêu cầu đối với phần mềm, xây dựng kiến trúc hệ thống, thiết kế kỹ thuật, thiết kế chi tiết (thiết kế dữ liệu, thiết kế giao diện, thiết kế chương trình, module hóa chương trình và thiết kế các công cụ cài đặt chương trình). Giai đoạn lập trình: Giai đoạn này chuyển đổi các đặc tả thiết kế vật lý của giai đoạn thiết kế thành các module chương trình do các lập trình viên đảm nhận. Quá trình này phải tuân thủ nghiêm ngặt theo tài liệu thiết kế đã được tạo ra từ giai đoạn trước. Giai đoạn kiểm thử: Ngay từ giai đoạn lập trình, các lập trình viên cũng đã thực hiện test các module xử lý gọi là unit test. Giai đoạn test tích hợp các module nhằm mục đích chạy và kiểm thử cả chương trình, nó là một đánh giá cuối cùng về các đặc tả, thiết kế và mã hóa. Mục đích của giai đoạn này là nhằm đảm bảo rằng tất cả các thành phần của chương trình đều được thiết kế và triển khai đúng với các yêu cầu đã đề ra. Giai đoạn triển khai phần mềm: Mục đích của giai đoạn này là giao lại sản phẩm phần mềm cho khách hàng bao gồm những việc sau: thực hiện cài đặt phần mềm, đào tạo về kỹ thuật cho người sử dụng. Tổng quan về hiệu sách Nguyễn Văn Cừ Sơ lược về doanh nghiệp sách Thành Nghĩa Thông tin chung Tên đơn vị: Doanh nghiệp tư nhân sách Thành Nghĩa TP.HCM Ngày thành lập: 20 tháng 8 năm 1993. Địa chỉ trụ sở chính: 288B An Dương Vương - P4 - Q.5 - TP.HCM. Điện thoại: 084.8392516 Fax: 084.8392516 Website: www.nhasachthanhnghia.com Chức năng kinh doanh: Phát hành sách báo - văn hoá phẩm, in bao bì, mua bán quà lưu niệm, hàng may mặc. Chế biến thực phẩm (không chế biến thực phẩm tươi sống). Mua bán kim khí điện máy, đồ gia dụng, văn phòng phẩm, mỹ phẩm, băng đĩa trắng, băng đĩa có âm thanh, đĩa có hình (có nội dung đựơc phép lưu hành) Quy mô hoạt động, doanh số và sự phát triển Quy mô hoạt động: Đến nay, doanh nghiệp sách Thành Nghĩa có 14 chi nhánh trên cả nước, với tổng số nhân viên lên tới gần 1600 nhân viên. Các chi nhánh trực thuộc doanh nghiệp sách Thành Nghĩa bao gồm: 1. Nhà sách Thành Nghĩa 288B An Dương Vương - P4 - Q.5 - TP.HCM 2. Nhà sách Nguyễn Văn Cừ 1  235C Nguyễn Văn Cừ, Q.1, TP. HCM 3. Nhà sách Nguyễn Văn Cừ 2  601- 603 CMT8, Q.10, TP. HCM 4. Nhà sách Nguyễn Văn Cừ 3  551Xô Viết Nghệ Tĩnh, P26, Q. Bình Thạnh. 5. Nhà sách Nguyễn Văn Cừ 4  181-187 Hùng Vương, P9, Q6, TP. HCM 6. Nhà sách Nguyễn Văn Cừ 5  42 Nguyễn Huệ, P2, Cao Lãnh, Đồng Tháp. 7. Nhà sách Nguyễn Văn Cừ 6  1/6 Huỳnh Tấn Phát, Q. 7, TP. HCM 8. Nhà sách Nguyễn Văn Cừ 7 36 Xuân Thủy – Cầu Giấy – Hà Nội 9. Nhà sách Phan Đăng Lưu  126 Phan Đăng Lưu, Q. Phú Nhuận, TP. HCM 10. Nhà sách Nhà sách Thanh Niên  189 Cống Quỳnh, Q.1, TP. HCM 11. Nhà sách Trí Đức  09 Đồng Nai, P15, Q.10, TP. HCM 12. Nhà sách Nguyễn Tất Thành  09 Nguyễn Tất Thành, P12, Q.4, TP. HCM 13. Nhà sách Kỳ Đồng - Trần Quốc Thảo 161-163 Trần Quốc Thảo, Q.3, TP. HCM 14. Nhà sách Miền Đông Bảng 1.2: Các chi nhánh của doanh nghiệp sách Thành Nghĩa (Nguồn: Số lượng đầu sách phục vụ khách hàng (tính đến năm 2003) được mô tả trong bảng sau STT TÊN NHÀ SÁCH ĐẦU TƯ (Tỷ đồng) NĂM ĐƯỢC KHAI THÁC TỔNG ĐẦU SÁCH PHỤC VỤ KHÁCH HÀNG 1 Thành Nghĩa 7,5 1993 10.000 2 Trí Đức 1,7 1996 15.000 3 Nguyễn Văn Cừ 1 