Xây dựng chu trình kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần Dầu Thực Vật Bình Định

ng của đơn vị, trong đó kiểm soát chi phí là một vấn đề quan tâm hàng đầu của nhà quản lý doanh nghiệp. Để đạt được mục tiêu đó thì yêu cầu đặt ra là phải tiết kiệm được chi phí vì chi phí sản xuất là yếu tố cấu thành sản phẩm. Tuy nhiên, hiện nay hầu hết các doanh nghiệp nước ta điều chưa thiết lập hệ thống kiểm soát riêng biệt. Vì vậy, vấn đề đặt ra là làm thế nào để kiểm soát chi phí một cách hiệu quả nhất. Xuất phát từ thực tế đó, em xin chọn đề tài “Xây dựng chu trình kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty Cổ Phần Dầu Thực Vật Bình Định” làm khoá luận tốt nghiệp cho mình. Khoá luận gồm 3 phần: - Phần I: Cơ sở lý luận về xây dựng chu trình kiểm soát chi phí sản xuất trong các doanh nghiệp. - Phần II: Thực tế về xây dựng chu trình kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty Cổ Phần Dầu Thực Vật Bình Định. - Phần III: Một số ý kiến góp phần hoàn thiện công tác xây dựng chu trình kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty Cổ Phần Dầu Thực Vật Bình Định. Tuy được sự hướng dẫn giúp đỡ nhiệt tình của GV.TS Hoàng Tùng, cùng với các anh, chị phòng kế toán có thâm niên và nhiều kinh nghiệm trong nghề cũng như các phòng ban khác trong Công ty. Nhưng với khả năng lý luận, kiến thức còn hạn chế và kinh nghiệm chưa có nên khoá luận không thể tránh khỏi thiếu sót. Vì vậy, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến chân thành của thầy cô, Ban lãnh đạo cùng với các anh chị phòng kế toán của Công ty để khoá luận của em được hoàn thiện hơn và giúp em nhận được nhiều kiến thức cũng như kinh nghiệm làm hành trang khi bước vào công việc trong tương lai của em. Em xin chân thành cảm ơn! Đà Nẵng, Tháng 05 năm 2007 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Tường Vi KẾT LUẬN Các doanh nghiệp một khi thực hiện công tác kiểm soát chi phí của mình một cách hiệu quả thì sẽ có lợi thế rất lớn trong nền kinh tế thị trường nơi mà sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp là không thể tránh khỏi. Muốn cho doanh nghiệp ngày càng phát triển, doanh nghiệp phải tự xây dựng những thủ tục kiểm soát khác nhau nhằm đạt được các mục tiêu mà đơn vị mình đặt ra. Việc kiểm soát đó nếu được tổ chức hợp lý sẽ mang lại hiệu quả vô cùng to lớn cho doanh nghiệp, kiểm soát chi phí sản xuất đạt hiệu quả sẽ góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm, đồng thời mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Nhờ đó doanh nghiệp tạo được uy tín, niềm tin cho khách hàng, mặt khác tạo được chỗ đứng vững chắc cho doanh nghiệp trên thị trường ngày nay. Qua quá trình thực tập tại Công ty Cổ Phần Dầu Thực Vật Bình Định, là một sinh viên chuyên ngành kế toán - kiểm toán phần nào đã giúp em hiểu được quá trình hình thành và phát triển của Công ty, đồng thời đi sâu vào tìm hiểu về công tác tổ chức hạch toán nói chung và hệ thống kiểm soát nội bộ tại dơn vị nói riêng. Em đã rút ra được nhiều điều bổ ích, trên lý thuyết là vậy nhưng thực tế còn đa dạng hơn nhiều. Chính sự đa dạng đó nên trong quá trình thực hiện chế độ kế toán quy định hiện hành còn nhiều trở ngại. Mặc dù được sự giúp đỡ tận tình của các anh, chị phòng kế toán cũng như các phòng ban khác của Công ty cùng với sự hướng dẫn nhiệt tình của GV.TS Hoàng Tùng đã giúp em hoàn thành khoá luận này. Tuy nhiên, với kiến thức và kinh nghiệm cũng như thời gian còn hạn chế, khoá luận “Xây dụng chu trình kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty Cổ Phần Dầu Thực Vật Bình Định” không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong quý thầy cô và các bạn đọc đóng góp ý kiến để khoá luận của em được hoàn thiện hơn. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo nhiệt tình của GV.TS Hoàng Tùng và các anh, chị phòng kế toán Công ty Cổ Phần Dầu Thực Vật Bình Định đã giúp em hoàn thành khoá luận tốt nghiệp này. Em xin chân thành cảm ơn! Đà Nẵng, Tháng 05 năm 2007 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Tường Vi PHẦN I CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ XÂY DỰNG CHU TRÌNH KIỂM SÓAT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG CÁC DOANH NGHIỆP I. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ : Kiểm soát nội bộ (KSNB) là hệ thống gồm các chính sách, các tiêu chuẩn, các thủ tục kiểm soát đặc thù do Ban lãnh đạo của đơn vị thiết lập nhằm kiểm tra, theo dõi mọi hoạt động của đơn vị phục vụ cho nhu cầu quản lý, cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu: Đảm bảo công tác bảo vệ tài sản của Đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của các thông tin, đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của các hoạt động và hiệu lực quản lý. Năm 1992 theo định nghĩa của COSO (committee of sponsoring organization) thì kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị, các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu. 2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ: Kiểm soát nội bộ là một chức năng của quản lý nhằm phát hiện các sai phạm có thể xảy ra trong từng giai đoạn công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn, thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị. 2.1. Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị phải được bảo vệ đảm bảo vì tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản vô hình và hữu hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát. Trong xu thế nền kinh tế nước ta đang trên đà phát triển và hội nhập với nền kinh tế thế giới, tài sản chiếm tỷ trọng lớn trên tổng tài sản của doanh nghiệp. Vì vậy, việc bảo vệ tài sản luôn là yêu cầu đặt ra đối với nhà quản lý. Ngoài những tài sản vật chất hiện hữu, trong đơn vị còn có những tài sản phi vật chất như: Sổ sách kế toán, các tài liệu khác…cũng cần được bảo vệ và bảo mật, nếu không sẽ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. 2.2. Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý. Vì vậy, các thông tin kinh tế tài chính do phòng kế toán cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. 2.3. Bảo đảm việc thực hiện các chế độ hợp lý: Hệ thống kiểm soát được thiết lập trong doanh nghiệp do nhà quản lý xây dựng dựa vào những điều kiện thực tế và khả năng hiện tại của đơn vị mình. Tuy nhiên hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ cần : - Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của các doanh nghiệp. - Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. - Đảm bảo việc ghi chép sổ sách kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập các báo cáo tài chính trung thực và khách quan. 2.4. Đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý: Các quá trình kiểm soát trong đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp gây ra sự lãng phí trong hoạt động và kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp, được thực hiên với cơ chế giám sát của hệ thống quản lý kiểm soát nội bộ doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành bộ máy quản lý doanh nghiệp. Tuy nằm trong một hệ thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng có mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và đáng tin cậy. Ở bất kỳ đơn vị nào, dù đã được đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệ thống nhưng một hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn không thể hoàn toàn hữu hiệu bởi lẽ ngay cả khi có thể xây dựng hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, thì hiệu quả thật sự của nó vẫn tuỳ thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và đáng tin cậy của lực lượng nhân sự. Nói cách khác, hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi, vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau: - Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới… - Khả năng đánh lừa, lẫn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị. - Hoạt động kiểm soát thường tác động đến những nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà không tác động đến những nghiệp vụ bất thường. - Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra. - Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng. - Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp… 3. Bản chất của kiểm soát nội bộ : Quá trình kiểm soát là cần thiết trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của con người bên trong tổ chức cũng như toàn bộ xã hội. Việc kiểm soát được hiểu là tổng hợp những phương sách để nắm lấy và điều hành đối tượng hoặc khách thể quản lý, nên bản chất kiểm soát được hiểu rõ trong các giai đoạn (khâu) chủ yếu của quá trình quản lý. Nhà quản lý lập kế hoạch, xây dựng các mục tiêu và có những hoạt động rõ ràng để thực hiện các mục tiêu. Song những hoạt động nghiệp vụ đó tự nó chưa được coi là đầy đủ vì thế nhà quản lý cần đến những thủ tục kiểm soát để đảm bảo những hành động thích hợp và ngăn ngừa những hành động không thích hợp. Chức năng kiểm soát chính là đem lại những biện pháp, hành động và thủ tục cần thiết đó. Như vậy, chức năng kiểm soát không thể tồn tại nếu không có các mục tiêu, kiểm soát tồn tại như một “khâu” độc lập của quá trình quản lý nhưng đồng thời là một bộ phận chủ yếu của quá trình dó. II. CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ: Hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị được cấu thành bởi 4 bộ phận sau: - Môi trường kiểm soát. - Hệ thống kế toán. - Các thủ tục kiểm soát. - Kiểm toán nội bộ. 1. Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát là khái niệm bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài của đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là: 1.1. Môi trường bên trong: 1.1.1. Đặc thù quản lý của doanh nghiệp : - Quan điểm kinh doanh, phong cách lãnh đạo của người quản lý cấp cao trong đơn vị: Các nhà quản lý là người ra quyết định cũng như điều hành mọi hoạt động trong đơn vị, là tấm gương để mọi người noi theo. Vì vậy, quan điểm đường lối quản trị cũng như tư cách của họ là vấn đề trung tâm của môi trường kiểm soát. Nếu các nhà quản lý cấp cao theo đuổi quan điểm muốn chống đỡ rủi ro, họ tin rằng kiểm soát cũng là một vấn đề quan trọng, các thành viên trong đơn vị sẽ cảm thấy điều đó là hết sức tôn trọng các quy định kiểm soát. Ngược lại, nếu các nhà quản lý cấp cao không thực tâm chú ý hay chấp nhận rủi ro để đạt được một mức lợi nhuận cao thì các mục tiêu kiểm soát chắc chắn sẽ không đạt được. - Cơ cấu quyền lực tại doanh nghiệp: Ban giám đốc là một tập thể thống nhất trong điều hành hay thực ra chỉ do một cá nhân nắm quyền. Nếu một đơn vị tồn tại tình trạng độc quyền trong quản lý thì hoạt động kiểm soát nội bộ rất khó tiếp cận với cá nhân nắm quyền. Môi trường kiểm soát nội bộ cũng thể hiện sự kiểm soát không chặt chẽ nếu Ban giám đốc giao phó toàn bộ quyền hành, trách nhiệm cho nhân viên dưới quyền. Quy mô và mức độ hoạt động phân tán từ đó ảnh hưởng đến cơ cấu quyền lực trong đơn vị cũng là một vấn đề tiêu biểu của đặc thù quản lý ảnh hưởng quan trọng đến hệ thống kiểm soát nội bộ. Vì vậy, các đặc thù về quản lý đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý. Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp. Bởi vì các nhà quản lý là người phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp. 1.1.2. Cơ cấu tổ chức: Xây dựng cơ cấu tổ chức của đơn vị thực chất là việc phân chia nó thành các bộ phận, với chức năng và quyền hạn cụ thể đồng thời xác định các mối quan hệ, trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận đó nhằm góp phần đạt được các mục tiêu. Cơ cấu tổ chức đóng vai trò quan trọng trong chỉ đạo và kiểm soát các hoạt động kinh doanh của đơn vị. Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp. Một cơ cấu hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ các hoạt động và lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống, thực hiện phân chia tách bạch giữa các chức năng, bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc. Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau: - Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận. - Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: Xử lý nghiệp vụ, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản. - Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng. 1.1.3. Chính sách nhân sự: Chính sách nhân sự là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân viên. Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát, cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp. Một đội ngũ nhân viên coù năng lực và đáng tin cậy có thể hạn chế nhiều quá trình kiểm soát khác mà vẫn đảm bảo đạt được các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Ngược lại, nếu đội ngũ nhân viên không trung thực và kém năng lực thì dù cho đơn vị có thiết kế và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ đúng đắn và chặt chẽ vẫn không phát huy được hiệu quả. Vì vậy chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và các giá trị đạo đức… Do đó chính sách nhân sự là vô cùng quan trọng, một chính sách nhân sự đúng đắn phải đảm bảo: - Sử dụng đúng người, đúng việc, tạo điều kiện để mỗi người phát huy sở trường của mình. - Phải có chính sách rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, bố trí, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật đối với từng cá nhân, từng bộ phận. Động viên, khích lệ kịp thời là bí quyết thành công của chính sách nhân sự. 1.1.4. Công tác kế hoạch và dự toán: Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sữa chữa tài sản cố định…đặc biệt là kế hoạch tài chính bao gồm những ước tính và cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai. Lập kế hoạch là một chức năng quan trọng của công tác quản lý, nó cho biết phương hướng hoạt động, tránh được sự lãng phí dư thừa trong quản lý. Nếu việc lập kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì nó trở thành một công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Chính vì thế các nhà quản lý phải quan tâm xem xét về tiến độ thực hiện kế hoạch, định kỳ so sánh giữa số liệu thực hiện với số liệu kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý điều chỉnh kế hoạch kịp thời. 1.1.5. Bộ phận kiểm toán nội bộ: Là một nhân tố cơ bản trong môi trường kiểm soát, nó cung cấp một sự giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị, trong đó có cả hệ thống kiểm soát nội bộ. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp đơn vị có những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động nói chung, chất lượng công tác kiểm soát nói riêng, để điều chỉnh, bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu lực hơn. 1.1.6. Uỷ ban kiểm soát: Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức năng quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Uỷ ban kiểm soát có nhiệm vụ, quyền hạn như sau: - Giám sát sự chấp hành luật pháp của Công ty. - Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ. - Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính. - Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với kiểm toán viên bên ngoài. 1.2. Môi trường bên ngoài: Môi trường kiểm soát chung của đơn vị còn phụ thuộc vào các yếu tố bên ngoài. Các yếu tố ngoài tuy không chịu sự kiểm soát của nhà quản lý nhưng ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Thuộc nhóm các nhân tố này bao gồm: Sự kiểm soát của các cơ quan chức năng nhà nước, các chủ nợ, môi trường pháp lý và đường lối phát triển của đất nước… 2. Hệ thống kế toán: Thông qua việc tính toán, phân loại, kết chuyển vào sổ cái, tổng hợp và lập các báo cáo. Sự kiểm soát chỉ có thể thực hiện nếu các thông tin cung cấp là trung thực, đáng tin cậy đồng thời quá trình truyền thông tin thực hiện chính xác và đồng thời. Vì vậy, hệ thống kế toán không những cung cấp những thông tin cần thiết cho quá trình quản lý mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các hoạt động của đơn vị nên nó là bộ phận quan trọng trong kiểm soát nội bộ. Một hệ thống kế toán được đánh giá là hữu hiệu khi đạt được các mục tiêu tổng quát sau: - Tính có thật: Những số liệu ghi chép vào sổ sách kế toán phải thật sự phát sinh tại đơn vị, tài sản phản ánh trên sổ sách kế toán phải hiện hữu tại đơn vị. - Sự phê chuẩn: Mọi hoạt động (nghiệp vụ) trước khi thực hiện điều phải được phê chuẩn đúng đắn của các cấp có liên quan. - Tính đầy đủ: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị phải được ghi chép đầy đủ vào sổ sách kế toán. - Sự phân loại: Bảo đảm số liệu ghi chép vào sổ sách kế toán được phân loại đúng đắn theo sơ đồ tài khoản của đơn vị và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ kế toán có liên quan. - Sự đánh giá: Đảm bảo không có sai phạm trong tính toán và trong việc áp dụng các chính sách, chế độ kế toán. - Tính đúng kỳ: Xác nhận việc ghi chép doanh thu và chi phí đúng kỳ, đảm bảo sự phù hợp giữa chi phí bỏ ra để có doanh thu tương ứng trong kỳ. - Chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán ghi từ chứng từ vào sổ phụ phải đúng đắn và tổng hợp chính xác, để giúp phản ánh trung thực tình hình tài chính vào kết quả kinh doanh của đơn vị. * Khi xem xét hệ thống kế toán cần xét về mặt quy trình bao gồm: 2.1. Lập chứng từ kế toán: Đây là giai đoạn đầu tiên đóng vai trò quan trọng trong quy trình kế toán nói riêng và trong hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung. Chứng từ phải được đánh số một cách liên tục để tránh thất lạc và dễ truy cập khi cần thiết, phải được ghi chép ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ và phải được ghi chép một cách rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu. Vì vậy số liệu kế toán chỉ chính xác nếu việc lập chứng từ nghiêm túc, nghĩa là lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc lập chứng từ giúp thực hiện chức năng tìm kiếm – là sự kiểm tra trước khi nghiệp vụ xảy ra nhằm ngăn ngừa sai phạm trên nhiều điểm quan trọng nhằm bảo vệ hữu hiệu và xây dựng có hiệu quả mọi nguồn lực của đơn vị. 2.2. Sổ sách kế toán: Đây là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp…để cung cấp những thông tin tổng hợp trên báo báo tài chính trong kiểm soát nội bộ, hệ thống sổ sách có vai trò quan trọng nó giúp tổng hợp lưu trữ thông tin một cách có hệ thống khoa học và đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính nên là cơ sở cho việc kiểm tra truy cập chứng từ. 2.3. Lập báo cáo tài chính: Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý nhằm tổng hợp các số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo tài chính. Trong một doanh nghiệp báo cáo kế toán bao gồm: - Báo cáo tài chính. - Báo cáo kế toán quản trị. Các thông tin được thể hiện trên báo cáo tài chính phải phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị, và phải được trình bày tuân thủ theo đúng các chuẩn mực kế toán hiện hành. Hệ thống báo cáo kế toán quản trị có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý, điều hành đơn vị, nó rất đa dạng và linh hoạt tuỳ theo quy mô, loại hình hoạt động, yêu cầu quản lý, cơ cấu tổ chức …của các đơn vị. 3. Các thủ tục kiểm soát: Các thủ tục kiểm soát là những chính sách, thủ tục do nhà quản lý đơn vị thiết lập, nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu của kiểm soát nội bộ. Để thực hiện các mục tiêu kiểm soát các nhà quản lý phải quy định các thủ tục kiểm soát và chúng được thiết kế tuỳ thuộc vào những nét đặc thù của cơ cấu tổ chức, của hoạt động kinh doanh…có các loại thủ tục kiểm soát sau: - Kiểm soát phòng ngừa: Là các thủ tục kiểm soát được thiết kế để ngăn chặn các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến các sai phạm. Kiểm soát phòng ngừa thường được tiến hành trước khi nghiệp vụ xảy ra và được thực hiện ngay trong công việc hàng ngày của nhân viên theo chức năng của họ: Phân chia trách nhiệm, giám sát, kiểm tra tính hợp lý, đầy đủ, chính xác… - Kiểm soát phát hiện: Là các thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm phát hiện các sai phạm hoặc điều kiện dẫn đến sai phạm nhưng được thực hiện sau khi nghiệp vụ đã xảy ra. - Kiểm soát bù đắp: Là khái niệm về sự bù đắp một yếu kém của thủ tục kiểm soát này bằng một thủ tục kiểm soát khác. Cơ sở của việc sử dụng kiểm soát bù đắp là quan hệ giữa chi phí và lợi ích. - Các thủ tục kiểm soát bổ sung: Trong xây dựng các thủ tục kiểm soát, người ta thường thiết kế các thủ tục kiểm soát có tính chất bổ sung cho nhau, nghĩa là một thủ tục kiểm soát tồn tại đồng thời để thoả mãn cùng một mục tiêu kiểm soát. Mục đích của việc này là nhằm đề phòng một thủ tục kiểm soát có thể không phát huy được tác dụng do sự nhầm lẫn của nhân viên, do những tình huống bất ngờ…khi đó thủ tục còn lại sẽ giúp ngăn chặn và phát hiện các sai sót hay gian lận nói trên. Các thủ tục kiểm soát được thiết lập trong đơn vị đều dựa trên 3 nguyên tắc sau: - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Sự cách ly thích hợp về trách nhiệm là nguyên tắc cơ bản nhằm ngăn ngừa cả sai phạm cố ý lẫn vô ý, tránh được các hành vi lạm dụng quyền hạn đồng thời cũng là một biện pháp kiểm soát quan trọng. Cụ thể: + Cách ly quyền phê chuẩn nghiệp vụ với việc thực hiện nghiệp vụ kinh tế để tránh sự lạm dụng quyền hạn, sử dụng nguồn lực một cách tuỳ tiện. + Cách ly việc bảo quản tài sản với kế toán: Vì nếu một người thực hiện cả hai chức năng này thì sẽ có nhiều rủi ro, chẳng hạn bán tài sản để thu lợi cá nhân rồi điều chỉnh số sách để trốn tránh trách nhiệm. + Cách ly chức năng thực hiện nghiệp vụ và kiểm soát nghiệp vụ, có như vậy chức năng kiểm soát mới có tác dụng và việc thực hiện nghiệp vụ mới nghiêm túc. - Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hay nhiều bộ phận trong cùng một tổ chức, mục đích là không để một cá nhân hay một bộ phận nào được thực hiện từ khâu đầu đến khâu cuối, từ đó tránh được gian lận sai sót. Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng tạo ra sự chuyên môn hoá và giúp cho việc kiểm tra, thúc đẩy lẫn nhau trong công việc. - Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Nhà quản lý không thể và cũng không nên trực tiếp quyết định mọi vấn đề mà nên có sự phân công nhiệm vụ đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả, mặt khác đảm bảo cho nhà quản lý có thể tổng quát kiểm soát được mọi hoạt động. Muốn vậy, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn bởi nhà quản lý hoặc người được uỷ quyền. Theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định. Quá trình uỷ quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính trung thực của đơn vị. 4. Bộ phận kiểm toán nội bộ: Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập của đơn vị mà chức năng là đo lường và đánh giá hiệu quả của việc kiểm soát khác và mang tính nội kiểm. Đây là một nhân tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ. Kiểm toán nội bộ bao trùm tất cả các hoạt động của đơn vị, nó cung cấp một sự giám sát nội bộ và tham gia hoàn thiện chúng, từ đó đảm bảo sự vận hành tốt của hệ thống kiểm soát nội nộ. Tuy nhiên, bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ có thể phát huy tác dụng nếu nó được xây dựng trên những nguyên tắc nhất định. III. QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT: Kiểm soát là một hoạt động không thể thiếu trong tất cả các doanh nghiệp. Thông qua các quy định, chính sách, thủ tục kiểm soát trong hệ thống kiểm soát nội bộ, nhà quản lý có thể kiểm soát được tất cả các hoạt động của doanh nghiệp. Chu trình kiểm soát bao gồm các giai đoạn sau: 1. Triển khai các mục tiêu: Bước đầu tiên của quá trình kiểm soát là xác định doanh nghiệp muốn đạt được điều gì, đó là lý do để Ban lãnh đạo triển khai các mục tiêu. Mục tiêu này có thể là ở một cấp rất tổng quát hoặc có thể là rất chi tiết và rõ ràng, tuy nhiên đặc điểm chung là có một mục tiêu xác định. Điều quan trọng lớn nhất về mặt kiểm soát là tính hợp lý của các mục tiêu được xây dựng như thế nào? Có sự chấp nhận tính hợp pháp của nó không? mức độ thực hiện mục tiêu đã được xây dựng như thế nào? - Cái gì được kiểm soát?: Để triển khai việc kiểm soát có ý nghĩa. Trước hết doanh nghiệp phải biết cái gì cần được kiểm soát, đây là một vấn đề đặt ra cho toàn bộ doanh nghiệp và cho mỗi cấp hoạt động. Khi xác định được yêu cầu trên, doanh nghiệp tiến hành xem xét những điểm sau: + Những nguồn lực chủ yếu là gì? Hầu hết ở các doanh nghiệp điều bao gồm các nguồn lực như: Nhân lực, máy móc, vốn bằng tiền, vật tư…Trong các nguồn lực đó, doanh nghiệp cần xác định nguồn lực và hiệu quả tiềm tàng của các nguồn lực trong mối quan hệ với nhau. + Những chi phí chủ yếu là gì? Để tồn tại các doanh nghiệp phải luôn bỏ ra chi phí để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, song doanh nghiệp phải xem xét loại chi phí nào chiếm tỷ lệ lớn nhất, loại chi phí nào có thể kiểm soát được…việc nhận định cẩn thận và đúng đắn về chi phí sẽ giúp cho việc kiểm soát đạt kết quả tốt nhất. + Những vấn đề then chốt là gì? Đây có thể là những vấn đề nhỏ, nhưng ảnh hưởng rất lớn đến uy tín cũng như hoạt động của doanh nghiệp, do đó cần phải xác định rõ để khắc phục hoặc phát huy. + Kết hợp những nhu cầu kiểm soát gì? Doanh nghiệp cần phải phối hợp các kiểm soát đặc thù với nhau thành những khối liên kết thích hợp để tạo lợi nhuận cho việc quản lý. - Những mục tiêu được xác định như thế nào: Việc xác định cái gì phải chịu sự kiểm soát dẫn doanh nghiệp đến vấn đề cần xác định mục tiêu cụ thể như thế nào. Vì thế doanh nghiệp chú ý đến những đặc trưng sau: + Phải cụ thể: Nhu cầu đầu tiên của doanh nghiệp là đi từ cái chung đến cái riêng về mục tiêu kiểm soát. + Khả năng lượng hoá tối đa: Mục tiêu có được lượng hoá mới có độ chính xác cần cho việc kiểm soát. + Định rõ những mốc thời gian: Các mục tiêu cũng cần đến việc xác định mốc thời gian vì nó cần thiết để làm khuôn khổ cho công tác kiểm soát. + Dự đoán giai đoạn đo lường: Khi định ra mục tiêu phải dự đoán xem nó có thuận lợi cho việc đo lường kết quả hay không. - Mục tiêu sẽ được xây dựng cụ thể như thế nào? : Khi xây dựng các mục tiêu cần chú ý: + Số liệu quá khứ: Số liệu này cho biết điều gì đã xảy ra trong quá khứ để doanh nghiệp biết đã làm được những việc gì, kết quả ra sao, chi phí phải bỏ ra như thế nào và rút ra kinh nghiệm. + Những nhân tố mới trong tình hình hiện tại: Với việc đầu tư, cải tiến công nghệ nhằm đạt được kết quả cao hơn đòi hỏi phải có sự kiểm soát chặt chẽ và xây dựng hệ thống mục tiêu phù hợp. + Dự kiến tương lai: Hôm nay có thể doanh nghiệp chưa đủ điều kiện trang bị thêm máy móc, thiết bị nhưng trong tương lai điều này có thể xảy ra. Do đó doanh nghiệp cần dự kiến những thay đổi và xây dựng các mục tiêu tương lai. - Thói quen suy luận: Việc xây dựng các mục tiêu là vô cùng quan trọng vì có xác định đúng thì việc kiểm soát mới có ý nghĩa, do đó việc xây dựng các mục tiêu bao giờ cũng dòi hỏi phải nhận định đầy đủ và có kiến thức thực tế. - Thách thức của việc xây dựng mục tiêu: Đòi hỏi của các nhà quản lý là làm sao các mục tiêu xây dựng đáp ứng được yêu cầu đặt ra đó mới là hiệu quả thực chất của kiểm soát. 2. Đo lường các kết quả: Sau khi các mục tiêu đã được xây dựng thì giai đoạn tiếp theo là đo lường kết quả thực hiện các mục tiêu đã đặt ra, chỉ có bằng cách này doanh nghiệp mới có cơ sở đúng đắn để so sánh và phân tích những gì đã đạt được hoặc có hành động quản lý nào cần thiết khác, ở giai đoạn này cần lưu ý: - Nhất quán với cơ cấu của mục tiêu: Cơ cấu thực hiện phải nhất quán với cơ cấu đã xây dựng trước đó. - Chính xác: Số liệu về thực hiện phải nêu chính xác, không phải hoàn toàn tránh được sai lầm nhưng nếu sai lầm lớn thì số liệu không được tin cậy và ảnh hưởng xấu đến hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ. - Sử dụng những cách tính toán sơ bộ: Nhu cầu quản lý là quan trọng nên nhiều lúc phải dùng số liệu ước tính. Từ đó nhà quản lý có thể dự đoán khả năng thực hiện sắp tới. - Phân phối: Một hệ thống kiểm soát có hiệu lực thì số liệu về thành tích trước tiên được đưa đến cấp giám sát có trách nhiệm trực tiếp, rồi số liệu đó được tập hợp để cấp quản lý cấp cao hơn sử dụng. 3. So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu: Ở giai đoạn này nhà quản lý._. đem số liệu thực hiện so sánh với mục tiêu đã được xây dựng, từ đó biết được số chênh lệch giữa kỳ hiện hành với kỳ trước . Tuy so sánh là một bước riêng trong quá trình kiểm soát nhưng trong thực tế nó được kết hợp với báo cáo kết quả hoạt động. Việc so sánh sẽ tuỳ thuộc vào sự thực hiện cụ thể và các mục tiêu đã được tính toán. Ở giai đoạn này cần chú ý: - Trình bày: Để việc sử dụng số liệu có hiệu quả thì trước tiên là cần phải được trình bày rõ ràng và dễ hiểu . - Điều chỉnh trong các chuẩn mực: Khi các quy định, chính sách trước đã thay đổi nay không còn phù hợp vì điều kiện đã thay đổi thì căn cứ vào chuẩn mực mới mà có biện pháp cụ thể. - Sử dụng các dự kiến tương lai: Việc sử dụng các dự kiến giúp cho doanh nghiệp có hành động giải quyết những vấn đề mới. 4. Phân tích nguyên nhân chênh lệch: Khi có sự chênh lệch xảy ra thì phải tìm ra nguyên nhân của nó đó là xem xét để biết những nhân tố gây ra chênh lệch và để tính toán mức độ ảnh hưởng của mỗi nhân tố phải xác định những nguyên nhân trực tiếp cơ bản đồng thời cũng đánh giá nhận định của những nhân tố cá biệt quan trọng ảnh hưởng cụ thể như thế nào. - Phạm vi công việc phân tích: Công việc phân tích do giám sát viên chịu trách nhiệm tiến hành một phần vì người đó được thông tin tốt nhất về các nghiệp vụ xảy ra. - Định thời gian phân tích: Vì hành động quản lý tuỳ thuộc việc nhận biết các nguyên nhân nên thời gian phân tích cũng là một mốc quyết định của công việc kiểm soát. - Nhận biết những nguyên nhân có thể kiểm soát: Trung tâm của công việc phân tích là mức độ mà những nguyên nhân có thể kiểm soát đã nhận biết được đánh giá so với những nguyên nhân không thể kiểm soát. 5. Xác định hành động quản lý thích hợp: Sau khi phân tích nguyên nhân chênh lệch tìm ra nguyên nhân từ đó xác định hành động quản lý thích hợp. Trong mọi trường hợp việc xác định cụ thể hành động quản lý thuộc về người có trách nhiệm cùng tuyến với những hoạt động có liên quan. - Bổ sung phân tích: Việc xác định cái gì phải làm đòi hỏi có kiểm tra rõ ràng của công việc phân tích đầy đủ. - Định thời gian: Khi đề ra quyết định về hành động cần phải cân nhắc kỹ không nên vội vàng, nhưng cũng phải xác định mốc thời gian để tiến hành. - Nhu cầu mềm dẻo: Cuối cùng của việc xác định hành động thích hợp đòi hỏi phải có cách làm mềm dẻo những cách xác định rập khuôn, không đúng với thực tế thay đổi thường dẫn đến những hành động không thích hợp. Vì vậy phải có cách làm nhạy bén và mềm dẻo đối với những quyết định quan trọng. 6. Hành động: Để có hành động quản lý thích hợp thì chỉ cần thiết được đưa ra là phải xem xét tới tính cấp bách của nó, tới trình độ của nhân viên thừa hành và tới tính phức tạp của những hành động. Hành động cần thực hiện có thể nhanh ( như sửa chữa một sai lầm) hoặc phải có một thời gian (như điều chỉnh một hệ thống phức tạp). Nhưng trong trường hợp nào thì vấn đề kiểm soát kèm theo nó sẽ làm thoả mãn người quản lý có trách nhiệm là hành động được thực hiện như mong muốn. - Ai phải thực hiện hành động: Người nhận trách nhiệm phải là người đáng tin cậy, có năng lực chuyên môn, có trách nhiệm trong công việc. - Hành động phải được thực hiện như thế nào: Để làm được điều này trước tiên người thực hiện phải hiểu rõ vì sao có hành động này và hành động này giải quyết vấn đề gì, có như vậy hành động mới đem lại kết quả mong muốn. 7. Tiếp tục đánh giá lại: Bước cuối cùng trong quá trình kiểm soát là đánh giá lại kết quả sau khi các hành động nói trên đã hoàn thành. Đây chính là việc kiểm tra tiếp tục sự đúng đắn của việc xác định hành động cần thiết trước đây và cách thức tiến hành những hành động đó, làm rõ sự liên kết giữa chu kỳ kiểm soát này với chu kỳ sau. Tiếp tục đánh giá các hoạt động sẽ bổ sung quan trọng vào hiệu quả của chu trình kiểm soát sau. Việc đánh giá nào cần quan tâm đến: - Yêu cầu một thái độ học tập: Điểm xuất phát của việc tiếp tục đánh giá có hiệu quả là các nhân viên phải có một thái độ mong muốn cải tiến các nghiệp vụ và thực hiện tốt các hành động đã đề ra. - Chuẩn bị thông tin phản hồi: Đi đôi với thái độ học tập là việc chuẩn bị các thông tin phản hồi, thông tin phản hồi cho biết hành động kiểm soát có hiệu lực như thế nào, phải làm gì để cải tiến. IV. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP: 1. Khái niệm, phân loại chi phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp: 1.1. Khái niệm: Chi phí sản xuất kinh doanh là toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hoá được biểu hiện bằng tiền phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một kỳ nhất định(tháng, quý, năm).Chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong năm tài chính. Chi phí phát sinh trong các hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp là doanh thu và lợi nhuận. 