Vai trò kế hoạch nguồn nhân sự trong việc mở rộng và chiếm lĩnh thị trường của các Doanh nghiệp nhỏ và vừa - Doanh nghiệp vừa và nhỏ

trên nấc thang phát triển kinh tế, doanh nghiệp nào không xây dựng được đội ngũ nhân sự này chắc chắn sẽ tụt hậu. Chúng ta đang sống trong một thời đại mà nhịp độ thay đổi diễn ra với tốc độ chóng mặt, sự bùng nổ khoa nọc công nghệ đang diễn ra như vũ bão, nền kinh tế đang thay đổi từng ngày từng giờ. Do vậy mỗi doanh nghiệp đều phải tự quyết định sao cho chính xác nhu cầu lao động cho doanh nghiệp cũng như phương hướng phát triển và hoàn thiện nguồn lao động của mình. Hơn lúc nào hết yêu cầu về kế hoạch và tổ chức lực lượng lao động trở thành một nhu cầu bức thiết để có thể thu hút, bảo tồn và phát triển nguồn nhân lực – đó cũng là một trong những điều kiện đảm bảo chất lượng để doanh nghiệp tồn tại và phát triển bền vững. Muốn có một đội ngũ lao động mạnh về số lượng cũng như chất lượng để phù hợp với mục tiêu của tổ chức, người làm công tác quản trị nhân lực phải nhận thức được vai trò của kế hoạch nhân sự và biết lập kế hoạch nguồn nhân sự cũng như dự báo để xác định nhu cầu nhân sự trước mắt cũng như lâu dài. Tuy vai trò của kế hoạch nhân sự quan trọng như vậy nhưng cũng có không ít doanh nghiệp và nhà quản trị vẫn không nhận điều đó giải thích tại sao nhiều doanh nghiệp khi thành lập có rất nhiều điêù kiện như vốn, thị trường, nguồn nguyên liệu nhưng vẫn đi tới thất bại và phá sản. Đặc biệt là đối với những doanh nghiệp nhỏ và vừa, bởi nguồn vốn eo hẹp, thị trường nhỏ bé, ít kinh nghiệm nên nhân sự lại là nhân tố chủ chốt trong cạnh tranh và phát triển. Vì vậy em chọn đề tài “ Vai trò kế hoạch nguồn nhân sự trong việc mở rộng và chiếm lĩnh thị trường của các doanh nghiệp nhỏ và vừa’’ cho bài viết đề án môn học của mình nhằm củng cố lại kiến thức cũng như hoàn thiện hơn nữa tầm hiểu biết của mình về vai trò và tầm quan trọng của kế hoạch nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. I. Khái quát về công tác kế hoạch và kế hoạch nhân sự trong doanh nghiệp 1. Kế hoạch kinh doanh và bản chất của kêa hoạch kinh doanh 1.1. Khái niệm Kế hoạch kinh doanh là một quy trình ra quyết định cho phép xây dựng một hình ảnh mong muốn về trạnh thái tương lai của doanh nghiệp và xác định các phương thức tiến hành để thực hiện mong muốn đó của doanh nghiệp. 1.2. Bản chất kế hoạch kinh doanh Kế hoạch kinh doanh là một quy trình hoàn toàn rõ ràng dựa trên cơ sở một phương pháp khoa học và được triển khai trong một thời gian theo một chương trình đã được tính trước. Kế hoạch hoá cho phép đưa ra các sự lựa chọn chiến lược và các chương trình hành động nhằm mục đích đảm bảo sự thực hiện các lựa chọn này. Có các hình thức kế hoạch kinh doanh : - Kế hoạch chiến lược - Kế hoạch dài hạn thường từ 3-5 năm - Kế hoạch tác nghiệp - Kế hoạch tập trung Kế hoạch kinh doanh được hình thành bởi các kế hoạch bộ phận: + Kế hoạch sản xuất đó là kế hoạch đưa ra các chính sách sản xuất thương mại mua sắm cung ứng ... cho hoạt động sản xuất nhằm tối ưu hoá việc sử dụng các yếu tố sản xuất sẵn có để sản xuất một hoặc nhiều sản phẩm đã định. Kế hoạch sản xuất phải được điều chỉnh linh hoạt để có thể thích ứng với sự biến động của môi trường kinh doanh và đặc biệt là sự biến động của nhu cầu. + Kế hoạch marketing: là việc phân tích nhu cầu thị trường và sự đầu tư có thể để đáp ứng nhu cầu thị trường. Làm chức năng gắn kết doanh nghiệp với thị trường, kết nối các hoạt động của doanh nghiệp với thị trường, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hướng theo thị trường, lấy thị trường làm chỗ dựa cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. + Kế hoạch tài chính: là quá trình xác định các chỉ tiêu tài chính của doanh nghiệp, phân tích sự khác biệt giữa những mục tiêu được xác định với tính hiện tại của doanh nghiệp và báo cáo về