Vận dụng chuẩn mực số 14 trong kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH Điện - Điện tử

đối với các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì cần phải ngày càng hoàn thiện công tác quản lý đặc biệt là công tác kế toán của doanh nghiệp mình. Đối với các doanh nghiệp, chỉ khi bán được hàng thì mới thu hồi được vốn bỏ ra, có được doanh thu bù đắp chi phí và hình thành lợi nhuận. Do đó bán hàng là khâu cuối cùng và có tính chất quyết định đến hiệu quả của cả quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Để tiêu thụ hàng hoá đạt kết quả cao, việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng là vô cùng quan trọng và cần thiết. Bởi vì kế toán là một công cụ không thể thiếu để tiến hành quản lý các hoạt động kinh tế, kiểm tra việc sử dụng, quản lý tài sản, hàng hoá trong doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề đó cùng những kiến thức được trang bị ở trường, qua thời gian tìm hiểu thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như bộ máy kế toán tại công ty TNHH Điện - Điện tử, em đã mạnh dạn chọn đề tài “Vận dụng chuẩn mực số 14 trong kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty TNHH Điện - Điện tử”. Kết cấu của luận văn ngoài phần mở đầu và kết luận được trình bày gồm 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Chương 2: Thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty TNHH Điện - Điện tử. Chương 3: Các giải pháp nhằm vận dụng chuẩn mực số 14 hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty TNHH Điện - Điện tử. Trong quá trình thực tập, em được sự chỉ bảo nhiệt tình của cô giáo hướng dẫn ThS. Nguyễn Thị Hà cùng với sự giúp đỡ của các anh chị trong phòng kế toán công ty TNHH Điện - Điện tử. Tuy nhiên do thời gian nghiên cứu và trình độ kiến thức có hạn nên khó tránh khỏi những thiếu sót. Em kính mong được sự chỉ bảo của các thầy cô giáo. Em xin chân thành cảm ơn! Chương 1 Lý luận chung về kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ 1.1. Đặc điểm kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ 1.1.1. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp vừa và nhỏ Doanh nghiệp vừa và nhỏ là cơ sở sản xuất kinh doanh độc lập, đã đăng ký kinh doanh theo pháp luật hiện hành, có vốn đăng ký không quá 10 tỷ đồng hoặc số lao động trung bình hằng năm không quá 300 người. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp khó khăn không nhỏ với vấn đề vốn, nhất là các khoản vay trung hạn và dài hạn từ các ngân hàng và các tổ chức tín dụng. Đặc biệt là các khoản vay có bảo lãnh rất hiếm khi dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Việc đầu tư vào các doanh nghiệp vừa và nhỏ, do nhận thức chưa thông thoáng nên còn rất nhiều hạn chế. Việc thuê đất hoặc cấp đất của doanh nghiệp vừa và nhỏ bị cản trở bởi hồ sơ và thủ tục khá phức tạp. Hiện nay, phần lớn công nghệ mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng đã lạc hậu hàng chục năm có khi đến vài chục năm. Điều này dẫn đến tình trạng sản phẩm không thể đáp ứng được yêu cầu về chất lượng, mẫu mã ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Thêm vào đó kỹ năng, nghiệp vụ quản lý cũng như trình độ tay nghề của lực lượng lao động trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ được đánh giá là thấp so với nhu cầu. Một vấn đề khác là các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường phải gánh chịu những thông lệ và điều kiện cạnh tranh không bình đẳng, điều kiện tiếp cận với thông tin về văn bản pháp luật, thị trường, tiến bộ công nghệ,…còn tản mạn và hạn chế. 1.1.2. Đặc điểm của nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ 1.1.2.1. Khái niệm Bán hàng là quá trình người bán chuyển giao quyền sở hữu về hàng hoá cho người mua để nhận quyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền đòi tiền người mua. Hàng hoá trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ gồm các loại vật tư, sản phẩm có hình thái vật chất mà doanh nghiệp mua về với mục đích để bán ra. Đối tượng phục vụ của các doanh nghiệp vừa và nhỏ là người tiêu dùng bao gồm các cá nhân, các đơn vị sản xuất kinh doanh khác và các cơ quan tổ chức xã hội. 1.1.2.2. Các phương thức bán hàng Các doanh nghiệp có thể thực hiện bán hàng theo nhiều phương thức khác nhau như: - Phương thức bán buôn - Phương thức bán lẻ - Phương thức gửi hàng đại lý bán hay ký gửi hàng hoá Trong mỗi phương thức bán hàng lại có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau. 1.1.2.2.1. Phương thức bán buôn Bán buôn hàng hoá là phương thức bán hàng cho các đơn vị thương mại, các doanh nghiệp sản xuất,… để thực hiện bán ra hoặc để gia công, chế biến bán ra. Đặc điểm của phương thức bán buôn là hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông, chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng. Do đó, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá chưa thực hiện. Hàng thường được bán theo lô hàng hoặc bán với số lượng lớn. Trong bán buôn thường bao gồm 2 phương thức: - Phương thức bán buôn hàng hoá qua kho: Bán buôn hàng hoá qua kho là phương thức bán buôn hàng hoá mà trong đó hàng hoá phải được xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp. Bán buôn hàng hoá qua kho có thể thực hiện dưới 2 hình thức: + Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp Theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của bên bán để nhận hàng. Doanh nghiệp xuất kho hàng hoá, giao trực tiếp cho đại diện bên mua. Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá được xác định là tiêu thụ. + Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức chuyển hàng Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hoặc căn cứ vào đơn đặt hàng, doanh nghiệp xuất kho hàng hoá, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc đi thuê ngoài, chuyển hàng đến kho của bên mua hoặc một địa điểm nào đó bên mua quy định trong hợp đồng. Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, chỉ khi nào được bên mua kiểm nhận, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng chuyển giao mới được coi là tiêu thụ, người bán mất quyền sở hữu về số hàng đã giao. - Phương thức bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng: Theo phương thức này, doanh nghiệp sau khi mua hàng, nhận hàng mua, không đưa về nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua. Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng có thể thực hiện theo hai hình thức: + Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp (còn được gọi là hình thức giao tay ba) Theo hình thức này, doanh nghiệp sau khi mua hàng, giao trực tiếp cho đại diện của bên mua tại kho người bán. Sau khi giao nhận, đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá được xác định là tiêu thụ. +Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng Theo hình thức này, doanh nghiệp sau khi mua hàng, nhận hàng mua, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài vận chuyển hàng đến giao cho bên mua ở địa điểm đã được thoả thuận. Hàng hoá chuyển bán trong trường hợp này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Khi nhận được tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hoá chuyển đi mới được xác định là tiêu thụ. 1.1.2.2.2. Phương thức bán lẻ Bán lẻ hàng hoá là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ không có tính chất sản xuất. Bán hàng theo phương thức này là hàng hoá đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đã được thực hiện. Bán lẻ thường bán đơn chiếc hoặc số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định. Bán lẻ thường không lập chứng từ cho từng lần bán. Bán lẻ có thể thực hiện dưới các hình thức sau: - Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung: Bán lẻ thu tiền tập trung là hình thức bán hàng mà trong đó tách rời nghiệp vụ thu tiền của người mua và nghiệp vụ giao hàng cho người mua. Mỗi quầy hàng có một nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền của khách, viết hoá đơn hoặc tích kê cho khách để khách đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao. Hết ca (hoặc hết ngày) bán hàng, nhân viên bán hàng căn cứ vào hoá đơn và tích kê giao hàng cho khách hàng kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ngày, trong ca và lập báo cáo bán hàng. Nhân viên thu tiền làm giấy nộp tiền và nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ. - Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: Theo hình thức này, nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách và giao hàng cho khách. Hết ca (hoặc hết ngày) bán hàng, nhân viên bán hàng làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ. Đồng thời tiến hành kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng. - Hình thức bán lẻ tự phục vụ (tự chọn): Theo hình thức này, khách hàng tự chọn lấy hàng hoá, mang đến bàn tính tiền để tính tiền và thanh toán tiền hàng. Nhân viên thu tiền kiểm hàng, tính tiền, lập hoá đơn bán hàng và thu tiền của khách hàng. Nhân viên bán hàng có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng và bảo quản hàng hoá ở quầy (kệ) do mình phụ trách. 1.1.2.2.3. Phương thức gửi hàng đại lý bán hay ký gửi hàng hoá Phương thức gửi hàng đại lý bán là phương thức bán hàng mà trong đó doanh nghiệp giao hàng cho cơ sở đại lý, ký gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng. Bên nhận làm đại lý, ký gửi sẽ trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng và được hưởng hoa hồng đại lý bán. Số hàng chuyển giao cho các cơ sở đại lý, ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi doanh nghiệp được cơ sở đại lý, ký gửi thanh toán tiền hay chấp nhận thanh toán hoặc thông báo về số hàng đã bán được, doanh nghiệp mới mất quyền sở hữu về số hàng này. Khi phát sinh nghiệp vụ giao nhận đại lý thì hai bên phải tiến hành ký kết hợp đồng, xác định mặt hàng, phương thức giao nhận, phương thức thanh toán, giá bán, tỷ lệ hoa hồng, trách nhiệm và quyền lợi của từng bên. - Đối với bên giao đại lý là đơn vị chủ hàng được phép tính doanh thu bán hàng và phải có trách nhiệm quản lý số hàng theo từng cơ sở từ khi giao đến khi xác định tiêu thụ và phải thanh toán kịp thời tiền hoa hồng cho bên đại lý. - Đối với bên nhận đại lý là người cung cấp dịch vụ có trách nhiệm quản lý và tổ chức bán số hàng đã nhập. Sau khi bán được phải thanh toán đầy đủ, kịp thời cho bên giao đại lý và được nhận hoa hồng tính theo tỷ lệ quy định trên giá bán để bù đắp chi phí và hình thành lợi nhuận. 