Vốn lưu động và các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động của xí nghiệp Xây lắp điện và Nội thất (48tr)

đạt được. Vấn đề đặt ra là các doanh nghiệp phải xác định nhu cầu vốn cần thiết, cân nhắc lựa chọn phương án đầu tư có hiệu quả và lựa chọn các hình thức thu hút vốn tích cực. Bởi vậy bất cứ một doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển đều phải quan tâm đến vấn đề tạo lập, quản lý và sử dụng đồng vốn sao cho có hiệu quả nhất. Muốn cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh được diễn ra liên tục và thường xuyên thì doanh nghiệp phải có đủ lượng vốn lưu động cần thiết để đầu tư. Ngoài ra, vốn lưu động còn là yếu tố góp phần mang lại lợi nhuận trong kinh doanh. Việc sử dụng vốn lưu động hợp lý hay không hợp lý của doanh nghiệp sẽ đem lại hiệu quả tốt hay xấu cho quá trình kinh doanh. Vấn đề đặt ra cho doanh nghiệp là phải sử dụng vốn lưu động như thế nào để đảm bảo cho quá trình tuần hoàn vốn và tạo ra hiệu quả kinh tế cao. Trong thời gian thực tập tại xí nghiệp Xây lắp điện và Nội thất thuộc Công ty Điện lực I, em nhận thấy xí nghiệp hiện nay đang gặp nhiều khó khăn về vốn lưu động. Trên cơ sở sử dụng kiến thức đã học tại nhà trường và thực trạng của xí nghiệp em lựa chọn đề tài: “Vốn lưu động và các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động của xí nghiệp Xây lắp điện và Nội thất ” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp. Ngoài lời mở đầu và kết luận, luận văn gồm 3 chương: Chương I : Một số vấn đề lý luận về vốn lưu động của doanh nghiệp trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Chương II : Tình hình quản lý sử dụng vốn lưu động của xí nghiệp Xây lắp điện và Nội thất. Chương III : Một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động của xí nghiệp. Do trình độ lý luận cũng như thực tế còn nhiều hạn chế nên luận văn của em chắc chắn sẽ không tránh khỏi khiếm khuyết. Em rất mong sự góp ý của thầy cô và xí nghiệp để hoàn thiện thêm đề tài nghiên cứu của em. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn PGS. Lê Thế Tường cùng ban lãnh đạo và các cô chú phòng Tài chính - kế toán của xí nghiệp đã nhiệt tình tạo điều kiện và giúp đỡ em hoàn thành luận văn này. Chương I Một số vấn đề lý luận về vốn lưu động của doanh nghiệp trong hoạt động sản xuất kinh doanh I- Khái niệm, đặc điểm,vai trò và phân loại vốn lưu động. 1. Khái niệm: .Vốn kinh doanh: Vốn là chìa khoá, là điều kiện hàng đầu của mọi quá trình sản xuất kinh doanh, là yếu tố quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp muốn thực hiện được các hoạt động sản xuất kinh doanh phải có một lượng vốn nhất định. Vốn đó được gọi là vốn kinh doanh. Vốn kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của giá trị toàn bộ tài sản trong doanh nghiệp. Vốn kinh doanh của doanh nghiệp gồm vốn cố định, vốn lưu động.Vốn lưu động là một trong các yếu tố quyết định tới quy mô, khả năng cạnh tranh và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. .Vốn lưu động: Để tiến hành sản xuất kinh doanh ngoài các tư liệu lao động doanh nghiệp còn cần có các đối tượng lao động. Khác với các tư liệu lao động, các đối tượng lao động ( nguyên, nhiên, vật liệu, bán thành phẩm,…) chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu, giá trị của nó được chuyển dịch toàn bộ, một lần vào giá trị sản phẩm . Những đối tượng lao động nói trên nếu xét về hình thái hiện vật được gọi là tài sản lưu động (TSLĐ), còn về hình thái giá trị được gọi là vốn lưu động của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải bỏ vốn ra để thuê mướn nhân công và một số chi phí khác. Do đó, vốn lưu động là biểu hiện bằng tiền giá trị của TSLĐ và những chi phí bằng tiền khác do doanh nghiệp ứng ra để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục, thường xuyên. Trong các doanh nghiệp người