Xây dựng hệ thống quản lý điểm thi sinh viên khoa tin học kinh tế - Đại học kinh tế quốc dân

công nghệ thông tin ở nước ta tuy còn non trẻ xong cũng đã có những bước tiến vượt bậc về mọi mặt mặc dù chưa sản xuất được các phần mềm hệ thống các hệ điều hành có tính năng cao để bù đắp phần thiếu hụt đó bằng việc sản xuất ra các phần mềm ứng dụng trong lĩnh vực kinh tế như: Phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm hệ thống thông tin, Marketing….ngày càng có chất lượng cao và việc ứng dụng tin học vào tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội là điều cần thiết hơn bao giờ hết đặc biệt trong công tác quản lý. Quản lý ở đây không chỉ đơn thuần là việc quản lý con người mà nó liên quan đến nhiều đối tượng khác như sản xuất, kinh tế, xã hội… ở mỗi cấp ngành thì có hình thức quản lý riêng. Trong các trường Đại học thì quản lý sinh viên là việc không thể thiếu, không tách rời đối với bất cứ trường nào. Việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý sinh viên là điều cần thiết hơn bao giờ hết. Để góp sức mình vào công cuộc xây dựng đất nước cũng như hoà mình vào dòng phát triển của công nghệ thông tin Em đã quyết định xây dựng hệ thống quản lý “Điểm thi Sinh viên Khoa Tin học Kinh tế - Đại học Kinh tế Quốc dân”. Đây là đề án chuyên ngành do còn có ít kinh nghiệm nên em xin được bó hẹp trong khoa để tập luyện kỹ năng, học hỏi kinh nghiệm… để phát triển thành một hệ thống lớn. Trong quá trình làm đề án em đã được sự giúo đỡ tận tình của các thầy cô, bạn bè đặc biệt là TS. Cao Đình Thi đã giúp em hoàn thành đề tài này. Đây là bước tập dượt đầu tiên trong việc xây dựng và phát triển phần mềm nên còn có sai sót là điều không thể tránh khỏi. Em mong được sự đóng góp ý kiến, phê bình để hoàn thiện đề án hơn nữa. Em xin chân thành cám ơn! Chương I Tổng quan về trường Đại học kinh tế quốc dân khoa tin học kinh tế và các vấn đề liên quan I. Giới thiệu về trường Đại học Kinh tế Quốc dân và Khoa Tin học Kinh tế Đại học Kinh tế Quốc dân được thành lập cách đây 46 năm, trước đây là Trường Kinh tế kế hoạch sau tách ra thành Kinh tế Quốc dân như ngày nay, Đại học Kinh tế Quốc dân trực thuộc Bộ Giáo dục Đào tạo, là khối trường kinh tế hàng đầu trong cả nước với quy mô đào tạo rất phong phú. Đại học Kinh tế Quốc dân gồm một hiệu trưởng, 5 hiệu phó, các phòng ban, có 5 chuyên ngành đào tạo chính và khoảng 20 khoa trực thuộc trong đó có Khoa Tin học Kinh tế. Hàng năm nhà trường tuyển sinh khoản 3000 – 3500 sinh viên hệ chính quy, 1500 – 2000 sinh viên hệ tại chức, văn bằng hai, ngoài ra còn liên tục mở các lớp tài chính ngắn hạn, quy mô phjong phú như: các lớp cao học: cao học Việt Bỉ, Pháp, Hà Lan…Tỷ lệ sinh viên tốt nghiệp ra trường có việc làm và việc làm ổn định, thu nhập cao, đạt tỷ lệ cao nhờ có đội ngũ giáo viên giàu kinh nghiệm đều là những tiến sỹ, phó giáo sư, giáo sư…bên cạnh đó là đội ngũ giáo viên trẻ không ngừng học hỏi nâng cao trình độ. Khoa Tin học Kinh tế được biết là khoa thuộc chuyên ngành 405 ( Toán – Thống kê - Tin học) với số lượng khá lớn khoảng 700-800 sinh viên. Mục tiêu đào tạo của khoa là đào tạo Cử nhân tin học kinh tế, không chỉ có kiến thức về tin học mà còn vững vàng về quản trị kinh doanh, quản lý kinh tế…đồng thời có kiến thức chuyên sâu về tin học quản lý ứng dụng, phân tích thiết kế , cài đặt hệ thống thông tin quản lý. Bên cạnh đó, không ngừng trau rồi kiến thức, kinh nghiệm, tiếp thu văn hoá, khoa học kỹ thuật đang phát triển như vũ bão, có các đề xuất khoa học, nghiên cứu khoa học để góp phần thúc đẩy kinh tế xã hội trong thời đại bùng nổ thông tin. 1. Công việc thường liên của sinh viên các khoa và sinh viên Khoa Tin học Kinh tế. - Sinh viên trúng tuyển làm các thủ tục tại nhà văn hoá: Hồ sơ trúng tuyển, giấy chuyển quyền