Xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí trong điều kiện áp dụng hình thức khoán chi phí từng bộ phận trong Công ty cổ phần hóa dầu Mekong

1 Muïc luïc Trang Trang phuï bìa.............................................................................................................. Lôøi cam ñoan ..................................................................................................................i Lôøi caûm ôn ......................................................................................................................ii Muïc luïc ………………………………………………………………………………..iii Danh muïc caùc baûng…………………………………………………………………………………………………………………………..iv Lôøi môû ñaàu.................................................................................................................v Chöông 1 – Cô sôû lyù luaän veà chi phí vaø kieåm soaùt chi phí ...........................1 1.1. Chi phí vaø phaân loaïi chi phí ........................................................................1 1.1.1. Phaân loaïi chi phí theo chöùc naêng .............................................................1 1.1.1.1. Chi phí saûn xuaát ..................................................................................1 1.1.1.2. Chi phí ngoaøi saûn xuaát ........................................................................2 1.1.1.3. Chi phí saûn phaåm vaø chi phí thôøi kyø....................................................3 1.1.2. Phaân loaïi chi phí theo öùng xöû ..................................................................3 1.1.2.1. Ñònh phí ..............................................................................................4 1.1.2.2. Bieán phí ..............................................................................................4 1.1.2.3. Chi phí hoãn hôïp ..................................................................................5 1.1.3. Caùc caùch phaân loaïi chi phí khaùc nhaèm muïc ñích ra quyeát ñònh...............8 1.1.3.1. Chi phí tröïc tieáp vaø chi phí giaùn tieáp .................................................8 1.1.3.2. Chi phí kieåm soaùt ñöôïc vaø chi phí khoâng kieåm soaùt ñöôïc ...................8 1.1.3.3. Chi phí cheânh leäch vaø chi phí chìm ....................................................8 1.1.3.4. Chi phí xaùc ñònh vaø chi phí cô hoäi.......................................................9 1.2. Trung taâm traùch nhieäm vaø phaân loaïi trung taâm traùch nhieäm………………….10 1.2.1. Trung taâm traùch nhieäm…………………………………………………………………………………………….10 1.2.2. Phaân loaïi trung taâm traùch nhieäm………………………………………………………………………….11 1.2.2.1. Trung taâm chi phí………………………………………………………………………………11 1.2.2.2. Trung taâm doanh thu…………………………………………………………………………13 1.2.2.3. Trung taâm lôïi nhuaä…………………………………………………………………………..13 1.2.2.4. Trung taâm ñaàu tö……………………………………………………………………………..15 Chöông 2 – Thöïc traïng kieåm soaùt chi phí taïi Coâng ty Mekong ………………..17 2.1. Giôùi thieäu toång quan veà Coâng ty…………………………………………………………………………….17 2.1.1. Qui moâ saûn xuaát kinh doanh ……………………………………………………………………………….17 2.1.2. Sô ñoà toå chöùc Coâng ty……………………………………………………………………………………………18 2.1.3. Coâng taùc toå chöùc Phoøng Keá toaùn………………………………………………………………………21 2.1.3.1. Sô ñoà toå chöùc Phoøng Keá toaùn……………………………………………………………………..21 2.1.3.2. Hình thöùc keá toaùn……………………………………………………………………………………………..23 2.2. Giôùi thieäu veà phaân loaïi chi phí taïi Coâng ty………………………………………………………23 2.2.1. Phaân loaïi chi phí theo chöùc naêng………………………………………………………………………23 2.2.1.1. Chi phí saûn xuaá……………………………………………………………………………….23 2.2.1.2. Chi phí ngoaøi saûn xuaát……………………………………………………………………………………24 2.2.2. Phaân loaïi chi phí theo öùng xöû…………………………………………………………………………….26 2.2.2.1. Ñònh phí……………………………………………………………………………………………………………….26 2.2.2.2. Bieán phí………………………………………………………………………………………………………………..27 2 2.2.2.3. Chi phí hoãn hôïp…………………………………………………………………………………………………27 2.2.3. Caùc caùch phaân loaïi chi phí khaùc nhaèm muïc ñích ra quyeát ñònh……………28 2.2.3.1. Chi phí tröïc tieáp vaø chi phí giaùn tieáp………………………………………………………..28 2.2.3.2. Chi phí kieåm soaùt ñöôïc vaø chi phí khoâng kieåm soaùt ñöôïc................28 2.2.3.3. Chi phí cheânh leäch vaø chi phí chìm……………………………………………………………..29 2.2.3.4. Chi phí xaùc ñònh vaø chi phí cô hoäi……………………………………………………………….30 2.3. Nhaän xeùt veà caùch phaân loaïi chi phí taïi Coâng ty………………………………………………30 2.3.1. Öu ñieåm………………………………………………………………………………………………………………………..30 2.3.2. Haïn cheá………………………………………………………………………………………………………………………..31 2.4. Giôùi thieäu veà caùc trung taâm traùch nhieäm taïi Coâng ty…………………………………..31 2.4.1. Hoäi ñoàng Quaûn trò, Ban Giaùm ñoác………………………………………………………………………31 2.4.2. Phoøng Keá hoaïch – Kinh doanh…………………………………………………………………………….31 2.4.3. Phoøng Keá toaùn……………………………………………………………………………………………………………32 2.4.4. Phoøng Haønh chính – Nhaân söï ……………………………………………………………………………..33 2.4.5. Phoøng Kyõ thuaät…………………………………………………………………………………………………………..33 2.4.6. Phoøng Saûn xuaát…………………………………………………………………………………………………………..34 2.5. Nhaän xeùt veà vieäc hình thaønh caùc trung taâm traùch nhieäm taïi Coâng ty…..34 2.5.1. Öu ñieåm…………………………………………………………………………………………………………………………34 2.5.2. Haïn cheá…………………….35 2.6. Thöïc traïng kieåm soaùt chi phí taïi Coâng ty…………….35 2.6.1. Xaây döïng caùc ñònh möùc chi phí, keá hoaïch chi phí töøng boä phaän…………….35 2.6.1.1. Raø soaùt, caäp nhaät, boå sung caùc boä phaän phaùt sinh chi phí phuø hôïp vôùi hoaït ñoäng hieän taïi cuûa Coâng ty………………………………………………………………………………..35 2.6.1.2. Raø soaùt, caäp nhaäp, boå sung caùc khoaûn muïc chi phí phuø hôïp vôùi hoaït ñoäng hieän taïi cuûa Coâng ty……………………………………………………………………………………………36 2.6.1.3. Thoáng nhaát nhaän daïng ñònh phí vaø bieán phí trong chi phí phaùt sinh taïi Coâng ty ………………………36 2.6.1.4. Thoáng nhaát vieäc phaân chia chi phí vaø phaân boå chi phí cho töøng boä phaän……………………………………………………………………………………………………36 2.6.1.5. Thoáng keâ caùc chi phí phaùt sinh theo töøng boä phaän vaø theo töøng khoaûn muïc phí …………………………………………………………………………………………….37 2.6.1.6. Xaây döïng ñònh möùc chi phí vaø keá hoaïch chi phí töøng boä phaän…………37 2.6.2. Giao caùc ñònh möùc chi phí vaø keá hoaïch chi phí ñöôïc duyeät veà caùc boä phaän kieåm soaùt……………………………………………………………………………………………………37 2.6.3. Phaùt ñoäng phong traøo caûi tieán kyõ thuaät, hôïp lyù hoaù saûn xuaát, tieát kieäm chi phí……………………………………………………………………………………………………………………………..38 2.6.4. Coâng cuï kieåm soaùt chi phí………………………………………………………………………………………38 2.6.4.1. Taøi khoaûn theo doõi ...................................................................................................................2 .6.4.2. Bieåu maãu baùo caùo38 2.6.5. Toång keát vieäc kieåm soaùt chi phí trong toaøn coâng ty…………………………………..40 2.7. Nhaän xeùt veà coâng taùc kieåm soaùt chi phí taïi Coâng ty……………………………………..40 3 2.7.1. Öu ñieå…………………………………………………………………………………………………………………………….40 2.7.2. Haïn cheá………………………………………………………………………………………………………………………….41 Chöông 3 – Xaây döïng heä thoáng kieåm soaùt chi phí trong ñieàu kieän aùp duïng hình thöùc khoaùn chi phí töøng boä phaän trong Coâng ty …………………………43 3.1. Söï caàn thieát xaây döïng heä thoáng kieåm soaùt chi phí trong ñieàu kieän aùp duïng hình thöùc khoaùn chi phí töøng boä phaän trong Coâng ty………………………………………43 3.2. Ñieàu kieän aùp duïng……………………………………………………………………………………………………………44 3.3. Nguyeân taéc chung…………………………………………………………………………………………………………….47 3.4. Xaây döïng haøm döï toaùn chi phí vaø cheá ñoä khoaùn chi phí töøng boä phaän trong Coâng ty ………………………………………………………………………………………………………………………………49 3.4.1. Phaân loaïi caùc chi phí phaùt sinh trong Coâng ty……………………………………………..49 3.4.1.1. Chi phí bieán ñoåi, chi phí coá ñònh…………………………………………………………………49 3.4.1.2. Chi phí kieåm soaùt ñöôïc vaø chi phí khoâng kieåm soaùt ñöôïc………………….49 3.4.2. Phaân loaïi caùc trung taâm traùch nhieäm trong Coâng ty………………………………….49 3.4.3. Maõ hoùa chi phí, trung taâm traùch nhieäm…………………………………………………………..50 3.4.3.1. Maõ hoùa chi phí……………………………………………………………………………………………………50 3.4.3.2. Maõ hoùa trung taâm traùch nhieäm ……………………………………………………………………51 3.4.4. Phaân chia caùc chi phí chung cho caùc trung taâm traùch nhieäm…………………..51 3.4.5. Öôùc tính chi phí caùc trung taâm traùch nhieäm…………………………………………………….52 3.4.6. Xaây döïng haøm khoaùn chi phí töøng boä phaän trong Coâng ty……………………….53 3.4.7. Cheá ñoä khoaùn chi phí töøng boä phaän trong Coâng ty………………………………………54 3.4.7.1. Kyù keát “Hôïp ñoàng khoaùn ph”……………………………………………………………54 3.4.7.2. Sô keát thaùng…………………………………..55 3.4.7.3. Thanh lyù hôïp ñoàng khoaùn phí.............................................................55 3.4.7.4. Xöû lyù ñoái vôùi caùc trung taâm traùch nhieäm yeáu keùm ………………55 3.4.8. Coâng cuï thöïc hieän…………………...55 3.4.8.1. Taøi khoaûn theo doõi……………….55 3.4.8.2. Chöùng töø, Bieân baûn…………………55 3.4.8.3. Sosaùch…………………………………………………………………………………………………56 3.4.8.4. Baùo caùo………………….57 3.5. Trieån khai khoaùn chi phí thí ñieåm taïi moät soá boä phaän trong Coâng ty…59 3.5.1. Khoaùn chi phí cho boä phaän Kinh doanh cuûa Phoøng Keá hoaïch – Kinh doanh……………………….59 3.5.2. Khoaùn chi phí cho Phaân xöôûng 1 thuoäc Phoøng Saûn xuaát 63 3.5.3. Nhaän xeùt veà vieäc trieån khai khoaùn chi phí taïi hai boä phaän troïng taâm …66 3.5.3.1. Öu ñieåm…………………………………………………………..66 3.5.3.2. Haïn cheá………………….66 Keát luaän Taøi lieäu tham khaû Phuï luïc 4 DANH MUÏC CAÙC BAÛNG Soá Teân baûng Trang 1 Sô ñoà phaân loaïi chi phí theo chöùc naêng 1 2 Sô ñoà phaân loaïi chi phí theo öùng xöû 3 3 Öu nhöôïc ñieåm khi söû duïng caùc phöông phaùp phaân tích chi phí hoãn hôïp 7 4 Moái lieân heä giöõa trung taâm traùch nhieäm, boä phaän toå chöùc vaø baùo caùo traùch nhieäm 11 5 Baùo caùo chi phí saûn xuaát 12 6 Baùo caùo chi phí ngoaøi saûn xuaát 12 7 Baùo caùo doanh thu 13 8 Baùo caùo lôïi nhuaän 14 9 Baùo caùo ñaàu tö 16 10 Caùc haïng muïc coâng trình xaây döïng cô baûn 17 11 Thoáng keâ doanh thu, lôïi nhuaän, voán chuû sôû höõu 17 12 Sô ñoà toå chöùc Coâng ty Mekong 19 13 Sô ñoà toå chöùc Phoøng Keá toaùn 21 14 Moái lieân heä giöõa bieán phí, ñònh phí, chi phí hoãn hôïp vaø chi phí saûn xuaát kinh doanh taïi Coâng ty Mekong 26 15 Baùo caùo chi phí saûn xuaát 39 16 Baùo caùo chi phí ngoaøi saûn xuaát 39 17 Baùo caùo doanh thu 40 18 Chuyeån ñoåi caùc trung taâm doanh thu, chi phí thaønh trung taâm lôïi nhuaän 50 19 Thoáng keâ chi phí caùc trung taâm traùch nhieäm 53 20 Xaây döïng haøm khoaùn chi phí cho caùc trung taâm traùch nhieäm 54 21 Phieáu baùo ngöøng vieäc 56 22 Quyeát toaùn tieâu hao nguyeân vaät lieäu saûn xuaát 57 23 Baùo caùo chi phí saûn xuaát 58 24 Quyeát toaùn khoaùn chi phí 59 25 Sô keát thaùng vaø quyeát toaùn quyù III/04 cuûa boä phaân Kinh doanh 61 26 Sô keát thaùng vaø quyeát toaùn quyù III/04 cuûa Phaân xöôûng 1 64 5 CHÖÔNG I CÔ SÔÛ LYÙ LUAÄN VEÀ CHI PHÍ VAØ KIEÅM SOAÙT CHI PHÍ 1.1. Chi phí vaø phaân loaïi chi phí Chi phí laø bieåu hieän baèng tieàn nhöõng hao phí lao ñoäng soáng vaø lao ñoäng quaù khöù