Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng của Công ty thương mại & dịch vụ K & S

LỜI NÓI ĐẦU ---- c&d ---- Vào thời đại bùng nổ thông tin, với sự vận động không ngừng của Công nghệ thông tin trên toàn cầu, mọi tổ chức kinh tế cũng như xã hội đều mong muốn tận dụng tối đa khả năng cho phép của Công nghệ thông tin để hiện đại hoá quản lý sản xuất kinh doanh của mình nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Phân tích và thiết kế để xây dựng chương trình là những công việc hết sức quan trọng trong mỗi dự án xây dựng hệ thống phần mềm. Qua quá trình học tập và nghiên cứu tại khoa Tin học Kinh tế, trường Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội, tôi đã cố gắng vận dụng kiến thức thu được để xây dựng hệ thống Quản lý bán hàng với thiết kế cơ sở dữ liệu Microsoft Access và ngôn ngữ lập trình Visual Basic. Hệ thống Quản lý bán hàng là một hệ thống khá phức tạp đòi hỏi nhiều sự quan tâm chú ý đến từng khía cạnh. Do thời gian có hạn nên chương trình xây dựng mới chỉ thực hiện được phần nào công việc quản lý bán hàng để áp dụng cho doanh nghiệp vừa. Tuy nhiên nó cũng đáp ứng được phần lớn công việc cơ bản của công tác quản lý bán hàng và có khả năng phát triển thành hệ thống quản lý bán hàng đa cấp, áp dụng cho các doanh nghiệp lớn. Với nỗ lực của bản thân cùng sự tận tâm theo sát hướng dẫn của PGS. TS Hàn Viết Thuận, tôi đang dần hoàn thiện phần khảo sát và thiết kế khung hệ thống này. Tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và các bạn đồng nghiệp để chương trình được hoàn thiện và phát triển hơn nữa. Tôi xin chân thành cảm ơn! Kết cấu của báo cáo tổng hợp gồm: Chương 1: Khảo sát công ty Thương mại và Dịch vụ K&S I - Khảo sát yêu cầu của khách hàng và đánh giá hệ thống Quản lý bán hàng của công ty K&S II - Những hạn chế khi chưa có hệ thống Quản lý bán hàng và Mục tiêu xây dựng một phần mềm Quản lý bán hàng cho công ty K&S Chương 2: Nêu cơ sở phương pháp luận để xây dựng chương trình quản lý bán hàng XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ K&S CHƯƠNG I: KHẢO SÁT CÔNG TY TM VÀ DỊCH VỤ K&S I: KHẢO SÁT YÊU CẦU KHÁCH HÀNG VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY K&S 1. Khảo sát hệ thống: - Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ K&S thành lập theo quyết định số 01002002113 ngày 09/03/2001 do Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội cấp. - Tên viết tắt: K&S Co., Ltd - Trụ sở của công ty: Km 9, Giải Phóng, Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội - Công ty K&S là một trong những nhà phân phối sản phẩm chăn, ga, gối nệm thương hiệu AIRYMAX lớn nhất miền Bắc. Các sản phẩm của công ty được sản xuất từ nguồn nguyên liệu nhập khẩu 100% từ Hàn Quốc thực sự đã đáp ứng được nhu cầu thực tế của thị trường trong nước và quốc tế. Riêng mặt hàng chăn ga gối nệm, thương hiệu AIRYMAX đã không ngừng phát triển tại thị trường nội địa và xuất khẩu. Với chất lượng đảm bảo, giá cả cạnh tranh và phù  hợp với khả năng tài chính của từng Quý khách hàng, công ty K&S cũng đã có kinh nghiệm cung cấp mặt hàng cho các khách sạn lớn tại Hà Nội như Khách sạn Deawoo, Khách sạn Quân đội, Khách sạn Thắng Lợi, … và hệ thống các khách sạn, nhà hàng tại các tỉnh thành khác tại Việt Nam. - Mục tiêu của công ty là đem lại giá trị gia tăng cho khách hàng thông qua chuỗi kênh phân phối và một dải sản phẩm rất rộng gồm hàng ngàn đầu mặt hàng luôn có sẵn trong các kho phân phối của công ty trên toàn quốc. - Nguồn hàng chủ yếu của công ty K&S chủ yếu là do Công ty AIRYMAX cung cấp. Đây là công ty 100% vốn Hàn Quốc đầu tiên đầu tư vào Việt Nam. Trụ sở của công ty AIRYMAX đặt tại 359 Võ Văn Tần, P5, Q3, thành phố Hồ Chí Minh . 