Xây dựng hệ thống thông tin bán hàng tại Công ty TNHH Thăng Long

ủ công lên tin học hoá từng phần đến tin học hoá toàn bộ. Giải quyết vấn đề tăng doanh thu giảm chi phí là nguyên nhân cơ bản đồng thời còn có những nguyên nhân sau để dẫn tới phát triển một HTTT. - Những yêu cầu về quản lí dẫn đến sự cần thiết phải có một HTTT mới - Những vấn đề về quản lí, sự thay đổi về chủ trương chính sách, pháp luật cũng có thể dẫn đến phát triển một HTTT. - Sự xuất hiện của các công nghệ mới cũng đòi hỏi các doanh nghiệp phải phát triển theo để không bị lạc hậu đồng thời đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh. - Sự thay đổi sách lược chính trị cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến phát triển một HTTT đơn giản chỉ vì người quản lí muốn mở rộng quyền lực của mình mà chỉ có HTTT mói là phương tiện đắc lực để thực hiện mong muốn đó Qua một thời gian tìm hiểu hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Thăng Long em đã có những hiểu biết nhất định về HTTT hiện tại của công ty và những yêu cầu đặt ra đối với HTTT này. Vì vậy em đã chọn đề tài “Xây dựng HTTT quản lí bán hàng” cho đề án của mình. Em xin cảm ơn tới sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ nhân viên trong công ty đã cung cấp những tài liệu quý báu phục vụ cho đề án này. Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo-tiến sĩ Trương Văn Tú đã đóng góp ý kiến để cho đề án của em sớm được hoàn thành Phần I công ty tnhh thăng long và httt quản lí bán hàng của công ty hiện nay chương I Tổng quan về công ty TNHH Thăng Long I-Đặc điểm của công ty Công ty TNHH Thăng Long có trụ sở tại 258 Quận Cầu Giấy Thành Phố Hà Nội, được thành lập 19/08/2000. Công ty là đơn vị chuyên kinh doanh về các mặt hàng điện tử, điện lạnh. Công ty đã có hai chi nhánh chi nhánh đặt tại Thành Phố HCM và Thành Phố Hẩi Phòng. Mỗi chi nhánh đều có nhiệm vụ giống nhau là tiêu thụ, phân phối sản phẩm tới người tiêu dùng hoặc các đơn vị có nhu cầu. Hiện nay công ty có nhu cầu mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh hơn nữa cụ thể là phải có 6 chi nhánh ở các vùng kinh tế còn lại của cả nước. II-Cơ cấu tổ chức của công ty - Giám đốc là người đứng đầu công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật và quản li mọi hoạt động kinh doanh của công ty -Phó giám đốc là người trợ giúp giám đốc ra các quyết định đồng thời phụ trách quản lí nguồn nhân lực, tài chính của công ty. -Công ty có bốn phòng ban: Phòng marketing, phòng tài chính kế toán, phòng tổ chức, phòng kinh doanh. Trong công ty hiện nay có 100 cán bộ công nhân viên, trong đó có 75 người làm ở phòng kinh doanh, còn 25 người làm ở các phòng còn lại. Công ty sẽ tuyển thêm người để đáp ứng nhu cầu công ty. chương II HTTT quản lí bán hàng của công ty hiện nay I-Cơ chế hoạt động của hệ thống HTTT quản lí bán hàng có ba bộ phận chính là:bộ phận xuất hàng, bộ phận nhập hàng, bộ phận lên các báo cáo.Mỗi bộ phận có nhiệm vụ riêng cụ thể là: 1.Bộ phận xuất hàng Khi khách hàng gửi các đơn đặt hàng đến thì bộ phận có nhiệm vụ kiểm tra đơn đặt hàng có hợp lệ hay không nếu có thì tiếp tục kiểm tra kho hàng xem có đảm bảo hàng cho khách hay không. Nếu có đủ hàng có thể thoả thuận hợp đồng bán hàng nếu chưa đủ thì báo cho khách hàng đồng thời báo ngay cho bộ phận nhập hàng khi hàng về có thể hợp đồng với khách nếu khách hàng vẫn còn nhu cầu. Sau khi thoả thuận xong về các điều kiện giao bán hàng... thì xuất hàng cho khách hàng đồng thòi phải thanh toán tiền hàng của khách hàng. Các thông tin về xuất bán hàng sẽ được ghi lại vào trong sổ xuất hàng. 2.Bộ phận nhập hàng Khi có thông báo thiếu hàng của bên xuất thí sẽ lập đơn đặt hàng nhà cung cấp. Nếu nhà cung cấp mang hàng tới thì