Việc áp dụng tin học trong lĩnh vực quản lý nhân sự tại Công ty Chứng khoán Thăng Long

thực. Đề tài về quản lý nhân sự và tiền lương là một đề tài bao gồm nhiều khía cạnh, công tác quản lý nhân viên , tiền lương của các nhân viên trong các công ty (doanh nghiệp) lớn và nhỏ gặp rất nhiều vấn đề, không những quản lý về nhân viên cho doanh nghiệp mà còn phải quản lý về các vấn đề lương, thưởng thay đổi thất thường theo các tháng v.v... Từ đó lưu lại các thông tin về hồ sơ nhân viên và lương của nhân viên theo từng tháng sau đó đưa ra báo cáo về quá trình công tác của nhân viên, báo cáo lương của nhân viên theo yêu cầu của Công ty. Dựa trên những báo cáo đó Công ty sẽ có những quyết định chính xác hơn về hình thức quản lý của mình để đạt kết quả tối ưu. Phần mềm quản lý nhân sự và tiền lương này được xây dựng trên ứng dụng của cơ sở dữ liệu Microsoft Access và ngôn ngữ lập trình Visual Basic, tuy chưa thể giải quyết được tất cả những khó khăn trong công tác quản lý nhân sự, nhưng chương trình cũng có thể được đem ra áp dụng trong thực tế và có thể trở thành công cụ đắc lực cho người sử dụng. Trong thời gian thực tập tại Công ty Chứng khoán Thăng Long (Là một trong những Công ty con do Ngân hàng TMCP rót vốn ), một trong những Công ty hoạt động kinh doanh mang lại hiệu quả cao trong hệ thống các Công ty con của Ngân hàng như sau: Để phục vụ cho việc kinh doanh và quản lý của Công ty, Công ty này chủ yếu sử dụng một số mạng máy tính. Hệ điều hành mạng chủ yếu ở đây là Unix cho các máy trạm và máy chủ. Hệ quản trị cơ sở dữ lệu của Công ty này phần lớn là hệ quản trị cơ sở dữ liệu Foxpro cùng với bộ phận chương trình quản lý chạy trên môi trường bao gồm: Kế toán khách hàng Lưu ký chứng khoán Nhập lệnh giao dịch vào sàn giao dịch Quản lý nhân sự Hạch toán tiền lương Chương trình thanh toán điện tử Tuy nhiên, một số nhược điểm tồn tại của hệ quản trị cơ sở dữ liệu này không đồng thời với các chương trình trên, đã có nhiều lạc hậu. Do đó, hướng phát triển của Công ty là bảo trì, cải tiến, bổ xung các chương trình này. Cụ thể để cải tiến hệ thống này người ta đã xây dựng được một số chương trình sau: Quản lý nhân sự viết bằng ngôn ngữ lập trình Visual Fox 6.0 tại phòng kế toán phần mềm, hệ thống nhập lệnh vào sàn giao dịch sử dụng ngôn ngữ Visual Basic 6.0 kết hợp với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access. Và hiện nay Công ty đang muốn thay đổi một số chương trình quản lý như : Hệ thống kế toán khách hàng, quản lý vốn cổ phần, lưu ký chứng khoán vào sử dụng tại Công ty. Trong thời gian thực tập tại Công ty dưới sự hướng dẫn của cán bộ tại Công ty, em nhận thấy tính cần thiết của hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương của Công ty cần phải cải tạo. Do hệ thống quản lý nhân sự cũng có ý nghĩa không kém phần quan trọng so với các phần mềm khác mang tính hoạt động của Công ty. Bởi “ Các Công ty ngày nay có hơn nhau hay không là do phẩm chất, trình độ, và sự gắn bó của công nhân viên đối với Công ty. Để tồn tại và phát triển không có con đường nào bằng con đường Quản trị tài nguyên nhân sự một cách có hiệu quả vì nhân sự là tài nguyên quý giá nhất” Quản trị tài nguyên nhân sự là việc hoạch định, tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì , phát triển, sử dụng, động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tài nguyên nhân sự thông qua tổ chức, nhằm đạt được mục tiêu của Công ty. Tài nguyên nhân sự bao gồm tất cả mọi cá nhân tham gia vào bất cứ hoạt động nào của Công ty, bất kể vai trò cuả họ là gì. Quản trị nhân sự là một thành tố quan trọng của chức năng quản trị và nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp nơi trong công ty. Trên thực tế tại Công ty Chứng khoán Thăng Long tin học hoá đã được