Xây dựng chương trình Quản lý Thư viện Trường Trung học cơ sở Tân Tiến

LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay Công nghệ khoa học kỹ thuật phát triển rất nhanh và đóng một vai trò quan trọng trong cuộc sống, Công nghệ thông tin là một trong những ngành khoa học đó. Sự ra đời và phát triển của tin học là thành quả vĩ đại của con người, cùng với những phần mềm ứng dụng ra đời có tính chất quyết định đối với việc áp dụng ngành khoa học này. Trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng ngành Công nghệ thông tin đã trở thành mũi nhọn, công nghệ thông tin đã khẳng định là ngành không thể thiếu trong mọi việc áp dụng các hoạt động xã hội như quản lý Bán hàng, Quản lý khách sạn, Quản lý thư viện… Trong lĩnh vực quản lý, việc ứng dụng tin học đã có những thành công đáng kể như giải quyết các công việc phức tạp, đảm bảo độ chính xác an toàn, rút ngắn thời gian thực hiện. Hệ thống quản lý Thư viện là một bài toán điển hình trong các bài toán quản lý đó. Nó đòi hỏi hệ thống quản lý phải biết sắp xếp một cách hợp lý sao cho không mất thời gian hoặc cồng kềnh gây khó khăn trong việc tra cứu sách của bạn đọc và công tác quản lý của nhân viên thư viện. Xuất phát từ các yêu cầu thực tế và được sự hướng dẫn của cô giáo Ths.Nguyễn Thanh Hương tôi đã chọn đề tài: “Xây dựng chương trình Quản lý Thư viện Trường Trung học cơ sở Tân Tiến”. Đề tài Quản lý thư viện được xây dựng trên ngôn ngữ Visual Basic 6.0 Đây là một đề tài mang tính thực tế, nhưng với kinh nghiệm và kiến thức có hạn nên khó tránh khỏi sai sót. Vì vậy em mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp, chỉ bảo của các thầy cô và bạn bè để đề tài được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn cô ThS.Nguyễn Thanh Hương cùng các thầy cô trong Bộ môn Công nghệ thông tin trường Đại Học Kinh tế Quốc dân và các thầy cô trường THCS Tân Tiến đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành bài thực tập này. Nội dung đề tài: Yêu cầu đề tài: Xây dựng chương trình Quản lý Thư viện trường THCS Tân Tiến Thực hiện đề tài: Chương 1: Khảo sát thực tế Khảo sát hệ thống hiện tại và xác định yêu cầu đặt ra đối với hệ thống mới. Nội dung của chương này là kết quả của quá trình tìm hiểu thực trạng của hệ thống hiện tại, những điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống hiện tại và yêu cầu đặt ra đối với hệ thống mới. Chương 2: Tổng quan về đề tài. Dựa trên kết quả đã khảo sát ở chương 1, chương này sẽ đưa ra những mục đích và yêu cầu của đề tài. Chương 3: Phân tích hệ thống. Sau khi đã lựa chọn giải pháp thích hợp, chương này sẽ đi vào phân tích hệ thống mới thông qua việc xây dựng các biểu đồ phân rã chức năng, biểu đồ luồng dữ liệu và sơ đồ thực thể liên kết. Chương 4: Thiết kế hệ thống - Thiết kế chương trình. Dựa vào những phân tích ở chương 3, chương này sẽ quyết định việc lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu, đi từ thiết kế tổng thể đến thiết kế chi tiết cơ sở dữ liệu sử dụng cho hệ thống. Chương 5: Cài đặt, sử dụng - Đánh giá kết luận chương trình và hướng phát triển. Chương này sẽ hướng dẫn cài đặt dữ liệu, cài đặt chương trình thực hiện hệ thống. Chương 1 KHẢO SÁT THỰC TẾ Khảo sát hệ thống hiện tại - yêu cầu đặt ra đối với hệ thống mới I. GIỚI THIỆU CHUNG: Năm 1973, trường THPT Tân Tiến vinh dự được thành lập, tám năm sau đổi tên là trường cấp I, II Tân Tiến .Sau đó số lượng học sinh cấp II tăng dần đến đầu năm học 1991 - 1992, trường được tách hẳn ra khỏi cấp I với tên gọi là trường THCS Tân Tiến, trực thuộc sở Giáo dục - Đào tạo Tỉnh Hưng Yên. Hiện nay (năm học 2007 - 2008), trường có 22 lớp với gần 1000 học sinh. Hơn ba mươi năm qua, mặc dù nhà trường đã trải qua những bước thăng trầm đáng kể, đặc biệt có giai đoạn đời sống CB-GV hết sức khó khăn, cơ sở vật chất nhà trường còn nhiều thiếu thốn. Nhưng rồi, nhờ biết vận dụng và phát huy sức mạnh của nội, ngoại