Văn hoá đàm phán nhật bản trong giao dịch kinh tế quốc tế và giải pháp thích nghi của các doanh nghiệp Việt Nam

VĂN HOÁ ĐÀM PHÁN NHẬT BẢN TRONG GIAO DỊCH KINH TẾ QUỐC TẾ VÀ GIẢI PHÁP THÍCH NGHI CỦA CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM 1. Lý do chọn đề tài Hiện nay toàn cầu hoá và hội nhập kinh tế quốc tế là xu thế tất yếu khách quan đối với tất cả các quốc gia trên toàn thế giới. Việt Nam đang chủ động hội nhập sâu vào nền kinh tế thế giới nên không nằm ngoài xu thế này. Hoạt động xuất nhập khẩu nói riêng và hoạt động kinh tế đối ngoại nói chung là cầu nối giúp cho Việt Nam phát huy lợi thế so sánh của mình, tham gia vào phân công lao động quốc tế. Đàm phán là một khâu quan trọng, là tiền đề cần thiết để tổ chức và triển khai các hoạt động kinh tế quốc tế nói chung, hoạt động xuất nhập khẩu nói riêng. Với chính sách mở cửa: “Việt Nam muốn làm bạn với tất cả các nước trên thế giới”, đất nước ta đã và đang mở rộng quan hệ hợp tác với nhiều quốc gia, trong đó Nhật Bản là một đối tác quan trọng. Đến nay các doanh nghiệp Nhật Bản đã và đang triển khai nhiều hoạt động đầu tư, xuất nhập khẩu và các hoạt động kinh tế quốc tế khác với các doanh nghiệp Việt Nam. Do nhiều yếu tố khách quan tác động, trong nhiều trường hợp , doanh nghiệp Nhật Bản thể hiện là một trong những đối tác khó đàm phán. Thực tế cho thấy các đoàn đàm phán kinh tế quốc tế của doanh nghiệp Nhật Bản rất thận trọng, phong thái đặc thù, vận dụng chiến lược và chiến thuật đa dạng và rất kiên trì trong đàm phán. Điều tất yếu nẩy sinh là để đạt được mục tiêu của mình trên bàn đàm phán chúng ta cần tìm hiểu một cách toàn diện và kỹ lưỡng. Chính điều này sẽ giúp doanh nghiệp Việt Nam có thể học hỏi chiến lược và chiến thuật cũng như nghệ thuật đàm phán từ các doanh nghiệp Nhật Bản. Chúng ta đều biết mỗi quốc gia có một nền văn hoá khác nhau và đó chính là yếu tố quan trọng hình thành nên phong cách đàm phán khác nhau.Với những đặc điểm khác biệt trong quan niệm, tư duy, văn hoá giao tiếp và phong cách ứng xử nên việc lựa chọn chiến lược, bước đi trong quá trình đàm phán của mỗi đối tác nước ngoài cũng có đặc điểm riêng. Thực tế cho thấy các doanh nghiệp Nhật Bản do chịu tác động của những yếu tố văn hoá đặc thù nên họ có nhiều điểm khác biệt so với doanh nghiệp khác trên thế giới trong quá trình đàm phán. Với những lý do trên, việc tìm hiểu tác động của nền văn hoá Nhật Bản trong đàm phán nói chung, đặc biệt là khi doanh nghiệp Việt Nam đàm phán với doanh nghiệp Nhật Bản nói riêng là điều cần thiết vừa có ý nghĩa về mặt lý luận, vừa có ý nghĩa về mặt thực tiễn, vì qua đó góp phần giúp doanh nghiệp Việt Nam giữ thế chủ động và đạt được mục tiêu trong quá trình đàm phán. 2. Mục đích nghiên cứu của luận văn Mục đích của luận văn là nghiên cứu một cách hệ thống tác động của văn hoá nói chung, cụ thể là văn hoá Nhật Bản nói riêng đến phong cách đàm phán kinh doanh quốc tế, từ đó rút ra các bài học kinh nghiệm, đề xuất một số giải pháp tạo điều kiện cho doanh nghiệp Việt Nam có thể giành được thế chủ động hơn khi tiến hành đàm phán với doanh nghiệp Nhật Bản . Để đạt được mục đích này, luận văn thực hiện hệ thống hoá các vấn đề lý luận trong đó chú trọng việc nghiên cứu văn hoá, phong cách đàm phán của các doanh nghiệp Nhật Bản, xem xét ảnh hưởng của văn hoá Nhật Bản đến quá trình tổ chức đàm phán để tìm ra các giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp Việt Nam đạt được mục tiêu của mình khi đàm phán với doanh nghiệp Nhật Bản. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn Đối tượng nghiên cứu của luận văn là tập hợp những yếu tố của văn hoá như quan niệm, tư duy, phong cách giao tiếp và ứng xử trong việc hình thành nên những nét đặc trưng về văn hoá doanh nghiệp và phong cách đàm phán của doanh nghiệp Nhật Bản. Phạm vi nghiên cứu của luận văn giới hạn ở việc phân tích để làm rõ vài trò và tác động của văn hóa Nhật Bản trong đàm phán kinh tế quốc tế từ đó đưa ra giải pháp giúp doanh nghiệp Việt Nam có thể chủ động đạt mục tiêu của mình khi đàm phán với doanh nghiệp Nhật Bản. 4. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài của luận văn Trên thế giới: Các trường đại học trên thế giới đều đã có môn học văn hoá kinh doanh (business culture) trong đó có phần giới thiệu về văn hoá trong đàm phán. Nhiều nhà nghiên cứu cũng đã có công trình nghiên cứu liên quan đến vấn đề này nhưng vẫn ở phạm vi rộng chứ chưa đi sâu phân tích cụ thể như Hostede (Mỹ), Usunier (Pháp).... Cuối thế kỷ XX khi khuynh hướng chú trọng tới tới lợi nhuận liên tiếp gặp thất bại, nhường chỗ cho khuynh hướng quản trị mới lấy con người là hạt nhân thì những vấn đề về văn hoá kinh doanh và tác động của yếu tố văn hoá tới quá trình đàm phán ngày càng được mọi người quan tâm. Tại Việt Nam: Từ năm 1992 – 1995 tại trung tâm thông tin khoá học và tư liệu quốc gia có đề tài nghiên cứu cấp nhà nước mang tên: “Văn hoá văn minh vì sự tiến bộ và phát triển xã hội”. Đề tài đề cập đến vai trò của văn hoá trong sự phát triển xã hội, đặc biệt là phát triển bền vững. Tháng 5 năm 1995 Trung tâm khoa học xã hội và nhân văn quốc gia phối hợp với uỷ ban Unesco Việt Nam tổ chức hội thảo với chủ đề: “ Văn hoá và kinh doanh”. Hội thảo bàn về văn hoá cũng như mối quan hệ giữa văn hoá và kinh doanh, sự bổ trợ của văn hoá đối với kinh doanh cũng như những khác biệt giữa văn hoá và kinh doanh. Năm 2004 tại Đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội có luận án tiến sỹ với đề tài: “Vàai trò của văn hoá trong kinh doanh quốc tế và vấn đề xây dựng văn hoá kinh doanh ở Việt nam”. Đề tài phân tích vai trò của văn hoá trong kinh doanh nói chung và trong kinh doanh quốc tế nói riêng cũng như đánh gía những tác động của văn hoá đến hoạt động kinh doanh ở Việt Nam. Trên cơ sở đánh giá khách quan thực trạng văn hoá kinh doanh của Việt Nam, luận án đưa ra giải pháp xây dựng VHKD ở Việt Nam trong điều kiện hiện nay. Luận văn này có kế thừa các nghiên cứu trước đó, đi sâu phân tích ảnh hưởng của văn hoá Nhật Bản đến phong cách đàm phán của doanh nghiệp Nhật Bản, từ đó đưa ra giải pháp cho các doanh nghiệp Việt Nam khi tiến hành đàm phán với doanh nghiệp Nhật Bản. 5. Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu chủ yếu trong khoa học kinh tế xã hội trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng, duy vật lịch sử, phương pháp phân tích tổng hợp, phương pháp đối chiếu so sánh, phương pháp thống kê. 6. Dự kiến những điểm mới của luận văn Hệ thống hoá vai trò và tác động của văn hoá trong đàm phán kinh doanh Quốc tế. Làm rõ đặc trưng và tác động mạnh mẽ của văn hoá Nhật Bản tới phong cách và kết quả đàm phán từ đó thấy được những thuận lợi và khó khăn của Doanh nghiệp Việt Nam khi đàm phán với các Doanh nghiệp Nhật Bản. Đề xuất giải pháp để Doanh nghiệp Việt Nam dành thế chủ động và có ứng xử phù hợp khi đàm phán với doanh nghiệp Nhật Bản, từng bước xây dựng phong cách riêng có của mình. 7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, chữ viết tắt, tài liệu tham khảo, phụ lục, luận văn được kết cấu như sau: CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ ĐÀM PHÁN KINH TẾ QUỐC TẾ VÀ VAI TRÒ CỦA VĂN HOÁ TRONG ĐÀM PHÁN KINH TẾ QUỐC TẾ 1.1 Khái quát chung về đàm phán 1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của đàm phán 1.1.2 Các hình thức và giai đoạn đàm phán trong kinh tế quốc tế a. Các hình thức đàm phán b. Các giai đoạn đàm phán 1.1.3 Một số loại hình chiến lược trong đàm phán a. Chiến lược đàm phán kiểu cứng b. Chiến lược đàm phán kiểu mềm c. Chiến lược đàm phán có nguyên tắc 1.1.4 Phong cách và nghệ thuật đàm phán a. Nguyên