Xây dựng chương trình Quản Lý Nhân Sự Trường Đại Học Hoa Lư”, thông qua 3 học phần: “ phân tích thiết kế hệ thống”, “hệ quản trị CSDL Access “, “ngôn ngữ lập trình Visual Basic”

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 3 Chương 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG 5 1.1 Giới thiệu về trường 5 1.2 Lý do chọn đề tài 6 1.3 Khảo sát hiện trạng hệ thống 6 1.4 Xây dựng hệ thống mới 7 1.4.1 Quản lý hồ sơ 7 1.4.2 Tra cứu 8 1.4.3 Quản lý lương 8 1.4.4 Tính tuổi nghỉ hưu 9 1.4.5 Báo cáo thống kê 10 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 11 2.1 Dữ liệu đầu vào và ra hệ thống 11 2.2 Sơ đồ phân cấp chức năng 12 2.3 Chi tiết chức năng 14 2.3.1 Chức năng hệ thống 14 2.3.2 Chức năng cập nhật danh mục 15 2.3.3 Chức năng nghiệp vụ quản lý 15 2.3.4 Chức năng thống kê báo cáo 16 2.3.5 Chức năng trợ giúp 16 2.4 Các biểu đồ luồng dữ liệu 16 2.4.1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 18 2.4.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh chức năng quản lý nhân sự 19 2.4.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh chức năng quản lý hệ thống 19 2.4.4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh chức năng cập nhật danh mục 22 2.4.5 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh chức năng nghiệp vụ quản lý 23 2.4.6 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh chức năng Báo cáo thống kê 23 CHƯƠNG 3: THIẾT KÊ CƠ SỞ DỮ LIỆU 25 3.1 Mô hình thực thể liên kết 26 3.1.1 Khái niệm 27 3.1.2 Thực thể và kiểu thực thể 27 3.1.3 Các thuộc tính 27 3.1.4 Quan hệ và kiểu thực thể 28 3.2 Thiết kế sơ đồ thực thể liên kết 28 3.3 Chi tiết các bảng 33 CHƯƠNG 4: CÔNG CỤ CÀI ĐẶT VÀ THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH 39 4.1 Giới thiệu công cụ cài đặt 39 4.2 Một số biểu mẫu chính của chương trình 42 KẾT LUẬN 55 TÀI LIỆU THAM KHẢO 56 LỜI NÓI ĐẦU Sự ra đời của ngành công nghệ thông tin là một trong những bước tiến nhảy vọt của sự phát triển công nghệ khoa học kỹ thuật. Ở Việt Nam, công nghệ thông tin đang dần dần được phổ cập hoá, được đưa vào giáo dục ở hầu hết các cấp, các ngành, các hệ đào tạo, các lĩnh vực vì ứng dụng rộng rãi của nó: bảo mật, an toàn dữ liệu cao; thao tác tính toán nhanh, hiệu quả, chính xác, tiết kiệm thời gian, kinh phí; đa phương tiện, giải trí hấp dẫn, phong phú….Đặc biệt, kỹ năng lập trình trong công nghệ thông tin tạo ra các phần mềm quản lý, tính toán, giải trí… đáp ứng được những yêu cầu sát thực và khắt khe của công việc cũng như nhu cầu của đời sống. Công nghệ thông tin nâng con người lên một đỉnh cao mới của khoa học, yêu cầu con người phải vận động để theo kịp nền khoa học ấy và phát triển nó, đồng thời tạo ra một động lực thúc đẩy chung cho các ngành khoa học khác phát triển nâng cao đời sống, văn hoá và văn minh nhân loại. Ở nước ta hiện nay, việc áp dụng tin học vào quản lý tại các cơ quan, xí nghiệp đang rất phổ biến và cấp thiết. Từ đó công nghệ, kỹ thuật làm phần mềm phát triển mạnh mẽ, nhưng không phải phần mềm nào ra đời cũng đáp ứng được yêu cầu của công việc. Với đề tài: “Xây dựng chương trình Quản Lý Nhân Sự Trường Đại Học Hoa Lư”, thông qua 3 học phần: “ phân tích thiết kế hệ thống”, “hệ quản trị CSDL Access “, “ngôn ngữ lập trình Visual Basic”. Nội dung báo cáo gồm các chương: Chương 1: Khảo sát hiện trạng hệ thống tại trường Đại học Hoa Lư. Trong chương này sẽ giới thiệu về trường, khảo sát hệ thống quản lý nhân sự và xác định những yêu cầu của nó. Từ đó thấy sự cần thiết của tin học hoá. Chương 2: Thiết kế hệ thống. Dựa vào phần khảo sát ở chương 1, trong chương này sẽ trình bầy các sơ đồ chức năng, sơ đồ luồng dữ liệu và mô hình thực thể quan hệ ERD. Chương 3: Thiết kế cơ sở dữ liệu. Trong chương này sẽ trình bày cụ thể phần thiết kế cơ sở dữ liệu. Chương 4: Công cụ cài đặt và thiết kế chương trình. Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ được sử dụng trong việc lập trình chương trình. Đồng thời đưa ra một số biểu mẫu chính của chương trình. Mặc dù có nhiều cố gắng nhưng vốn kiến thức chưa sâu và kinh nghiệm thực tế còn ít nên không thể tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong được sự góp ý của quý thầy cô, anh chị cùng các bạn để đề tài được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn cô Tống Minh Ngọc cùng cán bộ giảng viên trường Đại học Hoa Lư đã tận tình giúp đỡ tôi hoàn thành đề tài này . Sinh viên thực hiện Đặng Hoàng Hải – CNTT K7C CHƯƠNG 1 KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ GIỚI THIỆU VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ Trường ĐH Hoa Lư được thành lập ngày 09/04/2007 trên cơ sở nâng cấp Trường CĐ Sư phạm Ninh Bình. Trường ĐH Hoa Lư là cơ sở đào tạo ĐH trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình và chịu sự quản lý nhà nước về giáo dục của Bộ GD-ĐT. Trường có chức năng đào tạo sinh viên có chất lượng không chỉ phục vụ cho công cuộc công nghiệp, hiện đại hoá tỉnh Ninh Bình mà còn phục vụ cho cả nước. Cơ cấu tổ chức của trường: Ban giám hiệu: + Hiệu trưởng: Tiến sĩ Bùi Thành Đông + Hiệu phó: * T.sĩ Phạm Đức Hợp * T.sĩ Nguyễn Thế Bình Các phòng ban chức năng: + Phòng đào tạo + Phòng công tác học sinh – sinh viên. + Phòng hội đồng tư vấn. + Phòng Tài chính kế toán. + Phòng tổ chức tổng hợp. + Phòng quản trị. + Phòng bảo vệ. + Khoa sư phạm kĩ thuật. + Khoa Mác Lênin. + Khoa Công nghệ thông tin. + Khoa ngoại ngữ. + Khoa Kinh tế. + Khoa tại chức. + Khoa giáo dục thể chất quốc phòng. + Khoa mầm non. + Khoa tự nhiên. + Khoa mầm non Trong đó Phòng tổ chức tổng hợp làm nhiệm vụ quản lý nhân sự. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý đã trở nên rất phổ biến và được áp dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, nó giúp ích rất nhiều cho các nhà quản lý. Tính nhanh chóng, chính xác và hiệu quả giúp hệ thống hoạt động tốt hơn. Trường Đại Học Hoa Lư cũng như các trường Cao Đẳng, Đại Học khác ở nước ta, là một trường với số lượng cán bộ, công nhân viên lớn nên việc quản lý nhân sự không đơn giản. Em mong muốn phần mềm quản lý nhân sự của trường là hiệu quả và triệt để các vấn đề trong quản lý. Do đó em đã chọn đề tài: “Quản Lý Nhân Sự Trường Đại Học Hoa Lư” để có một cơ hội học hỏi. Quản lý nhân sự được hiểu là một bộ phận của quản trị doanh nghiệp, là quá trình quản lý nhân sự một cách khoa học, có hiệu quả dựa trên cơ sở phân tích công việc, tuyển dụng, đào tạo nhân sự, đãi ngộ nhân sự, đánh giá kết quả công việc… nhằm mục đích sử dụng có hiệu quả nguồn lực nhân sự, đồng thời thông qua chất lượng nguồn lực thông qua việc đãi ngộ nhân sự. Khi nói đến quản lý nhân sự ta phải thực hiện quản lý một cách đầy đủ, có hệ thống những hồ sơ cơ bản về nhân sự bao gồm các thông tin về lý lịch bản thân, hình ảnh, quá trình công tác, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ… KH¶O S¸T HIÖN TR¹NG HÖ THèNG Việc quản lý nhân sự trong trường Đại học Hoa Lư, nếu không có sự hỗ trợ của tin học thì việc quản lý này phải cần khá nhiều người, chia thành nhiều khâu, mới có thể quản lý được toàn bộ hồ sơ; lương cán bộ, công nhân viên… Các công việc này đòi hỏi nhiều thời gian và công sức, mà sự chính xác và hiệu quả không cao, vì đa số đều làm bằng thủ công rất ít tự động. Một số nghiệp vụ như tra cứu, thống kê, và hiệu chỉnh thông tin khá vất vả. Ngoài ra còn có một số khó khăn về vấn đề lưu trữ khá đồ sộ, dễ bị thất lạc, tốn kém, … Trong khi đó, các nghiệp vụ này hoàn toàn có thể tin học hoá một cách dễ dàng. Với sự giúp đỡ của tin học, việc quản lý học vụ sẽ trở nên đơn giản, thuận tiện, nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều. 1.4 X¢Y DùNG HÖ THèNG MíI Để khắc phục hiện trạng trên các trường học cần có một hệ thống thông tin tự động giải quyết đa phần công việc nhằm khắc phục những nhược điểm của hệ thống