nghĩa vụ quân sự, giấy khai báo tạm trú (nếu là sinh viên ngoại tỉnh)… đăng ký khám sức khoẻ, học phí, bảo hiểm… - Sinh viên sau khi làm thủ tục xong được phân lớp tiến hành học chính trị đầu khoá, khai trích ngành chính xác, đầy đủ theo yều cầu của khoa, nộp ảnh dán hồ sơ, làm thẻ sinh viên theo lớp, làm thẻ thư viện hoặc có thể tham gia đăng ký các câu lạc bộ, các hội do nhà trường kết hợp với các tổ chức kinh tế xã hội… Đối với Sinh viên thuộc diện chính sách phải có đầy đủ giấy tờ có xác nhận của cơ quan Nhà nước, làm đơn trình lên khoa để xét duyệt chế độ ưu đãi. Cán sự lớp có trách nhiệm xem thời khoá biểu, lịch thi học kỳ, kết quả học tập tại văn phòng khoa để thông báo lại cho Sinh viên Kết thúc học phần giáo viên giảng dạy gửi danh sách những Sinh viên đủ điều kiện thi cho khoat Trên cơ sỏ đó trợ lý trên khoa lên danh sách Sinh viên dự thi hết học phần. Thi lại: Đối với Sinh viên thi lần 1 chưa đạt, bài kiểm tra điều kiện chưa đạt, nghỉ qua thời gian quy định hoặc vắng mặt thi lần 1 do có lý do chính đáng. Học lại: Sinh viên sau 2 lần thi không đạt, nghỉ quá thời gian mà đơn vị học trình quy định. Học tiếp, ngừng học và thôi học: vào đầu mỗi năm học nhà trường xét cho sinh viên được học tiếp, ngừng học và thôi học theo quy định hiện hành của trường. Trợ lý khoa thường xuyên kiểm tra tình hình đi học của các lớp, đôn đốc học phí, thông báo các quy chế, chính sách mới của trường của khoa, lên danh sách sinh viên được xét khen thưởng, kỷ luật theo quy định, xét cấp học bổng, hướng dẫn làm thẻ thư viện quốc gia, giấy giảm giá vé tàu xe… Sau khi kết thúc học kỳ I năm thứ 4 Sinh viên có thể tự liên hệ thực tập, nếu không có điều kiện khoa sẽ giúp đỡ chỗ thực tập. Sinh viện thi tốt nghiệp dưới 2 hình thức: + Bảo vệ luận văn tốt nghiệp nếu đủ điều kiện + Thi tốt nghiệp 4 học phần chuyên ngành. Kết thúc khoá học Sinh viên làm thủ tục ra trường. 2. Chức năng quản lý của khoa. Theo dõi tình hình học tập của các Sinh viên, đôn đốc Sinh viên thực hiện các nghĩa vụ của mình về quy chế của trường, của lớp. Có chế độ khen thưởng đối với các Sinh viên có cố gắng trong học tập, phong trào của trường, của lớp, có tâm huyết nghiên cứu khoa học…Phạt, nhắc nhở đối với các Sinh viên vi phạm quy chế trên tinh thần giơ cao đánh khẽ. Giải quyết những vướng mắc của sinh viên trong toàn khoá học + Xin miễn giảm học phí với sinh viên thuộc đối tượng hưởng chế độ ưu tiên hoặc chế độ trợ cấp xã hội. + Xin nghỉ, hoãn thi với ký do chính đáng. + Liên hệ mượn giảng đường phục vụ học tập + Bảo lưu kết quả học tập do ốm đau hoặc có hoàn cảnh đặc biệt + Đăng ký dự thi Ôlimpic do trường hoặc bộ tổ chức. 3. Hoạt động quản lý điểm thi Sinh viên tại Khoa Tin học Kinh tế Công việc quản lý điểm thi Sinh viên tại Khoa Tin học Kinh tế cũng giống như ở tất cả các khoa của trường chỉ có khác nhau về số lượng học phần và số đơn vị học trình. Quá trình quản lý điểm thi Sinh viên được mô tả như sau: - Nhập tên Sinh viên khi nhập học của mỗi khoá - Nhập danh sách môn học - Lập danh sách Sinh viên thi học phần theo lớp - Nhập điểm thi các môn cho Sinh viên sau kỳ thi - Lập danh sách Sinh viên thi lại theo lớp, theo học phần - Lập danh sách Sinh viênhọc lại theo lớp, theo học phần - Lập danh sách Sinh viên đợc học bổng - Lập danh sách Sinh viên bảo vệ luận văn, thi tốt nghiệp cuối khoá. - Lập bảng điểm toàn bộ các môn học của khoá học - In hồ sơ của mỗi sinh viên. 4. Bộ máy của khoa tin học kinh tế Mỗi khoa có một bộ máy quản lý là như nhau chỉ khác là số lượng nhân viên do quy mô quyết định. Bộ máy đó được tổ chức như sau: Ban chủ nhiệm khoa Trưởng khoa: người có quyền cao nhất Phó trưởng khoa Trợ lý khoa Văn thư Tập thể giáo viên chuyên ngành Trưởng khoa là người quản lý cao nhất trong khoa, trợ lý khoa và giáo viên chủ nhiệm được giao nhiệm vụ trực tiếp quản lý sinh viên trong khoa. II. Quá trình thu thập thông tin về Khoa Tin học Kinh tế. 1. