Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ tại các Ngân hàng thương Mại ở Việt Nam

yếu kém đó là khó tránh khỏi khi các lý thuyết cũng như kinh nghiệm về quản lý các ngân hàng thương mại trong quá trình chuyển sang nền kinh tế thị trường ở nước ta chưa được nghiên cứu đầy đủ. Hoạt động kinh doanh ngân hàng là loại hình kinh doanh có rất nhiều rủi ro, dễ bị tổn thương khi có gian lận và sai sót, việc bảo đảm an toàn trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng thương mại không những được các nhà kinh doanh ngân hàng quan tâm mà còn là mối quan tâm của người gửi tiền, của các cơ quan quản lý Nhà nước, của toàn xã hội về sự phá sản của một ngân hàng có thể gây nên đổ vỡ dây chuyền trong hệ thống tài chính – ngân hàng, ảnh hưởng rất lớn đối với toàn bộ nền kinh tế. Để ngăn ngừa những tổn thất và các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt đông kinh doanh ngân hàng, ngoài các biện pháp thanh tra, kiểm tra, giám sát của các cơ quan quản lý Nhà nước, trước hết đòi hỏi ngân hàng thương mại phải có những biện pháp hữu hiệu. Mà biện pháp quan trọng nhất là ngân hàng thương mại phải thiết lập được hệ thống kiểm soát nội bộ một cách đầy đủ và có hiệu quả. Ý thức được tầm quan trọng của việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong các ngân hàng thương mại ở Việt Nam tôi đã quyết định lựa chọn đề tài: “ Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương mại ở Việt Nam” để mong tìm hiểu thêm về hệ thống ngân hàng thương mại ở Việt Nam. Theo đó, đề án được xây dựng ngoài phần mở đầu và kết luận còn gồm 3 chương: - Chương I: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ. - Chương II: Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong các ngân hàng thương mại ở Việt Nam. - Chương III: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và của bộ phận kiểm toán nội bộ nói riêng tại các ngân hàng thương mại Việt Nam. Để hoàn thành đề án này em đã nhận được sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của Cô giáo Nguyễn Thị Hồng Thuý. Mặt khác do kiến thức còn hạn chế, bài viết không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo, các bạn và những người quan tâm để hoàn thiện đề án này. CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ I. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ VAI TRÒ CỦA KIỂM TOÁN NỘI BỘ TRONG KIỂM TRA KIỂM SOÁT. 1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ. 1.1.1. Khái niệm Kiểm tra, kiểm soát luôn là một chức năng quan trọng của quản lý và được thực hiện bởi một công cụ chính yếu là hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Việc xác lập và duy trì môt hệ thống kế toán thích hợp, kết hợp với quy chế kiểm soát nội bộ khác để mở rộng kinh doanh và mở rộng loại hình kinh doanh thuộc trách nhiệm quản lý của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Các nhà quản lý cần cung cấp cho các cổ đông(hoặc Chính phủ) một sự bảo đảm thích hợp về công việc kinh doanh được kiểm soát chính đáng. Đồng thời, bộ phận quản lý còn có trách nhiệm cung cấp cho các cổ đông, Chính phủ và những người đầu tư tiềm tàng(ngân hàng, chủ đầu tư, người liên doanh....) những thông tin tài chính trên cơ sở hợp thời. Một hệ thống bao gồm rất nhiều chế độ và thể thức đặc thù được thiết kể để cung cấp cho các nhà quản lý sự bảo đảm hợp lý là các mục tiêu và mục đích quan trọng đối với doanh nghiệp. Những chế độ và thể thức này được gọi là các quá trình kiểm soát, và kết hợp lại hình thành nên cơ cấu kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Như vậy hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ các chính sách, các thủ tục kiểm soát do đơn vị thiết lập và duy trì nhằm điều hành toàn bộ các hoạt động của đơn vị đảm bảo các mục tiêu sau: - Bảo vệ tài sản và sổ sách kế toán. - Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin. - Bảo đảm duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các quy định pháp lý, cac chính sách có liên quan đến hoạt động của đơn vị. - Bảo đảm hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý. 1.1.2. Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ. Đối với công tác kiểm toán, Cơ quan Kiểm toán Nhà nước đã ban hành hệ thống chuẩn mực kiểm toán nhà nước. Theo chuẩn mực thực hành thứ 5 “khi xác định phạm vi, thời gian, nội dung phương pháp kiểm toán, kiểm toán viên (KTV) phải nghiên cứu đẩy đủ về hệ thống KSNB của đơn vị được kiểm toán”. Thực hiện chuẩn mực này giúp KTV đánh giá độ tin cậy của hệ thống KSNB phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch và thu thập bằng chứng kiểm toán thích hợp. Trong thực tế, hoạt động của hệ thống KSNB có mặt ở hầu hết các yếu tố quan trọng liên quan đến quá trình kiểm toán. Nếu kết quả đánh giá hệ thống KSNB hoạt động tốt và có độ tin cậy cao thì có thể thu hẹp phạm vi, nội dung, khối lượng công việc kiểm toán và tiết kiệm chi phí kiểm toán. Mặt khác đánh giá không đúng về tình hình, độ tin cậy của hệ thống KSNB thì KTV có thể sẽ bỏ sót những nội dung trọng yếu và không tránh khỏi rủi ro kiểm toán. Do vậy, việc KTV có sự hiều biết và biết cách đánh giá hệ thống KSNB có ý nghĩa rất quan trọng trong quá trình kiểm toán. 1.2.Các nội dung của hệ thống kiểm soát nội bộ. Cách tiếp cận chung để nghiên cứu KSNB là đạt được sự hiều biết về hệ thống KSNB gồm 4 nội dung:(1)Môi trường kiểm soát (2)Hệ thống kế toán (3)Hoạt động kiểm soát (4)Giám sát độc lập hoạt động kiểm soát. Môi trường kiểm soát (MTKS): Là thái độ, khả năng, sự nhận biết và các hoạt động của người quản lý, các chính sách, thủ tục kiểm soát, tính trung thực và giá trị đạo đức, cơ cấu tổ chức, sự phân công trách nhiệm, phân chia quyền lực, chính sách về nhân sự. MTKS là thành phần quan trọng nhất trong bốn thành phần của hệ thống KSNB, nếu thiếu MTKS hữu hiệu thì chắc chắn hệ thống KSNB sẽ không có hiệu quả, kể cả khi ba thành phần khác của hệ thống KSNB có chất lượng tốt. Hiệu quả của hệ thống KSNB luôn phụ thuộc vào quan điểm của người quản lý cao cấp. Nếu người quản lý cao nhất coi trọng công việc kiểm toán thì các nhân viên trong đơn vị sẽ tuân thủ nghiêm túc và thận trọng quy chế quản lý của đơn vị đã được xây dựng và ngược lại. Do vậy kết quả đánh gía về MTKS nói chung và quan điểm của người lãnh đạo nói riêng có ảnh hưởng lớn đến dánh gía toàn bộ hệ thống KSNB. KTV phải nhận biết được từng nội dung, yếu tố của MTKS được thiết lập và thực hiện theo các phương pháp sau: Cập nhật và đánh giá đúng mức tài liệu ( báo cáo khảo sát, báo cáo kiểm toán ) và kinh nghiệm của các KTV đã thực hiện kiểm toán trước đó. Bởi vì hệ thống và công việc kiểm soát thường không thay đổi liên tục, thông tin này có thể được cập nhật và được áp dụng phù hợp cho công việc kiểm toán những năm tiếp theo. Tiến hành trao đổi, phỏng vấn người quản lý cấp cao và các nhân viên quản lý của đơn vị được kiểm toán về các nội dung của KSNB. Nội dung trao đổi cần được chuẩn bị chu đáo, có thể dưới dạng các nội dung hoặc bằng câu hỏi trả lời “có”, “không”, “hoặc không sử dụng”. Cần đặc biệt chú ý đến các nội dung: - Đối với thái độ của người quản lý: Thể hiện bởi quá trình đào tạo và việc nắm bắt các nội dung kiểm soát. nếu những người quản lý cao cấp được đào tạo chính quy, đúng chuyên ngành, kết quả phỏng vấn cho thấy họ hiều biết công việc kiểm soát cùng với hệ thống chính sách thủ tục kiểm soát được ban hành đầy đủ, đó là biểu hiện của người quản lý có năng lưc, quan tâm và coi trọng công tác kiểm soát thì hệ thống KSNB hoạt động có hiệu quả. - Tính trung thực và giá trị đạo đức: Thông qua việc đối chiếu kết quả trao đổi với người quản lý cấp cao và kết quả trao đổi với các nhân viên kết hợp nhưngx xem xét, quan sát khác để đánh giá tính trung thực và đạo đức của người lãnh đạo đơn vi. Đây là yếu