lực, tất cả đều đã vượt qua, đến nay nhà trường đã khẳng định được vị trí của mình, đang từng bước phát triển toàn diện và tiến lên vững chắc. 1. Về xây dựng tình hình đội ngũ: Đội ngũ CB-GV của nhà trường hiện nay đủ về số lượng, vững vàng về chất lượng, đoàn kết, luôn có ý thức trách nhiệm với mọi công việc được giao. Điểm lại, trong 35 năm, qua 05 đời Hiệu trưởng, đã có hơn 100 CB-GV từng tham gia công tác tại trường, đến nay, có người đã về hưu, có người đã chuyển ngành và cũng có người đã vĩnh viễn ra đi, nhưng hình ảnh một người thầy mẫu mực, tận tụy. Với tấm lòng “vì học sinh thân yêu” một tinh thần luôn thi đua dạy tốt, mãi mãi còn đọng lại trong ký ức của mỗi học sinh đã từng được học tại ngôi trường này. Mỗi thành viên trong nhà trường đã cùng góp sức xây dựng thành những tập thể chuyên môn tốt, tuy đặc điểm tình hình của mỗi tổ có khác nhau, nhưng giữa các tổ đã có sự hỗ trợ, động viên nhau cùng tiến, nên 100% tổ chuyên môn đều đã nhiều năm đạt danh hiệu tổ LĐXS và hàng trăm SKKN về công tác quản lý, về đổi mới phương pháp giảng dạy... đã được Sở Giáo dục - Đào tạo công nhận. Với tinh thần phấn đấu không mệt mỏi trên tất cả các lĩnh vực công tác, nhiều thầy cô giáo đã vinh dự được tặng thưởng những danh hiệu cao quý của Nhà nước. 2. Về đào tạo: Nhà trường được phân công giảng dạy và giáo dục cấp THCS chủ yếu cho con em nhân dân xã Tân Tiến và một số ít con em vùng lân cận trên địa bàn huyện Văn Giang, Tỉnh Hưng Yên. Từ ngày thành lập đến nay, quy mô phát triển trường lớp khá ổn định, chỉ dao động trong khoảng từ 20 - 22 lớp với từ 800 - 1000 học sinh. Số lượng học sinh tốt nghiệp THCS hàng năm đạt 97 – 100%. Công tác bồi dưỡng học sinh giỏi, đào tạo nhân tài cho đất nước được nhà trường đặc biệt quan tâm và xác định là nhiệm vụ hàng đầu, vì vậy phong trào luôn được đẩy mạnh và liên tục đạt kết quả tốt. Ngoài việc học tập, các hoạt động giáo dục ngoài giờ lên lớp cũng được nhà trường quan tâm đúng mức và đạt được nhiều thành tích xuất sắc trong các hoạt động Đoàn đội, văn nghệ, TDTT, giáo dục truyền thống, giáo dục môi trường, phòng chống ma túy và các tệ nạn xã hội... bằng nhiều hình thức phong phú, có tác dụng giáo dục tích cực, thiết thực hỗ trợ cùng chuyên môn trong việc hình thành và phát triển nhân cách toàn diện cho học sinh. 3. Về cơ sở vật chất: Nhà trường không ngừng tu sửa, chỉnh trang, xây mới một số hạng mục. Đến nay, khuôn viên nhà trường đã hoàn chỉnh với 12 phòng học, 6 phòng chức năng với đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho công tác dạy và học như phòng vi tính, phòng bộ môn, thư viện ... giúp giáo viên có điều kiện tiếp cận, ứng dụng công nghệ thông tin vào việc soạn giảng, cải tiến phương pháp giảng dạy, phục vụ tốt việc thay sách giáo khoa, đổi mới giáo dục phổ thông. Đặc biệt nhà trường đang triển khai xây dựng mô hình thư viện chuẩn để đáp ứng nhu cầu cho học sinh và giáo viên. Nói chung, cơ sở vật chất nhà trường tương đối đáp ứng được yêu cầu dạy và học, cảnh quan sư phạm nhà trường mỗi ngày thêm xanh - sạch - đẹp. Nhìn lại, sau 35 năm, cùng với sự phát triển không ngừng của tỉnh Hưng Yên và phong trào thi đua “Dạy tốt, học tốt” trong ngành GD-ĐT đang dấy lên sôi nổi, trường THCS Tân Tiến đã có những bước trưởng thành vững chắc, lập được nhiều thành tích rất đáng tự hào. Thành quả ấy không chỉ có sự nỗ lực, phấn đấu liên tục của nhà trường, của từng thầy cô giáo, của mỗi học sinh mà còn có sự quan tâm giúp đỡ của lãnh đạo các cấp, sự chỉ đạo kịp thời, sâu sát của Sở GD-ĐT, sự hỗ trợ chặt chẽ của Hội Cha mẹ học sinh, Hội khuyến học.... Nhà trường đã không ngừng lớn mạnh, hoạt động và phát huy tốt chức năng của mình, góp phần xứng đáng vào thành tích chung của trường trong nhiều năm . II. GIỚI THIỆU HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN: Công tác hoạt động của thư viện được coi là công việc tốn nhiều thời gian, công