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại Khoa Tin học Kinh tế Quá trình quản lý được tin học hoá 100%, trang thiết bị và công nghệ của Khoa Tin học Kinh tế tương đối hiện đại, hệ thống maý tính được nối mạng trực tuyến trong toàn bộ khoa và nối mạng chung của trường. Hầu hết quá trình quản lý đều sử dụng các phần mềm riêng được viết bằng ngôn ngữ như: Acess, Foxpro đây là ngôn ngữ lập trình hỗ trợ quản lý kinh tế một cách hiệu quả. 2. Lý do chọn đề tài Để đáp ứng nhu cầu tin học hoá ngày càng cao Trợ giúp cho quá trình lập báo cáo, ra các quy định, quá trình trình điều chỉnh quy chế, chính sách một cách hợp lý. Sau giai đoạn tìm hiểu tại Khoa Tin học Kinh tế về vai trò, chức năng hoạt động của quản lý điểm và tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại Khoa Tin học Kinh tế và hơn thế nữa để giúp sức nhỏ bé của mình vào công cuộc đi lên đổi mới tại Khoa Tin học Kinh tế. Đề tài: Xây dựng phát triển hệ thống thông tin quản lý điểm thi sinh viên tại Khoa Tin học Kinh tế – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân. Đề án chuyên ngành này được xây dựng bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Foxpro 7.0. Chương II Cơ sở và phương pháp luận trong việc nghiên cứu đề tài I. Các vấn đề cơ bản về hệ thống thông tin 1. Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu….thực hiện hoạt động thu thạp, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tệp các ràng buộc được gọi là môi trường. Hệ thống thông tin được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và các thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (outputs) được chuyển đến các đích (Destiration) hoặc cập nhật vào kho dữ liệu (Storage). Mọi hệ thống thông tin gồm có 4 bộ phận: Bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra và được mô tả như hình sau: Nguồn Thu thập Xử lý và lưu giữ Kho dữ liệu Đích Phân phối 2. Cơ sở dữ liệu. Cần phân biệt dữ liẹu với thông tin, trong một số trường hợp dữ liệu và thông tin được sử dụng lẫn lộn. Khái niệm thông tin ở đây là những dữ liệu đã qua xử lý truyền tải đến những đối tượng nhận tin. Cơ sở dữ liệu (Data Base) là một nhóm hay nhiều bảng có liên quan đến nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý của chương trình máy tính nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người dùng khác nhau với mục đích khác nhau. Bảng (Table) là toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin cho mnột thực thể, mỗi dòng là một bản ghi, mỗi cột là một trường. Bản ghi (Record) tập hợp bộ giá trị của các trường của một thực thể. Trường (Field) lưu trữ thông tin về thực thể mà người ta thiết lập một bộ thuộc tính để ghi các giá trị cho các thuộc tính đó. Trong một hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu đóng vai trò sống còn đối với doanh nghiệp hay tổ chức do đó mà mỗi khi phân tích, thết kế một hệ thống thông tin thì yêu \cầu đầu tiên đối với phân tích viên phải làm việc với cơ sở dữ liệu. Trước đây khi máy tính điện tử chưa ra đời thì tất cả thông tin của hệ thống được thu thập và xử lý theo phương pháp thủ công, các dữ liệu được ghi trên các bảng, sổ sách, các phích bằng bìa cứng…Ngày nay nhờ sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ máy tính mà việc xử lý, lưu trữ dữ liệu trở lên thuận tiện, nhanh chóng hơn bao giờ hết. 3. Quy trình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin. Mục đích là xây dựng được đặc tả yêu cầu đối với hệ thống phải xây dựng kiến trúc hệ thống thiết kế dữ liệu, thiết kế chương trình thiết kế giao diện và các cộng cụ cai đặt. Việc phát triển hệ thống thông tin là để có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu người quản lý, tích hợp đưịc với hoạt đọng quản lý chung của tổ chức đòng thời đòi hỏi chính xác về kỹ thuật, tuân thủ các giói hạn về tài chính cà thời gian. