Văn phong và ngôn ngữ văn bản quản lý nhà nước của Uỷ ban nhân dân phường Yên Phụ

cơ quan nhà nước với các tổ chức, công dân, thể hiện phương thức, lề lối làm việc của từng cơ quan. Nghị quyết Hội nghị lần thứ 5 Ban chấp hành TW Đảng khóa IX khẳng định: “Các cơ sở xã, phường, thị trấn là nơi tuyệt đại bộ phận nhân dân sinh sống, cư trú. Hệ thống chính trị cơ sở có vai trò quan trọng trong việc tổ chức và vận động nhân dân thực hiện đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước, tăng cường khối đại đoàn kết toàn dân, phát huy quyền làm chủ tập thể của nhân dân , huy động mọi khả năng phát triển KTXH, tổ chức cuộc sống của cộng đồng dân cư”. Ủy ban nhân dân cấp xã phường thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần dảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ương đến địa phương. Đồng thời, để thực hiện chức năng QLNN của mình, UBND ban hành nhiều loại văn bản như văn bản QPPL, văn bản hành chính thông thường, văn bản chuyên môn kỹ thuật… Như vậy, văn bản QLNN cấp xã phường có vai trò rất quan trọng. Tuy nhiên, hiện nay hoạt động ban hành văn bản của các cơ quan QLNN còn bộc lộ nhiều hạn chế, đặc biệt là các cơ quan nhà nước ở địa phương. Theo Báo cáo số 164/CP-XDPL ngày 10 tháng 11 năm 2005 của Chính phủ về tình hình soạn thảo, ban hành và kiểm tra văn bản QPPL, văn bản không đảm bảo về căn cứ pháp lý là trên 20%; sai về tên cơ quan ban hành, sai số, ký hiệu văn bản chiếm tỷ lệ trên 15%; sai về thể thức và kỹ thuật trình bày chiếm khoảng 50%; sai về ký, đóng dấu văn bản chiếm từ 5-6%; thiếu chuẩn xác về ngôn ngữ chiếm 60%-70%. Như vậy, tỷ lệ văn bản thiếu chuẩn xác về ngôn ngữ là rất lớn. Một trong những hạn chế đó là việc sử dụng ngôn ngữ trong các văn bản QLNN không đúng văn phong hành chính-công vụ như dùng từ đa nghĩa, sử dụng từ thuộc phong cách khẩu ngữ, dùng từ ngữ địa phương, câu mơ hồ, lủng củng… Do tính chất không rõ ràng, mơ hồ của từ ngữ, những nội dung bị bóp méo, xuyên tạc trong văn bản nên đã gây những hậu quả nhất định trong hoạt động quản lý nhà nước. Xuất phát từ vai trò của UBND, vai trò của văn bản, từ tình hình sử dụng ngôn ngữ trong các văn bản QLNN của cấp cơ sở, việc đầu tư, nghiên cứu các biện pháp nâng cao hiệu quả việc sử dụng ngôn ngữ trong từng loại văn bản là vấn đề cấp thiết đặt ra. Cho đến nay, văn phong, ngôn ngữ văn bản QLNN đã được nghiên cứu trong các công trình như: - Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà nước(1997), Bùi Khắc Việt, Nhà xuất bản khoa học xã hội; - Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước (2006), Nguyễn Văn Thâm, Nhà xuất bản chính trị quốc gia; - Tiếng Việt hiện đại (1996), Nguyễn Hữu Quỳnh, Trung tâm biên soạn từ điển bách khoa Việt Nam; - Giáo trình Tiếng Việt thực hành (2005), Học viện Hành chính Quốc gia, Nhà xuất bản giáo dục; - Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản (2004), Học viện Hành chính Quốc gia, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội. Văn phong, ngôn ngữ văn bản QLNN cũng là một trong những nội dung nghiên cứu trong các luận văn như: - Hoàn thiện việc ban hành văn bản QLNN của hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước. Luận văn Thạc sĩ - Hà Quang Thanh - 2000 - Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan QLNN tại tỉnh Đồng Nai. Luận văn Thạc sĩ - Hồ Văn Năm - 2001 - Ban hành và quản lý văn bản QLNN của cấp xã (qua thực tế tỉnh Phú Thọ). Luận văn Thạc sĩ - Nguyễn Văn Bình – 2002 Tuy nhiên chưa có luân văn thạc sĩ và cử nhân chuyên ngành quản lý hành chính công nào nghiên cứu chuyên sâu về ngôn ngữ trong văn bản QLNN của UBND phường Yên Phụ. Vì vậy, trong phạm vi luận văn tốt nghiệp, tôi chọn đề tài: “Văn phong và ngôn ngữ văn bản quản lý nhà nước của Uỷ ban nhân dân phường Yên Phụ”. 2. Mục đích của đề tài Nghiên cứu thực trạng sử dụng ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhà nước của Uỷ ban nhân dân phường Yên Phụ, từ đó đề xuất giải pháp đảm bảo tính chuẩn mực về ngôn ngữ. 3. Phạm vi nghiên cứu Các văn bản QLNN do Ủy ban nhân dân phường Yên Phụ ban hành từ năm 2003 đến năm 2006. 4. Nhiệm vụ của đề tài - Tìm hiểu cơ sở lý luận về văn bản quản lý nhà nước; đặc điểm văn phong hành chính công vụ; yêu cầu về ngôn ngữ trong văn bản QLNN. - Nghiên cứu thực trạng sử dụng ngôn ngữ trong các văn bản QLNN do UBND phường Yên Phụ ban hành. - Một số giải pháp nhằm đảm bảo yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản QLNN của UBND phường Yên Phụ. 5. Phương pháp nghiên cứu a. Nghiên cứu lý luận Đề tài dựa vào nội dung các văn bản pháp luật của nhà nước về xây dựng, ban hành, kiểm tra xử lý văn bản, dựa vào các công trình nghiên cứu trên làm nền tảng gắn kết lý luận với thực tiễn việc sử dụng các văn bản QLNN của UBND phường Yên Phụ. b. Phương pháp nghiên cứu thực tiễn - Khảo sát thực tiễn. - Phân tích, tổng hợp từ các báo cáo, tài liệu tham khảo, các số liệu thu thập liên quan đến hoạt động xây dựng và ban hành văn bản của UBND phường Yên Phụ. - Phương pháp thống kê. - Phương pháp so sánh. 6. Ý nghĩa của đề tài - Các giải pháp đề tài đưa ra có thể tiếp tục nghiên cứu áp dụng trong thực tế hoạt động ban hành văn bản. - Kết quả nghiên cứu của đề tài có thể làm tư liệu nghiên cứu, giảng dậy môn kỹ thuật soạn thảo ban hành văn bản, trong các chương trình đào tạo, bồi dưỡng về hành chính như: cử nhân, trung cấp, tiền công vụ, bồi dưỡng cán bộ cấp xã. 7.Kết cấu của khóa luận Ngoài phần mở đầu và kết luận, phụ lục, khóa luận gồm 3 chương: Chương I: Văn phong , ngôn ngữ - một yếu tố tạo nên chất lượng văn bản QLNN Chương II: Thực trạng sử dụng ngôn ngữ trong văn bản QLNN của UBND phường Yên Phụ Chương III: Một số giải pháp nhằm đảm bảo yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản QLNN của UBND phường Yên Phụ CHƯƠNG 1 VĂN PHONG, NGÔN NGỮ - MỘT YẾU TỐ TẠO NÊN CHẤT LƯỢNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 1.1. Khái quát chung về văn bản QLNN 1.1.1. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước Hoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ. Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thực hiện được sự giao tiếp ở những khoảng không gian cách biệt nhau vô tận qua các thế hệ. Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ luôn luôn được thực hiện qua quá trình phát và nhận các ngôn bản. Là sản phẩm ngôn ngữ của hoạt động giao tiếp, ngôn bản tồn tại ở dạng âm thanh (là các lời nói) hoặc được ghi lại dưới dạng chữ viết chính là văn bản. Như vậy: Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định. Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội. Tuỳ theo từng lĩnh vực cụ thể, từng điều kiện cụ thể mà văn bản có những hình thức và nội dung thể hiện khác nhau. Chẳng hạn, trong hệ thống văn bản nói chung thì văn bản văn chương (văn học nghệ thuật) khác với văn bản quản lý; trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước thì văn bản quy phạm pháp luật khác với văn bản hành chính và trong mỗi loại như vậy thì các hình thức văn bản cụ thể cũng rất khác nhau. Sự hình thành văn bản trong từng lĩnh vực cụ thể cũng khác nhau. Trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước, hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước được hình thành trong các cơ quan, đơn vị, là phương tiện thực hiện các chức năng của bộ máy quản lý nhà nước, phản ảnh cụ thể các quan hệ xã hội. Đồng thời, nó có liên quan và ảnh hưởng lẫn nhau theo đặc trưng này hoặc đặc trưng khác của hoạt động quản lý nhà nước. Trong hoạt động quản lý nhà nước, trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, công dân, văn bản là phương tiện thông tin cơ bản, là sợi dây liên lạc chính giữa Nhà nước với các tổ chức và công dân. Có thể thấy, văn bản quản lý nhà nước chính là phương tiện để xác định và vận dụng các chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lý nhà nước. Xây dựng các văn bản QLNN, do đó, cần được xem là một bộ phận hữu cơ của hoạt động QLNN và là một trong những biểu hiện quan trọng của hoạt động này. Như vậy: “văn bản QLNN là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân”[6]. 1.1.2. Vai trò của văn bản QLNN Trong hoạt động QLNN, vai trò có một vị trí đặc biệt quan trọng. Có thể kể ra một số vai trò của văn bản như sau: a) Văn bản quản lý hành chính nhà nước là cơ sở đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý Trong hoạt động quản lý nhà nước, nhu cầu thông tin rất lớn, đa dạng và luôn luôn biến đổi. Nhu cầu này xác định tuỳ vào từng công việc, từng loại công việc cần những thông tin gì, theo phạm vi hoạt động của từng cơ quan và nhiều yếu tố khác. Có thể nói, thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước chủ yếu bằng văn bản. Thông qua văn bản các đơn vị trong cơ quan có thể thu thập những thông tin cần thiết cho hoạt động hàng ngày của mình, tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả cao nhất. Các thông tin thu được trong văn bản thường là: - Thông tin về chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu và phương hướng hoạt động lâu dài của cơ quan; - Thông tin về nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể của từng cơ quan, tổ chức; - Phương thức hoạt động, quan hệ công tác giữa các đơn vị và các cơ quan với nhau; - Thông tin về tình hình đối tượng bị quản lý, về sự biến động của cơ quan, về chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, tổ chức; - Thông tin về các kết quả đạt được trong quản lý. Đối với mọi cơ quan, tổ chức những thông tin đó là quan trọng và cần thiết để mọi cơ quan, tổ chức có thể hoạt động có hiệu quả. b) Văn bản là phương tiện hữu hiệu trong việc truyền đạt các quyết định quản lý Trong quản lý, truyền đạt quyết định có một ý nghĩa rất quan trọng và đòi hỏi không chỉ cần nhanh chóng mà còn phải chính xác, đúng đối tượng. Vấn đề đặt ra là phải truyền đạt như thế nào để đối tượng bị quản lý thông suốt, hiểu được nhiệm vụ và nắm bắt được ý đồ lãnh đạo, nhiệt tình và phấn khởi thực hiện khi nhận được quyết định. Việc truyền đạt kéo dài, nửa vời, thiếu cụ thể, thiếu chính xác sẽ làm cho quyết định quản lý khó có điều kiện thực hiện hoặc thực hiện với hiệu quả thấp, thậm chí không hiệu quả. Thực tế cho thấy văn bản và các hệ thống văn bản có vai trò rất quan trọng trong việc truyền đạt các quyết định quản lý. Chúng có khả năng giúp cho việc truyền đạt các thông tin quản lý một cách rộng rãi, đồng loạt và có độ tin cậy cao từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quản lý. Vì vậy, trong quá trình thực hiện cần phải chú ý đến việc sử dụng hợp lý các văn bản, xây dựng hệ thống chu chuyển văn bản trong cơ quan sao cho khoa học để chúng phục vụ tốt nhất cho việc truyền đạt các quyết định quản lý. Truyền đạt quyết định quản lý và việc sử dụng văn bản như một phương tiện để truyền đạt là một khía cạnh quan trọng của việc tổ chức khoa học lao động quản lý. Tổ chức tốt thì năng suất lao động sẽ cao, tổ chức không tốt, thiếu khoa học thì năng suất làm việc của người quản lý, của cả cơ quan sẽ bị hạn chế. Văn bản có thể giúp cho các nhà quản lý tạo ra các mối quan hệ về mặt tổ chức trong các cơ quan, đơn vị trực thuộc theo yêu cầu của mình, hướng hoạt động của các thành viên vào một mục tiêu nào đó trong quản lý. c) Văn bản là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý Kiểm