Xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ công tác quản lý sách trong thư viện

cho các công việc được thực hiện một cách có hiệu quả hơn. Có thể coi CNTT là một nguồn lực của tổ chức, là lợi thế cạnh tranh của tổ chức góp phần tăng hiệu quả hoạt động, tăng khả năng cạnh tranh cho tổ chức. Là một sinh viên Tin học-Kinh tế em đã được trang bị những kiến thức cơ bản về kinh tế học và quản trị kinh doanh đồng thời được đào tạo những kiến thức chuyên sâu về tin học và công nghệ phần mềm, có khả năng ứng dụng các kiến thức này để xây dựng những chương trình ứng dụng vào cuộc sống. Trong các thư viện hiện nay, hệ thống quản lý sách, quản lý việc mượn sách, việc sửa đổi, bổ sung sách cũng như việc quản lý hủy bỏ sách hiện nay vẫn đang được thực hiện bằng tay. Vì vậy con rất nhiều hạn chế trong việc ghi nhận trả sách và còn rất nhiều phiền phức khi độc giả muốn đọc sách. Mặt khác nó còn hạn chế về không gian lưu trữ và thời gian khi tra đọc sách. Thủ thư luôn bận rộn với bao nhiêu công việc nào là xếp sách theo đúng trật tự của nó, huỷ bỏ những sách đã mục nát, cập nhật thêm khi có sách mới với việc đánh số má sách hoàn toàn bằng tay, đó quả thực là một công việc vất vả cần nhiều thời gian và công sức. Như vậy vấn đê quản lý sách một cách thủ công tốn rất nhiều thời gian và công sức của Thủ thư, chính vì thế đòi hỏi phải có một chương trình quản lý sách bằng máy vi tính làm sao giảm thiểu được những khó khăn cho Thủ thư là một yêu cầu rất thiết thực trong nghiệp vụ quản lý thư viện. Việc quản lý bằng tin học giúp cho việc quản lý sách được nhanh chóng thuận tiện, dễ dàng hơn và với khối lượng sách lớn, mặt khác khi cần có thể cho ra được các báo cáo tổng hợp thống kê về quản lý sách trong thư viện. Xuất phát từ thực tế đó cùng với chuyên môn được đào tạo em nhận thấy việc làm ra một phần mềm hỗ trợ công tác quản lý sách trong thư viện là một đề tài phù hợp với chuyên môn và có nhiều ứng dụng trong thực tế. Do vậy trong đề án chuyên ngành em chọn đề tài: “ XÂY DựNG Hệ THốNG THÔNG TIN Hỗ TRợ cÔNG TáC QUảN Lý sách trong thư viện” Do quản lý sách trong thư viện còn liên quan đến nhiều đối tượng như: độc giả, cán bộ trong thư viện...cũng do chưa có kinh nghiệm đi thực tế vì vậy trong đề tài này em chỉ thực hiện công tác quản lý riêng về sách. Chương trình sẽ giải quyết những vấn đề cơ bản sau: cập nhật sách mới, xóa sách cũ không lưu hành, lưu trữ các thông tin liên quan đến tác giả, nhà xuất bản, đưa ra các báo cáo thống kê. Cấu trúc của đề án Lời nói đầu Chương I: Tổng quan về nghiệp vụ trong thư viện Chương II: Phương pháp luận phát triển hệ thống thông tin trong tổ chức Chương III: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin hỗ trợ công tác quản lý sách trong thư viện Phần kết luận Phụ lục Em xin chân thành cám ơn cô Bích Hạnh đã tận tình chỉ bảo hướng dẫn em trong suốt quá trình thực hiện đề tài này. Chương I: Tổng quan về nghiệp vụ trong thư viện I. Sơ đồ tổ chức tổng quan của thư viện Ban quản lý thư viện Bộ phận cung ứng sách Thủ thư Ban kế hoạch II. Chức năng, nhiệm vụ và các nghiệp vụ Ban quản lý thư viện Quản lý chung toàn bộ các hoạt động của thư viện, là người đặt ra các yêu cầu cho các bộ phận cấp dưới. Ban kế hoạch Lập kế hoạch mua sách mới, thanh lý sách cũ, kế hoạch phục vụ các nhu cầu đọc sách của các độc giả. Thủ thư Tiếp nhận sách, đánh mã số sách, phân loại sách và kiểm tra độc giả có thẻ đọc, thống kê và tra cứu sách. Các công việc chính của Thủ thư và các yêu cầu Các thông tin đầu vào: - Thống kê sách theo định kỳ: Có thể theo từng tháng hoặc theo từng quí, năm để biết được tổng quát các vấn đề về sách như tổng cộng có bao nhiêu quyển sách có trong thư viện , số đầu sách trong mỗi chủ đề là bao nhiêu, có bao nhiêu tác giả quan hệ với Thư viện, chủ đề sách nào hay được nhập nhất, Thư viện hay quan hệ với tác giả nào nhất, số lượng sách theo các chủ đề là bao nhiêu. - Tra cứu sách, cập nhật sách: Trong phần này, thủ thư phải có trách nhiệm tra cứu và cập nhật sách