Word với công tác soạn thảo văn bản trong văn phòng (65tr)

y cho em được nhiều kiến thức bổ ích. Đó sẽ là hành trang quý giá nhất cho em sau này khi ra trường. Nhà trường không chỉ dạy chúng em về lý thuyết mà sau mỗi khoá học chúng em còn được phía trường tạo điều kiện về thời gian cho chúng em đi thực tập. Đợt thực tập nhận thức năm thứ nhất đã giúp em rất nhiều về kiến thức nghề nghiệp và những bài học thực tiễn tại cơ quan, doanh nghiệp. Và cũng chính nhờ vào đợt thực tập đó sẽ giúp em hơn nữa trong chuyến đi thực tập tốt nghiệp này. Trong đợt thực tập này, mục tiêu của em đặt ra là: * Thực hiện đúng, đầy đủ 8 nội quy thực tập mà nhà trường đã nêu: Hoàn thành tốt nhiệm vụ thực tập. Chấp hành nghiêm chỉnh nội quy của cơ sở đến thực tập. Tuyệt đối tuân theo sự Sắp xếp của cơ sở thực tập, không được làm bất cứ điều gì ảnh hưởng tới hoạt động. Lễ phép, lịch thiệp với mọi người, trang phục gọn gàng, phù hợp. Tuyệt đối tôn trọng sự hướng dẫn của giáo viên của trường và cán bộ hướng dẫn thực tập tại cơ sở với tinh thần thực sự cầu thị. Có ý thức giữ gìn, bảo quản máy móc, thiết bị nơi thực tập. Năng động, sáng tạo, chuyên cần trong thời gian thực tập. Cuối đợt thực tập nộp Phiếu đánh giá kết quả thực tập do cán bộ hướng dẫn tạixă cơ sở nhận xét cho điểm có đóng dấu xác nhận cho giáo viên hướng dẫn thực tập để nộp cho nhà trường. * Bên cạnh những mục tiêu phải làm trên thì mục tiêu chính trong đợt thực tập này là học tập về các công việc có liên quan đến công việc của mình như: Đánh máy vi tính 10 ngón với tốc độ 60 ký tự/phút. Xử lý văn bản hành chính giao dịch thành thạo. Học cách giao tiếp giữa những người đồng nghiệp trong công ty với nhau, với cấp trên với cấp dưới, giữa nhân viên với lãnh đạo. Sử dụng được những hiểu biết đã học về nghiệp vụ của một nhân viên thư ký văn phòng. Đó là những mục tiêu cụ thể mà em đặt ra trong chuyến đi thực tập này. Sau đây là nội dung của báo cáo thực tập tốt nghiệp của em: Phần A: Giới thiệu về cơ quan tiếp nhận thực tập. Phần B: Nội dung thực tập về nghiệp vụ thư ký. Phần C: Đề tài thực tập Phần D: Thu hoạch thực tập. Nội dung thực tập Phần A: Giới thiệu về cơ quan tiếp nhận thực tập. 1. Giới thiệu chung về xí nghiệp - Tên đầy đủ của cơ quan: Xí nghiệp bê tông bưu điện II. - Địa chỉ: Km3 QL3 – Mai Lâm - Đông Anh – Hà Nội Số ĐT:(04)9611565; (04)9611508; (04)7569255; (04)9611425 Fax: 9610820; Mobile: 0913239546 Xí nghiệp bê tông bưu điện II là một doanh nghiệp Nhà Nước trực thuộc công ty vật liệu xây dựng bưu điện. * Các thành viên trong công ty: Giám đốc công ty: Phạm Đức Doanh Phó giám đốc công ty: Nguyễn Thị Thu Số lượng nhân viên trong công ty: 107 người. Gồm: + Nhân viên trực tiếp sản xuất: 95 người + Nhân viên quản lý phân xưởng: 12 người Xí nghiệp không có nhân viên bán hàng vì xí nghiệp là công ty Nhà nước, do Nhà nước đầu tư nên công ty chủ yếu sản xuất theo đơn đặt hàng của Nhà nước, nhân viên chính trong xí nghiệp chủ yếu là nhân viên trực tiếp sản xuất ( chiếm trên 90% ). * Các phòng, ban chính trong xí nghiệp gồm: phòng hành chính, phòng kỹ thuật, phòng kế toán, phòng kinh doanh. * Sơ đồ tổ chức của xí nghiệp Giám đốc (Phạm Đức Doanh) Phó giám đốc (Nguyễn Thị Thu) Phòng kỹ thuật Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng hành chính * Các hoạt động chính của xí nghiệp: a, Sản xuất cột điện thông tin, cột hạ thế, cột chiếu sáng nông thôn. b, Sản xuất ống cáp nhựa thông tin, bể cáp, cống thoát nước, mương máng nông thôn. c, Lắp đặt, xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp. 2. Giới thiệu về đơn vị được bố trí thực tập Tên phòng, ban: Phòng vi tính Người phụ trách phòng, ban: Nguyễn Ngọc Huy Chức năng, hoạt động của phòng, ban: + Đánh máy vi tính + Soạn thảo văn bản hành chính giao dịch + In ấn + Photocopy các loại văn bản được giao Thái độ, tinh thần làm việc của nhân viên trong cơ quan: Nhìn chung thái độ làm việc, tinh thần làm việc của nhân viên trong cơ quan là hăng hái, nhiệt tình, có trách nhiệm cao đối với các công việc được giao, tích cực hoàn thành tốt nhiệm vụ, không có hiện tượng đi làm muộn, về sớm, bỏ bê công việc, làm việc riêng hay ăn quà vặt trong khi đang làm việc. Quan hệ giữa các cán bộ, người lãnh đạo với nhân viên trong công ty nói riêng và nhân viên trực tiếp sản xuất sản phẩm nói chung là hoà nhã, không có sự chuyên quyền, độc đoán. Nói tóm lại, đây là một tổ chức đơn vị hoạt động có tổ chức, có trách nhiệm cao, văn minh, lịch sự. 3. Giới thiệu về cơ sở vật chất Số lượng máy tính: 05 chiếc + Phòng vi tính: 01 chiếc Các máy văn phòng + Máy in: 01 chiếc + Máy photocopy: 01 chiếc + Máy Fax: 01 chiếc - Hệ thống điện thoại: 02 chiếc Phần B: nội dung thực tập nhận thức I. Nội dung công việc được giao Qua 2 năm học tập và rèn luyện tại trường, mặc dù em đã được học rất nhiều môn học có ích liên quan đến ngành, nghề công việc tương lai mà mình đã lựa chọn như: giao tiếp ứng xử, soạn thảo văn bản, kế toán doanh nghiệp, nghiệp vụ thư ký, trình bầy văn bản, quản lý dự án, marketing, các phần mềm xử lý văn bản: Winword, excel.....Ngoài ra còn có các môn ngoại ngữ như: tiếng anh, tiếng pháp. Các môn học đó sẽ giúp em rất nhiều trong công việc sau này. Đặc biệt trong khoá thực tập nhận thức năm thứ nhất, em đã có điều kiện để áp dụng những kiến thức đã học đó vào thực tiễn công việc. Đó là những kinh nghiệm vô cùng quý báu cho em khi làm việc tại các cơ quan, doanh nghiệp. Suốt 2 tháng thực tập tốt nghiệp tại xí nghiệp bê tông bưu điện II, em được giao chủ yếu các công việc về tin học như: đánh máy vi tính, soạn thảo văn bản, in ấn tài liệu, photocopy các loại giấy tờ được giao. Ngoài ra còn làm các công việc khác như: Sắp xếp phòng họp, trang trí, chuẩn bị cho các cuộc họp giữa lãnh đạo với nhân viên trong xí nghiệp. Sau đây là chi tiết các công việc được giao của em: Về tin học Đây là công việc chủ yếu, thường xuyên mà em được giao làm trong suốt 2 tháng qua. Vì bản thân trường ESTIH là trường đào tạo tin học mà khoa em học là tin học văn phòng nên khi được nhận vào thực tập tại phòng vi tính thì các cô, chú chủ yếu giao cho em các công việc liên quan tới tin văn phòng như: soạn thảo văn bản, đánh máy vi tính. Trong đó, việc đánh máy các văn bản được giao là nhiệm vụ mà em thường phải làm. Còn đối với việc soạn thảo văn bản: ở trên lớp, em đã được học về cách trình bầy văn bản trên máy, cách trình bầy văn bản hành chính thông thường trong bộ môn nghiệp vụ thư ký. Điều này giúp em có thể dễ dàng soạn thảo ra được các văn bản như: Quyết định, công văn, báo cáo, biên bản, thông báo, giấy mời,...một cách đúng thể thức trên máy. Nhưng trong thực tế công việc không phải biết cách trình bầy đúng thể thức văn bản mà lời văn, câu cú trong văn bản cũng phải chính xác, hoàn chỉnh. Đối với em, một học sinh chưa được trải nghiệm thực tế thì càng khó có thể viết nổi. Do đó, các cô, chú trong xí nghiệp chỉ giao cho em soạn thảo giấy mời hoặc thông báo ngắn gửi tới từng cá nhân trong công ty mà thôi. Chi tiết các văn bản đó: + Giấy mời ( Phụ lục I ) + Thông báo ( Phụ lục II ) + Hợp đồng kinh tế ( Phụ lục III ) Về nghiệp vụ thư ký Theo tính chất công việc tại phòng vi tính thì em chỉ được giao những công việc liên quan đến tin văn phòng là chủ yếu. Nhưng do chỉ là học sinh đến thực tập, trình độ còn non kém nên các công việc mà các cô, chú giao cho em chỉ là rất hạn chế. Vì vậy, khi đến cơ quan thực tập thời gian dỗi trong công ty của em là khá nhiều, trong thời gian đó các cô thường giao cho em việc khác liên quan một phần đến nghiệp vụ thư ký