Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp tại DNTN xây dựng Nguyễn Danh

ĐẠI HỌC AN GIANG Người hướng dẫn: Thạc sĩ VÕ NGUYÊN PHƯƠNG ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. Người chấm, nhận xét 1: .................................................................................... ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. Người chấm, nhận xét 2: .................................................................................... ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. Khĩa luận được bảo vệ tại Hội đồng chấm bảo vệ luận văn Khoa Kinh tế – Quản trị kinh doanh ngày……..tháng…….năm……. 1 TĨM TẮT Đề tài “Xây dựng hệ thống kiểm sốt nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp tại doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh” tìm hiểu về hệ thống kiểm sốt nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp, từ đĩ đánh giá tình hình thực tế của hệ thống và đưa ra một số giải pháp nhằm xây dựng hệ thống kiểm sốt nội bộ trong chu trình chi phí cho doanh nghiệp. Nghiên cứu được tiến hành qua 2 bước: nghiên cứu sơ bộ và nghiên cứu chính thức. Nghiên cứu sơ bộ định tính thực hiện bằng phương pháp thảo luận tay đơi và quan sát các hoạt động của doanh nghiệp để thu thập dữ liệu sơ cấp. Nghiên cứu chính thức định tính thu thập các dữ liệu thứ cấp thơng qua quan sát và thu thập từ hệ thống chứng từ, sổ sách và bảng câu hỏi liên quan đến các khoản mục chi phí xây lắp: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi cơng, chi phí chung. Các tài liệu sau khi thu thập được xử lý bằng phương pháp tổng hợp. 2 MỤC LỤC TĨM TẮT..............................................................................................................1 MỤC LỤC .............................................................................................................2 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT .....................................................................5 DANH MỤC BẢNG..............................................................................................5 DANH MỤC SƠ ĐỒ.............................................................................................5 CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN .............................................................................6 1.1. Cơ sở hình thành đề tài ........................................................................................6 1.2. Mục tiêu.................................................................................................................6 1.3. Nội dung nghiên cứu ............................................................................................6 1.4. Phạm vi nghiên cứu..............................................................................................7 1.5. Phương pháp nghiên cứu.....................................................................................7 1.6. Ý nghĩa...................................................................................................................7 CHƯƠNG 2. CƠ SỞ LÝ THUYẾT ..................................................................9 2.1. Định nghĩa và các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm sốt nội bộ ...................9 2.1.1. Định nghĩa hệ thống kiểm sốt nội bộ .............................................................9 2.1.2. Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm sốt nội bộ ........................................10 2.2. Đặc điểm của sản phẩm xây dựng.....................................................................11 2.3. Khái niệm, phân loại và ý nghĩa của khoản mục chi phí xây lắp...................11 2.3.1. Khái niệm.......................................................................................................11 2.3.2. Phân loại.........................................................................................................12 2.3.3. Ý nghĩa của khoản mục chi phí xây lắp .........................................................12 2.4. Kiểm sốt nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp..........................................13 2.4.1. Các rủi ro thường gặp trong quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp.................13 2.4.1.1. Rủi ro chung trong quá trình sản xuất ......................................................13 2.4.1.2. Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ..................................................13 2.4.1.3. Đối với chi phí nhân cơng trực tiếp ..........................................................14 2.4.1.4. Đối với chi phí sử dụng máy thi cơng ......................................................14 3 2.4.1.5. Đối với chi phí chung ...............................................................................14 2.4.2. Thủ tục kiểm sốt các khoản mục chi phí xây lắp .........................................14 2.4.3. Các đối tượng tham gia vào quá trình kiểm sốt hệ thống nội bộ chu trình chi phí xây lắp................................................................................................................15 2.4.4. Kiểm sốt nội bộ trong mơi trường tin học....................................................16 2.4.4.1. Mục tiêu của hệ thống thơng tin kế tốn tài chính....................................16 2.4.4.2. Ảnh hưởng của mơi trường tin học đến kiểm sốt nội bộ trong doanh nghiệp ....................................................................................................................16 2.4.4.3. Rủi ro thường gặp trong mơi trường xử lý bằng máy tính (CIS)..............16 2.4.4.4. Các hoạt động kiểm sốt...........................................................................16 Tĩm tắt .......................................................................................................................18 CHƯƠNG 3. GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP ............................................19 3.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển .....................................................19 3.2. Cơ cấu tổ chức ....................................................................................................19 3.3. Chính sách kế tốn áp dụng tại đơn vị .............................................................20 3.4. Tình hình hoạt động trong 3 năm 2006, 2007, 2008 ........................................21 Tĩm tắt .......................................................................................................................22 CHƯƠNG 4. THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN XÂY DỰNG NGUYỄN DANH..........................................................................................23 4.1. Quy chế kiểm sốt chi phí xây lắp của doanh nghiệp .....................................23 4.1.1. Quy chế kiểm sốt chung...............................................................................24 4.1.2. Các thủ tục kiểm sốt chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.................................25 4.1.3. Các thủ tục kiểm sốt chi phí nhân cơng trực tiếp .........................................26 4.1.4. Các thủ tục kiểm sốt chi phí sử dụng máy thi cơng .....................................29 4.1.5. Các thủ tục kiểm sốt chi phí chung ..............................................................31 4.2. Kiểm sốt nội bộ trong mơi trường tin học......................................................32 4.2.1. Hoạt động kiểm sốt chung............................................................................32 4.2.2. Hoạt động kiểm sốt ứng dụng ......................................................................33 4.3. Nhận xét về thực trạng của hệ thống kiểm sốt nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp tại doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh ..................................34 4 4.3.1. Ưu điểm..........................................................................................................34 4.3.2. Hạn chế ..........................................................................................................34 4.4. Phương hướng kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai ......................35 4.4.1. Định hướng phát triển của doanh nghiệp.......................................................35 4.4.2. Mục tiêu phát triển của doanh nghiệp............................................................36 4.5. Những thuận lợi và khĩ khăn của doanh nghiệp.............................................36 4.5.1. Thuận lợi ........................................................................................................36 4.5.2. Khĩ khăn........................................................................................................36 Tĩm tắt .......................................................................................................................37 CHƯƠNG 5. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN NGUYỄN DANH .....................................38 5.1. Quy chế kiểm sốt chi phí xây lắp.....................................................................38 5.1.1. Quy chế kiểm sốt chung trong chu trình chi phí xây lắp..............................38 5.1.2. Kiểm sốt chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ...................................................40 5.1.3. Kiểm sốt chi phí nhân cơng trực tiếp ...........................................................42 5.1.4. Kiểm sốt chi phí sử dụng máy thi cơng........................................................43 5.1.5. Kiểm sốt chi phí chung.................................................................................44 5.2. Kiểm sốt nội bộ trong mơi trường tin học......................................................46 5.2.1. Hoạt động kiểm sốt chung............................................................................46 5.2.2. Hoạt động kiểm sốt ứng dụng ......................................................................47 Tĩm tắt .......................................................................................................................47 KẾT LUẬN..........................................................................................................48 PHỤ LỤC.............................................................................................................50 TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................................55 5 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT CPC : chi phí chung CPNCTT : chi phí nhân cơng trực tiếp CPNVLTT : chi phí nguyên vật liệu trực tiếp CPSDMTC : chi phí sử dụng máy thi cơng DN : doanh nghiệp HTKS : hệ thống kiểm sốt HTKSNB : hệ thống kiểm sốt nội bộ NVL : nguyên vật liệu TK : tài khoản DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1: Các bộ phận của hệ thống kiểm sốt nội bộ ...............................................10 Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2006 đến năm 2008 ...........................21 Bảng 4.1: Trích bảng câu hỏi về hệ thống kiểm sốt nội bộ ...........................................24 Bảng 4.2: Những sai sĩt, gian lận và thủ tục kiểm sốt của doanh nghiệp khi sử dụng máy thi cơng do doanh nghiệp mua hoặc thuê................................................................29 Bảng 4.3: Những sai sĩt, gian lận và thủ tục kiểm sốt của doanh nghiệp khi khốn gọn CPSDMTC cho đội thi cơng ...........................................................................................30 Bảng 5.1: Những sai sĩt, gian lận và các thủ tục kiểm sốt chung đề nghị ....................38 Bảng 5.2: Những gian lận, sai sĩt và thủ tục kiểm sốt CPNVLTT...............................40 Bảng 5.3: Thủ tục kiểm sốt chi phí nhân cơng trực tiếp ...............................................42 Bảng 5.4: Thủ tục kiểm sốt chi phí sử dụng máy thi cơng............................................43 Bảng 5.5: Thủ tục kiểm sốt chi phí chung.....................................................................44 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Mối quan hệ giữa các khoản mục chi phí xây lắp với báo cáo tài chính ......12 Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp..................................................................20 Sơ đồ 4.1: Quá trình kiểm sốt chi phí nhân cơng trực tiếp............................................27 6 CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN W”X 1.1. Cơ sở hình thành đề tài Bất cứ một doanh nghiệp hay một tổ chức kinh tế nào cũng hướng đến mục tiêu là lợi nhuận của doanh nghiệp ngày càng tăng, qui mơ hoạt động ngày càng được mở rộng, đem lại nhiều lợi ích cho xã hội…Để thỏa mãn những mục tiêu ấy, ngồi việc doanh nghiệp nghiên cứu các sản phẩm mới, đề ra những kế hoạch hoạt động rõ ràng, nghiên cứu đối tác và đối thủ…doanh nghiệp cũng cần cĩ một hệ thống kiểm sốt nội bộ hữu hiệu. Bởi vì những lợi ích do hệ thống kiểm sốt nội bộ vững mạnh đem đến cho doanh nghiệp như: đảm bảo tính trung thực và hợp lý của các số liệu kế tốn trên sổ sách, báo cáo tài chính; giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với cơng ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của cơng ty gây ra; giảm bớt rủi ro sai sĩt khơng cố ý của nhân viên nhưng lại gây tổn hại cho doanh nghiệp; giảm bớt rủi ro khơng tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của cơng ty; cuối cùng hệ thống kiểm sốt nội bộ cĩ thể giúp ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro khơng cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ. Đối với một doanh nghiệp nhỏ như doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh thì một hệ thống kiểm sốt nội bộ hiệu quả là vơ cùng quan trọng vì năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp khơng mạnh bằng các doanh nghiệp vừa và lớn hoạt động trong cùng ngành xây lắp. Mặt khác, đặc điểm của quá trình xây lắp là quá trình thi cơng được chia làm nhiều giai đoạn, các cơng việc chủ yếu được thực hiện ngồi trời nên các điều kiện thiên nhiên cĩ thể ảnh hưởng đến tiến trình thi cơng. Quá trình tập hợp chi phí kéo dài, phát sinh nhiều chi phí ngồi dự tốn, chi phí khơng ổn định và phụ thuộc vào từng giai đoạn thi cơng. Do đĩ, kiểm sốt tốt chi phí là việc rất cần thiết đối với doanh nghiệp, vừa hạ thấp được giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo được chất lượng và từ đĩ doanh nghiệp cĩ thể tạo dựng được một hình ảnh chất lượng trên thương trường. Bên cạnh đĩ, thủ tục và chất lượng của hệ thống kiểm sốt chi phí cịn thể hiện được văn hĩa của doanh nghiệp, năng lực quản lý của chủ doanh nghiệp trong việc chống lãng phí và thất thốt tài sản. Vì doanh nghiệp cĩ qui mơ nhỏ và doanh nghiệp xây lắp thường phát sinh thêm các khoản chi phí ngồi dự tốn, nên người nghiên cứu lựa chọn tìm hiểu, đánh giá và đề nghị một số phương pháp để hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp của doanh nghiệp với tên đề tài “Xây dựng hệ thống kiểm sốt nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp tại doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh”. 1.2. Mục tiêu Thiết kế các thủ tục kiểm sốt để tạo lập hệ thống kiểm sốt nội bộ cho doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh đối với chu trình chi phí xây lắp. 1.3. Nội dung nghiên cứu - Tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội bộ của doanh nghiệp. 7 - Tìm hiểu các hoạt động kiểm sốt đối với chu trình chi phí xây lắp. - Đánh giá về hệ thống kiểm sốt nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp. - Xác định các nguyên nhân ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống kiểm sốt nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp. - Đưa ra một số biện pháp để hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp. 1.4. Phạm vi nghiên cứu - Nghiên cứu hiện trường được thực hiện tại doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh. - Nghiên cứu về hệ thống kiểm sốt nội bộ của doanh nghiệp đối với chu trình chi phí xây lắp. - Nghiên cứu các hoạt động kiểm sốt đối với các loại chi phí: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi cơng, chi phí chung. 1.5. Phương pháp nghiên cứu Đề tài nghiên cứu được tiến hành qua 2 bước: nghiên cứu sơ bộ và nghiên cứu chính thức. Nghiên cứu sơ bộ được thực hiện bằng phương pháp nghiên cứu định tính. Trong bước này, dữ liệu thứ cấp được thu thập bằng kỹ thuật quan sát từ các nguồn: báo cáo tài chính 3 năm 2006, 2007 và 2008; sổ cái các tài khoản liên quan; điều lệ hoạt động của doanh nghiệp… Kỹ thuật thảo luận tay đơi với chủ doanh nghiệp bằng dàn bài phỏng vấn được sử dụng trong bước thu thập dữ liệu sơ cấp. Bước một được thực hiện là để thu thập dữ liệu xung quanh đề tài nghiên cứu nhằm hồn thiện bảng câu hỏi về hệ thống kiểm sốt nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp của doanh nghiệp phục vụ cho nghiên cứu chính thức. Trong bước nghiên cứu sơ bộ thì phương pháp tổng hợp được sử dụng để phân tích các dữ liệu thu thập được. Nghiên cứu chính thức cho phép tìm hiểu sâu hơn về doanh nghiệp và thực trạng về hệ thống kiểm sốt nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp của doanh nghiệp. Từ đĩ, người nghiên cứu đưa ra nhận xét về HTKSNB đối với chu trình chí phí, và một số đề nghị nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ trong chu trình trên. Phương pháp nghiên cứu định tính tiếp tục được sử dụng trong quá trình nghiên cứu chính thức. Dữ liệu thứ cấp tiếp tục được thu thập bằng kỹ thuật quan sát từ các nguồn: các bảng dự tốn và quyết tốn cơng trình; sổ chi tiết các tài khoản liên quan; hệ thống chứng từ liên quan đến quá trình kiểm sốt nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp… Và dữ liệu sơ cấp được thu thập bằng kỹ thuật phỏng vấn trực tiếp chủ doanh nghiệp và 4 nhân viên văn phịng bao gồm: 1 kế tốn viên, 1 thủ quỹ và 2 nhân viên kỹ thuật theo bảng câu hỏi dạng đĩng đã được soạn sẵn. Đối với bước này, phương pháp phân tích dữ liệu được áp dụng vẫn là phương pháp tổng hợp từ các dữ liệu đã thu thập được. 1.6. Ý nghĩa Qua đề tài nghiên cứu, doanh nghiệp cĩ thể nhận thấy được tầm quan trọng của hệ thống kiểm sốt nội bộ đối với tồn doanh nghiệp nĩi chung, đối với chu trình chi phí nĩi riêng. Dựa vào đề tài, doanh nghiệp cĩ thể phân tích và đánh giá được sự hữu hiệu 8 của kiểm sốt nội bộ trong doanh nghiệp. Từ đĩ, doanh nghiệp tìm những phương pháp riêng và kết hợp với một số đề nghị của người nghiên cứu để thiết lập một hệ thống kiểm sốt nội bộ đối với chu trình chi phí hiệu quả hơn. CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT W”X Chương 2 trình bày những nội dung sau: ._. Định nghĩa và các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm sốt nội bộ. Đặc điểm của sản phẩm xây dựng. Khái niệm, phân loại và ý nghĩa của khoản mục chi phí sản xuất xây lắp. Kiểm sốt nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp. 2.1. Định nghĩa và các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm sốt nội bộ 2.1.1. Định nghĩa hệ thống kiểm sốt nội bộ Báo cáo COSO1 định nghĩa: “Kiểm sốt nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nĩ được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu: - Báo cáo tài chính đáng tin cậy. - Các luật lệ và quy định được tuân thủ. - Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.” Định nghĩa được hiểu như sau: Kiểm sốt nội bộ là một quá trình. Kiểm sốt nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm sốt hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm sốt là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình. Kiểm sốt nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người. Bởi vì chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm sốt ở mọi nơi và vận hành chúng. Kiểm sốt nội bộ bao gồm con người trong doanh nghiệp và những chính sách, thủ tục, biểu mẫu…do những con người của doanh nghiệp đặt ra. Kiểm sốt nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ khơng đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ đạt được. Vì hệ thống kiểm sốt nội bộ luơn cĩ những rủi ro tiềm tàng. Kiểm sốt nội bộ chỉ cĩ thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng khơng thể đảm bảo là chúng khơng bao giờ xảy ra. Đồng thời, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm sốt khơng thể vượt quá lợi ích 1 COSO là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính. Báo cáo COSO là kết quả của một dự án được thực hiện qua 7 giai đoạn: thu thập các tài liệu từ trước đến nay về kiểm sốt nội bộ; phỏng vấn; gửi bảng câu hỏi; tổ chức hội thảo; dự thảo báo cáo; kiểm nghiệm thực tế; sửa đổi và hồn thiện Dự thảo. 9 10 Các mục tiêu của kiểm sốt nội bộ: - Đối với báo cáo tài chính: kiểm sốt nội bộ phải bảo đảm về tính trung thực và đáng tin cậy của báo tài chính mà mình cung cấp. - Đối với tính tuân thủ: kiểm sốt nội bộ sẽ đảm bảo tính hợp lý trong việc chấp hành luật pháp và các quy định, chính sách của đơn vị cũng như của nhà nước. - Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động kiểm sốt nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thơng tin, nâng cao uy tín… Ư Các mục tiêu của hệ thống kiểm sốt nội bộ rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt hoạt động và cĩ ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. 2.1.2. Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm sốt nội bộ Bảng 2.1: Các bộ phận của hệ thống kiểm sốt nội bộ2 Bộ phận Nội dung chủ yếu Các nhân tố Mơi trường kiểm sốt Tạo ra sắc thái chung của một tổ chức, chi phối đến ý thức kiểm sốt của mọi người trong tổ chức, là nền tảng cho mọi bộ phận khác của kiểm sốt nội bộ. - Tính chính trực và giá trị đạo đức. - Đảm bảo về năng lực. - Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm tốn. - Triết lý quản lý và phong cách điều hành. - Cơ cấu tổ chức. - Phân định quyền hạn và trách nhiệm. - Chính sách về nhân sự. Đánh giá rủi ro Đơn vị phải nhận biết và đối phĩ với các rủi ro bằng cách thiết lập mục tiêu của tổ chức và hình thành cơ chế để nhận dạng, phân tích và đánh giá các rủi ro cĩ liên quan. - Xác định mục tiêu của đơn vị. - Nhận dạng rủi ro. - Phân tích và đánh giá rủi ro. Hoạt Các chính sách và các thủ tục - Phân chia trách nhiệm đầy đủ. 2 Nguồn: Đồn Văn Hoạt. 2007. “Hệ thống kiểm sốt nội bộ” trong Vũ Hữu Đức và Võ Anh Dũng (đồng chủ biên). Kiểm tốn. TP HCM: NXB Lao động – Xã hội. 11 động kiểm sốt để giúp đảm bảo là những chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện và cĩ các hành động cần thiết đối phĩ với rủi ro nhằm đạt được các mục tiêu của đơn vị. - Kiểm sốt quá trình xử lý thơng tin. - Kiểm sốt vật chất. - Kiểm tra độc lập việc thực hiện. - Phân tích rà sốt hay sốt xét lại việc thực hiện. Thơng tin và truyền thơng Hệ thống thơng tin được thiết lập để mọi thành viên trong đơn vị cĩ khả năng nắm bắt và trao đổi thơng tin cần thiết cho việc điều hành, quản trị và kiểm sốt các hoạt động. - Hệ thống thơng tin, bao gồm cả hệ thống thơng tin kế tốn phải bảo đảm chất lượng thơng tin. - Truyền thơng bảo đảm các kênh thơng tin bên trong và bên ngồi đều hoạt động hiệu quả. Giám sát Tồn bộ quy trình hoạt động phải được giám sát và điều chỉnh khi cần thiết. Hệ thống phải cĩ khả năng phản ứng năng động được thay đổi theo yêu cầu của mơi trường bên trong và bên ngồi. - Giám sát thường xuyên. - Giám sát định kỳ. 2.2. Đặc điểm của sản phẩm xây dựng Quá trình sản xuất của doanh nghiệp xây lắp và sản phẩm xây lắp cĩ đặc điểm riêng biệt, khác với các ngành sản xuất vật chất khác và điều đĩ ảnh hưởng đển cơng tác quản lý, kiểm sốt chi phí sản xuất, vì sản phẩm xây lắp: - Mang tính riêng lẻ, cĩ kết cấu kỹ thuật, mỹ thuật, vật tư, địa điểm, nhân lực, dự tốn và phương pháp thi cơng khác nhau. - Cĩ giá trị lớn thường vượt quá khả năng vốn lưu động của doanh nghiệp trong kỳ; quá trình thi cơng thường kéo dài, chịu sự chi phối của thời tiết. - Thời gian hữu dụng tương đối dài; địi hỏi tiêu chuẩn kỹ thuật, mỹ thuật và quá trình thi cơng, bàn giao rất khắt khe. - Gắn liền với những địa điểm cố định trong suốt quá trình thi cơng và sử dụng. 2.3. Khái niệm, phân loại và ý nghĩa của khoản mục chi phí sản xuất xây lắp 2.3.1. Khái niệm Chi phí sản xuất xây lắp là tồn bộ chi phí về lao động sống và lao động vật hĩa phát sinh trong quá trình sản xuất xây lắp bao gồm chi phí sản xuất xây lắp và chi phí sản xuất khác. 2.3.2. Phân loại Xuất phát từ đặc điểm của doanh nghiệp xây lắp và phương pháp lập dự tốn xây lắp nên phương pháp phân loại chi phí xây lắp phổ biến được các doanh nghiệp xây lắp áp dụng là phân loại theo khoản mục chi phí, bao gồm: - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: bao gồm giá mua theo đơn giá xây dựng cơ bản của vật liệu chính, vật liệu phụ, vật liệu luân chuyển, vật kết cấu dùng trực tiếp trong thi cơng xây lắp ở từng cơng trình, hạng mục cơng trình. - Chi phí nhân cơng trực tiếp: lương cơ bản, các khoản phụ cấp cĩ tính chất lương và các chi phí theo chế độ tính cho một ngày cơng định mức liên quan trực tiếp đến thi cơng xây lắp ở từng cơng trình, hạng mục cơng trình. - Chi phí sử dụng máy thi cơng: chi phí tính cho việc điều khiển sửa chữa, vận hành, khấu hao của máy mĩc thiết bị thi cơng ở từng cơng trình, hạng mục cơng trình. - Chi phí chung: bao gồm tồn bộ chi phí trực tiếp khác, chi phí phục vụ, quản lý quá trình thi cơng được tính theo một tỷ lệ trên chi phí nhân cơng trực tiếp. 2.3.3. Ý nghĩa của khoản mục chi phí xây lắp - Cung cấp thơng tin về thực trạng, quy mơ sản xuất của doanh nghiệp. - Ảnh hưởng trực tiếp đến các khoản mục trên bảng cân đối kế tốn và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Sơ đồ 2.1: Mối quan hệ giữa các khoản mục chi phí xây lắp với báo cáo tài chính Bảng Cân đối kế tốn: - Hàng tồn kho - Chi phí sản xuất dở dang - Lợi nhuận chưa phân phối - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: - Giá vốn hàng bán - Lợi nhuận gộp - Lợi nhuận thuần - Tổng lợi nhuận trước thuế - Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp - Lợi nhuận sau thuế Chi phí sản xuất sản phẩm xây lắp: - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. - Chi phí nhân cơng trực tiếp - Chi phí sử dụng máy thi cơng - Chi phí chung 12 13 - Cùng với những thơng tin khác như: doanh thu, đối thủ cạnh tranh… thơng tin về chi phí xây lắp cĩ ảnh hưởng đến việc ra quyết định các chiến lược kinh doanh mới, hay dự tốn xây dựng cơng trình mới của chủ doanh nghiệp. - Cơ quan thuế dựa vào chi phí sản xuất, doanh thu để xác định mức thuế thu nhập mà doanh nghiệp phải nộp, tránh tình trạng trốn thuế, gian lận… 2.4. Kiểm sốt nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp 2.4.1. Các rủi ro thường gặp trong quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp 2.4.1.1. Rủi ro chung trong quá trình sản xuất - Lập dự tốn sản xuất khơng chính xác do người lập dự tốn nhập sai khối lượng cơng việc cần hồn thành, nhập sai khối lượng, chủng loại nguyên vật liệu cần sử dụng… - Xây dựng khơng kịp tiến độ thi cơng do phát sinh thêm hạng mục cơng trình phải làm, hoặc do hạng mục cơng trình khơng đúng theo yêu cầu phải phá bỏ làm lại, cũng cĩ thể do tác động của thời tiết như mưa, bão… - Sản phẩm khơng đúng theo yêu cầu về kỹ thuật như hạng mục cơng trình đổ bêtơng lĩt mĩng cĩ chiều rộng dưới 250 cm yêu cầu phải sử dụng khoảng 2 m3 cát nhưng chỉ sử dụng 1m3 cát. Về tiêu chuẩn mỹ thuật như sai màu sơn tường, sai vị trí đặt cửa đi, cửa sổ… 2.4.1.2. Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Quá trình mua hàng – nhập kho nguyên vật liệu: + Mua hàng khơng đúng nhu cầu. + Mua giá cao. + Sai sĩt trong ghi chép nghiệp vụ và báo cáo như sai sĩt trong việc ghi nhận khối lượng, số lượng nguyên vật liệu nhập kho, cĩ sự chênh lệnh số liệu ghi trong nhật ký mua hàng và sổ cái tài khoản 152… … - Quá trình xuất kho sử dụng, bảo quản nguyên vật liệu: + Xuất vật tư khơng đúng nhu cầu của người yêu cầu xuất vật tư hoặc người yêu cầu xuất vật tư đề nghị xuất vật tư khơng phù hợp với cơng việc cần làm. + Vật tư bị thất thốt do bị mất cắp, do ảnh hưởng của mơi trường. + Xuất vật tư nhưng chưa được xét duyệt: cơng nhân tự ý lấy nguyên vật liệu sử dụng mà chưa cĩ sự đồng ý của người cĩ thẩm quyền hoặc đã được phê duyệt yêu cầu xuất vật tư nhưng khơng lấy vật tư theo đề nghị ban đầu mà lấy loại nguyên vật liệu khác. … 14 2.4.1.3. Đối với chi phí nhân cơng trực tiếp + Rủi ro về xác định mức lương: nếu xác định mức lương cao hơn so với thị trường sẽ làm tăng chi phí của doanh nghiệp. Nhưng nếu xác định mức lương quá thấp sẽ khơng khuyến khích được sự hăng hái làm việc của cơng nhân. + Rủi ro về tính lương: ghi chép ít hơn hoặc nhiều hơn ngày cơng thực tế của cơng nhân hoặc tính sai về mức lương giữa các vị trí: đội trưởng, đội phĩ và cơng nhân. + Rủi ro về chi trả lương: trả lương cho nhân viên đã nghỉ việc, hoặc trả lương cho nhân viên khơng cĩ thực do việc cập nhật dữ liệu về nhân sự khơng đầy đủ, kịp thời. + Rủi ro về ghi nhận và báo cáo về quy trình nhân sự – tiền lương như ghi nhận khơng kịp thời, khơng đầy đủ về số lượng nhân cơng, ngày cơng. 2.4.1.4. Đối với chi phí sử dụng máy thi cơng + Việc xuất nhiên liệu sử dụng cho máy thi cơng khơng được phê duyệt bởi người cĩ trách nhiệm. + Ghi nhận sai về số giờ chạy máy thi cơng. + Sai