bộ phận có trách nhiệm kiểm tra phiếu hàng mà nhà cung cấp đưa cho. Nếu phiếu hàng khớp với đơn đặt hàng thì chuyển sang kiểm tra hàng trên xe có đúng như trên phiếu nhập hàng hay không. Hàng đáp ứng đầy đủ yêu cầu đề ra thì cho nhập kho hàng. Sau khi hàng đã nhập kho xong thì thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp. Mọi thông tin về hàng nhập sẽ được ghi lại vào sổ nhập hàng. 3.Bộ phận lên báo cáo Nhiệm vụ của bộ phận là lấy các thông tin về hàng xuất, hàng nhập để lên báo cáo tổng hợp và báo cáo chi tiết cho nhà quản lí. ăNhư vậy đầu vào của hệ thống là các đơn đặt hàng,phiếu nhập hàng.Đàu ra của hệ thống là các hoá đơn bán hàng (HDBH), phiếu nhập hàng (PNH) II-Đặc điểm của hệ thống Hệ thống hiện tại được thực hiện chủ yếu trên bảng tính excel, word do đó nó còn quá đơn giản và quá thô sơ không đáp ứng đựơc nhu cầu của công ty hiện nay đặc biệt là trong tương lai. Hầu hết mọi xử lí đều thực hiện một cách thủ công chính điều này đã làm chậm rất nhiều khâu của hệ thống trong khi đó đội ngũ cán bộ nhân viên trong công ty có tới 8 người trình độ chuyên ngành tin học và 25 người thành thạo tin học văn phòng. III-Các vấn đề đặt ra đối với hệ thống Như đã nói ở trên hầu hết các khâu đều làm thủ công nên dữ liệu có thể không chính xác. không đáng tin cậy chỉ riêng điều này thôi cũng đã ảnh hưởng lớn đến các báo cáo do đó sẽ ảnh hưởng tới các chiến lược, các quyết định của ban lãnh đạo công ty. Mặt khác nó còn làm chậm các khâu giải quyết các đơn đặt hàng của khách và phiếu nhập hàng của nhà cung cấp. Từ đó đã không phát huy được hết tính năng. mẫu mã, giá cả, chất lượng... của nhà cung cấp nói chung và công ty nói riêng đồng thời không đáp ứng được yêu cầu sở thích của khách hàng,việc khách hàng tìm đến một đối tác mới là chuyện đương nhiên Như vậy bộ phận đã bỏ lỡ rất nhiều cơ hội làm ăn của mình ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu và lợi nhuận của công ty đồng thời giảm khả năng cạnh tranh của công ty. Nhà quản lí phải theo dõi hoạt động của công ty thông qua sổ sách, chứng từ, phần mềm excel chứ không phải là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu chuyên biệt như vậy sẽ gây ra rất nhiều khó khăn trong công tác quản lí chẳng hạn như muốn tra cứu theo tên khách hàng cũng mất rất nhiều thời gian. Việc lưu trữ về đặc điểm của từng khách hàng, nhà cung cấp cũng gặp những khó khăn Những vấn đề đặt ra ở trên đã làm đau đầu các nhà quản lí cuối cùng họ đã đi đến quyết định xây dựng một HTTT mới với cơ chế hoạt động như cũ nhưng được tin học hoá ở nhiều giai đoạn Phần hai xây dựng HTTT quản lí bán hàng cho công ty tnhh thăng long chương i khái quát về httt I- Đĩnh nghĩa HTTT và các bộ phận cấu thành 1.Đĩnh nghĩa HTTT là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu...thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường. 2.Các bộ phận cấu thành Con Người Như đã nói ở trên HTTT gồm năm thành phần cơ bản có thể biểu diễn bằng hình vẽ sau Phần Mềm DữLiệu httt Phần cứng Viễn Thông II-Cac giai đoạn và thành viên của dự án phát triển HTTT 1.Các giai đoạn phát triển HTTT -Đánh giá yêu cầu -Phân tích chi tiết -Thiết kế lôgic -Đề xuất các phương án giải pháp -Thiết kế vật lí ngoài -Triển khai kỹ thuật hệ thống -Cài đặt và khai thác hệ thống 2.Các thành viên của dự án phát triển HTTT -Người ra quyết định là bộ phận cao nhất có quyền kiểm soát mọi nguồn lực, tác động vào việc phát triển hệ thống. Họ có quyền lựa chọn mục tiêu hay thực hiện hệ thống mới. -Những nhà quản lí trông coi quá trình phát triển và vận hành hệ thống. Họ là đại diện thấp hơn của người ra quyết định lao động hợp tác với phân tích viên. -Phân tích viên và thiết kế viên phân tích thiết kế cài đặt hệ thống trong sự cộng tác với nhà ra quyết định và nhà quản lí. -Người sử dụng cuối tiếp xúc trực tiếp qua các giao diện vào ra của hệ thống. -Người sử dụng - thao tác viên có vai trò nhiệm vụ gắn liền với hệ thống. Họ tạo ra đầu vào hoặc nhận các đầu ra từ hệ thống để rồi đưa cho người sử dụng. -Những người sử dụng gián tiếp chịu trách nhiệm gián tiếp về hệ thống. -Các lập trình viên chịu trách nhiệm xây dựng các chi tiết của cấu trúc hệ thống -Các hướng dẫn viên hướng dẫn người sử dụng thao tác viên hoặc các nhóm người khác cách thức sử dụng hệ thống. Chương II xây dựng HTTT quản lí bán hàng của công ty ã Hệ quản trị CSDL và ngôn ngữ sử dụng 1.Hệ quản trị CSDL Visual FoxPro FoxPro là một phần mềm thiên về xử lý các mảng dữ liệu trong quản lí, kinh tế,được thâm nhập vào Việt Nam rất sớm. Foxpro được sử dụng rộng rãi như ở các cơ quan, trường học, công ty...Có thể nói FoxPro là một công cụ mạnh dùng để quản trị cơ sỏ dữ liệu an toàn,đa năng đáp ứng được nhu cầu của Việt Nam. Nhờ có nó mà ta có thể tìm kiếm. tính toán, sắp xếp một cách nhanh chóng và tiện lợi FoxPro đã trải qua nhiều thế hệ: FoxPro 1.02, FoxPro 2.0, FoxPro 2.5... đến nay là Visual FoxPro 8.0 và 9.0.Visual Fox được nâng cấp từ FoxPro vì vậy vẫn duy trì những cách thiết kế truyền thống của FoxPro. Nhưng điểm mạnh của Visual FoxPro lại là những phương thức tổ chức, xử lý mới mang tính hiện đại như Microsoft Aceess. Visual FoxPro quản lí các bảng dữ liệu dưới dạng các tệp tin độc lập và hỗ trợ khả năng dùng chùng trên mạng. Mỗi một tệp CSDL của Visual FoxPro có thể chứa được tối đa 255 trường và 1 tỉ bản ghi do đó sử dụng rất thoải mái đồng thời nó cho phép dễ dàng tạo các Form của ứng dụng thân thiện với người sử dụng. Vì thế có thể nói hệ quản trị CSDL Visual FoxPro có nhiều công cụ trợ giúp tổng hợp do đó được các nhà kinh tế hay dùng để quản lí và các trường đại học dùng để giảng dạy. 2.Ngôn ngữ lập trình Visual FoxPro Visual FoxPro hỗ trợ khả năng lập trình tương tự như các ngôn ngữ lập trình khác, ngoài ra nó còn có nhiều công dụng sau. -Hỗ trợ một số lệnh phong phú để có thể quản li tốt các CSDL. -Hỗ trợ các tập lệnh SQL. -Hỗ trợ khả năng lập trình hướng đối tượng cho phép người dùng có thể đĩnh nghĩa các lớp thuận tiện cho việc phát triển ứng dụng Chi tiết các giai đoạn của dự án xây dựng HTTT quản lí bán hàng I-Yêu cầu phát triển hệ thống Ban lãnh đạo đang muốn mở rộng quy mô hoạt động của công ty ra toàn việc sử dụng hệ thống quốc nhưng thông qua sự nghiên cứu và tìm hiểu thì hệ thống hiện tại không đáp ứng được nhu cầu và những vấn đề đặt ra đã của công ty. Căn cứ vào những thực tế trên cùng với tình hình tài chính, nhân lực, thời gian, công nghệ ban lãnh đạo công ty đã quyết định xây dựng phát triển một dự án HTTT quản lí bán hàng. Sỏ dĩ có quyết định đầu tư như vậy ngoài những lí do trên còn là vì hoạt động chủ yếu của công ty là nhập hàng và bán hàng chiếm tói 98% lợi nhuận công ty HTTT mới này phải được tự động ỏ nhiều khâu để giải quyết nhanh chóng các công việc mà các nhân viên đang rất bận rộn hiện nay như cập nhật,tra cứu,kiểm tra kho hàng, lên các báo cáo...Mục đích cuối cùng của naylà tăng hiệu quả công việc để rồi làm tăng doanh thu và lợi nhuận của công ty. II-Phân tích chi tiết 1.Mục tiêu Đây là giai đoạn có tính sống còn,Tames Mckeen đã làm rõ tính sống còn của nó bằng nhận xét:”Những người có thành công nhất, nghĩa là những người tôn trọng nhất các ràng buộc về tài chính, thời gian và đựơc sử dụng hài lòng nhất, cũng là những người dành nhiều thời gian nhất cho hoạt động phân tích chi tiết và thiết kế lô gic. Mục tiêu của giai đoạn này là đưa ra các chẩn đoán về hệ thống đang tồn tại và những mục tiêu cần đạt được, hướng tới của hệ thống nghiên cứu và đề xuất các phương án giải pháp 2.Phương pháp thu thập thông tin Có nhiều phưong pháp thu thập thông tin như phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, phiếu điều tra, quan sát. Do điều kiện thời gian và thực tế em xin trình bày hai phương pháp thu thập thông tin chủ yếu sau. a,Phương pháp phỏng vấn Phương pháp này giúp cho thu thập được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống thông qua người phỏng vấn đến người sử dụng cuối mà trong các tài liệu không thể tìm thấy. Kết quả 85% số người được phỏng vấn đồng ý với dự án phát triển HTTT và yêu cầu của họ là hệ thống phải đáp ứng nhanh chóng khi họ có nhu cầu tra cứu, kiểm tra về đối tượng nào đó, tránh được những sai sót thấp nhất mà do làm thủ công mắc phải, các dữ liệu phải được tổng hợp để lên các báo cáo một cách tự động đồng thời cũng phải được bảo mật an toàn thông qua việc phân quyền sử dụng. 15% số người không đồng ý với lý do đã quen làm việc với hệ thống cũ. b,Nghiên cứu tài liệu Phương pháp này cho phép nghiên cứu tỉ mỉ về nhiều khía cạnh khác nhau của tổ chức như tình hình tài chính, nhân lực hay vai trò nhiệm vụ của các cán bộ công nhân viên trong công ty,thủ tục quy trình làm việc của họ, các loại báo cáo,bảng biểu hệ thống hiện dùng Ví dụ mẫu của một HDBH như sau: hoá đơn bán hàng Số HĐ... Liên số:... Họ tên khách hàng:... Địa chỉ:... Số tài khoản:... Phương thức thanh toán:... STT Tên Hàng Đơn Vị Tính Đơn Giá S ố Lượng Thành Tiền 1 Máy tính IBM Dàn 9500000 2 19000000 2 Máy in HP11 Chiếc 4500000 1 4500000 ... ..... ..... ..... ..... ..... Số tiền viết bằng chữ:... Cộng thành tiền:.... Người mua: VAT:... ..... Tiền trả:... Ngày... tháng... năm ... Người ký:.... 3.Mã hoá dữ liệu Mã hoá dữ liệu phải đảm bảo yêu cầu không nhầm lẫn các đối tượng. Nó mô tả nhanh chóng các đối tượng và nhận diện nhanh chóng các đối tượng. a,Định nghĩa Mã hiệu là một dạng biểu diễn theo quy ước ngắn gọn về mặt thuộc tính để mô tả hoặc biểu diễn thông tin về một đối tượng quản lí. Mã hoá là việc xây dựng tập hợp các mã hiệu để biểu diễn các thông tin về một đối tượng quản lí. b,Cac phương pháp mã hoá Có nhiều phương pháp mã hoá nhưng hệ thống ứng dụng các phương pháp sau, -Phương pháp mã hóa ghép nối: phương pháp này chia mã thành nhiều trường, mỗi trường tương ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể có giữa tập hợp con khác nhau với đối tượng gán mã. VD Mã hàng TV0001 TV 0 0 0 0 Tên nhóm mặthàn Hãng sản xuất Kích thước Loại mànhìnhLô hàng -Phương pháp mã hóa gợi nhớ căn cứ vào đặc tính đối tượng để xây dựng.Chẳng hạn dùng mã của một khách hàng MBĐV0001 trong đó MB (miền Bắc), ĐV (đơn vị), 0001 (số thứ tự khách hàng theo MBĐV). -Phương pháp mã hoá liên tiếp nó được tạo ra bởi quy tắc tạo dãy nhất định ví dụ số hoá đơn trước là 078 thì số hoá đơn sau phải là 079 4.Các công cụ mô hình hoá Tồn tại một số công cú tương đối chuẩn cho việc mô hình hoá và xây dựng tài liệu cho hệ thống. Đó là sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống. a,Sơ đồ luồng thông tin Sơ đồ luồng thông tin dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau: Xử Lý Thủ công Giao tác người_máy Tin học hoá hoàn toàn Kho dữ liệu Thủ công Tin học hoá Dòng thông tin Điều khiển Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động quản lí bán hàng của hệ thóng mới Kiểm tra đơn hàng Thời ĐiểmKháchhàng-Nhàcungcấp NhânViên NhàQuảnLí Đơn đặt hàng 1ngày Đơn hàng đã kiểm tra Kiểm tra kho Thoả thuận bán hàng Hợp đồng bán hàng Xuất hàng 1ngày Thu tiền Hoá đơn bán hàng Hàng xuất Đặt hàng In báocáo tổng hợp Đơn đặt hàng Kiểm tra phiếu nhập 1ngày Phiếu nhập hàng Lên báo cáo Kiểm tra hàng L Nhập hàng Phiếu thanh toán Inbáocáo chi tiết Trả