2. Mô hình tổ chức quản lý: a. Hiện trạng tổ chức: Công ty gồm các phòng ban như sau: + Ban Giám đốc + Bộ phận Kế toán + Bộ phận Kinh doanh + Bộ phận Vận tải + Bộ phận Kho Hiện tại số lượng nhân sự của công ty là: 20 người Sơ đồ tổ chức các phòng ban: Giám đốc Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phòng vận tải Kho Mô hình các phòng ban gồm có: + Ban Giám đốc: Giám đốc là người lãnh đạo cao nhất công ty, có quyền quyết định mọi hoạt động trong công ty. Ngoài ra Giám đốc còn chịu trách nhiệm về công tác hành chính, công tác tổ chức, quản lý kinh doanh. + Bộ phận Kế toán: Có nhiệm vụ lập kế hoạch tài chính đảm bảo cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Có biện pháp quản lý nguồn vốn và kiểm tra giám sát việc sử dụng vốn đạt hiệu quả cao nhất. Trong việc kinh doanh ban kế toán quản lý cả việc tiêu thụ sản phẩm để có thể tổ chức thu công nợ theo kế hoạch. Quản lý việc thu chi, tiền lương cho nhân sự, tìm hiểu và áp dụng các chế độ chính sách của nhà nước vào việc quản lý chế độ chính sách cho nhân sự của công ty. + Bộ phận Kinh doanh: Có nhiệm vụ tìm kiếm, theo dõi, chăm sóc khách hàng của công ty. Nhân viên kinh doanh còn theo dõi số lượng hàng hoá nhập, xuất, tồn của công ty để chủ động cung cấp hàng cho khách hàng bất cứ lúc nào. + Bộ phận Kho: Có nhiệm vụ quản lý nhập, xuất hàng hoá và cùng bộ phận kế toán thống kê hàng tồn kho. + Bộ phận Vận tải: Có nhiệm vụ điều phối xe và vận chuyển hàng hoá theo yêu cầu của phòng kinh doanh. b. Hiện trạng nghiệp vụ công tác: Các nghiệp vụ chính: Nhập, xuất hàng hoá, quản lý tồn kho, kế toán công nợ, quản lý bán hàng và quản lý vận chuyển. Bộ phận kế toán và bộ phận quản lý kho là những người tham gia trực tiếp trong công việc quản lý hàng hoá nhập về được lưu tại kho của Công ty K&S và bộ phận kho sẽ theo dõi, quản lý để xuất hàng cho nhân viên, lưu chuyển thông tin quản lý kho (nhập, xuất, tồn) cho các bộ phận khác khi cần. Quy trình Nhập hàng từ AIRYMAX– HCM: Khi nhân viên kinh doanh và thủ kho yêu cầu kế toán gọi hàng trong AIRYMAX sẽ xảy ra các trường hợp: - Chứng từ về trước: + Khi chứng từ về, lễ tân sẽ thông báo cho thủ kho + Thủ kho sẽ lưu chứng từ (Phiếu báo giá) và theo dõi hàng đi đường + Khi hàng hoá về kho, thủ kho kiểm tra đối chiếu giữa hàng hoá và chứng từ (nếu phát sinh thừa, thiếu sẽ báo lại cho kế toán) + Kế toán sẽ đối chiếu với Công ty AIRYMAX– HCM và nhập hàng (Phiếu nhập kho) theo số thực nhận. + Căn cứ vào Phiếu nhập kho, thủ kho nhập hàng và ký nhận. - Hàng về trước: + Khi hàng được chuyển về, lễ tân thông báo cho thủ kho + Thủ kho kiểm tra số lượng hàng thực tế và báo lại cho kế toán + Kế toán sẽ gọi điện vào Công ty AIRYMAX– HCM để lấy thông tin (Phiếu báo giá) và làm Phiếu nhập hàng theo thực nhận. + Kế toán giao phiếu nhập kho cho thủ kho để nhập hàng vào kho và ký xác nhận. Trong trường hợp nhập hàng không đúng quy cách, chủng loại, hàng sẽ bị trả lại. Thanh toán theo hình thức trả chậm: chuyển khoản Quy trình Xuất hàng của K&S: Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng: + Nhân viện kinh doanh làm Phiếu yêu cầu xuất hàng gửi lên phòng kế toán. + Căn cứ vào Phiếu yêu cầu xuất hàng kế toán làm Phiếu xuất kho. + Thủ kho căn cứ vào Phiếu xuất kho kiêm bảo hành để xuất hàng. + Kế toán xuất hoá đơn giá trị gia tăng. Quy trình giao hàng cho khách hàng gọi qua điện thoại: Khi thủ kho xuất hàng và giao cho nhân viên vận chuyển: + Thủ kho sẽ kiểm hàng trước mặt nhân viên vận chuyển và yêu cầu nhân viên vận chuyển ký nháy vào chỗ Người nhận hàng trong Phiếu xuất hàng để xác nhận hàng hoá xuất kho đủ. + Khi giao hàng, nhân viên vận chuyển yêu cầu khách hàng ký nhận và ghi rõ họ tên đầy đủ + Khi giao hàng về, nhân viên vận chuyển giao lại Phiếu xuất hàng cho kế toán Quy trình bán hàng trực tiếp: + Nhân viên kinh doanh báo giá cho khách hàng + Nhân viên kinh doanh báo cho kế toán biết giá cả số lượng và chủng loại hàng khách sẽ mua bằng