sĩt trong việc tính lương cho cơng nhân vận hành máy thi cơng. … 2.4.1.5. Đối với chi phí chung: + Cơng cụ, dụng cụ bị thất thốt. + Cách phân bổ chi phí khơng đồng nhất giữa các cơng trình, hạng mục. … 2.4.2. Thủ tục kiểm sốt các khoản mục chi phí xây lắp - Phân chia trách nhiệm đầy đủ: tách biệt giữa nhân viên cĩ nhiệm vụ ghi chép bảng chấm cơng và nhân viên cĩ nhiệm vụ thanh tốn lương; giữa nhân viên kiểm kê vật tư nhập xuất kho với nhân viên thanh tốn tiền cho nhà cung cấp… - Kiểm sốt quá trình xử lý thơng tin và các nghiệp vụ: bao gồm kiểm sốt chứng từ, sổ sách và kiểm sốt các nghiệp vụ phát sinh. Hệ thống chứng từ, sổ sách kế tốn tham gia vào quá trình kiểm sốt nội bộ chu trình chi phí xây lắp: + Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Chứng từ: hợp đồng mua bán vật tư, đơn đặt hàng, các phiếu xuất kho, hĩa đơn mua hàng, phiếu chi, séc, giấy xác nhận các giao dịch qua ngân hàng, bảng kê phiếu xuất vật tư, bảng tổng hợp vật tư xuất dùng, bảng tổng hợp chi phí vật tư, bảng dự tốn chi phí xây lắp- CPNVLTT… 15 Sổ sách: sổ kế tốn chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoản CPNVLTT, sổ cái tài khoản CPNVLTT, sổ cái tài khoản NVL (152), sổ cái tài khoản khoản phải trả (331)… + Chi phí nhân cơng trực tiếp: Chứng từ: hồ sơ tuyển dụng, hợp đồng lao động, bảng chấm cơng, thẻ chấm cơng, bảng phân bổ tiền lương, bảng thanh tốn lương, bảng dự tốn chi phí xây lắp – CPNCTT, phiếu chi tiền, séc, giấy xác nhận số dư tài khoản của ngân hàng … Sổ sách: sổ kế tốn chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoản CPNCTT, sổ cái tài khoản CPNCTT, sổ cái tài khoản khoản phải trả (331), sổ cái tài khoản phải trả cơng nhân viên (334)… + Chi phí sử dụng máy thi cơng: Chứng từ: phiếu theo dõi hoạt động của máy thi cơng, hợp đồng thuê máy mĩc thiết bị, bảng kê xuất nhiên liệu sử dụng chạy máy thi cơng, bảng phân bổ CPSDMTC, bảng dự tốn chi phí xây lắp – CPSDMTC, phiếu chi tiền, séc, bảng tính khấu hao máy mĩc thi cơng… Sổ sách: sổ kế tốn chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoản CPSDMTC, sổ cái tài khoản CPSDMTC, sổ cái tài khoản khoản phải trả (331), sổ cái tài khoản NVL (152)… + Chi phí chung: Chứng từ: bảng kê tổng hợp lương cho bộ phận quản lý, bảng kê cơng cụ xuất dùng, bảng phân bổ CPC, bảng dự tốn chi phí xây lắp – CPC, phiếu chi tiền, séc, giấy xác nhận số dư tài khoản của ngân hàng … Sổ sách: sổ kế tốn chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoản CPC, sổ cái tài khoản CPC, sổ chi tiết khoản phải trả (331)… - Kiểm sốt vật chất: định kỳ so sánh số lượng, chất lượng tài sản cố định thực tế kiểm kê so với tài sản cố định được ghi trên sổ sách. Nhân viên cần sử dụng máy mĩc, tài sản cố định phải làm giấy yêu cầu cĩ trình bày rõ sử dụng cho cơng việc gì, sử dụng trong thời gian bao lâu… - Kiểm tra độc lập việc thực hiện: việc kiểm tra quá trình xuất kho vật tư phải được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) độc lập với cá nhân (hoặc bộ phận) quản lý vật tư. Hay việc kiểm tra bảng tính lương phải giao cho cá nhân độc lập với nhân viên thực hiện việc tính lương, lập bảng chấm cơng… - Phân tích rà sốt hay sốt xét lại việc thực hiện: so sánh chi phí xây lắp thực tế phát sinh và chi phí dự tốn ban đầu, chi phí thực tế giữa các cơng trình, hạng mục cơng trình… 2.4.3. Các đối tượng tham gia vào quá trình kiểm sốt chu trình chi phí xây lắp - Đối tượng bên trong doanh nghiệp: chủ doanh nghiệp, nhân viên, cơng nhân. 16 - Đối tượng bên ngồi doanh nghiệp: kiểm tốn viên độc lập, thanh tra thuế. 2.4.4. Kiểm sốt nội bộ trong mơi trường tin học 2.4.4.1. Mục tiêu của hệ thống thơng tin kế tốn tài chính - Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ cĩ thật. - Ghi nhận và diễn giải nghiệp vụ một cách đầy đủ, chi tiết và phân loại đúng đắn các nghiệp vụ. - Đo lường giá trị của các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị. - Xác định đúng kỳ hạn của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi chép đúng kỳ. - Trình bày đúng đắn và cơng bố đầy đủ thơng tin cần thiết trên báo cáo tài chính. 2.4.4.2. Ảnh hưởng của mơi trường tin học đến kiểm sốt nội bộ trong doanh nghiệp - Thiếu dấu vết kiểm tốn. - Việc xử lý hàng loạt nghiệp vụ. - Thiếu sự phân chia trách nhiệm đầy đủ. - Khả năng xảy ra gian lận và sai sĩt. - Xét duyệt và thực hiện nghiệp vụ. - Sự phụ thuộc của các thủ tục kiểm sốt vào quá trình xử lý trên máy. - Tăng cường giám sát. 2.4.4.3. Rủi ro thường gặp trong mơi trường xử lý bằng máy tính (CIS) - Rủi ro xử lý thơng tin: là những rủi ro xảy ra trong quá trình nhập liệu, xử lý thơng tin và kết quả của quá trình xử lý đĩ. - Rủi ro hệ thống thơng tin: là những rủi ro xảy ra trong quá trình phát triển hệ thống, tổ chức hệ thống; rủi ro do thiết bị, do việc truy cập vào hệ thống hoặc rủi ro do dữ liệu đầu vào. 2.4.4.4. Các hoạt động kiểm sốt - Hoạt động kiểm sốt chung: được áp dụng cho tất cả phần hành trong mơi trường tin học. + Phân chia các chức năng của hệ thống: phân chia chức năng quản lý tồn hệ thống, chức năng nhập dữ liệu đầu vào, chức năng kiểm tra các dữ liệu đầu ra… + Kiểm sốt dự án, phát triển: lập kế hoạch ngắn hạn, dài hạn; phân chia các cơng việc, trách nhiệm cho các thành viên trong đội dự án… + Kiểm sốt việc thâm nhập hệ thống (tiếp cận hệ thống về mặt vật lý): hạn chế tiếp cận máy tính, sử dụng các thiết bị giám sát, cảnh báo… 17 + Kiểm sốt việc truy cập hệ thống (tiếp cận hệ thống về mặt luận lý): phân quyền cho người sử dụng, sử dụng các thủ tục nhận dạng… + Kiểm sốt lưu trữ dữ liệu: ban hành văn bản quy định cụ thể về sử dụng, bảo quản thiết bị lưu trữ; lập các bản sao dự phịng… + Kiểm sốt việc truyền tải dữ liệu: kiểm sốt truyền sai bằng cách sử dụng số kiểm tra… + Chuẩn hĩa tài liệu hệ thống: phân chia tài liệu thành các loại tài liệu quản trị3, tài liệu vận hành4 và tài liệu ứng dụng5. + Tạo dấu vết kiểm tốn: hạn chế việc chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp, cài đặt phần mềm tự động ghi nhận khi cĩ sự thâm nhập, truy cập hệ thống… + Giảm thiểu thời gian ngưng trệ hệ thống: sử dụng hệ thống máy tính thay thế, các dụng cụ, thiết bị duy trì nguồn điện… + Khơi phục hệ thống sau sự cố: sao lưu dự phịng chương trình, dữ liệu… - Hoạt động kiểm sốt ứng dụng: chỉ liên quan đến từng phần hành cụ thể, bao gồm hoạt động kiểm sốt được lập trình sẵn trong máy tính và hoạt động kiểm sốt do con người thực hiện. + Kiểm sốt dữ liệu nhập: kiểm sốt nguồn dữ liệu như đánh số trước các chứng từ trắng; kiểm sốt quá trình nhập liệu bằng cách kiểm tra trình tự nhập liệu… + Kiểm sốt quá trình xử lý: kiểm sốt tham chiếu tồn vẹn (các dữ liệu cĩ liên kết với nhau sẽ khơng được xĩa); sử dụng chứng từ luân chuyển… + Kiểm sốt các thơng tin đầu ra: giám sát việc chuyển giao thơng tin, hủy bỏ các bản in nháp… 3 Bao gồm tất cả tài liệu mơ tả các hệ thống ứng trong hệ thống thơng tin kế tốn. Các tài liệu này trình bày việc nhập liệu, các bước xử lý, kết xuất và các hướng dẫn sửa lỗi của mỗi hệ thống ứng dụng. 4 Bao gồm các yêu cầu về cấu hình phần cứng, danh sách và mơ tả các tập tin chương trình, tập tin dữ liệu, các lưu ý về những nguy cơ dẫn đến lỗi chương trình, và các hướng dẫn khắc phục những thiệt hại khi cĩ sự cố. 5 Bao gồm tất cả các thủ tục, quy định của quá trình xử lý dữ liệu, các thủ tục và quyền truy cập hệ thống, và các tài liệu được tạo ra trong quá trình phát triển hệ thống. 18 Tĩm tắt Chương 2 trình bày về cơ sở lý luận và xây dựng mơ hình nghiên cứu về xây dựng hệ thống kiểm sốt nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp của doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh. Hệ thống kiểm sốt nội bộ trong doanh nghiệp cĩ 5 bộ phận: mơi trường kiểm sốt, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt, thơng tin và truyền thơng, giám sát. Chi phí xây lắp bao gồm các khoản mục chi phí: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi cơng và chi phí chung. Đối với mỗi loại chi phí cĩ những rủi ro khác nhau nên cần cĩ những thủ tục kiểm sốt phù hợp cho từng khoản mục chi phí. Nhưng nhìn chung cĩ 5 loại thủ tục chủ yếu là: phân chia trách nhiệm đầy đủ, kiểm sốt quá trình xử lý thơng tin và các nghiệp vụ, kiểm sốt vật chất, kiểm tra độc lập việc thực hiện, phân tích rà sốt hay sốt xét lại việc thực hiện. Đối với doanh nghiệp cĩ sử dụng hệ thống máy tính và các phần mềm để lập kế hoạch sản xuất, lập báo cáo tài chính thì phải cĩ các thủ tục thích hợp cho việc kiểm sốt riêng đối với hệ thống thơng tin trên máy tính và các phần mềm. CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP W”X Chương 3 chủ yếu trình bày những nội dung: Lịch sử hình thành và quá trình phát triển. Cơ cấu tổ chức. Chính sách kế tốn áp dụng tại doanh nghiêp. Tình hình hoạt động trong 3 năm 2006, 2007, 2008. 3.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển Doanh nghiệp được thành lập từ năm 1997 với số vốn ban đầu là 185.000.000đ, cĩ trụ sở đặt tại 138/39 Trần Hưng Đạo, phường Mỹ Bình, Tp Long Xuyên, An Giang. Qua 12 năm hoạt động, số vốn chủ sở hữu đã được tăng lên đến 1.923.000.000đ. Chủ doanh nghiệp là ơng Nguyễn Văn Danh. Từ khi thành lập đến nay doanh nghiệp đã qua 1 lần đổi tên, từ năm 1997 đến 2002 doanh nghiệp cĩ tên là “Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Văn Danh” và từ năm 2002 đến nay doanh nghiệp đổi tên là “Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh”. Ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp như xây dựng cơng trình dân dụng, xây dựng cơng trình cơng nghiệp, san lấp mặt bằng, sản xuất đồ dùng bằng khung nhơm, sản xuất các cấu kiện thép cho xây dựng… Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp đã dần tạo được uy tín trong các mối quan hệ với nhà cung cấp và khách hàng của doanh nghiệp; tích lũy được nhiều kinh nghiệm để nâng cao chất lượng sản phẩm; nâng cao trình độ của bản thân chủ doanh nghiệp, nhân viên, cơng nhân của đơn vị. Bên cạnh đĩ vẫn cịn tồn tại một số khuyết điểm trong việc điều hành, quản lý và kiểm sốt doanh nghiệp. 