6,0 1998 40.000 4 Thanh Niên 2,0 1998 30.000 5 Miền Đông 1.5 1999 30.000 6 Nguyễn Văn Cừ 4 4,5 2000 37.000 7 Phan Đăng Lưu 5,5 2000 37.000 8 Kỳ Đồng 1,2 2001 25.000 9 Nguyễn Tất Thành 1,8 2001 27.000 10 Nguyễn Văn Cừ 2 8,0 2002 37.000 11 Nguyễn Văn Cừ 3 7,0 2003 37.000 12 Nguyễn Văn Cừ 5 3,0 2003 35.000 Bảng 1.3: Số lượng đầu sách phục vụ của Thành Nghĩa từ 1993 đến 2003 (Nguồn: Bảng trên mới chỉ mô tả số lượng đầu sách mà hiệu sách đã cung cấp mà chưa tính đến một số lượng lớn các loại mặt hàng khác doanh nghiệp bắt đầu cung cấp từ năm 1999 như: hàng thực phẩm khô, đồ điện tử, văn phòng phẩm… Quy mô của doanh nghiệp có thể được mô tả cụ thể hơn trong bảng sau: STT NĂM S. LƯỢNG C. HÀNG CBNV (Người) D TÍCH KINH DOANH (m2) DOANH THU (Tỷ đồng) NỘP NGÂN SÁCH(Triệu đồng) 1 1993 1 5 20 O,6 30 2 1994 1 11 24 1,0 50 3 1995 1 17 60 2,0 100 4 1996 1 20 70 3,8 180 5 1997 2 52 470 8,0 400 6 1998 4 182 3.970 20,0 1.100 7 1999 5 225 4.570 50,0 2.500 8 2000 7 560 5.360 58,0 2.800 9 2001 9 720 7.180 70,0 3.500 10 2002 10 880 8.160 80 4.000 11 2003 12 1250 13.160 115,0 4.030 Bảng 1.4: Doanh thu và thuế nộp ngân sách nhà nước của Thành Nghĩa (Nguồn: Từ năm 1993 với 01 cửa hàng duy nhất, cán bộ nhân viên là 5 người, diện tích kinh doanh cũng như doanh thu còn nhỏ, đến năm 2003, doanh nghiệp đã có 12 cửa hàng (hiện nay là 16) với số lượng nhân viên là 1250 người (năm 2003), doanh số tăng gấp nhiều lần. Với uy tín ngày càng tăng, trong tương lai, doanh nghiệp sẽ mở thêm nhiều chi nhánh tại khắp các tỉnh thành trong cả nước. Tổng quan về Hiệu sách Nguyễn Văn Cừ Những thông tin chung Tên đơn vị: Hiệu sách Nguyễn Văn Cừ Ngày thành lập: 19/08/2004 Địa chỉ: 36 Xuân Thủy – Cầu Giấy – Hà Nội Điện thoại: 047549098 – 047549099 Chức năng kinh doanh: Là một trong những chi nhánh của doanh nghiệp sách Thành Nghĩa, hiệu sách Nguyễn Văn Cừ ngòai việc cung cấp các ấn phẩm sách báo, văn phòng phẩm… còn kinh doanh các loại sản phẩm khác như thực phẩm khô, hàng dệt may, hàng điện tử,… Quy mô của hiệu sách Qua gần 2 năm chính thức đi vào hoạt động, hiệu sách Nguyễn Văn Cừ đã ngày càng phát triển cả về số lượng nhân viên, số lượng các đầu sách cung cấp cũng như số lượng các sản phẩm khác. Tuy là một hiệu sách nhưng với diện tích sử dụng lên tới gần 1000m2 và số lượng nhân viên hơn 70 người (kể cả nhân viên làm theo ca), hiệu sách Nguyễn Văn Cừ có thể coi là một siêu thị thu nhỏ với mặt hàng cung cấp chủ yếu là sách, số lượng đầu sách cung cấp mỗi năm khoảng 65.000 loại. Bảng 1.5 sau đây cho thấy số lượng các quầy hàng, số lượng mặt hàng cung cấp từng của từng quầy hàng và số lượng nhân viên từng quầy. STT Tên quầy hàng Số lượng mặt hàng (loại) Số lượng nhân viên (người) 1 Quầy sách 4.500  10  2 Quầy văn phòng phẩm 950   2 3 Quầy mỹ phẩm và trang sức  760  2 4 Quầy điện tử  145  3 5 Quầy băng đĩa  270  1 6 Quầy trang sức  113  4 7 Quầy nhu yếu phẩm  480  6 8 Quầy thực phẩm khô  280  5 9 Quầy hàng dệt may  90  2 10 Quầy hàng lưu niệm  350  4 Bảng 1.5: Số lượng mặt hàng và nhân viên từng quầy hàng tại hiệu sách Nguyễn Văn Cừ Cơ cấu tổ chức của hiệu sách và chức năng của từng bộ phận Hình 1.4 minh họa cơ cấu tổ chức của hiệu sách Nguyễn Văn