cũ. Đó là thiết kế chương trình quản lý cho máy tính sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên. Hệ thống này có tính ưu việt hơn : - Lưu trữ thông tin khoa học an toàn. - Xem dữ liệu và truy xuất dữ liệu một cách chính xác, nhanh chóng. - Có thể phân loại tìm kiếm, thống kê tổng hợp theo yêu cầu quản lý. Quản Lý Hồ Sơ Mỗi năm (thường vào đầu năm học) nhà trường thường có nhu cầu tuyển chọn thêm nhân sự mới vào làm việc tại trường. Để tuyển nhân sự, nhà trường đặt ra một số yêu cầu về các mặt như: Chuyên môn, trình độ văn hoá, … Sau khi các đối tượng đã nộp hồ sơ xin việc và đã được qua sát hạch về một số năng lực chuyên môn nghiệp vụ của họ nếu được nhận vào làm thì cán bộ chức năng sẽ tiếp nhận hồ sơ. Từ các thông tin về nhân sự đó sẽ được cập nhật vào các sổ hồ sơ lưu trữ. Việc quản lý hồ sơ nhân sự bao gồm các cán bộ, công nhân viên có hợp đồng ngắn hạn và hợp đồng dài hạn. Hồ sơ nhân sự sẽ được lưu lại cho đến khi nhân sự thôi không làm việc tại trường nữa. Nhân viên quản lý sẽ sử dụng các chức năng: + Thêm hồ sơ nhân sự mới. + Nhập thông tin nhân sự khi nhân sự được nhận vào làm việc. + Điều chỉnh phòng ban, chức vụ, lương của nhân sự khi nhân sự được chuyển phòng ban, thay đổi chức vụ hay được nâng lương. + Xoá nhân viên khỏi hệ thống và sẽ lưu thông tin của nhân viên đó vào một bảng khi nhân viên thôi không làm việc tại trường nữa. 1.4.2. Tra Cứu Để phục vụ cho công tác quản lý được dễ dàng, khi có yêu cầu tra cứu thông tin theo 1 tiêu chí nào đó thì hồ sơ nhân sự là tài liệu mô tả đầy đủ nhất mọi thông tin của nhân sự. Cán bộ chức năng có thể sử dụng chức năng của hệ thống để đưa ra ngay được. Chương trình có thể thực hiện được các chức năng tra cứu theo: Mã Nhân Viên, Tên, Phòng ban, Lương, Trình độ, Chức vụ… 1.4.3. Quản Lý Lương Chức năng quản lý lương rất quan trọng, lương của cán bộ công nhân viên được trả làm hai đợt theo thông tư mới nhất của nhà nước. Việc trả lương cho công nhân viên dựa vào bảng chấm công và bảng lương do nhà nước quy định. Cuối tháng mỗi phòng ban có một bảng chấm công của nhân sự dùng để theo dõi số ngày công của nhân sự. Hàng ngày nhân sự tự chấm công theo số giờ lên lớp hay số buổi làm việc của mình và ghi ngày tương ứng theo quy định. Cuối tháng bảng chấm công sẽ được gửi cho phòng quản lý nhân sự. Dựa vào thông tin trong bảng chấm công, phòng tài chính sẽ tính lương cho nhân sự. Lương được tính như sau: Tổng lương=(HSL&VK + THSPC)*LCB-(TBHXH+TBHYT) Trong đó: TBHXH: tiền bảo hiểm xã hội TBHXH=LCB*(HSL&VK+HSPCCV)*5% - TBHYT: tiền bảo hiểm y tế TBHYT=LCB*(HSL&VK+HSPCCV)*1% THSPC=HSPCCV+HSUĐ+HSTN HSUĐ=(HSL&VK+HSPCCV)*40% HSL&VK: là hệ số lương và vượt khung của cán bộ, công nhân viên. THSPC: Là tổng hệ số phụ cấp. LCB: lương cơ bản bằng 540.000đ. HSPCCV: là hệ số phụ cấp chức vụ. HSUĐ: Hệ số ưu đãi. HSTN: Hệ số trách nhiệm, hệ số này là 0.3 đối với những người hướng dẫn tập sự, còn lại HSTN bằng 0. Những cán bộ, công nhân viên có trình độ thạc sĩ trở lên hệ số lương và vượt khung(HSL&VK) bằng hệ số lương. Còn những cán bộ công nhân viên có trình độ cử nhân thì lương bậc lương cuối là 4.98, khi đủ 3 năm ở bậc này thì bắt đầu vượt khung 5% của 4.98, còn những năm sau đó tăng 1% của 4.98. Theo quy định thì mỗi năm giảng viên dạy môn tự nhiên phải dạy 260 tiết, còn giảng viên dạy môn xã hội là 280 tiết. Khi vượt quá số tiết phải dạy thì giảng viên chính được hưởng 35000đ/tiết, giảng viên được hưởng 30000đ/tiết Ngoài ra còn một số lệ phí cho các hoạt động khác như đoàn, đảng. Những ngày nghỉ phép, nghỉ bù được tính lương bình thường. Nghỉ thai sản, nghỉ ốm được cơ quan bảo hiểm trả lương theo quy định là 100% lương. Bảng lương sẽ được chuyển đến phòng kế toán để trả lương cho nhân sự. Nếu có thắc mắc thì sẽ dùng bảng lương để đối chiếu lại. Cứ 3 năm thì nhân sự sẽ được nâng lương 1 lần. 1.4.4. Tính Tuổi Nghỉ Hưu Theo thông tư mới