Xây dựng chương trình quản lý thẻ ATM của Ngân hàng VIBank chi nhánh Quang Trung, Hà Nội

vào hoạt động của tổ chức. Không tự tách mình ra khỏi quy luật phát triển chung của xã hội, hệ thống ngân hàng cũng đang lớn mạnh không kém. Tại Việt Nam thời gian gần đây có hàng loạt ngân hàng mới được thành lập bên cạnh những ngân hàng đã tồn tại lâu nay. Sự bùng nổ mạnh mẽ ấy đã kéo theo hàng loạt dịch vụ mới trong lĩnh vực ngân hàng ra đời, phục vụ đời sống cho người dân ngày càng tiện lợi hơn. Đặc biệt là sự ra đời của thẻ ATM. Tại Việt Nam thẻ ATM thường được hiểu là thẻ ghi nợ, hay còn gọi là thẻ ghi nợ nội địa, là loại thẻ có chức năng rút tiền dựa trên cơ sở ghi nợ vào tài khoản. Chiếc thẻ nhựa xinh xắn như một tấm danh thiếp đã trở thành một phần "tất yếu" của cuộc sống với nhiều người tiêu dùng Việt Nam. Với việc dịch vụ thanh toán thẻ qua hệ thống ATM ngày càng mở rộng thêm nhiều tiện ích như: nộp phí bảo hiểm, tiền điện, nước, trả cước điện thoại... và Ngân hàng Nhà nước sắp đưa ra những quy định mới bảo vệ người sử dụng để chiếc thẻ sẽ trở thành sự lựa chọn của nhiều người tiêu dùng Việt Nam. Qua quá trình thực tập tốt nghiệp tại Ngân hàng VIBank chi nhánh Quang Trung, Hà Nội, được tìm hiểu về công tác quản lý cũng như sự quan trọng của thẻ ATM trong cuộc sống con người hiện nay em quyết định lựa chọn đề tài: “Xây dựng chương trình quản lý thẻ ATM của Ngân hàng VIBank chi nhánh Quang Trung, Hà Nội” để làm chuyên đề tốt nghiệp. Chuyên đề gồm 3 chương: Chương I: Tổng quan về Ngân hàng VIBANK và chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Nội dung: Giới thiệu chung về ngân hàng VIBank và ngân hàng VIBank chi nhánh Quang Trung, Hà nội Giới thiệu về đơn vị thực tập – Phòng đại lý phát triển thẻ VIBank Giới thiệu đề tài Chương 2. Lý luận chung về phân tích thiết kế Hệ thống thông tin Nội dung: Chương này trình bày các vấn đề về phương pháp luận được sử dụng để nghiên cứu đề tài. CHƯƠNG 3. Phân tích, thiết kế Hệ thống thông tin quản lý thẻ ATM tại ngân hàng VIBank chi nhánh Quang Trung, Hà Nội Nội dung: Chương này trình bày quá trình thiết kế chương trình quản lý thẻ ATM VIBank theo tài liệu khảo sát thu thập được về quản lý thẻ ATM tại Ngân hàng VIBank. Em rất mong nhận được sự giúp đỡ, quan tâm, phê bình của các thầy cô, các bạn để đề tài này được hoàn thiện hơn và có thể ứng dụng rộng rãi trong thực tế. Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG ITỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG VIBANK VÀ CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP 1. Giới thiệu chung về ngân hàng VIBank Tên Ngân hàng: Ngân hàng VIB( ngân hàng quốc tế) Địa chỉ: 64-68 Lý Thường Kiệt, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội Điện thoại: 04. 942 6919 Fax: 04. 942 6929 E-mail: vib@vib.com.vn Website: www.vib.com.vn Ngân hàng TMCP Quốc Tế Việt Nam (tên gọi tắt là Ngân hàng Quốc Tế - VIB Bank) được thành lập theo Quyết định số 22/QĐ/NH5 ngày 25/01/1996 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam. Cổ đông sáng lập Ngân hàng Quốc Tế bao gồm các cá nhân và doanh nhân hoạt động thành đạt tại Việt Nam và trên trường quốc tế, Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam, Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam. Ngân hàng Quốc Tế đang tiếp tục củng cố vị trí của mình trên thị trường tài chính tiền tệ Việt Nam. Từ khi bắt đầu hoạt động ngày 18/09/1996 với số vốn điều lệ ban đầu là 50 tỷ đồng Việt Nam, Ngân hàng Quốc Tế đang phát triển thành một trong những tổ chức tài chính trong