lý của nghệ thuật đàm phán kinh doanh quốc tế b. Thuyết nhu cầu và việc vận dụng trong thương lượng c. Nhận biết các nhu cầu của con người trong quá trình đàm phán 1.2 Vai trò của văn hoá trong đàm phán kinh tế quốc tế 1.2.1 Khái niệm văn hoá và các yếu tố cấu thành văn hoá 1.2.2 Vai trò của văn hoá trong đàm phán kinh doanh quốc tế 1.3 Một số nét đặc thù của các nền văn hoá 1.3.1 Những khác biệt cơ bản giữa văn hoá phương đông và phương Tây 1.3.2 Sự khác biệt trong phong cách đàm phán Phuong Đông và phương Tây CHƯƠNG II ẢNH HƯỞNG CỦA VĂN HOÁ NHẬT BẢN TRONG ĐÀM PHÁN KINH DOANH QUỐC TẾ 2.1 Một số nét đặc trưng của văn hoá Nhật Bản 2.1.1 Tôn trọng thứ bậc và địa vị 2.1.2 Đối nhân xử thế khéo léo 2.1.3 Tôn trọng những người lớn tuổi hơn mình 2.1.4 Suy nghĩ và làm viêc tập thể 2.1.5 Nghiêm túc trong công việc 2.1.6 Tận dụng các mối quan hệ như là một sự ủng hộ 2.1.7 Tận dụng các mối quan hệ như là một sự ủng hộ 2.1.8 Óc thẩm mỹ 2.1.9 Tiết kiệm và căn cơ 2.1.10 Tính hiếu kỳ và nhạy cảm với văn hóa nước ngoài dua ra sau ko quan trong 2.2 Ảnh hưởng của văn hoá Nhật Bản tới phong cách đàm phán của doanh nghiệp Nhật Bản 2.2.1 Ảnh hưởng của văn hoá Nhật Bản tới quá trình chuẩn bị đàm phán 2.2.2 Ảnh hưởng của văn hoá Nhật Bản tới quá trình tiếp xúc trong đàm phán 2.2.3 Ảnh hưởng của văn hoá Nhật Bản tới quá trình thương lượng trong trình đàm phán 2.2.4 Ảnh hưởng của văn hoá Nhật Bản tới việc kết thúc quá trình đàm phán 2.3 Những điểm khác biệt và tương đồng trong phong cách đàm phán của doanh nghiệp Nhật Bản so với doanh nghiệp Việt Nam 2.3.1 Những điểm tương đồng 2.3.2 Những điểm khác biệt CHƯƠNG III MỘT SỐ BÀI HỌC VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO TÍNH CHỦ ĐỘNG TRONG ĐÀM PHÁN GIỮA DOANH NGHIỆP VIỆT NAM VỚI DOANH NGHIỆP NHẬT BẢN 3.1 Tình hình đàm phán kinh tế quốc tế giữa doanh nghiệp Việt Nam với doanh nghiệp Nhật Bản 3.1.1 Những thành công đạt được 3.1.2 Những hạn chế và nguyên nhân 3.2 Một số bài học và phương hướng xây dựng văn hoá đàm phán của doanh nghiệp Việt Nam 3.2.1 Tiếp thu tinh hoa văn hoá nhân loại 3.2.2 Khai thác các giá trị tinh thần thích hợp với doanh nghiệp Việt Nam 3.2.3 Cần chuẩn bị chi tiết phù hợp với mục tiêu đàm phán 3.2.4 Cần gắn lợi ích cá nhân với hoạt động đàm phán cũng như đưa ra chỉ tiêu đánh giá một cuộc đàm phán hiệu quả 3.2.5 Cán bộ đàm phán cần có đầy đủ kiến thức, kinh nghiệm, kiến thức về kinh nghệm ứng xử trong điều kiện có sự khác biệt về văn hoá 3.3 Các kiến nghị nhằm nâng cao tính chủ động của doanh nghiệp Việt Nam khi đàm phán với doanh nghiệp Nhật Bản. 3.3.1 Các giải pháp chung a. Xác định được một chiến lược phát triển đối tác, chiến lược phát triển mặt hàng, chiến lược kinh doanh ổn định b. Chú ý tới công tác đào tạo chuyên gia đàm phán c. Thu thập dủ những thông tin cần thiết e. Thành lập các hiệp hội trong ngành 3.3.2 Các giải pháp cụ thể trong phong cách đàm phán 3.3.2.1. Giai ®o¹n chuÈn bÞ ®µm ph¸n 1.1. Thu thËp th«ng tin 1.2. X¸c ®Þnh h×nh thøc vµ quy m« ®µm ph¸n 1.3. X©y dùng c¸c môc tiªu ®µm ph¸n 3.3.2.2. Giai ®o¹n triÓn khai ®µm ph¸n 2.1. Giai ®o¹n tiÕp xóc 2.2. Giai ®o¹n th­¬ng l­îng 3.3.2.3. Giai ®o¹n kÕt thóc vµ sau ®µm ph¸n KẾT LUẬN CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ ĐÀM PHÁN KINH TẾ QUỐC TẾ VÀ VAI TRÒ CỦA VĂN HOÁ TRONG ĐÀM PHÁN KINH TẾ QUỐC TẾ 1.1. Khái quát chung về đàm phán 1.1.1. Khái niệm và đặc điểm của đàm phán Đàm phán được định nghĩa là một hiện tượng xã hội mang tính mục đích cao bao gồm về mặt hình thức, quy mô, địa điểm, mục đích, vị trí … nhằm giải quyết thỏa đáng các vấn đề bất đồng, tranh chấp giữa các cá nhân tập thể với nhau trong sinh hoạt cộng đồng. Tùy theo quan điểm cũng như cách nhìn nhận về nguyên nhân và mục đích đàm phán của từng người mà có các cách hiểu khác nhau về đàm phán. Theo Josph Burnes “ Đàm phán là một cuộc thảo luận giữa hai hay nhiều bên để đi đến một mục đích chung là đạt được thỏa thuận về những vấn đề ngăn cách các bên mà không bên nào có đủ sức mạnh, hoặc có sức mạnh nhưng không muốn sử dụng để giải quyết các vấn đề ngăn cách đó. Trong khi đó đứng trên cơ sở quyền lợi giữa các bên, Roger Fisher và William Ury thì lại cho rằng: “Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái ta mong muốn từ người khác. Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại được thiết kế nhằm đạt được thỏa thuận trong khi giữa ta và bên kia có những quyền lợi có thể chia sẻ và những quyền lợi đối kháng” Đàm phán kinh tế là đàm phán với nội dung nằm trong phạm vi hoặc có liên quan đến lĩnh vực kinh tế. Và trong đàm phán kinh tế thì đàm phán thương mại là một mảng có vị trí quan trọng. Đàm phán trong giao dịch kinh tế quốc tế vừa mang những đặc điểm của đàm phán thông thường nói chung và vừa mang những đặc điểm riêng do đặc thù của hoạt động kinh tế quốc tế mang lại. Đàm phán trong giao dịch kinh tế quốc tế chịu tác động của các yếu tố bên ngoài lên quá trình đàm phán như môi trường đàm phán bao gồm chính sách kinh tế của hai nước, …Ngoài ra nó còn chịu sự chi phối của các yếu tố bên trong liên quan đến mối quan hệ và khả năng vị thế của các chủ thể tham gia đàm phán, Đàm phán trong giao dịch kinh tế quốc tế là một quá trình thỏa hiệp về lợi ích và thống nhất giữa các mặt đối lập. Đàm phán trong kinh tế quốc tế là một hoạt động vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật. 1.1.2. Các hình thức và giai đoạn đàm phán trong kinh tế quốc tế 1.1.2.1. Các hình thức đàm phán kinh tế quốc tế Trong đàm phán nói chung cũng như đàm phán kinh tế quốc tế nói riêng có thể sử dụng rất nhiều các hình thức khác nhau.Trong các hình thức này có ba hình thức cơ bản thường hay được sử dụng nhất đó là: Đàm phán giao dịch qua thư tín, giao dịch qua điện thoại và giao dịch đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp. Đàm phán giao dịch qua thư tín Khi sử dụng hình thức này các bên có thể tiết kiệm được rất nhiều chi phí . Đồng thời trong cùng một lúc lại có thể giao dịch trao đổi với nhiều khách hàng tại nhiều nước khác nhau. Người viết thư có điều kiện thời gian để cân nhắc suy nghĩ, tranh thủ ý kiến của nhiều người, truyền đạt được đầy đủ nội dung cũng như có thể khéo léo dấu kín ý định thực sự của mình. Đòi hỏi phải mất nhiều thời gian chờ đợi, có thể cơ hội mua bán thuận lợi sẽ bị bỏ lỡ. hạn chế của giao dịch bằng email là khả năng bảo mật thông tin không cao. Để khắc phục nhược điểm chậm trễ trong giao dịch thì hiện nay cùng với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin thì người ta đã sử dụng hình thức giao dịch qua thư điện tử (e-mail). Yêu cầu: nội dung thư phải hết sức ngắn gọn súc tích dễ hiểu có thể truyền đạt chính xác nội dung cần trao đổi đàm phán. Về hình thức thì phải đảm bảo trang trọng lịch sự đúng mực nhưng vẫn giữ được sự thân thiện Đàm phán giao dịch qua điện thoại - Khi cơ hội kinh doanh đến hết sức bất ngờ, cần thiết phải tiến hành đàm phán một cách khẩn trương ngay lập tức thì đàm phán trực tiếp bằng điện thoại. - Cước phí hiện nay vẫn còn rất cao nên chi phí nên nội dung trình bày thường ngắn gọn chính xác mang lại thông tin đầy đủ nhất. Khi sử dụng hình thức này cần phải có sự chuẩn bị chu đáo - Hình thức này chỉ được sử dụng khi các bên là những bạn hàng thân tín có độ tin cậy với nhau. Sau khi trao đổi bằng điện thoại thì cần phải có thư xác nhận nội dung đã đàm phán thỏa thuận. Đàm phán giao dịch bằng cách gặp gỡ trực tiếp - Là hình thức phổ biến và giữ vai trò quan trọng nhất từ trước tới nay. - Đẩy nhanh tốc độ giải quyết mọi vấn đề giữa các bên và nhiều khi nó là lối thoát cho hình thức đàm phán bằng thư tín hoặc điện thoại đã kéo dài mà chưa