ứng dụng trong lĩnh vực quản lý nhân sự song vẫn còn ở mức độ thấp chưa đáp ứng được những đòi hỏi ngày càng cao và chính xác của hoạt động kinh doanh. Xuất phát từ quan điểm như vậyvà được sự đồng ý của thầy giáo hướng dẫn cùng với sự giúp đỡ của cơ quan thực tập em đã quyết định chọn đề tài “ Việc áp dụng tin học trong lĩnh vực quản lý nhân sự tại Công ty Chứng khoán Thăng Long ” cho chuyên đề thực tập của mình nhằm góp phần vào việc nâng cao chất lượng quản lý nhân sự, để đáp ứng được những yêu cầu về nhân sự ngày một lớn. Phần mềm quản lý nhân sự cho phép cung cấp các thông tin về nhân sự một cách nhanh chóng, chính xác cho các nhà quản lý. Chương I Tổng quan về cơ quan thực tập I. Giới thiệu về cơ quan thực tập 1. Lịch sử hình thành và phát triển Sau 5 năm đi vào hoạt động, Ngân hàng TMCP (thương mại cổ phần) Quân đội đã từng bước khẳng định được uy tín, vị trí của mình trên thị trường tài chính- tiền tệ. So sới thời điểm 31-12-1994 thì sau 5 năm, Ngân hàng TMCP Quân đội đã có sự tăng trưởng khá: vốn điều lệ tăng 7 lần; tổng tài sản tăng 32 lần; dư nợ tăng 50 lần và thường xuyên đạt lợi nhuận năm sau cao hơn năm trước, bảo đảm quyền lợi cho các cổ đông. Vì vậy Ngân hàng TMCP Quân đội đã được xếp vào nhóm các ngân hàng TMCP hoạt động có hiệu quả ở Việt Nam. Với mục tiêu phát triển bền vững, Ngân hàng TMCP Quân đội không ngừng đa dạng hoá hoạt động kinh doanh, thực hiện phương trâm đáp ứng tốt mọi nhu cầu về các dịch vụ tài chính - tiền tệ của khách hàng, cung cấp những sản phẩm có chất lượng và mang tính cạnh tranh cao. Với mục tiêu phát triển bền vững như vậy Ngân hàng đã thành lập các công ty con đi vào hoạt động như Công ty mua bán nợ, Công ty Chứng khoán... Do đó, sau hơn hai năm nghiên cứu và tích cực chuẩn bị, công ty TNHH Chứng khoán Thăng Long ra đời, công ty TNHH chứng khoán Thăng Long là công ty trực thuộc Ngân hàng TMCP Quân đội. Ngân hàng đã rót vốn cho công ty chứng khoán Thăng Long đi vào hoạt động. Với số vấn điều lệ ban đầu 9 tỷ đồng, công ty hoạt động trên nhiều lĩnh vực, bao gồm: môi giới chứng khoán, tư vấn đầu tư chứng khoán, quản lý danh mục đầu tư, lưu ký-đăng ký chứng khoán và các hoạt động khác liên quan đến lĩnh vực chứng khoán. Với nguyên tắc phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng, an toàn, trung thực, hiệu quả và đạt trình độ chuyên môn cao, Công ty TNHH ( trách nhiệm hữu hạn ) Chứng Khoán Thăng Long mong muốn nhận được sự giúp đỡ của các cơ quan hữu trách, sự hợp tác, sự hỗ trợ của quý khách hàng, các nhà đầu tư trong và ngoài nước trên cơ sở hai bên cùng có lợi. 2. Tư cách pháp nhân: Quyết định thành lập: số 78/2000NHQĐ do chủ tịch hội đồng Quản trị Ngân hàng TMCP Quân đội ban hành 14 tháng 04 năm 2000. Giấy phép hoạt động: số 05GPHĐKINH DOANH do Uỷ ban chứng khoán Nhà nước cấp ngày 11 tháng 05 năm 2000. Vốn điều lệ tại thời điểm thành lập : 9 tỷ đồng. 3. Các lĩnh vực hoạt động Với số vốn điều lệ tại thời điểm thành lập như vậy Công ty Chứng khoán Thăng Long thực hiện các nghiệp vụ chính được cấp phép theo những hình thức sau: Môi giới chứng khoán Tư vấn đầu tư chứng khoán Quản lý danh mục đầu tư Lưu ký chứng khoán Môi giới chứng khoán Công ty làm trung gian, đại diện mua bán chứng khoán cho khách hàng. Tổ chức giao dịch chứng khoán theo hình thức đặt lệnh mua bán chứng khoán trực tiếp. Cung cấp phương thức giao dịch từ xa qua điện thoại, fax. Cung cấp các thông tin chứng khoán, thông tin tài khoản cho khách hàng ngay tại sàn giao dịch và qua thư điện tử. Tư vấn đầu tư chứng khoán Chứng khoán là các tài sản tài chính, vì vậy đầu tư chứng khoán là một loại hình đầu tư tài chính + Cung cấp thông tin, hướng dẫn, trao đổi kinh nghiệm để khách hàng ra những quyết định đầu tư sáng suốt. + Cung cấp báo cáo