ta thường chia TSLĐ thành hai loại: TSLĐ sản xuất và TSLĐ lưu thông. - TSLĐ sản xuất bao gồm các loại nguyên vật liệu, phụ tùng thay thế, bán thành phẩm, sản phẩm dở dang,… đang trong quá trình dự trữ sản xuất hoặc chế biến. - TSLĐ lưu thông bao gồm các thành phẩm chờ tiêu thụ, các loại vốn bằng tiền, các khoản vốn trong thanh toán (nợ phải thu). Trong quá trình sản xuất kinh doanh các TSLĐ sản xuất và TSLĐ lưu thông luôn vận động, thay thế và chuyển hoá lẫn nhau, đảm bảo cho quá trình sản kinh doanh được tiến hành liên tục. Để hình thành các TSLĐ sản xuất và TSLĐ lưu thông các doanh nghiệp phải bỏ ra một số vốn đầu tư ban đầu nhất định. Vậy vốn lưu động của doanh nghiệp là số vốn tiền tệ ứng trước để đầu tư, mua sắm các tài sản lưu động của doanh nghiệp. 2. Đặc điểm của vốn lưu động: Vốn lưu động của doanh nghiệp không ngừng vận động qua các giai đoạn của chu kỳ kinh doanh: dự trữ sản xuất, sản xuất và lưu thông. Quá trình này diễn ra liên tục và thường xuyên lặp lại theo chu kỳ và được gọi là quá trình tuần hoàn, chu chuyển của vốn. Qua mỗi giai đoạn của chu kỳ kinh doanh vốn lưu động lại thay đổi hình thái biểu hiện, từ hình thái vốn tiền tệ ban đầu chuyển sang hình thái vốn vật tư hàng hoá dự trữ và vốn sản xuất, rồi cuối cùng trở lại hình thái tiền tệ. Sau mỗi chu kỳ sản xuất, vốn lưu động hoàn thành một vòng chu chuyển. Trong quá trình tham gia vào hoạt động kinh doanh, vốn lưu động chuyển toàn bộ giá trị ngay trong một lần và được hoàn lại toàn bộ sau khi doanh nghiệp tiêu thụ sản phẩm thu được tiền bán hàng. Như vậy, vốn lưu động hoàn thành một vòng chu chuyển sau một chu kỳ kinh doanh. 3.Vai trò của vốn lưu động Trong cơ chế tự chủ và tự chịu trách nhiệm về tài chính sự vận động của vốn lưu động luôn gắn chặt với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp .Vốn lưu động không những đảm bảo cho khả năng mua sắm hàng hoá, nguyên vật liệu...phục vụ cho quá trình sản xuất mà còn đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra thường xuyên, liên tục . Vốn lưu động là yếu tố quan trọng quyết định đến quy mô hoạt động của doanh nghiệp . Hiệu quả sử dụng vốn lưu động càng cao doanh nghiệp càng có điều kiện phát triển về quy mô bề rộng và chiều sâu, đầu tư trang thiết bị, phương tiện kinh doanh.... Vốn lưu động bảo đảm cho doanh nghiệp 2 yếu tố sản xuất là đối tượng lao động và sức lao động. Vốn lưu động còn đảm bảo khả năng thanh toán của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tự chủ hơn về mặt tài chính. Vốn lưu động của doanh nghiệp là một yếu tố không thể thiếu được trong tái sản xuất. Để có thể tái sản xuất mở rộng thì sau một chu kỳ kinh doanh vốn nói chung và vốn lưu động của doanh nghiệp nói riêng phải sinh lời để đảm bảo cho doanh nghiệp tiếp tục mở rộng quy mô, giành thị phần tiêu thụ, tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp và nâng cao uy tín của doanh nghiệp trên thương trường. 4. Phân loại vốn lưu động: Để quản lý, sử dụng vốn lưu động có hiệu quả cần phải tiến hành phân loại vốn lưu động của doanh nghiệp theo các tiêu thức khác nhau: a. Phân loại theo hình thái biểu hiện của vốn: - Vốn bằng tiền và các khoản phải thu: + Vốn bằng tiền: Tiền mặt tại quỹ,tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, kể cả kim loại quý (vàng, bạc, đá quý, ...) + Các khoản phải thu: Các khoản nợ phải thu của khách hàng, các khoản tạm ứng, các khoản phải thu khác, ... - Vốn vật tư hàng hoá (hàng tồn kho): Vốn về nguyên liệu và vật liệu chính; vốn vật liệu phụ; vốn về nhiên liệu; vốn về phụ tùng thay thế; vốn về công cụ, dụng cụ; vốn về sản phẩm dở dang và thành phẩm; vốn về chi phí trả trước. Cách phân loại này giúp doanh nghiệp có cơ sở để kiểm tra kết cấu tối ưu của vốn lưu động, tìm biện pháp tối ưu về việc tận dụng số vốn lưu động đã bỏ ra. b. Phân loại vốn theo vai trò