Xây dựng hệ thống quản lý nội bộ Công ty cổ phần SIS Việt Nam

đã có những bước phát triển mạnh mẽ. Máy tính điện tử không còn là phương tiện quý hiếm mà đang ngày một gần gũi với con người. Đứng trước sự bùng nổ thông tin, các tổ chức và các doanh nghiệp đều tìm mọi biện pháp để xây dựng hoàn thiện hệ thống thông tin của mình nhằm tin học hoá các hoạt động tác nghiệp của đơn vị mình với mục tiêu hướng tới là đưa doanh nghiệp của mình ngày một phát triển hơn và tiến xa hơn nữa. Từ nhu cầu nêu trên và thực tế thực tập tốt nghiệp tại công ty cổ phần SIS Việt Nam chúng tôi đã thấy rõ những bất cập và thiếu sót trong phần mềm quản lý nội bộ của công ty SIS. Là sinh viên công nghệ thông tin với mong muốn đóng góp một phần công sức nhỏ bé của mình giúp cho công ty cổ phần SIS giải quyết những bất cập và đưa SIS ngày một phát triển hơn, tiến xa hơn và mục tiêu cao hơn nữa là đưa SIS lên “SÀN’’. Chính vì vậy chúng tôi đã tham gia xây dựng đề tài: “Xây dựng hệ thống quản lý nội bộ công ty cổ phần SIS Việt Nam’’ nhằm mục đích trên. Báo cáo chuyên đề gồm các nội dung chính sau: Chương 1: Tổng quan về cơ sở thực tập và đề tài Giới thiệu về công ty cổ phần SIS Việt Nam và về đề tài. Chương 2: Khảo sát hệ thống. Trình bày về quá trình khảo sát công ty SIS và các nghiệp vụ của bài toán. Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống Trình bày biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồ luồng dữ liệu. Chương 4: Phân tích thiết kế Cơ sở dữ liệu Nêu lên về quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu của đề tài. Chương 5: Thiết kế giao diện và cài đặt chương trình Đó là những giao diện và kết quả đạt được của chương trình. Tuy đã rất cố gắng học hỏi dựa trên kiến thức đã học và thực tế tại công ty cổ phần SIS nhưng do khả năng và thời gian có hạn nên đề tài của chúng tôi không thể tránh khỏi những thiếu sót. Chúng tôi kính mong quý thầy cô cùng bạn bè thông cảm và góp ý để chúng tôi kịp thời lấp kín những lỗ hổng kiến thức và chương trình đạt hiệu quả cao hơn. Chúng tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới sự chỉ bảo và hướng dẫn tận tình của Thạc sỹ Tống Minh Ngọc trong suốt quá trình thực hiện đề tài, tới các thầy cô giáo của Bộ môn Công Nghệ Thông Tin_Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân và các bạn bè đã đóng góp ý kiến giúp đỡ chúng tôi hoàn thành đề tài này. Chúng tôi cũng xin chân thành cảm ơn toàn thể các anh chị cán bộ và công nhân viên của công ty cổ phần SIS Việt Nam đã nhiệt tình giúp đỡ trong thời gian chúng tôi thực tập tại quý công ty. Đặc biệt chúng tôi xin gửi lời cảm ơn tới ban giám đốc, anh Phạm Trọng Chiều_Giám đốc trung tâm SIS Tech, anh Đào Văn Kỷ đã tận tình hướng dẫn chúng tôi trong suốt quá trình khảo sát, phân tích và hoàn thiện đề tài. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 27 tháng 4 năm 2008 Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Thanh Thuỷ Nguyễn Thị Thu Hoài CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP VÀ ĐỀ TÀI 1.1 Giới thiệu về cơ quan thực tập 1.1.1 Tổng quan về công ty cổ phần SIS Việt Nam Công ty cổ phần SIS Việt Nam là đơn vị chuyên sâu trong lĩnh vực sản xuất và chuyển giao phần mềm kế toán và quản trị doanh nghiệp, được thành lập ngày 04 tháng 03 năm 2002. Đội ngũ nhân viên là các kỹ sư hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ thông tin và các chuyên gia trong lĩnh vực tư vấn tài chính doanh nghiệp. Sản phẩm của SIS Việt Nam là sự kết hợp hài hòa giữa công nghệ và trí thức quản trị. Tên đầy đủ: Công ty cổ phần SIS Việt Nam (SIS Viet Nam joint Stock Company) Tên giao dịch: SIS Việt Nam Trụ sở công ty: số 17/183 Đặng Tiến Đông, Đống Đa, Hà Nội Điện thoại: +84-4-5117787 Fax: +84-4-5117787 Email:sales@sisvn.com Website: www.sisvn.com - www.phanmemketoan.net Chi nhánh TP. HCM: