Vận dụng chuẩn mực Kế toán để hoàn thiện phương pháp Kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Cơ khí Z79

cung cầu, quy luật giá trị. Do đó để đứng vững, tồn tại và phát triển được thì hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp phải mang lại hiệu quả tức là đem lại lợi nhuận.Vì vậy các thông tin cần được cung cấp một cách chính xác kịp thời và toàn diện về tình hình thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và kết quả kinh doanh, tình hình quản lý và sử dụng lao động, vật tư tiền vốn trong quá trình hoạt động kinh doanh, làm cơ sở để đề ra các chủ trương, chính sách và giải pháp quản lý thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế. Bất kỳ nền sản xuất nào, kể cả nền sản xuất hiện đại đều có đặc trưng chung là sự tác động của con người vào các yếu tố lực lượng tự nhiên nhằm thoả mãn những nhu cầu nào đó. Vì vậy sản xuất luôn là sự tác động qua lại của ba yếu tố cơ bản: lao động của con người, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Con người có sức lao động sử dụng tư liệu lao động tác động vào đối tượng lao động để tạo ra của cải vật chất (hay còn gọi là sản phẩm). Như vậy nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động cấu thành nên thực thể sản phẩm, là nhân tố quan trọng tác động đến chất lượng sản phẩm cũng như giá thành của sản phẩm. Đặc biệt trong các doanh nghiệp sản xuất chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do vậy tăng cường công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu đảm bảo sử dụng hiệu quả, tiết kiệm nguyên vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có ý nghĩa quan trọng. Xuất phát từ lý luận và thực tiễn đặt ra cho công tác kế toán nguyên vật liệu. Trong thời gian thực tập tại xí nghiệp cơ khí 79 em đã chọn đề tài: “Vận dụng chuẩn mực kế toán để hoàn thiện phương pháp kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Cơ khí Z79" làm đề tài nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp của mình. Bố cục của luận văn gồm ba chương: Chương 1: Các vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Chương 2: Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp cơ khí Z79 Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp cơ khí Z79. Luận văn tốt nghiệp này được hoàn thành với sự giúp đỡ tận tình của cô giáo hướng dẫn: Đoàn Vân Anh và sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ kế toán tại Xí nghiệp cơ khí 79. Qua đây cho phép em gửi tới các thầy cô giáo, các cô chú trong phòng tài vụ cùng toàn thể ban lãnh đạo của Xí nghiệp cơ khí 79 lời cảm ơn chân thành nhất. Chương I: các vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu I. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu (NVL) trong SXKD 1. Khái niệm và đặc điểm của NVL Khái niệm: Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm được sản xuất ra. Đặc điểm: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động nên có đặc điểm tham gia vào một chu kỳ sản xuất, thay đổi hình dáng ban đầu sau quá trình sử dụng và chuyển toàn bộ giá trị vào giá trị của của sản phẩm được sản xuất ra. 2. Vai trò của NVL trong SXKD Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại thậm chí còn có cả những vật liệu quý hiếm. Mỗi loại nguyên vật liệu lại có tính chất hoá lý khác nhau, nếu không có biện pháp quản lý sẽ dẫn đến hiện tượng hao hụt mất mát. ở những doanh nghiệp này chi phí về nguyên vật liệu lại chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí và giá thành sản phẩm được tạo ra. Do vậy nếu không quản lý tốt sẽ làm tăng chi phí nguyên vật liệu, tăng giá thành sản phẩm làm ảnh hưởng tới lợi nhuận của doanh nghiệp. Xét về hình thái vật chất, nguyên vật liệu là biểu hiện của một phần tài sản lưu động. Nhưng về mặt giá trị đó chính là vốn lưu động của doanh nghiệp. Hiệu quả của việc sử dụng nguyên vật liệu chính là hiệu quả của việc sử dụng vốn sản xuất kinh doanh của chính doanh nghiệp mà cụ thể ở đây chính là vốn lưu động. Từ những lý luận trên cho thấy nguyên vật liệu có một vai trò rất quan trọng trong sản xuất, nó là một trong ba yếu tố cơ bản của quát trình sản xuất, giúp cho quá trình sản xuất được liên tục. Vì vậy việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu phải được đảm bảo tính hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả. II. Phân loại và tính giá NVL 1. Phân loại NVL * Căn cứ vào vai trò và tác dụng của NVL trong quá trình sản xuất - Nguyên, vật liệu chính: là những thứ nguyên, vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm. - Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức ( dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hương liệu, xà phòng, giẻ lau...) - Nhiên liệu: là những thứ vật liệu được dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh như than, củi, xăng dầu, hơi đốt, khí đốt v.v... - Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, phụ tùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải,.... - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị ( cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ...) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. - Phế liệu: là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài ( phôi bào, vải vụn, gạch, sắt...) - Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng v.v... * Căn cứ vào nguồn nhập nguyên vật liệu, nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành: Nguyên vật liệu mua ngoài Nguyên vật liệu tự gia công chế biến Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, ... * Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng nguyên vật liệu bao gồm: Nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào sản xuất kinh doanh Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác như: quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm. 2. Tính giá NVL * Nguyên tắc tính giá Tính giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Thông qua việc đánh giá mới có thể tính đúng, tính đủ chi phí vật liệu vào giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả của việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu được đánh giá theo nguyên tắc giá phí. Nguyên tắc này đòi hỏi tất cả các loại nguyên vật liệu hiện có ở doanh nghiệp phải được phản ánh trong sổ kế toán và báo cáo kế toán theo trị giá vốn thực tế tức là toàn bộ số tiền doanh nghiệp bỏ ra để có được nguyên vật liệu đó. Vận dụng nguyên tắc giá phí, trị giá vốn của vật liệu được phân biệt ở các giai đoạn khác nhau như trị giá vốn của vật liệu mua nhập kho, trị giá vốn của vật liệu xuất kho. Tính giá vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạch toán đúng đắn tình hình tài sản cũng như chi phí SXKD. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp được áp dụng phổ biến hiện nay. Đặc điểm của phương pháp này là mọi nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu đều được kế toán theo dõi, tính toán và ghi chép một cách thường xuyên theo quá trình phát sinh. Phương pháp kiểm kê định kỳ có đặc điểm là trong kỳ kế toán chỉ theo dõi, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ nhập vật liệu, còn giá trị vật liệu xuất chỉ được xác định một lần vào cuối kỳ khi có kết quả kiểm kê vật liệu hiện có cuối kỳ. Trị giá vật liệu Trị giá vật liệu Trị giá vật liệu Trị giá vật liệu = + - xuất trong kỳ Hiện còn đầu kỳ Nhập trong kỳ Hiện còn cuối kỳ a. Giá nhập kho thực tế vật liệu nhập Vật liệu mua ngoài: Giá nhập Giá mua ghi Chi phí thu mua Khoản giảm giá = + - kho trên hóa đơn thực tế được hưởng Vật liệu tự sản xuất: Giá nhập kho là giá thành thực tế sản xuất vật liệu. Vật liệu thuê ngoài chế biến: Giá nhập Giá xuất VL Tiền thuê Chi phí vận chuyển, bốc = + + kho đem chế biến chế biến dỡ vật liệu đi và về vật liệu được cấp: Giá nhập kho = Giá do đơn vị cấp thông báo + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ Vật liệu nhận vốn góp: Giá nhập kho là giá do hội đồng định giá xác định Vật liệu được biếu tặng: Giá nhập kho là giá thực tế được xác định theo thời giá trên thị trường. b. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho *Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Phương pháp này giả thiết số nguyên vật liệu nào nhập kho trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm . *Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Phương pháp này giả thiết số nguyên vật liệu mua sau cùng thì sẽ được xuất kho trước tiên, nguyên vật liệu xuất kho thuộc lô nào thì lấy đơn giá mua thực tế của lô đó để tính. Do đó nếu giá vật liệu trên thị trường có xu hướng tăng thì giá trị vật liệu xuất dùng sẽ tăng, lúc này trị giá vật liệu tồn kho thấp hơn giá thị trường và lợi nhuận trong kỳ sẽ giảm. Ngược lại, nếu giá vật liệu trên thị trường có xu hướng giảm thì giá trị vật liệu xuất dùng giảm, giá trị vật liệu tồn kho cao và lợi nhuận trong kỳ tăng. * Phương pháp đích danh: Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu được xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất kho. Khi xuất kho lô nào hay cái nào sẽ tính theo giá thực tế của lô hay cái đó. *Phương pháp giá đơn vị bình quân gia quyền: Giá thực tế NVL xuất dùng = Số lượng NVL Xuất dùng x Giá đơn vị bình quân Trong đó : 1/ Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ Giá đơn vị bình quân Cả kỳ dự trữ = Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. 2/ Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước Giá đơn vị bình quân Cuối kỳ trước = Trị giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước ) Số lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước ) Phương pháp này mặc dầu khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này . 3/ Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập Giá đơn vị bình quân Sau mỗi lần nhập = Giá thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập Lượng thực tế vật liệu tồn sau mỗi lần nhập Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập lại khắc phục được nhược điểm của cả hai phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật. Nhược điểm của phương pháp này tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần . * Phương pháp tính giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán Đối với các doanh nghiệp việc mua nguyên vật liệu thường xuyên có sự biến động về giá cả, khối lượng, chủng loại nguyên vật liệu nhập xuất nhiều thì có thể sử dụng giá hạch toán để tính giá trị vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho. Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá thực tế vật liệu xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) = Giá hạch toán vật liệu xuất dùng ( hoặc tồn kho cuối kỳ x Hệ số giá vật liệu Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý. 3. Nhiệm vụ kế toán NVL 3.1. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Xuất phát từ tầm quan trọng của nguyên vật liệu đối với sản xuất kinh doanh, việc quản lý nguyên vật liệu phải đảm bảo được đầy đủ những yêu cầu từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản tới khâu sử dụng. Cụ thể là: - ở khâu thu mua: Phải có kế hoạch thu mua các loại nguyên vật liệu hợp lý phù hợp với yêu cầu sản xuất. Quản lý tốt chi phí thu mua và vận chuyển nguyên vật liệu. Tìm nguồn cung cấp nguyên vật liệu ổn định, giá cả hợp lý đồng thời phải quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, thuế GTGT được khấu trừ. - ở khâu dự trữ: Phải xác định được mức dự trữ nguyên vật liệu hợp lý, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu nguyên vật liệu gây ra hiện tượng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều hoặc ngừng sản xuất. - ở khâu bảo quản: Nguyên vật liệu phải được bảo quản chặt chẽ tránh hiện tượng hư hao mất mát. Đồng thời phải có hệ thống kho tàng bến bãi thuận tiện cho việc bảo quản và phục vụ cho quá trình sản xuất. - ở khâu sử dụng: Cần xây dựng được định mức tiêu hao nguyên vật liệu, tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng. Trên cơ sở đó so sánh định mức, dự toán chi phí, đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. Từ đó tìm biện pháp sử dụng hợp lý tiết kiệm nguyên vật liệu, hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm tăng thu nhập và tích lũy cho doanh nghiệp. 3.2. Vai trò của kế toán Quản lý chặt chẽ tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý hoạt động SXKD ở doanh nghiệp. Để góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý vật liệu, kế toán vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Phản ánh chính xác, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp vật liệu trên các mặt: Số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị thời gian cung cấp. - Tính toán và phân bổ chính xác kịp thời trị giá vật liệu xuất dùng cho các đối tượng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những trường hợp sử dụng vật liệu sai mục đích, lãng phí. - Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, phát hiện kịp thời các loại vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, chưa cần dùng và có biện pháp giải phóng để thu hồi vốn nhanh chóng, hạn chế các thiệt hại. - Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo về vật liệu tham gia công tác phân tích việc thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ, sử dụng vật liệu. 4. Những quy định của chuẩn mực kế toán ảnh hưởng đến kế toán nguyên vật liệu. + Các chính sách và phương pháp kế toán doanh nghiệp áp dụng đã chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm. Trường hợp có sự thay đổi chính sách và phương pháp kế toán đã chọn thì phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính. + Các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo trên cơ sở các bằng chứng đầy đủ, khách quan và đúng với thực tế về hiện trạng, bản chất nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo đúng với thực tế, không bị xuyên tạc, không bị bóp méo. + Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến kỳ kế toán phải được ghi chép và báo cáo đầy đủ, không bị bỏ xót. + Việc thanh toán các nghĩa vụ hiện tại có thể được thực hiện bằng nhiều cách như: Trả bằng tiền, trả bằng tài sản khác, cung cấp dịch vụ, thay thế nghĩa vụ này bằng nghĩa vụ khác, chuyển đổi nghĩa vụ nợ phải trả thành vốn chủ sở hữu. + Giá trị NVL được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. - Giá gốc NVL bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí khác liên quan trực tiếp phát sinh để có được NVL ở địa điểm và trạng thái hiện tại. - Chi phí mua của NVL bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong qua trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua NVL. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do không đúng quy cách phẩm chất được trừ khỏi chi phí mua. + Nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ dự trữ để sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm không được đánh giá thấp hơn giá gốc nếu sản phẩm do chúng góp phần cấu tạo nên sẽ được bán bằng hoặc cao hơn giá thành sản xuất của sản phẩm. Khi có sự giảm giá của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ mà giá thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được, thì nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ tồn kho được đánh giá giảm xuống bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. III. Thủ tục quản lý nhập- xuất kho NVL và các chứng từ kế toán liên quan 1. Thủ tục nhập-xuất NVL Tại các doanh nghiệp, vật tư mua về đều được làm thủ tục nhập kho ngay dựa trên các hóa đơn, hợp đồng và biên bản kiểm nghiệm. Bộ phận được giao nhiệm vụ cung ứng vật tư, khi nhập kho vật tư, lập giấy đề nghị nhập kho kèm theo hoá đơn và biên bản kiểm nghiệm sau khi kiểm tra Phòng kế hoạch vật tư lập và ký duyệt phiếu nhập kho theo mẫu quy định. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: 01 liên lưu Phòng vật tư, 01 liên giao kế toán vật liệu, 01 liên giao thủ kho. Khi nhận được phiếu nhập kho, thủ kho ghi số nhập thực ngày, tháng, năm nhập và ký tên vào phiếu nhập. Từ 5 đến 7 ngày thủ kho chuyển phiếu nhập kho cho phòng kế toán để ghi chép theo dõi và hạch toán. Đối với vật tư mua về được chuyển ngay đến bộ phận sử dụng thì cũng được làm đầy đủ thủ tục xuất kho. Phụ trách bộ phận sử dụng cử người chịu trách nhiệm kiểm nhận, ký phiếu nhập kho và xuất kho. Phiếu nhập, xuất kho sau khi ký được chuyển cho thủ kho để vào sổ theo dõi và luân chuyển chứng từ như quy định. 2. các chứng từ kế toán liên quan Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp gồm nhiều loại khác nhau. Để cho việc quản lý được chặt chẽ, cung cấp thông tin nhanh, kịp thời về tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu thành tiền kế toán tiến hành hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đến từng thứ, từng nhóm, từng loại ở từng nơi bảo quản sử dụng nguyên vật liệu. Các loại chứng từ, sổ sách phục vụ cho việc hạch toán chi tiết bao gồm: a. chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc + Phiếu nhập kho ( Mẫu 01-VT) + Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT) + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03-VT-3LL) + Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 08-VT) + Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho ( Mẫu 02-BH) b. Các chứng từ kế toán hướng dẫn + Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức ( Mẫu 04-VT) + Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( Mẫu 05-VT) + Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07-VT) IV. Phương pháp kế toán chi tiết NVL Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các phương pháp khác nhau. Mỗi doanh nghiệp tuỳ thuộc vào đặc điểm riêng có và yêu cầu quản lý của mình để chọn một trong các phương pháp thích hợp. Các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu bao gồm: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư 1. Phương pháp thẻ song song Theo phương pháp thẻ song song, hạch toán chi tiết vật liệu tại các doanh nghiệp được tiến hành như sau: ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu về mặt số lượng ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu cả về số lượng và giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập xuất vật liệu được thủ kho chuyển lên, kế toán phải tiến hành kiểm tra, ghi giá và phản ánh vào các sổ chi tiết. Cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết nhập, xuất, tồn vật liệu. Số tồn trên các sổ chi tiết phải khớp đúng với số tồn trên thẻ kho. Phiếu nhập kho Kế toán tổng hợp Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ hoặc sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật tư Sơ đồ 1: kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Phương pháp thẻ song song đơn giản, dễ thực hiện và tiện lợi khi được sử dụng bằng máy tính. Hiện nay phương pháp này được áp dụng phổ biến ở các doanh nghiệp. 2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển ở kho: Thủ kho sử dụng các thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu về số lượng. ở phòng kế toán: Để theo dõi từng loại vật liệu nhập, xuất và giá trị, kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển. Đặc điểm ghi chép là chỉ ghi chép 1 lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất trong tháng và mỗi danh điểm vật liệu được ghi 1 dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển. Sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập kho Bảng kê nhập Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng kê xuất Sơ đồ 2: kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Ghi chú : Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển cũng đơn giản, dễ thực hiện nhưng có nhược điểm là khối lượng ghi chép của kế toán dồn vào cuối tháng quá nhiều nên ảnh hưởng đến tính kịp thời của việc cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng khác nhau. 3. Phương pháp sổ số dư Phương pháp sổ số dư là phương pháp được sử dụng cho những doanh nghiệp dùng giá hạch toán để hạch toán giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn kho. + ở kho: Thủ kho sử dụng các thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu về số lượng. Cuối tháng thủ kho phải căn cứ vào số tồn của vật liệu trên thẻ kho để ghi vào sổ số dư. Sổ số dư do phòng kế toán lập và gửi xuống cho thủ kho vào ngày cuối tháng để ghi sổ. Các chứng từ nhập xuất sau khi đã ghi vào thẻ kho phải được thủ kho phân loại theo chứng từ nhập, chứng từ xuất của từng loại vật liệu để lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển giao cho phòng kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất. + ở phòng kế toán: Nhân viên kế toán vật liệu có trách nhiệm theo định kỳ (3-5) ngày xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và xem xét các chứng từ nhập, xuất đã được thủ kho phân loại. Sau đó ký nhận vào phiếu giao nhận chứng từ, thu nhận phiếu này kèm các chứng từ nhập xuất có liên quan. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất nhận dược kế toán phải đối chiếu với các chứng từ khác có liên quan, sau đó căn cứ vào giá hạch toán đang sử dụng để ghi giá vào các chứng từ và cột số tiền của phiếu giao nhận chứng từ. Từ phiếu giao nhận chứng từ, kế toán tiến hành ghi vào bảng lũy kế nhập, xuất, tồn vật liệu. Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn được mở riêng cho từng kho và mỗi danh điểm vật liệu được ghi riêng 1 dòng. Vào cuối tháng, kế toán phải tổng hợp số tiền nhập, xuất trong tháng và tính ra số dư cuối tháng cho từng loại vật liệu trên bảng kũy kế. Phiếu nhập kho Kế toán tổng hợp Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho VT Sơ đồ 3: kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu giao nhận chứng từ xuất Phiếu nhập kho Kế toán tổng hợp Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho VT Sơ đồ 3: kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu giao nhận chứng từ xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi định kỳ Số dư trên bảng lũy kế phải khớp với số tiền được kế toán xác định trên sổ số dư do thủ kho chuyển về. Trong điều kiện thực hiện kế toán bằng phương pháp thủ công thì phương pháp sổ số dư là phương pháp có nhiều ưu điểm: hạn chế việc ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán, cho phép kiểm tra thường xuyên công việc ghi chép ở kho, đảm bảo số liệu kế toán được chính xác. V. Kế toán tổng hợp NVL 1. TK kế toán chủ yếu sử dụng: Bao gồm các tài khoản nằm trong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết Định số 1141/TC/QĐ - CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính. Để phản ánh số hiện có và tình hình nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế (hay giá thành thực tế), kế toán sử dụng một số TK sau: * TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu”: tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vật liệu nhập, xuất và tồn kho. Kết cấu tài khoản này như sau: Bên nợ: - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn hoặc từ các nguồn khác. Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ ( Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ ) Bên có: - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho dùng vào sản xuất kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc đưa đi góp vốn; Trị giá của nguyên liệu, vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua. Chiết khấu thương mại được hưởng khi mua nguyên liệu, vật liệu. Trị giá của nguyên liệu, vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê. Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ ( Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ ) Dư nợ: Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ Nguyên tắc hạch toán: Tất cả nguyên vật liệu trên TK 152 đều phản ánh theo giá thực tế. Nhập kho giá nào thì xuất kho giá ấy. Cũng giống như TK 151 chỉ sử dụng ở đầu hoặc cuối kỳ. * TK 151 “ Hàng mua đang đi đường”: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vật tư hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua nhưng cuối thàng chưa về nhập kho. Kết cấu TK này như sau: Bên nợ: Trị giá hàng đã mua đang đi trên đường - Kết chuyển trị giá thực tế của hàng vật tư mua đang đi đường cuối kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ ) Bên có: Trị giá hàng đã mua đang đi đường đã về nhập kho hoặc đã chuyển giao thẳng cho khách hàng. - Kết chuyển trị giá thực tế của hàng vật tư mua đang đi đường đầu kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ ) Dư nợ: trị giá hàng đã mua còn đang đi trên đường ( chưa về nhập kho đơn vị). Nguyên tắc hạch toán: Khi phát sinh hàng mua đang đi trên đường kế toán chưa ghi sổ mà lưu chứng từ vào cặp hồ sơ riêng nếu cuối tháng hàng chưa về nhập kho kế toán phản ánh trên TK 151, nếu trong tháng hàng đã về thì phản ánh trực tiếp trên TK có liên quan. * TK 133 “ thuế GTGT được khấu trừ ”: Tài khoản này chỉ sử dụng đối với các doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Kết cấu tài khoản này như sau: Bên nợ: Phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ. Bên có: - Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ. Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa mua vào nhưng đã trả lại, được giảm giá. Số thuế GTGT đầu vào đã được hoàn lại. Dư nợ: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ hay hoàn lại nhưng NSNN chưa hoàn trả. Nguyên tắc hạch toán: + Thuế phát sinh trong tháng nào được khấu trừ trong tháng đó, số chưa được khấu trừ thì chuyển sang tháng sau khấu trừ tiếp. Nếu thuế đầu vào > thuế đầu ra doanh nghiệp được xin hoàn thuế. + Khi mua hàng hóa dịch vụ vừa dùng cho đối tượng chịu thuế vừa không chịu thuế GTGT về nguyên tắc chung phải tách thuế GTGT của đối tượng chịu thuế được khấu trừ tập hợp vào TK 133, thuế GTGT của hàng hóa không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì không được khấu trừ tính vào giá vốn của hàng bán. + Nếu không tách riêng được toàn bộ thuế đầu vào thì tập hợp vào TK 133 cuối kỳ tính được số khấu trừ và không được khấu trừ theo tỉ lệ doanh thu của từng hoạt động. + Hàng hóa, dịch vụ mua vào không theo Hóa đơn GTGT hoặc có Hóa đơn GTGT nhưng không đúng quy định của pháp luật thì doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Trường hợp Hóa đơn GTGT không ghi thuế GTGT; không ghi hoặc ghi không đúng tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán nên không xác định được người bán; Hóa đơn, chứng từ nộp thuế GTGT giả, Hóa đơn bị tẩy xóa, Hóa đơn khống thì doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. * TK 331 “Phải trả người bán’’: Tài khoản này được mở cho từng đối tượng và có kết cấu như sau: Bên nợ: - Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp; Số tiền ứng trước cho cho người bán vật tư, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao. Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng. Số chiết khấu thanh toán, chiết kgấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào số nợ phải trả cho người bán. Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán. Bên có: - Tổng số tiền hàng phải trả cho người bán vật tư, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp. - Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận khi có hóa đơn hoặc không thông báo giá chính thức. Dư có: Phản ánh số tiền còn phải trả cho người bán vật tư, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp. Dư nợ: Phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Nguyên tắc hạch toán: + TK 331 cuối kỳ không có bù trừ số dư nợ và dư có mà phải theo dõi riêng. Khi lên bảng cân đối kế toán số dư nợ được phản ánh bên tài sản, dư có được phản ánh bên nguồn vốn. + Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ trả tiền ngay (Bằng tiền mặt, tiền séc, hoặc đã trả qua ngân hàng) + Khi phát sinh các khoản công nợ phải trả là ngoại tệ thì một mặt phải theo dõi chi tiết theo từng nguyên tệ, mặt khác phải quy đổi ra tiền Việt nam với nguyên tắc: bên có quy đổi theo tỉ giá bình quân thực tế do ngân hàng công bố, bên nợ phải phản ánh theo tỉ giá thực tế đang ghi sổ. + Cuối kỳ nếu còn số dư công nợ phải trả bằng ngoại tệ thì phải điều chỉnh theo tỉ giá thực tế tại thời điểm cuối kỳ. + Những vật tư, hàng hóa dịch vụ đã nhận nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo chính thức của người bán. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản như: + TK 141 Tạm ứng + TK 111 Tiền mặt + TK 112 Tiền gửi ngân hàng + TK 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản 2. Kế toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến NVL 2.1. Theo phương pháp kê khai._. thường xuyên Đây là phương pháp phản ánh tình hình biến động tăng, giảm, tồn của từng loại vật liệu một cách thường xuyên liên tục vào các tài khoản phản ánh vật liệu. Bởi vậy tại bất kỳ thời điểm nào cũng có thể biết được giá trị vật liệu tồn kho. Phương pháp này hạch toán chính xác giá trị vật liệu sau mỗi lần nhập, xuất kho đảm bảo cân đối giữa giá trị và số lượng, thuận lợi cho việc phân bổ vật liệu xuất kho vào từng tài khoản liên quan. a. Kế toán tổng hợp nhập kho NLVL: * Trường hợp mua ngoài - Khi mua vật liệu về nhập kho: Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. Kế toán ghi: Nợ TK 152- giá mua Nợ TK 133- Thuế GTGT Có TK 111, 112, 331- số tiền thanh toán + Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp. Kế toán ghi: Nợ TK 152- Trị giá vốn thực tế bao gồm VAT Có TK 111, 112,141, 331- Tổng giá thanh toán - Nếu vật liệu mà doanh nghiệp đã mua nhưng cuối tháng chưa về Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. Kế toán ghi: Nợ TK 151- giá mua Nợ TK 133- Thuế GTGT Có TK 111, 112, 331- số tiền thanh toán + Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp. Kế toán ghi: Nợ TK 151- giá mua Có TK 111, 112, 331- số tiền thanh toán Sau đó khi về nhập kho sẽ ghi: Nợ TK 152 Có TK 151 - Các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua và nhập vật liệu tính vào giá nhập kho: Nợ TK 152- giá chưa có thuế Nợ TK 133- Thuế GTGT Có TK 111, 112, 331- số tiền thanh toán + Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp. Kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 111, 112,141, 331- Số tiền thanh toán - Nếu được hưởng chiết khấu thương mại hay giảm giá hàng mua: Nợ TK 111,112,138, 331 Có TK 152 - Nếu được hưởng chiết khấu do thanh toán sớm tiền mua vật liệu thì khoản chiết khấu tính vào thu nhập hoạt động tài chính: Nợ TK 111, 112, 138, 331 Có TK 515 - Khoản thuế nhập khẩu nộp cho nhà nước đối với vật liệu nhập khẩu được tính vào giá nhập: Nợ TK 152 Có TK 3333 “Thuế XN khẩu” - Khoản thuế GTGT phải nộp đối với số vật liệu nhập khẩu nhưng được khấu trừ: Nợ TK 133 Có TK 33312 “Thuế GTGT hàng nhập khẩu” * Trường hợp tự chế biến Căn cứ vào giá thành thực tế của vật liệu tự sản xuất để ghi: Nợ TK 152 Có TK 154 “ chi phí SXKD dở dang” * Trường hợp thuê ngoài gia công chế biến - Trị giá vật liệu xuất giao cho người nhân chế biến: Nợ TK 154 Có TK 152 - Khoản phải thanh toán cho người nhận gia công chế biến và các chi phí khác có liên quan: Nợ TK 154 Có TK 111, 112, 331... - Khi nhập kho trở lại, căn cứ vào giá thực tế của VL đã chế biến xong để ghi: Nợ TK 152 Có TK 154 * Trường hợp nhận góp vốn liên doanh, cổ phần Nợ TK 152 Có TK 441 “ nguồn vốn kinh doanh Có TK 111,112,... Các khoản chi phí có liên quan. b. Kế toán tổng hợp xuất kho NLVL * Xuất dùng cho sản xuất, kinh doanh Căn cứ vào mục đích xuất dùng, kế toán ghi: Nợ TK 621: xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm Nợ TK 627: xuất dùng chung cho phân xưởng, bộ phận sản xuất Nợ TK 6412: xuất phục vụ cho bán hàng Nợ TK 6422: xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241: xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất dùng * Khi cấp vật liệu để cấp cho đơn vị trực thuộc hoặc để cho vay, mượn trong nội bộ sẽ ghi: (1) Cấp cho đơn vị trực thuộc Nợ TK 1361 Có TK 152 (2) Cho vay, mượn trong nội bộ Nợ TK 1368 Có TK 152 * Khi xuất vật liệu kém phẩm chất, ứ đọng để tiêu thụ kế toán phản ánh các nội dung: (1) Trị giá xuất bán: Nợ TK 811- chi phí khác Có TK 152 (2) Tiền bán vật liệu thu được: Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 711- thu nhập khác Có TK 3331- thuế GTGT Đối với doanh nghiệp không thuộc diện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sẽ ghi: Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 711- thu nhập khác * Xuất VL dùng góp vốn liên doanh - Phản ánh giá gốc vật liệu góp vốn Nợ TK 632: Có TK 152 - Phản ánh tổng giá thanh toán được liên doanh chấp nhận Nợ TK 128: giá trị góp vốn liên doanh ngắn hạn Nợ TK 222: giá trị góp vốn liên doanh dài hạn Có TK 511: doanh thu Có TK 33311: thuế GTGT phải nộp c. Một số trường hợp khác về vật liệu * thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê - Nếu trị giá thiếu được ghi tăng giá vốn hàng bán, kế toán ghi; Nợ TK 632 Có TK 152 - Nếu trị giá thiếu chưa xác định được nguyên nhân, kế toán ghi: Nợ TK 138 Có TK 152 Sau đó, kế toán căn cứ vào quyết định xử lý để phản ánh: Nợ TK 1388- bắt bồi thường Nợ TK 632- tính vào giá vốn ...... Có TK 1381- “ TS chờ xử lý” * Khi kiểm kê phát hiện có vật liệu thừa, kế toán phản ánh: - Nếu thừa do nhầm lẫn trong tính toán, ghi chép thì kế toán căn cứ vào tình hình thực tế được xác định để ghi: Nợ TK 152 Có các TK có liên quan - Nếu thừa nhưng chưa xác định nguyên nhân kế toán căn cứ vào trị giá thừa để ghi: Nợ TK 152 Có TK 3381- TS thừa chờ xử lý Sau đó căn cứ vào quyết định xử lý để phản ánh: Nợ TK 3381 Có TK 632- giảm giá vốn hàng bán * Khi đánh giá lại làm tăng trị giá của vật liệu, kế toán căn cứ vào khoản chênh lệch tăng để ghi: Nợ TK 152 Có TK 412- chênh lệch đánh giá lại TS * Khi đánh giá lại làm giảm trị giá của vật liệu, kế toán căn cứ vào khoản chênh lệch giảm để ghi: Nợ TK 412 Có TK 152- chênh lệch đánh giá lại TS Trình tự kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên có thể khái quát bằng sơ đồ sau: TK 138 (1381) TK 154 Xuất NVL tự chế, thuê ngoài gia công TK 411 TK 154 TK 128, 222, TK 336 TK 338 (3381) (3381) Nhận vốn góp liên doanh, cổ phần cấp phát bằng NVL Nhập kho NVL tự chế, thuê ngoài gia công chế biến Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL TK 412 Nhận NVL từ đơn vị nội bộ chuyển đến NVL phát hiện thừa khi kiểm kê Chênh lệch tăng do đánh giá lại TK 128, 222 Xuất NVL góp vốn liên doanh TK 336 Xuất NVL giao cho đơn vị nội bộ NVL thiếu khi kiểm kê TK 412 Chênh lệch giảm do đánh giá lại TK 632, 157 TK 627, 641, 642, 241 TK 151 TK 152 TK 621 TK 111, 112, 331, 141 TK 3333 Nhập kho NVL đang đi đường kỳ trước Xuất dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm Nhập kho NVL mua ngoài (hàng và hoá đơn cùng về) Thuế nhập khẩu tính vào giá trị NVL nhập kho NVL xuất phục vụ QL phân xưởng, bán hàng QLDN, XDCB Xuất bán NVL TK 632 2.2. Theo phương pháp kiểm kê định kỳ Theo phương pháp này tình hình biến động vật liệu trong kỳ không được phản ánh vào tài khoản "Hàng tồn kho" (trong đó có tài khoản "Nguyên vật liệu"). Để biết được lượng vật liệu xuất dùng trong kỳ kế toán phải căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị vật liệu tồn kho và đi đường cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị vật liệu đã xuất dùng theo công thức: Trị giá vật liệu xuất kho = Trị giá vật liệu tồn đầu kỳ + Trị giá vật liệu nhập trong kỳ - Trị giá vật liệu tồn cuối kỳ Mọi nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu đều được phản ánh qua tài khoản 611 “ Mua hàng”- chi tiết 6111 “Mua nguyên vật liệu”. TK151, 152 chỉ phản ánh trị giá vật liệu hiện có đầu kỳ và cuối kỳ. Kết cấu TK 611 như sau: Bên