phaùt sinh trong quaù trình hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh, laø phí toån taøi nguyeân, vaät chaát, lao ñoäng vaø phaûi gaén lieàn vôùi muïc ñích kinh doanh. Noùi caùch khaùc, chi phí laø hao phí hy sinh cho quaù trình saûn xuaát kinh doanh, chi phí lieân quan tröïc tieáp vôùi lôïi nhuaän. Do ñoù, vieäc nhìn nhaän chi phí döôùi nhieàu caùch phaân loaïi khaùc nhau laø cô sôû giuùp caùc nhaø quaûn trò ñöa ra nhöõng quyeát ñònh kinh doanh phuø hôïp. 1.1.1. Phaân loaïi chi phí theo chöùc naêng Muïc tieâu cuûa vieäc phaân loaïi chi phí theo chöùc naêng giuùp taäp hôïp chi phí, xaùc ñònh giaù thaønh saûn phaåm, laäp baùo caùo taøi chính, qua ñoù cuõng thaáy ñöôïc chi phí gaén lieàn vôùi chöùc naêng hoaït ñoäng ôû doanh nghieäp. Baûng 1: SÔ ÑOÀ PHAÂN LOAÏI CHI PHÍ THEO CHÖÙC NAÊNG CHI PHÍ SAÛN XUAÁT KINH DOANH Chi phí saûn xuaát Chi phí ngoaøi saûn xuaát Chi phí saûn phaåm Chi phí thôøi kyø Chi phí nguyeân vaät lieäu tröïc tieáp 621 Chi phí nhaân coâng tröïc tieáp 622 Chi phí saûn xuaát chung 627 Chi phí baùn haøng 641 Chi phí quaûn lyù doanh nghieäp 642 Chi phí ban ñaàu Chi phí chuyeån ñoåi 1.1.1.1. Chi phí saûn xuaát Chi phí saûn xuaát hình thaønh neân giaù trò cuûa moät saûn phaåm ñöôïc saûn xuaát. Chi phí saûn xuaát bao goàm: chi phí nguyeân vaät lieäu tröïc tieáp, chi phí nhaân coâng tröïc tieáp vaø chi phí saûn xuaát chung. - Chi phí nguyeân vaät lieäu tröïc tieáp: laø chi phí cuûa nhöõng loaïi nguyeân vaät lieäu caáu thaønh thöïc theå cuûa saûn phaåm, coù giaù trò lôùn vaø coù theå xaùc ñònh ñöôïc moät caùch taùch bieät, roõ raøng, cuï theå cho töøng saûn phaåm. Ví duï: soá meùt vaûi duøng ñeå may moät aùo, theùp taám laøm tuû ñöïng hoà sô… Theo keá toaùn taøi chính, chi phí nguyeân vaät lieäu tröïc tieáp ñöôïc taäp hôïp treân taøi khoaûn 621 bao goàm caû chi phí nguyeân vaät lieäu chính laãn chi phí nguyeân vaät lieäu phuï. - Chi phí nhaân coâng tröïc tieáp: laø chi phí tieàn löông vaø baûo hieåm xaõ hoäi, baûo hieåm y teá, kinh phí coâng ñoaøn trích theo löông cuûa nhöõng lao ñoäng tröïc tieáp cheá taïo saûn phaåm. Khaû naêng vaø kyõ naêng cuûa nhöõng lao ñoäng tröïc tieáp coù aûnh höôûng 6 ñeán soá löôïng vaø chaát löôïng saûn phaåm taïo ra. Chi phí nhaân coâng tröïc tieáp ñöôïc phaûn aùnh treân taøi khoaûn 622 coù theå xaùc ñònh roõ raøng, cuï theå vaø taùch bieät cho töøng ñôn vò saûn phaåm. - Chi phí saûn xuaát chung: laø nhöõng chi phí caàn thieát khaùc ñeå saûn xuaát saûn phaåm, ngoaøi chi phí nguyeân vaät lieäu tröïc tieáp vaø chi phí nhaân coâng tröïc tieáp. Chi phí saûn xuaát chung ñöôïc phaûn aùnh treân taøi khoaûn 627, chuû yeáu bao goàm 3 loaïi chi phí: chi phí nguyeân vaät lieäu giaùn tieáp, chi phí nhaân coâng giaùn tieáp vaø caùc chi phí khaùc. Ví duï: + Chi phí nguyeân vaät lieäu giaùn tieáp: keo daùn mica cuûa tuû mica, ñinh, oác, vít,… + Chi phí nhaân coâng giaùn tieáp: chi phí tieàn löông cuûa nhaân vieân baûo veä phaân xöôûng, quaûn ñoác, nhaân vieân kyõ thuaät phaân xöôûng, thôï söûa chöõa, baûo trì maùy moùc duøng trong quaù trình saûn xuaát saûn phaåm … + Chi phí khaùc: chi phí khaáu hao, chi phí thueâ nhaø xöôûng, chi phí baûo hieåm choáng chaùy, chi phí ñieän nöôùc,… Chi phí saûn xuaát chung coù 4 ñaëc ñieåm: + Bao goàm nhieàu khoaûn muïc chi phí khaùc nhau. + Caùc khoaûn muïc chi phí thuoäc chi phí saûn xuaát chung thöôøng coù tính chaát giaùn tieáp vôùi töøng saûn phaåm neân khoâng theå tính thaúng vaøo saûn phaåm hay dòch vuï phuïc vuï. + Cô caáu chi phí saûn xuaát chung goàm bieán phí, ñònh phí vaø chi phí hoãn hôïp trong ñoù ñònh phí chieám tyû troïng cao nhaát. + Do goàm nhieàu khoaûn muïc chi phí neân chuùng ñöôïc nhieàu boä phaän khaùc nhau quaûn lyù vaø raát khoù kieåm soaùt. Ngoaøi ra, chi phí saûn xuaát coøn ñöôïc phaân chia thaønh chi phí ban ñaàu vaø chi phí chuyeån ñoåi. - Chi phí ban ñaàu: laø söï keát hôïp giöõa chi phí nguyeân vaät lieäu tröïc tieáp vôùi chi phí nhaân coâng tröïc tieáp. Chi phí naøy phaûn aùnh möùc ñoä chi phí rieâng bieät, cuï theå töøng ñôn vò saûn phaåm vaø laø cô sôû cho vieäc laäp keá hoaïch veà löôïng chi phí chuû yeáu cho vieäc saûn xuaát saûn phaåm ñoù. - Chi phí chuyeån ñoåi: laø söï keát hôïp giöõa chi phí nhaân coâng tröïc tieáp vôùi chi phí saûn xuaát chung. Chi phí naøy phaûn aùnh möùc ñoä chi phí caàn thieát ñeå chuyeån ñoåi nguyeân lieäu töø daïng thoâ sang daïng thaønh phaåm vaø laø cô sôû ñeå laäp keá hoaïch veà löôïng chi phí caàn thieát cho vieäc cheá bieán nguyeân lieäu thaønh thaønh phaåm. 7 1.1.1.2. Chi phí ngoaøi saûn xuaát Chi phí ngoaøi saûn xuaát laø nhöõng chi phí phaùt sinh trong quaù trình toå chöùc vaø thöïc hieän vieäc tieâu thuï saûn phaåm. Chi phí ngoaøi saûn xuaát bao goàm: chi phí baùn haøng vaø chi phí quaûn lyù doanh nghieäp. - Chi phí baùn haøng: laø nhöõng chi phí caàn thieát ñeå ñaåy maïnh quaù trình löu thoâng haøng hoùa vaø ñaûm baûo vieäc ñöa haøng hoùa ñeán tay ngöôøi tieâu duøng. Chi phí baùn haøng bao goàm: chi phí tieáp thò, chi phí khuyeán maõi, chi phí quaûng caùo, chi phí ñoùng goùi saûn phaåm tieâu thuï, chi phí vaän chuyeån boác dôõ thaønh phaåm, tieàn löông cuûa boä phaän baùn haøng, hoa hoàng baùn haøng… - Chi phí quaûn lyù doanh nghieäp: laø nhöõng chi phí lieân quan ñeán vieäc toå chöùc haønh chính vaø caùc hoaït ñoäng vaên phoøng laøm vieäc cuûa doanh nghieäp. Chi phí quaûn lyù doanh nghieäp bao goàm: tieàn löông caùn boä quaûn lyù vaø nhaân vieân vaên phoøng, chi phí vaên phoøng phaåm, chi phí ñieän, nöôùc, ñieän thoaïi cho boä phaän quaûn lyù… 1.1.1.3. Chi phí saûn phaåm vaø chi phí thôøi kyø - Chi phí saûn phaåm: laø nhöõng chi phí gaén lieàn vôùi quaù trình saûn xuaát saûn phaåm hay quaù trình mua haøng hoùa. Chi phí naøy naèm trong caùc saûn phaåm toàn kho, gaén lieàn vôùi soá löôïng vaø chaát löôïng saûn phaåm toàn kho, chuùng chæ ñöôïc thu hoài khi saûn phaåm ñöôïc tieâu thuï. Chi phí naøy bao goàm chi phí nguyeân vaät lieäu tröïc tieáp, chi phí nhaân coâng tröïc tieáp vaø chi phí saûn xuaát chung. Vieäc xaùc ñònh khoâng ñuùng chi phí saûn phaåm coù theå aûnh höôûng ñeán lôïi nhuaän doanh nghieäp trong nhieàu kyø vì saûn phaåm coù theå saûn xuaát ôû kyø naøy nhöng laïi tieâu thuï ôû kyø khaùc. - Chi phí thôøi kyø: laø nhöõng chi phí phaùt sinh trong kyø haïch toaùn, coù aûnh höôûng ñeán lôïi nhuaän cuûa kyø chuùng phaùt sinh. Chi phí thôøi kyø khoâng phaûi laø nhöõng chi phí taïo thaønh thöïc theå cuûa saûn phaåm. Chi phí naøy goàm chi phí baùn haøng vaø chi phí quaûn lyù doanh nghieäp. 1.1.2. Phaân loaïi chi phí theo öùng xöû Vieäc phaân loaïi chi phí theo caùch öùng xöû cuûa chi phí giuùp xem xeùt chi phí bieán ñoäng nhö theá naøo khi möùc ñoä hoaït ñoäng thay ñoåi, töø ñoù, giuùp caùc nhaø quaûn trò thuaän lôïi trong vieäc laäp keá hoaïch, kieåm soaùt vaø chuû ñoäng ñieàu tieát chi phí cuûa doanh nghieäp. Baûng 2: SÔ ÑOÀ PHAÂN LOAÏI CHI PHÍ THEO ÖÙNG XÖÛ CHI PHÍ SAÛN XUAÁT KINH DOANH Bieán phí Chi phí hoãn hôïp Ñònh phí Bieán phí Ñònh phí 621, bieán phí 622, 627, 641, 642 Ñònh phí 622, 627, 641, 642 8 1.1.2.1. Ñònh phí Ñònh phí laø nhöõng chi phí khoâng bieán ñoåi khi möùc ñoä hoaït ñoäng thay ñoåi. Ñònh phí chæ giöõ nguyeân trong phaïm vi phuø hôïp cuûa doanh nghieäp. Phaïm vi phuø hôïp laø phaïm vi giöõa khoái löôïng saûn phaåm toái thieåu vaø khoái löôïng saûn phaåm toái ña maø doanh nghieäp döï ñònh saûn xuaát. Ñònh phí bao goàm: chi phí thueâ nhaø xöôûng, chi phí khaáu hao nhaø xöôûng cuûa doanh nghieäp, chi phí khaáu hao maùy moùc thieát bò saûn xuaát, chi phí quaûng caùo, tieàn löông cuûa boä phaän quaûn lyù phuïc vuï, chi phí baûo hieåm choáng troäm vaø choáng chaùy cuûa phaân xöôûng… Ñònh phí coù 2 ñaëc ñieåm: - Toång ñònh phí giöõ nguyeân khi saûn löôïng thay ñoåi trong phaïm vi phuø hôïp. - Ñònh phí treân moät ñôn vò saûn phaåm thay ñoåi khi saûn löôïng thay ñoåi. Ví duï: Chi phí khaáu hao thieát bò ôû moät doanh nghieäp nhö sau: Saûn löôïng Chi phí khaáu hao Chi phí khaáu hao/saûn phaåm 5.000 10.000.000 ñoàng 2.000 ñoàng 10.000 10.000.000 ñoàng 1.000 ñoàng 15.000 10.000.000 ñoàng 667 ñoàng 20.000 10.000.000 ñoàng 500 ñoàng Ñònh phí ñöôïc chia laøm 2 loaïi: - Ñònh phí tuøy yù: laø ñònh phí coù theå ñöôïc thay ñoåi nhanh choùng baèng haønh ñoäng quaûn trò. Caùc nhaø quaûn trò quyeát ñònh möùc ñoä vaø soá löôïng ñònh phí naøy trong caùc quyeát ñònh haøng naêm. Ví duï: chi phí quaûng caùo, ñaøo taïo nhaân vieân, nghieân cöùu,… - Ñònh phí baét buoäc: laø ñònh phí khoâng theå ñöôïc thay ñoåi moät caùch nhanh choùng vì chuùng thöôøng lieân quan ñeán taøi saûn coá ñònh vaø caáu truùc cô baûn cuûa doanh nghieäp. Ví duï: khaáu hao taøi saûn coá ñònh, tieàn löông cuûa caùc thaønh vieân trong cô caáu toå chöùc cô baûn cuûa doanh nghieäp,… 1.1.2.2. Bieán phí Bieán phí laø nhöõng chi phí coù quan heä tæ leä thuaän vôùi bieán ñoäng veà möùc ñoä hoaït ñoäng. Khi khoâng hoaït ñoäng thì bieán phí baèng 0. Bieán phí thöôøng bao goàm: chi phí nguyeân vaät lieäu tröïc tieáp, chi phí lao ñoäng tröïc tieáp, giaù voán cuûa haøng hoùa mua vaøo ñeå baùn laïi, chi phí bao bì ñoùng goùi, hoa hoàng baùn haøng,… 9 Bieán phí coù 2 ñaëc ñieåm: - Toång bieán phí thay ñoåi khi saûn löôïng thay ñoåi. - Bieán phí ñôn vò giöõ nguyeân khoâng ñoåi khi saûn löôïng thay ñoåi. Ví duï: Chi phí vaø saûn löôïng saûn xuaát ôû moät doanh nghieäp may maëc “Thôøi trang” nhö sau: Saûn löôïng (aùo) Chi phí nguyeân lieäu tính cho 1 aùo (1.000ñ) Chi phí nguyeân lieäu tính cho saûn löôïng saûn xuaát (1.000ñ) 5.000 8 40.000 10.000 8 80.000 15.000 8 120.000 20.000 8 160.000 Chi phí nguyeân lieäu laø moät loaïi bieán phí neân noù khoâng thay ñoåi khi tính cho moät ñôn vò saûn phaåm. Maëc duø khi saûn löôïng thay ñoåi thì chi phí nguyeân lieäu ñeå saûn xuaát ra moät aùo vaãn giöõ nguyeân laø 8.000ñ/aùo. Tuy nhieân, khi xeùt theo möùc saûn löôïng thì toång chi phí nguyeân lieäu tính cho caùc möùc saûn löôïng laø khaùc nhau. Xeùt veà tính chaát taùc ñoäng, bieán phí chia laøm 2 loaïi: - Bieán phí tæ leä: laø nhöõng chi phí coù quan heä tæ leä thuaän tröïc tieáp vôùi bieán ñoäng cuûa möùc ñoä hoaït ñoäng, nhö chi phí nguyeân vaät lieäu tröïc tieáp, chi phí lao ñoäng tröïc tieáp, chi phí gioáng caây troàng, hoa hoàng haøng baùn, … - Bieán phí caáp baäc: laø nhöõng chi phí thay ñoåi khi möùc ñoä hoaït ñoäng thay ñoåi nhieàu vaø roõ raøng. Bieán phí loaïi naøy khoâng ñoåi khi möùc ñoä hoaït ñoäng thay ñoåi ít. Hay noùi caùch khaùc, bieán phí loaïi naøy coù quan heä tæ leä nhöng khoâng tuyeán tính vôùi möùc ñoä hoaït ñoäng. Ví duï: chi phí baûo trì, chi phí lao ñoäng giaùn tieáp… 1.1.2.3. Chi phí hoãn hôïp Chi phí hoãn hôïp laø nhöõng chi phí maø baûn thaân noù goàm caû yeáu toá bieán phí laãn ñònh phí. ÔÛ möùc ñoä hoaït ñoäng cô baûn, chi phí hoãn hôïp theå hieän caùc ñaëc ñieåm cuûa ñònh phí, quaù möùc ñoä hoaït ñoäng ñoù noù laïi theå hieän ñaëc tính cuûa bieán phí. Ví duï: chi phí thueâ bao ñieän thoaïi laø 68.000ñ/thaùng, neáu soá laàn goïi khoâng quaù 150 laàn/thaùng. Keå töø laàn goïi thöù 151 trôû ñi thì khaùch haøng thueâ bao phaûi traû theâm 1.000ñ cho moãi laàn goïi. Neáu khaùch haøng goïi noäi thaønh 200 laàn/thaùng thì soá tieàn phaûi traû cho coâng ty ñieän thoaïi laø moät loaïi chi phí hoãn hôïp, coù daïng nhö sau: 68.000ñ + (50 x 1.000ñ) = 118.000ñ/thaùng 10 Nhö vaäy, 68.000ñ laø yeáu toá ñònh phí vôùi möùc hoaït ñoäng caên baûn döôùi 151 laàn, töø laàn thöù 151 trôû ñi, chi phí mang ñaëc tính cuûa bieán phí vôùi möùc bieán ñoäng laø 1.000ñ cho moãi laàn goïi noäi thaønh. Ñaëc ñieåm: - Phaàn ñònh phí cuûa chi phí hoãn hôïp thöôøng phaûn aùnh chi phí caên baûn, toái thieåu ñeå duy trì phuïc vuï vaø ñeå giöõ dòch vuï ñoù luoân luoân ôû tình traïng saün saøng phuïc vuï. - Phaàn bieán phí cuûa chi phí hoãn hôïp thöôøng phaûn aùnh chi phí thöïc teá hoaëc chi phí söû duïng vöôït ñònh möùc. Vì vaäy, yeáu toá bieán phí seõ bieán thieân tyû leä thuaän vôùi möùc dòch vuï hoaëc möùc söû duïng quaù ñònh möùc. Döôùi ñaây laø caùc loaïi chi phí hoãn hôïp thöôøng xuaát hieän: 1. Tieàn thueâ maùy moùc thieát bò Vôùi phaàn ñònh phí haøng thaùng vaø phaàn bieán phí theo soá giôø söû duïng 2. Chi phí ñieän löïc Vôùi phaàn ñònh phí haøng thaùng vaø phaàn bieán phí theo soá löôïng KW giôø söû duïng 3. Löông giaùm saùt vieân Vôùi möùc löông coá ñònh haøng thaùng vaø möùc thöôûng theo soá löôïng saûn phaåm saûn xuaát ra treân ñònh möùc. 4. Hôïp ñoàng thueâ vôùi tieàn thueâ traû theo doanh soá Vôùi khoaûn tieàn thueâ coá ñònh haøng thaùng vaø phaàn tính theâm theo soá löôïng tieâu thuï treân chæ tieâu quy ñònh trong hôïp ñoàng. 