Xây dựng chương trình quản lý thư viện

PHẦN I : MỞ ĐẦU Trong một số thập niên gần đây, do sự phát triển của khoa học công nghệ nhất là trong lĩnh vực thông tin. Tin học đã trở nên thân quen với rất nhiều người, không chỉ bởi sự đa chức năng mà còn bởi tính năng ưu việt trong quản lý và lưu trữ thông tin. Nói cách khác, tin học đã hỗ trợ rất nhiều cho con người trong thời đại ngày nay. Tin học được ứng dụng nhiều lĩnh vực như : ngân hàng, viễn thông, mua bán hàng hoá đạc biệt là công tác quản lý. Ở đây, em xin giới thiệu đôi nét về một số tác vụ của thư viện được hỗ trợ bởi máy vi tính nhằm phục vụ công tác quản lý sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Hệ thống thư viện có nhiệm vụ quản lý kho tư liệu mà thư viện hiện có, phục vụ công tác tra cứu, nghiên cứu của độc giả. Hệ thống quản lý thư viện phải nắm giữ được số lượng đầu sách hiện có trong thư viện và số lượng đầu sách đã cho mượn, phân loại sách theo từng chương, mục cụ thể để có thể dễ dàng mã hoá, tiện cho việc truy tìm. Ngoài ra, hệ thống cũng phải biết được tình trạng tài liệu hiện tại, phải được cập nhật thông tin mỗi khi bổ sung các tư liệu mới hoặc thanh lý các tư liệu không còn giá trị. Đối với việc phục vụ tra cứu, hệ thống phải đưa ra mục lục phân loại các sách có trong thư viện, sao cho độc giả dễ dàng tìm được những tư liệu cần thiết. Bên cạnh đo, hệ thống cũng phải quản lý được những độc giả có yêu cầu mượn tư liệu. Thông thường việc phân loại sách và quản lý độc giả là những công việc phức tạp nhất trong hệ thống quản lý thư viện. Chính vì những yêu cầu cần có của một thư viện như trên đòi hỏi phải có sự quản lý rất chặt chẽ mới có thể quản lý tốt được các yêu cầu đặt ra. Do vậy, chúng em đưa ra đề tài này nhằm nâng cấp và hỗ trợ hệ thống quản lý thư viện. Em xin chân thành cảm ơn các thầy Đoàn Quốc Tuấn trong khoa Tin học Kinh tế đã hướng dẫn và giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. Em xin chân thành cảm ơn! PHẦN II : NỘI DUNG CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU VỀ NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH VISUAL BASIC Visual Basic được xem là một công cụ phát triển phần mềm. Đã gần mười năm, Visual Basic quả không hổ danh là một ngôn ngữ lập trình phổ dụng nhất trên Thế Giới hiện nay. Nhưng tất cả những tuyên bố này là về cái gì ? Chính xác Visual Basic là gì và nó giúp gì cho ta ? Vâng, Bill Gates đã mô tả Visual Basic như một “công cụ vừa dễ lại vừa mạnh để phát triển các ứng dụng Windows bằng Basic”. Điều này dường như chưa đủ để minh chứng cho tất cả những phô trương trên, trừ khi bạn hiểu ra rằng hiện đang có hàng chục triệu người dùng Microsoft Windows. Visual Basic 2.0 đã từng nhanh hơn, mạnh hơn và thậm chí dễ dùng hơn Visual Basic 1.0. Visual Basic 3 bổ sung các cách thức đơn giản để điều khiển các cơ sở dữ liệu mạnh nhất sẵn có. Visual Basic 4 lại bổ sung thêm phần hổ trợ phát triển 32 bit và bắt đầu tiến trình chuyển Visual Basic thành một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng đầy đủ. Visual Basic 5 đã bổ sung khả năng tạo các tập tin thi hành thực sự, thậm chí có khả năng tạo các điều khiển riêng. Và giờ đây, Visual Basic 6.0 bổ sung một số tính năng ngôn ngữ đã được mong đợi từ lâu, tăng cường năng lực Internet, và cả các tính năng cơ sở dữ liệu mạnh hơn. Quả thật, Visual Basic đã trở thành mạnh nhất và trôi chảy nhất chưa từng thấy. Mặc khác, lợi điểm khi dùng Visual Basic chính là ở chỗ tiết kiệm thời gian và công sức so với các ngôn ngữ lập trình khác khi xây dựng cùng một ứng dụng. Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan ( Visual ), nghĩa là khi thiết kế chương trình, ta nhìn thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện. Đây là thuận lợi lớn so với các ngôn ngữ lập trình khác, Visual Basic cho phép ta chỉnh sửa đơn giản, nhanh chóng màu sắc, kích thước, hình dáng của các đối tượng có mặt trong ứng dụng. Một khả năng khác của Visual Basic chính là khả năng kết hợp các thư viện liên kết động DLL (Dynamic Link Library). DLL chính là phần mở rông cho Visual Basic tức là khi xây dựng một ứng dụng nào đó có một số yêu cầu mà Visual Basic chưa đáp ứng đủ, ta viết thêm DLL phụ trợ. Khi viết chương trình bằng Visual Basic, chúng ta phải qua hai bước: Thiết kế giao diện (Visual Programming) Viết lệnh (Code Programming) I . Thuộc tính, Phương thức và sự kiện 1. Lập trình hướng đối tượng Visual Basic 6 hỗ trợ một cách lập trình hướng đối tượng, lập trình hướng đối tượng (Object - Oriented Programming). Trong lập trình cổ điển, ta có kiểu lập trình theo cấu trúc. Nếu như ứng dụng được thiết kế để giải quyết một vấn đề lớn, thì lập trình viên có thể chia thành nhiều vấn đề nhỏ và viết các đoạn chương trình nhỏ để giải quyết riêng từng cái. Với lập trình hướng đối tượng. Lập trình viên sẽ chia nhỏ vấn đề cần giải quyết thành các đối tượng. Từng đối tượng có đời sống riêng của nó. Nó có những đặc diểm, mà ta gọi là thuộc tính (properties) và những chức năng riêng biệt mà ta gọi là phương thức (methods). Lập trình viên phải đưa ra các thuộc tính và phương thức mà đối tượng cần thể hiện. 2. Thuộc tính Nói một cách đơn giản, thuộc tính (properties) mô tả đối tượng. Mỗi đối tượng đều có một bộ thuộc tính mô tả đối tượng. Biểu mẫu và điều khiển đều có thuộc tính. Thậm chí, màn hình và máy in, là những đối tượng chỉ cho phép can thiệp lúc thi hành, cũng có thuộc tính. Ví dụ : Vị trí và kích cỡ của biểu mẫu trên màn hình được xác định trong cá thuộc tính Left, Top, Height và Width. Màu nền của biểu mẫu được quy định trong thuộc tính BackColor. Mặc dù mỗi đối tượng có những bộ thuộc tính khác nhau, nhưng trong đó vẫn có một số thuộc tính thông dụng cho hầu hết các điều khiển. (Bạn có thể xem toàn bộ thuộc tính của một điều khiển bàng các chọn và điều khiển và mở cửa sổ Properties trong Visual Basic). Các thuộc tính thông dụng : Thuộc tính Giải thích Left Vị trí cạnh trái của điều khiển so với vật chứa nó Top Vị trí cạnh trên của điều khiển so với vật chứa nó Height Chiều cao của điều khiển Width Chiều rộng của điều khiển Name Một giá trị chuỗi được dùng để nói đến điều khiển Enabled Giá trị logic (True hoặc False) quyết định người sử dụng có được làm việc với điều khiển hay không Visible Giá trị logic (True hoặc False) quyết đính người sử dụngcó thấy điều khiển hay không Ngoài ra còn một số thuộc tính quan trộng khác như thuộc tính BorderStyle, quyết định các thành phần của cửa sổ (như thanh tiêu đề, nút phóng to, nút thu nhỏ,v.v…) mà một biểu mẫu sẽ có. 3. Phương thức (Methods) Là những đoạn chương trình chứa trong điều khiển, cho điều khiển biết cách thức để thực hiện một công việc nào đó, chẳng hạn dời điều khiển đến một vị trí mới trên biểu mẫu. Tương tự thuộc tính mỗi điều khiển có những phương thức khác nhau, nhưng vẫn có một số phương thức rất thông dụng trong hầu hết các điều khiển. Các phương thức thông dụng Phương thức Giải thích Move Thay đổi vị trí một đối tượng theo yêu cầu của chương trình Drag Thi hành hoạt động kéo vầ thả của người sd SetFocus Cung cấp tầm ngắm cho đối tượng được chỉ ra trong lệnh gọi phương thức ZOrder Quy định thứ tự xuất hiện của các điều khiển màn hình 4. Sự kiện (Event) Nếu như thuộc tính mô tả đối tượng, phương thức chỉ ra cách thức đối tượng hành động thì sự kiện là những phản ứng của đối tượng. Ví dụ : Khi người sử dụng nhấn và nút lệnh, nhiều sự kiện xảy ra : nút chuột được nhấn, CommandButton trong ứng dụng được nhấn, sau đó, nút chuột được thả. Ba hoạt động này tương đương với 3 sự kiện : MouseDown, Click và MouseUp. Đồng thời, 2 sự kiện GotFocus và