đã có trong thư viện, đồng thời có thể thêm bớt hay huỷ bỏ những sách đã cũ, hay những sách mà không có trong thư viện hay đã bị hỏng. Trong khi thao tác thủ thư có thể xem luôn danh sách các sách để có thể kiểm tra xem ngay khi đó có bao nhiêu sách và có thể xem tên các sách cũng như mã sách. Đường nhiên trong mục này thì mã sách luôn luôn được mặc định là duy nhất. - Tra cứu , cập nhật tác giả: Trong phần này thủ thư có thể cập nhật chi tiết các thông tin về tác giả và ngay khi đó có thể xem tên, địa chỉ hay mã tác giả đã quan hệ với Thư viện. Từ đó có thể cập nhật thêm mã, tên tác giả nếu cần thiết. Hoặc huỷ bỏ những nội dung về tác giả đã không còn quan hệ nữa. - Lập các báo cáo về tác giả sách, về chủ đề sách, về các nội dung của sách để có thể kiểm tra hay trình cho cán bộ quản lý thư viện biết tình hình và có thể tra cứu chi tiết nội dung sách. Để từ đó có thể biết được hiện tại trong thư viên có bao nhiêu chủ đề sách này, mỗi chủ đề cớ tất cả bao nhiêu đầu sách, những nội dung cụ thể về tổng chủ đề cũng như tổng cuốn sách - Thủ thư cũng có thể thay đổi thông tin của riêng mình. 4. Quan hệ đối ngoại Thư viện có nhiều mối quan hệ với các nhà cung cấp sách, thường là các tác giả viết sách đó, đồng thời thư viện cũng quan hệ với các nhà xuất bản sách. 5. Mô tả nghiệp vụ - Nghiệp vụ cập nhật sách: Hệ thống có nhu cầu nhập sách về khi đó là những sách mà các độc giả hay đọc nhiều nhất; sách không còn hợp với thời kỳ này nữa thì được huỷ đI, hoặc khi nhà xuất bản có sách mới giới thiệu và gửi bản thảo về cho thư viện, thủ thư có trách nhiệm kiểm tra và hỏi ý kiến ban quản lý để có quyết định nhập sách hay không Vấn đề huỷ sách khi đã lỗi thời, nội dung không còn phù hợp với hiện tại, không đáp ứng nhu cầu hiện nay của các độc giả, thì sẽ được lấy ra khỏi hệ thống và chỉnh sửa lại số lượng. Vấn đề cơ hội và kết quả: Vấn đề cơ hội Nhân quả Mục tiêu 1.Việc lưu trữ khó khăn và không kịp thời Do lưu trữ bằng tay nên rất khó khăn trong khâu bảo quản và khâu lưu trữ , các thông tin cập nhật không kịp thời Cần tổ chức 1 hệ cơ sở dữ liệu để dễ dàng cho việc lưu trữ và giúp cập nhật thông tin nhanh chóng chính xác. 2.Việc xử lý số liệu chậm. Và không chính xác 1.Do các thông tin được lưu trữ trên giấy bao gồm nhiều loại khác nhau nên việc lưu, tìm kiếm, thống kê sẽ rất chậm. 2.Việc tính toán và xử lý các số liệu bằng tay chậm. Và xử lý không chính xác 1.Cần lưut trữ các thông tin liên quan đến sách lên một ngân hàng cơ sở dữ liệu. Việc này có thể quản lý bằng access,visual foxpro.. 2.Giúp cho việc tính toán và xử lý dữ liệu nhanh chóng chính xác hơn 3.Việc thống kê theo định ký và theo các yêu cầu đột xuất không kịp thời và không chính xác 1.Việc thống kê theo mỗi kì nhất địnhmất nhiều thời gian,v nếu thống kê bằng tay rất chậm. Và không chính xác 2.Do làm bằng tay sẽ không đáp ứng kịp thời nhu cầu đột xuất về thông tin 1.Giúp việc thống kê nhanh dễ dàng hơn và chính xác hơn 2.Hỗ trợ kịp thời các nhu cầu đột xuất về công tác thống kê sách 4.Việc theo dõi các thông tin theo tong phân hệ không kịp thời dễ sai sót và không có hệ thống Các thông tin tong phân hệ được lưu trữ rất nhiều do đó việc theo dõi các thông tin khi làm bằng tay sẽ mất rất nhiều thời gian Giúp dễ dàng theo dõi các thông tin trong tổng phân hệ CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHáP LUậN PHáT TRIểN Hệ THốNG THÔNG TIN TRONG Tổ CHứC I – Tổ chức và thông tin trong tổ chức 1. Hệ thống thông tin Căn cứ vào mục đích phục vụ của thông tin đầu ra mà người ta chia thành các loại hệ thống thông tin khác nhau: Hệ thống thông tin xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định, hệ chuyên gia và hệ tăng cường khả năng. Chúng ta chỉ tập trung xem xét tới hệ thống thông tin quản lý trong khuôn khổ đề án môn học lần này. Các hệ thống thông tin quản lý trợ giúp cho các hoạt động quản lý của tổ chức. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Nói chung, chúng tạo ra các báo cáo cho những nhà quản lý, các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó. Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành của hệ xử lý giao dịch. 2. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của người mô tả. Mỗi người trong tổ chức mô tả hệ thống thông tin theo một mô hình khác nhau. Khái niệm mô hình này rất quan trọng, nó tạo ra một trong những nền tảng của phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin. Có ba mô hình được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì”. Trong đề án này thì mô hình logic chính là các yêu cầu về việc xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ công tác quản trị. Mô hình vật lý ngoài phản ánh hệ thống thông tin dưới góc độ của ngưòi sử dụng trực tiếp hệ thống. Nó thể hiện về cái nhìn thấy được bên ngoài của hệ thống như: Phương tiện nhập dữ liệu và thao tác với chương trình, các vật mang thông tin đầu ra, các hoạt động xử lý và những đối tượng tham gia vào hoạt động. Mô hình vật lý ngoài có độ ổn định trung bình, nó ít ổn định hơn so với mô hình logic nhưng lại ổn định hơn so với mô hình vật lý trong. Trong đề án này mô hình vật lý ngoài là các mẫu form để nhập liệu và các mẫu báo cáo theo yêu cầu người sử dụng. Mô hình vật lý trong phản ánh hệ thống thông tin dưới góc độ của nhân viên kỹ thuật. Nó thể hiện những yếu tố cấu hình về phần cứng, các thiết bị để thực hiện hệ thống, tốc độ xử lý của các thiết bị. Mô hình này có độ ổn định thấp nhất trong 3 mô hình. Trong đề án này mô hình vật lý trong chính là máy tính của người dùng và máy in để in báo cáo. 3) Cơ sở dữ liệu Những nhà quản lý luôn phải lưu trữ dữ liệu và xử lý dữ liệu phục vụ cho công việc quản lý kinh doanh của mình. Trong tổ chức, dữ liệu được lưu trữ trong những cơ sở dữ liệu có dung lượng lớn thiếu nó thì tổ chức sẽ gặp nhiều khó khăn trong hoạt động. Nói rằng: “Dữ liệu của một tổ chức có vai trò sống còn” là điều khẳng định không hề quá một chút nào. Ngày nay người ta sử dụng máy tính và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu để giao tác với các dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. 3.1 Một số khái niệm cơ sở Thực thể là một đối tượng nào đó mà nhà quản lý muốn lưu trữ thông tin về nó Trường dữ liệu dùng để lưu trữ thông tin về từng thực thể người ta thiết lập cho nó một bộ thuộc tính để ghi giá trị cho các thuộc tính đó. Mỗi thuộc tính là một trường. Nó chứa một mẩu tin về thực thể cụ thể. Nhà quản lý kết hợp với các chuyên viên hệ thống thông tin để xây dựng nên những bộ thuộc tính như vậy cho các thực thể. Bản ghi là tập hợp bộ giá trị của các trường của một thực thể cụ thể làm thành một bản ghi. Bảng là toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin cho một thực thể tạo ra một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường. Cơ sở dữ liệu được hiểu là tập hợp các bảng có liên quan với nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý của hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau, với các mục đích khác nhau. Những hoạt động chính của cơ sở dữ liệu Cập nhật dữ liệu: Dữ liệu có thể đến từ cuộc gọi điện thoại, từ phiếu in sẵn có điền các mục, từ những bản ghi lịch sử, từ các tệp tin máy tính hoặc từ những thiết bị mang tin khác. Ngày nay, phần lớn những phần mềm ứng dụng cho phép chúng ta sử dụng giao diện đồ hoạ GUI bằng hình thức các form để biểu diễn bản ghi của cơ sở dữ liệu với những ô trắng để ngưòi sử dụng nhập thông tin hay đánh dấu các mục được chọn. Truy vấn cơ sở dữ liệu là làm thế nào để lấy được dữ liệu từ cơ sở dữ liệu. Để thực hiện nhiệm vụ này ta phải có một cách thức nào đó để giao tác với cơ sở dữ liệu. Thông thường là thông qua một dạng ngôn ngữ truy vấn. Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL là ngôn ngữ phổ dụng nhất được dùng để truy vấn các cơ sở dữ liệu hiện nay. Lập báo cáo từ cơ sở dữ liệu: báo cáo là nhũng dữ liệu kết xuất ra từ cơ sở dữ liệu theo yêu cầu của người dùng, được tổ chức sắp xếp và đưa ra dưới dạng in ấn. Tuy nhiên báo cáo cũng vẫn được thể hiện trên màn hình. Lập báo cáo là một bộ phận đặc biệt của hệ quản trị cơ sở dữ liệu được dùng để xử lý và đưa cho người sử dụng theo một thể thức xác định được. Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu: Dữ liệu cần được tổ chức theo một cách nào đó để không dư thừa và dễ dàng tìm kiếm, phân tích và tìm hiểu được chúng. Vì vậy cơ sở dữ liệu cần được cấu trúc lại. Đối với thực thể việc xác định tên gọi, xác định trường, độ rộng các trường, loại của từng trường. Toàn bộ cấu trúc đó được gọi là cấu trúc của tệp. Để lưu trữ dữ liệu chúng ta cần có cơ chế để gắn kết các thực thể mà giữa chúng có mối quan hệ với nhau. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường sử dụng 3 mô hình sau để chế ngự các mối quan hệ đó: mô hình phân cấp, mô hình mạng lưới, mô hình quan hệ. Trong đó mô hình quan hệ là mô hình được sử dụng rộng rãi rất hiện nay. Trong mô hình này thì hệ quản trị cơ sở dữ liệu xem xét và thể hiện các thực thể như một bảng hai chiều với bản ghi là hàng còn các trường là cột. Có một cột đóng vai trò là trường định danh. Mỗi giá trị của nó xác định một bản ghi duy nhất. Cấu trúc như vậy có rất nhiều thuận lợi cho việc thao tác với dữ liệu trên bảng. II- Phân tích, thiết kế và cài đặt một hệ thống thông tin Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin Những yêu cầu mới của quản lý dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển hệ thống thông tin mới. Các hành động của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có tác động mạnh buộc doanh nghiệp phải có những hành động đáp ứng. Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng dẫn tới việc tổ chức phải xem lại trang thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình. Cuối cùng vai trò của những thách thức chính trị cũng không nên bỏ qua. Nói tóm lại các nguyên nhân dẫn tới sự phát triển một hệ thống thông tin là: - Những vấn đề về quản lý - Những yêu cầu mới của nhà quản lý - Sự thay đổi của công nghệ - Thay đổi sách lược chính trị 1.2 Phương pháp phát triển hệ thống thông tin Mục đích của dự án phát triển hệ thống thông tin là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hoà hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về mặt tài chính và thời gian định trước. Không cần thiết chỉ thực hiện một phương pháp nào để phát triển một hệ thống thông tin, tuy nhiên không có phương pháp thì ta có nguy cơ không đạt được những mục tiêu định trước. Một phương pháp được định nghĩa là tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó là: Nguyên tắc 1 Sử dụng các mô hình Nguyên tắc 2 Chuyển từ cái chung sang cái riêng Nguyên tắc 3 Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic 1.3 Các công đoạn của phát triển hệ thống Tuỳ theo kết quả của mỗi giai đoạn có thể đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót. Sau đây là mô tả sơ lược các giai đoạn của việc phát triển hệ thống thông tin. Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những tư liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các công đoạn sau: - Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu. - Làm rõ yêu cầu. - Đánh giá khả năng thực thi. - Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu. Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ vấn đề hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới. Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau: - Lập kế hoạch phân tích chi tiết. - Nghiên cứu môi trường hệ thống đang tồn tại. - Nghiên cứu hệ thống thực tại. - Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp. - Đánh giá lại tính khả thi. - Thay đổi đề xuất của dự án. - Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết. Giai đoạn 3: Thiết kế logic Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiễt lập ở giai đoạn trước.Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao gồm nội dung của đầu ra (Output), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và các dữ liệu sẽ được nhập vào (Input). Mô hình logic sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế logic bao gồm các công đoạn sau: - Thiết kế cơ sở dữ liệu. - Thiết kế xử lý. - Thiết kế các luồng dữ liệu vào. - Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic. - Hợp thức hoá mô hình logic. Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Khi mô hình logic được xác định và chuẩn y, thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải xác định các phương tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Để giúp người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích sẽ đánh giá các chi phí và lợi ích (cả hữu hình và vô hình) mỗi phương án phải có những khuyến nghị cụ thể. Một báo cáo sẽ được trình lên người sử dụng và một buổi trình bày được thực hiện. Người sử dụng sẽ chọn lấy một một phương án đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức. Đề xuất các giải pháp bao gồm các công đoạn sau: - Xác định các ràng buộc tin học và các ràng buộc tổ chức. - Xây dựng các phương án của giải pháp. - Đánh giá các phương án của giải pháp. - Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp. Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật lý ngoài gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trước hết là một tài liệu bao chứa tất cả nội dung của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với phần tin học hoá. Thiết kế vật lý bao gồm các công đoạn sau: - Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài. - Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra). - Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá. - Thiết kế các thủ tục thủ công. - Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài. Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu các bản hướng dẫn sử dụng các thao tác và các tài liệu mô tả hệ thống. Triển khai kỹ thuật hệ thống gồm các công đoạn sau: - Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật. - Thiết kế vật lý trong. - Lập trình. - Thử nghiệm hệ thống. - Chuẩn bị tài liệu. Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Đây là việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Cài đặt và khai thác bao gồm các công đoạn sau: - Lập kế hoạch cài đặt . - Chuyển đổi. - Khai thác và bảo trì. - Đánh giá. 2) Triển khai dự án phát triển hệ thống thông tin 2.1 Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống thông tin Đây là bước quan trọng cho việc thành công của một dự án. Một sai lầm phạm phải trong giai đoạn này có thể làm lùi toàn bộ dự án, kéo theo những chi phí lớn của tổ chức. Đánh giá yêu cầu bao gồm việc nêu vấn đề, ước lượng độ lớn của dự án và những thay đổi có thể, đánh giá những tác động của sự thay đổi đó, đánh giá tính khả thi của dự án và đưa ra những gợi ý cho những người có trách nhiệm ra quyết định. Giai đoạn này phải tiến hành trong thời gian tương đối ngắn để không kèm theo chi phí và thì giờ. Đây là nhiệm vụ phức tạp vì đòi hỏi nhà phân tích phải nhìn nhận nhanh và với sự nhạy bén cao, từ đó xác định nguyên nhân có thể nhất và đề xuất các giải pháp mới, đánh giá tầm quan trọng của các biến đổi, dự báo các ảnh hưởng của chúng. Đánh giá yêu cầu gồm 4 công đoạn Lập kế koạch: Mỗi giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống cần phải được lập kế hoạch một cách cẩn thận. Mức độ hình thức hoá của kế hoạch sẽ thay đổi theo quy mô của dự án và theo giai đoạn phân tích. Số lượng và sự đa dạng của nguồn thông tin phụ thuộc vào kích thước và độ phức tạp của hệ thống nghiên cứu. Trong một số dự án có quy mô lớn và có nhiều người tham gia vào thẩm định yêu cầu thì cần xác định nhiệm vụ cho từng thành viên và xác định phương tiện kết hợp các nhiệm vụ. Làm rõ yêu cầu: Có mục đích là làm cho phân tích viên hiểu được đúng yêu cầu của người sử dụng. Xác định chính xác đối tuợng yêu cầu, thu thập các yếu tố cơ bản của môi trường hệ thống. Làm sáng tỏ được yêu cầu thực hiện chủ yếu qua những cuộc gặp gỡ với những người yêu cầu sau đó là với những nhà quản lý. Khung cảnh của hệ thống có thể xem là nguồn và đích của thông tin, cũng như các bộ phận, các chức năng