5. Chi phí ñieän thoaïi Vôùi phaàn ñònh phí thueâ bao haøng thaùng vaø phaàn bieán phí theo soá cuoäc goïi. Ñeå thuaän tieän cho vieäc laäp keá hoaïch, kieåm soaùt chi phí, ra quyeát ñònh thì ta caàn taùch rieâng hai yeáu toá ñònh phí vaø bieán phí trong chi phí hoãn hôïp. Coù ba caùch ñeå phaân tích caùc chi phí hoãn hôïp thaønh caùc yeáu toá ñònh phí vaø bieán phí. Phöông phaùp 1 - Cöïc ñaïi cöïc tieåu: laø phöông phaùp quan saùt möùc ñoä cao nhaát vaø thaáp nhaát cuûa hoaït ñoäng trong phaïm vi phuø hôïp, töø ñoù boä phaän chi phí khaû bieán ñöôïc xaùc ñònh baèng caùch laáy cheânh leäch chi phí ôû möùc ñoä hoaït ñoäng cao nhaát vaø thaáp nhaát chia cho cheânh leäch cuûa möùc ñoä hoaït ñoäng. Cheânh leäch chi phí Bieán phí ñôn vò hoaït ñoäng = Cheânh leäch möùc ñoä hoaït ñoäng Xaùc ñònh ñònh phí trong chi phí hoãn hôïp nhö sau: 11 Toång chi phí ôû Möùc ñoä hoaït Ñònh phí = möùc cao nhaát - ñoäng cao nhaát x Bieán phí ñôn vò (Thaáp nhaát) (Thaáp nhaát) Phöông phaùp 2 - Ñoà thò phaân taùn: laø phöông phaùp maø vieäc phaân tích thoâng qua vieäc söû duïng ñoà thò bieåu dieãn taát caû caùc giao ñieåm cuûa chi phí vôùi möùc ñoä ñaõ hoaït ñoäng. Phöông phaùp 3 - Bình phöông beù nhaát: Caên cöù treân söï tính tính toaùn cuûa phöông trình tuyeán tính: y = ax + b Trong ñoù: y: Chi phí hoãn hôïp b: Toång ñònh phí cho möùc hoaït ñoäng trong kyø a: Bieán phí cho moät ñôn vò hoaït ñoäng x: Soá löôïng ñôn vò hoaït ñoäng Töø phöông trình naøy, taäp hôïp n phaân töû quan saùt, ta coù heä thoáng phöông trình: Σxy = aΣx + bΣ(x2) Σy = na + bΣx Vôùi x: Möùc ñoä hoaït ñoäng y: chi phí hoãn hôïp a: chi phí baát bieán b: Tyû leä khaû bieán n: Soá ñôn vò quan saùt Giaûi heä thoáng phöông trình naøy ta seõ xaùc ñònh ñöôïc caùc yeáu toá a, b vaø laäp ñöôïc phöông trình hoài quy thích hôïp. Ñaùnh giaù öu nhöôïc ñieåm khi söû duïng caùc phöông phaùp phaân tích chi phí hoãn hôïp: Baûng 3: ÖU NHÖÔÏC ÑIEÅM KHI SÖÛ DUÏNG CAÙC PHÖÔNG PHAÙP PHAÂN TÍCH CHI PHÍ HOÃN HÔÏP Phöông phaùp Öu ñieåm Nhöôïc ñieåm Cöïc ñaïi cöïc tieåu Tính toaùn ñôn giaûn, deã aùp duïng Ñoä chính xaùc khoâng cao Ñoà thò phaân taùn Thaáy roõ moái quan heä chi phí vôùi möùc ñoä hoaït ñoäng Ñaây laø phöông phaùp thöïc nghieäm treân ñoà thò neân ñoøi hoûi hình veõ phaûi chính xaùc Bình phöông beù nhaát Ñoä chính xaùc cao Tính toaùn phöùc taïp 12 1.1.3. Caùc caùch phaân loaïi chi phí khaùc nhaèm muïc ñích ra quyeát ñònh 1.1.3.1. Chi phí tröïc tieáp vaø chi phí giaùn tieáp Chi phí tröïc tieáp: Chi phí tröïc tieáp laø chi phí coù theå taùch bieät, phaùt sinh moät caùch rieâng bieät cho moät hoaït ñoäng cuï theå cuûa doanh nghieäp nhö moät saûn phaåm, ôû moät phaân xöôûng hay taïi moät ñaïi lyù, ñieåm baùn haøng. Xeùt veà baûn chaát, chi phí tröïc tieáp laø chi phí maø töï baûn thaân noù hieån nhieân ñöôïc chuyeån vaøo moät ñôn vò saûn phaåm hoaëc moät boä phaän trong moät doanh nghieäp. Chi phí giaùn tieáp: Chi phí giaùn tieáp laø chi phí chung hay chi phí keát hôïp, khoâng coù lieân quan ñeán hoaït ñoäng cuï theå naøo, maø lieân quan cuøng moät luùc vôùi nhieàu hoaït ñoäng. Do ñoù, ñeå xaùc ñònh chi phí giaùn tieáp cuûa moät hoaït ñoäng cuï theå phaûi aùp duïng phöông phaùp phaân boå. Ví duï: khaáu hao maùy moùc thieát bò vaên phoøng laø ñònh phí tröïc tieáp ñoái vôùi hoaït ñoäng vaên phoøng, nhöng laïi coù tính giaùn tieáp ñoái vôùi phaân xöôûng saûn xuaát. Hoaëc, löông nhaân vieân baùn haøng coù tính tröïc tieáp ñoái vôùi cöûa haøng, nhöng laïi coù tính giaùn tieáp ñoái vôùi caùc maët haøng (neáu cöûa haøng baùn nhieàu maët haøng). 1.1.3.2. Chi phí kieåm soaùt ñöôïc vaø chi phí khoâng kieåm soaùt ñöôïc Chi phí kieåm soaùt ñöôïc: Chi phí kieåm soaùt ñöôïc ôû moät caáp quaûn lyù naøo ñoù laø loaïi chi phí maø caáp quaûn lyù naøy coù thaåm quyeàn quyeát ñònh loaïi chi phí ñoù. Chi phí khoâng kieåm soaùt ñöôïc: Chi phí khoâng kieåm soaùt ñöôïc ôû moät caáp quaûn lyù naøo ñoù laø loaïi chi phí maø caáp quaûn lyù naøy khoâng coù thaåm quyeàn quyeát ñònh loaïi chi phí ñoù. Ví duï: chi phí tieáp khaùch seõ laø chi phí kieåm soaùt ñöôïc cuûa ngöôøi quaûn lyù baùn haøng neáu anh ta coù quyeàn quyeát ñònh toång soá tieàn vaø caùch thöùc tieáp khaùch haøng. Maët khaùc, chi phí khaáu hao phöông tieän kho haøng khoâng phaûi laø chi phí kieåm soaùt ñöôïc cuûa ngöôøi quaûn lyù baùn haøng neáu nhö hoï khoâng coù quyeàn quyeát ñònh vieäc xaây döïng kho haøng. 1.1.3.3. Chi phí cheânh leäch vaø chi phí chìm Chi phí cheânh leäch: Chi phí cheânh leäch laø chi phí coù ôû phöông aùn naøy nhöng chæ coù moät phaàn hoaëc khoâng coù ôû phöông aùn khaùc. Chi phí cheânh leäch laø moät khaùi nieäm roäng: noù bao goàm caû khi chi phí taêng vaø chi phí giaûm giöõa caùc phöông aùn khaùc nhau. Chi phí cheânh leäch coù theå laø chi phí baát bieán hoaëc khaû bieán. 13 Ví duï: coù taøi lieäu cuûa hai phöông aùn A vaø B nhö sau: SO SAÙNH 2 PHÖÔNG AÙN KINH DOANH Chæ tieâu Phöông aùn I Phöông aùn II Cheânh leäch - Doanh thu 700.000.000 800.000.000 +100.000.000 - Giaù voán baùn haøng 350.000.000 400.000.000 +50.000.000 - Chi phí quaûng caùo 80.000.000 45.000.000 -35.000.000 - Hoa hoàng baùn haøng / 40.000.000 +40.000.000 - Chi phí khaáu hao 50.000.000 80.000.000 +30.000.000 - Phí toån khaùc 60.000.000 60.000.000 / - Toång coäng chi phí 540.000.000 625.000.000 +85.000.000 - Thu nhaäp thuaàn 160.000.000 175.000.000 +15.000.000 Phöông aùn II so vôùi phöông aùn I: +Thu nhaäp taêng theâm: 100.000.000ñ + Chi phí taêng theâm: 85.000.000ñ + Ñieàu ñoù daãn ñeán thu nhaäp thuaàn cheânh leäch taêng laø: 15.000.000ñ. Chi phí chìm: Chi phí chìm laø chi phí maø doanh nghieäp phaûi chòu vaø vaãn seõ phaûi chòu duø doanh nghieäp choïn phöông aùn haønh ñoäng naøo. Chi phí chìm khoâng bao giôø thích hôïp vôùi vieäc ra quyeát ñònh vaø chuùng khoâng coù tính cheânh leäch. Ví duï: moät doanh nghieäp ñaõ boû ra 100 trieäu ñoàng ñeå ñaàu tö moät saûn phaåm môùi. Chi phí ñaõ chi ra cho neân trong moïi phöông aùn coù lieân quan ñeán saûn phaåm ñoù seõ luoân luoân coù khoaûn chi phí naøy, nguyeân veïn nhö vaäy. Hay, chi phí khaáu hao maùy moùc thieát bò cuûa moät chieác maùy seõ luoân luoân toàn taïi trong moïi phöông aùn coù lieân quan tôùi saûn phaåm maø chieác maùy ñoù saûn xuaát ra. 1.1.3.4. Chi phí xaùc ñònh vaø chi phí cô hoäi Chi phí xaùc ñònh: Chi phí xaùc ñònh laø caùc khoaûn chi phí veà ._.nhaân coâng, nguyeân lieäu vaø caùc yeáu toá saûn xuaát khaùc ñaõ thöïc chi, thöï traû. Caùc khoaûn chi phí naøy ñöôïc phaûn aûnh treân soå saùch keá toaùn cuûa doanh nghieäp. Chi phí cô hoäi: Chi phí cô hoäi laø lôïi ích bò maát vì choïn phöông aùn naøy vaø haønh ñoäng naøy thay vì phöông aùn haønh ñoäng khaùc. Haønh ñoäng khaùc ôû ñaây laø phöông aùn toái öu nhaát coù saün so vôùi phöông aùn ñöôïc choïn. Ví duï: Anh A coù soá voán 100 trieäu ñoàng. Anh ta ñem ñaàu tö vaøo kinh doanh. Hoaït ñoäng kinh doanh mang laïi cho anh A moät möùc lôïi nhuaän bình quaân khoaûng 20% moãi naêm. Theá nhöng, neáu anh ta mang soá tieàn ñoù ñem göûi ngaân haøng vôùi laõi suaát 2%/thaùng thì tính ñôn giaûn, haøng naêm tyû suaát lôïi nhuaän cuõng ñaït 24%. Möùc lôïi nhuaän naøy chính laø chi phí cô hoäi maø anh A phaûi tính ñeán khi quyeát ñònh phöông aùn söû duïng soá voán cuûa mình. 14 Moái lieân heä giöõa caùc loaïi chi phí: Bieán phí coù tính tröïc tieáp ñoái vôùi moät saûn phaåm hoaëc moät hoaït ñoäng cuï theå. Ñònh phí coù theå coù tính tröïc tieáp ñoái vôùi hoaït ñoäng cuï theå naøy nhöng laïi coù tính giaùn tieáp ñoái vôùi hoaït ñoäng cuï theå khaùc. Ví duï: khaáu hao taøi saûn coá ñònh laø chi phí tröïc tieáp ñoái vôùi boä phaän haønh chaùnh nhöng laïi laø chi phí giaùn tieáp ñoái vôùi phaân xöôûng saûn xuaát. Chi phí tröïc tieáp thöôøng mang tính coù theå traùnh ñöôïc, chuùng phaùt sinh vaø maát ñi cuøng vôùi söï phaùt sinh vaø maát ñi cuûa moät hoaït ñoäng cuï theå naøo ñoù. Chi phí giaùn tieáp thöôøng coù tính khoâng traùnh ñöôïc, chuùng phaùt sinh ñeå phuïc vuï cho hai hoaït ñoäng trôû leân. Khi moät hoaït ñoäng maát ñi thì chuùng vaãn toàn taïi ñeå phuïc vuï cho hoaït ñoäng coøn laïi. Ví duï: moät phaân xöôûng coù 3 toå ñoäi saûn xuaát. Neáu 1 toå ñoäi bò giaûi theå thì vaãn phaûi duy trì hoaït ñoäng vaên phoøng phaân xöôûng. 1.2. Trung taâm traùch nhieäm vaø phaân loaïi trung taâm traùch nhieäm 1.2.1. Trung taâm traùch nhieäm Trung taâm traùch nhieäm laø moät ñôn vò con cuûa moät coâng ty hay moät doanh nghieäp chòu söï kieåm soaùt cuûa ngöôøi ñöùng ñaàu boä phaän ñöôïc giao traùch nhieäm.”Ñaàu ra” cuûa moät trung taâm traùch nhieäm seõ laø haøng hoaù hay dòch vuï maø noù cung caáp, vaø nhö vaäy noù seõ caàn “ñaàu vaøo” bao goàm caùc yeáu toá nguyeân lieäu, nhaân coâng ñeå thöïc hieän ñaàu ra. Caên cöù vaøo söï khaùc bieät trong vieäc löôïng hoaù ñaàu vaøo vaø ñaàu ra cuûa caùc trung taâm traùch nhieäm cuõng nhö möùc ñoä traùch nhieäm cuûa ngöôøi quaûn lyù trung taâm, coù theå chia thaønh boán loaïi trung taâm traùch nhieäm chính, ñoù laø: trung taâm chi phí, trung taâm doanh thu, trung taâm lôïi nhuaän vaø trung taâm ñaàu tö. Moãi trung taâm naøy chæ ñöôïc ghi nhaän thu nhaäp vaø chi phí trong phaïm vi noù chòu traùch nhieäm vaø coù theå kieåm soaùt ñöôïc. 