các hoạt động nhằm làm cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu tài chính đề ra. Thực hiện tốt kế hoạch tài chính cho phép cân đối các nguồn tài chính để thoả mãn nhu cầu về ngân sách cho việc thực hiện các kế hoạch chức năng khác. + Kế hoạch nhân sự: kế hoạch nhân sự cho phép các nhà quản lý và bộ phận nhân sự dự báo các nhu cầu tương lai về nhân sự của doanh nghiệp và khả năng cung ứng lao động. Việc thực hiện tốt kế hoạch nhân sự đảm bảo cho doanh nghiệp thực hiện các kế hoạch khác, đảm bảo tính khả thi và thành công của kế hoạch kinh doanh với nhiệm vụ khai thác tới mức cao nhất khả năng tiềm tàng về lao động, sử dụng hợp lý quỹ tiền lương trên cơ sở tổ chức lại lao động để không ngừng tăng năng suất; hạ giá thành sản phẩm, tăng tích luỹ và đảm bảo thu nhập của người lao động không ngừng tăng lên. 2. Tổng quan về kế hoạch hoá nguồn nhân lực 2.1. Định nghĩa. ở trên ta đã đưa ra khái niệm kế hoạch nhân sự trong đó chỉ là khái niệm mang tính chung nhất, để hiểu được kế hoạch nhân sự một cách đầy đủ ta cần tìm hiểu thêm một số khái niệm, một số cách nhìn nhận khác về kế hoạch nhân sự. Có nhiều định nghĩa khác nhau về kế hoạch nguồn nhân lực. Tuy nhiên, tất cả đều có một điểm chung đó là việc phân tích nhu cầu nhân sự trong tương lai và đề ra các kế hoạch cụ thể để có nguồn lực đó. * Là quá trình xác định nhu cầu của nguồn nhân lực xuất phát từ mục tiêu của tổ chức và xây dựng các kế hoạch hoá nguồn nhân để đáp ứng nhu cầu đó * Kế hoạch nhân sự cho phép các nhà quản lívà bộ phận nhân sự dự báo các nhu cầu tương lai về nhân sự của doanh nghiệp và khả năng cung ứng lao động. Chỉ khi thực hiện tốt kế hoạch nhân sự mới đảm bảo cho doanh nghiệp thực hiện các kế hoạch khác, đảm bảo tính khả thi và thành công của kế hoạch kinh doanh. Với khả năng khai thác cao nhất các khả năng tiềm tàng về lao động, sử dụng hợp lí quỹ tiền lương trên cơ sở tổ chức lại lao động để không ngừng tăng năng suất; hạ giá thành tăng tích luỹ và đảm bảo thu nhập của người lao động ngày một tăng. Hoạch định nguồn nhân lực: Là quá trình triển khai và thực hiện các kế hoạch, các chương trình nhằm đảm bảo rằng cơ quan sẽ có đúng về số lượng đúng số người được bố trí đúng nơi, đúng lúc và đúng chỗ” Là một tiến trình duyệt xét lại một cách có hệ thống những yêu cầu về nhân lực để đảm bảo rằng cơ quan sẽ có đúng số người có đầy đủ các kỹ năng theo đúng yêu cầu Hoạch định nghĩa là tiên liệu, tiên đoán hay dự báo những thay đổi biến thiên, cũng như phòng ngừa các rủi ro trong tương lai, những biến thiên ấy nằm ở các dạng hoặc là sự kết hợp giữa các dạng: * Xu hướng lâu dài hay xu hướng trường kỳ : Xu hướng lâu dài là xu hướng dự báo nhu cầu đối với sản phẩm hoặc nhân sự của một hãng, thường là 5 năm trở lên trong tương lai. Thấy trước xu hướng này là điều rất quan trọng bởi vì một hãng sẽ không tìm được đủ người có trình độ theo nhu cầu nếu họ không chuẩn bị tuyển dụng và đào tạo nhân sự trước * Biến thiên theo chu kỳ : Biến thiên theo chu kỳ là một sự chuyển động hay biến động mà chúng ta mà ta có thể tiên đoán được một cách hợp lý về tuyến xu hướng xảy ra trong giai đoạn hơn một năm. Hiểu được rõ vấn đề này là rất quan trọng bởi vì chúng ta có thể tăng thêm nhân sự để đáp ứng với các nhu cầu của chu kỳ, mặc dầu chúng ta tiên đoán rằng nhu cầu về lâu dài là vẫn ổn định. * Những biến thiên theo mùa : Biến thiên theo mùa là những thay đổi có thể tiên đoán được một cách hợp lý thường xảy ra trong giai đoạn một năm. * Những biến thiên ngẫu nhiên : Biến thiên ngẫu nhiên là những thay đổi không theo mô hình nào cả. Ngay cả những kỹ thuật dự báo tinh vi nhất cũng không thể thấy trước những thay đổi này. 2.2. Các yếu tố ảnh hưởng tới nguồn nhân lực Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là khâu vô cùng quan trọng do vậy, nhà quản trị phải suy xét nhiều yếu tố khác nhau