phân tích các loại chứng khoán cùng với các ý kiến tư vấn mua bán chứng khoán + Đến với Công ty Chứng khoán Thăng Long khách hàng sẽ được tư vấn để có chiến lược đầu tư phù hợp để tránh rủi ro. Quản lý danh mục đầu tư chứng khoán. + Nhận sự uỷ thác và thay mặt khách hàng thực hiện đầu tư chứng khoán. + Khách hàng không mất thời gian nghiên cứu, phân tích thị trường và thực hiện giao dịch. Đăng ký và lưu ký chứng khoán. Lưu giữ chứng khoán cho khách hàng, giúp khách hàng thực hiện quyền đối với chứng khoán. + Dịch vụ với chi thấp và thủ tục đơn giản thuận tiện. + Khách hàng được đảm bảo về tài sản, tránh được rủi ro có thể xảy ra khi tự lưu giữ chứng khoán. Dịch vụ bổ trợ + Dịch vụ ứng trước tiền bán chứng khoán + Dịch vụ ứng trước cổ tức + Dịch vụ cầm cố giấy tờ có giá để vay vốn đầu tư chứng khoán + Dịch vụ cho vay cầm cố chứng khoán + Dịch vụ cho vay bảo chứng. Ngoài ra Công ty còn thực hiện lưu ký cổ phiếu chưa niêm yết, đồng thời phối hợp với Ngân hàng mẹ là Ngân hàng Quân đội thực hiện những dịch vụ bổ trợ nhằm hỗ trợ nhà đầu tư và các doanh nghiệp cổ phần hoá, các công ty cổ phần. Những tiện ích này bao gồm: Cho vay mua cổ phần + Lãi suất ưu đãi đối với người lao động khi vay vốn mua cổ phần + Thời hạn tối thiểu 3 năm + Thủ tục đơn giản thuận tiện + Có chính sách cho vay đặc biệt dành cho cán bộ chủ chốt Cho vay ứng trước tiền bán chứng khoán + áp dụng đối với các loại chứng khoán đang niêm yết khi đã có xác nhận giao dịch của Công ty Chứng khoán Thăng Long. + Lãi suất tính theo từng ngày vay thực tế . Cho vay cầm cố chứng khoán + áp dụng cho chứng khoán niêm yết + Khi công ty cổ phần chưa niêm yết có nhu cầu, có thể làm việc trực tiếp với Ngân hàng và công ty Chứng khoán Thăng Long để thực hiện cầm cố cổ phiếu để vay vốn. Tư vấn xây dựng điều lệ, phương án cổ phần hoá + Xây dựng điều lệ theo điều lệ mẫu, phù hợp với luật doanh nghiệp và thông lệ tốt nhất về quản trị công ty + Điều lệ mẫu phù hợp với các quy định của UBCK (Uỷ ban chứng khoán )nhà nước về chứng khoán và thị trường chứng khoán + Tư vấn hoàn thiện phương án kinh doanh Chương trình quản lý cổ đông + Sử dụng giấy chứng nhận cổ đông thay thế chứng chỉ cổ phiếu và thực hiện hoạt động quản lý trên máy tính. + Chương trình máy tính quản lý cổ đông Sử dụng đơn giản và thuận tiện, dễ dàng trong việc theo dõi hồ sơ cổ đông và việc chuyển nhượng cổ phiếu. Một biểu báo cáo chuẩn Soạn thảo thư, giấy mời theo ý muốn Cung cấp miễn phí cho các công ty cổ phần Quá trình cổ phần hoá + Các bước thực hiện cổ phần hoá: cung cấp cho doanh nghiệp những bước chính trong việc cổ phần hoá + Lợi ích của việc cổ phần hoá đối với doanh nghiệp và người lao động Cung cấp các dịch vụ tài chính + Cho vay vốn lưu động phục vụ sản xuất kinh doanh. + Cho vay theo dự án trung và dài hạn để đầu tư mới, tăng năng lực sản xuất của doanh nghiệp. * Góp vốn đầu tư vào các dự án, các công ty cổ phần. 4 . Các khách hàng lớn của Công ty Chứng khoán Thăng Long Thị trường giao dịch chứng khoán đã hoạt động được hơn hai năm thu hút sự quan tâm của đông đảo công chúng đầu tư trong nước. Công ty Chứng khoán Thăng Long cũng là một thành viên của thị trường giao dịch. Các bạn hàng của Công ty : Uỷ ban chứng khoán Nhà nước - cơ quan quản lý cao nhất Công ty phát hành . Công ty chứng khoán khác Ngoài các nhà đầu tư là tổ chức ra thì còn có nhà đầu tư cá nhân khi họ đã mở tài khoản tại Ngân hàng. 5. Tôn chỉ hoạt động Tinh thần, thái độ làm việc của nhân viên cơ quan được thực hiện như sau: Kinh doanh có kỹ năng, có tinh thần trách nhiệm Ưu tiên thực hiện lệnh của khách hàng trước khi thực hiện lệnh của công ty. Có nghĩa vụ bảo mật cho khách hàng, không được tiết lộ các thông tin về tài khoản khách hàng khi chưa được khách hàng đồng ý