1.2.2. Phaân loaïi trung taâm traùch nhieäm Baûng 4: MOÁI LIEÂN HEÄ GIÖÕA TRUNG TAÂM TRAÙCH NHIEÄM, BOÄ PHAÄN TOÅ CHÖÙC VAØ BAÙO CAÙO TRAÙCH NHIEÄM Trung taâm traùch nhieäm Boä phaän toå chöùc Baùo caùo traùch nhieäm Chi phí Xöôûng saûn xuaát, Keá hoaïch, Keá toaùn, Haønh chính… Baùo caùo chi phí Doanh thu Kinh doanh Baùo caùo doanh thu Lôïi nhuaän Coâng ty Baùo caùo thu nhaäp Ñaàu tö Hoäi ñoàng quaûn trò ROI, RI 15 1.2.2.1 Trung taâm chi phí Trung taâm chi phí: laø trung taâm traùch nhieäm maø trong ñoù ñaàu vaøo ñöôïc löôïng hoaù baèng tieàn, nhöng ñaàu ra thì khoâng theå löôïng hoùa baèng tieàn ñöôïc. Trong moät doanh nghieäp, trung taâm chi phí thöôøng laø caùc phaân xöôûng saûn xuaát, caùc phoøng ban quaûn lyù… ÔÛ ñaây, giaùm ñoác boä phaän chæ chòu traùch nhieäm vaø kieåm soaùt veà chi phí phaùt sinh taïi boä phaän cuûa mình vaø khoâng coù quyeàn ñoái vôùi vieäc tieâu thuï saûn phaåm. Caàn phaân bieät laøm hai daïng trung taâm chi phí laø trung taâm chi phí ñònh möùc (standard cost center) vaø trung taâm chi phí töï do (discretionary expense center). - Trung taâm chi phí ñònh möùc: laø trung taâm chi phí maø ñaàu ra coù theå xaùc ñònh vaø löôïng hoaù ñöôïc baèng tieàn treân cô sôû ñaõ bieát phí toån (ñaàu vaøo) caàn thieát ñeå taïo ra moät ñôn vò ñaàu ra. Ví duï, moät phaân xöôûng saûn xuaát seõ laø moät trung taâm chi phí ñònh möùc vì giaù thaønh moãi ñôn vò saûn phaåm taïo ra coù theå xaùc ñònh thoâng qua ñònh möùc chi phí vaät lieäu tröïc tieáp, ñònh möùc chi phí nhaân coâng tröïc tieáp vaø ñònh möùc chi phí saûn xuaát chung. Vì vaäy, ñoái vôùi trung taâm naøy: Veà maët hieäu quaû: ñöôïc ñaùnh giaù thoâng qua vieäc trung taâm coù hoaøn thaønh ñöôïc keá hoaïch saûn löôïng saûn xuaát treân cô sôû ñaûm baûo ñuùng thôøi haïn vaø tieâu chuaån kyõ thuaät quy ñònh khoâng. Veà maët hieäu naêng: ñöôïc ño löôøng thoâng qua vieäc so saùnh giöõa chi phí thöïc teá vôùi chi phí ñònh möùc. Treân cô sôû ñoù caùc nhaø quaûn lyù seõ phaân tích bieán ñoäng chi phí vaø xaùc ñònh caùc nguyeân nhaân chuû quan, khaùch quan taùc ñoäng ñeán tình hình thöïc hieän ñònh möùc chi phí. Trung taâm chi phí ñònh möùc coù theå laø Xöôûng saûn xuaát. Baùo caùo traùch nhieäm cuûa trung taâm chi phí ñònh möùc: Baûng 5: BAÙO CAÙO CHI PHÍ SAÛN XUAÁT Thaùng…. (Quyù) / Naêm …. Boä phaän : ….. Chi phí Cheânh leäch STT Noäi dung KH KH ñ/c Thöïc teá +/- % A B C D E F=E-D G=F/D 1. Chi phí V Lieäu tröïc tieáp 2. Chi phí N Coâng tröïc tieáp 3. Bieán phí saûn xuaát chung 4. Ñònh phí saûn xuaát chung COÄNG Sai bieät chi phí = Chi phí thöïc teá – Chi phí ñònh möùc 16 - Trung taâm chi phí töï do: laø trung taâm chi phí maø ñaàu ra khoâng theå löôïng hoaù ñöôïc baèng tieàn moät caùch chính xaùc vaø moái quan heä giöõa ñaàu ra vôùi ñaàu vaøo ôû trung taâm naøy laø khoâng chaët cheõ. Trong doanh nghieäp ñieån hình veà caùc trung taâm naøy laø Phoøng Toå chöùc Haønh chaùnh (ñaàu ra laø caùc nhaân söï coù naêng löïc phuø hôïp), Phoøng Keá toaùn (ñaàu ra laø caùc baûn baùo caùo trung thöïc vaø ñaùng tin caäy), boä phaän phaùp lyù (ñaàu ra laø caùc tö vaán höôùng daãn veà phaùp lyù), boä phaän nghieân cöùu vaø phaùt trieån (R&D) … Ñoái vôùi caùc trung taâm chi phí naøy thì söï ñaùnh giaù nhö sau: Veà maët hieäu quaû: thöôøng ñöôïc ñaùnh giaù thoâng qua vieäc so saùnh giöõa ñaàu ra vaø muïc tieâu ñaït ñöôïc cuûa trung taâm. Veà maët hieäu naêng: ñöôïc ñaùnh giaù chuû yeáu döïa vaøo vieäc ñoái chieáu giöõa chi phí thöïc teá phaùt sinh vaø döï toaùn ngaân saùch ñaõ ñöôïc pheâ duyeät. Thaønh quaû cuûa caùc nhaø quaûn lyù noäi boä naøy seõ ñöôïc ñaùnh giaù döïa vaøo khaû naêng kieåm soaùt chi phí cuûa hoï trong boä phaän. Trung taâm chi phí töï do coù theå laø boä phaän Keá hoaïch, Keá toaùn, Haønh chính … Maãu baùo caùo traùch nhieäm cuûa trung taâm chi phí töï do: Baûng 6: BAÙO CAÙO CHI PHÍ NGOAØI SAÛN XUAÁT Thaùng…. (Quyù) / Naêm …. Boä phaän : ….. Chi phí Cheânh leäch STT Noäi dung KH KH ñ/c Thöïc teá +/- % A B C D E F=E-D G=F/D I Bieán phí 1 - Tieàn löông 2 - Vaät lieäu … …. II Ñònh phí … COÄNG 1.2.2.2 Trung taâm doanh thu Trung taâm doanh thu: laø trung taâm traùch nhieäm maø ñaàu ra coù theå löôïng hoaù baèng tieàn nhöng ñaàu vaøo thì khoâng. Ví duï, boä phaän kinh doanh cuûa doanh nghieäp laø moät trung taâm doanh thu, trong ñoù tröôûng phoøng chæ chuû ñoäng vaø chòu traùch nhieäm veà doanh thu maø khoâng chòu traùch nhieäm veà giaù thaønh saûn xuaát. Veà maët hieäu quaû: seõ ñoái chieáu doanh thu thöïc teá ñaït ñöôïc so vôùi doanh thu döï toaùn cuûa boä phaän. Xem xeùt tình hình thöïc hieän döï toaùn tieâu thuï, treân cô sôû ñoù phaân tích sai bieät doanh thu do aûnh höôûng cuûa caùc nhaân toá coù lieân quan nhö : ñôn giaù baùn, khoái löôïng saûn phaåm tieâu thuï vaø cô caáu saûn phaåm tieâu thuï. 17 Veà maët hieäu naêng: do ñaàu ra cuûa trung taâm doanh thu ñöôïc löôïng hoaù baèng tieàn, nhöng ñaàu vaøo thì khoâng vì trung taâm doanh thu khoâng chòu traùch nhieäm veà giaù thaønh hay giaù voán saûn phaåm haøng hoaù. Trong khi ñoù chi phí phaùt sinh taïi trung taâm doanh thu thì khoâng theå naøo so saùnh ñöôïc vôùi doanh thu cuûa trung taâm. Vì vaäy khi ño löôøng hieäu naêng hoaït ñoäng cuûa trung taâm naøy, chuùng ta seõ so saùnh giöõa chi phí thöïc teá vaø chi phí döï toaùn cuûa trung taâm. Trung taâm doanh thu coù theå laø boä phaän Kinh doanh. Maãu baùo caùo traùch nhieäm cuûa trung taâm doanh thu: Baûng 7: BAÙO CAÙO DOANH THU Thaùng…. (Quyù) / Naêm …. Doanh thu Cheânh leäch STT Boä phaän Keá hoaïch Thöïc teá +/- % A B C D E=D-C F=E/C 1. - Boä phaän 1 2. - Boä phaän 2 … - … COÄNG 1.2.2.3 Trung taâm lôïi nhuaän Trung taâm lôïi nhuaän: laø trung taâm traùch nhieäm maø ngöôøi quaûn lyù trung taâm phaûi chòu traùch nhieäm veà lôïi nhuaän phaùt sinh trong ñôn vò mình. Vì vaäy ñaëc ñieåm cuûa trung taâm lôïi nhuaän laø ñaàu ra vaø ñaàu vaøo ñeàu coù theå löôïng hoùa ñöôïc baèng tieàn. Veà maët hieäu quaû: Xem xeùt tình hình thöïc hieän döï toaùn lôïi nhuaän, so saùnh giöõa lôïi nhuaän ñaït ñöôïc thöïc teá vôùi lôïi nhuaän öôùc tính theo döï toaùn. Qua ñoù phaân tích khoaûn sai bieät lôïi nhuaän do aûnh höôûng cuûa caùc nhaân toá coù lieân quan nhö: doanh thu, giaù voán, chi phí baùn haøng vaø chi phí quaûn lyù (thoâng thöôøng döï toaùn lôïi nhuaän thöôøng ñöôïc thieát laäp theo daïng ñaûm phí). Treân cô sôû ñoù xaùc ñònh caùc nguyeân nhaân chuû quan vaø khaùch quan laøm bieán ñoäng lôïi nhuaän so vôùi döï toaùn . Veà maët hieäu naêng: Do coù theå löôïng hoaù ñöôïc baèng tieàn caû ñaàu ra vaø ñaàu vaøo, neân hieäu naêng hoaït ñoäng cuûa trung taâm naøy coù theå ñöôïc ño löôøng baèng caùc chæ tieâu sau: (+) Soá dö ñaûm phí boä phaän. (+) Soá dö boä phaän coù theå kieåm soaùt. Sai bieät doanh thu = Doanh thu thöïc teá – Doanh thu döï toaùn Sai bieät lôïi nhuaän = Lôïi nhuaän thöïc teá – Lôïi nhuaän döï toaùn 18 (+) Soá dö boä phaän. (+) Lôïi nhuaän tröôùc thueá. Ngoaøi ra coøn coù theå söû duïng caùc soá töông ñoái nhö: tyû leä lôïi nhuaän treân doanh thu; tyû suaát doanh thu treân chi phí… ñeå ñaùnh giaù veà hieäu naêng hoaït ñoäng cuûa caùc trung taâm lôïi nhuaän. Trung taâm lôïi nhuaän coù theå laø Coâng ty. Maãu baùo caùo traùch nhieäm cuûa trung taâm lôïi nhuaän: Baûng 8: BAÙO CAÙO LÔÏI NHUAÄN Thaùng…. (Quyù) / Naêm …. Giaù trò Cheânh leäch STT Noäi dung KH KH ñ/c Thöïc teá +/- % A B C D E F=E-D G=F/D 1 Doanh thu baùn haøng 2 Caùc khoaûn giaûm tröø doanh thu 3 Doanh thu thuaàn 4 Bieán phí saûn xuaát 5 Soá dö ñaûm phí saûn xuaát 6 Bieán phí baùn haøng vaø quaûn lyù 7 Soá dö ñaûm phí boä phaän 8 Ñònh phí boä phaän kieåm soaùt ñöôïc 9 Soá dö boä phaän coù theå kieåm soaùt ñöôïc 10 Ñònh phí boä phaän khoâng kieåm soaùt ñöôïc 11 Soá dö boä phaän 12 Chi phí chung 13 Lôïi nhuaän tröôùc thueá 1.2.2.4 Trung taâm ñaàu tö Trung taâm ñaàu tö: laø trung taâm traùch nhieäm khoâng nhöõng löôïng hoùa ñöôïc baèng tieàn ñaàu vaøo vaø ñaàu ra maø caû löôïng taøi saûn ñaàu tö vaøo trung taâm nöõa. Noùi caùch khaùc, ngoaøi chi phí vaø doanh thu, trung taâm coøn tính ñeán löôïng taøi saûn ñöôïc söû duïng trong boä phaän. Nhö vaäy, ñoái vôùi trung taâm ñaàu tö, giaùm ñoác trung taâm quyeát ñònh vaø chòu traùch nhieäm khoâng chæ veà lôïi nhuaän maø caû vieäc mua saém taøi saûn phuïc vuï cho saûn xuaát kinh doanh cuûa trung taâm nöõa. Thöïc chaát trung taâm ñaàu tö laø moät daïng môû roäng cuûa trung taâm lôïi nhuaän, trong ñoù ngöôøi quaûn lyù coù nhieàu quyeàn haïn vaø traùch nhieäm hôn, vì ngoaøi vieäc ñöa ra caùc quyeát ñònh ngaén haïn nhö: cô caáu saûn phaåm, giaù baùn, chi phí saûn phaåm, 19 phöông thöùc saûn xuaát, … hoï coøn kieåm soaùt ñöôïc caùc quyeát ñònh veà ñaàu tö (trung taâm ñaàu tö thöôøng ñöôïc thieát laäp ôû caùc coâng ty saûn xuaát coù qui moâ lôùn). Veà maët hieäu quaû: coù theå ñöôïc ño löôøng gioáng nhö trung taâm lôïi nhuaän. Veà maët hieäu naêng: caàn coù söï so saùnh lôïi nhuaän ñaït ñöôïc vôùi taøi saûn hay giaù trò ñaõ ñaàu tö vaøo trung taâm. Cuï theå söû duïng caùc chæ tieâu sau ñaây ñeå ño löôøng hieäu naêng hoaït ñoäng cuûa caùc trung taâm ñaàu tö: (+) Tyû leä hoaøn voán ñaàu tö (Return on Investment ROI): Laø tæ leä giöõa lôïi nhuaän tröôùc thueá so vôùi voán ñaàu tö ñaõ söû duïng ñeå taïo ra lôïi nhuaän ñoù ôû moät trung taâm ñaàu tö. Lôïi nhuaän Tyû leä hoaøn voán ñaàu tö = Voán ñaàu tö bình quaân Lôïi nhuaän Doanh thu ROI = x Doanh thu Voán ñaàu tö bình quaân (+) Thu nhaäp coøn laïi (Residual Income RI): Laø soá tieàn coøn laïi sau khi tröø chi phí voán söû duïng. Thu nhaäp coøn laïi (RI) = Lôïi nhuaän cuûa T. taâm ñaàu tö – Chi phí söû duïng voán Chi phí voán ñaàu tö laø nhöõng chi phí maø trung taâm ñaàu tö phaûi boû ra ñeå coù ñöôïc voán ñaàu tö nhö laõi vay, laõi suaát traùi phieáu … Tyû leä laõi suaát thöôøng do doanh nghieäp quy ñònh ôû töøng thôøi kyø nhöng ít nhaát phaûi lôùn hôn laõi suaát nôï vay. Tyû leä laõi suaát naøy coøn goïi laø tyû leä laõi suaát toái thieåu. Trung taâm ñaàu tö coù theå laø Hoäi ñoàng Quaûn trò, Hoäi ñoàng Thaønh vieân. Maãu baùo caùo traùch nhieäm cuûa trung taâm ñaàu tö: Baûng 9: BAÙO CAÙO ÑAÀU TÖ Thaùng…. (Quyù) / Naêm …. STT Noäi dung Toång X Y … 1 - Doanh thu 2 - Chi phí kinh doanh 3 - Lôïi nhuaän 4 - Voán ñaàu tö 5 - Taøi saûn löu ñoäng 6 - Taøi saûn coá ñònh 7 - Toång taøi saûn 8 - Tæ leä laõi suaát toái thieåu 8 ROI 9 RI 20 Keát luaän Chöông I Vôùi caùc noäi dung ñaõ trình baøy ôû treân, chuùng ta thaáy moãi loaïi chi phí coù nhöõng ñaëc ñieåm khaùc nhau. Ñeå quaûn lyù toát chi phí caàn phaûi: - Nhaän dieän chi phí ñuùng. - Phaân loaïi chuùng theo caùc muïc tieâu quaûn lyù cuûa doanh nghieäp. - Coù bieän phaùp quaûn lyù phuø hôïp vôùi töøng loaïi chi phí. Maët khaùc, ñieàu caàn löu yù laø chi phí luoân coù “ñòa chæ” nôi noù phaùt sinh. Ñeå kieåm soaùt toát chi phí, chuùng ta khoâng theå kieåm soaùt chi phí chung chung toaøn doanh nghieäp maø caàn kieåm soaùt chuùng theo töøng trung taâm traùch nhieäm cuï theå thoâng qua caùc baùo caùo boä phaän phuø hôïp. Lyù thuyeát veà chi phí vaø trung taâm traùch nhieäm laø haønh trang khoâng theå thieáu cuûa caùc nhaø quaûn lyù. Tuy nhieân, ñeå vaän duïng lyù thuyeát vaøo thöïc tieãn ña daïng cuûa doanh nghieäp thì ñoøi hoûi nhaø quaûn lyù phaûi khaûo saùt kyõ löôõng thöïc traïng doanh nghieäp ñeå coù theå ñöa ra nhöõng ñeà xuaát kieåm soaùt chi phí phuø hôïp. 21 CHÖÔNG II THÖÏC TRAÏNG KIEÅM SOAÙT CHI PHÍ TAÏI COÂNG TY MEKONG 2.1. Giôùi