LostFocus của CommandButton cũng xảy ra. Tương tự thuộc tính và phương thức, mỗi điều khiển có những bộ sự kiện khác nhau, nhưng một số sự kiện rất thông dụng với hầu hết các điều khiển. Các sự kiện này xảy ra thường là kết quả của một hành động nào đó, như là di chuyển chuột, nhấn nút bàn phím, hoặc gõ vào hộp văn bản. Kiểu sự kiện này được gọi là sự kiện khởi tạo người sử dụng, và ta sẽ phải lập trình cho chúng. Các sự kiện thông dụng Sự kiện Xảy ra khi Change Người sử dụng sửa đổi chuỗi ký tự trong hộp kết hợp (combo box) hoặc hộp văn bản (text box) Click Người sử dụng sử dụng nút chuột để nhấn lên đối tượng DblClick Người sử dụng dùng nút chuột để nhấn đúp lên đối tượng DragDrop Người sử dụng kéo re một đối tượng sang nơi khác DragOver Người sử dụng kéo re một đối tượng ngang qua một điều khiển khác GotFocus Đưa một đối tượng vào tầm ngắm của người sử dụng(focus) KeyDown Người sử dụng nhấn một nút trên bàn phím trong khi một đối tượng đang trong tầm ngắm. KeyPress Người sử dụng nhấn và thả một nút trên bàn phím trong khi một đối tượng đang trong tầm ngắm. KeyUp Người sử dụng thả một nút trên bàn phím trong khi một đối tượng đang có focus LostFocus Đưa một đối tượng ra khỏi tầm ngắm Mousedown Người sử dụng nhấn một nút chuột bất kỳ trong khi con trỏ chuột đang nằm trên một đối tượng MouseMove Người sử dụng di chuyển con trỏ chuột ngang qua một đối tượng MouseUp Người sử dụng thả nút chuột trong khi con trỏ chuột đang nằm trên một đối tượng. II. Thiết kế giao diện Do Visual Basic là ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng nên việc thiết kế giao diện rất đơn giản bằng cách đưa các đối tượng vào Form và tiến hành thay đổi một số thuộc tính của các đối tượng đó. FORM : Form là biểu mẫu của mỗi ứng dụng trong Visual Basic. Ta dùng Form (như là một biểu mẫu) nhằm định vị và sắp xếp các bộ phận trên nó khi thiết kế các phần giao tiếp với người dùng. Ta có thể xem Form như là bộ phận mà nó có thể chứa các bộ phận khác. Form chính của ứng dụng, các thành phần của nó tương tác với các Form khác và các bộ phận của chúng tạo nên giao tiếp cho ứng dụng. Form chính là giao diện chính của ứng dụng, các Form khác có thể chứa các hộp thoại, hiển thị cho nhập dữ liệu và hơn thế nữa. Trong nhiều ứng dụng Visual Basic, kích cỡ và vị trí của biểu mẫu vào lúc hoàn tất thiết kế (thường mệnh danh là thời gian thiết kế, hoặc lúc thiết kế) là kích cỡ và hình dáng mà người dùng sẽ gặp vào thời gian thực hiện, hoặc lúc chạy. Điều này có nghĩa là Visual Basic cho phép ta thay đổi kích cỡ và di chuyển vị trí của các Form đến bất kỳ nơi nào trên màn hình khi chạy một đề án, bằng cách thay đổi các thuộc tính của nó trong cửa sổ thuộc tính đối tượng (Properties Windows). Thực tế, một trong những tính năng thiết yếu của Visual Basic đó là khả năng tiến hành các thay đổi động để đáp ứng các sự kiện của người dùng. 2. TOOLS BOX : (Hộp công cụ) Bản thân hộp công cụ này chỉ chứa các biểu tượng biểu thị cho các điều khiển mà ta có thể bổ sung vào biểu mẫu, là bảng chứa các đối tượng được định nghĩa sẵn của Visual Basic. Các đối tượng này được sử dụng trong Form để tạo thành giao diện cho các chương trình ứng dụng của Visual Basic. Các đối tượng trong thanh công cụ sau đây là thông dụng nhất : Scroll Bar : (Thanh cuốn) Các thanh cuốn được dùng để nhận nhập liệu hoặc hiển thị kết xuất khi ta không quan tâm đến giá trị chính xác của một đối tượng nhưng lại quan tâm sự thay đổi đó nhỏ hay lớn. Nói cách khác, thanh cuốn là đối tượng cho phép nhận từ người dùng một giá trị tùy theo vị trí con chạy (Thumb) trên thanh cuốn thay cho cách gõ giá trị số. Thanh cuốn có các thuộc tính quan trọng nhất là : - Thuộc tính Min : Xác định cận dưới của thanh cuốn - Thuộc tính Max : Xác định cận trên của thanh cuốn - Thuộc tính Value : Xác định giá trị tạm thời của thanh cuốn Option Button Control : (Nút chọn) Đối tượng nút chọn cho phép người dùng chọn một trong những lựa chọn đưa ra. Như vậy, tại một thời điểm chỉ có một trong các nút chọn được chọn. Check Box : (Hộp kiểm tra) Đối tượng hộp kiểm tra cho phép người dùng kiểm tra một hay nhiều điều kiện của chương trình ứng dụng. Như vậy, tại một thời điểm có thể có nhiều hộp kiểm tra được đánh dấu. Label : (Nhãn) Đối tượng nhãn cho phép người dùng gán nhãn một bộ phận nào đó của giao diện trong lúc thiết kế giao diện cho chương trình ứng dụng. Dùng các nhãn để hiển thị thông tin không muốn người dùng thay đổi. Các nhãn thường được dùng để định danh một hộp văn bản hoặc một điều khiển khác bằng cách mô tả nội dung của nó. Một công cụ phổ biến nhất là hiển thị thông tin trợ giúp. e. Image : (Hình ảnh) Đối tượng Image cho phép người dùng đưa hình ảnh vào Form f. Picture Box : Đối tượng Picture Box có tác dụng gần giống như đối tượng Image. g. Text Box : (Hộp soạn thảo) Đối tượng Text Box cho phép đưa các chuỗi kí tự vào Form Thuộc tính quan trọng nhất của Text Box là thuộc tính Text _ cho biết nội dung hộp Text Box. h. Command Button : (Nút lệnh) Đối tượng Command Button cho phép quyết định thực thi một công việc nào đó. i. Directory List Box, Drive List Box, File List Box : Đây là các đối tượng hỗ trợ cho việc tìm kiếm các tập tin trên một thư mục của ổ đĩa nào đó List Box : (Hộp danh sách) Đối tượng List Box cho phép xuất các thông tin về chuỗi. Trên đây là những đối tượng được sử dụng thường xuyên nhất trong phần thiết kế giao diện cho một chương trình ứng dụng của Visual Basic 3. PROPERTIES WINDOWS : (Cửa sổ thuộc tính) Properties Windows là nơi chứa danh sách các thuộc tính của một đối tượng cụ thể. Các thuộc tính này có thể thay đổi được để phù hợp với yêu cầu về giao diện của các chương trình ứng dụng. PROJECT EXPLORER : Do các ứng dụng của Visual Basic thường dùng chung mã hoặc các Form đã tùy biến trước đó, nên Visual Basic tổ chức các ứng dụng thành các Project. Mỗi Project có thể có nhiều Form và mã kích hoạt các điều khiển trên một Form sẽ được lưu trữ chung với Form đó trong các tập tin riêng biệt. Mã lập trình chung mà tất cả các Form trong ứng dụng chia sẻ có thể được phân thành các Module khác nhau và cũng được lưu trữ tách biệt, gọi là các Module mã. Project Explorer nêu tất cả các biểu mẫu tùy biến được và các Module mã chung, tạo nên ứng dụng của ta. III. Viết lệnh cho các đối tượng 1. BIẾN : Trong Visual Basic, các biến [variables] lưu giữ thông tin (các giá trị). Khi dùng một biến, Visual Basic xác lập một vùng trong bộ nhớ máy tính để lưu giữ thông tin. Trong Visual Basic, tên biến có thể dài tới 255 ký tự và trừ ký tự đầu tiên phải là một mẫu tự, ta có thể gộp một tổ hợp mẫu tự, con số và dấu gạch dưới bất kỳ. Chữ hoa, chữ thường trong tên biến không quan trọng. 2. CÁC KIỂU DỮ LIỆU : Dữ liệu cũng có nhiều kiểu : kiểu dữ liệu số, chuỗi và Boolean. Thực tế, Visual Basic điều quản 14 kiểu dữ liệu chuẩn. Ta cũng có thể định nghĩa các kiểu biến riêng. Các kiểu thường dùng để điều tác dữ liệu là : a. Kiểu String : Các biến chuỗi [String] lưu giữ kí tự. Một chuỗi có thể có thể có một hay nhiều kí tự. Tất nhiên, biến lưu trữ một chuỗi được gọi là một biến chuỗi. Một phương pháp để định danh các biến kiểu náy đó là đặt một dầu đồng đô la ($) vào cuối tên biến : Astring Variables. Trên lý thuyết, các biến chuỗi có thể lưu giữ khoảng 2 tỷ kí tự. Trong thực tế, một máy cụ thể có thể lưu giữ ít hơn, do các hạn chế của bộ nhớ, các yêu cầu phần việc chung của Windows, hoặc số lượng chuỗi dùng trong biểu mẫu. b. Kiểu Integer : Các biến số nguyên Integer lưu trữ các giá trị số nguyên tương đối nhỏ (giữa -32768 và +32767). Số học số nguyên tuy rất nhanh song bị