tố rất quan trọng ảnh hưởng đến hành vi ứng xử, tính trung thực của nhân viên trong công việc và độ tin cậy của các thông tin thu thập được cũng như độ tin cậy của hệ thống KSNB và báo cáo tài chính. - Chính sách về nhân sự: Một chính sách đối đãi, thăng chức và đào tạo tốt sẽ đảm bảo cho các hoạt động kiểm soát được thực hiện nghiêm túc và có hiệu lực. - Thu thập, nghiên cứu các tài liệu, ghi chép có liên quan đến MTKS : gồm các chính sách, quy chế, thủ tục về KSNB được thiết lập: như quy định về quy trình, thủ tục, quan hệ giữa các bộ phận trong quản lý thu chi, sử dụng và bảo quản tài sản... Một hệ thống các chính sách, quy chế, thủ tục về KSNB đầy đủ là biều hiện của một MTKS có hiệu lực. Quan sát: KTV có thể lựa chon một số công việc kiểm soát xuyên suốt mọi hoạt động của đơn vụ để quan sát thực tế, ví dụ: nghiệp vụ mua vật tư, từ khi lập kế hoạch, phê duyệt, thực hiện, thủ tục kiểm tra chất lượng hàng nhập kho, bảo quản và xuất dùng. Tổng hợp dể quả của bốn phương pháp trên sẽ cho phép KTV sự hiều biết đầy đủ về MTKS nội bộ của đơn vị được kiểm toán. Hệ thống kế toán: Thực hiện nghiêm túc công tác kế táon đó chính là một trong những điều kiện phát huy được tác dụng tự kiẻm tra của kế toán. Nghiên cứu hệ thống kế toán càn xem xét việc chấp hành quy định của Nhà nước ở các nội dung: chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán và quá trình kiểm tra kế toán. Tương tự như phương pháp để nhận biết môi trường kiểm soát. Tuỳ điều kiện cụ thể KTV có thể sử dụng một số hoặc tất cả phương pháp đã nêu ở trên để xem xết, xác định:(1)các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu của đơn vị; (2)các nghiệp vụ về kinh tế này được bắt đầu như thế nào;(3)hiện được ghi vào những sổ sách kế toán nào và bản chất của chúng là gì; (4)các nghiệp vụ kinh tế được sử lý như thế nào từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành; (5) quá trình lập các báo cáo của kế toán. Thông thường việc nghiên cứu này được thực hiện bằng cách theo dõi một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu xuyên suốt hoạt động của đơn vị. Bằng chứng thu thập được từ việc tìm hiểu nghiên cứu tài liệu sẽ có độ tin cậy cao. Hoạt động kiểm soát: Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo những hoạt động cần thiết sẽ được thiết lập và thực hiện nhằm đạt đựoc các kế hoạch, mục tiêu đã để ra. Có ba loại hoạt động kiểm soát cơ bản sau:(1)Sự cách ly thích hợp về trách nhiệm, (2)sự phân chia quyền lực đúng dắn trong quản lý và hoạt động, (3)bảo quản tài sản tài liệu, sổ sách và giữ bí mật các thông tin. Sự cách ly thích hợp về trách nhiệm (trước đây ta thường gọi là bất năng kiêm nhiệm) là việc phân chia nhiệm vụ đảm bảo tách rời việc thực hiện những công việc mà nếu cùng một người làm dễ xảy ra những sai sót và gian lận vì mưu lợi cá nhân. + Cách ly việc bảo quản tài sản với kế toán, như thủ quỹ phải tách rời kế toán thanh toán. + Cách ly quyền phê chuẩn các nghiệp vụ với việc bảo quản tài sản có liên quan. Ví dụ ké toán trưởng phải tách rời việc giữ kho hàng hoá. + Cách ly trách nhiệm điều hành với trách nhiệm ghi sổ như: quá trình ghi sổ tại các phân xưởng thường giao cho một bộ phận riêng biệt thuộc quyền kế toán trưởng. - Sự phân chia quyền lực đúng đắn trong quản lý và hoạt động: Hoạt động kiểm soát chỉ có nề nếp khi quyền phê chuẩn các nghiệp cụ kinh tế phải được quy định rõ ràng. Ví dụ: việc bán hàng phải có bảng giá cố định được niêm yết, quy định giới hạn dư nợ của khách hàng... - Bảo quản tài sản, tài liệu sổ sách và giữ bí mật các thông tin. Bảo vệ và quản lý tài sản, tài liệu sổ sách sẽ giữ bí mật các thông tin là những nội dung quan trọng của công việc kiểm soát. Một hệ thống kiểm soát tốt phải có các nội dung, biện pháp cụ thể để bảo vệ an toàn, quản lý khoa học tài sản và những ghi chép, như nơi cát trữ an toàn, quy chế về sử dụng... Giám sát độc