đem lại kết quả như mong muốn. - Được dùng khi các bên có nhiều điều kiện cần phải đàm phán, hoặc khi đàm phán những hợp đồng có quy mô lớn, có nhiều điều khoản phức tạp… - Là hình thức đàm phán phức tạp khó khăn, và tốn kém nhất đòi hỏi người đàm phán phải chắc chắn về nghiệp vụ, nhạy bén trong giao tiếp, 1.1.2.2. Các giai đoạn đàm phán trong giao dịch kinh tế quốc tế Khác với đàm phán theo hình thức qua thư tín hay qua điện thoại thì có thể tiến hành đơn giản nhanh chóng hơn, trong phạm vi nghiên cứu luận văn này, tác giả đề cập đến hình thức đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp, bao gồm ba giai đoạn không thể thiếu sau: Giai đoạn chuẩn bị đàm phán Giai đoạn đàm phán Giai đoạn sau đàm phán * Giai đoạn chuẩn bị đàm phán Trong ba giai đoạn đàm phán thì đây là giai đoạn có ảnh hưởng lớn đến kết quả của cuộc đàm phán vì vậy mà chúng ta cần phải chuẩn bị chu đáo về một số mặt chính sau: Thu thập thông tin: Chúng ta phải nắm bắt được những thông tin cơ bản như đối tác làm ăn với mình, thông tin về thị trường, thông tin có liên quan tới thương vụ… Chuẩn bị chiến lược: Trước khi bước vào cuộc đàm phán ta cần phải xác định được tư duy chủ đạo của mình là gì, tư duy chiến lược hay tư duy ứng phó Chuẩn bị kế hoạch: chúng ta phải xác định được mục tiêu của cuộc đàm phán là gì, ta có thể nhượng bộ đối phương đến mức độ nào, cũng như ta sẽ đòi hỏi đối phương những gì… Giai đoạn đàm phán Sau khi ta đã chuẩn bị kỹ sẵn sàng bước vào cuộc đàm phán thì trong giai đoạn này ta tiến hành một cách linh hoạt theo kế hoạch đã vạch ra dựa trên những nguyên tắc căn bản của đàm phán như lễ phép, lịch sự, luôn giữ được hòa khí và thiện cảm, không xa rời mục tiêu, luôn giữ thế chủ động trong quá trình đàm phán…Cuối cuộc đàm phán là phải đưa ra được quyết định bằng văn bản. Giai đoạn sau đàm phán - Cần phải tỏ rõ thiện chí thực hiện những gì đã đạt được trong cuộc đàm phán. - Cần phải tỏ thái độ sẵn sàng xem xét lại một số thỏa thuận nào đó chứ không được có thái độ coi cuộc đàm phán như vậy là kết thúc hoàn toàn không cần phải quan tâm đến nữa. - Thường xuyên theo dõi quá trình thực hiện, kiểm tra, đối chiếu xem các bên thực hiện kết quả đàm phán như thế nào. - Công tác đánh giá kết quả, rút kinh nghiệm cho các cuộc đàm phán tiếp để nâng cao hiệu quả đàm phán. 1.1.3. Một số chiến lược đàm phán trong giao dịch kinh tế quốc tế Như chúng ta đã biết, trong cuộc sống chúng ta luôn gặp phải các tình huống cần dẫn tới đàm phán, nhất là trong kinh doanh thì càng không thể tránh khỏi. Trên thực tế người ta đã vạch ra rất nhiều chiến lược đàm phán trong giao dịch kinh tế quốc tế để nhằm đạt được kết quả như mong muốn nhưng tựu chung lại các chiến lược này cũng được dựa trên ba chiến lược cơ bản đó là : Chiến lược đàm phán kiểu cứng Chiến lược đàm phán kiểu mềm Chiến lược đàm phán có nguyên tắc 1.1.3.1. Chiến lược đàm phán kiểu cứng: Những người sử dụng chiến lược này thường coi bất kỳ tình huống nào cũng như một cuộc đọ sức mà ở đó kẻ mạnh sẽ chiến thắng bằng mọi cách. Khi nhà đàm phán cảm thấy mình có thể và lực mạnh hơn hẳn đối tác thì có thể chọn lựa chọn chiến lược này, hay cũng có thể do lợi ích của các bên đối lập nhau. Nhìn chung dùng chiến lược đàm phán có thể nhanh chóng đạt được mục tiêu của mình, nhưng nguy có thất bại rất cao do tính cứng nhắc của chiến lược này. 1.1.3.2. Chiến lược đàm phán kiểu mềm: Những người theo chiến lược này thường lảng tránh xung đột cá nhân và chuẩn bị sẵn một số nhượng bộ để đạt được thỏa thuận. Chiến lược này nên được áp dụng trong trường hợp hai bên đã có mối quan hệ tốt đẹp lâu dài. 1.1.3.3. Chiến lược đàm phán có nguyên tắc: Đây là chiến lược đàm phán có thể nói là sự kết hợp của cả hai chiến lược trên. Nó giúp các bên hài hòa được lợi ích chung và lợi ích đối kháng, các bên có thể đạt được kết quả mong đợi mà vẫn duy trì được mối quan hệ tốt đẹp. Chiến lược này được xác lập dựa trên bốn điểm cơ bản sau: Con người: Tách con người ra khỏi vấn đề. Mỗi người đều có một cách nhìn nhận vấn đề khác nhau, có những quan điểm khác nhau. Lợi ích: Tập trung vào lợi ích, không tâp trung vào lập trường quan điểm. Các phương án: Đưa ra các phương án khác nhau trước khi quyết định. Tiêu chuẩn: Kết quả phải được dựa trên các tiêu chuẩn khách quan. Bằng cách đàm phán về các tiêu chuẩn này chứ không phải dựa vào điều các bên muốn hay không muốn thì sẽ không có bên nào phải chịu thua thiệt, các bên đều có thể thuận theo một giải pháp công bằng. Trên cơ sở đó ta có thể thấy được một số điểm khác biệt cơ bản giữa ba chiến lược đã đề cập ở phần trên. Tiêu chí CLĐP kiểu mềm CLĐP kiểu cứng CLĐP theo nguyên tắc Người tham gia đàm phán Là bạn Là đối thủ Là những người giải quyết vấn đề Mục tiêu Thỏa thuận Chiến thắng Đạt được mục đích có hiệu quả Cách đàm phán Tin đối phương Không tin đối phương Giải quyết không tính đến lòng tin Dễ thay đổi lập trường Luôn giữ lập trường Tập trung vào lợi ích không vào lập trường Chấp nhận thiệt hại đơn phương để đạt được thoả thuận Đòi lợi ích đơn phương Tạo ra các phương án cùng có lợi Cố gắng đạt thỏa thuận Cố gắng giữ lập trường của mình Áp dụng các tiêu chuẩn khách quan Lùi bước trước áp lực Gây áp lực Lập luận và lắng nghe lập luận 1.1.4 Phong cách và nghệ thuật đàm phán 1.1.4.1. Nguyên lý của nghệ thuật đàm phán trong kinh tế quốc tế * Tất cả các bên đều thắng thông qua một cuộc thương lượng thành công Mục đích của thương lượng thành công không phải là khai tử đối thủ cạnh tranh của mình, tức là đạt được sự thoả hiệp chứ không phải chiến thắng hoàn toàn. Sau khi đàm phán cả hai bên đều phải cảm thấy họ đạt được một điều gì đó. Sự thành công của một cuộc thương thuyết phụ thuộc vào yếu tố sau đây: - Vấn đề có thương lượng được hay không, - Những người tham gia thương thuyết đều chẳng những quan tâm đến việc nhận và cả việc cho, nên có thể bằng lòng trao đổi một giá trị này lấy giá trị kia, nên muốn tiến đến sự thoả hiệp. - Các bên tin cậy với nhau ở một mức độ nào đó * Tuỳ cơ ứng biến Khi tham gia bàn đàm phán chúng ta không nên tự đặt ra một hạn chế nào, mà sẵn sàng nắm bắt mọi lợi thế đưa đến. Từ theo kinh nghiệm thực tế, việc vận dụng nguyên tắc tuỳ cơ ứng biến có thể thực hiện theo ba điểm sau: - Đón bắt cơ hội: phân tích logic tình hình thực tế của quá trình đàm phán có thể tìm thấy những cơ hội để đạt được một thoả hiệp có lợi . - Tìm kiếm cơ hội: không chỉ biết nắm bắt cơ hội mà còn phải biết tìm kiếm cơ hội * Không dồn đối thủ của mình đến bước đường cùng Đây là kết quả lý tưởng và là điều mong muốn của bất cứ cuộc thương lượng nào. Một trong những điều tiên quyết mà các nhà thương thuyết cần lưu ý chính là biết dừng lại đúng lúc. * Con người luôn là chủ thể của mọi cuộc thương lượng không phải lúc nào con người cũng hành động theo một chuẩn mực hợp lý. Kinh nghiệm đã chỉ ra rằng dù cuộc đàm phán có khó khăn đến đâu, vấn đề đàm phán đặt ra có khó khăn đến thế nào đi chăng nữa người ta vẫn có thể đạt được một thoả thuận có lợi nếu biết khoé léo phát huy yếu tố con người trong thương thuyết.. * Thông tin là yếu tố then chốt, quyết định thắng lợi trên bàn đàm phán - Thông tin, không những làm tăng trọng lượng lời nói của nhà đàm phán , là vũ khí quan trọng để thương lượng trên bàn đàm phán. - Việc tìm hiểu thông tin giúp chúng ta tiên liệu được chiến lược cho cuộc thương lượng sắp diễn ra. * Rèn luyện khả năng tiên đoán ý đồ của đối phương Khả năng tiên đoán những giả định của người khác có thể đưa đến những thành công kỳ diệu trong kinh doanh cũng như trong đàm phán. 1.1.4.2. Thuyết nhu cầu và việc vận dụng trong thương lượng Trong đàm phán nói chung hay