Phiếu yêu cầu xuất hàng + Kế toán làm Phiếu xuất kho tiền ngay + Căn cứ vào giá trị tiền hàng trên phiếu xuất kho kế toán làm Phiếu thu tiền + Thủ quỹ thu tiền của khách hàng và đóng dấu đã thu tiền vào phiếu thu chuyển cho khách hàng 1 liên + Kế toán đưa phiếu xuất kho cho thủ kho + Căn cứ vào phiếu xuất kho và phiếu thu tiền đã giao cho khách hàng thủ kho giao hàng cho khách hàng. Quy trình bán hàng về tỉnh: Khi khách hàng ở tỉnh có nhu cầu mua hàng: + Căn cứ vào yêu cầu mua hàng của khách hàng, nhân viên kinh doanh làm Đơn đặt hàng (báo giá) và ký xác nhận với khách hàng. + Nhân viên kinh doanh sẽ yêu cầu khách hàng thanh toán trước một phần tiền hàng (áp dụng với những khách hàng quen, đáng tin cậy), hoặc thanh toán trước toàn bộ số tiền. + Khi nhận được tiền của khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ làm Phiếu yêu cầu xuất hàng gửi lên phòng kế toán. + Căn cứ vào yêu cầu xuất hàng, kế toán làm phiếu xuất kho. + Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho xuất hàng và gửi về địa chỉ khách hàng (Phiếu chuyển hàng là chứng từ gốc) Quy trình bán hàng thu tiền ngay tại địa chỉ của khách hàng: + Theo yêu cầu của cán bộ kinh doanh (Phiếu yêu cầu xuất hàng) + Kế toán làm Phiếu xuất kho hàng hoá. + Căn cứ vào giá trị tiền hàng trên phiếu xuất kho kế toán làm Phiếu thu tiền. + Kế toán giao phiếu xuất kho và phiếu thu tiền cho thủ kho. + Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho lấy hàng và bàn giao lại cho nhân viên vận chuyển hàng. + Nhân viên vận chuyển hàng sẽ cầm phiếu xuất kho, phiếu thu tiền và hàng hoá đi giao cho khách hàng đồng thời thu tiền của khách hàng. + Nhân viên chuyển hàng sẽ nộp lai tiền cho thủ quỹ sau khi thu được tiền của khách hàng. cùng với Phiếu chi của khách hàng (Phiếu chi của khách hàng sẽ là chứng từ lưu sổ) Quy trình nhập hàng bán bị trả lại: Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, theo yêu cầu của khách hàng: + Cán bộ kinh doanh thông báo cho kế toán (Phiếu yêu cầu nhập lại hàng) + Kế toán căn cứ vào nguyên nhân trả lại hàng của khách hàng, nếu hợp lý kế toán sẽ ký vào phiếu yêu cầu nhập lại hàng và chuyển lên phòng giám đốc để giám đốc ký duyệt. + Sau khi nhận được Phiếu yêu cầu nhập lại hàng đã được ký duyệt, kế toán làm Phiếu nhập hàng bán bị trả lại. + Kế toán giao phiếu nhập hàng bán trả lại cho thủ kho. + Căn cứ vào phiếu nhập hàng bán trả lại thủ kho nhập lại hàng. Quy trình thu hồi công nợ: + Căn cứ vào Phiếu xuất kho, Hoá đơn bán hàng cho khách + Căn cứ vào thoả thuận kinh doanh, về thời hạn tín dụng với khách hàng + Kế toán công nợ có trách nhiệm theo dõi và đôn đốc Nhân viên kinh doanh đi thu hồi công nợ + Thứ 2 hàng tuần Kế toán công nợ gửi danh sách khách hàng có công nợ quá hạn cho Nhân viên kinh doanh, từ đó nhân viên kinh doanh gọi điện đòi nợ khách hàng. + Căn cứ vào danh sách này Kế toán công nợ gọi điện cho kế toán của Công ty khách hàng để yêu cầu thanh toán. + Sau khi có sự đồng ý thanh toán của khách hàng, Kế toán viết Giấy giới thiệu cho Nhân viên kinh doanh đi thu hồi công nợ. + Tiền thu về được nộp kèm Phiếu chi của khách hàng, nộp cho Thủ quỹ ngay trong ngày. + Cán bộ kinh doanh giữ một liên của Phiếu thu để làm chứng từ + Đối với các khách hàng có dấu hiệu cố tình kéo dài thời gian thanh toán, các nhân viên Kinh doanh và Kế toán phải có trách nhiệm chia sẻ thông tin cho nhau và đề nghị tạm dừng bán hàng ngay cho đến khi thu hồi hết công nợ. c. Một số mẫu biểu của công ty K&S: Mẫu phiếu nhập mua hàng: Mẫu phiếu xuất hàng: Mẫu phiếu bán hàng - đề nghị xuất kho: PHIEÁU BAÙN HAØNG -ÑEÀ NGHÒ XUAÁT KHO Ngaøy:____/____/2006 Teân Khaùch haøng: Anh Hưng……..................................................... Coâng ty: Nhà hàng Vạn Tuế ……………………………………… Ñòa chæ giao haøng: 14 Láng Hạ, Hà Nội………………………………… Thôøi gian, phöông