Xây dựng hệ thống kế toán chi phí sản xuất tại Công ty TNHHHoàn Phú

6KT2 Mã số sinh viên : DKT052247 GV hướng dẫn : Th.S VÕ NGUYÊN PHƯƠNG Long Xuyên, tháng 05 - năm 2009 CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠI KHOA KINH TẾ-QUẢN TRỊ KINH DOANH ĐẠI HỌC AN GIANG Người hướng dẫn : …………… (Họ tên, học hàm, học vị và chữ ký) Người chấm, nhận xét 1 : …………….. (Họ tên, học hàm, học vị và chữ ký) Người chấm, nhận xét 2 :…………….. (Họ tên, học hàm, học vị và chữ ký) Khoá luận được bảo vệ tại Hội đồng chấm bảo vệ luận văn Khoa Kinh tế-Quản trị kinh doanh ngày…….tháng……năm…… Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU....................................................................................................................04 CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN……………………………………………………...........05 Mục đích chương 1………………………………………………………………………05 1.1 Cơ sở hình thành..…………………………………………………………………..05 1.2 Mục tiêu nghiên cứu..………………………………………………………………05 1.3 Phạm vi và phương pháp nghiên cứu………...…………………………………...06 1.3.1 Phương pháp nghiên cứu 1.3.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu 1.3.1.2 Phương pháp xử lý dữ liệu 1.3.2 Phạm vi nghiên cứu 1.4 Ý nghĩa nghiên cứu…….…………………………………………………………...06 Kết luận chương 1………………………………………………………………………………..07 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN……………………………………………………….08 Mục đích chương 2………………………………………………………………………………08 2.1 Vai trò của hệ thống kế toán chi phí……………………………………………....08 2.2 Phân loại chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh.…………………..…….09 2.2.1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 2.2.1 Chi phí nhân công trực tiếp 2.2.3 Chi phí sản xuất chung 2.3 Xây dựng hệ thống kế toán để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm………………………………………………………………….............................10 2.3.1 Hệ thống báo cáo kế toán chi phí 2.3.1.1 Báo cáo chi phí nguyên vật liệu tổng hợp hoặc chi tiết theo từng giai đoạn cho công trình xây dựng 2.3.1.2 Báo cáo chi phí nhân công tổng hợp hoặc chi tiết theo từng giai đoạn sản xuất kinh doanh 2.3.1.3 Báo cáo chi phí sản xuất chung phân bổ chi tiết cho từng giai đoạn sản xuất kinh doanh 2.3.1.4 Báo cáo giá thành sản phẩm 2.3.2 Hệ thống các tài khoản thiết lập để ghi nhận chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh và tính giá thành sản phẩm 2.3.2.1 Tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 2.3.2.2 Tài khoản chi phí nhân công trực tiếp 2.3.2.3 Tài khoản chi phí sản xuất chung 2.3.3 Hệ thống sổ kế toán ghi nhận chi phí phát sinh và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2.3.3.1 Nhật ký sổ cái Lương Phượng Uyển – DH6KT2 1 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 2.3.3.2 Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh 2.3.3.3 Sổ tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh 2.3.4 Hệ thống chứng từ ghi nhận chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh 2.3.4.1 Hoá đơn giá trị gia tăng 2.3.4.2 Các hợp đồng, biên nhận 2.3.4.3 Các hoá đơn ghi nhận các chi phí khác phát sinh Kết luận chương 2………………………………………………………………………………14 CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH HOÀN PHÚ……………………………………………………………..15 Mục đích chương 3……………………………………………………………………………..15 3.1 Đôi nét về Công ty TNHH tư vấn thiết kế xây dựng và dịch vụ đầu tư phát triển đô thị Hoàn Phú……………………………………………………………………….15 3.1.1 Lĩnh vực hoạt động và đặc điểm các loại dịch vụ của công ty 3.1.1.1 Lĩnh vực hoạt động 3.1.1.2 Đặc điểm của các dịch vụ 3.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của công ty 3.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty 3.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây 3.2 Thực trạng công tác kế toán tại doanh nghiệp……………………………………17 3.2.1 Kế toán cho dịch vụ vệ sinh 3.2.2 Kế toán cho dịch vụ thiết kế tư vấn – giám sát 3.2.3 Kế toán cho dịch vụ xây lắp 3.3 Đánh giá sơ bộ về hoạt động của công ty……………...…………………………..20 3.3.1 Một số vấn đề rủi ro trong kinh doanh của công ty 3.3.2 Một số yếu kém về mặt quản lý sản xuất Kết luận chương 3………………………………………………………………………………..22 CHƯƠNG 4 XÂY DỰNG HỆ THỐNG KẾ TOÁN CHI PHÍ CHO CÔNG TY HOÀN PHÚ……………………...........................23 Mục đích chương 4……………………………………………………………………………….23 4.1 Mục tiêu xây dựng hệ thống kế toán chi phí……………..……………………….23 4.2 Thiết kế sơ bộ hệ thống kế toán chi phí…………...………………………………23 4.2.1 Hệ thống kế toán chi phí đối với dịch vụ vệ sinh 4.2.1.1 Hệ thống báo cáo chi phí 4.2.1.2 Sơ đồ tài khoản hạch toán 4.2.1.3 Các loại sổ theo dõi 4.2.1.4 Các loại chứng từ hợp lệ 4.2.2 Hệ thống kê toán chi phí đối với dịch vụ thiết kế tư vấn – giám sát Lương Phượng Uyển – DH6KT2 2 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 4.2.2.1 Hệ thống báo cáo chi phí 4.2.2.2 Sơ đồ hạch toán 4.2.2.3 Các loại sổ theo dõi 4.2.2.4 Các loại chứng từ hợp lệ 4.2.3 Hệ thống kế toán chi phí cho dịch vụ xây lắp 4.2.3.1 Hệ thống báo cáo chi phí 4.2.3.2 Sơ đồ hạch toán 4.2.3.3 Các loại sổ theo dõi 4.2.3.4 Các loại chứng từ hợp lệ 4.3 Đưa thiết kế vào thử nghiệm……………………………………………………….38 4.3.1 Xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh năm 2008 bằng hệ thống thiết kế 4.3.2 Một số báo cáo được trích lập Kết luận chương 4………………………………………………………………………………..45 CHƯƠNG 5 KẾT LUẬN ………………..…………………………………………….46 Mục đích chương 5…………………………………………………………………………….....46 5.1 Kết quả ứng dụng hệ thống kế toán chi phí……………..………………………. 46 5.2 Một số kiến nghị…………………………………………………………………….47 Danh mục các bảng Bảng 3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2007-2008……………………………17 Bảng 4.1 Báo cáo tình hình nhập-xuất-tồn dầu DO cuối tháng 12/2008……………41 Bảng 4.2 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh dịch vụ năm 2008………………..42 Bảng 4.3 Bảng giá mới cho dịch vụ vệ sinh…………………………………………...43 Bảng 4.4 Báo cáo chênh lệch chi phí…………………………………………………..44 Danh mục các sơ đồ Sơ đồ 3.1 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Hoàn Phú……………………………..16 Sơ đò 4.1 Kế toán chi phí sản xuất đối với dịch vụ vệ sinh…………………………..24 Sơ đồ 4.2 Kế toán chi phí sản xuất đối với dịch vụ tư vấn thiết kế - giám sát………29 Sơ đồ 4.3 Kê toán chi phí sản xuất đối với hoạt động xây lắp……………………….33 Sơ đồ 4.4 Quy trình kế toán chi phí năm 2008 của công ty TNHH Hoàn Phú theo thiết kế mới……………………………………………………………………………...39 Lương Phượng Uyển – DH6KT2 3 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Lương Phượng Uyển – DH6KT2 4 Doanh nghiệp sản xuất giữ một vai trò rất quan trọng trong nền kinh tế, trong đó, thông tin chi phí giữ vai trò quan trọng trong doanh nghiệp sản xuất. Sự phát triển về quy mô, môi trường sản xuất kinh doanh đặt các doanh nghiệp luôn đứng trước tình hình sản xuất kinh doanh mới, một nhu cầu thông tin mới và cũng làm phát sinh tính phức tạp về chi phí, đặt ra nhu cầu thông tin chi phí ngày càng nhanh chóng, linh hoạt, thích hợp và hữu ích hơn cho các quyết định quản trị, công bố tình hình kinh tế tài chính của doanh nghiệp. Kế toán chi phí được hình thành từ thực tiễn này và đáp ứng thông tin cho nhu cầu trên. Chính sự hình thành kế toán chi phí sẽ giúp nhà quản trị, kế toán có cách nhìn đúng, đầy đủ hơn về kế toán chi phí để xây dựng, hoàn thiện, ứng dụng thích hợp hơn các mô hình kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành, tạo điều kiện phát huy tốt được chức năng, vai trò kế toán chi phí trong thực tiễn, đáp ứng tốt hơn cho nhu cầu cung cấp thông tin chi phí sản xuất và giá thành hiện nay và tương lai. Chính vì vậy, kế toán chi phí trong doanh nghiệp sản xuất giữ vai trò rất quan trọng, cần được tổ chức tốt để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất mang lại hiệu quả cao. Đó cũng là mục tiêu cần đạt được của đề tài. Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Chương I : Tổng quan Mục đích chương 1 Trong chương 1 giới thiệu về lý do lựa chọn đề tài, các mục tiêu mong muốn thực hiện được trong quá trình nghiên cứu. Đề ra các phương pháp tiến hành nghiên cứu đề tài đã chọn. Đồng thời giới hạn phạm vi nghiên cứu nhằm làm rõ mục tiêu nghiên cứu cụ thể hơn – Nghiên cứu thiết lập hệ thống tài khoản kế toán chi phí sản xuất để định giá thành sản phẩm. 1.1 Cơ sở hình thành Hoàn Phú là một đơn vị kinh doanh với sản phẩm rất đa dạng và khá chuyên biệt. Công ty hiện có các loại dịch vụ như : thiết kế kiến trúc công trình, theo dõi, giám sát thi công; khảo sát vẽ bản đồ; xây dựng công trình dân dụng; thu gom rác thải vệ sinh; lắp đặt hệ thống chiếu sáng công cộng…. Chính vì vậy, hệ thống kế toán cần được thiết lập sao cho phù hợp với từng loại sản phẩm vốn có tính chất khác biệt nhau. Trong đó, trọng yếu nhất là sản phẩm các công trình xây dựng dân dụng, đòi hỏi phải có các hạch toán và xử lý thông tin một cách chính xác và đáng tin cậy. Hoàn Phú là một doanh nghiệp sản xuất, chi phí phát sinh ở tất cả các giai đoạn hoạt động của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Vì vậy, thông tin chi phí giữ vai trò quan trọng trong hệ thống thông tin của doanh nghiệp. Nhu cầu thông tin chi phí luôn gia tăng về tốc độ, tính linh hoạt, chính xác để phục vụ cho các quyết định kinh tế liên quan đến giá trị thành phẩm, giá vốn, giá bán, lợi nhuận, kiểm soát và định mức chi phí của các nhà quản trị trong doanh nghiệp. Do đó, vấn đề quản lý chi phí cần được quan tâm và đặt lên hàng đầu. Bởi vì Hoàn Phú là công ty tư nhân, điều hành theo chế độ gia đình, lợi nhuận là mục tiêu hàng đầu. Như vậy, cần thiết phải quản lý chi phí chặt chẽ, để có thể định giá sản phẩm có lợi thế cạnh tranh. Từ ý tưởng trên, đề tài “ Xây dựng hệ thống kế toán chi phí sản xuất tại công ty TNHH Hoàn Phú ” được hình thành. 1.2 Mục tiêu nghiên cứu - Thiết lập hệ thống kế toán chi phí sản xuất bao gồm hệ thống báo cáo chi phí phản ánh tình hình thực hiện chi phí sản xuất của doanh nghiệp, hệ thống tài khoản và sổ kế toán để ghi nhận kịp thời các chi phí sản xuất phát sinh, nhằm xác định giá vốn hợp lý và cung cấp thông tin phục vụ cho việc định giá sản phẩm và hệ thống chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 5 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 1.3 Phạm vi và phương pháp nghiên cứu 1.3.1 Phương pháp nghiên cứu 1.3.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu - Đối với dữ liệu sơ cấp o Quan sát cách thức xử lý chi phí đầu vào của công ty trực tiếp tại các công trình đang thi công để nắm bắt được các hoạt động quản lý chi phí. o Phỏng vấn các nhân viên công ty để tìm hiểu các mặt hoạt động kinh doanh của công ty (Phó giám đốc, kế toán, nhân viên thừa hành). - Đối với dữ liệu thứ cấp o Nghiên cứu các tài liệu được lưu tại công ty như các hoá đơn ghi nhận chi phí đầu vào các nguyên vật liệu, nhật ký sổ cái, sổ ghi chép chi phí. 1.3.1.2 Phương pháp xử lý dữ liệu - Đối chiếu các thông tin thu thập được từ thực tế và thông tin từ các dữ liệu lưu tại công ty. - Liệt kê và phân loại các khoản chi phí phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Thiết lập các tài khoản kế toán cần thiết để ghi nhận chi phí sản xuất kinh doanh. 1.3.2 Phạm vi nghiên cứu - Nghiên cứu chủ yếu về chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung. Không nghiên cứu về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. - Nghiên cứu chủ yếu được tiến hành thông qua khảo sát hiện trạng các công trình đang xây dựng ở Chợ Mới , TP.Long Xuyên và sổ sách kế toán thủ công của công ty, từ năm 2007 đến năm 2008. 1.4 Ý nghĩa nghiên cứu Nghiên cứu hy vọng giúp cho quý công ty có thể hoàn thiện hệ thống kế toán, xây dựng mức giá cho các sản phẩm phù hợp. Đồng thời, mong muốn công ty có thể quản lý được hệ thống sản xuất một cách chặt chẽ và hiệu quả, góp phần thúc đẩy kết quả hoạt động kinh doanh tốt hơn. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 6 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Kết luận chương 1 Chương 1 chỉ rõ mục tiêu hướng đến và cách thức thực hiện mục tiêu đã đề ra. Trong quá trình thu thập các thông tin về hoạt động của doanh nghiệp sẽ có các thông tin không cần thiết cho mục tiêu của đề tài, cần được loại bỏ sau khi hoàn thành phần nghiên cứu sơ bộ, không gây ảnh hưởng đến các bước tiếp theo. Phương pháp xử lý dữ liệu tốt sẽ ngăn chặn các thông tin không cần thiết. Đồng thời đề tài được giới hạn trong các vấn đề cần nghiên cứu để có thể làm rõ và khai thác sâu các vấn đề có liên quan đến mục tiêu cần đạt được – là cơ sở ban đầu cho các bước tiếp theo được triển khai và hoạch định. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 7 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Chương II : Cơ sở lý luận Mục đích chương 2 Chương 2 hoạch định các cơ sở để xây dựng hệ thống kế toán chi phí cho doanh nghiệp sản xuất, bao gồm các yếu tố cấu thành nên hệ thống kế toán chi phí, giúp kế toán có thể ghi nhận đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cũng như hạch toán chính xác các chi phí thích hợp với nguồn gốc phát sinh ra nó. Đồng thời cho thấy vai trò không thể thiếu của kế toán chi phí trong doanh nghiệp sản xuất. 2.1 Vai trò của hệ thống kế toán chi phí Trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí phát sinh ở tất cả các giai đoạn hoạt động của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Vì vậy, hệ thống kế toán chi phí giữ vai trò quan trọng trong hệ thống thông tin của doanh nghiệp. Quản trị chi phí và giá thành sản phẩm là một trong những nội dung có ý nghĩa quan trọng hàng đầu trong các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt đối với những doanh nghiệp sản xuất những mặt hàng có tính cạnh tranh cao như công ty Hoàn Phú Hiện nay. Để thực hiện được mục tiêu quản trị chi phí và giá thành sản phẩm, nhằm tối đa hoá lợi nhuận và tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trong điều kiện hội nhập kinh tế có tính toàn cầu thì thông tin về chi phí và giá thành sản phẩm có vai trò đặc biệt quan trọng và hết sức hữu ích cho các nhà quản trị thuộc nhiều cấp độ khác nhau trong doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp sản xuất, cần tách kế toán chi phí thành bộ phận kế toán riêng trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp sản xuất nhằm thực hiện tốt các vai trò sau : - Cung cấp thông tin chi phí, giá vốn, giá bán, lợi nhuận, định hướng kinh doanh, thương lượng với khách hàng, điều chỉnh tình hình sản xuất theo thị trường. - Cung cấp thông tin chi phí để phục vụ quá trình kiểm soát chi phí bảo đảm tiết kiệm, hiệu quả và gia tăng năng lực cạnh tranh. - Cung cấp thông tin chi phí để phục vụ cho việc xây dựng, hoàn thiện hệ thống định mức chi phí. Sự phát sinh và chuyển hoá của chi phí rất nhanh chóng, phức tạp và luôn gắn liền với những chi phí thực tế và chi phí cơ hội. Các chi phí phát sinh cần được thu thập đúng, chính xác, kịp thời các chi phí thực tế và hạn chế bớt những chi phí cơ hội để tạo điều kiện tiền đề cho các quyết định quản trị hợp lý và có hiệu quả trong môi trường kinh doanh có nhiều biến động nhanh chóng. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 8 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Đây cũng là bài toán đặt ra cho việc tổ chức kế toán nói chung và kế toán chi phí nói riêng, để áp dụng thích hợp các công cụ, mô hình kế toán chi phí trong các doanh nghiệp sản xuất hiện nay và tăng cường thông tin chi phí phục vụ tốt hơn cho việc kiểm soát, điều chỉnh, đánh giá và dự báo. 2.2 Phân loại chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh 2.2.1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Đây là loại chi phí được kết chuyển vào thời điểm cuối kỳ, phản ánh tất cả các chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh bao gồm chi phí nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, chi phí nhiên liệu …Trong đó • Chi phí nguyên vật liệu chính bao gồm giá mua và chi phí mua những loại nguyên vật liệu chính được sử dụng trực tiếp trong từng quá trình sản xuất. Loại nguyên vật liệu này cấu thành nên sản phẩm và chi phí của nó chiếm tỷ lệ lớn trong giá thành sản phẩm. • Chi phí nguyên vật liệu phụ bao gồm giá mua và chi phí mua các nguyên vật liệu kết hợp với nguyên vật liệu chính làm tăng chất lượng, độ bền, vẻ thẩm mỹ của sản phẩm. • Chi phí nhiên liệu bao gồm giá mua và chi phí mua nhiên liệu. Thực chất chi phí nhiên liệu cũng là chi phí nguyên vật liệu phụ nhưng nó giữ vai trò quan trọng trong việc cung cấp năng lượng cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy, chi phí này cần được tách ra để quản lý và đôi khi để kiểm soát khi có sự xáo trộn do tình hình biến động trên thị trường. - Loại chi phí này chiếm tỷ lệ lớn trên tổng chi phí, dễ nhận diện, định lượng chính xác. - Đối với hoạt động xây dựng, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường được định mức theo từng loại sản phẩm và có thể nhận diện trên hồ sơ kỹ thuật sản xuất, định mức vật tư trực tiếp. 2.2.2 Chi phí nhân công trực tiếp - Đây là loại chi phí được kết chuyển vào thời điểm cuối kỳ, bao gồm tiền lương chính, phụ cấp theo lương phải trả người lao động và các khoản trích theo lương tính vào chi phí sản xuất như kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội của công nhân trực tiếp thực hiện quá trình sản xuất. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 9 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP - Chi phí nhân công là cơ sở để nhà quản trị hoạch định mức tiền lương bình quân cho người lao động, tiền đề điều chỉnh chính sách lương đạt được sự cạnh tranh lành mạnh về nguồn lực lao động. 2.2.3 Chi phí sản xuất chung - Đây là loại chi phí bao gồm tất cả các chi phí sản xuất ngoài 02 khoản mục chi phí nói trên. Chi phí sản xuất chung thường bao gồm o Chi phí công cụ, dụng cụ dùng trong sản xuất. o Chi phí khấu hao máy móc, thiết bị, tài sản cố định khác dùng trong hoạt động sản xuất. o Chi phí dịch vụ thuê ngoài phục vụ sản xuất như điện, nước, sửa chữa, bảo hiểm tài sản… - Chi phí sản xuất chung gồm nhiều thành phần có nguồn gốc phát sinh, đặc điểm khác nhau, ít biểu hiện một cách cụ thể. Chi phí sản xuất chung khó tập hợp, phân bổ, dễ làm sai lệch chi phí. 2.3 Xây dựng hệ thống kế toán để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm 2.3.1 Hệ thống báo cáo kế toán chi phí 2.3.1.1 Báo cáo chi phí nguyên vật liệu tổng hợp hoặc chi tiết theo từng giai đoạn cho các công trình xây dựng Giúp nhà quản trị quản lý chi phí theo từng giai đoạn để điều chỉnh quyết định trong tương lai và quản lý toàn bộ chi phí phát sinh cho một sản phẩm hoàn thành, từ đó xác định giá vốn và lợi nhuận trong kinh doanh. 2.3.1.2 Báo cáo chi phí nhân công tổng hợp hoặc chi tiết theo từng giai đoạn sản xuất kinh doanh Giúp nhà quản trị quản lý nguồn lực lao động và điều chỉnh nhân công phù hợp với khối lượng công trình đã hoạch định sẵn. 2.3.1.3 Báo cáo chi phí sản xuất chung phân bổ chi tiết cho từng giai đoạn sản xuất kinh doanh Giúp nhà quản trị quản lý được toàn bộ các chi phí phát sinh ngoài các chi phí trực tiếp, từ đó ra các quyết định kinh doanh thích hợp. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 10 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 2.3.1.4 Báo cáo giá thành sản phẩm Tổng hợp tất cả chi phí phát sinh cho một loại sản phẩm, giúp nhà quản trị hoạch định chiến lược kinh doanh trong tương lai, cũng như lợi nhuận kế hoạch cho tương lai. 2.3.2 Hệ thống các tài khoản thiết lập để ghi nhận chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh và tính giá thành sản phẩm 2.3.2.1 Tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Ký hiệu : 621 - Tài khoản 621 dùng để theo dõi tình hình tập hợp và kết chuyển hoặc phân bổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong quá trình sản xuất với nội dung và kết cấu như sau • Phát sinh nợ : trị giá nguyên vật liệu mua vào sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ trong kỳ. • Phát sinh có : o Trị giá nguyên vật liệu chưa được sử dụng hết hoặc trả lại cho người bán. o Kết chuyển hoặc phân bổ trị giá nguyên vật liệu thực sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh trong kỳ vào bên nợ tài khoản 154 “Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang” hoặc bên nợ tài khoản 631 “Giá thành sản xuất” và chi tiết cho từng đối tượng để tính giá thành công trình xây lắp, giá thành sản phẩm, dịch vụ. • Tài khoản 621 không có số dư cuối kỳ. 2.3.2.2 Tài khoản chi phí nhân công trực tiếp - Ký hiệu : 622 - Tài khoản 622 dùng để theo dõi tình hình tập hợp và kết chuyển hoặc phân bổ chi phí nhân công trực tiếp trong quá trình sản xuất với nội dung và kết cấu như sau • Phát sinh nợ : chi phí nhân công trực tiếp tham gia quá trình sản xuất sản phẩm bao gồm tiền lương, tiền công lao động, các khoản trích trên tiền lương theo quy định phát sinh trong kỳ. • Phát sinh có : kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vào bên nợ tài khoản 154 “Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang” hoặc bên nợ tài khoản 631 “Giá thành sản xuất sản phẩm”. • Tài khoản 622 không có số dư cuối kỳ. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 11 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 2.3.2.3 Tài khoản chi phí sản xuất chung - Ký hiệu : 627 - Tài khoản 627 dùng để theo dõi tình hình tập hợp và kết chuyển hoặc phân bổ chi phí sản xuất chung trong quá trình sản xuất với nội dung và kết cấu như sau • Phát sinh nợ : Các chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ, bao gồm : lương, phụ cấp lương, tiền ăn của công nhân, khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo tỷ lệ quy định hiện hành (19%) trên tiền lương phải trả nhân viên không trực tiếp sản xuất, khấu hao tài sản cố định dùng chung cho tất cả các hoạt động, tiền điện nước, sửa chữa, bảo trì, thuê mặt bằng…… • Phát sinh có : các khoản giảm chi phí sản xuất chung, phân bổ chi phí sản xuất chung cho từng loại sản phẩm. Kết chuyển chi phí sản xuất chung vào bên nợ tài khoản 154 “Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang” hoặc bên nợ tài khoản 631 “ Giá thành sản xuất”. • Tài khoản 627 không có số dư cuối kỳ. 2.3.3 Hệ thống sổ kế toán ghi nhận chi phí phát sinh và báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh 2.3.3.1 Sổ nhật ký bao gồm - Sổ nhật ký ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo ngày, cuối kỳ tổng hợp các tài khoản đã được ghi nhận trong tháng, phục vụ cho các báo cáo cần thiết. - Bảng báo cáo cân đối tài khoản theo từng tháng, luỹ kế trong một năm, phục vụ cho các báo cáo cuối năm và tuân thủ theo các quy định về kế toán. 2.3.3.2 Sổ tổng hợp chi phí sản xuất bao gồm - Sổ tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tổng hợp tất cả chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo từng giai đoạn : tháng, quý, năm hoặc từng giai đoạn hoàn thành của sản phẩm. Có tác dụng cân đối và điều chỉnh mức sử dụng nguyên vật liệu phù hợp với dự toán đã đề ra. - Sổ tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp đã thuê mướn theo từng giai đoạn : tháng, quý, năm hoặc từng giai đoạn hoàn thành của sản phẩm nhằm điều chỉnh giá cả nhân công theo ước tính và giá cả thị trường. - Sổ tổng hợp chi phí sản xuất chung tổng hợp tất cả các chi phí phát sinh gián tiếp tham gia vào quá trình sản xuất, phân bổ cho các sản phẩm, dịch vụ theo từng giai đoạn cụ thể. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 12 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 2.3.3.3 Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh bao gồm - Sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng sản phẩm và dịch vụ, cụ thể như sổ chi tiết nguyên vật liệu trực tiếp cho dịch vụ vệ sinh, cho hoạt động xây dựng các công trình dân dụng, lắp đặt hệ thống chiếu sáng… Sổ chi tiết nguyên vật liệu trực tiếp ghi nhận theo thời điểm phát sinh tất cả chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đã sử dụng cho từng công trình, sản phẩm, dịch vụ. Giữ vai trò quan trọng trong việc tổng hợp giá vốn cho từng công trình, sản phẩm, dịch vụ và xác định kết quả kinh doanh. - Sổ chi tiết chi phí nhân công cho từng sản phẩm và dịch vụ, cụ thể như sổ chi tiết nhân công trực tiếp cho dịch vụ vệ sinh, nhân công thiết kế, tư vấn – giám sát, nhân công thi công các công trình xây dựng và lắp đặt hệ thống điện… Ghi nhận theo thời điểm phát sinh tất cả các chi phí về nhân công lao động trực tiếp cho mỗi công trình, sản phẩm, dịch vụ, phục vụ cho các báo cáo chi tiết về chi phí nhân công trực tiếp cho mỗi công trình, sản phẩm và dịch vụ. - Sổ chi phí sản xuất chung ghi nhận tất cả các chi phí gián tiếp phát sinh tham gia vào quá trình sản xuất, kinh doanh, cuối kỳ tiến hành phân bổ cho các sản phẩm, dịch vụ. Là một bộ phận không thể thiếu trong giá vốn của sản phẩm, dịch vụ. 2.3.4 Hệ thống chứng từ ghi nhận chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh 2.3.4.1 Hoá đơn giá trị gia tăng - Hoá đơn mua cát, đá, ximăng, sắt, thép, xà gồ, tol, gạch…. - Các vật liệu điện như : ống dây, cáp, dây điện, ổ sứ…….. - Hoá đơn mua vào dầu DO, nhớt cho xe rút hầm cầu…… 2.3.4.2 Các hợp đồng, biên nhận - Hợp đồng nhân công và biên nhận của các đội thi công xây dựng thuê từ bên ngoài. - Hợp đồng nhân công và biên nhận thuê thiết kế các bản vẽ xây dựng. - Hợp đồng nhân công khác như thuê nhân công làm cỏ, trồng cỏ, mé tỉa cây… 2.3.4.3 Các hoá đơn ghi nhận các chi phí khác phát sinh - Hoá đơn dịch vụ mua ngoài. - Hoá đơn mua các công cụ - dụng cụ cho công trình : khoan bàn, vỏ xe, máy hàn… - Hoá đơn điện, nước, điện thoại, phí dịch vụ… - Hoá đơn tiền thuê nhà… Lương Phượng Uyển – DH6KT2 13 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Kết luận chương 2 Chương 2 cung cấp các cơ sở lý luận cơ bản cho hệ thống kế toán chi phí, bao gồm các loại chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất, bản chất và ý nghĩa của các loại chi phí, giúp nhận diện các loại chi phí khi chúng phát sinh trong thực tế. Bên cạnh đó, có các tài khoản chi phí chi tiết được mở theo từng nguồn gốc phát sinh, có thể ghi nhận, tổng hợp và phân bổ để hạch toán giá vốn hoặc kết chuyển cho kỳ kế toán tiếp theo, có các sổ theo dõi ghi nhận hàng ngày, làm căn cứ để đối chiếu khi cần thiết hoặc các chứng từ chứng minh nguồn gốc phát sinh của các chi phí. Đặc biệt là các báo cáo chi phí phải đảm bảo các yêu cầu của nhà quản lý. Các cơ sở này được sử dụng để xây dựng hệ thống kế toán chi phí phù hợp với đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 14 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Chương III : Thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công Ty TNHH Hoàn Phú Mục đích chương 3 Chương 3 giới thiệu sơ bộ về công ty TNHH Tư vấn thiết kế xây dựng & Dịch vụ đầu tư phát triển đô thị Hoàn Phú và các loại dịch vụ chủ yếu của công ty, các đặc điểm của các loại dịch vụ này, là cơ sở quan trọng để xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phù hợp cho từng loại dịch vụ. Đặc biệt là hiện trạng các hoạt động kế toán quản lý các chi phí phát sinh của công ty cho từng loại dịch vụ. 3.1 Giới thiệu sơ lược về Công ty TNHH Tư vấn Thiết kế Xây dựng & Dịch vụ Đầu tư phát triển đô thị Hoàn Phú 3.1.1 Lĩnh vực hoạt động và đặc điểm các loại dịch vụ của công ty 3.1.1.1 Lĩnh vực hoạt động Công ty TNHH Tư vấn Thiết kế - Xây dựng & dịch vụ Đầu tư phát triển đô thị Hoàn Phú ( Hoan Phu Investment Urban Development Service Consultant and Design Construction LTD Company ) được thành lập vào ngày 17 tháng 09 năm 2004. Địa chỉ trụ sở chính : Số 20/1 - Trần Hưng Đạo – P.Mỹ Bình – TP.Long Xuyên – An Giang. Ngành nghề kinh doanh : các dịch vụ về kiến trúc xây dựng, thiết kế kiến trúc công trình, công trình cầu đường, công trình cấp thoát nước, công trình thuỷ điện, thiết kế quy hoạch thành phố, thiết kế công trình thể thao, vui chơi, du lịch, dịch vụ tư vấn thiết kế, dịch vụ in bản vẽ thiết kế xây dựng, thu gom rác thải, xử lý rác thải sinh hoạt, vệ sinh, khai thông cống rãnh, hố gas, bồn nước, rút hầm cầu, trồng cây kiểng, kinh doanh nhà vệ sinh công cộng, lắp đặt hệ thống chiếu sáng công cộng… Vốn điều lệ : 699.000.000 đồng, do hai thành viên góp vốn. 3.1.1.2 Đặc điểm của các dịch vụ - Dịch vụ vệ sinh gồm các dịch vụ về rút hầm cầu, xử lý các loại rác thải, bùn cống ngầm và các hầm lắng ở các công ty kinh doanh về thuỷ sản hoặc các đơn vị nhà nước, cá nhân có yêu cầu. Dịch vụ vệ sinh còn cung cấp loại dịch vụ khác như trồng cây xanh, trồng cỏ, mé tỉa cây, quét dọn, vệ sinh phòng ốc các đơn vị có nhu cầu. - Dịch vụ thiết kế tư vấn và giám sát các công trình chuyên cung cấp các dịch vụ về thiết kế bản vẽ các công trình xây dựng nhà, các khu vui chơi; lập báo cáo kinh tế Lương Phượng Uyển – DH6KT2 15 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Lương Phượng Uyển – DH6KT2 16 kỹ thuật cho các công trình; khảo sát sơ đồ và giám sát hoạt động thẩm định chất lượng các công trình xây dựng, in màu các bản vẽ xây dựng. - Dịch vụ xây dựng các công trình dân dụng, lắp đặt các hệ thống chiếu sáng công cộng chuyên xây dựng các công trình nhà vệ sinh công cộng, lắp đặt hệ thống điện chiếu sáng khu dân cư, đường phố, di dời trụ điện trên các tuyến đường và cụm dân cư; sữa chữa các công trình về nhà ở hoặc các phòng ốc công sở. 3.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của công ty Sơ đồ 3.1 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Hoàn Phú 3.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty Công ty hiện có một nhân viên kế toán, nhiệm vụ chính : - Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Báo cáo thuế và quyết toán thuế cuối năm. - Soạn thảo các hợp đồng kinh tế. - Đại diện giao dịch tại ngân hàng. - Tiếp nhận các hồ sơ xin việc. - Thực hiện các chính sách cho người lao động. Và một thủ quỹ, nhiệm vụ chính - Ghi chép thu – chi hàng ngày và xuất tiền mua nguyên vật liệu. - Báo cáo thu – chi cho hội đồng quản trị khi có yêu cầu. GIÁM ĐỐC P.GIÁM ĐỐC THỦ QUỸ KẾ TOÁN QUẢN LÝ CT CÔNG NHÂN N CÔNG NHÂN A CÔNG NHÂN B Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Lương Phượng Uyển – DH6KT2 17 3.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây Bảng 3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2007-2008 ĐVT : đồng Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 1._.. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 1.177.643.451 1.408.935.047 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 300.000 3. Doanh thu thuần 1.177.343.451 1.408.935.047 4. Giá vốn hàng bán 766.629.078 1.002.493.640 5. Lợi nhuận gộp 410.714.373 406.441.407 6. Doanh thu hoạt động tài chính 444.388 651.676 7. Chi phí tài chính 8. Chi phí quản lý kinh doanh 266.365.690 265.468.077 9. Lợi nhuận thuần 144.793.071 141.625.006 10. Thu nhập khác 11. Chi phí khác 193.800 12. Lợi nhuận khác (139.800) 13. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 144.653.271 141.625.006 14. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 26.652.598 23.039.896 15. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 118.000.673 118.585.110 3.2 Thực trạng công tác kế toán tại doanh nghiệp 3.2.1 Kế toán cho dịch vụ vệ sinh Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh : - Kế toán hạch toán các hoá đơn nhập xuất dầu DO và phí giao thông tải đường bộ trực tiếp thông qua tài khoản 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” được ghi nhận trong sổ cái, cuối kỳ kết chuyển chi phí này vào tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”, theo sơ đồ sau : 111 154 632 Nhập 100Lx10.000=1.000.000 1.000.000 1.000.000 - Xuất hóa đơn theo giá bán được định mức theo đơn giá do công ty đề ra. Khi xuất hóa đơn, kế toán ghi nhận vào tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng”, theo sơ đồ sau : Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Lương Phượng Uyển – DH6KT2 18 511 111 1.000.000 1.000.000 Đây là dịch vụ không chịu thuế nên không hạch toán thuế đầu ra Hầu hết hình thức thanh toán dịch vụ này đều bằng tiền - Thủ quỹ nhận tiền cung cấp dịch vụ bằng tiền mặt, theo dõi doanh thu theo sổ tay ghi chép hàng ngày. 3.2.2 Kế toán cho dịch vụ thiết kế tư vấn – giám sát Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh : - Xuất hóa đơn có thuế giá trị gia tăng theo giá trị hợp đồng được ký kết. Ghi nhận tại sổ cái doanh thu thông qua tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng” và tài khoản 3331 “Thuế giá trị gia tăng phải nộp” làm căn cứ để kê khai thuế cuối mỗi tháng. - Theo dõi các khoản thu thông qua sổ tiền mặt hoặc sổ tiền gởi ngân hàng, theo sơ đồ sau : 511 131 111, 112 6.099.091 6.709.000 6.709.000 Xuất hoá dơn cho khách hàng Nhận tiền thanh toán 3331 609.909 - Chi phí nhân công tư vấn - thiết kế, giám sát bao gồm lương phải trả người lao động hàng tháng, hạch toán chi phí nhân công vào tài khoản 334 “Phải trả người lao động” và các chi phí bảo hiểm được hạch toán vào tài khoản 338 “Phải trả, phải nộp khác”, tài khoản tương ứng là tài khoản 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”. - Lương cho công nhân và nhân viên văn phòng được theo dõi chung tại sổ “Theo dõi tiền lương người lao động” - Khi công việc hoàn thành, kế toán xuất hoá đơn và đồng thời tổng hợp chi phí nhân công đã thực hiện công việc để kết chuyển vào tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”, theo sơ đồ sau : Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Lương Phượng Uyển – DH6KT2 19 334 154 632 5.240.910 5.240.910 Lương + bảo hiểm 6.490.155 6.490.155 338 1.249.245 1.249.245 3.2.3 Kế toán cho hoạt động xây lắp Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh : - Đối với các khoản thu trước của các công trình (tạm ứng 50%), chưa xuất hóa đơn kế toán hạch toán treo, ghi nhận bằng sổ tay để theo dõi. - Đối với các khoản thu quyết toán các công trình, hạch toán doanh thu vào tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng” và tài khoản 3331 “Thuế giá trị gia tăng phải nộp” làm căn cứ kê khai thuế cuối tháng. Đồng thời, theo dõi các khoản thu tại sổ “Theo dõi tiền gửi ngân hàng”, theo sơ đồ sau 511 131 112 102.132.727 112.346.000 112.346.000 Xuất hoá đơn cho khách hàng Nhận thanh toán qua NH 3331 10.213.273 - Ghi nhận trực tiếp chi phí phát sinh từ các chứng từ vật liệu mua vào thông qua tài khoản 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” trong sổ cái. Đồng thời theo dõi các khoản chi tại sổ “Tiền mặt”. - Chi phí nhân công thi công tại các công trình được tập hợp vào giai đoạn công trình sắp hoàn thành và ghi nhận trực tiếp vào tài khoản 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”. - Chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho dịch vụ xây dựng được theo dõi tại sổ “Tài sản cố định” và hạch toán vào tài khoản 214 “Khấu hao tài sản cố định”, tương ứng là tài khoản 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”. Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Lương Phượng Uyển – DH6KT2 20 - Nếu công trình chưa hoàn thành vào cuối tháng, các chi phí này được ghi nhận tại tài khoản 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” và chuyển qua kỳ kế toán tiếp theo. - Xuất hoá đơn khi công trình hoàn thành. Kế toán tổng hợp các chi phí cho công trình đã hoàn thành và ghi nhận giá vốn vào tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán” và giảm tài khoản 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” bằng cách ghi phát sinh bên Có phần tương ứng cho công trình đã hoàn thành, theo sơ đồ sau : 111 154 632 3.123.000 230.845.213 198.235.721 214 4.636.000 198.235.721 1.513.000 4.636.000 198.235.721 37.245.492 3.3 Đánh giá sơ bộ về hoạt động của công ty 3.3.1 Một số vấn đề rủi ro trong kinh doanh của công ty Công ty TNHH Hoàn Phú là công ty tư nhân, điều hành theo chế độ gia đình, tính chuyên nghiệp còn hạn chế, vận hành sản xuất kinh doanh theo kinh nghiệm được đúc kết từ thực tế các công trình và uy tín được xây dựng từ nhiều công trình hoàn thành. Các hợp đồng xây dựng do Phó Giám đốc đảm trách, từ nguyên liệu đầu vào, hạch toán chi phí cho các công trình, chỉ đạo các giai đoạn thực hiện công trình, báo giá cho khách hàng và xác định lãi lỗ. Phương tiện và hình thức ghi chép thủ công, theo kinh nghiệm quản lý từ nhiều năm thực hiện, khó thay đổi, làm mới và quản lý tốt. Công nhân và nhân viên có bằng cấp chuyên nghiệp không nhiều, chủ yếu làm việc theo kinh nghiệm và mức độ lành nghề của bản thân. Chưa thực sự điều phối tốt về nhân lực, đặc biệt là chức năng và nhiệm vụ của kế toán, giới hạn quá nhiều khả năng làm việc và không phát huy hết năng lực của họ. Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 3.3.2 Một số yếu kém về mặt quản lý sản xuất Công ty không có kho để xuất - nhập nguyên vật liệu. Các công trình xây dựng của công ty khá nhiều, đặc biệt là các công trình có cùng một chủ đầu tư. Nếu không có sự quản lý tốt về nguồn thu và các chi phí thực tế cho từng công trình cụ thể, thì khó xác định khi kết thúc công trình công ty lời hay lỗ. Về vấn đề quản lý chi phí đầu vào, đặc biệt là hoá đơn mua hàng, một số phát sinh không đúng thời điểm thực tế, thời hạn hiệu lực của hoá đơn và mức độ chính xác về số lượng và giá tiền là vấn đề cần quản lý chặt chẽ qua nhiều khâu và tránh kiêm nhiệm quá nhiều nhiệm vụ. Sổ sách ghi chép có sự không tương xứng về chi phí và doanh thu, doanh thu quá cao nhưng chi phí quá thấp hoặc ngược lại. Cần thiết lập một hệ thống quản lý tốt hơn để tránh những mâu thuẫn trong nội bộ và minh bạch về tài chính. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 21 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Kết luận chương 3 Chương 3 phác thảo sơ bộ về thực tiễn của mô hình cần xây dựng, trong mô hình cũ có những vấn đề cần chú ý vì sản phẩm kinh doanh không đồng bộ - có những sản phẩm mang đặc điểm riêng, chuyên biệt, cần có cách xử lý khác biệt - để xây dựng hệ thống phù hợp với sản phẩm và đưa vào thực hiện được trong thực tế, tránh những rủi ro có thể thấy trước ở hiện tại. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 22 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Chương IV : Xây dựng hệ thống kế toán chi phí cho công ty Hoàn Phú Mục đích chương 4 Chương 4 bao gồm toàn bộ các thiết kế về hệ thống kế toán chi phí như hệ thống các báo cáo cần thiết phục vụ cho các yêu cầu của nhà quản lý, hệ thống tài khoản chi phí để ghi nhận chi phí phát sinh, hệ thống sổ theo dõi và các chứng từ chi phí phát sinh được chấp nhận. Kết cấu, chức năng của hệ thống phù hợp cho một doanh nghiệp sản xuất cỡ nhỏ, không phát sinh quá nhiều chi phí phức tạp. Đồng thời, thiết kế quy trình hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh dựa vào các nghiên cứu ban đầu về chứng từ, các loại chi phí thường phát sinh trong doanh nghiệp, ứng dụng các thiết kế trên sơ đồ hệ thống tài khoản vào ghi nhận và xử lý các nghiệp vụ kinh tế thực tế phát sinh. 4.1 Mục tiêu xây dựng hệ thống kế toán chi phí Cung cấp thông tin về chi phí sản xuất, giá thành nhanh chóng cho nhà quản trị phục vụ các quyết định quản trị trong nội bộ doanh nghiệp. Nhóm thông tin này thường đòi hỏi cao tính kịp thời, linh hoạt, hữu ích cho các quyết định sản xuất, kinh doanh, kiểm soát, đánh giá trách nhiệm quá trình sản xuất kinh doanh trong nội bộ doanh nghiệp, định hướng cho sản xuất và điều chỉnh tình hình sản xuất theo thị trường. Cung cấp thông tin về chi phí sản xuất và giá thành cho việc tổng hợp công bố công khai tình hình tài sản, giá vốn, lợi nhuận cho các đối tượng có yêu cầu. Nhóm thông tin này đòi hỏi phải tuân thủ những nguyên tắc, chuẩn mực hoặc chính sách kế toán chung. 4.2 Thiết kế sơ bộ hệ thống kế toán chi phí 4.2.1 Hệ thống kế toán chi phí đối với dịch vụ vệ sinh 4.2.1.1 Hệ thống báo cáo chi phí - Báo cáo tình hình nhập - xuất - tồn dầu DO – vào cuối mỗi tháng báo cáo này sẽ được lập để thống kê toàn bộ số lượng dầu đã nhập hoặc xuất trong tháng với các đơn giá tương ứng với từng thời điểm nhập dầu và xuất dầu. Đồng thời cung cấp đơn giá xuất dầu trong tháng. - Báo cáo chi phí sản xuất chung bao gồm chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí chung phân bổ cho dịch vụ vệ sinh, chi phí bảo hiểm máy móc, thiết bị…báo cáo chi tiết các chi phí phát sinh ngoài sản xuất của dịch vụ vệ sinh. - Báo cáo tổng hợp về chi phí nhân công nhằm tổng hợp toàn bộ chi phí nhân công theo từng thời điểm cần thiết như tháng , quý, năm…phục vụ cho công tác báo cáo tổng hợp hoặc chi tiết bộ phận theo từng giai đoạn. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 23 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Lương Phượng Uyển – DH6KT2 24 4.2.1.2 Sơ đồ tài khoản hạch toán Một số tài khoản hạch toán được mở cho dịch vụ vệ sinh như sau : - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho dịch vụ vệ sinh : 621.1 - Chi phí nhân công trực tiếp cho dịch vụ vệ sinh : 622.1 - Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ vệ sinh : 627.1 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cho dịch vụ vệ sinh : 154.1 111 152 621.1 154.1 Mua vào Xuất NVL theo quãng đường xe chạy Kết chuyển CP NVL {1} {2} {3} 111 622.1 154.1 Lương nhân viên dịch vụ vệ sinh {4} Kết chuyển chi phí nhân công 338 {6} Trích nộp BHXH + BHYT {5} 334 627.1 154.1 {7} 152 {8} 214 {9} {13} 331 {10} 111 {11} 142 {12} Sơ đồ 4.1 Kế toán chi phí sản xuất đối với dịch vụ vệ sinh Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP {1} Tập hợp tất cả các chứng từ ghi nhận chi phí mua nguyên vật liệu trực tiếp cho dịch vụ vệ sinh vào cuối mỗi tháng. Bao gồm : hoá đơn mua dầu DO, hoá đơn mua nhớt. Hạch toán vào tài khoản 152 “ Nguyên vật liệu” và tài khoản đối ứng 111 “ Tiền mặt”. Ghi nhận lượng dầu DO đã nhập chi tiết cho từng xe vệ sinh vào sổ theo dõi nhập - xuất dầu mỗi tháng. {2} Phân bổ lượng dầu DO đã nhập theo quãng đường xe chạy tại sổ theo dõi quãng đường xe chạy hàng ngày. Quãng đường xe chạy được tính theo quy định của Sở Giao thông Vận tải. Lập báo cáo chi tiết về tình hình nhập xuất dầu trong tháng, chi tiết về số lượng dầu nhập xuất, đơn giá nhập xuất, giá trị nhập xuất. Số lượng, đơn giá, giá trị dầu xuất được ghi nhận vào sổ theo dõi nhập - xuất dầu và đồng thời hạch toán vào tài khoản 621.1 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho dịch vụ vệ sinh”. {3} Cuối tháng, kết chuyển giá trị tài khoản 621.1 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho dịch vụ vệ sinh” vào tài khoản 154.1 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang của dịch vụ vệ sinh” để xác định giá vốn. Chi phí nhớt cho xe và phí giao thông được hạch toán trực tiếp vào tài khoản 154.1 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang của dịch vụ vệ sinh”. Do dịch vụ vệ sinh là hàng hoá không chịu thuế giá trị gia tăng nên toàn bộ thuế giá trị gia tăng từ nguyên vật liệu mua vào sẽ được kết chuyển hết vào tài khoản 154.1 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang của dịch vụ vệ sinh”. Đồng thời dịch vụ vệ sinh nhận phân bổ thuế từ các dịch vụ, hàng hoá mua vào phục vụ chung cho toàn sản xuất. Do vậy, sau khi lập bảng kê khai thuế giá trị gia tăng vào cuối mỗi tháng, kế toán hạch toán bút toán “Phân bổ thuế giá trị gia tăng đầu vào tính vào chi phí cho mặt hàng không chịu thuế” . Bút toán được hạch toán vào bên nợ tài khoản 154.1 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cho dịch vụ vệ sinh” và bên có tài khoản 133 “Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ” Lượng dầu DO nhập trong tháng trên thực tế là đã sử dụng hết hoặc còn lại trong khoang chứa dầu của xe. Tương ứng theo sổ sách kế toán thì lượng dầu DO nhập trong tháng luôn có số tồn vào cuối mỗi tháng và kết chuyển vào đầu kỳ sau tại tài khoản 152 “Nguyên vật liệu” {4} Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp thực tế sản xuất sản phẩm bao gồm lương chính và trích bảo hiểm cho công nhân được phân bổ cho dịch vụ vệ sinh vào tài khoản 622.1 “ Chi phí nhân công cho dịch vụ vệ sinh”. Lập báo cáo chi tiết về tình hình phân bổ nhân công cho dịch vụ vệ sinh, tổng lương, phần bảo hiểm đã trích. Ghi nhận chi phí nhân công vào sổ lương người lao động. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 25 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP {5} Trích nộp 20% bảo hiểm xã hội, 3% bảo hiểm y tế và 2% bảo hiểm thất nghiệp. Trong đó, doanh nghiệp có thể giữ lại 2% của tổng quỹ lương để chi ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khoẻ (nếu trong tháng có phát sinh các khoản chi trên). {6} Cuối kỳ kết chuyển giá trị tài khoản 622.1 “Chi phí nhân công cho dịch vụ vệ sinh” vào tài khoản 154.1 “ Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang của dịch vụ vệ sinh” để xác định chi phí đã sử dụng cho dịch vụ vệ sinh trong kỳ. {7} Tập hợp chi phí nhân công quản lý sản xuất, bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương cho nhân viên quản lý các hoạt động kinh doanh dịch vụ vệ sinh (Nhân viên quản lý có trách nhiệm tiếp xúc với khách hàng, thoả thuận giá cả theo từng công việc cụ thể, không tham gia trực tiếp vào công việc chính). Loại chi phí này rất dễ phân bổ, dựa vào chức vụ của nhân viên để phân bổ chi phí cho sản phẩm tương ứng. Hạch toán tại hai tài khoản trực tiếp, 627.1 “Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ vệ sinh” và tài khoản 334 “Phải trả người lao động”. {8} Tập hợp chi phí nguyên vật liệu thực tế phục vụ quản lý sản xuất, bao gồm nhiên liệu dùng cho máy móc, thiết bị, phụ tùng thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị... Loại chi phí này rất khó phân biệt giữa chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nguyên vật liệu phụ nhưng nếu căn cứ theo tính chất công việc phát sinh ra chi phí này, có thể phân bổ tương đối chính xác cho từng sản phẩm. Chi phí này được tập hợp tại tài khoản 627.1 “Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ vệ sinh”, tài khoản đối ứng 152 “Nguyên vật liệu” hoặc 153 “Công cụ, dụng cụ”. {9} Tập hợp chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho dịch vụ vệ sinh gồm 02 xe rút hầm cầu chuyên dụng, 01 xe tải chuyên chở các chất thải đem đi đổ. Loại chi phí này được khấu hao dần theo thời gian và phân bổ đều qua mỗi tháng, theo phương pháp khấu hao đường thẳng, thời gian khấu hao theo quy định của nhà nước. Chi phí khấu hao được thể hiện qua tài khoản 214 “Khấu hao tài sản cố định” và tài khoản chi phí 627.1 “Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ vệ sinh”. {10} Tập hợp chi phí thuê ngoài thực tế phục vụ sản xuất : chi phí thuê mặt bằng đậu xe. Loại chi phí này phân bổ theo doanh thu của từng loại dịch vụ, tỷ lệ phân bổ được tính theo tỷ lệ phần trăm doanh thu của từng loại dịch vụ trên tổng doanh thu của tháng. Hoặc có thể đưa chi phí này vào tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” để có thể đơn giản hơn về cách tính toán. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 26 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Chi phí này được tập hợp vào tài khoản 627.1 “Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ vệ sinh” và tài khoản đối ứng 331 “Phải trả người bán”. {11} Tập hợp chi phí khác bằng tiền phục vụ, quản lý sản xuất, bao gồm các vật dụng : văn phòng phẩm, dịch vụ mua ngoài : điện, nước, điện thoại, dịch vụ internet…phục vụ quản lý sản xuất. Chi phí này cần phân bổ cho từng sản phẩm, tỷ lệ phân bổ theo doanh thu của mỗi sản phẩm trên tổng doanh thu trong tháng. Loại chi phí này có nhiều nguồn gốc phát sinh và phát sinh trong suốt quá trình sản xuất, cần tập hợp đầy đủ và phân bổ phù hợp. Chi phí này được tập hợp vào tài khoản 627.1 “Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ vệ sinh” và tài khoản đối ứng 111 “Tiền mặt”. {12} Phân bổ chi phí thực tế phát sinh lớn và ảnh hưởng nhiều kỳ hạch toán liên quan đến việc phục vụ, quản lý sản xuất dự toán trước được, chẳng hạn : chi phí sửa chữa phòng làm việc, bảo hiểm các loại xe có trọng tải lớn, tiền thuê nhà trả theo quý, năm… Loại chi phí này thường có giá trị khá lớn, đã dự toán trước và không phát sinh từ quá trình sản xuất, chủ yếu phục vụ cho quản lý sản xuất. Chi phí này cần phân bổ cho từng sản phẩm, tỷ lệ phân bổ theo doanh thu của mỗi sản phẩm trên tổng doanh thu trong tháng. Chi phí này được hạch toán vào tài khoản 627.1 “Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ vệ sinh” và tài khoản đối ứng 142 “Chi phí trả trước ngắn hạn”. {13} Kết chuyển hoặc phân bổ chi phí sản xuất chung thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất, bao gồm tất cả các chi phí : chi phí lương và trích bảo hiểm theo lương của nhân viên quản lý sản xuất, chi phí nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ phục vụ quản lý sản xuất, chi phí khấu hao các tài sản cố định có tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất, chi phí thuê ngoài phải trả cho người bán, chi phí khác bằng tiền, chi phí phân bổ, chi phí trích trước… vào chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, phân bổ chi tiết cho từng sản phẩm, làm cơ sở để hình thành giá vốn. Toàn bộ chi phí sản xuất chung được kết chuyển từ tài khoản 627.1 vào tài khoản 154.1 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cho dịch vụ vệ sinh”, cuối kỳ xác định giá vốn hàng bán và lập các báo cáo cần thiết. 4.2.1.3 Các loại sổ theo dõi - Sổ nhập xuất dầu hàng ngày - Sổ theo dõi các tuyến đường xe chạy trong ngày - Sổ thu - chi tiền mặt - Sổ chi tiết khấu hao tài sản cố định - Sổ lương người lao động. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 27 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Lương Phượng Uyển – DH6KT2 28 4.2.1.4 Các loại chứng từ hợp lệ - Hoá đơn mua dầu nhớt, vé phí giao thông tải đường bộ. - Hoá đơn mua bảo hiểm, mua phụ tùng thay thế, sửa chữa xe. - Hoá đơn bán hàng. 4.2.2 Hệ thống kế toán chi phí đối với dịch vụ thiết kế tư vấn – giám sát 4.2.2.1 Hệ thống báo cáo chi phí - Báo cáo chi phí nhân công thuê mướn theo từng giai đoạn hoàn thành bản vẽ báo cáo chi tiết về tình hình chi phí nhân công đã trả cho từng hợp đồng thiết kế theo từng giai đoạn đã được ký kết theo hợp đồng, báo cáo bám sát dự toán đã được hoạch định từ ban đầu đễ tránh chênh lệch chi phí giữa dự toán và chi phí thực tế phát sinh. - Báo cáo tổng hợp chi phí nhân công khi hoàn thành công việc – báo cáo về tổng số lượng nhân công đã sử dụng khi công việc đã hoàn thành và tổng chi phí nhân công đã bỏ ra để hoàn thành công việc, báo cáo là cơ sở để tính giá vốn cho hàng bán và cũng là cơ sở để xác định lãi , lỗ. - Báo cáo chi phí sản xuất chung phân bổ cho dịch vụ thiết kế bao gồm báo cáo về tình hình khấu hao các tài sản cố định phục vụ cho dịch vụ thiết kế và các chi phí khác phát sinh chung trong kỳ cho hoạt động quản lý sản xuất phân bổ cho dịch vụ thiết kế. 4.2.2.2 Sơ đồ tài khoản hạch toán Một số tài khoản hạch toán được mở cho dịch vụ tư vấn thiết kế - giám sát như sau - Chi phí nhân công trực tiếp cho dịch vụ tư vấn thiết kế - giám sát : 622.2 - Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ tư vấn thiết kế - giám sát : 627.2 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cho dịch vụ tư vấn thiết kế - giám sát : 154.2 - Và một số tài khoản chi phí nhân công trực tiếp được mở cho từng hợp đồng thiết kế, mang tên của các công trình như 622.2 (A), 622.2 ( B), 622.2 (C)…. 622.2(A) 154.2 622.2(B) {1} K/C khi thiết kế hoàn thành 622.2(C) Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Lương Phượng Uyển – DH6KT2 29 334,152,214 331,111,142 627.2 154.2 {2} Chi phí chung phân bổ cho dịch vụ thiết kế - GS {3} K/C Sơ đồ 4.2 Kế toán chi phí sản xuất đối với dịch vụ tư vấn thiết kế - giám sát Dịch vụ thiết kế - giám sát không có chi phí nguyên vật liệu nên không hạch toán phần chi phí này. {1} Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp thiết kế bản vẽ, chủ yếu là chi phí nhân công được thuê mướn từ bên ngoài. Do đặc điểm của sản phẩm phải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định, cần tiến hành phân bổ chi phí nhân công cho phù hợp với từng giai đoạn hoàn thành của công việc, tránh trường hợp chi phí tăng cao khi các bản vẽ cùng hoàn thành. Phân bổ chi phí nhân công trực tiếp dựa vào hợp đồng ký kết công việc với các nhân công thuê mướn từ bên ngoài, thỏa thuận trên hợp đồng sơ bộ về từng giai đoạn hoàn thành, hạch toán chi phí nhân công vào tài khoản 622.2 “ Chi phí nhân công cho dịch vụ thiết kế - giám sát”. Ghi nhận chi phí nhân công vào sổ theo dõi lương người lao động và lập báo cáo chi tiết nhân công thuê mướn cho từng công trình cuối mỗi tháng. Cuối kỳ, kết chuyển giá trị của tài khoản 622.2 “Chi phí nhân công cho dịch vụ thiết kế - giám sát” vào tài khoản 154.2 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang của dịch vụ thiết kế - giám sát”. Khi khách hàng yêu cầu xuất hoá đơn, kế toán tổng hợp sổ theo dõi chi tiết nhân công thuê mướn và sổ lương người lao động, lập báo cáo chi tiết về chi phí nhân công đã sử dụng cho từng công trình cụ thể, chi tiết về số lượng nhân công, đơn giá thuê, giá trị thanh toán…trong báo cáo, làm cơ sở để nhà quản lý xác định kết quả kinh doanh hoặc quyết định phát sinh tăng chi phí với khách hàng. {2} Tập hợp chi phí sản xuất chung cho dịch vụ tư vấn thiết kế và giám sát bao gồm các loại chi phí được tập hợp trong khoản mục này như sau: - Tập hợp chi phí nhân công quản lý sản xuất, bao gồm : tiền lương và các khoản trích theo lương cho nhân viên quản lý, theo dõi các công trình thi công hoặc nhân viên tiếp xúc khách hàng, không tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm nhưng tham gia quản lý các hoạt động sản xuất. Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Loại chi phí này dễ phân bổ, dựa vào chức vụ của nhân viên để phân bổ chi phí cho sản phẩm tương ứng. Chi phí này được tập hợp vào tài khoản 627.2 “Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ tư vấn thiết kế - giám sát” tài khoản đối ứng 334 “Phải trả người lao động”. - Tập hợp chi phí nguyên vật liệu thực tế phục vụ, quản lý sản xuất, bao gồm : nhiên liệu dùng cho máy móc, thiết bị ( Dầu bôi trơn cho máy in màu, thuốc chống ẩm cho khu vực đặt máy in màu ….) phụ tùng thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị… Loại chi phí này rất khó phân biệt giữa chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nguyên vật liệu phụ nhưng nếu căn cứ theo tính chất công việc phát sinh ra chi phí này, có thể phân bổ tương đối chính xác cho từng sản phẩm. Chi phí này được tập hợp vào tài khoản 627.2 “Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ tư vấn thiết kế - giám sát”, tài khoản đối ứng 152 “Nguyên vật liệu” hoặc 153 “Công cụ, dụng cụ”. - Tập hợp chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho sản xuất, bao gồm : 01 máy in màu, 03 máy tính, 04 máy chụp ảnh chuyên dụng (phục vụ cho thiết kế)… Loại chi phí này được khấu hao dần theo thời gian và phân bổ đều qua mỗi tháng, chi phí phát sinh được xác định cụ thể cho từng loại sản phẩm đã sử dụng những tài sản cố định nào trong quá trình thực hiện công việc. Chi phí khấu hao được thể hiện qua tài khoản 214 “Khấu hao tài sản cố định” và tài khoản chi phí 627.2 “Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ tư vấn thiết kế - giám sát”. - Tập hợp chi phí thuê ngoài thực tế phục vụ sản xuất, bao gồm : chi phí thuê văn phòng giao dịch, chi phí thuê mặt bằng đậu xe… Loại chi phí này phân bổ theo doanh thu của từng loại dịch vụ, tỷ lệ phân bổ được tính theo tỷ lệ phần trăm doanh thu của từng loại dịch vụ trên tổng doanh thu của tháng. Hoặc có thể đưa chi phí này vào tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” để có thể đơn giản hơn về cách tính toán. Chi phí này được tập hợp vào tài khoản 627.2 “Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ tư vấn thiết kế - giám sát” và tài khoản đối ứng 331 “Phải trả người bán”. - Tập hợp chi phí khác bằng tiền phục vụ, quản lý sản xuất, bao gồm các vật dụng : văn phòng phẩm, dịch vụ mua ngoài : điện, nước, điện thoại, dịch vụ internet…phục vụ quản lý sản xuất. Chi phí này cần phân bổ cho từng sản phẩm, tỷ lệ phân bổ theo doanh thu của mỗi sản phẩm trên tổng doanh thu trong tháng. Loại chi phí này có nhiều nguồn gốc Lương Phượng Uyển – DH6KT2 30 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP phát sinh và phát sinh trong suốt quá trình sản xuất, cần tập hợp đầy đủ và phân bổ phù hợp. Chi phí này được tập hợp vào tài khoản 627.2 “Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ tư vấn thiết kế - giám sát” và tài khoản đối ứng 111 “Tiền mặt”. - Phân bổ chi phí thực tế phát sinh lớn và ảnh hưởng nhiều kỳ hạch toán liên quan đến việc phục vụ, quản lý sản xuất dự toán trước được, chẳng hạn : chi phí sửa chữa phòng làm việc, bảo hiểm các loại xe có trọng tải lớn, tiền thuê nhà trả theo quý, năm… Loại chi phí này thường có giá trị khá lớn, đã dự toán trước và không phát sinh từ quá trình sản xuất, chủ yếu phục vụ cho quản lý sản xuất. Chi phí này được hạch toán vào tài khoản 627.2 “Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ tư vấn thiết kế - giám sát” và tài khoản đối ứng 142 “Chi phí trả trước ngắn hạn”. {3} Kết chuyển hoặc phân bổ chi phí sản xuất chung thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất, bao gồm tất cả các chi phí : chi phí lương và trích bảo hiểm theo lương của nhân viên quản lý sản xuất, chi phí nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ phục vụ quản lý sản xuất, chi phí khấu hao các tài sản cố định có tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất, chi phí thuê ngoài phải trả cho người bán, chi phí khác bằng tiền, chi phí phân bổ, chi phí trích trước… vào chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, phân bổ chi tiết cho từng sản phẩm, làm cơ sở để hình thành giá vốn. Toàn bộ chi phí sản xuất chung được kết chuyển từ tài khoản 627.2 vào tài khoản 154.2 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cho dịch vụ thiết kế - giám sát”. Chỉ kết chuyển các chi phí đã phát sinh và tích luỹ tại tài khoản 154 tương ứng với các Sản phẩm đã hoàn thành vào tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”. Lập báo cáo tổng hợp về chi phí và bảng tổng hợp giá vốn sau khi kết thúc mỗi kỳ kế toán hoặc lập báo cáo tổng hợp chi phí khi công việc hoàn thành, đưa vào nghiệm thu và quyết toán. Trên báo cáo tổng hợp chi phí thể hiện rõ chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung về thời điểm phát sinh, số lượng, đơn giá, chi tiết cho từng công trình hoặc sản phẩm. Đồng thời thể hiện rõ mức chênh lệch giữa định mức chi phí theo dự toán và thực tế phát sinh. Báo cáo tổng hợp giữ vai trò quan trọng trong các giai đoạn cuối mỗi sản phẩm, báo cáo là căn cứ để nhà quản lý có thể lập được các báo cáo kết quả kinh doanh bộ phận, xác định kết quả kinh doanh sau quá trình sản xuất. Từ đó, hoạch định về chi phí - số lượng - lợi nhuận trong tương lai cho quy trình sản xuất kế tiếp. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 31 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 4.2.2.3 Các loại sổ theo dõi - Sổ chấm công nhân viên tư vấn và thiết kế bản vẽ - Sổ theo dõi chi tiết chi phí nhân công thuê mướn - Sổ lương người lao động - Sổ khấu hao tài sản cố định phục vụ cho dịch vụ thiết kế - Sổ chi tiết bán hàng - Sổ tổng hợp giá vốn 4.2.3.4 Các loại chứng từ hợp lệ - Hợp đồng nhân công thuê ngoài - Biên nhận - Hoá đơn mua vào các công cụ - dụng cụ phục vụ cho thiết kế : máy tính, máy ảnh kỹ thuật số, film rửa, giấy khổ Ao, USB, các thiết bị nhớ ngoài…… 4.2.3 Hệ thống kế toán chi phí đối với hoạt động xây lắp 4.2.3.1 Hệ thống báo cáo chi phí - Báo cáo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo từng giai đoạn cho mỗi công trình xây dựng – báo cáo chi tiết tình hình nhập các loại nguyên vật liệu cho các công trình. Chi tiết về chủng loại nguyên vật liệu, thời gian nhập, số lượng nhập, tên công trình nhập với mục đích quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu đầu vào theo từng giai đoạn hoàn thành, kịp thời bổ sung hoặc điều chỉnh chi phí này cho phù hợp với dự toán ban đầu. - Báo cáo chi phí nhân công trực tiếp theo từng giai đoạn cho mỗi công trình xây dựng – báo cáo được lập nhằm mục đích theo dõi tổng số lao động trong mỗi công trình, chi phí nhân công thực tế đã phát sinh theo từng giai đoạn. Đồng thời theo dõi mức biến động về giá cả nhân công trong suốt quá trình hoạt động, làm cơ sở phục vụ cho các quyết định của nhà quản trị trong tương lai. - Báo cáo tổng hợp chi phí mỗi công trình theo giai đoạn hoàn thành - nếu như hai báo cáo trên được lập để chi tiết các thông tin về chi phí nguyên vật liệu và chi phí nhân công thì báo cáo này sẽ tổng hợp toàn bộ các chi phí đã phát sinh trong từng giai đoạn của mỗi công trình, so sánh các giá trị tổng hợp với các giá trị tương ứng trong các dự toán công trình để lập ra báo cáo tổng hợp cho nhà quản trị sử dụng để xử lý các thông tin, phục vụ cho việc ra quyết định. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 32 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Lương Phượng Uyển – DH6KT2 33 4.2.3.2 Sơ đồ tài khoản hạch toán Một số tài ._.