nước dẫn đầu thị trường Việt Nam. Là một ngân hàng bán lẻ, Ngân hàng Quốc Tế tiếp tục cung cấp một loạt các sản phẩm, dịch vụ tài chính trọn gói cho khách hàng với nòng cốt là những doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động lành mạnh và những cá nhân, gia đình có thu nhập ổn định. Đến cuối tháng 9 năm 2007, vốn điều lệ của Ngân hàng Quốc Tế là 1.500 tỷ đồng. Tổng tài sản đạt trên 22.000 tỷ đồng. Ngân hàng Quốc Tế luôn được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam xếp loại tốt nhất theo các tiêu chí đánh giá hệ thống Ngân hàng Việt Nam trong nhiều năm liên tiếp. Đến cuối tháng 9 năm 2007, ngoài Hội sở tại Hà Nội, Ngân hàng Quốc Tế gần 80 Chi nhánh tại Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Quảng Ninh, Hải Dương, Vĩnh Phúc, Nghệ An, Quảng Ngãi, Thanh Hóa, Nha Trang, Huế, Đà Nẵng, Vũng Tàu, Đồng Nai, Bình Dương, Cần Thơ, An Giang, Kiên Giang và mạng lưới 37 Tổ công tác tại 35 tỉnh, thành phố trên toàn quốc. Với phương châm “Luôn gia tăng giá trị cho bạn!”, Ngân hàng Quốc Tế không ngừng gia tăng giá trị của khách hàng, của đối tác, của cán bộ nhân viên ngân hàng và của các cổ đông. 2. Giới thiệu về ngân hàng VIBank chi nhánh Quang Trung, Hà nội Tên đơn vị: Ngân hàng Quốc Tế - VIB Bank Địa chỉ: 59-Quang Trung-Hai Bà Trưng-Hà Nội Website: www.vibcard.com.vn E-mail: card@vib.com.vn Điện thoại: (84-4) 9445289 Fax: (84-4) 944529 2.1. Quá trình hình thành và phát triển Là một trong những ngân hàng cổ phần đầu tiên tham gia Liên minh thẻ Vietcombank, Ngân hàng Quốc Tế đã đạt được những thành công đáng kể trong hoạt động phát hành và thanh toán thẻ: Ngày 18/09/2004, VIB Bank ra mắt thẻ ghi nợ nội địa Values Connect 24 liên kết phát hành với Vietcombank, đánh dấu sự tham gia thị trường thẻ của VIB Bank. Tháng 12/2005, VIB Bank là ngân hàng đầu tiên trong liên minh thẻ hợp tác với Vietcombank phát hành thẻ tín dụng quốc tế Mastercard Với những thành công trên, tháng 01 năm 2006, Trung tâm thẻ VIB Bank chính thức được thành lập. Kể từ ngày được thành lập với mô hình tổ chức hiện đại, chuyên nghiệp, Trung tâm thẻ Ngân hàng quốc tế đã tạo nên những dấu ấn quan trọng trong hoạt động kinh doanh thẻ: Triển khai thành công Hệ thống quản lý thẻ và chuyển mạch tài chính hiện đại với nhà cung cấp giải pháp thẻ hàng đầu Card Tech Limited. Tháng 5/2006, khai trương trụ sở mới Trung tâm Thẻ tại 59 Quang Trung, Hai Bà Trưng, Hà Nội. Tháng 6/2006, trở thành thành viên chính thức của các Tổ chức thẻ quốc tế Visa và Mastercard Tháng 7/2006, độc lập phát hành thẻ ghi nợ nội địa VIB Values với những tính năng bảo mật vượt trội cho phép chủ thẻ có thể sử dụng thẻ tại hệ thống ATM và các điểm thanh toán thẻ của Vietcombank và 16 ngân hàng khác trong Liên minh. Tháng 10/2006, VIB Bank chính thức giới thiệu và đưa vào sử dụng hệ thống VIB ATM trên tòan quốc Hiện nay, Trung tâm thẻ Ngân hàng Quốc tế đang tích cực hợp tác với các tổ chức thẻ Quốc tế Visa và Mastercard để phát hành và thanh toán thẻ Visa, Mastercard trên nền tảng hệ thống công nghệ hiện đại của VIB Bank. Với mục tiêu “Luôn gia tăng giá trị cho bạn”, Trung tâm thẻ Ngân hàng Quốc tế luôn hướng tới những sản phẩm thẻ hiện đại với nhiều tiện ích và giá trị gia tăng cho khách hàng. 2.2. Sứ mệnh Phát triển bền vững cho doanh nghiệp vừa và nhỏ đang vươn lên, Sáng tạo và đa dạng sản phẩm dịch vụ cho cá nhân có thu nhập. Dịch vụ tài chính ngân hàng toàn diện cho doanh nghiệp lớn, Liên minh, đối tác chiến lược với các định chế tài chính. 