đàm phán kinh tế quốc tế nói riêng, mỗi bên tham gia đều có nhu cầu, và mong muốn thoả mãn nhu cầu đó. Khi chúng ta biết lưu ý đến nhu cầu bên kia thì sẽ thành công. Thuyết nhu cầu cung cấp cho chúng ta một hệ thống lý thuyết chặt chẽ: Trong thuyết nhu cầu chúng ta tập hợp các lĩnh vực thương lượng vào ba bình diện chính sau: + Bình diện giữa các cá nhân + Binh diện giữa các tổ chức + Bình diện giữa các quốc gia với nhau Những trường hợp vận dụng: Chúng ta xem xét các trường hợp vận dụng dựa trên mức độ kiểm soát mà chúng ta có được đối với từng hoàn cảnh thương lượng đặc thù. + Nhà thương thuyết hành động vì nhu cầu của đối phương + Nhà thương lượng để cho đối phương hành động vì nhu cầu của chính mình. + Nhà thương lượng hành động vì nhu cầu của đối phương và của chính mình. + Nhà thương lượng hành động chống lại nhu cầu của chính mình. + Nhà thượng lượng hnàh động chống lại nhu cầu của đối phương + Nhà thương lượng hành động chống lại nhu cầu của đối phương và của chính mình. Thuyết nhu cầu cung cấp cho nhà thương thuyết nhiều sự lựa chọn tuỳ thuộc vào nhu cầu của anh ta, cũng như khả năng nhận biết nhu cầu của đối phương. Nhu cầu của con người: Nhu cầu thì rất nhiều, chính vì vậy khi chuẩn bị cho thương thuyết, thời gian chỉ cho phép chúng ta xem xét các nhu cầu chủ yếu và có thể dự đoán được. Giáo sư Abraham H. Maslow, thuộc trường đại học Brandeis đã trình bày bảy loại nhu cầu trong cuốn sách với tựa đề “Động cơ và nhân cách”, đây được xem là các nhu cầu cơ bản làm nên hành vi của con người. Cách thức phân loại trên giúp chúng ta tìm hiểu dễ dàng các nhu cầu liên quan đến cuộc thương lượng. Maslow đã sắp xếp các loại nhu cầu theo thứ tự như sau: - Các nhu cầu sinh lý - Các nhu cầu về an toàn - Các nhu cầu về yêu thương và gắn bó - Các nhu cầu được quý trọng - Nhu cầu tự thể hiện - Nhu cầu hiểu biết - Nhu cầu thẩm mỹ Maslow cho chúng ta thấy nhu cầu tiếp theo xuất hiện sau khi nhu cầu trước đó đã được thoả mãn.Cuộc sống là một cuộc đấu tranh nhằm thoả mãn các nhu cầu. Mục đích của chúng ta là khám phá các nhu cầu của con người nhằm đưa đến những thoả thuận mang lại lợi ích cho các bên tham gia. 1.1.4.3 . Nhận biết các nhu cầu của con người trong quá trình đàm phán - Vấn đề là tìm hiểu họ đại diện cho những nhu cầu nào, với tư cách cá nhân hay tập thể. - Nhà thương thuyết phải sử dụng nhiều phương pháp và kỹ thuật khác nhau để nhận biết nhu cầu của anh ta. Có nhiều phương pháp để nhận biết nhu cầu của đối phương như: * Đặt câu hỏi Cách thức thông thường để có được thông tin là nêu cầu hỏi. Thông qua cuộc thăm dò thẳng thắn này, cộng thêm những thông tin khác chúng ta có thể có thể khám phá ra nhu cầu và mục tiêu đối phương đang theo đuổi. Trong thương lượng việc sử dụng các câu hỏi nhu cầu thường bao hàm ba ý: hỏi câu nào, diễn đạt ra sao và hỏi khi nào?...... * Những lời tuyên bố Việc sử dụng những lời tuyên bố là một cách thức không những giúp bạn kiểm soát được một cuộc thương lượng mà còn cung cấp cho đối phương những thông tin mà bạn muốn cung cấp cho anh ta. Khi một cuộc thương đi vào bế tắc cách tốt nhất là tìm cách làm cho bầu không khí dịu lại bằng một lời tuyên bố thẳng thắn như: “đó là điều tốt nhất mà tôi có thể làm được trong điều kiện như thế”. Lời tuyên bố thể hiện ý định rõ rệt là sẵn sàng nhượng bộ ở điểm thứ nhất, khiến cho việc thương lượng được tiến triển. Điều này được xem như là một thoả thuận mặc nhiên và là một cách đẻ bảo vệ lập trường của mình trong khi cùng một lúc cho thấy có thể có một sự điều chỉnh nào đó. Tuy nhiên nếu không có một sự nhượng bộ hoặc một sự điều chỉnh lập trường nào đó được thực hiện, những lời tuyên bố loại này có thể sẽ dẫn đến bế tắc trong thương lượng. * Làm một người biết lắng nghe Nếu bạn là một người biết lắng nghe, bạn phải ý thức được rằng thảo luận hay thương lượng giữa những con người với nhau có thể diễn ra trên nhiều bình diện ý nghĩa khác nhau. Lắng nghe cũng là một kỹ thuật có tính cách thuyết phục giống như nói vậy. * Việc truyền thông không lời bạn còn phải biết quan sát các cử chỉ của anh ta. Cử chỉ mang một ý nghĩa rất quan trọng. Chúng biểu đạt nhiều sắc thái ý nghĩa khác nhau và hàm chứa những ẩn ý và ngụ ý về tâm lý. 1.2 Mối quan hệ giữa văn hoá với đàm phán và vai trò của văn hoá trong đàm phán kinh tế quốc tế 1.2.1 Khái niệm văn hoá và các yếu tố cấu thành văn hoá 1..2.1.1 Khái niệm văn hoá Văn hoá gắn liền với sự ra đời của xã hội loài người. Quan niệm về văn hoá cũng rất đa dạng và phức tạp, và các nhà khoa học cũng có các cách tiếp cận rất khác nhau, dẫn đến những quan niệm phong phú. Văn hoá trong từ điển Tiếng Việt năm 2004 có những nghĩa sau: + Văn hóa là tổng thể nói chung các giá trị vật chất và tinh thần do con người sáng tạo ra (ví dụ như: kho tàng văn hoá Việt Nam) + Văn hóa là Những hoạt động của con người nhằm thoả mãn nhu cầu đời sống tinh thần- nói một cách tổng quát (ví dụ phát triển văn hoá) + Văn hóa là Tri thức, kiến thức khoa học (Ví dụ trình độ văn hoá) + Văn hóa là Trình độ cao trong sinh hoạt văn hoá xã hội, biểu hiện của văn minh (ví dụ: sống có văn hoá) + Văn hóa được hiểu là Nền văn hoá của một thời kỳ lịch sử cổ xưa được xác định trên cơ sở một tổng thể những di vật tìm thấy được có những đặc điểm giống nhau (ví dụ văn hoá Đông Sơn) Theo cách tiếp cận về quan niệm và cách hiểu, có thể nói từ thế kỷ XIX, rất nhiều nhà nghiên cứu đã quan tâm đến văn hoá và đưa ra nhiều định nghĩa khác nhau. Theo ông Frederico Mayor, Tổng Giám đốc UNESCO thì: “ Văn hóa bao gồm tất cả những gì làm cho dân tộc này khác với dân tộc khác, từ những sản phẩm tinh vi, hiện đại nhất cho đến tín ngưỡng, phong tục, tập quán, lối sống và lao động”. Định nghĩa này đã được cộng đồng Quốc tế thừa nhận tại hội nghị liên Chính Phủ về các chính sách văn hoá như vậy bản chất của văn hoá là làm cho cuộc sống của con người tốt đẹp hơn. 1.2.1.2 Các yếu tố cấu thành văn hoá: Có thể nói có rất nhiều cách hiểu để phân loại các yếu tố cấu thành văn hoá * Theo quan niệm triết học Mác – Lê Nin, văn hoá được chia thành hai lĩnh vực cơ bản là văn hoá vật chất và văn hoá tinh thần. * Theo các nhà xã hội học thì văn hoá có ba yếu tố chủ yếu, đó là: - Văn hoá thích ứng với môi trường tự nhiên - Văn hoá tổ chức cộng đồng - Văn hoá sinh hoạt tinh thần Theo giáo sư Trần Quốc Vượng trong “Cơ sở văn hoá Việt Nam”cho rằng: văn hoá bao gồm ngôn ngữ, tín ngưỡng, phong tục * Ngôn ngữ: Ngôn ngữ là yếu tố hết sức quan trọng của văn hoá vì nhờ văn hoá mà con người có thể xấy dựng và phát triển nền văn hoá của mình, trong đó ngôn ngữ làc công cụ lưu trữ và truyền đạt thông tin. Ngoài ra ngôn ngữ còn giúp con người tạo dựng sự nhận thức về thế giới, chính vì sự khác biệt về ngôn ngữ nên mỗi quốc gia lại có nhưng nhận thức rất khác nhau về thế giới.. Bản thân ngôn ngữ cũng rất đa dạng phong phú. Trong giao tiếp trực tiếp, con người không chỉ dùng ngôn ngữ có lời, mà còn dùng cả ngôn ngữ không lời như: cử chỉ, điệu bộ, ánh mắt.... Tôn giáo: Tôn giáo được xem như là một hệ thống các tín ngưỡng và nghi thức liên quan đến lĩnh vực thần thánh. Trên thế giới tồn tại rất nhiều tôn giáo khác nhau như đạo Phật, đạo Thiên Chúa, đạo Hồi....và tôn giáo ảnh hưởng đến mọi lĩnh vực trong đời sống xã hội của con người. Hầu hết các tôn giáo đều hạn chế vai trò của phụ nữ trong xã hội. Phong tục tập quán và chuẩn mực đạo đức: Phong tục tập quán và chuẩn mực đạo đức là những quy định của xã hội nhằm kiểm soát hành động của người này với người kia, đây là những quy ước đời thường của con người như cách ăn mặc, đi đứng, ứng xử.... Tục lệ, tập tục: Đời sống vật chất Nghệ thuật: Giáo dục Cấu