lập hoạt động kiểm soát: Là sự xem xét lại cẩn thận và liên tục hoặc theo giai đoạn ba nội dung trên của hệ thống KSNB . Để hoạt động này có hiệu quả đòi hỏi nó phải dộc lập với các hoạt động kiểm soát. Nhu cầu giám sát này phát sinh do cơ cấu kiểm soát nội bộ có khuynh hướng thay đổi qua thời gian, nhân viên có khả năng quên hoặc vô ý không tuân theo các thủ tục kiểm soát, hoặc trở nên cẩu thả và gian lận trừ khi có người giám sát đánh giá việc thực hiện của họ. Việc giám sát độc lâp hoạt động đảm bảo công việc kiểm soát đang dược tiến hành theo đúng quy định và có mục đích; có thể hạn chế được rủi ro và thay đổi bổ sung kịp thời những khiếm khuyết của hệ thống KSNB thích hợp với sự thay đổi họat động của đơn vị theo điều kiện cụ thể. Đối với những công ty lớn hoạt động giám sát do phòng kiểm toán nội bộ thực hiện. Việc nhận biết hoạt động kiểm soát và giám sát độc lập hoạt động kiểm soát có thể sử dụng các phương pháp nhận biết MTKS đã trình bày ở trên. Khi đã có được sự hiểu biết về hệ thống KSNB của đơn vị từ các bằng chứng thu thập được.KTV tiến hành dánh giá những mặt mạnh, yếu kém, hiệu quả hoạt động và độ tin cậy của hệ thống KSNB . Những yếu kém được nhận ra chính là sự thiếu hụt hoạt động kiểm soát phù hợp mà có thể dẫn tới sai lệch thông tin có liên quan trọng báo cáo tài chính. Có bốn bước tiếp cận có thể sử dụng để nhận thức được những yếu kém quan trọng.(1)KTV trước tiên cần phải biết những hình thức kiểm soát nào đang tồn tại; (2) những hoạt động kiểm soát mấu chốt thiếu hụt; (3)hậu quả có thể đem lại do thiếu hoạt động kiểm soát quan trọng, mức độ quan trọng của yếu kém;(4) xem xét liệu có các biện pháp bổ sung để bù lại sự yếu kém. Khi nhận ra được yếu kém của kiểm soát có thể đánh giá rủi ro kiểm tra ở các mức độ thấp, trung bình, hoặc cao cho từng nội dung kiểm toán. Từ đó có thể xác định trọng yếu kiểm toán, là nơi rủi ro kiểm soát được đánh gía là cao và các sai sót, gian lận có nhiều khả năng xảy ra. Việc nghiên cứu hệ thống KSNB thực hiện tuỳ thuộc vào quy mô của đơn vị được kiểm toán. Đối với những đơn vị nhỏ, việc thiêt lập một hệ thống KSNB đầy đủ là tốn kém và không hiệu quả. Do vậy KTV chỉ nên nhận biết một số nội dung của hệ thống KSNB đủ để xác định báo cáo tài chính có thể kiểm toán được hay không. Việc thực hiện kiểm toán trên phải dựa cơ sở đánh giá đầy đủ mức độ rủi ro kiểm soát. Mặt khác, tuỳ vào nội dung và loại hình kiểm toán mà nghiên cứu hệ thống KSNB ở một mức độ và phương pháp phù hợp. Không nhất thiết phải dùng cả bốn phương pháp cho mọi trường hợp. Tuy nhiên, đánh giá hệ thống KSNB phải được thực hiện cả trong giai đoạn khảo sát và tiến hành kiểm toán. Nghiên cứu đầy đủ hệ thống KSNB của đơn vị được kỉêm toán để phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch kiểm toán phù hợp là vấn đề rất khó; song để có một báo cáo khảo sát và kết quả kiểm toán đảm bảo chất lượng nhất thiết phải thực hiện tốt công việc này, qua đó mới có thể giúp đơn vị được kiểm toán hoàn thiện công tác quản lý và nâng cao hiệu quả trong các hoạt động kinh tế. 1.3. Vị trí của kiểm toán nội bộ trong kiểm tra, kiểm soát nội bộ. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong một doanh nghiệp thường được xem gồm 4 yếu tố cấu thành nên đó là: Môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, thủ tục kiểm soát và giám sát độc lập hoạt động kiểm soát. Kiểm toán nội bộ là một nhân tố cơ bản trong MTKS . Kiểm toán nội bô thực hiện việc kiểm tra, giám sát và đánh giá thường xuyên về hoạt động của đơn vị bao gồm cả đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua việc kiểm tra hoạt động và kiểm toán tuân thủ. Từ đó, bộ phận này sẽ giúp cho đơn vị có những thông tin kịp thời, xác thực về hoạt động của đơn vị và chất lượng của các thủ tục kiểm soát nhằm điều chỉnh, bổ sung các thủ tục thích hợp và có hiệu lực hơn. Bên cạnh vai trò của