A917 Chung cư CC HAGL 357, Lê Văn Lương, Q7, TP.HCM Tel: +84-8-2230 345 Fax: +84-8-2230 456 Email: sales_hcm@sisvn.com 1.1.2 Lĩnh vực hoạt động của công ty SIS Sản xuất và triển khai phần mềm kể toán doanh nghiệp SAS. Sản xuất và triển khai phần mềm Quản trị tổng thể Doanh nghiệp SIS-ERP. Sản xuất và triển khai phần mềm nhân sự tiền lương SIS-HRM. Sản xuất và triển khai phần mềm kể toán Hành chính sự nghiệp SAS-ADM. Cung cấp các dịch vụ đào tạo và tư vấn kế toán, Thuế và phần mềm kế toán. Cung cấp các dịch vụ bảo trì, bảo hành phần mềm tin học. Dịch vụ quảng cáo, quảng bá thương hiệu thông qua phần mềm tin học. Đầu tư tài chính, tư vấn tài chính. Môi giới, cho thuê bất động sản. Xuất nhập khẩu hàng hóa, dịch vụ. 1.1.3 Sơ đồ tổ chức công ty Phòng nghiên cứu & Phát triển sản phẩm Phòng Kinh Doanh Phòng Triển Khai Phòng Bảo Hành Phòng Kỹ Thuật CÔNG TY SIS VIỆT NAM SIS ACC SIS ERP SIS HRM SIS FIN Hình 1.1.3: Sơ đồ tổ chức công ty SIS-ACC: Thiết kế và triển khai phần mềm kế toán, thuế, tài chính dành cho các công ty vừa và nhỏ. Đáp ứng yêu cầu đặt ra của nội bộ doanh nghiệp và cơ quan thuế. SIS-ERP: Thiết kế và triển khai phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp dành cho các doanh nghiệp vừa và lớn. Đáp ứng yêu cầu về quản trị và điều hành doanh nghiệp hiện đại trên phần mềm. SIS-HRM: Thiết kế và triển khai phần mềm quản trị nhân sự, tiền lương cho các doanh nghiệp có số lượng công nhân lớn, cách tính lương phức tạp. SIS-FIN: cung cấp các dịch vụ đào tạo, tư vấn kế toán, thuế và tài chính cho các doanh nghiệp. 1.1.4 Đội ngũ nhân viên Đội ngũ cán bộ của công ty SIS việt Nam không ngừng lớn mạnh về số lượng và chất lượng với gần 100 người. Để phục vụ tốt nhất yêu cầu của khách hàng bên cạnh các cán bộ trực tiếp làm việc tại tru sở công ty, SIS Việt Nam còn thiết lập và vận hành một hệ thống ban cố vấn và cộng tác viên trên khắp tỉnh thành. Họ là những cá nhân có trình độ chuyên môn sâu & những tổ chức có uy tín có thể phục vụ quý khách hàng về nghiệp vụ hay kỹ thuật trong quá trình tìm hiểu, chuyển giao và bảo hành sản phẩm. Trong số các cán bộ làm việc trực tiếp tại SIS Việt Nam có tới 90% số lượng cán bộ hay nhân viên đã tốt nghiệp đại học hoặc trên đại học tại các trường danh tiếng trên thế giới và Việt Nam. Một số cán bộ chủ chốt của SIS Việt nam đã từng được đào tạo bài bản ở nước ngoài, đã tiếp thu và thâu tóm công nghệ, cách thức tổ chức quản lý đầu tiên trên thế giới từ đó linh hoạt áp dụng vào các doanh nghiệp Việt Nam thông qua các dịch vụ và sản phẩm chuyên nghiệp và hàm lượng khoa học công nghệ cao. Các cán bộ của SIS Việt Nam cũng là những người có tâm huyết với nghề nghiệp, tận tụy, cần mẫn với mục đích chung là phục vụ khách hàng tốt nhất. Họ là những người dày dặn kinh nghiệm trong thiết kế, sản xuất, tư vấn triển khai, hỗ trợ khách hàng, do đó chắc chắn họ sẽ làm hài lòng quý khách hàng khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ của SIS Việt Nam. 1.1.5 Sản phẩm phần mềm SIS Việt Nam luôn đa dạng hóa sản phẩm nhằm đáp ứng kịp thời thay đổi nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Chính vì lẽ đó mà các dòng sản phẩm của SIS Việt Nam liên tục được cải tiến về tính năng, tiện ích và thân thiện hơn với cán bộ kế toán và quản trị doanh nghiệp. Các dòng sản phẩm phần mềm kế toán đều đã khẳng định được chỗ đứng của mình trên thị trường, điều này được thể hiện sự đánh giá cao của hơn 1000 khách hàng trên toàn quốc. Các dòng sản phẩm chính: SAS 6.0 SQL – Sản phẩm phần mềm kế toán quản trị doanh nghiệp dành cho doanh nghiệp vừa và lớn trên SQL Server. SAS INNOVA 6.8 - Sản phẩm phần mềm kế toán quản trị doanh nghiệp dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. SIS ERP 6.0 .NET - Sản phẩm phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp. SIS HRM 6.0 .NET – Sản phẩm phần mềm quản trị nhân sự tiền lương. Đi đôi với sản phẩm đó là các dịch vụ gia tăng như phân tích, tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp trong lựa chọn và sử dụng chương trình một cách có hiệu quả nhất. Đội ngũ chuyên gia của SIS Việt Nam đến từ các công ty lớn như Oracle, PWC, FPT, CMC…được đào tạo kiến thức sâu CNTT, phương pháp làm việc chuyên nghiệp, trực tiếp tham gia nhiều dự án quan trọng trong và ngoài nước. Họ đã quen thuộc với các dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp như: bản địa hóa sản phẩm, customization, kiểm tra chương trình, đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật v.v. Họ đã có nhiều kinh nghiệm với các sản phẩm ERP, kế toán tài chính như Oracle Finance, Solomon V, Peachtree, QuickBook, iFinance, v.v. 1.1.6 Thành tích đạt đựơc của SIS Việt Nam Giải thưởng SAO KHUÊ 2006 & 2005. Cúp công nghệ thông tin 2006 & 2005. Bằng khen của Bộ bưu chính viễn thông năm 2002 – 2005. Với nỗ lực không ngừng, phần mềm của công ty SIS Việt nam đã được Bộ bưu chính viễn thông và Hiệp hội phần mềm Việt nam (VINASA) trao tặng danh hiệu cao quý là Giải thưởng Sao Khuê năm 2005 và 2006 dành cho Phần mềm xuất sắc nhất dành cho doanh nghiệp. Các dòng sản phẩm phần mềm của công ty SIS Việt Nam đã được trao cúp CNTT năm 2005&2006. Công ty SIS Việt Nam đã được nhận bằng khen của Bộ BCVT về thành tích xuất sắc trong lĩnh vực CNTT tại Việt Nam suốt 03 năm liền 2002-2005. Và hơn tất cả, các dòng sản phẩm phần mềm SAS đã được triển khai thành công cho hơn 1000 khách hàng trên toàn quốc và nhận được sự ưu ái và đánh giá cao. Ngoài ra SIS-ERP 6.0.NET đã triển khai thành công tại các khách hàng phức tạp như Tổng Công Ty Khoáng Sản Và Thương Mại Hà Tĩnh (Mitraco), Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hóa chất Hà Bắc, công ty Vàng bạc đá quý Bảo Tín Minh Châu v.v. 1.1.7 Khách hàng tiêu biểu của SIS Việt Nam Hơn 1000 doanh nghiệp đã và đang sử dụng phần mềm cho việc quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh trên tất cả các lĩnh vực, ngành nghề như sản xuất, xây dựng., thương mại dịch vụ …với nhiều hình thức sở hữu khác nhau như doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài, doanh nghiệp liên doanh. Bên cạnh đó SIS Việt Nam cũng triển khai và cung cấp các giải pháp quản trị doanh nghiệp rất thành công cho những tập đoàn, công ty lớn, những dự án lớn trong và ngoài nước. Một số khách hàng tiêu biểu: Vietnam Airlines, Mitraco, Toyota, Vinacomex, Sufat, Digital, Thành Hưng, Hecny Group… 1.2 Phát biểu đề tài Bài toán thực hiện: xây dựng hệ thống quản lý thông tin nội bộ công ty cổ phần SIS Việt Nam (SIS Viet Nam Joint Stock Company). Nơi thực hiện đề tài: Công ty cổ phần SIS Việt Nam Tính cấp thiết của đề tài: Qua quá trình khảo sát thực tế chúng tôi thấy được thực tế về quản lý nội bộ tại công ty cổ phần SIS (smart integrated system) Việt Nam. Hiện tại ở công ty đang sử dụng một phần mềm quản lý thông tin nội bộ là LETUS. Phần mềm này cũng đã đáp ứng được một số công việc thiết thực của công ty như: Quản lý thông tin nhân viên. Quản lý khách hàng. Đưa ra các báo cáo. Tuy nhiên phần mềm còn nhiều bất cập chưa giải quyết được: Không có tính phân quyền. Không có tính bảo mật cơ sở dữ liệu. Quy trình lưu chuyển thông tin giữa các phòng ban trong công ty còn rời rạc. Chính vì những bất cập mà phần mềm quản lý nội bộ hiện tại chưa thực hiện được nên chúng tôi xây dựng phần mềm với mong muốn giải quyết các bất cập đó và mang lại hiệu quả tốt hơn cho việc quản lý nội bộ của công ty SIS và có thể làm cho SIS ngày càng phát triển hơn, tiến xa hơn nữa trong tương lai. Mục tiêu, nhiệm vụ của đề tài: Trong quá trình thực tập tại công ty SIS. Chúng tôi đã học tập được rất nhiều kinh nghiệm và kiến thức quý báu từ các anh chị. Khi tiếp xúc hàng