bằng văn bản có yêu cầu của các cơ quan quản lý nhà nước. Có tinh thần tập thể cao. Khi thực hiện công việc tư vấn phải cung cấp thông tin đầy đủ cho khách hàng và giải thích rõ ràng về các rủi ro mà khách hàng có thể phải gánh chịu, đồng thời họ không được khẳng định về lợi nhuận các khoản đầu tư mà họ tư vấn. Công ty không được phép nhận bất kỳ một khoản thù lao nào ngoài các khoản thù lao thông thường cho dịch vụ tư vấn của mình Nghiêm cấm thực hiện các giao dịch nội gián, công ty không được phép sử dụng các thông tin nội bộ để mua bán chứng khoán cho chính mình, gây thiệt hại đến lợi ích cho khách hàng. Công ty không được tiến hành các hoạt động có thể làm cho khách hàng và công chúng hiểu lầm về giá cả, giá trị và bản chất của chứng khoán hoặc các hoạt động khác gây thiệt hại cho khách hàng Đảm bảo các yêu cầu về vốn, cơ cấu vốn và nguyên tắc hạch toán, báo cáo theo quy định của UBCK Nhà nước. Đảm bảo nguồn tài chính trong cam kết kinh doanh chứng khoán với khách hàng. Công ty không dược dùng tiền của khách hàng làm nguồn tài chính để kinh doanh, ngoại trừ trường hợp số tiền đó dùng phục vụ cho giao dịch của khách hàng. Công ty phải tách bạch tiền và chứng khoán của khách hàng với tài sản của mình. Công ty không được dùng chứng khoán của khách hàng làm vật thế chấp để vay vốn trừ trường hợp được khách hàng đồng ý bằng văn bản. Có trách nhiệm nhiệt tình với công việc. ý thức chấp hành nội quy tốt Tôn trọng khách hàng 6. Mục tiêu hoạt động Trở thành một trong những công ty chứng khoán hàng đầu tại Việt Nam và khu vực. Tạo lập mạng lưới khách hàng rộng lớn trong và ngoài nước. ứng dụng công nghệ tin học hiện đại trong quản trị và kinh doanh. Trở thành một địa chỉ đáng tin cậy đối với các chủ đầu tư. 7 . Hệ thống chi nhánh của Công ty Chứng khoán Thăng Long trên toàn quốc Địa điểm Tên chi nhánh Hà nội Công ty Chứng khoán Thăng Long 14C Lý Nam Đế Tel: 9434943, Fax: 9438635 TP Hồ Chí Minh Văn Phòng đại diện Quận 1 Tel: 9303279, Fax: 9304513 8. Tổ chức bộ máy hoạt động của công ty đại diện giao dịch tại tp. Hồ chí minh Hội đồng quản trị Ban giám đốc Phòng hành chính tổng hợp Phòng kế toán & lưu ký Phòng công nghệ thông tin Phòng nghiên cứu phát triển Phòng kiểm soát nội bộ Phòng nghiệp vụ kinh doanh II. Bài toán quản lý nhân sự tại Công ty Chứng khoán Thăng Long nêu lêm nhiệm vụ và chức năng của bài toán như sau: Nội dung chính của hệ thống thông tin cần quản lý Quản lý nhân sự: Quản lý về lý lịch nhân viên : Dùng để cập nhật nhân viên mới vào trong tập tin hồ sơ nhân viên của Công ty, trong đó có lương cơ bản và phụ cấp chức vụ nếu có. Xem lý lịch của nhân viên : dùng điều chỉnh thông tin về hồ sơ lý lịch của nhân viên trong Công ty Xóa nhân viên: Khi một nhân vên của Công ty thôi việc ta sử dụng chương trình này để xoá nhân viên đó ra khỏi tập tin hồ sơ nhân viên của Công ty. Quản lý tiền lương : Nhập số chấm công hàng tháng của từng nhân viên trong Công ty Thay đổi số liệu chấm công Tính lương nhân viên theo quy định Thống kê lương theo phòng ban Thống kê lương theo toàn Công ty Nhập số liệu chấm công: Hệ thống dùng để nhập số liệu làm việc trong một tháng của từng nhân viên bao gồm: Tổng số ngày làm việc trong một tháng Số ngày làm thêm, số ngày nghỉ có phép và không phép Số tiền thưởng, số tiền phạt Thay đổi số liệu chấm công: Dùng để thay đổi số liệu ngày công, ngày làm thêm của nhân viên . Tính lương nhân viên : Đây là chức năng rất quan trọng, dùng để tính lương cho nhân viên theo cơ chế điều hành của Công ty. Sau đây là phần tính lương cho nhân viên: LNGAY = LCBAN/ 26 LTHEM =SNGAYLT*1.5 *LNGAY. TONGLUONG= 290.000+ PCCV+ PCK+ LTHEM + THUONG - PHAT- (SNCPVT * LNGAY) - ( SNKP * LNGAY) * Trong đó : LCBAN: lương căn bản hàng tháng của mỗi nhân viên là 