mà em đã học. Tại trường em đã được học rất nhiều về các vấn đề có liên quan đến nghiệp vụ thư ký sau này như: cách trình bầy văn bản thông thường, cách nghe điện thoại, cách tổ chức một buổi hội nghị, diễn thuyết....Nhưng trên thực tế công việc mà em được giao lại không liên quan nhiều đến các vấn đề được học, mà em chỉ được giao nhiệm vụ phụ giúp cho các cô nhân viên trong việc trang trí, sắp xếp, chuẩn bị phòng họp mỗi khi công ty có cuộc họp nào đó. Cụ thể trong việc chuẩn bị phòng họp, em làm các công việc như: rửa cốc chén, lau bàn ghế, cửa kính, bảng, chuẩn bị phấn viết, kê bàn ghế ngay ngắn, bố trí hoa tươi trên bàn, chuẩn bị hoa quả, nước giải khát, micro...Và sau mỗi cuộc họp phải quét dọn lại phòng họp sạch sẽ. In ấn, photocopy Các văn bản sau khi soạn thảo song thường được in ấn ngay rồi gửi cho các bộ phận có liên quan nhưng cũng có thể được lấy từ bộ nhớ của máy tính đã được nhập từ trước để in ra. Đối với việc photocopy, em thường được các cô, chú đưa tài liệu đến để sao chép lại thành nhiều văn bản gửi đi. Đó thường là các quyết định, công văn, thông báo...từ cấp trên gửi xuống. II. Khả năng hoàn thành công việc được giao Nhờ vào những kiến thức đã học và nhờ vào sự chỉ bảo, giúp đỡ tận tình của các cán bộ hướng dẫn tại cơ sở mà em đã hoàn thành được các công việc được giao ở trên. Cụ thể: Về tin học Việc đánh máy vi tính đã dần dần nhanh hơn, với tốc độ tối thiểu là 60 ký tự/phút. Việc xử lý văn bản bằng winword ngày càng thành thạo hơn nhờ vào việc biết tận dụng các phím gõ tắt trên bàn phím thay cho việc phải dùng chuột. Các phím gõ tắt đó như: Ctrl+Z: undo ( lặp lại 1 bước làm ); Ctrl+S: ghi văn bản lại; Ctrl+A: bôi đen toàn bộ văn bản; Ctrl+j: căn giữa màn hình.... Cụ thể các trình tự thực hiện việc đánh máy văn bản: + Sau khi nhận văn bản, đọc lướt qua nội dung của văn bản. + Kiểm tra thể loại văn bản (Đối với những văn bản đã có mẫu sẵn trong máy thì sử dụng trực tiếp hoặc có thể thêm vài điều sửa đổi trong đó). + Căn chỉnh màn hình: khổ giấy, đặt lề văn bản (file/page setup); Cỡ chữ, màu chữ, font chữ ( Format/font).... + Đánh máy văn bản. Còn việc soạn thảo văn bản đã nắm chắc cách trình bầy một văn bản thông thường trên máy, đặc biệt là giấy mời, thông báo. Thường thì những công việc soạn thảo trong công ty là lặp lại nên khi soạn thảo ra một văn bản mới nào đó ta nên sử dụng Template để soạn thảo. Vì sau khi những văn bản đó được lưu lại ta sẽ được một mẫu văn bản dùng cho việc soạn thảo sau này. Ngoài ra, để dễ tìm kiếm một văn bản trong máy tính, ta nên tập thói quen sau khi soạn thảo song ghi lại văn bản vào một thư mục sao cho có hệ thống và dễ khi tìm kiếm nếu cần. Trình tự thực hiện việc soạn thảo văn bản: + Xác định thể loại của văn bản. + Xác định nội dung văn bản. + Tìm lời văn phù hợp cho văn bản ( phần này thường được các cô, chú hướng dẫn cụ thể ). + Phác thảo trên giấy nháp. + Đánh máy văn bản. Trên thực tế làm việc tại cơ sở, thì em chỉ được giao cho việc soạn thảo văn bản giấy mời, thông báo, hợp đồng kinh tế. Đối với mẫu giấy mời là mẫu đã có sẵn trong máy nên ta chỉ làm nhiệm vụ trộn văn bản giữa mẫu giâý mời đó với tên khách được mời rồi in ra. Cụ thể các bước trộn văn bản như sau: + Tạo file mới danh sách khách mời rồi lưu vào tệp. + Mở mẫu giấy mời có sẵn. + Nhấn chuột vào Tools/merge: Hội thoại xuất hiện. + Create/Form letters/Active window + Data source/Get data/Open data source + Chọn file danh sách khách mời/OK + Chọn Edit mail document + Trong mục insert merge field ( trên thanh công cụ ), ta chọn trường cần kết nối và chọn “merge to document” để kết nối ra file. + Tiến hành in: merge to print Còn đối với văn bản thông báo cũng có mẫu sẵn nhưng soạn thảo chi tiết hơn về nội dung và nó cũng được thực hiện theo