cả bên trong cũng như bên ngoài - chúng phải được đánh giá tỉ mỉ trước khi tuyển chọn nhân sự cho doanh nghiệp. a Những yếu tố bên ngoài bao gồm : Trình độ học vấn; những quan điểm thịnh hành trong xã hội (như quan điểm về lao động) những luật lệ và qui định có ảnh hưởng trực tiếp đến nhân viên, những điều kiện về kinh tế và vấn đề về cung cầu về những người quản lý . b. Những yếu tố bên trong : * Kế hoạch chiến lược : Mỗi một doanh nghiệp cũng đều phải đáp ứng được những thay đổi về môi trường doanh nghiệp để có thể tồn tại và phát triển, những quyết định sẽ tạo nên những lợi thế cho những kế hoạch chiến lược . Kế hoạch chiến lược giao cho các bộ phận phải hoàn thành các mục tiêu dài hạn như là tỉ lệ tăng trưởng và loại lao động cần có trong tương lai đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. * Ngân sách : Ngân sách là nguồn cung cấp cho mọi hoạt động của doanh nghiệp. Trong ngắn hạn , những nhà hoạch định phải tìm cách sao cho kế hoạch chiến lược hoạt động trong khuôn khổ của ngân sách cho phép. Ngân sách tăng hay giảm đều là dấu hiệu ảnh hưởng tới nhu cầu nguồn nhân lực trong ngắn hạn. * Những dự báo về sản phẩm và khối lượng bán : Điều này sẽ cung cấp những thông tin về sự thay đổi ngắn hạn nhu cầu nguồn nhân lực của doanh nghiệp . * Những dự án kinh doanh mới : Đây là một trong những yếu tố quyết định cho sự thay đổi nhu cầu nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Khi một dự án kinh doanh mới đi vào hoạt động, thời gian đầu sẽ cần đến những nhà hoạch định tài nguyên nhân sự để xác định số người cần thiết cho những công việc mới trong dự án kinh doanh đó .Đồng thời có những kế hoạch dài hạn nguồn nhân lực trong một dự án kinh doanh mới ra đời để quá trình sản xuất kinh doanh luôn luôn ổn định và hiệu quả. Ngoài các mục tiêu, chiến lược của tổ chức, kế hoạch kinh doanh còn bao gồm các yếu tố như nghiệp vụ, công nghệ, loại người được tuyển dụng, cung và cầu về người quản lý trong nội bộ doanh nghiệp, hệ thống khen thưởng, các loại chính sách khác nhau... c. .Tính bất định của môi trường có ảnh hưởng sâu rộng vì chúng ảnh hưởng đến toàn bộ các bước tiếp theo của quá trình quản trị nhân sự ((4 ) PTS. Nguyễn Thanh Hội, Quản trị nhân sự, NXB Thống Kê 1999 ) *. Môi trường vĩ mô : - Các yếu tố kinh tế : Phát triển kinh tế có thể dễ nhận thấy nhất nhưng lại là những yếu tố khó dự báo và có thể lường trước được. Các doanh nghiệp cần chon lọc để nhận biết được các tác động trực tiếp ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Các yếu tố luật lệ của Nhà nước : Các yếu tố này ngày càng ảnh hưởng mạnh tới doanh nghiệp, doanh nghiệp phải tuân theo những quy định của nhà nước như chính sách tiền lương, an toàn lao động, vệ sinh lao động… từ đó ảnh hưởng tới quá trình kế hoạch chiến lược lâu dài của doanh nghiệp từ đây mà ảnh hưởng tới kế hoạch nguồn nhân lực như xác định những nhu cầu về lao động, hay luật thuế của nhà nước cũng sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Các yếu tố văn hoá xã hội : Những yếu tố về văn hoá xã hội sẽ có ảnh những ảnh hưởng tới nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Sự trung thành tin cậy của lao động đối với doanh nghiệp hay ảnh hưởng của đời sống xã hội tác động đến họ sẽ là yếu tố thúc đẩy hay cản trở đến sự thực hiện công việc của họ. - Các yếu tố tự nhiên: ảnh hưởng một cách trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó có ảnh hưởng một cách gián tiếp đến nguồn nhân lực của doanh nghiệp đó. * Môi trường tác nghiệp. Bao gồm các yếu tố trong ngành và các yếu tố ngoại cảnh đối với doanh nghiệp, quyết định tính chất và mức độ cạnh tranh trong ngành kinh tế. Có 5 yếu tố cơ bản là: đối thủ cạnh tranh, người mua, người cung cấp, các đối thủ tiềm ẩn và hàng (sản phẩm ) thay thế. * Hoàn cảnh nội bộ: Hoàn cảnh nội bộ của một doanh nghiệp bao gồm tất cả các yếu tố và hệ thống bên trong của doanh nghiệp. Chỉ qua xem xét hoàn cảnh nội bộ của doanh nghiệp cũng thấy rằng sự sống còn của một doanh nghiệp suy cho cùng phụ thuộc vào khả năng doanh nghiệp có nhận được các nguồn lực từ môi trường bên ngoài hay không. Các nguồn lực chủ yếu để doanh nghiệp tồn tại bao gồm: tiền vốn, con người và nguyên liệu. Mỗi bộ phận chức năng của doanh nghiệp chịu trách nhiệm tìm kiếm hoặc bảo toàn một hoặc nhiều nguồn nhân lực nói trên. II . Vai trò của kế hoạch hoá nguồn nhân lực trong việc mở rộng và chiếm lĩnh thị trường. 