sức với mục đích phục vụ độc giả nhanh nhất và bảo quản tư liệu lâu dài, các nhân viên phải xử lý thông tin tư liệu từ khi mua đến khi xếp lên giá sách, phục vụ độc giả một cách nhanh nhất. Hoạt động của Quản lý Thư viện gồm một số công việc sau: 1. Nhập sách: Khi sách được nhà cung cấp chuyển đến theo đơn đặt hàng của thư viện nhân viên thư viện có nhiệm vụ kiểm tra lại hoá đơn, đối chiếu số lượng, đơn giá với số lượng, đơn giá ghi trên hoá đơn. Khi đó lập lưu biên bản nhập sách. 2. Đăng ký sách: Bước tiếp theo nhập sách là xác minh sách đó thuộc tài liệu của thư viện bằng cách đóng dấu của thư viện vào sách, theo quy định là đánh dấu ở trang đầu và trang 17 và ghi vào sổ Đăng ký cá biệt. 3. Xử lý sách: - Đọc nội dung sách xong nhân viên thư viện tiến hành phân loại sách viết phích sách và mô tả cho sách, để phân loại sách theo chủ đề nhân viên thư viện phải dựa vào quyển Bảng phân loại dùng cho các thư viện khoa học tổng hợp. - Làm tem dán lên đầu sách, phích sách để ở các ô phân loại (Theo thứ tự A, B, C). - Nhân viên thư viện làm nhiệm vụ ghi vào quyển thông tin sách Thư viện để giới thiệu cho độc giả biết được nội dung sách hàng tháng, hàng quý theo quy định có những gì mới. 4. Phục vụ độc giả: Trong các thư viện có các nhân viên, khi độc giả muốn mượn một quyển sách nào đó sẽ ghi thông tin vào phiếu mượn và đưa cho nhân viên thư viện, nhân viên thư viện sẽ căn cứ vào những thông tin ghi trên phiếu mượn để tìm sách trong kho cho độc giả mượn. Như vậy ta thấy máy tính ứng dụng vào công việc quản lý sách thì việc tra cứu thông tin về sách sẽ đầy đủ, chính xác và nhanh chóng hơn. III. KHẢO SÁT CHI TIẾT VỀ HỆ THỐNG: Phần này sẽ đưa ra được những ưu, nhược điểm trong những hoạt động của hệ thống hiện tại, nhận xét phân tích để đưa ra những khâu trong toàn bộ hệ thống cần có sự giúp đỡ của hệ thống máy tính. 1. Khảo sát chi tiết hệ thống cũ: Quá trình hoạt động của Thư viện Trường THCS Tân Tiến cũng như nhiều Thư viện khác là phục vụ người đọc dưới nhiều hình thức khác như nhau: cho mượn đọc tại chỗ, hướng dẫn độc giả khai thác và tra cứu thông tin sách báo có hiệu qủa. Các tài liệu, sách báo của Thư viện rất phong phú về đầu sách và chủng loại. Một tên đầu sách có thể có nhiều bản để có thể đáp ứng được nhu cầu của độc giả. Để giúp cho độc giả có thể tra cứu chủng loại sách, mỗi tài liệu hoặc loại sách đều được mô tả trong một phiếu có ghi thông tin chi tiết như: Mã sách, tên sách, tác giả, chủng loại…. Các đầu sách cũng có thể được phân loại rõ ràng theo nội dung và chúng được Thư viện đánh số hiệu lưu trữ theo đặc trưng của từng thể loại và nội dung. Các phiếu này sau khi đã xác định sẽ được phân làm nhiều bản và được xếp theo trình tự sau: - Tủ phiếu xếp theo vần tên tài liệu, tủ phiếu xếp theo chủ đề. Những cách xếp như trên đã tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả nhanh chóng tìm đến đầu sách cần quan tâm. Người mượn tuỳ theo việc nhớ tên sách, tên tác giả hoặc tên thể loại mà có thể chọn đúng tủ sách để chọn đúng được nội dung tài liệu cần tìm. Đối với độc giả khi có nhu cầu đọc mượn sách, nhân viên thư viện sẽ làm các thủ tục để cấp thẻ bạn đọc cho độc giả để họ có quyền tra cứu thông tin trong thư viện. Thẻ bạn đọc ở đây được quản lý theo 2 loại là thẻ đọc và thẻ mượn, mỗi thẻ có những quy định và nội dung riêng. Trên mỗi thẻ đều có những thông tin chi tiết về độc giả như: Họ tên, Năm sinh…, mỗi thẻ sẽ có một số đăng ký do thư viện cấp. Sau khi cấp thẻ, thư viện sẽ tạo một hồ sơ ghi nhận việc mượn trả của người đọc. Trên hồ sơ này có các thông tin tương tự như các thông tin được ghi trên thẻ bạn đọc, ngoài ra trên hồ sơ còn có một bảng ghi lại những lần mượn trả sách của độc giả để dễ theo dõi. Bảng ghi nhận mượn trả của độc giả bao gồm các cột là: ngày mượn, tên sách, số hiệu của cuốn sách, cột ký mượn. Quá trình mượn, trả sách được Thư viện làm như sau: