Xây dựng chương trình quản lý lương cho Công ty TNHH quốc tế T&S

thông tin quản lý tiền lương là một trong nhứng phần mềm tương đối phổ biến và cần thiết với nhiều doanh nghiệp. Trước sự cồng kềnh của hệ thống tính lương hiện tại công ty TNHH quốc tế T&S đã đặt hàng để công ty FAST xây dựng chương trình quản lý lương cho công ty. Vì vậy em đã chọn đề tài xâydựng chương trình quản lý lương cho công ty TNHH Quốc Tế T&S Cấu trúc của luận văn: Chương I: Tổng quan về công ty FAST và ý nghĩa của đề tài Chương II: Các vấn đề phương pháp luận về hệ thống thông tin và tiền lương Chương III: Phân tích, thiết kế, xây dựng chương trình. chương I: Tổng quan về công ty Fast và yêu cầu của đề tài I. Lịch sử hình thành công ty 1. Lịch Sử Hình Thành Công Ty Người đưa ra ý tưởng thành lập công ty FAST: Ông Nguyễn Thành Nam Các sáng lập viên: Ông Trương Đình Anh( rút khỏi cổ đông từ tháng 10/1998) Ông Nguyễn Hồng Chương, hiện là giám đốc công ty đầu tư kỹ nghệ FINTEC Ông Phan Quốc Khánh Ông Khúc Trung Kiên, hiện là giám đốc công ty phần mềm Đan Phong Ông Nguyễn Khắc Thành, hiện là giám đốc trung tâm đào tạo FPT-Aptech Ông Phan Đức Trung, hiện là trưởng phòng ngoại hối ngân hàng Techcombank Thành viên hội đồng quản trị: Ông Nguyễn Thành Nam: Chủ tịch hội đồng quản trị Ông Phan Quốc Khánh: Phó chủ tịch HĐQT kiêm giám đốc công ty Ông Phan Đức Trung: Phó chủ tịch HĐQT Thời gian thành lập công ty: từ tháng 6 đến tháng 8 năm 1996 Ngày bắt đầu có trụ sở làm việc: 01/09/1996 tại 67C Thái Hà, Q. Đống Đa, tp Hà Nội Các nhân viên đầu tiên:- Phan Quốc Khánh: Giám đốc - Phan Đức Trung: Phó giám đốc( hiện không làm ở Fast) - Phạm văn Lộc: Nhân viên kỹ thuật( hiện không làm ở Fast) - Phạm Văn Nam: Nhân viên bảo vệ( hiện không làm ở Fast) Giấy phép thành lập công ty: Số 3096/GP-UB do UBND thành phố Hà Nội cấp ngày 11/06/97. Ngày này được lấy là ngày thành lập công ty. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Số 056067 do sở Kế Hoạch Và Đầu Tư cấp ngày 18/06/1997 Vốn kinh doanh vào đầu năm 2004 là 1.612.550.000 đ, được chia thành 161.255 cổ phiếu, mỗi cổ phiếu trị giá 10.000đ Ngành nghề đăng ký kinh doanh: - Sản xuất kinh doanh các phần mềm máy tính. Buôn bán hàng tư liệu tiêu dùng( thiết bị điện tử tin học, máy tính) Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ Dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ Lĩnh vực hoạt động kinh doanh: Sản xuất tư vấn và triển khai ứng dụng phần mềm tài chính kế toán và quản trị sản xuất kinh doanh 2. Tổ Chức Của Công Ty 2.1. Sơ Đồ Tổ Chức Của Công Ty Hội Đồng Quản Trị Ban Giám Đốc Phòng nghiên cứu và phát triển phần mềm Các chi nhánh HN, HCM, ĐN Phòng tổng hợp 2.2. Sơ Đồ Tổ Chức Của Các Chi Nhánh: Giám đốc chi nhánh Phòng hỗ trợ bảo hành Phòng lập trình ứng dụng Phòng triển khai hợp đồng Phòng tư vấn thiết kế Phòng kinh doanh Văn phòng và kế toán 2.3. Tổ Chức Các Phòng Ban Của Công Ty: STT Phòng ban, bộ phận Các công việc chính 1 Hội đồng quản trị Xác định chiến lược phát triển dài hạn của công ty 2 Giám đốc công ty Điều hành các chiến lược đề ra. Phát triển kinh doanh Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung của công ty về tổ chức nhân sự, lương, tài chính kế toán Tham gia vào việc xác định chiến lược của công ty 3 Các trợ lý giám đốc(phòng tổng hợp) Trợ lý cho giám đốc công ty về các vấn đề nhân sự, marketting, tổ chức sản xuất kinh doanh, làm việc với các đối tác, tài chính kế toán toàn công ty, xây dựng các dự án phát triển kinh doanh 4 Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới. Hỗ trợ các bộ phận kinh doanh sử đổi sản phẩm theo các yêu cầu đặc thù 5 Các chi nhánh, bộ phận kinh doanh Bán hàng và dịch vụ khách hàng 2.4. Tổ Chức Các chi nhánh và bộ phận kinh doanh STT Phòng ban, bộ phận Các công việc chính 1 Giám đốc chi nhánh Điều hành, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh đặt ra. Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung của chi nhánh về tổ chức nhân sự, lương, tài chính kế toán Tham gia vào xác định chiến lược của công ty. Lập kế hoạch năm cho chi nhánh 2 Các trợ lý giám đốc Trợ lý cho giám đốc về các vấn đề thị trường, tiếp thị, tuyển dụng và đào tạo nhân sự. 3 Phòng kinh doanh Tìm kiếm khách hàng Bán hàng. 4 Phòng tư vấn thiết kế Hỗ trợ phòng kinh doanh bán hàng trong các công việc sau: . Khảo sát yêu cầu khách hàng, xác định bài toán, xác định khối lượng công việc để xác định giá bán, nhân sự thực hiện và thời gian thực hiện. . Đề ra phương án thiết kế sơ bộ giải quyết các bài toán của khách hàng. Hỗ trợ phòng lập trình và phòng triển khai thực hiện hợp đồng về nghiệp vụ, bài toán đã khảo sát trước đó 5 Phòng triển khai hợp đồng Khảo sát chi tiết thêm yêu cầu của khách hàng. Tư vấn về xây dựng hệ thống thông tin. Phối hợp với phòng lập trình để sửa đổi, test và tiếp nhận chương trình theo yêu cầu đặc thù. Cài đặt và đào tạo Hỗ trợ sử dụng trong thời gian ban đầu Hỗ trợ sử dụng và bảo hành chương trình khi cần thiết 6 Phòng lập trình ứng dụng Tham gia vào xây dựng phương án thiết kế sơ bộ giải quyết bài toán của khách hàng trong giai đoạn khảo sát- bán hàng Hỗ trợ phòng triển khai thực hiện hợp đồng trong việc lập trình sửa đổi theo yêu cầu đặc thù Bảo hành chương trình sửa đổi. 7 Phòng hỗ trợ bảo hành Hỗ trợ khách hàng sử dụng chương trình Bảo hành sản phẩm 8 Phòng kế toán Kế toán 9 Văn phòng Văn phòng, lễ tân, tổng đài. Tạp vụ 2.5. Tổ chức của phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm STT Bộ phận Các công việc chính 1 Trưởng phòng Lên và theo dõi kế hoạch làm việc của phòng. Phụ trách công nghệ kỹ thuật. 2 Trưởng nhóm nghiệp vụ Lên và theo dõi kế hoạch làm việc của nhóm nghiệp vụ. Phụ trách về nghiệp vụ. 3 Các nhân viên lập trình Lập trình Phát triển sản phẩm: Phần mềm kế toán, quản lý mua bán và hàng tồn kho, TSCĐ, nhân sự, lương, quản lý khách hàng, quản lya sản xuất…. Lập trình phục vụ quản lý nội bộ của Fast( kế toán, teamwork, website) Hỗ trợ về thiết kế và lập trình cho các bộ phận sửa đổi chương trình theo yêu cầu của khách hàng( tư vấn thiết kế, lập trình class, lib..). Sửa đổi chương trình cho các chi nhánh khi có yêu cầu. Nghiên cứu công nghệ mới, kỹ thuật mới. Tài liệu đào tạo( nội bộ) tin học văn phòng( kèm bài kiểm tra: cài đặt các chương trình thông dụng và setup các options) 4 Các nhân viên nghiệp vụ Thu thập, nghiên cứu và hướng dẫn về chế độ kế toán. Nghiên cứu nghiệp vụ mới. Test sản phẩm. Hỗ trợ nghiệp vụ và sử dụng chương trình cho các chi nhánh và cho khách hàng( thông tin sản phẩm). Đào tạo sử dụng chương trình cho các chi nhánh. Xây dựng các bộ số liệu đào tạo. Xây dựng các bộ số liệu demo. Xây dựng các bộ số liệu test. Tài liệu đào tạo( nội bộ) kế toán (kèm theo bài kiểm tra) 3. Chức năng sản xuất kinh doanh Fast đăng ký kinh doanh trong các lĩnh vực sau: - Sản xuất kinh doanh các phần mềm máy tính. Buôn bán hàng tư liệu tiêu dùng( thiết bị điện tử tin học, máy tính) Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ Dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ Trong đó lĩnh vực kinh doanh chủ yếu là sản xuất và kinh doanh các sản phẩm phần mềm quản lý doanh nghiệp. II. Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty 1. Các công đoạn trong quy trình sản xuất kinh doanh Quy trình sản xuất kinh doanh của công ty gồm có các công đoạn sau: Xác định thị trường, khách hàng, sản phẩm và dịch vụ Phát triển sản phẩm và dịch vụ Quảng cáo và tiếp thị Bán hàng Cung cấp sản phẩm và dịch vụ: tư vấn thiết kế hệ thống thông tin, sửa đổi sản phẩm theo yêu cầu, cài đặt và đào tạo. Hỗ trợ sử dụng và bảo hành sản phẩm. Thu thập phản hồi của khách hàng đề làm đầu vào cho công đoạn 1. 2. Các sản phẩm và dịch vụ Sau đây là một số sản phẩm tiêu biểu của FAST đã được khẳng định trên thị trường: Phần mềm kế toán Fast Accounting 2003.f trên Visual Foxpro Phần mềm kế toán Fast Accounting 2003.s trên SQL Server Phần mềm tổng hợp báo cáo toàn tổng công ty Fast Corporate Reporter 2003.w trên nền Web Phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp ERIC ERP của Jupiter Systems Inc. Phần mềm kế toán và quản trị kinh doanh Fast Business 2004.s trên SQL Server Công ty cung cấp các dịch vụ sau: - Khảo sát yêu cầu và tư vấn về xây dựng hệ thống thông tin tài chính kế toán và quản trị kinh doanh Sửa đổi và phát triển chương trình thưo yêu cầu đặc thù của khách hàng. Triển khai ứng dụng, cài đặt và đào tạo sử dụng. Hỗ trợ sử dụng sau đào tạo, bảo hành và bảo trì hệ thống thông tin. Nâng cấp và mở rộng theo sự phát triển của khách hàng 3. Một số khách hàng tiêu biểu Hiện nay Fast có hơn 700 khách hàng trên toàn quốc hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, thương mại xây dựng, hành chính sự nghiệp và với nhiều hình thức sở hữu khác nhau: nhà nước, tư nhân, có vốn đầu tư của nước ngoài Dưới đây là một số khách hàng quan trọng trong hơn 700 khách hàng: Khách hàng là các tổng công ty 91 và 90 Tổng công ty dầu khí- Petrovietnam Tổng công ty dệt may- Vinatex Tổng công ty lắp máy- Lilama Tổng công ty thuỷ tinh và gốm xây dựng- Viglacera Tổng công ty Thép Việt Nam- VSC Tổng công ty xây dựng số I….. Khách hàng là các công ty lớn - Công ty giấy bãi bằng - Công ty xi măng Hà Tiên II, xi măng Hải Phòng, xi măng Bỉm Sơn, xi măng Hoàng Mai, xi măng Bút Sơn Công ty dệt Nam Định, dệt Hà Nội, may Đáp Cỗu Công ty TM dầu khí Petechim, công ty Intimex Công ty lắp máy 45-I, công ty cầu 12 Công ty Kinh Đô, công ty Động Lực… Khách hàng là các công ty có vốn đầu tư nước ngoài: - Công ty sứ về sinh Inax( Nhật) Công ty SX ô tô Vidamco( Hàn Quốc) Công ty SX xe máy GMN( Thái Lan) Công ty Newhope ( Trung Quốc) Công ty thức ăn gia súc Guyomac’h( Pháp)…. 4. Các biện pháp kinh doanh và quản lý công ty Trong lĩnh vực kinh doanh Fast đề ra khẩu hiệu:Chuyên sâu tạo ra sự khác bịêt Phương châm của Fast là xây dựng một đội ngũ nhân viên có nghề nghiệp, có thể làm ra các sản phẩm cụ thể với chất lượng cao cho khách hàng. Đi theo con đường “Nhất nghệ tinh”, chuyên sâu phát triển sản phẩm và kinh doanh trong một lĩnh vực hẹp để có thể làm ra sản phẩm và dịch vụ tốt cho khách hàng. Trong việc phục vụ khách hàng Fast chủ trương: Cùng khách hàng đi đến thành công Công ty không chỉ dừng lại ở bán sản phẩm cho khách hàng mà còn mong muốn sản phẩm được khách hàng dùng một cách hữu ích. Sản phẩm và dịch vụ và dịch vụ mang lại ích lợi cho khách hàng chính là mục tiêu và lợi thế cạnh tranh để phát triển kinh doanh lâu dài. Trong điều kiện trình độ nghiệp vụ, trình độ tổ chức và trình độ tin học hiện nay của khách hàng và chính công ty, để mong muốn nói trên thực hiện được thì chúng ta phải cùng làm việc sat cánh với khách hàng cho đến khi thành công. Để khuyến khích nhân viên và kích thích làm việc Fast có những biện pháp như:- Trả lương theo kết quả công việc: Lương và thu nhập của mỗi cá nhân sẽ phụ thuộc vào doanh số và lợi nhuận. Quỹ lương tháng của toàn công ty, của từng chi nhánh được tính dựa trên kết quả doanh thu của tháng. Việc chia lương sẽ tuỳ từng trường hợp cụ thể có thể sẽ được tính theo doanh thu