1.1.2.2.4. Một số phương thức bán hàng khác Phương thức bán hàng trả góp là phương thức bán hàng mà tiền hàng được thu làm nhiều lần, tổng số tiền thu bao gồm số tiền tính theo giá bán thu tiền ngay và số tiền lãi mà người mua phải chịu do trả làm nhiều lần. Về thực chất, người bán chỉ mất quyền sở hữu khi người mua thanh toán hết tiền hàng. Tuy nhiên về mặt hạch toán, khi giao hàng cho người mua, hàng hoá bán trả góp được coi là tiêu thụ, bên bán ghi nhận doanh thu. Phương thức bán hàng thu tiền một lần là phương thức bán hàng mà người mua sẽ thanh toán tiền hàng một lần duy nhất, đúng bằng trị giá hàng hoá mua. 1.1.2.3. Các phương thức và hình thức thanh toán 1.1.2.3.1. Các phương thức thanh toán 1.1.2.3.1.1. Phương thức thanh toán ngay Phương thức thanh toán này có đặc trưng cơ bản là khoảng thời gian từ lúc thực hiện hợp đồng đến lúc thanh toán tiền hàng là rất ngắn, sự vận động của hàng hoá gắn liền với sự vận động của tiền tệ. Thanh toán theo phương thức này sử dụng chủ yếu trong bán lẻ hàng hoá, thương vụ nhỏ, số tiền không quá lớn, đảm bảo khả năng thu hồi vốn nhanh, tránh được rủi ro trong thanh toán cho người bán. 1.1.2.3.1.2. Phương thức thanh toán chậm trả Phương thức thanh toán này được áp dụng phổ biến trong hầu hết các giao dịch thương mại. Sau khi người mua nhận hàng, sẽ tiến hành thanh toán cho người bán theo thời gian quy định trong hợp đồng. Phương thức này đem lại rủi ro cao cho người bán nếu không có sự tín nhiệm lẫn nhau. Công ty TNHH Điện - Điện tử chủ yếu sử dụng phương thức thanh toán này. 1.1.2.3.2. Các hình thức thanh toán 1.1.2.3.2.1. Hình thức thanh toán dùng tiền mặt Đây là hình thức thanh toán khá thông dụng, được sử dụng chủ yếu trong bán lẻ hoặc thanh toán với những đối tác không có tư cách pháp nhân. Với những thương vụ lớn đòi hỏi lượng tiền giao dịch nhiều thì thanh toán dùng tiền mặt không phải là sự lựa chọn tối ưu vì mang lại rủi ro cao. 1.1.2.3.2.2. Hình thức thanh toán không dùng tiền mặt Áp dụng hình thức thanh toán này sẽ cho phép giảm tải được lượng tiền mặt trong lưu thông, tiết kiệm thời gian, giảm chi phí liên quan đến việc in tiền và phát hành tiền, tính an toàn cao. Chính vì những ưu điểm đó, hình thức thanh toán không dùng tiền mặt ngày càng phổ biến trên thế giới. Hình thức thanh toán không dùng tiền mặt cũng rất đa dạng: - Thanh toán bằng séc: Séc là một tờ lệnh trả tiền vô điều kiện do chủ tài khoản ký phát ra lệnh cho ngân hàng phục vụ mình trích một số tiền nhất định từ tài khoản tiền gửi của mình trả cho người có tên trên tờ séc hoặc theo lệnh của người đó trả cho một người khác một khoản tiền nhất định bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. - Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi: Uỷ nhiệm chi là một tờ lệnh chi tiền từ chủ tài khoản ra lệnh cho ngân hàng trích từ tài khoản tiền gửi của mình để trả cho người thụ hưởng hoặc để đáp ứng chi tiêu tài chính khác. Trong các giao dịch thương mại, uỷ nhiệm chi thường được sử dụng khi hai bên mua và bên bán có độ tín nhiệm cao hoặc bên bán có khả năng khống chế bên mua trong quá trình cung cấp hàng hoá - dịch vụ, quan hệ mua bán diễn ra thường xuyên, liên tục. - Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu: Uỷ nhiệm thu là một tờ lệnh thu tiền do đơn vị bán ký phát uỷ thác cho ngân hàng phục vụ mình thu hộ số tiền về trị giá hàng hoá đã giao hoặc dịch vụ đã cung ứng. Trong các giao dịch thương mại thì uỷ nhiệm thu chỉ áp dụng trong trường hợp độ tín nhiệm của bên bán đối với bên mua tương đối cao. - Thanh toán bằng thư tín dụng: Thư tín dụng là một bản cam kết trả tiền của ngân hàng mở thư tín dụng đối với người thụ hưởng nếu người này xuất trình được bộ chứng từ thanh toán phù hợp với nội dung và yêu cầu của thư tín dụng. Trong các giao dịch thương mại thì hình thức này sử dụng khi hai bên mua bán không tín nhiệm nhau, bên bán đòi hỏi bên mua phải có đủ tiền thanh toán phù hợp với trị giá hàng hoá đã giao hoặc dịch vụ đã cung ứng. 1.1.3. Doanh thu và thời điểm ghi nhận doanh thu 1.1.3.1. Khái niệm Theo chuẩn mực số 14, doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. Doanh thu chỉ bao gồm tổng giá trị của các lợi ích kinh tế doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu được. Các khoản thu hộ bên thứ ba không phải là nguồn lợi ích kinh tế, không làm tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp sẽ không được coi là doanh thu như trong phương thức gửi hàng đại lý bán, khi người nhận đại lý thu hộ tiền bán hàng cho đơn vị chủ hàng thì doanh thu của người nhận đại lý chỉ là tiền hoa hồng được hưởng. Các khoản góp vốn của cổ đông hoặc chủ sở hữu làm tăng vốn chủ sở hữu nhưng không là doanh thu. 1.1.3.2. Phạm vi xác định hàng bán Hàng hoá được coi là đã hoàn thành việc bán, được ghi nhận doanh thu bán hàng phải đảm bảo các điều kiện nhất định. Theo quy định hiện hành, được coi là hàng bán phải thoả mãn các điều kiện sau: - Hàng hoá phải thông qua quá trình mua, bán và thanh toán theo một phương thức thanh toán nhất định. - Hàng hoá phải được chuyển quyền sở hữu từ doanh nghiệp (bên bán) sang bên mua và doanh nghiệp đã thu được tiền hay một loại hàng hoá khác hoặc được người mua chấp nhận nợ. - Hàng hoá bán ra phải thuộc diện kinh doanh của doanh nghiệp, do doanh nghiệp mua vào hoặc gia công, chế biến hay nhận vốn góp, nhận cấp phát, tặng thưởng,… Ngoài ra, một số trường hợp cũng được coi là hàng bán như: - Hàng hoá xuất để đổi lấy hàng hoá khác còn gọi là hàng đổi hàng. - Hàng hoá xuất để trả lương, tiền thưởng cho công nhân viên, thanh toán thu nhập cho các thành viên của doanh nghiệp. - Hàng hoá xuất dùng làm quà biếu, tặng, quảng cáo, chào hàng,… - Hàng hoá xuất dùng trong nội bộ, phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Hàng hoá hao hụt, tổn thất trong khâu bán do bên mua chịu. 1.1.3.3. Thời điểm ghi nhận doanh thu Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng là thời điểm hàng hoá được xác định là tiêu thụ. Theo chuẩn mực số 14, doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thoả mãn cả 5 điều kiện sau: - Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua. Trong hầu hết các trường hợp, thời điểm giao nhận phần lớn rủi ro trùng với thời điểm chuyển giao lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hợp pháp hoặc quyền kiểm soát hàng hoá cho người mua. - Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá. - Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn. - Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. - Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. Doanh thu và chi phí liên quan tới cùng một giao dịch phải được ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp. Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng cụ thể như sau: - Với phương thức bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp: Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ. - Với phương thức bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm thu được tiền của bên mua hoặc bên mua xác nhận đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán. - Với phương thức bán lẻ hàng hoá: Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm nhận được báo cáo bán hàng của nhân viên bán hàng. - Với phương thức là bán hàng đại lý, ký gửi: Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm cơ sở đại lý, ký gửi thanh toán tiền hàng hay chấp nhận thanh toán hoặc thông báo hàng đã bán được. 1.1.4. Giá vốn của hàng hoá Để xác định được kết quả hoạt động tiêu thụ hàng hoá thì cần phải xác định được giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ. Theo qui định tính giá vốn hàng bán thì trị giá thực tế của hàng hoá mua vào được tính theo nguyên tắc giá phí. Giá trị thực tế hàng mua vào trong kỳ được xác định theo công thức sau: Trị giá thực tế của hàng mua vào = Giá thanh toán cho người bán (trị giá mua thực tế) + Chi phí phát sinh trong khâu mua - Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán 1.1.4.1. Trị giá mua thực tế của hàng xuất bán Tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động kinh doanh mà doanh nghiệp có thể áp dụng 1 trong 4 phương pháp sau 1.1.4.1.1. Phương pháp đích danh Áp dụng phương pháp đích danh, trị giá mua thực tế của hàng hoá xuất bán lần nào chính là giá mua vào của lô hàng đó. Phương pháp đích danh đảm bảo tính chính xác cao. Song khó áp dụng trong thực tế do đòi hỏi phải tổ chức bảo quản hàng mua theo từng lần mua hơn nữa về phương diện kế toán, đòi hỏi phải theo dõi chi tiết giá mua của từng mặt hàng theo từng lần mua từ khi mua đến khi xuất bán. Phương pháp này chủ yếu áp dụng đối với các đơn vị kinh doanh xuất - nhập khẩu. 1.1.4.1.2. Phương pháp giá mua bình quân Phương pháp này áp dụng để tính giá mua bình quân của hàng hoá trong kỳ căn cứ vào số lượng hàng mua hiện có đầu kỳ và số lượng hàng mua vào trong kỳ. Đơn giá mua bình quân trong kỳ được tính theo công thức sau: Đơn giá mua bình quân = Trị giá mua của hàng hoá hiện có đầu kỳ + Trị giá mua của hàng hoá mua vào trong kỳ Số lượng hàng hoá hiện có đầu kỳ + Số lượng hàng hoá mua vào trong kỳ Đơn giá mua bình quân có thể tính chung cho cả kỳ kinh doanh có thể tính chung sau mỗi lần mua hàng. Từ đó, tính trị giá mua của hàng hoá xuất bán theo công thức sau: Trị giá mua của hàng xuất bán = Tổng số lượng hàng bán x Đơn giá mua bình quân Phương pháp này tiến hành đơn giản, dễ làm. Song khối lượng công việc tính toán nhiều và bình quân hoá giá cả giữa các lần mua. 1.1.4.1.3. Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO) Phương pháp này áp dụng dựa trên giả thiết là hàng hoá nào nhập kho trước thì xuất ra và tiêu thụ trước. Do đó kế toán phải theo dõi chính xác đơn giá mua và số lượng hàng mua thực tế của từng lô hàng. Khi nào xuất hết số lượng của lô hàng nhập trước thì đến số lượng lô hàng nhập sau theo giá mua thực tế từng lô hàng. Khi xuất kho, căn cứ vào số lượng xuất để tính giá mua thực tế của lô hàng. Trị giá mua của hàng xuất bán = Số lượng hàng xuất bán x Đơn giá thực tế của lô hàng nhập Cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của lô hàng mua trước sẽ là giá để tính giá mua thực tế của lô hàng xuất trước. Do đó trị giá hàng hoá tồn kho cuối kỳ sẽ là giá mua thực tế của lô hàng mua vào sau cùng. Phương pháp này đơn giản trong việc bố trí kho hàng, hàng hoá xuất đảm bảo chất lượng nhưng việc tính giá vốn thực tế khó chính xác. 1.1.4.1.4. Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO) Phương pháp này dựa trên giả thiết hàng hoá nào nhập kho sau thì xuất ra tiêu thụ trước, hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua vào trước đó. Kế toán cũng phải theo dõi chính xác đơn giá mua và số lượng mua thực tế của từng lô hàng. Khi nào xuất hết số lượng của lô hàng nhập sau cùng thì kế đến số lượng của lô hàng nhập kế trước theo giá mua thực tế từng lô hàng. Khi xuất kho căn cứ vào số lượng xuất thì tính giá mua thực tế của lô hàng. Trị giá mua thực tế của hàng xuất bán = Số lượng hàng xuất bán x Đơn giá thực tế của lô hàng nhập sau cùng Phương pháp này đảm bảo tính chính xác của từng lô hàng nhập, phù hợp với sự vận động liên tục của hàng hoá nhưng hàng hoá xuất bán sau không đảm bảo chất lượng, mất nhiều chi phí bảo quản hàng hoá. Tóm lại, mỗi phương pháp có những ưu - nhược điểm riêng. Doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm kinh doanh, tình hình cụ thể của doanh nghiệp để lựa chọn phương pháp tính trị giá thực tế của hàng tiêu thụ cho phù hợp. 1.1.4.2. Chi phí phát sinh trong khâu mua Chi phí phát sinh trong khâu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuê kho, thuê bãi,…Do chi phí mua hàng thường liên quan đến toàn bộ hàng hoá trong kỳ nên phải phân bổ chi phí cho hàng đã tiêu thụ và hàng chưa tiêu thụ theo tiêu thức phù hợp. Công thức phân bổ như sau: Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng tiêu thụ = Tiêu thức phân bổ cho hàng đã tiêu thụ trong kỳ x Chi phí mua hàng của hàng tồn kho đầu kỳ và của hàng mua vào trong kỳ Tổng tiêu thức phân bổ cho hàng đã tiêu thụ và hàng còn lại trong kỳ Khi đó giá vốn của lô hàng xuất bán được tính theo công thức sau: Trị giá vốn của hàng xuất bán = Trị giá mua của hàng xuất bán + Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng xuất bán 1.1.4.3. Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán Những khoản giảm trừ là những khoản phát sinh khi đơn vị bán giảm trừ cho khách hàng của mình. Như vậy giá mua thực tế, chi phí phát sinh trong khâu mua và các khoản giảm trừ đều ảnh hưởng đến giá vốn hàng bán. 1.2. Nhiệm vụ của kế toán nghiệp vụ bán hàng 1.2.1. Yêu cầu quản lý nghiệp vụ bán hàng Do bán hàng là quá trình người bán chuyển giao quyền sở hữu về hàng hoá cho người mua để nhận quyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền đòi tiền người mua, công thức phản ánh quá trình bán hàng H - T nên quản lý nghiệp vụ bán hàng phải quản lý cả hai mặt hàng và tiền cụ thể phải quản lý theo cả 2 chỉ tiêu sau: quản lý cả về giá vốn hàng hoá tiêu thụ và quản lý doanh thu bán hàng. Quản lý doanh thu bán hàng phải quản lý cả về doanh thu thực tế cả các khoản giảm trừ doanh thu. - Doanh thu thực tế là doanh thu tính theo giá bán ghi trên hoá đơn hoặc hợp đồng bán hàng. - Các khoản giảm trừ doanh thu là các khoản phát sinh trong quá trình bán hàng và trừ khỏi doanh thu thực tế gồm có: + Chiết khấu thương mại là khoản doanh nghiệp giảm trừ cho người mua trong trường hợp người mua mua với số lượng lớn. + Giảm giá hàng bán là khoản doanh nghiệp giảm trừ cho người mua do hàng bán kém chất lượng. + Hàng bán bị trả lại là giá trị của số hàng đã bán nhưng không đúng hợp đồng nên bên mua từ chối, trả lại. - Doanh thu thuần về bán hàng là doanh thu thực về bán hàng của doanh nghiệp trong 1 kỳ kế toán, nó là cơ sở để xác định kết quả bán hàng. Doanh thu thuần về bán hàng = Doanh thu thực tế - Thuế TTĐB, thuế XNK, thuế GTGT (với doanh nghiệp tính theo phương pháp trực tiếp) - Các khoản giảm trừ doanh thu Quản lý giá vốn hàng hoá đã tiêu thụ: trong quá trình bán hàng, doanh nghiệp đã chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá cho người mua do đó cần phải tính giá vốn hàng bán. Quản lý giá vốn hàng bán sẽ giúp doanh nghiệp tính toán kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ. Quản lý tình hình thu hồi tiền, tình hình công nợ và tình hình thanh toán công nợ phải thu của người mua. Kế toán phải ghi chép đầy đủ, chính xác phạm vi, thời điểm xác định hàng bán để quản lý việc thu tiền ngay hay phải theo dõi công nợ khi khách hàng nhận nợ. Đối với những khoản nợ có xu hướng khó đòi, kế toán phải lập dự phòng các khoản thu khó đòi để đảm bảo cho việc kinh doanh được ổn định, không bị biến động lớn về tài chính. 1.2.2. Nhiệm vụ của kế toán nghiệp vụ bán hàng Kế toán nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp thương mại có các nhiệm vụ cơ bản sau: - Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ cả về giá trị và số lượng hàng bán trên tổng số và trên từng mặt hàng, từng địa điểm bán hàng, từng phương thức bán hàng. - Tính toán và phản ánh chính xác tổng giá thanh toán của hàng bán ra bao gồm cả doanh thu bán hàng, thuế GTGT đầu ra của từng nhóm mặt hàng, từng hoá đơn, từng khách hàng, từng đơn vị trực thuộc. - Tính toán chính xác giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ từ đó xác định được kết quả hoạt động bán hàng. - Kiểm tra, đôn đốc tình hình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý khách nợ, theo dõi chi tiết từng khách hàng, lô hàng, số tiền khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ,… - Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng, phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Tham mưu cho lãnh đạo về các giải pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng. 1.3. Phương pháp kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ 1.3.1. Chứng từ sử dụng Để phản ánh nghiệp vụ bán buôn hàng hoá, kế toán sử dụng các chứng từ bao gồm: - Hoá đơn GTGT (mẫu số 01GTKT-3LL) là loại hoá đơn sử dụng cho các tổ chức, cá nhân tính thuế theo phương pháp khấu trừ nhằm theo dõi chặt chẽ doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ của đơn vị làm cơ sở ghi sổ doanh thu và các sổ kế toán liên quan của đơn vị bán. Hoá đơn do người bán hàng lập khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ và được lập thành 3 liên: liên 1 để lưu, liên 2 để giao người mua hàng, liên 3 để lưu chuyển nội bộ. Yêu cầu của hoá đơn GTGT là phải ghi rõ từng chỉ tiêu: giá chưa thuế, thuế GTGT, tổng giá thanh toán. - Hoá đơn bán hàng thông thường (mẫu 02GTTT-3LL): tương tự như hoá đơn GTGT nhưng được dùng cho các tổ chức, cá nhân tính thuế theo phương pháp trực tiếp và giá ghi trên hoá đơn là giá đã có thuế. - Phiếu xuất kho (mẫu số 02 - VT) dùng để theo dõi số lượng hàng hoá xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: liên 1 để lưu ở bộ phận lập phiếu, liên 2 do thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán, liên 3 do người nhận giữ. - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03PXK-3LL). - Các hoá đơn đặc thù: chỉ dùng cho một số loại hàng hoá - dịch vụ đặc biệt. - Các biên bản về thừa - thiếu hàng, biên bản hàng không đúng hợp đồng bị trả lại. - Các chứng từ gốc phản ánh tình hình thu hồi tiền. Đối với phương thức bán lẻ, không cần lập chứng từ từng lần bán mà kế toán sử dụng các chứng từ sau: - Thẻ quầy hàng: dùng để theo dõi số lượng – giá trị hàng hoá trong quá trình nhận và bán tại quầy hàng giúp cho người bán hàng thường xuyên nắm được tình hình nhập - xuất - tồn tại quầy. Là căn cứ để kiểm tra, quản lý hàng hoá và lập bảng kê bán hàng từng ngày (kỳ). Mỗi thẻ quầy hàng theo dõi 1 mặt hàng. Thẻ này do người bán hàng giữ và ghi hàng ngày (ca), trước khi sử dụng phải đăng ký với kế toán. - Giấy nộp tiền. - Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày. - Hoá đơn bán lẻ (sử dụng cho máy tính tiền). Đối với phương thức giao nhận đại lý, ký gửi hàng hoá thì kế toán sử dụng các chứng từ sau: - Hoá đơn GTGT hay hoá đơn bán hàng thông thường. - Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (mẫu số 04HDL-3LL) được lập thành 3 liên: liên 1 để lưu, liên 2 để giao cho đại lý bán hàng, liên 3 để lưu chuyển nội bộ. - Hợp đồng đại lý (ký gửi). - Bảng thanh toán đại lý (ký gửi) (mẫu số 14-BH) dùng để phản ánh tình hình thanh toán hàng đại lý (ký gửi) giữa đơn vị có hàng và đơn vị nhận hàng, là chứng từ để đơn vị có hàng và đơn vị nhận đại lý, ký gửi thanh toán tiền và ghi sổ kế toán. Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi) do bên nhận bán hàng đại lý (ký gửi) lập thành 3 bản: 1 bản lưu ở nơi lập, 1 bản lưu ở phòng kế toán để làm chứng từ thanh toán và ghi sổ kế toán, 1 bản gửi cho bên có hàng đại lý (ký gửi). - Các chứng từ gốc phản ánh tình hình thu hồi tiền. 1.3.2. Tài khoản sử dụng Kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: 1.3.2.1. Tài khoản 511 -doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Tài khoản 511 dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh. Kết cấu tài khoản 511 - Bên Nợ: + Số thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu phải nộp tính trên doanh thu bán hàng thực tế của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng và được xác định là đã bán trong kỳ kế toán. + Số thuế GTGT phải nộp của doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. + Doanh thu hàng bán bị trả lại kết chuyển cuối kỳ. + Khoản giảm giá hàng bán kết chuyển cuối kỳ. + Khoản chiết khấu thương mại kết chuyển cuối kỳ. + Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản 911 (xác định kết quả kinh doanh). - Bên Có: + Doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ kế toán. -Tài khoản 511 không có số dư cuối kỳ. Nguyên tắc hạch toán: Hạch toán tài khoản 511 cần tôn trọng một số qui định sau: - Tài khoản 511- doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ chỉ phản ánh doanh thu của khối._. lượng sản phẩm, hàng hoá, đã bán, dịch vụ đã cung cấp được xác định là đã bán trong kỳ không phân biệt doanh thu đã thu được tiền hay sẽ thu được tiền. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được xác định theo giá trị hợp lý của các khoản đã thu được tiền hay sẽ thu được tiền bao gồm cả khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có). - Doanh thu phản ánh trên tài khoản 511 là doanh thu tính theo giá bán ghi trên hoá đơn chưa có thuế GTGT với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thuế và đã có thuế GTGT với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. - Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu thì doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu). - Những doanh nghiệp nhận gia công vật tư, hàng hoá thì chỉ phản ánh vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ số tiền gia công thực tế được hưởng, không bao gồm giá trị vật tư, hàng hoá nhận gia công. - Đối với hàng hoá nhận bán đại lý, ký gửi theo phương thức bán đúng giá hưởng hoa hồng thì hạch toán vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phần hoa hồng bán hàng mà doanh nghiệp được hưởng. - Trường hợp bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp thì doanh nghiệp ghi nhận doanh thu bán hàng theo giá bán trả tiền ngay và ghi nhận vào doanh thu chưa thực hiện phần lãi tính trên khoản phải trả nhưng trả chậm phù hợp với thời điểm ghi nhận doanh thu được xác định. Không hạch toán vào tài khoản 511 các trường hợp sau: - Trị giá hàng hoá, vật tư, bán thành phẩm giao cho bên ngoài gia công, chế biến. - Trị giá sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cung cấp giữa công ty, tổng công ty với các đơn vị hạch toán phụ thuộc. - Trị giá sản phẩm, hàng hoá và dịch vụ cung cấp cho nhau giữa tổng công ty với các đơn vị thành viên. - Trị giá sản phẩm, hàng hoá đang gửi bán; dịch vụ hoàn thành đã cung cấp cho khách hàng nhưng chưa được xác định là đã bán. - Trị giá hàng gửi bán theo phương thức gửi bán đại lý, ký gửi chưa được xác định là đã bán. - Doanh thu hoạt động tài chính và thu nhập khác không được coi là doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, hiện nay chế độ chưa qui định về doanh thu bất động sản với doanh nghiệp vừa và nhỏ. 1.3.2.2. Tài khoản 521- Các khoản giảm trừ doanh thu Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản làm giảm doanh thu bán hàng trong kỳ như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại. Kết cấu tài khoản 521 - Bên Nợ: + Các khoản giảm doanh thu bao gồm chiết khấu chấp nhận cho khách hàng, doanh thu của số hàng bán bị trả lại, số tiền giảm giá cho khách hàng. - Bên Có: + Cuối kỳ kế toán, kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu sang TK511 để xác định doanh thu thuần trong kỳ. - Tài khoản 521- các khoản giảm trừ doanh thu không có số dư cuối kỳ. TK521 được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2 - TK5211 - chiết khấu thương mại: phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua do mua sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ với khối lượng lớn. - TK5212 - hàng bán bị trả lại: phản ánh doanh thu của số hàng bán bị khách hàng trả lại trong kỳ. - TK5213 - giảm giá hàng bán: phản ánh số tiền giảm giá cho khách hàng sau khi đã lập hoá đơn. 1.3.2.3. Tài khoản 157- hàng gửi đi bán Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hàng hoá, thành phẩm gửi hoặc chuyển đến kho khách hàng; hàng hoá, thành phẩm gửi bán đại lý, ký gửi; hàng hoá, thành phẩm gửi bán đại lý, ký gửi; trị giá dịch vụ đã hoàn thành, bàn giao cho người đặt hàng nhưng chưa được chấp nhận thanh toán. Kết cấu tài khoản 157- hàng gửi đi bán - Bên Nợ: + Trị giá hàng hoá, thành phẩm đã gửi cho khách hàng, hoặc gửi bán đại lý. + Trị giá dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng, nhưng chưa xác định là đã bán. + Cuối kỳ kết chuyển trị giá hàng hoá, thành phẩm đã gửi đi bán chưa được xác định