tiền Hàng nhập b, Sơ đồ luồng dữ liệu -Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả chính HTTT trên góc độ trừutượmg.Trên sơ đồ chỉ bao gồm luồng dữ liệu, các xử lí, các lưu trữ dữ liệu nguồn và đích nhưng không hề quan tâm đến nơi thời điểm và đối tượng trựu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần HTTT làm gì và để làm gì. -Ký pháp cơ bản dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu DFD tên ngườ/ bộ phận phát/ nhận tin nguồn hoặc đích tên dòng dữ liệu dòng dữ liệu tên tiến trình xử lý tiến trình xử lý kho dữ liệu tệp dữ liệu Sơ đồ phân rã chức năng của hệ thống Sơ đồ ngữ cảnh Sơ đồ phân rã mức 0 Sơ đồ phân rã mức 1 DFD Sơ đồ phân rã mức 2 DFD Sơ đồ phân rã mức 3 DFD 5,Các công đoạn của giai đoạn phân tích chi tiết a.Lập kế hoạch *Thành lập nhóm phân tích -Tuỳ từng quy mô dự án, cách thức quản lý, sự sẵn sàng và kinh nghiệm của các thành viên mà ta có một đội ngũ phân tích cho hệ thống. -Đối với dự án xây dựng HTTT quản lý của công ty TNHH Thăng Long độ ngũ này gồm 5 thành viên đó là: 1 chủ dự án, 2cán bộ HTTT, 1 phân tích viên ,1 người đại diện của người sử dụng. *Lựa chọn phương pháp và công cụ Phân tích chi tiết bao gồm công việc chủ yếu là thu thập thông tin như phỏng vấn , điều tra, tìm tài liệu...và chỉnh đốn các thông tin, xây dựng lên các mô hình hệ thống nghiên cứu, chuẩn bị tài liệu về các mô hình sử dụng nó để đưa ra các chẩn đoán xác định các yếu tố giải pháp. *Xác định thời hạn Đối vói người sử dụng hệ thống hay chủ dự án thường đòi hỏi ngay sau ngày khởi công là phải xong điều đó chứng tỏ rất nhiều muốn hoàn thành dự án gần như là ngay lập tức điều này thì không thể đáp ứng được. Một dự án nếu hoàn thành quá sớm khả năng không đảm bảo chất lượng là có thể ngược lại nếu kéo dài thời gian thì sẽ gây ra lãng phí về thời gian, tài chính, nhân lực...Vì vậy mà thời gian hoàn thành chậm nhất và nhanh nhất không trên dưới 20% thời gian cho phếp đối vói dự án này cũng vậy. Để tính toán thòi hạn hoàn thành thì tất cả các khâu phải được tính toàn một cách tỉ mỉ, chính xác về thời gian tiến độ thực hiện, hoàn thành công việc và những ràng buộc kèm theo. Phương pháp xác định thời hạn được sử dụng trong dự án này là sơ đồ đường găng kết quả tính toán là sau 10 tháng kể từ ngày khởi công sẽ hoàn thành dự án và đưa vào hoạt động. b.Nghiên cứu môi trường hệ thống đang tồn tại -Môi trường ngoài: là công ty TNHH kinh doanh về các mặt hàng điện tử điện lạnh. Hiện nay công ty đang chiếm 10% thị phần của cả nước, uy tín và chất lượng phục vụ tương đối tốt tuy nhiên với quy mô hoạt động, công nghệ hiện nay thì công ty khó lòng mà cạnh tranh được với nhiều đối thủ cạnh tranh ở thị trường trong nước.... -Môi trường tổ chức: nhiệm vụ chủ yếu là nhập hàng từ nhà cung cấp, xuất hàng cho khách. Công ty đã thành lập được 5 năm với mức độ tăng trưởng năm sau cao hơn năm trước, khách hàng không ngừng gia tăng, nhiều cán bộ, nhân viên có trình độ kinh nghiệm về tin học.... -Môi trường vật lý: mức độ an ninh và kiểm soát dữ liệu chưa thật tốt... -Môi trường kỹ thuật: chỉ có vài chiếc máy tính và 1 chiếc máy in, phần mềm sử dụng chủ yếu là xử lí văn bản word, bảng tính excel, phần mềm quản lí tệp. c.Nghiên cứu hệ thống hiện tại đã trình bày ở phần I d.Chẩn đoán và xác định các yếu tố giải quyết vấn đề *Đưa ra chẩn đoán về những hoạt động kém hiệu quả đây chính là vấn đề đặt ra đối với HTTT của công ty và đã được trình bày ở chương II của phần I. *Xác định mục tiêu của hệ thống đây là nhiệm vụ cực kỳ quan trọng vì mục tiêu này sẽ hướng dẫn cho việc thiết kế hệ thống và đánh giá hệ thống sau khi nó hoàn thành cụ thể là: -Tỉ lệ sai sót khi thực hiện hệ thống này không quá 10%. -Thời gian giải quyết các đơn đặt hàng và phiếu nhập hàng rút ngắn 5lần -Giúp nắm các thông tin về khách hàng khách hàng, nhà cung cấp, hàng hoá, giá cả, tình hình hoạt động... một cách thuận tiện nhanh chóng. -Tra cứu, sửa, xoá,ghi...thuận tiện hơn, nhanh chóng hơn Từ đó quản lí dễ dàng, giải quyết nhiều đơn đặt hàng, phiếu nhập hàng cùng một lúc... làm tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, giảm các chi phí, tăng doanh thu và đạt đến mục đích cuối cùng là tăng hiệu quả hoạt động tức tăng lượng lợi nhuận thu về từ hệ thống. d.