của từng cá nhân, của nhóm/bộ phận làm việc hoặc thưo xưm xét đánh giá của cán bộ phụi trách cho từng tháng. - Cạnh tranh nội bộ: Người đóng góp nhiều hơn sẽ được hưởng nhiều hơn, áp dụng biện pháp trả lương có sự cách biệt rõ ràng giữa các “ngôi sao” so với các nhân viên trung bình. Các ngôi sao ở đây có thể là các nhân viên( bán hàng, kỹ thuật, tư vấn….) giỏi hoặc cán bộ chủ chốt. Bán cổ phần cho nhân viên. Nhằm kích thích làm việc thông qua lợi nhuận kinh doanh cuối cùng của toàn công ty, hàng năm công ty sẽ bán với giá ưu đãi khoảng 5% cổ phần cho các nhân viên làm việc trong công ty Ngoài các biện pháp nói trên chúng ta sẽ cùng nhau tìm tòi và áp dụng các phương án khích lệ cao nhất đối với các nhân viên giỏi, khích lệ cao nhất đối với sự làm việc hăng say, quên mình để đóng góp cho sự phát triển của công ty, cho xã hội. Quản lý với phương châm:Luôn luôn đổi mới và hoàn thiện. Lý do: Thế giới ngày nay liên tục biến đổi, những cái gì ta biết ngày hôm nay thì chỉ vài tháng sau đã lạc hậu. Vì vậy sẽ không có giải pháp nào tối ưu cuối cùng mà mọi giải pháp tối ưu của ngày hôm nay sẽ là cái tạm được trong vài tháng tới và là cái lỗi thời năm sau. Thực tế thì trình độ và kinh nghiệm của chúng ta không phải là cao nên để phân tích và tổng quát hoá bài toán một cách tương đối rõ ràng, phương án giải quyết và thực hiện triển khai một cách tương đối hoàn hảo sẽ chiếm một thời gian dài và khi phát triển xong một sản phẩm hoàn hảo hoặc đề ra được một phương án quản lý tối ưu thì thế giới đã thay đổi và sản phẩm đã thành lạc hậu, phương án quản lý đã không phù hợp Vì vậy: Fast sẽ phát triển sản phẩm thưo phương án “đỉnh tiếp đỉnh- Tối ưu hoá”, cùng nhịp bước với sự thay đổi và phát triển của công ty, của công nghệ, của khách hàng. Chu kỳ phát triển sản phẩm sẽ là ngắn, không vượt quá 1 năm. Đối với các dự án có kế hoạch nghiên cứu và phát triển dài hạn từ 2- 3 năm thì chúng sẽ được chia thành các giai đoạn nhỏ dưới 1 năm sao cho mỗi năm phải cho ra đời các phiên bản thương phẩm. Về quản lý công ty sẽ liên tục thử nghiệm, liên tục hoàn thiện và liên tục đổi mới cách thức điều hành mọi hoạt động trong công ty sao cho phù hợp với sự phát triển của chính công ty và phù hợp với sự thay đổi của môi trường xung quanh để sản xuất kinh doanh càng ngày càng hiệu quả hơn và liên tục phát triển. Trong cạnh tranh: Luôn luôn, liên tục học tập, nâng cao trình độ của từng cá nhân, của toàn công ty để vượt lên trên đối thủ. Lý do: “người chiến thắng là người học nhanh hơn người khác” Fast là công ty hoạt động trog lĩch vực công nghệ cao( phần mềm) và lĩnh vực dịch vụ tư vấn( tư vấn ứng dụng hệ thống thông tin). Cả hai lĩnh vực hoạt động này của Fast đều nằm trong nền kinh tế mới- nền kinh tế trí thức- nền kinh tế đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn cao và luôn luôn phải cập nhật các kiến thức mới. Vì vậy chỉ có thể luôn luôn học tập và nâng cao trình độ thì mới đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của khách hàng, của thị trường. Chỉ với các sản phẩm, kiến thức tư vấn và dịch vụ chất lượng cao thì ta vượt ra khỏi lĩnh vực cạnh tranh khốc liệt về giá cả trong mảng thị trường sản phẩm và dịch vụ tư vấn cấp thấp. Và điều này đòi hỏi mỗi nhân viên phải luôn luôn, liên tục học tập và nâng cao trình độ của từng cá nhân và của toàn công ty, xây dựng một công ty luôn tự học. 5. Định hướng phát triển và mục tiêu của Fast Định hướng phát triển: Đầu tư phát triển sản phẩm theo hướng mở rộng các phân hệ phục vụ phòng kinh doanh, phòng vật tư, kho hàng và tổ chức nhân sự. Đa dạng hoá sản phẩm để phù hợp với nhiều nhóm khách hàng khác nhau- doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa và doanh nghiệp lớn. Mục tiêu của Fast: Đạt được và giữ vững vị trí số 1 trên thị trường Việt Nam trong lĩch vực cung cấp các giải pháp phần mềm tài chính kế toán và quản trị doanh nghiệp. Cùng khách hàng đi đến thành công là phương châm hành động của Fast nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Bằng nỗ lực và lòng tận tụy của từng cá nhân và của toàn công ty, dựa trên cơ sở hiểu biết sâu sắc nhu cầu của khách hàng và năng lực không ngừng nâng cao Fast sẽ triển khai các ứng dụng thành công, mang lại hiệu quả cho khách hàng. III. Giới thiệu về đề tài nghiên cứu 1. Tên đề tài Trong quá trình thực tập tại công ty căn cứ vào thực tiễn đơn đặt hàng sản phẩm đối với công ty và khả năng của mình em quyết định chọn đề tài:Xây dựng hệ thống thông tin quản lý lương cho công ty Trách nhiệm hữu hạn Quốc Tế T&S 2. ý nghĩa của đề tài Hệ thống thông tin quản lý tiền lương thuộc hệ thống thông tin quản lý tài chính tác nghiệp. Vì vậy trước tiên nó mang ý nghĩa chung của hệ thống thông tin tài chính tác nghiệp đó là cung cấp các thông tin đầu ra có tính thủ tục, lặp lại cần cho mọi doanh nghiệp. Thông tin đầu ra có thể là các phiếu trả lương, séc thanh toán với nhà cung cấp, hoá đơn bán hàng cho khách, đơn mua hàng và các mẫu biểu báo cáo thông thường khác. Các hệ thống thông tin tài chính tác nghiệp có đặc trưng là hướng nghiệp vụ. Chúng tập trung vào xử lý các nghiệp vụ tài chính, nhằm cung cấp các thông tin tài chính cần thiết. Do đó các hệ thống thông tin tài chính mức tác nghiệp thường được gọi là các hệ thống thông tin xử lý nghiệp vụ Đối với bản thân riêng hệ thống thông tin quản lý tiền lương nó cũng mang những chức năng riêng biệt vô cùng quan trọng như: Tính toán lương phải trả cho nhân viên, in séc thanh toán lương và các nghiệp vụ liên quan tới thu nhập cá nhân. Với hệ thống lương riêng biệ cho phép thực hiện khấu trừ các khoản phải trừ vào lương và thuế thu nhập và tổng hợp nó trong báo cáo thu nhập, đồng thời cho phép kiểm soát tốt hơn các nghiệp vụ lương. Hơn nữa đề tài cụ thể này nó có ý nghĩa thực tiễn cao. Xây dựng hệ thống quản lý tiền lương cho công ty T&S sẽ giúp công ty có một công cụ quản lý lương hữu hiệu, thực hiện việc tính toán và chi trả lương cho nhân viên một cách chính xác và nhanh chóng, đồng thời đưa ra những báo cáo cần thiết về tiền lương và ngày làm việc giúp giám đốc công ty có những quyết định đúng đắn về tiền lương và chế độ đãi ngộ với nhân viên. Mặt khác lương là một công cụ vật chất hữu hiệu để khuyến khích nhân viên, việc công ty trả lương đúng đắn, thưởng kịp thời sẽ tạo động lực mạnh mẽ cho nhân viên làm việc hăng say và gắn bó hơn với công ty. Đặc biệt đối với công ty T$S là doanh nghiệp sản xuất hàng xuất khẩu thường làm theo hợp đồng gấp nên ngoài lương cơ bản và ngày làm việc theo quy định thì thường xuyên có chế độ làm thêm, tăng ca, tăng giờ nên việc chi trả lương rất phức tạp. Do đó việc xây dựng hệ thống quản lý tiền lương trợ giúp cho công ty là cần thiết và có ý nghĩa. Xây dựng hệ thống thông tin là một bài toán mang ý nghĩa kinh tế vì vậy khi chọn đề tài này cũng giúp em có thể áp dụng những kiến thức tổng hợp về kinh tế và tin học mà mình được học trong nhà trường vào thực tiễn cuộc sống. 3. Mục tiêu của đề tài Quản lý lương là một việc làm cần thiết đối với mọi doanh nghiệp. Vì vậy với việc xây dựng chương trình quản lý lương cho công ty TNHH quốc tế T&S sẽ cung cấp cho lãnh đạo công ty đặc biệt là bộ phận kế toán tính lương một công cụ tính lương một cách nhanh chóng và chính xác. Tính và trả lương cho công nhân viên một cách kịp thời. Mặt khác chương trình được xây dựng cũng nhằm đưa ra những