hạn chế trong các phạm vi này. Dấu định danh được dùng là dấu “ % “ c. Kiểu Long Integer : Các biến số nguyên dài Long Integer lưu trữ các số nguyên giữa -2,147,483,648 và +2,147,483,647. Dấu định danh được dùng là dấu “ &” d. Kiểu Currency : Các biến kiểu này được thiết kế để tránh một số vấn đề trong khi chuyển từ các phân số nhị phân thành các phân số thập phân (không thể tạo 1/10 từ số tổ hợp 1/2, 1/4, 1/8, 1/16 …). Kiểu Currency có thể có 4 chữ số về bên phải của vị trí thập phân và lên tới 14 chữ số về bên trái của dấu chấm thập phân. Dấu định danh được dùng là “@” e. Kiểu Date : Kiểu dữ liệu ngày tháng là một phương cách tiện dụng để lưu trữ thông tin cả ngày tháng lẫn giờ khắc cho bất kỳ thời điểm nào giữa nửa đêm ngày 1 tháng giêng năm 100 đến nửa đêm ngày 31 tháng 12 năm 9999. Ta phải bao phép gán cho các biến ngày tháng bằng dấu # Ví dụ : Ngày = # January, 1, 2000# Nếu không gộp một giờ khắc vào ngày, Visual Basic mặc nhận nó là nửa đêm f. Kiểu Byte : Kiểu Byte mới có trong Visual Basic 5 và có thể lưu giữ các số nguyên giữa 0 và 255 g. Kiểu Boolean : Dùng kiểu Boolean khi cần các biến là True hay False h. Kiểu Variant : Kiểu Variant được thiết kế để lưu trữ toàn bộ dữ liệu khả dĩ khác nhau của Visual Basic nhận được trong một chỗ. Nếu ta không báo cho Visual Basic biết kiểu thông tin mà một biến đang lưu giữ, nó sẽ dùng kiểu Vriant. Ngoài cách dùng dấu định danh để chỉ định kiểu, Visual Basic còn cho phép dùng điều lệnh “Dim” để khai báo biến Ví dụ : Dim A as integer Dim B as string, C as Byte IV. Điều khiển luồng chương trình Phát biểu IF : IF điều kiện THEN Các lệnh thực hiện khi điều kiện thỏa ELSE Các lệnh thực hiện khi điều kiện không thỏa END IF 2. Phát biểu SELECT CASE : Đây là cấu trúc chọn lựa SELECT CASE X CASE 0 : Các lệnh thực hiện khi X = 0 CASE 1 : Các lệnh thực hiện khi X = 1 . . . CASE n : Các lệnh thực hiện khi X = n END SELECT 3. Lệnh DO WHILE . . LOOP : Đây là cấu trúc lặp kiểm tra điều kiện trước, vòng lặp tiếp tục khi điều kiện lặp còn đúng DO WHILE Điều kiện Các lệnh thực hiện khi điều kiện còn thỏa LOOP 4. Lệnh DO . . LOOP WHILE : Đây là cấu trúc lặp kiểm tra điều kiện sau, vòng lặp tiếp tục khi điều kiện lặp còn đúng DO Các lệnh LOOP WHILE Điều kiện Như vậy với cấu trúc này, vòng lặp thực hiện ít nhất 1 lần 5. Lệnh FOR . . NEXT : Đây là cấu trúc lặp hay dùng nhất trong Visual Basic FOR . . TO STEP n Các lệnh NEXT Trong đó Step là bước tăng. Mặc định Step là 1 6. Lệnh DO . . LOOP UNTIL : DO . . Các lệnh LOOP UNTIL Điều kiện Tương tự như DO . . LOOP WHILE. Vòng lặp thực hiện ít nhất 1 lần 7. Phát biểu EXIT . . FOR : Phát biểu EXIT được sử dụng khi cần dừng ngay quá trình lặp của FOR 8. Lệnh EXIT DO : Phát biểu EXIT DO sử dụng khi cần dừng ngay quá trình lặp của phát biểu DO CHƯƠNG II : PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG Khái quát chung về hệ thống thông tin thư viện 1. Tổ chức của đa số hệ thống thư viện hiện nay : Các hệ thống thư viện của chúng ta hiện nay thường được tổ chức và hoạt động theo cách như sau : a. Bổ sung, bảo quản và thanh lý sách : Sách nhập về được đăng ký tại phòng phân loại – biên mục. Tại đây cuốn sách sẽ được xem xét nội dung, thể loại qua đó phân loại cuốn sách theo chuyên mục sẵn có trong thư viện. Đồng thời cuốn sách cũng được gắn với một mã số để tiện cho việc tìm kiếm, qua mã số này nhân viên thư viện có thể biết được cuốn sách nằm ở vị trí nào trong kho lưu trữ. Đôi khi một cuốn sách có hai loại mã số, một để phục vụ cho việc sắp xếp và tìm kiếm trong kho, một để quản lý về thời gian sách nhập vào thư viện, tiện cho việc bảo quản, thanh lý. Sau khi cuốn sách có mã số, nó sẽ được cung cấp một thẻ mục lục, trên đó thường có tên sách, nội dung, tác giả, nhà xuất bản, năm xuất bản… Đối với hệ thống tra cứu sách thủ công, thẻ mục lục là một tấm cạc được đặt trong hệ thống mục lục của thư viện. Với các hệ thống có trang bị máy tính, đó là những record trong cơ sở dữ liệu của thư viện. Theo thời gian, những cuốn sách bị hư hỏng hoặc nội dung không còn phù hợp nữa sẽ được đem ra thanh lý, loại bỏ khỏi hệ thống. b.   