2.3. Giá trị cốt lõi Hướng tới Khách hàng, Năng động - Sáng tạo, Hợp tác - Chia sẻ, Trung thực - Tin cậy, Tuân thủ tuyệt đối. 2.4. Tầm nhìn Tầm nhìn trong những năm tới đây VIB Bank phấn đấu trở thành một những ngân hàng thương mại cổ phần dẫn đầu trên thị trường, cung cấp các dịch vụ tài chính ngân hàng đa năng, trọn gói cho các nhóm khách hàng trọng tâm tại các vùng kinh tế trọng điểm của Việt Nam. 2.5. Sơ đồ tổ chức Giám đốc Phòng marketing Phòng nghiệp vụ Phòng kinh doanh thẻ Phòng phát hành Phòng thẻ tín dụng Phòng phát triển thanh toán thẻ Phòng phát triển đại lý Phòng dịch vụ khách hàng Phòng công nghệ Call center Phòng phát triển sản phẩm Phòng kiểm soát rủi ro Giám đốc: Nhận quyết định từ cấp trên rồi ra quyết định, quản lý chung các công việc trong chi nhánh ngân hàng VIBank. Phòng marketing: Phát triển thông tin. Hoạt động nghiên cứu thông tin. Quảng bá và truyền thông sản phẩm. Thực hiện hoạt động xúc tiến bán hàng (như khuyến mãi, tổ chức sự kiện quảng bá…). Phòng ngiệp vụ: Hoạt động kế toán nội bộ. Nghiệp vụ thanh toán thẻ trên toàn hệ thống( phát hành và thanh toán thẻ) Hoạt động thanh toán liên ngân hàng. Hoạt động thanh toán với các tổ chức thẻ( như VISA, Master Card…) Phòng kinh doanh thẻ: Kinh doanh bán sản phẩm thẻ( thẻ nội địa và thẻ tín dụng) Phát hành thẻ liên kết giữa VIBank với các tổ chức khác Hỗ trợ hoạt động phát hành trên toàn hệ thống. Phòng phái triển thanh toán thẻ: .Phát triển dịch vụ thanh toán bằng thẻ. Thực hiện các nghiệp vụ phát sinh giao dịch trong quá trình thanh toán. Phối hợp thực hiện các chương trình gia tăng doanh số thanh toán thẻ. Phòng thẻ tín dụng: Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến phát hành thẻ tín dụng quốc tế Master Card. Thẩm định sản phẩm thẻ. Thu hồi dư nợ phát sinh của khách hàng. Phòng công nghệ: Quản lý hệ thống phát hành và thanh toán thẻ trên toàn hệ thống và liên ngân hàng. Quản lý giao dịch mạng ATM trên toàn hệ thống. Quản lý dịch vụ thanh toán điện tử. Phòng phát triển sản phẩm Nghiên cứu và đưa ra sản phẩm mới về thẻ. Phát triển các dịch vụ giá trị gia tăng trên nền tảng sản phẩm thẻ. Phát triển các dịch vụ thanh toán trên nền công nghệ( mobile banking, ebanking…) Làm mới sản phẩm hiện có của ngân hàng. Phòng kiểm soát rủi ro Xem xét và thống kê tất cả các giao dịch thẻ liên quan đến ngân hàng VIBank. .Phòng ngừa và kiểm soát các giao dịch thẻ giả, thẻ không hợp lệ. Giải quyết các thắc mắc của khách hàng liên quan đến giao dịch thẻ. Phòng dịch vụ khách hàng Giao dịch trực tiếp với khách hàng tại trung tâm thẻ. Phối hợp thực hiện và giải quyết giao dịch trực tiếp với khách hàng. Phòng phát hành Thực hiện hoạt động và phát hành thẻ trong toàn hệ thống. Xử lý các nghiệp vụ liên quan đến phát hành. Call center Giải quyết các giao dịch của khách hàng liên quan đến phát hành và thanh Stoán thẻ qua hệ thống điện tử. Phòng phát triển đại lý Phát triển hoạt động kinh doanh. Quản lý hệ thống Đại lý kinh doanh thẻ( đại lý tổ chức là doanh nghiệp, tổ chức) Phát triển mạng lưới khách hàng. Mở rộng hoạt động liên kết bán chéo với các đối tác khác… 3. Giới thiệu về đơn vị thực tập – Phòng phát triển đại lý thẻ VIBank 3.1. Nhiệm vụ Phát triển hoạt động kinh doanh gồm: Kinh doanh bán sản phẩm thẻ( thẻ nội địa và thẻ tín dụng). Phát hành thẻ liên kết giữa VIBank với các tổ chức khác. Hỗ trợ hoạt động phát hành trên toàn hệ thống. Phát triển dịch vụ thanh toán bằng thẻ. Quản lý hệ thống Đại lý kinh doanh thẻ: Đại lý tổ chức: là doanh nghiệp, tổ chức tài chính,… Đại lý cá nhân: cộng tác viên làm việc full time, half