Xây dựng hệ thống kế toán tại cơ sở Hưng Quang

g dẫn: ThS. VÕ NGUYÊN PHƯƠNG Long Xuyên, tháng 06 năm 2009 CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠI KHOA KINH TẾ-QUẢN TRỊ KINH DOANH ĐẠI HỌC AN GIANG Người hướng dẫn : ………….. (Họ tên, học hàm, học vị và chữ ký) Người chấm, nhận xét 1: ………….. (Họ tên, học hàm, học vị và chữ ký) Người chấm, nhận xét 2: ………….. (Họ tên, học hàm, học vị và chữ ký) Khóa luận được bảo vệ tại Hội đồng chấm bảo vệ luận văn Khoa Kinh tế-Quản trị kinh doanh ngày ….. tháng ….. năm ….. LỜI CẢM ƠN Kính thưa quý Thầy Cô trường Đại học An Giang và Cơ sở Hưng Quang. Qua thời gian học tập tại Trường và thời gian thực tập tại Cơ sở, tôi đã hoàn thành chương trình học và hoàn thành khóa luận này. Tôi xin chân thành cảm ơn quý Thầy Cô trường Đại học An Giang, quý Thầy Cô khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh đã tận tình truyền đạt cho tôi những kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm thực tế. Tôi xin chân thành cảm ơn cô Võ Nguyên Phương đã hướng dẫn tôi trong suốt quá trình thực hiện khóa luận này. Tôi cũng xin thành thật biết ơn các Cô Chú trong Cơ sở Hưng Quang đã nhiệt tình giúp đỡ, giải thích và cung cấp tài liệu để tôi hoàn thành khóa luận này. Kính chúc quý Thầy Cô, các Cô Chú dồi dào sức khỏe và công tác tốt. Kính chúc Cơ sở Hưng Quang ngày càng phát triển và có một hệ thống kế toán hoạt động hiệu quả. Sinh viên thực hiện Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang TÓM TẮT Cơ sở Hưng Quang nằm trên quốc lộ 91 thuộc thành phố Long Xuyên, tỉnh An Giang, chuyên sản xuất kinh doanh các loại máy bơm phục vụ cho ngành nông nghiệp. Sản phẩm của Cơ sở ngày càng đa dạng và chất lượng đã thực sự tạo được uy tín đối với khách hàng. Tuy nhiên, công tác kế toán tại Cơ sở Hưng Quang vẫn chưa được chú trọng, Cơ sở chưa xây dựng một hệ thống kế toán nên có những hạn chế phát sinh ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh. Do vậy, những giải pháp để hoàn thiện công tác kế toán là rất cần thiết đối với Cơ sở. Đề tài xây dựng hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang nhằm đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác kế toán của Cơ sở. Đề tài nghiên cứu chủ yếu trong nội bộ Cơ sở, tập trung vào việc phân tích điểm mạnh, điểm yếu của công tác kế toán, từ đó thiết lập một hệ thống kế toán phù hợp với Cơ sở. Hệ thống kế toán được xây dựng bao gồm 5 thành phần chính: hệ thống báo cáo kế toán, các danh mục đối tượng kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống chứng từ kế toán và hệ thống sổ kế toán. Mô hình nghiên cứu của đề tài được xây dựng dựa trên những lý thuyết về kế toán và hệ thống kế toán của Việt Nam. Nghiên cứu được tiến hành qua 2 bước: nghiên cứu sơ bộ và nghiên cứu chính thức. Nghiên cứu sơ bộ gồm quan sát thực tế tại Cơ sở và thảo luận tay đôi để khai thác các vấn đề xung quanh đề tài dựa trên những nền tảng của cơ sở lý thuyết. Nghiên cứu chính thức là thu thập dữ liệu và sau đó phân tích bằng các phương pháp phân tích, so sánh, tổng hợp, thống kê mô tả để đánh giá, xây dựng và dự báo. SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang i Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang MỤC LỤC [ \ Trang TÓM TẮT....................................................................................................................... i DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT.............................................................................. v DANH MỤC CÁC BIỂU, BẢNG ................................................................................ v DANH MỤC CÁC HÌNH............................................................................................. v Chương 1 GIỚI THIỆU ........................................................................................... 1 1.1. Cơ sở hình thành đề tài ...................................................................................... 1 1.2. Mục tiêu nghiên cứu .......................................................................................... 1 1.3. Nội dung nghiên cứu.......................................................................................... 2 1.4. Phạm vi nghiên cứu............................................................................................ 2 1.5. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................... 2 1.6. Ý nghĩa nghiên cứu............................................................................................ 3 Chương 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN ................................................................................... 4 2.1. Hệ thống kế toán ................................................................................................ 4 2.1.1. Khái niệm.................................................................................................. 4 2.1.2. Chức năng của hệ thống kế toán ............................................................... 4 2.2. Cơ sở pháp lý ..................................................................................................... 4 2.2.1. Luật kế toán............................................................................................... 5 2.2.2. Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ................................................. 5 2.3. Các thành phần cơ bản của hệ thống kế toán..................................................... 5 2.3.1. Hệ thống báo cáo tài chính........................................................................ 5 2.3.1.1. Báo cáo tài chính.............................................................................. 5 2.3.1.2. Các loại báo cáo tài chính ................................................................ 6 2.3.2. Hệ thống tài khoản kế toán ....................................................................... 6 2.3.2.1. Khái niệm......................................................................................... 6 2.3.2.2. Nội dung chủ yếu của hệ thống tài khoản........................................ 6 2.3.2.3. Nội dung hoạch toán tổng quát của các loại tài khoản .................... 7 SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang ii Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang 2.3.3. Hệ thống chứng từ kế toán........................................................................ 7 2.3.3.1. Khái niệm và sự cần thiết của chứng từ kế toán .............................. 7 2.3.3.2. Nội dung quy định trong chứng từ kế toán ...................................... 8 2.3.3.3. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán ............................................ 8 2.3.4. Hệ thống sổ kế toán................................................................................... 8 2.3.4.1. Khái niệm ........................................................................................ 8 2.3.4.2. Các loại sổ kế toán ........................................................................... 8 2.3.4.3. Những quy định về hệ thống sổ kế toán .......................................... 9 2.3.4.4. Hình thức kế toán............................................................................. 9 2.4. Mô hình nghiên cứu ......................................................................................... 11 Chương 3 CƠ SỞ HƯNG QUANG VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN .................................... 13 3.1. Giới thiệu sơ lược Cơ sở Hưng Quang ............................................................ 13 3.2. Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh........................................................ 14 3.2.1. Các hoạt động cung ứng đầu vào ............................................................ 14 3.2.2. Vận hành ................................................................................................. 15 3.2.3. Các hoạt động đầu ra............................................................................... 15 3.2.4. Kết quả hoạt động kinh doanh ................................................................ 15 3.3. Thực trạng công tác kế toán tại Cơ sở Hưng Quang........................................ 16 3.3.1. Kế toán hàng tồn kho và tài sản cố định ................................................. 16 3.3.1.1. Kế toán hàng tồn kho ..................................................................... 16 3.3.1.2. Kế toán tài sản cố định................................................................... 17 3.3.2. Kế toán công nợ ...................................................................................... 17 3.3.3. Kế toán tiền lương................................................................................... 17 3.3.4. Kế toán các chi phí quản lý khác ............................................................ 18 3.4. Đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp......................................................... 18 3.4.1. Điểm mạnh.............................................................................................. 18 3.4.2. Điểm yếu................................................................................................. 18 3.4.3. Giải pháp................................................................................................. 18 SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang iii Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang Chương 4 XÂY DỰNG HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CƠ SỞ HƯNG QUANG............................................................... 20 4.1. Xây dựng các mục tiêu..................................................................................... 20 4.1.1. Mục tiêu tổng quát .................................................................................. 20 4.1.2. Mục tiêu cụ thể........................................................................................ 20 4.2. Xây dựng hệ thống kế toán .............................................................................. 20 4.2.1. Hệ thống báo cáo kế toán ....................................................................... 21 4.2.1.1. Bảng cân đối kế toán...................................................................... 21 4.2.1.2. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh .......................................... 24 4.2.1.3. Bản thuyết minh báo cáo tài chính................................................. 26 4.2.1.4. Báo cáo kế toán quản trị................................................................. 30 4.2.2. Các danh mục đối tượng kế toán ............................................................ 33 4.2.2.1. Danh mục khách hàng.................................................................... 33 4.2.2.2. Danh mục hàng tồn kho ................................................................. 34 4.2.2.3. Danh mục nhà cung cấp................................................................. 36 4.2.2.4. Danh mục công nhân viên.............................................................. 36 4.2.3. Hệ thống tài khoản kế toán ..................................................................... 