Cừ. Giám đốc là người có vị trí cao nhất, cũng là người chịu trách nhiệm cao nhất tại hiệu sách, va phải trực tiếp báo cáo với cấp trên (công ty mẹ doanh nghiệp sách Thành Nghĩa). Bên dưới giám đốc có bộ phận giám sát, giúp việc. Hiệu sách có 4 bộ phận chính trực tiếp tham gia vào hoạt động tác nghiệp hàng ngày tại hiệu sách. Dưới đây là cụ thể trách nhiệm của từng bộ phận. Giám đốc: Là người chịu trách nhiệm cao nhất tại hiệu sách. Giám đốc sẽ phải báo cáo lại tình hình hoạt động hàng tháng hoặc tại thời điểm bất kì (nếu cần thiết) cho công ty mẹ có trụ sở tại thành phố Hồ Chí Minh. Giám đốc cũng là người quyết định về nhân lực cũng như bất kì thay đổi lớn nào trong hiệu sách. Bộ phận giám sát, giúp việc: Là bộ phận hỗ trợ giám đốc trong việc quản lý hiệu sách. Có trách nhiệm báo cáo với giám đốc hoạt động bán hàng của từng quầy hàng cũng như từng bộ phận tác nghiệp. Bộ phận giám sát cũng tham gia chấm công nhân viên và lập bảng lương hàng tháng. Ngoài ra, bộ phận này cũng đảm nhiệm các công việc có tính chất hành chính. Hình 1.4: Cơ cấu tổ chức của hiệu sách Nguyễn Văn Cừ Bộ phận bán hàng: Là bộ phận có số lượng nhân viên đông đảo, tham gia chủ yếu vào các hoạt động tác nghiệp tại hiệu sách. Bộ phận này bao gồm các nhân viên phụ trách quầy, các nhân viên đứng quầy, và nhân viên thanh toán. Nhân viên phụ trách quầy: Là người đưa ra các yêu cầu nhập hàng của quầy mình phụ trách, đồng thời chịu trách nhiệm về quầy hàng của mình. Nhân viên đứng quầy: Là nhân viên trực tiếp đứng quầy hàng ngày, giúp đỡ khách hàng mua hàng, kiểm kê lại số hàng hóa trong quầy sau mỗi ngày và giúp nhân viên phụ trách quầy trong việc yêu cầu nhập các loại hàng hóa. Nhân viên thanh toán: Thanh toán khi khách hàng có yêu cầu. Bộ phận kế toán: Là bộ phận chịu trách nhiệm mọi công việc liên quan đến sổ sách kế toán, việc tính toán doanh thu, chi phí; lên báo cáo thuế, báo cáo giám đốc hàng tháng. Bộ phận nhập, đặt hàng: Là bộ phận nhận yêu cầu của nhân viên phụ trách quầy hàng và trực tiếp liên hệ với nhà cung cấp để đặt hàng và nhập hàng. Bộ phận bảo vệ, trông xe Những vấn đề tồn tại và những ưu điểm của một hệ thống thông tin mới trong nhà sách Nguyễn Văn Cừ Trước hết, có thể sơ lược tình hình ứng dụng tin học trong doanh nghiệp sách Thành Nghĩa. Doanh nghiệp đã xây dựng một website riêng, nhưng chức năng của nó chỉ để giới thiệu và quảng bá (chưa có thương mại trực tuyến). Trang web này không được cập nhật thường xuyên và đầy đủ. Ngoài ra, giữa các chi nhánh chưa có hệ thống liên lạc chặt chẽ với nhau qua việc khai thác những tiện ích của Internet. Về mặt sử dụng tin học trong hoạt động tác nghiệp tại các chi nhánh của hiệu sách chưa toàn bộ và hiệu quả. Cụ thể sẽ được trình bày dưới đây tình hình ứng dụng tin học trong hiệu sách Nguyễn Văn Cừ. Hiệu sách Nguyễn Văn Cừ đã áp dụng tin học vào hoạt động tác nghiệp và quản lý hiệu sách. Phần mềm chủ yếu sử dụng hỗ trợ là Office, tuy có ưu điểm là dễ tiến hành các bảng tính nhưng không tối ưu trong việc tự động hóa và không thực sự trợ giúp người dùng một cách hiệu quả trong công việc tại hiệu sách. Dưới đây là một số nhận xét về việc áp dụng tin học và những điểm yếu của nó