time. Phát triển mạng lưới khách hàng, làm việc trực triếp dưới sự quản lý của ngân hàng. Mở rộng hoạt động liên kết bán chéo với các đối tác khác( doanh nghiệp hoạt động tài chính và doanh nghiệp không hoạt động tài chính) Phát triển các điểm bán sản phẩm bên ngoai hệ thống ngân hàng như tại siêu thị, cửa hàng bản lẻ, … Hỗ trợ phát triển hình ảnh, sản phẩm thẻ bên ngoài ngân hàng. 3.2. Chức năng Phát hành và cung cấp 4 loại thẻ: Thẻ nội địa: ghi nợ nội địa, thẻ liên kết nội địa, ghi nợ nội địa trả trước. Thẻ quôc tế: Master Card Dịch vụ thanh toán: phát triển điểm thanh toán thẻ. Thẻ liên kết: liên kết nội địa. 3.3. Nhân sự Trưởng phòng: Nguyễn Chí Ánh Hoạt( quản lý toàn bộ hoạt động của phòng). 10 nhân viên chính thức, chia làm 4 nhóm quản lý: 2 nhân viên phụ trách thẻ nội địa. 2 nhân viên phụ trách thẻ quốc tế. 2 nhân viên phụ trách thẻ thanh toán. 4 nhân viên phụ trách thẻ liên kết. 7 đại lý tổ chức. 75 đại lý cá nhân. 4. Giới thiệu đề tài: Việc tin học hoá quản lý mang lại nhiều lợi ích hơn so với quản lý thủ công. Quản lý thông tin về thẻ trong trung tâm thẻ VIBank Hà Nội nói riêng và trong ngân hàng VIBank nói chung là một bài toán quan trọng và có nhiều ứng dụng trong việc quản lý hoạt động của ngân hàng... nhằm đưa ra các quyết định trong lĩnh vực kinh doanh của ngân hàng đáp ứng các yêu cầu mới trong giai đoạn mới. Mục tiêu cơ bản của các dự án Tin học hoá quản lý là tạo được một hệ thống thông tin thống nhất phục vụ điều hành và quản lý. Việc tin học hóa Tổ chức quản lý thẻ mang lại nhiều lợi ích: Bộ máy quản lý gọn nhẹ, chỉ cần số ít nhân viên với hệ thống máy vi tính. Tổ chức quản lý, lưu trữ trên hệ thống máy vi tính làm tăng tính an toàn, bảo mật cao hơn. Phù hợp với các ứng dụng triển khai trên diện rộng. Chi phí ban đầu ít vì chỉ phải triển khai trên máy chủ. Dễ dàng phát triển ứng dụng, tất cả các dịch vụ chỉ phải triển khai trên máy chủ, do vậy dễ dàng bảo trì, phát triển hệ thống. Không phụ thuộc vào phạm vi ứng dụng. Việc mở rộng ít tốn kém. Đào tạo sử dụng chương trình ít tốn kém . Dễ dàng tích hợp với các ứng dụng khác trong một website. Khi thực tập trong môi trường của trung tâm thẻ của ngân hàng VIBank em đã nhận biết được tầm quan trọng của vấn đề quản lý thẻ, nên em đã chọn đề tài “ Xây dựng chương trình quản lý thẻ ATM của Ngân hàng VIBank chi nhánh Quang Trung, Hà Nội.” CHƯƠNG II Lý luận chung về phân tích thiết kế Hệ thống thông tin Khái niệm Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin ( HTTT ) là tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu…thực hiện hoạt động thu thập , lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường. Thực hiện các chức năng xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch tổ chức, chỉ huy và kiểm tra, kiểm soát của một tổ chức. Dưới đây là mô hình HTTT tổng quát của một tổ chức: Nguồn Đích Xử lý và lưu giữ Phân phát Thu thập Kho dữ liệu HTTT được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs) được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho dữ liệu (Storage). Các giai đoạn phát triển của một HTTT Giai đoạn đánh giá yêu cầu Mục đích Cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Các công đoạn của giai đoạn đánh giá yêu cầu Lập kế hoạch Mỗi giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống cần phải được lập kế hoạch cẩn thận. Mức độ hình thức hóa của kế hoạch này sẽ thay đổi theo quy mô dự án và theo giai đoạn phân tích. Về cơ bản lập kế hoạch của giai đoạn thẩm định dự án là làm quen với hệ thống đang xét, xác định