1.2. Phân loại chi phí sản xuất kinh daonh: Hiện nay có các cách phân loại chi phí như sau: - Phân loại chi phí sản xuất theo nội dung kinh tế: Theo cách phân loại này những chi phí sản xuất trong doanh nghiệp có chung tính chất kinh tế sẽ được xếp chung vào một yếu tố chi phí. Có các yếu tố chi phí sau: + Yếu tố nguyên liệu, vật liệu: Bao gồm toàn bộ giá trị nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, công cụ … sử dụng vào sản xuất kinh doanh (loại trừ giá trị dùng không hết nhập lại kho và phế liệu thu hồi cùng với nhiên liệu, động lực ) + Yếu tố nhiên liệu, động lực sử dụng vào quá trình sản xuất kinh doanh trong kỳ (trừ số dùng không hết nhập lại kho và phế liệu thu hồi ) + Yếu tố tiền lương và các khoản phụ cấp lương: Phản ánh tổng số tiền lương và phụ cấp mang tính chất lương phải trả cho người lao động. + Yếu tố BHXH, BHYT, KPCĐ trích theo tỷ lệ qui định trên tổng số tiền lương và phụ cấp lương phải trả cho người lao động. +Yếu tố khấu hao TSCĐ: Phản ánh tổng số khấu hao tài sản cố định phải trích trong kỳ của tất cả tài sản cố định sử dụng cho sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. +Yếu tố dịch vụ mua ngoài: Phản ánh toàn bộ chi phí dịch vụ mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh như: Chi phí điện, nước, điện thoại … + Yếu tố chi phí khác bằng tiền: Bao gồm các chi phí không thuộc các loại trên như: Chi phí tiếp khách, hội nghị, thuê quảng cáo … - Phân loại chi phí theo mục đích và công dụng của chi phí: ( hay phân loại theo khoản mục) trong doanh nghiệp toàn bộ chi phí sản xuất phát sinh được chia làm các khoản mục chi phí sau: + Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp: Là giá trị các loại nguyên liệu, vật liệu chính, vật liệu phụ…tham gia trực tiếp vào việc sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện các lao vụ, dịch vụ. + Chi phí nhân công trực tiếp: Bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm, trực tiếp thực hiện các lao vụ, dịch vụ. + Chi phí sản xuất chung: Là những chi phí phát sinh trong phạm vi phân xưởng như: Tiền lương, phụ cấp phải trả cho nhân viên phân xưởng, chi phí công cụ, dụng cụ xuất dùng cho phân xưởng, bộ phận sản xuất, khấu hao TSCĐ thuộc phân xưởng, các chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác thuộc phạm vi phân xưởng. - Phân loại chi phí sản xuất theo mối quan hệ với số lượng sản phẩm sản xuất: + Chi phí cố định (định phí): Là những chi phí về mặt tổng số không thay đổi theo mức độ hoạt động nhưng chi phí tính trên một đơn vị sản phẩm sẽ thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi. + Chi phí biến đổi(biến phí): Là những chi phí về mặt tổng số thay đổi theo mức độ hoạt động nhưng chi phí tính cho một đơn vị sản phẩm thì không đổi. 2. Các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chi phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp: 2.1. Sự cần thiết phải xây dựng chu trình kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh: Hiện nay hầu hết tất cả các doanh nghiệp đều hoạt động dựa trên nguyên tắc tối đa hoá lợi nhuận, để đạt được điều này thì yêu cầu đặt ra đối với nhà quản lý là phải tiết kiệm chi phí đến mức thấp nhất nhưng chất lượng sản phẩm vẫn được đảm bảo. Muốn tiết kiệm được chi phí trước hết các nhà quản lý phải kiểm soát được chi phí, trong đó việc kiểm soát chi phí sản xuất sẽ góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm. Trong doanh nghiệp sản xuất để có được sản phẩm thì phải tiến hành chế biến qua nhiều giai đoạn và được thực hiện ở nhiều giai đoạn khác nhau. Vì vậy, việc kiểm soát chi phí sản xuất là cần thiết nhằm chống được lãng phí, khống chế chi phí bất hợp lý, góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm, tạo lợi thế cạnh tranh và sự đứng vững của doanh nghiệp trên thị trường ngày nay. 2.2. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản xuất sản phẩm, do đó để kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp một cách có hiệu quả, thì ngoài những mục tiêu chung của hệ thống kiểm soát nội bộ như: Bảo vệ tài sản của đơn vị, thực hiện các chế độ pháp lý, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý…còn phải chú ý đến một số mục tiêu: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh phải đảm bảo tính có thật, được phản ánh vào sổ sách kế toán đầy đủ và đúng với các chuẩn mực, quy định chế độ kế toán hiện hành, các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ phát sinh chi phí phải được phê chuẩn đầy đủ. Muốn kiểm soát tốt chi phí nguyên vật liệu, các nhà quản lý phải tăng cường kiểm soát thông qua các thủ tục kiểm soát: - Phải có sự phân chia trách nhiệm giữa bộ phận duyệt mua và bộ phận thực hiện nghiệp vụ mua nguyên vật liệu, giữa bộ phận nhập xuất kho nguyên vật liệu với bộ phận kế toán vật tư. Các bộ phận này phải được thực hiện độc lập nhau. - Ban hành một số chính sách thu mua nguyên vật liệu: + Chính sách lựa chọn nhà cung cấp: Cần lựa chọn những nhà cung cấp với giá rẻ nhưng chất lượng vẫn được đảm bảo là cao nhất. + Thủ tục mua nguyên vật liệu: Phiếu mua vật tư nguyên vật liệu, duyệt mua phải được phê chuẩn đầy đủ. Các chứng từ mua nguyên vật liệu như: Hoá đơn thuế GTGT, hoá đơn vận chuyển…phải được hợp lý, hợp lệ và lưu ở phòng kế toán. + Quá trình giao nhận nguyên vật liệu: Là quá trình từ khi mua nguyên vật liệu được nhận tại kho nhà cung cấp, và chuyển đến kho Công ty và giao cho thủ kho ký nhận, mọi mất mát thiếu hụt đều do nhân viên mua nguyên vật liệu chịu trách nhiệm. - Nhập kho nguyên vật liệu: Nguyên vật liêu được mua về thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại như đã ghi trên hoá đơn và cho nhập kho phải lập phiếu nhập kho có đầy đủ chữ ký của các bên, nếu vật liệu không qua kho thì phải có hoá đơn mua hàng và biên bản giao nhận hàng rồi gửi về phòng kế toán một liên để lưu. - Xuất kho vật liệu: Thủ kho chỉ xuất kho nguyên vật liệu khi nhận được giấy đề nghị xuất vật tư có đầy đủ chữ ký của trưởng phòng kế hoạch đầu tư. Tiến hành cho xuất kho số lượng vật liệu được duyệt và ghi vào phiếu xuất kho sau đó gửi về phòng kế toán để lưu làm chứng từ. - Tồn kho nguyên vật liệu:Thủ kho phải luôn theo dõi chặt chẽ số lượng tồn kho vật liệu, báo cáo tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu cho phòng kế hoạch vật tư. Phòng kế hoạch vật tư sẽ có kế hoạch đề nghị mua vật tư khi cần thiết, cung ứng kịp thời vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục. - Nguyên vật liệu khi được sử dụng trực tiếp cho quá trình sản xuất sản phẩm thì phải được bộ phận quản lý từng khâu theo dõi chặt chẽ. Vì qua nhiều giai đoạn chế biến nguyên vật liệu dễ bị mất cắp, gian lận và sử dụng lãng phí, mà đó là những nguyên nhân dẫn đến sản phẩm kém chất lượng. - Hệ thống kế toán chi tiết nguyên vật liệu (vật tư): Quy định sổ sách chi tiết mở ra cho từng loại vật tư, ghi chép cả số lượng lẫn chất lượng. Hệ thống này bảo đảm một sự đối chiếu kiểm tra lẫn nhau giúp cho việc quản lý vật liệu được chặt chẽ. - Hệ thống kế toán tổng hợp: Phải có các sổ sách để theo dõi vật tư, phân loại vật tư theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. 2.3. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp: Việc kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp cũng phải thực hiện được các mục tiêu tổng quát. Bên cạnh đó còn phải xây dựng các mục tiêu chi tiết: Chi phí nhân công trực tiếp phải tuân thủ các chính sách, quy định về quản lý tiền lương, các chi phí phát sinh về tiền lương là có thật, được ghi chép đầy đủ, chính xác… Đối với chi phí nhân công trực tiếp thì thường xảy ra những sai sót và gian lận chẳng hạn như: Khai khống số nhân công tham gia sản xuất sản phẩm, chấm công không đúng với thực tế…từ những khả năng sai sót, gian lận rất dễ xảy ra, để kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp một cách hữu hiệu cần tăng cường kiểm soát thông qua các thủ tục kiểm soát sau: - Thực hiện việc phân công, phân nhiệm trong công tác về tiền lương giữa các bộ phận chức năng: Theo dõi nhân sự, theo dõi thời gian và khối lượng lao động, lập bảng lương, thanh toán lương và ghi chép tiền lương. - Việc tuyển dụng nhân sự phải được tổ chức và kiểm soát chặt chẽ, mỗi nhân viên tuyển dụng phải có một bộ hồ sơ gốc lưu ỏ phòng quản lý nhân sự bao gồm: Quyết định phân công, mức lương, các khoản trích theo lương. Phòng kế toán căn cứ vào hồ sơ này để tính lương cho nhân viên, nhân viên phải được tuyển dụng đủ khả năng về trình độ tay nghề và phẩm chất đạo đức tốt. - Xây dựng các chính sách và định mức về lao động tiền lương: Thường xuyên đánh giá nhân viên và điều chỉnh mức lương thích hợp, các khoản tiền lương, tiền lương phải được phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền. - Ghi sổ sách kế toán về tiền lương thống nhất một cách hợp lý giữa hệ thống các bảng tính lương, bảng tổng hợp chi phí tiền lương, sổ nhật ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. 2.4. Kiểm soát chi phí sản xuất chung: Chi phí sản xuất chung là những khoản chi phí phát sinh trong phạm vi tổ, phân xưởng phục vụ cho quá trình sản xuất và quản lý sản xuất ở đơn vị như: Lương nhân viên quản lý các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ, khấu hao nhà xưởng, chi phí vật liệu dùng phục vụ quản lý tổ, phận xưởng và các chi phí khác… Vì đây là khoản chi phí gồm nhiều loại, có những loại rất dễ gian lận như các chi phí về: Tiếp khách, công tác phí…Do đó để kiểm soát tốt chi phí sản xuất chung thì ngoài việc tuân theo các mục tiêu tổng quát, những chi phí này được ghi chép kịp thời, phản ánh đúng đắn, chính xác và tăng cường kiểm soát thông qua các thủ tục kiểm soát sau: - Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng: Quản lý, ghi chép, theo dõi và hạch toán chi phí sản xuất chung. - Tuân thủ đầy đủ các chế độ tiền lương và các khoản trích theo lương của chế độ kế toán hiện hành. - Quy định trình tự ghi sổ, quá trình luân chuyển chứng từ…khi phát sinh các khoản chi liên quan đến chi phí sản xuất chung thì kế toán phải căn cứ vào chứng từ liên quan để ghi sổ kịp thời và theo dõi chi phí sản xuất chung đã được tính chung vào các chi phí trên nên phải thực hiện kiểm tra chéo lẫn nhau. - Căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ kế toán tiến hành hạch toán, ghi sổ và phân bổ chính xác cho đúng đối tượng chịu chi phí. - Công cụ dụng cụ xuất dùng phân bổ nhiều lần cần phải có chứng từ phân bổ cụ thể chính xác. - Các khoản chi bằng tiền khác có chứng từ đầy đủ và có sự phê duyệt của những người có thẩm quyền. PHẦN II: THỰC TRẠNG VỀ XÂY DỰNG CHU TRÌNH KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DẦU THỰC VẬT BÌNH ĐỊNH A. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DẦU THỰC VẬT BÌNH ĐỊNH I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DẦU THỰC VẬT BÌNH ĐỊNH : 1. Qúa trình hình thành của Công ty: Năm 1979, UBND Tỉnh Nghĩa Bình thành lập Công ty Dừa trực thuộc Sở Nông Nghiệp tỉnh Nghĩa Bình. Năm 1983, UBND tỉnh sắp xếp tổ chức lại thành Công ty Dầu thực vật Nghĩa Bình, trực thuộc UBND tỉnh theo Quyết định số 1999/QĐ-UB ngày 14/12/1983. Ngày 01/04/2001, Công ty Dầu thực vật Bình Định chính thức chuyển đổi từ doanh nghiệp Nhà Nước sang Công ty Cổ phần theo Quyết định số 20/2001/ QĐ-BCN ngày 01/04/2001 của UBND tỉnh Bình Định. Công ty cổ phần Dầu Thực Vật có đầy đủ tư cách pháp nhân, tự chủ trong sản xuất kinh doanh, thực hiện chế độ hạch toán độc lập. - Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN DẦU THỰC VẬT BÌNH ĐỊNH - Tên giao dịch quốc tế: BINH DINH VEGETABLE OIL STOCK COMPANY - Viết tắt: BIVICO. - Trụ sở chính: Khu vực IV- Phường Quang Trung- TP Quy Nhơn-Bình Định. - Điện thoại: (84-56) 846683 – 846318 - Fax: (84 – 56) 846318 Công ty cổ phần Dầu Thực Vật Bình Định chính thức được thành lập và đi vào hoạt động ngày 01/04/2001 với tổng tài sản là 18.579.000.000 đồng. Trong đó: + Tài sản cố định: 8.253.125.000 đồng. + Tài sản lưu động: 10.325.875.000 đồng. Tổng nguồn vốn cổ phần: + Nợ phải trả: 11.247.580.300 đồng + Nguồn vốn chủ sở hữu: 7.331.419.700 đồng. Tổng số lao động tính đến thời điểm cuối năm 2005 là 524 người + Bộ phận lao động trực tiếp: 513 người. + Bộ phận lao động gián tiếp: 11 người. 