tra là điều kiện tất yếu để đảm bảo cho bộ máy lãnh đạo và quản lý hoạt động có hiệu quả. Nếu không có kiểm tra chặt chẽ và thiết thực thì mọi chỉ thị, nghị quyết, quyết định của các cơ quan lãnh đạo và quản lý rất có thể chỉ là lý thuyết suông. V.I. Lênin từng nói rằng kiểm soát và kiểm tra việc thực hiện là một phương tiện có hiệu lực để thúc đẩy các cơ quan nhà nước, các cơ quan kinh tế, các tổ chức xã hội hoạt động một cách tích cực, có hiệu quả. Trong thực tế, có thể có nhiều phương tiện để thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát các hoạt động quản lý nhà nước, nhưng một trong những phương tiện quan trọng không thể thiếu cho công tác kiểm tra đó là hệ thống các văn bản quản lý nhà nước. Tuy nhiên, để cho công tác kiểm tra bằng văn bản thu được kết quả chúng ta cần phải tổ chức một cách khoa học. Cần xác định rõ phải có những văn bản gì để phục vụ cho công tác kiểm tra và biện pháp áp dụng văn bản đó để kiểm tra công việc trong các đơn vị. Để việc kiểm tra có hiệu quả, chúng ta cần chú ý hai phương diện: một là tình huống xuất hiện văn bản trong hoạt động của các cơ quan và các đơn vị trực thuộc; hai là nội dung các văn bản và việc thực hiện văn bản đó trên thực tế. Ở những mức độ khác nhau, cả hai phương diện này đều có thể cho thấy chất lượng trong hoạt động thực tế của cơ quan. Việc kiểm tra hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý thông qua hệ thống văn bản không thể tách rời với việc phân công trách nhiệm một cách cụ thể, chính xác cho mỗi bộ phận, mỗi cán bộ trong các đơn vị của hệ thống bị quản lý. Nếu sự phân công không rõ ràng, thiếu khoa học thì không thể tiến hành kiểm tra có kết quả. Chủ tịch Hồ Chí Minh từng nói: “Muốn chống bệnh quan liêu giấy tờ, muốn biết các nghị quyết có được thi hành không, muốn biết ai ra sức làm, làm qua chuyện chỉ có một cách là khéo kiểm soát”. d) Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật Xây dựng hệ thống pháp luật hành chính là nhằm tạo ra cơ sở cho các cơ quan hành chính nhà nước, các công dân có thể hoạt động theo những chuẩn mực pháp lý thống nhất, phù hợp với sự phân chia quyền hành trong quản lý nhà nước. Khi xây dựng và ban hành các văn bản quản lý nhà nước cần chú ý đảm bảo các yêu cầu về nội dung và hình thức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi cơ quan do luật định sao cho các văn bản ban hành có giá trị điều hành thực tế chứ không chỉ mang tính hình thức, và về nguyên tắc, chỉ khi đó các văn bản mới đảm bảo được quyền uy của cơ quan nhà nước. Đây cũng là một yêu cầu quan trọng trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia. 1.1.3. Phân loại văn bản quản lý nhà nước Văn bản QLNN là một tập hợp các văn bản được ban hành tạo nên một chỉnh thể các văn bản cấu thành hệ thống, trong đó tất cả các văn bản có liên quan mật thiết với nhau về mọi phương diện, được sắp xếp theo trật tự pháp lý khách quan, lôgic và khoa học. Hệ thống văn bản QLNN gồm nhiều loại, do chủ thể khác nhau ban hành, mỗi loại có những tính chất đặc thù riêng. Văn bản có thể được phân loại theo các tiêu chí khác nhau tùy theo mục đích và những nội dung phân loại. Các tiêu chí đó có thể là: - Phân loại theo hiệu lực pháp lý; - Phân loại theo tác giả; - Phân loại theo tên loại; - Phân loại theo nội dung; - Phân loại theo thời gian và địa điểm hình thành; - Phân loại theo kỹ thuật chế tác. - Theo Điều 4 của Nghị định của Chính phủ số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư, các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức bao gồm: + Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002. + Văn bản hành chính Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông cáo, thông báo, báo cáo, đề án, chương trình, kế hoạch, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy biên nhận, phiếu gửi, phiếu chuyển. + Văn bản chuyên ngành Các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ. + Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội Các hình thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định. Như vậy, theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP, có thể phân loại văn bản quản lý nhà nước như sau: a) Văn bản quy phạm pháp luật (QPPL) - Văn bản quy phạm pháp luật là những văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Hệ thống văn bản QPPL được quy định chi tiết tại Điều 1 Luật ban hành văn bản QPPL ngày 12/11/1996, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/1997; đã được sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành QPPL do Quốc hội khóa IX, kỳ họp thứ 2 thông qua 16/12/2002, hiệu lực từ 27/12/2002. Theo đó, hệ thống văn bản QPPL bao gồm: 1. Văn bản do Quốc hội ban hành: Hiến pháp, luật, nghị quyết. Văn bản do ủy ban Thường vụ Quốc hội: Pháp lệnh, nghị quyết; 2. Văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác ở TW ban hành để thi hành văn bản QPPL của Quốc hội,ủy ban thường vụ Quốc hội: a. Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước; b. Nghị quyết, nghị định của Chính phủ; Quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ; c. Quyết định, chỉ thị, thông tư của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ; d. Nghị quyết của Hội đồng thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao; Quyết định, chỉ thị, thông tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân tối cao; đ. Nghị quyết, thông tư liên tịch giữa các cơ quan nhà nước có thẩm quyền , giữa cơ quan nhà nước có thẩm quyền với tổ chức chính trị xã hội; 3. Văn bản do HĐND, UBND ban hành để thi hành văn bản QPPL của Quốc hội, ủy ban Thường vụ Quốc hội và văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên; Văn bản do UBND ban hành còn để thi hành nghị quyết của HĐND cùng cấp: Nghị quyết của HĐND; Quyết định, chỉ thị của UBND. b) Văn bản cá biệt Văn bản cá biệt là những văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm đưa ra các quy tắc xử sự riêng đối với từng trường hợp, vụ việc cụ thể. Có hai hình thức văn bản chủ yếu: quyết định cá biệt và chỉ thị cá biệt. Thông thường văn bản cá biệt là những văn bản liên quan đến quyết định nhân sự như quyết định tuyển dụng, khen thưởng, kỷ luật CBCC; liên quan đến quyết định xử phạt hành chính, quyết định phê duyệt dự án. Các văn bản sau đây không phải là văn bản QPPL: quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, cho từ chức, tạm đình chỉ công tác cán bộ, công chức; quyết định xử lý vi phạm hành chính; văn bản quy phạm nội bộ của cơ quan, đơn vị; văn bản cá biệt để phát động phong trào thi đua, biểu dương người tốt, việc tốt và các văn bản cá biệt khác để giải quyết vụ việc cụ thể đối với đối tượng cụ thể. c) Văn bản hành chính thông thường Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính chất thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản QPPL hoặc dùng để giải quyết các tác nghiệp cụ thể. Nó thường dùng để phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc, báo cáo công vụ của các cơ quan nhà nước, đoàn thể, công chức với nhau hay trong cùng một đơn vị. Văn bản hành chính thông thường có đặc điểm là không quy định thẩm quyền và không giới hạn thẩm quyền. Nó ra đời theo tính chất, yêu cầu công việc; không mang tính chế tài bắt buộc. Văn bản hành chính thông thường có nhiều biến thể bao gồm các văn bản có tên loại và các văn bản không có tên loại như: thủ công (công văn, công điện), trình báo (tờ trình, thông báo, thông cáo, báo cáo, biên bản), văn bản chuyển đổi hay văn bản quy phạm pháp luật phụ (kế hoạch, đề án, quy chế, quy định, điều lệ, chương trình), các văn bản giấy tờ khác (giấy nghỉ phép, giấy đi đường). d) Văn bản chuyên môn kỹ thuật Đây là hệ thống văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật. Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng các loại văn bản này phải theo mẫu quy định của các cơ quan trên. - Văn bản chuyên môn: trong các lĩnh vực tư pháp, tài chính. - Văn bản kỹ thuật: trong các lĩnh vực xây dựng, kiến trúc, trắc địa, bản đồ, khí tượng thủy văn... Tóm lại, văn bản QLNN rất đa dạng, do nhiều chủ thể tiến hành dưới các hình thức khác nhau để đưa pháp luật vào thực tiễn quản lý mọi mặt của đời sống xã hội như: chính trị, kinh tế, văn hóa, an ninh, giáo dục, quốc phòng, đối ngoại. Chúng giúp ổn định tổ chức nội bộ các cơ quan nhà nước trong việc xác định cơ chế, lề lối làm việc, quan hệ giữa các bộ phận trong việc đặt ra và thực hiện các quy định quyền và nghĩa vụ của công dân. Văn bản QLNN giúp các cấp, cán bộ có thẩm quyền đặt ra những quy định cần thiết để điều chỉnh các quan hệ xã hội phát sinh trong quản lý hành chính nhà nước. 1.2. Những yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ văn bản QLNN Để đạt hiệu quả cao trong công tác soạn thảo văn bản, người soạn thảo cần phải nắm vững đặc điểm của văn phong hành chính -công vụ và những yêu cầu về ngôn ngữ. 1.2.1. Phong cách ngôn ngữ hành chính - công vụ 1.2.1.1. Khái niệm phong cách chức năng Cho đến nay, trong ngôn ngữ học, quan niệm về văn phong (phong cách) còn có những quan điểm khác nhau. - Trong “Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà nước” của Bùi Khắc Việt: “Phong cách chức năng là một hệ thống các phương tiện ngôn ngữ bao gồm những từ ngữ, những cấu trúc cú pháp, những phương tiện ngữ âm của ngôn ngữ toàn dân, thường dùng trong những điều kiện giao tiếp nhất định, để phục vụ một mục đích nhất định” [9,85]. Các phương tiện này phải được dùng lặp đi lặp lại với tần số cao. Những phương tiện có tần số sử dụng quá thấp không để lại trong đầu óc người đọc một ấn tượng riêng về phong cách, không thể gọi là yếu tố riêng tạo nên phong cách. Tuy nhiên, vì mỗi phong cách đều sử dụng những phương tiện mà tất cả các phong cách khác cũng sử dụng, cho nên trong mỗi phong cách đều có các phương tiện ngôn ngữ có tính chất trung tính về màu sắc biểu cảm ngôn từ. Hiện tượng các phong cách có liên quan chặt chẽ đến các yếu tố ngoài ngôn ngữ hay nói đúng hơn phong cách là do các yếu tố ngoài ngôn ngữ quyết định. Chỉ có thể cắt nghĩa được đặc điểm của một phong cách, khi phân tích mục đích, hoàn cảnh, môi trường giao tiếp và nội dung phát ngôn. Trong các yếu tố ngoài ngôn ngữ đó, có tác dụng quyết định nhất đến đặc điểm phong cách là môi trường giao tiếp. - Theo Vương Thị Kim Thanh: “Phong cách ngôn ngữ là những khuôn mẫu xây dựng các lớp văn bản, hay phát ngôn khác nhau theo những cách vận dụng những phương tiện ngôn ngữ khác nhau, thể hiện các vai (các cương vị xã hội đã được khái quát hoá) trong quan hệ giao tiếp” [21,51]. + Mỗi văn bản (hay phát ngôn) thuộc một kiểu phong cách nào đó phải tuân theo một chuẩn mực ngôn ngữ sao cho phù hợp với hoạt động của lời nói và với các kiểu của thể loại văn bản. Chuẩn mực phong cách gắn với một đặc trưng của hoạt động, với một kiểu, một thể loại văn bản cụ thể. + Việc lựa chọn, sử dụng các phương tiện ngôn ngữ khác nhau do những nhân tố ngoài ngôn ngữ quy định; những nhân tố đó bao gồm: hoàn cảnh giao tiếp, đề tài và mục đích giao tiếp, đối tượng giao tiếp, vai và quan hệ vai của những người tham gia giao tiếp. - Theo Nguyễn Hữu Quỳnh: “Phong cách ngôn ngữ là nét riêng, đặc điểm riêng của ngôn ngữ chuẩn mực được vận dụng vào trong các hoàn cảnh giao tiếp xã hội khác nhau với các đối tượng giao tiếp khác nhau bằng các sắc thái biểu cảm khác nhau”[10, 154]. 