tại hiệu sách Nguyễn Văn Cừ. Thứ nhất, chưa xây dựng hệ thống quản lý hàng hóa theo mã. Điều này gây bất lợi trong quá trình quản lý sản phẩm. Việc mã hóa sản phẩm là cần thiết vì nó giúp quản lý từng loại hàng hóa một cách hiệu quả hơn. Ví dụ ta có thể biết được loại hàng nào bán chạy nhất để có thể nhập thêm hàng, loại hàng nào không có nhiều người mua để giảm số lượng nhập. Việc mã hóa sản phẩm một cách thống nhất trong toàn doanh nghiệp sách Thành Nghĩa (tức là ở tất cả các chi nhánh) cũng giúp ích rất nhiều cho sự mở rộng hoạt động kinh doanh của công ty sau này (đó chính là thương mại điện tử - đây là xu hướng tất yếu). Việc quản lý theo mã cũng sẽ giúp ích rất nhiều trong quá trình thanh toán. Hình 1.5: So sánh hai phiếu thanh toán Thứ hai, hoạt động thanh toán được thực hiện bởi ba quầy thanh toán, tuy nhiên, việc thanh toán tỏ ra không chuyên nghiệp khi trong hóa đơn không lưu lại cụ thể từng loại hàng hóa khách hàng mua. Hình 1.5 sau đây là mô tả 2 phiếu thanh toán: Phiếu thứ nhất là phiếu của hiệu sách, phiếu thứ hai là phiếu đáng lẽ ra nên có. Như hình 1.5 chỉ rõ, hai phiếu trên là rất khác nhau. Do không thực hiện mã hóa, nhân viên thanh toán chỉ ấn vào các phím trên đó có ghi loại các hàng hóa (ví dụ như văn phòng phẩm – VPP, sách – sach, bánh – banh,…). Điều này dẫn đến hóa đơn thanh toán không rõ ràng, ví dụ như món hàng thứ nhất, do nhân viên thanh toán gõ sai vào mục “VPP” nên “Xà phòng” đáng lẽ thuộc loại hóa mỹ phẩm lại nằm trong nhóm VPP. Điều này lại cho thấy những lợi ích rất lớn của việc mã hóa hệ thống hàng hóa trong nhà sách. Thứ ba, quá trình hạch toán kế toán. Khi thanh toán, một hóa đơn đã được lưu lại trên máy. Những hóa đơn này sẽ giúp cho việc hạch toán doanh thu. Tuy nhiên, quá trình này không được tiến hành một cách tự động tại hiệu sách mà hoàn toàn thủ công khi nhập các số liệu. Do việc thanh toán không được tiến hành một cách hiệu quả, cho nên việc kết toán thu chi cũng như báo cáo tồn kho phải tốn rất nhiều nhân lực. Nếu được tin học hóa một cách toàn bộ thì công việc của kế toán viên sẽ được giảm đi rất nhiều. Thứ tư, quá trình đặt hàng. Nếu được tin học hóa toàn bộ, tức là xử lý thông tin hoàn toàn trên máy, quá trình thanh toán, nhập hàng có sự liên kết với nhau thì việc đặt hàng sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Thứ năm, việc sử dụng các báo cáo giám đốc. Do chưa được tin học hóa toàn bộ, nên giám đốc khi cần một báo cáo bất thường phải yêu cầu bộ phận kế toán, bộ phận kế toán cũng không thể ngay lập tức đưa ra những báo cáo đó mà phải mất thời gian để nhập số liệu và tính toán (những phép tính toán đó dù là không khó và gần như tương tự nhau thì công việc này vẫn cần một khoảng thời gian nhất định nào đó). Điều này cản trở tới yêu cầu sử dụng thông tin và không tốt cho quá trình quản lý. Ngược lại, nếu một hệ thống thông tin phù hợp được xây dựng, người quản lý có thể tự tạo ra các báo cáo một cách chính xác và kịp thời. Thứ sáu, với bộ phận giám sát, hỗ trợ quản lý. Một trong những nhiệm vụ của bộ phận này là chấm công cho nhân viên. Quá trình này đã luôn diễn ra một cách hết sức thủ công và nhiều khi không chính xác. Vì thế, một