mình trong MTKS của đơn vị, kiểm toán nội bộ còn có thể góp phần làm giảm chi phí kiểm toán thuê ngoài bằng cách trực tiếp cung cấp sự giúp đỡ cho các kiểm toán viên độc lập. Nếu kiểm toán viên bên ngoài có đủ bằng chứng, chứng minh cho tính khách quan, chính trực và năng lực của kiểm toán viên nội bộ thì kiểm toán viên bên ngoài dựa trên công việc của kiểm toán viên nôị bộ theo nhiều cách. Như vậy, kiểm toán nội bộ là một phần trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Hơn thế nữa, theo chức năng của mình kiểm toán nội bộ còn góp phần hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua việc thực hiện kiểm toán hoạt động và kiểm toán tuân thủ, làm lành mạnh hoá và hiệu qủa hoá hệ thống kiểm soát nội bộ. II. KIỂM TOÁN NỘI BỘ. 1.1. Bản chất của kiểm toán nội bộ: Thuật ngữ “Kiểm toán” thực sự mới xuất hiện và được sử dụng ở Việt Nam từ những năm đầu của thập kỷ 90. Trên thế giới thuật ngữ kiểm toán đã có từ lâu, từ khi xuất hiện nhu cầu xác định tính trung thực, độ tin cậy của các thông tin báo cáo tài chính, kế toán và thực trạng tài sản của một chủ thể trong quan hệ kinh tế. Kiểm toán gồm nhiều loại hình khác nhau. Nếu căn cứ vào chủ thể kiểm toán(một tiêu thức phân loại phổ biến)thì kiểm toán bao gồm: kiểm toán độc lập, kiểm toán nhà nước, kiểm toán nội bộ. Các loại hình kiểm toán này khác nhau về chức năng, tính chất, địa vị pháp lý, phạm vi và hoàn toàn không thể thay thế cho nhau. Trong đó kiểm toán nội bộ là loại kiểm toán do các kiểm toán viên nội bộ ở các nước có nền kinh tế thị trường cho thấy kiểm toán nội bộ là một nghề nghiệp mới mẻ. Tuy lúc đầu kiểm toán nội bộ mang tính chất không chuyên, không tồn tại ở các doanh nghiệp hoặc được coi như một phần của kiểm toán độc lập, nhưng về sau nó đã trở thành một nghề có tính chuyên nghiệp. Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị. Theo các chuẩn mực thực hành kiểm toán nội bộ do Viện kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ ban hành năm 1978, “kiểm toán nội bộ là một chức năng đánh giá độc lập được thiết kế trong một tổ chức để kiểm tra, đánh giá các hoạt động của tổ chức như là một hoạt động phục vụ cho một tổ chức”. Mục tiêu của kiểm toán nội bộ là giúp đỡ các thành viên của tổ chức một cách có hiệu quả. Theo Liên đoàn kế toán Quôc tế (IFAC), kiểm toán nội bộ là “một hoạt động được đánh giá được lập ra trong một doanh nghiệp như là một loại dịch vụ cho doanh nghiệp đó, có chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ”. Khi một tổ chức đặt ra kế hoạch ở tât cả các vị trí và thực hiện các kế hoạch ở đó qua các nghiệp vụ, thì tổ chức đó phải làm một số việc để theo dõi các nghiệp vụ nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đã định. Những việc làm tiếp theo sau đó có thể hiểu là “kiểm soát”. Chức năng kiểm toán nội bộ tự nó cũng là một loại kiểm soát được sử dụng. Tuy nhiên, cũng có nhiều loại kiểm soát khác và vai trò đặc biệt của kiểm toán viên nội bộ vừa phải hiểu bản thân vai trò của mình là một kiểm soát, vừa phải hiều bản chất và phạm vi của những loại kiểm soát khác. Tất cả những điều đó có nghĩa rằng, kiểm toán viên nội bộ- những người làm tốt công việc của họ, đã trở thành chuyên gia trong lĩnh vực làm cho việc thiết kế và thực hiện các dạng kiểm soát trở nên tốt nhất có thể được. Kỹ năng thành thạo này bao gồm sự hiểu biết mối tương quan giữa các dạng kiểm soát và sự đan xen tốt nhất có thể, theo nhiều kiểu giữa chúng với nhau trong toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ. Như vậy là qua cái cửa tổ chức và giúp đỡ tối đa cho tổ chức. Kiểm toán viên nội bộ không thể sánh ngang- chứ chưa nói là vượt- kỹ năng tinh thông nghiệp vụ kỹ thuật liên quan đến các hoạt động muôn vẻ của tổ chức. Nhưng kiểm toán viên nội bộ có thể giúp những người có trách nhiệm đạt kết quả tốt hơn bằng việc xác minh công việc kiểm soát hiện có và nêu ra căn cứ cải tiến những công việc kiểm soát đó. 1.2.Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu và quyền hạn của kiểm toán nội bộ. 1.2.1.Chức năng của kiểm toán nội bộ. Kiểm toán nội bộ hình thành do nhu cầu quản lý nên chức năng của nó cũng trải qua quá trình phát triển từ thấp tới cao cùng với khoa học quản lý kinh tế, trình độ và kinh nghiệm quản lý của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Mặc dù theo kinh nghiệm của các nước có nền kinh tế thị trường phát triển, chức năng của kiểm toán nội bộ hiện đại là đánh giá độc lập hệ thống kiểm soát nội bộ, nhưng chức năng truyền thống của kiểm toán nội bộ là xem xét, đánh giá độ tin cậy, thống nhất của các thông tin tài chính, đánh giá việc sử dụng tiết kiệm, hữu hiệu vốn và tài sản của doanh nghiệp. Chính vì thế, việc quy định chức năng, nhiệm vụ cho kiểm toán nội bộ cần phải xem xét phù hợp với điều kiện cụ thể của từng quốc gia, từng khu vực kinh tế, từng ngành và từng đơn vị cụ thể. 1.2.2.Nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ. Về cơ bản nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ bao gồm các nhiệm vụ sau: - Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ, tài liệu, số liệu kế toán, việc chấp hành chế độ, thể lệ kế toán tài chính của nhà nước, kiểm tra việc tuân thủ các chính sách, các quy định, các kế hoạch và các thủ tục hiện hành. - Kiểm tra tính trung thực và độ tin cậy của thông tin trong đó chủ yếu là kiểm tra và xác định mức độ trung thực, hợp lý của các báo cáo quyết toán do kế toán và các bộ phận khác trong doanh nghiệp lập ra. Kiểm toán viên nội bộ phải kiểm tra tính trung thực và độ tin cậy của thông tin không chỉ của bản thân các thông tin tài chính mà cả các hoạt động và phương tiện được sử dụng để xác minh, đo đạc, phân loại và báo cáo các thông tin đó. Việc kiểm tra hệ thống thông tin này là cơ sở để khẳng định các sổ sách trên báo cáo tài chính chứa đựng các thông tin chính xác, kịp thời và hữu ích. - Kiểm tra việc tuân thủ các mục tiêu để ra đối với các chương trình hay các hoạt động nghiệp vụ. Kiểm tra xác nhận giá trị vốn góp của doanh nghiệp và các đối tác tham gia liên doanh với doanh nghiệp. Kiểm tra xác minh tính trung thực, hợp lý, đầy đủ của số liệu kế toán và báo cáo quyết toán của đơn vị liên doanh. - Kiểm tra các phương tiện bảo đảm an toàn cho tài sản. Kiểm tra tính hiệu quả và pháp lý của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đó có hệ thống kế toán. Giám sát sự hoạt động và tham gia hoàn thiện chúng. - Đánh gía việc thực hiện nhiệm vụ và hiệu quả hoạt động của các nguồn lực. - Thẩm tra các thủ tục kiểm soát để xác định tính thích hợp và ưu việt của nó. Kiểm tra tính hiệu quả và tính pháp lý của quy chế kiểm soát nội bộ, đồng thời có kiến nghị hoàn thiện các quy chế này. - Các nhiệm vụ đặc biệt khác: ngoài các nhiệm vụ chính trên, kiểm toán nội bộ có thể được giao bất cứ nhiệm vụ gì mà có ích cho Ban giám đốc chẳng hạn như: điều tra về cá nhân, đại diện cho Ban giám đốc hoặc giám sát trong các thoả thuận, tham gia vào các chương trình đào tạo đơn vị. Thông qua việc thực hiện các nhiệm vụ trên, kiểm toán nội bộ có trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ kế toán và các cán bộ nghiệp vụ khác có liên quan, để xuất các quyết định quản lý, xử lý về tài chính kế toán và các nội dung xử lý khác. 1.2.3. Quyền hạn của kiểm toán nội bộ. Do đặc trưng của kiểm toán nội bộ là thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu nêu trên, cho nên kiểm toán nội bộ có những quyền hạn riêng để đảm bảo mục đích hoạt động. Kiểm toán nội bộ có quyền: - Kiểm toán nội bộ độc lập với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, độc lập về chuyên môn nghiệp vụ trong phạm vi khuôn khổ pháp luật và các chuẩn mực, phương pháp nghiệp vụ chuyên môn. - Có quyền yêu cầu các bộ phận và các cá nhân có liên quan cung cấp đầy