37 4.2.4. Hệ thống chứng từ kế toán...................................................................... 41 4.2.4.1. Chỉ tiêu lao động tiền lương .......................................................... 41 4.2.4.2. Chỉ tiêu hàng tồn kho..................................................................... 44 4.2.4.3. Chỉ tiêu tiền tệ ................................................................................ 46 4.2.4.4. Chỉ tiêu tài sản cố định................................................................... 50 4.2.5. Hệ thống sổ kế toán................................................................................. 51 4.2.5.1. Sổ nhật ký ...................................................................................... 52 4.2.5.2. Sổ cái.............................................................................................. 57 4.2.5.3. Sổ kế toán chi tiết........................................................................... 58 4.3. Giải pháp vận hành hệ thống kế toán..................................................................... 61 Chương 5 KẾT LUẬN............................................................................................ 62 TÀI LIỆU THAM KHẢO.......................................................................................... 63 PHỤ LỤC..................................................................................................................... 64 SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang iv Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang v DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT [ \ BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế CTCP Công ty cổ phần CTY TNHH Công ty trách nhiệm hữu hạn DNTN Doanh nghiệp tư nhân HTX Hợp tác xã MSCNV Mã số công nhân viên MSHTK Mã số hàng tồn kho MSKH Mã số khách hàng MSNCC Mã số nhà cung cấp SXKD Sản xuất kinh doanh STT Số thứ tự TNDN Thu nhập doanh nghiệp TSCĐ Tài sản cố định DANH MỤC CÁC BẢNG [ \ Bảng 1.1. Tiến độ các bước nghiên cứu.......................................................................... 2 Bảng 4.1. Danh mục khách hàng của Cơ sở Hưng Quang ........................................... 33 Bảng 4.2. Danh mục hàng tồn kho của Cơ sở Hưng Quang......................................... 35 Bảng 4.3. Danh mục nhà cung cấp của Cơ sở Hưng Quang......................................... 36 Bảng 4.4. Danh mục công nhân viên của Cơ sở Hưng Quang ..................................... 36 Bảng 4.5. Bảng hệ thống tài khoản kế toán tại Cơ sở Hưng Quang ............................. 37 DANH MỤC CÁC HÌNH [ \ Hình 2.1. Sơ đồ hoạch toán kế toán tổng quát ................................................................ 7 Hình 2.2. Sổ kế toán được phân loại theo nội dung ghi chép ......................................... 9 Hình 2.3. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung............ 10 Hình 2.4. Mô hình nghiên cứu ...................................................................................... 11 Hình 3.1. Cơ sở Hưng Quang ....................................................................................... 14 Hình 3.2. Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2005 – 2008 ................................ 16 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang Chương 1 GIỚI THIỆU 1.1 Cơ sở hình thành đề tài Hiện nay, trong xu thế hội nhập, các doanh nghiệp Việt Nam phải đối mặt với nhiều cơ hội và thách thức. Để doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh, mỗi doanh nghiệp phải nhận thức được vai trò quan trọng của kế toán trong hoạt động của doanh nghiệp. Việc thiết lập một hệ thống kế toán đúng đắn phù hợp với tình hình hiện tại cũng như xu hướng phát triển trong tương lai của doanh nghiệp là rất cần thiết, đóng góp vào sự thành công của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng cần xây dựng hệ thống kế toán. Đồng thời, hệ thống kế toán cần phải được ngày càng hoàn thiện để hỗ trợ cho sự phát triển của doanh nghiệp. Cơ sở Hưng Quang là một doanh nghiệp nhỏ của tỉnh An Giang, chuyên sản xuất các loại bơm nước, bơm xáng thổi. Máy bơm là công cụ rất cần thiết cho ngành nông nghiệp nên nó được sử dụng nhiều ở các tỉnh Đồng bằng sông Cửu Long. Tuy quy mô sản xuất nhỏ nhưng những sản phẩm của Hưng Quang đã thực sự tạo được niềm tin đối với người sử dụng, nhờ vào chất lượng và uy tín. Tuy vậy, hiện nay công tác kế toán tại Cơ sở chưa được chú trọng, chưa xây dựng hệ thống báo cáo tài chính, hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán... nên có những hạn chế phát sinh ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh. Chẳng hạn như, Hưng Quang chưa kiểm soát được chi phí sản xuất; Cơ sở cũng chưa có chứng từ và sổ kế toán ghi chép việc nhập-xuất nguyên vật liệu dẫn đến thất thoát, lãng phí; việc quản lý công nợ chưa hiệu quả, nhiều khách hàng không có khả năng trả nợ; kế toán chưa cung cấp các thông tin đa dạng, kịp thời và chính xác... Mặt khác, chủ cơ sở Hưng Quang đang lập kế hoạch mở rộng quy mô và phát triển Cơ sở lên thành doanh nghiệp tư nhân trong thời gian sắp tới nên Cơ sở sẽ phải xây dựng một hệ thống kế toán dựa theo chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa. Thực tế cho thấy, việc “Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang” là rất cần thiết để phát huy những mặt mạnh, khắc phục những mặt hạn chế, đáp ứng nhu cầu quản lý và phát triển doanh nghiệp của Cơ sở. 1.2 Mục tiêu nghiên cứu − Đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh và thực trạng công tác kế toán của Cơ sở Hưng Quang. − Xây dựng hệ thống kế toán phù hợp với Cơ sở, bao gồm: hệ thống tài khoản, chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán… 1.3 Nội dung nghiên cứu Để đạt được mục tiêu đã nêu trên, đề tài cần nghiên cứu những nội dung sau: − Mô tả tình hình sản xuất kinh doanh và thực trạng công tác kế toán tại Cơ sở Hưng Quang, gồm có: + Kế toán hàng tồn kho và tài sản cố định + Kế toán công nợ + Kế toán tiền lương + Kế toán các chi phí quản lý khác… SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 1 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang − Nhận xét, đánh giá những điểm mạnh và điểm yếu của công tác kế toán và đề xuất một số giải pháp khắc phục điểm yếu. − Định hướng xây dựng hệ thống kế toán phù hợp với Cơ sở Hưng Quang dựa trên Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa (ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC). 1.4 Phạm vi nghiên cứu Đề tài chỉ nghiên cứu trong nội bộ Cơ sở Hưng Quang, chủ yếu là đánh giá thực trạng công tác kế toán, từ đó thiết lập hệ thống kế toán phù hợp với Cơ sở dựa trên chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa. Hệ thống kế toán cần xây dựng bao gồm: − Hệ thống báo cáo kế toán. − Hệ thống tài khoản kế toán. − Hệ thống chứng từ kế toán. − Hệ thống sổ kế toán. − Các danh mục đối tượng kế toán. 1.5 Phương pháp nghiên cứu Nghiên cứu được thực hiện bao gồm hai bước chính: Bảng 1.1. Tiến độ các bước nghiên cứu Bước Dạng Phương pháp Kỹ thuật Thời gian 1 Sơ bộ Định tính Quan sát thực tế Thảo luận tay đôi 3 tuần 2 Chính thức Định tính Phân tích, so sánh, tổng hợp, thống kê mô tả 14 tuần Bước 1: Nghiên cứu sơ bộ Nghiên cứu này được thực hiện thông qua việc quan sát thực tế tại Cơ sở Hưng Quang, đồng thời kết hợp thảo luận tay đôi với chủ Cơ sở, để tìm ra các biến quan trọng dựa trên những nền tảng của cơ sở lý thuyết. Kết quả của quá trình nghiên cứu này là những thông tin tổng quát về Cơ sở Hưng Quang và tổ chức công tác kế toán của Cơ sở. Bước 2: Nghiên cứu chính thức Nghiên cứu này bao gồm việc thu thập các dữ liệu sơ cấp và thứ cấp, sau đó tiến hành phân tích và xử lý dữ liệu. − Phương pháp thu thập dữ liệu: + Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: o Thu thập và xem xét tài liệu sổ sách của Cơ sở Hưng Quang. o Tham khảo các tài liệu liên quan đến đề tài này từ sách, báo, Internet (xem mục tài liệu tham khảo). SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 2 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang + Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: o Quan sát tình hình thực tế tại Cơ sở Hưng Quang bằng phương pháp quan sát không tham gia - cấu trúc. o Phỏng vấn trực tiếp chủ cơ sở Hưng Quang và kế toán bằng phương pháp Phỏng vấn sâu. − Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu: phương pháp phân tích, so sánh, tổng hợp, thống kê mô tả, đánh giá, xây dựng và dự báo. 1.6 Ý nghĩa nghiên cứu Kết quả nghiên cứu sẽ là nguồn thông tin hữu ích cho Cơ sở Hưng Quang trong việc nâng cao công tác kế toán. Với những đánh giá, kết luận và hệ thống kế toán được xây dựng từ đề tài, Cơ sở có thể tham khảo, áp dụng, giúp cho việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơ sở đạt hiệu quả cao hơn, nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh. Ngoài ra, với kế hoạch trong tương lai của Cơ sở Hưng Quang là chuyển từ hộ kinh doanh cá thể sang loại hình doanh nghiệp tư nhân thì việc nghiên cứu đề tài này sẽ giúp cho Cơ sở có điều kiện thuận lợi hơn để thực hiện kế hoạch. Việc nghiên cứu đề tài này còn là một cơ hội tốt cho tôi trao dồi thêm kiến thức về lĩnh vực kế toán tài chính và kế toán quản trị, kể cả lý thuyết và thực tiễn. Tôi tin rằng những kiến thức và kinh nghiệm thực tế này sẽ giúp ích cho tôi rất nhiều trong hiện tại và nhất là trong công việc sau này. SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 3 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 4 Chương 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN Chương 1 đã trình bày cơ sở hình thành, mục tiêu, nội dung, phạm vi, phương pháp nghiên cứu và ý nghĩa của việc nghiên cứu. Chương 2 này sẽ trình bày các lý thuyết được sử dụng làm cơ sở khoa học cho việc xây dựng mô hình nghiên cứu và phân tích, đánh giá. Nội dung chương này bao gồm 4 phần chính: (1) Hệ thống kế toán; (2) Cơ sở pháp lý; (3) Các thành phần cơ bản của hệ thống kế toán; (4) Mô hình nghiên cứu. 2.1 Hệ thống kế toán 2.1.1 Khái niệm 1 Để cung cấp thông tin về kinh tế tài chính thực sự hữu dụng về một doanh nghiệp, cần có một số công cụ theo dõi những hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, trên cơ sở đó tổng hợp các kết quả thành các báo cáo kế toán. Những phương pháp mà một doanh nghiệp sử dụng để ghi chép và tổng hợp thành các báo cáo kế toán định kỳ tạo thành hệ thống kế toán. 2.1.2 Chức năng của hệ thống kế toán − Quan sát, thu thập và ghi chép một cách có hệ thống hoạt động kinh doanh hàng ngày, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các sự kiện kinh tế khác. − Phân loại các nghiệp vụ và sự kiện kinh tế thành các nhóm và các loại khác nhau, việc phân loại này có tác dụng giảm được khối lượng lớn các chi tiết thành dạng cô đọng và hữu dụng. − Tổng hợp các thông tin và phân loại thành các báo cáo kế toán đáp ứng yêu cầu của người ra các quyết định. − Truyền đạt thông tin đến những đối tượng quan tâm và giải thích các thông tin kế toán cần thiết cho việc ra các quyết định kinh doanh riêng biệt. 2.2 Cơ sở pháp lý Cơ sở pháp lý của một đề tài nghiên cứu là những văn bản pháp luật quy định các vấn đề liên quan đến lĩnh vực nghiên cứu. Đối với các đề tài về lĩnh vực kế toán, cơ sở pháp lý là hệ thống văn bản pháp quy về kế toán. Hệ thống này là những hướng dẫn, quy định điều chỉnh các hoạt động về kế toán của mọi thành phần kinh tế và mọi lĩnh vực hoạt động. Ở Việt Nam, những văn bản pháp quy về kế toán đã được xây dựng gồm Luật Kế toán, hệ thống chuẩn mực kế toán, hệ thống chuẩn mực kiểm toán và cụ thể hơn là hệ thống chế độ kế toán. Đối với đề tài xây dựng hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang, cơ sở pháp lý quan trọng nhất là luật kế toán và chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa. Khi xây dựng hệ thống kế toán ta phải tuân thủ các quy định pháp lý để hệ thống kế toán được xây dựng có thể hoạt động theo khuôn khổ của pháp luật, không vi phạm các nguyên tắc, chuẩn mực đã được ban hành và tạo môi trường thuận lợi, đáp ứng yêu cầu quản lý của cơ quan Nhà nước. 1 Thiều Thị Tâm – Nguyễn Việt Hưng – Phạm Quang Huy – Phan Đức Dũng. 2007. Hệ thống thông tin kế toán. Nhà xuất bản Thống Kê. Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 5 2.2.1 Luật kế toán Việc xây dựng hệ thống kế toán cần phải được tuân thủ theo pháp luật của Việt Nam, đặc biệt là Luật Kế toán số 03/2003/QH11 được Quốc hội thông qua ngày 17/06/2003 và có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2004. Đây là văn bản pháp quy cao nhất, tạo dựng khuôn khổ pháp lý cho toàn bộ các hoạt động trong lĩnh vực kế toán. Luật Kế toán bao gồm 7 chương, 64 điều, quy định về nội dung công tác kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, người làm kế toán và hoạt động nghề nghiệp kế toán. Luật kế toán được xem là hành lang pháp lý để xây dựng các chuẩn mực kế toán nhằm điều chỉnh mọi hoạt động trong lĩnh vực kế toán ở Việt Nam. 2.2.2 Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa Đề tài xây dựng hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang dựa theo Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa do Bộ Tài chính ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ- BTC. Chế độ kế toán này áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế trong cả nước là công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh, doanh nghiệp tư nhân và hợp tác xã. Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa gồm 5 phần: − Phần thứ nhất: Quy định chung; − Phần thứ hai: Hệ thống tài khoản kế toán; − Phần thứ ba: Hệ thống báo cáo tài chính; − Phần thứ tư: Chế độ chứng từ kế toán; − Phần thứ năm: Chế độ sổ kế toán. 2.3 Các thành phần cơ bản của hệ thống kế toán 2.3.1 Hệ thống báo cáo 2.3.1.1 Báo cáo tài chính − Khái niệm 2: Báo cáo tài chính bao gồm những báo cáo phản ánh các mặt khác nhau trong hoạt động kinh tế - tài chính của doanh nghiệp nhằm phục vụ yêu cầu quản lý đa dạng ở cấp độ vĩ mô lẫn vi mô. − Mục đích báo cáo tài chính + Cung cấp những thông tin tổng quát về tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. + Cung cấp những thông tin cho việc đánh giá tài chính và những biến động về tình hình tài chính của doanh nghiệp. + Cung cấp thông tin về việc tạo ra tiền và sử dụng tiền trong kỳ như thế nào tại doanh nghiệp. + Cung cấp những thông tin liên quan đến việc tuân thủ các nguyên tắc, các chuẩn mực kế toán và diễn giải những nội dung mà các báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ không thể hiện một cách rõ ràng và dễ hiểu. 2 Phan Đức Dũng. 2006. Nguyên lý kế toán. Nhà xuất bản Thống Kê. Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 6 2.3.1.2 Các loại báo cáo tài chính ™ Bảng cân đối kế toán (Bảng tổng kết tài sản) − Khái niệm 3: Bảng cân đối kế toán là một phương pháp kế toán, là báo cáo tài chính tổng hợp phản ánh tổng quát toàn bộ giá trị tài sản hiện có và nguồn vốn hình thành tài sản đó của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định. − Đặc điểm: Bảng cân đối kế toán gồm hai phần luôn bằng nhau: tài sản và nguồn vốn (tức nguồn hình thành nên tài sản). Nguồn vốn gồm nợ phải trả cộng với vốn chủ sở hữu. Dữ liệu cung cấp trên bảng cân đối kế toán thuộc về quá khứ. ™ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Báo cáo thu nhập) − Khái niệm 4: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là một loại báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh tổng quát tình hình và kết quả kinh doanh trong một thời kỳ kinh doanh. − Đặc điểm: Báo cáo thu nhập gồm hai phần chính: kết quả lãi lỗ của hoạt động kinh doanh và tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. Số liệu trên báo cáo thu nhập căn cứ vào số phát sinh của các tài khoản doanh thu, chi phí của đơn vị. Báo cáo kỳ nào sử dụng số phát sinh của kỳ đó. ™ Thuyết minh báo cáo tài chính Thuyết minh báo cáo tài chính là một bản báo cáo trình bày các thông tin bổ sung từ các khoản mục trên bảng cân đối kế toán hay báo cáo thu nhập, các khai báo về những rủi ro hoặc những vấn đề khác nhằm mục đích giúp những người sử dụng hiểu được báo cáo tài chính của doanh nghiệp. 2.3.2 Hệ thống tài khoản kế toán 2.3.2.1 Khái niệm 5 Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế. Hệ thống tài khoản kế toán gồm các tài khoản kế toán cần sử dụng. Mỗi đơn vị kế toán phải sử dụng một hệ thống tài khoản kế toán. 2.3.2.2 Nội dung chủ yếu của hệ thống tài khoản Hệ thống tài khoản Việt Nam gồm 2 phần cơ bản: những tài khoản ghi sổ kép đánh số từ loại 1 đến loại 9 và những tài khoản dùng ghi sổ đơn đánh số loại 0. − Loại tài khoản ghi sổ kép: + Từ loại 1 đến loại 4: những tài khoản tài sản, tài khoản nguồn vốn, được sắp xếp theo thứ tự linh hoạt giảm dần, từ tài sản đến nguồn vốn. Trong đó: loại 1, loại 2 phản ánh tài sản, sắp xếp theo tính thanh khoản giảm dần; loại 3 phản ánh nợ phải trả, loại 4 phản ánh vốn chủ sở hữu, sắp xếp theo tính trách nhiệm nợ giảm dần. Các tài khoản này có số dư cuối kỳ để lập Bảng cân đối kế toán. 3 Phan Đức Dũng. 2006. Nguyên lý kế toán. Nhà xuất bản Thống Kê. 4 Phan Đức Dũng. 2006. Nguyên lý kế toán. Nhà xuất bản Thống Kê. 5 Luật Kế toán. 2008. Nhà xuất bản Chính trị quốc gia. Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 7 + Từ loại 5 đến loại 9: những tài khoản trung gian, không có số dư cuối kỳ, không thể hiện trên Bảng cân đối kế toán. Trong đó: loại 5, loại 7 phản ánh doanh thu; loại 6, loại 8 phản ánh chi phí; loại 9 là tài khoản dùng để xác định kết quả kinh doanh. Đây là những tài khoản theo dõi quá trình kinh doanh nên được phản ánh trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. − Loại tài khoản ghi số đơn: loại 0 có số dư cuối kỳ ghi ngoài Bảng cân đối kế toán. 2.3.2.3 Nội dung hoạch toán tổng quát của các loại tài khoản Hình 2.1. Sơ đồ hoạch toán kế toán tổng quát 6 2.3.3 Hệ thống chứng từ kế toán 2.3.3.1 Khái niệm và sự cần thiết của chứng từ kế toán Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin (băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán đối với chứng từ điện tử) phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất, kinh doanh ở đơn vị đều phải lập chứng từ và ghi chép đầy đủ, trung thực khách quan vào chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán là cơ sở để ghi sổ kế toán, giúp cho kế toán phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác mọi hoạt động của doanh nghiệp. 6 Phan Đức Dũng. 2006. Nguyên lý kế toán. Nhà xuất bản Thống Kê. Doanh thu tăng, tăng tài sản Kết chuyển doanh thu Chi phí tăng Loại 4 Loại 3 Loại 5,7 Loại 9 Loại 6,8 Loại 1,2 Kết chuyển lãi K í ết chuyển chi ph Kết chuyển lỗ Tài sản giảm Tài sản giảm Chi phí tăng Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 8 2.3.3.2 Nội dung quy định trong chứng từ kế toán Một chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố sau đây: − Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; − Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; ._. − Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; − Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; − Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; − Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi ghi bằng số và bằng chữ; − Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán. 2.3.3.3 Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau: - Lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính vào chứng từ: chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liên theo quy định. Việc ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ phần để trống, không được tẩy xóa, sửa chữa trên chứng từ. Trường hợp viết sai cần hủy bỏ, không xé rời ra khỏi cuống. - Kiểm tra chứng từ kế toán: khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế, tài chính của Nhà nước và đơn vị, phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho...), đồng thời báo ngay cho Giám đốc và kế toán trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. - Ghi sổ kế toán: mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh. - Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán: chứng từ kế toán đã sử dụng phải được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ theo quy định của chế độ lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán của Nhà nước. 2.3.4 Hệ thống sổ kế toán 2.3.4.1 Khái niệm 7 Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp. 2.3.4.2 Các loại sổ kế toán Sổ kế toán có thể được phân loại theo các cách sau: nội dung ghi chép; thời gian và hệ thống; kết cấu; chi tiết theo nội dung kinh tế; hình thức tổ chức sổ. 7 Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC. Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 9 Trong thực tế, người ta thường quan tâm đến nội dung ghi chép, cách phân loại này được thể hiện ở hình sau: Hình 2.2. Sổ kế toán được phân loại theo nội dung ghi chép 2.3.4.3 Những quy định về hệ thống sổ kế toán − Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất cho một kỳ kế toán năm. Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại doanh nghiệp và yêu cầu quản lý để mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết. − Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. − Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng tay hoặc ghi sổ kế toán bằng máy vi tính. − Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm và ghi số dư đầu kỳ vào tài khoản. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. − Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra đảm bảo các quy định về chứng từ kế toán. − Cuối kỳ kế toán phải khóa sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Ngoài ra phải khóa sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật. − Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà tùy từng trường hợp phải sửa chữa theo một trong các phương pháp: phương pháp cải chính, phương pháp ghi số âm, phương pháp ghi bổ sung. 2.3.4.4 Hình thức kế toán − Khái niệm 8 Hình thức sổ kế toán là hệ thống các sổ kế toán, số lượng sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ dùng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu kế toán từ chứng từ gốc để từ đó có thể lập các báo cáo kế toán theo một trình tự và phương pháp nhất định. 8 Phan Đức Dũng. 2006. Nguyên lý kế toán. Nhà xuất bản Thống Kê. Sổ kế toán Sổ kế toán tổng hợp Sổ kế toán chi tiết Sổ chi tiếtSổ Nhật ký Sổ Cái Thẻ chi tiết Theo nội dung ghi chép Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 10 Các doanh nghiệp được áp dụng 1 trong 4 hình thức kế toán sau đây: + Hình thức kế toán Nhật ký chung + Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái + Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ + Hình thức kế toán trên máy vi tính − Hình thức kế toán Nhật ký chung + Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế toán nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu: sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt; sổ cái; các sổ, thẻ kế toán chi tiết. + Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan, sau đó, căn cứ số liệu trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Định kỳ hoặc cuối tháng, tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ nhật ký đặc biệt. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các báo cáo tài chính. Hình 2.3. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung 9 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 9 Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC. Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký đặc biệt Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang 2.4 Mô hình nghiên cứu Đề tài Xây dựng hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang được nghiên cứu theo mô hình sau đây: 1 - Điểm mạnh - Điểm yếu Xây dựng hệ thống kế toán Nhận xét – Đánh giá Kế toán hàng tồn kho và tài sản cố định Kế toán công nợ Kế toán tiền lương Thực trạng công tác kế toán Kế toán các chi phí quản lý khác 2 3 4 5 Hệ thống Chứng từ kế toán Hệ thống tài khoản kế toán Các danh mục đối tượng kế toán Hệ thống Báo cáo kế toán Hệ thống Sổ kế toán Hình 2.4. Mô hình nghiên cứu Đề tài này được nghiên cứu qua các bước chủ yếu sau: - Phân tích thực trạng công tác kế toán, gồm 4 phần chính: kế toán hàng tồn kho và tài sản cố định; kế toán công nợ; kế toán tiền lương; kế toán các chi phí quản lý khác. - Từ thực trạng ta rút ra nhận xét - đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu, đề xuất một số giải pháp phát huy mặt mạnh và khắc phục điểm yếu. - Sau khi đánh giá thực trạng công tác kế toán tại đơn vị, đề tài đi vào phần xây dựng hệ thống kế toán bao gồm 5 thành phần: (1) Hệ thống báo cáo kế toán: gồm báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị. SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 11 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang + Xây dựng hệ thống báo cáo tài chính dựa trên chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, gồm có: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bản thuyết minh báo cáo tài chính. Đề tài không xây dựng báo cáo lưu chuyển tiền tệ vì đây là doanh nghiệp nhỏ, không có nhiều các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền nên chưa cần thiết có loại báo cáo này. + Xây dựng các báo cáo kế toán quản trị như: báo cáo nhập - xuất - tồn hàng tồn kho; báo cáo tình hình công nợ. (2) Các danh mục đối tượng kế toán: xây dựng một số danh mục đối tượng kế toán cần thiết cho công tác kế toán và quản lý như: danh mục khách hàng; danh mục hàng tồn kho; danh mục nhà cung cấp; danh mục công nhân viên. (3) Hệ thống tài khoản kế toán: thiết lập hệ thống tài khoản dựa trên các báo cáo tài chính và các danh mục đối tượng kế toán đã xây dựng. (4) Hệ thống chứng từ kế toán: xây dựng hệ thống chứng từ cần thiết, bao gồm các chỉ tiêu: lao động tiền lương, hàng tồn kho, tiền tệ, tài sản cố định. (5) Hệ thống sổ kế toán: xây dựng hệ thống sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung dựa vào các chứng từ và hệ thống tài khoản. Tóm tắt Đề tài này sử dụng cơ sở lý thuyết về kế toán và hệ thống kế toán Việt Nam. Đây là những lý thuyết liên quan cần thiết để xây dựng mô hình nghiên cứu và vận dụng vào công việc nghiên cứu. Chương tiếp theo sẽ giới thiệu về Cơ sở Hưng Quang và thực trạng công tác kế toán tại Cơ sở. SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 12 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang Chương 3 CƠ SỞ HƯNG QUANG VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN Chương 2 đã trình bày cơ sở lý thuyết và mô hình nghiên cứu của đề tài. Chương 3 sẽ trình bày những nội dung sau: (1) Giới thiệu sơ lược Cơ sở Hưng Quang (Khái quát quá trình hình thành phát triển); (2) Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh; (3) Thực trạng công tác kế toán tại Cơ sở Hưng Quang; (4) Đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp. 3.1 Giới thiệu sơ lược Cơ sở Hưng Quang Cơ sở Hưng Quang là một hộ kinh doanh cá thể thuộc tỉnh An Giang, được thành lập vào năm 1991. Khi mới ra đời, Cơ sở gặp không ít khó khăn về cơ sở vật chất, máy móc thiết bị, vốn đầu tư… Vốn cố định của Cơ sở lúc bấy giờ chỉ bao gồm nhà xưởng và một vài trang thiết bị, không đủ đáp ứng nhu cầu sản xuất, điều này gây nhiều khó khăn cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Năm 1992, Hưng Quang mở rộng quy mô sản xuất và mua sắm thêm máy móc, thiết bị như máy tiện, máy hàn, bàn khoan và những công cụ cần thiết khác. Thời gian đầu, Cơ sở chỉ sản xuất các loại máy bơm nước dùng cho ngành trồng trọt và một số loại máy bơm chuyên dùng cho miền biển. Năm 1993, Cơ sở Hưng Quang nhận thấy máy bơm nước có thể phục vụ cho lĩnh vực nuôi trồng thủy sản (cá, tôm...), nên Cơ sở quyết định sản xuất thêm những loại máy bơm sử dụng cho ngành này. Trước đây, khách hàng của Hưng Quang chủ yếu là ở An Giang, từ khi máy bơm nước dùng cho ngành thủy sản ra đời, Cơ sở có thêm nhiều khách hàng ở khắp các tỉnh Đồng bằng sông Cửu Long như: Cần Thơ, Đồng Tháp, Kiên Giang, Vĩnh Long, Bến Tre, Tiền Giang, Bạc Liêu... Năm 1994, Cơ sở mua thêm máy móc thiết bị và tuyển thêm công nhân để đáp ứng ngày càng nhiều nhu cầu của khách hàng vì vào thời điểm mùa vụ thì sản phẩm sản xuất ra gần như không đủ cung cấp cho nhu cầu thị trường. Năm 1997, Hưng Quang sáng chế ra loại bơm xáng thổi (hay còn gọi là bơm cát, bơm đất) dùng để san lắp mặt bằng cho các công trình xây dựng, vét ao, đào hầm... Không chỉ sản xuất, Cơ sở còn trực tiếp đi bơm cát cho các công trình, do đây là loại bơm mới xuất hiện trên thị trường nên thời gian đầu rất ít đối thủ cạnh tranh. Đến năm 2002, các loại bơm xáng thổi dùng để bơm cát, bùn đất đã trở nên quen thuộc, nhiều đối thủ cạnh tranh ra đời nên Cơ sở không trực tiếp đi bơm cát nữa mà chỉ sản xuất máy bơm cho khách hàng. Năm 2003, ngành nuôi trồng thủy sản tăng trưởng mạnh tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển sản xuất bơm nước của Cơ sở nên doanh thu và lợi nhuận tăng cao và liên tục nhiều năm liền. Cuối năm 2007, Cơ sở đầu tư xây dựng, mở rộng nhà xưởng từ 400 m2 lên trên 600 m2, mua sắm thêm máy móc, thiết bị và thuê thêm công nhân để đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Từ năm 2008 đến nay, nền kinh tế lâm vào tình trạng suy thoái, ngành nông nghiệp cũng chịu nhiều ảnh hưởng tiêu cực, dẫn đến việc sản xuất kinh doanh của Hưng Quang gặp không ít khó khăn, doanh thu và lợi nhuận giảm đáng kể. SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 13 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang Hiện nay, tổng số vốn của Cơ sở là khoảng 8,5 tỷ đồng. Trong đó: - Vốn cố định: 6,5 tỷ đồng - Vốn lưu động: 2,0 tỷ đồng Hình 3.1. Cơ sở Hưng Quang Địa chỉ: 19/10, Trần Hưng Đạo, P. Mỹ Quý, TP. Long Xuyên, tỉnh An Giang. Điện thoại: (076) 834068 Mã số thuế: 16.00356458 ™ Cơ cấu tổ chức Cơ sở Hưng Quang có quy mô sản xuất nhỏ nên cơ cấu tổ chức cũng rất đơn giản, bao gồm: Chủ cơ sở, Kế toán và Công nhân. − Chủ cơ sở là người có toàn quyền quyết định trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơ sở và việc lập kế hoạch, tổ chức, kiểm tra, quản lý đều do chủ Cơ sở thực hiện. − Kế toán là người ghi chép sổ sách, quyết toán và kê khai nộp thuế. Đối với một hộ kinh doanh cá thể thì công việc kế toán không đòi hỏi cao và phức tạp như ở các loại hình doanh nghiệp khác. − Công nhân là những người trực tiếp sản xuất sản phẩm. Hiện nay, Cơ sở có 9 công nhân với tay nghề cao và nhiều kinh nghiệm, chỉ trừ 1 công nhân đang học việc là còn ít kinh nghiệm nhưng cũng đã tương đối thành thạo các công việc. 3.2 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh 3.2.1 Các hoạt động cung ứng đầu vào Nguyên vật liệu dùng để sản xuất máy bơm rất đa dạng, trong đó, nguyên vật liệu chính là sắt và mặc ram. Cơ sở không thuê người quản lý và bộ phận mua hàng nên nguyên liệu được mua tại Long Xuyên cho thuận tiện. Khi có nhu cầu mua nguyên vật liệu, chủ cơ sở trực tiếp đến nhà cung cấp hoặc liên hệ mua thông qua điện thoại (vì mối quan hệ mua bán lâu năm), họ sẽ chở nguyên liệu đến tận nơi. Hưng Quang không dự trữ nhiều nguyên vật liệu nên tiết kiệm được một khoản chi phí bảo quản, lưu kho. Tuy nhiên, do Cơ sở chưa có nhà kho, việc mua và xuất nguyên vật liệu tại Cơ sở cũng không được theo dõi cụ thể nên dễ dẫn đến thất thoát, lãng phí. SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 14 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang 3.2.2 Vận hành Hiện nay, Cơ sở Hưng Quang có diện tích trên 600 m2, tuy nhiên do chưa bố trí mặt bằng sản xuất thích hợp nên chưa tận dụng hết diện tích, không có sự phân biệt rõ ràng giữa các khâu sản xuất. Khi có đơn đặt hàng chủ cơ sở sau khi tính toán kỹ thuật sẽ giao công việc cho công nhân, thường một hoặc hai công nhân phụ trách một công đoạn sản xuất nhưng lúc cần thiết có thể chuyển đổi công việc và hỗ trợ nhau để kịp thời gian giao hàng. Hưng Quang có nhiều loại máy móc, thiết bị và công cụ để sản xuất sản phẩm. Cơ sở cũng mua sắm thêm thiết bị mới nhưng không nhiều, những thiết bị cũ vẫn còn được sử dụng để sản xuất. Cơ sở vật chất, kỹ thuật công nghệ được trang bị chưa đáp ứng đủ nhu cầu sản xuất nên một số chi tiết của sản phẩm phải thuê gia công và mua ngoài. Nhìn chung, quy trình sản xuất sản phẩm của Cơ sở còn mang tính chất thủ công, chưa áp dụng tự động hóa sản suất để nâng cao năng suất. Vì vậy, khi vào vụ mùa, số lượng sản phẩm bán ra không đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng. 3.2.3 Các hoạt động đầu ra Cơ sở Hưng Quang chủ yếu sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng, chỉ sản xuất trước các sản phẩm thông dụng với số lượng ít, vì thường mỗi khách hàng đặt mua máy bơm với những thông số kỹ thuật khác nhau phù hợp với loại máy nổ (chạy bằng xăng, dầu) hay moteur điện mà họ đang sử dụng và tùy thuộc vào địa hình đặt máy bơm. Do đó, nếu cùng lúc có nhiều đơn đặt hàng sẽ dẫn đến tình trạng cung không đủ cầu, khi đó, Cơ sở sẽ phải từ chối một số đơn đặt hàng vì nhận thấy không thể đáp ứng được thời gian giao hàng theo yêu cầu của khách hàng. Hưng Quang không tiến hành sản xuất hàng loạt vì chú trọng nhiều đến chất lượng sản phẩm, do vậy, công suất máy bơm cao và khi vận hành ít hao tốn nhiên liệu hơn so với đối thủ cạnh tranh. Mặt khác, do sản xuất theo đơn đặt hàng, Hưng Quang không quản lý nhiều sản phẩm tồn kho nên tồn kho chủ yếu là những sản phẩm đã hoàn thành chờ đến ngày giao hàng. 3.2.4 Kết quả hoạt động kinh doanh Cơ sở Hưng Quang chuyên sản xuất máy bơm các loại, sản phẩm chính của Cơ sở gồm có bơm trên (bơm ly tâm để trên bờ) và bơm tu huýt (bơm ly tâm để dưới nước). Ngoài ra, Cơ sở còn sản xuất một số loại máy bơm khác như: bơm xáng thổi mini (bơm ly tâm dùng cho việc bơm cát, bùn đất); bơm giò gà, bơm rút, bơm đạp (gọi chung là bơm trục lưu hay bơm hướng trục); dàn sắt xi dùng cho máy ghe, tàu... SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 15 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 16 1100 1290 1580 1200 320 380 470 310 0 200 400 600 800 1000 1200 1400 1600 1800 2005 2006 2007 2008 Năm Triệu đồng Doanh thu Lợi nhuận Kết quả hoạt động kinh doanh của Cơ sở Hưng Quang trong những năm vừa qua được thể hiện ở hình 3.2. Hình 3.2. Kết quả kinh doanh của Cơ sở Hưng Quang 2005 – 2008 10 Qua biểu đồ ở hình 3.2, ta thấy doanh thu của Cơ sở tăng từ 1100 triệu đồng (năm 2005) lên đến 1580 triệu đồng (năm 2007), trong 2 năm tăng 44%. Lợi nhuận tăng từ 320 triệu đồng (năm 2005) lên 470 triệu đồng (năm 2007), tăng 47%, tốc độ tăng của lợi nhuận gần với tốc độ tăng của doanh thu. Số lượng sản phẩm sản xuất và tiêu thụ của Cơ sở ngày càng tăng, tạo được uy tín với khách hàng là nguyên nhân chủ yếu giúp tăng doanh thu trong những năm trước. Năm 2008 vừa qua, do ảnh hưởng của tình hình kinh tế, doanh thu đã giảm 24% và lợi nhuận giảm 34% so với năm 2007. Lợi nhuận giảm mạnh hơn so với doanh thu là do tỷ lệ lợi nhuận/doanh thu giảm từ 30% (năm 2007) xuống còn 26% (năm 2008). 