phiếu chấm công điện tử là điều rất cần thiết. Tất cả những nhược điểm trên của hệ thống hỗ trợ quản lý và tác nghiệp trong hiệu sách chứng tỏ một yêu cầu phải xây dựng hệ thống tin học để một mặt có thể giảm thiểu công việc của nhân viên, đảm bảo các thông tin một cách chính xác, mặt khác, có thể hỗ trợ hiệu quả hơn cho quá trình ra quyết định của những người quản lý. Sơ lược về giải pháp xây dựng hệ thống thông tin mới trong nhà sách Nguyễn Văn Cừ Giải pháp xây dựng hệ thống thông tin mới Để xây dựng hệ thống thông tin mới cho hiệu sách và đảm bảo tính hiệu quả của sản phẩm sau khi hoàn thành, tác giả tuân theo đúng các quy trình trong quá trình thu thập thông tin và phân tích thiết kế. Việc xây dựng hệ thống thông tin mới bắt đầu bằng xác định yêu cầu. Trong giai đoạn này phải đảm bảo mọi đầu ra cũng như xử lý của hệ thống mới phù hợp với thực tiễn. Sau đó là phân tích thiết kế. Trong giai đoạn này thì phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu hợp lý là rất quan trọng. Phải đảm bảo xây dựng một bộ mã hóa đơn giản, khoa học, thuận tiễn với người sử dụng. Quá trình thực hiện xây dựng một hệ thống thông tin mới sẽ được trình bày rõ hơn trong chương 2 và chương 3. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp được sử dụng để nghiên cứu trong đề tài này là phương pháp phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu và quan sát. Để có thể hiểu những yêu cầu của một hệ thống mới, phương pháp phỏng vấn được tác giả sử dụng nhiều. Việc phỏng vấn không mang tính chính thức, dù chỉ là những cuộc đối thoại ngắn với người quản lý hiệu sách, nhân viên kế toán, nhân viên đứng quầy,… đem lại rất nhiều thông tin cho việc xây dựng hệ thống mới, vì họ là những người sẽ trực tiếp tham gia vào việc khai thác hệ thống sau này. Phương pháp quan sát cũng được sử dụng khi cần biết thêm những thông tin về việc bán hàng của nhân viên hỗ trợ khách hàng. Phương pháp nghiên cứu tài liệu được sử dụng nhiều nhất. Tài liệu nghiên cứu không chỉ là các sản phẩm đầu ra của hệ thống cũ, những biểu mẫu được sử dụng trong hiệu sách mà còn là các giáo trình về phân tích thiết kế hệ thống thông tin và các giáo trình khác. Tài liệu cũng có thể là các phần mềm có tính năng tương tự (Tuy nhiên, vì những lý do khách quan không phù hợp với cơ sở đang nghiên cứu). Phương pháp nghiên cứu tài liệu được sử dụng thường xuyên trong toàn bộ quá trình phân tích, thiết kế, triển khai hệ thống. CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG CỤ SỬ DỤNG Tổ chức và thông tin trong tổ chức Khái niệm tổ chức và khái niệm thông tin quản lý Tổ chức là một tập hợp các cá thể có chung mục đích, cùng làm việc với nhau để đạt được mục đích đó bằng sự hợp tác và phân công lao động. Thông tin có thể được hiểu là dữ liệu đã được qua xử lý. Tuy nhiên, một định nghĩa đầy đủ hơn cho rằng thông tin là sản phẩm đầu ra nhưng cũng là nguyen liệu của hệ thống quản lý. Các khái niệm liên quan đến thông tin: chủ thể phản ánh (đối tượng truyền tin) và đối tượng nhận sự phản ánh (đối tượng nhận tin). Vỏ vật chất chuyên chở thông tin là vật mang tin. Các vật mang tin thông dụng là ngôn ngữ, chữ số, các ký hiệu…Khối lượng tri thức mà