1.2.1.2. Phân loại phong cách chức năng Các nhà ngôn ngữ học có nhiều cách giải quyết khác nhau trong vấn đề phân loại phong cách chức năng của ngôn ngữ tiếng Việt. Tuy nhiên, phần lớn các tác giả đều thống nhất phân loại các phong cách chức năng gồm: phong cách hành chính, phong cách khoa học, phong cách văn chương, phong cách chính luận, phong cách khẩu ngữ. [11,87; 18,56; 13; 6; 14]. Cách phân loại trên dựa vào những tiêu chí sau đây: + Sự phân loại như trên dựa trên cơ sở sự lệ thuộc của chủ thể nói (viết) và một nhóm xã hội nhất định, vào vai trò xã hội của chủ thể, vào thái độ của chủ thể đối với đối tượng được nói đến và đối với người nhận. + Trình tự phân loại trên cũng dựa vào mức độ ngày càng cao của sự tác động cá nhân đến mức độ của tính diễn cảm của lời nói. 1.2.1.3. Khái niệm phong cách ngôn ngữ hành chính - công vụ - Theo quan điểm của Vương Thị Kim Thanh: “Phong cách hành chính - công vụ là khuôn mẫu (hiểu là khuôn hoặc mẫu để sản xuất ra một loạt sản phẩm như nhau) thích hợp để xây dựng lớp văn bản trong đó thể hiện vai của người tham gia giao tiếp trong lĩnh vực hành chính công vụ. Nói một cách cụ thể hơn, đó là vai của những người tham gia vào các công việc tổ chức, quản lý, điều hành của cơ quan, đơn vị” [21,52]. Khái niệm trên có thể được giải thích rõ như sau: + Phong cách hành chính - công vụ là khuôn mẫu sử dụng cho lớp văn bản dựa vào kiểu ngôn ngữ viết, phi nghệ thuật. Ngôn ngữ viết có đặc thù riêng, mang tính chất chuẩn mực cao hơn ngôn ngữ nói. Phong cách hành chính - công vụ sử dụng ngôn ngữ phi nghệ thuật, nghĩa là ngôn ngữ hoàn toàn không có tính biểu cảm. + Phong cách hành chính - công vụ được sử dụng trong hoàn cảnh theo nghi thức. Hoàn cảnh theo nghi thức là hoàn cảnh xã hội trong đó diễn ra hành vi giao tiếp bằng lời nói mang tính đứng đắn, nghiêm túc, hoàn chỉnh; khác với hoàn cảnh không theo nghi thức là hoàn cảnh diễn ra hành vi giao tiếp bằng lời nói mang tính chất tự do, thoải mái, tuỳ tiện. + Phong cách hành chính công vụ sử dụng trong tình thế vai bằng nhau hay không bằng nhau. Vai bằng nhau là vai của những cấp ngang hàng. Vai không bằng nhau là vai của cấp dưới đối với cấp trên và ngược lại. Người soạn thảo văn bản cần xác định rõ vai của chủ thể soạn thảo văn bản, cũng như xác định rõ vai của đối tượng mà văn bản hướng đến; trên cơ sở đó mà lựa chọn cách xưng hô, cách viết cho phù hợp. + Trong phong cách hành chính - công vụ yếu tố cá nhân của người viết bị loại trừ hoàn toàn. Người soạn thảo văn bản hành chính - công vụ không được bộc lộ cá nhân qua văn bản. Chữ ký trên văn bản chỉ có ý nghĩa xác nhận giá trị pháp lý của văn bản chứ không phải xác nhận tác giả của văn bản. - Văn bản quản lý nhà nước được viết theo văn phong hành chính - công vụ, một loại văn phong tổng hợp và hỗn dung văn phong pháp luật và văn phong hành chính - công vụ. Vậy phong cách ngôn ngữ hành chính - công vụ trong Luận văn này được hiểu là: “ Văn phong hành chính công vụ là dạng ngôn ngữ tiếng Việt văn học tạo thành hệ thống tương đối khép kín, hoàn chỉnh các phương tiện ngôn ngữ viết đặc thù nhằm phục vụ cho các mục đích giao tiếp bằng văn bản trong lĩnh vực hoạt động pháp luật và hành chính” [6]. Văn phong hành chính - công vụ được sử dụng trong giao tiếp bằng văn bản tại các cơ quan nhà nước trong công tác điều hành - quản lý, ở tòa án, trong hội đàm công vụ và ngoại giao. Đó là văn phong của các văn bản pháp luật, các quyết định quản lý, các văn kiện chính thức khác nhau, thư tín công vụ, diễn văn, các bài phát biểu tại các cơ quan bảo vệ pháp luật, các chỉ dẫn mang tính pháp lý… 1.2.1.4. Đặc điểm văn phong hành chính - công vụ Phong cách ngôn ngữ trong các văn bản QLNN là phong cách hành chính. Thực hiện chức năng truyền đạt thông tin, mệnh lệnh trong công tác quản lý, lãnh đạo, các văn bản QLNN có những đặc điểm sau đây văn phong hành chính công vụ: - Tính chính xác; - Tính phổ thông, đại chúng; - Tính khách quan - phi cá tính; - Tính khuôn mẫu; - Tính trang trọng, lịch sự. a) Tính chính xác Yêu cầu chính xác đòi hỏi ngôn ngữ phải diễn đạt sát đúng thực tế khách quan, sát đúng điều người viết định trình bày trong văn bản. Văn bản quản lý hành chính nhà nước được sử dụng để điều chỉnh các mối quan hệ trong quản lý nhà nước, quản lý xã hội hay để truyền đạt thông tin, trao đổi, giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Vì vậy, văn bản phải được viết sao cho thể hiện đúng nội dung muốn truyền đạt, giúp mọi người có thể hiểu một cách rõ ràng, chính xác. Hơn thế nữa, phải tạo cho tất cả mọi đối tượng tiếp nhận có cách hiểu như nhau theo một nghĩa duy nhất về nội dung văn bản, không tự ý suy luận, nhằm đảm bảo hiệu lực thi hành thống nhất trong toàn xã hội. Đây là đặc điểm rất quan trọng của văn phong hành chính. Bởi vì, văn bản không rõ ràng, mơ hồ sẽ dẫn đến việc hiểu và thực hiện văn bản không thống nhất, làm giảm tính hiệu lực và hiệu quả của văn bản. b) Tính phổ thông, đại chúng Đối tượng tiếp nhận của văn bản quản lí nhà nước, đặc biệt của nhóm văn bản quy phạm pháp luật, là nhiều tầng lớp nhân dân trong cả nước. Vì vậy, ngôn ngữ biểu đạt phải mang tính phổ thông, đại chúng, dễ hiểu, dễ nhớ, dễ tiếp thu đối với mọi tầng lớp nhân dân. Hồ Chủ Tịch đã từng căn dặn: “Chúng ta không chống mượn tiếng nước ngoài để làm tiếng ta đầy đủ thêm. Nhưng chúng ta phải chống cách mượn không phải lối, mượn đến nỗi bỏ cả tiếng ta, đến nỗi quần chúng không hiểu”. Tất nhiên, tính phổ thông, đại chúng ở đây không hề mâu thuẫn với tính khuôn mẫu, chuẩn mực. Cần lưu ý tránh hiện tượng sử dụng ngôn ngữ suồng sã, thông tục với quan điểm cho rằng như vậy mới đạt được yêu cầu đại chúng của ngôn ngữ trong văn bản hành chính. c) Tính khách quan Văn bản quản lý hành chính là tiếng nói của quyền lực nhà nước, đại diện cho ý chí nguyện vọng của nhân dân, dù rằng văn bản có thể được giao cho một cá nhân soạn thảo, vì vậy văn bản phải đảm bảo tính khách quan. Trong hoạt động hành chính, người soạn thảo văn bản luôn phải nhân danh cơ quan, tổ chức trình bày ý chí, tư tưởng lãnh đạo của cơ quan công quyền nên không được tự ý đưa những quan điểm riêng của mình vào nội dung văn bản. Chính vì vậy, hành văn biểu cảm, hệ thống ngôn từ thể hiện tình cảm, quan điểm cá nhân là không phù hợp với văn phong hành chính - công vụ. Tính khách quan làm cho văn bản có tính trang trọng, tính nguyên tắc cao, kết hợp với những luận cứ chính xác sẽ làm cho văn bản có sức thuyết phục, đạt hiệu quả trong công tác quản lý nhà nước. d) Tính trang trọng, lịch sự Văn bản quản lý hành chính nhà nước là phương tiện hình thành và duy trì các mối quan hệ trong quản lý nhà nước, thậm chí các mối quan hệ giữa các quốc gia, vì vậy phải thể hiện được sự trang trọng, uy nghiêm, lịch sự. Trong thực tế, sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự không những biểu hiện sự tôn trọng đối với chủ thể thi hành và thực hiện, mà đồng thời còn góp phần làm tăng uy tín của cơ quan ban hành văn bản. "Văn bản là tiếng nói của chính ._.quyền hoặc cơ quan này với cơ quan khác hoặc chính quyền với cá nhân. Lời nói trong văn bản là lời nói của chính quyền, một pháp nhân có thẩm quyền sử dụng chủ quyền của quốc gia. Lời nói trong văn bản là lời nói có hiệu lực thi hành đối với nơi nhận. Do đó, văn bản cần có đặc tính trang trọng, uy nghi." [19, 89] e) Tính khuôn mẫu Đây là đặc tính làm nên sự khác biệt giữa văn bản quản lý hành chính với những loại văn bản thuộc các phong cách ngôn ngữ khác. Có thể nói, tính khuôn mẫu của văn phong hành chính được thể hiện ở mức độ rất cao, nó bảo đảm cho tính thống nhất, tính khoa học và tính văn hoá của công văn giấy tờ. Tính khuôn mẫu trong văn bản hành chính thể hiện nhiều ở mức độ khác nhau, đó là: - Sử dụng lặp lại các thuật ngữ, từ ngữ thuộc lớp từ hành chính-công vụ; - Sử dụng lặp đi lặp lại một số kiểu cấu trúc ngữ pháp; - Xây dựng văn bản theo bố cục chung theo các tình huống hành chính; - Sử dụng các văn bản mẫu (các văn bản được in sẵn thành mẫu, chỉ cần điền thêm những thông tin cụ thể). 1.2.2. Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản QLNN Để đảm bảo các đặc trưng của văn phong hành chính - công vụ, việc sử dụng các đơn vị ngôn ngữ cụ thể trong văn bản cần phải đảm bảo các yêu cầu sau: 1.2.2.1. Về cách dùng từ ngữ a) Sử dụng từ ngữ chuẩn xác - Dùng từ đúng nghĩa từ vựng, tức là từ phải biểu hiện được chính xác nội dung cần thể hiện. Ví dụ 1:“Văn bản là biện pháp quan trọng trong quản lý nhà nước”. Trong câu này thay vì biện pháp phải dùng phương tiện. Ví dụ 2: “Nhà nước khuyến mại và tạo điều kiện cho tổ chức ,cá nhân trong việc sử dụng và khai khẩn hợp lý thành phần môi trường”. Trong câu này có hai từ đã bị sử dụng sai là “khuyến mại” và “khai khẩn”. “Khuyến mại” có nghĩa là khuyến khích khách hàng tiêu thụ sản phẩm bằng cách hạ giá hoặc cho không, như vậy ở đây cần phải dùng từ “khuyến khích” (tức là “truyền đạt sự tin tưởng, phấn khởi để người ta hành động được tốt) mới phù hợp với “sử dụng (và…) hợp lý”. Từ “khai khẩn” có nghĩa là “vỡ đất hoang để trồng trọt”, như vậy không thể dùng với “thành phần môi trường” được. Đúng ra phải dùng “khai thác” (với nghĩa “biến thành một nguồn lợi kinh tế hoặc rút ra những vật có ích cho nền kinh tế từ một nguồn lợi thiên nhiên”[20]. - Không dùng từ ngữ làm phát sinh cách hiểu đa nghĩa. Ví dụ 1: “Gia đình chị Lan càng thêm khó khăn khi có thêm hai miệng ăn”. Trong trường hợp này không nên sử dụng biện pháp hoán dụ “hai miệng ăn” mà nên thay bằng “hai người”. Ví dụ 2: “Xử phạt từ 20.000 đồng đến 50.000 đồng đối với hành vi không thực hiện hay thực hiện không đầy đủ những quy định về đăng ký hộ khẩu khi thay đổi nơi ăn ở”. - Dùng từ ngữ theo chuẩn phổ thông, không dùng từ ngữ địa phương, trừ trường hợp sử dụng từ ngữ địa phương để chỉ những sự vật, hiện tượng mà chỉ địa phương đó mới có hoặc những từ ngữ có nguồn gốc địa phương đã trở thành từ ngữ phổ thông. Ví dụ 1: “Hiện nay một số trà ngô đã bắt đầu xoáy nõn”. Ví dụ 2: “Ban quản lý tổ chức thu các hộ sới lại thịt tại chợ Hùng Lô”. - Sử dụng hợp lý và chính xác các từ Hán-Việt và các từ gốc nước ngoài khác. Không nên lạm dụng từ Hán Việt, từ ngoại nhập mà phải sử dụng một cách thích hợp và phù hợp. Ví dụ: địa ốc (nhà đất), thường niên (hàng năm), phi trường (sân bay), vip (quan trọng), áo pull( áo phông)… - Không nên lạm dụng thuật ngữ chuyên môn. Nếu trong văn bản có từ chuyên môn sâu thì phải giải thích, hoặc phải định nghĩa các thuật ngữ không quen thuộc đối với đời sống nhân dân. Ví dụ: “Thí sinh đem tài liệu vào khu vực thi sẽ bị xử lý kỷ luật bằng hình thức đình chỉ”. Trong câu trên nên giải thích rõ thế nào là “khu vực thi”. - Tránh thừa từ, lặp từ. Ví dụ1: “Những thiệt hại do nạn ô nhiễm môi trường gây ra không thể kể bằng con số hay số liệu cụ thể”. Trong trường hợp trên, “con số” và “số liệu” đồng nghĩa với nhau nên chỉ cần chọn một phương án là đã đủ nghĩa và rõ ràng. Ví dụ 2: “gia nhập vào quân đội”. Trường hợp này từ “gia nhập” đã bao hàm cả nghĩa của từ “vào”. - Hạn chế đến mức tối đa các từ viết tắt để đảm bảo tính rõ ràng và nghiêm túc của văn bản. Đối với các trường hợp cần viết tắt để tránh dài dòng, cần phải viết đầy đủ ở lần sử dụng đầu tiên, sau đó có chú giải về quy ước viết tắt. - Sử dụng từ đúng