trúc xã hội Các giá trị và thái độ.... 1.2.2 Vai trò của văn hoá trong đàm phán kinh tế quốc tế Nhìn chung văn hoá và đàm phán trong kinh tế quốc tế đều nhằm phục vụ lợi ích của con người. Trong khi văn hoá nghiêng về đời sống tinh thần, thì đàm phán trong kinh doanh quốc tế lại nghiêng về mục tiêu kinh tế. Như vậy văn hoá và đàm phán tro._.ng kinh tế quốc tế có mối quan hệ biện chứng mang tính quy luật, vừa thống nhất, lại vừa phụ thuộc lẫn nhau, tác động qua lại lẫn nhau. Có thể nói văn hoá là một khái niệm phức tạp, được hình thành và phát triển cùng với sự hình thành và phát triển của con người. Tất cả các yếu tố cấu thành văn hoá cuối cùng là nhằm phục vụ đời sống cũng như sinh hoạt hàng ngày của con người. Cụ thể như ngôn ngữ dùng để diễn tả, trao đổi tình cảm giữa mọi người. Trong khi đàm phán nói chung hay đàm phán trong kinh tế quốc tế nói riêng là hoạt động giao tiếp giữa con người với con người. Cụ thể đây là một quá trình thương lượng, nhượng bộ lẫn nhau nhằm đi đến một thoả thuận giữa các bên trong đàm phán, đảm bảo lợi ích hài hoà giữa các bên. Như vậy cả văn hoá và đàm phán đều phục vụ con người. Đàm phán giữa các đối tác trong cung một nền văn hoá đã khó, đàm phán trong kinh doanh quốc tế lại càng khó bới sự khác biệt về văn hoá như ngôn ngữu, màu da, phong tục tập quán, tín ngưỡng...Chính các phép ứng xử, phương pháp tư duy, thái độ biểu hiện suy nghĩ, tình cảm là cái gốc tạo sự khác biệt trong phong cách đàm phán. Thực tế sự khác biệt về văn hoá đã chi phối việc hình thành phong cách đàm phán. Mỗi một dân tộc đều có bản sắc văn hoá riêng của mình.Những nét đặc trưng này tạo nên sức hấp dẫn của dân tộc đó, mang giá trị vô hình qua quá trình giao tiếp trong đàm phán kinh tế quốc tế 1.2.2.1 Văn hoá góp phần định hướng tư duy trong đàm phán kinh doanh quốc tế: Cách suy nghĩ có ảnh hưởng rất lớn đến cách ứng xử trong giao tiếp cũng như quyết định của nhà đàm phán. Cách suy nghĩ được hình thành quá quá trình tích luỹ lâu dài từ truyền thống, giáo dục, tôn giáo... * Vai trò của giáo dục đến cách suy nghĩ Giáo dục góp phần hình thành nên cách suy nghĩ của con người. Nếu như giáo dục thiên về giáo điều, trọng chữ nghĩa mà bỏ qua phần thực hành cũng như áp dụng kiến thức vào đời sống xã hội thì không khuyến khích tính sáng tạo từ người học. Vai trò của tôn giáo: Tôn giáo được coi như là một hệ thống các tín ngưỡng và nghi thức liên quan đến lĩnh vực thần thánh. Hiện nay trên thế giới có hàng ngàn tôn giáo khác nhau như đạo Phật, đạo Thiên Chúa, đạo Hindu....Tôn giáo có ảnh hưởng đến mọi hoạt động trong đời sống xã hội của con người kể cả trong đàm phán. Hầu hết các tôn giáo đều hạn chế vai trò của nữ giới trong các quan hệ xã hội, đặc biệt là đạo hồi. Điều này làm hạn chế tỷ lệ nữ doanh nhân nói chúng, tỷ lệ nữ làm chủ cuộc đàm phán trong kinh tế quốc tế nói riêng. Tuy nhiên cũng có nhiều tôn giáo có ảnh hưởng tích cực, tạo nên thành công trên bàn đàm phán trong kinh tế quốc tế. Những điều này đòi hỏi các nhà đàm phán phải tìm hiểu kỹ càng văn hoá của đối tác khi tiến hành đàm phán. 1.2.2.2 Văn hoá hướng dẫn quá trình giao tiếp trong đàm phán Văn hóa và ngôn ngữ có liên hệ chặt chẽ, không thể tách rời. Ngôn ngữ là phương tiện chuyên chở văn hóa và văn hóa chứa đựng trong ngôn ngữ. Vậy muốn nghiên cứu sâu về văn hóa phải nghiên cứu ngôn ngữ, và tất nhiên muốn đi sâu vào ngôn ngữ phải chú tâm đến văn hóa. Giao tiếp bằng ngôn ngữ có lời Công cụ giao tiếp chủ yếu trong bàn đàm phán là ngôn ngữ. Ngôn ngữ mà nhà thương thuyết sử dụng phải đảm bảo trong sáng, dễ hiểu, mạch lạc. Hiện nay, tiếng Anh được sử dụng phổ biến trong các cuộc đàm phán kinh tế quốc tế. Ngoài ra ngữ cảnh trong giao tiếp cũng rất quan trọng trong quá trình đàm phán vì cùng một thông điệp thì những hoàn cảnh khác nhau có thể mang lại ý nghĩa khác nhau. Ngôn ngữ không lời trong đàm phán kinh tế quốc tế Trong đàm phán nói chúng, đàm phán kinh tế quuốc tế nói riêng, ngôn ngữ không lời như điệu bộ , cử chỉ, tư thế, ánh mắt cũng đóng vai tò quan trọng. Để hiểu được ngôn ngữ không lưòi khó khăn hơn rất nhiều vì ý nghĩa của những biểu hiện này rất khác nhau tuỳ thuộc vào từng nền văn hoá. Một phần đặc biệt của ngôn ngữ không lời là quà tặng. Trong đàm phán kinh tế quốc tế thì tặng quà là một nghệ thuật, đòi hỏi người tặng phải am hiểu văn hoá của đối tác, ý nghĩa của quà tặng. 1.2.4 Nét đặc thù của văn hoá Phương Đông và phương Tây và ảnh hưởng của chúng đến phong cách đàm phán trong kinh tế quốc tế 1.2.4.1. Sự khác biệt của văn hoá phương Đông và phương Tây Nói chung văn hoá là bộ mặt tinh thần của các dân tộc. Chúng ta dùng khái niệm văn hoá phương Đông để phân biệt với văn hoá phương Tây. Sự phân biệt này chỉ là tương đối, vì văn hoá là một thực thể năng động, luôn ở trạng thái giao lưu. * Chủ nghĩa cá nhân và chủ nghĩa tập thể Các nền văn hoá theo chủ nghĩa cá nhân như : Mỹ, Úc, Canada, New zealand và một bộ phận các nước Tây Âu. Trong nền văn hoá của các quốc gia này, mục tiêu cá nhân được đặt nên hàng đầu. Cá nhân được coi là hạt nhân phát triển của xã hội, được phát triển một cách tự do. Các nền văn hoá theo chủ nghĩa tập thể như Châu Á và Trung Đông, tại đó mục tiêu cá nhân bị chi phối bởi mục tiêu tập thể. Gia điình và cơ quan làm việc là đơn vị hạt nhân cơ bản của xã hôi, cá nhân phải sống và làm việc hoà mình vào tập thể, không tách rời tập thể. Điểm khác biệt thứ hai giữa văn hoá phương Đông và Phương Tây chính là cơ chế tầng bậc. Nền văn hoá phương Đông đề cao vai trò của tuổi tác, thâm niên, địa vị hơn so với văn hoá Phương. Điều này là do yếu tố lịch sử để lại, Chế độ phong kiến kéo dài cùng với đạo Khổng và triết học phương Đông khác. Chính điều này tạo nên tính nín nhịn và kiềm chế trong giao tiếp. Trong khi đó, do yếu tố lịch sử và kinh tế xã hội, các học thuyết khai sáng và việc di dân từ Châu Âu sang châu Mỹ chi phối, các nước theo nền văn hóa phương Tây quan niệm mọi người sinh ra đều có quyền bình đẳng, chính vì vậy yếu tố thứ bậc không nặng nề như nền văn hoá các nước Phương Đông *Tính kỷ luật và thời gian ra quyết định Nếu như Châu Á chịu ảnh hưởng sâu sắc của đạo khổng về Trung- Tín -Lễ Nghĩa, nghĩa là trung thành, thực hiện trọn vẹn nghĩa vụ, giữ lòng tin vào mọi người, tôn trọng giá trị cộng đồng, thì Phương Tây lại cho phép cá nhân tự do độc lập, được phản bác đồng nghiệp, thậm chí là ông chủ. * Vai trò của chính phủ Do ảnh hưởng của tính tập thể trong văn hoá phương Đông, chính phủ các nước Châu Á đóng vài trò quan trọng trong các hoạt động kinh doanh nói chung, cũng như hoạt động đàm phán trong giao dịch kinh doanh quốc tế nói riêng. Chính phủ không chỉ đóng vai trò điều phối thương mại mà còn đóng vai trò hỗ trợ cúng như giám sát. Tại các nước theo nền văn hoá phương Tây, chính phủ chỉ đóng vai trò điều phối thương mại. 1.2.4.2 . Ảnh hưởng của văn hoá phương đông đến phong cách đàm phán trong kinh tế quốc tế Chủ nghĩa tập thể cũng như cơ chế tầng bậc ảnh hưởng đến tầm lý trong giao tiếp, người Châu Á thường nhạy cảm và tinh tế trong giao tiếp, nhất là mối quan hệ cúng như các nghi thức xa giao. Khi chưa thể đàm phán trực tiếp bằng tiếng nước ngoài hãy rèn cách đối thoại hiệu quả thông qua phiên dịch. Đừng xem “yes” là sự cam kết xác nhận Phải tạo cho được cuộc thảo luận một cách thoải mái bằng cách: Chú ý lắng nghe một cách tích cực, biết đệm bằng những câu hỏi hợp lý ; nói chậm rãi; sử dụng những lời từ chối nhẹ nhàng, lịch thiệp, biết khen ngợi và chúc mừng cả nhóm Cố gắng tạo niềm tin và gây dựng bầu không khí thân mật khi bước vào đàm phán bằng cách tìm hiểu trước về nước chủ nhà; gặp gỡ nói chuyện riêng với các đối tác; biết xen vào những câu thăm hỏi gia đình, vợ con... đúng lúc đúng chỗ. Trong khi đó: Người Âu Mỹ với tính cách mạnh mẽ, tự tin, thẳng thắn và đề cao chủ nghĩa cá nhân; nên sẽ có phong cách đàm phán khác hẳn so với phong cách Á đông. Dưới đây xin trích giới thiệu phong cách đàm phán “American John Wayne” – theo John Graham và Roy Herberger 1 – “Tôi có thể làm một mình”. Nhiều người Mỹ tin rằng họ có thể giải quyết các tình huống đàm phán một mình, nên loại đàm phán này chiếm tỷ trọng lớn trong các cuộc đàm phán. 2 – “Cứ gọi tôi là John” Người Mỹ đánh giá cao sự thân mật và bình đẳng trong quan hệ giữa người với người. Vì vậy họ cố gắng làm cho mọi người cảm thấy thoải mái bằng cách hạ thấp sự phân biệt chức vụ. 3 – “Tiếng Pháp của tôi tệ lắm”. Người Mỹ không có tài nói ngoại ngữ. 5 – “Đi thẳng vào vấn đề”. Người Mỹ rất quý thời gian, nên không thích nói quanh co, mà muốn đi thẳng trung tâm vấn đề một cách nhanh chóng. 