290.000 do Nhà nước quy định. LNGAY: Lương ngày làm việc LTHEM: Lương thêm SNCPVT: Số ngày nghỉ có phép vượt trội PHAT : Phạt ( Khi nhân viên làm hỏng tài sản của Công ty thì nhân viên phải bồi thường , được giám đốc ấn định ) PCK: Phụ cấp khác PCCV: Phụ cấp chức vụ. SNKP: Số ngày nghỉ không phép THUONG: Thưởng (cho những nhân viên xuất sắc được giám đốc ấn định) Qua mô tả cho thấy các thông tin bao gồm: Thông tin nhập: Lý lịch nhân viên, danh mục phòng ban, danh mục chức vụ, bảng chấm công, mức thưởng phạt. Thông tin xuất: Các báo cáo về lý lịch nhân sự, về phòng ban, về chức vụ, bảng chấm công, bảng lương theo từng tháng. Đánh gia quy mô đề tài: Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương là một hệ thống con trong hệ thông quản lý của Công ty Mục đích của đề tài : Là xây dựng một hệ thống quản lý cho phép thực hiện quản lý một chu trình khép kín từ đầu đến kết thúc một quan hệ quản lý giữa Công ty với cán bộ nhân viên. Hệ chương trình này có thể cho phép người sử dụng dễ dàng sử dụng các chức năng cho phép nhờ giao diện tiện dùng có thể in báo cáo ngay, hệ thống menu ngang dễ sử dụng. III. Ngôn ngữ lập trình Cùng với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ tin học phần cứng, công nghệ tin học phần mềm cũng tiến được bước dài trên con đường phát triển về một số lĩnh vực như: Hệ điều hành máy tính, ngôn ngữ phát triển các chương trình ứng dụng trên máy tính. Hiện nay có rất nhiều ngôn ngữ được sử dụng làm công cụ thiết kế, xây dựng các chương trình phục vụ cho công tác quản lý. Việc lựa chọn ngôn ngữ viết chương trình nhằm giải quyết bài toán “Quản lý nhân sự và tiền lương ” thực tế là rất cần thiết và không kém phần quan trọng. Mỗi ngôn ngữ đều có những điểm mạnh yếu, do đó việc lựa chọn một ngôn ngữ phải dựa trên yêu cầu của bài toán đặt ra, các công cụ mà ngôn ngữ đó cung cấp cho người sử dụng trong quá trình giải quyết bài toán, khả năng về hệ quản trị cơ sở dữ liệu vì trong quản lý dữ liệu thường rất lớn và hay chồng chéo. Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương là một bài toán dữ liệu xử lý tương đối ít song yêu cầu cuả bài toán đặt ra đối với chương trình là phải đảm bảo thông tin chính xác, dễ sử dụng trong công tác quản lý, giao diện chương trình đẹp, thân thiện với người dùng. Trên cơ sở yêu cầu đặt ra đối với chương trình và xem xét khả năng đánh giá ngôn ngữ em quyết định chọn ngôn ngữ Visual Basic và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2000 để xây dựng chương trình. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2000 chưa phải là hệ quản trị cơ sở dữ liệu mang tính chất tối ưu cho hệ điều hành mạng như một số hệ quản trị cơ sở dữ liệu ORACLE, SQL Server. Tuy nhiên nó vẫn là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu cá nhân đứng đầu, mặt khác cấu hình của các máy Server cũng như các máy PC để sử dụng cho hệ quản trị cơ sở dữ liệu này cũng cần ở mức vừa phải. Hơn nữa, do tình hình phát triển của công nghệ thông tin ở Việt Nam hiện nay thì hệ quản trị cơ sở sữ liệu này vẫn đang thích hợp với cơ quan nói riêng và đối với Việt Nam nói chung. Nhìn nhận một cách khách quan thì hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2000 có tính năng quản trị cơ sở dữ liệu rất ưu việt như : Tính bảo mật cao, hoạt động tốt với hệ điều hành Win 9.X, quản trị cơ sở dữ liệu một cách thống nhất, tập trung trong một tệp, giao diện đồ hoạ đơn giản, tiết kiệm bộ nhớ, truyền thông tốt với cơ chế OLE trên hệ máy SQL Server cũng như Client. Thực tế chỉ với giao diện của hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2000 thì chưa đủ để xây dựng một ứng dụng hoàn chỉnh. Mặc dù nó có thể thực hiện được khá nhiều công việc chỉ cần xét một khía cạnh đơn giản, một ứng dụng thực sự