báo cáo như bảng thêm giờ, lý do nghỉ, giảm trừ lương…..mà thông qua đó giúp cho lãnh đạo công ty có thể đánh giá được sự tích cực của người lao động trên khía cạnh đi làm đầy đủ, đúng giờ, tham gia làm thêm…. Thực tập là cầu nối giữa lý thuyết và thực tiễn do đó việc thực hiện đề tài này ngoài mục đích thực tế cho công ty T&S nó còn có mục đích giúp cho bản thân em có kinh nghiệm và kiến thức làm việc thực tế, đó là điều vô cùng quan trọng đối với mỗi sinh viên trước khi ra trường. Chương 2: Các vấn đề phương pháp luận cơ bản I. Lý luận chung về hệ thống thông tin 1. Định nghĩa và tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý 1.1 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một tập hợp các yếu tố có liên quan đến nhau như con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu…cùng thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc nhất định nhằm đưa ra kết quả xử lý phục vụ cho mục đích nhất định Đầu vào của hệ thống thôn tin được lấy từ các nguồn và được xử lý bởi hệt thống cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý được chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu. Nguồn Thu thập Xử lý Kho dữ liệu Phân phát Đích Hình 1: Mô hình hệ thống thông tin Hệ thống thông tin quản lý là những hệ thống thông tin trợ giúp các hoạt động quản lý tổ chức như: Quản lý tác nghiệp, quản lý chiến thuật hoặc quản lý chiến lược. 1.2. Tầm quan trọng của một hệ thống thông tin tốt Khi hệ thống thông tin hoạt động sẽ sản sinh ra thông tin phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản lý. Chính vì vậy một HTTT hoạt động kém sẽ là nguồn gốc gây ra những hiệu quả nghiêm trọng. Hoạt động tốt hay xấu của một HTTT được đánh giá thông qua chất lượng thông tin mà nó cung cấp. Tiêu chuẩn chất lượng của thông tin gồm: Độ tin cậy: Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác của thông tin Tính đầy đủ: Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế. Tính thích hợp và dễ hiểu: Thông tin đưa ra phải thích hợp cho người nhận, sáng sủa, bố trí các phần tử thông tin một cách hợp lý. Tính được bảo vệ: Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như vốn và nguyên vật liệu. Thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người có thẩm quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức. Tính kịp thời: Thông tin phải được gửi tới người yêu sử dụng đúng lúc cần thiết. 2. Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin 2.1. Lý do phải phát triển một hệ thống thông tin Việc bắt tay xây dựng một HTTT chắc chắn không phải là một sự ngẫu hứng tức thời mà nó xuất phát từ những nguyên nhân thực tiễn nảy sinh bên trong hệ thống và cả do những tác động bên ngoài Một hệ thống thông tin hoạt động kém hiệu quả là nguồn gốc gây ra những tổn thất rất lớn cho tổ chức vì vậy lý do dẫn tới việc phải phát triển một hệ thống thông tin mới trước tiên là do sự hoạt động tồi tệ của HTTT, những vấn đề về quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ do sử dụng thông tin tồi. Ngoài ra còn có những nguyên nhân khác nữa như: Những vấn đề về quản lý: Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một hệ thống thông tin mới chẳng hạn như những luật mới của chính phủ mới ban hành, việc ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hoá các hoạt động của doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới. Những yêu cầu mới của nhà quản lý: Nhà quản lý có thể có những thay đổi trong cách thức quản lý hoặc phạm vi quản lý mà HTTT hiện tại chưa thoả mãn được yêu cầu. Sự thay đổi của công nghệ: Việc xuất hiện của công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem xét lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình. Vấn