đầy đủ các bước như với văn bản giấy mời. Còn riêng đối với hợp đồng kinh tế cũng có mẫu sẵn nhưng không chi tiết do mỗi hợp đồng đều có các điều khoản đi kèm tuỳ thuộc vào lượng hàng, số hàng, chủng loại mặt hàng, đối tác.... Để từ đó có cách trình bầy sao cho phù hợp, cụ thể trong một bản hợp đồng gồm có rất nhiều điều khoản như: Điều I: Tên loại, giá cả, số lượng. Điều II: Quy cách, chất lượng, sản phẩm. Điều III: Giao nhận, vận chuyển, bốc xếp. Điều IV: Hình thức thanh toán. Điều V: Điều khoản chung. Mà mỗi điều khoản trên đều có nét riêng tuỳ thuộc vào mỗi khách hàng, hơn nữa một bản hợp đồng thường là khá dài do đó ta không thể áp dụng cách trộn thư như các loại văn bản Giấy mời, thông báo được. Nhưng ta có thể vận dụng các mẫu hợp đồng có sẵn được đánh từ trước để từ đó điều chỉnh cho thích hợp. Muốn vậy, ta nên đánh một mẫu hợp đồng có sẵn trong Templates để khi nào cần có thể sửa đổi tuỳ theo mức độ khác nhau của từng hợp đồng. Cụ thể các bước làm trong Templates như sau: - Tạo ra một tệp văn bản mẫu: + File/ New. + Chọn General/ Blank document (Đây là mẫu văn bản trắng). + Trong Create new: chọn Templates + OK. - Lưu tệp mẫu: + File/ Save. + Trong phần File name: Tên file. dot - Sử dụng tệp mẫu: + File/ Open. + Trong phần “Files of type” chọn all file + Sửa chữa nội dung file theo yêu cầu. + Lưu file: File/ Save as/ Chọn kiểu (. doc ). + OK. Về nghiệp vụ thư ký Những công việc được giao như trên về nghiệp vụ thư ký là khá dễ dàng với em vì phòng họp của công ty khá nhỏ, quy mô lại không lớn, không đòi hỏi quá long trọng mà các công việc được giao lại đơn giản giống như những việc thường làm ở nhà. Về việc in ấn, photocopy Cách in ấn và sử dụng máy photocopy, em đã được học từ năm thứ nhất và trên thực tế đợt thực tập năm đó em cũng đã có điều kiện làm việc với máy in và máy photocopy. Nên khi được giao công việc này, em đã hoàn thành tốt các công việc được giao. Việc in ấn và sử dụng máy photocopy được thực hiện như sau: Về in ấn: + Mở văn bản cần in. + Vào File/print ( Ctrl+P ). + Chọn trang cần in/OK Còn về phần việc photocopy, doanh nghiệp thường dùng khổ giấy A4 và được sao ra làm nhiều bản. Thông thường thì các văn bản được photocopy được lấy ra từ máy in, sau đó sao ra làm nhiều bản nhằm làm hạn chế việc sử dụng mực in. Đó cũng là một cách tiết kiệm cho ngân sách của công ty. III. Tự đánh giá ưu khuyết điểm của bản thân. Vì đây chỉ là khoá thực tập nhằm giúp em trong việc nắm bắt thực tế nên những sai sót, khuyết điểm mà em mắc phải là không tránh khỏi. Cụ thể đối với việc soạn thảo văn bản thì ngôn ngữ dùng trong văn bản còn kém, chưa sát hợp với văn phong của mỗi loại văn bản. Còn việc đánh máy văn bản dù biết đánh 10 ngón với tốc độ khá nhanh nhưng trong quá trình đánh còn bị đánh nhầm, còn mắc lỗi. Mặc dù việc thực hiện các công việc được giao được em thực hiện không phải là hoàn hảo nhưng qua mỗi lần làm sai và được các cô, chú nhận xét, góp ý thẳng thắn đã giúp em ngày càng hoàn thành tốt hơn các công việc của mình. Và nhìn chung em đã thực hiện tốt các nhiệm vụ mà mình phải làm tại công ty. Quá trình thực này đã giúp em củng cố thêm những kiến thức đã được học tại trường và đồng thời cũng giúp em học hỏi được thêm các kiến thức mới trong thực tiễn làm việc. Nói chung đợt thực tập này quả là rất có ý nghĩa đối với em , đặc biệt là trong lĩnh vực giao tiếp ứng xử giữa những người trong công ty với nhau và học hỏi được phong cách làm việc nghiêm túc của một doanh nghiệp nhà nước. Chính những tác phong làm việc của nhân viên trong xí nghiệp như: nhiệt tình, hăng hái, có tinh thần trách nhiệm cao đối với công ty, làm việc đúng giờ, không làm việc riêng trong cơ quan....tác phong làm việc này đã giúp em có được một bài học, một tấm gương