2. Quá trình phát triển của công ty: Chỉ tiêu vốn: Để tiến hành bất kỳ một hoạt động sản xuất kinh doanh nào cũng cần phải có vốn. Trong nền kinh tế thị trường vốn là điều kiện kiên quyết có ý nghĩa quyết định tới các bước tiếp theo của qúa trình sản xuất kinh doanh và bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng quan tâm đến vốn, nguồn hình thành của nó và xem cơ cấu của từng loại vốn. Hoạt động tài chính có quan hệ trực tiếp với hoạt động kinh doanh từ cung ứng vật tư hàng hoá đến sản xuất và tiêu thụ sản phẩm đều ảnh hưởng trực tiếp đến công tác tài chính của doanh nghiệp. Ngược lại công tác tài chính được thực hiện tốt hay xấu sẽ có tác động thúc đẩy hoặc kiềm hãm đối với quá trình sản xuất và lưu thông hàng hoá. Công ty Cổ Phần Dầu Thực Vật Bình Định chính thức được thành lập và đi vào hoạt động từ ngày 01/04/2001. Ngay từ lúc thành lập tổng tài sản của Công ty là 18.579.000.000 đồng, Trong đó: + Tài sản lưu động: 10.325.875.000 đồng. + Tài sản cố định: 8.253.125.000 đồng. Hiện nay với đặc điểm ngành nghề sản xuất kinh doanh nhân hạt điều đầu năm thì Công ty cần lượng vốn để thu mua nguyên liệu dự trữ cho cả năm, do vậy để đáp ứng nhu cầu mua nguyên liệu cho sản xuất Công ty cần phải vay ngắn hạn ngân hàng với một lượng tiền lớn để phục vụ cho việc thu mua dự trữ cho cả năm. Chỉ tiêu về lao động: Lao động trong doanh nghiệp sản xuất chế biến vật chất bao gồm toàn bộ những người lao động trong biên chế, hợp đồng dài hạn và ngắn hạn, không kể thời gian dài hay ngắn, trực tiếp hay gián tiếp và những người này do doanh nghiệp quản lý, sử dụng sức lao động và tổ chức doanh nghiệp. Lao động của Công ty vào thời điểm năm 2006 Công ty có đến 746 người. Để phù hợp với hoạt động của Công ty trong cơ chế mới lực lượng lao động được chia làm hai bộ phận: Bộ phận lao động trực tiếp và bộ phận lao động gián tiếp. + Bộ phận lao động trực tiếp: 546 người. + Bộ phận lao động gián tiếp: 200 người. Hoạt động sản xuất kinh doanh trong giai đoạn hiện nay thực sự nằm trong sản xuất hàng hoá với sự cạnh tranh gay gắt, Công ty cổ phần Dầu Thực Vật Bình Định là một đơn vị do sở kế hoạch đầu tư quản lý, quy mô sản xuất còn nhỏ, trình độ công nghệ còn hạn chế, các mặt hàng sản xuất lại là những mặt hàng có đối tượng cạnh tranh, nguồn vốn chưa cao đã làm cho Công ty chưa có ưu thế cạnh tranh cho nên nhìn chung trong 2 năm 2004 và 2005 hoạt động của Công ty có ưu và nhược điểm sau: Ưu điểm: Xây dựng cơ chế vật chất tương đối đầy đủ, thay đổi một số thiết bị cũ kỹ, đảm bảo năng lực sản xuất hiện tại và tương lai. Nâng cao trình độ lao động hầu hết đã thông qua hoạt động đào tạo (ngắn hạn và dài hạn) đúng chuyên môn đáp ứng được yêu cầu, đảm bảo sức lao động. Nhược điểm: Công nghệ chậm đổi mới theo yêu cầu phát triển kỹ thuật tiên tiến, các thiết bị máy móc đang sử dụng ở mức độ trung bình nên không đủ sức cạnh tranh với một số đơn vị có mặt hàng tương tự do giá thành sản phẩm cao hơn, mạng lưới tiêu thụ sản phẩm hẹp, chưa đa dạng hoá sản phẩm. 3. Chức năng, vai trò và nhiệm vụ của công ty: 3.1. Chức năng: Công ty Cổ phần Dầu Thực Vật Bình Định là đơn vị kinh tế độc lập có tư cách pháp nhân đầy đủ theo quy định của pháp Luật Việt Nam, có con dấu riêng độc lập về tài sản, tự chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh và hoạt động theo Luật doanh nghiệp, điều lệ hoạt động của Công ty và Nghị quyết của đại hội cổ đông. 3.2. Vai trò : Công ty cổ Phần Dầu Thực vật Bình Định chủ yếu sản xuất sản phẩm chính là nhân hạt điều đóng thùng. Nhân hạt điều đóng thùng là mặt hàng nông sản chất lượng cao, sản phẩm tiêu thụ rộng rãi trong cả nước và nước ngoài. Thị trường tiêu thụ nước ngoài chủ yếu: Trung Quốc, Mỹ, Hà Lan, Anh, Ý, Úc, A Rập, Hồng Kông, Singapo…, Đây cũng là một bộ quan trọng được xuất khẩu nhằm phục vụ cho sự phát triển của nền kinh tế. Công ty Cổ phần Dầu Thực Vật Bình Định hàng năm sản xuất và tiêu thụ với công suất 4000 tấn năng lượng/ năm, đảm bảo việc làm cho hơn 500 lao động, có thu nhập ổn định. 3.3. Nhiệm vụ: - Nhận vốn và bảo tồn vốn được giao. - Thực hiện các nhiệm vụ và nghĩa vụ của Nhà Nước. - Xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh. - Nghiên cứu đưa ra các biện pháp nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ thấp giá thành, không ngừng cải thiện đời sống vật chất, tinh thần, bồi dưỡng nâng cao trình độ văn hoá, khoa học kỹ thuật, chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên. - Quan hệ tốt với khách hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ. - Làm tốt công tác bảo vệ Công ty, bảo vệ sản phẩm, bảo vệ giá thành, giữ gìn trật tự an ninh, an toàn xã hội… II. TỔ CHỨC CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 1.Tổ chức công tác quản lý: Để theo dõi kịp thời và chính xác cho việc chỉ đạo và quản lý chặt chẽ kế hoạch sản xuất của Công ty, Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty như sau: Hội đồng cổ đông Phòng tổ chức hành chính Phó giám dốc Phòng sản xuất kinh doanh Giám đốc Phòng kế hoạch kỹ thuật Phân xưởng sản xuất Phòng kế toán Ghi chú: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng Bộ máy quản lý Công ty có các cấp sau: - Hội đồng quản trị có toàn quyền quyết định mọi hoạt động của Công ty - Hội đồng quản trị gồm 5 người. + Một chủ tịch hội đồng quản trị. + Một phó chủ tịch hội đồng quản trị. + Ba uỷ viên. Nhiệm vụ, quyền hạn, nhiệm kỳ của hội đồng quản trị được quy định rất cụ thể tại điều lệ của Công ty. - Ban giám đốc: Có nhiệm vụ quản lý và điều hành các hoạt động hằng ngày của Công ty. Ban giám đốc do hội đồng quản trị bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về các hợp đồng lao động. - Các phòng ban chức năng: Chịu trách nhiệm trực tiếp trước Ban giám đốc về phần hành của mình, có trách nhiệm hướng dẫn chức năng cho các bộ phận tác nghiệp, giữa các phòng ban có mối quan hệ với nhau, phối hợp cùng nhau hoạt động. * Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của từng bộ phận: - Giám đốc Công ty: Là người chịu trách nhiệm chỉ đạo và điều hành chung toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, đảm bảo tính hiệu lực và hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. - Phó giám đốc: Là người trợ giúp giám đốc giải quyết các công việc, được giám đốc phân công phụ trách công tác cung ứng vật liệu, theo dõi thực hiện các hợp đồng với khách hàng, quản lý nhân lực. - Phòng kế toán tài chính: Phòng này có nhiệm vụ phụ trách chung nhiều mặt tổ chức hệ thống thống kê cho Công ty, ghi chép các số liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời, kiểm tra tình hình thực hiện các định mức tiêu hao lao động, vật tư, các dự toán chi phí phục vụ và quản lý sản xuất nhằm thúc đẩy sử dụng tiết kiệm, hợp lý nguyên liệu, máy móc, thiết bị, lao động trong sản xuất cũng như trong quản lý. Định kỳ lập báo cáo kế toán trình Giám đốc và các ngành chức năng, báo cáo với Giám đốc về tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, tình hình thu mua cung ứng vật liệu, tình hình tài chính của Công ty…kịp thời đề xuất các biện pháp giải quyết các trường hợp bất hợp lý về hoạt động tài chính của Công ty. Cân đối tình hình thu chi, đề ra kế hoạch luân chuyển vốn nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. - Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ tham mưu với giám đốc công tác tổ chức, sắp xếp lao động, quản lý công tác văn thư, thực hiện chính sách, chế độ đối với người lao động. - Phòng kỹ thuật: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, hướng dẫn hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng kỹ thuật và công nghệ, đáp ứng sản phẩm cần thiết. - Phòng sản xuất kinh doanh: Đưa ra kế hoạch sản xuất, xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư, thiết bị kịp thời cho hoạt động sản xuất kinh doanh, theo dõi và nắm bắt kịp thời các chủ trương, chính sách của Nhà Nước về kinh tế, đối ngoại, về đầu tư. - Phân xưởng sản xuất: Trong phân xưởng sản xuất có một xưởng trưởng là người tham mưu giúp việc cho Giám đốc và là người chịu trách nhiệm đầu tiên đối với xưởng về mọi vấn đề đối với tổ, là người chỉ huy điều hành sản xuất, quản lý tài sản thuộc bộ phận… 2. Tổ chức công tác kế toán tại công ty: 2.1. Sơ đồ tổ chức kế toán tại công ty: Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp Kế toán vốn bằng tiền Nhân viên thống kê phòng, xí nghiệp, xưởng, phân xưởng Kế toán Kho hàng Thủ quỹ Ghi chú : Quan hệ trực tuyến 2.2. Chức năng nhiệm vụ của các thành phần phòng kế toán: - Kế toán trưởng: Là người điều hành chung, giám sát mọi việc trong phòng kế toán đồng thời là người trực tiếp thông báo, cung cấp thông tin kế toán tài chính cho ban lãnh đạo Công ty và chịu trách nhiệm chung trước Ban giám đốc về công tác hạch toán và các thông tin do phòng cung cấp. Tại Công ty kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp nên cùng làm nhiệm vụ của một kế toán tổng hợp là tập hợp các số liệu chi tiết từ các phần hành, theo dõi tình hình tăng giảm chi phí, tình hình sử dụng và khấu hao TSCĐ, theo dõi nguồn vốn, tập hợp chi phí, tính giá thành sản phảm và lập báo cáo tài chính. - Kế toán vốn bằng tiền: Theo dõi chi tiết các nghiệp vụ thanh toán lương và các khoản trích theo lương và theo dõi công nợ. - Kế toán kho hàng: Chịu trách nhiệm về sự đầy đủ, tính hợp lệ của các chứng từ kế toán đã nhận của nhân viên thống kê kho hàng để làm quyết toán với các cơ quan có chức năng (thuế,..). - Nhân viên thống kê chịu trách nhiệm bảo quản chứng từ kế toán về kho hàng, tài sản trong thời gian chứng từ còn lưu trữ tại phòng kế toán, là người thay thế khi kế toán vốn bằng tiền đi vắng. - Thủ quỹ: Theo dõi thu, chi tiền mặt tồn quỹ và đảm bảo thu chi quỹ tiền mặt đúng theo quy định. 2.3. Hình thức kế toán tại công ty: Hiện nay ở Công ty toàn bộ công tác kế toán được tập trung tại phòng tài chính kế toán do đặc điểm của Công ty vừa mang tính chất quản lý vừa mang tính chất kinh doanh nên việc hạch toán kế toán tương đối phức tạp. Để phù hợp với quy trình tổ chức sản xuất của Công ty cũng như trình độ của từng cán bộ kế toán. Phòng kế toán Công ty áp dụng hình thức kế toán”Chứng từ ghi sổ” để lập và luân chuyển chứng từ ban đầu, ghi chép và tài khoản, sổ kế toán có liên quan để lập công tác kế toán và phân tích kế toán. Sử dụng hình thức này có ưu điểm dễ hiểu, rõ ràng, dễ phát hiện sai sót và điều chỉnh thích hợp với nhiệm vụ của Công ty. Trình tự luân chuyển chứng từ của Công ty được trình bày theo sơ đồ sau: Chứng từ kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái BCĐ số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú : Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra: III. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY: 1. Đặc điểm hàng kinh doanh của công ty: Công ty cổ phần Dầu Thực Vật Bình Định chuyên sản xuất và kinh doanh các mặt hàng chủ lực như sau: - Sản xuất các sản phẩm chính như: + Nhân hạt điều. + Dầu thực vật các loại. + Nông sản thực phẩm. - Kinh doanh và chế biến các sản phẩm từ cây có dầu, hàng nông sản thực phẩm. - Kinh doanh và chế biến sản phẩm từ cây điều. - Xuất nhập khẩu trực tiếp các loại hàng hóa, sản phẩm của Công ty và nguyên liệu vật tư hàng hóa, thiết bị phụ tùng phục vụ sản xuất. - Kinh doanh các ngành nghề khác trong phạm vi phù hợp với quy định của pháp luật. 2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty: 2.1. Cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty: Công ty cổ phần Dầu Thực Vật Bình Định có quy trình tổ chức khép kín mỗi giai đoạn đều có một công nghệ riêng Công ty cổ phần DTV Bình Định Phân xưởng Bộ phận sản xuất chính Bộ phận phục vụ sản xuất Tổ Sàng Tổ hấp Tổ chao Tổ cắt Tổ sấy Tổ bốc Tổ Ploại Tổ vận chuyển Tổ cấp phát * Nhiệm vụ và chức năng của các bộ phận: - Phân xưởng: Là bộ phận quản lý của Công ty, quản lý các bộ phận sản xuất. - Bộ phận sản xuất chính: Chủ yếu quản lý các tổ trong khi sản xuất. - Bộ phận phục vụ sản xuất: Chủ yếu vận chuyển các mặt hàng và cấp phát. - Tổ sàng: Cân nhân hạt điều thô từ thủ kho giao, chuyển về địa điểm sàng đảm bảo số lượng cân chính xác. - Tổ hấp: Nhận nguyên liệu từng loại theo cơ cấu, số lượng, quản lý vận hành thiết bị hấp, duy tu bảo dưỡng lò hơi, sửa chữa những hư hỏng… - Tổ chao: Nhận nguyên liệu từng loại theo cơ cấu, số lượng, quản lý vận chuyển hệ thống chao dầu, duy tu bảo dưỡng máy móc thiết bị, sửa chữa những hư hỏng. - Tổ cắt tách: Nhân hạt điều đã hấp hoặc chao, cắt tách lấy nhân tươi, giữu gìn bảo quản tôt máy móc thiết bị. - Tổ sấy: Nhận nhân tươi từ tổ cắt tách giao, tổ chức sấy và đóng thùng quản lý vận hành theo hệ thống thiết bị sấy. - Tổ bóc vỏ lụa: Nhận nguyên liệu từ tổ sấy để bốc vỏ lụa, nhân bóc phải sạch vỏ lụa. - Tổ phân loại đóng thùng: Nhận nhân hạt điều đã bóc vỏ lụa, phân ra từng loại thực hiện nghiêm ngoặt công tác vệ sinh thực phẩm. - Tổ vận chuyển: Bóc xếp vận chuyển nhẹ nhàng không để va chạm mạnh, nếu gây hư hỏng phải bồi thường. - Tổ cấp phát: Nhận nguyên liệu cấp phát cho từng cá nhân trong tổ mình quản lý. 2.2. Quy trình công nghệ sản xuất: Công ty Cổ phần Dầu Thực Vật Bình Định là một đơn vị thuộc ngành sản xuất, đây là một ngành chế biến đặc biệt, sản phẩm làm ra là nhân hạt điều xuất khẩu. SƠ ĐỒ QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ Nguyên liệu thô Kho Phân xưởng Kho Máy sấy Máy hấp Cắt tách Sấy Phân loại đóng thùng Bóc vỏ Nhân hạt điều là sản phẩm chính, chủ yếu của Công ty, nhân hạt điều chế biến từ hạt điều thô qua c._.iệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng cấu thành thực thể sản phẩm. Việc kiểm soát chi phí này tốt sẽ đảm bảo chất lượng sản phẩm cũng như góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm. 4.1.1. Quy trình kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: - Khâu mua và nhập vật tư: Bộ phận SX P.KHVT TKho GĐ P.KT NCC BKN Xuất phát từ KHSX HĐGTGT Kiểm tra và ĐC Cân đối trong kho Đàm phán Bảng giá Lập ĐĐH ĐĐH Duyệt ĐĐH Lập PC PC Đi mua hàng Tiếp nhận và CC hàng BBKN Lập PNK Thủ kho NK PNK Liên 2 Ghi thẻ kho Ghi sổ kế toán Lập kế hoạch SX Knghiệm hàng + Sau khi bộ phận kho cân đối trong kho thì phòng kế hoạch vật tư phải tổ chức đàm phản thông qua bảng giá nhà cung cấp gửi đến, để tránh trường hợp người đi mua vật tư và nhà cung cấp thông đồng với nhau. Trên cơ sở đàm phán đó phòng kế hoạch vật tư mới lập đơn đặt hàng. + Khi nhận hàng về thì Công ty nên có một ban kiểm nghiệm để tién hành kiểm nghiệm vật tư trước khi nhập vào kho, xem có đúng với số lượng và chất lượng ghi trên hoá đơn GTGT hay không, chứ không nên chỉ dựa vào những gì ghi trên hoá đơn GTGT mà lập phiếu nhập kho rồi nhập vật tư vào kho, vì có khi thực tế không đúng với như trên hoá đơn. Do đó sau khi kiểm nghiệm xong mới tiến hành lập phiếu nhập kho và cho nhập vật tư vào kho. + Phòng kế hoạch vật tư đã lập ĐĐH thì không lập phiếu nhập kho vì nếu một mình đảm trách 2 việc thì vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Thủ kho GĐ Phòng KT Phòng KH-VT Bộ phận SX - Khâu xuất vật tư: Đề nghị xuất VT Lập chứng từ xin xuất Kiểm tra và đối chiếu Chứng từ xin xuất Kiểm tra và lập PXK PXK Duyệt Xuất VT Liên 2 Ghi thẻ kho Ghi sổ kế toán VT-HH - Sau khi phòng kế hoạch vật tư kiểm tra và đối chiếu chunứ từ xin xuất thì gửi đến phòng kế toán duyệt và lập phiếu xuất kho, sau đó phải gửi lên Ban giám đốc xét duyệt rồi mới được xuất kho, để tránh sự thông đồng giữa phòng kế hoạch vật tư và bộ phận sản xuất cũng như thủ kho. Mặc dù có những khoản xuất nhỏ hoặc đột xuất không có giám đốc ký duyệt cũng phải xuất, nhưng rất ít. 4.1.2. Thủ tục kiểm soát: - Công ty cần phân chia trách nhiệm giữa các chức năng và bộ phận: + Chức năng mua hàng và chức năng nhận hàng nhằm ngăn chặn việc mua hàng kém chất lượng. + Chức năng xét duyệt và chức năng mua hàng để ngăn chặn việc mua hàng quá số lượng cần dùng cho sản xuất. + Chức năng kiểm nhận hàng và thủ kho để ngăn chặn việc nhận hàng khống, hoặc kê khai khống số hàng nhận so với lượng thực mua. - Công ty cũng cần quan tâm đến nguyên tắc uỷ quyền, phê chuẩn: + Phiếu yêu cầu mua vật tư phải có trưởng bộ phận có nhu cầu xem xét và ký duyệt. + Đơn đặt hàng phải có sự phê duyệt của Kế toán trưởng hoặc Tổng giám đốc Công ty , đơn đặt hàng phải được đánh số trước. + Biên bản kiểm nhận phải có chữ ký của bộ phận nhân viên mua hàng và thủ kho. - Khi xuất vật tư phải có phiếu yêu cầu sử dụng vật tư do người phụ trách của bộ phận có nhu cầu lập và có sự phê duyệt của trưởng bộ phận sử dụng. + Khi xuất vật tư thì tổ trưởng phải ký vào phiếu xuất kho có xác nhận của thủ kho nhằm quy trách nhiệm sau khi hoàn thành sản phẩm nếu vật tư trong quá trình sử dụng vượt quá quy định. 4.1.3. Trình tự kiểm soát: a) Triển khai mục tiêu: Công ty đã đề ra mục tiêu là tổng chi phí nguyên vật liệu thực tế phát sinh nhỏ hơn dự toán. Để đạt được mục tiêu này Công ty cần đưa ra những mục tiêu chi tiết hơn như: - Hàng tồn kho phải được quản lý có hiệu quả. - Chi phí nguyên vật liệu được phản ánh đầy đủ, tính chính xác cơ học, tính đúng đắn trong việc tính giá, được phê duyệt, trình bày và khai báo, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. - Đảm bảo chất lượng và số lượng vật tư theo yêu cầu thiết kế kỹ thuật. - Khi nhập kho phải có biên bản kiểm nghiệm. b) Đo lường các kết quả: Khi mục tiêu đã được triển khai thì công việc tiếp theo là phải tiến hành đo lường các kết quả đạt được thông qua việc phản ánh, tập hợp, ghi chép đầy đủ vào sổ sách kế toán các nghiệp vụ liên quan đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh cho mỗi sản phẩm. c) So sánh thành tích cụ thể với mục tiêu : Sau khi lập bảng tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng sản phẩm sẽ đem so sánh đối chiếu với dự toán đã được lập, từ đó tìm ra mức chênh lệch giữa thực tế với dự toán. Công ty cổ phần DTV Bình Định Khu vực 4-P.Q Trung-TP Quy Nhơn BẢNG SO SÁNH CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP STT Loại vật tư Số tiền Chênh lệch DT TT Giá Tỷ lệ% 1 Hạt điều thô 300.000.000 286.000.000 (14.000.000) (4,6) 2 Nhân điều W20 20.000.000 26.400.000 6.400.000 32 3 Nhân điều W120 207.000.000 168.000.000 (39.000.000) (18,8) 4 Nhân điều W320 28.938.000 20.670.000 (8.268.000) (28,6) 5 Hạt điều tươi 121.664.000 102.654.000 (19.000.000) (15,6) 6 Điều rang muối 67.200.000 56.160.000 (11.040.000) (16,4) 7 Đào thô các loại 24.000.000 33.600.000 4.800.000 20 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) d) Phân tích nguyên nhân chênh lệch: Giai đoạn kiểm soát này giúp Ban giám đốc tìm ra các nhân tố làm biến động, phát huy những nhân tố có lợi và có biện pháp giải quyết đối với những nhân tố có hại. Khi đi vào phân tích chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thì vấn đề quan tâm là việc cung ứng vật tư và sử dụng vật tư. - Phân tích tình hình cung ứng vật tư: Đánh giá tình hình cung ứng vật tư trên cơ sở so sánh giá trị vật tư cung ứng thực tế với giá trị vật tư cần cung ứng theo dự toán, so sánh giá trị vật tư dự trữ thực tế với giá trị vật tư dự trữ kế hoạch. Đồng thời đánh giá đảm bảo tính chất kịp thời của thời hạn vật tư chuyển đến bộ phận sản xuất với thời hạn dự kiến…. - Phân tích tình hình sử dụng vật tư: Phân tích chỉ tiêu này sẽ giúp cho Công ty xác định được lượng vật tư sử dụng tiết kiệm hay lãng phí ở khâu nào, để có hướng tìm hiểu và phát hiện các nguyên nhân gây lãng phí, đề xuất các biện pháp khắc phục. - Phân tích khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp biến động cùng chiều, cùng tỷ lệ với số lượng sản phẩm sản xuất ở kỳ thực tế. Biến động của tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chịu ảnh hưởng của ba nhân tố sau : + Số lượng sản phẩm sản xuất. + Định mức tiêu hao nguyên liệu cho một đơn vị sản phẩm sản xuất. + Đơn giá nguyên liệu xuất dùng. Áp dụng phương pháp so sánh để đánh giá chung mức biến động giữa thực tế với dự toán. Tổng chi phí Số lượng sản phẩm Định mức tiêu hao Đơn giá NVL = x x NVL trực tiếp sản xuất NVL cho 1 đơn vị SP NVL xuất dụng Ký hiệu : CV = ∑Q x M x P Bằng phương pháp thay thế liên hoàn để xác định mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố : Chỉ tiêu phân tích : - Tổng chi phí NVLTT theo dự toán : CVk=∑Q x Mk x Pk - Tổng chi phí NVLTT thực tế : CV1=∑Q x M1 x Pk - Đối tượng phân tích : ΔCV=CV1-CVk - Các nhân tố ảnh hưởng : + Ảnh hưởng của định mức tiêu hao NVL cho 1 đơn vị SP đến tổng chi phí NVLTT sản xuất SP : ΔCVm=∑Q x (M1- Mk) x Pk + Ảnh hưởng của đơn gía NVL xuất dùng đến tổng chi phí sản xuất sản phẩm: ΔCVp=∑Q x (P1- Pk) x M1 - Tổng hợp các nhân tôa ảnh hưởng : ΔCV=ΔCVm + ΔCVp Công ty cổ phần DTV Bình Định Khu vực 4- P.Q Trung- TP Quy Nhơn BẢNG PHÂN TÍCH CHI TIẾT CHI PHÍ NVL TRỰC TIẾP ĐVT: Đồng STT Loại VT Chi phí NVLTT tính theo Mức độ ảnh hưởng å QMkPk QM1Pk QM1P1 D D 1 Hạt điều thô 300.000 312.000 286.000 12.000 (26.000) (14.000) 2 Nhân điều W20 20.000 22.000 26.400 2.000 4.400 6.400 3 Nhân điều W120 207.000 161.600 168.000 (46.000) 7.000 (39.000) 4 Nhân điều W320 28.938 24.115 20.670 (4.823) (3.445) (8.268) 5 Hạt điều tươi 121.664 91.248 102.654 (30.416) 11.406 (19.000) 6 Điều rang muối 67.200 62.400 56.160 (4.800) (6.240) (11.040) 7 Đào thô các loại 24.000 28.800 33.600 4.800 4.800 9.600 Cộng 768.802 702.163 693.484 (67.239) (8.079) (75.318) Người lập Kế toán trưởng Phòng kế hoạch vật tư Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) e) Xác định hành động quản lý thích hợp : Dựa trên những nguyên nhân gây biến động về giá và lượng vật liệu, Công ty cần phải xem xét mức độ áp dụng của các thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, mà Công ty đề ra có được áp dụng trong quá trình sản xuất hay không. Nếu một thủ tục kiểm soát nào đó làm chậm quá trình giải quyết công việc thì thủ tục đó không nên được áp dụng. Đối với mức tiêu hao vật liệu tăng do giám sát quá trình sản xuất không chặt chẽ thì Công ty nên quy trách nhiệm cho những người trực tiếp giám sát quá trình sản xuất. Để có thể cung cấp nguyên vật liệu kịp thời thì Công ty có thể cho phép tổ trưởng của các bộ phận có quyền phê duyệt mua vật liệu cho sản xuất với một mức giới hạn nào đó. Để giảm lượng tiêu hao nguyên vật liệu cho sản xuất thì Công ty cần tăng cường công tác thu mua nguyên vât liệu, bộ phận giám sát phải thống kê lại số lượng vật liệu còn lại cuối ngày báo cho tổ trưởng nhằm tránh mất mát nguyên vật liệu. f) Hành động: Khi triển khai các hành động hay thủ tục kiểm soát nào thì Công ty phải tính toán giữa chi phí bỏ ra và lợi ích mang lại do thủ tục kiểm soát đó mang lại. Lợi ích của một thủ tục kiểm soát chính là đo lường thiệt hại nếu không áp dụng thủ tục kiểm soát đó. Sau đó Công ty đưa các thủ tục kiểm soát đó vào quá trình kiểm soát chi phí. g) Tiếp tục đánh giá lại: Việc đánh giá lại các hành động sẽ bổ sung quan trọng vào hiệu quả của quá trình kiểm soát sau đó. Công việc này thực chất là sự liên kết các quá trình kiểm soát lại với nhau, nhằm đạt hiệu quả cao trong công tác kiểm soát. 4.2. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp: 4.2.1. Quy trình kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp: TQuỹ KT GĐ Phòng NS BanNT Bộ phận SX Chi Bảng chấm công và phiếu xác nhận công việc hoàn thành Duyệt Tính lương BCC Lệnh chi Lập PC PC D D Ghi sổ quỹ Ghi sổ kế toán BBNT BCC và biên bản nghiệm thu Bảng chấm công Bảng chấm công Từ Bảng chấm công và phiếu xác nhận công việc hoàn thành do bộ phận sản xuất theo dõi và lập, cần phải có Ban nghiệm thu để nghiệm thu xem kết quả nhân công làm thực tế có đúng với chứng từ đưa ra không rồi mới chuyển lên phòng nhân sự duyệt. Khi thủ quỹ chi lương thì yêu cầu mỗi lần lĩnh lương, người lao động phải ký trực tiếp vào cột ký nhận của “Phiếu chi” hoặc người nhận hộ phải ký thay. 4.2.2. Các thủ tục kiểm soát: - Phân chia trách nhiệm: Tách bạch giữa các chức năng theo dõi nhân sự, theo dõi thời gian lao động, lập bảng lương, bảng thanh toán lương và ghi chép lương. - Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp về đơn giá lương, thời gian làm việc của người lao động và năng suất lao động của công nhân. - Đơn giá lương do bộ phận tổ chức hành chính xây dựng nếu là công nhân trong danh sách của Công ty, những công nhân thuê ngoài thì đơn giá là do sự thoả thuận. Tuy nhiên quá trình thuê mướn công nhân phải thông qua sự phê chuẩn của ban giám đốc hoặc tổ trưởng bộ phận nhằm kiểm soát số lượng công nhân. - Kiểm soát thời gian làm việc của công nhân: Thông qua bảng chấm công để theo dõi sự có mặt của công nhân thực hiện sản xuất. Bảng chấm công nên được đặt ở một nơi công khai để mọi người có thể kiểm tra công của nhau. - Kiểm soát năng suất lao động: Ngoài biện pháp là luôn có người bên cạnh để đôn đốc thì Công ty nên quy định là cuối mỗi ngày tổ trưởng và các bộ phận giám sát phải thống kê sơ bộ số công việc mà công nhân đã thực hiện trong ngày sau đó đem đối chiếu với những ngày trước để có những biện pháp nâng cao năng suất lao động. 4.2.3. Trình tự kiểm soát: a) Triển khai mục tiêu: Công ty đã đề ra mục tiêu tổng quát là chi phí nhân công trực tiếp thực tế phát sinh nhỏ hơn dự toán chi phí nhân công, để đạt được mục tiêu này thì Công ty nên đưa ra những mục tiêu chi tiết hơn như: - Đảm bảo số lượng và trình độ tay nghề của công nhân tham gia sản xuất. - Ngoài ra chi phí nhân công trực tiếp được phản ánh đảm bảo tính có thật, tính đầy đủ, tính chính xác trong việc tính lương, trình bày và khai báo phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. b) Đo lường kết quả: Để cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu kiểm soát chi phí thì đo lường theo dõi chi phí nhân công trực tiếp theo từng tổ, từng hạng mục sản phẩm như sau: - Hàng ngày, tổ trưởng các bộ phận căn cứ vào số lượng công nhân làm việc thực tế tại các bộ phận để chấm công thông qua “Bảng chấm công”. - Sau khi mỗi hạng mục sản phẩm hoàn thành thì tiến hành lập “Phiếu xác nhận sản lượng hoàn thành” của tổ mình nhưng phải có Biên bản nghiệm thu xác nhận số lượng hoàn thành. - Căn cứ vào Bảng chấm công, phiếu xác nhận sản lượng hoàn thành, biên bản nghiệm thu, phòng kế toán tiến hành tính lương và lập bảng thanh toán lương, sau đó phát lương cho công nhân và ghi chép vào sổ sách. Công ty cần tập hợp chi phí nhân công trực tiếp thông qua những chỉ tiêu: Số lượng sản phẩm hoàn thành, ngày công thực tế và đơn giá ngày công của từng hạng mục sản phẩm. c) So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu: Sau khi chi phí nhân công trực tiếp được tập hợp đầy đủ, kế toán phải tiến hành so sánh với dự toán đã được lập. Công tác so sánh có thể được thực hiện bằng cách : - So sánh trực tiếp số lao động thực tế với số lao động dự toán. - So sánh bảng chấm công do tổ trưởng của các bộ phận gửi lên với bảng thanh toán lương trên thực tế . - So sánh số lượng công nhân thực tế với dự toán tay nghề chuyên môn để đánh giá sự đảm bảo số lượng công nhân làm đúng chuyên môn. Vì việc không đảm bảo số lượng lao động theo đúng tay nghề chuyên môn là nguyên nhân gây phá vỡ cơ cấu công tác dự toán, từ đó gây khó khăn cho công tác điều hành và bố trí nhân lực cho quá trình tham gia sản xuất sản phẩm. Công ty Cổ phần Dầu Thực Vật Bình Định Khu vực IV- P. Q Trung- TP.Quy Nhơn BẢNG SO SÁNH CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP STT Bộ phận Số tiền Chênh lệch DT TT Giá Tỷ lệ (%) 1 Tổ Sàng 64.050.000 64.000.000 (50.000) (0,08) 2 Tổ sấy 22.697.600 30.000.000 7.302.400 32,17 3 Tổ cắt 75.878.000 72.000.000 (3.878.000) (5,11) 4 Tổ Ép dầu 40.740.000 43.400.000 2.660.000 6,53 Cộng 203.365.600 209.400.000 6.034.400 2,97 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Qua bảng này thì Công ty có thể biết được chi phí nhân công trực tiếp tăng hay giảm so với dự toán một lượng bao nhiêu, muốn biết rõ nguyên nhân của sự tăng giảm thì phải tiến hành phân tích như sau. d) Phân tích nguyên nhân chênh lệch : Chỉ tiêu phân tích: Cn=åNi * Pi Với: Ni = Mi *Si Trong đó: Cn: Là chi phí nhân công trực tiếp sản xuất Ni: Là năng suất lao động trực tiếp Pi: Là đơn giá nhân công Mi: Là ngày công sản xuất Si: Là số lượng sản phẩm sản xuất Chi phí nhân công thực tế: Cnt = å Nit * Pit Chi phí nhân công dự toán: Cnd =å Nid * Pid - Đối tượng phân tích: DCn = Cnt - Cnd - Ảnh hưởng của các nhân tố: + Ảnh hưởng của nhân tố năng suất lao động: DCn(N) = å(Nit -Nid) * Pid + Ảnh hưởng của nhân tố đơn giá nhân công: DCn(P) =å (Pit - Pid) *Nit - Tổng hợp của các nhân tố ảnh hưởng: DCn = D Cn(N) + D Cn(P) Quá trình phân tích có thể được tóm tắt qua bảng phân tích chi phí nhân công trực tiếp: Công ty Cổ phần Dầu Thực Vật Bình Định Khu vực IV- P.QTrung- TP. Quy Nhơn BẢNG PHÂN TÍCH CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP ĐVT: Đồng STT Bộ phận Số tiền Ảnh hưởng Tổng DT TT DN DD 1 Tổ Sàng 64.050 64.000 2.460 1.500 3.960 2 Tổ sấy 22.697,6 30.000 4.069,8 400 4.469,8 3 Tổ Cắt 75.878 72.000 3.540 700 4.240 4 Tổ ép dầu 40.740 43.400 1.276,04 1500 2.776,04 Cộng 203.365,6 209.400 11.345,84 4.100 15.445,84 Người lập Kế toán trưởng Phòng kế hoạch vật tư Giám đốc ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biến động chi phí nhân công trực tiếp xảy ra do sự biến động của 2 nhân tố: Biến động về mức giá lao động và năng suất lao động. - Biến động về giá lao động tăng lên một khoản chi phí là 4.100.000đ, việc tăng chi phí này không đáng kể vẫn còn kiểm soát được. Mức giá lao động đã được thoả thuận trước tuy nhiên trong thời gian gần đây nhu cầu cuộc sống tăng cao, mức giá tiêu dùng cũng tăng làm cho giá lao động tăng. Sự biến động này do nhu cầu thị trường khó kiểm soát được, hay do chính sách xã hội hoặc sử dụng đơn giá không đúng không đúng với năng lực nhưng vẫn phải trả lương theo tính chất công việc. - Biến động về Năng suất lao động, năng suất lao động giảm làm tăng số ngày công thực tế cao hơn so với dự toán và làm tăng chi phí là 11.345.840đ, sự biến động này cho thấy công tác quản lý lao động chưa tốt, điều kiện sản xuất khó khăn ảnh hưởng đến năng suất lao động, hay do trình độ tay nghề của công nhân còn thấp. e) Xác định hành động quản lý thích hợp: Dựa trên những nguyên nhân thực tế gây biến động về năng suất lao động và đơn giá ngày công, Công ty cần đưa ra những hành động mới và phát huy những thủ tục kiểm soát đã được áp dụng có hiệu quả để kiểm soát chi phí ngày càng tốt hơn. - Đối với những biến động về giá do sử dụng lao động không đúng với năng lực nhưng vẫn trả lương theo tính chất công việc thì Công ty cần xem lại giai đoạn tuyển dụng và bố trí công nhân, đối với những công nhân có tay nghề kém thì cần điều chỉnh bậc thợ cho phù hợp. - Đối với những biến động do năng suất lao động thì Công ty cần tăng cường biện pháp quản lý ngày công và giờ công, tổ trưởng các bộ phận thường xuyên nhắc nhở công nhân mình trong qúa trình sản xuất. Đồng thời theo dõi tình hình làm việc của từng công nhân, cuối tháng tiến hành bình chọn những công nhân tiêu biểu của tổ đưa lên cho Công ty khen thưởng công nhân này, nhằm giúp các công nhân trong tổ thi đua nhau trong quá trình làm việc. Mặt khác: Công ty nên tổ chức việc phát lương cho công nhân cũng như cán bộ công nhân viên qua dịch vụ ngân hàng nhằm giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán cũng như hạn chế sai phạm xảy ra. f) Hành động: Công ty tiến hành áp dụng những hành động vừa ban ra và thủ tục có sẵng cho quá trình sản xuất. Sau khi đã cân nhắc giữa chi phí bỏ ra và lợi ích mang lại của việc áp dụng các thủ tục đó trong thực tế. g) Tiếp tục đánh giá lại: Công ty cần xem lại những thủ tục ban ra đối với kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp được áp dụng như thế nào trong thực tế qua việc phân tích nguyên nhân chênh lệch để có hành động phù hợp với Công ty nhất. 4.3. Kiểm soát chi phí sản xuất chung: 4.3.1. Quy trình kiểm soát chi phí sản xuất chung: Vì chi phí sản xuất chung bao gồm nhiều khoản chi phí, nó không nói đến một đối tượng cụ thể nào nên quy trình của nó giống như các khoản chi phí trên. 4.3.2. Thủ tục kiểm soát: Chi phí sản xuất chung là một khoản mục bao gồm nhiều nội dung chi phí nên khó kiểm soát. - Để kiểm soát vật liệu phục vụ chung cho quá trình sản xuất thì phiếu yêu cầu vật tư phải có chữ ký của tổ trưởng các bộ phận sản xuất. - Để nâng cao tinh thần trách nhiệm của các bộ phận quản lý thì cuối mỗi tuần nên có cuộc họp để mọi người báo cáo phần việc mình làm, đồng thời tổ trưởng của các bộ phận nên nhận xét từng người về phần việc mà họ phụ trách để mọi người rút kinh nghiệm lẫn nhau. Thời gian làm việc của bộ phận này được chấm công thông qua bảng chấm công và cũng phải được đặt ở nơi công khai. - Đối với những chi phí tiếp khách, điện thoại thì Công ty nên quy định cụ thể mức tiền là bao nhiêu, nếu vượt quá số tiền trên thì sẽ thu lại bằng cách trừ vào lương. Công ty cũng cần kết hợp các thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung với các thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. 