phải cung cấp cho người dùng một giao diện trực quan, đơn giản nhưng phải có khả năng giải quyết được toàn bộ công việc. Do đó với Visual Basic 6.0 sẽ giải quyết được mọi vấn đề về giao diện. Một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng được sử dụng rộng rãi hiện nay. Tiết kiệm thời gian và công sức so với một số ngôn ngữ lập trình có cấu trúc khác. Vì chúng ta có thể thiết lập các hoạt động trên từng đối tượng được Visual Basic cung cấp. Khi thiết kế chương trình, cho phép chỉnh sửa dễ dàng, đơn giản. Chương II Phương pháp luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý 1.Khái niệm về thông tin Đối với nhu cầu của con người, thông tin được xem như một đối tượng truyền duy nhất. Thông tin chỉ ra những trao đổi cần thiết giữa con người và môi trường để làm dễ dàng cho sự thích nghi của con người. ở mỗi góc độ khác nhau có một khái niệm thông tin khác nhau. Thông tin là sự phản ánh thành tri thức về đối tượng phản ánh của chủ thể nhận tin. Thông tin là khái niệm chỉ sự hiểu biết mô tả sự vật, sự việc có thể thu nhận, trình bày, hình thức hoá được. Tuy vậy, mỗi khái niệm trên chỉ đúng khi gắn nó vào một góc độ nhất định. Khái niệm thông tin luôn gắn liền với nguồn và đích của thông tin, thông tin, thông tin phải luôn gắn với điều khiển hệ thống nào đó và nói đến thông tin là nói đến vật mang tin. Thông tin là yếu tố cơ bản của quá trình thành lập lựa chọn và ra quyết định để điều khiển một hệ thống nào đó. Quá trình thu thập thông tin - truyền tin- nhận tin - xử lý thông tin - lựa chọn quyết định rồi lại truyền tin là một quá trình diễn ra liên tục. 2.Vai trò của thông tin trong doanh nghiệp Trong mỗi tổ chức doanh nghiệp đều có những lĩnh vực hoạt động khác nhau với những chức năng khác nhau. Chúng có mối liên quan ràng buộc chặt chẽ với nhau, cung cấp thông tin về các hoạt động của chúng cho nhau, nhằm đảm bảo cho toàn bộ tổ chức doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả. Nhiều tổ chức doanh nghiệp đã xây dựng các phân hệ thông tin quản lý cho từng lĩnh vực chức năng của doanh nghiệp vụ, nhằm cung cấp thông tin trợ giúp cho quá trình ra quyết định trong những lĩnh vực chức năng đó như: Hệ thống thông tin tài chính Hệ thống thông tin nhân lực Hệ thống thông tin thị trường Hệ thống thông tin sản xuất Các hệ thống thông tin chuyên chức năng này không độc lập với nhau về mặt vật lý mà thường chia sẻ với nhau các nguồn lực chủ yếu của hệ thống và tất cả chúng đều có mối quan hệ với hệ thống thông tin kế toán. Các hệ thống thông tin chuyên chức năng này đều cung cấp dữ liệu đầu vào cho hệ thống thông tin kế toán và từ những dữ liệu này, hệ thống thống tin kế toán có nhiệm vụ biến đổi chúng thành thông tin ở dạng báo cáo quản trị và báo cáo tài chính. Ngược lại thì hệ thống thông tin kế toán cũng cung cấp rất nhiều thông tin đầu vào cho các hệ thống thông tin chuyên chức năng nói trên. Còn hệ thống thông tin nhân lực cùng với các hệ thống thông tin còn lại khác cần cho hệ thống thông tin chuyên chức năng trên sẽ được thu thập thêm thông tin từ môi trường bên ngoài của doanh nghiệp. Như vậy hệ thống thông tin nhân lực cùng với các hệ thống thông tin chuyên chức năng khác tạo nên hệ thống thống thông tin hoàn chỉnh phục vụ quản trị doanh nghiệp.Chúng giữ vai trò liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của chúng làm cho tổ chức doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra. Thực tế các doanh nghiệp đều hoạt động hướng tới mục tiêu mà họ đề ra. Mục tiêu đó thường được đặt ra một cách rõ ràng nhưng họ lại không dễ gì dạt được, vì vậy các doanh nghiệp không ngừng tìm kiếm thông tin hỗ trợ cho việc phấn đấu để đạt mục tiêu. Thông tin mà họ kiếm tìm thường rơi vào ba phạm trù: thông tin về khoảng cách mục