cho em để noi theo. Phần c: Đề tài thực tập Trong đời sống hàng ngày, chúng ta bắt gặp nhiều loại văn bản: Một thông tư của chính phủ, một bản luận văn, một bài phê bình văn học hay giới thiệu văn học..... Mỗi văn bản có thể xem là tập hợp các câu được tổ chức xoay quanh một “ chủ đề “ nào đó, nhằm vào một định hướng giao tiếp nhất định. Đó là trong lĩnh vực hàng ngày, còn về lĩnh vực nghề nghiệp thì tuỳ vào từng ngành nghề khác nhau mà sử dụng các loại văn bản khác nhau, với cách trình bầy văn bản khác nhau. Một văn bản được coi là hoàn chỉnh, hợp lý, có sức thuyết phục cao không phải chỉ bởi nội dung bên trong của văn bản đó mà cái đập vào mắt người quan sát trước tiên đó chính là cách trình bày văn bản đó như thế nào ? có đúng thể thức hay không ? có được hài hoà đẹp mắt không ? Yếu tố này còn quan trọng như chính nội dung của văn bản . Nó thể hiện bộ mặt của doanh nghiệp, sự hiểu biết của doanh nghiệp ấy. Vì vậy, học cách trình bày một văn bản đúng, đẹp là vô cùng quan trọng, nhất là đối với những người làm trong lĩnh vực quản lý hoặc là thư ký văn phòng. Ngày xưa khi công nghệ thông tin chưa phát triển, máy tính còn chưa xuất hiện thì việc trình bày văn bản đơn thuần là được viết bằng tay, Sắp xếp vị trí câu từ sao cho phù hợp. Nó chưa có một nguyên mẫu, một văn bản quy định chặt chẽ, cụ thể về cách trình bày như: khoảng cách lề trái, lề phải, khoảng cách trên dưới văn bản, khoảng cách giữa các dòng trong văn bản, khổ giấy thường dùng.... Ngày nay khi máy tính đã trở thành một phương tiện thông tin phổ biến, một công cụ lao động hiện đại, có tính chất cập nhật thông tin nhanh. Vì vậy mà việc dùng máy tính cho công tác soạn thảo văn bản đã trở thành một công việc không thể thiếu khi tạo ra một văn bản. Nhất là đối với những văn bản hành chính thông thường càng cần phải dùng máy vi tính để trình bầy bởi những quy tắc trình bầy của các loại văn bản này là hết sức khắt khe, đòi hỏi cầu phải được làm đúng, đẹp. Còn về bản thân em, sau khi được học các môn Word, Nghiệp vụ thư ký, Trình bày văn bản ở nhà trường đã giúp em có những kiến thức nhất định về cách trình bày một văn bản thông thường. Em tin rằng những kiến thức đó sẽ giúp ích rất nhiều cho em sau khi ra trường. Chính vì vậy, đề tài tốt nghiệp của mà em lựa chọn là: “ Word với công tác soạn thảo văn bản trong văn phòng “. Phần I: Soạn thảo văn bản thông thường I. Giới thiệu chung về văn bản và công tác soạn thảo văn bản trong văn phòng 1. Khái niệm văn bản, vai trò và tác dụng của văn bản. a. Khái niệm văn bản là gì ? Văn bản chính là công văn giấy tờ, đó là phương tiện để truyền đạt các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước để phản ánh tình hình thực hiện chủ trương, chính sách, để liên hệ công tác với các cơ quan, tổ chức, xí nghiệp và để ghi chép những điều cần biết trong khi làm việc..... Còn văn bản quản lý Nhà nước: Đó là những quyết định quản lý Nhà nước bằng văn viết do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo đúng thể thức nhất định mang quyền lực đơn phương làm phát sinh các quan hệ quản lý. b. Vai trò, tác dụng của văn bản. Việc trình bày văn bản và đánh máy văn bản trên máy tính: là công việc không thể thiếu được trong quá trình truyền đạt thông tin giữa các cơ quan, các đoàn thể, các tổ chức xã hội. Phân loại văn bản. Các văn bản được soạn thảo gồm nhiều loại. Đó có thể là văn bản pháp luật, pháp quy, văn bản hành chính thông thường, văn bản chuyên môn, văn bản chuyển đổi. Cụ thể: - Văn bản pháp luật: là văn bản do cơ quan có thẩm quyền cao nhất là Quốc hội ban hành. Quốc hội ban hành các loại văn bản như: Hiến pháp, luật, nghị quyết. Đây là các văn bản gốc để từ đó ban hành các văn bản khác. Vì vậy, đó là các văn bản có tình pháp lý cao nhất do cơ quan lập