6 - Đặt danh thiếp của bạn lên bàn. Người Mỹ mong đợi thông tin trung thực ở bàn đàm phán. 7 - Đừng ngồi đó im lặng, hãy nói đi! Người Mỹ không thể làm việc tốt khi đối phương im lặng trong đàm phán. 8 - Người Mỹ đánh giá cao sự bền bỉ, kiên định. Vì vậy bạn hãy đừng bỏ cuộc giữa chừng, hãy cố gắng theo đuổi công việc đến cùng. 9 – Trong đàm phán người Mỹ thường tách vấn đề ra thành nhiều phần nhỏ, rồi tiến hành tiến công từng phần một. 10 - Với người Mỹ Công việc là công việc * Chính tính kỷ luật ảnh hưởng đến thời gian ra quyết định trên bàn đàm phán Trong đàm phán các đối tác Châu Á thường ra quyết định chậm hơn, vì họ cần thời gian để xem xét dánh giá, tham khảo đồng nghiệp, hỏi ý kiến cấp trên... 4 – “ Xin ý kiến cấp trên”. Các nhà đàm phán Mý rất khó chịu khi giữa cuộc đàm phán bên kia nói: “Tôi còn phải xin ý kiến cấp trên”. Điều này có nghĩa người ra quyết định không hiện diện. CHƯƠNG II VAI TRÒ VÀ TÁC ĐỘNG CỦA VĂN HOÁ NHẬT BẢN TRONG ĐÀM PHÁN KINH DOANH QUỐC TẾ 2.1. Một số nét đặc trưng của văn hoá Nhật Bản Có thể nói Người Nhật (Nihonjin) chính là chủ thể của nền văn hoá Nhật nói chung và phong cách đàm phán của doanh nghiệp Nhật Bản trong kinh tế quốc tế nói riêng Nhật Bản là một trong những nước có thành phần dân tộc thuần nhất với hơn 99% dân số là người Nhật, số ít ỏi còn lại là người, người Triều Tiên, người Trung Quốc và một số ít các cư dân từ nước khác đến cư trú tập trung theo khu vực riêng. Do hầu như thuần nhất như thế, nên Nhật Bản có một nền văn hoá và trạng thái tâm lý khá thống nhất và tự cho họ là dòng giống thượng đẳng, tự tôn dân tộc cao…. Nhật Bản (xứ sở mặt trời mọc) là một quốc gia nằm tách biệt với đại lục, có đến hơn 6.800 hòn đảo lớn nhỏ và 4 đảo lớn (Hokkaido, Honshu, Kyusyu, Shikoku). Tính chất đảo mang đến cho Nhật Bản những khó khăn (khó giao lưu, giao thông …) nhưng đã làm nên tính thống nhất và thuần nhất của nền văn hoá văn minh dân tộc Nhật. Do vị trí đặc biệt này nên người Nhật có được thế chủ động tiếp thu có chọn lọc và tiếp biến các yếu tố văn hoá của các dân tộc khác (Trung Hoa,…) tạo thành nền văn hoá riêng mang bản sắc của họ. Tính chất đảo cũng đem lại cho người Nhật tâm lý “đảo quốc” (shimakuni), khiến họ vừa hiếu khách, vừa dè dặt trong giao tiếp Tuy nhiên cho đến đầu thế kỷ XX, kinh tế chủ yếu của Nhật Bản là nông nghiệp, đánh bắt cá biển và họ phải bỏ ra rất nhiều công sức lao động, cải tạo đất đai – hình thành nên tính cách gan góc, cần cù, vượt khó truyền thống yêu lao động đến quên mình và nhiệt tình trong mọi lĩnh vực lao động (đặc trưng quan trọng nhất), Đồng thời điều kiện địa lý, thiên nhiên vừa đẹp vừa khắc nghiệt, tạo ra một tâm hồn Nhật Bản có nét chung là yêu cái đẹp, theo đuổi sự hoàn thiện không ngừng, tạo ra sự tương phản có tính dữ dội trong tính cách người Nhật. Cái gì ở Nhật Bản cũng được đưa lên cao và chiếm vị trí quan trọng trong đời sống của họ như “hoa đạo”, “trà đạo”, “võ sĩ đạo”, “kiếm đạo”, “cung đạo”, “thư đạo”, nghệ thuật gấp giấy origami Họ kế thừa, củng cố những nét văn hoá đó và vay mượn, cải biến nền văn hoá nước ngoài, biến thành một bộ phận trong văn hoá truyền thống của họ. Lịch sử Nhật Bản cũng là lịch sử độc đáo với một Hoàng gia duy nhất, vị đại diện tối cao của Thần đạo (Shinto) tôn thờ các thần Kami như thần cây, thần đá… –. Điều kiện lịch sử – xã hội phong kiến với sự cát cứ, tranh dành khiến lòng trung thành là điều rất quan trọng. Cùng với sự tiếp thu có chọn lọc và biến những tư tưởng của Khổng Tử tạo thành Nho giáo riêng Nhật Bản, với tinh thần Võ sĩ đạo (Bushido) coi lòng trung thành (chuu) với người chủ là trên tất cả… Sang đến thế kỷ XIX, đứng trước yêu cầu mới hoặc là phải mạnh mẽ để thoát khỏi số phận trở thành thuộc địa của phương Tây hoặc là chịu chung số phận với các nước châu Á khác, phong kiến Nhật Bản đã chọn con đường nhìn ra thế giới, thực hiện cách mạng Minh Trị duy tân (1868) mọi mặt xã hội và học tập, phát triển mạnh mẽ – Sau chiến tranh thế giới lần thứ hai, họ lại nhanh chóng phục hồi nền kinh tế bị chiến tranh tàn phá thảm bại thành một nền kinh tế “phát triển thần kỳ” và mạnh mẽ cho đến tận ngày nay. Nhật Bản lại tiến ra đi khắp thế giới mở rộng với kiểu cách thức buôn bán kinh doanh đặc trưng của họ … Người Nhật ngày nay vừa phát huy truyền thống văn hoá kinh doanh của họ và họ cũng đang dần thay đổi tính cách, tâm lý của họ để dễ làm ăn quan hệ với nước ngoài, học hỏi nước ngoài để làm phong phú và hoàn thiện hơn nền văn hoá kinh doanh của họ, đem lại lợi ích cho quốc gia của họ, và giữ vững vị trí cướng quốc kinh tế nhất nhì của họ. Một đặc điểm khác của văn hoá và xã hội Nhật Bản là sự cùng tồn tại song song các yếu tố truyền thống và yếu tố hiện đại. Các lý tưởng của người Nhật Bản bị ảnh hưởng đáng kể cua các giáo lý Sự tồn tại của các yếu tố cũ và mới cũng có thể thấy được qua lối sống. . Ngoài ra nó còn được thể hiện qua thực phẩm của người Nhật Bản. Về con người Nhật Bản mang những nét đặc trưng riêng hình thành nên những nét độc đáo riêng có của văn hoá Nhật, nó mang sắc thái khá rõ ràng và đồng nhất, có thể nhận thấy qua quá trình lịch sử lâu đời cũng như có thể quan sát được trong những sinh hoạt hiện tại: 2.1.1. Tôn trọng thứ bậc và địa vị ý thức tôn trọng thứ bậc có lẽ đã có từ lâu trong đời sống của người Nhật. Ngày nay ý thức tôn trọng thứ bậc vẫn được thể hiện trong đời sống hàng ngày. Sắc thái tôn ti trật tự trong xã hội Nhật Bản thể hiện rất rõ trong ngôn ngữ xưng hô và hình thức chào hỏi đối từng đối tượng xã hội cụ thể. Quan niệm thứ bậc cũng thể hiện trong cách nhìn của người Nhật về các nước trên thế giới như họ luôn quan tâm xem nước nào hiện đang đứng đầu về GDP, về sản xuất xe hơi, về máy tính… và một kết quả đương nhiên của ý thức thang bậc này là họ luôn tìm cách để có thể học hỏi để vươn lên những thứ bậc cao và như chúng ta đã biết hiện nay thực sự Nhật Bản cũng đã đạt được những vị thế đáng nể trên thế giới. 2.1.2 Đối nhân xử thế khéo léo. Những chuẩn mực đạo đức xã hội, đạo đức doanh nhân ( trách nhiệm đặt trên tình cảm ) đã tạo một sức ép vô hình lên tất cả khiến mọi người phải xác định được bổn phận của mình nếu muốn có chỗ đứng trong tổ chức. Điều này rõ ràng đến mức khi tiếp xúc với các nhân viên người Nhật nhiều người nước ngoài cảm thấy họ tận tụy và kín kẽ, nếu có trục trặc gì thì lỗi rất ít khi thuộc về người Nhật Bản. Người Nhật Bản có qui tắc bất thành văn trong khiển trách và phê bình như sau: - Người khiển trách là người có uy tín, được mọi người kính trọng và chính danh " 2.1.3 Tôn trọng những người lớn tuổi hơn mình Văn hoá kinh doanh Nhật rất coi trọng những người lớn tuổi hơn mình vì kinh nghiệm và sự khôn khéo của người đó đã đóng góp và cống hiến cho công ty. Chính vì vậy, ở Nhật Bản, người càng nhiều tuổi hơn bao nhiêu thì càng quan trọng bấy nhiêu. Hãy tôn trọng những người có thâm niên hay những người có địa vị cao hơn bạn trong một công ty.. Cũng phải thừa nhận một điều rằng những người được thăng chức hay bổ nhiệm lên một chức vụ cao hơn là do họ có kỹ năng và kinh nghiệm. 