Phục vụ bạn đọc : Khi có nhu cầu tìm hiểu tư liệu, độc giả sẽ đăng ký làm thẻ với thư viện và sẽ được cấp phiếu đăng ký. Sau khi điền một số thông tin cá nhân và được chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền, phiếu đăng ký sẽ được thư viện xác nhận và lưu giữ, đồng thời độc giả cũng được cấp thẻ thư viện. Trên thẻ thư viện có mã số bạn đọc, qua đó thư viện có thể tìm lại thông tin về độc giả nhanh chóng khi cần thiết, và nói chung thư viện sẽ quản lý bạn đọc qua mã số này. Khi có nhu cầu nghiên cứu, bạn đọc sẽ dò tìm mã số của tư liệu mình muốn qua hệ thống mục lục theo chủ đề, nội dung, tác giả bằng tay hoặc bằng máy tính (nếu có). Tiếp theo bạn đọc phải đăng ký mượn sách với thư viện qua phiếu mượn sách. Trên đó phải ghi rõ tên và mã số bạn đọc, tên và mã số sách mượn, ngày mượn và ngày trả. Sau khi xác nhận tính đúng đắn của phiếu, nhân viên thư viện sẽ căn cứ vào mã số cuốn sách để tìm ra cuốn sách trong kho tư liệu và đem cho độc giả. Định kỳ, nhân viên thư viện phải kiểm tra lại các phiếu mượn sách để thống kê số sách mượn, sách còn trong thư viện, qua đó thông báo cho độc giả biết cuốn sách nào đã hết, lúc nào sẽ có khi độc giả yêu cầu. Nhân viên cũng phải kiểm tra những độc giả nào vi phạm quy chế, chẳng hạn đã mượn quá số lượng sách cho phép, sách mượn quá hạn trả, làm mất sách để có biện pháp xử lý thích ứng. c.   Nhược điểm của hệ thống quản lý thư viện trên : Hệ thống trên dùng nhiều đến giấy tờ, vì vậy việc bảo quản, truy tìm mất nhiều thời gian. Hệ thống dễ mắc phải sai sót cũng như chưa tiện lợi với bạn đọc. Công việc quản lý độc giả rất khó khăn khi số lượng bạn đọc lớn, bởi việc kiểm tra thời gian mượn trả sách, số lượng sách mượn là thủ công, vì vậy rất dễ thất thoát tư liệu. Việc phân loại sách và tạo ra mục lục cần khá nhiều thời gian. Ngay cả đối với một số thư viện dùng hệ thống máy tính để phục vụ tra cứu và quản lý cũng còn nhiều nhược điểm như : giao diện người sử dụng phức tạp, phần mềm chỉ sử dụng trên máy đơn hoặc mạng cục bộ, tổ chức cơ sở dữ liệu thường bị hạn chế về dung lượng cũng như về tốc độ vì đa số không phải là những cơ sở dữ liệu chuẩn của các hãng phần mềm. Mặc dù có máy tính thì việc đăng ký mượn sách cũng phải tiến hành bằng tay do đó chưa tận dụng hết được các ưu điểm của máy tính. 2. Hướng phát triển của hệ thống thư viện hiện đại : Ngày nay cùng với sự phát triển của máy tính, sự ra đời của mạng Internet, các hệ thống thư viện sẽ có nhiều đổi mới. Đa số các công việc sẽ được tiến hành trên máy tính, từ việc phân loại, tra cứu cho đến mượn sách sẽ được tiến hành trên máy tính với các ưu điểm là nhanh hơn, chính xác hơn và thuận lợi hơn. Người ta có thể không cần phải đến thư viện để tra cứu sách mà có thể phải làm tại nhà, với điều kiện là máy tính của anh ta kết nối vào mạng có hệ thống máy tính của thư viện. Việc quản lý bạn đọc tiến hành bằng máy tính sẽ đơn giản và chính xác hơn nhiều. Thậm chí, có thể thực hiện một thư viện "từ xa", nghĩa là bạn đọc có thể đọc cuốn sách mà mình thích ngay tại nhà, thông qua mạng vi tính. Mặt khác, với sự hỗ trợ của công nghệ mutlimedia trên máy tính, độc giả có thể sẽ không còn cảm thấy khô khan khi đọc những trang sách trên máy tính nữa, mà có thể có các đoạn nhạc, phim, ảnh và từ điển thuật ngữ liên kết, tương tự như các trang Web sống động… Thực thi của đề tài : Do yêu cầu được đặt ra của đề tài là quản lý hệ thống thư viện thông qua việc tự động hóa công việc quản lý của trung tâm thư