ngày, trong môi trường làm việc sôi động và đam mê của anh chị, chúng tôi như cuốn vào dòng xoáy của công việc. Với mong muốn làm được một cái gì đó thực tế về ứng dụng lĩnh vực công nghệ thông tin nên chúng tôi đã tham gia xây dựng đề tài: “Xây dựng hệ thống quản lý thông tin nội bộ công ty cổ phần SIS Việt Nam’’. Phần mềm xây dựng nhằm mục đích giúp cho các nhà quản lý có thể quản lý công ty mình được tốt và hiệu quả hơn. Mà thiết thực nhất là phần mềm xây dựng nhằm phục vụ cho công việc quản lý nội bộ công ty SIS. Xây dựng phần mềm quản lý nội bộ với đầy đủ các chức năng như: quản lý phòng kinh doanh, quản lý phòng triển khai, quản lý phòng lập trình, quản lý phòng hành chính, quản lý phòng bảo hành (support). Phần mềm phải có chức năng tạo các báo cáo về khách hàng tiềm năng, khách hàng chính thức, số hợp đồng ký kết trong tháng, trong quý, báo cáo theo từng phòng ban, báo cáo về tình hình hổ trợ khách hàng, báo cáo về tình hình hoạt đông của từng phòng ban... Với các chức năng được xây dựng trong đề tài nhằm đạt được mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài là: Quản lý được các thông tin sau: Nhân viên của các phòng ban. Các khách hàng tiềm năng của công ty. Các khách hàng đang triển khai. Các khách hàng đang bảo hành. Các đối thủ. Các đối tác. Các cộng tác viên. Các nhà cung cấp của công ty. Yêu cầu của đề tài: phần mềm xây dựng phải đảm bảo giải quyết được các bất cập hiện tại của công ty trong quá trình quản lý như: Đảm bảo tính phân quyền, tính bảo mật về CSDL Thể hiện được luồng xử lý thông tin luân chuyển giữa các phòng ban. Lên được các báo cáo như: báo cáo về danh sách khách hàng, tình trạng khách hàng, tình hình triển khai, bảo trì phần mềm của khách hàng, doanh thu, thống kê các lỗi thường gặp… CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG 2.1 Khảo sát các phòng ban Với các phương thức điều tra chủ yếu là phỏng vấn, quan sát và phiếu điều tra, các kết quả thu được từ việc khảo sát các phòng ban, mà đặc biệt ở đây chúng tôi đi sâu về khảo sát phòng kinh doanh đã thu được các kết quả chính sau: Phòng giám đốc: đây là bộ phận quản lý công ty, giám đốc có nhiệm vụ quản lý trực tiếp công ty, mọi vấn đề của công ty đều phải thông qua giám đốc và giám đốc có quyền quyết định tất cả mọi thông tin xử lý trong công ty. Phòng kinh doanh: Qua phỏng vấn trực tiếp nhân viên phòng kinh doanh thì chúng tôi đã nắm được về thông tin chi tiết của nhân viên, quy trình hoạt động, nhiệm vụ chung... của phòng kinh doanh. Nắm được thông tin chi tiết về nhân viên, công việc cụ thể của từng nhân viên. Công việc chính của phòng kinh doanh là: Khảo sát, nghiên cứu và phân tích thị trường. Marketing và quảng bá thương hiệu công ty, sản phẩm. Lập kế hoạch kinh doanh và thực hiện hàng tháng, quý, năm. Cung cấp sản phẩm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. Chăm sóc khách hàng, đối tác thường xuyên. Hoàn thành kế hoạch kinh doanh hàng tháng, quý, năm. Về mặt khách hàng: có ba loại khách hàng Khách hàng tiềm năng: Là các khách hàng có nhu cầu mua phần mềm của công ty, do các cán bộ kinh doanh chăm sóc. Khách hàng chính thức: khác hàng đã ký hợp đồng. Khách hàng bảo trì. Quy trình hoạt động của phòng kinh doanh: gồm các quy trình sau: + Quy trình phân phối đầu mối kinh doanh: Hình 2.1.1: Quy trình phân chia đầu mối kinh doanh + Quy trình phân chia doanh số kinh doanh Hình 2.1.2: Quy trình phân chia doanh số kinh doanh + Quy trình kinh doanh: Hình 2.1.3: Quy trình kinh doanh Các đối thủ của công ty. Các đối tác của công ty. Các nhà cung cấp chính của công ty. Đối tượng khác hàng chính của công ty: tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, hoạt đống sản xuất kinh doanh có nhu cầu sử dụng phầm mềm của công ty cổ phần SIS Việt Nam. Các sản phẩm chính của công ty. Chính sách và phương