Khi mượn sách độc giả đưa thẻ của mình và xác nhận số sách mượn, người thủ thư sẽ kiểm tra tính hợp lệ của thẻ và sách mượn trong nội quy. Nếu hợp lệ sẽ ghi vào hồ sơ theo dõi mượn trả và xác nhận mượn cho độc giả đó. Nếu không hợp lệ sẽ thông báo và xử lý. Đối với thẻ đọc và thẻ mượn có những nội quy mượn sách khác nhau. Khi trả sách cũng tương tự, số thẻ và số sách được kiểm tra trong hồ sơ theo dõi mượn trả. Quá trình kiểm tra sẽ xác định được sách nào bị quá hạn và tiến hành xử lý, sách nào bị hư hại so với tình trạng lúc mượn để quyết định xử phạt đối với độc giả. Sau mỗi tháng hoặc mỗi quý theo quy định, thư viện sẽ tiến hành kiểm kê để thống kê được danh sách đầu sách của Thư viện, bên cạnh đó theo dõi tình hình phục vụ độc giả. Thư viện thường xuyên rà sách để nắm được những sách được yêu cầu nhiều, sử dụng với tần số cao đưa ra kho phục vụ thường xuyên. Qua quá trình kiểm kê, bộ phận phục vụ phải báo cáo Ban Giám Hiệu được số người mượn, số lượt sách phục vụ, tần suất khai thác các loại sách…. Qua đó mới lên kế hoạch bổ sung sách. Tuy vậy do các công tác trên còn làm thủ công nên hiện nay phải sau một năm mới có thể báo cáo một lần, sau nửa năm mới có thể lên danh sách đòi sách và việc so khớp thông tin để kiểm kê gặp rất nhiều khó khăn. 2. Đánh giá hệ thống hiện tại: - Hầu hết các công việc nghiệp vụ của hệ thống Thư viện đều tiến hành hoàn toàn thủ công. - Trong công tác kiểm kê sẽ vô cùng khó khăn vì số lượng sách báo rất lớn, số độc giả luôn thay đổi nên công tác quản lý đôi khi còn gặp nhiều nhầm lẫn, sai sót. - Vì thao tác nghiệp vụ hoàn toàn thủ công nên công việc và hiệu qủa trong công tác phục vụ phụ thuộc rất nhiều vào trình độ và kỹ năng của các cán bộ thư viện. Nếu trình độ không đồng đều sẽ dẫn đến lúng túng khi làm việc. - Đối với việc tra cứu sách của độc giả còn có nhiều khó khăn, thời gian tìm đúng sách mất nhiều thời gian ngay cả đối với độc giả và cán bộ thư viện. - Việc quản lý thư viện như cập nhật thông tin mới, sửa đổi thông tin, thiết lập các biểu đồ thống kê… là khó khăn thậm chí còn gây ra nhầm lẫn khó có khả năng khắc phục ngay được. IV. NHỮNG CHỨC NĂNG VÀ YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỆ THỐNG MỚI: 1. Trình bày những yêu cầu mới: Trong những năm qua lưu lượng học sinh hàng năm có đủ tiêu chuẩn nhập học ngày càng đông. Để tạo môi trường học tập thuận lợi, hệ thống thư viện nhà trường cũng cần đổi mới để đáp ứng nhu cầu nghiên cứu của học sinh cũng như giáo viên trong nhà trường. Trong những năm gần đây hệ thống Thư viện trường đã được quan tâm của cấp trên trang bị cho nhiều đầu sách về mọi lĩnh vực. Vì vậy việc quản lý bằng phương pháp thủ công là rất khó khăn. Từ thực tế nêu trên Thư viện trường THCS Tân Tiến có nhu cầu thực sự cần xây dựng một hệ thống Quản lý Thư viện cho trường, người xây dựng hệ thống quản lý phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Rút ngắn thời gian tra cứu đáp ứng yêu cầu của bạn đọc. - Giảm thiểu số lượng thao tác thủ công. - Báo cáo thống kê về thư viện một cách nhanh nhất. - Kiểm soát quản lý thư viện chính xác. - Cung cấp thông tin đưa ra dữ liệu chính xác theo yêu cầu. 2. Lý do vì sao phải tin học hoá: Thứ nhất việc tin học hoá sẽ được áp dụng ngay trong công tác tìm kiếm và tra cứu, công việc mà từ trước tới nay tốn mất nhiều thời gian và khó khăn khi ý thức của một số độc giả rất kém. Từ trước tới nay thông tin sách cần tra cứu thường được in ra áp phích và để trong các tủ tìm kiếm, với số lượng sách báo lớn sẽ mất nhiều thời gian, không khắc phục được nạn huỷ phích của một số người. Đối với các cán bộ Thư viện các thao tác nghiệp vụ làm thủ công từ khâu nhập sách từ phía nhà cung cấp, phân loại hay tìm sách để phục vụ độc giả mất nhiều công sức, dễ sai sót và nhầm lẫn. Việc thống kê sách, độc giả… do các khâu trước đó làm thủ công nên chỉ có thể thực hiện được sau 5 tháng hoặc một năm mà cũng rất khó khăn do lượng công việc lớn mà nhân viên có hạn nên hiệu quả không cao. Chính vì vậy mà công việc quản lý thư viện cần phải tin học hoá phần nào trong một số khâu để giảm bớt thao tác thủ công nâng cao hiệu quả hệ thống. 