tiêu, thông tin để đạt mục tiêu và thông tin về sự chuyển biến. Sự xuất hiện của một xã hội thông tin rất có ý nghĩa bởi vì thông tin nó có tác động hai mặt tới sự thay đổi: thông tin được dùng để lập kế hoạch nhằm tạo ra sự chuyển biến đồng thời là một phương tiện để biến chuyển 2.1 Thông tin để đạt mục tiêu Các doanh nghiệp luôn đặt ra mục tiêu hay mức thành tựu mong muốn để phấn đấu. Các nhà quản lý cần thông tin để đặt ra những mục tiêu vừa thách thức lại vừa thực tế. Thường thì các doanh nghiệp dùng thành quả trước đây làm cơ sở để đặt các tiêu chuẩn thành đạt mới. Điều này chỉ dẫn đến sự cải thiện từng tí một chứ không đem lại sự thay đổi căn bản vì thông tin nội bộ được dùng để đặt ra các tiêu chuẩn về hiệu quả hoạt động. Trong thời đại thông tin hiện nay các doanh nghiệp đã chuyển sang dùng các nguồn tin bên ngoài và các mốc chuẩn chung để đặt mục tiêu. Lập kế hoạch là một nhiệm vụ quan trọng của các nhà quản lý. Để định hướng cho doanh nghiệp, họ cần thông tin về các nhu cầu tiềm năng của khách hàng cùng các điều kiện xã hội, kinh tế, kỹ thuật và chính trị. Họ dùng các thông tin này để xác định các thời cơ và những rủi ro đối với doanh nghiệp. Nhờ vậy doanh nghiệp có thể tranh thủ điều kiện thời cơ và hạn chế được những rủi ro. Hầu hết thông tin để lập kế hoạch dài hạn đến từ bên ngoài lại quyết định kế hoạch hoá cốt yếu sẽ phải dựa trên sự phân tích dữ liệu nội bộ và dữ liệu từ bên ngoài. Các doanh nghiệp cần thông tin để xác định các mục tiêu khả thi có sức động viên và có vẻ thách thức. Khi các mục tiêu đã được đặt ra thì các doanh nghiệp lại cần thông tin về mức độ đã đạt được mục tiêu tại từng thời điểm nào đó. 2.2 Thông tin về khoảng cách Các doanh nghiệp thường đặt mục tiêu có hàm ý thách thức nên thường có khoảng cách giữa thành quả thực tế và thành quả mong muốn. Các doanh nghiệp sử dụng phương pháp để thăm dò, phát hiện khoảng cách và ước lượng mức độ của khoảng cách đó. Phát hiện vấn đề và theo dõi thành tích là hai phương pháp chính để tìm ra thông tin về khách hàng. Phát hiện vấn đề: Khi nhiều vấn đề vướng mắc còn tồn tại thì doanh nghiệp chưa thể đạt được mục tiêu. Để phát hiện được vấn đề, một hệ thống quản lý dữ liệu phải có khả năng so sánh hiện trạng so với các chuẩn mực dự kiến. Điều kiện kinh doanh luôn luôn thay đổi do ảnh hưởng của những hành động của các đối thủ cạnh tranh, những khuynh hướng tiêu dùng và sự điều tiết của Chính phủ. Thường thì ảnh hưởng của những thay đổi này được thể hiện qua khoảng cách giữa thành quả mong muốn và thành quả hiện tại. Theo dõi thành tích : Quá trình theo dõi thành tích sẽ cung cấp thông tin về khoảng cách. Các nhà quản lý hình thành hệ thống đo lường để theo dõi các biến chỉ ra thành tựu của doanh nghiệp có đang trên đà phát triển hay không. Việc các nhà quản lý theo dõi thành tích là cần thiết. Điều này cũng khiến cho cán bộ công nhân viên nhận ra điều gì là quan trọng. Thông tin theo dõi thành tích khá ổn định và có thể truyền đưa qua các phương tiện thông thường 3. Thông tin là phương tiện để chuyển biến Trong xã hội thông tin các doanh nghiệp tạo ra nhiều sản phẩm và dịch vụ dựa trên thông tin, bổ xung vào sản phẩm dùng thông tin để tăng hiệu quả hoặc để dành được những lợi thế cạnh tranh. Để thấy rõ hơn thông tin là nguyên nhân gây ra biến chuyển ta xem xét công tác tiếp thị, dịch vụ khách hàng và việc uỷ quyền cho cấp dưới. Tiếp thị: Là một chiến lược chủ chốt để thay đổi hiệu suất của doanh nghiệp thông qua việc tăng doanh số bán. Thông tin là một yếu tố quan trọng trong tiếp thị. Đôi khi các chiến lược tiếp thị phụ thuộc rất nhiều vào công nghệ cơ sở dữ liệu vì phải lưu trữ một khối lượng dữ liệu quá lớn. Nếu không có công nghệ cơ sở dữ liệu thì sẽ không bao giờ có một chiến lược