Đánh giá lại khả thi Từ các thông tin về môi trường, nguyên nhân, giải pháp, mục tiêu cho nên việc đánh giá tính khả thi ở giai đoạn này có tính chính xác hơn so với lần trước. Tuy nhiên thông tin thu thập tại thời điểm này vẫn là chưa đủ để đánh giá hết tính khả thi của dự án. e.Sửa đổi đề xuất của dự án Những phân tích phác hoạ hoặc những đề xuất của dự án đã được người sử dụng chấp nhận. Dưới ánh sáng của những thông tin mới thu thập được việc đánh giá lại khả thi vừa rồi những thành viên của dự án cần xem xét và sửa đổi đề xuất của dự án. f.Báo cáo phân tích chi tiết Báo cáo phân tích chi tiết là một tài liệu rất quan trọng bởi vì nó phục vụ cho việc ra quyết định tiếp tục hay huỷ bỏ dự án. Báo cáo này bao gồm những gì đã làm trong giai đoạn này nhưng là những điều căn bản và những gợi ý của nhóm nghiên cứu. III-Thiết kế lô gic 1,Mục đích Xác định một cách chi tiết và chính xác những gì mà hệ thống phải làm để đạt được mục tiêu tư đặt ra từ giai đoạn trước. Sản phẩm của giai đoạn này là sơ đồ luồng dữ liệu DFD đã trình bày ở phần công cụ mô hình hoá và sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD. Những sản phẩm này phải được người sử dụng xem xét thông qua đảm bảo rằng đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ. 1. Thiết kế biểu mẫu và báo cáo 2.0 Thiết kế giao diện và hội thoại Các bước của giai đoạn thiết kế lô gíc Lựa chọn vật mang cho Đầu vào-ra các mô gd đầu vào-ra,khuôn dạng hình dữ liệu, mô các biểu mẫu và báo cáo hình tiến trình Các thực đơn biểu tượng...,giao diẹn và các đặc tả hội thoại Hồ sơ dự án 3.0 thiết kế cơ sở dữ liệu lo gíc Các quan hệ đa tiêu chuẩn Các dòng dữ liệu kho dữ liệu,sơ đồ ER các đầu vào-ra 2,Thiết kế các CSDL Việc thiết kế lô gíc nên bắt đầu từ việc thiết kế CSDL cho HTTT mới Thiết kế CSDL là việc xác định yêu cầu thông tin người sư dụng đối vớihệ thống mới. Đây là các công việc rất phức tạp đòi hỏi các phân tích viên phải gặp gỡ, trao đổi ý kiến để hoàn thành công việc có hiệu quả. Ngày nay với sự phát triển cao của công nghệ thì dung lượng của bộ nhớ càng lớn cùng với nó là giá cả giảm theo chẳng hạn mới đây chính phủ Mĩ đã giới thiệu 1 máy tính sách tay nhỏ nhắn cho học sinh chỉ với giá 100$ với rất nhiều chức năng. Vì vậy mà việc thiết kế CSDL để sao cho tốn ít nhất là điều không còn quá quan trọng nên ở đây sẽ không trình bày khối lượng xử lí trong CSDL. a.Thiết kế CSDL lo gíc đi từ các thông tin ra Xác định các tệp CSDL đi từ các thông tin ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế CSDL.Hệ thống có nhiều đầu ra ở đây ta xét đến đầu ra là hoá đơn bán hàng. hoá đơn nhập hàng. Trong HĐBH có các thuộc tính sau với ký hiệu R là thuộc tính lặp , ký hiệu S là thuộc tính thứ sinh, về phương diện quản lí có thể bỏ qua những thuộc tính rất ít ý nghĩa như Số thứ tự, Liên số. Số hoá đơn Số thứ tự(R) Thành tiền(R) Liên số Mã hàng(R) Cộng thành tiền (S) Mã khách hàng Tên hàng (R) Thuế VAT(S) Địa chỉ khách hàng Đơn vị tính(R) Tổng số tiền(S) Số tài khoản Đơn giá (R) Tổng số tiền ghi bằng chữ(S) Phương thức thanh toán Số lượng(R) Ngày bán Người bán Thực hiện chuẩn hoá: Mức 1 Mức 2 Mức 3 ăHoá đơn bán hàng ăHoá đơn bán hàng ăHoá đơn bán hàng -Số