3. Những thuận lợi và khó khăn của việc đưa tin học vào quản lý Thư viện Trường THCS Tân Tiến: Trong bối cảnh hiện nay ai cũng biết nếu áp dụng thành công tin học vào quản lý lĩnh vực nào đó thì hiệu xuất công việc rất cao, giảm bớt sức lao động của con người, mọi thông tin đầu vào, đầu ra được quản lý chặt chẽ, thống kê, xử lý chính xác, nhanh gọn, rõ ràng đem lại lợi ích cho người sử dụng. a. Những thuận lợi: Nếu đưa tin học vào một số khâu sẽ giảm bớt được những công việc thủ công nhàm chán mà không phải là nhẹ nhàng cho các cán bộ thư viện. Đối với độc giả sẽ thú vị hơn khi công việc của mình được hoàn tất nhanh chóng, thoát khỏi tình trạng tìm cả buổi một đầu sách nhưng cuối cùng được thông báo là hết sách. Trong khâu quản lý, kiểm kê và lên báo cáo sẽ nhanh chóng, chính xác và mang tính chuyên nghiệp hơn. Trong việc cập nhật thông tin mới sẽ nhanh hơn và nhiều thông tin hơn, giao tiếp với môi trường máy tính bên ngoài dễ dàng và thuận tiện hơn. b. Những khó khăn: Khó khăn gặp phải của hệ thống thư viện khi bước vào tin học hoá sẽ là: - Phải trang bị thêm các trang thiết bị mới về máy tính. - Phải có những hướng dẫn hoặc chỉ bảo trong việc quản lý hệ thống bằng máy tính. - Đối với nghiệp vụ kiểm soát dữ liệu trong máy tính phải cần tính chính xác cao, không cẩu thả bừa bãi trong việc cập nhật thông tin. - Loại bỏ tính bảo thủ của một số cán bộ thư viện lâu năm làm thao tác thủ công. - Những khó khăn nếu được giải quyết sẽ xây dựng được một hệ thống Thư viện tốt trong sự kết hợp hài hoà giữa công nghệ máy tính và thủ công truyền thống. 4. Yêu cầu đối với hệ thống mới: Với những điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống hiện tại, ta đưa ra yêu cầu đối với hệ thống mới là: Phải xây dựng được một chương trình thực hiện hệ thống khắc phục được những yếu điểm của hệ thống cũ, nghĩa là tiết kiệm về mặt bộ nhớ, thuận lợi cho việc bảo trì, đảm bảo tính trong suốt của hệ thống. Chương 2 TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI I. GIỚI THIỆU CHUNG: Thư viện là một nơi quản lý sách, báo, tạp chí…. Thư viện có thể giúp bạn đọc có thể tra cứu và sử dụng được nhiều loại sách báo để nâng cao sự hiểu biết và vốn kiến thức của mình. Tuy nhiên để làm được điều này thì hệ thống quản lý Thư viện cần phải được sắp xếp sao cho hợp lý và thuận tiện để đáp ứng tốt một số yêu cầu về mặt phục vụ độc giả và đặc biệt là sự cập nhật sách mới phù hợp với nhu cầu của độc giả. Đặc điểm bài toán quản lý là khối lượng thông tin rất lớn, đa dạng phức tạp. Việc quản lý thủ công sẽ mắc nhiều thiếu sót, không kịp thời mất rất nhiều thời gian, hiệu quả lại không cao không phù hợp với thời đại mới, thời đại của Công nghệ thông tin. Vì vậy việc quản lý cũng như trong các ngành nghề khác của đất nước. II. MỤC ĐÍCH CỦA ĐỀ TÀI: Hệ thống “Quản lý Thư viện” từ trước đến nay đã và đang quản lý hoàn toàn bằng phương pháp thủ công nhưng các thao tác điều hành quản lý đều có tính khoa học và tổ chức hệ thống tốt. Tuy vậy, hệ thống quản lý và điều hành còn đòi hỏi rất nhiều thời gian và công sức của các thủ thư mà vẫn không tránh khỏi những nhầm lẫn sai sót. Thực tế hiện nay độc giả đến thư viện với những nhu cầu rất cao và phức tạp, lượng sách báo phải cập nhật hàng tháng, hàng quý càng tăng để đảm bảo tính thời sự của các loại thông tin. Do vậy, phương pháp quản lý bằng phương pháp thủ công đã không còn phù hợp với thực tế đòi hỏi hiện nay. Bên cạnh đó, nhu cầu của độc giả về thông tin rất cần nhanh chóng và chính xác nội dung tài liệu cần quan tâm. Do đó với mỗi loại tài liệu thì cần phải được mô tả bằng những thông tin giúp độc giả tìm đến nó một cách