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin là việc chủ đạo đối với một hệ thống thông tin và trải qua các gia đoạn như sau: 3.1 Xác định yêu cầu. được tiến hành ngay sau khi có đề xuất về một hệ thống thông tin. Một hệ thống thông tin không chỉ được xây dựng chỉ tốn kém về mặt tài chính, thời gian mà còn cả nguồn nhân lực. Xác đinỵh yêu cầu là vấn đè then chốt cho sự thanỳh công của một dự án. một sai lầm nhỏ trong giai đoạn này có thể làm chậm tiến đọ dự án, tốn kém về mặt công sức, tiền bạc them chí dự án còn có thể bị huỷ bỏ. 3.2 phân tích chi tiết. Mục đích chính của giai đoạn này là đfưa ra được chẩn đoán về hệ thống đang tồn tại nghĩa là xác định được vấn đề chính cũng như nguyên nhân chính của chúng, xá định mục tiêu của hệ thống mới và đề xuất ra được các yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu trên. điều đó đòi hỏi phân tích viên phải co một hiểu biết sâu xắc về môi trường trong đó hệ thống phát triển và hiểu một cách thấu đáo. các bước cần thực hiện khi phân tích hệ thống 3.0 Tìm và lựa chọn các giải pháp 2.0 Cấu trúc hoá các yêu cầu 1.0 xác định các yêu cầu Ghi chép phỏng vấn, kết quả Các yêu cầu hệ thống Khảo sát, quan sát các mẫu Mô tả về HT hiện tại và HT mới Hồ sơ dự án Kế hoạch xây dựng HTTT Lệnh phân tích hệ thống Mô tả về hệ thống mới Chiến lược đề xuất cho hệ thống mới - Thu thập thông tin: là công việc thường xuyên, định kỳ của phân tích viên hệ thống nhằm phục vụ cho quá trình phân tích thiết kế và đánh giá hệ thống. Các phương pháp thu thập thông tin gòm có: phỏng vấn, nghiên cứu tài kiệu, sử dụng phiếu điều tra và quan sát song chỉ có phương pháp phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là được sử dụng rộng rãi, phổ biến hơn cả và trong các phương pháp này người ta lại chia nhỏ ra thành các nhiệm vụ khác nhau. * Mã hoá dữ liệu: Xây dựng hệ thống thông tin rất cần thiết phải mã hoá dữ liệu việc mã hóa dữ liệu mang lại các lơị ích sau: + nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng + Mô tả nhanh chóng các đối tượng + Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn. Mã hoá là việc xây dựng một tập hợp những dạng thức mang tính quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với những tập đối tươngj cần biểu diễn. Đay là công việc của thiết kế viên hệ thống thông tin nhằm nhạn diện nhanh chóng, không nhầm lẫn, tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian xử lý. Thông thường có 5 phương pháp mã hoá cơ bản sau: + Phương pháp mã hóa phân cấp + Phương pháp mã hóa liên tiếp + Phương pháp mã hóa theo Xeri + Phương pháp mã hóa gợi nhớ + Phương pháp mã hóa ghép nối. * Công cụ mô hình hoá hệ thống thông tin Tồn tại một số công cụ tương đối chuẩn như: Sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống phục vụ cho việc mô hình hoá và xây dựng tài liệu cho hệ thống. Nhìn vào các sơ đồ này mà phân tích viên hệ thống có thể hình dung ra các chức năng của hệ thống thông tin hiện có và trong tương lai. + Sơ đồ luồng thông tin IFD (information Flow Diagram) dùng mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau: + Xử lý Thủ công Giao tác người bằng máy Tin học hoá hoàn toàn + Kho lưu trữ dữ liệu: Thủ công Tin học hoá + Dòng thông tin Tài liệu Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram) ding để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động nhưng trên góc độ trừu tượng. Sơ đồ luồng dữ liệu chi mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Kí pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu: (DFD) Tên người / bộ phận phát / nhận tin Nguồn hoặc đích Tên tiến trình xử lý Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu Tiến trình xử lý Tệp dữ liệu Kho dữ liệu Các mức của DFD Sơ đồ ngữ cách (Context Diagram) thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin mà không đi vào chi tiết sao cho chỉ cần 1 lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Phân rã sơ đồ : nhằm mô tả hệ thống cho tiếthơn từ sơ đồ khung cảnh người ta phân rã thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1…. 