pháp ban hành, mọi tổ chức cá nhân có liên quan đều phải tuân thủ tuyệt đối loại văn bản này. - Văn bản pháp quy: là loại văn bản cụ thể hoá văn bản pháp luật do cơ quan hành pháp ban hành. Nó chứa đựng các quy tắc sử sự chung, là các quy tắc được áp dụng nhiều lần với nhiều người trong toàn bộ lãnh thổ, trong đời sống, có thể sửa đổi theo thẩm quyền và có những quy tắc sử sự riêng. - Văn bản hành chính thông thường: là loại văn bản do rất nhiều cơ quan ban hành như: cơ quan Nhà nước, cơ quan quản lý Nhà nước... Đây là những văn bản cụ thể hoá văn bản pháp quy như: Quyết định, tờ trình, thông tư, báo cáo, biên bản, công văn..... Đây là những văn bản giao dịch giữa cấp trên với cấp dưới, giữa những cơ quan với nhau và thực hiện công tác, nhiệm vụ cụ thể của cơ quan Nhà nước, cơ quan quản lý Nhà nước. - Văn bản chuyên môn kỹ thuật: là những văn bản chỉ được áp dụng ở một số cơ quan, một số lĩnh vực mang tính chất riêng nghề nghiệp như: thống kê, kế hoạch, kiến nghị, kháng nghị, tối hậu thư, kiến trúc, xây dựng, đồ hoạ...... - Văn bản chuyển đổi: là những văn bản được ban hành kèm với văn bản copy và có tính pháp quy như: nội quy, quy chế, quy tắc, phép tắc... Thể thức văn bản. Thể thức văn bản là một yếu tố cấu thành của một văn bản nhằm đảm bảo tính pháp lý, tính quyền lực của văn bản. Nó có các yếu tổ phải đầy đủ, phải ghi đúng cách, phải đặt đúng vị trí. Để trình bầy được một văn bản sao cho hoàn chỉnh, đẹp mà vẫn đảm bảo đáp ứng được yêu cầu đối với một loại văn bản thì trước hết ta cần phải nắm rõ thể thức của văn bản. Với đặc thù của khoa tin học văn phòng của trường ESTIH là đào tạo tin học và nghiệp vụ thư ký nên công tác soạn thảo văn bản chủ yếu gắn với văn phòng, cụ thể là đối với người thư ký, đó chính là các văn bản hành chính thông thường. Do đó, chúng ta cần phải nắm rõ thể thức loại văn bản này nói riêng và đối với tất cả các loại văn bản khác nói chung. Thông thường để hoàn thành được kết cấu của một văn bản theo đúng quy định gồm có các phần sau: - Tiêu đề – tiêu ngữ: Tiêu đề: Đối với những văn bản về Đảng thì tiêu đề là Đảng Cộng sản Việt Nam, còn đối với văn bản hành chính thì đó là Quốc hiệu của quốc gia đó. Tiêu ngữ: là phần chỉ ra mục tiêu phấn đấu của toàn dân tộc, một quốc gia: Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc. - Tác giả: là tên cơ quan ban hành văn bản. Nó cho biết vị trí của cơ quan đó trong hệ thống cơ quan Nhà nước. - Số và ký hiệu: Số văn bản là số thứ tự ban hành văn bản đó. Ký hiệu là từ viết tắt của tên loại văn bản. - Địa danh, ngày ... tháng .... năm. Địa danh: là tên tỉnh, nơi ban hành văn bản đó. Ngày.... tháng..... năm: là ngày ... tháng.... năm cụ thể ban hành văn bản, nhằm giúp cho người quản lý trong việc quản lý văn bản được tốt hơn, dễ dàng hơn. - Tên loại văn bản, trích yếu: Tên loại: là tên gọi của văn bản. Trích yếu văn bản: là câu viết tóm tắt, khái quát chung nhất, ngắn gọn nhất nội dung của văn bản. - Nội dung văn bản: là phần quan trọng nhất trong mỗi văn bản, nếu không có nội dung thì không có vấn đề gì được trình bầy cả. - Nơi nhận: là nơi cơ quan, cá nhân sẽ nhận được văn bản gửi đến. - Chức vụ – chữ ký: Chức vụ: là tên cơ quan có thẩm quyền ban hành. Chữ ký: là chữ ký của người có thẩm quyền và tên của người đó. - Dấu của văn bản: là con dấu của người có thẩm quyền ký để xác nhận chính xác nội dung của văn bản và chịu trách nhiệm về nó. - Dấu khẩn mật ( nếu có ): Điều này thể hiện mức độ khẩn mật do người soạn thảo đề xuất. II. các loại văn bản thông dụng. 1. Văn bản quy phạm pháp luật. Loại văn bản quy phạm pháp luật gồm có: Quyết định, thông tư, nghị quyết, chỉ thị. Quyết định: là loại văn bản dùng để cụ thể hoá chủ trương, chính sách, chế độ hoặc cụ thể hoá những quyết định của cơ quan