thöùc giao haøng:…Giao ngay……………………… Phöông thöùc thanh toùan: Trả tiền ngay Stt MS haøng SL Ñôn giaù Thaønh tieàn 1 Nệm bông PE (120X5) 02 820.000 1.640.000 Tổng cộng 1.640.000 Thành tiền: Một triệu sáu trăm bốn mươi ngàn đồng. NGÖÔØI BAÙN HAØNG Nguyễn Trung Dũng Mẫu phiếu báo giá: Mẫu phiếu yêu cầu nhập lại hàng: PHIẾU YÊU CẦU NHẬP LẠI HÀNG Hà Nội, Ngày……..tháng……….năm 2006 Cán bộ kinh doanh:………………………………………………... Nhâp lại của số FX:…………Ngày……………………………….. Số HĐ:………………………Ngày………………………………. STT Tên sản phẩm Số lượng Tình trạng hàng Hóa đơn đầu vào Cán bộ KD Trưởng Bộ phận Kế toán Giám đốc d. Hiện trạng Tin học: - Phần cứng: Hiện nay công ty có sẵn 12 máy vi tính, 7 máy IBM, 3 máy Pentium, 2 máy Samtron. Các máy đều được truy cập Internet bằng ADSL. - Phần mềm: Các nghiệp vụ chính như: Kế toán, Quản lý hàng hoá được thực hiện bằng Excel, còn rất thủ công. Ngoài ra còn có phần mềm Peach Tree Accouting nhưng đây cũng chỉ được dung để so sánh với dữ liệu làm thủ công bằng Excel. e. Kết luận: Dựa vào những tìm hiểu và phân tích trên đây, ta có thể thấy công ty K&S có mô hình hoạt động khá rộng và các thủ tục bán, xuất, nhập hàng khá phức tạp, công ty K&S cần phải xây dựng một hệ thống Tin học hỗ trợ việc Quản lý bán hàng, giúp giải quyết phần lớn việc Xuất, nhập hàng hoá, quản lý kho, công tác kế toán, giảm bớt khối lượng công việc tính toán bằng tay, giảm thời gian, chi phí. Ngoài ra Hệ thống tin học mới sẽ giúp nhân viên nghiệp vụ quản lý số liệu chặt chẽ, chính xác, dễ dàng tiến hành cập nhật số liệu hàng ngày, xử lý và truy vấn thong tin nhanh. Lưu trữ số liệu đầy đủ, phục vụ cho công tác kế toán, kiểm kê, thực hiện các báo cáo tổng hợp thống kê đầy đủ, rõ ràng. II. NHỮNG HẠN CHẾ KHI CHƯA CÓ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG VÀ MỤC TIÊU XÂY DỰNG MỘT PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO CÔNG TY K&S 1. Những hạn chế chính: Do số lượng mặt hàng ngày càng nhiều với các chủng loại khác nhau. Không kiểm soát được đầy đủ thông tin về hàng như số lượng hàng nhập về và số lượng hàng hiện tại còn trong kho. Ảnh hưởng tới tiến trình nhập, xuất, quản lý hàng gây cho việc tìm kiếm gặp khó khăn và mất rất nhiều thời gian. Chưa đánh mã hàng dẫn tới không kiểm soát được số lượng hàng và chủng loại. Không có hệ thống tự động tổng hợp và tạo được mẫu báo cáo về tình trạng hiện thời của kho hàng và tài liệu phục vụ các yêu cầu của cấp trên. 2. Mục tiêu xây dựng phần mềm: Để khắc phục những hạn chế đã nêu ở trên thì việc ứng dụng tin học để xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng là cần thiết và hoàn toàn phù hợp với nhu cầu hiện nay của công ty. Mục tiêu của hệ thống : Hệ thống sẽ được cập nhật đầy đủ các thông tin liên quan đến mặt hàng. Rút ngắn thời gian đáp ứng các yêu cầu về nhập và xuất hàng. Giảm thiểu tối đa công việc bàn giấy và thời gian làm giấy tờ. Phân phối những thông tin về các mặt hàng hiện có, đến các phòng ban nhanh chóng và chính xác. Cho phép kiểm soát, quản lý cao hơn dựa trên việc cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho các báo cáo và đề xuất lên ban giám đốc về tình trạng kho hàng. Cung cấp những thông tin quản lý bằng cách đưa ra các dữ liệu quá khứ và nhu cầu hiện tại để làm quyết định trong tương lai. Đưa ra các phương thức liên kết nhanh hơn và tốt hơn. 3. Tên đề tài xây dựng: Xây dựng hệ thống Quản lý bán hàng cho công ty Thương mại và Dịch vụ K&S. CHƯƠNG II: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN ĐỂ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ BÁN HÀNG I. GIỚI THIỆU NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH 1. Ngôn ngữ lập trình VISUAL BASIC 1.1 Khái quát về ngôn ngữ lập trình Visual Basic Lập trình với VISUAL BASIC ngày càng được chú ý và có nhiều yêu cầu trong các đề án được thực hiện trong nước