hoá đơn -Số hoá đơn -Số hoá đơn -Mã khách hàng -Mã khách hàng -Mã khách hàng -Địa chỉ khách hàng -Địa chỉ khách hàng -Phương thức thanh toán -Số tài khoản -Số tài khoản -Ngày bán -Phương thức thanh toán -Phương thức thanh toán -Người bán -Ngày bán -Ngày bán ăKhách hàng -Người bán -Người bán -Mã khách hàng -Địa chỉ khách hàng -Số tài khoản ăHàng mua ăHàng mua ăHàng mua -Số hoá đơn -Số hoá đơn -Số hoá đơn -Mã hiệu hàng -Mã hiệu hàng -Mã hiệu hàng -Tên hàng -Số lượng -Số lượng -Đơn vị tính ăHàng hoá ăHàng hoá -Đơn giá -Mã hàng -Mã hàng -Số lượng -Tên hàng -Tên hàng -Đơn vị tính -Đơn vị tính -Đơn giá - Đơn giá Xác định liên hệ giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu Chi nhánh # Mã chi nhánh Tên chi nhánh Địa chỉ Điện thoại .... Nhân viên #Mã nhân viên Mã chi nhánh tên nhân viên chức vụ ngày sinh giới tính ..... Hoá đơn bán hàng # Số hoá đơn Mã khách hàng Mã người bán Phương thức TT Ngày bán ..... Khách hàng #Mã khách hàng Tên khách hàng địa chỉ điện thoại số tài khoản ...... Bảng hàng bán Số hoá đơn Mã hàng Số lượng Đơn giá ........ Bảng hàng hoá #Mã hàng Tên hàng ngày sản xuất đơn vị tính ........ Bảng hàng nhập Số hoá đơn mã hàng Số lượng Đơn giá ........  Bảng nhà cung cấp # Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp địa chỉ điện thoại số tài khoản ............ Hoá đơn nhập hàng # Số hoá đơn Mã nhà cung cấp Mã người nhập phương thưc TT ngày nhập ....... b.Thiết lập CSDL bằng phương pháp mô hình hoá Công ty có nhiều chi nhánh, mỗi chi nhánh có nhiều nhân viên. Nhân viên nhận hàng hoá từ nhà cung cấp và bán cho khách hàng. -Bước1 xác định các thực thể:chi nhánh, nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp, hàng hoá. -Bước2 vẽ sơ đồ mô hình quan hệ. Tên các thuộc tính cơ bản của thực thể Chi nhánh : # Mã chi nhánh Nhân viên: #Mã nhân viên tên chi nhánh tên nhân viên Địa chỉ chức vụ điện thoại .... ngày sinh mã chi nhánh.... Hoá đơn bán hàng: #Số hoá đơn khách hàng: #Mã khách hàng Mã hàng Tên khách hàng Mã người bán Địa chỉ Phương thức TT ... Điện thoại ... Hàng bán : Mã chi nhánh Hàng hoá :# mã hàng Số hoá đơn tên hàng Mã hàng ngày sản xuất Số lượng Đơn vị tính..... Đơn giá ..... Hàng nhập :Số hoá đơn Nhà cung cấp: #Mã nhà cung cấp Mã hàng Tên nhà cung cấp Số lượng Địa chỉ Đơn giá ... Số tài khoản .... Hoá đơn nhập hàng: #Số hoá đơn Mã nhà cung cấp phương thức TT Mã người nhập ... c.Phân tích tra cứu Sơ đồ phân tích tra cứu số lượng hàng hoá mà 1 khách hàng đã mua (1) Khách Hàng #Mã khách hàng Tên khách hàng ..... (2) Hoá đơn bán hàng #Số hoá đơn Mã khách hàng .... (3) Hàng nhập Số hoá đơn Số lượng ..... Để biết được số lượng hàng hoá mà khách hàng đã mua trước trước hết phải truy cập (1) tệp khách hàng để lấy mã khách hàng, tên khách hàng sau đó chuyển sang tệp hoá đơn bán hàng (2) bằng mã khách hàng để lấy số hoá đơn. Tiếp đến phải truy nhập vào tệp hàng nhập (3) bằng số hoá đơn để lấy số lượng. Việc phân tích tra cứu đối với các chỉ tiêu khác cũng tương tự như trên truy nhập vào các tệp có liên quan. Phân tích tra cứu là một công cụ giúp lập tài liệu hệ thống, cho phép xác định tệp cần thiết để sinh ra tra cứu, thứ tự truy nhập tới các tệp cần thiết để sinh ra để sinh ra tra cứu, thứ tự truy nhập tới các tệp cũng như là số lượng trung bình các bản ghi cần phải đo. d.Phân tích cập nhật -Do yêu cầu công việc lên thông tin trong CSDL luôn phải cập nhật thường xuyên đảm bảo CSDL phản ánh tình hình mới nhất của các đối tượng quản lí ví dụ khách hàng, nhà cung cấp, hàng hoá, nhân viên. -Sự kiện là 1 việc thực xẩy ra thì nó làm khởi sinh sự thực hiện của 1 hoặc nhiều việc khác. Từ phân tích cập nhật hình thành bảng sự kiện cập nhật theo mẫu sau Tệp Loại cập nhật Sự kiện Nhân viên