1. Khái niệm doanh nghiệp nhỏ và vừa. Doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam là cơ sở sản xuất kinh doanh độc lập, đã đăng ký kinh doanh theo pháp luật hiện hành, không phân biệt thành phần kinh tế, có quy mô về vốn hoặc lao động thoả mãn các quyết định của Chính phủ đối với từng ngành nghề tương ứng với từng thời kỳ phát triển của nền kinh tế. Theo công văn số 681/CP-KTN ngày 20/6/1998 của thủ tướng Chính phủ về tiêu chí tạm thời xác định các doanh nghiệp nhỏ và vừa thì các doanh nghiệp có vốn điều lệ dưới 5 tỷ đồng và số lao động dưới 200 người được xếp vào nhóm các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Cũng theo qui định doanh nghiệp nhỏ có số lao động dưới 30 người và số vốn dưới 1 tỷ đồng. Doanh nghiệp vừa có từ 31 -200 lao động và vốn từ 1-5 tỷ đồng. Đối với các doanh nghiệp công nghiệp doanh nghiệp nhỏ có số vốn từ 1 tỷ đồng trở xuống và số lao động từ 50 người trở xuống, còn các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ số lao động dưới 30 người. Như vậy, tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế có đăng ký kinh doanh và thoả mãn hai tiêu thức trên đều được coi là doanh nghiệp nhỏ và vừa. Theo cách phân loại này ở Việt Nam hiện nay số doanh nghiệp nhỏ và vừa chiếm khoảng 93% tổng số doanh nghiệp hiện có. Trên đây là quy ước hành chính của Chính phủ để tiện cho việc quản lý các doanh nghiệp, tuy nhiên ở Việt Nam hiện có nhiều tổ chức tài chính phi chính phủ sử dụng các tiêu thức khác để phân loại nhưng trong đề án này chúng ta không bàn đến. 2. Vị thế của doanh nghiệp nhỏ và vừa 2.1. Đặc điểm Doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam thường gắn với công nghệ lạc hậu, thủ công có thể lấy ví dụ qua biểu trình độ trang thiết bị trong các doanh nghiệp doanh nghiệp nhỏ và vừa ở TP. Hồ Chí Minh như sau: Biểu trình độ công nghệ của các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở TP. Hồ Chí Minh. Đơn vị tính: % Loại doanh nghiệp Trình độ công nghệ máy móc thiết bị Hiện đại Trung bình Lạc hậu 1. DNNN 11,4 53,1 35,5 2. Ngoài quốc doanh 6,7 27,0 66,3 - Cổ phần, TNHH 19,4 54,8 25,8 - Doanh nghiệp tư nhân 30,0 30,3 50,0 - Hợp tác xã 16,7 33,3 50,0 - Tổ hợp và cá thể 3,6 22,8 73,6 Tính chung 10,0 22,8 52,0 Nguồn: Thời báo Kinh tế Việt Nam năm 1998 Công nghệ lạc hậu chiếm tỷ trọng rất lớn là điểm khác biệt của các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam so với các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở các nước công nghiệp phát triển. Mặt khác, tốc độ đổi mới công nghệ rất chậm. Ví dụ: TP. Hồ Chí Minh là trung tâm công nghiệp lớn nhất cả nước nhưng tốc độ đổi mới cũng chỉ đạt 10% trong khi ở các nước công nghiệp phát triển bình quân là 15%. So với các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở nước ngoài, các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam phân tán, ít có mối liên hệ với nhau, khả năng liên kết yếu, tách rời khỏi các doanh nghiệp lớn. Nói đến các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam trước tiên và chủ yếu là nói đến các doanh nghiệp khu vực ngoài quốc doanh do tính lịch sử của quá trình hình thành và phát triển các thành phần kinh tế ở nước ta, đại bộ phận các doanh nghiệp nhỏ và vừa theo quy định hiện hành của thủ tướng Chính phủ đều thuộc khu vực ngoài