một thông tin mang lại gọi là nội dung của thông tin đó. Hình 2.1: Sơ đồ truyền tin Vai trò của thông tin trong tổ chức Chủ thể quản lý thu nhận thông tin từ môi trường và từ chính đối tượng quản lý của mình mà xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch, bố trí cán bộ, chỉ huy, kiểm tra và kiểm soát sự hoạt động của tổ chức. Vì những nhiệm vụ trên của nhà quản lý, thông tin là rất cần thiết cho các quá trình ra quyết định, nó là nhân tố quan trọng ảnh hưởng tới sự đúng đắn, hợp lý cho quyết định của người quản lý. Lao động quản lý của nhà quản lý được chia ra làm hai phần, lao động ra quyết định và lao động thông tin. Lao động ra quyết định chiếm khoảng 10% thời gian lao động của nhà quản lý, ít mang tính quy trình và có nhiều yếu tố chủ quan. Lao động thông tin là toàn bộ phần lao động dành cho việc thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phát thông tin, mang tính khoa học, có quy trình và khách quan. Việc phân chia lao động này khẳng định tầm quan trọng của thông tin. Số lao động sử dụng và làm việc với thông tin ngày càng tăng. Thông tin tác động đến hệ thống như sau: Hình 2.2: Sơ đồ luồng thông tin giữa các cấp Lao động của nhà quản lý quyết định đến sự sống còn, sự phát triển của một công ty. Mà thông tin chiếm một vai trò quan trọng trong quyết định của nhà quản lý. Vì vây, thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời là một yếu tố không thể thiếu được với mỗi doanh nghiệp. Hệ thống thông quản lý Khái niệm hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… Tập hợp này được tổ chức nhằm mục đích thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin. Quá trình trên được mô tả trong hình 2.3 Hình 2.3: Quy trình hoạt động của hệ thống thông tin Như vậy, hệ thống thông tin nào cũng gồm có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào (inputs), bộ phận xử lý, kho dữ liệu (storage) và bộ phận đưa dữ liệu ra (outputs). Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin Cùng một hệ thống thông tin có thể có những cách mô tả khác nhau tùy theo quan điểm, cách nhìn, vài trò của từng người đối với hệ thống đó. Ví dụ, một người chỉ đơn thuần sử dụng hệ thống, họ sẽ chỉ thấy được sản phẩm đầu ra là gì từ một đầu vào cụ thể. Nhưng một người trực tiếp tham gia vào hệ thống có thể hiểu cặn kẽ hơn hệ thống, những khả năng, những giới hạn của hệ thống. Và một lập trình viên thì lại nhìn hệ thống đó bằng con mắt khác, con mắt của người phát triển phần mềm, và hệ thống lúc này trở thành tập hợp những hàm, những thủ tục,… Cùng với ví dụ trên là sự phân chia ba mô hình biểu diễn hệ thống thông tin khác nhau. Việc phân chia các mô hình này là rất quan trọng vì nó tạo ra một trong những nền tàng của phương pháp phân tích thiết kế. Đó là mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Sơ đồ dưới đây mô tả mối tương quan giữa ba mô hình này. Hình 2.4: Ba mô hình của hệ thống thông tin Mô hình logic: Mô tả hệ thống làm gì, dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phai thực hiện, các kho chứa dữ liệu và kết quả lấy ra cho những thử lý và những thông tin mà hệ thông sản sinh ra. Mô hình này chỉ quan tâm đế việc trả lời câu hỏi “cái gì?”, “để