3.3 Thực trạng công tác kế toán tại Cơ sở Hưng Quang Cơ sở Hưng Quang là một hộ kinh doanh cá thể, công tác kế toán tại Cơ sở không được chú trọng như ở các công ty hay doanh nghiệp tư nhân. Cơ sở chưa có hệ thống kế toán nên đã bộc lộ nhiều hạn chế, thiếu sót trong việc ghi chép và quản lý. Hưng Quang không lập thêm bất kỳ loại chứng từ nào ngoài hóa đơn bán hàng thông thường11. Sổ kế toán của Hưng Quang chỉ gồm 3 loại sổ sau: sổ nhật ký mua hàng; sổ nhật ký bán hàng; bảng kê giá trị vật tư, sản phẩm, hàng hóa tồn cuối tháng (các loại sổ này được ban hành theo Quyết định số 1271-TC/CĐKT ngày 14 tháng 12 năm 1995 của Bộ Tài Chính)12. 3.4.1 Kế toán hàng tồn kho và tài sản cố định 3.3.1.1 Kế toán hàng tồn kho Nguyên vật liệu: Hưng Quang thường mua nguyên vật liệu ở những nhà cung cấp trong Tỉnh, gần xưởng sản xuất nên không tồn trữ nhiều nguyên vật liệu. Cơ sở không có Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, chỉ có sổ nhật ký mua hàng ghi chép tình hình mua nguyên vật liệu. 10 Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của Cơ sở Hưng Quang giai đoạn 2005 – 2008. 11 Xem mẫu hóa đơn ở phụ lục 1. 12 Xem các mẫu sổ ở phụ lục 2. Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang Công cụ dụng cụ: Công cụ được sử dụng trong quy trình sản xuất máy bơm rất đa dạng, gồm có: máy khoan, máy cắt, gió đá cắt, kéo cắt, mâm gò, ê-tô kẹp, bàn cuốn ống bằng tay, compa chuyên dùng, thước các loại, máy khoan cầm tay, búa... Tất cả các công cụ này đều để lại tại xưởng sản xuất để sử dụng, không có sổ sách theo dõi tình hình sử dụng và cũng không có sự phân bổ chi phí mua công dụng cụ vào chi phí sản xuất chung. Thành phẩm: Hưng Quang không có nhà kho nên sản phẩm sản xuất ra không được nhập kho mà được đặt ngay trong xưởng sản xuất. Cơ sở chỉ có “Hóa đơn bán hàng thông thường” là chứng từ duy nhất liên quan đến kế toán thành phẩm và sổ nhật ký bán hàng để theo dõi việc bán thành phẩm. Cuối tháng, Cơ sở tiến hành kiểm kê vật tư, thành phẩm còn tồn tại kho; giá trị sản phẩm dở dang trên dây chuyền sản xuất để lập "Bảng kê giá trị vật tư, sản phẩm, hàng hoá tồn cuối tháng". 3.3.1.2 Kế toán tài sản cố định hữu hình Cơ sở Hưng Quang không có nhiều loại tài sản cố định, chỉ gồm: nhà xưởng, máy móc thiết bị (máy tiện, máy hàn). Hưng Quang không tính khấu hao tài sản cố định và không ghi chép các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tài sản cố định của Cơ sở (như việc sửa chữa, nâng cấp tài sản cố định hữu hình). 3.4.2 Kế toán công nợ Khoản phải thu khách hàng: Chủ cơ sở là người trực tiếp trao đổi, tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng. Phương thức thanh toán của Hưng Quang chủ yếu là bằng tiền mặt, đa số khách hàng trả trước một khoản tiền khi đặt hàng và thanh toán số còn lại khi nhận hàng. Cơ sở chỉ bán chịu đối với những khách hàng thân thiết và đơn đặt hàng lớn. Cơ sở ghi chép mọi nghiệp vụ bán hàng vào sổ nhật ký bán hàng, bao gồm cả trường hợp thu tiền ngay và bán chịu. Cơ sở không có sổ chi tiết thanh toán với người mua để quản lý, theo dõi các khoản phải thu của từng khách hàng mà chỉ ghi chép vào sổ tay. Khoản phải trả người bán: Hưng Quang thường mua chịu các nhà cung cấp nguyên vật liệu chính, rất hiếm khi Cơ sở nợ những người bán các vật liệu phụ hay phụ tùng, nhiên liệu. Các nghiệp vụ mua chịu phát sinh nhiều lần do Hưng Quang ít khi mua nguyên vật liệu với số lượng lớn dự trữ. Cơ sở ghi chép mọi nghiệp vụ mua hàng vào sổ nhật ký mua hàng, gồm cả trường hợp trả tiền ngay hay mua chịu. Đối với các khoản phải trả người bán, Cơ sở cũng chỉ ghi vào sổ tay. Đến thời hạn thanh toán, Hưng Quang đối chiếu số liệu mình ghi chép với sổ sách của nhà cung cấp để thanh toán tiền mua chịu. 3.4.3 Kế toán tiền lương Tại Hưng Quang, các hoạt động tuyển dụng, phát triển và trả công lao động đều do chủ cơ sở thực hiện. Hưng Quang không lập các chứng từ và sổ sách kế toán liên quan đến lao động tiền lương, chủ cơ sở chỉ có 1 quyển sổ tay để ghi chép những ngày nghỉ và những khoản ứng trước tiền lương của từng người (có chữ ký xác nhận của công nhân viên). Mỗi công nhân viên cũng được phát 1 quyển sổ để ghi các vấn đề phát sinh trong tháng của mình, nội dung ghi chép tương tự như nội dung ghi trong quyển sổ của chủ cơ sở. Cuối tháng, dựa vào các thông tin ghi trong quyển sổ tay để chấm công, tính tiền lương, trừ tiền ứng trước và trả lương cho từng người. Cuối quý, kế toán tính tổng các khoản trích theo lương bao gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội. SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 17 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang 3.4.4 Kế toán các chi phí quản lý khác Cơ sở Hưng Quang không tách biệt các loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, không hoạch toán chi phí để tính giá thành. Hiện tại, Hưng Quang là một hộ kinh doanh nên thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp được tính dựa trên doanh thu bán hàng (Thuế TNDN = 28% * 10% * Doanh thu), không có các chỉ tiêu giá vốn và chi phí quản lý kinh doanh. 3.4 Đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp 3.4.1 Điểm mạnh - Bộ máy kế toán đơn giản đã tiết kiệm được chi phí thuê thủ kho, thủ quỹ và người quản lý chung. Tuy nhiên, khi Cơ sở mở rộng quy mô thì việc thuê thêm các nhân viên này là thật sự cần thiết. - Việc chấm công và tính tiền lương của công nhân viên không tuân theo một khuôn khổ nhất định, có những trường hợp công nhân nghỉ nửa ngày vì có việc riêng mà vẫn được chủ cơ sở xem xét cho hưởng trọn ngày lương, điều này đã tạo được mối quan hệ tốt đẹp, giúp cho công nhân viên gắn bó lâu năm với Cơ sở và làm việc tích cực hơn. 3.4.2 Điểm yếu - Hưng Quang không thực hiện công tác kế toán chi phí sản xuất để tính giá thành sản phẩm, đồng thời giá bán không dựa trên giá thành mà chỉ dựa vào giá thị trường và việc ước lượng chi phí sản xuất theo cách tính thủ công của chủ cơ sở. Điều này dẫn đến giá bán cao hơn đối thủ cạnh tranh 20–30%, khó cạnh tranh đối với những máy bơm có công suất nhỏ, vì nhóm khách hàng của loại sản phẩm này nhạy cảm với giá hơn. - Một hạn chế lớn trong công tác kế toán của Hưng Quang là Cơ sở không quản lý và kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho nên dễ dẫn đến thất thoát do mất cắp hoặc sử dụng lãng phí. Mặt khác, Cơ sở cũng không xác định được giá trị hàng tồn kho để cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho việc nhập, xuất hàng tồn kho và xác định chi phí sản xuất. - Kế toán chưa cung cấp thông tin đa dạng, kịp thời về tình hình công nợ và số dư của các khoản phải thu, phải trả, đồng thời những thông tin có được cũng chưa đáng tin cậy. 3.4.3 Giải pháp Qua việc phân tích và đánh giá thực trạng công tác kế toán, đề tài đã nhận biết được nhiều điểm yếu trong công tác kế toán tại Cơ sở Hưng Quang, đối với một hộ kinh doanh thì những điểm yếu kể trên cũng chưa thể cho rằng Cơ sở quá yếu kém trong công tác kế toán. Tuy nhiên, chủ cơ sở Hưng Quang đang lập kế hoạch mở rộng quy mô và phát triển Cơ sở lên thành doanh nghiệp tư nhân trong thời gian sắp tới, vì vậy, ngay từ bây giờ, Hưng Quang cần có những giải pháp khắc phục các mặt hạn chế của công tác kế toán để tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của doanh nghiệp. Trước hết, Cơ sở cần xây dựng cho mình một hệ thống kế toán phù hợp, đảm bảo những vai trò sau: - Cung cấp tài liệu hữu ích cho mục đích kế toán tài chính cũng như kế toán quản trị, giúp Hưng Quang hoạch định công tác kế toán kịp thời và có hiệu quả hơn, nhằm tăng sức cạnh tranh trên thị trường. SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 18 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang - Quan sát, thu thập và ghi chép một cách có hệ thống hoạt động kinh doanh hàng ngày của Cơ sở với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các sự kiện kinh tế khác. - Ghi nhận các khoản phải thu khách hàng và tổng hợp trên bảng báo cáo tài chính, phân tích tuổi nợ của từng khách hàng để cảnh báo các khoản nợ quá hạn. - Kiểm soát chi phí sản xuất và quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhằm hạn chế thất thoát, hao phí. - Cung cấp những thông tin phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp và yêu cầu quản lý kinh tế của Nhà nước, nhất là khi Hưng Quang chuyển thành Doanh nghiệp tư nhân. Tóm tắt Ngành chế tạo máy bơm là một ngành phức tạp và rất quan trọng trong lĩnh vực chế tạo máy. Có thể nói, đây là ngành gắn liền với ngành nông nghiệp, vì máy bơm là thiết bị cần thiết cho lĩnh vực này và khi nông nghiệp phát triển cũng tạo điều kiện cho sự phát triển của ngành sản xuất máy bơm. Khi kinh tế Việt Nam tăng trưởng, các mặt hàng nông thủy sản xuất khẩu ra nước ngoài ngày càng nhiều, máy bơm nước không chỉ cần thiết cho việc tưới tiêu nữa mà nó còn là công cụ cần thiết cho việc nuôi trồng thủy sản, do đó, môi trường cạnh tranh trong ngành ngày càng gay gắt hơn, nhiều cơ sở và công ty sản xuất máy bơm ra đời. Tiềm năng của ngành sản xuất này còn rất lớn nên đối thủ cạnh tranh của Cơ sở ngày càng nhiều, Cơ sở cần mở rộng quy mô và có những giải pháp để nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp, nhất là phải hoàn thiện công tác kế toán nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển doanh nghiệp của Hưng Quang trong thời gian sắp tới. SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 19 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang Chương 4 XÂY DỰNG HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CƠ SỞ HƯNG QUANG Chương 3 đã giới thiệu khái quát về quá trình hình thành phát triển của Cơ sở Hưng Quang và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơ sở những năm gần đây, nhất là đã phân tích và đánh giá thực trạng công tác kế toán tại Cơ sở. Chương 4 này sẽ trình bày các mục tiêu xây dựng hệ thống kế toán, định hướng xây dựng một cách chi tiết và đề xuất một số giải pháp để hệ thống kế toán vận hành tốt hơn. 4.1 Xây dựng các mục tiêu 4.1.1 Mục tiêu tổng quát Mục tiêu tổng quát của việc xây dựng hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang là cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, đặc biệt là cung cấp thông tin đa dạng, kịp thời cho chủ doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả quản lý và đáp ứng nhu cầu phát triển doanh nghiệp. 