quốc doanh, bởi vậy đặc điểm và tính chất của các doanh nghiệp thuộc khu vực này mang tính đại diện cho doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam. Các doanh nghiệp nhỏ và vừa chủ yếu bao gồm các loại hình doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp TNHH, doanh nghiệp cổ phần. Vị trí, vai trò và tốc độ phát triển của những doanh nghiệp này rất khác nhau. 2.2. Vị trí, vai trò của các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Doanh nghiệp nhỏ và vừa có vị trí, vai trò rất quan trọng trong nền kinh tế mỗi nước, kể cả những nước có trình độ phát triển cao. Trong bối cảnh cạnh tranh toàn cầu gay gắt như hiện nay thì hầu hết các nước đều tập trung hỗ trợ các doanh nghiệp nhỏ và vừa nhằm huy động tối đa các nguồn lực tạo sức bật cho nền kinh tế. Thực tế hiện nay, vị thế và vai trò của các doanh nghiệp nhỏ và vừa được khẳng định thể hiện qua các điểm chủ yếu sau: - Về số lượng các doanh nghiệp nhỏ và vừa chiếm ưu thế tuyệt đối ở Việt Nam khoảng 93%. - Doanh nghiệp nhỏ và vừa có mặt trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề và tồn tại như một bộ phận không thể thiếu được trong nền kinh tế mỗi nước. Nó là một bộ phận hữu cơ gắn bó chặt chẽ với các doanh nghiệp lớn, có tác dụng hỗ trợ, bổ sung, thúc đẩy các doanh nghiệp lớn phát triển. Sự phát triển của các doanh nghiệp nhỏ và vừa góp phần quan trọng trong việc giải quyết những mục tiêu kinh tế như đóng góp vào ngân sách, GDP. Cung cấp khối lượng hàng hoá tương đối lớn, thu hút và sử dụng tương đối lớn lao động cho sản xuất đồng thời tạo nguồn thu nhập ổn định trong dân cư. Đối với Việt Nam thì vị trí, vai trò của doanh nghiệp nhỏ và vừa lại càng quan trọng, toàn bộ khu vực doanh nghiệp nhỏ và vừa tạo ra khoảng 31% tổng giá trị sản lượng công nghiệp hàng năm, khoảng 20% GDP trong toàn quốc. Tuy chiếm số lượng áp đảo trên thị trường nhưng doanh nghiệp nhỏ và vừa lại chỉ chiếm 20% về lượng vốn. Sức cạnh tranh trên thị trường không lớn do tiềm lực tài chính thấp. Phần lớn các doanh nghiệp sản xuất loại sản phẩm có mức lợi nhuận thấp, khả năng hạn hẹp trong việc đào tạo công nhân, đầu tư cho nghiên cứu, thiết kế cải tiến công nghệ, đổi mới sản phẩm, chưa có được vị thế xứng đáng với tầm vóc trên thị trường để có thể cạnh tranh. Do đó, để có thể cạnh tranh trên thị trường các doanh nghiệp nhỏ và vừa cần phải: - Tăng hiệu quả đồng thời mở rộng sản xuất. - Chuyển sang các sản phẩm có lợi nhuận cao hơn, đảm bảo mức tích luỹ lớn, tạo tiền đề cho sự mở rộng doanh nghiệp. Để làm được điều đó, đòi hỏi người lãnh đạo phải là người năng động, có kế hoạch đúng đắn và hiệu quả. Một kế hoạch thiếu đúng đắn và không hiệu quả thì sự thất bại là điều dễ xảy ra đối với doanh nghiệp, đưa doanh nghiệp đến chỗ phá sản. 2.3. Xu hướng phát triển của các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Trong xu thế hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu, Việt Nam đẩy mạnh hơn nữa những chính sách rộng mở và thông thoáng tạo điều kiện cho mọi thành phần kinh tế phát triển bình đẳng, tận dụng mọi nguồn lực và ưu thế của đất nước vào cuộc cạnh tranh toàn cầu, nâng cao vị thế quốc gia. Thực tế đã cho thấy doanh nghiệp nhỏ và vừa đã và đang chiếm một vị trí hết sức quan trọng, căn cứ vào tốc độ tăng trưởng GDP của các doanh nghiệp nhỏ và vừa như hiện nay có thể thấy rằng tốc độ tăng trưởng, tiềm năng phát triển để đạt được những mục tiêu kinh tế - xã hội đã đề ra trong giai đoạn tới phụ thuộc rất lớn vào sự phát triển của các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Đặc biệt trong bối cảnh toàn cầu hoá kinh tế và tự do thương mại như hiện nay, phát triển các doanh nghiệp nhỏ và vừa có nhiều lợi thế: - Khả năng linh hoạt cao, dễ thích ứng với sự thay đổi của thị trường. - Đầu tư vốn ít mà vẫn có trang thiết bị công nghệ mới tương đối hiện đại, hơn nữa khả năng