4.3.3. Trình tự kiểm soát: a) Triển khai mục tiêu: - Công ty đã đặt ra mục tiêu là tổng chi phí sản xuất chung thực tế phát inh nhỏ hơn dự toán, chi phí sản xuất chung đảm bảo tính có thật, tính chính xác cơ học, phân loại và trình bày, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. - Chi phí sản xuất phải được phân bổ theo tiêu thức hợp lý và nhất quán trong các hạng mục sản phẩm. b) Đo lường các kết quả: Đối với những nội dung chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến hạng mục sản phẩm nào thì tập hợp riêng cho hạng mục sản phẩm đó, theo từng nội dung sản phẩm. Đối với những chi phí liên quan đến nhiều hạng mục sản phẩm thì tiến hành phân bổ theo tiêu thức chi phí nhân công trực tiếp. c) So sánh thành tích với các mục tiêu: Ta tiến hành so sánh chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh với dự toán chi phí sản xuất chung, theo từng nội dung chi phí để thấy được sự chênh lệch của từng nội dung phục vụ cho công tác phân tích chi phí này. Công ty Cổ phần Dầu thực Vật Bình Định Khu vực IV- P.QTrung- TP. Quy Nhơn BẢNG SO SÁNH CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG STT Nội dung chi phí Số tiền Chênh lệch DT TT Giá trị Tỷ lệ(%) 1 Chi tiền mặt cho…. 98.678.000 86.240.368 (12.437.632) (12,6) 2 Xuất NVL dùng SX 768.802.000 702.163.000 (66.639.000) (8,66) 3 Tiền lương nhân viên 203.365.600 209.400.000 6.034.400 2,97 4 Trích tiền lương 50.841.400 52.350.000 1.508.600 2,97 5 ..................... 1.465.392.321 999.687.654 (465.704.667) (31,8) Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) d) Phân tích nguyên nhân chênh lệch: Biến động giảm chi phí chủ yếu là biến động về giá cả của các yếu tố đầu vào sử dụng cho quản lý và các yếu tố cấu thành chi phí chung. Khi có sự biến động giảm này cần tìm hiểu nguyên nhân để tiếp tục duy trì các thủ tục kiểm soát. Theo bảng so sánh chi phí sản xuất chung trên ta thấy chi phí sản xuất chung thực tế giảm so với dự toán là 465.704.667 đ. Sự giảm chi phí này là yếu tố tích cực cho thấy Công ty đã có hoạt động kiểm soát thích hợp nhằm kiểm soát chi phí này. e) Xác định hành động quản lý thích hợp: Để quản lý những biến động do biến phí gây ra thì nhà quản lý cần có những biện pháp quản lý tương tự như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp. Để quản lý những biến động do định phí gây ra thì cá nhân những người thực hiện chi phí này phải giải trình và chịu trách nhiệm trước nhà quản lý. Chi phí sản xuất chung phụ thuộc vào tiến độ sản xuất, tuyển dụng, thuê mướn công nhân cần thiết cho quá trình sản xuất. f) Hành động: Sau khi có những hành động quản lý thích hợp và so sánh chi phí bỏ ra và lợi ích mang lại thì Công ty đưa ra những thủ tục này áp dụng kiểm soát chi phí sản xuất chungcho các lần sản xuất sau. g) Tiếp tục đánh giá lại: Giai đoạn kiểm soát này là khâu cuối cùng của quá trình kiểm soát nhưng lại mở đầu cho quá trình kiểm soát sau. Khi thực hiện các hành động Công ty nên đánh gía lại để xem xét hành động nào có lợi hơn thì phát huy, hành động nào không phù hợp nữa loại bỏ và thay thế bằng những hành động thích hợp hơn. III. MỘT SỐ VẤN ĐỀ KHÁC CÓ LIÊN QUAN: 1. Môi trường làm việc: Như chúng ta đã biết, môi trường kiểm soát bao gồm môi trường bên trong và bên ngoài tác động đến các chính sách, thủ tục kiểm soát được ban hành, quy định của hệ thống kiểm soát nội bộ đơn vị. Một môi trường kiểm soát không tốt thì các thủ tục, quy định kiểm soát đặt ra đều không có ý nghĩa, ngược lại một môi trường kiểm soát tốt thì không những các thủ tục, quy định kiểm soát được thực hiện mà còn đạt được các mục tiêu đề ra, mang lại hiệu quả cao cho hoạt động của Công ty. Thông qua những điều đó Công ty đã tạo ra một môi trường làm việc tương đối tốt việc ban hành các chính sách, quy định, nội quy như: Đi làm đúng giờ, mặc đồng phục…bắt buộc mọi nhân viên Công ty phải nghiêm chỉnh chấp hành trong đó Ban giám đốc là người thực hiện đầu tiên trong Công ty. Việc tạo ra một môi trường làm việc tốt sẽ giúp cho mọi nhân viên của Công ty làm việc thoả mái hơn, làm việc có hiệu quả hơn, có tinh thần trách nhiệm với công việc hơn. Ban lãnh đạo Công ty trước hết phải tuân thủ đầy đủ những quy định đã đề ra để làm gương cho các bộ phận cấp dưới, đồng thời không áp đặt công việc cho các bộ phận bằng cảm tính mà phải thông qua kế hoạch cụ thể. Các phòng ban trong Công ty phải chấp hành nghiêm túc giờ giấc làm việc và những thủ tục, quy định của Công ty cũng như phải thường xuyên báo cáo tình hình cho Ban giám đốc. 2. Chính sách đề bạt, khen thưởng, kỷ luật: Để khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên trong Công ty và lực lượng lao động thuê ngoài làm việc đạt năng suất cao, thì Ban lãnh đạo Công ty phải có chính sách khen thưởng hợp lý, chẳng hạn: Quy định thời gian hoàn thành công việc, qua đó nếu ai thực hiện tốt thì được nâng lương, tăng thời gian nghỉ phép….Bên cạnh đó Công ty vẫn duy trì quan điểm có thưởng có phạt, nếu ai thực hiện không tốt nhiệm vụ được giao, không có tinh thần trách nhiệm, hay không chấp hành những quy định của Công ty thì phải có hình thức kỷ luật thích đáng. 3. Công tác đào tạo và kiểm tra tay nghề: Công ty muốn thực hiện quá trình sản xuất sản phẩm có chất lượng thì công tác đào tạo và kiểm tra, nâng cao tay nghề cho công nhân đóng một vai trò quan trọng. Chính sách đào tạo, tuyển dụng công nhân phải được lập kế hoạch và thực hiện đầy đủ trong năm, sau khi đào tạo phải sát hạch lại để đánh giá đúng năng lực của công nhân và giao làm những công việc phù hợp, nhằm đảm bảo chất lượng quá trình sản xuất và đem lại hiệu quả cao cho Công ty. MỤC LỤC bùa Trang PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ XÂY DỰNG CHU TRÌNH KIỂM SÓAT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG CÁC DOANH NGHIỆP I. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1 1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ 1 2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ 1 2.1. Bảo vệ tài sản của đơn vị 1 2.2. Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin 1 2.3. Bảo đảm việc thực hiện các chế độ hợp lý 2 2.4. Đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý 2 3. Bản chất của kiểm soát nội bộ 3 II. CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 3 1. Môi trường kiểm soát 3 1.1. Môi trường bên trong 4 1.1.1. Đặc thù quản lý của doanh nghiệp 4 1.1.2. Cơ cấu tổ chức 4 1.1.3. Chính sách nhân sự 5 1.1.4. Công tác kế hoạch và dự toán 5 1.1.5. Bộ phận kiểm toán nội bộ 6 1.1.6. Uỷ ban kiểm soát 6 1.2. Môi trường bên ngoài 6 2. Hệ thống kế toán 7 2.1. Lập chứng từ kế toán 7 2.2. Sổ sách kế toán 8 2.3. Lập báo cáo tài chính 8 3. Các thủ tục kiểm soát 8 4. Bộ phận kiểm toán nội bộ 10 III. QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT 10 1. Triển khai các mục tiêu 10 2. Đo lường các kết quả 12 3. So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu 12 4. Phân tích nguyên nhân chênh lệch 12 5. Xác định hành động quản lý thích hợp 13 6. Hành động 13 7. Tiếp tục đánh giá lại 14 IV. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm, phân loại chi phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp 14 1.1. Khái niệm 14 1.2. Phân loại chi phí sản xuất kinh doanh 14 2. Các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chi phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp 15 2.1. Sự cần thiết phải xây dựng chu trình kiểm soát chi phí sản xuất 15 2.2. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 16 2.3. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 17 2.4. Kiểm soát chi phí sản xuất chung 18 PHẦN II: THỰC TRẠNG VỀ XÂY DỰNG CHU TRÌNH KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DẦU THỰC VẬT BÌNH ĐỊNH A. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DẦU THỰC VẬT BÌNH ĐỊNH 19 I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DẦU THỰC VẬT BÌNH ĐỊNH 19 1. Qúa trình hình thành của Công ty 19 2. Quá trình phát triển của công ty 20 3. Chức năng, vai trò và nhiệm vụ của Công ty 21 3.1. Chức năng 21 3.2. Vai trò 21 3.3. Nhiệm vụ 21 II. TỔ CHỨC CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 22 1.Tổ chức công tác quản lý 22 2. Tổ chức công tác kế toán tại công ty 24 2.1. Sơ đồ tổ chức kế toán tại công ty 24 2.2. Chức năng nhiệm vụ của các thành phần phòng kế toán 24 2.3. Hình thức kế toán tại công ty 25 III. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY 25 1. Đặc điểm hàng kinh doanh của Công ty 25 2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty 26 2.1. Cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty 26 2.2. Quy trình công nghệ sản xuất 27 B. THỰC TẾ XÂY DỰNG CHU TRÌNH KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DẦU THỰC VẬT BÌNH ĐỊNH 29 I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ XD CHU TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY 29 II. THỰC TẾ XD CHU TRÌNH KIỂM SOÁT CHI PHÍ SX TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DẦU THỰC VẬT BÌNH ĐỊNH 30 1. Kiểm soát về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại Công ty 32 1.1. Kiểm soát vật chất 32 1.2. Kiểm soát trong khâu hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 33 2. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 40 2.1. Kiểm soát vật chất 40 2.2. Kiểm soát trong khâu hạch toán chi phí nhân công trực tiếp 41 3. Kiểm soát chi phí sản xuất chung 44 3.1. Kiểm soát vật chất 44 3.2. Kiểm soát trong khâu hạch toán chi phí sản xuất chung 44 PHẦN III: MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC XDCHU TRÌNH KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DẦU THỰC VẬT BÌNH ĐỊNH I. NHẬN XÉT VỀ XD CHU TRÌNH KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DẦU THỰC VẬT BÌNH ĐỊNH 46 1 . Ưu điểm 46 1.1. Về công tác tổ chức sản xuất 46 1.2. Về công tác tổ chức hệ thống kế toán 46 1.3. Về công tác tổ chức kiểm soát sản xuất 46 2. Nhược điểm 47 2.1. Về công tác tổ chức sản xuất 47 2.2. Về công tác tổ chức kế toán 47 2.3. Về công tác kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh 47 II. MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN HOÀN THIỆN XD CHU TRÌNH KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DTV BÌNH ĐỊNH 49 1. Môi trường kiểm soát 49 2. Về công tác tổ chức sản xuất 49 3. Về công tác tổ chức hệ thống kế toán 50 4. Về công tác kiểm soát chi phí sản xuất 51 4.1. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 52 4.1.1. Quy trình kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 52 4.1.2. Thủ tục kiểm soát 55 4.1.3. Trình tự kiểm soát 55 4.2. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 59 4.2.1. Quy trình kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 59 4.2.2. Các thủ tục kiểm soát 60 4.2.3. Trình tự kiểm soát 60 4.3. Kiểm soát chi phí sản xuất chung 64 4.3.1. Quy trình kiểm soát chi phí sản xuất chung 64 4.3.2. Thủ tục kiểm soát 64 4.3.3. Trình tự kiểm soát 64 III. MỘT SỐ VẤN ĐỀ KHÁC CÓ LIÊN QUAN 1. Môi trường làm việc 2. Chính sách đề bạt, khen thưởng, kỷ luật 3. Công tác đào tạo và kiểm tra tay nghề ._.