và ngoài nước, bởi VISUAL BASIC là một ngôn ngữ lập trình sử dụng phương pháp luận lập trình mới nhất như phương pháp lập trình hướng đối tượng, với công cụ cơ sở dữ liệu mô hình quan hệ, kiến trúc Client – Server. VISUAL BASIC là ngôn ngữ lập trình trên Windows do hãng Microsoft xây dựng, nó là một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng. Visual Basic có một môi trường soạn thảo đơn giản, dễ sử dụng, dễ hiểu và thân thiện với người sử dụng. Nó giúp cho Lập trình viên có thể thấy được ngay kết quả, giao diện sau mỗi thao tác thiết kế. Khi thiết kế giao diện ta chỉ cần gắp thả các đối tượng. Khi chương trình thực hiện, nó sẽ thực hiện thông qua các sự kiện của đối tượng như: kích chuột, di chuột, nhấn phím… Khả năng thừa kế cũng như sử dụng những công cụ và thư viện có sẵn cũng như khả năng tạo ra các thư viện giúp cho lập trình viên xây dựng ứng dụng một cách nhanh chóng và thuận lợi cho việc lập trình theo nhóm. Với sự hỗ trợ của các thành phần có sẵn cho nên Visual Basic rất mạnh cho việc xây dựng các ứng dụng. 1.2 Các tính năng của Visual Basic Tiết kiệm được thời gian và công sức khi xây dựng ứng dụng. Cho phép chỉnh sửa chương trình một cách dễ dàng, đơn giản. Khi thiết kế chương trình có thể thấy ngay kết quả qua từng thao tác. Có khả năng liên kết với các thư viện liên kết động. Vì những đặc điểm nổi bật và sự thân thiện với người sử dụng trong giao diện, cũng như các tính năng ưu việt của Visual Basic mà trong đồ án tốt nghiệp của mình em đã quyết định chọn Visual Basic làm ngôn ngữ lập trình. 2. Cơ sở dữ liệu 2.1 Khái niệm cơ sở dữ liệu Để dễ dàng cho việc giải thích các khái niệm, trước hết ta xem xét một hệ thống bán vé máy bay bằng máy tính. Dữ liệu lưu trữ trong máy tính bao gồm thông tin về hành khách, chuyến bay, đường bay… Mọi thông tin về mối quan hệ này được biểu diễn trong máy thông qua việc đặt chỗ của khách hàng. Vậy làm thế nào để biểu diễn được dữ liệu đó và bảo đảm cho hành khách đi đúng chuyến? Dữ liệu trên được lưu trong máy theo một quy định nào đó và được gọi là cơ sở dữ liệu (CSDL_ Database). Phần chương trình để có thể xử lý, thay đổi dữ liệu này được gọi là hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL). Theo nghĩa này hệ quản trị cơ sở dữ liệu có nhiệm vụ rất quan trọng như là một bộ diễn dịch với ngôn ngữ bậc cao nhằm giúp người sử dụng có thể dùng được hệ thống mà ít nhiều không cần quan tâm đến thuật toán chi tiết hoặc biểu diễn dữ liệu trong máy. 2.2 Kiến trúc một hệ cơ sở dữ liệu Một CSDL được phân thành các mức khác nhau. Phần cơ sở dữ liệu Vật lý (mức vật lý) là các tệp dữ liệu theo một cấu trúc nào đó được lưu trên các thiết bị nhớ thứ cấp như (đĩa, băng từ…) Phần cơ sở dữ liệu mức khái niệm là một sự biểu diễn trừu tượng của CSDL vật lý (còn có thể nói tương đương: CSDL mức vật lý là sự cài đặt cụ thể của CSDL mức khái niệm). Các khung nhìn (view) là cách nhìn, là quan niệm của từng người sử dụng đối với CSDL mức khái niệm. Sự khác nhau giữa khung nhìn và mức khái niệm thực chất là không lớn. 2.3 Cơ sở dữ liệu ACCESS ACCESS là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu được sử dụng nhiều trong các chương trình máy tính liên quan đến dữ liệu. Nó lưu trữ các thông tin cần thiết để xử lý, thay đổi được thực hiện bởi các phần mềm ứng dụng. Nó đảm bảo tính trung thực và dễ sử dụng, thân thiện với người dùng, dễ thiết kế, nhưng điều đặc biệt quan trọng là một chương trình Access có khả năng đảm bảo đầy đủ các yêu cầu cần thiết của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ở trong mỗi chương trình sử dụng cơ sở dữ liệu là hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access còn được đảm bảo sự liên kết chặt chẽ với cơ sở dữ liệu. Microsoft Access là hệ thống các chương trình hỗ trợ các tác vụ quản lý, khai thác dữ liệu theo mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ. Microsoft Access cũng là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ nó trợ giúp cho người sử dụng lưu trữ thông tin dữ liệu bên ngoài vào máy tính dưới dạng các bảng và có thể xử lý trên dữ liệu trong các bảng đã lưu trữ. Microsoft Access có các đặc điểm sau: Hỗ trợ cơ chế tự động kiểm tra khoá chính, phụ thuộc tồn tại, miền giá trị,… của cơ sở dữ liệu bên trong các bảng một cách chặt chẽ. Với công cụ Wizard cho phép người sử dụng có thể thiết kế các đồi tượng trong đó một cách nhanh chóng. Với công cụ truy vấn bằng QBE (Query By Example) nó sẽ hỗ trợ người sử dụng có thể thực huiện các truy vấn mà không cần quan tâm đến cú pháp của các câu lệnh trong ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL được viết như thế nào. Ứng dụng có thể sử dụng trên môi trường mạng máy tính nhiều người sử dụng, cơ sở dữ liệu được bảo mật tốt. Có khả năng trao đổi với các ứng dụng khác và chuyển đổi dữ liệu. Dữ liệu được gói trong một tập tin. Bởi thế trong đồ án tốt nghiệp này em đã quyết định sử dụng Access để làm công cụ thiết kế dữ liệu. II. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM VÀ QUY TRÌNH XÂY DỰNG PHẦN MỀM 1. Khái niệm công nghệ phần mềm: Công nghệ phần mềm (Software Technology) bao gồm một tập hợp với 3 yếu tố chủ chốt – Phương pháp, Công cụ và Thủ tục – giúp cho người quản lý có thể kiểm soát được quá trình phát triển phần mềm và cung cấp cho kỹ sư phần mềm một nền tảng để xây dựng một phần mềm chất lượng cao. * Các phương pháp của công nghệ phần mềm đưa ra cách làm về mặt kỹ thuật để xây dựng phần mềm. Nội dung của các phương pháp bao gồm: Lập kế hoạch và ước lượng dự án phần mềm Phân tích yêu cầu hệ thống và phần mềm Thiết kế cấu trúc dữ liệu Thiết kế chương trình và các thủ tục Mã hoá Bảo trì Bảo trì * Các công cụ của công nghệ phần mềm cung cấp sự hỗ trợ tự động hay bán tự động cho các phương pháp. Tiêu biểu là Công nghệ phần mềm có máy tính hỗ trợ CASE. * Các thủ tục của Công nghệ phần mềm là chất keo dán phương pháp và công cụ lại với nhau. * Cấu hình phần mềm: 2. Vòng đời phát triển phần mềm: Vòng đời phát triển phần mềm được biểu diễn bằng mô hình thác nước: Trong đó: Công nghệ hệ thống: Phần mềm là một bộ phận của một hệ thống quản lý nói chung. Do đó, công việc nghiên cứu phần mềm phải được đặt trong mối liên hệ chặt chẽ với các thành phần khác của hệ thống quản lý như phần cứng, nhân tố con người, CSDL. Phân tích yêu cầu phần mềm: Kỹ sư phần mềm tiến hành phân tích các chức năng cần có của phần mềm, các giao diện. Thiết kế: Thiết kế phần mềm là một tiến trình nhiều bước tập trung vào 4 thuộc tính phân biệt của chương trình là: Cấu trúc dữ liệu Kiến trúc phần mềm Các thủ tục Các đặc trưng giao diện Tài liệu thiết kế phần mềm là một bộ phận của cấu hình phần mềm. Mã hóa: Thiết kế phải được dịch thành ngôn ngữ máy mà máy tính có thể đọc và hiểu được. Bước mã hoá thực hiện công việc này. Kiểm thử: Tiến trình kiểm thử tập trung vào phần logic bên trong của phần mềm, đảm bảo rằng tất cả các câu lệnh đều được kiểm thử nhằm phát hiện ra các lỗi và kết quả phù hợp với dữ liệu vào. Bảo trì: Sau khi bàn giao phần mềm cho khách hàng, chắc chắn nó sẽ phải có những thay đổi để hoàn toàn tương thích với các điều kiện quản lý của cơ sở thực tế . Quá trình bảo trì còn xảy ra khi khách hàng yêu cầu nâng cao chức năng hay hiệu năng. Việc bảo trì phần mềm phải áp dụng lại các bước của vòng đời phát triển nói trên cho chương trình hiện tại chứ không phải chương trình mới. 3. Làm bản mẫu phần mềm: Khi đặt hàng phần mềm, khách hàng đã xác định được các mục tiêu tổng quát cho phần mềm nhưng còn chưa xác định được cụ thể các yếu tố đầu vào, quy trình xử lý và các yếu tố đầu ra. Làm bản mẫu là một tiến trình làm cho kỹ sư phần mềm có khả năng tạo ra