3.3 Thiết kế Logic Báo cáo phân tích chi tiết đã hoàn tất được Quản trị viên dự án hoặc cấp lãnh đạo phê duyệt thì đội ngũ chuyển sang giai đoạn thiết kế Logic cho hệ thống thông tin mới. * Mục đích: Xác định một cách chi tiết và chính xác những gì mà hệ thống mới phải làm để đạt được những mục tiêu đã được thiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết song vẫn tuân thủ các ràng buộc của môi trường. Sản phẩm đưa ra của giai đoạn này olà mô hình hệ thống mới bằng các sơ đồ luồng dữ liệu DFD, các sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD, các sơ đồ phân tích tra cứu và phân tích logic của từ điển hệ thống. Việc thiết lế logic nên bắt đầu từ việc thiết kế cơ sở dữ liệu (CSDL) cho hệ thống thông tin mới như vậy bảo đảm cho tất cả các dữ liệu cần thiết và chỉ những dữ liệu đó sẽ được nhập vào và lưu trữ trong hệ thống. * Thiết kế cơ sở dữ liệu và tính toán nhu cầu bộ nhớ - Thiết kế CSDL là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống thông tin mới, công việc này đôi khi rất phức tạp. Đó không chỉ là việc phân tích viên gặp gỡ người sử dụng và hỏi họ danh sách dữ liệu mà họ cần để hoàn thành có hiệu quả công việc đang làm. bốn cách thử cơ bản để xác định yêu cầu thông tin: + Hỏi người sử dụng cần thông tin gì? + Phương pháp đi từ hệ thống thông tin đang tồn tại + Tổng hợp từ đặc trưng của nhiệm vụ mà hệ thống thông tin trợ giúp + Phương pháp thực nghiệm Trên cơ sở các cách thức cơ bản ở trên, phân tích viên phải xác định cách tiếp cận thích hợp nhất đối với tình hình phát triển hệ thống thông tin của mình. Sau đây là mô tả cách sử dụng 2 phương pháp sử dụng khá phổ biến phương pháp từ các đầu ra và phương pháp mô hình hoá - Thiết kế cơ sở dữ liệu Logic từ các thông tin đầu ra. Đây là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế cơ sở dữ liệu. Các bước chi tiết khi thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra. +Bước 1: Xác định các đầu ra ở đây phân tích viên làm sao phải liệt kê được toàn bộ các thông tin đầu ra, nội dung, khối lượng, tần xuất và nơi nhận chúng. +Bước 2: Xác định các tệp cần thiết để cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra. Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra, đánh dấu các thuộc tính lặp(R) Repeatable – là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu, đánh dấu các thuộc tính thứ sinh (Secondary) – là các thuộc tính được tính toán và suy ra từ thuộc tính khác. * Thực hiện chuẩn hoá mức 1 (1.NF) Quy định trong mỗi danh sách không được chứa những thuộc tính lặp, nếu có phải tính các thuộc tính đó ra thành một danh sách con có ý nghĩa dưới góc độ quản lý. * Thực hiện chuẩn hoá mức 2 (2.NF) Quy định rằng trong danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc một phần của khoá, nếu có thì phải tách riêng những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành danh sách con mới. * Thực hiện chuẩn hoá mức 3 (3.NF) Quy định rằng trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. +Bước 3: Mô tả các tệp +Bước 4: Xác định khối lượng dữ liệu cho tong tệp và toàn bộ sơ đồ +Bước 5: Xác định liên hệ Logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá. Với cách thiết kế cơ sở dữ liệu này hệ thống thông tin mới được phân tích viên đưa ra thành nhiều sơ đồ mô tả từng hoạt động cơ bản của hệ thống, chức năng của hệ thống để