3.2. Cơ cấu tổ chức - Chủ doanh nghiệp đồng thời là giám đốc của doanh nghiệp: chịu trách nhiệm trong việc lập kế hoạch hoạt động cho doanh nghiệp, tổ chức thực hiện kế hoạch, kiểm tra việc thực hiện và cĩ tồn quyền quyết định mọi hoạt động của doanh nghiệp. - Nhân viên kế tốn phụ trách việc ghi nhận, phản ánh, phân loại, tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp từ các loại chứng từ vào sổ sách cĩ liên quan. Từ đĩ, tổng hợp số liệu thu thập được và cung cấp các số liệu đĩ cho chủ doanh nghiệp bằng báo cáo tài chính. Sau khi lập báo cáo tài chính, kế tốn viên tiến hành kê khai các loại thuế phải nộp trong năm tài chính để doanh nghiệp cung cấp cho cơ quan 19 thuế. Cơng việc lập báo cáo tài chính của nhân viên kế tốn được hỗ trợ bằng phần mềm kế tốn acsoft. - Thủ quỹ là người quản lý và thực hiện những cơng việc liên quan trực tiếp đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. - Nhân viên kỹ thuật chịu trách nhiệm thiết kế, kiểm tra các bản vẽ cơng trình, bảng dự tốn cơng trình cũng như giám sát việc thực hiện cơng trình về mặt mỹ thuật, kỹ thuật. - Các đội trưởng đội xây lắp chịu trách nhiệm chính trong việc tuyển dụng, quản lý, phân cơng cơng việc, kiểm tra cơng nhân tại các cơng trường, lập bảng chấm cơng và tiến hành thanh tốn lương cho cơng nhân. - Các đội xây lắp bao gồm những cơng nhân trực tiếp xây dựng cơng trình. Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp : quan hệ điều hành trực tiếp : quan hệ điều hành gián tiếp Nhân viên kỹ thuật Đội trưởng đội xây lắp Các đội xây lắp Thủ quỹ Nhân viên kế tốn Chủ doanh nghiệp 3.3. Chính sách kế tốn áp dụng tại đơn vị Kỳ kế tốn: năm. Chế độ kế tốn áp dụng : quyết định 48/2006/QĐ-BTC. 20 21 Hình thức kế tốn áp dụng: chứng từ ghi sổ. Phương pháp hạch tốn hàng tồn kho: kê khai thường xuyên. 3.4. Tình hình hoạt động trong 3 năm 2006, 2007, 2008 Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2006 đến năm 20086 ĐVT: 1.000đ Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1. Doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ 1.661.032 1.794.255 2.752.205 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 1.661.032 1.794.255 2.752.205 4. Giá vốn hàng bán 1.490.441 1.736.630 2.477.484 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 170.591 57.563 274.721 6. Doanh thu hoạt động tài chính 1.996 442 7.Chi phí tài chính: - Trong đĩ lãi vay phải trả 8. Chi phí quản lý kinh doanh 132.918 32.173 234.739 9. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 37.674 27.385 40.424 10. Thu nhập khác 11. Chi phí khác 12. Lợi nhuận khác 13. Tổng lợi nhuận kế tốn trước thuế 37.674 27.385 40.424 14. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 10.549 7.668 11.319 15. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 27.125 19.717 29.105 Dựa vào bảng báo cáo tĩm tắt về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp trên, cĩ thể nhận thấy: Năm 2006 – 2007: Tình hình kinh doanh của doanh nghiệp năm 2007 khả quan hơn so với năm 2006 nhờ doanh nghiệp mới ký được một hợp đồng mới ở Tri Tơn. Vì vậy, doanh thu thuần từ hoạt động kinh doanh tăng từ 1,66 tỷ đồng lên 1,79 tỷ đồng. Năm 2007, cĩ thêm khoản doanh thu từ hoạt động tài chính cĩ thể cải thiện lợi nhuận của doanh nghiệp. Trong khi đĩ, chi phí sản xuất lại tăng khoảng 0,25 tỷ đồng vì giá các loại vật tư xây dựng tăng cao, nhất là giá của sắt thép. Mặc dù chi phí quản lý năm 2007 giảm 0,1 6 (Nguồn: Báo cáo tài chính của doanh nghiệp tư nhân Nguyễn Danh qua 3 năm) 22 tỷ đồng so với 2006, và doanh thu năm 2007 tăng 0,13 tỷ đồng nhưng với sự gia tăng nhanh của chi phí sản xuất trực tiếp nên lợi nhuận sau thuế của năm 2007 giảm so với 2006 khoảng 0,7 tỷ đồng. Năm 2007 – 2008: Năm 2008 nhận được nhiều hợp đồng xây lắp hơn 2007 nên doanh thu từ hoạt động kinh doanh của 2008 cũng tăng 1,53 lần so với 2007 và giá vốn hàng bán năm 2008 tăng 0,74 tỷ đồng. Chi phí quản lý kinh doanh tăng lên gấp gần 7 lần so với năm 2007, nguyên nhân là do nhận được nhiều cơng trình nên chi phí quản lý tại các cơng trình tăng lên. Mặt khác, doanh thu tài chính năm 2008 lại giảm so với năm trước 0,78 lần. Tuy với sự gia tăng của chi phí quản lý kinh doanh và sự sụt giảm của doanh thu tài chính nhưng với mức tăng của doanh thu từ hoạt động kinh doanh vẫn đảm bảo cho sự gia tăng của lợi nhuận sau thuế – năm 2008 lợi nhuận sau thuế là 0,29 tỷ đồng tăng hơn 0,09 tỷ đồng so với năm trước. Và tăng mức đĩng gĩp cho nhà nước từ thuế thu nhập doanh nghiệp từ 0,07 tỷ đồng vào năm 2007 lên 0,11 tỷ đồng vào năm 2008. Tĩm tắt Chương 3 đã mơ tả sơ lược về lịch sử hình thành, quá trình phát triển của doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh. Tuy doanh nghiệp đã cĩ nhiều năm hoạt động nhưng do hạn chế về vốn, khĩ khăn trong vấn đề tuyển dụng cũng như đào tạo nhân viên nên doanh nghiệp chậm mở rộng về quy mơ hoạt động, cơ cấu tổ chức vẫn thuộc loại hình doanh nghiệp nhỏ. Chương này cịn trình bày về các chính sách kế tốn áp dụng tại đơn vị và phân tích tình hình hoạt động của doanh nghiệp từ năm 2006 đến năm 2008. CHƯƠNG 4 THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN XÂY DỰNG NGUYỄN DANH W”X Chương 4 bao gồm những nội dung: Quy chế kiểm sốt chi phí xây lắp của doanh nghiệp. Kiểm sốt nội bộ trong mơi trường tin học. Nhận xét về hệ thống kiểm sốt nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp của doanh nghiệp. Phương hướng phát triển của doanh nghiệp. Những thuận và khĩ khăn của doanh nghiệp. Do các đặc điểm của sản phẩm xây lắp đã trình bày ở chương 2 nên khi hồn thành quá trình xây dựng, sản phẩm xây lắp được xem là tài sản cố định của bên đặt hàng. Do đĩ, trước khi tiến hành xây lắp phải thực hiện việc lập dự tốn và phải cĩ sự đồng ý của cả 2 bên – doanh nghiệp xây dựng và bên đặt hàng. Vì thế, để hệ thống kế tốn chi phí trở thành cơng cụ kiểm sốt hữu hiệu phục vụ cho cơng tác quản lý, doanh nghiệp phải quan tâm nhiều đến việc thiết lập các thủ tục kiểm sốt cần thiết. 4.1. Quy chế kiểm sốt chi phí xây lắp của doanh nghiệp 4.1.1. Quy chế kiểm sốt chung 4.1.1.1. Trường hợp doanh nghiệp được thực hiện từ khâu thiết kế bản vẽ, lập dự tốn đến xây dựng cơng trình Trước khi tiến hành đấu thầu hoặc ký kết hợp đồng nhận cơng trình, cơng việc đầu tiên là chủ doanh nghiệp và các nhân viên kỹ thuật thiết kế các bản vẽ của cơng trình, lập dự tốn. Nếu nhân viên kỹ thuật khơng cĩ trình độ phù hợp dẫn đến việc vẽ cấu trúc cơng trình sai như khơng đúng về khoảng cách giữa các cột nhà, giữa sàn nhà và mái nhà… làm ảnh hưởng đến tồn bộ quyết định của doanh nghiệp về dự tốn xây dựng cơng trình. Tiếp theo, chủ doanh nghiệp trực tiếp thực hiện việc lập dự tốn xây dựng với sự hỗ trợ của phần mềm chương trình lập dự tốn xây dựng hitosoft. Vì chủ doanh nghiệp đã cĩ nhiều năm kinh nghiệm trong nghề nên hạn chế được những rủi ro trong quá trình lập dự tốn như: nhập sai dữ liệu về khối lượng và đơn giá vật tư, đơn giá nhân cơng; khơng cĩ số liệu chính xác về giá vật tư…Nhưng chủ doanh nghiệp vừa là người thiết lập vừa kiểm tra bảng dự tốn nên cĩ thể xảy ra sai sĩt do sự chủ quan. 23 24 4.1.1.2. Trường hợp chủ đầu tư chỉ giao cho doanh nghiệp xây dựng cơng trình Đối với trường hợp nhà đầu tư cung cấp cho doanh nghiệp các bản vẽ thiết kế, thì chủ doanh nghiệp và nhân viên kỹ thuật sẽ kiểm tra lại những dữ liệu được cung cấp để hiểu về kết cấu, dự đốn khối lượng vật tư, giá trị nhân cơng, các loại máy thi cơng được sử dụng… Nếu chủ doanh nghiệp, nhân viên kỹ thuật khơng quan tâm xem xét cẩn thận bản thiết kế cĩ thể xảy ra sai sĩt như bản thiết kế vẽ thiếu cửa ra vào, tính sai kích thước cột nhà… Sau khi kiểm tra về bản vẽ thiết kế, doanh nghiệp sẽ tiến hành kiểm tra sự hợp lý của những dự tốn do chủ đầu tư tự lập. Việc kiểm tra được thực hiện đối với khối lượng từng hạng mục cơng trình và cơng trình, khối lượng, đơn giá vật tư sử dụng, giá trị của chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi cơng và chi phí chung. Trường hợp này, vì chủ doanh nghiệp khơng phải lập bảng dự tốn nên quá trình kiểm tra ít bị rủi ro do sự chủ quan. Nhưng đối với các cơng trình lớn, nhiều hạng mục cơng trình thì việc kiểm tra cĩ thể xảy ra sai sĩt do sự mệt mỏi của chủ doanh nghiệp trong quá trình kiểm tra, vì chỉ cĩ một mình chủ doanh nghiệp thực hiện việc này. Từ khi dự tốn lập xong đến khi khởi cơng xây dựng và cơng trình hồn thành, luơn cĩ sự biến động về giá nguyên vật liệu xây dựng, các loại cơng cụ dụng cụ, giá thuê máy thi cơng, giá và số lượng nhân cơng…Do đĩ, doanh nghiệp thường chọn việc hợp tác lâu dài với nhà cung cấp, mua hàng với số lượng lớn để được mua với giá thấp, được hưởng chiết khấu, giảm chi phí vận chuyển trên một đơn vị hàng mua… kết hợp với việc mua hàng của nhiều người bán cùng một lúc để tránh tình trạng ép giá từ nhà cung cấp. Khi tiến hành quyết tốn, doanh nghiệp cĩ thực hiện so sánh tổng chi phí theo dự tốn và tổng chi phí thực tế phát sinh nhưng trong khi thi cơng khơng phân tích được nguyên nhân dẫn đến sự tăng - giảm từng khoản mục chi phí nên chưa cĩ biện pháp phù hợp để kiểm sốt chi phí xây lắp._. vừa hồn thành nhằm phát hiện và sửa chữa kịp thời những sai sĩt. - Thực hiện chế độ khốn từng hạng mục cơng trình cho các đội thi cơng chuyên về hạng mục đĩ chứ khơng chỉ khốn CPNCTT để nâng cao tinh thần trách nhiệm của các đội trưởng. 