đổi mới sản phẩm nhanh, cần ít diện tích sản xuất, có khả năng phân tán sản xuất, khả năng phát huy được lợi thế về giảm đầu tư ban đầu cho cơ sở vật chất, tận dụng các nguồn lực phân tán. Chỉ có phát triển mạnh doanh nghiệp nhỏ và vừa mới có khả năng phát huy các nguồn lực và tiềm năng tại chỗ của các địa phương, các nguồn lực tài chính của dân cư trong vùng tạo sức cạnh tranh cho nền kinh tế. Phát triển mạnh mô hình doanh nghiệp nhỏ và vừa chính là mô hình mà Nhật đã theo đuổi, đó cũng là nguyên nhân chính tạo ra một giai đoạn "thần kỳ Nhật Bản" ở giữa thế kỷ XX . Hiện tại doanh nghiệp nhỏ và vừa đã và đang được Chính phủ, các tổ chức đa phương như: IFC, WB, EU hỗ trợ cả về vốn, chính sách, đào tạo nhân lực, do đó trong thời gian tới, doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam sẽ có bộ mặt mới, vị thế mới trong nền kinh tế. Sự phát triển của doanh nghiệp nhỏ và vừa là một quy luật tất yếu. 3. Vai trò của kế hoạch nhân sự trong việc mở rộng và chiếm lĩnh thị trường So sánh tương quan về mọi mặt của doanh nghiệp nhỏ và vừa với một doanh nghiệp lớn thì chúng ta dễ thấy một trong những ưu việt hiếm hoi của các doanh nghiệp nhỏ và vừa là tính linh hoạt, mềm dẻo trong việc thích ứng nhanh với những biến động của thị trường. Doanh nghiệp nhỏ và vừa có được điều đó là nhờ qui mô nhỏ, biên chế gọn nhẹ mà sự tiếp xúc trực tiếp giữa người chủ với nhân viên rút gọn rất nhiều quá trình truyền tin. Mặt khác, các doanh nghiệp nhỏ và vừa cạnh tranh trên cùng một thị trường đều dễ sao chép của nhau những yếu tố như: cơ sở vật chất, công nghệ sản xuất, các biện pháp tiếp thị chỉ có yếu tố nhân sự là khó sao chép, vì thế nó quyết định đến sự khác nhau về hiệu quả kinh doanh giữa các doanh nghiệp. Do vậy việc quan tâm xây dựng được một đội ngũ nhân viên giỏi có tinh thần đoàn kết nhất trí, thân thiện và cởi mở với nhau là vấn đề quan trọng số một trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Mặc dù doanh nghiệp nhỏ và vừa có ưu thế linh hoạt nhưng không vì thế mà không mở rộng và phát triển doanh nghiệp. Vì mở rộng và phát triển doanh nghiệp là mục tiêu cao bậc nhất, là mong muốn và mục tiêu ngay từ ban đầu của những nhà quản trị, của nhân viên và các nhà đầu tư. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là cơ sở để xây dựng hợp lý các chương trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực . Đây là một hướng phát triển lâu dài của doanh nghiệp nhằm đáp ứng mọi nhu cầu về lao động trong bất kỳ sự thay đổi nào của khoa học, kỹ thuật hay trong kế hoạch sản xuất kinh doanh. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực sẽ giúp cho các doanh nghiệp nắm được thực chất đội ngũ làm việc và trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, các tiềm năng cần được khai thác để có thể nâng cao tốc độ phát triển sản xuất của doanh nghiệp. Nhu cầu sử dụng lao động có sự khác biệt lớn về kỹ năng, kiến thức, giới tính, lứa tuổi và phụ thuộc vào các mức trả công lao động. Không giống như đối với nguồn lực về tài chính, nguồn lực về lao động không phải lúc nào cũng sử dụng ngay được như vậy cần có kế hoạch về hiện tại cũng như trong tương lai về nguồn nhân lực khi cần thiết kế hoạch hoá nguồn nhân lực giúp cho bộ phận nguồn nhân lực xác định được nhu cầu đó. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực sẽ giúp cho doanh nghiệp dự kiến được số người bổ sung do yêu cầu của sản xuất và số lượng cần được thay thế do các nguyên nhân xã hội để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực giúp cho tổ chức có thể hoàn thiện được việc bố trí, sử dụng nguồn nhân lực của mình cũng như xác định được số tiền công để trả cho người lao động. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực giúp cho doanh nghiệp có thể tuyển mộ, tuyển chọn một cách có hiệu quả và kinh tế. Cùng với bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc, nó xác định những yêu cầu và cách thức thực hiện công việc đó đối với người lao động. Từ đó cho phép doanh nghiệp tuyển dụng đúng số người vào làm việc, với những ai thì đáp ứng được yêu cầu công việc để đảm bảo mục tiêu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực sẽ dẫn tới nhu cầu xây dựng một hệ thống thông tin về nguồn nhân lực để trợ giúp cho các hoạt động của bộ phận nguồn nhân lực cũng như hoạt động của tất cả các bộ phận chức năng, từ đó sẽ giúp cho chúng ta tạo ra sự hài hoà và sự phối hợp các chương trình nguồn nhân lực trong tổ chức. III. Quy trình lập kế hoạch nguồn nhân lực trong doanh nghiệp 1. Nhu cầu và dự báo cầu về nguồn nhân lực : Sau khi dự báo nhu cầu về sản xuất kinh doanh, nhà quản trị sẽ dựa vào đó mà dự báo nhu cầu về tài nguyên nhân sự một cách cụ thể từ đó đưa ra phương hướng phát triển trong tương lai. Còn dự báo khả năng sẵn có về nhân lực sẽ cung cấp cho cấp quản trị các phương tiện ước tính phải cần bao nhiêu công nhân, loại nào, từ đó xác định nhu cầu về việc làm và nhu cầu về sức lao động. 1.1. Phân tích môi trường và dự báo nhu cầu nhân lực trong tương lai. Nhu cầu nhân lực trong tương lai của doanh nghiệp chính là phần trọng tâm của kế hoạch hoá nguồn nhân lực, do vậy doanh nghiệp cần xem xét và xác định rõ các yếu tố liên quan đến việc xác định nhu cầu trong tương lai. 1.1.1. Các yếu tố thuộc về bên ngoài. a. Kinh tế. Các ảnh hưởng của yếu tố kinh tế bao gồm như lãi suất ngân hàng, các giai đoạn chu kỳ kinh tế, cán cân thanh toán, chính sách tài chính và tiền tệ. Vì các yếu tố này tương đối rộng nên các doanh nghiệp cần chọn lọc để nhận biết được tác động cụ thể sẽ ảnh hưởng trực tiếp nhất với doanh nghiệp. b. Chính trị, xã hội, luật pháp. Có ảnh hưởng ngày càng to lớn tới đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp chính là yếu tố luật pháp. Chính trị, xã hội thường biến đổi hoặc tiến triển chậm nên đôi khi thường khó nhận biết. c. Công nghệ: ít có ngành công nghiệp và doanh nghiệp nào mà lại không phụ thuộcvào cơ sở công nghệ ngày càng tinh vi. Chắc chắn sẽ có nhiều công nghệ tiên tiến tiếp tục ra đời, tạo ra các cơ hội cũng như nguy cơ đối với các doanh nghiệp. d. Các đối thủ cạnh tranh. Có liên quan trực tiếp tới nhu cầu nhân sự của một doanh nghiệp ảnh hưởng tới số lượng cũng như chất lượng lao động. 1.1.2. Các yếu tố phụ thuộc về bên trong. Các doanh gnhiệp phải cố gắng phân tích một cách cặn kẽ các yếu tố nội bộ của doanh nghiệp mình nhàm xác định rõ các ưu điểm và nhược điểm. Trên cơ sở đó đưa ra các biện pháp nhằm giảm bớt nhược điểm và phát huy ưu điểm để đạt được lợi thế tối đa. Các yếu tố này bao gồm các lĩnh vực chức năng như : nguồn nhân lực, kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp, ngân sách, dự báo bán hàng và sản xuất, tổ chức và thiết kế công việc, nghiên cứu và phát triển sản xuất, tài chính kế toán, marketing và lề nếp tổ chức chung. 1.1.3. Các yếu tố thuộc về người lao động. Là một trong các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp và liên quan tới nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Các yếu tố đó bao gồm : nghỉ hưu, thôi việc, vắng mặt hoặc chết, các yếu tố này ảnh hưởng tới việc bố trí sắp xếp lại nhân công cũng như công việc của một doanh nghiệp sao cho hợp lý và hiệu quả nhất. 1.2. Các phương pháp dự báo : 1.2.1. Dự báo nhu cầu ngắn hạn. Khi một doanh nghiệp dự báo cầu ngắn hạn trong tương lai là xác định nhu cầu nguồn nhân lực đáp ứng những đòi hỏi của công việc trong ngắn hạn nhằm mục đích : - Dự tính số lao động cho các loại lao động then chốt ( trực tiếp thực hiện công việc ). - Dự tính số lao động cho các loại lao động không then chốt ( gián tiếp thực hiện công việc ). - Tính tổng số lao động cần thiết trong bộ phận . a. Phương pháp phân tích khối lượng công việc: Là phương pháp sử dụng các