pháp của phòng kinh doanh để thu hút khách hàng. Chính sách: Chất lượng sản phẩm tốt nhất. Chất lượng dịch vụ tận tình. Phương thức làm việc chuyên nghiệp. Lợi ích của khách hàng đặt lên hàng đầu, khách hàng là trung tâm phục vụ. Giá cả hợp lý. Luôn cải tiến để phát triển. Phương pháp: Chăm sóc khách hàng cũ, mới và tiềm năng. Lập kênh phân phối thuận tiện cho khách hàng. marketing bằng nhiều kênh. Tổ chức sự kiện, hội thảo. Tất cả cán bộ công nhân viên đều là những người kinh doanh của công ty. Mối quan hệ giữa phòng kinh doanh và các phòng khác. Phòng triển khai: Nhiệm vụ chính của phòng triển khai: Tư vấn và chuyển giao công nghệ phần mềm cho khách hàng. Hướng dẫn khách hàng sử dụng phần mềm. Quy trình hoạt động của phòng triển khai: gồm có các quy trình sau: Quy trình triển khai có Customize. Quy trình triển khai không có Customize. Quy trình nội bộ phòng triển khai. Quy trình luân chuyển thông tin với các phòng khác. Phòng lập trình: Chức năng nhiệm vụ chính của phòng lập trình. Quy trình hoạt động của phòng lập trình. Quy trình. Quy trình đánh giá yêu cầu. Quy trình customize sản phẩm. Quy trình nội bộ. Quy trình xử lý lỗi phần mềm. Quy trình luân chuyển thông tin với các phòng ban khác. Phòng hành chính: Chức năng, nhiệm vụ chính: Phục vụ tất cả các dịch vụ cần thiết trong công ty cho các phòng ban: Kế toán, văn phòng, mạng, công đoàn ... Phục vụ tất cả các dịch vụ cần thiết trong công ty cho các phòng ban: Kế toán, văn phòng, mạng, công đoàn ... Quy trình hoạt động của phòng hành chính. Mối liên hệ giữa phòng hành chính với các phòng khác. Phòng bảo hành (support): Chức năng nhiệm vụ chính: Bảo trì phần mềm cho khách hàng. Xử lý các lỗi phát sinh cho khách hàng. Nâng cấp phần mềm cho khách hàng. quy trình hoạt động của phòng bảo hành: Qui trình bảo trì phần mềm cho khách hàng . Qui trình xử lý lỗi. Qui trình tiếp nhận hợp đồng bảo trì, nâng cấp. Qui trình luân chuyển thông tin phòng bảo hành với các phòng. Qui trình luân chuyển thông tin phòng bảo hành với các phòng. Quy trình bảo trì phần mềm cho khách hàng Hình 2.1.5: Quy trình bảo trì phần mềm cho khách Quy trình xử lý lỗi: Hình 2.1.6: Quy trình xử lý lỗi Nội dung biên bản làm việc với khách hàng: Liệt kê tất cả các lỗi phát sinh của khách hàng tại thời điểm đó. Liệt kê tình trạng xử lý đối với các lỗi phát sinh. Liệt kê thời hạn hẹn khách hàng để giải quyết từng vấn đề chưa xử lý được. Biên bản phải được khách hàng ký xác nhận và đánh giá về sự hài lòng. Lỗi thực sự của khách hàng Lỗi đó không thể xử lý gián tiếp qua điện thoại mà phải xử lý trực tiếp tại khách hàng. Lỗi đó chưa được xử lý trước đó của khách hàng này. 2.2 Các nghiệp vụ của bài toán Ở đây ta xét các nghiệp vụ của bài toán chi tiết thông qua từng phòng ban. Phòng kinh doanh: gồm các nghiệp vụ như: quản lý nhân viên, quản lý khách hàng, báo cáo. Nghiệp vụ quản lý nhân viên: đối với nghiệp vụ này công việc chính bao gồm: có thể thêm, sửa, xoá thông tin về nhân viên. Ở đây nhiệm vụ chính là trưởng phòng phân công công việc chi tiết cho từng nhân viên. Nghiêp vụ quản lý khách hàng: Các hoạt động chính diễn ra: Cán bộ kinh doanh tìm kiếm thông tin khách hàng. Sàng lọc thông tin khách hàng. Khảo sát, phân tích và đánh giá. Đề xuất phương án demo báo giá. Đàm phán ký kết hợp đồng. Thanh toán lần một. Bàn giao cho phòng triển khai. Trong quá trình khảo sát khách hàng, nhân viên phòng kinh doanh phải thu tập thông tin, phân tích, đánh giá và sàng lọc những khách hàng thuộc đối tượng của công ty. Nhưng công ty hay cá nhân sau khi đã sàng lọc trở thành khách hàng tiềm năng của công ty. Khi đó nhân viên phòng kinh doanh tập trung dữ liệu liên quan đến đối tượng đó cho vào kho khách hàng tiềm năng. Qua các phương pháp và chiến lược thu hút khách hàng, khi khách hàng tiềm năng đã ký kết hợp đồng với