đưa ra được các sơ đồ trên cần dựa trên một số khái niệm. +Thực thể (Entity) là một danh từ chung biểu diễn đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng. +Liên kết (association) chỉ mối liên hệ qua lại giưa các thực thể. +Số mức độ liên kết: Để thiết kế tốt các sự trợ giúp của hệ thống thông tin , không chỉ biết thực thể này liên kết với thực thể khác ra sao còn phải biết bao nhiêu lần xuất của thực thể này tương tác với mỗi lần xuất của thực thể kia và ngược lại. Có 3 kiểu liên kết cơ bản trong quá trình xây dựng của một hệ thống thông tin là: . 1@1 : liên kết một – một .1@N: liên kết một – nhiều . N@M: liên kết nhiều – nhiều Nhưng chỉ có 2 liên kết đầu được sử dụng thường xuyên, nếu gặp phải liên kết nhiều – nhiều người ta lại tính thành 2 liên kết 1@N . ngoài ra phân tích viên còn phải quan tâm đến: khả năng tuỳ chọn của liên kết, chiều của liên kết, các thuộc tính của liên kết, thực thể khái quát khi mô hình hoá những trường hợp phức tạp có nhiều có nhiều thực thể gần giống nhau. Thiết kế Logic xử lý và tính khối lượng xử lý. Các sơ đò logic của xử lý chỉ làm rõ những quan hệ có tính chất ngữ nghĩa của các dữ liệu và không quan tâm đến yếu tố mang tính tổ chức như: Ai thực hiện? Xử lý ở đâu?khi nao? Và như thế nào? để biểu dinnẽ những hoạt động như vậy chúng ta phải ding những khái niệm, sự kiện, công việc và kết quả. Do đó phần thiết kế xử lý chỉ bàn đến các mô hình ngoài thông qua. - Phân tích tra cứu:Để xem bằng cách nào để có được những thông tin đầu ra từ các tệp đã được thiết kế trong phần thiết kế cơ sở dữ liệu . Cơ sở dữ liệu đã hoàn tất chưa? có đủ để sản sinh ra các thông tin đầu ra không? Ngoài ra nó phát triển một phần logic xử lý để tạo các thông tin ra. Phân tích cập nhật: Được thể hiện qua bảng sự kiện cập nhật. Nhìn vào bảng này có thể biết được có những tập nào được cập nhật, cập nhật bằng cách nào và sự kiện nào làm khởi sinh các cập nhật. Khối lượng sử lý tra cứu cập nhật: Chúng ta tìm cách quy đổi khối lượng hoạt động của các thao tác xử lý cơ sởvề theo khối lượng xử lý của thao tác cơ sở được chọn làm đơn vị. Thao tác truy nhập tới bộ giá trị của tệp R có bảng chỉ số qua khoá của nó, ký hiệu # R, truy nhập qua một số thuộc tính phi khióa của một tệp không dùng bảng chỉ số, tới toàn bộ các bảng ghi thoả mãn điều kiện, ký hiệu ?? R, truy nhập qua thuộc tính phi khoá của một tệp , không ding bảng chỉ số tới bản ghi đầu tiên thoả mãn yêu cầu ký hiệu ? R. Trên cơ sở đó người ta quy đổi các thao tác cập nhật cơ sở theo ký hiệu rồi tính khối lượng xử lý. 4. Đề xuất của các phương án giải pháp Mục đích: Thiết lập các phác hoạ cho mô hình vật lý, đánh giá lợi ích chi phí các phác hoạ , xác định khả năng đạt các mục tiêu cung như tác động của chúng vào tổ chức và nhân sự đang làm việc tại hệ thống , đưa ra cho lãnh đạo các phương án hứa hẹn. Xem lại các ràng buộc cho hệ thống thông tin: Về mặt tổ chức, về mặt tin học, pháp lý và đạo đức xã hội thì ra sao và như thế nào? Đưa ra các giải pháp xây dựng: Có nên tin học hoá hệ thống thông tin, tin học hoá dến mức độ nào hay không cần tin học hoá?. Phải đưa ra các phương án như vậy để phân tích chi phí bỏ ra và kết quả đạt được như thế nào trên cơ sở đó đánh giá các phương án và lựa chọn giải pháp. 5. Thiết kế vật lý ngoài Thiết kế vật lý ngoài mô tả chi tết phương án giải pháp đãc được chọn. Đây là giai đoạn quan trọng tác động trực tiếp tới công việc thưeờng ngày của người sử dụng. Lập các kế hoạch thiết kế vật lý ngoài, các nguyên tắc thực hiện đảm bảo cho hệ thống thông tin đi đúng tiến độ, theo các chuẩn mực đề ra. Lựa chọn thiết kế vào ra: trên giấy, màn hình, tiếng nói hay các vật mang tin từ tính và quang tính sau đó bố trí các trang in ra màn hình theo cột, theo cột trong từng nhóm, theo dòng các