thông tin phải thu thập cũng như nguồn và phương pháp thu thập cần dùng. Số lượng và sự đa dạng của nguồn thông tin phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống nghiên cứu. Cụ thể trong giai đoạn lập kế hoạch phải chỉ rõ làm những công việc gì; thời gian thực hiện hết bao lâu; người thực hiện là ai; công cụ thực hiện là công cụ gìvà chi phí hết bao nhiêu, trong đó gồm hai loại chi phí là chi phí cố định và chi phí biến đổi. Làm rõ yêu cầu Mục đích là làm cho phân tích viên hiểu đúng yêu cầu của người yêu cầu. Xác định chính xác đối tượng yêu cầu, thu thập những yếu tố cơ bản của môi trường hệ thống và xác định khung cảnh nghiên cứu. Trước hết cần khảo sát sơ bộ môi trường và HTTT hiện có bằng cách: thứ nhất là phỏng vấn các cán bộ làm việc tại môi trường cần nghiên cứu; thứ hai là quan sát, xem xét môi trường và HTTT tại đó. Dựa vào đó phân tích viên phải đưa ra các nguyên nhân và giải pháp để phát triển một HTTT mới sau khi đã thực hiện khảo sát sơ bộ, sau đó phân tích viên phải xác định rõ các nguyên nhân dẫn đến yêu cầu phát triển HTTT, cuối cùng phân tích viên phải viết lại yêu cầu chính xác sau khi đã làm rõ yêu cầu. Viết dự án sơ bộ Đề cương sơ bộ Tên dự án. Mục đích. Cơ quan chủ trì. Cơ quan tài trợ. Tổng chi phí dự kiến. Thời gian thực hiện. Cụ thể: Nội dung. Mô tả bằng lời tổ chức và HTTT. Mô tả bằng các mô hình hoặc sơ đồ. Vấn đề hoặc cơ hội, giải pháp giải quyết bằng tin học hóa. Các hoạt động của dự án. Bảng tổng hợp chi phí. Bảng tiến độ thực hiện công việc. Đánh giá chung. Các đối tượng được hưởng lợi. Khái quát Ý kiến và đề nghị. Đánh giá khả thi Khả thi về kinh tế: trước hết về mặt tài chính, đó là cơ quan tài trợ có tài trợ cho dự án được không. Sau đó về mặt kinh tế, phải thấy hiệu quả kinh tế của việc phát triển HTTT. Khả thi về mặt kỹ thuật: phải xem xét liệu có đáp ứng được yêu cầu đề xuất về công nghệ của hệ thống tại thời điểm đó hay chưa, cụ thể là có phần cứng và phần mềm đáp ứng được yêu cầu của hệ thống mới không. Khả thi về mặt tổ chức và con người: đòi hỏi về mặt tổ chức đó là phải có sự hòa hợp giữa giải pháp dự kiến với môi trường tổ chức và về mặt con người đã đủ khả năng để vận hành và sử dụng HTTT mới chưa. Khả thi về mặt thời gian: cần phải đánh giá thời gian phát triển HTTT mới kéo dài trong bao lâu có ảnh hưởng đến hoạt động của môi trường nghiên cứu. Đạo đức kinh doanh: đây là vấn đề mới trong những năm gần đây vì vậy cần được nghiên cứu kỹ. Chuẩn bị và trình bày báo cáo Bao gồm tài liệu, công cụ trình bày báo cáo, thời gian báo cáo. Kết thúc giai đoạn đánh giá yêu cầu cần phải quyết định có tiếp tục thực thi dự án hay không. Giai đoạn phân tích chi tiết Mục đích Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Mục đích chính là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà HTTT mới phải đạt được. Lập kế hoạch phân tích chi tiết Trước khi giai đoạn phân tích thực sự bắt đầu thì người chịu trách nhiệm của giai đoạn này phải lập kế hoạch về các nhiệm vụ phải thực hiện. Thành lập đội ngũ: kết cấu cuối cùng của đội ngũ phân tích phụ thuộc vào nhiều yếu tố như tầm quy mô của hệ thống, kích cỡ của tổ chức, cách thức quản lý dự án trong tổ chức, sự sẵn sàng và kinh nghiệm của các thành viên tham gia. Và người sử dụng hệ thống sẽ đóng vai trò quan trọng trong dự án, bởi vì chính họ sẽ sử dụng hệ thống tương lai, họ có trách nhiệm bảo đảm rằng hệ thống đó sẽ đáp ứng yêu cầu của họ. Tùy theo những nguồn lực sẵn có và quy mô của hệ thống đội ngũ phân tích có thể chỉ có một phân tích viên thực