đủ, kịp thời các tài liệu về kế toán, tài chính và các tài liệu khác có liên quan tới nội dung được kiểm toán. - Có quyền đối chiếu xác minh các thông tin kinh tế có liên quan tới đối tượng được kiểm toán ở trong và ngoài doanh nghiệp. - Có quyền kiến nghị với chủ thể được kiểm toán có biện pháp sửa chữa sai phạm và có quyền ghi kiến nghị của mình vào báo cáo kiểm toán . - Để xuất với lãnh đạo doanh nghiệp những kiến nghị và biện pháp về quản lý. Đó là một số quyền hạn cơ bản của kiểm toán nội bộ, bên cạnh đó tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp, từng điều kiện mà kiểm toán nội bộ có thể có thêm các quyền khác. 1.3. Nội dung phạm vi hoạt động và các loại hình kiểm toán nội bộ. 1.3.1.Đối tượng phạm vi hoạt động của kiểm toán nội bộ. Tất cả các doanh nghiệp trong nền kinh tế, kể cả doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài đều phải tổ chức công tác kiểm toán nội bộ phù hợp với quy mô, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Trước mắt, quy định bắt buộc đối với các doanh nghiệp Nhà nước, đặc biệt đối với các Tổng công ty. Tuy nhiên, Nhà nước cũng khuyến khích, hướng dẫn thực hiện công tác kiểm toán nội bộ đối với các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế khác trong nền kinh tế. 1.3.2. Phạm vi hoạt động của kiểm toán nội bộ. “Miền xác định” hoạt động của kiểm toán nội bộ khá rộng lớn. Thật vậy, để đạt được mục tiêu chung nhất của hoạt động kiểm toán nội bộ, các kiểm toán viên phải tham gia vào các quá trình trong mọi hoạt động của đơn vị hay tổ chức kinh tế, kiểm toán viên nội bộ phải đảm bảo tất cả loại công việc mà không một loại hình kiểm toán đơn lẻ nào có thể đáp ứng được. Những chức năng của hoạt động kiểm toán sẽ đưa kiểm toán viên với tất cả các lĩnh vực trong doanh nghiệp. Các lĩnh vực cụ thể để đánh gía và kiểm toán trong phạm vi hoạt động của kiểm toán nội bộ là:bao gồm cả Kiểm toán hoạt động, kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán tuân thủ, trong đó trọng tâm là kiểm toán tuân thủ. 1.3.3.Các loại hình kiểm toán nội bộ. - Theo phân loại chung hiện nay, hoạt động kiểm toán có 3 loại hình: Kiểm toán hoạt động, kiểm toán tuân thủ và kiểm toán tài chính. - Dựa vào thời gian tiến hành cuộc kiểm toán, có các loại hình kiểm toán : Kiểm toán trước quá trình hoạt động, kiểm toán trong quá trình hoạt động và kiểm toán sau quá trình hoạt động. - Dựa vào công việc cụ thể của hoạt động kiểm toán, các loại hình kiểm toán được chia thành: Kiểm toán bộ phận,kiểm toán chức năng, kiểm toán các hoạt động quản trị, kiểm toán điều hành, kiểm toán toàn diện. - Dựa vào chu kỳ của kiểm toán, có thể có các loại hình kiểm toán sau: Kiểm toán thường xuyên và kiểm toán định kỳ. 1.4. Tổ chức hệ thống kiểm toán nội bộ. 1.4.1.Nguyên tắc, nhiệm vụ của tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ. Bộ máy kiểm toán bao gồm con người và các phương tiện chứa đựng các yếu tố cấu thành của kiểm toán để thực hiện chức năng của kiểm toán. Tổ chức bộ máy kiểm toán chính là việc tạo ra các mối liên hệ giữa các yếu tố cấu thành kiểm toán, giữa các phân hệ trong hệ thống kiểm toán và chính giữa bản thân của hệ thống kiểm toán với các yếu tố khác trong mội trường hoạt động của kiểm toán. Chính từ việc tổ chức bộ máy kiểm toán mà các mối liên hệ được duy trì đảm bảo cho hệ thống thực hiện tốt chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến. * Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ phải đảm bảo: - Tính khoa học: tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ phải phù hợp với nguyên lý chung của lý thuyết kiểm toán.Tuỳ theo đặc điểm tổ chức của doanh nghiệp là tổ chức theo phương pháp chức năng hay trực tuyến tham mưu mà đưa ra mô hình tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ cho phù hợp. - Tính nghệ thuật: tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ phải chú