công ty thông qua nhân viên kinh doanh thì khi đó khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng chính thức của công ty. Lúc này các hợp đồng ký kết được lưu giữ và khách hàng tiềm năng được lưu trữ dưới dạng khách hàng chính thức và lúc này mọi thông tin liên quan đến khách hàng được chuyển cho phòng triển khai thực hiện tiếp công việc. Hàng ngày các cán bộ sẽ Xử lý giao dịch theo giai đoạn với nội dung sau: Tình trạng thực tế. Kế hoạch thực hiện. Hệ thống báo cáo giai đoạn này trên phần mềm (điều kiện lọc báo cáo): Báo cáo lấy theo thời gian từ ngày … đến …năm… (hoặc lấy theo tháng, quý, năm). Báo cáo tổng hợp khách hàng theo từng nhân viên kinh doanh và Phòng KD theo giai đoạn. Báo cáo chi tiết khách hàng theo nhiều chỉ tiêu (của mỗi nhân viên KD) theo thời gian. Báo cáo doanh số kế hoạch ký. Báo cáo doanh số thực tế ký. Báo cáo doanh số thu kế hoạch. Báo cáo doanh số thu thực tế. Với báo cáo tổng hợp của Quản lý: Nhóm theo tình trạng gắn với nhân viên KD, có cột nhân viên. Nhóm theo tỉnh thành. Nhóm theo kênh. Nhóm theo thời gian (Tuần, tháng, Quý). Với báo cáo chi tiết của nhân viên: Nhóm theo tình trạng. Nhóm theo tỉnh thành. Nhóm theo Kênh. Nhóm theo thời gian (Tuần, Tháng, Quý). Nghiệp vụ quản lý sự kiện: với nghiệp vụ này nhằm mục đích để quản lý các loại sự kiện diễn ra của công ty như: Sự kiện hội thảo. Sự kiện phát tờ rơi. Sự kiện hội thảo nghành nghề. Sự kiện hội thảo doanh nghiệp nước ngoài… Qua nghiệp vụ này thì nhân viên, người quản lý có thể thực hiện thêm, sửa, xoá, hiệu chỉnh các sự kiện. Đưa ra các báo cáo hoạt động các sự kiện: Báo cáo tài liệu cần dùng cho sự kiện (check list). Báo cáo các sự kiện trong tuần, tháng, quý. Báo cáo các sự kiện theo cán bộ KD phụ trách… Báo cáo các sự kiện theo hình thức sự kiện. Báo cáo các sự kiện theo địa bàn tổ chức. Báo cáo hiệu quả/kết quả sự kiện kế hoạch – thực tế: Số lượng DN tham dự, chi phí tổ chức, doanh số ký… Nghiệp vụ quản lý tài liệu, hồ sơ: Với nghiệp vụ này có các chức năng sau: có thể thêm mới, chỉnh sửa, xoá một hồ sơ tài liệu. Các loại tài liệu, hồ sơ bao gồm: Tài liệu Marketing Tài liệu GT công ty Tài liệu GT sản phẩm … Tài liệu Công văn, văn bản, biên bản… Biên bản đề nghị TT Biên bản… Tài liệu khách hàng. Khảo sát Báo giá Hợp đồng Phụ lục Hợp đồng. Nghiệp vụ báo cáo: ngoài các nghiệp vụ trên phòng kinh doanh còn có thể có nghiệp vụ báo cáo nhằm mục đích để thực hiện các báo cáo. Báo cáo tổng hợp công việc của nhân viên KD trong ngày (theo tuần, tháng). Cuối tuần này hoặc đầu tuần mới mọi người sẽ điền kế hoạch công việc và lên báo cáo tổng hợp. Báo cáo lịch công việc của nhân viên. Báo cáo lịch công việc của tổng hợp các nhân viên PKD. Phòng triển khai: gồm các nghiệp vụ: quản lý nhân viên, quản lý khách hàng chính thức, báo cáo. Quản lý nhân viên: gồm các công việc chính như: Quản lý thông tin nhân viên. Quản lý và phân công công việc của từng nhân viên. Quản lý khách hàng chính thức: đây là nghiệp vụ cho phép nhân viên phòng triển khai thực hiện các giao dịch với khách hàng thông qua sự phân công công việc của trưởng phòng. Cán bộ phòng triển khai sẻ quản lý thông tin chi tiết của khách hàng chính thức và tiến hành các giao dịch với khách hàng chính thức: như thống nhất quy trình kế toán, khảo sát các đặc thù, test phần mềm… Báo cáo: chức năng này cho phép đưa ra các báo cáo như: Báo cáo lịch về lịch công tác của nhân viên phòng triển khai. Báo cáo về tình hình triển khai dự án của từng nhân viên theo tuần, tháng hay quý. Báo cáo về tình kế hoạch triển khai. Báo cáo thực tế đã triển khai các dự án Phòng lập trình: thực hiện các nghiệp vụ sau: quản lý nhân viên, tiếp nhận yêu cầu phần mềm, lập trình… Phòng bảo hành (support): cũng như các phòng khác do hệ thống được phân cấp chức năng theo phòng ban nên ở phòng bảo hành cũng