viện, trong khuôn khổ đề tài này đã giải quyết được một số công việc cụ thể như : cập nhập các loại tài liệu mới, huỷ hoặc sửa sai một số tài liệu đã quá cũ hay có sự nhầm lẫn khi nhận tài liệu, đồng thời chương trình cũng đã giải quyết một vấn đề rất quan trọng trong bất kỳ một hệ thống thư viện nào đó là viêc mượn hoặc trả tài liệu của bạn đọc. Cập nhập thêm bạn đọc, xoá bỏ những bạn đọc hết thời hạn sử dụng thẻ, cấp mới thẻ hoặc cấp lại thẻ cho bạn đọc đăng ký làm thẻ của thư viện. Trên đây là một số vấn đề đã được giải quyết trong đề tài song đề tài này vẫn còn một hạn chế như là vẫn chưa phân loại được từng loại sách theo từng thời kỳ khác nhau. Phân tích thiết kế hệ thống Đánh giá yêu cầu Yêu cầu được đặt ra ở đây là xây dựng một chương trình quản lý thư viện với các chức năng cơ bản là làm việc được với các loại tài liệu như thêm, sửa, huỷ bỏ. Đối với Thủ thư có thể thao tác với các đọc giả, đồng thời các đọc giả có thể tra cứu và mượn các loại tài liệu mình cần trong thời gian nhanh nhất mà không phải trờ đợi, hay phải nhớ nhiều thông tin về loại tài liệu mình cần mượn. Bên cạnh đó thư viện cũng cần quan tâm tới các nhà xuất bản, các tác giả để có thể liên hệ trực tiếp mà không cần qua trung gian. Hàng tháng hoặc quý thư viện cần có các báo cáo về các loại tài liệu, các đọc giả để thư viện có thể quản lý tốt hơn. Sau khi những yêu cầu trên được đưa ra, và qua tìm hiểu và nghiên cứu cụ thể về trung tâm thư viện hiện tại có thể nói chương trình này đã đáp ứng được một số yêu cầu cần có của một trung tâm thư viện. Phân tích chi tiết Sơ đồ DFD mức 0 của chương trình Quản lý thư viện Xem xét Y/c * Context Diagram Cho mượn tài liệu Báo cáo danh mục Hồ sơ bạn đọc Yêu cầu Bạn đọc Quản lý Tài liệu Nhân viên thư viện Giám đốc trung tâm Giao dịch Hồ sơ mượn trả 3. Thiết kế logic 3.1 Mô tả các thực thể và các thuộc tính Danh sách các bảng : STT Tên bảng Ý nghĩa 1 Tài liệu Lưu trữ thông tin về tài liệu 2 Sinh Viên Lưu trữ hồ sơ Sinh viên 3 Loại Tài liệu Chứa các loại tài liệu 4 Chủ đề Chứa các loại chủ đề 5 Mượn trả Các thông tin về mượn trả TL 6 Nhà xuất bản Các thông tin về NXB 7 Tác giả Lưu trữ các thông tin về tác giả 8 Thẻ đọc Thông tin về thẻ thư viện 9 User Lưu trữ các User và Password Mô tả thuộc tính các bảng : 1. Bảng Tài liệu Tên Diễn giải Kiểu dữ liệu Kích thước MaTL Mã tài liệu Text 10 TenTL Tên tài liệu Text 50 MaLoai Mã loại Text 10 MaCD Mã chủ đề Text 10 MaTG Mã tác giả Text 10 MãNXB Mã nhà xuất bản Text 10 Tieng Ngôn ngữ Text 10 Tongso Tổng số tài liệu từng loại Number 8 SoTrang Số trang Text 10 Noidung Nội dung Memo LanMuon Lần mượn Number NamXB Năm xuất bản Number Gia Đơn Giá Number TinhTrang Tình trạng (chưa mượn, mượn) Number DemSachMuon Đếm sách mượn Number Tên Diễn giải Kiểu dữ liệu Kích thước Thedoc Thẻ đọc Text 10 MaSV Mã Sinh viên Text 10 Ngaycap Ngày cấp Date/Time 8 Ngayhethan Ngày hết hạn Date/Time 8 2. Bảng Thẻ đọc 3. Bảng Sinh Viên Tên Diễn giải Kiểu dữ liệu Kích thước MaSV Mã Sinh viên Text 10 HovaTen Họ và tên Text 25 Lop Lớp Text 50 Khoa Khoa Text 50 Anh Ảnh Ole Object 4. Bảng Mượn trả Tên Diễn giải Kiểu dữ liệu Kích thước Thedoc Thẻ đọc Text 10 MaTL Mã tài liệu Text 10 NgayMuon Ngày mượn Date/Time 8 HanTra Hạn trả Date/Time 8 Ghichu Ghi chú Text 50 5. Bảng Chủ đề Tên Diễn giải Kiểu dữ liệu Kích thước MaCD Mã chủ đề Text 10 ChuDe Tên chủ đề Text 50 6. Bảng Loại tài liệu Tên Diễn giải Kiểu dữ liệu Kích thước MaTL Mã tài liệu Text 10 Loai Loại tài liệu Text 50 7. Bảng Nhà xuất bản Tên Diễn giải Kiểu dữ liệu Kích thước MaNXB Mã nhà xuất bản Text 10 TenNXB Tên nhà xuất bản Text 50 8. Bảng Tác giả Tên Diễn giải Kiểu dữ liệu Kích thước MaTG Mã tác giả Text 10 TenTG Tên tác giả Text 30 3.2 Sơ đồ mối quan hệ giữa các thực thể Sơ đồ chức năng của chương trình Giới thiệu