2.1.4. Suy nghĩ và làm viêc tập thể Tập thể đóng một vai trò quan trọng đối với người Nhật nó được thể hiện ngay từ trong cách xưng hô với người ngoài khi nói chuyện. Trong công việc người Nhật thường gạt cái tôi lại để đề cao cái chung, tìm sự hòa hợp giữa mình và những người xung quanh. Vì vậy mà điều tối kỵ là làm mất danh dự của tập thể. Đây chính là hệ quả của sự kết hợp giữa đạo Khổng và Thần đạo. Một trong những biểu hiện cực đoan của Samurai là mổ bụng tự sát Harakiri. Tự sát là một nét độc đáo của bản sắc dân tộc., nó đề cao dũng khí nam nhi, nghị lực của con người, coi trọng danh dự cá nhân và ý thức cộng đồng, coi thường cái chết cá nhân. . 2.1.5 Nghiêm túc trong công việc Tại Nhật Bản, trong các cuộc họp, mỗi người luôn phát biểu khá chậm rãi, rành mạch, còn người nghe rất tập trung tinh thần. Có một điều khá đặc biệt, đó là người Nhật thường “lim dim” mắt khi tập trung lắng nghe, trong khi ở nhiều nơi trên thế giới, đó lại là dấu hiệu của sự chán chường!!! Bài học: Người Nhật luôn tạo ra không khí trang nghiêm tại nơi làm việc. Sự hài hước hiếm khi được sử dụng, ngoại trừ trong giờ giải lao. .2.1 6. Tận dụng các mối quan hệ như là một sự ủng hộ Các mối quan hệ rất được coi trọng ở Nhật Bản. Sự ủng hộ từ nhiều người sẽ tạo cho họ lòng tự tin và sức mạnh. Thực tế, các doanh nhân Nhật thường sắp xếp một cuộc gặp gỡ cá nhân với cấp quản trị cao hơn để tranh thủ sự tán thành và ủng hộ của cấp trên. 2.1.7. Óc thẩm mỹ ấn tượng ban đầu của bất kỳ ai lần đầu đến thăm Nhật Bản là ngạc nhiên và thán phục về óc thẩm mỹ của người Nhật, từ cách trang trí nhà cửa sắp xếp đồ đạc trong gia đình khiến cho mọi người có cảm giác tiếp cận một sự tinh tế, một óc thẩm mỹ cao. Nhưng óc thẩm mỹ của người Nhật không chỉ biểu hiện qua các hiện tượng bên ngoài mà còn qua lối suy nghĩ và cung cách làm việc của họ hàng ngày, hay nói rộng ra là nhân sinh quan của họ. Họ luôn tìm kiếm cái đẹp trong công việc của mình, người Nhật nổi tiếng là người làm việc cần mẫn, xem công việc của công ty như là công việc của mình, luôn tận tâm tận sức, nhiều họ xem công việc của họ không những là “hoạt động kinh tế” mà còn là “hoạt động thẩm mỹ” 2.1.8.Tiết kiệm và căn cơ Người Nhật không chỉ cần cù mà còn rất tiết kiệm, mức tiết kiệm của người Nhật cao nhất thế giới, có những thời điểm chiếm gần 25% thu nhập của mình. Người dân Nhật luôn có tâm lý trân trọng những của cải và luôn cảm thấy phải tiêu dùng đúng mức. Họ quan niệm rằng chi nhiều tiền hơn mức cần thiết cũng là mottainai, trong trường hợp này nó mang nghĩa là thiếu trân trọng cha ông. 2.1.9. Tính hiếu kỳ và nhạy cảm với văn hóa nước ngoài Chúng ta có thể nói rằng không có dân tộc nào nhạy bén về văn hoá của nước ngoài như người Nhật. Họ không ngừng theo dõi những biến động tình hình bên ngoài, đánh giá và cân nhắc những ảnh hưởng của các trào lưu và xu hướng chính đang diễn ra đối với Nhật, và nếu như họ phát hiện ra trào lưu nào đang thắng thế thì họ có xu hướng sẵn sàng học hỏi, nghiên cứu để bắt kịp trào lưu đó. Và chính tinh thần thực dụng, tính hiếu kỳ và óc cầu tiến của người Nhật là những động lực thúc đẩy họ bắt kịp với các nước tiên tiến. Mặc dù rất nhạy cảm đối với văn hoá nước ngoài, song người Nhật rất ý thức về tài sản văn hoá của họ, một nền văn hoá đã được trân trọng bồi dưỡng và tích luỹ qua các triều đại. Tư liệu lịch sử văn hoá đền đài chùa chiền…Hơn thế, các ngành nghề truyền thống không những không bị mai một đi mà còn được cải tiến kỹ thuật và càng trở nên tinh tế hơn. Như vậy, vừa nhạy cảm và sẵn sàng tiếp thu văn hóa nước ngoài, vừa có gắng bảo tồn văn hoá truyền thống của dân tộc chính là hai dòng chủ lưu trong văn hoá Nhật Bản Và còn tuyệt vời hơn khi họ có được sự khích lệ từ đồng nghiệp.Như vậy, tất cả yếu tố nêu trên đã tạo nên truyền thống riêng có của Nhật, hình thành nên một phong cách Nhật đặc trưng như mọi người đã biết, và cũng chính những yếu tố này đã tác động và hình thành nên những nét đặc trưng của các doanh nghiệp Nhật Bản cũng như thị trường Nhật Bản. 2.2 Vai trò và tác động của văn hoá Nhật Bản tới phong cách đàm phán của doanh nghiệp Nhật Bản Nhật Bản là quốc gia lớn thứ hai trên thế giới và là một quốc gia có đầu tư lớn tại Việt Nam. Nếu như trong phát triển kinh tế Nhật Bản tạo nên sự bất ngờ, và được coi như là “ sự thần kỳ Nhật Bản” Thì trong giao dịch đàm phán, Nhật Bản cũng có phong cách rất độc đáo. Ngay khi so sánh với các quốc gia láng giềng thì phong cách đàm phán của Nhật cũng có sự khác biệt đáng kể. Chính việc tìm hiểu các yếu tố cấu thành văn hóa Nhật Bản giúp tác giả có thể hiểu một cách sâu sắc về những khác biệt này. 2.2.1 Ảnh hưởng của văn hoá Nhật Bản tới quá trình chuẩn bị đàm phán Bất kỳ một cuộc đàm phán nào cũng cần phải có sự chuẩn bị chu đáo trước khi chính thức bước cuộc và điều này càng có ý nghĩa quan trọng hơn khi đối tác lại là doanh nghiệp Nhật Bản. Như đã đề cập ở phần trên, giai đoạn này giúp các nhà đàm phán nắm được thông tin, vạch ra được chiến lược cũng như kế hoạch cho buổi đàm phán từ đó tạo ra thế chủ động góp phần mang lại kết quả tích cực cho cuộc đàm phán. 2.2.1.1. Thu thập thông tin Mục đích của cuộc gặp gỡ là thu thập thông tin từ đối tác, nên bạn phải chuẩn bị thật chi tiết những đề nghị của bạn. Hãy sẵn sàng trả lời rất nhiều câu hỏi từ phía họ, và người Nhật thường không ra quyết định cho lần gặp gỡ này. * Thông tin liên quan đến doanh nghiệp: thu thập đầy đủ chính xác các thông tin liên quan đến doanh nghiệp mình để nắm vững tình hình của doanh nghiệp mình để chủ động trong đàm phán được. * Thông tin liên quan đến đối tác: Cần nắm vững các thông tin liên quan đến đối tác làm ăn với mình về lịch sử, quan hệ ngân hàng, tình hình kinh doanh, vị thế trên thị trường… của doanh nghiệp đó và cả những bạn hàng có liên quan. Do các doanh nghiệp Nhật Bản rất quan tâm đến việc in ấn và phân phát cuốn Lịch sử Công ty cũng như catalogue chào hàng hướng dẫn các sản phẩm, các nhóm hàng cung cấp, danh sách các khách mua hàng và các dự án họ đang làm. * Thông tin liên quan đến cuộc đàm phán: Thông tin phục vụ cho cuộc đàm phán cũng hết sức quan trọng như thông tin về nhân sự tổ chức, thông tin về đàm phán thương mại… -Thông tin về nhân sự tổ chức: như chúng ta đã biết về ý thức coi trọng thứ bậc của người Nhật nên trước hết phải điều tra kỹ về đoàn đàm phán, vì nó sẽ cho chúng ta biết ai là người có vai trò quan trọng trong đoàn, ai sẽ là người đưa ra quyết định trong cuộc đàm phán. Để từ đó ta có thể thành lập đoàn đàm phán một các tương xứng. Ta cũng phải nắm thật rõ về hoạt động kinh doanh hiện tại của họ, nhu cầu tâm lý, cách nghĩ, cách phản ứng, chiến lược, sách lược và thủ tục đàm phán của họ. -Thông tin về đàm phán thương mại: Thu thập thông tin về đàm phán thương mại quốc tế mang tính chất phức tạp và đa chiều vì nó đòi hỏi khả năng xử lý thông tin chính xác và khả năng tổng hợp tình hình tốt để có cách nhìn sự việc một cách khách quan và chính xác. Chúng ta cần phải đánh giá xem những thông tin nào là cần thiết dựa trên việc xác định đúng trọng tâm các vấn đề cần giải quyết trong cuộc đàm phán. Tiếp đến là phân tích, kết hợp và hệ thống hóa các thông tin Cuối cùng là làm bản nhận định chung đi đến kết luận nhận định tình