có nghiệp vụ: quản lý nhân viên, báo cáo. Ngoài ra còn có các nghiệp vụ như: tiếp nhận hợp đồng bảo hành, xử lý lỗi. Ở đây nghiệp vụ xử lý lỗi là nghiệp vụ quan trọng nhất trong tất cả các nghiệp vụ của phòng triển khai. Nghiệp vụ xử lý lỗi: Khi khách hàng trong qúa trình sử dụng sản phẩm của công ty nếu có các lỗi phát sinh thì sẽ được xử lý thông qua nghiệp vụ này của phòng bảo hành. Khi nhận thông tin lỗi phát sinh từ khách hàng nhân viên phòng triển khai có thể xử lý lỗi trực tiếp qua tổng đài 1080 hay xử lý lỗi cho khách hàng qua chat ,email , điện thoại. Những lỗi quá phức tạp không thể xử lý trực tiếp được thì cán bộ phòng triển khai sẻ trực tiếp đến xử lý cho khách hàng. Báo cáo: Các báo cáo tuần về tình hình hỗ trợ khách hàng: Khách hàng ký bảo trì và thu tiền trong tháng - Khách hàng dự kiến thu. - Khách hàng ký bảo trì và thu tiền. Khách hàng có khả năng bảo trì trong tháng Tập hợp lỗi phát sinh của các khách hàng tích luỹ kế từ đầu kỳ đến hiện tại. CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 3.1 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng Hình 3.1: Biểu đồ phân cấp chức năng Nhằm đạt mục tiêu mô tả các chức năng cơ bản và thường dùng nhất, nên trong đề tài này tôi sẽ chỉ đi sâu phân tích các chức năng cơ bản đó, còn các chức năng khác sẽ không được đưa vào, với ý niệm là đơn giản cho người sử dụng. Nhìn vào biểu đồ ta thấy hệ thống gồm các chức năng chính sau: Quản lý phòng kinh doanh: mục đích của chức năng này là quản lý tất cả thông tin liên quan đến phòng kinh doanh, đặc biệt là quản lý về khách hàng của công ty thông qua các chức năng con sau: Tạo cơ sở dữ liệu khách hàng tiềm năng. Khảo sát phân tích đánh giá. Quản lý lịch hẹn khách hàng. Đàm phán, ký kết hợp đồng. Thanh toán. Quản lý phòng triển khai: Mục đích của chức năng này là quản lý về khách hàng chính thức của công ty, thực hiện các giao dịch với khách hàng này. Chức năng này gồm các chức năng con: Tiếp nhận khách hàng chính thức. Quản lý lịch triển khai. Thống nhất quy trình kế toán. Test sản phẩm. Làm tài liệu. Thanh toán. Quản lý phòng lập trình: phòng lập trình là phòng có nhiệm vụ tạo ra sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng, với các công việc sau: Tiếp nhận yêu cầu phần mềm và phân việc xây dựng phần mềm. Lập trình. Quản lý phòng bảo hành: chức năng chính của phòng này là bảo trì phần mềm cho khách hàng, ký các hợp đồng bảo trì hay nâng cấp mới theo yêu cầu của khách hàng. Chức năng này được phân rã thành các chức năng con sau: Tiếp nhận hợp đồng bảo hành. Quản lý lịch bảo hành. Xử lý lỗi và nâng cấp phần mềm. 3.2 Một số ký hiệu sử dụng trong biểu đồ luồng dữ liệu Chức năng Luồng dữ liệu Kho dữ liệu Tác nhân ngoài Tác nhân trong Định nghĩa Nhiệm vụ xử lý thông tin Thông tin vào / ra một chức năng xử lý Nơi lưu trữ thông tin trong một thời gian Người hay tổ chức ngoài hệ thống có giao tiếp với hệ thống Một chức năng hay một hệ con của hệ thống nhưng được mô tả ở trang khác Tên đi kèm Động từ(+ bổ ngữ) Danhtừ(+ tính từ) Danh từ(+ tính từ) Danh từ Động từ Tên Tên Tên Biểu đồ Tên Tên Danh sách lỗi phát sinh Ví dụ Xử lý lỗi Khách hàng tiềm năng Khách hàng Quản lý P.KD Bảng 3.2: Các ký hiệu sử dụng trong biểu đồ dữ liệu 3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh Hình 3.2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh Trung tâm của biểu đồ này là hệ thống quản lý nội bộ công ty SIS. Hệ thống này giao dịch với tác nhân ngoài đó là khách hàng. Mục đích của việc phân tích này ngoài việc tìm hiểu về hệ thống, nó còn giúp người đọc có cái nhìn trực quan và logic về hệ thống này. Nhìn vào biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh ta thấy được các giao dịch mà hệ thống thực hiện với khách hàng: Khách hàng có thể giao dịch trực tiếp với công ty (hệ thống) thông qua các