là đã bán cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). - Bên Có: + Trị giá hàng hoá, thành phẩm gửi đi bán, dịch vụ đã cung cấp được xác định là đã bán. + Trị giá hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ đã gửi đi nhưng bị khách hàng trả lại. + Đầu kỳ kết chuyển trị giá hàng hoá, thành phẩm đã gửi đi bán, dịch vụ đã cung cấp chưa được xác định là đã bán đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). - Số dư bên Nợ: Trị giá hàng hoá, thành phẩm đã gửi đi, dịch vụ đã cung cấp chưa được xác định là đã bán trong kỳ. 1.3.2.4. Tài khoản 632- giá vốn hàng bán Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ. Kết cấu tài khoản 632- Giá vốn hàng bán * Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Bên Nợ: + Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã bán trong kỳ. + Các khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra. + Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (chênh lệch giữa số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập năm trước chưa sử dụng hết). - Bên Có: + Kết chuyển giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã bán trong kỳ sang tài khoản 911. + Khoản hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm tài chính (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số đã lập năm trước). + Trị giá hàng bán bị trả lại nhập kho. - Tài khoản 632 không có số dư cuối kỳ. * Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. - Bên Nợ: + Trị giá vốn của hàng hoá đã xuất bán trong kỳ. + Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (chênh lệch giữa số dự phòng lập năm nay lớn hơn số đã lập năm trước chưa sử dụng hết). - Bên Có: + Kết chuyển giá vốn của hàng hoá đã gửi bán nhưng chưa được xác định là tiêu thụ. +Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm tài chính (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số đã lập năm trước). + Kết chuyển giá vốn của hàng hoá đã xuất bán vào bên Nợ tài khoản 911. - Tài khoản 632 không có số dư cuối kỳ. 1.3.2.5. Tài khoản 131- Phải thu của khách hàng Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ. Kết cấu tài khoản 131 - Bên Nợ: + Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã cung cấp và được xác định là đã bán trong kỳ. + Số tiền thừa trả lại cho khách hàng. - Bên Có: + Số tiền khách hàng đã trả nợ. + Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng. + Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại. + Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT). + Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua. - Số dư bên Nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng. Nguyên tắc hạch toán - Tài khoản 131 cuối kỳ có thể có số dư bên Có phản ánh số tiền nhận đặt trước của người mua, cuối kỳ chưa giao hàng. Cuối kỳ không được bù trừ số dư Nợ, Có. Khi lên bảng cân đối kế toán, số dư bên Nợ phản ánh tài sản, số dư bên Có phản ánh nguồn vốn. - Tài khoản 131 chỉ sử dụng trong trường hợp bán hàng chưa thu tiền. - Khi phát sinh các khoản công nợ phải thu là ngoại tệ thì phải theo dõi chi tiết theo từng nguyên tệ. Đồng thời phải qui đổi ra tiền VNĐ theo từng tỷ giá thực tế giao dịch hoặc thực tế bình quân do liên ngân hàng công bố. Nếu cuối kỳ còn số dư ngoại tệ thì phải điều chỉnh theo tỷ giá thực tế cuối kỳ. 1.3.3. Phương pháp kế toán nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp vừa và nhỏ 1.3.3.1. Phương thức bán buôn hàng hoá 1.3.3.1.1. Đối với các doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Nghiệp vụ kế toán bán hàng theo phương thức bán buôn được thể hiện qua sơ đồ sau: TK111,112,131 TK511 TK911 TK632 TK156 (1) (9c) (9b) (9a) (10) (8) (12) (11) (7) (6) (5) (2b) (3a) (3b) (4) TK157 (2a) TK1532 TK331 TK1388 TK642 TK1331 TK111,112,131 TK5213 TK5212 TK5211 (2a) Chú thích: : ghi hàng ngày : ghi cuối kỳ (1): Doanh thu của hàng hoá dịch vụ đã xác định tiêu thụ. (2a): Kết chuyển trị giá vốn hàng bán đã tiêu thụ theo hình thức bán buôn qua kho. (2b): Kết chuyển trị giá vốn hàng bán đã tiêu thụ theo hình thức bán buôn giao tay ba. (3a): Trị giá hàng mua chuyển đến cho người mua theo phương thức bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức gửi hàng. (3b): Trị giá hàng xuất kho gửi cho người mua theo phương thức bán buôn qua kho theo hình thức gửi hàng. (4): Kết chuyển giá vốn của hàng gửi đi bán đã xác định tiêu thụ. (5): Chi phí vận chuyển, gửi hàng do bên bán chịu. (6): Chi phí vận chuyển, gửi hàng do bên mua chịu và bên bán chi hộ. (7): Trị giá bao bì hàng hoá đi kèm. (8): Bên mua thanh toán tiền bao bì và chi phí bên bán trả hộ. (9a): Kết chuyển chiết khấu thương mại để xác định doanh thu thuần. (9b): Kết chuyển hàng bán bị trả lại để xác định doanh thu thuần. (9c): Kết chuyển các khoản giảm giá hàng bán để xác định doanh thu thuần. (10): Kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả kinh doanh. (11): Kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định kết quả kinh doanh. (12): Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ. Ngoài ra, khi khấu trừ thuế kế toán ghi: Nợ TK3331: Thuế GTGT phải nộp Có TK133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Khi nộp thuế, kế toán ghi: Nợ TK3331: Thuế GTGT phải nộp Có TK111, 112: Thuế GTGT phải nộp 1.3.3.1.2. Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Tương tự như trong trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, nhưng doanh thu bán hàng trên TK511 là doanh thu đã bao gồm cả thuế GTGT đầu ra. Căn cứ vào số thuế phải nộp, kế toán ghi Nợ TK511: Thuế GTGT phải nộp Có TK333 (3331): Thuế GTGT phải nộp Khi nộp thuế, kế toán ghi Nợ TK3331: Thuế GTGT phải nộp Có TK111, 112: Thuế GTGT phải nộp 1.3.3.2. Kế toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá. Để hạch toán kế toán nghiệp vụ bán lẻ, kế toán sử dụng bảng kê bán lẻ hàng hoá. Trên bảng kê bán lẻ hàng hoá, giá thực tế của hàng bán là giá thanh toán có cả thuế. Do đó đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán căn cứ vào bảng kê bán lẻ hàng hoá để tính ra doanh thu chưa thuế theo công thức: Doanh thu chưa thuế = Doanh thu theogiá thanh toán đã có thuế 1 + % thuế suất thuế GTGT Kế toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá được thể hiện qua sơ đồ sau: (1c) (1b) (1a) (4) (3) (2) TK711 TK3331 TK1388 TK111 TK511 TK911 TK632 TK156 (2) (1a): Nhân viên bán hàng nộp đủ tiền hàng. (1b): Nhân viên bán hàng nộp thiếu tiền hàng. (1c): Nhân viên bán hàng nộp thừa tiền hàng. (2): Xác định giá vốn hàng hoá đã tiêu thụ. (3): Kết chuyển giá vốn hàng bán cuối kỳ. (4): Kết chuyển doanh thu thuần bán hàng cuối kỳ. Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, doanh thu phản ánh trên TK511 là doanh thu không có thuế GTGT còn đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì doanh thu phản ánh trên TK511 là doanh thu bao gồm cả thuế GTGT đầu ra. 1.3.3.3. Kế toán nghiệp vụ giao nhận đại lý. 1.3.3.3.1.Kế toán ở đơn vị nhận đại lý Sơ đồ kế toán bán hàng đại lý tại đơn vị nhận đại lý khi hàng hoá được xác định là tiêu thụ: TK3331 TK511 (1) (2) TK111,112 TK331 (1): Số tiền phải trả bên giao đại lý, thanh toán ngay tiền hoa hồng. (2): Nhận tiền hoa hồng từ bên giao đại lý (trường hợp hoa hồng không được thanh toán ngay). Ngoài ra ở đơn vị nhận đại lý còn sử dụng TK003 để phản ánh số hàng nhận đại lý. Khi nhận hàng về bán đại lý Nợ TK003: Giá trị hàng hoá đã nhận Khi hàng nhận bán đại lý được xác nhận tiêu thụ Có TK003: Trị giá hàng hoá đã bán 1.3.3.3.2.Kế toán ở đơn vị giao đại lý (3) (2) (1b) TK111,131 (1a) TK1331 TK3331 TK642 TK111,112 TK5111 TK632 TK157 TK156 (1a) Sơ đồ kế toán bán hàng đại lý tại đơn vị giao đại lý (1a): Trị giá hàng xuất kho giao cho cơ sở đại lý. (1b): Trị giá hàng mua chuyển thẳng giao cho cơ sở đại lý. (2): Kết chuyển giá vốn hàng bán đại lý trong kỳ. (3): Doanh thu bán hàng đại lý sau khi đã trừ tiền hoa hồng. 1.3.3.4. Kế toán các trường hợp bán hàng khác 1.3.3.4.1.Kế toán bán hàng trả góp - Khi bán hàng theo phương thức trả góp, kế toán ghi Nợ TK111: Số tiền thu lần đầu Nợ TK131: Số tiền còn phải thu Có TK511: Doanh thu chưa thuế tính theo giá bán thu tiền ngay Có TK 338 (3387): Chênh lệch giữa giá bán trả góp và giá bán thu tiền ngay Có TK333(33311): Thuế GTGT của doanh thu trả tiền ngay - Khi xác định giá vốn hàng hoá tiêu thụ, căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi Nợ TK632: Giá thực tế Có TK156: Giá thực tế - Hàng kỳ, khi thu tiền căn cứ vào phiếu thu hoặc giấy báo Có kế toán ghi Nợ TK111,112: Số tiền thực thu Có TK131: Số tiền thực thu 1.3.3.4.2.Trường hợp hàng đổi hàng - Khi xuất hàng hoá để trao đổi lấy hàng hoá không tương tự nhau về bản chất, kế toán ghi Nợ TK131: Số tiền theo giá thanh toán Có TK511: Doanh thu chưa thuế Có TK333(33311): Thuế GTGT phải nộp Đồng thời kết chuyển giá vốn Nợ TK632: Giá vốn hàng bán Có TK156: Giá bán thực tế - Khi nhận hàng hoá để trao đổi về,kế toán ghi Nợ TK156(1561): Giá chưa thuế Nợ TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào Có TK131: Giá thanh toán 1.3.4. Hệ thống sổ kế toán Sổ kế toán là sổ sách dùng để ghi chép, hệ thống hoá và tổng hợp sổ liệu từ các chứng từ kế toán ban đầu nhằm cung cấp những chỉ tiêu cần thiết cho việc lập báo cáo kế toán theo trình tự và phương pháp nhất định. Trong doanh nghiệp hiện nay, có bốn hình thức ghi sổ kế toán được sử dụng. Mỗi hình thức sổ kế toán đều có ưu điểm - nhược điểm riêng và điều kiện áp dụng nhất định. Các doanh nghiệp cần căn cứ vào tình hình cụ thể, đặc điểm kinh doanh để lựa chọn hình thức ghi sổ kế toán thích hợp. 1.3.4.1. Hình thức Nhật ký chung. Đặc trưng cơ bản của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ theo trình tự thời gian phát sinh, sau đó sẽ lấy số liệu trên các sổ nhật ký đó ghi vào sổ cái tài khoản theo từng nghiệp vụ kinh tế. Các sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng sử dụng bao gồm: - Sổ tổng hợp: Sổ nhật ký chung và sổ cái TK511, 632, 157, 156, 131, 111, 112,… - Sổ nhật ký và sổ chi tiết: Sổ nhật ký chi tiền, sổ nhật ký bán hàng, sổ nhật ký thu tiền, sổ chi tiết hàng tồn kho, sổ chi tiết vật liệu - sản phẩm - hàng hoá, sổ chi tiết thanh toán, sổ quỹ tiền mặt, sổ theo dõi thuế GTGT, sổ tiền gửi, sổ chi tiết bán hàng, sổ kho, sổ kế toán chi tiết. Hoá đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho Nhật ký chung Sổ cái TK511, 632, 111, 112, 131, 156 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ tiền gửi, sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết phải thu khách hàng Bảng tổng hợp chi tiết Trình tự ghi sổ hình thức Nhật ký chung như sau: Nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền Chú thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 1.3.4.2.Hình thức Nhật ký chứng từ Đặc trưng cơ bản của hình thức này là căn cứ vào chứng từ gốc sẽ phân loại và ghi vào sổ Nhật ký chứng từ. Các sổ kế toán được sử dụng kết hợp kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kết hợp ghi theo thời gian và ghi theo hệ thống. Các sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng sử dụng trong hình thức Nhật ký chứng từ - Sổ tổng hợp: Sổ cái TK 511, 632, 157, 131, 111, 112,… - Sổ nhật ký và sổ chi tiết: Sổ nhật kí chứng từ số 8 (ghi các tài khoản 131, 155, 156, 159, 511, 512, 521, 531, 532, 641, 642, 711, 811, 911), bảng kê số 1 (theo dõi bên Nợ TK111), bảng kê số 2 (theo dõi bên nợ TK112), bảng kê số 8 (bảng kê nhập, xuất, tồn kho của thành phẩm hàng hoá), bảng kê số 10 (theo dõi hàng gửi bán), bảng kê sô 11 (theo dõi thanh toán với khách hàng), sổ chi tiết thanh toán, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết hàng tồn kho. Trình tự ghi sổ hình thức Nhật ký chứng từ như sau: Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu thu, phiếu chi,… Sổ quỹ tiền mặt Bảng kê số 1,2,3,5,8,10,11. NKCT số 1,2,10 Nhật ký chứng từ số 8 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái TK511,632,111,112,131 Báo cáo tài chính Sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết hàng hoá, sổ chi tiết thanh toán với người mua Chú thích: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu 1.3.4.3. Hình thức Chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh căn cứ vào chứng từ gốc lập chứng từ ghi sổ để làm cơ sở ghi vào sổ cái. Các sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng sử dụng bao gồm: + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các chứng từ ghi sổ. + Sổ cái tài khoản 111, 112, 511, 632, 157, 131, … + Sổ chi tiết thanh toán. + Sổ chi tiết bán hàng. + Sổ kế toán chi tiết. Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu thu, phiếu chi Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ kế toán chi tiết bán hàng, chi tiết thanh toán Sổ cái TK511, 632,131,111 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ tiền mặt Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Trình tự ghi sổ hình thức chứng từ ghi sổ như sau: Chú thích: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu 1.3.4.4. Hình thức Nhật ký sổ cái. Đặc trưng cơ bản của hình thức nhật ký sổ cái là sử dụng nhật ký sổ cái là sổ tổng hợp duy nhất để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trên sổ kết hợp ghi theo trình tự thời gian và ghi theo hệ thống. Hình thức Nhật ký sổ cái áp dụng chủ yếu với các doanh nghiệp qui mô nhỏ. Các sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng sử dụng trong hình thức Nhật ký sổ cái là: + Sổ tổng hợp: Sổ Nhật ký sổ cái. + Sổ nhật ký và sổ chi tiết: sổ chi tiết hàng tồn kho, sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá, sổ chi tiết thanh toán, sổ theo dõi thuế GTGT, sổ tiền gửi, sổ chi tiết bán hàng, sổ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ hình thức Nhật ký sổ cái như sau: Sổ kế toán chi tiết bán hàng, chi tiết thanh toán với người mua Bảng tổng hợp chi tiết Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu thu, phiếu chi Sổ quỹ tiền mặt Bảng tổng hợp chứng từ gốc Báo cáo tài chính Nhật ký sổ cái Chú thích: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu Chương 2 Thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty TNHH Điện - Điện tử 2.1. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Điện - Điện tử 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Điện - Điện tử Công ty TNHH Điện - Điện tử được thành lập ngày 14 tháng 01 năm 1999 theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 070997 do sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp, với số vốn ban đầu là 400 triệu đồng. Trụ sở chính của công ty đặt tại số nhà 327, phố Trương Định, phường Tương Mai, quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội. Công ty có mở tài khoản riêng tại ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam, có con dấu riêng, hoạt động theo luật doanh nghiệp và các qui định hiện hành của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Công ty đã thực hiện tốt nghĩa vụ với nhà nước cũng như với người lao động. Công ty có quan hệ với nhiều hãng cung cấp vật tư, thiết bị điện tử tin học viễn thông trên thế giới như hãng máy tính IBM, Compuvest của Mỹ, hãng Mitel của Canada, Icom,…Công ty đã nhận trực tiếp từ các nước trên vật tư, vật liệu, linh kiện điện tử, máy tính chủ, giá ODF, thiết bị chuyển mạch. Công ty đã nhập linh kiện điện tử cho công ty thiết bị điện thoại (Viteco), cho xí nghiệp CT – TN, cho bưu điện tỉnh Vĩnh Phúc, Phú Thọ,… Với đội ngũ cán bộ khoa học lành nghề được đào tạo nhiều năm, nhiều khoá ở trong nước và nước ngoài, tuy tuổi đời còn non trẻ nhưng công ty đã cố gắng không ngừng để phát triển và đứng vững trên thị trường. 2.1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Điện – Điện tử Công ty hoạt động chủ yếu trong các lĩnh vực sau: - Buôn bán thiết bị, vật tư, máy móc trong lĩnh vực điện, điện tử, điện lạnh, tin học, viễn thông, văn phòng. - Xây dựng, lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại, hệ thống thu phát vô tuyến điện truyền dẫn. - Bảo hành, sửa chữa các mặt hàng kinh doanh của công ty. - Đại lý mua bán, ký gửi hàng hoá. Tuy hoạt động trên nhiều lĩnh vực khác nhau nhưng kinh doanh thương mại vẫn chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty. Với mặt hàng kinh doanh chủ yếu là các thiết bị điện tử như: măng xông co nhiệt, măng xông cơ khí, phiến đấu dây dọc, phiến đấu dây ngang, tủ cáp, hộp cáp, rệp, loa, mạch in,…nên khách hàng của công ty chủ yếu là các công ty cổ phần và công ty TNHH hoạt động trong lĩnh vực điện tử - viễn thông. Do đặc điểm trên nên công ty chủ yếu áp dụng phương thức bán buôn với các hình thức sau: + Phương thức bán buôn qua kho trực tiếp: người mua đến tại kho công ty để nhận hàng và tự vận chuyển hàng hoá về kho của mình. Hàng hoá được coi là bán khi người mua nhận hàng và ký xác nhận vào hoá đơn GTGT. + Phương thức bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng (vận chuyển hàng đến kho theo yêu cầu của khách hàng): đây là hình thức bán hàng được áp dụng phổ biến với hầu hết khách hàng của công ty. Chi phí vận chuyển có thể do công ty hoặc khách hàng chịu, nếu công ty chịu thì ghi nhận vào chi phí bán hàng. Tùy thuộc vào phương thức bán hàng và giá trị của lô hàng, theo thoả thuận hoặc theo hợp đồng mà công ty có thể áp dụng các hình thức thanh toán khác nhau. Công ty sử dụng 2 hình thức thanh toán chủ yếu là thanh toán bằng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Với phương thức bán buôn, hình thức thanh toán chủ yếu là thanh toán chậm trả. Vì công ty áp dụng hình thức thanh toán chậm trả nên công ty không áp dụng chiết khấu thanh toán. Khi mua với số lượng lớn, khách hàng được giảm giá từ 3-5% nhưng giảm ngay trên hoá đơn mà không thể hiện rõ là 1 khoản chiết khấu thương mại. Đồng thời công ty còn không ngừng nâng cao chất lượng,số lượng, chủng loại, mẫu mã, giá cả của các mặt hàng để nâng cao hiệu quả kinh doanh thể hiện qua các mặt sau: - Về chất lượng hàng hoá: hàng hoá của công ty chủ yếu là hàng nhập khẩu để bán ra nên trong quá trình nhập kho phải được kiểm tra 1 cách nghiêm ngặt để tránh tình trạng hàng hoá không đạt yêu cầu hay bị trả lại gây mất uy tín. - Về số lượng hàng hoá: khi xuất hàng hoá giao cho khách hàng, công ty tiến hành theo dõi việc xuất hoá đơn chứng từ và số lượng thực xuất để nắm chắc được tình hình nhập - xuất - tồn, kịp thời ký kết hợp đồng giúp cho quá trình kinh doanh được liên tục, thuận lợi, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. - Về giá cả hàng hoá: công ty sử dụng chính sách giá cả mềm dẻo, linh hoạt. Việc xác định giá bán của công ty được xác định trên cơ sở giá cả của thị trường, giá của đối thủ cạnh tranh, trị giá hàng hoá mua vào và các chi phí liên quan. Song trong 1 số trường hợp vẫn còn hàng hoá kém chất lượng dẫn đến công ty phải giảm giá hàng bán cho lô hàng đó. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý công ty TNHH Điện - Điện tử Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức rất chặt chẽ gồm: 1 giám đốc, 1 phó giám đốc và 4 phòng ban chức năng. Mối quan hệ giữa ban giám đốc và các phòng ban chức năng được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1: sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty TNHH Điện - Điện tử Giám đốc Phòng kế toán tài chính Phó giám đốc Phòng hành chính Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Đứng đầu công ty là giám đốc. Là người bỏ vốn và công sức ra để thành lập công ty theo đúng qui định của nhà nước. Giám đốc là người chịu trách nhiệm chỉ đạo chung mọi hoạt động và quản lý công ty. Đồng thời giám đốc cũng chịu những hình thức khen thưởng, kỷ luật theo đúng những qui định mà công ty đề ra. Phó giám đốc là người giúp giám đốc quản lý, điều hành các hoạt động trong công ty và chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về các nhiệm vụ được giao. Phòng kế toán – tài chính gồm 6 người tham mưu cho giám đốc về việc huy động và sử dụng các nguồn vốn của công ty đạt hiệu quả cao nhất. Đồng thời quản lý và hạch toán các nghiệp vụ phát sinh tại công ty. Phòng hành chính điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, quản lý nhập khẩu, quản lý cung ứng và bảo quản vật tư, hàng hoá. Phòng kinh doanh thực hiện công tác quảng cáo, mở rộng thị trường, điều tra, phân tích thị trường. Phòng kinh doanh cũng chủ động đàm phán, xử lý báo giá cho khách hàng. Phòng kỹ thuật đảm nhận việc sửa chữa các loại máy móc, thiết bị, mặt hàng mà công ty đã giao bán cho khách hàng còn trong thời gian bảo hành và cũng có thể sửa chữa khi có người yêu cầu. 2.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty TNHH Điện - Điện tử 2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty TNHH Điện - Điện tử Xuất phát từ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, công ty đã áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. Có thể thấy rõ hơn đặc điểm công tác kế toán của công ty qua mô hình tổ chức bộ máy kế toán như sau: Sơ đồ 2: sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty Kế toán trưởng Phó phòng kế toán – tài chính kiêm kế toán tổng hợp Kế toán TGNH, tiền mặt, tiền lương Kế toán hàng hoá doanh thu Kế toán tập hợp chi phí, tính giá thành Thủ quỹ Toàn bộ công tác đều được thực hiện ở phòng kế toán – tài chính từ khâu thu nhận chứng từ, ghi sổ đến khâu xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo. Đứng đầu phòng kế toán – tài chính là kế toán trưởng. Kế toán trưởng là người điều hành, giám sát toàn bộ hoạt động của bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán của công ty. Phó phòng kế toán – tài chính thay mặt nhà nước kiểm tra việc thực hiện chế độ, qui định của nhà nước về lĩnh vực kế toán, tài chính của công ty. Đồng thời có nhiệm vụ giúp kế toán trưởng phụ trách các hoạt động của phòng và tổng hợp các chứng từ, bảng kê do kế toán viên cung cấp vào cuối tháng, quí, năm. Sau đó sẽ vào vào sổ cái cho từng tài khoản rồi lập báo cáo theo qui định chung của Bộ Tài Chính và các báo cáo nội bộ theo yêu cầu của cấp trên. Kế toán TGNH, tiền mặt, tiền lương thực hiện toàn bộ những giao dịch liên quan đến thu, chi thanh toán với ngân hàng, theo dõi tính toán lương, bảo hiểm xã hội và các khoản phụ cấp khác cho nhân viên công ty. Đồng thời giám sát việc thu, chi qua các chứng từ gốc, theo dõi việc sử dụng vốn đúng mục đích, có hiệu quả. Kế toán hàng hoá, nợ phải thu - phải trả, doanh thu theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng, các khoản phải thu của người mua, các khoản doanh thu, chi phí - kết quả kinh doanh, các khoản phải nộp nhà nước. Đồng thời có trách nhiệm cuối tháng cộng số liệu, lập báo cáo tổng hợp và phối hợp cùng các bộ phận chức năng khác tiến hành kiểm kê hàng hoá đối chiếu với sổ sách kế toán. Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm: căn cứ vào các phiếu xuất kho vật tư, bảng thanh toán lương kế toán tiến hành tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Đồng thời xác định chính xác kết quả kinh doanh của công ty. Thủ quỹ chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt của công ty. Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu – chi …hợp lệ để tiến hành xuất - nhập quỹ, ghi sổ quỹ. Cuối ngày, thủ quỹ tiến hành đối chiếu với kế toán, nếu có sai sót thì phải sửa chữa kịp thời. Khi có yêu cầu của cấp trên, thủ quỹ và các bộ phận liên quan tiến hành kiểm kê lại quỹ tiền mặt hiện có, nếu thiếu hụt phải tìm ra nguyên nhân và đề ra biện pháp xử lý. 2.1.4.2. Chính sách kế toán tại công ty TNHH Điện - Điện tử Chế độ kế toán áp dụng: Công ty TNHH Điện - Điện tử áp dụng hạch toán kế toán bán hàng theo quyết định số 1777/TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996 và quyết định 144/2001/QĐ – BTC ngày 21/12/2001. Hình thức kế toán công ty áp dụng: Công ty TNHH Điện- Điện tử lựa chọn hình thức kế toán nhật ký chung để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đặc điểm cơ bản của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế. Công ty không sử dụng các sổ nhật ký đặc biệt trong quá trình hạch toán. Đơn vị tiền tệ sử dụng: trong ghi chép kế toán là VNĐ, sử dụng tỷ giá hối đoái bình quân liên ngân hàng. Niên độ kế toán: Công ty lựa chọn niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Kỳ hạch toán của công ty được áp dụng theo tháng. Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Do hàng bán của công ty chủ yếu là hàng nhập khẩu để bán ra, công ty mua hàng theo từng lô chi phí mua hàng được phân bổ cho từng mặt hàng theo giá trị của từng mặt hàng và công ty tính trị giá thực tế hàng xuất kho theo phương pháp đích danh. Ví dụ: lô hàng nhập khẩu ngày 02/03/2006. BẢNG PHÂN BỔ HÀNG NHẬP KHẨU LÔ HÀNG NGÀY 02/03/2006 – HÀN QUỐC Tổng trị giá: 6.578,73 USD STT Tên vật tư SL (bộ) Đơn giá (USD) Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) Thuế NK Chi phí mua hàng Đơn giá nhập Tổng trị giá nhập 1 Măng xông co nhiệt 50x2 200 7,23 114.458 22.891.626 228.916 1.279.458 122.000 24.400.000 2 Măng xông co nhiệt 100x2 120 11,78 186.498 22.378.702 223.787 967.631 194.751 23.370.120 3 Măng xông co nhiệt 200x2 120 14,00 221.634 26.596.080 265.961 1.067.599 230.247 27.929.640 4 Măng xông co nhiệt 400x2 45 18,65 295.248 13.286.167 132.862 287.881 304.598 13.706.910 5 Măng xông co nhiệt 600x2 54 22,22 351.765 18.995.300 189.953 345.467 361.680 19.530.720 Tổng cộng 539 104.147.875 1.041.479 3.948.036 1.213.276 108.937.390 Tổng chi phí phát sinh khi nhập hàng 3.948.036 VNĐ trong đó Phí chuyển tiền: 316.644 Phí chứng từ, giao nhận, lưu kho: 667.013 Cước vận chuyển, bốc xếp, dịch vụ: 2.964.379 2.2. Thực trạng công tác kế toán bán hàng tại công ty TNHH Điện - Điện tử 2.2.1. Chứng từ sử dụng Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, kế toán tiến hành lập hoá đơn GTGT đồng thời viết phiếu xuất kho. - Hoá đơn GTGT (mẫu số: 01 GTKT – 3LL) do bộ tài chính ban hành. Đây là loại hoá đơn công ty sử dụng khi bán hàng hoá cho khách hàng. Trên hoá đơn phải ghi rõ số hoá đơn, ngày tháng năm, tên đơn vị, địa chỉ, mã số thu._. từ để ghi sổ kế toán hợp lý tạo điều kiện ccho việc hạch toán đúng, đủ, kịp thời quá trình bán hàng. 2.3.1.3. Về tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán Kế toán tại công ty áp dụng theo quyết định 1177/TC /QĐ/CĐKT. Công ty đã vận dụng tài khoản 1 cách linh hoạt đảm bảo việc cung cấp đầy đủ thông tin về tình hình bán hàng tại công ty. Phương pháp hạch toán kế toán, ghi nhận doanh thu, kết chuyển giá vốn đều được thực hiện theo đúng qui định chung. Phòng kế toán đã hạn chế được việc ghi chép trùng lặp, luôn đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời thông tin để hoạt động kinh doanh được nhịp hàng, ăn khớp. Công ty thực hiện hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên phù hợp với tình hình nhập - xuất hàng hoá diễn ra thường xuyên liên tục ở công ty tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán bán hàng. Công ty lựa chọn phương pháp đích danh để trị giá thực tế hàng xuất bán là phù hợp với đặc điểm của công ty. Do hàng bán ra của công ty là hàng nhập khẩu để bán ra. 2.3.1.4. Về sổ kế toán sử dụng Công ty sử dụng hình thức nhật ký chung để hạch toán kế toán các nghiệp vụ phát sinh. Mẫu số hình thức này đơn giản, dễ ghi chép và thuận tiện cho việc phân công công việc của kế toán viên đồng thời phản ánh đầy đủ nội dung kinh tế phát sinh. Hệ thống sổ sách kế toán về nghiệp vụ bán hàng được công ty sử dụng khoa học, hợp lý, theo đúng qui định của nhà nước. Ngoài sổ tổng hợp, công ty còn sử dụng các sổ chi tiết như: sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng, sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng, sổ chi tiết tài khoản giá vốn hàng bán, sổ chi tiết hàng hoá để thuận tiện cho quá trình theo dõi, đối chiếu. Ngoài ra việc mở các sổ chi tiết còn giúp cho việc hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty được đầy đủ và rõ ràng. 2.3.2. Những nhược điểm trong vận dụng chuẩn mực số 14 vào kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty TNHH Điện - Điện tử Bên cạnh những ưu điểm trên, việc vận dụng chuẩn mực số 14 vào kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty vẫn tồn tại một số nhược điểm đòi hỏi phải đưa ra giải pháp cụ thể nhằm khắc phục và hoàn thiện hơn nữa để kế toán ngày càng thực hiện tốt hơn chức năng và nhiệm vụ của mình phục vụ cho yêu cầu quản lý. 2.3.2.1. Về phạm vi, thời điểm ghi nhận doanh thu Việc ghi nhận doanh thu bán hàng của công ty phần lớn đã theo đúng chuẩn mực qui định. Song trong 1 vài trường hợp, kế toán công ty cho rằng việc vận dụng đúng chuẩn mực số 14 vào trong các giao dịch bán hàng cụ thể của công ty là khó thực hiện. Trường hợp bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng, khi hoá đơn GTGT đã phát hành và người mua chấp nhận thanh toán nhưng hàng chưa chuyển giao thì kế toán công ty vẫn ghi nhận doanh thu. Như vậy, công ty chưa chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích cho người mua mà đã ghi nhận doanh thu dẫn đến việc hạch toán doanh thu tại công ty còn tuỳ tiện. 2.3.2.2. Về chứng từ sử dụng Chứng từ sử dụng trong kế toán bán hàng tại công ty được sử dụng khá đầy đủ. Tuy nhiên trên một số hoá đơn GTGT mà công ty sử dụng khi bán hàng hoá thường thiếu chữ ký của người mua hàng. Khi phát sinh nghiệp vụ chiết khấu thương mại hầu hết không lập hoá đơn chứng từ mà chỉ căn cứ vào sự thoả thuận trong hợp đồng mua – bán hoặc chính sách thương mại của công ty. Khi phát sinh nghiệp vụ giảm giá hàng bán, công ty đã sử dụng hoá đơn GTGT trên đó ghi rõ khoản giảm giá hàng bán do chế độ chưa có hoá đơn chứng từ để chứng minh tính xác thực của nghiệp vụ này. Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, công ty yêu cầu bên mua lập hoá đơn GTGT theo giá bán mà công ty đã bán cho bên mua cho mình. Căn cứ vào hoá đơn này, kế toán lập phiếu nhập kho và phản ánh như 1 nghiệp vụ mua hàng. Như vậy, việc hạch toán các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại chưa dựa trên chứng từ bắt buộc nên nhà nước khó kiểm soát được tính chân thực của nghiệp vụ này. Chính vì vậy chế độ cần có hoá đơn chứng từ để phản ánh nghiệp vụ này. 2.3.2.3. Về tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán Công ty sử dụng TK521 để phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu. Việc hạch toán các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại trên cùng tài khoản tổng hợp 521 dẫn đến rất khó thu thập thông tin. Do đó, công ty nên mở chi tiết TK521 để phản ánh khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại để xác định và tính toán chính xác doanh thu thuần. Công ty không phản ánh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại vào TK521 mà xử lý giảm công nợ, tăng trị giá hàng nhập kho và hạch toán như 1 nghiệp vụ mua hàng. Việc xử lý như vậy chỉ bù trừ được công nợ phải thu và thuế GTGT, phần doanh thu hàng bán bị trả lại không được hạch toán nên không được loại trừ để xác định doanh thu thuần, trị giá thực tế hàng trả lại không được loại trừ khỏi chỉ tiêu giá vốn hàng bán. Dẫn đến việc xác định lợi nhuận gộp của công ty là không chính xác. 2.3.2.4. Về sổ kế toán sử dụng Công ty TNHH Điện - Điện tử sử dụng hệ thống sổ kế toán khá đầy đủ và hợp lý. Các nghiệp vụ bán hàng diễn ra thường xuyên mà công ty lại không sử dụng sổ nhật ký chuyên dùng để theo dõi. Do đó theo em công ty nên sử dụng thêm sử dụng thêm sổ nhật ký bán hàng và sổ nhật ký thu tiền. 2.3.2.5. Về báo cáo kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty chỉ tiêu doanh thu thuần không chính xác, chỉ tiêu giá vốn không bóc tách được giá vốn của hàng bán bị trả lại dẫn đến chỉ tiêu lợi nhuận gộp không đúng thực tế. Mặt khác, kế toán công ty mới chỉ tập trung vào việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho kế toán tài chính mà chưa thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho kế toán quản trị. Do đó theo em kế toán công ty cần chú ý thiết lập hệ thống báo cáo quản trị. Tóm lại, thực trạng của các tồn tại trên là do công ty không kịp thời cập nhật những quyết định mới về quản lý và hạch toán doanh thu mà chuẩn mực kế toán và thông tư hướng dẫn. Bên cạnh đó là sự nhận thức sai lệnh về chuyên môn và vì lợi ích cục bộ của công ty. Một nguyên nhân nữa dẫn đến những tồn tại trên là do việc kiểm tra, kiểm soát của các cơ quan có thẩm quyền đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ còn hạn chế. Việc ban hành chuẩn mực và thông tư hướng dẫn thực hiện chuẩn mực mới chỉ qui định cho các doanh nghiệp thực hiện theo quyết định 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 và quyết định số 15 /2006/QĐ – BTC ngày 20/6/2006 thay thế cho quyết định 1141 TC/QĐ/BTC mà không hề có một sự hướng dẫn vận dụng chuẩn mực và thông tư cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ ngoài 2 quyết định số 1777/TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/2006 và quyết định 144/2001/QĐ – BTC. Do đó theo em Bộ Tài Chính cần sớm ban hành quyết định áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Chương 3 Các giải pháp nhằm vận dụng chuẩn mực số 14 hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty TNHH Điện - Điện tử 3.1. Sự cần thiết khách quan của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty TNHH Điện - Điện tử 3.1.1. Sự cần thiết khách quan của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty TNHH Điện - Điện tử Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt thì nhu cầu về thông tin trở thành vấn đề sống còn đối với các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp luôn cần nắm bắt thông tin về thị trường, về đối thủ cạnh tranh, về đối tác song quan trọng hơn cả chính là thông tin về tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của bản thân doanh nghiệp. Kế toán được coi là một trong những công cụ hữu ích trong việc cung cấp thông tin cho doanh nghiệp. Những thông tin mà kế toán cung cấp sẽ là cơ sở cho việc lập và thực hiện kế hoạch phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp và thị trường. Mặt khác, thị trường không ngừng vận động đòi hỏi kế toán cũng phải không ngừng hoàn thiện để có thể cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, đầy đủ cho doanh nghiệp. Cùng sự phát triển của nền kinh tế, hệ thống kế toán Việt Nam đã không ngừng được hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả quản lý kinh tế, tài chính. Nhưng do tính chất công việc cải cách hệ thống kế toán rất phức tạp lại diễn ra khẩn trương. Thêm vào đó, các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đang hoạt động trong một nền kinh tế mở có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh mà khi xây dựng chế độ kế toán, các nhà kinh tế không lường hết được. Mặt khác, khi áp dụng vào từng mô hình doanh nghiệp cụ thể lại phát sinh nhiều vấn đề đòi hỏi phải hoàn thiện hệ thống kế toán cho phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp và đặc điểm kinh doanh của từng đơn vị cụ thể có như vậy mới phát huy tốt vai trò của kế toán trong điều hành, quản lý hoạt động kinh tế của doanh nghiệp. Do tiêu thụ hàng hoá là khâu quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp nên khi đẩy mạnh được quá trình tiêu thụ hàng hoá có nghĩa là doanh thu ngày càng tăng, bù đắp được chi phí, hình thành lợi nhuận, nâng cao hiệu quả kinh doanh làm cho doanh nghiệp ngày càng phát triển. Chính vì vậy, kế toán nghiệp vụ bán hàng là một bộ phận công việc quan trọng và chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ công việc kế toán của doanh nghiệp. Cũng như mọi doanh nghiệp vừa và nhỏ khác, kế toán nghiệp vụ bán hàng trong công ty TNHH Điện - Điện tử là một lĩnh vực rất quan trọng với khối lượng công việc tương đối lớn trong toàn bộ công tác kế toán. Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng trong công ty TNHH Điện - Điện tử nhằm mục đích giúp cho nhà quản lý phân tích được mặt hàng nào có hiệu quả kinh doanh đem lại nhiều lợi nhuận, mặt hàng nào không nên tiếp tục kinh doanh để quản lý hoạt động kinh doanh ngày càng hiệu quả. Tóm lại, kế toán nghiệp vụ bán hàng luôn đòi hỏi phải hoàn thiện cho phù hợp với cơ chế quản lý của nhà nước và đặc điểm thực tế của công ty. 3.1.2. Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng trong công ty TNHH Điện - Điện tử là việc rất cần thiết. Để hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng, chứng từ sử dụng phải được lập và luân chuyển phù hợp với qui định của nhà nước và tình hình thực tế tại công ty. Ngoài ra, còn phải sử dụng hệ thống tài khoản kế toán hợp lý để tiện cho việc kiểm tra, theo dõi của kế toán. Muốn thực hiện được điều này cần phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng phải đảm bảo hoàn thiện trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính và chế độ kế toán. Yêu cầu này đảm bảo cho sự thống nhất về chế độ kế toán trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Đối với nhà nước, kế toán là công cụ quản lý tài chính rất quan trọng do đó việc tuân thủ đúng chế độ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp cũng như sự quản lý của nhà nước. - Hoàn thiện kế toán kế toán bán hàng phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp. Bởi vì mỗi doanh nghiệp có đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức kinh doanh khác nhau nên mỗi doanh nghiệp cần phải vận lựa chọn hình thức tổ chức và hạch toán kế toán hợp lý, đảm bảo quá trình lập, luân chuyển chứng từ để có thể dễ dàng kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. - Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng phải đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời. Yêu cầu này xuất phát từ nhiệm vụ của kế toán là cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác cho ban lãnh đạo để nắm bắt thời cơ, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Cần tổ chức trang bị các phương tiện kỹ thuật, ghi chép, tính toán nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin. Đặc biệt trong thời đại bùng nổ thông tin và cạnh tranh ngày càng gay gắt thì yêu cầu này càng trở nên quan trọng. - Hoàn thiện kế toán bán hàng trên cơ sở tiết kiệm chi phí, giảm nhẹ công việc nhưng vẫn đảm bảo tính khoa học. Do mục tiêu của mỗi doanh nghiệp là sử dụng vốn hiệu quả - tiết kiệm, đạt được lợi nhuận cao nhất với chi phí thấp nhất có thể nên chi phí bỏ ra để hoàn thiện phải hợp lý mà vẫn đảm bảo tính kịp thời, chính xác. 3.1.3. Nội dung hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty TNHH Điện - Điện tử Tiêu thụ hàng hoá đóng vai trò vô cùng quan trọng trong công ty TNHH Điện - Điện tử. Việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng trong công ty là rất cần thiết. Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty TNHH Điện - Điện tử cần phải được thực hiện đồng bộ từ việc xác định phạm vi thời điểm ghi nhận doanh thu, chứng từ sử dụng, việc luân chuyển chứng từ, tài khoản sử dụng, phương pháp hạch toán đến sổ sách sử dụng. Về việc xác định phạm vi, thời điểm ghi nhận doanh thu cần thực hiện theo đúng chuẩn mực số 14. Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thoả mãn cả 5 điều kiện qui định. Về chứng từ sử dụng, phải sử dụng đầy đủ các hoá đơn chứng từ để phản ánh trung thực, đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh. Chứng từ phải được hoàn chỉnh, luân chuyển, bảo quản và lưu trữ theo đúng qui định của Bộ Tài Chính. Đồng thời phải qui định rõ người chịu trách nhiệm ghi chép đầy đủ các nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ ban đầu để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ. Về tài khoản sử dụng, phải đầy đủ các tài khoản để phán ánh các nghiệp vụ phát sinh. Đồng thời các tài khoản cần chi tiết (nếu cần) để phản ánh chính xác nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Về phương pháp hạch toán, các nghiệp vụ kinh tế cần được hạch toán vào hệ thống tài khoản theo đúng qui định của chế độ kế toán hiện hành. Về sổ sách kế toán, sử dụng hệ thống sổ sách khoa học, đơn giản, phù hợp với trình độ của nhân viên kế toán, thực trạng kế toán bán hàng tại công ty nhưng phải thuận tiện cho việc vào số liệu, đảm bảo cung cấp thông tin một cách đầy đủ, kịp thời, đáp ứng được yêu cầu và nhiệm vụ quản lý. 3.1.4. Ý nghĩa của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty TNHH Điện - Điện tử Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng có ý nghĩa lớn đối với công ty thể hiện ở 2 khía cạnh sau: - Đối với công tác quản lý: Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hơn tình hình tiêu thụ hàng hoá, phản ánh đúng đắn kịp thời doanh thu bán hàng, tình hình thu hồi công nợ và xác định chính xác kết quả hoạt động kinh doanh giúp ban lãnh đạo đưa ra các giải pháp, đường lối đúng đắn. - Đối với công tác kế toán: Hoàn thiện kế toán bán hàng làm cho những thông tin mà kế toán cung cấp có độ chính xác cao giúp cho ban lãnh đạo phân tích đánh giá chính xác khả năng và tình hình tài chính của công ty cũng như tình hình tiêu thụ hàng hoá. Mặt khác, hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng sẽ làm cho số liệu kế toán cung cấp mang tính pháp lý cao thuận lợi cho công tác kiểm tra của công ty và các cơ quan nhà nước. Tóm lại hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao chất lượng công tác kế toán và giúp cho kế toán thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình. 3.2. Các giải pháp nhằm vận dụng chuẩn mực số 14 hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty TNHH Điện - Điện tử Trên cơ sở đi sâu nghiên cứu, tìm hiểu công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty TNHH Điện - Điện tử kết hợp với lý luận, em xin đưa ra một số giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế và hoàn thiện thêm công tác kế toán bán hàng tại công ty. 3.2.1. Về phạm vi thời điểm ghi nhận doanh thu Để việc xác định và hạch toán doanh thu bán hàng tại công ty được chính xác thì kế toán công ty phải hiểu đúng và đầy đủ 5 điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng. Đồng thời kế toán công ty phải tiến hành vận dụng vào từng giao dịch bán hàng cụ thể tại công ty. Đặc biệt trong trường hợp hoá đơn GTGT đã phát hành và bên mua đã chấp nhận thanh toán thì chỉ ghi nhận doanh thu khi bên mua thông báo đã nhận được hàng hoá. 3.2.2. Về chứng từ sử dụng Công ty TNHH Điện - Điện tử đã sử dụng hệ thống chứng từ kế toán khá đầy đủ. Tuy nhiên, trên một số hoá đơn GTGT mà công ty sử dụng khi xuất bán hàng hoá thiếu chữ ký của người mua hàng nên theo em, công ty cần chú ý yêu cầu người mua hàng ký nhận đầy đủ để đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ của hoá đơn GTGT, thuận lợi cho công tác kiểm tra kiểm soát của công ty cũng như cơ quan nhà nước. Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán là những nghiệp vụ phát sinh thường xuyên trong quá trình bán hàng của công ty. Xuất phát từ thực trạng của chế độ về hoá đơn chứng từ theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 là không ban hành hoá đơn để phản ánh nghiệp vụ chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán. Do vậy thực trạng công ty TNHH Điện - Điện tử nói riêng và các doanh nghiệp nói chung là hạch toán tuỳ tiện, thiếu căn cứ pháp lý dẫn đến khó kiểm soát được tính chân thực của nghiệp vụ. Chính vì vậy em xin mạnh dạn đưa ra giải pháp bổ sung thêm “hoá đơn chiết khấu, giảm giá” vào hệ thống chứng từ kế toán. Việc bổ sung chứng từ “hoá đơn chiết khấu, giảm giá” phải đáp ứng được các yêu cầu cơ bản sau: - Thống nhất trong các doanh nghiệp và là chứng từ bắt buộc. - Đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin cần thiết từ chứng từ. - Mẫu chứng từ đơn giản, dễ ghi chép. - Mang đầy đủ các yếu tố cơ bản của 1 chứng từ bắt buộc. Hoá đơn chiết khấu, giảm giá dùng để phản ánh nghiệp vụ chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán ngoài hoá đơn. Ngoài ra hoá đơn chiết khấu, giảm giá là căn cứ để doanh nghiệp hạch toán vào chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán. Đồng thời hoá đơn chiết khấu, giảm giá là căn cứ để doanh nghiệp mua hàng hạch toán giảm giá hàng tồn kho. Hoá đơn chiết khấu, giảm giá do bên bán hàng lập thành 3 liên: - Liên 1: Lưu ở nơi viết chứng từ. - Liên 2: Giao cho khách hàng. - Liên 3: Vận chuyển nội bộ. Đơn vị:…………… Bộ phận:………… Mẫu số 08 – VT Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính HOÁ ĐƠN CHIẾT KHẤU, GIẢM GIÁ Liên:… Ngày…. tháng….năm…. Đơn vị bán hàng: Địa chỉ: Số tài khoản: Hình thức thanh toán: MS: Tên người mua hàng: Tên đơn vị: Địa chỉ: Số điện thoại: MS STT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Tỷ lệ chiết khấu, giảm giá Thành tiền chiết khấu, giảm giá(chưa thuế) A B C 1 2 3 4 5 Tiền chiết khấu, giảm giá(chưa thuế): Thuế suất: Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán: Bằng chữ: Người mua hàng (Ký, họ tên) Người bán hàng (Ký,họ tên) Kế toán trưởng (Ký,họ tên) 3.2.2. Về tài khoản sử dụng Công ty đã sử dụng TK521(các khoản giảm trừ doanh thu) mà không sử dụng các tài khoản chi tiết. Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, bên mua sẽ xuất hoá đơn GTGT với giá bán đúng bằng giá mà công ty đã bán cho bên mua và công ty coi đó như là hàng hoá mua vào của công ty. Hạch toán như vậy là không phản ánh đầy đủ và chính xác. Do đó, theo em công ty nên mở chi tiết các tài khoản: - TK5211: Chiết khấu thương mại. - TK5212: Giảm giá hàng bán. - TK5213: Hàng bán bị trả lại. Việc làm này sẽ giúp công ty theo dõi chi tiết các khoản giảm trừ doanh thu để có cơ sở xác định và tính toán chính xác doanh thu thuần. Khi doanh nghiệp cho người mua hưởng chiết khấu vì mua hàng với số lượng lớn, căn cứ vào hoá đơn chiết khấu giảm giá kế toán ghi Nợ TK521 (5211): Số tiền chiết khấu thương mại Có TK111, 112, 131: Số tiền chiết khấu thương mại Khi phát sinh giảm giá sau khi hoá đơn đã được lập, kế toán điều chỉnh trên hoá đơn bán hàng của kỳ tiếp sau và trên hoá đơn này phải ghi rõ số hiệu hoá đơn được giảm giá. Nếu khách hàng không mua hàng tiếp thì bên bán và bên mua phải lập biên bản về việc giảm giá, ghi bút toán xoá sổ bút toán cũ và lập hoá đơn mới theo giá bán đã giảm. Căn cứ vào số tiền chấp nhận giảm giá cho người mua, kế toán ghi Nợ TK521 (5213): Số tiền giảm giá cho khách hàng Nợ TK333 (3331): Thuế GTGT phải nộp theo số tiền giảm giá Có TK111, 112, 131: Tổng số tiền trả lại hoặc giảm nợ cho khách hàng Nếu phát sinh trường hợp hàng bán bị trả lại do không đúng hợp đồng thì bên mua phải lập hoá đơn ghi rõ số lượng, giá bán của số hàng trả lại, thuế GTGT phải nộp giao cho bên bán. Hoá đơn này là căn cứ để bên bán và bên mua điều chỉnh số thuế GTGT đã kê khai. Nếu bên mua không có hoá đơn khi trả lại hàng cho bên bán thì 2 bên phải lập biên bản ghi rõ lý do trả lại hàng, số lượng, giá bán của hàng hoá bị trả lại và số hiệu của hoá đơn liên quan đến lô hàng này. Biên bản này được lưu giữ cùng với hoá đơn GTGT là căn cứ để điều chỉnh số thuế GTGT đã kê khai. - Ghi giảm doanh thu của số hàng bán bị trả lại Nợ TK521 (5212): Số tiền hàng bán bị trả lại chưa có thuế GTGT Nợ TK333 (3331): Thuế GTGT của số hàng bị trả lại Có TK111, 112, 131: Số tiền trả lại hoặc giảm nợ - Phản ánh số hàng trả lại nhập kho + Nếu hàng trả lại trong kỳ thì kế toán ghi Nợ TK156: Giá vốn của số hàng trả lại Có TK632: Giá vốn của số hàng trả lại + Nếu là hàng mua năm trước và năm sau mới trả lại mà không trọng yếu thì hạch toán như trên. Trong trường hợp là trọng yếu thì doanh nghiệp phải điều chỉnh hồi tố những sai sót trọng yếu này. Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại vào TK511 để xác định doanh thu thuần Nợ TK511: Các khoản giảm trừ doanh thu trong kỳ Có TK521: Các khoản giảm trừ doanh thu trong kỳ 3.2.4. Về sổ kế toán sử dụng Các nghiệp vụ bán hàng diễn ra khá thường xuyên tại công ty nhưng kế toán công ty lại không sử dụng sổ nhật ký chuyên dùng để phản ánh các nghiệp vụ này. Do đó theo công ty nên sử dụng thêm sổ nhật ký bán hàng. Nội dung sổ: Nhật ký bán hàng là sổ nhật ký đặc biệt dùng để phản ánh các nghiệp vụ bán hàng. Nghiệp vụ bán hàng bao giờ cũng gắn liền với các khoản thuế thu hộ ngân sách như: thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, thuế TTĐB, thuế xuất khẩu,…Vì vậy, nhật ký bán hàng theo mẫu S03a4 - DN ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC của Bộ Tài Chính cần bổ sung thêm các cột phản ánh chi tiết các khoản thuế này. Căn cứ và phương pháp ghi sổ: Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng căn cứ vào hoá đơn GTGT , phiếu xuất kho kế toán sẽ tiến hành ghi vào sổ nhật ký bán hàng. Mối quan hệ với các sổ khác: Cuối tháng kế toán tiến hành ghi sổ cái TK511, sổ cái TK632, sổ cái TK131 căn cứ vào sổ nhật ký bán hàng. Kết cấu sổ: được thể hiện qua mẫu sau: Đơn vị………. Địa chỉ……… Mẫu số S03a4 – DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ –BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG Năm…. NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số tiền phải thu (doanh thu từng người mua) TK ghi Có Doanh thu TK511 Thuế Số Ngày Hàng hoá Thành phẩm Dịch vụ GTGT TTĐB XK Ngày… tháng…năm… Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Ngoài ra, công ty nên sử dụng thêm sổ nhật ký thu tiền. Nội dung sổ: Nghiệp vụ thu tiền bán hàng và công nợ phải thu luôn gắn liền với các nghiệp vụ chiết khấu thương mại, chiết khấu tín dụng, giảm giá hàng bán và giảm thuế GTGT đầu ra tương ứng,…Do đó phần ghi nợ trên nhật ký thu tiền theo mẫu số S03a2 – DN ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC cần có thêm nhiều cột để phản ánh các nội dung này. Căn cứ và phương pháp ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào phiếu thu để ghi vào sổ nhật ký thu tiền. Kết cấu sổ: được thể hiện qua mẫu sau. Đơn vị…. Địa chỉ…. Mẫu số S03a2 – DN (Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ng ày 20/03/2006 của B ộ tr ư ởng BTC) SỔ NHẬT KÝ THU TIỀN Năm… NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ các TK Ghi Có các TK 521 635 3331 TK khác 131 511 3331 TK khác Số Ngày SH ST SH ST Ngày… tháng…năm… Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Ngoài ra công ty cũng cần chú ý đến một số vấn đề sau: Vấn đề ứng dụng tin học trong kế toán nghiệp vụ bán hàng: Ngày nay, khi công nghệ thông tin phát triển như vũ bão thì việc công ty hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán trên máy đặc biệt là việc sử dụng phần mềm kế toán phù hợp là vô cùng cần thiết. Trong điều kiện ứng dụng máy vi tính, việc tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán cần được sắp xếp lại. Ngoài ra, cũng cần tổ chức đào tạo đội ngũ cán bộ kế toán am hiểu và sử dụng thành thạo máy vi tính. Mặt khác hệ thống chứng từ, hệ thống sổ kế toán cần được tổ chức lại có kết cấu đơn giản. Việc ứng dụng máy vi tính sẽ đẩy nhanh tiến độ của công tác kế toán, giảm bớt khối lượng công việc ghi chép, số lượng sổ sách, giảm bớt những công đoạn không cần thiết để phát huy hết khả năng, năng lực của nhân viên kế toán, tránh ùn tắc công tác hạch toán kế toán nhằm cung cấp số liệu kịp thời, nhanh chóng phục vụ cho việc ra quyết định của ban lãnh đạo. Vấn đề thiết lập hệ thống báo cáo quản trị: Kế toán quản trị là khoa hoc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh một cách cụ thể phục vụ cho các nhà quản trị trong việc lập kế hoạch, điều hành, tổ chức thực hiện kế hoạch và quản lý kinh tế tài chính trong nội doanh nghiệp. Thông tin của kế toán quản trị là nguồn thông tin chủ yếu giúp cho nhà quản trị thực hiện các chức năng quản trị: lập kế hoạch, tổ chức điều hành thực hiện kế hoạch, kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch và ra quyết định. Công ty TNHH Điện - Điện tử nên có bộ phận kế toán quản trị và lập các báo cáo quản trị để cung cấp thông tin hữu ích gắn liền với từng mục tiêu, hoạt động cụ thể và phục vụ cho ban giám đốc. 3.2.5. Về kiến nghị với bộ tài chính Bộ tài chính mới chỉ ban hành chuẩn mực và thông tư hướng dẫn thực hiện chuẩn mực cho các doanh nghiệp thực hiện theo quyết định 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 và quyết định số 15 /2006/QĐ – BTC ngày 20/6/2006 thay thế cho quyết định 1141 TC/QĐ/BTC. Còn với doanh nghiệp vừa và nhỏ, bộ tài chính mới chỉ ban hành quyết định 1177 TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1995 và quyết định số 144/2001/QĐ - BTC. Về cơ bản 2 quyết định trên được ban hành theo quyết định 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 thay thế cho quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT. Do đó theo em bộ tài chính cần sớm ban hành quyết định áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hơn nữa, TK511 không phản ánh phần doanh thu bất động sản nên bộ tài chính cần qui định rõ về doanh thu bất động sản trong quyết định mới này. Báo cáo tài chính là sản phẩm của kế toán tài chính trong doanh nghiệp, là nguồn thông tin quan trọng cần thiết cho các quyết định kinh tế của nhiều đối tượng khác nhau bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp. Thông tin trên báo cáo tài chính được lập căn cứ vào: sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và các bảng tổng hợp chi tiết, báo cáo tài chính năm trước. Đối với bảng cân đối kế toán, phần tài sản trong đó: - Loại A tài sản ngắn hạn - mục III các khoản phải thu ngắn hạn chỉ tiêu mã 131 “phải thu khách hàng”. - Loại B tài sản dài hạn - mục I các khoản phải thu dài hạn chỉ tiêu mã 211 “phải thu dài hạn của khách hàng”. Nếu chỉ căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với người mua và bảng tổng hợp thanh toán với người mua như chế độ sổ kế toán và hình thức kế toán ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 sẽ không có đầy đủ thông tin để bóc tách công nợ thành ngắn hạn và dài hạn để phản ánh vào các chỉ tiêu tương ứng. Do đó trên sổ chi tiết thanh toán với người mua cần thêm cột thời hạn thanh toán. Khi ghi sổ, căn cứ vào hợp đồng đã ký về điều khoản thanh toán phản ánh thời hạn thanh toán của từng hợp đồng. 3.4. Đánh giá giải pháp và điều kiện ứng dụng Trên cơ sở kết hợp lý luận với thực tế, em đã nêu ra một số giải pháp nhằm vận dụng chuẩn mực số 14 hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty TNHH Điện - Điện tử. Các giải pháp trên mang tính khả thi, dựa trên chế độ kế toán quốc gia và tình hình thực tế tại công ty. Những giải pháp nêu trên có tính khả thi là do: xuất phát từ yêu cầu quản lý hoạt động kinh doanh của công ty cần có chứng từ hợp lệ hợp pháp, cần có sự so sánh đối chiếu giữa thủ kho và kế toán. Đồng thời việc ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán sẽ góp phần giảm bớt khối lượng công việc ghi chép của kế toán. Mặt khác việc thiết lập hệ thống báo cáo quản trị sẽ giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định đúng đắn, kịp thời, nắm bắt được cơ hội kinh doanh, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Tuy nhiên để thực hiện được các giải pháp trên, công ty cần chú ý đến một số điều kiện sau: - Thường xuyên cập nhật chế độ kế toán, chính sách mới ban hành, kịp thời nắm bắt thông tin, đảm bảo việc hạch toán đúng chính sách và chế độ kế toán hiện hành. - Ban lãnh đạo công ty cần có sự kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ quá trình kinh doanh và công tác hạch toán. Đồng thời ban lãnh đạo cũng cần chú ý đến việc phân công, bố trí nhân sự hợp lý. - Ban lãnh đạo cần tạo môi trường làm việc thân thiện, cởi mở, cung cấp trang thiết bị làm việc hiện đại. KẾT LUẬN Để đáp ứng tốt các yêu cầu về quản lý, kế toán nghiệp vụ bán hàng cần phải được tổ chức hợp lý, khoa học, phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp trên cơ sở chấp hành chế độ kế toán do Bộ Tài Chính ban hành. Công ty TNHH Điện - Điện tử bước vào kinh doanh trong cơ chế thị trường với sự cạnh tranh khốc liệt không tránh khỏi những khó khăn song công ty đã có những thành quả đáng kể đặc biệt là trong công tác bán hàng. Góp phần vào thành công đó có sự đóng góp không nhỏ của bộ máy kế toán tại công ty, đặc biệt là bộ phận kế toán bán hàng đã phản ánh, giám sát một cách chặt chẽ, toàn diện về tài sản và tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Từ đó cung cấp thông tin kịp thời giúp ban giám đốc đưa ra quyết định quản trị hợp lý, đúng đắn. Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Điện - Điện tử được sự giúp đỡ nhiệt tình của cô giáo hướng dẫn ThS. Nguyễn Thị Hà và các anh chị trong phòng kế toán, em đã mạnh dạn nêu ra một số ý kiến, đề xuất nhằm vận dụng chuẩn mực số 14 hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty TNHH Điện - Điện tử. Do trình độ vvà thời gian nghiên cứu còn hạn chế nên luận văn của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa Kế toán – Tài chính, các anh chị trong phòng kế toán công ty TNHH Điện - Điện tử, đặc biệt là cô giáo ThS. Nguyễn Thị Hà, người đã tận tình hướng dẫn, tạo điều kiện cho em hoàn thành luận văn của mình. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO - Hệ thống kế toán Việt Nam (NXB Tài Chính 2006). - Kế toán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ (TS.Nghiêm Văn Lợi – NXB Tài Chính 2002). - Sơ đồ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ (NXB Tài Chính 2002). - 26 chuẩn mục kế toán Việt Nam (NXB Thống Kê). - Tài chính doanh nghiệp thương mại (Trường ĐH Thương Mại). - Kế toán quản trị (Trường ĐH Thương Mại). MỤC LỤC ._.