của vốn lưu động đối với quá trình sản xuất kinh doanh: - Vốn lưu động trong khâu dự trữ sản xuất: bao gồm giá trị các khoản nguyên liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu động lực, phụ tùng thay thế, công cụ, dụng cụ lao động nhỏ. - Vốn lưu động trong khâu sản xuất: bao gồm giá trị sản phẩm dở dang và vốn về chi phí trả trước. - Vốn lưu động trong khâu lưu thông: bao gồm giá trị thành phẩm, vốn bằng tiền, các khoản đầu tư ngắn hạn, các khoản vốn trong thanh toán. Cách phân loại này cho thấy vai trò và sự phân bố của vốn lưu động trong từng khâu của quá trình kinh doanh. Từ đó có biện pháp điều chỉnh cơ cấu vốn lưu động sao cho có hiệu quả cao nhất. c. Phân loại theo quan hệ sở hữu vốn - Vốn chủ sở hữu: là số vốn lưu động thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, doanh nghiệp có đầy đủ các quyền chiếm hữu, chi phối và định đoạt. Tuỳ theo loại hình doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế khác nhau mà vốn chủ sở hữu có nội dung cụ thể riêng như: vốn đầu tư từ ngân sách nhà nước, vốn do chủ doanh nghiệp bỏ ra, vốn góp cổ phần, ... - Các khoản nợ: là các khoản vốn lưu động được hình thành từ vốn vay các ngân hàng thương mại hoặc các tổ chức tài chính khác, vốn vay thông qua phát hành trái phiếu, các khoản nợ khách hàng chưa thanh toán... Cách phân loại này cho thấy kết cấu vốn lưu động của doanh nghiệp được hình thành bằng vốn của bản thân doanh nghiệp hay từ các khoản nợ. Từ đó có quyết định trong huy động và quản lý, sử dụng vốn lưu động hợp lý hơn. d. Phân loại theo nguồn hình thành vốn lưu động có thể chia ra các loại vốn sau: - Nguồn vốn ngân sách nhà nước cấp hay chủ sở hữu bỏ ra ban đầu - Nguồn vốn tự bổ sung: là nguồn vốn do doanh nghiệp tự bổ sung trong quá trình sản xuất kinh doanh từ lợi nhuận của doanh nghiệp được tái đầu tư. - Nguồn vốn liên doanh, liên kết: là số vốn lưu động được hình thành từ vốn góp liên doanh của các bên tham gia doanh nghiệp liên doanh. - Nguồn vốn đi vay: vốn vay của các ngân hàng thương mại, vốn vay bằng phát hành trái phiếu doanh nghiệp. - Các nguồn khác. Việc phân chia này giúp doanh nghiệp thấy được cơ cấu nguồn tài trợ cho nhu cầu vốn lưu động trong kinh doanh của mình. Từ góc độ quản lý tài chính mọi nguồn tài trợ đều có chi phí sử dụng của nó. Do đó doanh nghiệp cần xem xét cơ cấu nguồn tài trợ tối ưu để giảm chi phí sử dụng vốn của mình. Ii - Kết cấu và các nguồn đảm bảo vốn lưu động 1.Kết cấu vốn lưu động: Từ các cách phân loại trên doanh nghiệp có thể xác định được kết cấu vốn lưu động của mình theo những tiêu thức khác nhau. Kết cấu vốn lưu động phản ánh các thành phần và mối quan hệ tỷ lệ giữa các thành phần trong tổng số vốn lưu động của doanh nghiệp. ở các doanh nghiệp khác nhau thì kết cấu vốn lưu động cũng khác nhau. Việc phân tích kết cấu vốn lưu động của doanh nghiệp theo các tiêu thức phân loại khác nhau sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn những đặc điểm riêng về số vốn lưu động của mình đang quản lý và sử dụng. Từ đó xác định đúng các trọng điểm và biện pháp quản lý vốn lưu động có hiệu quả hơn phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp. Mặt khác thông qua việc thay đổi kết cấu vốn lưu động của mỗi doanh nghiệp trong những thời kỳ khác nhau có thể thấy được những biến đổi tích cực hay hạn chế về mặt chất lượng trong công tác quản lý vốn lưu động của từng doanh nghiệp. 