cuộc gặp gỡ với cán bộ của công ty, đàm phán, ký kết. Khách hàng cũng có thể giao dịch dán tiếp thông qua gọi điện thoại, chat hay gửi mail, thông qua internet... Khách hàng có thể giao dịch bằng giấy tờ khi mà khách hàng ký hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thông qua các hồ sơ, tài liệu khác... Hệ thống này sẽ quản lý khách hàng của mình thông qua các danh mục khách hàng: khách hàng tiềm năng, khách hàng chính thức, khách hàng bảo trì và thông qua sự quản lý của từng phòng ban. Nhằm mục đích đơn giản trong việc quản lý ta phân rã chức năng của hệ thống quản lý nội bộ công ty SIS thành các chức năng con. Các phân rã này sẽ phải đảm bảo các nguyên tắc cơ sau Bảo toàn tác nhân ngoài: khách hàng. Bảo toàn luồng thông tin của các chức năng được phân rã, đó là các giao tiếp qua hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu ... với khách hàng. Có các kho dữ liệu như: kho khách hàng tiềm năng, khách hàng chính thức, hồ sơ khảo sát. Cụ thể của quá trình phân rã này sẽ là: hệ thống quản lý nội bộ sẽ được chia thành các hệ thống con sau: quản lý phòng kinh doanh. quản lý phòng triển khai. quản lý phòng lập trình. quản lý phòng bảo hành. 3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Hình 3.3: Biểu đồ mức đỉnh của hệ thống 3.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 3.5.1 Biểu đồ phân rã chức năng “Quản lý phòng kinh doanh” Hình 3.4: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng “Quản lý phòng kinh doanh” Với các thao tác và yêu cầu tương tự như quá trình trên, biểu đồ trên được phân rã thành biểu đồ chi tiết hơn nữa. Đó là việc chia chức năng quản lý phòng kinh doanh thành các chức năng con là: Tạo CSDL khách hàng tiềm năng: chức năng này cho phép tạo CSDL khách hàng tiềm năng của công ty. Qua quá trình tìm kiếm thông tin khách hàng trên thị trường bằng rất nhiều phương pháp. Từ các thông tin thu thập được cán bộ phòng kinh doanh tiến hành phân tích, sàng lọc thông tin khách hàng có nhiều khả năng sử dụng phần mềm của công ty nhất cho vào kho khách hàng tiềm năng. Khảo sát, phân tích và đánh giá: Thông qua chức năng này cán bộ phòng kinh doanh phân tích và tìm được danh sách các khách hàng có khả năng lớn mua sản phẩm của công ty . Quản lý lịch hẹn khách hàng: Chức năng này quản lý về thông tin các cuộc hẹn với khách hàng. Đàm phán, ký hợp đồng: Cán bộ kinh doanh thông qua chức năng này tiến hành đàm phán với khách hàng, làm hợp đồng và ký kết hợp đồng với khách hàng. Thanh toán: Chức năng này thực hiện việc thu tiền lần môt của khách hàng. 3.5.2 Biểu đồ phân rã chức năng “Quản lý phòng triển khai” Hình 3.5: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng “Quản lý phòng triển khai” Qua biểu đồ luồng dữ liệu trên ta thấy chức năng quản lý phòng triển khai được phân rã thành các chức năng sau: Tiếp nhận khách hàng chính thức: ở đây chức năng này thực hiện tiếp nhận thông tin khách hàng chính thức thông qua phòng kinh doanh và lưu vào kho hồ sơ khách hàng chính thức. Quản lý lịch triển khai: khi đã có tiếp nhận thông tin của khách hàng chính thức thì cán bộ phòng triển khai tiến hành thu xếp các cuộc hẹn với khách hàng với mục đích là hoàn thành tốt việc triển khai phần mềm cho khách hàng. Thống nhất quy trình kế toán: thông qua chức năng này cán bộ phòng triển khai khảo sát thực tế khách hàng và thống nhất quy trình kế toán với khách hàng. Test đặc thù: chức năng này thực hiện công việc test sản phẩm lấy từ phòng lập trình với khách hàng. Làm tài liệu: cán bộ triển khai viết tài liệu, sách hướng dẫn sử dụng cho khách hàng. Thanh toán: khách hàng thanh toán tiền còn lại trong hợp đồng cho công ty mà trực tiếp là cán bộ phòng triển khai thông qua chức năng thanh toán. 3.5.3 Biểu đồ phân rã chức năng “Quản lý phòng lập trình” Hình 3.6: Biểu đồ luồng dữ liệu chức._.