ý tới nhân tố con người. - Điều quan trọng trong tổ chức kiểm toán nội bộ là phải xác định quy mô của doanh nghiệp: doanh nghiệp có thực sự cần bộ máy kiểm toán nội bộ hay không, quy mô của doanh nghiệp như thế thì bộ máy kiểm toán nội bộ nên có quy mô như thế nào thì thích hợp... - Tuỳ theo cơ cấu của doanh nghiệp như thế nào mà tổ chức kiểm toán nội bộ cho phù hợp sao cho đem lại hiệu quả cao nhất, tốn chi phí ít nhất. - Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ phải quán triệt nguyên tắc tập trung dân chủ: tập trung dân chủ thích ứng với từng bộ phận kiểm toán . - Hệ thống bộ máy kiểm toán nội bộ bao gồm các mối liên hệ trong và ngoài khác nhau và phải phù hợp với nguyên lý chung của lý thuyết tổ chức và quy luật biện chứng về mối liên hệ. * Để tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ thì cần phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Phải xác định kiểu mô hình tổ chức phù hợp với đặc điểm,cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. - Xác định kiểu liên hệ trong từng mô hình. - Xây dựng mối liên hệ giữa các yếu tố cơ bản cấu thành nên hệ thống kiểm toán nội bộ với kiểm toán viên. Đó là những nguyên tắc và nhiệm vụ cần phải tuân thủ khi tiến hành tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ. 1.4.2. Mô hình tổ chức: Bộ máy kiểm toán nội bộ gồm: trưởng phòng kiểm toán nội bộ, phó trưỏng phòng kiểm toán nội bộ(nếu có), nhóm trưởng kiểm toán nội bộ và kiểm toán viên nội bộ. Số lượng kiểm toán viên nội bộ phụ thuộc vào quy mô kinh doanh, địa bàn hoạt động, số lượng các đơn vị thành viên, tính chất phức tạp của công việc, yêu cầu quản lý kinh doanh và trình độ, năng lực nghề nghiệp của kiểm toán viên . Ở các tập đoàn sản xuất ( Tổng công ty, liên hiệp các xí nghiệp...) phải tổ chức phòng(ban) kiểm toán nội bộ có đủ lực lượng và năng lực để kiểm toán trong đơn vị và các đơn vị thành viên. Bộ phận kiểm toán nội bộ được tổ chức độc lập với các bộ phận quản lý và điều hành kinh doanh trong doanh nghiệp ( kể cả phòng kế toán- tài chính); chịu sự chỉ đạo và lãnh đạo trực tiếp của (Tổng) Giám đốc doanh nghiệp . Theo yêu cầu của bộ phận kiểm toán nội bộ, ( Tổng) Giám đốc có thể cử chuyên gia thuộc các lĩnh vực chuyên môn khác trong doanh nghiệp, hoặc thuê chuyên gia bên ngoài( nếu cần thiết) tham gia một số nội dung hoặc toàn bộ một cuộc kiểm toán . Đứng đầu phòng (ban) kiểm toán nội bộ là trưởng phòng( hoặc trưởng ban) kiểm toán nội bộ doanh nghiệp . Ở doanh nghiệp Nhà nước, Trưởng phòng (hoặc trưởng ban) kiểm toán nội bộ do (Tổng) Giám đốc bằng văn bản của Tổng cục, Cục quản lý vốn và tài sản nhà nước tại doanh nghiệp (Bộ tài chính), Trưởng phòng kiểm toán nội bộ là người ký, chịu trách nhiệm trước (Tổng) giám đốc và trước pháp luật về báo cáo kiểm toán nội bộ . Trưởng phòng kiểm toán nội bộ có nhiệm vụ và quyền hạn: 1. Chủ động xây dựng kế hoạch và lập chương trình kiểm toán hàng năm. Tổ chức các cuộc kiểm toán trong nội bộ doanh nghiệp theo nhiệm vụ kế hoạch và chương trình kiểm toán đã được( Tổng ) Giám đốc phê duyệt. 2. Quản lý, bố trí, phân công công việc cho kiểm toán viên và thực hiện các biện pháp đào tạo và huấn luyện kiểm toán viên , đảm bảo không ngừng nâng cao trình độ và năng lực công tác của kiểm toán viên và bộ máy kiểm toán nội bộ. 3. Đề xuất với ( Tổng) Giám đốc về việc để bạt, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với kiểm toán viên nội bộ. 4. Để nghị trưng tập kiểm toán viên ở các đơn vị thành viên hoặc chuyên viên các bộ phận khác liên quan trong doanh nghiệp để thực hiện các cuộc kiểm toán khi cần thiết. 5. Kiến nghị các thay đổi về chính sách, đường lối nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh . 6. Khi phát hiện có hiện tưọng vi phạm pháp luật hoặc những quyết định trái với chủ trương, chính sách, chế độ phải có trách nhiệm báo cáo các cấp có thẩm quyền đưa ra các g._.