hiện toàn bộ các khâu công việc phát triển hệ thống, với quy mô lớn và bản chất phức tạp đòi hỏi một đội ngũ nhiều thành viên hơn và thường là đa chuyên ngành. Lựa chọn phương pháp và công cụ: phân tích chi tiết bao gồm các công việc chủ yếu là thu thập thông tin, chỉnh đốn thông tin, xây dựng nên các mô hình của hệ thống nghiên cứu, chuẩn bị tài liệu về các mô hình đó và sử dụng các mô hình và tài liệu này để đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp. Phương pháp làm việc và các công cụ của đội ngũ là các phương tiện làm dễ dàng việc thực hiện các nhiệm vụ. Xác định thời gian: phân tích viên hay người chịu trách nhiệm về dự án phải đảm bảo xác định đúng thời gian cần thiết cho mỗi công việc cầnphải thực hiện và để tuân thủ thời hạn đã ấn định. Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại Môi trường ngoài Xem tổ chức hoạt động ở ngành gì, lĩnh vực nào, làm ra sản phẩm hay dịch vụ gì. Tổ chức công cộng, tư nhân hay liên doanh. Sự phát triển chung của ngành đó như thế nào. Nghiên cứu cạnh tranh, thị phần ngành đó. Xu thế phát triển công nghệ của ngành đó. Bộ luật, chỉ thị ngành đó phải tuân thủ. Các yếu tố đảm bảo thành công cho tổ chức này còn gọi là CFS. Môi trường tổ chức Nhiệm vụ, chức năng của tổ chức. Lịch sử hình thành và phát triển. Kích cỡ: tổng số vốn, thị trường, năng lực thiết bị. Đội ngũ khách hàng. Cấu trúc tổ chức, mục tiêu ngắn và dài hạn, kế hoạch hành động. Quyền lực được phân bổ hay tập trung. Mức độ tập trung trách nhiệm cho nhà quản lý. Phân bố địa lý. Cách thức quản lý theo mô hình nào. Tình hình nhân sự của cơ quan, trình độ tin học của cơ quan. Tình hình tài chính, phân bổ ngân sách. Môi trường vật lý Phân bố của người sử dụng, khách hàng. Tổ chức của những nơi thực hiện xử lý dữ liệu. An ninh kiểm soát. Môi trường kỹ thuật Phần cứng, phần mềm tại chỗ cho xử lý dữ liệu, các thiết bị khác nhau, cơ sở dữ liệu và các tệp tin học hóa. Nhân sự phát triển hệ thống và khai thác. Nghiên cứu hệ thống hiện tại a. Thu thập thông tin về HTTT hiện có Chức năng hoạt động chung của nhiệm vụ đó. Các dữ liệu vào: tên, nội dung, khuôn mẫu của tài liệu, các thiết bị nhập, nguồn từ đâu, tần suất hay khối lượng và chi phí. Dữ liệu ra: tên, nội dung, khuôn mẫu, thiết bị đưa ra, đích đến, tần suất, chi phí và khối lượng. Xử lý: tên, nội dung phương tiện lấy dữ liệu vào và xử lý ra, hợp lệ hóa xử lý và kiểm soát xử lý này như thế nào, sự kiện khởi sinh xử lý, thời gian xử lý, phương tiện xử lý, phương pháp xử lý, ước tính chi phí xử lý. Kho dữ liệu: nội dung chứa bên trong, vật mang, khối lượng, cách thức truy cập cơ sở dữ liệu, cấu trúc cơ sở dữ liệu. Vấn đề: yếu kém ở chỗ nào, khó khăn ở điểm nào. b. Mô hình hóa IFD Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả HTTT theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau: Xử lý Thủ công Giao tác người máy Tin học hóa toàn phần Kho dữ liệu Thủ công Tin học hóa Dòng thông tin Điều khiển Tài liệu Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng được biểu diễn trên sơ đồ. Rất nhiều các thông tin không thể thể hiện trên sơ đồ hình dạng của các thông tin vào/ra, thủ tục xử lý, phương tiện thực hiện xử lý…sẽ được ghi trên các phích vật lý này. Có 3 loại phích: phích luồng thông tin, phích chứa dữ liệu, phích xử lý. Luồng Phích Kho dữ liệu Phích Sơ đồ luồng thông tin Xử lý Phích (IFD) IFD Điều khiển Phích Mối liên hệ giữa IFD và các phích vật lý của từ điển hệ thống c. Mô hình hóa logic DFD Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính HTTT như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần HTTT làm gì và để làm gì. Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu: ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu. Tên người/ bộ phận phát/ nhận tin Tên tiến trình xử lý Tên dòng dữ liệu Tệp dữ liệu Nguồn hoặc đích Dòng dữ liệu Tiến trình xử lý Kho dữ liệu Các mức của DFD: sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của HTTT. Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ ngữ cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0. Phân rã sơ đồ: để mô tả chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung ngữ cảnh, người ta phân rã thành sơ đồ mức 1, tiếp sau mức 1 là mức 2… Các phích logic: giống như phích vật lý, phích logic hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống. Có 5 loại phích logic: mẫu phích xử lý logic, mẫu phích luồng dữ liệu, mẫu phích phần tử thông tin, mẫu phích kho dữ liệu, mẫu phích tệp dữ liệu. Chúng được dùng mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin. Ngôn ngữ cấu trúc dùng để mô tả Chỉ dùng danh từ và động từ. Chỉ có 5 cấu trúc câu: tiếp theo; nếu…thì; nếu…thì/nếu không…thì; trong khi mà; cho đến khi. d. Xây dựng từ điển dữ liệu. Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp Đưa ra chẩn đoán. Xác định mục tiêu của hệ thống mới. Xác định các yếu tố của giải pháp. Đánh giá lại tính khả thi Khẳng định lại tính khả thi trong tổ chức, tài chính, kỹ thuật và thời hạn, cần phải có thông tin về hệ thống sẽ xây dựng và sẽ cài đặt chứ không chỉ là HTTT hiện có. Thay đổi đề xuất của dự án Sau khi đánh giá lại tính khả thi của dự án cần xem xét và sửa đổi lại đề xuất của dự án. Chuẩn bị và trình bày báo cáo Báo cáo giúp các nhà quyết định cho phép dự án tiếp tục hay ngừng lại. Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sáng sủa và đầy đủ về tình hình và khuyến nghị những hành động tiếp theo. Báo cáo thường được trình bày để các nhà quyết định có thể yêu cầu làm rõ thêm các vấn đề. Sau đó quyết định tiếp tục hay loại bỏ dự án. Giai đoạn thiết kế logic a. Mục đích Thiết kế logic nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một HTTT, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các inputs). Mô hình logic sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y. b. Thiết kế cơ sở dữ liệu Thiết kế cho sở dữ liệu (CSDL) là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng HTTT mới. Một số phương pháp cơ bản: Phương pháp nguyên mẫu. Xem xét CSDL của tổ chức cùng loại. Hiệu chỉnh cho phù hợp với công ty của mình Điều tra hỏi người sử dụng xem họ cần thông tin gì. Mô hình hóa quan hệ thực thể ERD hoạt động từ đó rút ra CSDL. Thực thể (Entity): thực thể trong mô hình logic dữ liệu được dùng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng. Liên kết: một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác. Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau. Cũng có thể gọi là có quan hệ với nhau. Khái niệm liên kết hay quan hệ được dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể. Số mức độ của liên kết: để thiết kế tốt các sự trợ giúp quản lý của HTTT, ngoài việc biết thực thể này liên kết với thực thể khác ra sao, còn phải biết có bao nhiêu lần xuất của thực thể A tương tác với thực thể B và ngược lại. Sau đây là một số loại liên kết thường gặp: 1@1 Liên kết loại Một – Một: một lần xuất của thực thể A được liên kết chỉ với một lần xuất của thực thể B và ngược lại. 1@ N Liên kết loại Một – Nhiều: mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với một