2. Các nguồn đảm bảo vốn lưu động: Vốn lưu động của doanh nghiệp trong kỳ có thể chia thành 2 loại: vốn lưu động thường xuyên và vốn lưu động tạm thời. a.Nguồn vốn lưu động thường xuyên: Trong các doanh nghiệp, khi tiến hành hoạt động kinh doanh, tương ứng với một quy mô kinh doanh nhất định, phải hình thành một lượng tài sản lưu động nhất định bao gồm mức dự trữ hàng tồn kho và các khoản vốn trong thanh toán để quá trình hoạt động kinh doanh được liên tục đều đặn. Những tài sản lưu động hình thành có tính chất thường xuyên, ổn định, lâu dài được gọi là tài sản lưu động thường xuyên. Nhưng trong các kỳ kinh doanh có rất nhiều nguyên nhân (giá vật tư tăng, sản xuất có tính thời vụ, doanh nghiệp đột xuất có đơn đặt hàng mới, ...) làm tăng nhu cầu vốn lưu động dẫn đến hình thành thêm một bộ phận tài sản lưu động không có tính chất thường xuyên gọi là bộ phận tài sản lưu động tạm thời. Thông thường các tài sản lưu động thường xuyên được tài trợ bởi nguồn vốn lưu động thường xuyên và tài sản lưu động tạm thời được đáp ứng bởi nguồn vốn tạm thời. Nguồn vốn lưu động thường xuyên được xác định thông qua bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp và tại một thời điểm kinh doanh nó được xác định như sau: = - Nguồn vốn thường xuyên là tổng thể các nguồn vốn có tính chất ổn định mà doanh nghiệp có thể sử dụng có tính chất dài hạn vào hoạt động kinh doanh, xác định theo công thức sau: Nguồn vốn thường xuyên = Vốn chủ sở hữu + Nợ dài hạn b. Nguồn vốn tạm thời : là nguồn vốn có tính chất ngắn hạn (dưới 1 năm) mà doanh nghiệp sử dụng để đáp ứng các nhu cầu tạm thời về vốn phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh .Trong bảng cân đối kế toán ,nguồn vốn tạm thời được xác định bằng nợ ngắn hạn. Nguồn vốn này bao gồm các khoản vay ngắn hạn ngân hàng và các tổ chức tín dụng ,các khoản nợ người cung cấp,nợ tiền lương và bảo hiểm của ngươi lao động, nợ thuế, lệ phí đối với ngân sách nhà nước và các khoản nợ phải trả khác có tính chất ngắn hạn, chưa đến hạn trả. Iii - xác định nhu cầu vốn lưu động của doanh nghiệp 1. Nhu cầu vốn lưu động của doanh nghiệp: Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thường xuyên phát sinh nhu cầu vốn lưu động. Nhu cầu vốn lưu động của doanh nghiệp là số vốn tiền tệ cần thiết mà doanh nghiệp ứng ra để hình thành một mức dự trữ hàng tồn kho nhất định và các khoản cho khách hàng nợ sau khi đã sử dụng tín dụng của người cung cấp và các khoản chiếm dụng đương nhiên khác (nợ thuế ngân sách nhà nước, nợ cán bộ công nhân viên, các khoản nợ khác) có thể xác dịnh theo công thức sau: = + - 2. Xác định nhu cầu vốn lưu động: Để xác định nhu cầu vốn lưu động cần thiết doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp khác nhau. Tuỳ theo điều kiện cụ thể doanh nghiệp có thể lựa chọn phương pháp thích hợp. Có hai phương pháp chủ yếu: phương pháp trực tiếp và phương pháp gián tiếp. a. Phương pháp trực tiếp : căn cứ vào các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến nhu cầu vốn để xác định nhu cầu từng khoản vốn lưu động trong từng khâu rồi tổng hợp lại toàn bộ nhu cầu vốn lưu động của doanh nghiệp. Công thức tổng quát như sau: k n Vnc = ồ ồ (M ij x Nij) i=1 j=1 Trong đó: Vnc: Nhu cầu vốn lưu động của doanh nghiệp. M: Mức tiêu dùng bình quân 1 ngày của loại vốn được tính toán. N: Số ngày dự trữ và bảo hiểm của loại vốn được tính toán. i : Số khâu kinh doanh ;(i = 1,k) j : Loại vốn sử dụng; (j =1,n) b.Phương pháp gián tiếp: Đặc điểm của phương pháp gián tiếp là dựa vào kết quả thống kê về vốn lưu động bình quân năm báo cáo, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh năm kế hoạch và khả năng tăng tốc độ luân chuyển vốn lưu động năm kế hoạch để xác định nhu cầu vốn lưu động của doanh nghiệp năm kế hoạch. Công thức tính toán như sau: Vnc = VLĐ0 x x (1 + t) Trong đó: Vnc : Nhu cầu vốn lưu động năm kế hoạch M1 , M0 : Tổng mức luân chuyển vốn lưu động năm kế hoạch và năm báo cáo VLĐ0 : Số dư bình quân vốn lưu động năm báo cáo t : Tỷ lệ giảm hoặc tăng vốn lưu động năm kế hoạch. t = x 100 Trong đó: K1 , K0 : Kỳ luân chuyển vốn lưu động năm kế hoạch, năm báo cáo Trên thực tế để ước đoán nhanh nhu cầu vốn lưu động năm kế hoạch các doanh nghiệp thường sử dụng phương pháp tính toán căn cứ vào tổng mức luân