nhanh nhất. Với người đọc cũng cần được thư viện quản lý thông qua thẻ đọc với một số thông tin cần thiết về bản thân, về sách mà người đó đã mượn của thư viện. Ngoài ra, qua việc mượn đọc của độc giả, thư viện có thể biết được những loại sách nào có nhu cầu mượn cao để xúc tiến việc cập nhật sách đảm bảo được các đầu sách và số lượng, hoặc ngược lại có thể tiến hành thanh lọc với mục đích phục vụ độc giả tốt nhất. Chính vì vậy việc đưa tin học vào một số khâu trong hệ thống Quản lý Thư viện sẽ làm tăng hiệu suất công việc và đáp ứng được phần nào nhu cầu tìm hỏi, tra cứu của độc giả. Bên cạnh đó, tin học hoá còn làm cho hệ thống thư viện có thể hoà nhập vào thế giới phát triển công nghệ thông tin để hỗ trợ công tác quản lý sách và phục vụ độc giả. Tóm lại: Xây dựng chương trình Quản lý Thư viện nhằm mục đích sau: - Quản lý thông tin về sách, báo… - Quản lý thông tin về bạn đọc. Cho phép độc giả có thể tra cứu sách, báo… Thông tin được cập nhật đối với file sách và file mượn trả. Mỗi tháng hoặc mỗi thời gian nhất định Thư viện sẽ thống kê tình hình mượn trả sách và gửi thông báo cho độc giả nào mượn sách mà chưa trả đúng hạn. III. YÊU CẦU CỦA ĐỀ TÀI: Lưu trữ và truy cập một cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh, đảm bảo các điều kiện sau: + Dữ liệu đưa vào đầy đủ + Thông tin được đưa vào nhanh gọn chính xác + Lưu trữ dữ liệu có tính khoa học an toàn Việc sử dụng chương trình phải đảm bảo tính đơn giản dễ hiểu. Giao diện giữa người và máy phải rõ ràng, giảm bớt được độ phức tạp. Lưu trữ tìm kiếm thông tin theo yêu cầu phải đảm bảo nhanh gọn chính xác. Chương 3 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG I. KHÁI NIỆM VÀ MỤC TIÊU CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN: 1. Khái niệm về hệ thống thông tin: Một hệ thống thông tin bao giờ cũng có những chức năng chính sau: a. Hệ thống thông tin đưa ra: - Dữ liệu gốc thường được ghi lại một sự kiện hay một vấn đề. - Dạng câu hỏi thường là một yêu cầu về thông tin. - Dạng trả lời cho lời nhắc có hoặc không. - Dạng lệnh ở dưới dạng ghi tệp hoặc bản ghi. b. Hệ số thông tin xử lý: - Sắp xếp dữ liệu bản ghi theo một trật tự nào đó. - Thâm nhập, ghi, sửa đổi thông tin dữ liệu trong một hệ thống. - Tìm kiếm, tra cứu thông tin trong hệ thống. - Lựa chọn các thông tin theo tiêu chuẩn. - Thao tác xử lý nhanh và chính xác. c. Hệ thống thông tin lưu trữ: - Cho phép lưu trữ thông tin theo dạng văn bản, hình ảnh, tiếng nói, thông tin số hoá, hoặc các thông tin đã được mã hoá. - Tính bảo mật của dữ liệu lưu trữ. d. Hệ thống tin ra: - Thông tin được in ra giấy dưới dạng tài liệu, dưới dạng báo cáo, ra file hoặc ra màn hình…. - Đầu ra của hệ thống này có thể là luồng điều khiển đầu vào của hệ thống khác. 2. Mục tiêu của hệ thống thông tin: - Xây dựng hệ thống Quản lý Thư viện: Giúp cho người Quản lý Thư viện truy xuất thông tin về sách, về độc giả và các thông tin liên quan đến việc Quản lý Thư viện một cách nhanh chóng và chính xác. - Hệ thống phải đáp ứng được: Quản lý chi tiết về sách về tác giả, về nhà xuất bản, về độc giả, về mượn trả, về số lượng sách có trong Thư viện và xử lý về mượn trả quá hạn, đúng hạn. - Đối với người khai thác hệ thống: Khả năng truy nhập dữ liệu nhanh chóng, thao tác vào ra dữ liệu phi đơn giản, chính xác, dễ thực hiện có khả năng phát hiện lỗi tốt. II. PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG: 1. Chức năng của hệ thống: a) Cập nhật thông tin: * Cập nhật độc giả: + Nhập thông tin độc giả mới: Đây là chức năng dùng để cập nhật thông tin độc giả mới để được cấp thẻ thư viện và tham giam tìm hỏi sách trong thư viện. + Sửa, xoá thông tin độc giả: Đây là chức năng dùng để sửa lại các thông tin còn thiếu sót trong quá trình cập nhật hay xoá bỏ thông tin độc giả khỏi thư viện khi không còn nhu cầu đọc sách hoặc học sinh ra trường. * Cập nhật sách: + Nhập thông tin sách mới: cũng như nhập thông tin về độc giả mục nhập thông tin về sách mới cũng cập nhật những đầu sách mà thư viện mới được bổ sung để kịp thời tăng thêm thông tin cho thư viện. + Sửa, xoá thông tin sách: Khi sách không còn được sử dụng hoặc sách bị mất, hỏng thì chức năng này sẽ đảm nhận vai trò huỷ thông tin về quyển sách đó. b) Xử lý mượn trả: * Xử lý mượn: Đây là chức năng xử lý thông tin về mượn sách của độc giả. Khi độc giả đến thư viện việc đầu tiên là đến hộp tủ đựng phích sách sau đó tìm loại sách mình cần mượn và đưa thẻ độc giả cùng với phích sách cho nhân viên thư viện để nhân viên thư viện kiểm tra và cập nhật những thông tin cần thiết vào hệ thống (Mã độc giả, Mã sách, Số thẻ, Lớp, Tên sách báo, Ngày mượn, ngày hẹn trả, số lượng mượn) và trả lời cho độc giả về việc mượn trả. * Xử lý trả: Khi độc giả đến trả sách thì chức năng này sẽ tìm độc giả đã mượn và sau đó cập nhật vào ngày trả và số lượng trả để xử lý thông tin trả sách của độc giả. * Xoá Thông tin mượn trả: Khi độc giả đã trả sách và những thông tin mượn trả sách của độc giả không còn phù hợp với các yêu cầu về thống kê, báo cáo của thư viện thì sẽ được xoá khỏi hệ thống Quản lý Thư viện. c) Tìm kiếm: * Tìm thông tin độc giả: tìm kiếm các thông tin liên quan đến độc giả như: Mã độc giả, Tên độc giả. * Tìm thông tin sách: tìm các thông tin về sách như: Tên sách, Loại sách, Mã sách, Tên tác giả và Tên nhà xuất bản. d) Thống kê: - Thống kê độc giả: Đây là chương trình dùng để thống kê các thông tin về độc giả giúp người Quản lý Thư viện thống kê về số lượng độc giả được nhanh hơn và chính xác hơn. - Thống kê độc giả đang mượn sách. - Thống kê sách: với hệ thống Thư viện này mục thống kê sách có vai trò quan trọng trong việc kiểm tra lại số lượng sách hiện tại và số lượng sách đang được mượn. 2. Phân tích nhiệm vụ của từng chức năng: a) Chức năng cập nhật thông tin: Có 2 nhiệm vụ là cập nhật độc giả và cập nhật sách. - Chức năng cập nhật độc giả: có nhiệm vụ cập nhật độc giả, cập nhật thông tin về độc giả như: (Mã độc giả, Họ và tên, Năm sinh, Lớp, Số thẻ) ngoài chức năng cập nhật thông tin mục này còn có nhiệm vụ sửa, xoá thông tin về độc giả. - Chức năng cập nhật sách: có nhiệm vụ nhập thông tin sách và sửa xoá thông tin về sách. Chức năng này khi nhập mã độc giả và mã sách vào hệ thống thì mã này sẽ được kiểm tra, nếu trùng mã do sự bổ sung thì hệ thống sẽ báo và người khai thác hệ thống sẽ chỉnh sửa thông tin đầu vào của từng cho chính xác. Khi cập nhật có thể sai hoặc thiếu thông tin nào đó của danh mục cập nhật thì hệ thống cho phép sửa lại tất cả các thông tin của bản tin đó. b) Chức năng xử lý mượn trả: Chức năng này có 2 nhiệm vụ xử lý về mượn và trả sách. Trong chức năng có nhiệm vụ đưa ra những thông báo về mượn trả sách đúng hạn, quá hạn của độc giả để người Quản lý Thư viện biết được quá trình mượn trả sách của một độc giả nào đó và tình hình hoạt động của thư viện để có hình thức xử lý theo quy định của thư viện. c) Chức năng tìm kiếm: Chức năng này có nhiệm vụ là tìm kiếm thông tin độc giả và tìm thông tin sách, để kịp thời phục vụ cho việc kiểm tra và đăng ký lại độc giả mới và sách mới để tránh trường hợp trùng lặp trong khi nhập. d) Chức năng thống kê: Chức năng này có 3 nhiệm vụ là thống kê độc giả đang mượn sách, thống kê độc giả quá hạn và thống kê sách có nhiệm vụ đưa ra những số liệu cụ thể về hoạt động của Thư viện theo yêu cầu của cấp trên ví dụ như yêu cầu thống kê tình hình hoạt động của thư viện cho Ban Giám Hiệu nhà trường. III. XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ: 1. Mô hình luồng dữ liệu: Muốn xây dựng thiết kế một hệ thống thông tin quản lý thì vấn đề đầu tiên ta phải phân tích hệ thống nhằm tìm và lựa chọn giải pháp thích hợp, các biện pháp cụ thể. Hiệu quả của công việc tin học hoá công tác quản lý hoàn toàn phụ thuộc vào quá trình ban đầu. Trong quá trình phân tích để chuyển