của bộ thương binh và lao động, người lao động Việt Nam khi nam 60 và nữ 55 thì hết tuổi lao động( về hưu). Khi đó trường sẽ giải quyết cho họ được nghỉ chế độ theo đúng pháp luật. Lao động nam có thời gian đóng BHXH đủ 15 năm thì được tính bằng 45% mức bình quân lương tháng của 5 năm cuối làm căn cứ đóng BHXH, sau đó từ năm thứ 16 trở đi , cứ thêm mỗi  năm được cộng thêm 2%, nhưng tổng cộng không vượt quá 75%. Lao động nữ có thời gian đóng BHXH đủ 15 năm thì được tính 45% bình quân lương tháng của 5 năm cuối. Từ năm thứ 16 trở đi cứ mỗi năm đóng BHXH được công thêm 3%  nhưng tổng cộng không vượt quá 75%. 1.4.5. Báo Cáo Thống Kê Hàng năm, những nhân sự đến tuổi nghỉ hưu thì phòng quản lý nhân sự sẽ đưa ra danh sách và thông báo đến nhân sự. Hàng quý, hàng năm, phòng quản lý nhân sự sẽ đưa ra báo cáo, thống kê cụ thể về: thống kê danh sách điều chuyển nội bộ, Chuyển công tác, Thống kê theo đơn vị, Phòng ban… CH¦¥NG 2: PH¢N TÝCH HÖ THèNG Phân tích hệ thống theo nghĩa chung nhất là khảo sát nhận diện, phân định các thành phần của một phức hợp và chỉ ra các mối liên quan giữa chúng. Theo nghĩa hẹp phân tích hệ thống là giai đoạn hai, đi sau khảo sát sơ bộ, là giai đoạn bản lề giữa khảo sát sơ bộ và giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống. Từ kết quả của giai đoạn này ta xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng xử lý của hệ thống. Giai đoạn này gọi là giai đoạn thiết kế logic chuẩn bị cho giai đoạn thiết kế vật lý. Yêu cầu đòi hỏi thiết kế logic một cách hoàn chỉnh trước khi thiết kế vật lý. 2.1. Dữ liệu đầu vào và đầu ra của hệ thống Dữ liệu đầu vào của quản lý nhân sự là tất cả các thông tin về cán bộ công nhân viên trong trường. Dữ liệu đầu ra là các báo cáo được triết xuất ra từ dữ liệu đầu vào. - Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới. Có chức năng tổng hợp các thông tin giúp nhà quản lý quản lý tốt cơ sở của mình. Một hệ thống quản lý được phân cấp từ trên xuống dưới. Mọi thông tin được tổng hợp từ dưới lên và chuyển từ trên xuống dưới. - Các luồng thông tin vào: luồng thông tin này bao gồm các thông tin định hướng của hệ thống cấp trên và các thông tin liên hệ trao đổi với môi trường. Mỗi bộ phận có lượng thông tin lớn và đa dạng cần phải xử lý. Các thông tin xử lý chia làm ba loại: + Các thông tin luân chuyển: là loại thông tin chi tiết và các hoạt động hàng ngày của hệ thống. Khối lượng của thông tin này lớn nên đòi hỏi phải có cách sử lý nhanh, kịp thời. + Các thông tin tổng hợp định kì: là các thông tin tổng hợp về hoạt động của cấp dưới lên cấp trên. Những thông tin thu nhập này là những thông tin được ghi chép trực tiếp từ các bộ phận trong hệ thống thừa hành. + Thông tin dùng để tra cứu: là các thông tin dùng chung trong hệ thống. Các thông tin này tồn tại một thời gian dài trong hệ thống ít thay đổi, được dùng để tra cứu trong công việc xử lý các thông tin luân chuyển và thông tin tổng hợp. - Luồng thông tin ra : thông tin ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào từng yêu cầu cụ thể, từng đơn vị cụ thể. Thông tin ra là việc tra cứu nhanh về một đối tượng cần quan tâm. Mỗi lần tra cứu yêu cầu thông tin ra có thể hoàn toàn khác nhau nhưng điều quan trọng là thông tin ra phải chính xác, kịp thời. - Các báo cáo, tổng hợp thống kê, thông báo là thông tin quan trọng nhất được tổng hợp trong quá trình xử lý. Các biểu mẫu báo cáo thống kê phải phản ánh cụ thể, trực tiếp sát với đơn vị, đối tượng. 