5. Trình độ nhân viên khơng đáp ứng được yêu cầu của cơng việc. - Đối với những nhân viên, cơng nhân đang làm việc cho doanh nghiệp cần cĩ kế hoạch tổ chức những khĩa học để nâng cao kỹ năng nghề nghiệp cho họ. - Ban hành chính sách khen thưởng cho những nhân viên, cơng nhân cĩ tiến bộ trong quá trình làm việc. - Tạo thành 2 nhĩm làm việc: 1 nhĩm sẽ được tiếp tục đào tạo gồm những người tích cực, cĩ những ý kiến sáng tạo… phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp và một nhĩm cĩ khả năng bị sa thải do khơng hồn thành nhiệm vụ được giao, khơng tích cực trong cơng việc… với khoản thời gian nhất định. - Trước khi tuyển dụng nhân viên, cần yêu cầu làm 1 vài cơng việc để kiểm tra trình độ thực tế chứ khơng nên chỉ nhìn qua bằng cấp. Ngồi ra, tất cả các thủ tục kiểm sốt nên được ban hành văn bản và dán ở văn phịng doanh nghiệp để nhân viên dễ đọc và áp dụng. Đối với cơng nhân ở cơng trường thì doanh nghiệp ủy quyền cho các đội trưởng hay người giám sát cơng trình truyền đạt những qui định đến cơng nhân. Đồng thời kèm theo những qui định về khen thưởng cho người thực hiện tốt các qui định, bắt bồi thường thiệt hại gây ra do khơng thực hiện theo 40 các qui định của doanh nghiệp. Để thực hiện được điều này, đội trưởng và người giám sát cơng trường phải là người cơng bằng, trung thực… luơn phải giám sát cơng việc của cơng nhân. Bên cạnh đĩ, chủ doanh nghiệp hoặc ủy quyền cho nhân viên kỹ thuật nên đột xuất đến kiểm tra quá trình làm việc của cả đội thi cơng. 5.1.2. Kiểm sốt chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Vì yêu cầu hiệu quả của HTKS, DN khơng thể tập trung ở mức cao các nguồn lực để kiểm sốt tất cả các khâu hoạt động của đơn vị mà chỉ tập trung nguồn lực, nhân lực để kiểm sốt chặt chẽ những khâu trọng yếu cĩ nhiều khả năng xảy ra sai phạm. Đối với doanh nghiệp xây dựng thì khả năng thất thốt vật tư, nguyên vật liệu là lớn nhất. Bảng 5.2: Những gian lận, sai sĩt và thủ tục kiểm sốt CPNVLTT Những sai sĩt và gian lận Thủ tục kiểm sốt đề nghị A. Quá trình mua NVL – thanh tốn 1. Nguyên vật liệu mua khơng đúng số lượng và chất lượng theo yêu cầu. 2. Đội trưởng thơng đồng với nhà cung cấp để kê khống số lượng vật tư mua, đặt mua những vật tư sử dụng cho mục đích cá nhân hay để hưởng chiết khấu… 3. Chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng bị thất lạc. 4. Nhà cung cấp phát hành và gửi hĩa đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc phát hành nhiều hĩa đơn cho một lần mua hàng. 5. Nhân viên kế tốn khơng cĩ điều kiện ghi nhận kịp thời thơng tin liên quan đến việc mua vật tư. 6. Kế tốn viên thơng đồng với nhà cung cấp để kê khống khối lượng, đơn giá của hàng mua. - Doanh nghiệp nên ban hành mẫu đơn đặt hàng và đánh số trước để sử dụng chung cho tồn doanh nghiệp, khơng đặt hàng bằng miệng nhằm tránh những đơn đặt hàng giả mạo. Đơn đặt hàng cĩ ít nhất 3 liên: 1 liên giao cho người bán hàng, 1 liên do đội trưởng giữ và liên cịn lại lưu tại trụ sở của doanh nghiệp theo 3 hệ thống: hệ thống đơn đặt hàng chưa thực hiện, hệ thống đơn đặt hàng đã thực hiện và hệ thống đơn đặt hàng bị hủy. - Nhân viên kỹ thuật được phân cơng giám sát cơng trình sẽ cĩ trách nhiệm nhận và kiểm tra vật tư về số lượng, chất lượng. - Chủ doanh nghiệp trực tiếp hoặc ủy quyền cho nhân viên kỹ thuật phụ trách kiểm tra việc nhận hàng của các đội trưởng tại 1 hay 1 vài cơng trình. - Yêu cầu nhà cung cấp lập ít nhất 2 liên giấy xác nhận đã giao hàng đúng số lượng và chất lượng theo mẫu của người bán và cĩ chữ ký của người nhận hàng. 1 liên giao cho đội trưởng, 1 liên gửi cho chủ doanh nghiệp và phần cịn lại của 41 giấy xác nhận được nhà cung cấp lưu. - Khi thanh tốn tiền cho người bán nên lập phiếu chi đã được đánh số thứ tự trước khi đưa vào sử dụng. - Sử dụng túi hồ sơ, hộp, tủ… để lưu trữ các chứng từ như giấy xác nhận đã giao hàng của người bán, đơn đặt hàng…, các dụng cụ này được đặt tại văn phịng và cơng trình để làm căn cứ đối chiếu với hĩa đơn của nhà cung cấp. - Chủ doanh nghiệp nên nâng cao sự hiểu biết trong lĩnh vực kế tốn để vừa cĩ thể kiểm tra và thay thế kế tốn viên trong việc ghi nhận, nhập liệu kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 7. Cơng nhân phải ngừng làm việc do vật tư tại cơng trình đã sử dụng hết nhưng vật tư đặt mua chưa được giao. - Doanh nghiệp cần tính tốn khối lượng vật tư cịn lại khoản bao nhiêu thì đặt hàng dựa trên kinh nghiệm từ những lần đặt hàng trước và khoản cách từ kho của người bán đến cơng trình. Khối lượng vật tư đặt mua phù hợp tránh lãng phí, thất thốt do tồn trữ quá mức cần thiết và qui định rõ trong văn bản. - Thỏa thuận và ký hợp đồng với người bán qui định về khoản thời gian tối đa nguyên vật liệu phải được đưa đến cơng trình nếu khơng đúng theo thỏa thuận nhà cung cấp phải đền bù chi phí phát sinh thêm do khơng cĩ vật tư. B. Quá trình sử dụng và bảo quản NVL 8. CPNVLTT thực tế phát sinh khơng được tập hợp riêng cho từng cơng trình do các hĩa đơn của người bán phát hành chỉ tổng hợp tồn bộ khối lượng, giá trị vật tư mua từ khi bắt đầu mua hàng đến thời điểm thanh tốn. - Sử dụng túi hồ sơ, bìa sơ-mi… lưu trữ đơn đặt hàng, giấy xác nhận đã giao hàng, hĩa đơn của người bán…theo từng cơng trình riêng. Tên cơng trình được viết, dán ngồi túi hồ sơ, bìa sơ-mi để tránh nhầm lẫn. Căn cứ vào những chứng từ này để làm căn cứ đối chiếu với hĩa đơn của người bán và tiến hành 42 phân bổ chi phí thực tế phát sinh cho từng cơng trình. 9. NVL xuất sử dụng khơng đảm bảo chất lượng do bảo quản khơng tốt. - Trước khi đưa vào sử dụng, đội trưởng nên kiểm tra lại số lượng và chất lượng của vật tư. - Vật tư nên để tập trung trong một khu vực nhất định để dễ dàng sử dụng dụng cụ để che chắn khi khơng sử dụng như những tấm bạt kích thước phù hợp với các loại vật tư. 10. Thất thốt NVL trong quá trình bảo quản do bị mất cắp. - Lựa chọn và phân cơng những cơng nhân cĩ đạo đức tốt thay phiên nhau tuần tra quanh khu vực bảo quản NVL. - Sử dụng thêm chĩ để canh giữ vật tư. - Vật tư để tập trung trong một khu vực nhất định cũng tạo điều kiện dễ dàng cho việc kiểm tra. 11. Khơng phát hiện kịp thời những biến động bất thường của CPNVLTT. - Cần qui định rõ bằng văn bản yêu cầu nhân viên, cơng nhân phải báo cáo cho chủ doanh nghiệp ngay khi phát hiện chi phí tăng đột ngột hoặc số lượng vượt mức dự đốn quá cao hay số lượng lớn vật tư cĩ chất lượng kém dù đã được che chắn bảo quản thích hợp… 12. Chưa cĩ những biện pháp để phát hiện CPNVLTT thực tế cĩ sát với dự tốn khơng. - Hàng tuần nên đối chiếu, so sánh giữa số lượng vật tư mua về và khối lượng hạng mục cơng trình được hồn thành. 5.1.3. Kiểm sốt chi phí nhân cơng trực tiếp Bảng 5.3: Thủ tục kiểm sốt chi phí nhân cơng trực tiếp Những sai sĩt và gian lận Thủ tục kiểm sốt đề nghị 1. Đội trưởng kê khống số lượng nhân cơng để hưởng phần tiền lương của cơng nhân ảo. 2. Doanh nghiệp vẫn phải thanh tốn - Cần phân cơng người khác lập bảng chấm cơng. Cĩ thể sử dụng người chịu trách nhiệm nhận nguyên vật liệu đã phân cơng để đảm trách việc chấm cơng. Việc này vừa cĩ thể kiểm tra người đội 43 lương cho cơng nhân đã nghỉ việc. trưởng vừa tiết kiệm chi phí do khơng cần tuyển thêm người hoặc phân cơng người phụ trách riêng. 3. Lao động được tuyển vào dựa trên mối quan hệ cá nhân với đội trưởng mà khơng qua kiểm tra trình độ tay nghề trước khi tiếp nhận. 4. Trình độ cơng nhân khơng đáp ứng yêu cầu của cơng việc làm kéo dài thời gian hồn thành cơng trình, hạng mục cơng trình. - Qui định khi tuyển dụng cơng nhân mới các đội trưởng phải báo lại cho chủ doanh nghiệp biết. Sau đĩ 1 hoặc 2 ngày, chủ doanh nghiệp hoặc trực tiếp hoặc ủy quyền cho nhân viên khác đến cơng trường kiểm tra quá trình làm việc của cơng nhân mới. - Thường xuyên theo dõi về khối lượng thực hiện, chất lượng và kỹ thuật tay nghề của cơng nhân tránh được sự lãng phí vật tư do trình độ tay nghề của cơng nhân thấp. - Xây dựng các đội bao gồm những cơng nhân cĩ tay nghề kỹ thuật cao, nhiều kinh nghiệm. Và thường xuyên tạo điều kiện để họ nâng cao trình độ, kỹ năng nghề nghiệp. - Các đội trưởng phải kiểm sốt thời gian làm việc của cơng nhân, bố trí việc phù hợp với tay nghề của từng cơng nhân trong đội. 5.1.4. Kiểm sốt chi phí sử dụng máy thi cơng Bảng 5.4: Thủ tục kiểm sốt chi phí sử dụng máy thi cơng Những sai sĩt và gian lận Thủ tục kiểm sốt đề nghị A. Những sai sĩt, gian lận và thủ tục kiểm sốt của doanh nghiệp khi sử dụng máy thi cơng do doanh nghiệp mua hoặc thuê 1. Thất thốt nhiên liệu sử dụng chạy máy thi cơng. - Chỉ cĩ đội trưởng hoặc người cĩ thẩm quyền xét duyệt việc xuất kho nhiên liệu. - Những cơng nhân được lựa chọn tuần tra khu vực bảo quản NVL cũng phụ trách việc canh giữ, kiểm tra nhiên liệu chạy máy thi cơng. - Sử dụng các cơng cụ chứa nhiên liệu 44 nhưng bình, can… đạt tiêu chuẩn an tồn về chất lượng để tránh bị chảy nhiên liệu ra ngồi do vật chứa ngã đổ, hoặc khơng đủ tiêu chuẩn. - Thường xuyên kiểm tra chất lượng của vật chứa để sớm phát hiện tình trạng hư hỏng vừa tránh thất thốt nhiên liệu vừa giữ gìn mơi trường và sự an tồn cho cơng trình. 