phần tử thông tin trên cơ sở đó đánh giá ưu nhược điểm của phương án lựa chọn giải pháp tối ưu trình lãnh đạo. Thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hoá: Chính bằng cách thông qua giao tác người – máy mà theo thao tác viên chỉ thị cho hệ thống phải làm gì và kiểm soát trật tự hiện thông tin ra trên màn hình và sản sinh các thông tin đầu ra. Thiết kế viên cần phải biết và kết hợp các cách thức sau đẻ tạo ra những giao tác chuâne cho hệ thống thông tin tin học hoá. + Giao tác bằng tập hợp lệnh + Giao tác bằng các phím trên bàn phím + Giao tác qua thực đơn + Giao tác dựa vào các biểu tượng 6. Triển khai hệ thống thông tin Mục đích: Đưa ra các quyết định có liên quan tới việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ cxhức vật lý của cơ sở dữ liệu, cách thức truy nhập tới các bản ghi của tệp và những cchương trình máy tính khác nhau cấu thành nên hệ thống thông tin. Mục tiêu chính là xây dựng hệ thống hoạt động tốt. Kế hoạch triển khai là lưẹa chọn công cụ nó sẽ quyết định tới những hoạt động thiết kế vật lý troing và lập trình sau này. -Thiết kế vật lý trong: đảm bảo cho thông tin trong hệ thống là đầy đủ, thuyết phục, làm cho hệ thống thông tin mềm dẻo, ít chi phí. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong đảm bảo cho cơ sở dữ liệu chứa tất cả những dữ liệu chính không có dữ liệu dư thừa, để tạo ra các thông tin đầu ra của hệ thống, tiếp cận tới dữ liệu nhanh và hiệu quả. Hia phương thức quan trọng để đạt được mục đích trên là chỉ số hoá các tệp và thêm dữ liệu hỗ trợ các tệp. Thiết kế vật lý trong các xử lý IBM đã đưa ra phương pháp IPT – HIPO (Improved programming Technoloies Hierarachial input process output) kỹ thuật phát triển chương trình phân cấp theo vào xử lý ra. Giai đoạn này nhằm tạo ra sơ đồ liên kết module lập trình được thực hiện thông qua 7 bước. + Bước 1: Liệt kê tất cả các xử lý có thể có. + Bước 2: Chi nhóm thành những công việc ding các sự kiện khới sinh + Bước 3: Chia công việc thành tiến trình + Bước 4: Chia tiến trình thành các nhiệm vụ + Bước 5: Chia nhiệm vụ thành các pha xử lý + bước 6: Chia pha thành module xử lý + Bước 7: Chia module xử lý thành module lập trình Lập trình: Quá trình chuyển đổi các dặc tả thiết kế của các nhà phân tích thành ohần mềm máy tính do lập trình viên đảm nhận. Tiến hành song song giữa tiến trình lập trình và tiến trình thử nghiệm. Module chương trình viết xong tiến hành thử nghiệm module đó. Thử module này như một phần của công trình lớn hơn và sau đó thử chương trình như một phần của hẹe thống lớn hơn nữa. Thử nghiệm phần mềm: Sau khi quá trình lập trình đã hoàn thành tiến hành thử nghiệm để tìm lỗi đây là đánh giá cuối cùng về các đặc tả , thiết kế và mã hoá. Đảm bảo tất cả các thành phần của chương trình ứng dụng đều được thiết kế và triển khai đúng yêu cầu đề ra. Hoàn thiện tài liệu hệ thống: đây là công việc cần thiết khi các phân tích viên kết thúc một dự án tin học hoá, tài liệu về hệ thống cần thiết cho 2 nhóm người. + tài liệu về hệ thống cần cho quản trị viên hệ thống + tài liệu về hệ thống dành cho người sử dụng hệ thống 7. Cài đặt, bảo trì và khai thác hệ thống Cài đặt: tuỳ thuộc vào quy mô và đọ phức tạp của những thay đổi liên quan đến hệ thống mới. + Cài đặt trực tiếp + Cài đặt song song + Cài đặt thẻ điểm cục bộ + Cài đặt chuyển đổi theo giai đoạn - Bảo trì: ngày càng chiếm chi phí lớn trong quá trình xây dựng hệ thống thông tin nó ợc tiến hành ngay sau khi hệ thông được cài đặt. Bảo trì hiệu chỉnh: giả quyết các lỗi thiết kế và lỗi lập trình còn tiềm ẩn trong hệ thống. Bảo trì thích nghi: Sửa đổi hệ thống cho phù hợp với môi trường Bảo trì hoàn thiện: cải tiền hệ thống để giải quyết vấn đề mới Bảo trì phòng ngừa: Phòng ngừa vấn đề xảy ra trong tương lai. II. Mục tiêu của việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý điểm thi sinh viên 1. Đối với khoa tin học kinh tế. Khi máy tính điện tử chưa ra đời việc cập nhật điêmr thi chủ yếu được làm thủ công tốn nhiều công sức, tiền của, khối lượng công việclớn đến việc lưu trữ một khối lượng giấy tờ, bảng điểm, hồ sơ.. rất công kềnh tốn nhiều diện tích, việc tìm kiếm khó khăn. Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ không ngừng của khoa học công nghệ trên hết là khẳng định ưu thế, sức mạnh của tin hịc kinh tế ứng dụng việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý điểm thi sinh viên là điều cần thiết hơn bao giờ hết không chỉ đối với khoa tin học kinh tế mà còn các khoa trực thuộc trong trường. Việc đưa hệ thống thông tin quản lý điểm thi sinh viên vào ứng dụng tại khoa tin học kinh tế làm cho công tác quản lý được chuyên viên hoá hơn, tiết kiệm thời gian, công sức, tìm kiếm nhanh, lập ra các báo cáo chính xác và trên hết là hoà mình theo dòng phát triển của công nghệ thông tin thế giới. 2. Đối với trường đại học kinh tế quốc dân Công tác quản lý sinh viên chủ yếu là quản lý điểm thi sinh viên, với khối lượng sinh viên lớn, nhiều vhương trình đào tạo, việc cập nhật, xử lý dữ liệu đòi hỏi phải được thực hiện thường xuyên với độ chính xác cao. Nừu thực hiện bằng phương pháp thủ công, công nghệ lạc hậu thì việc lưu trữ dữ liệu, cập nhật, xử lý dữ liệu, tổng hợp dữ liệu… rất khío khăn, độ tin cậy không cao. Để giải quyết các vấn đề khúc mắc đang tồn tại, Nhà trường đưa hệ thống thông tin quản lý điểm thi sinh viên vào ứng dụng, lắp đặt hệ thống máy tính với tính năng cao có sử dụng Internet nối mạng việc quản lý trở nên dế dàng, thuận tiện hơn bao giờ hết, các báo cáo, quyết định chính sách mới được đưa ra đưa đến các khoa, các sinh viên nhanh chóng hơn bao giờ hết, độ chính xác cao. Chương 3 Quy trình phân tích thết kế hệ thống quản lý điểm thi và các nghiệp vụ liên quan đến quản lý đểm thi sinh viên tại khoa tin học kinh tế I. Phân tích yêu cầu của quản lý hệ thống thông tin quản lý điểm thi Bên cạnh hoạt động quản lý sinh viên thì hoạt động quản lý điểm thi sinh viên là một công việc thường liên không chỉ của khoa học kinh tế mà còn là công việc của toàn trường kinh tế quốc dân. Quá trình quản lý đểm thi bắt đầu khi ksinh viên nhập học, phân khoa, phân lớp cho đến khi sinh viên tốt nghiệp và được tiến hành thường xuyên sau các kỳ học. Sinh viên nhập học, trợ lý khoa nhập hồ sơ sinh viên, sắp xếp lớp học, lập danh sách thời khoá biểu các môn học từng lớp gửi tới cán bộ các lớp, đến cuối kỳ học dựa trên danh sách theo dõi tình hình học tập của sinh viên, lên danh sách sinh viên được thi, thi lại và học lại. Trợ lý khoa củng cố trách nhiệm, tổng hợp bảng điểm các môn gửi cho cán sự các lớp hoặc thông báo tại văn phòng khoa. Những thắc mắc của sinh viên sẽ được trợ lý khoa gải quyết thoả đáng. Cuối mỗi năm học tổng kết kết quả học, lập danh sách sinh viên thi lại, học lại các đơn vị học phần và giấy báo điểm thông báo kết quả học tập tới phụ huynh học sinh có biện pháp quản lý. Sinh viên bị thi lại các học phần sẽ được tiến hành vào đầu kỳ học tiép theo (đối với học kỳ I) và vào cuối kỳ hè (đối với học kỳ II). Sinh viên bị học lại phải làm đơn theo mẫu in sẵn xin xác nhận của khoa rồi liên hệ với bộ môn làm thủ tục hẹn lại vào dịp hè hàng năm. Điều kiện sinh viên được thi học phần, thi lại học lại được nên trong chương I cách tính điểm trung bình học tập, xếp loại kết quả học tập. Điểm trung bình chung học tập học kỳ, năm học, khoá học được tính theo công thức: Điểm TBCHT = Sai*n i Sni Trong đó: ni: Số đơn vị học trình của học phần i Sni: Tổng số dơn vị học trình của học kỳ, nawm học hay khoá học ai:: Điểm môn học của học phần thứ i Kết quả TBCHT được tính theo ._.