từ bài toán thực tế sang bài toán quản lý trên máy tính thì các sơ đồ chức năng và sơ đồ luồng dữ liệu giúp cho ta dễ dàng xác định được những yêu cầu của người dùng giúp ta có thể nhìn tổng quát hơn về cách quản lý thực tế mà ta sẽ thiết kế. Quản lý các tài liệu trong thư viện, tình trạng các tài liệu, quản lý các độc giả khi độc giả mượn trả tài liệu trong thư viện, khi độc giả mượn tài liệu thì xem còn hay hết, làm các yêu cầu như mua và nhập tài liệu mới, thanh lý tài liệu bị hư trong thư viện, báo cáo. Các bước tiến hành. + Biểu đồ phân cấp chức năng. + Biểu đồ luồng dữ liệu. + Sơ đồ thực thể liên kết. + Thiết kế giao diện. Các bước xây dựng dữ liệu và mô hình thực thể liên kết sẽ được dùng cho chức năng nhỏ hơn. Công việc đó làm cho việc xây dựng các mô hình thực thể liên kết được đơn giản hoá một phần, để cho việc kiểm tra và đặc biệt quan trọng là đảm bảo không sai sót những thực thể quan trọng như ảnh hưởng đến việc thiết kế sau này. 2. Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng: Biểu đồ phân cấp chức năng cho ta cái nhìn tổng quát của hệ thống Quản lý Thư viện. Nó chỉ ra những ràng buộc mà người viết chương trình phải thực hiện, xác định những gì mà hệ thống phải làm. QUẢN LÝ THƯ VIỆN Cập nhật dữ liệu Xử lý mượn trả Tìm kiếm Thống kê, báo cáo Cập nhật sách Thêm TT sáchmới Sửa, xoá TT sách Cập nhật ĐG Thêm TT ĐG mới Sửa, xoá TT ĐG Xử lý mượn Xử lý trả Xử lý quá hạn Xoá TT MTrả Tìm TT ĐG Tìm TT Sách TK ĐG quá hạn TK ĐG đang mượn sách TK sách TK sách BSung TK Loại sách TK S.đangmượn TK theo tên TG TK Nhà CC sách 3. Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD): * Các thành phần của BLD: Tên thành phần Ký hiệu biểu diễn Chức năng xử lý Hoặc Luồng dữ liệu (1 chiều, 2 chiều) Kho dữ liệu Tác nhân ngoài a) Chức năng xử lý: - Khái niệm: Chức năng xử lý là chức năng biểu đạt các thao tác, nhiệm vụ hay tiến trình xử lý nào đó. Tính chất quan trọng của chức năng là biến đổi thông tin, tức là nó phải làm thay đổi thông tin từ đầu vào theo một cách nào đó như tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới. - Biểu diễn: đường tròn hay ô van, trong đó có ghi nhãn (tên) của chức năng. - Nhãn (tên) chức năng: Phải là một động từ, có thêm bổ ngữ nếu cần, cho phép hiểu một cách vắn tắt chức năng làm gì. b) Luồng Dữ liệu: - Khái niệm: Luồng dữ liệu là luồng thông tin vào hay ra của một chức năng xử lý. Chú ý: Mọi luồng dữ liệu là phải vào hay ra một chức năng nào đó, vậy trong 2 đầu của một luồng dữ liệu (đầu đi và đầu đến), ít nhất phải có một đầu dính tới một chức năng. - Biểu diễn: Bằng mũi tên có hướng trên đó có ghi tên nhãn là tên luồng thông tin mang theo. Mũi tên để chỉ hướng của luồng thông tin. - Nhãn (tên) luồng dữ liệu: Vì thông tin mang trên luồng, nên tên phải là một danh từ cộng với tính từ nếu cần, cho phép hiểu vắn tắt nội dung của dữ liệu được chuyển giao. c) Kho dữ liệu: - Khái niệm: Kho dữ liệu là các thông tin cần lưu giữ lại trong một khoảng thời gian, để sau đó một hay vài chức năng xử lý, hoặc tác nhân trong sử dụng. - Biểu diễn: Kho dữ liệu được biểu diễn bằng cặp đoạn thẳng song song nằm ngang, kẹp giữa là tên của kho dữ liệu. - Nhãn (tên) kho dữ liệu: Tên của kho dữ liệu là một danh từ cộng với tính từ nếu cần, cho phép hiểu vắn tắt nội dung của dữ liệu được lưu giữ. d) Tác nhân ngoài: - Khái niệm: Tác nhân ngoài còn được gọi là đối tác, là một người, một nhóm hay một tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống nhưng có một số hình thức tiếp xúc, trao đổi thông tin với hệ thống. - Biểu diễn: Tác nhân ngoài được biểu diễn bằng hình chữ nhật có gán nhãn. - Nhãn (tên) tác nhân ngoài: Được xác định bằng danh từ kèm theo tính từ nếu cần thiết. 3.1 Biểu đồ dữ liệu mức khung cảnh: Nhà cung cấp sách Quản lý Thư viện Độc giả Ban giám hiệu TT cá nhân Mượn Tìm kiếm Thẻ đọc TT sách Cung cấp sách TT sách cần mua Y/c Báo cáo Báo cá._.