cấp trên hoặc quyết định về tổ chức bộ máy đề bạt cán bộ, khen thưởng, kỷ luật... 2. Văn bản hành chính. Các loại văn bản hành chính gồm: Công văn hành chính, biên bản, báo cáo, đề án, tờ trình, thông báo, công điện, hợp đồng kinh tế... Công văn: là văn bản dùng để trao đổi, giao dịch giữa các cơ quan Nhà nước với nhau với cấp trên với cấp dưới, với công dân với các cơ quan hữa quan khác. Công văn là loại văn bản không có tên dùng để thông tin trong các hoạt động giao dịch, trao đổi công tác .... giữa các chủ thể có thẩm quyền để giải quyết các nhiệm vụ có liên quan. Báo cáo: là văn bản trình bầy hoặc phương án hoạt động của cơ quan, đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm hoặc những phương án được thực hiện khi có những sự kiện bất kỳ xẩy ra cần xin ý kiến giải quyết. Biên bản: là loại văn bản hành chính ghi lại diễn biến đang xẩy ra, đã xẩy ra vừa mới song mà do người chứng kiến ghi lại hoặc người chứng kiến làm chứng. Thông báo: là loại văn bản thông tin nội dung về một hội nghị, về các hoạt động quản lý cho các chủ thể có liên quan biết, thông tin về kết quả hoạt động, truyền đạt kịp thời các quy định của cơ quan có thẩm quyền. Tờ trình: là văn bản dùng để trình bầy với cấp trên về một ý tưởng, một đề nghị mới và đề nghị cấp trên phê duyệt. Đề nghị mới có thể là một chủ trương, chính sách, phương án, chế độ hoặc bãi bỏ một quy định đã lỗi thời không phù hợp. Hợp đồng kinh tế: là sự thoả thuận giữa 2 bên hoặc nhiều bên, quyền của bên này là nghĩa vụ của bên kia, 1 trong 2 bên phải là người có tư cách pháp nhân, còn người bên kia phải có đăng ký kinh doanh. Phần II: hệ thống văn bản mẫu chung I. Một số hiểu biết chung về văn bản mang tính chất khuôn mẫu. Trong hoạt động giao tiếp hàng ngày, chúng ta thường gặp một số kiểu loại văn bản mang tính chất khuôn mẫu, thể hiện ở những khuôn cấu trúc trung lặp cũng như ngôn ngữ biểu hiện đặc thù của chúng. Chẳng hạn, các đơn từ, biên bản, hợp đồng, báo cáo công tác, thông báo, thông tư...... Đây là loại văn bản mang tính chất hành chính – công vụ phục vụ cho sự giao dịch giữa các tổ chức xã hội, các cơ quan Nhà nước, giữa các cá nhân với các tổ chức hay cơ quan Nhà nước... nhằm duy trì và phát triển các mặt hoạt động của xã hội. * Về mặt chức năng, có thể chia các văn bản này làm hai loại lớn: - Loại văn bản có chức năng điều hành, quản lý gồm: thông tư, chỉ thị, nghị quyết..... - Loại văn bản có chức năng chủ yếu là giao dịch: giấy giới thiệu, hoá đơn, hợp đồng, báo cáo, đơn từ....... * Về mặt đặc điểm, có thể thấy loại văn bản này có những đặc điểm nổi bật sau: - Tính khuôn mẫu về hình thức trình bày, thể hiện ở nhiều mức độ khác nhau: Có loại văn bản in sẵn mẫu, người viết chỉ cần điền thông tin vào chỗ trống. Ví dụ như: Hóa đơn, giấy chứng nhận, giấy giới thiệu... Có loại văn bản không in sẵn mẫu nhưng có công thức diễn đạt chung. Ví dụ như: Hợp đồng, quyết định, biên bản.... Có loại văn bản mà hình thức của chúng tự do hơn như: Đơn, thông tư, chỉ thị.... - Tính nghi thức, trịnh trọng của ngôn ngữ diễn đạt, thể hiện ở các khuôn câu với các từ ngữ quan phương, quan cách được lặp đi lặp lại. Chẳng hạn: Dùng để mở đầu văn bản, có các cụm từ: + Căn cứ vào... + Theo nghị định số... + Theo đề nghị của.... + Để giải quyết.... + Chiểu theo yêu cầu... Dùng để trình bầy quan điểm, đề bạt nguyện vọng: + Chúng tôi cho rằng... + Chúng tôi nhận thấy.... + Xin chân trọng đề nghị.... Dùng để kết thúc văn bản: + Xin chân thành cảm ơn. + Xin gửi đến...... lời chào chân trọng. .......................................................... - Tính minh bạch, khác h quan trong nội dung câu chữ: từ ngữ, ngôn ngữ diễn đảt trong sáng, rõ ràng mang tính khách quan và dễ hiểu. Nói chung thể thức của những văn bản này không