thieäu toång quan veà Coâng ty Coâng ty Coå phaàn hoùa daàu Mekong coù tieàn thaân laø Coâng ty Traùch nhieäm Höõu haïn Thöông maïi & Saûn xuaát Mekong (teân ñoái ngoaïi laø Mekong Petrochemical Company Pte Ltd – vieát taét laø MPC) ñöôïc thaønh laäp vaøo thaùng 02/1996. Truï sôû chính coâng ty ñaët taïi 166/3B ñöôøng Phaïm Huøng, Phöôøng 9, Thò xaõ Vónh Long, tænh Vónh Long. Nhaø maùy cuûa Coâng ty coù moät vò trí ñòa lyù thuaän tieän: naèm trong khuoân vieân Caûng bieån Vónh Long. Caàu taøu cuûa Caûng bieån naøy coù theå cho pheùp caäp taøu coù taûi troïng ñeán 5.000 taán. Phiaù Baéc cuûa Kho daàu nhôøn tieáp giaùp vôùi Soâng Coå Chieân raát thuaän tieän trong vieäc vaän chuyeån nguyeân lieäu vaø thaønh phaåm. Phiaù Nam cuûa Kho tieáp giaùp vôùi Quoác loä 1A laø ñöôøng giao thoâng huyeát maïch cuûa khu vöïc ñoàng baèng Soâng Cöûu Long. Ngaønh ngheà kinh doanh cuûa coâng ty: saûn xuaát vaø kinh doanh daàu ñoäng cô, daàu coâng nghieäp, daàu thaéng, nöôùc giaûi nhieät, môõ boâi trôn caùc loaïi… 2.1.1. Qui moâ saûn xuaát kinh doanh Hieän nay Coâng ty ñaõ ñaàu tö xaây döïng hoaøn chænh caùc haïng muïc coâng trình: Baûng 10: CAÙC HAÏNG MUÏC COÂNG TRÌNH XAÂY DÖÏNG CÔ BAÛN STT Haïng muïc Dieän tích (m2) Coâng suaát (Taán) 1 Kho chöùa 4.000 4.200 2 Nhaø maùy pha cheá daàu nhôøn 3.600 25.000 3 Nhaø maùy pha cheá môõ 1.200 900 4 Phoøng Thí nghieäm 100 Moät soá chæ tieâu taøi chính: Baûng 11: THOÁNG KE DOANH THU, LÔÏI NHUAÄN, VOÁN CHUÛ SÔÛ HÖÕU ĐVT: trieäu ñoàng Chæ tieâu Naêm 2001 Naêm 2002 Naêm 2003 Doanh thu 92.970 98.776 146.467 Lôïi nhuaän 1.852 2.263 2.383 Tæ suaát lôïi nhuaän/doanh thu (%) 1.99% 2.29% 1.63% Voán chuû sôû höõu 10.000 15.000 15.500 Tæ suaát lôïi nhuaän/voán chuû sôû höõu (%) 18.52% 15.09% 15.37% Doanh thu caùc naêm 2002, 2003 ñeàu taêng so vôùi naêm 2001. Ñaëc bieät, doanh thu naêm 2003 ñaït 146,5 tæ ñoàng, taêng 47,7 tyû ñoàng so vôùi naêm 2002 vôùi toác ñoä 22 taêng 48%. Qua soá lieäu thöïc teá 9 thaùng ñaàu naêm vaø döï baùo tình hình saép tôùi, doanh thu Coâng ty naêm 2004 coù theå vöôït naêm 2003 töø 10 ñeán 15%. Lôïi nhuaän tröôùc thueá cuûa coâng ty cuõng taêng ñeàu qua caùc naêm. Tuy nhieân, tæ suaát lôïi nhuaän treân doanh thu cuûa naêm 2003 chæ laø 1,63%, thaáp nhaát qua 3 naêm. Maët khaùc, tæ suaát lôïi nhuaän treân voán chuû sôû höõu hai naêm 2002 vaø 2003 laø töông ñöông nhau vaø thaáp hôn haün so vôùi tæ suaát lôïi nhuaän naêm 2001. Caùc keát quaû ñaït ñöôïc: - Giaáy chöùng nhaän Heä thoáng quaûn lyù chaát löôïng phuø hôïp vôùi tieâu chuaån ISO 9002 do Quacert vaø QMS caáp thaùng 09 naêm 1999. - Giaáy chöùng nhaän Heä thoáng quaûn lyù chaát löôïng phuø hôïp vôùi tieâu chuaån ISO 9001 phieân baûn 2000 do DNV caáp thaùng 11 naêm 2002. - Giaûi Baïc giaûi thöôûng chaát löôïng Vieät Nam naêm 1999. - Giaûi Vaøng giaûi thöôûng chaát löôïng Vieät Nam naêm 2000. - Giaûi Ba – Giaûi thöôûng saùng taïo khoa hoïc – coâng ngheä toaøn quoác naêm 2001 cho coâng trình “Nghieân cöùu saûn xuaát môõ boâi trôn chaát löôïng cao taïi Vieät Nam”. - Giaûi thöôûng “Sao vaøng ñaát Vieät” naêm 2004 cho thöông hieäu do Hieäp hoäi doanh nghieäp treû Vieät Nam bình choïn. 2.1.2. Sô ñoà toå chöùc Coâng ty - Hoäi ñoàng quaûn trò: + Laø cô quan quaûn lyù Coâng ty, coù toaøn quyeàn nhaân danh Coâng ty ñeå giaûi quyeát moïi vaán ñeà lieân quan ñeán muïc ñích, quyeàn lôïi cuûa Coâng ty. + Quyeát ñònh chieán löôïc phaùt trieån cuûa Coâng ty. + Quyeát ñònh cô caáu toå chöùc, qui cheá quaûn lyù noäi boä coâng ty. - Ban Kieåm soaùt: + Kieåm tra tính hôïp lyù, hôïp phaùp trong quaûn lyù, ñieàu haønh hoaït ñoäng kinh doanh, trong ghi cheùp soå keá toaùn vaø baùo caùo taøi chính. + Thaåm ñònh baùo caùo taøi chính haøng naêm cuûa Coâng ty. + Kieán nghò caùc bieän phaùp boå sung, söûa ñoåi, caûi tieán cô caáu toå chöùc quaûn lyù, ñieàu haønh hoaït ñoäng kinh doanh cuûa Coâng ty. 23 Baûng 12: SÔ ÑOÀ TOÅ CHÖÙC COÂNG TY MEKONG HOÄI ÑOÀNG QUAÛN TRÒ Ban Kieåm soaùt BAN GIAÙM ÑOÁC Phoøng Saûn xuaát Phoøng Kyõ thuaät Phoøng Keá toaùn Phoøng Keá hoaïch – kinh doanh Phoøng Toå chöùc – Haønh chaùnh Xöôûng Cô Ñieän Xöôûng 1 Daàu nhôøn Xöôûng 2 Môõ boâi trôn Ban ISO Ban KCS Ban Keá hoaïch Ban Kinh doanh Ban HC- NS Toå Baûo veä 24 - Ban Giaùm ñoác: + Chòu traùch nhieäm ñieàu haønh chung moïi hoaït ñoäng saûn xuaát vaø kinh doanh cuûa Coâng ty. + Quaûn lyù voán, cô sôû vaät chaát kyõ thuaät vaø caùc phöông tieän laøm vieäc cuûa Coâng ty. + Thöïc hieän caùc chuû tröông, phöông höôùng vaø muïc tieâu kinh doanh cuûa Hoäi ñoàng quaûn trò ñeà ra. + Xaây döïng keá hoaïch saûn xuaát kinh doanh haøng naêm. - Phoøng Haønh chính – Nhaân söï: + Toå chöùc tuyeån duïng nhaân vieân, thöïc hieän thuû tuïc hôïp ñoàng lao ñoäng, baûo hieåm xaõ hoäi, baûo hieåm y teá. + Xaây döïng thang, baäc löông aùp duïng taïi ñôn vò. + Tieáp nhaän vaø xöû lyù coâng vaên ñi, ñeán. + Baûo veä an toaøn traät töï an ninh. + Theo doõi höôùng daãn khaùch haøng, phöông tieän ra vaøo Coâng ty. + Thöïc hieän phoøng chaùy chöõa chaùy vaø an toaøn ñieän. - Phoøng Saûn xuaát: + Tröïc tieáp toå chöùc, ñieàu haønh coâng nhaân, nhaân vieân caùc xöôûng saûn xuaát ñeå thöïc hieän keá hoaïch saûn xuaát do Coâng ty ñeà ra. + Huaán luyeän, phaân coâng vaø kieåm tra caùc Xöôûng tröïc thuoäc, thöïc hieän ñaày ñuû caùc qui ñònh veà an toaøn lao ñoäng, an toaøn noài hôi, qui trình baûo döôõng söûa chöõa thieát bò saûn xuaát vaø veä sinh coâng nghieäp. - Phoøng Keá hoaïch – Kinh doanh: + Chòu traùch nhieäm chuaån bò nguyeân vaät lieäu, bao bì, coâng cuï duïng cuï … ñaûm baûo quaù trình saûn xuaát ñöôïc troâi chaûy, ñoàng boä. + Tröïc tieáp tieáp nhaän haøng hoaù, nguyeân vaät lieäu vaø quan heä vôùi caùc ñôn vò chöùc naêng coù lieân quan ñeán vieäc nhaäp haøng nhö hoa tieâu, caûng vuï, ñaïi lyù taøu bieån, ñaïi lyù giaùm ñònh … ñeå ñaûm baûo tieán ñoä vaø thuû tuïc giao nhaän. + Quaûn lyù nhaäp xuaát kho nguyeân lieäu, bao bì, thaønh phaåm, haøng hoùa. + Quaûn lyù baùn haøng vaø thu hoài coâng nôï cuûa caùc ñaïi lyù. + Tìm kieám vaø phaùt trieån thò tröôøng. 25 - Phoøng Kyõ thuaät: + Chæ ñaïo vaø xöû lyù taùc nghieäp trong quaûn lyù chaát löôïng, pha cheá, hao huït… + Pha cheá thöû tröôùc khi saûn xuaát ñaïi traø. + Kieåm nghieäm nguyeân lieäu, thaønh phaåm vaø quaûn lyù, löu tröõ soá lieäu kieåm nghieäm, maãu kieåm nghieäm. + Caáp chöùng thö chaát löôïng cuûa loâ haøng. + Toå chöùc caùc qui trình quaûn lyù chaát löôïng vaø duy trì heä thoáng quaûn lyù chaát löôïng. - Phoøng Keá toaùn: + Toå chöùc thu thaäp, xöû lyù soá lieäu keá toaùn, vaøo soå keá toaùn vaø laäp caùc baùo caùo taøi chính theo chuaån möïc vaø cheá ñoä keá toaùn qui ñònh. + Kieåm tra, giaùm saùt vieäc quaûn lyù, söû duïng taøi saûn vaø nguoàn voán cuûa Coâng ty moät caùch hieäu quaû. + Phaân tích soá lieäu keá toaùn vaø tham möu cho Ban Giaùm ñoác trong vieäc ñöa ra caùc quyeát ñònh kinh doanh. 2.1.3. Coâng taùc toå chöùc Phoøng Keá toaùn 2.1.3.1. Sô ñoà toå chöùc Phoøng Keá toaùn Baûng 13: SÔ ÑOÀ TOÅ CHÖÙC PHOØNG KEÁ TOAÙN KEÁ TOAÙN TRÖÔÛNG Keá toaùn Toång hôïp Keá toaùn Chi phí Keá toaùn Thanh toaùn Keá toaùn Coâng nôï Thuû quyõ - Keá toaùn tröôûng: + Toå chöùc quaûn lyù nghieäp vuï taøi chính – keá toaùn cuûa Coâng ty. + Thieát laäp heä thoáng kieåm soaùt ñoái vôùi caùc hoaït ñoäng saûn xuaát – kinh doanh cuûa Coâng ty. 26 + Tham möu cho Ban Giaùm ñoác veà caùc vaán ñeà lieân quan ñeán hieäu quaû hoaït ñoäng saûn xuaát – kinh doanh. - Keá toaùn toång hôïp: + Chòu traùch nhieäm quaûn lyù Phoøng Keá toaùn khi Keá toaùn tröôûng vaéng maët. + Caäp nhaät nhöõng qui ñònh môùi veà keá toaùn vaø toå chöùc trieån khai thöïc hieän. + Theo doõi caùc khoaûn thueá phaùt sinh vaø tình hình noäp thueá cho Nhaø nöôùc. + Laäp baùo caùo thueá haøng thaùng. + Kieåm tra caùc ñònh khoaûn keá toaùn vaø haïch toaùn caùc buùt toaùn toång hôïp cuoái kyø. + Laäp caùc baùo caùo taøi chính theo qui ñònh. - Keá toaùn chi phí: + Theo doõi caùc chi phí nguyeân vaät lieäu tröïc tieáp, nhaân coâng tröïc tieáp, chi phí saûn xuaát chung, chi phí baùn haøng, chi phí quaûn lyù doanh nghieäp. + Xaùc ñònh giaù thaønh thaønh phaåm saûn xuaát trong kyø. + Theo doõi tình hình taêng giaûm, hieän coù cuûa nguyeân vaät lieäu, bao bì, thaønh phaåm, haøng hoùa. - Keá toaùn thanh toaùn: + Kieåm soaùt vieäc thanh toaùn theo ñuùng qui ñònh cuûa Coâng ty. + Theo doõi caùc khoaûn thu chi tieàn maët, tieàn göûi ngaân haøng, caùc khoaûn taïm öùng, phaûi noäp ngaân saùch, phaûi thu phaûi traû khaùc. + Theo doõi chi phí tieàn löông vaø caùc khoaûn muïc trích theo löông. - Keá toaùn coâng nôï: + Theo doõi caùc khoaûn coâng nôï nhaø cung caáp. + Quaûn lyù caùc khoaûn coâng nôï khaùch haøng, trong ñoù coù theo doõi caû coâng nôï quaù haïn, coâng nôï vöôït ñònh möùc. + Ñeà xuaát phöông thöùc thanh toaùn ñoái vôùi caùc khaùch haøng mua chòu. + Ñoân ñoác thu hoài coâng nôï ñeán haïn vaø quaù haïn. - Thuû quyõï: + Thöïc hieän vieäc thu chi theo ñuùng qui ñònh cuûa Coâng ty. 27 + Vaøo soå quyõ haøng ngaøy. + Chaáp haønh vieäc kieåm tra quyõ ñoät xuaát theo qui ñònh. 2.1.3.2. Hình thöùc keá toaùn Coâng ty aùp duïng hình thöùc keá toaùn nhaät kyù chung. Phaàn meàm keá toaùn ñöôïc aùp duïng laø Accnet 7.1 caøi ñaët treân neàn windows. Phaàn meàm naøy coù hoã trôï veà vieäc taäp hôïp chi phí theo töøng boä phaän söû duïng. 2.2. Giôùi thieäu veà phaân loaïi chi phí taïi Coâng ty 2.2.1. Phaân loaïi chi phí theo chöùc naêng Coâng ty chia chi phí thaønh 2 nhoùm chính: chi phí saûn xuaát vaø chi phí ngoaøi saûn xuaát. 2.2.1.1 Chi phí saûn xuaát goàm chi phí nguyeân vaät lieäu tröïc tieáp, chi phí nhaân coâng tröïc tieáp vaø chi phí saûn xuaát chung. - Chi phí nguyeân vaät lieäu tröïc tieáp: goàm + Chi phí daàu goác: 50N, 80SN, 150SN, 100BS, 150BS, 250SN, 500SN, 700SN… + Chi phí phuï gia: Hitec 521, Hitec 623, Keltan 740, Keltan 7006, Daàu coï FAD… + Chi phí nhieân lieäu: daàu DO ñoát loø. + Chi phí bao bì: phuy nhöaï, phuy saét, can 25 lít. can 18 lít, xoâ nhöïa, nhaõn decal, thuøng carton, seal, ron… Chi phí nguyeân vaät lieäu tröïc tieáp 621 ñöôïc thoáng keâ rieâng cho töøng Xöôûng: Xöôûng 1 laø 6211, Xöôûng 2 laø 6212. Tuy nhieân, chi phí naøy khoâng tính rieâng ñöôïc cho töøng leänh saûn xuaát moät. - Chi phí nhaân coâng tröïc tieáp: goàm + Tieàn löông chính cuûa coâng nhaân tröïc tieáp saûn xuaát. + Tieàn löông ngoaøi giôø cuûa coâng nhaân tröïc tieáp saûn xuaát. + Baûo hieåm xaõ hoäi, baûo hieåm y teá, kinh phí coâng ñoaøn cuûa coâng nhaân tröïc tieáp saûn xuaát. + Tieàn aên cuûa coâng nhaân tröïc tieáp saûn xuaát. + Tieàn löông cuûa coâng nhaân coâng nhaät. 