một mô hình cho phần mềm cần phải xây dựng. Mô hình có thể lấy một trong ba dạng: Bản mẫu trên giấy hay trên máy tính mô tả các giao diện người - máy. Bản mẫu làm việc cài đặt một tập con các chức năng của phần mềm mong muốn Một chương trình đã có thực hiện một phần hay tất cả các chức năng mong muốn nhưng cần cải tiến chức năng thêm các tính năng khác. Một dãy các sự kiện của quy trình làm bản mẫu phần mềm như sau: Ta có sơ đồ : Kết thúc Bắt đầu Sản phẩm Tập hợp yêu cầu và làm mịn Thiết kế nhanh Xây dựng bản mẫu Đánh giá bản mẫu của khách hàng Làm mịn bản mẫu Trước hết kỹ sư phần mềm và khách hàng gặp nhau và xác định các mục tiêu tổng thể cho phần mềm, xác định mục tiêu tổng thể cho phần mềm, xác định các yêu cầu nào đã biết và các yêu cầu nào cần phải xác định thêm. Tiếp sau đó là giai đoạn thiết kế nhanh. Nội dung của công đoạn thiết kế nhanh tập trung vào việc biểu diễn các khía cạnh của phần mềm thấy được đối với người dùng - Cách đưa vào và định dạng đưa ra. Kết quả của quá trình thiết kế nhanh là một bản mẫu. Bản mẫu này được khách hàng - người tiêu dùng đánh giá và là cơ sở để làm mịn phần mềm. Bản mẫu được vi chỉnh một cách chu đáo nhằm đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu của khách hàng. Bản mẫu của một phần mềm có thể được coi là "Thế hệ đầu tiên" của phần mềm đó - Version 1.0 NỀN TẢNG THIẾT KẾ PHẦN MỀM - Thiết kế phần mềm là một trong 3 hoạt động kỹ thuật - thiết kế, lập trình và kiểm thử. Từng hoạt động này biến đổi thông tin theo cách cuối cùng tạo ra phần mềm máy tính hợp lệ. Thiết kế phần mềm nằm ở trung tâm kỹ thuật của tiến trình kỹ nghệ phần mềm và được áp dụng bất kể tới khuôn cảnh phát triển được sử dụng. Một khi các yêu cầu phần mềm đã được phân tích và đặc tả thì thiết kế phần mềm là một trong ba hoạt động kỹ thuật - thiết kế, lập trình và kiểm thử - những hoạt động cần để xây dựng và kiểm chứng phần mềm. Từng hoạt động này biến đổi thông tin theo cách cuối cùng tạo ra phần mềm máy tính hợp lệ. - Thiết kế, lập trình và kiểm thử quyết định đến chất lượng và sự thành công của việc cài đặt phần mềm sẽ bị ảnh hưởng, và điều quan trọng làm dễ dàng cho việc bảo trì phần mềm. - Thiết kế là cách duy nhất chúng ta có thể dịch một cách chính xác các yêu cầu của khách hàng thành sản phẩm hay hệ thống phần mềm cuối cùng. Không có thiết kế, ta nguy cơ dự nên một hệ thống không ổn định. - Thiết kế phần mềm được tiến hành theo 2 bước: Thiết kế sơ bộ, thiết kế chi tiết. - Mối quan hệ giữa các khía cạnh kỹ thuật và quản lý của thiết kế được minh hoạ bằng hình dưới đây: - Để đánh giá chất lượng 1 biểu diễn thiết kế chúng ta phải thiết lập các tiêu chuẩn thiết kế tốt như: + Thiết kế nêu ra cách tổ chức cấp bậc + Thiết kế theo mô đun + Thiết kế chứa cách biểu diễn phân biệt và tách biệt giữa dữ liệu và thủ tục. + Thiết kế dẫn tới các giao diện... III. CÁC QUY TRÌNH CỦA CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM Dựa trên thực tiễn hiện nay trong các công ty phần mềm đang được sử dụng bao gồm các quy trình chính sau: 1. Quy trình xác định yêu cầu Gồm các công việc như: Tìm hiểu yêu cầu người sử dụng phần mềm, xác định và phân tích các yêu cầu của người sử dụng tương lai của các hệ thống phần mềm sử dụng. Các hoạt động này là đặc trưng cho các quá trình xác định yêu cầu phần mềm, khảo sát, phân tích nghiệp vụ, phân tích yêu cầu. Lưu đồ: Kết thúc Lập kế hoạch xác định yêu cầu Khảo sát hệ thống Phân tích nghiệp vụ Phân tích yêu cầu người sử dụng Mô tả hoạt động hệ thống Tổng hợp, bàn giao kết quả Bắt đầu 2. Quy trình phân tích thiết kế phần mềm - Áp dụng cho các công việc: Xây dựng đặc tả, xây dựng kiến trúc hệ thống, thiết kế dữ liệu, thiết kế chương trình, giao diện, công cụ cài đặt. - Các hoạt động và tài liệu sau đặc trưng cho quá trình thiết kế: Xây dựng đặc tả yêu cầu phần mềm (YCPM), tài liệu kiến trúc hệ thống,., thiết kế dữ liệu, thiết kế chương trình, thiết kế giao diện, xem xét thiết kế. - Lưu đồ: Bắt đầu Lập kế hoạch chi tiết Xây dựng đặc tả YCPM Thiết kế kiến trúc hệ thống Xem xét kiến trúc hệ thống Thông qua thiết kế tổng thể Thiết kế mức cao Thiết kế chi tiết Xem xét kết quả thiết kế Thông qua thết kế tổng thể Tổng hợp và bàn giao kết quả Kết thúc Có Không Không Có 3. Quy trình quản lý cấu hình Được áp dụng trong các công việc: Xác định danh mục cấu hình (baseline), kiểm soát việc thay đổi các đơn vị cấu hình và quản lý phiên bản của sản phẩm. Lưu đồ: Bắt đầu Lập kế hoạch quản lý cấu hình Lập danh mục mã hiệu cấu hình Kiểm soát các thay đổi cấu hình sản phẩm Lưu trữ cấu hình Đánh giá trạng thái cấu hình Báo cáo cấu hình phiên bản sản phẩm Kết thúc 4. Quy trình lập trình Đặc trưng: Thiết kế kỹ thuật chi tiết, lập trình, module test, tích hợp module, các phần mềm và module phần mềm được xây dựng, tài liệu mô tả hệ thống phần mềm được bảo hành. Lưu đồ Bắt đầu Lập kế hoạch lập trình Kiểm tra công cụ lập trình Lập trình các thư viện chung Lập trình các module chức năng Có lỗi khi Test tích hợp Viết tài liệu mô tả chức năng hệ thống Tổng hợp và bàn giao kết quả Kết thúc Không Có Tích hợp phần mềm 5. Quy trình Test phần mềm Đặc trưng của các yêu cầu: Lập tiêu chuẩn nghiệm thu lập kịch bản test, chuẩn bị dữ liệu test, thực hiện test ghi nhận lỗi, biên bản và hồ sơ test. Lưu đồ Bắt đầu Lập kế hoạch test Lập kịch bản test Chuẩn bị môi truờng, công cụ và dữ liệu test Kết thúc Có Thực hiện test Kế hoạch được duyệt Kịch bản được duyệt Tổng hợp kết quả Không Có Không 6. Quy trình triển khai phần mềm Đặc trưng cho quá trình này là: Cài đặt các máy chủ, máy trạm, các hệ thống phần mềm ứng dụng, hướng dẫn sử dụng, lập giải pháp và quy trình triển khai. Lưu đồ: Bắt đầu Lập kế hoạch triển khai Cài đặt hệ thống Kết thúc Quy trình được thông qua Không Có Xây dựng giải pháp và quy trình Đào tạo, huớng dẫn sử dụng Đưa hệ thống vào vận hành chính thức Tổng hợp kết quả, báo cáo  Hiệu quả của phần mềm quản lý phụ thuộc nhiều vào khả năng hiểu biết của người phân tích thiết kế chương trình. Đó là việc kết hợp nhuần nhuyễn các quy trình trên. Phân tích và thiết kế thiết kế là phương pháp chọn lựa để đưa ra giải pháp thích hợp và thực tiễn trong việc đưa máy tính vào công tác quản lý. Nó làm tiền đề cho việc xây dựng chương trình, do đó công việc phân tích rất quan trọng, chi tiết và chính xác. Qua đó sẽ thấy được sự lưu chuyển các luồng dữ liệu mà hệ thống thực hiện được. Sơ đồ luồng dữ liệu cho ta biết được yêu cầu của người sử dụng, mô hình của hệ thống, luồng thông tin vận chuyển từ quá trình này tới quá trình khác. Sự liên quan của những dữ liệu đầu vào, qua quá trình xử lý sẽ cho ta một số thông tin nhất định của dữ liệu đầu ra. Chúng ta cần chú trọng các yếu tố, đặc thù, những nét khái quát cũng như các mục tiêu và nguyên tắc khi xây dựng một hệ thống thông tin quản lý để việc thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin quản lý mang lại kết quả mong muốn. IV – HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Khái niệm cơ bản về hệ thống: Hệ thống: Là một hệ có nhiều phần tử liên quan đến nhau, mỗi phần tử thực hiện một chức năng nào đó. Hệ thống luôn có mục tiêu tổng tự học, bảo đảm tính thống nhất và phải hướng về một mục đích chung cho tất cả phần tử. Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống tập hợp các thông tin hữu ích hay vô ích, có cấu trúc hoặc không có cấu trúc, hình thức hoặc phi hình thức, luân chuyển trong doanh nghiệp để thu thập,lưu trữ, xử lý, phân phối và truyền đạt thông tin. Là một tập hợp các phương tin để quản lý và sử dụng thông tin thông qua mối liên hệ giữa chúng. Một hệ thông tin quản lý thường bao gồm 3 hệ con: + Hệ quyết định: Thực hiện._.