những đảm bảo cho việc trình bày thông tin được rõ, đạt hiệu quả giao tiếp cao mà trong nhiều trường hợp còn đảm bảo cho văn bản có giá trị pháp lý. Vì vậy, khi soạn thảo những văn bản này, cần đặc biệt chú trọng đến tính đúng đắn về trình bầy thể thức của văn bản. Ví dụ về tính khuôn mẫu trong văn bản: + Mẫu trình bầy Báo cáo (Hình 1) + Mẫu trình bầy Quyết định (Hình 2) + Mẫu trình bầy Biên bản, Giấy mời, Hợp đồng kinh tế, Tờ trình ( Phụ lục ) Tên cơ quan --------- Số: ..../BC..... cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ----------------------------------- Hà Nội, ngày ... tháng..... năm 2003 Báo cáo Tổng kết công tác năm:........... và phương hướng, nhiệm vụ công tác năm:.......... Mở đầu: Đặc điểm của cơ quan về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Nội dung: I- Tổng kết công tác năm...... Nêu các kết quả đạt được Phân tích đánh giá ưu khuyết điểm đã đạt được Những bài học kinh nghiệm II- phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu phải thực hiện trong năm...... Những nhiệm vụ chính phải làm, các chỉ tiêu Các biện pháp tổ chức thực hiện Các đề nghị lên cấp trên III- Kết luận: Nêu những kết quả công tác chủ yếu trong năm, tự nhận xét đánh giá: tốt, xuất sắc, hoàn thành kế hoạch cấp trên giao........ Nơi nhận: -......... - Lưu VT Thủ trưởng cơ quan ( ký tên, đóng dấu ) Hình 1: Mẫu trình bầy một bản báo cáo Tên cơ quan --------- Số: ..../..... cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ----------------------------------- Hà Nội, ngày ... tháng..... năm 2003 Quyết định của:..........(2)............... V/v..................(3)....................... .................................................. Căn cứ: Xét Theo đề nghị Quyết định: Điều I: (4) Điều II: Điều III: Nơi nhận: -........ -........ Lưu: ......... Thủ trưởng cơ quan ( ký tên, đóng dấu ) Hình 2: Mẫu trình bầy quyết định II. Những yêu cầu chung đối với một văn bản. Khi trình bầy bất kỳ một công văn, tài liệu, chỉ thị, nghị quyết, quyết định, báo cáo, thông tư...... ta đều phải cần chú ý đến một số đặc điểm sau đây: - Trước hết phải xem qua khắp lượt bản thảo từ đầu đến cuối ( đối với văn bản chỉ có một trang ), xem từ trang đầu đến trang cuối cùng của văn bản ( đối với văn bản có hai trang trở lên ). Trong quá trình xem xét một lượt văn bản như vậy, chúng ta cần phải chú ý đến những văn bản viết tay khó đọc, có nhiều chỗ sữa chữa, thêm bớt... Những chỗ đó cần phải được lưu ý để từ đó có phương pháp xác định cách trình bầy văn bản sao cho cân đối, hợp lý, đúng nguyên bản. Đối với những văn bản dài xấp xỉ 1 trang hay nửa trang, ta sẽ liệu cách trình bày văn bản đo sao cho cân đối giữa các câu chữ để làm sao khoảng cách trình bầy của nội dung được bố trí vào giữa trang giấy, tránh hiện tượng để quá nhiều ở phần cuối hoặc trên dưới không hài hoà. Đối với những văn bản dài một trang cách trình bầy văn bản cũng phải đảm bảo kỹ thuật và tránh văn bản lấn thêm sang trang sau. Để làm được vậy ta không nhất thiết phải để cự ly câu chữ, cự ly dòng theo tiêu chuẩn là 1,5 dòng, mà ta có thể đưa lên cao một ít và cự ly của dòng có thể để xít lại ( để nấc dòng vào số 1 hoặc normal ). Còn đối với những văn bản có nội dung dài từ hai trang trở lên, cách trình bày trang thứ nhất giống như cách trình bày văn bản chỉ có một trang, cự ly dòng để nấc 1,5 dòng, từ trang thứ hai trở đi phải điền số trang vào giữa dòng, ngay dòng đầu tiên của trang giấy. Khi ngắt đoạn sang trang ta cũng phải lưu ý ngắt ở một đoạn nào đó sao cho nghĩa của từ đó không bị cụt. Có như vậy mới tạo cho bản đánh máy có một bố cục cân đối, sáng sủa, liên hoàn và đẹp. - Tất cả các văn bản ở cuối trang bao giờ cũng phải để rộng khoảng từ 4 đến 5 cách dòng tạo khoảng trống, đó là chỗ dành cho người._.