làm gì?” mà không quan tâm đến cách thức xử lý dữ liệu như thế nào. Mô hình vật lý ngoài: Chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như các vật mang dữ liệu, vật mang kết quả, những phương tiện để thao tác với hệ thống, các thủ tục thủ công cũng như yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, các phương tiện đầu cuối. Mô hình này cũng chú ý đến thời gian của hệ thống. Mô hinh vật lý trong: Quan tâm đến khía cạnh bên trong của hệ thống, nó trả lời câu hỏi “làm như thế nào?”, đó là cái nhìn của một nhân viên kỹ thuật. Nó quan tâm đến những thông tin liên quan tới công cụ dùng thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ, tốc độ xử lý của các thiết bị,…Nguyên nhân và phương pháp phát triển một hệ thống thông tin. Nguyên nhân cần phát triển một hệ thống thông tin Mục tiêu cuối cùng của việc phát triển hệ thống thông tin trong bất cứ trường hợp nào là nhằm đem lại cho người sử dụng nó một công cụ hỗ trợ hiệu quả trong công việc ra quyết định hàng ngày. Tuy nhiên, còn một số yêu cầu khác buộc doanh nghiệp phải ra quyết định xây dựng một hệ thống thông tin. Dưới đây là một số nguyên nhân khách quan đó. Những vấn đề về quản lý. Những vấn đề về quản lý là những vấn đề phát sinh trong một hoàn cảnh, khi sự phát triển của doanh nghiệp bị quyết định bởi tính hiện đại của hệ thống thông tin, hay cụ thể hơn, khi hệ thống thông tin là tất yếu để phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp. Lúc này, các hoạt động của doanh nghiệp cạnh tranh có tác động lớn tới công ty. Những yêu cầu mới của nhà quản lý. Nhà quản lý nhận ra sự cần thiết phải phát triển một hệ thống thông tin. Sự thay đổi của công nghệ. Sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ cũng là một trong những nguyên nhân chính. Công ty, doanh nghiệp nào ứng dụng những công nghệ mới, hiện đại nhất sẽ là những công ty, doanh nghiệp được hỗ trợ quản lý đắc lực hơn, và vì thế, có lợi thế hơn trong cạnh tranh. Mặt khác, công nghệ lạc hậu không thể được duy trì vì đến một lúc nào đó, nếu nó đi ngược lại thời đại, điều này có thể cản trở đến sự phát triển của doanh nghiệp. Thay đổi sách lược chính trị. Phương pháp phát triển hệ thống Mục đích của một dự án phát triển hệ thống thông tin là xây dựng được một sản phẩm đúng như yêu cầu của người sử dụng mong muốn, đem lại hiệu quả cao trong công việc. Vì vậy, có rất nhiều phương pháp để phát triển một hệ thống. Một phương pháp phát triển hệ thống thông tin có thể được coi là một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý. Các phương pháp hiện đại dựa vào ba nguyên tắc sau đâu để phát triển hệ thống thông tin: Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình. Mô hình như đã nó ở trên đó là ba mô hình logic, vật lý ngoài và vật lý trong. Ba mô hình trên hỗ trợ đắc lực cho việc phân tích, thiết kế, nó luôn được sử dụng trong mọi trường hợp. Nguyên tắc 2: Đi từ chung đến riêng. Là một nguyên tắc của sự đơn giản hóa. Để có thể phát triển một hệ thống, phải xem xét tổng quan mục đích của nó rồi chia ra từng module nhỏ hơn. Cứ như vậy đến khi tiếp cận tới hệ thống một cách chi tiết. Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật l._.