đề cạnh tranh: Các hành động mới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh vào động cơ buộc doanh nghiệp phải có những hành động đáp ứng. Sự thay đổi trong sách lược chính trị: Vai trò của những thách thức chính trị cũng không thể bỏ qua. Nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một HTTT. 2.2 Các giai đoạn phát triển một HTTT Bất kỳ một nhà quản lý hiện đại nào cũng mong muốn có một hệ thống thông tin hoạt động tốt và có hiệu quả. Để đạt được điều này cần phải xem xét các giai đoạn để phát triển một HTTT bao gồm 7 giai đoạn sau: Giai đoạn1: Đánh giá yêu cầu: Đánh giá yêu cầu nhằm cung cấp cho lãnh đạo tổ chức thông tin về tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển HTTT. Giai đoạn này gồm có các công đoạn sau: Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu Làm rõ yêu cầu Đánh giá khả năng thực thi Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu. Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết: Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và ràng buộc áp đặt đối với hệ thống đồng thời đưa ra những mục tiêu mà hệ thống mới phải đạt được. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch phân tích chi tiết Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại Nghiên cứu hệ thống thực tại Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố của giải pháp Đánh giá lại tính khả thi Thay đổi đề xuất của dự án Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết. Giai đoạn3: Thiết kế logic Giai đoạn này nhằm xác định các thành phần logic của một HTTT, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đặt ra cho hệ thống mới. Mô hình lô gíc của hệ thống mới sẽ bao gồm thông tin mà hệ thống mới sẽ đưa ra, nội dung cơ sở dữ liệu( các tệp, quan hệ giữa các tệp),các xử lý hợp thức hoá sẽ phải thực hiện và các dữ liệu đầu vào. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau: Thiết kế cơ sở dữ liệu Thiết kế các xử lý Thiết kế các luồng dữ liệu vào Chỉnh sửa tài liệu cho mức lôgic Hợp thức hoá mô hình lôgic Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp: Giai đoạn này nhằm xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Mỗi một phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục tiêu đã định trước đây. Người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau: Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức. Xây dựng các phương án của giải pháp. Đánh giá các phương án của giải pháp ( để giúp người sử dụng lựa chọn phương án thích hợp nhất) Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp. Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này nhằm đưa ra tài liệu chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tài liệu mô tả phần thủ công và phần tin học hoá cho dành cho người sử dụng. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài Thiết kế chi tiết các giao diện Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá Thiết kế các thủ tục thủ công Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài. Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả của giai đoạn này nhằm đưa ra phần mềm và các tài liệu mô tả hệ thống và hướng dẫn sử dụng. Giai đoạn này gồm những công việc: Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật Thiết kế vật lý trong Lập trình Thử nghiệm hệ thống Chuẩn bị tài liệu Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Giai đoạn này nhăm chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới và tiến hành khai thác hệ thống mới. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch cài đặt Chuyển đổi Khai thác và bảo trì Đánh giá. 3. Phân tích hệ thống Để xây dựng một hệ thống thông tin hoạt động tôt đáp ứng đúng với yêu cầu quản lý thì ta phải tiến hành phân tích hệ thống đang tồn tại nhằm đưa ra được những vấn đề cũng như nguyên nhân chính của hệ thống hiện tại từ đó đưa ra được mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới và đề xuất các giải pháp để đạt được mục tiêu trên. 3.1. Thu thập thông tin về hệ thống. Muốn phân tích được hệ thống thì phải tiến hành thu thập thông tin về hệ thống từ đó có sự hiểu biết sâu sắc về môi trường trong đó hệ thống phát triển và hiểu thấu đáo hoạt động chính của hệ thống. Có các phương pháp thu thập thông tin như sau: - Tiến hành phỏng vấn: Đó là việc gặp và hỏi trực tiếp người chịu trách nhiệm trên thực tế đối với hệ thống, thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống từ những người liên quan. Nghiên cứu tài liệu: Cho phép nghiên cứu tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như: hoạt động của tổ chức, vai trò nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ra… Sử dụng phiếu điều tra: Phương pháp này được sử dụng khi cần lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng. Quan sát: Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu lưu trữ ở đâu, chuyển cho ai, có sắp xếp hoặc không sắp xếp, lưu trữ có khoá hoặc không khoá… 3.2. Mô hình hoá hệ thống Sau khi thu thập thông tin ta tiến hành mô tả hệ thống thông qua các mô hình. Có các công cụ chuẩn cho việc mô hình hoá hệ thống bao gồm:- Sơ đồ luồng thông tin: Sơ đồ này dùng để mô tả HTTT theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp sử dụng của sơ đồ luồng thông tin như sau: . Xử lý: Thủ công Giao tác người_máy Tin học hoá hoàn toàn . Kho lưu trữ dữ liệu: Thủ công Tin học hoá . Dòng thông tin: . Điều khiển: Tài liệu Sơ đồ luồng dữ liệu(Sơ đồ DFD):Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả HTTT như sơ đồ luồng dữ liệu nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ đơn thuần mô tả HTTT làm gì và để làm gì. Các ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu: . Nguồn hoặc đích: .Dòng dữ liệu: Tên dòng dữ liệu Tên người/bộ phận phát/nhận tin Tên tệp dữ liệu . Tiến trình xử lý : .Kho dữ liệu Tên tiến trình xử lý Các mức của sơ đồ DFD: . Sơ đồ ngữ cảnh( context diagram): Thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Sơ đồ ngữ cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0 . Phân rã sơ đồ: Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh người ta phân rã thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1…. Sau khi phân tích hệ thống ta phải mô tả tổng lược làm nổi rõ những đặc trưng cốt yếu của hệ thống, chuẩn đoán về hệ thống hiện tại, xác định các yếu tố của giải pháp, đánh giá tính khả thi của giải pháp… từ đó làm tài liệu cho việc thiết kế HTTT mới. 4. Thiết kế hệ thống thông tin Thiết kế hệ thống thông tin là quá trình nhằm xác định một cách chi tiết các thành phần, bộ phận của hệ thống thông tin nhằm đưa ra được một hệ thống thông tin mới đáp ứng được các yêu cầu đặt ra. Giai đoạn này bao gồm: 4.1. Xác định hệ thống máy tính Mục đích của việc xác định hệ thống máy tính là xác định bộ phận nào sẽ được xử lý bằng máy tính, bộ phận nào được xử lý thủ công. Hay nói cách khác đây chính là việc xác định biên giới tin học hoá. Việc xác định biên giới này phụ thuộc vào khả năng đạt được các mục tiêu đề ra, phụ thuộc vào chi phí cho HTTT tin học hóa và phần lợi ích thu được Công cụ dược sử dụng để xác định hệ thống máy tính là sơ đồ DFD. Người ta chia các tiến trình lô gic của DFD thành các tiến trình vật lý. Một số trong chúng có thể được đảm nhiệm bằng máy vi tính và một số khác do người sử dụng đảm nhiệm. 4.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu._.