và các cá nhân tham gia vào xử lý dữ liệu. Nói tóm lại phân tích viên hệ thống phải tổng hợp thông tin dưới ánh sáng của những vấn đề đã được xác định và những nguyên nhân có thể nhất, chuẩn bị một bức tranh khái quát về giải pháp để tiến hành đánh giá khả năng thực thi của dự án. Đánh giá yêu cầu: việc đánh giá khả thi của một dự án là tìm xem có yếu tố nào ngăn cản nhà phân tích thực hiện, cài đặt một cách thành công giải pháp đã đề xuất hay không. Những vấn đề chính về khả năng thực thi là khả thi về mặt tổ chức, khả thi về mặt tài chính, khả thi về mặt thời hạn, khả thi về mặt kĩ thuật. Đánh giá khả thi về mặt tổ chức đòi hỏi phải có sự hoà hợp giữa giải pháp dự kiến với môi trường tổ chức, xem xét nó có tác động như thế nào đối với chính sách nhân sự, quan hệ khách hàng. Tính khả thi về mặt kĩ thuật được đánh giá bằng cách so sánh công nghệ hiện đại có hoặc có thể mua sắm được với yêu cầu của hệ thống đề xuất. Khả thi về mặt tài chính là đem so sánh xem lợi ích hữu hình chờ đợi có lớn hơn tổng chi phí bỏ ra hay không. 2.2 Giai đoạn phân tích chi tiết Mục đích của giai đoạn phân tích chi tiết Mục đích của giai đoạn phân tích chi tiết là đưa ra các chẩn đoán về hệ thống đang tồn tại, nghĩa là xác định các vấn đề chính và đưa ra các nguyên nhân chính của chúng, xác định các mục tiêu của hệ thống cần đạt được và đề xuất các giải pháp để đạt được những mục tiêu đó. Công cụ mô hình hoá Đó là các công cụ chuẩn cho việc mô hình hoá và xây dựng tài liệu cho hệ thống. Đó là sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống Sơ đồ luồng thông tin (IFD) dùng để mô tả thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp sử dụng : - Xử lý Thủ công hoàn toàn Giao tác người – máy Tin học hoá - Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hoá - Dòng thông tin - Điều khiển Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả hệ thống thông tin làm gì. Các ký pháp dùng cho sơ đồ luồng thông tin: Nguồn hoặc đích Dòng dữ liệu Tiến trình xử lý Kho dữ liệu Sơ đồ DFD có thể có nhiều mức. Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ nhìn vào là thấy ngay nội dung chính của hệ thống. Để mô tả hệ thống chi tiết hơn, người ta có thể dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ. Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là 2 công cụ thường dùng nhất để phân rã hệ thống thông tin. Chúng thể hiện hai mức độ mô hình và hai góc nhìn động và tĩnh của hệ thống. Các công đoạn của giai đoạn phân tích chi tiết: Lập kế hoạch, nghiên cứu môi trường, đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp, đánh giá khả thi, thay đổi đề xuất dự án, chuẩn bị và trình bày báo cáo. 2.3 Thiết kế logic a) Mục đích Giai đoạn này nhằm xác định một cách chi tiết và chính xác những gì mà hệ thống phải làm để đạt được những mục tiêu đã được thiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết mà vẫn tuân thủ những ràng buộc của môi trường. Sản phẩm đưa ra của giai đoạn thiết kế logic là sơ đồ luồng dữ liệu DFD, các sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD, các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích logic của từ điển hệ thống. b) Thiết kế cơ sở dữ liệu Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định yêu cầu thông tin của ngưòi sử dụng hệ thống thông tin mới. Có 4 cách thức cơ bản để xác định yêu cầu thông tin: Hỏi người sử dụng cần thông tin gì? Phương pháp đi từ hệ thống thông tin đang tồn tại. Tổng hợp từ đặc trưng của nhiệm vụ mà hệ thống thông tin trợ giúp. Phương pháp thực nghiệm. Có hai phương pháp sử dụng khá phổ biến: phương pháp từ các đầu ra và phương pháp mô hình hoá. Thiết kế CSDL logic đi từ các thông tin ra là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế CSDL. Các bước chi tiết khi thiết kế CSDL đi từ các thông tin đầu ra: Bước 1. Xác định các đầu ra Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra Nội dung, khối luợng, tần suất và nơi nhận của chúng. Bước 2. Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra. Liệt kê các phần tử thông tin đầu ra: Phân tích viên hệ thống liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách. Đánh dấu các thuộc tính lặp - là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu. Đánh giá các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính được tính toán ra hoặc suy ra từ các thuộc tính khác. Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra. Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh ra khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở. Xem xét loại bỏ các thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý. Thực hiện chuẩn hoá Chuẩn hoá là việc chuyển đổi tập hợp của người sử dụng và dữ liệu được lưu trữ sang cấu trúc dữ liệu nhỏ hơn đơn giản hơn và ổn định hơn. Các quy tắc chuẩn hoá Chuẩn hoá mức 1 (1.NF) Chuẩn hoá mức một quy định rằng, trong mỗi danh sách không được chứa các thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp phải tách các thuộc tính lặp đó thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý. Chuẩn hoá mức 2 (2.NF) Chuẩn hoá mức 2 quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không phải phụ thuộc một phần vào khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới. Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới. Đặt cho danh sách này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách. Chuẩn hoá mức 3 (3.NF) Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không được phép có sự bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và thuộc tính Y phụ thuộc hàm vào thuộc tính X thì phải tách chúng vào 2 danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X. Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới. Thiết kế CSDL bằng phương pháp mô hình hoá Các khái niêm cơ bản Thực thể dùng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng. Liên kết: Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với thực thể khác. Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau. Khái niệm liên kết hay quan hệ dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể. Số mức độ liên kết: thể hiện có bao nhiêu lần xuất của thực thể A tương tác với mỗi lần xuất của thực thể B và ngược lại. 1@1 Liên kết loại Một- Một Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất của thực thể B và ngược lại. 1@N Liên kết loại Một- Nhiều Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết duy nhất một lần xuất của thực thể A. Thuộc tính được dùng để miêu tả các đặc trưng của một thực thể hoặc một quan hệ. Thuộc tính định danh là thuộc tính dùng để xác định một cách duy nhất mỗi lần xuất của thực thể. Thuộc tính mô tả dùng để mô tả về thực thể. Thuộc tính quan hệ dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong thực thể có quan hệ. 2.4) Thiết kế vật lý ngoài a) Mục đích: Giai đoạn này mô tả chi tiết phương án của giải pháp đã được lựa chọn ở giai đoạn trước. Các nhiệm vụ chính của thiết kế vật lý bao gồm : lập kế hoạch, thiết kế chi tiết các giao tác vào ra, thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hoá, thiết kế các thủ tục thủ công, chuẩn bị và trình bày báo cáo b) Một số nguyên tắc thực hiện Thiết kế theo thói quen và kinh nghiệm của người sử dụng Gắn chặt chẽ với các thuật ngữ, dạng thức và các thủ tục đã dùng Che khuất những bộ phận bên trong phần mềm và phần cứng tạo thành hệ thống Cung cấp thông tin tư liệu trên màn hình Giảm tối thiểu lượng thông tin mà người dùng phải nhớ trong quá trình sử dụng Dựa vào những quy tắc đã được chấp nhận về mặt đồ họa, ký họa khi thể hiện thông tin trên màn hình. c) Các công việc cần thực hiện Thiết kế vật lý đầu ra Thiết kế vật lý đầu vào Thiết kế giao tác với phần tin học hoá CHƯƠNG III- PHÂN TíCH Và THIếT Kế Hệ THốNG THÔNG TIN Hỗ TRợ CÔNG TáC QUảN Lý sách trong thư viện Đánh giá yêu cầu phát triển HTTT 1. Tổng quan về hệ thống quản lý Quản lý là cách biểu hiện một ý chí muốn biến đổi và thuần phục một tổng thể các hiện tượng. Đó là việc tạo ra các sự kiện, thay vì để cho các sự kiện xảy ra bộc phát. Đây không phải là sự lắp._.