28 Chi phí nhaân coâng tröïc tieáp 622 ñöôïc thoáng keâ rieâng cho töøng Xöôûng: Xöôûng 1 laø 6221, Xöôûng 2 laø 6222. Tuy nhieân, chi phí naøy khoâng tính rieâng ñöôïc cho töøng leänh saûn xuaát moät. - Chi phí saûn xuaát chung: ñöôïc theo doõi rieâng Xöôûng 1 vaø Xöôûng 2, goàm: + Chi phí nhaân vieân phaân xöôûng (6271 1 vaø 6271 2): goàm tieàn löông chính, tieàn löông ngoaøi giôø, baûo hieåm xaõ hoäi, baûo hieåm y teá, kinh phí coâng ñoaøn, tieàn aên ca… cuûa nhaân vieân phaân xöôûng. Nhaân vieân phaân xöôûng bao goàm: Tröôûng phoù Quaûn ñoác, Thö kyù saûn xuaát, Thoáng keâ phaân xöôûng, nhaân vieân taïp vuï. + Chi phí vaät lieäu (6272 1 vaø 6272 2): goàm Xaêng 90, 92, daàu DO, FO, KO, dung moâi, hoùa chaát… + Chi phí duïng cuï saûn xuaát (6273 1 vaø 6273 2): chi phí coâng cuï, phoøng chaùy chöõa chaùy taïi Xöôûng, trang bò baûo hoä lao ñoäng, ñoàng phuïc, vaên phoøng phaåm cuûa nhaân vieân quaûn lyù phaân xöôûng… + Chi phí khaáu hao taøi saûn coá ñònh (6274 1 vaø 6274 2): bao goàm khaáu hao Nhaø xöôûng, khaáu hao thieát bò vaø khaáu hao phöông tieän vaän taûi. Phöông tieän vaän taûi ôû Xöôûng laø caùc xe naâng haøng, giuùp vaän chuyeån nguyeân vaät lieäu töø Kho ñeán Xöôûng vaø vaän chuyeån thaønh phaåm töø Xöôûng ñeán xe taûi. + Chi phí dòch vuï mua ngoaøi (6277 1 vaø 6277 2): chi phí ñieän thoaïi, ñieän, nöôùc, thueâ ñaát, phí kieåm ñònh, hieäu chuaån thieát bò, phí thöû nghieäm maãu, söûa chöõa taøi saûn coá ñònh… + Chi phí baèng tieàn khaùc (6278 1 vaø 6278 2): chi phí coâng taùc, tieáp khaùch. Chi phí nguyeân vaät lieäu tröïc tieáp, nhaân coâng tröïc tieáp, chi phí saûn xuaát chung ñöôïc taäp hôïp theo töøng phaân xöôûng. Coâng ty ñaùnh giaù saûn phaåm dôû dang theo chi phí nguyeân vaät lieäu chuû yeáu tröïc tieáp. Cuoái moãi thaùng, nhaân vieân thoáng keâ phaân xöôûng kieåm keâ soá löôïng daàu goác coøn toàn trong caùc boàn pha cheá vaø treân caùc baêng chuyeàn. Keá toaùn chi phí nhaän soá lieäu treân vaø raùp ñôn giaù theo ñôn giaù bình quaân daàu goác xuaát ra trong kyø ñeå tính ñöôïc giaù trò saûn phaåm dôû dang cuoái kyø. Coøn chi phí nhaân coâng tröïc tieáp vaø chi phí saûn xuaát chung ñöôïc tính heát cho thaønh phaåm nhaäp kho trong kyø. Döïa vaøo giaù thaønh keá hoaïch xaây döïng töø ñaàu naêm, keá toaùn seõ tính ñöôïc giaù thaønh ñôn vò thaønh phaåm nhaäp kho. 2.2.1.2. Chi phí ngoaøi saûn xuaát goàm chi phí baùn haøng vaø chi phí quaûn lyù doanh nghieäp. - Chi phí baùn haøng: ña phaàn chi phí naøy phaùt sinh töø boä phaän baùn haøng trong coâng ty. 29 + Chi phí nhaân vieân (641 1): goàm tieàn löông chính, tieàn löông ngoaøi giôø, baûo hieåm xaõ hoäi, baûo hieåm y teá, kinh phí coâng ñoaøn, tieàn aên ca, trôï caáp thoâi vieäc… cuûa nhaân vieân boä phaän baùn haøng vaø phuïc vuï baùn haøng thuoäc Phoøng Keá hoaïch – Kinh doanh: Tröôûng Phoøng Keá hoaïch – Kinh doanh, Phoù phoøng phuï traùch baùn haøng, nhaân vieân baùn haøng, nhaân vieân tieáp thò, nhaân vieân vieát hoùa ñôn, thuû kho vaø phuï kho thaønh phaåm… + Chi phí vaät lieäu, bao bì (641 2): goàm Xaêng 90, 92, daàu DO, FO, KO, dung moâi, hoùa chaát, thuøng carton … phuïc vuï baùn haøng. + Chi phí duïng cuï, ñoà duøng (641 3): chi phí coâng cuï, trang bò ñoàng phuïc, vaên phoøng phaåm, aán phaåm cuûa nhaân vieân boä phaän baùn haøng vaø phuïc vuï baùn haøng, chi phí trang bò baûng hieäu ñaïi lyù … + Chi phí khaáu hao taøi saûn coá ñònh (641 4): Chi phí khaáu hao xe taûi, xe moâ toâ coâng xa. + Chi phí dòch vuï mua ngoaøi (641 7): chi phí ñieän thoaïi, ñieän, nöôùc, baûo hieåm haøng hoùa, baûo hieåm xe taûi, xe moâ toâ coâng xa, phí kieåm ñònh phöông tieän vaän taûi, phí mua veù caàu ñöôøng cho xe taûi vaø coâng xa, phí böu ñieän, chi phí thueâ ngoaøi vaän chuyeån haøng baùn., chi phí quaûng caùo pano, quaûng caùo baùo chí, söûa xe ... + Chi phí baèng tieàn khaùc (641 8): coâng taùc phí cuûa boä phaän baùn haøng vaø phuïc vuï baùn haøng, chi phí khuyeán maõi, tieáp khaùch, hoäi nghò khaùch haøng, tham döï hoäi chôï… Rieâng chi phí baûo haønh saûn phaåm (641 5): ôû coâng ty khoâng söû duïng vì thöïc teá soá phaùt sinh khoâng ñaùng keå. - Chi phí quaûn lyù doanh nghieäp: laø caùc chi phí phaùt sinh töø caùc boä phaän coøn laïi trong coâng ty: nhaân söï, haønh chính, baûo veä, keá toaùn, QA … + Chi phí nhaân vieân (642 1): goàm ._.oâng nhaân vieân trong boä phaän. Neáu nhö caùc thaùng tröôùc ñaõ khaáu tröø moät phaàn thì cuoái quí naøy khaáu tröø phaàn coøn laïi. Phaàn 1/2 laø phaàn “chuyeån loã” cho hôïp ñoàng khoaùn phí tieáp theo. 3.4.7.4. Xöû lyù ñoái vôùi caùc trung taâm traùch nhieäm yeáu keùm: Cöù 2 quí lieân tieáp maø boä phaän khoâng ñaït keá hoaïch chi phí thì phaûi giaùng chöùc Tröôûng boä phaän. 3.4.8. Coâng cuï thöïc hieän 3.4.8.1. Taøi khoaûn theo doõi : 621, 622, 627, 154, 155, 632, 641, 642 theo töøng boä phaän. Ngoaøi ra, coøn phaûi theo doõi phaàn chi phí mua haøng cuûa boä phaän Keá hoaïch. 3.4.8.2. Chöùng töø, Bieân baûn : - Bieân baûn hoïp phaân chia chi phí chung. - Hôïp ñoàng khoaùn phí ñoái vôùi töøng trung taâm traùch nhieäm. - Phieáu baùo ngöøng vieäc do töøng nguyeân nhaân cuï theå: Boä phaän ngöøng vieäc laäp phieáu baùo, coù söï xaùc nhaän cuûa Phoøng Haønh chính – Nhaân söï. 60 Baûng 21: PHIEÁU BAÙO NGÖØNG VIEÄC Soá :………. Ngaøy…… Thaùng…. Naêm …. Boä phaän, Ban, Phoøng: …………….. Boä phaän ngöøng vieäc: ……………………………………………….. Thôøi gian ngöøng vieäc: ………….. töø ……….h…...’ ñeán ….h…….’ 3.4.8.3. Soå saùch: - Soå doanh thu. - Soå chi phí phaùt sinh theo töøng boä phaän. - Soå thoáng keâ loãi do saûn xuaát. - Soå thoáng keâ khieáu naïi cuûa khaùch haøng vaø tæ leä giaûi quyeát… 3.4.8.4. Baùo caùo: - Quyeát toaùn löôïng tieâu hao nguyeân vaät lieäu thöïc teá so vôùi ñònh möùc: Bieåu naøy do Phoøng Keá toaùn laäp, coù xaùc nhaän cuûa boä phaän saûn xuaát. Thôøi haïn hoaøn thaønh: ngaøy 7 thaùng sau. 61 Baûng 22: QUYEÁT TOAÙN TIEÂU HAO NGUYEÂN VAÄT LIEÄU SAÛN XUAÁT Thaùng…. / Naêm …. Boä phaän : ….. STT NOÄI DUNG Daàu goác (taán) Phuï gia (taán) … I. NGUYEÂN VAÄT LIEÄU XUAÁT CHO SAÛN XUAÁT 1 Toàn ñaàu thaùng taïi Xöôûng A1 A2 2 Saûn phaåm dôû dang ñaàu thaùng B1 B2 3 Xuaát nguyeân vaät lieäu cho Xöôûng C1 C2 4 Saûn phaåm dôû dang cuoái thaùng D1 D2 5 Toàn cuoái thaùng taïi Xöôûng E1 E2 Xuaát nguyeân vaät lieäu cho saûn xuaát A = A1+B1+ C1-D1-E1 B=A2+B2+ C2-D2-E2 II. NGUYEÂN VAÄT LIEÄU TRONG THAØNH PHAÅM 1 Daàu coâng nghieäp X1 X2 2 Daàu ñoäng cô Y1 Y2 3 Daàu chuyeân duøng Z1 Z2 ….. … … Löôïng nguyeân vaät lieäu trong thaønh phaåm C = X1+Y1+ Z1+… D=X2+Y2+ Z2+… III. LÖÔÏNG HAO HUÏT NGUYEÂN VAÄT LIEÄU 1 Löôïng hao huït thöïc teá A – C B - D 2 Tæ leä hao huït theo ñònh möùc (%) x% Y% 3 Löôïng hao huït ñònh möùc x% C y% D 4 Cheânh leäch hao huït thöïc teá vaø ñònh möùc T= A–(1-x%)C U= B–(1-x%)D 5 Ñôn giaù bình quaân nguyeân vaät lieäu (ñ) t U Toång giaù trò cheânh leäch hao huït (ñ) tT + uU + ….. - Baùo caùo tình hình thöïc hieän keá hoaïch chi phí saûn xuaát cuûa boä phaän: Bieåu naøy gioáng nhö cuõ. Tuy nhieân “Phaàn I/ Chi phí nguyeân vaät lieäu tröïc tieáp” ñöôïc caét boû. 62 Baûng 23: BAÙO CAÙO CHI PHÍ SAÛN XUAÁT Thaùng…. (Quyù) / Naêm …. Boä phaän : ….. Chi phí Cheânh leäch STT Noäi dung KH KH ñ/c Thöïc teá +/- % A B C D E F=E-D G=F/D I Chi phí N Coâng tröïc tieáp II Bieán phí saûn xuaát chung 1 - 627 1 2 - 627 2 … - …. III Ñònh phí saûn xuaát chung 1 - 627 1 2 - 627 2 3 - 627 3 4 - 627 4 … - … COÄNG - Baùo caùo tình hình thöïc hieän keá hoaïch chi phí ngoaøi saûn xuaát cuûa boä phaän: gioáng nhö cuõ (Baûng 16). - Baùo caùo tình hình thöïc hieän keá hoaïch doanh thu: Gioáng nhö cuõ (Baûng 17). - Quyeát toaùn khoaùn chi phí : Caùc boä phaän ñaõ coù kyù hôïp ñoàng khoaùn phí thì seõ laäp maãu quyeát toaùn chi phí naøy. Soá lieäu do Phoøng Keá toaùn toång hôïp coù Tröôûng boä phaän kyù teân. Thôøi gian thöïc hieän: ngaøy 10 taây thaùng sau. Baûng quyeát toaùn naøy phaûi coù Ban Giaùm ñoác kyù duyeät laøm cô sôû phaùp lyù cho vieäc ñieàu chænh taêng/giaûm thu nhaäp cho coâng nhaân vieân taïi boä phaän ñoù. 63 Baûng 24: QUYEÁT TOAÙN KHOAÙN CHI PHÍ Thaùng…. (Quyù) / Naêm …. Boä phaän : ….. Chæ tieâu Giaù trò I. DOANH THU: 1. Möùc ñoä hoaït ñoäng cuûa boä phaän (x) X 2. Möùc ñoä hoaït ñoäng cuûa Coâng ty (y) Y 3. Doanh thu boä phaän ax + by + c A = aX + bY +c 4. Ñieàu chænh doanh thu do caùc nguyeân nhaân (1) +/- do nguyeân nhaân 1 +Z (2) +/- do nguyeân nhaân 2 -T 5. Toång ñieàu chænh doanh thu B = +Z – T 6. Doanh thu quyeát toaùn C = A + B II. CHI PHÍ: 1. Chi phí boä phaän D 2. Ñieàu chænh chi phí (1) +/- do nguyeân nhaân 3 +U (2) +/- do nguyeân nhaân 4 -V 3. Toång ñieàu chænh chi phí E = +U - V 4. Chi phí quyeát toaùn F = D + E III. QUYEÁT TOAÙN LÔÏI NHUAÄN BOÄ PHAÄN D - F Chuù thích: möùc ñoä hoaït ñoäng cuûa boä phaän coù theå laø soá taán thaønh phaåm ñöôïc saûn xuaát ôû Phaân xöôûng, soá taán nguyeân vaät lieäu nhaäp khaåu ôû boä phaän Keá hoaïch... Möùc ñoä hoaït ñoäng cuûa Coâng ty laø trung bình coäng cuûa doanh thu vaø tieàn thu baùn haøng trong kyø. 3.5. Trieån khai khoaùn chi phí thí ñieåm taïi moät soá boä phaän trong Coâng ty Vieäc xaây döïng heä thoáng kieåm soaùt chi phí baèng hình thöùc khoaùn chi phí laø ñieàu caàn thieát nhöng caàn phaûi trieån khai taïi moät soá boä phaän ñeå ruùt kinh nghieäm haàu trieån khai ñaïi traø, ñöa coâng taùc kieåm soaùt chi phí ñi vaøo chieàu saâu, thöïc chaát. Hai boä phaän ñöôïc choïn khoaùn thí ñieåm laø boä phaän kinh doanh thuoäc Phoøng Keá hoaïch – Kinh doanh vaø Phaân xöôûng 1 thuoäc Phoøng Saûn xuaát. 3.5.1. Khoaùn chi phí cho boä phaän Kinh doanh cuûa Phoøng Keá hoaïch – Kinh doanh Vieäc khoaùn chi phí cho boä phaän kinh doanh quí III/2004 ñaõ thöïc hieän qua caùc böôùc sau: 64 Böôùc 1: Chuaån bò cho kyù keát hôïp ñoàng khoaùn phí. - Ban Giaùm ñoác Coâng ty toå chöùc cuoäc hoïp vôùi Keá toaùn tröôûng, chuû quaûn Phoøng Keá hoaïch - Kinh doanh vaø boä phaän Kinh doanh vaøo ngaøy 04/7/2004. + Ban Giaùm ñoác Coâng ty giaûi thích chuû tröông khoaùn chi phí. Muïc tieâu cuoái cuøng maø Ban Giaùm ñoác mong muoán vieäc khoaùn chi phí naøy thaønh coâng seõ ñem laïi thu nhaäp oån ñònh cho coâng ty vaø caûi thieän ñaùng keå thu nhaäp cuûa ngöôøi lao ñoäng. Ban Giaùm ñoác cuõng thoâng baùo veà caùch nhìn môùi ñoái vôùi boä phaän Kinh doanh: boä phaän naøy khoâng coøn laø boä maùy haønh chính thuï ñoäng nhö tröôùc ñaây maø seõ bieán thaønh moät ñaïi lyù baùn haøng ñuùng giaù coâng ty, coâng ty seõ traû thuø lao töông xöùng vôùi coâng söùc maø ñaïi lyù boû ra. Ban Giaùm ñoác ñeà nghò boä phaän Kinh doanh phaûi hôïp löïc ñeå boä phaän thöïc hieän thaønh coâng hôïp ñoàng khoaùn phí. Ban Giaùm ñoác cuõng thoâng baùo neáu boä phaän khoâng ñaït keá hoaïch chi phí trong 2 quí lieàn thì Tröôûng boä phaän seõ bò caùch chöùc. + Keá toaùn tröôûng thoâng baùo tinh thaàn cuoäc hoïp caùc caùn boä tröôûng boä phaän veà vieäc phaân chia chi phí ñieän, nöôùc, möùc trích khaáu hao ñònh kyø, caùc chi phí lôùn coøn phaûi tieáp tuïc phaân boå cho boä phaän, chi phí trôï caáp thoâi vieäc do Coâng ty chòu, tieàn thöôûng, phuùc lôïi tröôùc ñaây vaãn do quyõ khen thöôûng – phuùc lôïi cuûa Coâng ty ñaøi thoï. + Keá toaùn tröôûng thoâng baùo chi phí phaùt sinh thöïc teá haøng thaùng cuûa boä phaän laø 261.230 ngaøn ñoàng. Soá lieäu naøy ñöôïc thoáng keâ trong 9 thaùng ñaàu naêm vaø khoâng tính ñeán giaù voán haøng baùn. So vôùi keá hoaïch chi phí ñieàu chænh 253.752 ngaøn ñoàng thì boä phaän Kinh doanh söû duïng vöôït chi phí laø 7.478 ngaøn ñoàng, tæ leä vöôït laø 2,9%. Keá toaùn tröôûng coù phaân tích