hình và vấn đề đàm phán để xây dựng giả thuyết. Xác định được giả thuyết đàm phán giúp cho người đàm phán có tư thế chủ động, có một định hướng cơ bản trong tiến trình đàm phán. 2.2.1.2. Xác định hình thức và quy mô đàm phán Như đã đề cập ở phần trên, có ba hình thức đàm phán, đó là đàm phán qua thư tín, đàm phán qua điện thoại và đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp. Trong phạm vi của khóa luận này chỉ xin được đề cập đến hình thức đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp, đây là hình thức phổ biến nhất đồng thời cũng phức tạp nhất được các doanh nghiệp quan tâm nhiều nhất. Về quy mô đàm phán: Dựa vào những thông tin có được về đoàn đàm phán của đối tác mà ta phải xác định quy mô đàm phán để sao cho phù hợp với mục đích, quy trình và phạm vi đàm phán . Việc đàm phán được tiến hành theo các quy mô khác nhau như: Quy mô đàm phán giữa hai người: Được tiến hành giữa hai cá nhân đại diện cho hai bên xuất khẩu và nhập khẩu trong thời gian không quá dài. Quy mô nhỏ này thường được áp dụng cho các thương vụ nhỏ hoặc kinh doanh thường xuyên. Người Nhật nhiều khi coi đây là các buổi đàm phán ban đầu, chuẩn bị cho các buổi đàm phán ở cấp cao hơn giữa những nhà lãnh đạo của doanh nghiệp. Quy mô đàm phán giữa các nhóm: Đây là hình thức đàm phán điển hình trong thương mại quốc tế liên quan đến các hoạt động xuất khẩu và nhập khẩu. Người Nhật rất coi trọng đến vấn đề địa vị của các thành viên trong nhóm, thâm niên làm việc. Những người có thâm niên hơn được coi là có kinh nghiệm và có nhiều cống hiến cho công ty do vậy mà họ luôn giữ vị trí quan trọng trên bàn đàm phán. Họ có thể có tiếng nói quyết định hay ít nhất thì họ cũng có ảnh hưởng lớn đối với các thành viên khác trong đoàn. Bên cạnh đó thì việc ra quyết định trong nhóm được thực hiện dựa trên chế độ quyết định Ringi. Người ra quyết định cuối cùng phụ thuộc vào tầm quan trọng của vấn đề. Do vậy việc nắm bắt được quy luật này giúp phía Việt Nam thực hiện tốt các công việc chuẩn bị như xác định đúng quy mô đàm phán, sắp xếp nhân sự, xây dựng mục tiêu đàm phán cho phù hợp và tương xứng với đối tác. Quy mô đàm phán giữa hai tổ chức: Hình thức đàm phán này được tiến hành khi đàm phán nhóm không thể hoàn thành mục tiêu của mình, hay quy mô và mục tiêu đàm phán quá lớn, có tính chất chiến lược sống còn với hoạt động của doanh nghiệp, cũng như diễn biến của cuộc đàm phán quá phức tạp. Ví dụ như đàm phán về giải ngân nguồn vốn ODA của Nhật Bản cho dự án phát triển giáo dục giữa Quỹ Hợp tác Kinh tế Hải ngoại Nhật Bản và một bộ chủ quản của Việt Nam. 2.2.1.3. Xây dựng các mục tiêu đàm phán Đây là khâu quan trọng nhất quá trình chuẩn bị kế hoạch đàm phán. Việc xây dựng các mục tiêu đàm phán giúp ta có lợi thế chủ động trong đàm phán do ta đã ý thức rõ ràng và hệ thống các yêu cầu và mong muốn của mình. Đặc biệt là khi đàm phán với đối tác Nhật Bản là những người luôn có những mục tiêu rõ ràng và tìm cách để thực hiện được mục tiêu đó thì việc xây dựng các mục tiêu đàm phán càng cần được coi trọng một cách chu đáo cẩn thận. Ngoài ra khi xác định được các mục tiêu cụ thể thì các bên có thể tiết kiệm được thời gian đàm phán và có thể thương lượng nhượng bộ, Ngoài những việc quan trọng luôn phải chuẩn bị trước mỗi cuộc đàm phán thì chúng ta cũng cần phải chú ý đến một số công việc chuẩn bị khác như: Thời gian tổ chức cuộc đàm phán: Phải lựa chọn vào thời gian thích hợp cho các bên tham gia đàm phán, để mọi người có đủ thời gian cân nhắc tính toán hiệu quả kinh doanh. Địa điểm tổ chức cuộc đàm phán: Người Nhật Bản là những người rất coi trọng hình thức, thích sự ngăn nắp,gọn gàng, sạch sẽ vì vậy không gian đàm phán phải được bố trí sao cho tạo được cảm giác trang trọng lịch sự và thoải mái khi tiến hành đàm phán. Hơn nữa người Nhật thường đánh giá sơ bộ về tiềm năng của đối tác làm ăn thông qua việc quan sát quy mô trụ sở công ty. Nhân sự tham gia đàm phán: Nhân sự cần có sự tương ứng về cấp bậc đối với các thành viên trong đoàn đàm phán của doanh nghiệp Nhật, như vậy sẽ thuận lợi cho quá trình đàm phán. Những người tham gia đàm phán phải thực sự khéo léo trong giao tiếp. 2.2.2 Ảnh hưởng của văn hoá Nhật Bản tới quá trình tiếp xúc trong đàm phán 2.2.2.1. Giai đoạn tiếp xúc Đây là giai đoạn khởi đầu cho cuộc đàm phán, nó tạo điều kiện cho các bên làm quen và có những ấn tượng ban đầu về nhau. Trong giai đoạn này chúng ta cần phải chú ý tới một số điểm khi tiếp xúc với các doanh nghiệp Nhật Bản như thời gian, nghi thức chào hỏi, cách giao tiếp, hay cách trao danh thiếp... * Thời gian:Đúng giờ là thể hiện sự tôn trọng Giới công sở xứ hoa anh đào đặt nặng giá trị của kao, tức là thể diện. Khái niệm “thể diện” bao gồm niềm tự hào cá nhân, danh tiếng và địa vị xã hội. Để giữ được thể diện, bạn phải học cách thể hiện lòng tôn trọng cao nhất. Cách đơn giản nhất là đến đúng giờ đối với bất kỳ cuộc hẹn nào. * Bố trí chỗ ngồi: Tôn trọng lễ nghi và trật tự thứ bậc Như chúng ta đã biết ở phần trên, xã hội Nhật Bản là một xã hội chính thống, ý thức đẳng cấp rất cao, nó buộc mọi người phải có lễ nghi và trật tự thứ bậc trong quan hệ. Khi bước vào đàm phán việc bố trí chỗ ngồi cũng hết sức quan trọng. Ta phải sắp xếp những người có địa vị cao ở những chỗ quan trọng, có thể bao quát toàn bộ và nên chú ý tới phong tục tập quán của người Nhật như phải tránh vị trí quay lưng ra phía ngoài cửa ra vào .. . * Xưng hô: Khi giao tiếp để tỏ ý tôn trọng người Nhật thường hay thêm từ san vào sau họ tên của người đó. Từ này tương đương với “Mr” (ông), hay “Mrs” (bà) trong tiếng Anh. Tuy nhiên khi mình xưng tên thì không được thêm từ này vào để tỏ sự khiêm nhường. Người Nhật thường gọi theo chức danh ví dụ Masuda shacho (ông giám đốc Masuda), nhưng nếu bạn có chức danh tương đương thì cũng có thể gọi theo chức danh hoặc dùng họ của người ấy cùng với từ san. * Danh thiếp: Một cuộc họp ở Nhật Bản thường bắt đầu với một nghi lễ là trao đổi danh thiếp rất trang trọng, nghi lễ này được gọi là meishikokan. Khi nhận card, các thương gia thường nhận bằng hai tay, đọc danh thiếp đó một cách cẩn thận, đọc rất to các thông tin như để xác nhận các thông tin đó và sau trên bàn làm việc trước mặt và không quên mang về sau khi kết thúc. * Nghi thức chào: Người Nhật coi việc cúi chào là một nghệ thuật. Chúng ta nên chú ý thực hiện chính xác động tác này. Người ít tuổi hay địa vị thấp hơn bao giờ cũng chào trước và cúi thấp hơn. Nếu là người có cùng cấp bậc thì có thể cúi gập người cùng mức độ như người ấy mặc dù người đó có hơn tuổi, nhưng trong trường hợp này cũng có thể cúi thấp hơn. Đôi khi người Nhật cũng bắt tay sau khi cúi chào theo thị hiếu phương Tây., khi bắt tay thì chú ý không nên quá mạnh và không nên đánh giá họ qua cách họ nắm tay mình. * Tư thế: Trong khi đàm phán tư thế nghiêm chỉnh là điều rất quan trọng với người Nhật, kể cả đối với nam cũng như nữ.Theo truyền thống của Nhật, người ít tuổi (hay địa vị thấp hơn) thường ngồi hơi nghiêng đầu và vai ra phía trước, tay để trong lòng để tỏ ý tôn trọng người lớn tuổi (hay người có địa vị cao hơn). Người lớn tuổi hơn thường ngồi để hai tay lên thành ghế hoặc trên bàn. * Giao dịch với phụ nữ: Phần lớn người Nhật không quen giao dịch với phụ nữ trong kinh doanh, tuy ngày nay quan niệm này đã được thay đổi nhưng nói chung phụ nữ vẫn chưa được coi trọng. Người Nhật sẽ cảm thấy khó thích ứng trong mối quan hệ giao dịch với đối tác là phụ nữ, vì thế nên cố tránh những tình huống hay những mâu thuẫn có thể khiến đối tác khó xử. * Giao tiếp: Trong khi đàm phán nên tránh bộc lộ lời nói, thái độ hoặc cử chỉ một cách hấp tấp, cứng rắ._.