2.2. Sơ Đồ Phân Cấp Chức Năng Sơ đồ phân cấp chức năng BPC là một loại công cụ cho phép phân rã dần dần các chức năng từ mức cao nhất, tổng thể nhất thành các chức năng chi tiết hơn, cụ thể hơn và cuối cùng ta thu được một cây chức năng. Cây chức năng xác định một cách rõ ràng, dể hiểu cái gì xảy ra trong hệ thống. Sau khi tìm hiểu và phân tích hệ thống quản lý nhân sự Trường Đại Học Hoa Lư em đã đưa ra được biểu đồ phân cấp chức năng như sau: TKê Báo Cáo Báo Cáo Lương Quản Lý Nhân Sự Login Logout CN Danh Mục DM Nhân Sự QL Công Tác Điều Chuyển Nội Bộ Chuyển Công Tác QL Lương Chấm Công,Xếp Loại Tính Lương Kỳ 1 đổi Pass Phân Quyền Thoát DM Phòng Ban DM Bậc Hệ Số DM Chức Vụ DM Tiền Tiết Thay Đổi Chức Vụ Xét Nghỉ Hưu Hợp Đồng Báo Cáo Hưu Báo Cáo Công Tác Báo Cáo Nhân Sự DM Loại NS Tính Lương Kỳ 2 QL Hệ Thống Hình 2.1: Sơ đồ phân cấp chức năng 2.3. Chi tiết các chức năng Hệ thống phải đảm bảo yêu cầu về chức năng như sau : - Lưu được thông tin cơ bản về cán bộ công nhân viên như lý lịch, quan hệ, quá trình công tác…Đảm bảo có thể cập nhật các thông tin và thêm mới cán bộ. - Tiến hành tra cứu tìm kiếm thông tin về cán bộ theo một số tiêu chí. - Tiến hành thống kê theo một số tiêu chí, như thống kê theo đơn vị, phòng ban,quê quán…Ngoài ra, đối với một hệ thống quản lý thông tin theo đặc thù ta cần có một mức độ bảo mật hệ thống và an toàn dữ liệu nhất định. Căn cứ vào yêu cầu trên chức năng được phân chia như sau: 2.3.1.Chức năng Hệ Thống - Hệ thống khi xây dựng cần phải có cơ chế kiểm soát chặt chẽ nhằm bảo mật cho hệ thống và an toàn cho dữ liệu. Mục đích của việc bảo mật là đảm bảo những bí mật về số liệu, thông tin về nhân viên tránh sự truy nhập bất hợp pháp của người không có nhiệm vụ. - Mỗi cán bộ sử dụng hệ thống phải được cấp quyền sử dụng. Khi muốn làm việc với hệ thống phải vào mật khẩu và tên người sử dụng. Nếu muốn, có thể đổi mật khẩu khác nhưng quyền truy cập vẫn như cũ, có thể thêm hoặc thay đổi quyền truy cập. - Người quản trị hệ thống có quyền cấp quyền sử dụng mới cho người khác hay xoá bỏ nếu người đó không còn làm việc với hệ thống nữa. - Chức năng này làm những công việc sau : + Login : cho phép đăng nhập hệ thống. + Logout : cho phép thoát khỏi chương trình. + Đổi Pass : đổi mật khẩu. + Phân Quyền : cung cấp quyền điều hành chương trình cho nhân viên thao tác với hệ thống. + Thoát: Cho phép thoát khỏi hệ thống. 2.3.2. Chức năng Cập Nhật Danh Mục - Chức năng này cho phép cập nhật, sửa chữa, xoá... thông tin về nhân sự. - Chức năng cập nhật dữ liệu phải thu thập thông tin về sự thay đổi, bổ sung cơ cấu tổ chức cũng như chức vụ của các cán bộ, các phòng ban… trong trường. - Ngoài chức năng về cập nhật dữ liệu còn phải thường xuyên thu nhập thông tin về các hình thức hay các loại hợp đồng. - Chức năng này làm những công việc sau: + Cập nhật hồ sơ: Cho phép người quản lý cập nhật, thay đổi thông tin hồ sơ nhân sự. Bao gồm các thông tin như Họ Tên, Ngày Sinh, Giới Tính, Quê Quán… + Cập nhật danh mục phòng ban: Cập nhật thông tin phòng ban, cho biết nhân viên nào thuộc phòng ban nào. Bao gồm các thông tin: mã phòng ban(MaPB), tên phòng ban(TenPB). + Cập nhật danh mục chức vụ: Cập nhật thông tin về chức vụ nhân sự trong trường . + Cập nhật danh mục Bậc Hệ Số: Cập nhật thông tin về bậc lương, hệ số lương của nhân sự. + Cập nhật Tiền tiết : Cập nhật Số Tiền trên 1 tiết của nhân sự dùng để tính lương kì 2. Đối với mỗi nhân sự, số tiền trên 1 tiết có thể thay đổi theo thâm niên và thành tích công tác. 2.3.3. Chức năng Nghiệp Vụ Quản Lý. - Điều chuyển Nội Bộ: Chuyển nhân sự giữa các phòng ban, khoa. - Điều chuyển công tác: Chuyển công tác cho nhân sự. - Xét nghỉ hưu: mỗi năm ban lãnh đạo yêu cầu xét xem những nhân sự nào đã đến tuổi nghỉ hưu, hệ thống làm nhiệm vụ tìm kiếm và đưa ra danh sách những nhân sự đã đến tuổi nghỉ hưu. Và thông báo cho nhân sự. 2.3.4. Chức năng Thống Kê Báo Cáo Chức năng thống kê báo cáo sẽ thu nhập các thông tin cần thiết để lập các bảng, danh sách thống kê về các cán bộ công nhân viên chức theo Tên, Ngày Sinh, Địa Chỉ, Bậc Lương…Thống kê thông tin Lương, Thông tin Hưu. Cuối quý, cuối năm bộ phận này làm báo cáo về tình hình nhân sự trong trường theo từng phòng ban… Tạo báo cáo về hồ sơ nhân viên hay lương của từng người khi có yêu cầu của cấp trên. 2.3.5. Chức năng Trợ Giúp Chức năng này sẽ giới thiệu với người sử dụng về hệ thống quản lý và hướng dẫn người sử dụng thực hiện vấn đề họ muốn làm khi họ gặp phải vướng mắc. 2.4. Các biểu đồ luồng dữ liệu – BLD BLD là một loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả một quá trình XLTT với các yêu cầu sau: + Sự diễn tả là ở mức logic, nghĩa là nhằm trả lời câu hỏi: “Làm gì?” mà bỏ qua câu hỏi “Làm như thế nào?”