chuyển vốn và số vòng quay vốn lưu động dự tính năm kế hoạch. Phương pháp tính như sau: Vnc = Trong đó: M1 : Tổng mức luân chuyển vốn năm kế hoạch L1 : Số vòng quay vốn lưu động kỳ kế hoạch Iv - hiệu quả sử dụng và biện pháp quản lý vốn lưu động Các doanh nghiệp dùng vốn lưu động của mình để sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Doanh nghiệp sử dụng vốn đó càng có hiệu quả bao nhiêu thì càng có thể sản xuất và tiêu thụ được nhiều sản phẩm bấy nhiêu. Lợi ích kinh doanh đòi hỏi các doanh nghiệp phải sử dụng hợp lý, có hiệu quả hơn từng đồng vốn lưu động, nhằm làm cho mỗi đồng vốn lưu động hàng năm có thể mua sắm nguyên nhiên vật liệu được nhiều hơn, sản xuất ra sản phẩm và tiêu thụ nhiều hơn. 1. Những chỉ tiêu phản ánh hiệu quả sử dụng vốn lưu động STT Chỉ tiêu Công thức ý nghĩa 1 Vòng quay VLĐ ( L) DTT VLĐ bq trong kỳ Vòng quay càng nhiều càng tốt 2 Kỳ luân chuyển VLĐ ( K) 360 L Số ngày càng ít càng tốt 3 Mức tiết kiệm VLĐ ( Vtk(+,-)) x ( K1 – K0) Vtk < 0 thì tiết kiệm được VLĐ 4 Hệ số đảm bảo VLĐ VLĐ bq trong kỳ DTT Hệ số này càng nhỏ càng tốt 5 Hệ số sinh lời VLĐ Lợi nhuận sau thuế VLĐ bq trong kỳ Hệ số này càng cao thì hiệu quả sử dụng VLĐ càng cao 6 Hệ số khả năng thanh toán hiện thời TSLĐ và ĐTNH Nợ ngắn hạn Hệ số này >1 chứng tỏ DN thừa hoặc đủ khả năng thanh toán nợ ngắn hạn 7 Hệ số khả năng thanh toán nhanh TSLĐ - Hàng tồn kho Nợ ngắn hạn Hệ số > 1 thì tình hình tài chính tốt 8 Hệ số khả năng thanh toán tức thời Tiền + Các khoản tương đương tiền Nợ ngắn hạn Hệ số < 0,5 thì khả năng thanh toán ngay rất thấp. 9 Hệ số nợ Tổng số nợ Tổng nguồn vốn Hệ số này càng thấp mức độ rủi ro tài chính càng ít 10 Hệ số nợ ngắn hạn Hệ số này càng nhỏ càng tốt ( < 1/3) 2. Biện pháp quản lý vốn lưu động a. Quản lý vốn tiền mặt Trong quá trình sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp luôn có nhu cầu dự trữ tiền mặt hay tương đương tiền (các chứng khoán có khả năng chuyển đổi thành tiền mặt) ở một quy mô nhất định. Quy mô vốn tiền mặt là kết quả thực hiện nhiều quyết định kinh doanh trong thời kỳ trước, song việc quản lý vốn tiền mặt không phải là một công việc thụ động. Nhiệm vụ quản lý vốn tiền mặt do đó không phải chỉ là đảm bảo cho doanh nghiệp có đầy đủ lượng vốn tiền mặt cần thiết để đáp ứng kịp thời các nhu cầu thanh toán mà quan trọng hơn là tối ưu hoá số ngân quỹ hiện có, giảm tối đa các rủi ro về lãi suất và tỷ giá hối đoái và tối ưu hoá việc đi vay ngắn hạn hoặc đầu tư kiếm lời. Quản lý vốn tiền mặt trong doanh nghiệp thông thường bao gồm : - Xác định mức tồn quỹ tối thiểu: lấy mức xuất quỹ trung bình hàng ngày nhân với số lượng ngày dự trữ tồn quỹ. - Dự đoán và quản lý các luồng nhập xuất ngân quỹ: + Dự đoán ngân quỹ là tập hợp các dự kiến về nguồn và sử dụng ngân quỹ. + Dự đoán các nguồn nhập ngân quỹ bao gồm luồng thu nhập từ kết quả kinh doanh; Luồng đi vay và các luồng tăng vốn khác. + Dự đoán các luồng xuất ngân quỹ bao gồm các khoản chi cho hoạt động sản xuất kinh doanh như mua sắm tài sản, trả lương, các khoản chi trả hoạt động đầu tư theo kế hoạch của doanh nghiệp, trả tiền lãi, nộp thuế,... Trên cơ sở so sánh các luồng nhập và luồng xuất ngân quỹ, doanh nghiệp có thể thấy được mức dư hay thâm hụt ngân quỹ. Từ đó thực hiện các biện pháp cân bằng thu chi ngân quỹ như tăng cường công tác thu hồi các khoản nợ phải thu, đồng thời giảm lượng tiền xuất quỹ,... b. Quản lý các khoản phải thu Để giúp doanh nghiệp có thể nhanh chóng thu hồi các khoản phải thu, hạn chế việc phát sinh các chi phí không cần thiết hoặc rủi ro doanh nghiệp cần coi trọng các biện pháp chủ yếu sau đây: - Phân loại các khoản nợ. - Phải mở sổ theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu cho từng khách hàng trong, ngoài doanh nghiệp và thường xuyên đôn đốc để thu hồi đúng hạn. - Có các biện pháp phòng ngừa rủi