chính tả tiếng Việt. Chính tả tiếng Việt về cơ bản đã thống nhất trên toàn quốc. Giọng nói ba miền Bắc, Trung, Nam tuy có khác nhau về âm sắc nhưng đều có cách viết chính tả chung. Tuy nhiên, thực tế cho thấy lỗi chính tả thường gặp trong tiếng Việt khá đa dạng, bao gồm các lỗi về phần vần, về hệ thống phụ âm đầu và lỗi viết hoa. Người soạn thảo văn bản luôn phải chú ý thao tác kiểm tra chính tả để đảm bảo tính chuẩn mực của ngôn ngữ trong văn bản. Ví dụ: Nên dùng Không nên truy nã truy nả vãng lai vảng lai tín ngưỡng tín ngưởng công quỹ công quỷ kỹ thuật kỷ thuật Vấn đề viết hoa hiện nay còn có nhiều bất cập: viết hoa tùy tiện, không chuẩn xác, đặc biệt là khi viết hoa tên các cơ quan, tổ chức, các chức danh, khi muốn bày tỏ lòng tôn kính. Để phần nào giải quyết vấn đề này, Bộ trưởng - Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ đã ra Quyết định số 09/1998/QĐ-VPCP ngày 22-11-1998 về việc ban hành Quy định tạm thời về viết hoa trong văn bản của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ quy định việc viết hoa trong văn bản cần phải đảm bảo đúng với quy tắc ngữ pháp và chính tả tiếng Việt phổ thông, theo cách viết thông dụng trong các văn kiện của Đảng, Nhà nước đang được đa số các cơ quan và các nhà ngôn ngữ học tiếng Việt chấp nhận, giảm tối đa các chữ viết hoa và tạo thuận lợi cho cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn bản. b) Dùng từ đúng phong cách - Lựa chọn và sử dụng từ trung tính, không kèm theo sắc thái biểu cảm; Ví dụ: “Chao ôi! Nạn tham nhũng vẫn chưa được đẩy lùi”. Trong trường hợp này, từ “chao ôi” thể hiện tính biểu cảm rõ rệt, không phù hợp với văn phong hành chính. - Tránh sử dụng từ ngữ hoa mỹ, khoa trương; Ví dụ: “Hoạt động xây dựng và ban hành văn bản của UBND phường Yên Phụ còn gặp nhiều phong ba”. Câu văn trên không nên dùng từ “phong ba” mà nên thay bằng “khó khăn”. - Không sử dụng thành ngữ, tục ngữ; Ví dụ: “Phải huỷ bỏ lệnh cấm chợ ngăn sông”. Không nên viết như ví dụ này trong văn bản QLNN vì “cấm chợ ngăn sông” vừa có nghĩa đen, vừa có nghĩa bóng, có thể tạo nên những cách hiểu khác nhau. - Không dùng từ ngữ thuộc phong cách khẩu ngữ, các hư từ tình thái: “à, ư, nhỉ, nhé, thì , là, mà, rằng... ''; các từ ngữ diễn đạt ý cầu khiến như “đi, nào, nhé, thôi”... - Không dùng tiếng lóng, từ thông tục. Ví dụ 1: “ Nhận thấy những kẻ ăn mày, ăn xin thường gây lên hình ảnh bẩn thỉu đập vào mắt người qua lại trên đường phố, yêu cầu các cơ quan có thẩm quyền bắt nhốt cho kỳ hết để bảo vệ vẻ thẩm mỹ của thủ đô”. Ngôn ngữ văn bản QLNN thể hiện tính trang trọng, lịch sự không phù hợp với những từ thông tục. Trong ví dụ này nên sửa lại như sau: “Nhận thấy những người hành khất thường gây lên hình ảnh không đẹp mắt cho mỹ quan thủ đô, yêu cầu các cơ quan hữu trách có biện pháp phù hợp đảm bảo thẩm mỹ của thủ đô”. Ví dụ 2: “Nghiêm cấm các hành vi buôn bán cơm đen”. Trong ví dụ này, “cơm đen” là tiếng lóng, không phù hợp với văn phong hành chính. c) Sử dụng từ đúng quan hệ kết hợp Để tạo nên câu và các đơn vị trên câu, các từ tiếng Việt được sử dụng luôn luôn có mối quan hệ chặt chẽ với các từ đi trước và đi sau nó. Cần phải đặt từ vào đúng vị trí ngữ pháp của nó trong quan hệ với những từ khác sao cho hợp lý theo chuẩn ngữ pháp tiếng Việt. Chẳng hạn, danh từ có thể đứng sau những từ chỉ loại như cái, con; sau số từ như một, hai, ba; hoặc có thể đứng trước những từ để chỉ như này, ấy, đó...Vì vậy, cần lưu ý không sử dụng nhầm lẫn vị trí của các từ loại khác nhau. Ví dụ 1: “Lượng mưa năm nay kéo dài nên đã gây nhiều thiệt hại cho mùa màng”. “Lượng mưa” và “kéo dài” kết hợp với nhau trong câu này là không phù hợp, bởi lẽ “lượng mưa” có thể lớn hay nhỏ, nhiều hay ít, chứ không thể kéo dài. Có thể thay “lượng mưa” bằng “mùa mưa”, hoặc “kéo dài” bằng “lớn”. Ví dụ 2: “Tiến độ nộp thuế thấp đã ảnh hưởng đến việc thu ngân sách”. d) Sử dụng thuật ngữ trong văn bản QLNN Cùng với lối đặt câu, việc lựa chọn từ ngữ khi soạn thảo văn bản là rất quan trọng. Từ ngữ trong văn bản soạn thảo phải trong sáng, dễ hiểu và đơn nghĩa, không cần phải mầu mè, hình tượng. Phải cố gắng để từ được dùng phản ánh chính xác vấn đề cần giải quyết trong hoạt động công vụ, không gây nên sự nhầm lẫn cho người sử dụng. Nếu trong văn bản phải sử dụng các thuật ngữ chuyên môn của một ngành cụ thể thì cần có sự giải thích hoặc chỉ chọn các thuật ngữ thông dụng. Về nguyên tắc, văn bản gửi đi cho các đối tượng càng rộng rãi thì càng phải hạn chế sửdụng các thuật ngữ chuyên môn. Mục đích là để cho người đọc văn bản hiểu được nhanh chóng, không phải suy nghĩ nhiều. Nếu trong văn bản dùng các thuật ngữ quốc tế thì ngoài từ được phiên âm cần có chú thích giải nghĩa. e) Sử dụng các cụm từ khuôn mẫu Thông thường trong văn bản QLNN thường dùng một số từ nhất định gọi là từ “khoá”. Đây là loại từ được dùng theo công thức nhằm làm thuận lợi cho người soạn thảo. Dưới đây là một số cụm từ khoá thường gặp nhất: - Dùng để mở đầu văn bản: + Căn cứ vào… + Theo đề nghị (…) tại Công văn số… + theo đề nghị của… - Dùng để liên kết giữa các phần của văn bản: + Dưới đây là… + Về vấn đề trên… + Tuy nhiên… - Dùng để hỏi ý kiến cấp dưới: + Đề nghị các đồng chí cho biêt ý kiến về… + Yêu cầu các đơn vị trả lời cho Bộ biết… - Dùng để trình bày quan điểm và hỏi ý kiến cấp trên: + Chúng tôi cho rằng… + Xin trân trọng đề nghị… - Dùng để nhắc nhở và yêu cầu thực hiện: + Nhận được văn bản (thông tư, chỉ thị, quyết định…) này, yêucầu các đơn vị… + Các đơn vị trực thuộc (…) có trách nhiệm thực hiện quyết định này (chỉ thị, nghị quyết…). - Dùng để trình bày những vấn đề cần phải hạn chế hay cần tiếp tục làm sáng tỏ: + Xét về mặt… + với cương vị là… Dùng để kết thúc văn bản: + Xin trân trọng cảm ơn đồng chí. + Xin gửi tới quý cơ quan lời chào kính trọng. Đối với văn bản quy phạm pháp luật, phần kết thúc là yêu cầu thực hiện văn bản đã ban hành hoặc phạm vi hiệu lực pháp lý của văn bản. Ví dụ: - Quyết định này có hiệu lực từ ngày ký ban hành. - Thông tư này được thực hiện trong tất cả các cơ quan có liên quan. - Chỉ thị này thay cho Chỉ thị số 07/CT-UBND về vấn đề… Xét về mặt nội dung, cụm từ khoá của một văn bản là các từ nói lên bản chất của văn bản đó. Các loại cụm từ này phải được sử dụng hết sức chính xác vì chúng có ý nghĩa chỉ đạo thi hành van bản. 1.2.2.2. Về sử dụng câu a) Câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt, tức là có đầy đủ hai thành phần nòng cốt Ví dụ 1, câu sau đây là câu sai do thiếu thành phần chủ ngữ: “Được biết quý cơ quan có kế hoạch tháo dỡ nhà trong khuôn viên do đơn vị quản lý”. Ví dụ 2: “Tập thể UBND phường Yên Phụ”. Câu văn trên sai do thiếu thành phần vị ngữ. Tuy nhiên vẫn có câu đặc biệt, ví dụ loại câu đơn đặc biệt, tức là câu nòng cốt một thành phần, chỉ sử dụng làm tiêu đề: “2. Hàng đưa ra khỏi kho ngoại quan 2.1. Hàng đưa ra nước ngoài qua cửa khẩu thuộc hải quan tỉnh, thành phố nơi có kho ngoại quan. Thủ tục hải quan được tiến hành như quy định tại khoản 1 điều 9 Quy chế kho ngoại quan”. Hoặc có trường hợp câu đặc biệt là câu dùng khi đã xác định rõ chủ thể. Ví dụ dùng trong trường hợp kết thúc văn bản: “Xin gửi tới quý cơ quan lời chào kính trọng”. b) Viết câu đảm bảo tính lôgíc Ví dụ 1: " Trong nhân dân nói chung và trong công tác ban hành văn bản nói riêng chúng ta đều đã làm được rất nhiều" . Câu trên là câu sai, vì "văn bản nói riêng" không thuộc phạm trù lô gíc "nhân dân nói chung". Ví dụ 2: “Công ty cổ phần quốc tế Triều Viên quyết định khen thưởng các cán bộ ở phòng kinh doanh, phòng hành chính và ở Hải Dương”. Trong trường hợp này “cán bộ ở phòng kinh doanh, phòng hành chính” không lôgic với cán bộ “ở Hải Dương”. c) Diễn đạt chính xác, rõ ràng, mạch lạc Để đảm bảo tính chính xác, rõ ràng, khi viết câu dài, nhất là những câu phức có cấu trúc nhiều tầng bậc phức tạp, cần lưu ý sắp xếp các thành phần câu sao cho không tạo thành câu đa nghĩa, gây ra những cách hiểu mơ hồ. Ví dụ: “Hàng hoá tràn cả ra vỉa hè đi lại gặp khó khăn nhất là các cháu học sinh công an hình như né tránh không muốn xông ra giải quyết”. Câu văn trên quá dài, tối nghĩa. Mặt khác, cần lưu ý quan hệ kết hợp giữa các câu trong các đoạn của văn bản sao cho vừa đảm bảo tính liên kết nội dung vừa đảm bảo liên kết hình thức. Có như vậy mới kiến tạo được một hệ thống ý tứ mạch lạc cho toàn bộ nội dung, tạo điều kiện tốt nhất cho người tiếp nhận và thực thi văn bản. d) Chủ yếu sử dụng câu tường thuật Tránh dùng câu cảm thán, câu cầu khiến thể hiện rõ dấu hiệu hình thức như các từ: “hãy”, “đừng”, “chớ”, “đi”, “nào”, “hè”. Ví dụ: “Để làm tốt công việc tiếp dân tại cơ quan, các cán bộ, công chức chớ có thái độ hách dịch, cửa quyền”. Câu văn trên cần thay từ “chớ” bằng “không nên”. Trường hợp cần nêu câu hỏi, tránh dùng câu có từ để hỏi trực tiếp mà chuyển dạng câu từ câu hỏi sang câu trần thuật để đảm bảo tính lịch sự, nhã nhặn của văn phong. Ví dụ, không dùng câu: “Ủy ban chúng tôi đề nghị nhà trường cho biết khóa học này nhằm mục đích gì?Những ai có thể theo học? Học trong bao lâu? Học ở đâu?”. Trong trường hợp này, có thể chuyển thành: “Ủy ban chúng tôi đề nghị nhà trường cho biết những chi tiết cụ thể sau đây về khóa học: mục tiêu đào tạo, đối tượng chiêu sinh, thời gian và địa điểm học tập”. e) Sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp Trong tiếng Việt, có mười loại dấu câu được sử dụng. Mỗi loại dấu câu đều có chức năng ngữ pháp riêng. Cần phải có kiến thức đầy đủ về vấn đề này để sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp tiếng Việt. Chú ý một số loại dấu câu có thể sử dụng đặc biệt trong phong cách hành chính như dấu phẩy, chấm phẩy. Các dấu như chấm than (!), chấm hỏi (?), ba chấm (...) rất ít được sử dụng trong phong cách này. 1.2.2.3. Vai trò của văn phong, ngôn ngữ đối với chất lượng văn bản Chất lượng của một văn bản quản lý nhà nước một phần quan trọng là do việc sử dụng ngôn ngữ công cụ và văn phong quyết định. Có thể kể ra một số vai trò của văn phong, ngôn ngữ đối với chất lượng của văn bản như sau: - Văn bản được sử dụng để ghi lại và truyền đạt thông tin bằng phương tiện ngôn ngữ. Thông tin trong văn bản là mệnh lệnh, quyết định, thông tin phục vụ cho quản lý, điều hành. Phương tiện ngôn ngữ truyền đạt chính xác, rõ ràng thì mệnh lệnh cũng chính xác, rõ ràng và tất cả hiểu theo một nghĩa thống nhất, từ đó văn bản được thực hiện thống nhất. Nếu ngôn ngữ không chính xác có thể gây những hậu quả pháp lý. - Văn phong, ngôn ngữ chuẩn mực giúp nội dung văn bản dễ hiểu sẽ thúc đẩy nhanh quá trình giải quyết công việc, mệnh lệnh thực hiện nhanh chóng hệu quả. - Từ ngữ trong văn bản được sử dụng có tính khuôn mẫu, trang trọng, lịch sự tạo sức thuyết phục, thái độ tôn trọng văn bản QLNN. - Thể hiện tính công quyền, tính văn hoá trong quản lý. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG SỬ DỤNG NGÔN NGỮ TRONG VĂN BẢN QLNN CỦA UBND PHƯỜNG YÊN PHỤ 2.1. Tổng quan về UBND phường Yên Phụ 2.1.1. Vị trí địa lý, dân cư phường Yên Phụ - Vị trí địa lý: Phường Yên Phụ là đơn vị hành chính nằm ở phía Đông Nam quận Tây Hồ, được tách ra từ quận Ba Đình từ ngày 01/01/1996, có vị trí cụ thể như sau: Phía Đông Nam giáp sông Hồng, Phía Tây Bắc giáp phường Quảng An và phường Tứ Liên, Phía Đông giáp phường Ngọc Thuỵ - quận Long Biên, Phía Nam giáp phường Phúc Xá, Trúc Bạch và Thụy Khuê, Theo bản đồ địa giới hành chính 364/CT tổng diện tích theo địa giới hành chính của phường Yên Phụ là 149,7700 ha. - Dân cư: Phường Yên Phụ được chia thành 80 tổ dân phố thuộc 11 cụm dân cư quản lý 4500 hộ với khoảng 21.800 nhân khẩu và đặc biệt là nơi tập trung nhiều cơ quan, đơn vị, tổ chức và các khu tập thể. 2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Phường Yên Phụ Theo Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân được Quốc hội Nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá XI, kỳ họp thứ 4, thông qua ngày 26/11/2003 quy định về nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã (phường, thị trấn) như sau: 2.1.2.1. Trong lĩnh vực kinh tế: UBND phường có những nhiệm vụ quyền hạn sau: 1. Xây dựng kế hoạch phát triển KTXH hằng năm trình HĐND cùng cấp thông qua để trình UBND Quận phê duyệt, tổ chức thực hiện kế hoạch đó. 2. Lập dự toán ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu chi ngân sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình, dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách địa phương trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo UBND, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp. 3. Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, phường, thị trấn và báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật. 4. Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại để phục vụ các nhu cầu công ích ở địa phương, xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định của pháp luật. 5. Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các công trình kết cấu hạ tầng của địa phương trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện. Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và đảm bảo sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật. 2.1.2.2. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải 1. Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong phường theo phân cấp. 2. Kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền. 3. Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi vi phạm, xâm phạm đường giao thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật. 4. Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường theo quy định của pháp luật. 2.1.2.3. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thể dục thể thao 1. Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục, phối hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp 1 đúng độ tuổi. 2. Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường mầm non trên địa bàn phường phối hợp với UBND cấp trên quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở trên địa bàn. 3. Tổ chức thực hện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hóa gia đình được giao, vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh, phòng chống dịch bệnh. 4. Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao, tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy các di tích lịch sử, văn hóa và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật. 5. Thực hiện chính sách, chế độ với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sỹ những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật. 6. Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo, vận động nhân dân giúp đỡ các gia đình khó khăn, người cô đơn, người tàn tật, trẻ em mồ côi không nơi nương tựa, tổ chức các hình thức nuôi dưỡng chăm sóc các đối tượng chính sách theo quy định. 7. Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sỹ, quy hoạch quản lý nghĩa địa. 2.1.2.4. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội, thi hành pháp luật ở cơ sở 1. Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân. 2. Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch, đăng ký, quản lý quân nhân, dự bị động viên, tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ cơ sở. 3. Thực hiện các biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự an toàn xã hội, xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc vững mạnh, thực hiện biện pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn văn hoá và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở cơ sở. 4. Quản lý khẩu, tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của người nước ngoài ở cơ sở. 2.1.2.5. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo UBND phường có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và đảm bảo chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo, quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân theo quy định của pháp luật. 2.1.2.6. Trong việc thi hành pháp luật 1. Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân. 2. Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của nhân dân. 3. Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi hành án theo quy định, tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật. 2.1.2.7. Tổ chức thực hiện các nghị quyết của HĐND 1. Đảm bảo thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển KTXH và quy hoạch đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đô thị, phòng chống tệ nạn xã hội, giữ gìn trật tự vệ sinh, sạch đẹp thành phố, lòng đường, lề đường, trật tự công cộng và cảnh quan đô thị, quản lý dân cư đô thị trên địa bàn. 2. Thanh tra việc sử dụng đất đai của tổ chức, cá nhân trên địa bàn phường theo quy định của pháp luật. 3. Quản lý và bảo vệ cơ sở hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn phường theo phân cấp, ngăn chặn, xử lý các hành vi vi phạm đối với các cơ sở hạ tầng theo quy định của pháp luật. 4. Kiểm tra giấy phép xây dựng của tổ chức, cá nhân trên địa bàn phường, lập biên bản đình chỉ những công trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo không có giấy phép, trái với quy định của giấy phép và báo cáo cơ quan có thẩm quyền xem xét. 2.1.3. Nguyên tắc làm việc của UBND phường - Theo Quyết định số 138/QĐ-UBND ngày 31 tháng 07 năm 2006 của UBND phường Yên Phụ về việc ban hành Quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân phường Yên Phụ: + UBND phường làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động, sáng tạo của Chủ tịch, Phó chủ tịch, Uỷ viên UBND. Mỗi việc chỉ được giao một cán bộ phụ trách và chịu trách nhiệm chính. Mỗi thành viên UBND phường chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực được phân công; cùng các thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể về kết quả hoạt động của UBND phường trước Đảng uỷ phường, HĐND Phường và UBND Quận. + UBND phường chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của UBND quận, sự lãnh đạo của Đảng uỷ, sự giám sát của HĐND phường; phối hợp chặt chẽ giữa UBND phường với Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân cùng cấp trong quá trình triển khai mọi nhiệm vụ. + UBND phường giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theo đúng pháp luật, đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm; bảo đảm công khai, minh bạch, kịp thời và hiệu quả, đảm bảo lợi ích chính đáng của nhân dân địa phương; đúng trình tự, thủ tục, thời hạn quy định và chương trình kế hoạch công tác của UBND phường. + Cán bộ, công chức UBND phường phải sâu sát cơ sở, lắng nghe mọi ý kiến đóng góp của nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ, từng bước đưa hoạt động của UBND phường ngày càng chính quy, hiện đại, vì mục đích xây dựng chính quyền cơ sở vững mạnh, nâng cao đời sống nhân dân. -Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của UBND phường UBND phường tổ chức hoạt động và thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn; thảo luận tập thể quyết định theo đa số các vấn đề được quy định theo Luật Tổ chức HĐND và UBND công bố ngày 10 tháng 12 năm 2003 và những vấn đề quan trọng khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của UBND phường. Cách thức giải quyết công việc của UBND phường (trích Quyết định số 138/QĐ-UBND ngày 31 tháng 07 năm 2006 của UBND phường Yên Phụ về việc ban hành Quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân phường Yên Phụ): a) UBND phường họp, thảo luận tập thể và quyết định theo đa số tại phiên họp UBND các vấn đề - Chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng 5 năm và hàng năm, kế hoạch quản lý đầu tư, quy hoạch, xây dựng các công trình trọng điểm tại địa phương trình HĐND phường, UBND quận quyết định. - Chương trình công tác hàng năm của UBND phường, các biện pháp thực hiện Nghị quyết của HĐND phường, các văn bản của cấp trên trước khi trình HĐND phường, UBND quận. - Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cá nhân thành viên UBND phường hàng năm. - Những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của UBND phường hoặc những vấn đề Chủ tịch UBND phường thấy cần thiết đưa ra tập thể. - Đối với các vấn đề cần giải quyết gấp nhưng không tổ chức họp UBND được, theo quyết định của Chủ tịch UBND Văn phòng UBND phường gửi toàn bộ hồ sơ của vấn đề cần xử lý đến các thành viên UBND phường nhất trí thì Văn phòng UBND phường tổng hợp trình Chủ tịch UBND quyết định và báo cáo UBND phường tại phiên họp gần nhất. b) Thẩm quyền của Chủ tịch UBND phường - Chủ tịch UBND phường là người đứng đầu UBND phường, lãnh đạo và điều hành mọi công việc của UBND phường, chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo theo quy định tại điều 127 Luật Tổ chức HĐND và UBND năm 2003; đồng thời cùng UBND phường chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND trước Đảng ủy, HĐND phường và UBND quận. - Chủ tịch UBND phường triệu tập, chủ trì các phiên họp và các hội nghị khác của UBND phường, khi vắng mặt thì ủy quyền Phó Chủ tịch chủ trì thay; bảo đảm việc chấp hành pháp luật, các văn bản của UBND quận, Nghị quyết của Đảng ủy, HĐND phường. - Căn cứ vào các bản của UBND quận, Nghị quyết Đảng ủy, HĐND phường và tình hình thực tiễn của địa phương, xây dựng chương trình công tác năm, quý, tháng của UBND phường. - Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác; phân công nhiệm vụ, đôn đốc, kiểm tra các thành viên UBND phường và các cán bộ, công chức khác thuộc UBND phường, các đồng chí lãnh đạo cụm dân cư, tổ trưởng dân phố trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao. - Quyết định những vấn đề quan trọng, liên quan đến nhiều nội dung công việc, những vấn đề đột xuất, phức tạp trên địa bàn; những vấn còn có ý kiến khác nhau hoặc vượt quá thẩm quyền của Chủ tịch và Ủy viên UBND phường. - Ký ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền UBND phường và thẩm quyền Chủ tịch UBND theo quy định của pháp luật. - Báo cáo tình hình kinh tế - xã hội của phường, hoạt động của UBND với Đảng ủy, HĐND phường và UBND quận. - Thường xuyên trao đổi công tác với Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Mặt trận Tổ quốc và người đứng đầu các đoàn thể nhân dân cấp phường; phối hợp thực hiện các nhiệm vụ công tác; nghiên cứu, tiếp thu về các đề xuất của Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân đối với công tác của UBND; tạo điều kiện các đoàn thể hoạt động hiệu quả. - Tổ chức việc tiếp dân, xem xét giải quyết các khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của nhân dân theo quy định của pháp luật. 2.1.4. Về ban hành văn bản của UBND phường - Soạn thảo và thông qua văn bản của UBND phường: Trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành quyết định, chỉ thị của UBND phường thực hiện theo quy định tại điều 45, 46 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND năm 2004. + Chủ tịch UBND phường phân công và chỉ đạo việc soạn thảo văn bản. Cán bộ, công chức theo dõi lĩnh vực nào thì chủ trì soạn thảo văn bản thuộc lĩnh vực đó, chịu trách nhiệm về nội dung và thể thức văn bản theo quy định; phối hợp với tổ chức, cá nhân có liên quan đến nội dung dự thảo để hoàn chỉnh văn bản trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch phụ trách xem xét, quyết định. + Đối với các quyết định, chỉ thị của UBND, căn cứ vào tính chất và nội dung của dự thảo, cán bộ tư pháp soạn thảo, thẩm định văn bản và trình Chủ tịch. + Chủ tịch UBND phường thay mặt UBND phường ký ban hành, quyết định, chỉ thị sau khi được UBND phường thông qua. + Trong trường hợp đột xuất, khẩn cấp, Chủ tịch UBND phường chỉ đạo việc soạn thảo, ký ban hành quyết định, chỉ thị theo quy định tại điều 48 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND. - Thẩm quyền ký văn bản: + Chủ tịch UBND phường ký các văn bản trình UBND quận và HĐND phường; các quyết định, chỉ thị của UBND phường, các văn bản thuộc thẩm quyền cá nhân quy định tại điều 127 Luật Tổ chức HĐND - UBND. Khi chủ tịch vắng mặt, Chủ tịch uỷ quyền cho Phó Chủ tịch ký thay. Phó Chủ tịch có trách nhiệm báo cáo Chủ tịch biết về văn bản đã ký thay. + Phó Chủ tịch ký thay Chủ tịch các văn bản xử lý những vấn đề cụ thể, chỉ đạo chuyên môn, nghiệp vụ thuộc lĩnh vực được Chủ tịch phân công. - Kiểm tra tình hình thực hiện văn bản: + Chủ tịch UBND phường trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc kiểm tra tình hình thực hiện các văn bản pháp luật của các cơ quan nhà nước cấp trên, văn bản của HĐND và UBND phường, kịp thời phát hiện những vấn đề vướng mắc, bất hợp lý trong quá trình triển khai thực hiện các văn bản đó, báo cáo các cơ quan có thẩm quyền bổ sung, sửa đổi. + Phó chủ tịch UBND phường, cán bộ và công chức UBND phường, các đồng chí lãnh đạo cụm dân cư, tổ trưởng tổ dân phố theo nhiệm vụ được phân công phải thường xuyên sâu sát từng cụm dân cư, tổ dân phố, hộ gia đình, kiểm tra việc thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước của mọi công dân trên địa bàn phường. 2.1.5. Cơ cấu tổ chức Để quản lý và điều hành mọi hoạt động của đời sống xã hội diễn ra thuận lợi và tuân thủ đúng chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước. Căn cứ vào Nghị định 121/2003/NĐ - CP ngày 21/10/2003 về chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức ở xã, phường, thị trấn và Nghị định 114/2003/NĐ - CP ngày 10/10/2003 về cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; báo cáo số 69/BC - UBND ngày 18/04/2007 về thực hiện thanh tra năm 2007 về công tác cán bộ và công tác hành chính Phường Yên Phụ. Vì vậy, ngay tại kỳ họp đầu tiên Hội đồng nhân dân phường khoá 2004 - 2009 đã bầu ra 5 ủy viên của UBND phường bao gồm: - Chủ tịch: Phụ trách chung và phụ trách khối nội chính. - 02 Phó Chủ tịch: trong đó một Phó Chủ tịch phụ trách mảng kinh tế - xây dựng đô thị và nhà đất, một Phó Chủ tịch phụ trách văn hoá - xã hội và các lĩnh vực xã hội khác. - 02 Uỷ viên: trong một uỷ viên phụ trách công an, một uỷ viên phụ trách quân sự. Ngoài ra trong bộ máy của UBND phường Yên Phụ còn có các cán bộ chuyên môn để giúp UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương. Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND phường Yên Phụ được biểu diễn theo sơ đồ sa._.ạn chế. Tài liệu hướng dẫn cũng chưa có sự thống nhất. Mặt khác, công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức theo yêu cầu mới chậm được triển khai thực hiện; trình độ, năng lực và kỹ năng hành chính của đội ngũ cán bộ, công chức vẫn tiếp tục có nhiều hạn chế, bất cập. Chủ trương đổi mới nội dung chương trình, phương thức đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác của cán bộ, công chức chú trọng đào tạo và đào tạo lại chưa được triển khai thực hiện một cách có kết quả đáng kể. Nguyên nhân thứ năm là do lề lối làm việc trong cơ quan. Cần nhấn mạnh rằng, văn bản ban hành thiếu quy củ, chồng chéo lẫn nhau, khối lượng lớn nhưng chất lượng thông tin chứa đựng trong đó thấp, nhiều văn bản trùng thừa…làm giảm hiệu quả của công tác soạn thảo.  CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM ĐẢM BẢO YÊU CẦU VỀ SỬ DỤNG NGÔN NGỮ TRONG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC CỦA UBND PHƯỜNG YÊN PHỤ 3.1. Hoàn thiện quy định pháp luật về soạn thảo và ban hành văn bản - Trong một số năm gần đây, với sự nỗ lực và cố gắng trên mọi phương diện, hoạt động xây dựng và hoàn thiện pháp luật của Việt Nam đã đạt được những kết quả đáng khích lệ. Trong lĩnh vực ban hành văn bản quy phạm pháp luật, năm 1996 đã ban hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, đã được sửa đổi năm 2002, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân. Kết quả này đã tạo ra sự thống nhất trong quy trình soạn thảo, thẩm định và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan nhà nước ở Trung ương. Tuy vậy, qua khảo sát thực tế tình hình ban hành văn bản tại các cơ sở xã, phường, thị trấn nói chung và UBND phường Yên Phụ nói riêng, chúng tôi thấy ở cấp xã rất ít ban hành văn bản quy phạm pháp luật mà chủ yếu ban hành văn bản hành chính. Vì vậy cần phải có quy định pháp luật để điều chỉnh hoạt động ban hành văn bản hành chính, trong đó có quy định về sử dụng ngôn ngữ. Trong đó, cần tập trung nghiên cứu để sớm ban hành các quy định về vấn đề sau: - Văn phòng Chính phủ, Bộ Nội vụ cần sớm ban hành các quy định thống nhất về viết hoa trong các văn bản QLNN Hiện nay, viết hoa là vấn đề còn nhiều vướng mắc, nhất là viết hoa chức vụ, tên cơ quan, tổ chức, tên gọi văn bản. Hiện nay mới chỉ có Quyết định số 09/1998/QĐ-VPCP ngày 22/11/1998 của Văn phòng Chính phủ ban hành Quy định tạm thời về viết hoa trong văn bản của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ ,còn vẫn chưa có một văn bản chính thức nào quy định về vấn đề viết hoa chung cho tất cả các cơ quan nhà nước. Qua khảo sát các văn bản của UBND phường Yên Phụ cho thấy lỗi chính tả thường gặp là các lỗi về viết hoa. Như vậy, từ thực trạng việc sử dụng ngôn ngữ trong các văn bản QLNN nói chung và trong các văn bản do UBND phường Yên Phụ ban hành nói riêng chúng ta cần phải nghiên cứu kỹ và sớm có các quy định pháp luật khắc phục tình trạng viết hoa tràn lan trong các văn bản của cấp xã, phường, thị trấn như hiện nay. - Về chính tả: cách đặt dấu câu sau các tiêu đề, cách phiên âm tên riêng địa danh nước ngoài Theo quan điểm của chúng tôi không nên dùng dấu câu sau các tiêu đề. Vấn đề này cần phải có sự nghiên cứu để đi đến một quy định thống nhất về đánh dấu câu sau tiêu đề trong toàn văn bản. Về vấn đề phiên âm tên riêng và địa danh nước ngoài cũng chưa có quy định thống nhất của Nhà nước. Ví dụ: cần có quy định thống nhất về cách viết chính tả: internet, Internet, in-ter-net hay INTERNET; fax, Fax, FAX, hay facximile... 3.2. Xây dựng và sử dụng hợp lý các văn bản mẫu Đây là một giải pháp được nhiều nước quan tâm và chúng ta cũng đã chú ý vận dụng. Điều cần nói ở đây là chúng ta hiện còn quá ít loại văn bản được mẫu hoá và tính thống nhất giữa các văn bản mẫu hiện chưa cao. Kinh nghiệm thực tiễn cho thấy càng mẫu hoá được nhiều văn bản thì việc sử dụng càng thuận lợi, chính xác, hiệu quả kinh tế cao. 3.2.1. Cơ sở pháp lý và thực tiễn của việc mẫu hoá văn bản - Cơ sở pháp lý Để mẫu hoá được các văn bản một cách đúng đắn cần dựa vào các quy định chung có tính nguyên tắc được ghi trong các đạo luật về ban hành văn bản và các văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Cụ thể là: - Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật; - Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân; - Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và một số văn bản khác. - Cơ sở thực tiễn Ngoài căn cứ pháp lý, việc mẫu hoá văn bản cũng cần phải dựa vào các căn cứ được rút ra từ thực tế sử dụng văn bản. Thứ nhất, về mặt thực tiễn, cần đặc biệt chú ý đến yêu cầu sử dụng văn bản trong từng lĩnh vực cụ thể. Ví dụ, văn bản ngoại giao có yêu cầu khác với các văn bản trong lĩnh vực kinh tế. Văn bản kỹ thuật có yêu cầu khác với các văn bản hành chính thông thường. Do các văn bản của mỗi lĩnh vực quản lý có yêu cầu khác nhau như thế nên khi tiến hành mẫu hoá văn bản của từng loại cần quan tâm đến các đặc điểm riêng của từng loại. Thứ hai, trên phương diện này, các văn bản khi được mẫu hoá phỉ có khả năng tạo được sự liên kết chặt chẽ giữa các văn bản cùng hệ thống và giữa các hệ thống liên quan. Ví dụ: liên kết giữa các văn bản của ngành giáo dục, địa chính, nông nghiệp… 3.2.2. Một số vấn đề kỹ thuật trong quá trình xây dựng các văn bản mẫu - Nguyên tắc chung Để tiến hành mẫu hoá văn bản cần phải dựa trên một số nguyên tắc nhất định. Các nguyên tắc quan trọng nhất có thể kể ra như sau: - Thuận lợi cho việc soạn thảo và sử dụng văn bản trong thực tế; - Tiết kiệm không có các thông tin thừa; - Đơn giản hoá và giải thích rõ ràng các chi tiết trên văn bản; - Thống nhất cho từng chủng loại văn bản. - Đối tượng chuẩn hoá + Chuẩn hoá thể thức và cách trình bày văn bản. Bước này phải đảm bảo theo đúng quy định của Nhà nước, đồng thời ở một số văn bản chuyên môn của các ngành cụ thể cần có các quy định cụ thể thêm. Ví dụ như quy định về mẫu các loại bằng cấp, mẫu giấy chứng nhận, mẫu biên bản, mẫu báo cáo thống kê… + Chuẩn hoá cấu trúc văn bản. + Chuẩn hoá ngôn ngữ trình bày trong các loại văn bản. Để thực hiện nhiệm vụ này, ngoài việc dựa vào đặc điểm của văn phong hành chính cần chú ý đến các thuật ngữ chuyên môn của từng ngành cụ thể. Mỗi nghành cần xây dựng thuật ngữ cơ bản của ngành mình với một sự giải thích rõ ràng. + Hướng dẫn xây dựng mẫu văn bản. Hướng dẫn các cơ quan xây dựng mẫu văn bản là một nhiệm vụ quan trọng của quá trình tiêu chuẩn hoá. Trên thực tế, nhiều cơ quan cũng đã xây dựng văn bản mẫu của cơ quan mình. - Các bước cụ thể để mẫu hoá văn bản Muốn mẫu hoá một loại văn bản cần có các bước đi thích hợp. Các bước đi cơ bản có thể nêu lên như sau: - Mô tả các yếu tố cần chuẩn hoá; - Thiết kế mẫu văn bản: + Thiết kế hình thức; + Thiết kế cấu trúc. - Trao đổi: + Hoàn thiện; + Phê chuẩn; 3.2.3. Đề xuất mẫu một số văn bản cụ thể Qua khảo sát tình hình thực tế công tác ban hành văn bản của UBND phường Yên Phụ. Chúng tôi đưa ra một số văn bản mẫu như sau: a) Mẫu Báo cáo: Mẫu 1: Có thể thấy UBND phường Yên Phụ đều phải có báo cáo tổng kết công tác Tư pháp hàng năm. Vì vậy, để tạo điều kiện thuận lợi cho các cán bộ tư pháp khi làm Báo cáo tư pháp nên mẫu hoá văn bản này. Cụ thể: UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHƯỜNG YÊN PHỤ Độc lập-Tự do-Hạnh phúc Số:…./BC-UBND Yên Phụ, ngày …tháng…năm BÁO CÁO Tổng kết công tác tư pháp năm…và phương hướng nhiệm vụ năm… của UBND phường Yên Phụ I. ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ CÔNG TÁC NĂM…. 1. Công tác tổ chức ……………………………………………………………………… 2. Công tác soạn thảo văn bản ……………………………………………………………………… 3. Công tác tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật ……………………………………………………………………… 4. Công tác tiếp dân, giải quyết đơn thư hoà giải cơ sở ……………………………………………………………………… 5. Công tác hộ tịch ………………………………………………………………………. 