chương trình Sau khi người dùng login vào chương trình bằng cửa sổ như sau : Chương trình sẽ được thực hiện Giao diện chính của chương trình được tổ chức như sau : Bạn có thể thay đổi mật khẩu của mình nếu cần bằng cách chọn User và chọn Đổi mật khẩu. Khi đã đăng nhập được vào chương trình bạn có thể thao tác các nghiệp vụ thư viện bằng cách chọn các thao tác trên menu chọn, chọn bằng các hình ảnh và đồng thời có thể nhấn chuột phải, popup menu hiện ra cho phép bạn lựa chọn. Đối với mỗi một thư viện nói chung việc hàng ngày có thêm các tài liệu mới là thường xuyên. Chính vì vậy mà mỗi khi có thêm các tài liệu mới, cán bộ thư viện đều phải bổ xung chúng vào kho tài liệu của mình bằng cách chọn Quản lý --> Tài liệu. Một cửa sổ cho phép nhập tài liệu mới sẽ hiện ra như sau : Tại đây cán bộ thư viện có thể thêm tài liệu mới bằng cách chọn nút Thêm và form thêm tài liệu sẽ được hiển thị : Sau khi thêm tài liệu bạn cũng có thể sửa tài liệu bằng cách chọn tài liệu cần sửa sau đó ấn nút Sửa. Và trong trường hợp tài liệu bị hỏng, mất hoặc đã quá hạn bạn phải huỷ tài liệu này bằng cách chọn tài liệu cần huỷ sau đó ấn nút Xoá. Đồng thời khi muốn tìm một tài liệu nào đó còn hoặc có trong thư viện không bạn có thể tìm bằng hai cách là theo mã Tài liệu và theo tên. Nếu theo mã tài liệu bạn phải nhớ mã tài liệu, còn đối với cách tìm theo tên bạn không cần nhớ tên tài liệu mà chỉ cần nhớ bất kỳ chữ gì về tài liệu đó bạn cũng có thể tìm được. Trên đây là một loạt các thao tác đối với tài liệu. Ngoài ra đối với một thư viện việc cung cấp thẻ cho bạn đọc là cần thiết. Khi có người đến đăng ký thẻ đọc với thư viện hoặc họ muốn đổi thẻ đọc thì thư viện cần phải đáp ứng. Bạn vào Quản lý-->Thẻ đọc Trong chương trình này còn cho phép quản lý các nhà xuất bản, Tác giả, và theo chủ đề từng loại tài liệu. Để thư viện luôn có mối quan hệ với các nhà xuất bản, các tác giả mỗi khi cần thiết. Để giao dịch với bạn đọc thông qua việc cho mượn tài liệu và trả tài liệu. Thông qua tag Giao dịch chọn Cho mượn tài liệu. Trong trường hợp bạn mượn Tài liệu đã cho mượn hết rồi thì thông báo hết Tài liệu này hiện ra Chọn OK sẽ đưa ra danh sách những người mượn tài liệu này Đối với việc trả tài liệu bạn cũng chọn Giao dịch --> Trả tài liệu Bạn chọn số thẻ sau đó tài liệu bạn cần trả sẽ hiện ở phía dưới. Khi nhấn Trả sách lập tức trương trình sẽ hiện ra thông báo tài liệu này đã được trả. Ngoài những chức năng trên, chương trình còn đưa ra cho bạn các bản boá cáo cần thiết như Danh mục tài liệu, Danh mục bạn đọc, Danh mục Nhà xuất bản, Danh mục Tác giả. Một số mẫu báo cáo của chương trình : - Báo cáo danh mục tài liệu : - Báo cáo danh mục bạn đọc: Danh mục bạn đọc sẽ được đưa ra như sau khi chọn nút Báo cáo - Báo cáo danh mục NXB: - Báo cáo danh mục tác giả : PHẦN III : KẾT LUẬN Trên đây em đã giới thiệu về chương trình của mình. Trong chương trình này em đã làm được các công việc : - Cập nhập các loại Tài liệu mỗi khi có Tài liệu mới bổ xung vào thư viện - Cập nhập bạn đọc của thư viện khi có Sinh Viên đến làm thẻ thư viện - Cập nhập hồ sơ các tác giả và các Nhà xuất bản - Quản lý các giao dịch như mượn sách và trả sách - Lên báo cáo các danh mục Tài liệu, danh mục bạn đọc, và in thẻ thư viện cho Sinh viên... - Tạo Help của chương trình. Chương trình này sẽ hỗ trợ phần nào công việc quản lý các thư viện vừa và nhỏ và có số lượng Tài liệu không nhiều lắm. PHẦN IV : PHỤ LỤC Sau đây là một số Code của chương trình: Gọi Help Public Declare Function HTMLHelp Lib "hhctrl.ocx" Alias "HtmlHelpA" (ByVal hwnd As Long, ByVal lpHelpFile As String, ByVal wCommand As Long, ByVal dwData As Long) As Long Public Sub Open_Help() Dim err As Long err = HTMLHelp(0, App.Path + "\Help.chm", 0, 0) End Sub Khai báo biến chung Dim conn as ADODB.Connection ._.