. + Chỉ rõ các chức năng (con) phải thực hiện để hoàn tất quá trình xử lý cần mô tả. + Chỉ rõ các thông tin được chuyển giao giữa các chức năng đó, và qua đó phần nào thấy được trình tự thực hiện của chúng. Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD hay DFD) là một công cụ dùng để trợ giúp cho bốn hoạt động chính sau đây của các phân tích viên hệ thống trong quá trình phân tích thông tin. + Phân tích BLD được dùng để xác định yêu cầu của người sử dụng. + Thiết kế BLD dùng để vạch kế hoạch và minh họa các phương án cho phân tích viên hệ thống và người dùng khi thiết kế hệ thống mới. + Biểu đồ BLD là công cụ đơn giản, dễ hiểu đối với phân tích viên hệ thống và người dùng. + Tài liệu BLD cho phép biểu diễn tài liệu phân tích hệ thống một cách đầy đủ, súc tích và ngắn gọn. BLD cung cấp cho người sử dụng một cái nhìn tổng thể về hệ thống và cơ chế lưu chuyển thông tin trong hệ thống đó. Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu: - Quá trình (chức năng –Processes) được ký hiệu bởi vòng tròn tượng trưng cho các chức năng khác nhau mà hệ thống phải thực hiện. Chức năng thay đổi thông tin đầu vào theo một cách nào đó như tổ chức lại thông tin, bổ sung hoặc tạo ra thông tin mới.Ví dụ: QUẢN LÝ NHÂN SỰ - Luồng dữ liệu (Flow) được ký hiệu bằng đường kẻ có mũi tên. Mũi tên chỉ hướng ra của luồng thông tin. Luồng dữ liệu liên kết các Processes với nhau, tượng trưng cho thông tin mà processes yêu cầu cho đầu vào hoặc thông tin mà chúng biến đổi thành đầu ra.Ví dụ: QUẢN LÝ NHÂN SỰ Ban lãnh đạo Báo cáo Yêu cầu báo cáo - Kho dữ liệu (Data Store) được ký hiệu bởi hai đường thẳng song song, biểu diễn hay chứa đựng thông tin mà hệ thống cần phải lưu giữ trong một khoảng thời gian dài để một hay nhiều quá trình hoặc tác nhân truy nhập vào. Một khi công việc xây dựng HTTT kết thúc thì những thông tin này được tồn tại dưới dạng các File hay CSDL.Ví dụ: Quyen UserQuyen Nhân viên - Tác nhân ngoài là một người, một nhóm người hoặc một tổ chức bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống, nhưng có một số hình thức tiếp xúc với hệ thống. Nhân tố bên ngoài là nguồn cung cấp thông tin cho hệ thống và là phần sống còn của hệ thống. Ví dụ: - Tác nhân trong là một chức năng hay một quá trình bên trong hệ thống. DFD cung cấp một bức tranh tổng thể, dể hiểu về các chức năng và các dữ liệu chính của hệ thống. Tuy nhiên, nếu xét về khía cạnh chi tiết thì DFD lại chưa được đầy đủ cả từ góc độ chức năng và dữ liệu. Hai công cụ được sử dụng để bổ khuyết cho DFD là: Từ điển dữ liệu (Data Dictionary) và Đặc tả chức năng (Process specification) Thông qua tìm hiểu hệ thống quản lý trường Đại Học Hoa Lư em xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống với các thành phần của biểu đồ như sau: 2.4.1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh Coi cả hệ thống là một chức năng duy nhất với đầy đủ các tác nhân ngoài. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh tương đương với mức không của biểu đồ phân cầp chức năng. Chức năng duy nhất là QUẢN LÝ NHÂN SỰ, các tác nhân ngoài: Nhà quản lý, Cấp trên và Nhân sự với các nguồn thông tin vào và ra hệ thống. QUẢN LÝ NHÂN SỰ Ban lãnh đạo Quyền Nhân viên Thao Tác Viên Thông Tin nhân Sự Y/C Thông Tin NSự TB Công Tác Lương Lương Y/C Quyền Thông Tin Nhân Sự Y/C TT Nhân Sự Y/C Lương Y/C Báo cáo Báo Cáo Lương Báo Cáo Nhân Sự Hình 2.2: Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 2.4.