6. Công tác quản lý thi hành án dân sự ở địa phương ……………………………………………………………………….. 7. Công tác quản lý đối tượng thi hành án phạt tù cho hưởng án treo và thi hành án phạt cải tạo không giam giữ tại UBND phường Yên Phụ ……………………………………………………………………… 8. Công tác trợ giúp pháp lý nhà nước ……………………………………………………………………… 9. Công tác thanh tra, kiểm tra, tiếp nhận đơn thư ……………………………………………………………………… II. ĐÁNH GIÁ CHUNG ......................................................................................... III. MỘT SỐ TRỌNG TÂM CÔNG TÁC NĂM … Căn cứ vào kết quả các mặt công tác tư pháp đã thực hiện được trong năm ….và những vấn đề tồn tại cần khắc phục.Hoạt động tư pháp phường năm ….cần tập trung vào các nhiệm vụ trọng tâm như sau: 1. Công tác tổ chức ……………………………………………………………………… 2. Công tác tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật ……………………………………………………………………… 3. Công tác tư pháp hộ tịch ……………………………………………………………………… 4. Công tác cải cách hành chính ……………………………………………………………………… IV. KIẾN NGHỊ ĐỀ XUẤT CÔNG TÁC CHUYÊN MÔN 1. Đề xuất công tác chuyên môn ……………………………………………………………………… 2. Đề xuất khen thưởng ……………………………………………………………………… Trên đây là kết quả tổ chức hoạt động của Ban Tư pháp phường năm …Để hoàn thành tốt nhiệm vụ công tác tư pháp năm ….,Ban Tư pháp phường rất mong được sự quan tâm lãnh đạo của Đảng uỷ, HĐND và UBND phường, sự chỉ đạo hướng dẫn kịp thời về chuyên môn nghiệp vụ của bộ phận tư pháp văn phòng HĐND và UBND Quận và các phòng ban chức năng quận; rất mong được sự phối hợp đồng bộ, đóng góp ý kiến của các ban ngành đoàn thể phường, cụm dân cư, các cán bộ hoà giải, nhân dân trong công tác tổ chức và hoạt động của Ban Tư pháp phường năm…đạt kết quả tốt hơn. Nơi nhận: TM. UỶ BAN NHÂN DÂN - UBND quận Tây hồ; CHỦ TỊCH - Văn phòng HĐND và UBND quận; - Đảng uỷ-HĐND phường; - Thành viên Ban Tư pháp; - Lưu VP. Mẫu 2: UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHƯỜNG YÊN PHỤ Độc lập-Tự do-Hạnh phúc Số:…./BC-UBND Yên Phụ, ngày …tháng…năm… BÁO CÁO Công tác văn thư lưu trữ tại UBND phường Yên Phụ Thực hiện ý kiến chỉ đạo tại Kế hoạch số…………..ngày …tháng…năm….của UBND quận Tây Hồ về việc kiểm tra, hướng dẫn công tác Văn thư lưu trữ tại các đơn vị UBND các phường trực thuộc UBND quận để từ đó thống nhất quản lý các loại văn bản giấy tờ trong toàn quận được khoa học, chính xác và đảm bảo nguyên tắc bảo mật trong hoạt động quản lý văn bản nhà nước. UBND phường xin báo cáo nội dung cụ thể như sau: 1. Đối với công tác quản lý công văn đi và đến ……………………………………………………………………… 2. Đối với việc thực hiện quy trình soạn thảo văn bản - Đối với các văn bản quy phạm pháp luật……………………… - Các văn bản hành chính thông thường về quản lý nhà nước ở địa phương………………………………………………………………… 3. Công tác bảo quản tài liệu ……………………………………………………………………… 4. Công tác ban hành văn bản năm…. Trong năm…, UBND phường đã ban hành………………………. Vậy cơ quan chúng tôi kính báo để UBND quận được rõ. Nơi nhận: TM. UỶ BAN NHÂN DÂN - UBND quận Tây Hồ; CHỦ TỊCH - Đảng uỷ-HĐND phường; - Lưu:VP. b) Mẫu hoá Quyết định cá biệt: Mẫu 1: UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHƯỜNG YÊN PHỤ Độc lập-Tự do-Hạnh phúc Số:…./QĐ-UBND Yên Phụ, ngày …tháng…năm… QUYẾT ĐỊNH Về việc phạt cảnh cáo… UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG YÊN PHỤ Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND các cấp năm 2003; Căn cứ Pháp lệnh xử lý vi phạm hành chính ngày 02/07/2002; Căn cứ các Nghị định …ngày… của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong quản lý, sử dụng đất đai, quản lý xây dựng, quản lý nhà và công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị; Căn cứ Biên bản vi phạm hành chính số…/…/BB-UB ngày …/…/… của UBND phường Yên Phụ; Xét báo cáo đề xuất………………………………………, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Xử phạt đối với ông(bà)……………………… Địa chỉ:…………………………………………… Đã có hành vi vi phạm…………………………………………………. Quy định tại khoản …điều…của Nghị định số…ngày…/…/…và điều …của Quyết định số …/…/QĐ-UB ngày …/…/… của UBND Thành phố Hà Nội. a. Phạt chính (phạt cảnh cáo):………………………… b. Phạt bổ sung: Buộc khôi phục hiện trạng ban đầu đã bị thay đổi do vi phạm hành chính gây ra. Nếu không chấp hành sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật. c. Biện pháp khắc phục hậu quả:……………………… Điều 2. Ông (bà)………………có trách nhiệm thi hành Quyết định này trong thời hạn…ngày kể từ ngày nhận được quyết định này. Quá thời hạn trên mà không thi hành thì phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật. Điều 3. Quyết định này có hiệulực kể từ ngày ký. Điều 4. Trưởng công an phường Yên Phụ, tổ công tác chuyên trách TTXD-ĐT phường Yên Phụ, ông (bà) ………chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này. Nơi nhận: TM. UỶ BAN NHÂN DÂN - UBND quận Tây Hồ; CHỦ TỊCH - Đảng uỷ - HĐND phường; - Đ/c Chủ tịch phường; - Như điều 3 (để thực hiện); - Lưu: VP. Mẫu 2: Quyết định (ban hành quy chế, quy định) UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHƯỜNG YÊN PHỤ Độc lập-Tự do-Hạnh phúc Số:…/…/QĐ-UBND Yên Phụ, ngày …tháng…năm… QUYẾT ĐỊNH Ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của Ban……. UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG YÊN PHỤ Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND năm 2003; Căn cứ Nghị định số…/NĐ-CP ngày ..tháng…năm…của Chính phủ quy định về chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của …….; Căn cứ Thông tư liên bộ số .../TTLB ngày…tháng…năm…của …và ban tổ chức cán bộ chính phủ hướng dẫn về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức cơ quan …….địa phương; Theo đề nghị của cán bộ Ban…………phường Yên Phụ, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của ………..phường Yên Phụ kèm theo Quyết định này. Điều 2. Ban…...phường có trách nhiệm triển khai thực hiện quy chế này tới các thành viên trong Ban. Điều 3. Quyết định này thay thế Quyết định số …/QĐ-UB ngày …/…/… và có hiệu lực kể từ ngày ký. Điều 4. Ban….phường, các thành viên trong Ban và các bộ phận có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này. Nơi nhận: TM. UỶ BAN NHÂN DÂN - UBND quận Tây Hồ; CHỦ TỊCH - Đảng uỷ - HĐND phường; - Phòng….quận; - Lưu: VP. c) Mẫu hoá Thông báo: Mẫu1: UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHƯỜNG YÊN PHỤ Độc lập-Tự do-Hạnh phúc Số:…./TB-UBND Yên Phụ, ngày …tháng…năm… THÔNG BÁO Kết quả bình xét các danh hiệu cuộc vận động “………………”phường Yên Phụ Kính gửi: Ban vận động cụm dân cư số … Ban chỉ đạo cuộc vận động “…………………….” phường Yên Phụ đã nhận được kết quả bình xét của ban vận động cụm. Sau khi rà soát lại các chỉ tiêu thi đua, các mặt công tác và trình tại cuộc họp Hội đồng thi đua khen thưởng phường để đánh giá, công nhận và đề nghị các cấp khen thưởng, ban chỉ đại phường thông báo cho cụm dân cư số …như sau: Năm…, nhân dân và cán bộ cụm…đã có nhiều cố gắng thực hiện cuộc “…………………………….”thể hiện là hoàn thành….chỉ tiêu….và nhiều mặt công tác được duy trì tích cực. Nhưng tại cụm dân cư số…còn một số hạn chế là……………Vì vậy, hội đồng thi đua khen thưởng và ban chỉ đạo cuộc vận động phường đánh giá: - ………………………………..; - …………………………………….; - …………………………………………… Vậy xin thông báo để ban vận động cụm dân cư số …biết. Nơi nhận: TM. UỶ BAN NHÂN DÂN - Đảng uỷ - HĐND phường; CHỦ TỊCH - Như trên; - Lưu: VP. Mẫu 2: UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHƯỜNG YÊN PHỤ Độc lập-Tự do-Hạnh phúc Số:…./TB-UBND Yên Phụ, ngày …tháng…năm… THÔNG BÁO Về việc tổ chức trợ giúp pháp lý lưu động tại phường Để thực hiện tốt công văn số …….ngày …/tháng ….năm…của Phòng tư pháp quận về tổ chức pháp lý lưu động tại các phường. UBND phường đã căn cứ vào tình hình thực tế và nhu cầu hiểu biết pháp luật của nhân dân trong phường đã đăng ký lịch tổ chức hoạt động trợ giúp pháp lý lưu động miễn phí cho nhân dân với Phòng Tư pháp và Sở Tư pháp Hà Nội. UBND phường thông báo kế hoạc trợ giúp pháp lý như sau: - Hình thức trợ giúp: …………………..; - Đối tượng và điều kiện trợ giúp:………………….; - Hồ sơ cần mang theo:……………………………….; - Thời gian:……………………; - Địa điểm:………………………………; Trong quá trình thực hiện, cụm dân cư, tổ dân phố và cá nhân có điều gì chưa rõ xin liên hệ với bộ phận tiếp dân, Ban Tư pháp phường (ông Phan Quốc Chính, bà Phạm Thị Kim Ánh - ĐT: 8 239 696). Vậy xin thông báo để toàn thể nhân dân biết. Nơi nhận: TM. UỶ BAN NHÂN DÂN - Đảng uỷ - HĐND phường; CHỦ TỊCH - Lưu: VP. d) Mẫu hoá Công văn: Mẫu 1: UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHƯỜNG YÊN PHỤ Độc lập-Tự do-Hạnh phúc Số:…./UBND Yên Phụ, ngày …tháng…năm… V/v: Đề nghị khen thưởng Kính gửi: - Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ; - ………………………………………. Thực hiện Công văn số …….ngày…tháng…năm… của UBND quận Tây Hồ về việc bình xét, đề xuất quận và thành phố khen thưởng đơn vị, cá nhân có thành tích xuất sắc trong công tác thực hiện………….Ban chỉ đạo thực hiện …………………..phường Yên Phụ nhất trí đề xuất khen thưởng các tập thể và cá nhân sau: - Tập thể: Đề xuất thành phố khen thưởng: Ban chỉ đạo thực hiện……………………………………phường Yên Phụ. - Cá nhân: Đề nghị quận khen thưởng: đồng chí ………………..-(chức vụ). Nơi nhận: TM. UỶ BAN NHÂN DÂN - Như trên; CHỦ TỊCH - Phòng………..; - Đảng uỷ - HĐND phường; - Lưu: VP. Mẫu 2: UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHƯỜNG YÊN PHỤ Độc lập-Tự do-Hạnh phúc Số:…./UBND Yên Phụ, ngày …tháng…năm… V/v Mời họp Kính gửi:…………………………….. Để chuẩn bị cho ……………………………, UBND phường Yên Phụ kính mời đồng chí………….tham dự cuộc họp về : ………………………………………………………………………. Thời gian: từ…..giờ….ngày….tháng… năm….. Địa điểm:……………………….. Đề nghị:……………………………………… Yêu cầu đến họp đúng thành phần được mời. Nơi nhận: TM. UỶ BAN NHÂN DÂN - UBND phường; CHỦ TỊCH - Như trên; - Lưu: VP. e) Mẫu Tờ trình: Mẫu 1: UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHƯỜNG YÊN PHỤ Độc lập-Tự do-Hạnh phúc Số:…./TTr-UBND Yên Phụ, ngày …tháng…năm… TỜ TRÌNH Về việc xin sử dụng nguồn tăng thu ngân sách phường năm …để cải tạo đường bê tông, cống thoát nước ngõ…An Dương Kính gửi: Hội đồng nhân dân phường Yên Phụ Căn cứ báo cáo tổng hợp ý kiến cử tri của HĐND phường Yên Phụ, căn cứ tình hình thực tế hiện nay tuyến cống ngõ …An Dương thuộc cụm…do sử dụng lâu năm đã xuống cấp, nước không thoát được thường xuyên bị ngập úng gây mất vệ sinh môi trường. Vậy UBND phường kính đề nghị HĐND phường phê duyệt được sử dụng nguồn tăng thu ngân sách phường năm…để cải tạo lại đường bê tông và cống thoát nước trên với số tiền dự kiến…..(bằng chữ). Sau khi có phê duyệt của HĐND phường, UBND phường sẽ làm đầy đủ các thủ tục về đầu tư xây dựng cơ bản theo quy định hiện hành. Nơi nhận: TM. UỶ BAN NHÂN DÂN - Như trên; CHỦ TỊCH - Lưu: VP.  