2. Khơng phát hiện kịp thời sự biến động bất thường của CPSDMTC. - Các đội trưởng phải ghi nhận lại số giờ máy chạy thực tế tại cơng trình mà mình phụ trách giám sát vào sổ theo dõi chi tiết số giờ máy chạy để làm căn cứ phân bổ chi phí nhân cơng vận hành máy cho từng cơng trình, hạng mục cơng trình. - Căn cứ vào tiêu chuẩn tiêu hao nhiên liệu trong một đơn vị thời gian hoặc một đơn vị cơng việc để phân bổ chi phí nhiên liệu. - Mỗi cuối ngày, các đội trưởng phải tổng hợp và báo cáo cho chủ doanh nghiệp về khối lượng cơng việc hồn thành bằng máy mĩc, thiết bị thi cơng, chi phí nhiên liệu. B. Những sai sĩt, gian lận và thủ tục kiểm sốt của doanh nghiệp khi khốn gọn CPSDMTC cho đội thi cơng 1. Trình độ của đội thi cơng thấp. 2. Máy mĩc mà đội thi cơng sử dụng cơng nghệ lỗi thời làm tăng chi phí nhiên liệu sử dụng, ngày cơng của đội thi cơng, ơ nhiễm mơi trường… 3. Đội thi cơng khơng hồn thành đúng thời gian, chất lượng, khối lượng cơng việc theo yêu cầu. 4. Doanh nghiệp chỉ thỏa thuận miệng về giá cả thuê máy, chi phí nhân cơng vận hành máy…nên khơng cĩ căn cứ chính - Chủ doanh nghiệp và nhân viên kỹ thuật phải tiến hành kiểm tra tất cả từ trình độ của đội thi cơng đến chất lượng, cơng nghệ của máy mĩc, thiết bị mà đội sử dụng trước khi quyết định thuê. - Phải ký hợp đồng với các quy định rõ ràng về thời gian hồn thành cơng việc, tổng trị giá trả cho đội, bồi thường thiệt hại do do đội thi cơng khơng hồn thành đúng thời gian, chất lượng, khối lượng cơng việc theo yêu cầu. 45 xác để đối chiếu, kiểm tra CPSDMTC thực tế. - Chủ doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền thay thế chủ doanh nghiệp cũng cần phải thường xuyên kiểm tra chất lượng từng cơng đoạn, hạng mục cơng trình trong khi thi cơng và sau khi hồn thành. 5.1.5. Kiểm sốt chi phí chung Bảng 5.5: Thủ tục kiểm sốt chi phí chung Những sai sĩt và gian lận Thủ tục kiểm sốt đề nghị 1. Cơng tác tổ chức quản lý cơng trường, cơng tác bố trí nhân sự khơng hợp lý cĩ thể dẫn đến chồng chéo về các quy định làm lãng phí nhân lực, vật lực. - Với doanh nghiệp cĩ quy mơ nhỏ, khơng nhiều nhân viên. Doanh nghiệp cĩ thể phân cơng nhân viên kỹ thuật phụ trách thêm cơng việc kiểm tra giám sát các đội thi cơng. - Tại doanh nghiệp cĩ sử dụng mạng internet nên cĩ thể đăng ký cho nhân viên kỹ thuật hoặc nhân viên kế tốn học trực tuyến các khĩa ngắn hạn nâng cao hiểu biết về cách giám sát, kiểm tra, quản lý cơng nhân(nếu cĩ). Hoặc tạo điều kiện cho nhân viên tìm hiểu miễn phí thơng qua internet. - Thường xuyên kiểm tra chất lượng các thiết bị điện trước và trong khi sử dụng cĩ đúng theo tiêu chuẩn nhằm đảm an tồn cho quá trình thi cơng và cơng trình gián tiếp kiểm sốt chi phí chung phát sinh khơng cần thiết. 2. Khơng phát hiện được các nhân tố ảnh hưởng làm tăng chi phí chung để đưa ra biện pháp kiểm sốt phù hợp và kịp thời. - Hàng tuần cùng với việc tổng hợp, phân tích các khoản mục CPNVLTT, CPNCTT, CPSDMTC; chủ doanh nghiệp và kế tốn viên phải tổng hợp và so sánh chi phí chung thực tế và chi phí chung dự tốn của từng cơng trình. Tìm hiểu nguyên nhân gây ra sự chênh lệch giữa thực tế và dự tốn nếu cĩ. 46 5.2. Kiểm sốt nội bộ trong mơi trường tin học 5.2.1. Hoạt động kiểm sốt chung Bên cạnh những thủ tục mà doanh nghiệp đã áp dụng, để hoạt động kiểm sốt cĩ hiệu quả hơn doanh nghiệp cĩ thể cân nhắc việc sử dụng thêm một số thủ tục kiểm sốt chung khác. Đầu tiên doanh nghiệp phải bảo đảm nguyên tắc bất kiêm nhiệm được thực thi khi phân chia các chức năng của hệ thống. Chủ doanh nghiệp cần tìm tịi học hỏi để nâng cao kiến thức trong lĩnh vực kế tốn, cơng nghệ thơng tin để thực hiện kiểm sốt quá trình sử dụng, lưu trữ tài liệu của nhân viên. Đặc biệt, để bảo vệ các thiết bị, những tập tin và các chương trình nhằm tránh mất mát, thiệt hại và bị truy cập trái phép địi hỏi mỗi khi nhân viên hay người sử dụng muốn truy cập vào các chương trình, hay xem những tập tin dữ liệu từ các máy tính riêng hay những thiết bị trực tuyến phải ghi tên đăng ký và nhập mật khẩu. Danh sách tên đăng ký của người được phép sử dụng cần phải cập nhật thường xuyên để phản ánh kịp thời mọi sự thay đổi nhân sự của doanh nghiệp. Đồng thời, cần phải phân quyền “xem, thêm, sửa, xĩa” cho từng nhân viên theo chức năng quản lý bằng cách sử dụng tên đăng ký và mật khẩu. Ví dụ như: nhân viên kế tốn chỉ được cấp tên đăng ký, mật khẩu và sử dụng cho các chức năng xem, thêm mà khơng được phép sửa, xĩa. Mật khẩu cần phải đảm bảo các yêu cầu: sử dụng nhiều ký tự, khơng sử dụng các thơng tin thân quen, khơng ghi mật khẩu ra giấy, trên tập tin..., và thay đổi mật khẩu định kỳ. Doanh nghiệp cần cài đặt các chương trình để theo dõi mọi trường hợp truy cập khơng đúng tên người sử dụng, nhập sai mật khẩu và đưa ra cảnh báo khi nhập sai tên người sử dụng, sai mật khẩu lặp đi lặp lại nhiều lần. Ngồi ra cũng cần sử dụng chương trình ghi nhận lại từng cơng việc đã thực hiện, thời gian thực hiện, thời gian nhàn rỗi, thời gian ngưng trệ hệ thống và các tập tin mà nhân viên vận hành đã sử dụng. Cần phải huấn luyện cho các nhân viên cách sử dụng, bảo quản thiết bị, phịng chống virus. Hàng năm lựa chọn trung tâm chuyên về sửa chữa, bảo trì máy vi tính, phục hồi hệ thống và ký hợp đồng với thỏa thuận bảo trì máy định kỳ; đến xem xét sửa chữa, phục hồi hệ thống thơng tin ngay khi được thơng báo sự cố xảy ra trong vịng 1 ngày…Khơng nên hợp tác với nhà cung cấp dịch vụ với thời gian dài. Vì sự quen thuộc giữa chủ doanh nghiệp và nhân viên của trung tâm sẽ gây ra sự chủ quan trong việc kiểm sốt, hoặc sự quen thuộc giữa nhân viên của doanh nghiệp và nhân viên của trung tâm dễ dẫn đến sự thơng đồng để lấy cắp dữ liệu trong hệ thống. Đối với việc kiểm sốt lưu trữ dữ liệu doanh nghiệp cần lưu ý các thủ tục như thay thế các thiết bị đã hết hạn sử dụng, giám sát việc sửa chữa thiết bị và cất thiết bị cách xa nơi sử dụng. Để tạo các dấu vết kiểm tốn cần hạn chế việc chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp trên hệ thống máy tính. Nếu trường hợp buộc phải chỉnh sửa trực tiếp thì phải cĩ sự giám sát của chủ doanh nghiệp hoặc người cĩ thẩm quyền. 47 Tất cả các thủ tục trên cần được thiết lập thành tài liệu quản trị và truyền đạt cho nhân viên. 5.2.2. Hoạt động kiểm sốt ứng dụng Các hoạt động này nhằm đảm bảo cho dữ liệu của từng quá trình được nhập và xử lý chính xác và đầy đủ trong hệ thống máy tính. Hoạt động kiểm sốt dữ liệu đầu vào nhằm đảm bảo tính chính xác của các dữ liệu được nhập vào hệ thống được thực hiện nhờ sự kết hợp của các phần mềm và của chủ doanh nghiệp, nhân viên. Hoạt động này bao gồm kiểm sốt nguồn dữ liệu và kiểm sốt nhập liệu. Phần mềm kế tốn từ chối thiết lập các phiếu chi tiền mặt cho nhà cung cấp chưa được khai báo… nhằm đảm bảo về tính hiện hữu của nghiệp vụ. Trước khi dữ liệu được nhập liệu, chủ doanh nghiệp hoặc người cĩ thẩm quyền tiến hành kiểm tra sơ lược tính thích hợp và tính hợp lý của dữ liệu. Sau khi các dữ liệu đầu vào đảm bảo tính hiện hữu, tính thích hợp và tính hợp lý, việc kiểm sốt quá trình xử lý dữ liệu được thực hiện nhằm đảm bảo tính tin cậy và chính xác của các hoạt động xử lý. Các hoạt động kiểm sốt cĩ thể thực hiện trong bước này là sử dụng chứng từ luân chuyển, loại bỏ bớt các dữ liệu khơng cịn sử dụng; hệ thống tự động thơng báo khi cĩ các dấu hiệu bất thường trong quá trình xử lý; hàng tháng đối chiếu giữa sổ sách thực tế với trên máy, giữa tổng hợp và chi tiết, giữa tháng này và tháng trước… Tĩm tắt Dựa vào những nghiên cứu về thực trạng vủa hệ thống kiểm sốt nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp tại doanh nghiệp, người nghiên cứu đề nghị thêm một số biện pháp kiểm sốt nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt chi phí xây lắp của doanh nghiệp. Từ việc đánh giá rủi ro cho thấy khả năng xảy ra các sai sĩt, gian lận đối với khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân cơng trực tiếp là cao hơn các khoản mục khác. Nên đề tài nghiên cứu tập trung đưa ra những thủ tục kiểm sốt cho hai khoản mục chi phí này. 48 KẾT LUẬN Hiện nay, các doanh nghiệp đang phải đối mặt với sự cạnh tranh ngày càng tăng trên thị trường trong xu thế tồn cầu hĩa. Đặc biệt, trong năm 2008 khủng hoảng kinh tế đã lan tỏa đến Việt Nam; đưa nền kinh tế đang phát triển của đất nước vào cuộc đối đầu với rất nhiều thử thách khắc nghiệt như lạm phát, thất nghiệp…. Với điều kiện như vậy, địi hỏi các doanh nghiệp nhỏ và vừa càng cần phải chủ động, tích cực hồn thiện mình để tồn tại và phát triển. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ nĩi chung thường gặp khĩ khăn trong vấn đề huy động vốn. Với số vốn ít ỏi họ chưa thể mở rộng quy mơ sản xuất trong ngắn hạn để tăng doanh thu. Vì thế, để cĩ được lợi nhuận, doanh nghiệp cần hệ thống quản trị chi phí cĩ hiệu quả. Đặc biệt, đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản như doanh nghiệp Nguyễn Danh càng gặp nhiều khĩ khăn trong cơng tác quản lý chi phí do quá trình sản xuất phụ thuộc nhiều vào thời tiết, giá cả thị trường…thì càng cần xây dựng hệ thống kiểm sốt nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp. Trên cơ sở lý luận và thực tế nghiên cứu về hệ thống kiểm sốt nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp, khĩ khăn, thuận lợi và phương hướng phát triển của doanh nghiệp tư nhân Nguyễn Danh; đề tài phân tích những rủi ro mà doanh nghiệp cĩ thể vướng phải. Đồng thời trình bày về những quy chế kiểm sốt hiện tại đang được áp dụng tại doanh nghiệp. Cuối cùng người nghiên cứu đề nghị thêm một số thủ tục kiểm sốt nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt chi phí, chống thất thốt, lãng phí và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Bên cạnh những việc đã thực hiện được thì đề tài cũng cịn một số hạn chế như sau: - Việc xây dựng một hệ thống kiểm sốt nội bộ luơn dựa trên việc dự đốn các rủi ro, sai sĩt và gian lận cĩ thể xảy ra. Nhưng người nghiên cứu đề tài khơng thể nào dự đốn hết được các rủi ro mà doanh nghiệp cĩ thể gặp phải nên hệ thống kiểm sốt nội bộ luơn cĩ những hạn chế tiềm tàng vì khơng cĩ những biện pháp kiểm sốt cho các tình huống bất thường. Như đã trình bày ở trên hệ thống kiểm sốt chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ khơng đảm bảo tuyệt đối là ngăn ngừa tất cả các rủi ro. - Hệ thống kiểm sốt nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người. Vì thế hiệu quả của hệ thống kiểm sốt sẽ bị ảnh hưởng bởi phong cách điều hành của chủ doanh nghiệp, tính chính trực và giá trị đạo đức của người quản lý và nhân viên trong doanh nghiệp. - Các thủ tục kiểm sốt được xây dựng dựa trên mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí, do đĩ cĩ thể cĩ các rủi ro khơng được thiết kế các thủ tục kiểm sốt vì chi phí vượt quá lợi ích mà nĩ mang lại. Với qui mơ hiện tại của doanh nghiệp, khi thiết lập hệ thống kiểm sốt nội bộ nĩi chung và hệ thống kiểm sốt về chi phí xây lắp nĩi riêng, chủ doanh nghiệp và người nghiên cứu cũng cần cân nhắc giữa lợi ích và chi phí mà hệ thống kiểm sốt nội bộ mang lại. Chủ doanh nghiệp khơng thể thiết lập hoặc chấp nhận 49 một thủ tục kiểm sốt mà khi đưa vào thực hiện, lợi ích đem lại cho doanh nghiệp lại nhỏ hơn chi phí bỏ ra để thực hiện thủ tục đĩ. - Quá trình phát triển của doanh nghiệp cũng như sự thay đổi của mơi trường kinh doanh cĩ thể làm cho các thủ tục kiểm sốt bị lỗi thời và khơng cịn phù hợp nữa. Do đĩ, để cĩ được hệ thống kiểm sốt nội bộ hoạt động hữu hiệu và hiệu quả thì người quản lý doanh nghiệp cần thường xuyên giám sát và đánh giá các thủ tục kiểm sốt để cĩ những biện pháp khắc phục cũng như hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ cho doanh nghiệp mình. Vì vậy, việc thiết lập hệ thống kiểm sốt nội bộ nĩi chung và hệ thống kiểm sốt nội bộ về chi phí xây dựng là sự cần thiết đối với mọi doanh nghiệp, nhưng phải phù hợp với quy mơ của doanh nghiệp và phải là một hệ thống kiểm sốt nội bộ cĩ hiệu quả. Nếu phương hướng của doanh nghiệp là mở rộng quy mơ kinh doanh thì doanh nghiệp nên sớm tuyển thêm nhân viên đảm bảo về trình độ chuyên mơn cũng như đạo đức cá nhân. Điều mấu chốt là chủ doanh nghiệp phải cĩ quan điểm đúng đắn và coi trọng đúng mức cơng tác kiểm sốt. Đĩ là căn cứ quan trọng để thiết lập, vận hành hệ thống kiểm sốt nội bộ hữu hiệu, gĩp phần quan trọng để duy trì cơng tác quản trị doanh nghiệp hiệu quả. 50 PHỤ LỤC Phụ lục 01. Dàn bài phỏng vấn (thảo luận tay đơi): Xin chào Chú, Tơi là Nguyễn Anh Thư, sinh viên khoa Kinh tế – Quản trị kinh doanh, Đại học An Giang. Trong thời gian thực tập tại doanh nghiệp, tơi chọn nghiên cứu đề tài “Xây dựng hệ thống kiểm sốt nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp tại doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh”, do đĩ những thơng tin thu thập từ buổi thảo luận hơm nay rất quan trọng trong nghiên cứu của tơi. Chân thành cám ơn sự giúp đỡ của chú. 1. Cơng việc cụ thể của chủ doanh nghiệp; nhân viên kế tốn; thủ quỹ; kỹ thuật viên; đội trưởng đội xây lắp là gì? 2. Doanh nghiệp cĩ những giao dịch gì với ngân hàng? 3. Hiện tại, doanh nghiệp giao dịch với bao nhiêu nhà cung cấp vật tư xây dựng? Đĩ là những nhà cung cấp nào? 4. Doanh nghiệp cĩ sử dụng hệ thống kho, bãi để quản lý vật tư, trang thiết bị khơng? Nếu khơng, thì tại sao? Nếu cĩ, hệ thống quản lý được tổ chức như thế nào? 5. Doanh nghiệp tính lương, trả lương cho cơng nhân, nhân viên theo hình thức nào? 6. Doanh nghiệp sử dụng những loại máy mĩc, thiết bị thi cơng nào? 7. Loại máy mĩc nào được doanh nghiệp mua? Loại nào được thuê? 8. Doanh nghiệp cĩ sự hiểu biết về hệ thống kiểm sốt nội bộ như thế nào? 9. Doanh nghiệp cĩ kế hoạch mở rộng quy mơ kinh doanh khơng? 51 Phụ lục 02: Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm sốt nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp Xin chào Ơng/Bà, tên tơi là Nguyễn Anh Thư sinh viên lớp DH6KT1, khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh, trường Đại học An Giang. Rất mong Ơng/Bà dành ít phút để trả lời các câu hỏi nhỏ dưới đây. Mục đích chính của bản câu hỏi này là thu thập dữ liệu để phục vụ cho việc tìm hiểu và đánh giá về hệ thống kiểm sốt nội bộ của Quí doanh nghiệp. Do vậy, hồi đáp nhiệt tình và trung thực của Ơng/Bà là sự đĩng gĩp rất quan trọng cho đề tài nghiên cứu. Chân thành cám ơn Ơng/Bà! BẢNG CÂU HỎI VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TRẢ LỜI CÂU HỎI CĨ KHƠNG A. KIỂM SỐT CHUNG: 1. Doanh nghiệp cĩ sử dụng hệ thống chi phí tiêu chuẩn? 2. Mọi sự biến động trọng yếu giữa chi phí dự tốn với chi phí thực tế cĩ được doanh nghiệp phát hiện kịp thời khơng? 3. Định kỳ hàng tuần cĩ so sánh giữa chi phí dự tốn và chi phí thực tế phát sinh khơng? 4. Các khoản mục chi phí phát sinh cĩ được tập hợp rõ ràng cho từng cơng trình khơng? 5. Cĩ thường phát sinh chi phí ngồi dự tốn khơng? B. HỆ THỐNG THƠNG TIN: 6. Doanh nghiệp cĩ sử dụng hệ thống máy tính, phần mềm để lập dự tốn, lập báo cáo tài chính khơng? 7. Cĩ những chính sách và thủ tục bằng văn bản về bảo mật hệ thống thơng tin máy tính khơng? 8. Hệ thống cĩ buộc khai báo tên người sử dụng, mật khẩu trước khi đăng nhập khơng? 9. Cĩ phân loại đối tượng sử dụng hệ thống khơng? 10. Cĩ kiểm sốt mật khẩu nhằm đảm bảo chúng được bảo mật và luơn được thay đổi hay khơng? 11. Hệ thống cĩ ghi nhận tự động quá trình sử dụng của từng nhân 52 viên khơng? 12. Doanh nghiệp cĩ quy định rõ ràng chính sách nhân sự cĩ liên quan đến sử dụng thiết bị máy tính và phần mềm khơng? 13. Cĩ hạn chế đối tượng bên ngồi tiếp cận trực tiếp với hệ thống xử lý khơng? 14. Cĩ phân quyền Xem, Thêm, Sửa, Xĩa đối với từng nhân viên theo chức năng quản lý và thực hiện riêng khơng? 15. Hệ thống cĩ báo lỗi khơng khi: a) Nhập dữ liệu trùng lắp? b) Kiểu dữ liệu khơng theo qui định của phần mềm? c) Trình tự nhập liệu về thời gian bị đảo lộn? 16. Chủ doanh nghiệp cĩ thường xuyên kiểm tra quá trình nhập dữ liệu đầu vào của nhân viên khơng? 17. Cĩ thường xuyên bảo trì hệ thống máy tính khơng? 18. Cĩ thường xuyên cập nhật nâng cấp phần mềm khơng? 19. Doanh nghiệp cĩ hệ thống ngăn chặn virus kịp thời khơng? C. CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP 20. Doanh nghiệp cĩ sử dụng đơn đặt hàng khi cần mua nguyên vật liệu khơng? 21. Đơn đặt hàng cĩ được đánh số thứ tự trước khi sử dụng khơng? 22. Nghiệp vụ mua nguyên vật liệu cĩ giá trị lớn cĩ sự phê duyệt của chủ doanh nghiệp khơng? 23. Doanh nghiệp cĩ theo dõi sự tăng giá của vật tư xây dựng hàng tuần khơng? 24. Việc lựa chọn nhà cung cấp cĩ được phê duyệt bởi người cĩ thẩm quyền khơng? 25. Nguyên vật liệu mua cĩ được kiểm tra về chất lượng và số lượng khi nhận khơng? 26. Hĩa đơn mua hàng cĩ được kiểm tra tính tốn chính xác và đối chiếu với đơn đặt hàng hoặc phiếu nhập kho khơng? 27. Mỗi cuối tuần cĩ đối chiếu giá trị các hĩa đơn phát sinh với nhà 53 cung cấp khơng? 28. Các chức năng đặt hàng, nhận hàng, bảo quản và kế tốn kho cĩ được bố trí cho những cá nhân độc lập hay khơng? 29. Trước khi xuất kho nguyên vật liệu cĩ kiểm tra số lượng, chất lượng khơng? 30. Doanh nghiệp cĩ hành động thay đổi kịp thời với các biến động về giá nguyên vật liệu khơng? 31. Cĩ phân cơng người giám sát việc sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình thi cơng khơng? D. CHI PHÍ NHÂN CƠNG TRỰC TIẾP 32. Doanh nghiệp cĩ thường xuyên tổ chức huấn luyện, đào tạo nâng cao trình độ nhân viên, cơng nhân khơng? 33. Cĩ thiết lập cơ chế khen thưởng khi hồn thành hạng mục, cơng trình trước thời hạn bàn giao khơng? 34. Cĩ hoạch định và theo dõi việc thực hiện các bảng dự tốn tiền lương khơng? 35. Quá trình làm việc của cơng nhân trong quá trình thi cơng cĩ được giám sát khơng? 36. Doanh nghiệp cĩ sử dụng thẻ, bảng chấm cơng khơng? 37. Cĩ sự tách rời giữa các chức năng: theo dõi cơng nhân; tính lương và ghi chép lương; phát lương khơng? E. CHI PHÍ SỬ DỤNG MÁY THI CƠNG 38. Doanh nghiệp cĩ thuê ngồi các loại thiết bị, máy mĩc thi cơng cơng trình khơng? 39.Cĩ sử dụng thiết bị hoặc phân cơng cơng nhân theo giỏi số giờ chạy máy thi cơng? 40. Doanh nghiệp cĩ thường xuyên kiểm tra về chất lượng của thiết bị, máy mĩc thi cơng khơng? 41. Cĩ thường xuyên bảo trì, bảo dưỡng các loại máy mĩc, thiết bị thi cơng khơng? 42. Định kỳ hàng năm cĩ cải tiến cơng nghệ cho thiết bị, máy thi cơng khơng? 54 43. Doanh nghiệp cĩ theo dõi được chi phí sử dụng máy thi cơng cho từng cơng trình được khơng? 44. Cĩ theo dõi chi phí nhiên liệu sử dụng cho từng máy thi cơng được khơng? F. CHI PHÍ CHUNG 45. Các tiêu chí phân bổ chi phí chung cĩ được áp dụng nhất quán trong suốt năm tài chính khơng? 46. Cơng cụ dụng cụ mua với số lượng lớn cĩ sự phê chuẩn của người cĩ thẩm quyền khơng? 47. Khi nhập kho, cơng cụ dụng cụ cĩ được kiểm tra về số lượng và chất lượng khơng? 48. Cĩ so sánh giá của cơng cụ dụng cụ giữa các nhà cung cấp hay khơng? 49. Khi xuất kho cơng cụ cĩ được kiểm tra về số lượng và chất lượng khơng? 50. Hàng tuần cĩ kiểm tra số lượng và chất lượng của cơng cụ khơng? 51. Chi phí tiếp khách cĩ giá trị lớn cĩ được phê duyệt bởi người cĩ thẩm quyền khơng? 52. Cĩ phân cơng nhân viên khác kiểm tra, giám sát quá trình làm việc của các đội trưởng? 53. Chủ doanh nghiệp cĩ kiểm tra trình độ của các đội trưởng trước khi ký hợp đồng tuyển dụng khơng? 55 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. 28.02.2004. Giới thiệu về kiểm sốt nội bộ. Mekong Capital. Đọc từ 2. 20.10.2008. Kiểm sốt nội bộ trong cơng ty. Nguyễn Ngọc Bích. Đọc từ 3. Đồn Văn Hoạt. 2007. “Hệ thống kiểm sốt nội bộ” trong Vũ Hữu Đức và Võ Anh Dũng (đồng chủ biên). Kiểm tốn. TP HCM: NXB Lao động – Xã hội. 4. Nguyễn Thành Long. 2007. Phương pháp nghiên cứu Kinh tế – Quản trị kinh doanh. Đại học An Giang. 5. Nguyễn Thế Lộc. 2007. “ Kiểm tốn trong mơi trường tin học” trong Vũ Hữu Đức và Võ Anh Dũng (đồng chủ biên). Kiểm tốn. TP HCM: NXB Lao động – Xã hội. 6. Tạ Thị Thùy Mai. 2008. Thực trạng và giải pháp nâng cao tính hiệu quả của hệ thống kiểm sốt nội bộ tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở tỉnh Lâm Đồng hiện nay. Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ kinh tế. Khoa Kế tốn – Kiểm tốn, Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh. 7. Trần Thị Sáu. 2008. Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ chi phí sản xuất tại cơng ty Sơng Thu Đà Nẵng. Tuyển tập Báo cáo “ Hội sinh viên nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6: 53 -58. 8. Trình Quốc Việt. 2008. Hệ thống thơng tin kế tốn. Đại Học An Giang. ._.