ro không được thanh toán (lựa chọn khách hàng, giới hạn mức cấp tín dụng, yêu cầu đặt cọc, tạm ứng hay trả trước một phần giá trị đơn đặt hàng, bán nợ,... - Có chính sách bán chịu đúng đắn đối với từng khách hàng. Khi bán chịu cho khách hàng phải xem kỹ khả năng thanh toán trên cơ sở hợp đồng kinh tế đã ký kết. - Có sự ràng buộc chặt chẽ trong hợp đồng bán hàng, nếu vượt quá thời hạn thanh toán theo hợp đồng thì doanh nghiệp được thu lãi suất tương ứng với lãi suất quá hạn của ngân hàng. c. Quản lý vốn tồn kho dự trữ : Việc quản lý tồn kho dự trữ trong các doanh nghiệp là rất quan trọng, không phải chỉ vì doanh nghiệp tồn kho dự trữ thường chiếm tỷ lệ đáng kể trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp (từ 15-30%). Điều quan trọng hơn là nhờ có dự trữ tồn kho đúng mức, hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp không bị gián đoạn sản xuất, thiếu sản phẩm hàng hoá để bán, đồng thời sử dụng tiết kiệm và hợp lý vốn lưu động. Để quản lý tốt loại vốn này cần phối hợp nhiều biện pháp từ khâu mua sắm, vận chuyển và dự trữ ở kho. Cần chú ý một số biện pháp quản lý sau: - Xác định đúng đắn lượng nguyên vật liệu hoặc hàng hoá cần mua trong kỳ và lượng tồn kho dự trữ thường xuyên. - Xác định và lựa chọn người cung ứng thích hợp. Doanh nghiệp cần cân nhắc các nguồn cung ứng và người cung ứng. Mục tiêu cần đạt được trong việc lựa chọn là giá cả thấp, những điều khoản thương lượng thuận lợi (thời gian và địa điểm giao hàng, điều kiện được hưởng tín dụng thương mại,...) và tất cả gắn liền với chất lượng thoả đáng của hàng hoá. - Thường xuyên theo dõi sự biến động của thị trường vật tư, hàng hoá. Từ đó dự đoán và quyết định điều chỉnh kịp thời việc mua sắm nguyên vật liệu hoặc hàng hoá có lợi cho doanh nghiệp trước sự biến động của thị trường. Đây là một biện pháp rất quan trọng để bảo toàn vốn của doanh nghiệp. - Lựa chọn các phương tiện vận chuyển thích hợp, giảm bớt chi phí vận chuyển, xếp dỡ. - Tổ chức tốt việc dự trữ, bảo quản nguyên vật liệu hoặc hàng hoá. Ap dụng thưởng, phạt vật chất thích đáng để tránh tình trạng mất mát, hao hụt quá mức hoặc vật tư, hàng hoá bị mất phẩm chất. - Thường xuyên kiểm tra, nắm vững tình hình dự trữ, phát hiện kịp thời tình trạng vật tư hoặc hàng hoá bị ứ đọng, có biện pháp giải phóng nhanh số vật tư đó để thu hồi vốn. - Thực hiện tốt việc mua bảo hiểm đối với tài sản và vật tư hoặc hàng hoá, lập dự phòng giảm giá đối với các loại vật tư cũng như các loại hàng tồn kho nói chung. Đây cũng là biện pháp giúp cho doanh nghiệp chủ động thực hiện bảo toàn vốn lưu động. chương II Tình hình tổ chức sử dụng vốn lưu động của xí nghiệp xây lắp điện và nội thất. I- Một số nét chủ yếu về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp xây lắp điện và nội thất. 1. Khái quát về quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp. - Xí nghiệp ra đời với tên gọi : ”Công ty Xây lắp đường dây và trạm” vào năm 1963. - Căn cứ vào nghị định 14/CP của Chính Phủ ban hành ngày 21/7/1995 về việc thành lập Tổng công ty Điện lực Việt Nam hoạt động theo mô hình Tổng công ty 91 với nhiều thành viên hạch toán độc lập, căn cứ vào QĐ346/NL/TCCCBLT ngày 19/6/1993 của Bộ trưởng Bộ Năng lượng về việc thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước, căn cứ vào quyết định số 63/1998/QĐ-CN ngày 22/9/1998 của bộ trưởng bộ công nghiệp, xí nghiệp Xây lắp Điện và Nội thất được thành lập và là xí nghiệp thành viên trong công ty Xây lắp Điện I. Xí nghiệp là đơn vị hạch toán độc lập, bắt đầu hoạt động từ năm 1998. Trụ sở chính của Xí nghiệp tại xã Đại Mỗ, huyện Từ Liêm - Hà Nội. Tổng số vốn kinh doanh ban đầu 2.119 triệu đồng Trong đó : Vốn lưu động : 1.519 triệu đồng. Vốn cố định : 600 triệu đồng 2. Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động kinh doanh của xí nghiệp + Chức năng : Xí nghiệp có chức năng xây lắp các công trình điện và xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp phục vụ nền kinh tế quốc dân. + Nhiệm vụ : Tổ chức sản xuất kinh doanh đúng với đăng ký kinh doanh được cấp đồng thời đảm bảo các yêu cầu sau : - Thúc đẩy sản xuất phát triển đảm bảo đời sống cho người lao động(gồm 142 người trong đó có 32 nhân viên quản lý). - Thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà nước. - Phân phối kết quả lao động, chăm lo đời sống CBCNV về cả tinh thần và vật chất. - Bảo vệ sản xuất,bảo vệ chính trị nội bộ + Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp : Là doanh nghiệp xây lắp có tính đặc thù riêng biệt, các công trình xây dựng khác nhau ( sản phẩm đơn chiếc) hầu hết có khối lượng lớn và chia làm nhiều công đoạn, công việc thường xuyên phải thực hiện ngoài trời nên chịu nhiều ảnh hưởng yếu tố của thiên nhiên. Luôn luôn phải lưu động theo các công trình hoặc hạng mục công trình. Phạm vi hoạt động của xí nghiệp trong cả nước. -Xí nghiệp có tư cách pháp nhân đầy đủ, hạch toán kinh doanh độc lập, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại ngân hàng, được đăng ký kinh doanh theo nhiệm vụ quy định, được ký kết hợp đồng kinh tế với tất cả các chủ thể kinh tế trong và ngoài nước, được huy động mọi nguồn vốn để phục vụ sản xuất kinh doanh. - Hình thức sở hữu vốn: sở hữu nhà nước. -Hình thức hoạt động: xây dựng cơ bản. - Lĩnh vực kinh doanh: . Xây lắp các công trình đường dây và trạm điện . Lắp điện công nghiệp, điện dân dụng, nội thất. . Xây dựng các công trình dân dụng và phần bao che các công trình công nghiệp. . Xây dựng các công trình kỹ thuật hạ tầng: đường giao thông trong công trường, san nền, giải phóng lòng hồ. - Quy trình công nghệ: . Tham gia đấu thầu, dự thầu, ký hợp đồng, lập dự toán. . Tổ chức thi công . Nghiệm thụ, bàn giao, thanh toán. 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất của xí nghiệp Bộ máy quản lý của xí nghiệp đứng đầu là giám đốc đại diện pháp nhân của xí nghiệp và chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động của xí nghiệp. Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực sản xuất. Kế toán trưởng phụ trách lĩnh vực tài chính và hạch toán kinh doanh của xí nghiệp. Xí nghiệp tổ chức cơ cấu gồm các phòng ban sau : - Phòng Tài chính- kế toán : chịu trách nhiệm đề ra các biện pháp và tổ chức thực hiện tốt việc bảo toàn và phát triển vốn, phân tích các hoạt động kinh tế, tổ chức công tác kế toán xí nghiệp. - Phòng Vật tư : tổ chức thực hiện việc cung ứng vật tư, thiết bị...phục vụ thi công cho công trình. Theo dõi việc xuất, nhập, tồn các loại vật tư hàng hoá. - Phòng Kỹ thuật-an toàn : quản lý, hướng dẫn công tác kỹ thuật thi công và kỹ thuật an toàn trong xí nghiệp. - Phòng Kinh tế- kế hoạch : Chịu trách nhiệm về lĩnh vực kinh tế, công tác kế hoạch sản xuất của xí nghiệp. - Phòng TCLĐ -HC : Xây dựng cơ cấu tổ chức sản xuất và quản lý toàn bộ lao động, quản lý công tác tiền lương, thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động và quản lý văn thư, hành chính. Ngoài ra xí nghiệp còn có: 6 đội xây lắp và các đơn vị phụ trợ: tổ xe, tổ gia công cơ khí ... ( Sơ đồ 1) 4. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp Qua bảng số liệu cho thấy tổng quát tình hình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp trong 2 năm qua là tương đối tốt. (Bảng 1) Doanh thu tăng lên : Năm 2002 doanh thu chỉ đạt 10.562.192.207 đồng thì năm 2003 đạt đến 16.135.005.382 đồng, tăng 5.572.813.175 đồng tương ứng tăng 52,76%. Đây là một kết quả đáng khích lệ đối với một doanh nghiệp nói chung và xí nghiệp Xây lắp Điện và Nội thất nói riêng. Giá vốn hàng bán: năm 2002 là 9.567.756.583 đồng, năm 2003 là 14.149.466.540 đồng, năm 2003 so với năm 2002 tăng 47,89% là do khối lượng xây dựng cơ bản tăng lên, nhưng tăng chậm hơn