tình hình chi phí vöôït laø do boä phaän Kinh doanh khoâng quaûn lyù chi phí ñieän thoaïi toát: coù nhöõng soá ñieän thoaïi maø coâng ty chöa heà giao dòch, thöôøng xuyeân goïi lieân tænh khoâng thoâng qua toång ñaøi 171, 178…, toå chöùc ñieàu haøng khoâng hôïp lyù, thieáu chuù yù cung ñöôøng vaän chuyeån … laøm chi phí vaän chuyeån taêng leân cao. Chæ rieâng hai chi phí naøy neáu boä phaän quaûn lyù toát thì chi phí thöïc teá seõ thaáp hôn caû chi phí keá hoaïch nöõa. Keá toaùn tröôûng coù gôïi yù neáu boä phaän ñeà xuaát thaønh laäp ñoäi xe vaän taûi thì chi phí seõ keùo xuoáng nhieàu hôn nöõa. + Keá toaùn tröôûng thoâng baùo döïa vaøo chi phí keá hoaïch vaø caùch thöùc phaân bieät ñònh phí, bieán phí ñeå xaây döïng haøm khoaùn chi phí cho boä phaän kinh doanh laø 0,01635x + 32.581 (ngaøn ñoàng). ÔÛ ñaây x ñöôïc tính baèng toång soá doanh thu baùn haøng vaø tieàn thu baùn haøng trong kyø – chia 2. Coâng ty quyeát ñònh ñöa tieàn thu baùn haøng laøm möùc ñoä hoaït ñoäng laø muoán boä phaän chuù yù nhieàu ñeán vieäc quaûn lyù coâng nôï chaët cheõ, khoâng quaù chuù troïng ñeán chæ tieâu doanh thu maø ñeå laïi nhieàu ruûi ro cho coâng ty phaûi gaùnh chòu. - Ban chuû quaûn Phoøng Keá hoaïch – Kinh doanh vaø boä phaän Kinh doanh hoïp vaøo saùng ngaøy 06/7/2004 ñeå thaûo luaän veà vieäc nhaän khoaùn möùc khoaùn chi phí hôïp lyù vaø caùc bieän phaùp ñeå thöïc hieän toát vieäc quaûn lyù chi phí. 65 - Ban Giaùm ñoác Coâng ty, Keá toaùn tröôûng, chuû quaûn Phoøng Keá hoaïch - Kinh doanh vaø boä phaän Kinh doanh hoïp vaøo chieàu ngaøy 06/7/2004 ñeå guùt laïi möùc khoaùn chi phí. Chuû quaûn Phoøng Keá hoaïch – Kinh doanh coù neâu nhöõng khoù khaên cuûa Phoøng vaø ñeà xuaát taêng ñònh möùc. Cuoái cuøng, Ban Giaùm ñoác thuaän duyeät möùc “thöôûng” khi phaùt trieån moät ñaïi lyù môùi laø 200.000 ñoàng. Nhö vaäy, haøm khoaùn chi phí cho boä phaän kinh doanh seõ laø 0,01635x + 200z + 32.581 (ngaøn ñoàng) vôùi z: soá ñaïi lyù môùi phaùt trieån trong thaùng. Böôùc 2: Kyù keát hôïp ñoàng khoaùn phí. Phoøng Keá toaùn chuyeån trình hôïp ñoàng khoaùn phí cho Ban Giaùm ñoác vaø Phoù Phoøng Keá hoaïch - Kinh doanh phuï traùch boä phaän Kinh doanh kyù. Thôøi gian hieäu löïc cuûa hôïp ñoàng töø ngaøy 01/7/2004 ñeán heát 30/9/2004. Böôùc 3: Sô keát thaùng vaø quyeát toaùn quyù. - Soá lieäu quyeát toaùn: Baûng 25: SÔ KEÁT THAÙNG VAØ QUYEÁT TOAÙN QUYÙ III/04 Boä phaän: Kinh doanh Chæ tieâu Thaùng 7/04 Thaùng 8/04 Thaùng 9/04 Trung bình Quí III/04 Doanh thu (ngñ) 13.887.365 12.511.681 14.275.123 13.558.056 Tieàn thu baùn haøng (ngñ) 14.080.867 13.945.186 12.358.224 13.461.426 (Doanh thu + Tieàn thu )/ 2 (ngñ) 13.984.116 13.228.434 13.316.674 13.509.741 Soá ñaïi lyù môùi (ñieåm) 3 1 2 2 Doanh thu quyeát toaùn (ñoàng) 261.821.297 249.065.888 250.708.612 253.865.265 Chi phí quyeát toaùn (ñoàng) 258.752.100 249.576.100 253.082.765 253.803.655 Cheânh leäch doanh thu – chi phí (ñoàng) 3.069.197 - 510.212 -2.374.153 + 61.610 - Nhaän xeùt: Veà maët doanh thu, saûn löôïng baùn ra trong thaùng 08/2004 giaûm nheï laø do giaù daàu treân thò tröôøng theá giôùi bieán ñoäng, caùc ñaïi lyù mua haøng caàm chöøng ñeå ñeà phoøng baát traéc, nhöng thaùng 9/04 doanh thu coù daáu hieäu phuïc hoài goùp phaàn laøm doanh thu bình quaân thaùng cuûa quyù III vaãn töông ñöông vôùi doanh thu thaùng cuûa 6 thaùng ñaàu naêm 2004. 66 Veà maët chi phí thì theo soá lieäu thoáng keâ 6 thaùng ñaàu naêm 2004, doanh thu vaø tieàn thu bình quaân thaùng laø 13,5 tyû ñoàng thì chi phí töông öùng laø 261,2 trieäu ñoàng. Qua 1 quyù khoaùn thí ñieåm, chuùng ta nhaän thaáy doanh thu vaø tieàn thu moãi thaùng trong quyù III naêm 2004 vaãn laø 13,5 tyû ñoàng nhöng chi phí chæ coøn 253,8 trieäu ñoàng. Roõ raøng laø boä phaän kinh doanh ñaõ coù nhöõng coá gaéng tieát kieäm chi phí, thay ñoåi phöông thöùc ñieàu haøng laøm cho taàn suaát giao haøng ít hôn nhöng vaãn ñaûm baûo khoái löôïng vaän chuyeån khoâng ñoåi. Thaät ra, neáu caùc nhaø xe khoâng leân cöôùc vaän chuyeån thì ñaûm baûo boä phaän kinh doanh seõ “thaéng” lôùn chöù khoâng “hoøa voán” nhö vaäy. Chuû quaûn Phoøng Keá hoaïch – Kinh doanh ñang trình phöông aùn mua saém moät soá xe taûi ñeå goùp phaàn laøm giaûm chi phí, naâng cao hieäu quaû hoaït ñoäng kinh doanh. Maët khaùc, khi xem xeùt chi phí chi tieát, coù moät soá khoaûn khoâng hôïp lyù. Trong thaùng 8/2004, doanh thu suït giaûm maø boä phaän baùn haøng vaãn laøm vieäc ngoaøi giôø töông ñöông vôùi caùc thaùng coøn laïi. Chuû quaûn Phoøng Keá hoaïch – Kinh doanh caàn saâu saùt hôn trong quaûn lyù nhaân vieân ñeå coù theå loaïi boû nhöõng laõng phí trong chi phí thöïc teá cuûa boä phaän mình phuï traùch. Quaù trình khoaùn phí cho boä phaän Kinh doanh ñaõ phaùt sinh moät soá vaán ñeà môùi nhöng ñaõ ñöôïc Ban Laõnh ñaïo vaø boä phaän Kinh doanh thoáng nhaát caùch giaûi quyeát. Böôùc 4: Taùi kyù hôïp ñoàng khoaùn phí quyù IV/2004. Maëc duø boä phaän chæ vöøa hoaøn thaønh keá hoaïch chi phí nhöng phöông höôùng saép tôùi cuûa boä phaän veà trang bò theâm xe taûi, ñöôïc söï nhaéc nhôû veà vieäc quaûn lyù nhaân vieân chaët cheõ hôn, chaéc chaén boä phaän seõ thaønh coâng trong hôïp ñoàng khoaùn quí IV/2004. Boä phaän Kinh doanh trình Ban Giaùm ñoác giöõ nguyeân haøm khoaùn phí nhöng Ban Giaùm ñoác ñieàu chænh phaàn thöôûng cho phaùt trieån ñaïi lyù môùi. Theo soá lieäu thoáng keâ: soá ñieåm ñaïi lyù xin thanh lyù trong caùc thaùng cuûa quyù III/2004 laàn löôït laø 2, 0 vaø 2. Nhö vaäy tieáp thò taäp trung môû roäng thò tröôøng maø khoâng chuù yù giöõ vöõng thò tröôøng ñaõ coù thì cuõng khoâng oån. Do ñoù soá tieàn 200.000 ñoàng ñöôïc tính treân soá cheânh leäch ñaïi lyù môùi môû vaø ñaïi lyù xin thanh lyù. Soá tieàn naøy döông hay aâm tuøy thuoäc vaøo söï töông quan giöõa soá löôïng ñaïi lyù môùi môû nhieàu hôn hay ít hôn soá löôïng ñaïi lyù xin thanh lyù. Thaät ra soá tieàn naøy khoâng ñaùng keå nhöng Ban Giaùm ñoác muoán boä phaän Kinh doanh chuù yù hôn nöõa vaøo thöïc chaát phaùt trieån thò tröôøng, vì ñaây laø cô sôû vöõng chaéc cho vieäc taêng tröôûng doanh thu. 67 3.5.2. Khoaùn chi phí cho Phaân xöôûng 1 thuoäc Phoøng Saûn xuaát Böôùc 1: Chuaån bò cho kyù keát hôïp ñoàng khoaùn phí. - Ban Giaùm ñoác Coâng ty toå chöùc cuoäc hoïp vôùi Keá toaùn tröôûng, chuû quaûn Phoøng Saûn xuaát, Ban Quaûn ñoác Xöôûng 1 vaø toaøn theå coâng nhaân vieân cuûa Xöôûng 1 vaøo chieàu ngaøy 04/7/2004. + Ban Giaùm ñoác Coâng ty giaûi thích chuû tröông khoaùn chi phí. Ban Giaùm ñoác chuû tröông ñoái xöû vôùi Phaân xöôûng 1 nhö laø moät ñoái taùc nhaän gia coâng thaønh phaåm cuûa coâng ty. + Keá toaùn tröôûng giaûi thích theâm veà vieäc khoaùn chi phí boä phaän vaø thoâng baùo chi phí phaùt sinh thöïc teá haøng thaùng cuûa boä phaän laø 324.750 ngaøn ñoàng. Soá lieäu naøy ñöôïc thoáng keâ trong 9 thaùng ñaàu naêm vaø khoâng tính ñeán chi phí nguyeân vaät lieäu tröïc tieáp. So vôùi keá hoaïch chi phí ñieàu chænh 325.886 ngaøn ñoàng thì Xöôûng 1 hoaøn thaønh keá hoaïch chi phí. Maët khaùc, caên cöù möùc tieâu hao nguyeân vaät lieäu thöïc teá, Keá toaùn tröôûng thoâng baùo giaûm ñònh möùc tieâu hao daàu goác vaø phuï gia töø 0,62% xuoáng coøn 0,5%. Töø ñònh möùc naøy seõ quyeát ñònh möùc ñoä thöôûng phaït nhö sau: neáu tieâu hao thöïc teá nhoû hôn ñònh möùc thì ñöôïc thöôûng 50% treân giaù trò cheânh leäch; ngöôïc laïi thì bò boài thöôøng 100% giaù trò cheânh leäch. Ngoaøi ra caùc söï coá phaùt sinh trong quaù trình saûn xuaát nhö ngöøng vieäc do thieáu nguyeân vaät lieäu, cuùp ñieän… seõ ñöôïc Coâng ty giaûi quyeát theo töøng tröôøng hôïp cuï theå (Muïc 3.4.6). + Keá toaùn tröôûng thoâng baùo döïa vaøo chi phí keá hoaïch vaø caùch thöùc phaân bieät ñònh phí, bieán phí ñeå xaây döïng haøm khoaùn chi phí cho Xöôûng 1 laø 116,10x + Hh%+ 0,0002401y + 87.548 (ngaøn ñoàng) ÔÛ ñaây x ñöôïc tính baèng troïng löôïng thaønh phaåm saûn xuaát trong kyø vôùi möùc chuaån laø gia coâng 1 taán daàu coâng nghieäp. Caùc loaïi daàu ñoäng cô, daàu chuyeân duïng coù heä soá laàn löôït laø 1,05 vaø 1,1. H laø toång giaù trò cheânh leäch hao huït cuûa nguyeân vaät lieäu trong kyø. h% laø tæ leä thöôûng/ phaït neáu giaù trò hao huït laø döông hay aâm. Neáu döông thì h = 50%, neáu aâm thì h% = 100%. y laø trung bình coäng cuûa doanh thu vaø tieàn thu baùn haøng toaøn coâng ty. Chuû quaûn Phoøng Saûn xuaát, Ban Quaûn ñoác Xöôûng 1 vaø caùc coâng nhaân vieân Xöôûng 1 hoïp vaøo saùng ngaøy 06/7/2004 ñeå thaûo luaän veà vieäc nhaän khoaùn möùc khoaùn chi phí hôïp lyù. 68 Ban Giaùm ñoác Coâng ty, Keá toaùn tröôûng, chuû quaûn Phoøng Saûn xuaát vaø Xöôûng 1 hoïp vaøo saùng ngaøy 07/7/2004 ñeå guùt laïi möùc khoaùn chi phí. Quaûn ñoác Xöôûng 1 ñeà xuaát xin giöõ laïi ñònh möùc tieâu hao daàu goác vaø phuï gia nhö tröôùc ñaây 0,62% vaø möùc thöôûng do tieát kieäm vaät tö laø 100% nhöng Ban Giaùm ñoác khoâng ñoàng yù. Nhö vaäy, haøm khoaùn chi phí cho Xöôûng 1 khoâng ñoåi so vôùi döï kieán 116,10x + Hh%+ 0,0002401y + 87.548 (ngaøn ñoàng) Böôùc 2: Kyù keát hôïp ñoàng khoaùn phí. Phoøng Keá toaùn chuyeån trình hôïp ñoàng khoaùn phí cho Ban Giaùm ñoác vaø Quaûn ñoác Xöôûng 1 kyù. Thôøi gian hieäu löïc cuûa hôïp ñoàng töø ngaøy 01/7/2004 ñeán heát 30/9/2004. Böôùc 3: Sô keát thaùng vaø quyeát toaùn quyù. - Soá lieäu quyeát toaùn: Baûng 26: SÔ KEÁT THAÙNG VAØ QUYEÁT TOAÙN QUYÙ III/04 Boä phaän: Xöôûng 1 Chæ tieâu Thaùng 7/04 Thaùng 8/04 Thaùng 9/04 Trung bình Quí III/04 Löôïng saûn xuaát (taán) 1.912 1.782 1.987 1.894 Giaù trò cheânh leäch hao huït (ñ) 1.245.845 -542.485 1.318.783 674.048 Doanh thu (ngñ) 13.887.365 12.511.681 14.275.123 13.558.056 Tieàn thu baùn haøng (ngñ) 14.080.867 13.945.186 12.358.224 13.461.426 (Doanh thu + Tieàn thu )/ 2 (ngñ) 13.984.116 13.228.434 13.316.674 13.509.741 Doanh thu quyeát toaùn (ñoàng) 313.511.709 297.071.862 322.095.425 310.983.413 Chi phí quyeát toaùn (ñoàng) 311.278.156 300.578.484 313.985.702 308.614.114 Cheânh leäch doanh thu – chi phí (ñoàng) 2.233.553 -3.506.622 8.109.723 2.369.299 - Nhaän xeùt: Veà maët saûn löôïng saûn xuaát, Phaân xöôûng 1 ñaõ hoaøn thaønh khoái löôïng ñaët haøng cuûa Phoøng Keá hoaïch – Kinh doanh vôùi löôïng saûn xuaát haøng thaùng laø 1.894 taán. Soá löôïng naøy thaáp hôn soá saûn xuaát bình quaân trong quyù III/2004 laø 121 taán laøm “doanh thu” cuûa Phaân xöôûng 1 giaûm khoaûng 14 trieäu ñoàng/thaùng. 