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh chức năng quản lý nhân sự Gồm nhiều chức năng được phân rã từ BLD mức ngữ cảnh với các chức năng phân rã tương ứng mức một của biểu đồ phân rã chức năng BPC (hoặc BFD). Các nguyên tắc phân rã: - Các luồng dữ liệu được bảo toàn. - Các tác nhân ngoài bảo toàn. - Có thể xuất hiện các kho dữ liệu. - Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội tại nếu cần thiết. Chức Vụ NS Ban Lãnh Đạo Bậc Hệ Số Lương Y/C Thông Tin Tiền Tiết, Hệ Số Y/C Thông Tin Chức Vụ, P Ban Thông Tin bậc, Hệ Số, Tiền tiết Thông Tin NhânSự Y/ C Thông Tin nhân sự Thông Tin Nhân Sự Cập nhật danh mục Nhân Viên Hồ Sơ Phòng Ban Chức Vụ Tiền Tiết Hưu Hồ Sơ y/cThông Tin tính lương Thông Tin tính Lương Bậc Hệ Số Chức Vụ Phòng Ban Báo Cáo Lương Kỳ 2 Y/c Báo Cáo Lương Tiền Tiết Báo Cáo Lương Kỳ 1 Quản Lý Lương Quyết Định Thao Tác Viên Thông Báo Nghỉ JHưu Quyết Định Chuyển Công Tác Quyết Định Đổi Chức Vụ Y/C Xét Chuyển Phòng Ban Hưu Di chuyển công tác Bậc Hệ Số Quản lý công tác Ban Lãnh Đạo Xét Nghỉ hưu Báo Cáo Báo Cáo nhân sự Hồ sơ chuyển công tác Hưu Y/C Báo Cáo nhân sự Chuyển Nội bộ NS bậc Thông TinTính Lương Thông Tin Lương đã tính Công, Xếp Loại TTin Nghỉ hưu Hồ Sơ Chức Vụ Hình 2.3: Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 2.4.3. Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh cho chức năng quản lý hệ thống Phân rã từ BLD mức đỉnh, các chức năng được định nghĩa riêng từng biểu đồ hoặc ghép lại thành một biểu đồ trong trường hợp biểu đồ đơn giản. Các thành phần của biểu đồ được phát biểu như sau: + Về chức năng: phân rã chức năng cấp trên thành chức năng cấp dưới thấp hơn. + Luồng dữ liệu: vào/ra mức trên thì lặp lại (bảo toàn), ở mức dưới thì phân rã, bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội bộ do phân rã các chức năng và thêm vào kho dữ liệu. + Kho dữ liệu: dần dần xuất hiện theo nhu cầu nội bộ. + Tác nhân ngoài: xuất hiện đầy đủ ở mức khung cảnh, ở mức dưới không thêm gì cả. Các biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của hệ thống quản lý nhân sự: Quản Lý Hệ Thống Yêu cầu phân quyền Y/C đổi mật khẩu Thao tác viên Thao tác viên user Quyền Y/C Mật Khẩu Mật Khẩu Y/C Mật khẩu cũ Mật Khẩu mới Quyền User Quyền Hình 2.4: sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lý hệ thống CN Danh Mục Hồ Sơ CN Danh Mục Tiền Tiết Phòng ban Bậc hệ số Nhân Viên Thao Tác Viên TT Nhân sự TT Phong ban,chức vụ TT bậc ,hệ số , tiền tiết CN Danh Mục Nhân sự CN Danh Mục Phòng Ban Y/C TT Nhân sự TT Nhân sự CN Danh Mục Chức Vụ Chức Vụ Y/C TT chức vụ TT chức vụ Y/C TT phòng ban TT phòng ban Y/C Tiền Tiết Tiền tiết Tiền tiết Hồ Sơ TT Bậc hệ số Y/C TT Bậc hệ số y/c TT Phong ban,chức vụ Y/C TT bậc ,hệ số , tiền tiết 2.4.4. Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng Cập Nhật Danh Mục Hình 2.5: Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng Cập Nhật Danh Mục 2.4.5. Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng Nghiệp Vụ Quản Lý Chuyển nội bộ Nghỉ Hưu Di chuyển Nội bộ Thay Đổi Chức vụ Chuyển Công tác Ban lãnh đạo Thao t¸c viªn Thao t¸c viªn Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên TB chuyển nội bộ TB thay đổi chức vụ Yªu cÇu chuyÓn néi bé Chuyển nội bộ Thông báo chuyển nội bộ Chuyển nội bộ Yêu cầu thay đổi chức vụ Thống báo thay đổi chức vụ Y/C chuyển công tác Chuyển công tác Báo Cáo Hưu Y /C xét về hưu T.đổi chức vụ Y/C thay đổi CV Hưu Xét nghỉ hưu Chuyển công tác Xét chuyển công tác Chuyển công tác TB nghỉ hưu TB chuyển CT Phòng ban Chức vụ Y /C xét nghỉ hưu Y/C xét nâng lương Ttin Nâng Lương Hồ Sơ Hồ Sơ Hồ Sơ Hồ Sơ Hình 2.6: Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng Nghiệp Vụ Quản Lý Ban Lãnh Đạo Nâng Lương NS Bậc Bậc Hệ Số Y/C bảng công,xếp loại Chấm Công Xếp Loại Thao Tác Viên Nhân Viên Y/C bảng Lương Bảng Lương Bảng Lương Y/C Tính Lương Lương Thông tin Lương Kỳ1, 2 BC Lương Phòng ban Hồ Sơ Bậc hệ số Tiền Tiết Công, xếp loại Thống Kê Báo Cáo chức vụ Tiền Tiết Phòng Ban Chấm Công Xếp loại Hồ Sơ Hưu Y/C Báo Cáo Nhân Sự Bậc Hệ Số Y/C BC Lương Kỳ 1 Xét Nâng Lương Thông tin Lương Chức vụ Hồ Sơ Báo Cáo Nhân Sự 2.4.6. Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng Báo Cáo Thống Kê Hình 2.7: Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng Báo Cáo Thống Kê CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU Một hệ thống trong trạng thái vận động bao gồm hai yếu tố là các chức năng xử lý và dữ liệu. Giữa xử lý và dữ liệu có mối quan hệ mật thiết chặt chẽ và bản thân dữ liệu có mối liên kết nội bộ không liên quan đến xử lý đó là tính độc lập dữ liệu. Mô tả dữ liệu được xem như việc xác định tên, kiểu (dạng) dữ liệu và tính chất của dữ liệu. Dữ liệu không phụ thuộc vào người sử dụng đồng thời không phụ thuộc vào yêu cầu tìm kiếm và thay đổi thông tin. Trong xử lý thông tin có nhiều công cụ để mô tả dữ liệu. Các công cụ này là các cách trừu tượng hóa dữ liệu, đặc biệt là mối quan hệ của dữ liệu nhằm phổ biến những cái chung nhất mà con người có thể trao đổi lẫn nhau. Trong phần này chúng ta đề cập tới bốn công cụ chủ yếu: 1. Mã hóa dữ liệu (Coding). 2. Từ điển dữ liệu (Data Dictionary). 3. Mô hình thực thể liên kết ER (Entity Relationship). 4. Mô hình quan hệ (Relational Data Base Modeling). Như ta đã biết phân tích hệ thống bao gồm hai công việc: Phân tích về chức năng xử lý và phân tích về dữ liệu. Trong phần này chúng ta xem xét phần phân tích dữ liệu. Dữ liệu có tính độc lập tương đối và là đối tượng của xử lý. Mục đích của giai đoạn phân tích hệ thống về dữ liệu là: Lập lược đồ dữ liệu hay gọi là biểu đồ cấu trúc dữ liệu (BCD). Hệ thống dữ liệu được lưu trữ lâu dài: - Thông tin gì, bao gồm dữ liệu gì? - Mối liên quan: xác định liên quan giữa các dữ liệu. Kết quả của giai đoạn phân tích hệ thống về mặt dữ liệu là cho chúng ta một khuôn dạng hỗ trợ các phân tích viên hệ thống trong quá trình nhận thức và biểu diễn các dữ liệu sử dụng trong HTTT, đồng thời chỉ rõ được cấu trúc của dữ liệu. Phương pháp thực hiện: Thể hiện theo hai cách tiếp cận: + Mô hình thực thể liên kết: phương pháp này trực quan đi từ trên xuống dưới, bằng cách xác định các thực thể, mối liên kết giữa chúng rồi đến các thuộc tính. Phương pháp này bao trùm được nhiều thông tin, tuy nhiên kết quả hay thừa. + Mô hình quan hệ: Xuất phát từ danh sách các thuộc tính rồi đến các lược đồ quan hệ. Phương pháp này đi từ dưới lên, kết quả là vừa đủ cho những kết xuất xử lý. 3.1. Mô hình thực thể liên kết 3.1.1 Khái niêm mô hình thực thể liên kết Mô hình thực thể liên kết là công cụ thành lập lược đồ dòng dữ liệu hay gọi là biểu đồ cấu trúc dữ liệu (BCD), nhằm xác định các khái niệm về các thực thể, thuộc tính, và mối liên hệ ràng buộc giữa chúng. Mục đích của mô hình là xác định các yếu tố: - Dữ liệu nào cần xử lý. - Mối liên quan nội tại (cấu trúc) giữa các dữ liệu. Để xây dựng biểu đồ BCD trước tiên ta phải thu nhập thông tin theo ba yếu tố sau: + Kiểu thực thể (Entities Type). + Kiểu liên kết (Entities Relationship Type). + Các thuộc tính (Attributes). 3.1.2. Thực thể và kiểu thực thể 3.1.2.1. Thực thể Thực thể là một vật thể, một chủ điểm, một nhiệm vụ, một đối tượng, hay một sự kiện đáng quan tâm đối với tổ chức (và cả bên trong lĩnh vực hệ thống), kể cả những thông tin mà nó giữ, mà ta muốn phản ánh nó trong HTTT Thực thể là một đối tượng được quan tâm đến trong một tổ chức, một hệ thống, nó có thể là đối tượng cụ thể hay trừu tượng. Thực thể phải tồn tại, cần lựa chọn có lợi cho quản lý và phân biệt được. Các kiểu thực thể thường được tìm thấy từ ba nguồn: - Các tài nguyên: vật tư, tài chính, con người, môi trường. - Các giao dịch: đó là các thông tin đến từ môi trường bên ngoài nhằm kích động một chuỗi các hoạt động nào đó của hệ thống chẳng hạn như đơn đặt hàng, hóa đơn, điểm thi, ... - Các thô._.