Thêm Bớt Sửa Tuyển thêm nhân viên Nhân viên về hưu, chuyển công tác Nhân viên chuyển chi nhánh, có sự thay đổi Hàng hoá Thêm Bớt Sửa Đưa thêm mặt hàng mới vào kinh doanh Nếu bỏ đi hàng hoá không kinh doanh Có sự thay đổi về mặt hàng ..... ..... ..... *Xác định cách thức hợp lệ hoá dữ liệu cập nhật Một HTTT mà dữ liệu lưu trữ trong CSDL phản ánh trung thực thực tế hay nói cách khác là mọi giao dịch xẩy ra đều được phản ánh vào CSDL không có sai sót nào, thực tế không thể có HTTT như vậy. Vì vậy chúng ta chỉ giảm thiểu các mức sai sót khác nhau gắn liền với mức chi phí khác nhau. Vấn đề đặt ra là phải lựa chọn dữ liệu nhập, loại kỹ thuật kiểm tra và hợp lệ hoá dữ liệu. Phân lớp và cấu trúc Kiểm tra để đảm bảo dữ liệu nhập vào là đúng kiểu ví dụ toàn số hay chỉ có chữ và chữ số. Tổ hợp ý nghĩa Xem xét sự phù hợp về ý nghĩa của các dữ liệu trong hai hoặc nhiều trường hợp ví dụ số lượng hàng mua phải phù lợp với lượng hàng hoá Sót dữ liệu Kiểm tra xem dữ liệu có mặt trong mọi bản ghi hay không Quy cách Kiểm tra quy cách quy định trước tức là những quy định về thủ tục nhập dữ liệu, kiểm tra Miền giá trị Kiểm tra xem dữ liệu nhập vào có nẳm trong miền giá trị quy địnhkhông Hợp lí hoàn cảnh Dữ liệu có hợp lý về hoàn cảnh hay không ví dụ mặt hàng của Trung Quốc không thể có giá đắt hơn hàng cùng loại của Nhật Bản Kíchthước Có dữ liệu quá ít hoặc quá nhiều ký tự Tự kiểm tra Dữ liệu nhập thoả mãn một điều kiện tự thân nào đó như những chữ số được đưa thêm vào để tự kiểm tra ví dụ bít chẵn lẻ Tập hợp giá trị chuẩn Dữ liệu nhập có nằm vào tập hợp các giá trị chuẩn cho trước không ví dụ hàng hoá nhập vào có nằm trong danh mục hàng hoá kinh doanh của công ty hay không IV-Đề xuất các phương án giải pháp *Mục đích Kết quả của giai đoạn thiết kế logíc mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm. Có nhiều phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logíc. Mỗi phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống một cách cụ thể và chi tiết phải lựa chọn một phương án phù hợp với công ty trong rất nhiều phương án. Vì vậy phải đánh giá những chi phí và lợi ích của từng phương án và lựa chọn một phương án phù hợp Các công đoạn của giai đoạn đễ xuất phương án và giải pháp 1,Các ràng buộc liên quan đến tin học và tổ chức a.Ràng buộc liên quan đến tin học -phần cứng của tổ chức đã có những máy móc thiết bị đến đâu cần phải trang bị thêm những máy móc thiết bị đảm bảo yêu câù về dung lương tốc độ -Phần mềm những phần mềm nào của tổ chức đã cài đặt, HQTCSDL nào đang sử dụng, ngôn ngữ trợ giúp phát triển HTTT. Để phát triển HTTT mới thì nhu cầu về các phần mềm ra sao và khả năng đáp ứng của công ty. Nguồn nhân lực hiện nay đã đáp ứng nhu cầu cho HTTT mới chưa nếu chưa phải tổ chức tuyển dụng, đào tạo b. Ràng buộc liên quan đến tổ chức khả năng tài chính cho việc khai thác phát triển HTTT mới Phân bố trang thiết bị sử dụng Phân bố người sử dụng Thời gian hoàn thành công việc của HTTT mới cụ thể thời gian hệ thống phải có đầy đủ thông tin để lên báo cáo tức là các thông tin đầu ra và thời gian trả lời thông tin cho khách hàng nhà cung cấp v.v. Thiên hướng ý thích của nhà lãnh đạo đối với việc tin học hoá Mức độ hiểu biết về tin học của cán bộ công nhân viên, mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên. 3, Xây dựng các phương án giải pháp Xác định biên giới cho phần tin học hoá Tức là xác định biên giới tin học hoá phân chia phần thủ công và tin học của HTTT. Sơ đồ luồng thông tin và luồng dữ liệu mức 0 hoặc mức 1 cũng là một công cụ tốt cho việc phân chia biên giới Khi nghiên cứu hệ thống phân tích viên đã đưa ra 3 phương án sau: + Phương án A tin học hoá hoàn toàn, + Phương án B tin học hoá tưng phần ._.