69 Veà maët chi phí thì Phaân xöôûng 1 cuõng ñaõ coá gaéng trong vieäc kieåm soaùt chi phí daãn ñeán lôïi nhuaän bình quaân thaùng laø 2,37 trieäu ñoàng, ñieàu naøy caøng coù yù nghóa khi saûn löôïng saûn xuaát bình quaân thaùng cuûa Quyù III/2004 thaáp hôn so vôùi saûn löôïng saûn xuaát bình quaân thaùng cuûa 6 thaùng ñaàu naêm. Trong 3 thaùng trong quyù III/2004 thì chæ coù Thaùng 8/2004 laø Xí nghieäp bò loã. Khi sô keát keát quaû kinh doanh taïi Phaân xöôûng trong thaùng naøy, chính caùc coâng nhaân laø nhöõng ngöôøi chæ ra caùc nguyeân nhaân laøm thieät haïi cho Phaân xöôûng. Ngoaøi vieäc saûn löôïng saûn xuaát khaù thaáp, Phoøng Keá hoaïch laïi thöôøng xuyeân thay ñoåi keá hoaïch saûn xuaát laøm boä phaän saûn xuaát bò ñoäng, chi phí ngoaøi giôø taêng cao baát hôïp lyù, ngoaøi ra Phaân xöôûng coøn chòu tieàn phaït do laõng phí nguyeân vaät lieäu. Coâng nhaân cho bieát theâm Quaûn ñoác Phaân xöôûng 1 ñaõ boá trí ca kíp saûn xuaát khoâng phuø hôïp laøm naûy sinh tình traïng khoâng coù nhaân söï bieát söû duïng xe naâng vaøo ca chieàu ngaøy 23/8/2004. Traùch nhieäm laùi xe naâng ñieàu chuyeån haøng hoùa trong Xöôûng ñöôïc giao cho moät coâng nhaân thôøi vuï vaø coâng nhaân naøy ñaõ voâ yù ñaâm thuûng beân hoâng moät phuy nhôùt 178kg. Ñoù laø nguyeân do laøm phaùt sinh tieàn phaït do söû duïng vöôït möùc nguyeân lieäu. Thaùng 9/2004 laø thaùng thaønh coâng cuûa Phaân xöôûng 1: saûn löôïng saûn xuaát taêng leân maø chi phí laïi ñöôïc kieåm soaùt toát. Phaân xöôûng 1 ñaõ chuû ñoäng hoïp vôùi Phoøng Keá hoaïch - Kinh doanh veà vieäc haïn cheá thay ñoåi keá hoaïch laøm Phaân xöôûng chuû ñoäng hôn trong boá trí saûn xuaát, ñaëc bieät laø phaân boå nhaân söï bieát laùi xe cho taát caû caùc ca. Phaân xöôûng cuõng thoáng nhaát vieäc qui traùch nhieäm cho töøng Tröôûng ca veà vieäc quaûn lyù saûn xuaát cuûa ca mình phuï traùch. Nhöõng loãi gaây thieät haïi ñeán quyeàn lôïi chung cuûa caû Xöôûng thì ñöôïc hoïp baøn, thaûo luaän ñeå truy traùch nhieäm ñeán töøng caù nhaân. Ñieàu naøy laøm chi phí cuûa Phaân xöôûng 1 ñöôïc quaûn lyù toát, hieäu quaû hôn caùc thaùng tröôùc ñaây. Quyù III/2004 cuõng coù moät vaøi laàn thieáu nguyeân vaät lieäu nhöng Phoøng Keá hoaïch – Kinh doanh ñaõ thoâng baùo kòp thôøi vôùi Xöôûng ñeå saép xeáp cho coâng nhaân nghæ ñònh kyø haøng tuaàn neân khoâng gaây thieät haïi cho saûn xuaát. Trong thaùng 8/2004, theo yeâu caàu cuûa Ñoaøn Thanh tra thuoäc Sôû Taøi nguyeân Moâi tröôøng Tænh Vónh Long, Phaân xöôûng 1 phaûi xaây theâm moät beå gaïn daàu ñeå xöû lyù nöôùc thaûi vôùi chi phí laø 7 trieäu ñoàng. Chi phí naøy hieän taïi chöa tính vaøo chi phí thöïc teá taïi Xöôûng 1 vì phaùt sinh ngoaøi keá hoaïch khoaùn phí. Maëc duø vieäc khoaùn phí cho boä phaän saûn xuaát coøn nhieàu yeáu toá baát ngôø do chuû quan cuûa tröôûng boä phaän laãn moät soá nguyeân nhaân khaùch quan ngoaøi taàm kieåm soaùt – nhöng Phaân xöôûng 1 ñaõ laáy laïi theá caân baèng vaøo thaùng 9/2004 ñeå doïn ñöôøng cho vieäc hoaøn thaønh keá hoaïch chi phí quyù IV naêm 2004. Böôùc 4: Taùi kyù hôïp ñoàng khoaùn phí quyù IV/2004. Ban Giaùm ñoác giöõ nguyeân haøm khoaùn phí tröôùc ñaây cho Xöôûng 1 vôùi thôøi haïn hôïp ñoàng laø 3 thaùng cuoái naêm 2004 vaø Phaân xöôûng 1 phaûi chòu chi phí phaùt sinh do 70 xaây beå gaïn daàu xöû lyù nöôùc thaûi vôùi thôøi haïn phaân boå chi phí laø 6 thaùng keå töø thaùng 10/2004. Phaân xöôûng 1 ñoàng yù vieäc taùi kyù hôïp ñoàng khoaùn phí. 3.5.3. Nhaän xeùt veà vieäc trieån khai khoaùn chi phí taïi hai boä phaän troïng taâm 3.5.3.1. Öu ñieåm Vieäc toå chöùc coâng taùc khoaùn chi phí ñöôïc chuaån bò chu ñaùo neân coâng nhaân vieân coù taâm lyù toát, saün saøng hôïp taùc vaø tieán trình thöïc hieän khoaùn phí ít gaëp nhöõng tình huoáng khoâng löôøng tröôùc. Muïc tieâu chung cuûa Coâng ñaët ra ñöôïc thoûa maõn: tæ leä taêng chi phí phaûi nhoû hôn toác ñoä taêng tröôûng doanh thu vaø Coâng ty phaûi coù laõi. Caùc boä phaän khoâng tham gia khoaùn phí trong ñôït naøy cuõng thöïc hieän töông ñoái toát keá hoaïch, coøn boä phaän Kinh doanh vaø Saûn xuaát thì thöïc hieän thaønh coâng keá hoaïch lôïi nhuaän cuûa mình. Hai boä phaän thí ñieåm laø Kinh doanh vaø Xöôûng 1 laø “xöông soáng” cuûa Coâng ty ñaõ thöïc hieän coâng taùc khoaùn phí vaø coù thaønh coâng nhaát ñònh seõ taïo söï khôûi ñaàu toát cho vieäc trieån khai khoaùn phí cho taát caû caùc boä phaän coøn laïi cuûa Coâng ty. Cuï theå laø Xöôûng 2 coù xin tham gia hôïp ñoàng khoaùn phí trong quyù IV/2004 nhöng chöa ñöôïc Ban Laõnh ñaïo Coâng ty chaáp thuaän. 3.5.3.2. Haïn cheá Maëc duø ñaõ tieân löôïng tröôùc nhöng thöïc teá quaù ña daïng, ñoøi hoûi caùc nhaø quaûn lyù phaûi xöû lyù nhanh choùng, kòp thôøi, phuø hôïp. Moät soá phaùt sinh ñoät xuaát coù theå keå ra: - Phaùt sinh môùi moät soá chi phí taïi boä phaän nhöng boä phaän khoâng chaáp nhaän chi phí naøy naèm trong haøm khoaùn chi phí: ñaây laø vieäc khoù traùnh khoûi. Tuy nhieân, caùc nhaân söï tham gia keá hoaïch khoaùn phí phaûi baùm saùt thöïc teá hôn, phaûi ruùt kinh nghieäm trong vieäc xaây döïng hôïp ñoàng caàn coù nhöõng phaân ñònh raïch roøi ñeå haïn cheá nhöõng phaùt sinh töông töï. - Chöa qui ñònh vieäc xaùc ñònh chi phí tieàn löông khi nhaân söï ñöôïc ñieàu chuyeån töø boä phaän naøy veà boä phaän khaùc: xöû lyù tính löông thôøi gian bình thöôøng vaø haïch toaùn cho töøng boä phaän theo soá ngaøy coâng thöïc teá. - Coâng nhaân vieân boä phaän coù khoaùn phí thaéc maéc caùch chia tieàn thöôûng hoaëc tieàn phaït haøng thaùng: caên cöù vaøo tieàn löông trong thaùng cuûa nhaân vieân, khoâng keå tieàn laøm theâm. - Vieäc quyeát toaùn haøng quyù cho caùc coâng nhaân vieân: caên cöù vaøo tieàn löông trong thaùng cuûa nhaân vieân, khoâng keå tieàn laøm theâm vaø nhaân vieân ñoù ñeán cuoái quyù vaãn coøn laøm vieäc taïi Coâng ty. - Tæ leä thöôûng phaït ñoái vôùi cheânh leäch ñònh möùc tieâu hao vaät lieäu: hai caùch tính daãn ñeán hai keát quaû khaùc nhau. 71 Ví duï: cheânh leäch tieâu hao vaät lieäu thöïc teá so vôùi ñònh möùc taïi Phaân xöôûng 1 qua caùc thaùng 7, 8 vaø 9/2004 laàn löôït laø +1.245.845ñ, -542.485ñ vaø 1.318.783ñ. Neáu quyeát toaùn theo töøng thaùng thì doanh thu taêng theâm cuûa Phaân xöôûng 1 do tieát kieäm chi phí seõ laø +1.245.845 x 50% - 542.485 x 100% + 1.318.783 x 50% = 739.829ñ. Neáu quyeát toaùn theo quyù thì doanh thu taêng theâm cuûa Phaân xöôûng 1 do tieát kieäm chi phí seõ laø (1.245.845 - 542.485 + 1.318.783) x 50% = 1.011.072ñ. Giöõa hai caùch tính cheânh leäch nhau 1.011.072ñ – 739.829ñ = 271.243ñ. Ban Laõnh ñaïo thoáng nhaát vôùi Phaân xöôûng 1 veà vieäc quyeát toaùn theo quyù ñoái vôùi tæ leä thöôûng phaït naøy. Maëc duø vieäc khoaùn phí ñaõ ñaùp öùng muïc tieâu ban ñaàu nhöng khoâng traùnh khoûi nhöõng baát caäp. Ban Laõnh ñaïo Coâng ty quyeát ñònh tieáp tuïc thöû nghieäm taïi 2 boä phaän Kinh doanh vaø Phaân xöôûng 1 theâm moät quyù nöõa tröôùc khi trieån khai khoaùn ñeán taát caû caùc boä phaän coøn laïi. Keát luaän Chöông III Vieäc khaûo saùt kyõ löôõng thöïc traïng kieåm soaùt chi phí cuûa Coâng ty trong thôøi gian qua giuùp chuùng ta thaáy ñöôïc söï caàn thieát phaûi xaây döïng laïi heä thoáng kieåm soaùt döôùi hình thöùc khoaùn phí. Heä thoáng môùi naøy phaûi ñaûm baûo keá thöøa ñöôïc nhöõng öu ñieåm cuûa heä thoáng cuõ cuõng nhö khaéc phuïc nhöõng haïn cheá voán coù cuûa noù. Tính keá thöøa theå hieän ôû choã heä thoáng môùi chaáp nhaän caùc thoáng keâ quaù khöù cuõng nhö caùc baùo caùo tröôùc ñaây ñeå xaùc ñònh haøm chi phí boä phaän. Heä thoáng kieåm soaùt chi phí coù quan ñieåm môùi trong vieäc xaùc ñònh caùc trung taâm traùch nhieäm: “chuyeån” caùc trung taâm chi phí vaø trung taâm doanh thu thaønh trung taâm lôïi nhuaän ñeå “ñònh löôïng” ñöôïc thaønh quaû cuûa boä phaän thoâng qua haøm khoaùn chi phí. Ngoaøi ra, ñeå taäp trung söï quan taâm cuûa moïi boä phaän ñeán vieäc hoaøn thaønh muïc tieâu chung cuûa ñôn vò thì haøm chi phí naøy ñöôïc nghieân cöùu vaø theâm vaøo bieán soá chung – ñoù laø doanh thu vaø tieàn thu baùn haøng trong kyø cuûa toaøn Coâng ty. Seõ chæ laø lyù thuyeát xuoâng neáu nhö khoâng coù thöïc teá kieåm ñònh heä thoáng kieåm soaùt chi phí naøy. Vieäc thöïc hieän khoaùn phí dieãn ra quyù III/2004 taïi hai boä phaän thí ñieåm laø kinh doanh vaø saûn xuaát – böôùc ñaàu khaù suoân seû, ñaõ mang laïi nieàm tin cho Laõnh ñaïo Coâng ty. Ñöông nhieân heä thoáng kieåm soaùt chi phí – do chính taùc giaû xaây doing vaø tröïc tieáp thöïc hieän - coøn phaûi boå sung, hoaøn thieän theâm nöõa tröôùc khi trieån khai thöïc hieän ñaïi traø nhöng tinh thaàn ñoåi môùi coâng taùc kieåm soaùt nhaán maïnh yeáu toá con ngöôøi – ñaõ ñöôïc taäp theå Coâng ty chaáp nhaän nhö moät vuõ khí ñeå cuøng Coâng ty böôùc vaøo cuoäc chieán caïnh tranh hieän taïi. 72 K eá t l u aä n Kieåm soaùt toát chi phí laø ñieàu mong muoán cuûa caùc nhaø quaûn lyù caáp cao. Tuy nhieân, bieán ñieàu mong muoán cuûa Laõnh ñaïo Coâng ty naøy thaønh söï chuù yù, quan taâm cuûa toaøn theå nhaân vieân trong moät coâng ty laïi laø moät ñieàu khoù khaên. Haøm khoaùn chi phí ñöôïc xaây döïng döïa treân muïc tieâu cuûa boä phaän vaø muïc tieâu chung cuûa ñôn vò – ñaõ ñöôïc caùc thaønh vieân trong boä phaän quan taâm. Söï quan taâm naøy theå hieän ôû möùc cao vì vieäc thöïc hieän thaønh coâng hay thaát baïi haøm khoaùn chi phí seõ aûnh höôûng tröïc tieáp ñeán thu nhaäp cuûa töøng thaønh vieân trong toå chöùc. Roõ raøng haøm khoaùn chi phí laø coâng cuï höõu hieäu vaø ñaéc löïc giuùp Laõnh ñaïo Coâng ty coù theå höôùng moïi ngöôøi thöïc hieän nhieäm vuï ñöôïc giao vôùi tính töï giaùc cao cuõng nhö khoâng “voâ caûm” tröôùc nhöõng thaønh quaû chung cuûa Coâng ty. Nhö vaäy, ñeà taøi ‘Xaây döïng heä thoáng kieåm soaùt chi phí trong ñieàu kieän aùp duïng hình thöùc khoaùn chi phí töøng boä phaän trong Coâng ty coå phaàn hoùa daàu Mekong” ñaõ ñaït ñöôïc muïc tieâu ñeà ra trong vieäc taêng cöôøng vieäc kieåm soaùt chi phí neân xuaát phaùt töø cô sôû, töø caùc trung taâm traùch nhieäm doanh thu, chi phí, lôïi nhuaän. Vieäc thí ñieåm khoaùn phí taïi hai boä phaän kinh doanh vaø saûn xuaát maëc duø phaùt sinh moät soá baát caäp caàn giaûi quyeát ngay nhöng ñaõ giuùp taùc giaû caûm nhaän ñöôïc moái quan heä khaêng khích giöõa lyù luaän vaø thöïc tieãn, giuùp taùc giaû tích luõy theâm kinh nghieäm quí baùu trong coâng taùc xaây döïng keá hoaïch. Ñeà taøi seõ tieáp tuïc ñöôïc môû roäng nghieân cöùu thoâng qua vieäc xaây döïng haøm khoaùn cho caùc trung taâm lôïi nhuaän coøn laïi, xaây döïng haøm khoaùn cho trung taâm ñaàu tö – caáp Hoäi ñoàng quaûn trò, Ban Giaùm ñoác... ñeå noù coù theâm söùc soáng vaø coù theå höõu duïng cho caùc nhaø quaûn trò caùc caáp. 73 T aø i l i eä u t h a m k h aû o 1. Nguyeãn Taán Bình (2003), Keá toaùn quaûn trò, Nhaø xuaát baûn Ñaïi hoïc quoác gia, TP. Hoà Chí Minh. 2. TS. Phaïm Vaên Döôïc, Ñaëng Kim Cöông (2003), Keá toaùn quaûn trò vaø phaân tích kinh doanh, Nhaø xuaát baûn thoáng keâ, TP. Hoà Chí Minh. 3. TS. Phaïm Vaên Döôïc, TS. Ñoaøn Ngoïc Queá, Th.S Buøi Vaên Tröôøng (2002), Keá toaùn chi phí, Nhaø xuaát baûn thoáng keâ, TP. Hoà Chí Minh. 4. Th.S Huyønh Lôïi (2003), Keá toaùn quaûn trò, Nhaø xuaát baûn thoáng keâ, Haø Noäi. 5. PGS. TS Nguyeãn Minh Phöông chuû bieân (2002), Giaùo trình Keá toaùn quaûn trò, Nhaø xuaát baûn Lao ñoäng – Xaõ hoäi, Haø Noäi. 6. TS. Voõ Vaên Nhò, Traàn Anh Hoa, Th.S Nguyeãn Ngoïc Dung, Th.S Traàn Thò Duyeân (2003), Keá toaùn taøi chính, Nhaø xuaát baûn thoáng keâ, Haø Noäi 7. PGS.TS. Ñaøo Vaên Taøi, TS. Voõ Vaên Nhò, Traàn Anh Hoa (2003), Keá toaùn quaûn trò aùp duïng cho caùc doanh nghieäp Vieät Nam, Nhaø xuaát baûn taøi chính, Haø Noäi. Taäp theå taùc giaû Khoa Keá toaùn – Kieåm toaùn (2000), Keá toaùn quaûn trò, Nhaø xuaát baûn thoáng keâ, TP. Hoà Chí Minh. ._.