thông tin và khối lượng công việc cần thực hiện trong kế hoạch và các tỷ lệ quy đổi hoặc các hướng dẫn về tiêu chuẩn định biên để xác định số và loại lao động cần thiết. Tỷ lệ quy đổi có thể dựa vào : - Mức thời gian. - Mức phục vụ. - Mức thời gian phục vụ. - Mức định biên. * Mức thời gian ( mức hao phí lao động cho một đơn vị sản phẩm) Trong đó : T : Tổng số thời gian lao động trực tiếp để thực hiện khối lượng công việc ( giờ - người; ngày – người). Qi : Tổng khối lượng công việc loại i cần thực hiện. ti : Lượng lao động hao phí cho một đơn vị công việc loại i. i : Số loại công việc . * Mức thời gian phục vụ : T = M ´ k ´ t Trong đó : T : Tổng thời gian phục vụ cần thiết ( giờ). M : Số lượng máy móc thiết bị cần phục vụ . k : Số ca làm việc(hệ số ca làm việc). t : Thời gian phục vụ máy móc . * Mức phục vụ : Hoặc Trong đó : MP.V : Mức phục vụcủa một người công nhân. TP.V : Mức thời gian phục vụ. * Mức định biên : CN = M ´ SP.V ´ k Trong đó : SP.V : Số công nhân cần thiết để phục vụ một thiết bị. b. Phương pháp định tính : * Phác hoạ hiện trạng nhân lực là giả định nguồn và nhân công hiện tại là hoàn hảo trong nhu cầu tương lai. * Phân tích truyền thống, xu hướng . b.1- Lập danh mục nghề nghiệp: là lập danh mục thể hiện được tình hình kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp, sau đó dự kiến những biến đổi về nhu cầu nhân lực dựa trên những biến đổi được dự báo trước về kinh doanh . b.2- Kỹ thuật Delphi : Là một thủ tục chính quy nhằm dự báo và tiên đoán về kế hoạch nhân lực thay đổi theo những yếu tố ảnh hưởng dựa trên sự nhất trí của một số chuyên gia qua việc sử dụng một loạt các bảng vấn lục hay bảng phỏng vấn lục hay bảng phỏng vấn . Các bước đi như sau((5) Nguyễn Hữu Thân, Quản trị nhân lực, NXBThống kê1998 (6 ) Giáo trình Quản trị nhân lực, Đại học kinh tế quốc dân, NXB Thống kê 1998. ) - Vấn đề được đưa ra cho một nhóm chuyên gia dưới dạng bảng vấn lục yêu cầu họ cho biết các giải pháp . - Mỗi chuyên gia điền vào mẫu và nộp lại cho ban tổ chức . - Kết quả được thu thập lại và chuyển lại cho các chuyên viên kèm theo bảng phỏng vấn mới được hiệu đính lại và rõ ràng hơn . - Các chuyên gia sẽ điền vào bảng phỏng vấn lục thứ hai. Tiến trình cứ thế tiếp tục cho đến khi họ đạt được sự nhất trí. 1.2.2. Dự báo cầu dài hạn: a. Mô hình kế hoạch hoá nhân lực tổng thể: ( ) Trong đó : CN(CNV) n : Số công nhân( Công nhân viên) cần thiết trong kỳ kế hoạch n. Q : Khối lượng công việc hiện tại. G : Khối lượng công việc dự kiến tăng thêm trong kỳ kế hoạch n . X : Hệ số tăng năng suất lai động bình quân tính từ nay tới kỳ kế hoạch n. WCN(CNV): Năng suất lao động hiện tại của 1 công nhân ( Công nhân viên). b. Phương pháp sử dụng lao động tổng hợp (hay sử dụng tiêu chuẩn chi phí cho 1 đơn vị sản phẩm). Trong đó : Q : Khối lượng sản phẩm cần phải sản xuất trong kỳ kế hoạch. Tth : Tiêu chuẩn chi phí lao động trong một đơn vị sản phẩm. Tn : Quỹ thời gian làm việc bình quân của 1 lao động trong năm kế hoạch (giờ) TTh = TCN+ TPt + Tql Trong đó: Tth – lượng lao động tổng hợp trên 1 đơn vị sản phẩm TCN – lượng lao động công nghệ trên 1 đơn vị sản phẩm TPt – lượng lao động phụ trợ trên 1 đơn vị sản phẩm Tql – lượng lao động quản lý trên 1 đơn vị sản phẩm c. Phương pháp hồi quy tương quan Là phương pháp để xác định số nhân lực cần thiết cho thời điểm tương lai dựa trên mối quan hệ tuyến tính giữa số lượng lao động và khối lượng công việc cần thực hiện. Số lượng lao động = f(khối lượng công việc) Hay y = ax+b Sử dụng phương pháp đồ thị hoặc bình phương bé nhất Trong trường hợp dự báo nhân sự, kỹ thuật này phân tách hai yếu tố xem có tương ứng với nhau không - đó là yếu tố hoạt động kinh doanh so với mức độ tuyển dụng nhân viên của doanh nghiệp. Nếu có sự tương quan, nhà quản trị có thể dự báo mức độ kinh doanh của mình, đồng thời có thể dự báo nhu cầu nhân ._.