nợ: - Kết chuyển giá gốc hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê) - Giá gốc hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ mua vào trong kỳ; hàng hóa đã bán bị trả lại,... Bên có: - Kết chuyển giá gốc hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê) Giá gốc hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất dùng trong kỳ hoặc giá gốc hàng hóa xuất bán (chưa được xác định là đã bán trong kỳ) Giá gốc hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ mua vào trả lại cho người bán hoặc được giảm giá. TK 6111- không có số dư Nguyên tắc hạch toán: + TK 611 “ Mua hàng” chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. + Giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa mua vào phản ánh trên TK 611 phải theo nguyên tắc giá gốc. + Khi mua nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, căn cứ vào hóa đơn mua hàng, hóa đơn vận chuyển, phiếu nhập kho, thông báo thuế nhập khẩu để ghi nhận giá gốc hàng mua vào TK 611. Khi xuất sử dụng hoặc xuất bán chỉ ghi 1 lần vào cuối kỳ kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê. Nội dung phản ánh: (1) Đầu kỳ, căn cứ vào trị giá vật liệu hiện có được phản ánh trên TK151,152 để chuyển sang TK6111 Nợ TK6111 Có TK151,152 (2) Trong kỳ, mọi nghiệp vụ nhập vật liệu được phản ánh: Nợ TK6111- Trị giá vật liệu nhập Nợ TK133- Thuế GTGT Có TK 111,112,331... Nếu được bên bán giảm giá cho số vật liệu đã mua, kế toán sẽ ghi: Nợ TK 331,... Có TK 6111 (3) Cuối kỳ căn cứ kết quả kiểm kê để chuyển trị giá vật liệu hiện còn. Nợ TK 151,152 Có TK 6111 (4) Sau đó khi xác định được trị giá VL xuất sử dụng trong kỳ sẽ ghi: Nợ TK 621 “ chi phí NVL trực tiếp” Có TK 6111 Trình tự kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ có thể khái quát bằng sơ đồ sau: TK 627, 641, 642, 241 TK 821 TK 151, 152, 157 TK 611 TK 151, 152, 157 TK 111, 112, 331, 141 TK 411, ... Kết chuyển giá vốn thực tế NVL tồn đầu kỳ Kết chuyển giá vốn thực tế NVL tồn cuối kỳ Giá vốn thực tế hàng mua vào trong kỳ Trường hợp khác làm tăng giá trị NVL trong kỳ Trị giá vốn thực tế xuất dùng cho sản xuất kinh doanh Trị giá vốn thực tế NVL xuất bán TK 133 Thuế VAT VI. Hệ thống sổ kế toán áp dụng Tuỳ thuộc vào đặc điểm và yêu cầu quản lý, mỗi doanh nghiệp lựa chọn một hình thức sổ kế toán phù hợp. Bao gồm: Hình thức nhật ký chung, Hình thức chứng từ ghi sổ, Hình thức nhật ký chứng từ, Hình thức nhật ký sổ cái. 1. Hình thức sổ kế toán nhật ký chung Đặc điểm chủ yếu của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để ghi theo thứ tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế theo đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán (quan hệ đối ứng giữa các tài khoản) vào sổ nhật ký chung, sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký để ghi vào sổ cái. Hình thức kế toán nhật ký chung gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau: Sổ nhật ký chung, các sổ nhật ký chuyên dùng Sổ cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp, lập định khoản kế toán rồi ghi vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian rồi từ sổ nhật ký chung ghi vào sổ cái. Trường hợp cần mở thêm sổ nhật ký đặc biệt thì cũng căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ nhật ký đặc biệt. Cuối tháng ghi vào sổ cái. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu trên sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các Báo cáo Tài chính. Ưu điểm và nhược điểm: - Ưu điểm: Dễ ghi chép do mẫu số đơn giản - Nhược điểm: Việc tổng hợp số liệu báo cáo không kịp thời Phương pháp này áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp có trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán thông tin ở mức độ cao. Chứng từ gốc Nhật ký mua hàng Sổ cái tài khoản Nhật ký chung Thẻ kho của thủ kho Sơ đồ 4: hạch toán theo hình thức nhật ký chung Báo cáo tài chính Báo cáo nhập xuất tồn kho vật tư Bảng tổng hợp sổ chi tiết vật tư Sổ chi tiết vật tư Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng 2. Hình thức kế toán nhật ký sổ cái Đặc trưng cơ bản của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Sổ Nhật ký sổ cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký sổ cái là các chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc. Hình thức kế toán nhật ký sổ cái gồm các loại sổ kế toán sau: Nhật ký - Sổ cái Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Trình tự ghi: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán ghi vào Nhật ký Sổ cái sau đó ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng phải khoá sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ Nhật ký - Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập các sổ, thẻ kế toán chi tiết). Ưu điểm: dễ ghi chép do mẫu số đơn giản Nhược điểm: Việc ghi chép bị trùng lắp Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ nhật ký sổ cái Thẻ kho của thủ kho Sơ đồ 5: hạch toán theo hình thức nhật ký sổ cái Báo cáo tài chính Báo cáo nhập xuất tồn kho vật tư Bảng tổng hợp sổ chi tiết vật tư Sổ chi tiết vật tư Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng 3. Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức này là ghi sổ kế toán tổng hợp dựa trên các chứng từ ghi sổ, bao gồm: Ghi theo hình thức thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Ưu nhược điểm của hình thức này : Ưu điểm : dễ ghi chép do mẫu sổ đơn giản,dễ kiểu tra đối chiếu. Nhược điểm : Việc ghi chép dễ bị trùng lặp,việc kiểm tra đối chiếu thường bị chậm. Hình thức này áp dụng thích hợp cho doanh nghiệp có quy mô vừa hoặc lớn có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sử dụng nhiều tài khoản . Chứng từ gốc Sổ kế toán liên quan Sổ cái tài khoản Chứng từ ghi sổ Thẻ kho của thủ kho Sơ đồ 6: hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ ghi sổ Báo cáo tài chính Báo cáo nhập xuất tồn kho vật tư Bảng tổng hợp sổ chi tiết vật tư Sổ chi tiết vật tư Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng 4. Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ. Đặc trưng cơ bản của hình thức này là kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế, tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ. Hình thức kế toán nhật ký chứng từ gồm các loại sổ kế toán : Nhật ký chứng từ Bảng kê Sổ cái Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết Hình thức này áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trình độ nhiệp vụ của kế toán vững vàng. Trình tự ghi sổ: hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái. Ưu điểm và nhược điểm Ưu điểm: giảm bớt số lượng ghi chép, cung cấp thông tin kịp thời, thuận tiện cho việc phân công tác Nhược điểm: kết cấu sổ phức tạp, không thuận tiện cho việc cơ giới hoá kế toán. Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Sơ đồ 7: Hạch toán theo hình thức Nhật Ký Chứng Từ Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Chương II Thực tế công tác kế toán NVL tại xí nghiệp cơ khí 79 I. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp 1. Lịch sử thành lập doanh nghiệp Tiền thân của nhà máy Z79 là các trạm sửa chữa trong chiến tranh, một bộ phận của phòng công nghệ thuộc tổng cục có tên Q179. Nhà máy đã trải qua không ít khó khăn nhất là vào thời gian đầu khi mới thành lập đó là việc tập hợp đội ngũ cán bộ, kỹ sư, công nhân lành nghề và việc huy động các trang thiết bị để chế thử một số mặt hàng mới. Ngày 15/03/1971, cục quản lý quyết định tách xưởng mẫu khỏi phòng công nghệ và chính thức thành lập nhà máy A179. Đến ngày 10/9/1974 với nhiệm vụ mới đặt ra, Tổng cục kỹ thuật ra đời, A179 đựơc đổi tên thành Z179. Tháng 10/2003 theo chỉ thị số 37/CT-BQP của Bộ Quốc Phòng về triển khai, sắp xếp, đổi mới trong quân đội giai đoạn 2003-2005 và theo QĐ số 123/2003/QĐ-BQP ngày 9/9/2003, nhà máy Z179 chính thức đổi tên thành xí nghiệp cơ khí 79. 2. Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp Nhìn chung bộ máy cơ cấu tổ chức của xí nghiệp khá gọn nhẹ, bao gồm các phòng ban chức năng và một số phân xưởng sản xuất. Bộ máy quản lý của xí nghiệp được tổ chức theo kiểu trực tuyến- chức năng. Cụ thể bộ máy được tổ chức theo mô hình sau: Giám đốc Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc kỹ thuật Phòng vật tư Phòng kỹ thuật Phòng lao động hành chính Phòng KCS PX A1 PX A4 PX A3 Phòng kế toán Phòng chính trị PX A2 Sơ đồ 8: Tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp Trong xí nghiệp mỗi một phòng ban hay một phân xưởng tổ sản xuất đều có chức năng, nhiệm vụ riêng song tất cả đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, hỗ trợ nhau làm cho bộ máy của xí nghiệp tạo thành một khối thống nhất. * Chức năng và nhiệm vụ của mỗi phòng ban, bộ phận + Giám đốc: là đại diện pháp nhân của doanh nghiệp do tổng cục quốc phòng bổ nhiệm, có quyền điều hành cao nhất trong doanh nghiệp, tổ chức chỉ đạo và chịu trách nhiệm với Nhà nước, cơ quan quản lý cấp trên và tập thể lao động về kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . + Phó giám đốc kinh doanh: Tham mưu cho giám đốc về các nghiệp vụ hoạt động kinh doanh và quản lý chất lượng hàng hoá của doanh nghiệp. Có nhiệm vụ tìm kiếm nguồn hàng, bạn hàng, tổ chức giao nhận hàng và bán hàng tổ chức vận chuyển hàng hoá của doanh nghiệp. Phó giám đốc kinh doanh có trách nhiệm giám sát, quản lý các phòng kế hoạch, lao động, vật tư. + Phó giám đốc kỹ thuật: Làm chức năng tham mưu về kỹ thuật sản xuất hàng hóa, nghiên cứu sản phẩm và kiểm tra chất lượng sản phẩm. + Phòng kỹ thuật có chức năng thiết kế sản phẩm, chịu trách nhiệm về các dây chuyền sản xuất, máy móc, thiết bị đảm bảo yêu cầu kỹ thuật và lập kế hoạch sửa chữa. + Phòng KCS kiểm tra giám định chất lượng sản phẩm. + Các phân xưởng có chức năng sản xuất sản phẩm đáp ứng yêu cầu về số lượng, chất lượng theo đúng tiến độ hợp đồng. + Phòng tài chính kế toán: Chấp hành mọi quy định, chế độ kế toán tiến hành thực hiện và phản ánh mọi nghiệp vụ kế toán phát sinh có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, ghi chép sổ sách, lập báo cáo tài chính, đảm bảo đủ vốn cho hoạt động kinh doanh. Thực hiện hoạt động nghiệp vụ tổ chức phát sinh tại doanh nghiệp, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, đánh giá hiệu quả và đề xuất các giải pháp nhằm tăng hiệu quả sử dụng của đồng vốn. + Phòng tổ chức hành chính: Giúp giám đốc tổ chức công tác hành chính, quản trị, xây dựng, duy trì nề nếp tác phong làm việc của nhân viên doanh nghiệp quản đồng thời tổ chức sắp xếp nhân sự, chịu trách nhiệm về công tác đào tạo, quỹ lương, các chính sách đối với người lao động, công tác thanh tra bảo vệ doanh nghiệp. + Phòng chính trị: Tổ chức các công tác Đảng, công đoàn cho xí nghiệp. Phòng còn phát động một số phong trào như: thi đua sản xuất, các hoạt động chào mừng các ngày lễ lớn. II. Tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Do đặc điểm tổ chức kinh doanh và quản lý gọn nhẹ, tập trung nên sử dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Phòng kế toán của xí nghiệp thực hiện mọi công tác kế toán, từ việc thu nhận, xử lý chứng từ, luân chuyển ghi chép, tổng hợp, lập báo cáo tài chính, hướng dẫn kiểm tra kế toán toàn xí nghiệp. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung giúp cho lãnh đạo nắm bắt kịp thời toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế và chỉ đạo sát sao, kịp thời các hoạt động toàn xí nghiệp. 2. Hình thức tổ chức công tác kế toán tại xí nghiệp Để phù hợp với yêu cầu và trình độ quản lý của xí nghiệp, xí nghiệp áp dụng hình thức kế toán “ Nhật ký chứng từ ”. Các nghiệp vụ hạch toán kế toán như phản ánh, ghi chép, lưu trữ chứng từ, hệ thống sổ sách kế toán đều được tổ chức thực hiện tại phòng kế toán của xí nghiệp. 3. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tại xí nghiệp Tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp được thể hiện trong sơ đồ: Sơ đồ 9: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán tính giá thành và tiền lương Kế toán bán hàng, công nợ, lãi lỗ. Kế toán TSCĐ và XDCB Kế toán NVL kiêm thủ quỹ * Nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán: - Kế toán trưởng: Có chức năng giám đốc, chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê thông tin kinh tế và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế của xí nghiệp theo đúng chế độ kế toán, đảm bảo sự thống nhất về mặt kế toán, lập báo cáo nhanh về các nội dung kế toán cụ thể để trình cơ quan quản lý cấp trên khi cần thiết. - Bộ phận kế toán bán hàng : Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình mua hàng, nhập kho, bán hàng, hàng tồn kho và tính trị giá vốn hàng bán. - Bộ phận kế toán TSCĐ : Có trách nhiệm trích khấu hao TSCĐ cho từng đối tượng chịu chi phí và tiến hành tập hợp toàn bộ các chi phí phát sinh trong toàn xí nghiệp bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. - Kế toán NVL: theo dõi tình hình nhập, xuất NVL trên các mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị. tính toán và phân bổ chính xác, kịp thời trị giá vật liệu xuất dùngcho các đối tượng khác nhau, kiểm tra việc thực hiện định mức tiêu hao NVL. Kế toán tính giá thành: quản lý chặt chẽ chi phí sản xuất làm căn cứ để tính giá thành sản phẩm và đánh giá hiệu quả sản xuất, tổ chức theo dõi chi tiết 4. Trình tự ghi sổ của hình thức kế toán Nhật ký chứng từ tại xí nghiệp NKCT số 1, số 2, số 5, số 10 Các chứng từ gốc HĐ GTGT Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho - ........................... Bảng kê số 3 Bảng phân bổ NVL Sổ cái TK 152 Sổ chi tiết TK 152 Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Bảng kê số 5 NKCT số 7 Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu * Đặc trưng cơ bản của hình thức này là kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế, tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ. * Trình tự ghi sổ: hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái. 5. Các chính sách kế toán của doanh nghiệp -Niên độ kế toán của doanh nghiệp bắt đầu từ ngày 01/01/2005 kết thúc vào ngày 31/12/2005. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam . Việc chuyển đổi các đồng tiền khác được xác định theo tỷ giá thực tế tại thời điểm đó. - Chính sách kế toán đối với hàng tồn kho: Phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên. Đánh giá hàng tồn kho theo giá mua thực tế, sử dụng giá hạch toán và hệ số giá để xác định hàng tồn kho cuối kỳ. - Xí nghiệp áp dụng phương pháp đường thẳng để tính khấu hao tài sản cố định. Theo đó kế toán căn cứ vào nguyên giá và tỷ lệ khấu hao để tính ra số tiền khấu hao hàng năm . 6. Đặc điểm tổ chức sản xuất liên quan đến NVL Nhìn chung, quá trình sản xuất sản phẩm được diễn ra liên tục và các bước diễn ra theo một trình tự chung như sau: Hình4 : Sơ đồ quá trình sản xuất Lập kế hoạch Cung ứng NVL Sản xuất Nhập kho Tiêu thụ Nhập kho thành phẩm Dịch vụ sau bán hàng Chi phí NVL chiếm 40- 60% trong giá thành sản phẩm. Chỉ một biến động nhỏ trong NVL cũng ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Do đó, công tác quản lý, hạch toán chi phí NVL là một khâu quan trọng của xí nghiệp. Xí nghiệp có một bộ phận là phòng kế hoạch vật tư có nhiệm vụ lập ra kế hoạch sản xuất sản phẩm, định mức rồi tiến hành mua NVL. Sau khi có các kế hoạch về tình hình vật tư,các bộ phận tiến hành thu mua các loại vật tư để đưa vào sản xuất. Đặc điểm dễ nhận thấy là vật tư gồm những loại dễ bảo quản, chủng loại đa dạng, khối lượng lớn bao gồm các loại như sắt thép, nhôm kẽm, nhựa, vòng bi, vòng đai,... Đối với các mặt hàng dành cho quốc phòng được Bộ cung cấp với số lượng lớn nên tình hình sản xuất sản phẩm luôn diễn ra liên tục. Còn với các mặt hàng kinh tế thì, vật tư chủ yếu là đi mua trên thị trường. Các loại vật liệu chính dùng để sản xuất các loại sản phẩm như các loại thép (thép ống, thép lá, thép tròn...), nhôm, đồng, gang,... xí nghiệp mua ở các công ty vật tư nhập khẩu tổng hợp. Do NVL của xí nghiệp phải đáp ứng yêu cầu kỹ thuật cao nên xí nghiệp rất coi trọng chất lượng của chúng. Mọi nghiệp vụ nhập kho đều phải được tiến hành rất nghiêm ngặt. Các nguyên vật liệu đầu vào sau khi được mua về, có thể được nhập kho hoặc đưa ngay vào quá trình sản xuất. Quy trình công nghệ trình sản xuất ở xí nghiệp được tiến hành tại bốn phân xưởng, các sản phẩm được sản xuất qua nhiều giai đoạn, chu kỳ của sản phẩm kéo dài do được chuyển qua nhiều phân xưởng khác nhau.Tuy gồm nhiều loại sản phẩm khác nhau, nhưng đều được chế tạo từ sắt thép nên quy trình công nghệ tương đối giống nhau. III. Thực tế công tác kế toán NLVL 1. Công tác phân loại NLVL trong XN Là một doanh nghiệp cơ khí, cơ cấu sản phẩm tại xí nghiệp rất đa dạng cả về số lượng và đặc tính kỹ thuật cho nên nguyên vật liệu ở đây khá phong phú. Công tác phân loại NVL của xí nghiệp được căn cứ vào vai trò tác dụng của NVL trong quá trình sản xuất. - NVL chính dùng cho sản xuất nhà máy chủ yếu: Các kim loại màu: như đồng thau, đồng đỏ, nhôm, thiếc, niken phế 95%, đai ốc, bulông. Các loại thép như: Thép ống( f84, f89,f140...) Thép lá( tráng thiếc, mạ kẽm, chịu nhiệt,...), thép tấm Bên cạnh đó còn có các bán thành phẩm mua ngoài hoặc tự chế cũng được sử dụng như NVL chính cho quá trình sản xuất như: phôi ty sứ ( 10KV, 15KV, 35KV), phanh hãm vòng bi, vòng bi 6205, phôi con lăn, phôi bánh răng con soắn,... - Các NVL phụ như: bóng đèn đui càc, cáp cao su lõi đồng mềm, cáp bàn 1x70 , Chao đèn tráng men ,ổ cắm, bảng điện gỗ, gạch chịu lửa, đui đèn sứ, ... - Nhiên liệu gồm : xăng, dầu, mỡ - Phụ tùng thay thế gồm: ống cao su chịu áp lực, chịu nhiệt, ống tay bạt máy xì cát, kìm phanh, kìm nguội, Clê choong, tuốc lê vít, clê khẩu, .. - Thiết bị xây dựng cơ bản gồm: trục cát đăng otô..... - Phế liệu gồm: thép vụn,... Toàn bộ chi phí về NVL phục vụ cho sản xuất được tập hợp vào TK621 (Chi phí NVL trực tiếp) Nguồn cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu là do mua ngoài. Việc thu mua vật tư do bộ phận tiếp liệu chịu trách nhiệm dựa trên các kế hoạch sản xuất mà phòng kế hoạch đã tính toán. Bộ phận này liên hệ mua vật tư và cùng với nhân viên đội xe chuyển hàng về kho hoặc tới công trình. Xí nghiệp có hẳn một hệ thống kho rộng rãi thuận tiện cho việc bảo quản và phục vụ sản xuất. Dưới kho có thủ kho chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ vật tư, ghi chép thẻ kho, sắp xếp kho theo nguyên tắc ngăn nắp, dễ tìm, dễ thấy và dễ lấy. Việc nhập, xuất vật liệu đều phải tuân theo các thủ tục đã quy định. 2. Kế toán chi tiết NLVL a. Thủ tục nhập NVL Tại Xí nghiệp, vật tư mua về đều được làm thủ tục nhập kho ngay dựa trên các hoá đơn, hợp đồng và biên bản kiểm nghiệm. Bộ phận được giao nhiệm vụ cung ứng vật tư, khi nhập kho vật tư, lập giấy đề nghị nhập kho kèm theo hoá đơn và biên bản kiểm nghiệm sau khi kiểm tra Phòng kế hoạch vật tư lập và ký duyệt phiếu nhập kho theo mẫu quy định. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: 01 liên lưu Phòng vật tư, 01 liên giao kế toán vật liệu, 01 liên giao thủ kho. Khi nhận được phiếu nhập kho, thủ kho ghi số nhập thực ngày, tháng, năm nhập và ký tên vào phiếu nhập. Từ 5 đến 7 ngày thủ kho chuyển phiếu nhập kho cho Phòng kế toán để ghi chép theo dõi và hạch toán. Trong tháng 3 năm 2006, tại Xí nghiệp có tài liệu sau:  Hoá đơn Mẫu số: 01 GTKT - 3LL giá trị gia tăng HN/2005B Liên 2 (Giao khách hàng) 0020646 Ngày 03 tháng 03 năm 2006 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHHTM Phúc Long Địa chỉ: 101 Lê Thánh Tông- Ngô Quyền- HP Số tài khoản: MST: 02005632181 Điện thoại: Họ và tên người mua hàng: Đơn vị: Xí nghiệp Cơ khí Z79 Địa chỉ: Km 12- Quốc lộ 1A- Thanh Trì- Hà nội Số tài khoản: Mã số: 2800243742002 Hình thức thanh toán: TM/CK STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1*2 Vòng bi Nhật 1 6206 Cái 100 30.000 3.000.000 2 6208 Cái 100 54.000 5.400.000 3 6217 Cái 100 290.000 29.000.000 Cộng tiền hàng: 37.400.000 Thuế suất GTGT 0,5% Tiền thuế GTGT 1.870.000 Tổng cộng tiền thanh toán 39.270.000 Số tiền viết bằng chữ: ( ba mươi chín triệu hai trăm bảy mươi ngàn đồng) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký và đóng dấu)  Hoá đơn Mẫu số: 01 GTKT - 3LL giá trị gia tăng HN/2005B Liên 2 (Giao khách hàng 0028133 Ngày 03 tháng 03 năm 2006 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Vật liệu điện và TB điện Thanh Chiến Địa chỉ: 40 D2 tập thể Nguyễn Công Trứ- Hà Nội Số tài khoản: MST: 0101372803 Điện thoại: Họ và tên người mua hàng: Phạm Quốc Khánh Đơn vị: Xí nghiệp Cơ khí Z79 Địa chỉ: Km 12- Quốc lộ 1A- Thanh Trì- Hà nội Số tài khoản: Mã số: 2800243742002 Hình thức thanh toán: TM STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1*2 1 Khởi động từ 40A Cái 1 280.000 280.000 2 AutomátNhật50A Cái 2 385.000 770.000 3 Dây lọc 2x1 m 100 2.500 250.000 4 Đèn tuýp 1,2m Bộ 64 45.000 180.000 5 Nẹp nhựa tiền phong m 54 3.000 162.000 Cộng tiền hàng: 1.642.000 Thuế suất GTGT 0,5% Tiền thuế GTGT 82.100 Tổng cộng tiền thanh toán 1.724.000 Số tiền viết bằng chữ: ( Một triệu bảy trăm hai mươi tư ngàn đồng chẵn) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký và đóng dấu) Trước khi đưa vào nhập kho, số vật tư trên phải được kiểm nghiệm theo quy định. Nếu đúng mới tiến hành nhập và thanh toán với người bán. Biên bản kiểm nghiệm theo mẫu sau: Xí nghiệp Cơ khí Z79 04 Bản ._.