tốc độ tăng doanh thu nói lên xí nghiệp hạ được giá thành. Lợi nhuận gộp năm 2002 so với năm 2003 tăng 991.103.218 đồng, tỉ lệ tăng là 99,66%. Do tốc độ tăng doanh thu cao hơn tốc độ tăng giá vốn hàng bán Chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 546.577.473 đồng so với năm 2002, tỉ lệ tăng 71,18% là quá lớn. Chí phí quản lý của xí nghiệp cần phải giảm trong những năm tiếp theo. Lợi nhuận sau thuế của xí nghiệp tăng đáng kể. Nếu năm 2002 lợi nhuận sau thuế đạt 98.117.712 đồng thì năm 2003 đạt 276.838.159 đồng, tăng 178.720.447 đồng tương ứng tăng 182,15%. Nhìn chung xí nghiệp hoạt động khá tốt, lợi nhuận năm sau tăng hơn nhiều so với năm trước. Xí nghiệp cần duy trì tốt hoạt động sản xuất kinh doanh. ii - tình hình quản lý sử dụng vốn lưu động của xí nghiệp xây lắp điện và nội thất. 1.Kết cấu tài sản và nguồn vốn xí nghiệp : Tại thời điểm 31/12/2003 tổng tài sản của xí nghiệp bao gồm :Tài sản cố định là 1.071.227.185 đồng và tài sản lưu động là 14.891.607.746 đồng. Còn nguồn vốn cũng bao gồm 2 loại: nợ phải trả là 14.025.966.707 đồng và nguồn vốn chủ sở hữu là 1.936.868.224 đồng.Tổng tài sản và tổng nguồn vốn năm 2003 so với năm 2002 đều tăng 4.839.543.430 đồng tức tăng 43,51%, một tốc độ tăng rất cao. Điều đó nói lên quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp đang mở rộng. Sau đây là cơ cấu vốn và nguồn vốn của xí nghiệp: (Bảng 2) a. Kết cấu tài sản: Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn năm 2003 so với năm 2002 tăng 4.574.248.654 đồng với tốc độ tăng 44,35% và chiếm phần lớn trong cơ cấu vốn của xí nghiệp đồng thời không ngừng tăng lên, năm 2002 chiếm tỷ trọng 92,75% so với tổng tài sản, năm 2003 chiếm 93,29%, tăng 0,54%. Trong khi đó, tài sản cố định và đầu tư dài hạn năm 2003 so với năm 2002 tăng 264.294.785 đồng với tốc độ tăng 32,75%, năm 2002 tỷ trọng là 7,25% đến năm 2003 tỷ trọng là 6,71%, giảm 0,54%. Ta thấy vốn lưu động giữ một vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Kết quả trên phản ánh việc phân bổ vốn của xí nghiệp là chưa hợp lý, là một đơn vị sản xuất nhưng tài sản cố định quá nhỏ bé, tài sản lưu động lại rất lớn. Nếu xét từng loại tài sản, ta thấy trong tổng tài sản lưu động tỷ trọng các khoản phải thu chiếm tỷ lệ lớn ( năm 2002 là 40,32%, năm 2003 là 40,35%), sau đó đến hàng tồn kho (năm 2002 là 29,39%, năm 2003 là 26,9%) cả 2 khoản này chiếm gần 70% vốn lưu động của xí nghiệp. Như vậy việc phân bổ vốn lưu động của xí nghiệp là chưa hợp lý. Xí nghiệp bị chiếm dụng vốn tương đối lớn, bên cạnh đó xí nghiệp còn có một phần vốn bị ứ đọng. Nguyên nhân cơ bản là do chủ đầu tư chưa thanh toán được và công trình dở dang còn nhiều chưa thi công dứt điểm. Điều này sẽ gây ảnh hưởng đến khả năng thanh toán, đến giá thành sản phẩm. Xí nghiệp cần chú trọng lưu tâm đến việc điều chỉnh các khoản phải thu, hàng tồn kho. Hai khoản này luôn chiếm tỷ trọng cao và nó sẽ gây khó khăn cho xí nghiệp nếu như không được quản lý và kiểm soát tốt. Để đánh giá và xác định nguyên nhân cụ thể ta nghiên cứu ở phần sau. b. Kết cấu của nguồn vốn: Trong tổng nguồn vốn, trước hết ta xem xét về nguồn vốn chủ sở hữu năm 2002 chiếm tỷ trọng 14,7%, năm 2003 chiếm tỷ trọng 12,13% so với tổng nguồn vốn, giảm 2,57%. Điều đó cho thấy sự phụ thuộc của xí nghiệp về vốn bên ngoài (nợ phải trả) có xu hướng ngày càng tăng, do đó khả năng tự chủ về tài chính bị hạn chế, sẽ ảnh hưởng đến lòng tin của đối tác. Cần phải xác định rõ nguyên nhân để có các quyết định thích hợp trong việc tổ chức huy động vốn, tăng nhanh vốn chủ sở hữu, giảm vốn vay, giảm rủi ro về tài chính của xí nghiệp. Một vấn đề nữa trong nguồn vốn cần xem xét đó là nợ phải trả. Lượng này luôn giữ vai trò chủ đạo (chiếm hơn 80% trong tổng nguồn vốn). Năm 2002 chiếm 85,3%, năm 2003 chiếm 87,87% tăng 2,57%. Trong khoản nợ phải trả ._.