Mẫu 2: UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHƯỜNG YÊN PHỤ Độc lập-Tự do-Hạnh phúc Số:…./TTr-UBND Yên Phụ, ngày …tháng…năm… TỜ TRÌNH Về việc tổ chức (nêu hoạt động đề nghị phê duyệt) Kính gửi:…………………………………… Để (nêu mục đích, lý do thực hiện hoạt động)…, UBND phường Yên Phụ đề nghị… (nêu tên cơ quan hay chức danh thủ trưởng cơ quan ) cho phép tổ chức…(nêu hoạt động đề nghị phê duyệt)…và phê duyệt chương trình cụ thể như sau: 1. Thời gian, địa điểm tiến hành hoạt động 2. Nội dung hoạt động và chương trình, phương pháp cụ thể để tiến hành hoạt động 3. Thành phần tham gia hoạt động 4. Kinh phí cho hoạt động và dự trù phân bổ kinh phí 5. Phân công công việc và trách nhiệm 6. Các vấn đề khác nếu có Việc tổ chức (nêu tên hoạt động) là…(khẳng định ý nghĩa, tầm quan trọng của hoạt động)… Vậy UBND phường Yên Phụ kính trình (nêu tên cơ quan hay chức danh thủ trưởng cơ quan) xem xét phê duyệt. Xin trân trọng cảm ơn./. Nơi nhận: TM. UỶ BAN NHÂN DÂN - …………; CHỦ TỊCH - …………..; - Lưu: VP. 3.3. Về đội ngũ cán bộ công chức Cán bộ là gốc của mọi công việc. Đảng và Nhà nước ta luôn luôn coi trọng công tác cán bộ. Việc đào tạo, đào tạo lại đội ngũ cán bộ công chức nhằm trang bị cho họ những kiến thức mới về pháp luật, về QLNN, đặc biệt là về soạn thảo văn bản là một yêu cầu cấp thiết đối với công tác cán bộ công chức của bất kỳ một cơ quan nhà nước nào. - Hiện nay công tác soạn thảo văn bản tại UBND phường Yên Phụ chủ yếu do một cán bộ tư pháp thực hiện (có trình độ cử nhân Luật). Vì vậy cần phải tăng cường trang bị kiến thức quản lý nhà nước, kiến thức văn phòng đối với tất cả cán bộ trong cơ quan. +) Mở lớp tập huấn về nghiệp vụ văn bản, về kỹ thuật soạn thảo văn bản để mọi người có điều kiện học hỏi, trao đổi giúp đỡ lẫn nhau. Một số cán bộ có kinh nghiệm công tác lâu năm, am hiểu rõ về công tác văn bản có thể truyền đạt các kiến thức cho các cán bộ khác, đặc biệt là các cán bộ trẻ mới về. +) Cử các cán bộ theo học các lớp tập huấn về văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia. Cụ thể là Chính phủ cần có sự chỉ đạo Bộ Nội vụ phối hợp với Học viện Hành chính Quốc gia mở các lớp về: - Việc chuẩn hoá thuật ngữ trong các văn bản QLNN; - Một số biện pháp nhằm tránh sử dụng khẩu ngữ trong văn bản QLNN; - Về vấn đề xưng hô trong văn bản QLNN; - Về vấn đề viết hoa trong văn bản QLNN; - Vấn đề đặt câu trong văn bản QLNN; … Bên cạnh đó cần phải xây dựng các tạp chí về ngôn ngữ và tạo điều kiện cho tất cả các cán bộ công chức khi tham gia học các lớp bồi dưỡng đào tạo về kỹ năng hành chính (đặc biệt là về vấn đề soạn thảo văn bản) tại Học viện Hành chính Quốc gia được tiếp cận. Mặt khác, trong quá trình giảng dậy, Khoa văn bản và công nghệ hành chính nên biên soạn các cuốn bài tập về văn phong và ngôn ngữ hành chính - công vụ để cho các cán bộ, công chức thực hành nhằm nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản QLNN, từ đó vấn đề ngôn ngữ trong văn bản sẽ được đảm bảo hơn. Tuy nhiên, điều quan trọng là việc tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng về soạn thảo văn bản cần được thực hiện thường xuyên, có phương thức đào tạo đạt kết quả cao nhất. +) Đi đôi với chính sách đào tạo cần có chính sách đãi ngộ đối với những cán bộ làm tham mưu trong công tác soạn thảo văn bản. +) Có thể áp dụng kinh nghiệm về chính sách tiếp nhận cán bộ mà ông cha ta đã làm, tức là khi tuyển dụng, ngoài việc kiểm tra các yêu cầu về chuyên môn, có thể kiểm tra trình độ văn bản, yêu cầu soạn thảo một loại hình văn bản nhất định và coi đó là một tiêu chuẩn đối với CBCB khi tuyển dụng. - Căn cứ vào các tiêu chí và trình độ ban hành, tổ chức quản lý và sử dụng các quyết định quản lý nhà nước thông qua các văn bản để tuyển chọn bầu và bổ nhiệm cán bộ vào các chức danh quản lý nhà nước, đặc biệt là chức danh tư pháp và văn phòng. Những tiêu chí này phải được nhà nước quy định như tiêu chuẩn khác đối với các bộ công chức. - Muốn thu hút để xây dựng, ổn định và sử dụng lâu dài đội ngũ cán bộ cấp xã (phường), vấn đề cấp thiết đặt ra là phải nhanh chóng sửa đổi chế độ, chính sách cho phù hợp. Trong tiến trình cải cách bộ máy hành chính nhà nước hiện nay, việc tinh giảm bộ máy là một điều tất yếu. Vì vậy chúng ta cần phải có quy chế lựa chọn cán bộ hợp lý, đảm bảo cán bộ được lựa chọn đảm đương được nhiệm vụ phân công trên cơ chế tiền lương và các cơ chế đãi ngộ khác thoả đáng, tạo điều kiện cho họ yên tâm công tác, cống hiến. 3.4. Về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác soạn thảo văn bản Hiện nay, do nguồn ngân sách nhà nước hạn hẹp đặc biệt là ngân sách được phân bổ về cơ sở xã ,phường, thị trấn là quá ít so với nhu cầu quản lý nhà nước. Mặt khác trong khoảng thời gian 10 năm trở lại đây UBND quận Tây Hồ chưa có sự quan tâm thoả đáng về mọi mặt đối với UBND phường Yên Phụ. Điều này đã gây ra không ít khó khăn cho các hoạt động tại UBND phường, trong đó có hoạt động soạn thảo văn bản. Để soạn thảo một văn bản đảm bảo cả yêu cầu về mặt thời gian, mỹ thuật, kỹ thuật không thể dựa trên một trình độ công nghệ lạc hậu. Chính vì vậy việc đổi mới công nghệ, sử dụng trang thiết bị hiện đại (như máy vi tính, fax, photocopy …) trong soạn thảo là một việc làm cần thiết, không chỉ dựa vào sự nỗ lực của chính quyền cơ sở mà còn phụ thuộc nhiều vào sự hỗ trợ từ phía Nhà nước và các cơ quan quản lý cấp trên. 3.5. Một số kiến nghị khác - Cần lập chương trình xây dựng văn bản quản lý nhà nước và kế hoạch liên quan giải quyết những công việc cụ thể liên quan tới công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước. Xác định loại văn bản cần ban hành, thời gian ban hành, vấn đề được đề cập, cơ quan - người chủ trì - bộ phận soạn thảo, kinh phí cho công tác soạn thảo. - Việc rà soát, hệ thống hoá cần phải tiến hành thường xuyên hơn, tuỳ thuộc vào khối lượng văn bản được ban hành, tuy nhiên không nên quá 03 tháng, có như vậy mới phát hiện được những điểm mâu thuẫn bất hợp lý để có sự sửa đổi, bổ sung, tổng kết, rút kinh nghiệm. - Việc giám sát, kiểm tra và sử lý văn bản trái pháp luật cũng phải được tiến hành thường xuyên, từ đó khắc phục những sai sót trong quá trình ban hành; hạn chế những tác động tiêu cực trong quá trình thực hiện đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia và tăng lòng tin của nhân dân đối với chính quyền. - Coi trọng công tác phổ biến pháp luật đến các cán bộ trong cơ quan, trong mỗi kỳ họp giao ban tuần, tháng phải đưa các văn bản pháp luật mới ra thảo luận, cung cấp để các cán bộ được cập nhật những thông tin pháp luật mới, tạo tiền đề cho việc ban hành văn bản mang tính hợp pháp, hợp lý và thống nhất. - Dựa vào các văn bản của Nhà nước, của các cơ quan nhà nước cấp trên để ra các quyết định về xây dựng quy trình ban hành văn bản quản lý nhà nước tại phường phù hợp với thực tế. - Đẩy mạnh công tác nắm bắt tình hình, công tác này giúp cho chủ thể quản lý đánh giá đúng tình hình thực tiễn đời sống xã hội từ đó có những quyết định phù hợp với trình độ phát triển sản xuất của nền kinh tế - văn hoá - xã hội phường Yên Phụ, có thể thông qua những cách sau để nắm bắt tình hình: + Cử cán bộ trực tiếp xâm nhập xuống các tổ dân phố thuộc địa bàn. + Nắm bắt tình hình thông qua báo cáo của cấp dưới, của các tổ trưởng tổ dân phố, nắm tình hình thông qua những thông tin từ các cơ quan ngôn luận của Đảng và Nhà nước như báo, đài… + Nắm tình hình thông qua công tác thanh tra, kiểm tra hay qua việc giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân. Thông qua hoạt động này, chủ thể quản lý có được những thông tin chính xác, đầy đủ, hệ thống để từ đó ban hành các quyết định quản lý phù hợp với thực tiễn, thúc đẩy sự vận động theo ý chí của chủ thể quản lý và thúc đẩy phát triển đời sống kinh tế - xã hội. KẾT LUẬN Văn bản là một công cụ quan trọng không thể thiếu để đảm bảo hoạt động thường xuyên, liên tục của mọi cơ quan, tổ chức nói chung và UBND phường Yên Phụ nói riêng. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác ban hành văn bản, lãnh đạo UBND phường Yên Phụ đã quan tâm, đầu tư, tạo điều kiện để việc ban hành văn bản tuân theo quy trình khoa học đáp ứng tốt nhu cầu phát triển của địa phương. Tuy nhiên bên cạnh đó, công tác văn bản của UBND phường Yên Phụ vẫn còn tồn tại một số bất cập cần khắc phục, nhất là việc sử dụng ngôn ngữ. Công tác xây dựng và ban hành văn bản của UBND phường Yên Phụ ngày càng trở lên bức xúc trước yêu cầu của công cuộc đổi mới đất nước. Vì vậy, với những đề xuất, kiến nghị trong khoá luận này, tác giả hi vọng sẽ đóng góp một phần nhỏ bé vào việc đảm bảo tính chuẩn mực ngôn ngữ nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng văn bản tại UBND phường Yên Phụ. Với thời gian có hạn, phạm vi đề tài rộng, bản thân lại chưa trải qua kinh nghiệm thực tế nên kháo luận khó tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Tôi rất mong được tập thể lãnh đạo UBND phường Yên Phụ, các thầy cô giáo và các bạn đóng góp ý kiến để khoá luận tốt nghiệp có kết quả được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật ban hành VBQPPL ngày 12/11/1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành VBQPPL ngày 16/12/2002. Luật ban hành văn bản QPPL của HĐND và UBND (2004) Luật Tổ chức HĐND và UBND (2003) Nghị định của Chính phủ số 91/2006/NĐ-CP ngày 06/9/2006 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ban hành văn bản QPPL của HĐND và UBND. Nghị định của Chính phủ số 161/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật ban hành VBQPPL và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành VBQPPL. Học viện Hành chính Quốc gia, (2004), Giáo trình kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản, Nxb Đại học Quốc gia, Hà Nội. Thanh Lưu Kiếm Thanh, (2000), Hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý hành chính Nhà nước, Nxb Thống kê, Hà Nội. Thanh Lưu Kiếm Thanh, (1998), Kỹ thuật lập quy, Nxb Lao động, Hà Nội. Thâm Nguyễn Văn Thâm, (2003), Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội. 10. Quỳnh Nguyễn Hữu Quỳnh, (1996), Tiếng Việt hiện đại, Trung tâm biên soạn từ điển bách khoa Việt Nam, Hà Nội. 11. Việt Bùi Khắc Việt, (1997), Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà nước, Nxb Khoa học xã hội, Hà Nội. 12. Ánh Tạ Hữu Ánh, (1999), Soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản QLNN, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội. 13. DânNguyễn Đức Dân, (1995), Tiếng Việt(thực hành), Đại học Tổng hợp, Thành phố Hồ Chí Minh. 14. Thuyết Nguyễn Minh Thuyết (chủ biên) - Nguyễn Văn Hiệp, Tiếng Việt thực hành, Nxb Đại học Quốc gia, Hà Nội. 15. Lịch sử Đảng bộ phường Yên Phụ. 16. Báo cáo số 54/BC- UBND ngày 26/03/2007 về công tác văn thư lưu trữ tại UBND phường Yên Phụ năm 2007. 17. Quyết định số 138/QĐ-UBND ngày 31/07/2006 của UBND phường Yên Phụ về việc ban hành Quy chế làm việc của UBND phường Yên Phụ. 18. Lạc Đinh Trọng Lạc (chủ biên), (2001), Phong cách học tiếng Việt, XNB Giáo dục, Hà Nội. 19. Dung Nguyễn Đăng Dung, Hoàng Trọng Phiến, (1997), Hướng dẫn soạn thảo văn bản, NXB Thống kê, Hà Nội. 20. Tân Văn Tân, (1997), Từ điển Tiếng Việt, Nxb Khoa học xã hội, Hà Nội. 21. Thanh Vương Thị Kim Thanh, (2006), Kỹ thuật soạn thảo và trình bày văn bản, Nxb Trẻ, Thành phố Hồ Chí Minh. 22. Ngữ pháp tiếng Việt, (1983), Nxb Khoa học xã hội, Hà Nội. 23. Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan QLNN tại tỉnh Đồng Nai. Luận văn Thạc sĩ – Hồ Văn Năm – 2000 24. Ban hành và quản lý văn bản QLNN của cấp xã (qua thực tế tỉnh Phú Thọ). Luận văn Thạc sĩ – Nguyễn Văn Bình – 2002 25. Hoàn thiện việc ban hành văn bản QLNN của hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước. Luận văn Thạc sĩ - Hà Quang Thanh - 2000 PHỤ LỤC MỘT SỐ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC DO UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG YÊN PHỤ BAN HÀNH ._.