4.1.2 Mục tiêu cụ thể - Kiểm soát chi phí. - Kiểm soát việc thu, trả công nợ. - Kiểm soát hàng tồn kho, tài sản cố định và nguồn tiền chặt chẽ. - Cung cấp thông tin kịp thời để có thể phân tích tình hình kinh doanh hiệu quả. 4.2 Xây dựng Hệ thống kế toán Sau khi xác định mục tiêu, đề tài đi vào phần xây dựng hệ thống kế toán phù hợp với Cơ sở Hưng Quang, bao gồm 5 thành phần chính: − Hệ thống báo cáo kế toán. − Các danh mục đối tượng kế toán. − Hệ thống tài khoản kế toán. − Hệ thống chứng từ kế toán. − Hệ thống sổ kế toán. Các thành phần này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, được trình bày trong báo cáo nghiên cứu cả nội dung và hình thức. Mỗi loại báo cáo tài chính, chứng từ hay sổ kế toán hợp pháp, hợp lệ đều phải có tên đơn vị và địa chỉ bên trái phía trên tiêu đề, nội dung và cuối cùng là họ tên chữ ký của những người liên quan. Trong phần “Xây dựng hệ thống kế toán”, đề tài chủ yếu trình bày những nội dung sau đây: - Thiết kế các loại báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, bảng hệ thống tài khoản, các danh mục, chứng từ và sổ kế toán cần thiết sao cho phù hợp với Cơ sở Hưng Quang mà vẫn đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ (thiết kế dựa theo các mẫu bảng, biểu dùng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa được ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC). SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 20 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang - Nêu đặc điểm, nội dung của các loại báo cáo, chứng từ, sổ sách kế toán, đồng thời trình bày phương pháp lập các chỉ tiêu trong đó. - Cho ví dụ minh họa cách ghi chép chứng từ, sổ sách kế toán. 4.2.1 Hệ thống Báo cáo kế toán Hệ thống báo cáo kế toán được xây dựng trong đề tài bao gồm báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị. Báo cáo tài chính được xây dựng dựa theo Chế độ kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC. Do Hưng Quang là một doanh nghiệp nhỏ, chưa cần đến Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, nên đề tài xây dựng hệ thống báo cáo tài chính chỉ bao gồm 3 loại báo cáo sau: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và Bản thuyết minh báo cáo tài chính. Báo cáo kế toán quản trị được lập để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, công cụ, thành phẩm và tình hình thu, trả công nợ. 4.2.1.1 Bảng Cân đối kế toán Bảng cân đối kế toán là một loại báo cáo tài chính rất quan trọng, được lập để phân t._....................................................................................................................... Kèm theo:....01................................... chứng từ gốc. Ngày 10 tháng 03 năm 2009 Người nhận tiền (ký, họ tên) Thủ quỹ (ký, họ tên) Kế toán (ký, họ tên) Chủ Cơ sở (ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): ....................................................................................... Quyển Số: ......01...... Số: ...02/PC... Nợ 141 (TP03) Có 1111 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang Cách lập các chỉ tiêu trong Phiếu chi - Trong mỗi phiếu chi phải ghi rõ số quyển dùng trong năm và số của từng phiếu chi. Số phiếu chi được đánh liên tục trong một kỳ kế toán năm. - Mỗi phiếu chi phải ghi rõ ngày lập phiếu, ngày chi tiền và ghi rõ họ tên người nhận tiền. - Dòng “Lý do chi”: dòng này ghi rõ nội dung chi tiền, như: chi thanh toán tiền mua nguyên vật liệu, chi tạm ứng... - Dòng “Số tiền”: ghi số tiền xuất quỹ bằng số và bằng chữ. - Dòng “Kèm theo”: ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo Phiếu chi. - Sau khi đã nhận đủ số tiền, người nhận tiền phải ghi rõ số tiền đã nhận vào dòng cuối của Phiếu chi. - Phiếu chi được lập thành 2 liên, 1 liên giao cho người nhận tiền, 1 liên được giữ lại để ghi sổ quỹ tiền mặt và cuối ngày, toàn bộ phiếu chi kèm theo chứng từ gốc sẽ làm căn cứ để kế toán ghi sổ kế toán.  Giấy đề nghị tạm ứng Giấy đề nghị tạm ứng là căn cứ để duyệt tạm ứng và là thủ tục để lập phiếu chi, xuất quỹ cho tạm ứng. GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày 10 Tháng 03 Năm 2009 Số: .........01/GĐNTƯ......... Kính gửi: Chủ Cơ sở Hưng Quang Tên tôi là: Võ Minh Tâm Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 500.000 đồng Viết bằng chữ: Năm trăm nghìn đồng. Lý do tạm ứng: Tạm ứng mua nguyên vật liệu Thời hạn thanh toán: 11/03/2009 Người đề nghị tạm ứng (ký, họ tên) Kế toán (ký, họ tên) Chủ Cơ sở (ký, họ tên) Cách lập các chỉ tiêu trong Giấy đề nghị tạm ứng - Giấy đề nghị tạm ứng do người tạm ứng viết và ghi rõ ở dòng “Kính gửi” là “Chủ Cơ sở Hưng Quang” (người xét duyệt tạm ứng). - Người đề nghị tạm ứng phải ghi rõ họ tên và số tiền đề nghị tạm ứng (viết bằng số và bằng chữ). SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 48 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang - Dòng “Lý do tạm ứng”: dòng này ghi rõ mục đích sử dụng số tiền tạm ứng, như: Tạm ứng mua nguyên vật liệu, tạm ứng đi công tác... - Dòng “Thời hạn thanh toán”: ghi rõ ngày sẽ thanh toán tiền tạm ứng và hoàn ứng (nếu có). - Giấy đề nghị tạm ứng sẽ được chuyển cho kế toán và Chủ Cơ sở xem xét duyệt chi. Sau khi Chủ Cơ sở đã duyệt tạm ứng, kế toán sẽ lập Phiếu chi kèm theo Giấy đề nghị tạm ứng để thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.  Giấy thanh toán tiền tạm ứng Giấy thanh toán tiền tạm ứng được lập nhằm liệt kê các khoản tiền tạm ứng đã nhận và các khoản đã chi của người nhận tạm ứng, làm căn cứ để thanh toán tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán. GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG Số: 01/GTTTTƯ Nợ 1111 Có 141 (TP03) Ngày 11 Tháng 03 Năm 2009 Họ và tên người thanh toán: Võ Minh Tâm Địa chỉ:.................................................................................................................................... Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng sau đây: DIỄN GIẢI SỐ TIỀN A 1 I. Số tiền tạm ứng 550.000 1. Số tạm ứng kỳ trước chưa thanh toán hết 50.000 2. Số tạm ứng kỳ này: 500.000 - Phiếu chi số 02/PC ngày 10 tháng 03 năm 2009 500.000 - Phiếu chi số.....ngày.....tháng.....năm..... II. Số tiền đã chi 495.000 1. Chứng từ số 0123456 ngày 11 tháng 03 năm 2009 495.000 2. Chứng từ số.....ngày.....tháng.....năm..... III. Chênh lệch 55.000 1. Số tạm ứng chi không hết (I – II) 55.000 2. Chi quá số tạm ứng (II – I) Người thanh toán (ký, họ tên) Kế toán (ký, họ tên) Chủ Cơ sở (ký, họ tên) SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 49 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang Cách lập các chỉ tiêu trong Giấy thanh toán tiền tạm ứng - Giấy thanh toán tiền tạm ứng phải ghi rõ ngày tháng, số giấy thanh toán tiền tạm ứng và họ tên, địa chỉ của người thanh toán tạm ứng. - Căn cứ vào các chỉ tiêu ở cột A, kế toán ghi số tiền và cột 1 như sau: + Mục I (Số tiền tạm ứng): ghi tổng số tạm ứng kỳ trước chưa thanh toán hết và số tạm ứng kỳ này. ο Mục 1 (Số tạm ứng kỳ trước chưa thanh toán hết): ghi số tiền tạm ứng các kỳ trước chưa được thanh toán hết căn cứ vào dòng Số dư tạm ứng (tính đến ngày lập phiếu thanh toán) trên sổ chi tiết tài khoản Tạm ứng của người thanh toán tạm ứng. ο Mục 2 (Số tạm ứng kỳ này): căn cứ vào các Phiếu chi tạm ứng kỳ này để ghi số tiền vào cột 1, mỗi phiếu chi ghi 1 dòng. + Mục II (Số tiền đã chi): ghi số tiền đã chi ra căn cứ vào các chứng từ chi tiêu của người thanh toán tạm ứng, mỗi chứng từ ghi 1 dòng. Chứng từ chi tiêu như: hóa đơn mua nguyên liệu... + Mục III (Chênh lệch): ghi số chênh lệch dương giữa mục I và mục II. Phần chênh lệch xảy ra 1 trong 2 trường hợp sau: ο Mục 1 (Số tạm ứng chi không hết): trường hợp số tiền tạm ứng lớn hơn số tiền đã chi, ghi vào mục 1 số tiền chênh lệch (mục 2 để trống). ο Mục 2 (Chi quá số tạm ứng): trường hợp số tiền tạm ứng nhỏ hơn số tiền đã chi thì ghi vào mục 2 số chênh lệch (mục 1 để trống). - Giấy thanh toán tiền tạm ứng sau khi lập xong sẽ được chuyển cho Chủ Cơ sở xem xét ký duyệt. Phần chênh lệch tiền tạm ứng trong trường hợp chi không hết phải làm thủ tục thu hồi nộp quỹ (ghi phiếu thu) hoặc trừ vào tiền lương của người thanh toán tạm ứng. Phần chênh lệch trong trường hợp chi quá số tạm ứng phải làm thủ tục xuất quỹ (ghi phiếu chi) trả lại cho người tạm ứng. - Giấy thanh toán tiền tạm ứng kèm theo chứng từ gốc và phiếu thu (hoặc phiếu chi) có liên quan phải đính kèm với nhau. 4.2.4.4 Chỉ tiêu tài sản cố định  Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định Chứng từ này được lập nhằm phản ánh số khấu hao tài sản cố định phải trích trong tháng và phân bổ số khấu hao ấy cho các đối tượng sử dụng tài sản cố định trong Cơ sở. SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 50 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỐ KHẤU HAO TSCĐ Tháng 03 năm 2009 Đơn vị tính: triệu đồng Nơi sử dụngS T T Chi tiêu Thời gian sử dụng (năm) Nguyên giá TSCĐ Số Khấu hao TK 154 TK 642 A B 1 2 3 4 5 1 Số khấu hao trích tháng trước 10 2.000 16,67 12,50 4,17 2 Số khấu hao TSCĐ tăng trong tháng 10 60 0,50 0,50 0 3 Số khấu hao TSCĐ giảm trong tháng 10 30 0,25 0,25 0 4 Số khấu hao trích tháng này 10 2.030 16,92 12,75 4,17 Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Kế toán (Ký, họ tên) Chủ Cơ sở (Ký, họ tên, đóng dấu) Cách lập các chỉ tiêu trong Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định - Cột 1: ghi thời gian sử dụng hữu ích của tài sản cố định do Cơ sở xác định theo hướng dẫn của chuẩn mực kế toán. - Cột 2: ghi nguyên giá tài sản cố định phải khấu hao. - Cột 3: tính số khấu hao theo phương pháp đường thẳng bằng công thức sau: Số khấu hao = Nguyên giá TSCĐ / (Thời gian sử dụng * 12) - Cột 4, 5: phân bổ số khấu hao TSCĐ cho các đối tượng sử dụng: bộ phận sản xuất (TK 154), bộ phận bán hàng và quản lý doanh nghiệp (TK 642). - Dòng 1 “Số khấu hao trích tháng trước”: các chỉ tiêu ở dòng này được lấy từ bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định của tháng trước. - Dòng 2, 3: đối với các dòng số khấu hao TSCĐ tăng, giảm trong tháng, Cơ sở có thể phản ánh chi tiết cho từng TSCĐ có liên quan đến số tăng, giảm khấu hao TSCĐ theo chế độ quy định hiện hành về khấu hao TSCĐ. - Dòng 4: số khấu hao trích tháng này được tính bằng công thức: Số khấu hao trích tháng này = Số khấu hao trích tháng trước + Số khấu hao tăng – Số khấu hao giảm 4.2.5 Hệ thống sổ kế toán Đề tài xây dựng hệ thống sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung, dựa trên hệ thống tài khoản, hệ thống chứng từ đã được xây dựng. Các mẫu sổ kế toán được thiết kế sao cho phù hợp với Cơ sở Hưng Quang dựa theo các mẫu sổ ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 51 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang 4.2.5.1 Sổ nhật ký Sổ nhật ký gồm có 2 loại: sổ nhật ký chung và sổ nhật ký đặc biệt. Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp rất quan trọng dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày theo trình tự thời gian. Mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính được ghi vào sổ nhật ký chung dưới dạng định khoản kế toán (phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản). Số liệu ghi trên sổ Nhật ký chung là căn cứ để ghi vào Sổ cái. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ Nhật ký chung. Tuy nhiên, Cơ sở có thể mở các sổ Nhật ký đặc biệt để ghi riêng các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn. Các sổ Nhật ký đặc biệt là một phần của sổ Nhật ký chung nên phương pháp ghi sổ cũng tương tự như sổ Nhật ký chung. Nội dung ghi chép của các sổ Nhật ký đặc biệt như sau: - Sổ nhật ký thu tiền: dùng để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền. - Sổ nhật ký chi tiền: dùng để ghi chép các nghiệp vụ chi tiền. - Sổ nhật ký mua hàng: dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng (nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa...), chỉ ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo hình thức trả tiền sau để hạn chế sự trùng lắp vì trường hợp nghiệp vụ mua hàng trả tiền ngay đã được ghi vào sổ nhật ký chi tiền. - Sổ nhật ký bán hàng: dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng, chỉ ghi chép các nghiệp vụ bán hàng theo hình thức thu tiền sau vì trường hợp nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay đã được ghi vào sổ nhật ký thu tiền. ™ Sổ Nhật ký chung SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 2009 Đơn vị tính: ngàn đồng Chứng từ Số phát sinh Ngày tháng ghi sổ Số hiệu Ngày tháng Diễn giải Đã ghi Sổ Cái Số hiệu TK đối ứng Nợ Có A B C D E F 1 2 Số trang trước chuyển sang 678.955 678.955 ... ... ... ... ... ... ... ... 03/03 01/PXK 03/03 Xuất kho nguyên vật liệu 154 1.380 03/03 01/PXK 03/03 Xuất kho nguyên vật liệu 1521 1.380 ... ... ... ... ... ... ... ... Số chuyển sang trang sau 976.895 976.895 - Sổ này có trang, đánh số từ trang số 01 đến trang số: - Ngày mở sổ: Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Kế toán (Ký, họ tên) Chủ Cơ sở (Ký, họ tên, đóng dấu) SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 52 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang Phương pháp ghi sổ Nhật ký chung - Cột A, B, C: ghi ngày tháng ghi sổ nghiệp vụ phát sinh và số hiệu, ngày tháng của chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ. - Cột D: ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. - Cột E: các nghiệp vụ ghi sổ nhật ký chung khi đã được ghi vào Sổ cái thì đánh dấu ngay vào cột này tại ô tương ứng với nghiệp vụ đó. - Cột F: ghi số hiệu các tài khoản Nợ, tài khoản Có theo định khoản kế toán các nghiệp vụ phát sinh. Mỗi tài khoản được ghi một dòng riêng, các tài khoản Nợ ghi trước, các tài khoản Có ghi sau. - Cột 1: ghi số tiền phát sinh của các tài khoản Nợ. - Cột 2: ghi số tiền phát sinh của các tài khoản Có. - Dòng đầu trang sổ nhật ký chung ghi số cộng trang trước chuyển sang. Dòng cuối trang sổ cộng số phát sinh lũy kế để chuyển sang trang sau (cộng cả dòng “số trang trước chuyển sang”). ™ Các sổ Nhật ký đặc biệt Sổ Nhật ký thu tiền SỔ NHẬT KÝ THU TIỀN Năm 2009 Đơn vị tính: ngàn đồng Chứng từ Ghi Có các tài khoản Tài khoản khác Ngày tháng ghi sổ Số Ngày tháng Diễn giải Ghi Nợ tài khoản 1111 511 131 Số tiền Số hiệu A B C D 1 2 3 4 E Số trang trước chuyển sang 203.450 120.000 75.000 8.450 x 01/03 01/PT 01/03 Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ 10.000 10.000 1121 08/03 02/PT 08/03 Thu nợ CTCP thủy sản Sông Hậu 15.000 15.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng chuyển sang trang sau 309.210 175.000 110.000 24.210 x - Sổ này có trang, đánh số từ trang 01 đến trang - Ngày mở số: Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Kế toán (Ký, họ tên) Chủ Cơ sở (Ký, họ tên, đóng dấu) SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 53 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang Phương pháp ghi sổ Nhật ký thu tiền - Cột A, B, C, D: cách ghi tương tự như sổ nhật ký chung. - Cột 1: ghi số tiền mặt thu được. - Cột 2, 3, 4: ghi số tiền phát sinh của các tài khoản Có (tài khoản nào không phát sinh thì để trống). - Cột E: ghi số hiệu của các tài khoản Có khác. Sổ Nhật ký chi tiền Phương pháp ghi sổ nhật ký chi tiền tương tự sổ nhật ký thu tiền. SỔ NHẬT KÝ CHI TIỀN Năm 2009 Đơn vị tính: ngàn đồng Chứng từ Ghi Nợ các tài khoản Tài khoản khác Ngày tháng ghi sổ Số Ngày tháng Diễn giải Ghi Có tài khoản 1111 152 331 Số tiền Số hiệu A B C D 1 2 3 4 E Số trang trước chuyển sang 60.750 19.500 35.680 5.570 x 05/03 01/PC 05/03 Tạm ứng 600 600 141 10/03 02/PC 10/03 Tạm ứng 500 500 141 ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng chuyển sang trang sau 91.680 28.590 54.750 8.340 x - Sổ này có trang, đánh số từ trang 01 đến trang - Ngày mở số: Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Kế toán (Ký, họ tên) Chủ Cơ sở (Ký, họ tên, đóng dấu) SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 54 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang Sổ Nhật ký mua hàng SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNG Năm 2009 Đơn vị tính: ngàn đồng Chứng từ Ghi Nợ các tài khoản Tài khoản khác Ngày tháng ghi sổ Số Ngày tháng Diễn giải 152 153 Số tiền Số hiệu Phải trả người bán (ghi Có) A B C D 1 2 E 3 4 Số trang trước chuyển sang 23.760 6.750 5.050 x 35.560 02/03 01/PNK 02/03 Mua nguyên liệu 1.950 1.950 ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng chuyển sang trang sau 42.050 9.000 8.150 x 59.200 - Sổ này có trang, đánh số từ trang 01 đến trang - Ngày mở số: Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Kế toán (Ký, họ tên) Chủ Cơ sở (Ký, họ tên, đóng dấu) Phương pháp ghi sổ Nhật ký mua hàng - Cột A, B, C, D: cách ghi tương tự như sổ nhật ký chung. - Cột 1, 2, 3: ghi số tiền phát sinh của các tài khoản Nợ (tài khoản nào không phát sinh thì để trống). - Cột E: ghi số hiệu của các tài khoản Nợ khác. - Cột 4: ghi số tiền phải trả người bán tương ứng với số hàng đã mua. SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 55 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang Sổ Nhật ký bán hàng SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG Năm 2009 Đơn vị tính: ngàn đồng Chứng từ Ngày tháng ghi sổ Số Ngày tháng Diễn giải Phải thu từ người mua (ghi Nợ) Ghi Có tài khoản doanh thu A B C D 1 2 Số trang trước chuyển sang 85.000 85.000 02/03 092101 02/03 Bán chịu bơm trên 20.000 20.000 ... ... ... ... ... ... Cộng chuyển sang trang sau 130.000 130.000 - Sổ này có trang, đánh số từ trang 01 đến trang - Ngày mở số: Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Kế toán (Ký, họ tên) Chủ Cơ sở (Ký, họ tên, đóng dấu) Phương pháp ghi sổ Nhật ký bán hàng - Cột A, B, C, D: Cách ghi tương tự như sổ nhật ký chung. - Cột 1: Ghi số tiền phát sinh của tài khoản phải thu khách hàng. - Cột 2: Ghi số tiền phát sinh của tài khoản doanh thu. SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 56 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang 4.2.5.2 Sổ cái Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán, theo tài khoản kế toán quy định trong hệ thống tài khoản được xây dựng và áp dụng tại Cơ sở Hưng Quang. Căn cứ để ghi sổ cái là sổ nhật ký chung và các sổ nhật ký đặc biệt. SỔ CÁI Năm 2009 Tên tài khoản: Tạm ứng Số hiệu: TK141 Đơn vị tính: ngàn đồng Chứng từ Số tiền Ngày tháng ghi sổ Số hiệu Ngày tháng Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Nợ Có A B C D E 1 2 Số dư đầu kỳ 550 05/03 01/PC 03/03 Tạm ứng cho Lê Minh Sang đi công tác 1111 600 10/03 02/PC 10/03 Tạm ứng cho Võ Minh Tâm mua nguyên vật liệu 1111 500 ... ... ... ... ... ... ... Cộng số phát sinh cuối tháng x 1.900 2.000 Số dư cuối kỳ x 450 - Sổ này có trang, đánh số từ trang 01 đến trang - Ngày mở số: Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Kế toán (Ký, họ tên) Chủ Cơ sở (Ký, họ tên, đóng dấu) Phương pháp ghi Sổ cái - Ghi rõ tên và số hiệu của tài khoản thuộc trang sổ cái này. - Cột A, B, C, D: cách ghi tương tự như sổ nhật ký chung. - Cột E: ghi số hiệu của các tài khoản đối ứng liên quan đến nghiệp vụ phát sinh với tài khoản thuộc sổ cái này. Tài khoản Nợ ghi trước, tài khoản Có ghi sau. - Cột 1, 2: ghi số tiền phát sinh bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản theo từng nghiệp vụ kinh tế. - Đầu tháng, kế toán ghi số dư đầu kỳ của tài khoản vào dòng “Số dư đầu kỳ”, cột Nợ hoặc cột Có. Cuối kỳ, kế toán cộng số phát sinh Nợ và số phát sinh Có để tính ra số dư cuối kỳ. SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 57 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 58 4.2.5.3 Sổ kế toán chi tiết Các loại sổ kế toán chi tiết sau đây dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần theo dõi chi tiết, đáp ứng yêu cầu quản lý của Cơ sở Hưng Quang. ™ Sổ quỹ tiền mặt Sổ quỹ tiền mặt dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt của Cơ sở. Căn cứ để ghi sổ này là các phiếu thu và phiếu chi đã được thực hiện việc nhập, xuất quỹ tiền mặt. SỔ QUỸ TIỀN MẶT Loại quỹ: Tiền Việt Nam Đơn vị tính: ngàn đồng Số hiệu chứng từ Số tiền Ngày tháng chứng từ Thu Chi Diễn giải Thu Chi Tồn A B C D 1 2 3 Số dư đầu kỳ 30.000 01/03/2009 01/PT Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt 10.000 40.000 05/03/2009 01/PC Tạm ứng cho Lê Minh Sang đi công tác 600 39.400 ... ... ... ... ... ... ... Số dư cuối kỳ x x 32.000 - Sổ này có trang, đánh số từ trang 01 đến trang - Ngày mở số: Ngày 31 tháng 31 năm 2009 Kế toán (Ký, họ tên) Chủ Cơ sở (Ký, họ tên, đóng dấu) Phương pháp ghi Sổ quỹ tiền mặt - Cột A, B, C: ghi ngày tháng và số của phiếu thu hoặc phiếu chi, ghi theo thứ tự thời gian và thứ tự của số phiếu. - Cột D: ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh của phiếu thu hoặc phiếu chi tiền mặt. - Cột 1, 2: ghi số tiền nhập quỹ hoặc xuất quỹ (ô nào không có phát sinh thì để trống). - Cột 3: tính ra số tiền tồn quỹ sau mỗi nghiệp vụ phát sinh hoặc cuối mỗi ngày. - Kế toán ghi số dư đầu kỳ của tài khoản tiền mặt vào cột 3, dòng “Số dư đầu kỳ”. Cuối kỳ, kế toán tính ra số dư để ghi vào cột 3, dòng “số dư cuối kỳ”. Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang ™ Sổ chi tiết hàng tồn kho Sổ chi tiết hàng tồn kho được mở dùng để theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất và tồn kho của từng loại nguyên vật liệu, dụng cụ, thành phẩm, bao gồm cả số lượng và giá trị hàng tồn kho. SỔ CHI TIẾT HÀNG TỒN KHO Tháng 03 Năm 2009 Tài khoản: TK1521 Tên kho: .......... Tên, quy cách nhãn hiệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm: ...Sắt tấm... Đơn vị tính: ngàn đồng Chứng từ Nhập Xuất Tồn Số hiệu Ngày tháng Diễn giải Tài khoản đối ứng Đơn giá Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền A B C D 1 2 3 4 5 6 7 Số dư đầu kỳ 90 1.260 01/PNK 02/03 Mua chịu nhập kho 331.01 15 90 1.350 180 2.610 01/PXK 03/03 Xuất sản xuất bơm trên 154 15 60 900 120 1.710 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng tháng x x 900 13.590 930 13.950 60 900 - Sổ này có trang, đánh số từ trang 01 đến trang - Ngày mở số: Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Kế toán (Ký, họ tên) Chủ Cơ sở (Ký, họ tên, đóng dấu) SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 59 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang Phương pháp ghi Sổ chi tiết hàng tồn kho - Cột A, B: ghi ngày tháng và số của phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, ghi theo thứ tự thời gian và thứ tự của số phiếu. - Cột C: ghi nội dung nghiệp vụ phát sinh của chứng từ dùng để ghi sổ chi tiết. - Cột D: ghi số hiệu của tài khoản đối ứng. - Cột 1: ghi đơn giá của vật liệu, thành phẩm, hàng hóa nhập, xuất kho. Đơn giá xuất kho tính theo phương pháp bình quân gia quyền. - Cột 2, 3: ghi số lượng hàng nhập kho và căn cứ vào phiếu nhập kho ghi giá trị hàng nhập kho, hay tính bằng công thức: Thành tiền = Đơn giá * Số lượng - Cột 4, 5: ghi số lượng hàng xuất kho và tính giá trị hàng xuất ra bằng cách lấy cột 1 nhân với cột 4. - Cột 6, 7: tính số lượng và giá trị tồn kho cuối kỳ bằng công thức: Tồn kho cuối kỳ = Tồn kho đầu kỳ + Nhập kho - Xuất kho ™ Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) Sổ này là loại sổ kế toán chi tiết dùng để theo dõi việc thanh toán với người mua (người bán) theo từng đối tượng và được mở cho từng tài khoản chi tiết. SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA (NGƯỜI BÁN) Tháng 03 năm 2009 Tài khoản: 131.01 Đối tượng: CTCP Thủy sản Sông Hậu Đơn vị tính: ngàn đồng Chứng từ Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Diễn giải Tài khoản đối ứng Thời hạn được chiết khấu (ngày) Nợ Có Nợ Có A B C D 1 2 3 4 5 Số dư đầu kỳ 10.000 0 092101 02/03 Bán chịu bơm trên 5112 30 20.000 0 30.000 0 02/PT 08/03 Thu tiền nợ 1111 0 15.000 15.000 0 Cộng số phát sinh x x 20.000 15.000 x x Số dư cuối kỳ x x x x 15.000 0 - Sổ này có trang, đánh số từ trang 01 đến trang - Ngày mở số: Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Kế toán (Ký, họ tên) Chủ Cơ sở (Ký, họ tên, đóng dấu) SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 60 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang Phương pháp ghi Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) - Ghi rõ tên hoặc số hiệu của tài khoản thuộc trang sổ này, đồng thời ghi tháng năm theo dõi và ghi sổ. - Cột A, B: ghi số hiệu và ngày tháng của chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi theo thứ tự của số phiếu. - Cột C: ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Cột D: ghi số hiệu tài khoản đối ứng. - Cột 1: ghi thời gian được hưởng chiết khấu thanh toán được ghi trên hóa đơn mua hàng (hoặc bán hàng) hoặc ghi trên các chứng từ liên quan đến việc mua (hoặc bán) hàng. - Cột 2, 3: ghi số phát sinh bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản thuộc trang sổ chi tiết này. - Cột 4, 5: ghi số dư bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản sau từng nghiệp vụ thanh toán. - Kế toán ghi số dư đầu kỳ của tài khoản vào dòng đầu, cột 4 hoặc 5 (tùy vào tài khoản đó có số dư bên Nợ hay bên Có). Cuối kỳ, kế toán tính ra số dư để ghi vào cột 4 hoặc 5, dòng “số dư cuối kỳ”. 4.3 Giải pháp vận hành Hệ thống kế toán Hiện tại, Cơ sở Hưng Quang có thể áp dụng hệ thống kế toán được xây dựng từ để tài để phục vụ cho công tác kế toán. Tuy nhiên, để hệ thống kế toán vận hành hiệu quả hơn, đề tài đề xuất một số giải pháp sau đây: - Cơ sở cần xây nhà kho để chứa nguyên vật liệu và những sản phẩm đã sản xuất chưa đến ngày giao hàng, giúp kiểm soát quá trình nhập, xuất hàng tồn kho, hạn chế thất thoát do mất cắp hoặc sử dụng lãng phí. - Khi Hưng Quang mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh và chuyển thành doanh nghiệp tư nhân, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, để hệ thống kế toán vận hành tốt, Hưng Quang cần tuyển thêm thủ kho, thủ quỹ và người quản lý xưởng. - Thay vì vận hành hệ thống kế toán một cách thủ công, Cơ sở có thể thiết lập các thành phần của hệ thống kế toán trên máy vi tính bằng Excel và liên kết với nhau bởi các hàm Excel, giúp cho công tác kế toán đạt hiệu quả cao hơn. Tóm tắt Đề tài đã thiết lập một hệ thống kế toán bao gồm 5 thành phần chính: hệ thống báo cáo kế toán, các danh mục đối tượng kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống chứng từ kế toán và hệ thống sổ kế toán. Ngoài việc thiết kế các loại báo cáo tài chính, bảng hệ thống tài khoản, các danh mục, chứng từ và sổ kế toán cần thiết, đề tài nghiên cứu còn nêu lên các đặc điểm, nội dung, phương pháp lập và ví dụ minh họa cách ghi các chỉ tiêu trong những loại báo cáo, chứng từ, sổ sách kế toán đó. SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 61 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang Chương 5 KẾT LUẬN Cơ sở Hưng Quang là một hộ kinh doanh cá thể, công tác kế toán tại Cơ sở không được chú trọng như ở các công ty hay doanh nghiệp tư nhân. Cơ sở chưa có hệ thống kế toán nên đã bộc lộ nhiều hạn chế, thiếu sót trong việc ghi chép và quản lý. Một hạn chế lớn trong công tác kế toán của Hưng Quang là Cơ sở không quản lý và kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho nên dễ dẫn đến thất thoát, lãng phí. Mặt khác, kế toán chưa cung cấp những thông tin đa dạng, kịp thời về tình hình mua bán chịu và các thông tin cần thiết khác. Để khắc phục những hạn chế trên, đề tài đã thiết lập được một hệ thống kế toán tương đối phù hợp với Hưng Quang, bao gồm 5 thành phần chính: hệ thống báo cáo kế toán, các danh mục đối tượng kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống chứng từ kế toán và hệ thống sổ kế toán. Đề tài không chỉ thiết kế các loại báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, bảng hệ thống tài khoản, các danh mục, chứng từ và sổ kế toán cần thiết mà còn nêu lên các đặc điểm, nội dung, phương pháp lập và ví dụ minh họa cách lập các chỉ tiêu trong các loại báo cáo, chứng từ, sổ sách kế toán đó. Hiện tại, Hưng Quang vẫn là một hộ kinh doanh cá thể nên Cơ sở có thể áp dụng hệ thống kế toán này để quản lý doanh nghiệp, còn đối với những vấn đề liên quan đến cơ quan Nhà nước như việc kê khai nộp thuế thì Cơ sở vẫn thực hiện dựa theo chế độ kế toán hộ kinh doanh. Thời gian sắp tới, các hộ kinh doanh không phải đóng thuế thu nhập doanh nghiệp nữa mà sẽ chuyển sang đóng thuế thu nhập cá nhân, Cơ sở cần tìm hiểu cách tính thuế thu nhập cá nhân phải nộp để thích nghi với tình hình hiện tại. Khi Hưng Quang chuyển sang loại hình doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp vẫn có thể áp dụng hệ thống kế toán này, chỉ cần xây dựng thêm hệ thống báo cáo thuế và hoàn thiện hệ thống kế toán cho phù hợp với tình hình hiện tại của doanh nghiệp, phù hợp với yêu cầu của chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa. Nhìn chung, đề tài này đã đạt được tương đối đầy đủ những mục tiêu đề ra ban đầu, tôi hy vọng kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ là nguồn thông tin hữu ích cho Cơ sở Hưng Quang trong việc nâng cao hiệu quả công tác kế toán, giúp cho việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơ sở tốt hơn, nhằm tăng khả năng cạnh tranh. Qua việc nghiên cứu đề tài này, tác giả đã học hỏi thêm rất nhiều kiến thức về lĩnh vực kế toán, kể cả lý thuyết và thực tiễn. Những kiến thức và kinh nghiệm thực tế này sẽ giúp ích cho tác giả rất nhiều trong hiện tại và nhất là trong công việc sau này. SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 62 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang TÀI LIỆU THAM KHẢO ™ Sách tham khảo 1. Luật kế toán. 2008. Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia. 2. Khoa kinh tế - Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh. 2006. Kế toán tài chính. Nhà xuất bản Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh. 3. Nguyễn Thế Hưng. 2006. Hệ thống thông tin kế toán. Nhà xuất bản Thống Kê. 4. Nguyễn Thị Thu – Vũ Hữu Đức. 2007. Kế toán – Ngôn ngữ kinh doanh. Nhà xuất bản Thống Kê 5. Phan Đức Dũng. 2006. Nguyên lý kế toán. Nhà xuất bản Thống Kê. 6. Thiều Thị Tâm – Nguyễn Việt Hưng – Phạm Quang Huy – Phan Đức Dũng. 2007. Hệ thống thông tin kế toán. Nhà xuất bản Thống Kê. ™ Trang web tham khảo 1. Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa [trực tuyến]. Đọc từ: 2. Lợi ích của một Hệ thống kế toán vững mạnh! [trực tuyến]. Đọc từ: mnh.html 3. Luật kế toán [trực tuyến]. Đọc từ: kinh-doanh/139-luat-ke-toan-so-03-2003-qh11-ngay-17-06-2003.html 4. Tổ chức hệ thống kế toán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam [trực tuyến]. Đọc từ: 5. Từng bước thiết kế hệ thống kế toán đơn giản bằng Excel [trực tuyến]. Đọc từ: ?cq=1&p=407 SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 63 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang PHỤ LỤC ™ Phụ lục 1 MẪU HÓA ĐƠN BÁN HÀNG THÔNG THƯỜNG Cơ sở Hưng Quang sử dụng hóa đơn bán hàng thông thường theo mẫu của Cơ quan thuế. Mẫu hóa đơn như hình dưới đây: SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 64 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang ™ Phụ lục 2 CÁC LOẠI SỔ HƯNG QUANG ĐANG SỬ DỤNG SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNG Chứng từ Hàng mua Số Ngày Diễn giải Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7=6x5 8 Cộng SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG Chứng từ Hàng bán Số Ngày Diễn giải Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7=6x5 8 Cộng BẢNG KÊ GIÁ TRỊ VẬT TƯ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ TỒN CUỐI THÁNG Tháng .... năm .... STT Tên, quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá Đơn vị tính Số lượng tồn thực tế Đơn giá (giá vốn) Thành tiền (trị giá vốn) Ghi chú A B C 1 2 3 4 Cộng tiền SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 65 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 66 ™ Phụ lục 3 BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN Bảng cân đối tài khoản là phụ biểu của Báo cáo tài chính gửi Cơ quan thuế, dùng để phản ánh tổng quát số hiện có đầu năm, số phát sinh trong năm và số hiện có cuối năm của từng tài khoản. BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN Năm ….. Đơn vị tính: Triệu đồng Số dư đầu năm Số phát sinh trong năm Số dư cuối năm Số hiệu tài khoản Tên tài khoản Nợ Có Nợ Có Nợ Có A B 1 2 3 4 5 6 Tổng cộng Lập, ngày ... tháng ... năm... Kế toán (Ký, họ tên) Chủ Cơ sở (Ký, họ tên, đóng dấu) Phương pháp lập Bảng cân đối tài khoản - Cột A: cột này ghi số hiệu tài khoản cấp 1 và tài khoản cấp 2 doanh nghiệp sử dụng trong năm báo cáo. - Cột B: ghi tên tài khoản theo thứ tự từng loại tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng trong năm báo cáo. - Cột 1, 2: số liệu ghi vào cột “Số dư đầu năm” được căn cứ vào số liệu ghi ở cột 5, 6 “Số dư cuối năm” của Bảng cân đối tài khoản năm trước, hoặc căn cứ vào sổ nhật ký chung năm nay. - Cột 3, 4: số liệu ghi vào cột “Số phát sinh trong năm” được căn cứ vào tổng số phát sinh bên Nợ, tổng số phát sinh bên Có của từng tài khoản ghi trên Sổ cái hoặc lập bảng bằng excel dựa vào Sổ nhật ký chung năm nay. - Cột 5, 6: số liệu ghi vào cột “Số dư cuối năm” được tính bằng công thức: Số dư cuối năm = Số dư đầu năm + Số phát sinh tăng – Số phát sinh giảm ._.