tiếp thị thực hiện được. Cơ sở dữ liệu ngày nay không còn đơn thuần chỉ là một tệp địa chỉ để gửi thư đến khách hàng mà còn là nơi ghi nhớ mối quan hệ với khách hàng. Dịch vụ khách hàng: Là một lĩnh vực cạnh tranh gay gắt đối với các doanh nghiệp. Nhiều nền kinh tế phát triển là nền kinh tế dịch vụ. Trong các dịch vụ việc giữ uy tín là điều quan trọng hơn cả. Thời điểm dành lấy chữ tín được miêu tả là lúc giao tiếp với khách hàng vì khách hàng luôn kiểm tra xem xét lời hứa của doanh nghiệp có trở thành sự thật hay không. Uỷ quyền: Đó là sự chia sẻ với nhiều nhân viên cấp dưới một số loại thông tin có tác động tích cực tới bản thân họ nói riêng và đến doanh nghiệp nói chung. Nhiều doanh nghiệp tin tưởng rằng việc uỷ quyền là một biện pháp góp phần phát triển hiệu quả hoạt động thể hiện qua việc phát triển chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Nhiệm vụ quan trọng đối với các cán bộ quản lý dữ liệu là phát triển và cài đặt hệ thống cho phép cán bộ công nhân viên dễ dàng sử sự để tìm kiếm thông tin. Hệ thống thông tin Khái niệm hệ thống thông tin Đứng dưới mỗi góc độ khác nhau thì khái niệm về hệ thống thông tin được hiểu theo những khía cạnh khác nhau. Nhưng nhìn chung hệ thống thồng tin thường được hiểu là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Nó được biểu hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (sourses) và được xử lý bởi hệ thống với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc được cập nhật vào kho lưu trữ (Storage). Các bộ phận của hệ thông tin Mọi hệ thống thông tin đều bao gồm 4 bộ phận : Bộ phận đưa dữ liệu vào Bộ phận xử lý Kho dữ liệu vào và đưa dữ liệu ra Hệ thống thông tin đó có thể được mô tả như sau: Nguồn Xử lý và lưu trữ Phân phát Kho dữ liệu Đích 3.Mô hình hệ thống thông tin phục vụ quản lý Để tổ chức các thông tin phục vụ quản lý cần xây dựng các module dữ liệu bao gồm: 3.1 Các mocule cập nhật, xử lý thông tin hỗn hợp và thông tin luân chuyển Vì lượng thông tin này lớn nên đòi hỏi tốc độ xử lý nhanh chóng và chính xác. Do đó, khi xây dựng cần quan tâm tới các yêu cầu sau: Tổ chức giao diện hợp lý và giảm thao tác của người sử dụng. Nắm vững các thông tin quan trọng từ thông tin cập nhật Kiểm tra phát hiện nhanh các sai sót khi nhập liệu và có thông báo cho người sử dụng biết. 3.2 Các module cập nhật thông tin tra cứu Các thông tin tra cứu được dùng chung cho hệ thống trong một thời gian dài nó được cập nhật thường xuyên, do đó việc cập nhật các module này đảm bảo dễ tra cứu. 3.3. Các module lập bảng biểu báo cáo Các module này được thiết kế dựa trên sự tìm hiểu các mẫu bảng biểu báo cáo theo quy định của hệ thống 3.4. Yêu cầu của hệ thống thông tin Các thông tin của hệ thống thông tin quản lý thường được dùng để giải quyết nhiều khâu cho quá trình quản lý. Điều đó đòi hỏi các thông tin trong hệ thống thông tin không được trùng lặp, thông tin cần được tra cứu tổ chức thành các mảng cơ bản. Giảm thiểu khối lượng thông tin làm tăng năng suất và hiệu quả sử dụng máy. Điều này cần thiết là phải thay thế các công việc luân chuyển và xử lý thông tin trong toàn hệ thống thông tin. Công việc này sẽ đảm bảo truy suất nhanh, chính xác các thông tin. Để đảm bảo tính logic cho toàn hệ thống cần có các mảng thông tin cơ bản làm khung tái hiện toàn bộ thông tin của hệ thống. Một quyết định không phải dựa vào nhóm các thông tin, bộ phận. Do đó, phải hết sức tiết kiệm các thao tác xử lý, biến đổi, hợp nhất ..thông tin bằng cách phân loại và sử dụng các mảng thông tin cơ bản này. 3.5. Các phương pháp xây dựng hệ thống 3.5.1. Phương pháp tổng hợp Phương pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận, nhưng phải đảm bảo toán học trong hệ thống để sau này có thể xây dựng được các mảng cơ bản._.