lần xuất duy nhất của thực thể A. N @ M Liên kết Nhiều – Nhiều: một lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A. Khả năng tùy chọn của liên kết: trong thực tế, nhiều khi có những lần xuất của thực thể A không tham gia vào liên kết đang tồn tại giữa thực thể A và thực thể B, trong trường hợp như vậy ta gọi là liên kết tùy chọn. Chiều của một liên kết: chiều của một quan hệ chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào quan hệ đó. Người ta chia các quan hệ làm 3 loại:một chiều, hai chiều và nhiều chiều. Quan hệ một chiều là một quan hệ mà một lần xuất của một thực thể được quan hệ với một lần xuất của chính thực thể đó. Quan hệ hai chiều là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết với nhau. Quan hệ nhiều chiều là một quan hệ có nhiều hơn 2 thực thể tham gia. Thuộc tính: thuộc tính dùng để mô tả các đặc trưng của một thực thể hoặc một quan hệ. Có 3 loại thuộc tính: Thuộc tính định danh: là thuộc tính dùng để xác định một cách duy nhất mỗi lần xuất của thực thể. Thuộc tính mô tả : dùng để mô tả về thực thể. Thuộc tính quan hệ dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong thực thể có quan hệ. Chuyển sơ đồ khái niệm dữ liệu sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Suy diễn từ các thông tin đầu ra của HTTT Bước 1: liệt kê mọi thông tin đầu ra của HTTT, xuất phát từ các nguồn: kết quả của giai đoạn phân tích, phích, từ điển hệ thống và hỏi thêm từ người sử dụng. Bước 2: thiết kế DSD cho từng đầu ra Công việc 1 Xác định thuộc tính định danh (khóa chính), gạch chân thuộc tính đó nếu không có thì phải xác định định danh kép hoặc bổ sung một trường nữa làm thuộc tính định danh. Xác định những thuộc tính lặp. Xác định thuộc tính thứ sinh và gạch bỏ các thuộc tính này. Ngoài ra gạch bỏ những thông tin không có nghĩa đối với HTTT. Công việc 2: chuẩn hóa mức 1 (1NF): Chuẩn hóa mức 1 quy định rằng trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý. Gán thêm cho nó mộ tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc. Công việc 3: chuẩn hóa mức 2 (2NF) Chuẩn hóa mức 2 quy đinh rằng trong một danh sách mỗi một thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khóa. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khóa thành một danh sách con mới. Lấy bộ phận khóa đó làm khóa cho danh sách mới. Đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách. Công việc 4: chuẩn hóa mức 3 (3NF) Chuẩn hóa mức 3 quy định 1 danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào 2 danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X. Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới. Bước 3: tích hợp các danh sách thiết kế. Bước 4: vẽ sơ đồ cấu trúc dữ liệu (Data structured diagram). Thiết kế xử lý Các sơ đồ logic của xử lý chỉ làm rõ những quan hệ có tính chất ngữ nghĩa của các dữ liệu và không quan tâm tới những yếu tố mang tính tổ chức như: ai thực hiện xử lý, ở đâu, khi nào, và như thế nào. Để biểu diễn những hoạt động như vậy, chúng ta phải dùng những khái niệm sự kiện, công việc và kết quả. Sự kiện là khi nó làm khởi sinh sự thực hiện của một hoặc nhiều việc khác. Đồng bộ: một điều kiện logic kết hợp các sự kiện, thể hiện các quy tắc quản lý mà HTTT phải kiểm tra để khởi sinh các công việc. Công việc là một tập hợp các xử lý có thể thực hiện có chung các sự kiện khởi sinh. Quy tắc ra: điều kiện thể hiện các quy tắc quản lý, quy định việc cho ra kết quả của một công việc. Kết quả: sản phẩm của việc thực hiện một công việc. Về mặt logic thì một HTTT bao gồm các xử lý liê._.